TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ALceLc&e MAYOR OS0060VA D.C.

ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE OPERACION FINANCIERA

CÓDIGO SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE - RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

SERIES. SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

- Archivoo

________CALIDAD _ PROCEDIMIENTOS

Dependencia Seno Subsen Proceso Procedimiento Archivo Gestión Central

C1 E MT $ 214240 1 ACTAS 214240 r 21 Actas de Anulación do Cheques CPR-81 81-P-01 1 11 X Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de

Acta de Anulación - AA Cheques no Cobrados Anulados valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo Comunicación oficial de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme Copia Acta de Giro o Acta de Anulación y Giro (Soporte de giro al cheque el procedimiento 43-P-14 y/o al cronograma de transferencia. que se anula) Se debe aplicar procesos técnicos a la serie complete, mediante la Reporte de cheques anulados en Ventanilla con más de 90 dios (Reporte utilización de tecnología con fines de respaldo y consulta La serie del MEC) debe ser conservada totalmente. Fotocopie de cheques anulados Documento con Recortes de Cheques a Anular . . .

214240 1 25 Actas do Traslado do Fondos CPR-81 81-P-01 1 11 7 - - - Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de Actas valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo Consignaciones realizadas en entidades financieras de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme Notas Débito elaboradas en papel de seguridad . el procedimiento 43-P-14 y/o al cronograma de transferencia. Anexos Se debe aplicar procesos técnicos a la serie complete, mediante la

utilización de tecnología con fines de respaldo y consulta La serie debe ser conservada totalmente.

214240 1 26 Actas do Traslado entre Conceptos CPR-81 81-P-01 1 11 -r - - - Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de Acta valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo Solicitud depuración concepto de acreedores varios de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme Comunicaciones oficiales el procedimiento 43-P-14 y/o al cronograma de transferencia. Anexos Se debe aplicar procesos técnicos a la serie completo, mediante la

utilización de tecnología con fines de respaldo y consulta .La serie debe ser conservada totalmente.

214240 1 46 Actas de Arqueo de Instrumentos Financieros CPR-83 83-P-04 1 11 7 - - - Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficho de valoración documental Cumplido el tiempo de retención en el archivo

Acta de arqueo de titulas valores de renta fija de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme Acta de arqueo de títulos valores de renta variable el procedimiento 43-P-14 y/o al cronograma de transferencia. Reporte de valoración de Instrumentos Financieros ALFIN Se debe aplicar procesos técnicos a la serie completa, mediante la Reporte de Instrumentos Financieros del depósito central de valores utilización de tecnología con fines de respaldo y consulta .La serie OECE VAL debe ser conservada totalmente.

amo TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

a&c,aMAYOR DE BOGOTA D.C.

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CÓDIGO SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE RETENCIÓN "DISPOSICIÓN FINAL

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CALIDAD - - - PROCEDIMIENTOS

Dependencia Is°' ISubseno Procese 1 ProcedimientoGestión Archi Archivo

1 -

E Central ! 214240 1 61 Actas de Giro Fondos de Terceres Acreedores Varios CPR-81 81-P-01 1 11 X aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de

es

. ....

valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo Acta de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme Reposición de cheques Acreedores Varios el procedimiento 43-P-14 y/o al cronograma de transferencia. 81-F-04 Se debe aplicar procesos técnicos a la serie completa, mediante la

Carta de autorización del beneficiario, solicitando la restitución y/o Poder utilización de tecnologia con fines de respaldo y consulta .La serie debe ser conservada totalmente.

Copia del Documento de Identidad del Beneficiario Comunicaciones oficiales Anexos . . Poder general amplio y suficiente Certificado de Existencia y Represntación de Cámara de Comercio o entidad competente Copiada registro único tributario

214240 32 CUENTAS DE COMPENSACIÓN CPR-84 84-P-02 1 11 X

- Comunicaciones Oficiales - - - - Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la fichada Encuesta IPE, correo electrónico valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo Estado de Cuenta de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme Hoja de trabajo de las cuentas de compensación - banco república (84-F- el procedimiento 43-P-14 y/o al cronograma de transferencia 09) Se debe aplicar procesos técnicos a la serie completa. mediante la Registro, Informe de Movimientos y/o Cancelación Cuenta de utilización de tecnologia con fines de respaldo y consulta .La serie Compensación - Formulario No. 10 debe ser conservada totalmente. Declaración de Cambio por Servicios. Transferencias y otros conceptos, Formulario No 5- Banco de la República

Movimiento cambiario cuentas de compensación - Formulario N' 3 84-F-1 1

Movimiento cambiarlo cuentas de compensación - Formulario N' 5 84-F-10

Declaración de cambio por endeudamiento externo o Avales y Garantias - formulario No. 3 Anexos

43-1.16 V.5

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ALCAWIAMAYOii SE BOGOTA OC.

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CÓDIGO SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL 1 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CALIDAD

__rchivo

- - - PROCEDIMIENTOS

Dependencia Serio Subsene Proceso Procedimiento Archivo 1

i A CT E i MT

- S Gestión Central

214240 45 ENTREGA DE CHEQUES CPR-81 81-P-01 1 11 X

Relación de cheques firmados y entregados a ventanilla Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de Poder especial o autorización para recibir el cheque con firma del valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo beneficiario autenticada en notaria. de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme Poder especial, o autorización para recibir el cheque, con firma del el procedimiento 43-1214 o al cronograma de transferencia. representante legal o liquidador y presentación personal en notarla. Posteriormente, se elimina la totalidad de la serie por carecer de Copia del documento de identidad del beneficiario valores secundarios. Documento de identidad del autorizado - Certificado de Existencia y Representación de Cámara de Comercio o entidad competente . . . Fotocopia del Registro único Tributario - RUT

Copia del documento de identidad, del Representante Legal o Liquidador.

Fotocopia Documento de identidad del autorizado

Poder Entrega de Cheques a Autorizados Permanentes por Entidades

Autorizaciones Oficiales Permanentes Comunicaciones oficiales

214240 60 INFORMES

214240 60 3 Informes de Gestión N.A N.A 1 4 X Se aplica la valoración primaria y secundaria de acuerdo con lo señalado en la GUÍA DE USO DE LA PROPUESTA DE

Informe CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN PARA LAS SERIES DOCUMENTALES PRODUCIDAS EN LOS PROCESOS TRANSVERSALES DE LAS ENTIDADES DEL DISTRITO. Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme el procedimiento 43-P14 y/o al cronograma de transferencia, seleccionando aquella información que sea testimonio de la gestión de la Secretaria Distrito¡ de Hacienda. A esta muestra se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y consulta.

214240 84 PAGOS

214240 84 1 Pagos y Rechazos SAP CPR-81 al-P-01 1 11 • - - - Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la fucha de valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo

Acta crédito publico de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme Reporte Pagos y Rechazos ACH y Bancos - Portales el procedimiento 43-P14 o al cronograma de transferencia. Reporte Pagos y Rechazos SAP OPGET Posteriormente, se elimina la totalidad de la serie por carecer de Recursos de transferencia por necesidades de Caja - . valores secundarios.

43-F.16 V.S

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ALCAWL MAYOR OE8000TADC.

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CÓDIGO SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CALIDAD - - - PROCEDIMIENTOS

Dependencia Seno Subsene Proceso Procedimiento Archivo Archivo CT E MT

- S

Gestión Contra!

214240 87 VALORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PORTAFOLIO CPR-83 83-P-05 1 11 X

- Informes de Valoración - - - Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de Tasas de Valoración 834-05 valoración documental Cumplido el tiempo de retención en el archivo Actas de Compra de Inversiones - de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme Actas de Redención de Inversiones el procedimiento 43-P14 o al cronograma de transferencia. Acta de redención pago de intereses Posteriormente, se elimina la totalidad de la serie por carecer de Actas de Venta de Inversiones Verificación valores secundarios. Acta diferencial cambiario Comprobante Contable . . Verificación - Seguimiento de Valoración Portafolio Renta Fila 83-F-04 Papeleta de inversión Planilla de verificación valor portafolio renta fija ALFYN VS DECEVAL 83-F 07 Reporte de saldo de central de valores Resumen de portafolio de inversiones de renta fija Informes Mensuales Contables Comunicaciones oficiales Anexos

214240 185 ARQUEOS

214240 185 1 Arqueas Gestión dePagos CPR-81 81-P-01 1 11 • - - Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada enla ficha de valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo

Acta de Arqueo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme Control de notas débitos 81F.01 el procedimiento 43-1214 o al cronograma de transferencia. Reportes del Módulo Entrega Cheques - MEC Posteriormente, se elimina la totalidad de la serie por carecer de Listado de cheques pendientes por entregar - MEC valores secundarios. Copia acta de anulación cheques por daño fisico 81-F-03 Anexos

214240 210 PORTAFOLIO DE TERCEROS CPR-84 84-P-01 1 11 X

Saldos bancarios diarios y tasas aplicadas mes año. . -. - - - Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo

Saldos bancarios diarios y tasas aplicadas mes año fondo de terceros de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme el procedimiento 43-11-14 ylo al cronograma de transferencia.

Liquidación de rendimientos financieros fondos de terceros 84F.07 Se debe aplicar procesos técnicos a la serie completa, mediante la Comunicaciones oficiales utilización de tecnología con fines de respaldo y consulta .La serie Anexos debe ser conservada totalmente.

43-F.i6 V.5

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ALCAWIAMAYOR DE0000'lADS.

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J SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CALIDAD

_________ ___________ PROCEDIMIENTOS

Dependencia ISorie ISubsene Proceso ___________

Procedimiento Archivo Gestión

Archivo Central ]

•

214240 216 LIQUIDACIONES DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS EN CUENTAS DE CPR-84 84-P-01 1 11 X AHORRO YIO CORRIENTES REMUNERADAS

Oficio-Condiciones de liquidación de rendimientos financieros en cuentas Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la fucha de de ahorro y/o corriente de la DOT valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo Lliquidación de intereses en cuentas remuneradas por entidad financiera de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme 84-F-02 el procedimiento 43-12-14 y/o al cronograma de transferencia.

Se debe aplicar procesos técnicos a la serie completa, mediante la Informe consolidado cuentas remuneradas por entidad financiera 84-F-03 utilización de tecnología con fines de respaldo y consulta La serie Oficio- conciliación de liquidación de los rendimientos financieros en debe ser conservada totalmente. cuenta(s) de ahorro y/o corrientes remuneradas 84-F-04 . Oficio-reclamación de rendimientos financieros en cuenta(s) de ahorro y/o corrientes remuneradas 84-F-05 Oficio - solicitud respuesta a oficio de reclamación 84-F-06 Comunicaciones oficiales Acta de Reunión

214240 224 OPERACIONES DE INVERSIÓN CPR-83 83-P-01 1 11 X

- Lista de chequeo 834-01 Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de Acta de Inversión generada por el sistema de valoración. valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo

Comprobante de Egreso generado por el sistema de Valoración y de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme

Comprobante Acta de Inversión» generado por el Sistema OPGET. el procedimiento 43-P-14 y/o al cronograma de transferencia.

Cotización y Cierre de Operaciones en el Mercado Primario (Formato 13- Se debe aplicar procesos técnicos a la serie complete, mediante la

fOl), utilización de tecnología con fines de respaldo y consulta .La serie

Comprobante de liquidación de Operaciones generado por el Sistema debe ser conservada totalmente.

MEC. Información y/o gráficos relacionados con la compra de TES en el Mercado Secundario. Expectativa de Subastas (Formato 134.27). Participación en Subastas (Formato 134.26). Carta de Confirmación de la operación de compra emitido por la DDT. Carta de Compromiso de la contraparte, si el titulo noca trasladado a DECE VAL el día de la compra. Carta de confirmación de las condiciones de la operación en Moneda Extranjera (o el documento que haga sus veces). Acta de Venta generada por el Sistema de Valoración. Comprobante de Ingreso generado por el Sistema de Valoración. Comprobante Acta de Venta generado por el Sistema Opget. Cotización y Cierre de Operaciones en el Mercado Secundario (Formato 13-F-21). Operaciones MEC (Formato 13-F-17). Propuesta de Venta (Formato 134.28). Reporte de fraccionamiento de titulo generado por el Sistema de Valoración.

43F16/

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ALCLD(A MAYOR DE BOGOTA OC.

PRODUCTORA: ENTIDAD SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

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CÓDIGO SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE

RETENCIÓN ' FINAL SERIES, SUBSERIES Y TI POS DOCUMENTALES

CALIDAD _________ - - - PROCEDIMIENTOS

Dependencia konG ISubserie Proceso Procedimiento Archivo Archivo

CT E MT 5 Gestión Central

214240 224 OPERACIONES DE INVERSIÓN CPR-84 84-P-01 1 11 X - - - Se Carta de Confirmación de la operación de venta emitido por la DDT. aplica la valoración primaria y secundana señalada en la ficha de

a v ¡oración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo Carta de la contraparte de las condiciones de venta o redención anticipada de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme (o el documento que haga sus veces), el procedimiento 43-P-14 y/o al cronograma de transferencia. Acta(s) cancelación Intereses y/o capital. Se debe aplicar procesos técnicos a la serie complete, mediante la Acta de Redención de Inversiones. utilización de tecnologia con fines de respaldo y consulta .La serie Oficio de Reclamación por diferencia a favor, debe ser conservada totalmente. Acta de ingreso por diferencia a favor. . . .

* Disoosónqnal

CT: Conservación Total LUZ AMPARO QUINTERO LINARES FIRMA RESPONSABLE

NOMBRE RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA: DEPENDENCIA: E: Eliminar

MT: Medio Tecnológico NOMBRE RESPONSABLE DE GESTIÓN DOCUMENTAL: JOHN JAIRO VARGAS SUPELANO FIRMA RESPONSABLE

GESTIÓN DOCUMENT( S: Seleccionar

43-F.16 V.5