Xifras - Manual Del Usuario - 20101115

Xifras Sistema Administrativo Integrado Manual del usuario final Pgina 1

Sistema Administrativo Integrado

MANUAL DEL USUARIO FINAL

Manual: V1.02.002 03-02-2010 Cdigo: 4.04.0019 03-02-2010


Convenciones de este manual

[TAB] Tecla tabulador [ENTER] Tecla Enter [ESC] Tecla Esc, Escape Cursor arriba Cursor abajo Cursor a izquierda Cursor a derecha

Ejemplos de campos y controles de los formularios

Lista de eleccin

Lista de eleccin desplegada luego de presionar la flecha hacia abajo sobre el borde derecho

Casilla de verificacin (Tilde)

Campo fecha

Campo numrico

Campo texto

Botn

Barra de botones

Botones de radio

Grilla


CAPTULO 1 Generalidades

Introduccin

La finalidad de este instructivo es brindar a los usuarios de Xifras una descripcin y aproximacin a las operaciones bsicas del sistema.

Descripcin

Xifras es un sistema administrativo integrado destinado a satisfacer las necesidades de procesamiento de datos de las reas de ventas, compras, tesorera, almacenes, produccin y contabilidad. El sistema es modular, por lo tanto es posible que algunas de las opciones mencionadas en este manual no se encuentren o se muestren deshabilitadas de acuerdo a los mdulos adquiridos.

El sistema consta bsicamente de tres mdulos claramente definidos: Aplicativo Puede ser instalado especficamente en cada Pc a la que se desee dar acceso al sistema o bien en una carpeta compartida en un servidor de archivos. Junto con el aplicativo (ejecutable xifras01.exe) deben encontrarse en la carpeta de arranque las libreras necesarias para la ejecucin del mismo, las mismas son, al menos, vfp7r.dll, vfp7renu.dll, msvcr70.dll. Estas libreras se proveen en la instalacin original de Xifras y no es necesario registrarlas. Bases de datos Las bases de datos del sistema son gestionadas por un motor SQL (Microsoft SQLServer 2000 en adelante, Microsoft SQLExpress 2005 en adelante, Microsoft MSDE, o MySQL 4.0 en adelante. Conector de las bases de datos Un conector ODBC correspondiente al motor de base de datos elegido (SQL Client, SQLServer, MySQL) debe encontrarse instalado en cada Pc a la que se desee dar acceso al sistema. La configuracin del conector es realizada automticamente por Xifras durante su inicializacin.

Ingreso al sistema:

El ingreso al sistema se realizar mediante el icono correspondiente el cual se encontrar en el escritorio luego del proceso de instalacin. Loa parmetros tpicos del acceso directo son los que se

muestran en esta imagen.

Como se puede ver, el campo Destino presenta, adems del ejecutable, una serie de parmetros, los que corresponden a: \\nombre_de_servidor\\recurso\xifras01.exe param1 param2 param3


Param1 = [ nombre_del_servidor_sql ][ xxx.xxx.xxx.xxx ] , nnnnn Este parmetro representa la URL o Direccin IP del servidor de base de datos en que se encuentra alojada la base, opcionalmente es posible agregar separado por una coma el puerto mediante el cual acceder al mismo.

Param2 = Nombre de la base (Ser provisto al momento de la instalacin)

Param3 = Tipo de base. 1 = MySQL 4 = MSSQL Server con Native Client driver 5 = MSSQL Server con SQL Server driver con Autenticacin de SQL Server 6 = MSSQL Server con SQL Server driver con Autenticacin de Windows

El campo Iniciar en ser la carpeta o recurso compartido desde la cual se iniciar el ejecutable y en la que se deben encontrar las libreras necesarias para el runtime. ( vfp7r.dll, vfp7renu.dll, msvcr70.dll)

Se recomienda no generar accesos alternativos ya que el acceso creado por el instalador puede contener parmetros adicionales necesarios para la ejecucin.

Abriendo el icono de acceso, el sistema validar el ingreso mediante nombre de usuario y contrasea de acceso, el nombre de usuario no distingue maysculas/minsculas, la contrasea distingue maysculas/minsculas.

Los nombres de usuario sern oportunamente asignados por el administrador de acuerdo al procedimiento que se describir mas adelante. Nota: El nombre de usuario inicial para el administrador del sistema es usuario01 y la contrasea usuario99, es responsabilidad del administrador asignar una nueva contrasea al arrancar el sistema por primera vez.

Marcando la casilla Cambia el sistema brindar posteriormente a la validacin del nombre de usuario y contrasea, la posibilidad de modificar la contrasea del usuario indicado.

El icono validar el ingreso contra una llave electrnica. La llave registra en memoria no voltil los datos de usuario y su contrasea en forma encriptada y facilita el acceso a aquellos usuario que la posean. (La llave se comercializa por separado)

Los usuarios, dependiendo de sus permisos de acceso, podrn encontrar deshabilitadas algunas opciones, entradas de men o incluso botones u otros campos, lo que indica que el administrador no le ha otorgado permiso de acceso a las mismas.

Durante el arranque el sistema realiza procesos de rutina, establece la conexin a la base de datos, chequea estructuras de tablas e ndices, etc., durante el mismo se mostrar en la barra de titulo de la pantalla principal el mensaje indicativo (Conectando)

En caso de no poder realizarse la conexin con la base de datos se mostrar un mensaje indicando la situacin.


Los motivos por los cuales puede resultar imposible la conexin con la base de datos son variados y en general requieren un anlisis tcnico a cargo del administrador, en lneas generales se debern observar los siguientes puntos:

1) Verificar la conexin de red. 2) Verificar que los parmetros del acceso directo sean los correctos. 3) Reiniciar la PC y reintentar el acceso. 4) Solicitar asistencia tcnica al administrador el cual realizar las siguientes accesiones: a. Verificar que el conector ODBC se encuentre instalado y no haya sido alterado por otros aplicativos. b. Verificar que el servidor y el motor de base de datos se encuentren operativos. c. Verificar que el usuario Xifras de la base de datos, su contrasea y permisos no hayan sido alterados d. Verificar exceso o saturacin de trfico en la red. e. Reiniciar el servidor y reintentar el acceso. f. Solicitar asistencia al soporte de Xifras ( [email protected])


CAPTULO 2 El men del sistema

Men general

Una vez resuelto el ingreso al sistema, el mismo presentar un men de opciones agrupadas que se describen a continuacin.

El men Archivos Comunes da acceso a las principales tablas del sistema comunes a todos los mdulos (Compras, Ventas, Caja y Bancos, Stock/Produccin).

Nota: Dependiendo de la versin y/ o caractersticas de Xifras adquiridas las opciones del men pueden variar.

Tipo de IVA o Detalla las distintas condiciones de IVA de clientes y proveedores, en general se define una sola vez al inicio de la vida del sistema y no se modifica salvo cuando se produzcan cambio en la legislacin correspondiente. Su acceso debe encontrarse restringido al administrador. Centros de Costos o Permite definir los centros de costos en que se divide la estructura administrativa de la empresa. Su acceso debe encontrarse restringido al administrador. Provincias o Detalle de provincias. Zonas o Zonas geogrficas en las cuales se comercializan productos o servicios. La finalidad es la de asignar una zona a cada cliente u operacin a fin de obtener, posteriormente, informe de ventas por zona. Condiciones de pago o Detalla las condiciones de pago estipuladas dentro de la poltica comercial. Formas de pago o Detalla las formas de pago aceptadas. Actualmente es de uso nicamente informativo. Monedas o Define las monedas con las cuales opera el sistema. Se debe tener en cuenta que las monedas 01=Peso y 02=Dlar son fijas y predefinidas por el sistema.


Bancos propios o El sistema considera, por definicin, como un banco a todo aquel lugar en el que puedan existir valores, entonces, por definicin, el banco 01=Caja Central en pesos, 02=Caja Central u$s, 03=Banco HSBC, etc. Entidades Bancarias o Son las distintas entidades bancarias de plaza y la finalidad de este archivo es facilitar el ingreso de cheques recibidos, identificndolos por el N de banco. El sistema provee un archivo inicial con gran parte de los bancos de plaza, el mismo puede ser mantenido con altas, bajas y modificaciones por el personal del rea de tesorera o administracin. Cuentas Contables o Detalla las cuentas contables de la empresa.(Plan de cuentas) Rubros o La finalidad de este archivo es permitir mantener los Artculos, Insumos y Materiales clasificados por rubros. Lneas o Es similar a Rubros y su funcionalidad queda a criterio del responsable de depsito. Unidades o Enumera las distintas formas de presentacin de los artculos, insumos y materiales. Depsitos o Define cada uno de los lugares en que puede haber stock de artculos, insumos o materiales. o El sistema llevar saldos de stock, puntos mnimos de reposicin y seguimientos de los movimientos para cada uno de los depsitos que se definan. Artculos e Insumos o Define cdigo, descripcin, marca comercial, rubro, lnea, presentacin y dems caractersticas de los artculos, insumos y materiales que se ingresen al sistema.

Ver Apendice II para detalles acerca de la carga de Artculos e Insumos

El men Archivos por Subsistema da acceso a los submens correspondientes a cada uno de los mdulos instalados (Ventas, Compras, Caja/Bancos, Stock), cada submen presenta sus opciones especficas.

El submen Ventas dispone entradas a las siguientes opciones: Clientes. o Se accede a la pantalla de Altas, bajas y modificaciones del archivo de clientes, en el se detallan los datos bsicos y fiscales de cada cliente, necesarios para la facturacin al mismo. Tipos de comprobante o Este archivo permite definir libremente cuales sern los comprobantes formales que se utilizaran en el subsistema de ventas y las caractersticas funcionales de los mismos. El acceso a esta pantalla estar restringido al administrador ya que cambios a las definiciones pueden afectar sensiblemente el funcionamiento del sistema. Precios o El sistema administra simultneamente dos tipos de listas de precios, comunes y especiales, las listas especiales son especficas para cada cliente, esto implica que cada cliente podr tener un precio distinto


para el mismo artculo, en cambio la lista comn es, como su nombre lo indica, comn a todos los clientes. Mas adelante se ver como utilizar cada una.

El submen Compras dispone entradas a las siguientes opciones: Proveedores. o Se accede a la pantalla de Altas, bajas y modificaciones del archivo de proveedores, en el se detallan los datos bsicos y fiscales de los proveedores necesarios para el correcto registro de las compras. Tipos de comprobante o Este archivo permite definir libremente cuales sern los comprobantes formales que se utilizaran en el subsistema de compras y las caractersticas funcionales de los mismos. El acceso a esta pantalla estar restringido al administrador ya que cambios a las definiciones pueden afectar sensiblemente el funcionamiento del sistema.

El submen Stock provee entrada a las siguientes opciones: Tipos de comprobante o Este archivo permite definir libremente cuales sern los comprobantes que se utilizarn en el subsistema de stock. El acceso a esta pantalla estar restringido al administrador ya que cambios a las definiciones pueden afectar sensiblemente el funcionamiento del sistema. Formulas de composicin. o Esta tabla permite definir las frmulas de composicin de los diferentes artculos que se producen.


Men Cargas

El men Cargas da acceso a las cargas de movimientos propios de cada uno de los mdulos instalados (Compras, Ventas, Caja y Bancos, Stock/Produccin).


El submen Compras dispone entradas a las siguientes opciones:

Movimientos. o Da acceso a la pantalla de ingreso de movimientos de compras (Ordenes de compra, Facturas, ND, NC, Ticket, etc.). Pagos. o Da acceso a la pantalla de ingreso e imputacin de rdenes de pago a proveedores. Imputaciones. o Da acceso a la pantalla de imputacin de comprobantes. Anulaciones. o Da acceso a la pantalla de anulaciones de comprobantes del mdulo de compras.


El submen Ventas dispone entradas a las siguientes opciones:

Movimientos. o Da acceso a la pantalla de ingreso de movimientos de ventas (Pedidos, Cotizaciones, Facturas, ND, NC, etc.). Cobranzas. o Da acceso a la pantalla de ingreso e imputacin de cobranzas de clientes.. Imputaciones. o Da acceso a la pantalla de imputacin de comprobantes. Anulaciones. o Da acceso a la pantalla de anulaciones de comprobantes del mdulo de ventas.

El submen Stock dispone entradas a las siguientes opciones:

Movimientos o Da acceso a la pantalla de ingreso de movimientos de stock (Ingresos, Egresos, Produccin y Transferencia entre depsitos). Stock Inicial. o Da acceso a la pantalla de manejo del Stock Inicial de artculos e insumos. Punto Mnimo. o Da acceso a la pantalla de manejo del Punto Mnimo de stock de artculos e insumos Formulas de Artculos. o Da acceso a la pantalla de manejo de las frmulas de composicin de artculos.

El submen Caja dispone entradas a las siguientes opciones:


Movimientos. o Da acceso a la pantalla de ingreso de movimientos de Caja y Bancos, Ingresos, Egresos, Depsitos Bancarios Anulaciones.

Da acceso a la pantalla de anulaciones de los movimientos de Caja y Bancos.

El submen Cierres brinda entrada a la pantalla de cierre (Bloqueo) de movimientos y manejo de la ventana de tiempo que permite administrar rangos de fechas para las diversas cargas de movimientos:


Men Resultados

El men Resultados da acceso a las diversas salidas, consultas, informes impresos y exportaciones Excel) producto de procesos de los mdulos de compras, ventas, caja y stock de Xifras.

Nota: Dependiendo de la versin y/ o caractersticas de Xifras adquiridas las opciones del men pueden variar. El submen Compras dispone entradas a las siguientes opciones:

Listado de movimientos. o Brinda consulta e informe impreso de los movimientos ingresados al mdulo de compras (pedidos, facturas, ND, NC, etc.) pudindose acotar los rangos de datos a buscar mediante amplias posibilidades de filtro. Listado de IVA Compras. o Emite consulta, informe impreso y exportacin de los movimientos correspondientes al IVA Compras Listado de Pagos o Emite consulta, informe impreso y exportacin Excel de las ordenes de pago ingresadas al mdulo de compras. Listado de Retenciones Practicadas o Emite consulta, informe impreso y exportacin Excel de las diversas retenciones practicadas e incluidas en ordenes de pago efectivamente emitidas. Listado de Vencimientos a Pagar. o Emite consulta, informe impreso y exportacin Excel de la proyeccin de vencimientos a pagar a partir de los comprobantes ingresados y de acuerdo a sus fechas de vencimiento. Listado de Cuentas Corrientes. o Emite consulta, informe impreso y exportacin Excel de los movimientos de cuentas corrientes de proveedores en 4(cuatro) diferentes formatos, Saldos, Solo Pendientes, Detallado y Resumido Listado de Compras por Cuenta Contable. o Emite consulta, informe impreso y exportacin Excel de los movimientos sujetos a imputacin contable ingresados al sistema y abierto por imputacin contable. Imprimir Documentos. o Permite realizar, en caso de corresponder, la impresin/reimpresin de diversos comprobantes del mdulo de compras.

El submen Ventas dispone entradas a las siguientes opciones:


Listado de movimientos. o Brinda consulta e informe impreso de los movimientos ingresados al mdulo de ventas (cotizaciones, pedidos, facturas, ND, NC, etc.) pudindose acotar los rangos de datos a buscar mediante amplias posibilidades de filtro. Listado de IVA Ventas. o Emite consulta, informe impreso y exportacin de los movimientos correspondientes al IVA Ventas Listado de Cobranzas o Emite consulta, informe impreso y exportacin Excel de las cobranzas ingresadas al mdulo de ventas. Listado de Retenciones Recibidas o Emite consulta, informe impreso y exportacin Excel de las diversas retenciones practicadas e incluidas en las cobranzas efectivamente recibidas e ingresadas al sistema. Listado de Vencimientos a Cobrar. o Emite consulta, informe impreso y exportacin Excel de la proyeccin de vencimientos a cobrar a partir de los comprobantes ingresados y de acuerdo a sus fechas de vencimiento. Listado de Cuentas Corrientes. o Emite consulta, informe impreso y exportacin Excel de los movimientos de cuentas corrientes de clientes en 4(cuatro) diferentes formatos, Saldos, Solo Pendientes, Detallado y Resumido Listado de Comisiones por ventas. o Emite consulta, informe impreso y exportacin Excel de las comisiones correspondientes a los movimientos de ventas. Imprimir Documentos. o Permite realizar, en caso de corresponder, la impresin/reimpresin de diversos comprobantes del mdulo de ventas.

El submen Caja dispone entradas a las siguientes opciones:


Consulta de Saldos de Caja y Bancos. o Presenta los saldos actuales de cada una de las cajas o bancos definidos en el sistema. Listado de Movimientos. o Emite consulta o exportacin de los movimientos correspondientes a cada una de las cajas o bancos definidos en el sistema, permitiendo filtrarlos por fecha y presentarlos ordenados por la fecha del movimiento o bien por la fecha del valor (cheque).

El submen Stock dispone entradas a las siguientes opciones:

Listado de Movimientos. o Emite consulta, informe impreso o exportacin de los movimientos de stock ingresados desde el mdulo de stock (ingresos, egresos, produccin, transferencias entre depsitos). Listado de Stock. o Emite consulta, informe impreso o exportacin de los saldos de stock de artculos o insumos para cada uno de los depsitos definidos.. Listado del Seguimiento de Stock. o Emite consulta, informe impreso o exportacin de los movimientos detallados o resumidos de artculos e insumos, para cada uno de los depsitos definidos.


Men Estadsticas

El men Estadsticas da acceso a las distintas estadsticas generadas a partir de los procesos de los mdulos de compras y ventas de Xifras.


El submen Compras dispone entradas a las siguientes estadsticas:

Estadstica de Compras por Proveedor. o Genera una consulta, informe impreso y exportacin con formato de estadstica de los movimientos de compras agrupados por proveedor, detallando importes y ranking Estadstica de Compras por Artculo/Insumo. o Genera una consulta, informe impreso y exportacin con formato de estadstica de los movimientos de compras agrupados por artculo/insumo, detallando importes y ranking. Estadstica de Compras por Lnea. o Genera una consulta, informe impreso y exportacin con formato de estadstica de los movimientos de compras agrupados por la lnea correspondiente a cada artculo/insumo, detallando importes y ranking. Estadstica de Compras por Rubro. o Genera una consulta, informe impreso y exportacin con formato de estadstica de los movimientos de compras agrupados por el rubro correspondiente a cada artculo/insumo, detallando importes y ranking. Estadstica de Compras por Cuenta. o Genera una consulta, informe impreso y exportacin con formato de estadstica de los movimientos de compras agrupados por la cuenta contable informada para cada movimiento de compra, detallando importes y ranking. Estadstica de Compras por Centro de Costo. o Genera una consulta, informe impreso y exportacin con formato de estadstica de los movimientos de compras agrupados por el centro de costo informado para cada movimiento de compra, detallando importes y ranking. Estadstica de Compras por Proveedor, Cuenta y Centro de Costo. o Genera una exportacin con formato de estadstica de los movimientos de compras agrupados por proveedor, centro de costo y cuenta contable de los movimientos de compra, detallando importes y ranking.

El submen Ventas dispone entradas a las siguientes estadsticas:


Estadstica de Ventas por Cliente. o Genera una consulta, informe impreso y exportacin con formato de estadstica de los movimientos de ventas agrupados por cliente, detallando importes y ranking Estadstica de Ventas por Artculo. o Genera una consulta, informe impreso y exportacin con formato de estadstica de los movimientos de ventas agrupados por artculo, detallando importes, cantidades y ranking. Estadstica de Ventas por Artculo y Cliente. o Genera una consulta, informe impreso y exportacin con formato de estadstica de los movimientos de ventas agrupados por artculo y cliente, detallando importes, cantidades y ranking. Estadstica de Ventas por Lnea. o Genera una consulta, informe impreso y exportacin con formato de estadstica de los movimientos de ventas agrupados por la lnea correspondiente a cada artculo, detallando importes y ranking. Estadstica de Ventas por Rubro. o Genera una consulta, informe impreso y exportacin con formato de estadstica de los movimientos de ventas agrupados por el rubro correspondiente a cada artculo/insumo, detallando importes y ranking. Estadstica de Ventas por Provincia. o Genera una consulta, informe impreso y exportacin con formato de estadstica de los movimientos de ventas agrupados segn la provincia definida en el domicilio de entrega informado para cada movimiento de venta, detallando importes y ranking. Estadstica de Ventas por Zona. o Genera una consulta, informe impreso y exportacin con formato de estadstica de los movimientos de ventas agrupados por la zona comercial definida para cada cliente, detallando importes y ranking. Estadstica de Ventas por Artculo, Cliente y Mes. o Genera una consulta, informe impreso y exportacin con formato de estadstica de los movimientos de ventas agrupados por artculo, cliente y mes, detallando importes, cantidades y ranking.


Men utilitarios

El men Utilitarios dispone entradas a las siguientes opciones:

Manejo de Usuarios. o Brinda acceso a la tabla de usuarios del sistema y a la grilla de permisos de acceso a las diversas opciones del sistema Configurar impresora. o Permite establecer la impresora predeterminada. Calculadora. o Arranca la calculadora de Windows, tambin es posible accederla en cualquier momento presionando la combinacin de teclas ALT+U Syslog. o Brinda acceso a la consulta y exportacin del registro de actividades de los usuarios. Se registran usuario, terminal, fecha, hora y actividad de todas las operaciones realizadas por los usuarios. Acerca de. o Muestra nombre y ruta del ejecutable, versin en uso del sistema, host en el cual se encuentra almacenada la base de datos y nombre de la misma. Soporte. o Esta opcin da acceso a la pgina Web de soporte de Xifras.com (Nota: este servicio es arancelado) Backup. o Desde esta opcin es posible realizar una copia de seguridad de la base de datos completa del sistema en una ubicacin predeterminada localizada, siempre, en el servidor de datos.


CAPTULO 3

Procedimientos / Uso del sistema

Convenciones

A fin de simplificar el entrenamiento y capacitacin, el uso del sistema est regido por reglas comunes a todos los procedimientos, formularios (pantallas), reportes y exportaciones con diseo un homogneo.

Las convenciones son las siguientes:

Barras de herramientas

La barra de edicin de archivos se presenta en el ngulo superior izquierdo de todos los formularios (pantallas) de edicin de tablas maestras (Archivos Comunes, Archivos y Por Sub-Sistemas)

La funcionalidad de cada uno de los botones de la barra de edicin est claramente indicada en este grfico, adicionalmente, al desplazar el cursor del Mouse sobre cada uno de los botones aparecer junto al botn un pequeo texto de ayuda, p/Ej. al desplazar el cursor sobre el primer botn de la izquierda (Agregar) aparecer el texto que se muestra en esta imagen.

La barra de informes se presenta generalmente en el borde inferior derecho de los formularios (pantallas) de resultados y estn destinadas a seleccionar el destino de la consulta en curso.

La barra reducida se presenta generalmente en el borde inferior izquierdo de los formularios (pantallas) que presentan las grillas de resultados y estn destinadas a seleccionar acciones especficas al/los comprobante/s mostrado/s.

Edicin de tablas maestras


La edicin (Altas, Bajas y Modificaciones) de los datos correspondientes a las tablas maestras se realiza desde una interfaz nica, homognea a todas las tablas, lo cual facilita la capacitacin y entrenamiento del operador. Como ejemplo podemos tomar la tabla de datos de clientes.

Alta de un registro

Si queremos dar de alta a un nuevo cliente debemos presionar el botn [Agregar], se habilitar el campo [Cdigo] a fin de permitir al operador ingresar el cdigo del nuevo cliente y a continuacin el resto de los campos quedan habilitados para ser ingresados los datos correspondientes. En los campos que presentan listas de eleccin, p/Ej. Provincia, Vendedor, Tipo de IVA, se deber seleccionar el elemento de la lista correspondiente. El sistema validar los datos uno a uno a medida que son ingresados. Existen campos obligatorios y campos no obligatorios, p/Ej. es obligatoria la Descripcin de un Artculo o la Razn Social de un cliente, pero no es obligatorio ingresar el N telefnico de un cliente.

Los formularios de tablas maestras tambin pueden presentar botones que dan acceso a formularios adicionales cuya funcionalidad se desprende del nombre del botn, y a los cuales se accede simplemente haciendo Clic sobre los mismos.

Nota: Los campos mostrados pueden variar de acuerdo a los mdulos adquiridos y opciones configuradas.

Una vez completados los datos correspondientes a la tabla en cuestin se encontrar habilitado el botn [Grabar]

presionando este botn el sistema registrar los datos en la tabla correspondiente.

Modificacin de un registro

Una vez registrados los datos estos quedan disponibles para ser consultados, modificados o eliminados. A fin de encontrar el dato buscado en la tabla correspondiente el sistema provee la herramienta de [Bsqueda].


Bsqueda de un registro (Bsqueda rpida)

Presionando este botn el sistema abre la herramienta de bsqueda. Es posible cambiar el orden de la grilla haciendo clic sobre el ttulo de cada una de las columnas (los datos presentados en la grilla varan para cada una de las tablas) Marcando el cdigo del registro buscado y haciendo Clic sobre el botn [Seleccin] este cdigo pasa a la pantalla anterior.

Una vez ubicado el cdigo deseado en el campo correspondiente, simplemente presionando la tecla [TAB] o [ENTER] el sistema devolver a la pantalla los datos completos del registro buscado. Si se introdujera manualmente un cdigo invlido en sistema mostrar un mensaje de advertencia en el ngulo superior derecho de la pantalla y emitir un aviso sonoro.

Eliminacin de un registro

Ubicado el registro deseado es posible presionar el botn [Eliminar], este procedimiento elimina el registro indicado de la tabla correspondiente. Previo a la eliminacin el sistema pedir una doble confirmacin y realizar la validacin de integridad correspondiente, p./Ej en el caso de la tabla de Clientes, no se podr eliminar un cliente que posea movimientos, o en el caso de Provincias, no se podr eliminar una provincia que haya sido asignada al domicilio de un Cliente o Proveedor.

Impresin (Listado) de los datos de una tabla Presionando el botn [Imprimir] a la derecha e la barra de edicin de archivos se accede a una pantalla que da la posibilidad de filtrar e imprimir la totalidad de la tabla en uso.

Arrastre de datos en rangos. En todos los formularios en los que el sistema indique definir rangos de datos (desde/hasta clientes, fechas, proveedores, artculos, insumos, etc. ) es posible simplificar el ingreso de estos datos segn el siguiente criterio. Dejando en blanco todos los campos Desde el sistema asumir el menor valor posible. Dejando en blanco todos los campos Hasta el sistema asumir el mayor valor posible.

Haciendo DobleClick sobre cualquier campo Hasta el sistema copiar en este el valor de correspondiente campo Desde.


CAPTULO 4

Definiciones de tablas maestras

Definicin de los tipos de I.V.A.

Los Tipos de I.V.A. pueden ser definidos libremente por el usuario administrador, ya sea para adecuarlo especficamente a cada organizacin o bien por modificaciones impositivas que surjan con el tiempo.

Esta imagen muestras las opciones de los tipos de I.V.A.

Cdigo: corresponde al cdigo interno del tipo de I.V.A. en el sistema y es asignado automticamente al momento del alta. Descripcin: Es la denominacin asignada al tipo de I.V.A. y es la que aparecer en los comprobantes impresos (Facturas, ND, NC, etc.) Abreviatura: dem a la descripcin, se usar en los casos en que por razones de espacio no sea posible mostrar la descripcin completa. Alcuota 1: Alcuota principal (al momento de la publicacin de este manual 21%) Alcuota 2: Alcuota adicional (al momento de la publicacin de este manual 10.5%) Alcuota 3: No definido, vacante. Tipo de clculo: Es la forma en que el sistema debe interpretar el IVA con relacin a los precios, se debe seleccionar una opcin de la lista en funcin de cmo la empresa presenta los precios. Letras de comprobante: Identifica que letras de comprobante se asocian a cada tipo de I.V.A. p/Ej. al Responsable Inscripto le corresponde Factura A Cd. A.F.I.P.: Este campo indica el cdigo de tipo de I.V.A. segn la tabla de comprobantes de A.F.I.P.

Definicin de los tipos de comprobante

Una muy importante caracterstica de Xifras es dar al usuario la posibilidad de definir los diversos tipos de comprobante con los cuales funcionar el sistema en cada empresa, de alguna forma personalizando su funcionamiento y caractersticas.

Si bien el sistema sale de fbrica con un Standard predefinido de tipos de comprobantes, es una buena prctica que el administrador responsable evale atentamente estas listas predefinidas de comprobantes de los mdulos de compras y ventas a fin de determinar si estos se adaptan a las necesidades del negocio.

En caso de ser necesario hacer algn ajuste o redefinicin, el momento de hacerlo es al inicio de la vida del sistema ya que modificaciones posteriores pueden alterar el funcionamiento distorsionando los resultados esperados.


Tipos de comprobante de ventas y compras

Tpicamente los comprobantes de los mdulos de ventas y compras son Factura, Nota de Crdito, Nota de Dbito, Pedido, Cotizacin, etc. Y son estos los que se presentan predefinidos Xifras.

En la siguiente imagen pueden verse las diferentes opciones de configuracin: (Si bien se muestra como ejemplo el formulario de definicin de tipos de comprobante de ventas, la definicin de los tipos de comprobante de compras es idntica, con la salvedad de que contablemente y a los fines de la actualizacin de stock debe funcionar a la inversa) .

Cdigo: corresponde al cdigo interno del comprobante en el sistema y es asignado automticamente al momento del alta. Descripcin: Es el nombre que le damos al comprobante y queda librado a la decisin del administrador del sistema. Abreviatura: dem descripcin, es utilizado por el sistema para ser mostrado en lugar de la descripcin cuando hay poco espacio en pantalla o reportes impresos. Letras: Identifica las letras identificatorias que aceptar este tipo de comprobante durante las cargas. Prefijo: Identifica el nmero de punto de venta correspondiente, en caso de existir mas de un punto de venta debern definirse comprobantes adicionales para cada uno. Prox. Nmero: Este campo no es modificable por el usuario y nicamente muestra cual ser el prximo nmero de comprobante a realizar Imputa: indica si la imputacin contable se debe realizar al Debe o al Haber. Stock: Indica la operacin a realizar con respecto al stock, las posibilidades son +, - vacio. Numera desde: Indica desde que otro comprobante toma numeracin el comprobante, se utiliza en los casos en que se realizan, p./Ej. Notas de Crdito sobre el mismo formulario preimpreso usado para facturas, por lo tanto las Notas de Crdito en estos casos debern tomar su numeracin correlativa de las facturas. Comprobante relacionado: Indica que otro comprobante se tomar para generar el comprobante indicado, p/Ej., habitualmente en un procedimiento administrativo tpico, se confecciona en primer trmino el Remito y a continuacin su correspondiente Factura, en este caso en el comprobante Factura se indicar que Numera Desde el Remito, as solo se ingresarn los datos correspondientes al detalle del Remito y la confeccionar la Factura simplemente se toman los datos del Remito previamente cargado, evitndose la doble carga de datos y paralelamente, relacionando ambos comprobantes. Afecta Cta. Cte. : Esta casilla de verificacin determina si el comprobante afecta o no las cuentas corrientes. Va al Libro I.V.A. : Esta casilla de verificacin determina si el comprobante es considerado en el libro I.V.A. Afecta estadsticas: Esta casilla de verificacin determina si el comprobante es considerado en la generacin de las diversas estadsticas. Se valoriza: Esta casilla de verificacin determina si el comprobante acepta valores o nicamente cantidades. Calcula comisin: Esta casilla de verificacin determina si el comprobante es calcula se incluye en los clculos de comisiones por venta. Pide despacho: Esta casilla de verificacin determina si la carga del comprobante solicita datos de despacho de importacin.


Activo: Esta casilla de verificacin determina si el comprobante se encuentra activo o, ha sido desactivado por el administrador a fin de impedir su utilizacin. Soporta autorizacin: Esta casilla de verificacin determina si el comprobante se encuentra sometido a algn proceso de autorizacin. (Esta opcin puede no estar operativa en todas las configuraciones de Xifras) Imprime: Esta casilla de verificacin determina si el comprobante se imprime genera algn tipo de impresin, ya sea en formulario preimpreso o no. (1) Formulario: Este campo indica el nombre del formulario de impresin (1) Cd. A.F.I.P.: Este campo indica el cdigo de comprobante segn la tabla de comprobantes de A.F.I.P.

Este botn (2) da acceso a la grilla de definicin de permisos de acceso a los comprobantes por usuario, el cual permite definir que accesiones podr ejecutar cada usuario con cada comprobante especficamente

Nota (1): La confeccin de los formatos de impresin de comprobantes originales, ya sean en formulario preimpreso o en papel blanco, se encuentra a cargo del rea de soporte de Xifras [email protected]

Nota (2): Dependiendo de la configuracin adquirida, esta facilidad puede no estar incluida en algunas versiones de Xifras.

Definicin de Impuestos

Si la versin de Xifras adquirida incluye el mdulo de impuestos, UD. Tendr acceso a las tablas maestras de definicin de impuestos, sus alcuotas y tablas anexas.

La tabla Impuestos muestra los diversos impuestos que calcular el sistema y habitualmente esta tabla no ser modificada ni por el usuario ni por el administrador, salvo indicacin expresa del personal de soporte de Xifras ([email protected]). Los valores de los campos saltan a la vista sin mas explicacin. El campo formulario indica el nombre del formulario de impresin del comprobante de impuesto, si corresponde. Los impuestos con cdigos entre 1 y 499 corresponden al mdulo de compras y los comprendidos entre el 500 y el 999 al mdulo de ventas.

En el caso de que algn impuesto utilice una escala de valores para aplicar una alcuota especfica, la misma se define desde la tabla correspondiente.


Impuestos generales para el Mdulo de Ventas Es posible definir un conjunto de impuestos Standard para ser aplicados a todos los clientes, salvo definicin especfica. Esta operacin se realiza desde la tabla Standard Sub-Sistema de Ventas

Impuestos generales para el Mdulo de Compras Es posible definir un conjunto de impuestos Standard para ser aplicados a todos los proveedores, salvo definicin especfica. Esta operacin se realiza desde la tabla Standard Sub-Sistema de Compras.


Manejo de Precios

Si la versin de Xifras adquirida incluye el Mdulo de Ventas se habilitar el manejo de listas de precios. En el mdulo de ventas de Xifras-Administrativo Integrado es posible definir la cantidad de listas de precios que sean necesarias, sin limitaciones de cantidad. El esquema de precios incluye Listas de Precios Comunes y Listas de Precios Especiales, Precios Comunes son aquellos que se aplican a todos los clientes, especiales son aquellos precios que se aplican exclusivamente a un cliente determinado, con este esquema es posible definir una lista de precios comunes y especificar precios especiales para ciertos clientes.

En el momento de confeccionar, por Ej., una factura de venta, el sistema buscar en primer trmino en la lista de precios especiales para el cliente al cual se le est facturando, si se encuentra precio para el artculo a facturar se aplicar este, caso contrario se buscar el precio en la lista de precios comunes.

Para acceder al manejo de listas de precios ingrese al menu:

Precios Comunes

Puede acceder a la edicin de listas de precios comunes haciendo click en el botn de la solapa Editar Los campos Desde /Hasta Artculo, Rubro y Linea funcionan como filtro para la presentacin en pantalla de la lista correspondiente.

Indicando el Nro. de lista deseado y luego de hacer click en el botn el sistema cargar en la grilla los precios correspondientes a la lista indicada, aplicando los filtros definidos. En caso de no existir el numero de lista indicado el sistema propondr la creacin de una nueva lista.


Para agregar un nuevo artculo a la lista de precios que se muestra en la grilla simplemente posicionese en el ultimo articulo mostrado y presionando la tecla CursorAbajo se abrir un nuevo rengln en el cual se podr tipear el cdigo del artculo correspondiente y bien utilizar la busqueda rpida, disponible con botn derecho sobre el campo Cdigo.

El la barra de tareas, abajo a izquierda, se encuentran los botones correspondientes al registro de los datos, impresin y exportacin de la lista que se muestra en grilla.

Precios Especiales

El manejo de la lista de precios especiales es similar a la de precios comunes con la salvedad de que no existen filtros y debe indicarse especficamente el cliente al que corresponde la lista en cuestin.


La solapa Imprimir brinda las herramientas necesarias para la impresin y exportacin de listas de precios, tanto comunes como especiales.

La solapa Copiar brinda herramientas para la generacin de una nueva lista de precios a partir de otra ya existente.


Desde la solapa Borrar se permite borrar (eliminar) una lista, comn o especial, determinada. Esta operacin debe ser realizada con sumo cuidado ya que una vez borrada una lista no existe posibilidad de recuperacin.

Desde la solapa Comparacin emitir un informe comparativo de valores entre 2 listas de precios, tanto comunes como especiales.


La solapa Envo Masivo provee las herramientas para realizar un envo masivo de listas de precios por eMail y un seguimiento de la recepcin o rebote de los mismos a las direcciones de email registradas en la tabla contactos de clientes. Para utilizar esta opcin Ud. Debe disponer un servidor y cuenta de eMail tipo POP/SMTP que soporte el envo masivo. En caso de no disponerlo puede contratar este servicio a traves de [email protected]


CAPTULO 5

Cargas de Movimientos

Cargas de Movimientos de Compras

Dentro de las cargas de movimientos de compras se incluyen: Cargas de pedidos, facturas, remitos, NC, ND, ticket y todos los posibles comprobantes emitidos por los proveedores de la empresa. Cargas de Ordenes de pago (pago a proveedores) Imputaciones entre comprobantes. Anulaciones de comprobantes (pedidos, facturas, remitos, NC, ND, ticket, etc.)

Carga de comprobantes de compras. La pantalla de carga de comprobantes de compras, homognea a todos los comprobantes., permite el ingreso de los comprobantes emitidos por los proveedores de la empresa o comprobantes de uso interno como ser Notas de Pedido u rdenes de Compra.

Esta pantalla se divide en cuatro reas claramente diferenciadas: (A) Cabecera del comprobante. (B) Zona de edicin de tems. (C) Grilla de tems. (D) Importes totales del comprobante (Si el comprobante es valorizable)

En esta imagen vemos la pantalla y debajo se explica la funcionalidad de cada campo.

rea (A) En el rea (A) se detallan datos correspondientes a la cabecera del comprobante, son datos generales destinados a identificar y clasificar al comprobante en su totalidad. A continuacin se describe el concepto correspondiente a cada campo, lista o casilla de verificacin del rea (A) Cabecera del comprobante.


Fecha: Es la fecha que figura en el comprobante recibido o la fecha de emisin del comprobante. El sistema validar que la fecha ingresada se encuentre dentro de un rango de fechas vlidos (perodos no cerrados) de acuerdo a los definidos en la opcin Cargas->Cierres y dentro de la ventana de tiempo definida en la misma opcin, si es que esta se encuentra en uso. Proveedor: Es el cdigo de proveedor segn nuestra base de proveedores, puede simplemente ingresar el cdigo de proveedor o bien buscarlo mediante la funcin de bsqueda rpida, presionando el botn derecho sobre el campo vaco. Perodo: Es el perodo fiscal al cual se imputa el comprobante. Tener en cuenta que el Libro IVA Compras, las Estadsticas de Compras y los asientos automticos se realizan teniendo en cuenta este campo y no la fecha del comprobante. Tipo de IVA: En esta lista figuran todos los Tipos de IVA definidos en la tabla Tipos de IVA y se muestra la correspondiente al proveedor indicado, de acuerdo a la asignada a cada proveedor. Tipo: Esta lista muestra la totalidad de los posibles comprobantes a ingresar al sistema, se debe seleccionar el deseado para cada carga. De acuerdo al tipo de comprobante seleccionado se podrn mostrar o modificar diversos campos de esta pantalla. Letra: Se debe indicar en este campo la letra correspondiente al comprobante a ingresar. El sistema validar que la letra sea la correspondiente al tipo de comprobante y tipo de IVA. Prefijo: Se debe indicar en este campo el prefijo (punto de venta) correspondiente al comprobante a ingresar. Numero: Se debe indicar el nmero (generalmente preimpreso) del comprobante a ingresar. En los casos en que se trate de comprobantes de uso interno, como p./Ej. Notas de Pedido u Ordenes de Compra, el sistema asignar una numeracin correlativa automtica. El sistema validar la no repeticin del nmero de comprobante. Centro de Costo: En esta lista se muestra la totalidad de los centros de costo o centros de apropiacin, se deber seleccionar aquel al cual se desea asignar el comprobante a ingresar. Condicin de Pago: En esta lista se muestran las diversas condiciones de pago definidas en la tabla correspondiente, se deber seleccionar la correspondiente al comprobante a ingresar. De acuerdo a la condicin de pago ingresada y a como est esta definida en la tabla correspondiente el sistema calcular , si corresponde, la fecha de vencimiento. Vencimiento: Es la fecha de vencimiento calculada por el sistema en base a la fecha del comprobante y la condicin de pago, puede ser modificada manualmente indicando una fecha anterior o posterior. Moneda: Es la moneda en que fue emitido el comprobante. Actualmente nicamente se acepta $ Pesos. Observaciones: En este campo es posible ingresar libremente un pequeo texto. Depsito de entrega: En esta lista se muestran los posibles depsitos habilitados para recibir mercadera, insumos u otros bienes. Si el comprobante implica movimiento de stock se afectar el stock correspondiente al depsito aqu indicado.

rea (B) El rea (B) corresponde a los tems o renglones del comprobante, aqu se detallarn datos correspondientes a cada tem individualmente. A continuacin se describe el concepto correspondiente a cada campo, lista o casilla de verificacin del rea (B) tems del comprobante.

Cdigo: En este campo se debe ingresar el cdigo correspondiente a cada artculo o insumo. Puede ingresarse directamente el cdigo o bien en caso de desconocerlo presionar botn derecho sobre el campo vaco para acceder a la bsqueda rpida. El sistema validar el cdigo ingresado contra la tabla de artculos/insumos y en caso de ser un cdigo vlido mostrar la descripcin del mismo en el campo correspondiente. Se mostrar tambin, si corresponde, el costo artculo / insumo a partir del costo determinado en la ficha de artculos o la tabla de costos por proveedor, segn corresponda. Dejando vaco este campo es posible desplazarse al campo descripcin para ingresar libremente una descripcin en caso de tratarse de un comprobante no relacionado con un artculo/insumo. Descripcin: En este campo se mostrar la descripcin correspondiente al cdigo ingresado, en caso de ser un cdigo vlido. En caso de que el campo cdigo se encuentre vaco, el sistema interpretar que se desea ingresar libremente la descripcin del tem en este campo. Cantidad: En este campo se deber ingresar la cantidad del artculo / insumo correspondiente al rengln del comprobante. La cantidad se expresa en la misma unidad en la cual se desea presentar el stock (Kgs. / Docenas / Bolsas / Unidades / Gramos / Etc.) Unidades: En este campo se ingresarn la cantidad de unidades fsicas (bultos) que correspondan. Costo Unitario: En este campo el sistema presentar el costo del insumo de acuerdo al declarado en la ficha del artculo / insumo o la tabla de costos por proveedor segn corresponda y se refiere siempre al costo por unidad.


Costo Total: Este no es un campo modificable, aqu el sistema mostrar el resultado del clculo de Cantidad * Costo Unitario Gravado: Esta casilla de verificacin indica si el tem est sujeto o no a los clculos de impuestos. I.V.A. #1: Este campo corresponde a la alcuota del I.V.A. principal del comprobante (actualmente y en general el 21%), la alcuota se mostrar automticamente a partir de la condicin frente al I.V.A. del proveedor y la condicin de desgravacin parcial del artculo / insumo. Debajo se mostrar el clculo del impuesto correspondiente, este campo es modificable para ajustar el clculo realizado por el sistema al realizado por el proveedor. I.V.A. #2: dem para el I.V.A. adicional. Imputacin contable: Esta lista mostrar las cuentas contables definidas en la tabla del plan de cuentas habilitadas para recibir cargo (recibir asientos) ordenadas alfabticamente, se podr seleccionar una cuenta de la lista o bien digitar el cdigo de cuenta. El sistema validar, para los casos de comprobantes que deban recibir imputacin contable, la existencia de una cuenta vlida en este campo.

{Confirma tem]: Este botn trasladar los datos ingresados en los campos del rea (B) a la grilla de tems del rea (C). En caso de ser necesario realizar alguna modificacin a alguno de los tems ingresados se deber hacer doble clic sobre el rengln correspondiente dentro de la grilla, esto subir los datos del rengln al rea de edicin, rea (B) , en la cual se podr modificar cada valor individualmente. Durante esta operacin el rea de edicin, rea (B), se mostrar con un fondo distintivo. rea (C) Esta rea est compuesta por una grilla en la que se muestran los tems o renglones correspondientes al comprobante que se est ingresando, en caso de ser necesario el ancho de cada columna puede modificarse individualmente de la misma forma en que lo haramos en una planilla Excel, esto es, tomando con el cursor la lnea divisoria en la zona de ttulos y sin soltar el botn izquierdo del Mouse arrastrar hasta conseguir el ancho deseado. No es posible realizar modificacin de datos sobre la grilla. rea (D) En esta rea se diferencian dos tipos de campos, unos no modificables en los cuales simplemente se muestran importes correspondientes a los totales del comprobante y otros modificables, con fondo blanco, en los que el usuario podr ingresar los valores correspondientes a porcentaje de descuento o impuestos incluidos en el comprobante que est siendo ingresado. El campo Total Comprobante, sobre el margen derecho, mostrar en todo momento el importe total del comprobante.

Presionando el botn [Registra Comprobante] el sistema volcar en los archivos correspondientes los datos ingresados, se actualizarn los registros de IVA, cuentas corrientes, stock, etc. segn corresponda a la definicin del tipo de comprobante. Es posible, si la definicin del comprobante lo contempla, que se abra tambin un cuadro de dilogo de impresin correspondiente a la impresin del comprobante ingresado. (por ejemplo para los casos de Ordenes de Compra o Pedidos)

Opciones adicionales en la carga de comprobantes de compras Ver Opcionales.

Cargas de Ordenes de pago

La opcin de Cargas de Ordenes de pago permite el ingreso, registro e impresin de las ordenes de pago correspondientes a las facturas de compra oportunamente ingresadas, la generacin de las retenciones que correspondan y la imputacin de las mismas a las facturas que correspondan.


Se distinguen claramente 3(tres) reas

rea (A) El rea (A) corresponde a los datos generales de la orden de pago, fecha, proveedor, nmero, observaciones.

Fecha: En este campo se debe ingresar la fecha de emisin de la orden de pago. El campo se inicializar con la fecha del servidor en que se encuentre alojada la base de datos del sistema (tpicamente ser la fecha del da). El sistema validar que la fecha ingresada se encuentre dentro de un rango de fechas vlidos (perodos no cerrados) de acuerdo a los definidos en la opcin Cargas->Cierres y dentro de la ventana de tiempo definida en la misma opcin, si es que esta se encuentra en uso. Proveedor: Es el cdigo de proveedor segn nuestra base de proveedores, puede simplemente ingresar el cdigo de proveedor o bien buscarlo mediante la funcin de bsqueda rpida, presionando el botn derecho sobre el campo vaco. El sistema mostrar la razn social y la CUIT correspondiente al proveedor indicado. Nmero: El sistema indicar automticamente el prximo nmero disponible a asignar a una Orden de Pago. Moneda: Es la moneda en que se emite la orden de pago. Actualmente nicamente se acepta $ Pesos. Observaciones: En este campo es posible ingresar libremente un pequeo texto que se mostrar impreso en la orden de pago.

rea (B) El rea (B) presenta en primer lugar una grilla en la cual se muestran los comprobantes pendientes de cancelacin y una lnea adicional correspondiente al monto del pago a cuenta, si corresponde. Se debern seleccionar los comprobantes a cancelar simplemente marcando la casilla correspondiente en la columna Pagar, tambin es posible modificar el importe correspondiente a un determinado comprobante (columna Importe) a fin de realizar un pago parcial. Esto mostrar los totalizadores correspondientes, al pie del rea (B) y presionando el botn [Acepta Seleccin] se habilitaran los campos del rea (C). [Marca Todos]: Este botn activar en todos los comprobantes de la grilla de comprobantes pendientes la marca Pagar. [Desmarca Todos]: Este botn quitar en todos los comprobantes de la grilla de comprobantes pendientes la marca Pagar. [Acepta Seleccin]: Este botn realizar los clculos de retenciones que correspondan y habilitar el rea (C) para el .detalla de las formas de pago correspondientes.

rea (C)


El rea (C) despliega los campos correspondientes a las formas de pago elegidas para la confeccin de la orden de pago en curso. Forma de pago: De esta lista se seleccionarn las distintas opciones referentes a los tipos de valores que se utilizarn para la confeccin de la orden de pago en curso. Fecha: Este campo se habilitar en el caso de seleccionarse una forma de pago que implique la indicacin de una fecha especfica, como ser la emisin de un cheque propio o una retencin. Chequera: Este campo se habilitar en el caso de seleccionarse la forma de pago Cheque propio y se deber seleccionar de la lista la chequera de la cual se desea emitir el cheque correspondiente. Nmero: Este campo se habilitar en el caso de seleccionarse la forma de pago Cheque propio, alguna de las posibles Retenciones, Transferencia, Debito TC, Otros y mostrar el nmero correspondiente al cheque en caso de selecciona un Cheque de Terceros de la cartera de valores. Importe: En este campo se deber indicar el importe correspondiente a la forma de pago elegida o mostrar el importe correspondiente al cheque en caso de selecciona un Cheque de Terceros de la cartera de valores o a alguna de las retenciones calculadas automticamente por el sistema. [Consulta Cartera]: Este botn da acceso una ventana de consulta y seleccin de la cartera de valores desde la cual se podrn seleccionar los valores de terceros en cartera a utilizar en este pago. [Confirma tem]: Este botn transferir los datos de los campos del rea (c) arriba mencionados a la grilla de formas de pago en la cual quedarn a la vista del usuario hasta la confirmacin y registro del comprobante. [Borra tem]: Este botn eliminar los datos del rengln de la grilla en la cual est posicionado el cursor.

Edicin de un tem de la grilla de formas de pago: Haciendo doble clic sobre cualquier rengln de la grilla de formas de pago se transferirn los datos del rengln en el cual est posicionado el cursor a los campos de edicin del rea (c) arriba mencionados en los cuales se los podr modificar y volver a confirmar en caso de ser necesario.

Campos indicadores de totales: Se presentan 4(cuatro) campos indicadores de totales, cada uno refleja la siguiente informacin: Pendientes: Importe total de comprobantes pendientes de pago en la grilla de comprobantes pendientes del rea (B) A Pagar: Importe total de los importes a pagar. Restan: Diferencia entre el total de los importes a pagar y el total de las formas de pago incluidos en la grilla de formas de pago del rea (C) Total Pago: Importe total de las formas de pago incluidos en la grilla de formas de pago del rea (C)

[Registra Comprobante]: Este botn registrar la totalidad de los datos ingresados en los archivos del sistema, realizar la imputacin de la Orden de Pago generada a la cancelacin total o parcial de los comprobantes que correspondan y emitir la Orden de Pago segn el diseo de impresin establecido.

Imputaciones

Esta opcin muestra los comprobantes pendientes de imputacin al debe y al haber de la cuenta corriente y da la posibilidad de imputar (aplicar) unos a la cancelacin de otros, para esto simplemente se deber marcar cada comprobante deseado haciendo clic en la casilla correspondiente de la columna Imputa tanto del debe como del haber y luego presionar el botn [Registrar]. El sistema permite realizar imputaciones de un comprobante al debe contra varios comprobantes al haber o viceversa. No se permiten realizar imputaciones de varios contra varios. Los campos de totales debajo de cada grilla mostrarn la sumatoria de los importes a imputar, el campo ubicado al centro mostrar la diferencia entre los comprobantes seleccionados al debe y al haber.


Anulaciones

Se entiende por anulacin al acto de eliminar del sistema un comprobante previamente ingresado y correctamente registrado, por lo tanto, esta opcin elimina del sistema un determinado comprobante, revirtiendo sus efectos y registros relacionados (registros de IVA, de estadsticas, de cuentas corrientes, de stock, etc.) Para efectivizar la anulacin de un comprobante siempre ser necesario disponer de la totalidad de los datos que solicita esta pantalla y que corresponden al comprobante original errneo, tal cual fue previamente ingresado, estos datos son: Fecha del comprobante, Cdigo de Proveedor, Tipo de Comprobante, Letra, Prefijo y Nmero. En caso de encontrarse ya imputado el comprobante a anular el sistema desarmar dicha imputacin.

[Anula Comprobante]: Al presionar este botn el sistema validar la totalidad de los datos solicitados y pedir una doble confirmacin por parte del usuario.


Cargas de Movimientos de Ventas

Dentro de las cargas de movimientos de ventas se incluyen: Cargas de cotizaciones, notas de pedido, facturas, remitos, NC, ND, ticket y todos los posibles comprobantes generados por el rea de ventas de la empresa, tanto formales como de uso interno. Cargas de Cobranzas (Recibos por cobranzas) Imputaciones entre comprobantes. Anulaciones de comprobantes (cotizaciones, notas de pedido, facturas, remitos, NC, ND, ticket, etc.)

Carga de comprobantes de ventas. La pantalla de carga de comprobantes de ventas, homognea a todos los comprobantes., permite el ingreso de los comprobantes emitidos por el rea de ventas de la empresa o comprobantes de uso interno como ser Cotizaciones, Notas de Pedido, etc.

Esta pantalla se divide en cuatro reas claramente diferenciadas: (A) Cabecera del comprobante. (B) Zona de edicin de tems. (C) Grilla de tems. (D) Importes totales del comprobante (Si el comprobante es valorizable)

En esta imagen vemos la pantalla y debajo se explica la funcionalidad de cada campo.


rea (A) En el rea (A) se detallan datos correspondientes a la cabecera del comprobante, son datos generales destinados a identificar y clasificar al comprobante en su totalidad. A continuacin se describe el concepto correspondiente a cada campo, lista o casilla de verificacin del rea (A) Cabecera del comprobante.

Fecha: Es la fecha de emisin del comprobante. La fecha se inicializar con la fecha del servidor en que se encuentre alojada la base de datos del sistema. El sistema validar que la fecha ingresada se encuentre dentro de un rango de fechas vlidos (perodos no cerrados) de acuerdo a los definidos en la opcin Cargas->Cierres y dentro de la ventana de tiempo definida en la misma opcin, si es que esta se encuentra en uso. Cliente: Es el cdigo de cliente segn nuestra base de cliente, puede simplemente ingresar el cdigo de cliente o bien buscarlo mediante la funcin de bsqueda rpida, presionando el botn derecho sobre el campo vaco. Tipo de IVA: En esta lista figuran todos los Tipos de IVA definidos en la tabla Tipos de IVA y se muestra la correspondiente al cliente seleccionado. Tipo: Esta lista muestra la totalidad de los posibles comprobantes a ingresar al sistema, se debe seleccionar el deseado para cada carga. De acuerdo al tipo de comprobante seleccionado se podrn mostrar o modificar diversos campos de esta pantalla. Letra: El sistema inicializar la letra de acuerdo al tipo de comprobante y condicin de IVA del cliente, excepcionalmente y si se ha definido un comprobante como multipropsito es posible indicar manualmente la letra (no recomendado). Prefijo: Se debe indicar en este campo el prefijo (punto de venta) correspondiente al comprobante a generar. Numero: El sistema asignar el prximo nmero correspondiente al comprobante a generar, es posible sobrescribir esa asignacin y la nueva numeracin automtica comenzar a partir del siguiente. Para todos los casos el sistema validar que la combinacin de tipo, letra, prefijo y nmero no se encuentre en la base de datos de ventas. Centro de Costo: En esta lista se muestra la totalidad de los centros de costo o centros de apropiacin, se deber seleccionar aquel al cual se desea asignar el comprobante a generar. Condicin de Pago: En esta lista se muestran las diversas condiciones de pago definidas en la tabla correspondiente. El sistema asignar la indicada en la ficha del cliente pero es posible seleccionar una diferente para el comprobante a generar. De acuerdo a la condicin de pago ingresada y a como est esta definida en la tabla correspondiente el sistema calcular, si corresponde, la fecha de vencimiento. Vencimiento: Es la fecha de vencimiento calculada por el sistema en base a la fecha del comprobante y la condicin de pago, puede ser modificada manualmente indicando una fecha anterior o posterior. Moneda: Es la moneda en que se generar el comprobante. Actualmente nicamente se acepta $ Pesos. Observaciones: En este campo es posible ingresar libremente un pequeo texto que podr mostrarse en el comprobante impreso. Depsito de entrega: En esta lista se muestran los posibles depsitos habilitados para entrega de mercadera. Si el comprobante implica movimiento de stock se afectar el stock correspondiente al depsito aqu indicado. Transporte: Esta lista muestra los transportes habilitados en el sistema. Se deber seleccionar el indicado para el transporte de la mercadera. Vendedor: Se mostrarn los vendedores habilitados en el sistema. El sistema inicializar esta lista con el vendedor asignado al cliente en la ficha de clientes. Comisin: Este campo reflejar el porcentaje de comisin asignado al vendedor indicado especficamente para este comprobante. Este campo puede encontrarse deshabilitado si el comprobante en curso no acepta comisiones. Es posible modificar manualmente el valor asignado, el cual ser aplicado especficamente al comprobante en curso. Lista N: Es el nmero de lista de precios con la cual se valorizar el comprobante en curso. El sistema inicializar este campo con el valor de la lista activa. Domicilio de entrega: Esta lista mostrar los posibles domicilios de entrega definidos en la tabla de domicilios de entrega de la ficha del cliente.

rea (B) El rea (B) corresponde a los tems o renglones del comprobante, aqu se detallarn datos correspondientes a cada tem individualmente. A continuacin se describe el concepto correspondiente a cada campo, lista o casilla de verificacin del rea (B) tems del comprobante.

Cdigo: En este campo se debe ingresar el cdigo correspondiente a cada artculo o insumo. Puede ingresarse directamente el cdigo o bien en caso de desconocerlo presionar botn derecho sobre el campo vaco para acceder a la bsqueda rpida. El sistema validar el cdigo ingresado contra la tabla de artculos/insumos y en caso de ser un cdigo vlido mostrar la descripcin del mismo en el campo correspondiente. Se mostrar


tambin, si corresponde, el costo artculo / insumo a partir del costo determinado en la ficha de artculos o la tabla de costos por proveedor, segn corresponda. Dejando vaco este campo es posible desplazarse al campo descripcin para ingresar libremente una descripcin en caso de tratarse de un comprobante no relacionado con un artculo/insumo. Descripcin: En este campo se mostrar la descripcin correspondiente al cdigo ingresado, en caso de ser un cdigo vlido. En caso de que el campo cdigo se encuentre vaco, el sistema interpretar que se desea ingresar libremente la descripcin del tem en este campo. Cantidad: En este campo se deber ingresar la cantidad del artculo / insumo correspondiente al rengln del comprobante. La cantidad se expresa en la misma unidad en la cual se desea presentar el stock (Kgs. / Docenas / Bolsas / Unidades / Gramos / Etc.) Unidades: En este campo se ingresarn la cantidad de unidades fsicas (bultos) que correspondan. Costo Unitario: En este campo el sistema presentar el costo del insumo de acuerdo al declarado en la ficha del artculo / insumo o la tabla de costos por proveedor segn corresponda y se refiere siempre al costo por unidad. Costo Total: Este no es un campo modificable, aqu el sistema mostrar el resultado del clculo de Cantidad * Costo Unitario Gravado: Esta casilla de verificacin indica si el tem est sujeto o no a los clculos de impuestos. I.V.A. #1: Este campo corresponde a la alcuota del I.V.A. principal del comprobante (actualmente y en general el 21%), la alcuota se mostrar automticamente a partir de la condicin frente al I.V.A. del proveedor y la condicin de desgravacin parcial del artculo / insumo. Debajo se mostrar el clculo del impuesto correspondiente, este campo es modificable para ajustar el clculo realizado por el sistema al realizado por el proveedor. I.V.A. #2: dem para el I.V.A. adicional. Imputacin contable: Esta lista mostrar las cuentas contables definidas en la tabla del plan de cuentas habilitadas para recibir cargo (recibir asientos) ordenadas alfabticamente, se podr seleccionar una cuenta de la lista o bien digitar el cdigo de cuenta. El sistema validar, para los casos de comprobantes que deban recibir imputacin contable, la existencia de una cuenta vlida en este campo.

{Confirma tem]: Este botn trasladar los datos ingresados en los campos del rea (B) a la grilla de tems del rea (C). En caso de ser necesario realizar alguna modificacin a alguno de los tems ingresados se deber hacer doble clic sobre el rengln correspondiente dentro de la grilla, esto subir los datos del rengln al rea de edicin, rea (B) , en la cual se podr modificar cada valor individualmente. Durante esta operacin el rea de edicin, rea (B), se mostrar con un fondo distintivo. rea (C) Esta rea est compuesta por una grilla en la que se muestran los tems o renglones correspondientes al comprobante que se est ingresando, en caso de ser necesario el ancho de cada columna puede modificarse individualmente de la misma forma en que lo haramos en una planilla Excel, esto es, tomando con el cursor la lnea divisoria en la zona de ttulos y sin soltar el botn izquierdo del Mouse arrastrar hasta conseguir el ancho deseado. No es posible realizar modificacin de datos sobre la grilla. rea (D) En esta rea se diferencian dos tipos de campos, unos no modificables en los cuales simplemente se muestran importes correspondientes a los totales del comprobante y otros modificables, con fondo blanco, en los que el usuario podr ingresar los valores correspondientes a porcentaje de descuento o impuestos incluidos en el comprobante en caso de que la versin adquirida no incluya el mdulo de impuestos. Si la versin adquirida incluye el mdulo de impuestos los campos correspondientes a percepciones no sern modificables.

El campo Total Comprobante, sobre el margen derecho, mostrar en todo momento el importe total del comprobante.

Presionando el botn [Registra Comprobante] el sistema volcar en los archivos correspondientes los datos ingresados, se actualizarn los registros de IVA, cuentas corrientes, stock, etc. segn corresponda a la definicin del tipo de comprobante. Es posible, si la definicin del comprobante lo contempla, que se abra tambin un cuadro de dilogo de impresin correspondiente a la impresin del comprobante ingresado. (Por ejemplo para los casos de Facturas, NC, ND, Etc.)

Carga de cobranzas


La opcin de Carga de Cobranzas permite el ingreso, registro e impresin de los recibos de cobranza correspondientes a las cancelaciones de saldos de cuentas corrientes de clientes y la imputacin de las mismas a las facturas que correspondan.

Se distinguen claramente 3(tres) reas

rea (A) El rea (A) corresponde a los datos generales del recibo de cobranza, fecha, cliente, nmero, observaciones.

Fecha: En este campo se debe ingresar la fecha de emisin de la orden de pago. El campo se inicializar con la fecha del servidor en que se encuentre alojada la base de datos del sistema (tpicamente ser la fecha del da). El sistema validar que la fecha ingresada se encuentre dentro de un rango de fechas vlidos (perodos no cerrados) de acuerdo a los definidos en la opcin Cargas->Cierres y dentro de la ventana de tiempo definida en la misma opcin, si es que esta se encuentra en uso. Cliente: Es el cdigo de cliente segn nuestra base de clientes, puede simplemente ingresar el cdigo de cliente o bien buscarlo mediante la funcin de bsqueda rpida, presionando el botn derecho sobre el campo vaco. El sistema mostrar la razn social y la CUIT correspondiente al cliente indicado. Nmero: El sistema indicar automticamente el prximo nmero disponible a asignar a un recibo de cobranza. Es posible introducir manualmente un nmero fuera de secuencia. Moneda: Es la moneda en que se emite el recibo de cobranza. Actualmente nicamente se acepta $ Pesos. Observaciones: En este campo es posible ingresar libremente un pequeo texto que se mostrar impreso en el recibo de cobranza.

rea (B) El rea (B) presenta en primer lugar una grilla en la cual se muestran los comprobantes pendientes de cancelacin y una lnea adicional correspondiente al monto del pago a cuenta, si corresponde. Se debern seleccionar los comprobantes a cancelar simplemente marcando la casilla correspondiente en la columna Pagar, tambin es posible modificar el importe correspondiente a un determinado comprobante (columna Importe) a fin de realizar un pago parcial. Esto mostrar los totalizadores correspondientes, al pie del rea (B) y presionando el botn [Acepta Seleccin] se habilitaran los campos del rea (C). [Marca Todos]: Este botn activar en todos los comprobantes de la grilla de comprobantes pendientes la marca Pagar.


[Desmarca Todos]: Este botn quitar en todos los comprobantes de la grilla de comprobantes pendientes la marca Pagar.

rea (C) El rea (C) despliega los campos correspondientes a las formas de pago elegidas para la confeccin del recibo de cobranza. Forma de pago: De esta lista se seleccionarn las distintas opciones referentes a los tipos de valores que se utilizarn para la confeccin del recibo de cobranza en curso. Fecha: Este campo se habilitar en el caso de seleccionarse una forma de pago que implique la indicacin de una fecha especfica, como ser cheques, bonos o retenciones. Nmero: Este campo se habilitar en el caso de seleccionarse alguna forma de pago en la cual corresponda hacer referencia a un nmero del valor recibido. Banco: Este campo se habilitar en el caso de seleccionarse alguna forma de pago en la cual corresponda hacer referencia al banco, p.Ej. Cheques de terceros. Aqu es posible topear el nombre del banco o bien indicar el cdigo de banco segn la tabla de Entidades Bancarias, en este caso el sistema validar el cdigo ingresado y mostrar la denominacin de la entidad. Cuenta: Este campo se habilitar en el caso de seleccionarse alguna forma de pago en la cual corresponda hacer referencia a un nmero de cuenta, como ser cheques de terceros. C.U.I.T.: Este campo se habilitar en el caso de seleccionarse la forma de pago cheque de terceros. Al ingresar una CUIT el sistema intentar localizar la denominacin de la misma en los archivos de datos de firmantes de cheques, si se encontrara se mostrar la denominacin en el campo Firmante, en caso contrario se habilitar el campo firmante para el ingreso manual de la denominacin del responsable de la CUIT indicada. Importe: En este campo se deber indicar el importe correspondiente a la forma de pago elegida.

[Confirma tem]: Este botn transferir los datos de los campos del rea (c) arriba mencionados a la grilla de formas de pago en la cual quedarn a la vista del usuario hasta la confirmacin y registro del comprobante. [Borra tem]: Este botn eliminar los datos del rengln de la grilla en la cual est posicionado el cursor.

Edicin de un tem de la grilla de formas de pago: Haciendo doble clic sobre cualquier rengln de la grilla de formas de pago se transferirn los datos del rengln en el cual est posicionado el cursor a los campos de edicin del rea (c) arriba mencionados en los cuales se los podr modificar y volver a confirmar en caso de ser necesario.

Campos indicadores de totales: Se presentan 4(cuatro) campos indicadores de totales, cada uno refleja la siguiente informacin: Pendientes: Importe total de comprobantes pendientes de pago en la grilla de comprobantes pendientes del rea (B) A Pagar: Importe total de los importes a pagar. Restan: Diferencia entre el total de los importes a pagar y el total de las formas de pago incluidos en la grilla de formas de pago del rea (C) Total Pago: Importe total de las formas de pago incluidos en la grilla de formas de pago del rea (C)

[Registra Comprobante]: Este botn registrar la totalidad de los datos ingresados en los archivos del sistema, realizar la imputacin del recibo de cobranza generada a la cancelacin total o parcial de los comprobantes que correspondan y emitir el Recibo segn el diseo de impresin establecido


Imputaciones

Esta opcin muestra los comprobantes pendientes de imputacin al debe y al haber de la cuenta corriente y da la posibilidad de imputar (aplicar) unos a la cancelacin de otros, para esto simplemente se deber marcar cada comprobante deseado haciendo clic en la casilla correspondiente de la columna Imputa tanto del debe como del haber y luego presionar el botn [Registrar]. El sistema permite realizar imputaciones de un comprobante al debe contra varios comprobantes al haber o viceversa. No se permiten realizar imputaciones de varios contra varios. Los campos de totales debajo de cada grilla mostrarn la sumatoria de los importes a imputar, el campo ubicado al centro mostrar la diferencia entre los comprobantes seleccionados al debe y al haber.

Anulaciones Se entiende por anulacin al acto de eliminar del sistema un comprobante previamente ingresado y correctamente registrado, por lo tanto, esta opcin elimina del sistema un determinado comprobante, revirtiendo sus efectos y registros relacionados (registros de IVA, de estadsticas, de cuentas corrientes, de stock, etc.) Para efectivizar la anulacin de un comprobante siempre ser necesario disponer de la totalidad de los datos que solicita esta pantalla y que corresponden al comprobante original errneo, tal cual fue previamente ingresado, estos datos son: Fecha del comprobante, Cdigo de Cliente, Tipo de Comprobante, Letra, Prefijo y Nmero. En caso de encontrarse ya imputado el comprobante a anular el sistema desarmar dicha imputacin. NOTA: Es importante aclarar que esta opcin no registra como anulado un comprobante, p./Ej una factura, en el libro IVA sino que como se indica en el prrafo anterior simplemente lo elimina del sistema. Si se desea registrar un comprobante como anulado y que el mismo se muestre as en el libro IVA deber definirse un cliente, tpicamente con cdigo 999999 indicando en la razn social COMPROBANTE ANULADO y posteriormente ingresar a ese cliente el comprobante deseado con un solo tem tipeado con la leyenda ANULADO e importe 0(cero) el cual se mostrar en el libro IVA en esas condiciones.



Cargas de Movimientos de Caja

El mdulo de caja permite el registro de las siguientes operaciones: Ingresos de caja. Egresos de caja. Depsitos (bancarios).

Cada una de estas operaciones tiene similares caractersticas y los campos requeridos para completar cada una se habilitarn automticamente segn corresponda.

Fecha: En este campo se debe ingresar la fecha del movimiento. Tipo: Se seleccionar de la lista el tipo de movimiento deseado, Ingreso, Egreso Depsito. Nmero: El sistema indicar automticamente el prximo nmero disponible a asignar al movimiento en curso. Es posible introducir manualmente un nmero fuera de secuencia. Moneda: Es la moneda en que se expresa el movimiento. Actualmente nicamente se acepta $ Pesos. Centro de Costo: En esta lista se muestra la totalidad de los centros de costo o centros de apropiacin, se deber seleccionar aquel al cual se desea asignar el comprobante a generar. Imputacin contable: Se deber seleccionar de la lista la cuenta contable a la cual se desea imputar el comprobante, este campo se habilitar nicamente para Ingresos y Egresos, no as para depsitos ya que en el caso de los depsitos la cuenta contable se encuentra implcita en la definicin del banco hacia el cual se asigna el depsito. Observaciones: En este campo es posible ingresar libremente un pequeo texto que se mostrar impreso en el taln de control.

Forma de pago: De esta lista se seleccionarn las distintas opciones referentes a los tipos de valores que se utilizarn en el ingreso, egreso o depsito.

[Consulta Cartera]: Este botn se habilitar en el caso de Egresos de Caja y Depsitos para dar acceso a una grilla en la que se observarn los cheques en cartera que podrn ser utilizados ya se para realizar un egreso o bien para ser depositados.

Fecha: Este campo se habilitar en el caso de seleccionarse una forma de pago que implique la indicacin de una fecha especfica, como ser cheques, bonos o retenciones.


Chequera: Este campo se habilitar en el caso de seleccionarse una forma de pago que implique la utilizacin de una chequera propia (Cheque propio) para una operacin de Salida de Caja. Se deber seleccionar la chequera desde la cual se desea emitir el cheque. Nmero: Este campo se habilitar en el caso de seleccionarse alguna forma de pago en la cual corresponda hacer referencia a un nmero del valor recibido. Banco: Este campo se habilitar en el caso de seleccionarse alguna forma de pago en la cual corresponda hacer referencia al banco, p.Ej. Cheques de terceros. Aqu es posible topear el nombre del banco o bien indicar el cdigo de banco segn la tabla de Entidades Bancarias, en este caso el sistema validar el cdigo ingresado y mostrar la denominacin de la entidad. Cuenta: Este campo se habilitar en el caso de seleccionarse alguna forma de pago en la cual corresponda hacer referencia a un nmero de cuenta, como ser cheques de terceros. C.U.I.T.: Este campo se habilitar en el caso de seleccionarse la forma de pago cheque de terceros. Al ingresar una CUIT el sistema intentar localizar la denominacin de la misma en los archivos de datos de firmantes de cheques, si se encontrara se mostrar la denominacin en el campo Firmante, en caso contrario se habilitar el campo firmante para el ingreso manual de la denominacin del responsable de la CUIT indicada. Importe: En este campo se deber indicar el importe correspondiente a la forma de pago elegida.

[Confirma tem]: Presionando este botn se transferirn los datos de la forma de pago a la grilla de formas de pago en la cual quedarn a la vista del usuario hasta la confirmacin y registro del comprobante. [Borra tem]: Este botn eliminar los datos del rengln de la grilla en la cual est posicionado el cursor.

[Registra Comprobante]: Este botn registrar la totalidad de los datos ingresados en los archivos del sistema, y emitir el comprobante interno de control de la operacin segn el diseo de impresin establecido

Anulaciones Se entiende por anulacin al acto de eliminar del sistema un comprobante previamente ingresado y correctamente registrado, por lo tanto, esta opcin elimina del sistema un determinado comprobante de ingreso, egreso o depsito, revirtiendo sus efectos y registros relacionados. Para efectivizar la anulacin de un comprobante siempre ser necesario disponer de la totalidad de los datos que solicita esta pantalla y que corresponden al comprobante original errneo, tal cual fue previamente ingresado, estos datos son: Fecha del comprobante, Tipo de Comprobante y Nmero.


Cierres de Movimientos

La opcin de cierre de movimientos permite cerrar perodos ya conciliados a fin de evitar el ingreso de comprobantes o la emisin de valores para esos perodos, en general se debera cerrar un determinado perodo una vez conciliado el mismo, copiados los respectivos libros de ley y generados los asientos contables. Es posible realizar cierres independientes para cada uno de los mdulos de Ventas, Compras, Caja y Stock y a su vez, dentro de cada mdulo se dispone un cierre para cada rea especfica.


Existe tambin la opcin de bloqueo por Ventana de fechas. Esta opcin habilita la carga para cada uno de los mdulos de aquellos movimientos que se encuentren nicamente dentro del rango de fechas indicado. Esta ventana de fechas est orientada a evitar errores manuales en el ingreso de movimientos al sistema. Las fechas pueden setearse arbitrariamente las veces que sea necesario ya que esto no produce otro efecto que el bloqueo temporario en los formularios de carga.


CAPTULO 6

Resultados

Resultados Mdulo de Compras

Llamamos resultados de compras a todos aquellas consultas, informes y exportaciones generadas a partir de las diversas cargas de movimientos de compras y pagos a proveedores. Las diversas salidas son sumamente intuitivas, todas proveen algn tipo de filtrado por fechas, cdigo de proveedor, perodo, tipo de comprobante etc. de modo que no es necesario entrar en detalles respecto de cmo generar cada informe. Las salidas de cada informe son tpicamente 3(tres), pantalla, impresora y archivo Excel. De acuerdo al perfil de cada usuario es posible que alguna opcin no se encuentre habilitada para un determinado usuario. Segn la versin de Xifras adquirida estas salidas pueden sufrir variaciones. En la versin Standard las salidas de compras son las siguientes:

Listado de Movimientos de Compras Permite consultar los movimientos ingresados a travs de la opcin Cargas de movimientos (Facturas, NC, ND, etc.), pudindose visualizar el detalle de los tems de cada comprobante. Las opciones de salida son consulta por pantalla y listado impreso. Deben completarse los campos filtro o bien pasar por cada uno presionando [TAB] para que el sistema asigne los valores mnimos y mximos que correspondan a cada uno

Presionando el botn se emite la siguiente consulta por pantalla.


Presionando el botn se emite el siguiente reporte impreso.

Arrastrando el campo Detalle de la grilla sobre el botn se imprimir, si corresponde, el comprobante correspondiente. Esta opcin se ver no habilitada en caso de que el perfil del usuario no permita imprimir.

Arrastrando el campo Detalle de la grilla sobre el botn se acceder, si corresponde, a la pantalla de anulaciones con los datos del comprobante seleccionado. Esta opcin se ver no habilitada en caso de que el perfil del usuario no permita bajas.

Listado de IVA Compras Genera una consulta por pantalla o la impresin del libro de IVA Compras en formato para ser directamente copiado. Presionando el botn se emite la siguiente consulta por pantalla.



Presionando el botn se generar una planilla Excel con los datos de la grilla de consulta del IVA compras.

Listado de Pagos Muestra con el mayor detalle los pagos a proveedores realizados. Deben completarse los campos filtro o bien pasar por cada uno presionando [TAB] para que el sistema asigne los valores mnimos y mximos que correspondan a cada uno.

Presionando el botn se emite la siguiente consulta por pantalla

Arrastrando el campo Nmero OP de la grilla sobre el botn se imprimir, si corresponde, la orden de pago. Esta opcin se ver no habilitada en caso de que el perfil del usuario no permita imprimir


Presionando el botn se generar una planilla Excel con los datos de la grilla de consulta del pagos a proveedores.


Listado de retenciones practicadas Permite consultar la totalidad de las Retenciones practicadas en los pagos a proveedores. Deben completarse los campos filtro o bien pasar por cada uno presionando [TAB] para que el sistema asigne los valores mnimos y mximos que correspondan a cada uno.

Presionando el botn se generar una planilla Excel con los datos de la grilla de consulta de retenciones practicadas.





Listado de vencimientos a pagar Emite un informe de facturas a pagar pendientes total o parcialmente de cancelacin. Deben completarse los campos filtro o bien pasar por cada uno presionando [TAB] para que el sistema asigne los valores mnimos y mximos que correspondan a cada uno.





Listado de Cuentas corrientes Emite 4(cuatro) formatos de informes de cuentas corrientes, cada uno muestra la misma informacin de cuenta corriente pero simplemente organizada visualmente de diferente forma, a saber: o Pendientes: Muestra nicamente

Xifras - Manual Del Usuario - 20101115

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