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Guia de TreinamentoFusion ECM Suite - GED
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Roteiro
Conceitos • Introdução ao GED• Conceitos de Negócio
Modelagem• Estrutura de Pastas• Criação de Documentos• Tipos de Documentos• Assuntos• Modelos
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Introdução ao GED
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GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Como gerenciar e integrar aos sistemas de gestão as informações contidas em documentos de textos, planilhas, apresentações, relatórios de ERP, arquivos físicos, mídias e outros?
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O gerenciamento eletrônico de documentos é um conjunto de métodos que permite: gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos através de um sistema digital.
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos
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• Multi-plataforma
• Suporte a qualquer tipo de arquivo
• Mecanismo de pesquisa através de palavras-chave, números, assuntos, etc.
• Assinatura digital padrão ICP-Brasil
• Notificações por e-mail
• Políticas de acesso definidas por grupos de usuários e tipos de documentos
• Fluxo de criação, editoração, versão e revisão, modelados de acordo com o negócio (controle do ciclo de vida da informação)
• Categorização de documentos
Fusion GED - Características
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• Redução de custos com papel, impressão e distribuição
• Agilidade no processo de recuperação de informações
• Informações acessíveis com segurança
• Controle das informações disponibilizadas
• Dinamismo para alteração de fluxos de informações
• Competitividade devido a respostas mais rápidas
• Aumento da integração e colaboração interorganizacional
• Garantia da autenticidade das informações
Fusion GED - Características
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Conceitos de Negócio
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Sua finalidade é documentar e organizar de forma estruturada os dados das organizações com o objetivo de minimizar duplicação de esforços e facilitar a manutenção dos dados
Os meta-dados visam cumprir a função básica de prover informação sobre o documento digital; alimentando os processos de gestão, recuperação e reprodução
São fundamentais para a redução dos riscos e o aumento das chances de sobrevivência da informação digital
Meta-dados
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Padrões de Mercado:
• Dublin Core Metadata Element Set (DCMES) - Dados sobre documentos eletrônicos
• Government Information Locator Service (GILS) - Informações governamentais
• Federal Data Geographic Committee (FGDC) - Descrição de dados geoespaciais
• Machine Readable Card (MARC) - Catalogação bibliográfica
• Consortium for the Interchange of Museum Information (CIMI) - Informações sobre Museus
Meta-dados
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Dublin Core
Como a maioria dos objetos na Internet está em forma de documentos, o objetivo principal do Dublin Core é identificar e definir um conjunto contendo o mínimo de elementos capazes de descrever “Objetos do Tipo Documento”
Alguns Elementos do Dublin Core:
•Assunto: Área de conhecimento ao qual o trabalho pertence•Título: É definido como o nome do objeto•Autor: Responsável pelo conteúdo intelectual do trabalho•Data
Meta-dados
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Divisão da Gestão Documental
O GED é dividido em três fases:
1. Ontologia: Trata da organização documental
1.1 Taxonomia: Pode ser definida como uma forma de classificação de uma estrutura baseada em uma hierarquia
1.1.1 Tipologia: Trata-se da distinção entre as variadas formas e conteúdos dos documentos existentes. Por exemplo: Contrato de Locação de Imóvel, Ata de Reunião da CIPA, Ordem de Serviço, Desenho Técnico, entre outros
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• A ontologia não é uma estrutura hierárquica, mas sim associativa
• Agrega entidades de acordo com as suas relações e atributos já preestabelecidos
• Enquanto a taxonomia verticaliza as estruturas, a ontologia as horizontaliza
• Está voltada para o sentido das relações
1. Ontologia
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1.1 Taxonomia
A Taxonomia é utilizada dentro do produto Fusion na função de Pastas
Dentro do menu Documentos>Lista de Documentos é possível criar e visualizar a estrutura de pastas do Fusion
• Adicionar Pasta: Permite a criação de uma nova pasta
• Editar: Permite editar as configurações de uma pasta já criada
• Remover Pasta: Permite a remoção de pastas
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1.1.1 Tipologia
A Tipologia é utilizada dentro do produto Fusion na função Tipos de Documentos
Dentro do menu Documentos>Gestão de Documentos é possível criar e visualizar os tipos de documentos existentes na organização
• Novo: Permite a criação de um novo Tipo de Documento• Pesquisar: Permite filtrar/pesquisar entre os Tipos de
Documentos cadastrados• Remover: Permite remover um Tipo de Documento do Fusion• Exportar para Excel: Permite exportar a lista de Tipos de
Documentos para uma planilha Excel
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Taxonomia x Tipologia
Conceitos utilizados em conjunto no Fusion, que geram a diferenciação e a organização dos diversos documentos da organização
A busca e localização dos documentos é facilitada, e elimina-se o armazenamento de documentos de uma mesma tipologia em diferentes pastas do repositório
O relacionamento pode ser executado de duas formas:
• Ao adicionar uma Nova Pasta
• Ao adicionar um novo Tipo de Documento
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Modelagem
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1. Estrutura de Pastas
2. Criação de Documentos
3. Tipos de Documentos
4. Assuntos
5. Modelos
Modelagem
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Para criar uma nova pasta, clica-se em Documentos>Lista de Documentos. Seleciona-se o nível da estrutura desejada e clica-se em Adicionar Pasta:
1. Estrutura de Pastas
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A seguinte tela é visualizada:
Insere-se o nome da pasta e definem-se quais os Tipos de Documentos que serão permitidos publicar no item Tipos Permitidos
Ao clicar em Adicionar é visualizada a lista dos tipos de documentos cadastrados no Fusion
1. Estrutura de Pastas
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Para criar um documento deve-se clicar em Documentos>Lista de Documentos
Seleciona-se a pasta na qual o documento será publicado:
2. Criação de Documentos
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Após selecionada a pasta de publicação, seleciona-se o Tipo de Documento a ser criado
2. Criação de Documentos
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Ao clicar em Novo a seguinte tela é visualizada:
2. Criação de Documentos
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• Título: Informar o título do documento.
• Código: Código de identificação do documento
• Arquivo: Arquivo do documento, exemplo: "teste.doc".
• Palavras-chave: Informar uma palavra-chave para o documento a ser criado.
• Controle de Acesso: Define as permissões de acesso a nível de usuários, grupos e papéis para o documento conforme detalhado anteriormente
2. Criação de Documentos
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2. Criação de Documentos
• Assuntos:Para inserir Assuntos clique em Adicionar ainda em Criação de Documentos
Ao adicionar assuntos é possível Pesquisar, Exportar para Excel, +Adicionar e Retornar, conforme imagem abaixo:
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Para criar um novo Tipo de Documento, clica-se em: Documentos > Gestão de Tipos de Documentos
Clica-se em Novo e a seguinte tela é visualizada:
3. Tipos de Documentos
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Para inserir um novo Tipo de Documento são necessárias as seguintes informações:
3. Tipos de Documentos
• Nome: Nome do tipo de documento• Título: Informar o título do tipo de documento. Este título será mostrado
na lista de documentos• Permitir inserção manual: Este campo deve ser assinalado para indicar
se o tipo de documento permitirá que os dados sejam cadastrados manualmente
• Ícone (16x16): Possibilita selecionar um ícone para identificar o tipo de documento
• Campos: Lista em que se cadastra, altera e exclui os campos que irão compor o tipo de documento
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• Permissão Padrão: Define a permissão que deve ser aplicada para todos os usuários, papéis e grupos que não tiverem alguma regra definida na lista de exceções. Nota: As opções Permitir ou Herdar se referem a todas as operações que podem ser realizadas com o objeto
• Exceções: Permite cadastrar regras específicas para determinado grupo, papel ou usuário que deve ter um tratamento diferente da permissão padrão
• Controle de Acesso por Tipo: Define as permissões de acesso a nível de usuários, grupos e papéis para o tipoAo selecionar controle de acesso são necessárias configurações específicas:
3. Tipos de Documentos
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A seguir são demonstradas as informações solicitadas ao cadastrar uma exceção:
As exceções podem ser criadas para um Usuário, Papel ou Grupo
3. Tipos de Documentos
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• Abstrato: Indica que o tipo de documento é abstrato, servindo apenas como um conjunto de definições. Caso seja abstrato, este tipo terá que ser pai de outro para ser utilizado
• Adapter de Customização: Permite referenciar algum programa específico para ser executado no momento de criação de um novo documento
• Pastas: Permite selecionar em quais das pastas existentes na Lista de Documentos este tipo de documento poderá ser criado
3. Tipos de Documentos
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• Versionado: Se marcado sim, os documentos publicados no tipo documental em questão terão controle de versão. Sendo gerado histórico das versões anteriores.
• Permitir Manter Versão Corrente: Caso seja habilitado “Sim” é possível ao alterar um documento, manter o mesmo número de versão da versão corrente.
3. Tipos de Documentos
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• Aprovação: Se marcado sim, são habilitadas as configurações de aprovação. Neste caso os documentos quando publicados serão remetidos a um fluxo de aprovação para deliberação quanto a publicação.
3. Tipos de Documentos
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• Tipo de Aprovação: Pode ser Padrão ou Customizada. • Padrão: Utiliza o processo padrão de Aprovação de
Documentos do Fusion. Os aprovadores serão os informados na lista de usuários “Aprovadores”.
• Customizado: Deve ser criado um processo específico para controle das aprovações de documentos. Os aprovadores serão definidos no E-form específico do processo customizado.
• Tipo de Atribuição: Pode ser Consenso ou Alçada.• Consenso: As tarefas de aprovação serão geradas em paralelo
quando existir mais de um aprovador. Ou seja, todos os usuários informados como aprovadores receberão as atividades de aprovação assim que o documento for submetido a análise. Através das configurações de consenso é possível configurar um valor ou um percentual de aprovação necessário para liberar o documento.
• Alçada: As tarefas de aprovação serão geradas de acordo com a sequência de usuários informada. O primeiro usuário recebe a tarefa e caso este aprove o segundo é acionado. Caso o primeiro usuário reprove, os demais não são acionados.
3. Tipos de Documentos
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• Configurações do Visualizador Universal: Permite configurar características do visualizador quando necessário a utilização do mesmo.
• Visualizador CAD: Se marcado “Sim” no momento de abertura do documento será instalado o visualizador de arquivos do CAD.
• Gerar Cache ao Publicar: Se marcado “Sim” no momento da publicação o Fusion já converterá o documento para uma imagem e deixará o documento pronto para uso. Caso seja informado não este procedimento será realizado no primeiro acesso ao documento.
3. Tipos de Documentos
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3. Tipos de Documentos• Notificar ao Publicar: Se marcado sim, serão enviados e-mails
aos usuários que possuem o tipo documental em questão assinado como assunto de interesse.
• Expiração: Se marcado sim, deverá ser configurado o prazo de validade do documento a partir da publicação do mesmo.
• Permitir edição da data de expiração: Se marcado sim permite informar um prazo de validade no momento da publicação.
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3. Tipos de Documentos• Notificar ao Publicar: Se marcado sim, serão enviados e-mails
aos usuários que possuem o tipo documental em questão assinado como assunto de interesse.
• Expiração: Se marcado sim, deverá ser configurado o prazo de validade do documento a partir da publicação do mesmo.
• Permitir edição da data de expiração: Se marcado sim permite informar um prazo de validade no momento da publicação.
• Notificar Aviso de Expiração: Se marcado sim permite configurar um período antes da expiração para notificação do prazo de expiração.
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• Modelo Padrão: Permite selecionar o modelo (caso aplicável) para este tipo de documento, assim cada novo documento deste tipo já virá com o modelo sugerido
• Tipo Pai: Permite escolher um tipo de documento pai, de onde este tipo irá herdar as propriedades e atributos
3. Tipos de Documentos
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4. Gestão de AssuntosTodo Tipo de Documento criado é também um “Assunto”.
Para criar um novo Assunto, clica-se em: Documentos > Gestão de Assuntos. Clica-se em “Novo” e a seguinte tela é visualizada:
• Nome: Informa-se um nome para o Assunto.• Descrição: Pode-se adicionar uma descrição para o Assunto.• Usuários/Papéis/Grupos: Campo do tipo lista para adicionar
quais usuários, papéis ou grupos de usuários que deverão ser notificados quando publicado um documento no assunto em questão.
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4. Assuntos de InteressePara marcar os Assuntos de Interesse clica-se em: Documentos > Assuntos de Interesse, e a seguinte tela é visualizada:
Seleciona-se os assuntos de interesse e clica-se no botão “Salvar”. Desta forma quando da publicação de documentos dentro dos assuntos selecionados o usuário receberá uma notificação por e-mail.Importante: O usuário não será notificado caso não possua permissão de leitura no documento publicado.
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5. Gestão de ModelosPara criar um novo Modelo, clica-se em: Documentos > Gestão de Modelos.
Clica-se em “Novo” e a seguinte tela é visualizada:
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5. Gestão de Modelos• Código: Campo para informar o código do modelo. Vem
preenchido como uma sugestão sendo possível alterar.
• Título: Campo para informar um título ao modelo.
• Descrição: Campo para informar uma descrição ao modelo.
• Arquivo de Modelo: Caso seja informado “Não” o campo “Arquivo” é desabilitado e é habilitado o campo “Adapter” para chamada de uma Classe Java que fará a criação do modelo.
• Arquivo: Campo para vincular o arquivo que servirá de modelo.
• Tipo de Documento: Campo para vincular o modelo a algum Tipo de Documento já criado.
• Controle de Acesso: Possível configurar uma permissão de acesso ao modelo em questão.