· Web viewudelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må...

EU-UDBUD

Offentligt udbud

På levering af Fleet Management inkl. operationel leasing af biler til Gladsaxe Kommune

Indholdsfortegnelse

Indholdsfortegnelse

1 Indledning............................................................................................................................5

Generel beskrivelse af udbuddet...........................................................................................................5

Udbuddets omfang...............................................................................................................................5

Kontraktindgåelse.................................................................................................................................6

2 Udbudsbetingelser................................................................................................................62.1.1 Udbudsform.................................................................................................................................................62.1.2 Formkrav......................................................................................................................................................62.1.3 Sprog............................................................................................................................................................62.1.4 Ejendomsret................................................................................................................................................62.1.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet...................................................................................................................72.1.6 Tilbudsfrist...................................................................................................................................................72.1.7 Åbning af de indkomne tilbud......................................................................................................................72.1.8 Vedståelsesfrist for tilbud............................................................................................................................72.1.9 Aftalegrundlag.............................................................................................................................................72.1.10 Alternative bud........................................................................................................................................72.1.11 Konsortier................................................................................................................................................72.1.12 Ordregivers forbehold.............................................................................................................................82.1.13 Tilbudsgivers forbehold...........................................................................................................................82.1.14 Serviceattest............................................................................................................................................82.1.15 Udvælgelseskriterier................................................................................................................................92.1.16 Tilbudsgivers personlige forhold..............................................................................................................9

Tildelingskriterier................................................................................................................................11

3 Tilbudsdisposition...............................................................................................................12

4 Kravspecifikation................................................................................................................13

Krav i forbindelse med nye operationelt leasede biler.........................................................................134.1.1 Valg af køretøj............................................................................................................................................134.1.2 Miljø/arbejdsmiljø.....................................................................................................................................154.1.3 Dæk............................................................................................................................................................154.1.4 Service.......................................................................................................................................................164.1.5 Syn.............................................................................................................................................................184.1.6 Finansiering...............................................................................................................................................184.1.7 Bestilling af køretøj....................................................................................................................................194.1.8 Tilbudsgivning i aftaleperioden..................................................................................................................204.1.9 Accept af tilbud..........................................................................................................................................214.1.10 Indregistrering af køretøj.......................................................................................................................224.1.11 Levering af køretøj.................................................................................................................................224.1.12 Godkendelse af leverance.....................................................................................................................234.1.13 Førtidig udtræden af leasingaftale........................................................................................................244.1.14 Forlængelse af leasingaftale..................................................................................................................244.1.15 Skade.....................................................................................................................................................244.1.16 Tilbagelevering af køretøj......................................................................................................................254.1.17 Omkostninger & gebyrer.......................................................................................................................284.1.18 Brændstof..............................................................................................................................................28

Side 2 af 66

4.1.19 Vask.......................................................................................................................................................294.1.20 Afgifter..................................................................................................................................................294.1.21 Tilbudseksempler til vurdering af Tilbudsgivere....................................................................................29

Krav i forbindelse med Gladsaxe Kommunens egne biler.....................................................................334.1.22 Fleet Management administration af kommunens egne køretøjer.......................................................334.1.23 Brændstof..............................................................................................................................................334.1.24 Vask.......................................................................................................................................................344.1.25 Afgifter..................................................................................................................................................344.1.26 Skader....................................................................................................................................................35

WEB Portal..........................................................................................................................................354.1.27 Statistikker.............................................................................................................................................374.1.28 Automatiske rapporter..........................................................................................................................404.1.29 Dokumenter..........................................................................................................................................42

Option på forlængelse 1 år..................................................................................................................43

5 Kontrakt.............................................................................................................................44

- § 1 Parterne......................................................................................................................................44

- § 2 Kontraktgrundlag.........................................................................................................................44

- § 3 Kontraktens omfang....................................................................................................................44

- § 4 Kontraktperiode..........................................................................................................................45

- § 5 Kontakt mellem parterne.............................................................................................................45

- § 6 Tildeling af konkrete ordrer.........................................................................................................45

- § 7 Levering og leveringsbetingelser..................................................................................................45

- § 8 Fakturering..................................................................................................................................45

- § 9 Priser...........................................................................................................................................46

- § 10 Prisregulering............................................................................................................................46

- § 11 Betalingsbetingelser..................................................................................................................47

- § 12 Statistik.....................................................................................................................................47

- § 13 Underleverandører....................................................................................................................47

- § 14 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer.............................................................47

- § 15 Tredjemandsrettigheder............................................................................................................47

- § 16 Forsinkelse................................................................................................................................47

- § 17 Mangler.....................................................................................................................................48

- § 18 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring..........................................................................48

- § 19 Konkurs m.v...............................................................................................................................48

- § 20 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure.........................................................................49

- § 21 Ændringer..................................................................................................................................49

- § 22 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten.........................................................................49

- § 23 Kontraktændringer....................................................................................................................49

- § 24 Opsigelse...................................................................................................................................49

Side 3 af 66

- § 25 Lovvalg og afgørelse af tvister....................................................................................................50

- § 26 Offentlige påbud........................................................................................................................50

- § 27 Miljø..........................................................................................................................................50

- § 28 Etik og socialt ansvar..................................................................................................................50

- § 29 Underskrift................................................................................................................................51

6 Bilag...................................................................................................................................52

Bilag 1 - Vejledende tidsplan...............................................................................................................52

Bilag 2 – Virksomhedsoplysninger - Tilbudsgivers personlige forhold:..................................................53

Bilag 3 – Gladsaxe Kommunes vognpark..............................................................................................54

Bilag 4 – Behovsskema personbil.........................................................................................................57

Bilag 5 – Behovsskema varebil.............................................................................................................58

Bilag 6 – Ordreseddel..........................................................................................................................59

Bilag 7 – Tilbudsliste............................................................................................................................62

Bilag 8 – Referenceliste.......................................................................................................................63

Bilag 9 – ESPD XML-fil..........................................................................................................................64

Bilag 10 – Tjekliste...............................................................................................................................65

Side 4 af 66

1 Indledning

Generel beskrivelse af udbuddetUdbuddet vedrører en Fleet Management aftale inkl. operationel leasing af fabriksnye personbiler samt varebiler til Gladsaxe Kommune.

Aftalen vil omfatte en løbende udskiftning af Gladsaxe Kommunes nuværende bilpark som ved offentliggørelse af udbuddet består af:

operationelt leasede person og varebiler, 85 stk. person og varebiler som ejes af Gladsaxe Kommune, 10 stk.

Samtidig skal der være mulighed for at udvide vognparken med nye operationelt leasede person og varebiler ved behov.

Udbuddets omfangOpgaven udbydes som en rammeaftale og omfatter operationel leasing af fabriksnye personbiler og varebiler til Gladsaxe Kommune, samt Fleet Management omhandlende levering af web-portal med oprettelse af køretøjsdata, styring af brændstofkort, betaling af afgifter mv. Endvidere omfatter opgaven modtagelse og registrering af forsikringsskader samt afhentning og salg af køretøjer ejet af Gladsaxe Kommune.

Udbuddet omfatter ikke Fleet Management af Gladsaxe Kommunes i forvejen leasede køretøjer, hvis kontrakter er indgået inden 31.03.2018.

Udbuddet omfatter heller ikke specialkøretøjer, lastbiler, traktorer mv. til Gladsaxe Kommune. Dog skal nye køretøjer som er omfattet af aftalen kunne specialindrettes efter behov.

Udbuddet omfatter ligeledes udarbejdelse af en bilpolitik.

Formålet med udbuddet: Bedre totaløkonomi i vognparken, En vognpark, der er optimeret i forhold til kommunens behov, Bedre ergonomi i vognparken, Bedre passiv sikkerhed, Totaloverblik over alle elementer vedr. drift og håndtering af køretøjerne, Ensartede og klare procedurer, Minimering af kommunens administration forbundet med vognparken, Økonomisk overblik opdelt i finansiering, service, driftsøkonomi mv. samlet og for det enkelte

køretøj, Mere miljørigtig vognpark, Valide og løbende ajourførte data om vognparken.

WEB portal, herunder statistikker, automatiske rapporter og dokumenter anses som et centralt element i relation til samarbejdet og indgår som et separat afsnit.

Side 5 af 66

Kontrakt forudsættes indgået for perioden 01.04.2018 – 31.03.2022, samt option på mulighed for forlængelse i 1 år.

Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de i udbuddet omfattede ydelser hos den valgte Tilbudsgiver på de i nærværende udbudsmateriale nævnte vilkår.

Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov.

Leverings- og betalingsbetingelser fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5 Kontrakt.

Kontraktindgåelse I tilfælde af Tilbudsgivers tildeling af rammeaftalen indgås den i kapitel 5 vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.

Kontrakten skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Den udfyldes af Ordregiver i tilfælde af kontraktindgåelse.

2 Udbudsbetingelser

2.1.1 UdbudsformUdbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold Udbudsloven, jf. lov nr. 1564 af 15. december 2015.

2.1.2 FormkravTilbudsmaterialet inkl. bilag skal fremsendes i 3 eksemplarer i papirform, samt i enslydende elektronisk version på USB til:

Gladsaxe KommuneByrådssekretariatetAtt: Brian PetersenRådhus Alle 72860 Søborg

Det er vigtigt, at alle punkter i tilbudsdispositionen besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse oplysninger.

Den vedlagte tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet.

2.1.3 SprogTilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk.

2.1.4 EjendomsretTilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret.

Side 6 af 66

Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.

2.1.5 Spørgsmål til udbudsmaterialetTilbudsgiver opfordres til, at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes til Brian Petersen pr. e-mail: [email protected] med emnet: "Spørgsmål – EU-udbud, Fleet management” senest den 15.12.2017 kl. 08.00.

Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret.

Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Gladsaxe Kommunes hjemmeside www.gladsaxe.dk

2.1.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: ”Tilbud – EU-udbud, Fleet management”.

Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den 12.01.2018 kl. 12.00.

Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er.

2.1.7 Åbning af de indkomne tilbudDer vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

2.1.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i 90 dage fra tilbudsfristen.

2.1.9 AftalegrundlagAftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter/ydelser indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved Ordregiver i den udbudte kontraktperiode.

2.1.10 Alternative budDer kan ikke afgives alternative bud.

2.1.11 KonsortierVed sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.15 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet.

Side 7 af 66

http://www.gladsaxe.dk/

mailto:[email protected]

Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, skal angive hvorvidt de hæfter solidarisk i forhold til Ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere.

Såfremt der hæftes solidarisk er det konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Såfremt der ikke hæftes solidarisk vil egnetheden blive vurderet for hver deltager i konsortiet for sig. Såfremt bare en deltager findes ikke egnet kan konsortiet ikke antages.

2.1.12 Ordregivers forbeholdI forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har Ordregiver undersøgt, om der i Ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt der indgås obligatorisk(e) aftale(r), vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem Ordregiver og de(n) valgte Tilbudsgiver på området.

Ordregiver tager forbehold for bilag 3 som indeholder oplysninger om Ordregivers vognpark. Listen kan indeholde køretøjer, som Ordregiver ikke længere er i besiddelse af, ligesom Ordregiver kan have køretøjer, som ikke er med på listen.

Set i lyset af at flere og flere kommunale opgaver konkurrenceudsættes, forbeholder Ordregiver sig ret til, at undtage områder, for hvilke der er truffet beslutning herom, således at disse områder ikke omfattes af aftalen. Aktuelt drejer dette sig kommunale busser samt driftsafdelingens vognpakke.

Ordregiver vil i løbet af aftale perioden ligeledes gennemføre flere optimeringsprojekter med henblik på bedre kapacitetsudnyttelse af Ordregivers vognpark. Ordregiver har derfor ikke pligt til at lease/genlease udløbne leasede køretøjer eller erstatte egne køretøjer med leasede køretøjer.

2.1.13 Tilbudsgivers forbeholdEventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke konkrete formuleringer Tilbudsgiver i stedet vil indgå på.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.1.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet, så forbehold i videst muligt omfang kan undgås.

Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, fx kravspecifikationen, vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på saglig vis kan prissættes, er Ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet.

Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen.

Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.

2.1.14 ServiceattestVindende Tilbudsgiver skal mod forlangende og inden kontraktens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af en af

Side 8 af 66

udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen.

Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen.

Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgiver aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet.

2.1.15 UdvælgelseskriterierDen nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning.

Skønner Ordregiver, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl, hvorvidt Tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise Tilbudsgiver.

2.1.16 Tilbudsgivers personlige forholdVirksomhedsoplysninger ved anvendelse af Bilag 2.ESPD udfyldes ved anvendelse af XML-fil. Se Bilag 9.

Økonomisk og finansiel formåen Revisorpåtegnet årsregnskab for det seneste regnskab skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgiver skal

ved seneste årsregnskab have en positiv egenkapital. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår Tilbudsgiver blev etableret eller startede sin

virksomhed, oplysning om følgende: Årets overskud, Tilbudsgivers samlede omsætning, samt omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, samt egenkapitalen, soliditetsgraden og overskudsgraden for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Oplysningerne skal indsendes ved udfyldelse af bilag 2.

Kopi af Tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK. 10 millioner skal vedlægges.

Teknisk og/eller faglig formåen Liste over de betydeligste tilsvarende eller lignende leveringer af operationel leasing herunder

finansiering, garanteret restværdi, service og dæk til kommuner og andre offentlige organisationer samt private virksomheder, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Der ønskes min 3 referencer og maks. 5 referencer. Bilag 8 skal benyttes.

Antal beskæftigede indenfor det udbudte aktivitetsområde. Udfyldes i bilag 2.

Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (underleverandører eller andre virksomheder i samme koncern som Tilbudsgiver), skal Tilbudsgiver godtgøre, at Tilbudsgiver kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for rammeaftalens udførelse.

Ordregiver vil anse det for godtgjort, at Tilbudsgiver kan råde over andre enheders tekniske formåen, såfremt Tilbudsgiver klart og entydigt i tilbuddet har identificeret de(n) virksomhed(er), hvis tekniske formåen, Tilbudsgiver råder over.

Side 9 af 66

Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske formåen, skal tilbuddet tillige indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet i den udstrækning, Tilbudsgiver ønsker at basere sig herpå.

Tilbudsgivers virksomhedBeskrivelse af Tilbudsgivers virksomhed, herunder organisation, ejerforhold, samt oplysninger om faglige kvalifikationer og erfaring for de medarbejdere som bliver ansvarlig for denne kontrakt skal vedlægges. I alt max. 5 sider inkl. eventuelle bilag.

Side 10 af 66

TildelingskriterierRammeaftalen vil blive tildelt den Tilbudsgiver, der afgiver det for Gladsaxe Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen:

Aftale – Køretøjer som leases operationelt

Underkriterier Vægtning i procentPrisBeregnes ud fra nedenstående (se endvidere tilbudsliste, bilag 7):

Vægtes 50 procentpoint Tilbudseksempler til vurdering af tilbudsgivere, samlet leasingydelse

pr. køretøj pr. måned, operationelt leasede biler (25 procentpoint) Administrationsomkostning, pr. køretøj pr. måned, operationelt

leasede biler

Vægtes 10 procentpoint Gebyr for forlængelse af leasingaftale (2 procentpoint) Gebyr for forgæves afhentning af køretøj (2 procentpoint) Sats for over- og underkørte kilometer (2 procentpoint) Gebyr for salg af Ordregivers egne køretøjer (2 procentpoint) Pris pr. køretøj pr. måned for styring af brændstofkortaftale, grøn

afgiftsbetaling mv. – Ordregivers egne biler (2 procentpoint)

60% samlet

Administration, procedurer og ITVurderingen foretages efter et skøn, hvor Tilbudsgivers beskrivelse af nedenstående vurderes:

WEB portal herunder statistikker, automatiske rapporter og dokumenter

Administrative arbejdsgange jf. de ønsker der er anført i kravspecifikationen

20%

Service

Vurderingens foretages efter et skøn, hvor Tilbudsgivers beskrivelse af nedenstående vurderes:

Service: Servicesteders tilgængelighed geografisk i forhold til Gladsaxe Kulance km. i forbindelse med serviceintervaller Mulighed for erstatningskøretøjer Beskrivelse af skader, som Ordregiver skal/ikke skal betale for

udbedring af

10%

MiljøVurderingen foretages efter et skøn, hvor Tilbudsgivers beskrivelse af nedenstående vurderes:

Bilers energiklasse tilbudseksempler afsnit 4.1.21

10%

Side 11 af 66

Pointmodel for pris:For så vidt angår underkriteriet ’Pris’ vil der for de enkelte delpriser blive beregnet point efter følgende prismodel, hvorefter delkarakterne vægtes med de procentpoint som er angivet i tabellen ovenfor, og der således beregnet én samlet karakter for de afgivne priser.

Laveste delpris tildeles karakteren 10. De øvrige tilbud vil blive tildelt karakter for pris efter følgende formel:

Karakter for tilbud nr. x = 10 −( ( AP−LP )(SP−LP ) )⋅10

hvor:

LP = laveste (del)pris

SP = den forventede acceptable spredning i indkomne (del)priser (LP + 100 %)

AP = Aktuel (del)pris

OBS:Såfremt de afgivne tilbud medfører en større spredning (SP) end laveste delpris + 100%, fastsættes spredningen (SP) til nærmeste hele procenttal deleligt med 10, som resulterer i et en positiv karakter for den højeste delpris.

3 Tilbudsdisposition

Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud.

Tilbudsgiver opfordres således til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt, samt at alt det adspurgte vedlægges.

Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbuddets nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssig og derved forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet.

Virksomhedsoplysninger Tilbudsgivers navn Adresse CVR-nummer Kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer)

Ovenstående skal angives i Bilag 2.

ResuméKort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer.

ForbeholdSide 12 af 66

Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i den forbindelse til afsnittet vedrørende Tilbudsgivers forbehold, og det indskærpes, at ethvert forbehold kan berettige eller forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet.

UdvælgelseskriterierTilbudsgiver skal redegøre for og dokumentere følgende forhold:

Tilbudsgivers personlige forhold – Bilag 2 Økonomisk og finansiel formåen – Kopi af ansvarspolice – skal vedlægges. Teknisk og/eller faglig formåen – Bilag 2 Tilbudsgivers virksomhed – Beskrivelse på maks. 5 A4 sider inkl. evt. bilag. Referenceliste – Bilag 8

KravspecifikationTilbudsgiver skal opfylde krav som beskrevet i kapitel 4.Der ønskes en kort beskrivelse af de i kapitel 4 angivne forhold.

TilbudslisteUdfyldelse og underskrivelse af Tilbudsliste. Tilbudslisten er vedlagt som bilag 7.

Side 13 af 66

4 Kravspecifikation

Kravspecifikationen består af i alt 3 underafsnit.

Underafsnit:

Krav i forbindelse med nye operationelt leasede biler Krav i forbindelse med køretøjer som ejes af Gladsaxe Kommune Afsnittet ”WEB portal” indeholder elementer fra flere af afsnittene omkring aftalen og optionerne.

I kravspecifikationen er der indsat tomme tekstlinier, hvor Tilbudsgiver skal påføre de i kravspecifikationen ønskede oplysninger. Hvor der er angivet en procedure, skal det oplyses, hvorvidt den kan efterleves eller angives forslag til anden procedure. Arbejdsgangen vil blive vurderet under tildelingskriteriet Administration.

Det er ud for hvert afsnit angivet, såfremt der er tale om:

Mindstekrav: Der kan ikke tages forbehold for mindstekrav.

Krav: Såfremt Tilbudsgiver ikke tager forbehold herfor, antager Ordregiver at kravet er opfyldt. Evt. forbehold herfor vil blive kapitaliseret. Jf. afsnit 2.1.13.

Ønsker: Afsnit, der er markeret som ønsker, bedes som minimum kommenteret af Tilbudsgiver.

Krav i forbindelse med nye operationelt leasede biler

4.1.1 Valg af køretøj

1.Mindstekrav: Tilbudsgiver skal som en del af aftalen, kunne tilbyde et bredt udvalg af køretøjstyper, bilmærker og bilmodeller som anvender både traditionelle fossile brændstoffer som benzin og diesel såvel som køretøjer med drivmidler som f.eks. el, gas, brint og hybridbiler. Tilbudsgiver er forpligtet til altid at kunne tilbyde de nyeste køretøjer, køretøjstyper, mærker og modeller på markedet.

Tilbudsgiver skal redegøre for, hvorledes ovenstående opfyldes:

2.Krav: Tilbudsgiver skal, hvis intet andet er aftalt skriftligt i forbindelse med bestillingen af et køretøj, altid levere det bestilte køretøj hurtigst muligt dog senest 3 måneder fra bestillingsdatoen. Ved leveringstid på mere end 3 måneder for et givent køretøj, da skal anden leveringstid oplyses Ordregiver inden endelig bestilling foreligger fra Ordregivers side. Ordregiver forholder sig til den oplyste leveringstid, om andet

Side 14 af 66

alternativt køretøj med samme specifikationer/pris kan bestilles men forbeholder sig også i et sådant tilfælde også ret til at anskaffe det/de pågældende køretøjer ved anden leverandør.

I tilfælde af en leveringstid på > 3 måneder, da forbeholder Ordregiver sig ret til at finde anden alternativ løsning på den konkrete forespørgsel som i så fald ikke er omfattet af samarbejdet. Ordregiver vil i givet fald skriftligt meddele Tilbudsgiver om type og antal af køretøjer.

3.Mindstekrav: Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at Ordregivers kørselsmønstre kan være uforenelige med de krævede driftskrav ved et dieselpartikelfilter. Tilbudsgiver skal derfor nøje overveje, om man alene bør tilbyde benzinmodel, da eventuelle meromkostninger til øget servicefrekvens etc. ved dieselpartikelfilter dermed skal være indeholdt tilbuddet.

4. Krav: Ekstraudstyr skal kunne bestilles som en del af leverancen, og det skal samtidig være tilladt for Ordregiver at eftermontere extraudstyr.

Eksempler på extraudstyr:

lastebøljer til lad, arbejdslys, rotorblink, blitzblink, bagmonteret lift, boks til GPS monitorering m.m. boks til styring af elektronisk kørebog, inkl. chauffør identifikation elektronisk system som via mobil tlf. APP kan åbne og låse bilen, inkl. chauffør identifikation

Ordregiver skal sikre, at importør/forhandler inden levering af køretøjet til Ordregiver har sørget for, at data som kørte km, hastighed m.v. fra bilen kan leveres til en eventuel boks til GPS monitorering.

Montage af ekstraudstyr, som foretages af Ordregiver, vil fortrinsvis ske uden huller og i ikke synlige og lakerede flader.

Tilbudsgiver skal angive, såfremt ovenstående giver anledning til bemærkninger:

5.Krav: Af hensyn til eventuel kørsel i udlandet skal alle køretøjer ved levering være forsynet med DK- lande identifikation. De bestilte køretøjer skal således leveres med EU nummerplader.

6.Krav: Personbiler skal kunne leveres i grå metal farve. Varevogne samt el-biler skal kunne leveres i farven standard hvid. Dette farvevalg kan dog fraviges under hensyntagen til den samlede økonomi, og hvor arbejdet kræver det, kan også en sikkerhedsfarve vælges.

Tilbudsgiver skal angive, såfremt ovenstående giver anledning til bemærkninger:Side 15 af 66

7.Krav: Logoer

Afmontering af logo ved tilbagelevering af køretøjet som følge af leasingaftales udløb, førtidig udtræden af leasingaftale m.v. skal ske uden omkostninger for Ordregiver.

Ordregiver forbeholder sig ret til at benytte egen leverandør i forbindelse med montering af logoer, CVR nummer, firmanavn m.v. hvor Ordregiver selv afholder omkostningen herfor.

8.Mindstekrav: Det enkelte køretøj skal indregistreres med forholdsmæssig afgift, hvor dette økonomisk er til Ordregivers fordel.

4.1.2 Miljø/arbejdsmiljø

1.Ønske: Tilbudsgiver skal i samarbejde med Gladsaxe Kommune være medvirkende til at fremme anvendelse af elbiler, gasbiler og hybridbiler i det omfang dette er foreneligt med kørselsbehov, kørselsoptimering.


2.Mindstekrav: Bilerne skal overholde de til enhver tid gældende EU normer for udledninger. Personbiler skal kunne bestå Euro NCAP kollisionstest med minimum 5 stjerner.

4.1.3 Dæk

1.Krav: Grundet forskellighed i opgaver og køretøjstyper varierer kørselsmønstret hos Ordregiver. For eftermonterede dæk, skal Ordregivers køretøjer kunne forsynes med:

Kombinationen af sommer og vinterdæk, som skiftes ved forskellige årstider. Vinterdæk som benyttes hele året. Helårsdæk som benyttes hele året.

Side 16 af 66

Tilbudsgiver skal tilbyde et udvalg af dæk indenfor disse kategorier. Hvilken af de 3 ovennævnte varianter af eftermonterede dæk (ikke det sæt dæk bilen leveres på!), der ønskes i forbindelse med bestilling af et køretøj fra Ordregivers side, skal ske som afkrydsning på behovsskema se afsnit 4.1.7 vedr. bestilling af køretøj.

I forbindelse med valg af dæk skal Ordregiver - på den fremsendte ordreseddel - kunne foretage afkrydsning af om det ønskes, at overskydende sommer/vinterdæk skal medleveres køretøjet eller om dette skal ske ved, at Tilbudsgiver sørger for at dæk er til rådighed ved dennes dækværksteder eller køretøjets leverandør. Køretøjer som bestilles med helårsdæk skal leveres med helårsdæk monteret på køretøjet.

Køretøjer, som bestilles med kombinationen af sommer og vinterdæk, skal i sommerhalvåret generelt leveres på sommerdæk og i vinterhalvåret på vinterdæk. Nærmere aftales ved bestillingen af det enkelte køretøj.

2.Krav: Garanterede omkostninger for dæk pr. måned for den valgte type dæk/kombination af dæk skal fremgå separat af tilbudsgivningen.

3. Ønske: Tilbuddet skal i henhold til EU Regulativ 1222/2009-C1, indeholde oplysning om det foreslåede dækmærke, dækstørrelse, energiklasse, vådgreb og støjniveau se afsnit 4.1.8.


4.Ønske: Tilbudte dækværksteder ønskes oplyst:

5.Mindstekrav: Den garanterede pris for dæk skal indbefatte garanteret pris i leasingaftalens løbetid og skal omfatte alle forhold vedr. normal drift i forbindelse med dæk og dækhåndtering herunder omkostninger til den valgte variant af dæk, eventuel opbevaring, afbalancering, af- og på montage af dæk.

4.1.4 Service

1.Ønske: Eventuel transporttid ved kørsel til og fra serviceværksteder ønskes minimeret.

Side 17 af 66

Serviceværksteder for de tilbudte biler ønskes angivet ved tilbudsgivningen, og Ordregiver vægter, at dette kan ske i Gladsaxe Kommune eller i umiddelbart nærhed. De mulige værksteder skal ligeledes fremgå af Tilbudsgivers WEB Platform.

Tilbudsgiver skal fremsendes liste over værksteder, der kan benyttes, med angivelse af adresse. Tilbudsgiver skal angive, såfremt ovenstående i øvrigt giver anledning til bemærkninger:

2.Ønske: Tilbudsgiver og dennes værksteder skal sørge for påføring af dato, km tal og hvad der måtte være udbedret i denne henseende i bilens servicebog. Ordregiver sørger for, at servicebog er at forefinde i køretøjet.


3.Ønske: Tilbudsgiver skal i forbindelse med en eventuel overskridelse af et serviceinterval oplyse, om og i givet fald hvilket antal km pr. køretøj, der er acceptabel før den af Tilbudsgiver stillede garanti for restværdi og serviceomkostninger bortfalder:

4.Ønske: Ordregiver er bekendt med, at serviceintervaller angivet i bilens servicehæfte i nogle tilfælde kan afvige fra de af importøren/forhandleren oplyste til bl.a. leasingselskaber. Idet Ordregiver ønsker at anvende Tilbudsgivers WEB portal som styringsværktøj for bl.a. overholdelse af serviceterminer, skal Tilbudsgiver sørge for, at de på WEB portal oplyste data vedr. serviceintervaller altid svarer til de serviceintervaller som Tilbudsgiver kræver overholdt som en del af aftalen.


5.Ønske: Tilbudsgiver bedes redegøre for hvilke muligheder Ordregiver har for at få stillet erstatningskøretøj til rådighed, i forbindelse med at de nye operationelt leasede køretøjer skal på værksted, for henholdsvis service eftersyn, forsikringsskader og mekaniske nedbrud:

Side 18 af 66

4.1.5 Syn

1.

Mindstekrav: Syn og omsyn af nye operationelt leasede køretøjer skal ske for Tilbudsgivers regning, og hvor syn forekommer i det enkelte køretøjs valgte løbetid, skal omkostningen være indeholdt i beregningen af den samlede månedlige ydelse.

2.Krav: Syn og omsyn skal som minimum kunne foretages i nærheden af Gladsaxe Kommune. Tilbudsgiver skal oplyse, hvilke synshaller der kan benyttes:

4.1.6 Finansiering

1.Krav: På alle leasingaftaler skal der benyttes en finansieringsmodel, som baserer sig på en månedlig ydelse i køretøjets aftaleperiode uden udbetaling eller startgebyr. Tilbudsgiver skal fastsætte en garanteret restværdi for det enkelte køretøj og indestå for den garanterede restværdi. Tilbudsgiver skal samtidigt, for det enkelte køretøj, oplyse og garantere den pris der skal betales for service og dæk i det enkelte køretøjs aftaleperiode. Driftsrisikoen for køretøjet overgår således til Tilbudsgiver.

2.Mindstekrav: Ordregiver ønsker mulighed for at vælge finansiering af køretøjer på enten fast rente eller variabel rente.

3.Ønske: Ordregiver ønsker, hvis tilladt jf. dansk lov, evt. at få foretaget omberegninger af leasingydelsen på køretøjer som får konstateret væsentlige km. afvigelser.

Tilbudsgiver skal komme med forslag til omberegning af det pågældende køretøjs månedlige ydelse, hvis Ordregiver retter henvendelse omkring et konkret køretøj.

Omkostninger i forbindelse med omberegningen og brug af WEB portal i denne henseende skal være indeholdt i administrationsgebyr pr. køretøj pr. måned.


Side 19 af 66

4.1.7 Bestilling af køretøj

1.Ønske: Bestilling af nyt operationelt leaset køretøj skal kunne ske på baggrund af standard behovsskemaer som udarbejdes af Tilbudsgiver, og efterfølgende skal anbringes på Ordregivers egen intranetside. Der skal arbejdes med forskellige behovsskemaer for henholdsvis:

Personbil Varebil

Hvert enkelt behovsskema skal indeholde mulighed for at påføre minimum de oplysninger, som fremgår af de vedlagte eksempler i bilagslisten. Bilag nr. 4 og 5.


2. Ønske: Procedure:

Ordregiver udfylder behovsskema og dette fremsendes pr. e-mail til Tilbudsgiver.

Tilbudsgiver kontakter Ordregiver såfremt der er behov for uddybende spørgsmål eller forklaring til fremsendte.

Ordregivers personale er ofte ikke bekendt med de i bil branchen anvendte fagudtryk, forretningsgange og køretøjs specifikke oplysninger. I forbindelse med valg og bestilling af køretøj skal Tilbudsgiver – indtil endelig skriftlig bestilling af køretøj foreligger fra Ordregivers side varetage al kontakt med Tilbudsgivers importør/forhandler vedr. oplysninger, spørgsmål m.v. om køretøjs modeller, standardudstyr, extraudstyr osv. Oplysninger skal efterfølgende videreformidles fra Tilbudsgiver til Ordregiver, herunder oplysning om, hvorvidt tilvalg af ydelser er forbundet med ekstra omkostninger.


Side 20 af 66

4.1.8 Tilbudsgivning i aftaleperioden

1.Krav: Tilbudsgiver skal i aftaleperioden på baggrund af det fra Tilbudsgiver fremsendte behovsskema (se afsnit 4.1.7), fremsende det totaløkonomiske mest fordelagtige tilbud på baggrund af de valgte parametre.

2.Ønske: I forhold til alle biler skal tilbudsgivningen altid fremgå som en totaløkonomisk beregning, hvor alle parametre indgår. Nedenstående oplysninger ønskes i tilbuddet, og derudover skal omkostning til registreringssyn, levering og nummerplader være indeholdt i den tilbudte faste månedlige ydelse:

Fabriksnyt køretøj Bilens pris eks. moms Beskrivelse tilvalgt ekstraudstyr Pris tilvalgt ekstraudstyr Indregistreringsmodus – med fuld afgift/uden afgift/forholdsmæssig afgift Mærke Model Farve HK/KW Drivmiddeltype Forventet km/l Co2 udledning/km Energiklasse Antal airbags Evt. Lasteevne kg Evt. Ladstørrelse LxBxH Evt. Varerumstørrelse LxBxH For eftermonteret dæk (ikke fabriksmonterede): Valgte variant af dæk (Sommer/vinterdæk eller

helårsdæk) For eftermonteret dæk: Evt. Dækstørrelse For eftermonteret dæk: Evt. Dækmærke For eftermonteret dæk: Evt. Dæk rullemodstand klasse A/B/C/D/E/F/G For eftermonteret dæk: Evt. Dæk vådgreb klasse A/B/C/D/E/F/G For eftermonteret dæk: Evt. Dæk rullestøj i DB Antal ydelser Garanteret restværdi Fast/variabel rente Rentesats inkl. bidrag og alle gebyrer Dagspris for drivmiddel pr. enhed, som lægges til grund for beregningen Samlede forventede omkostninger til drivmiddel pr. måned Omkostning til grøn ejerafgift/udligningsafgift pr. måned Omkostning til garanteret dæk (ud fra den valgte variant) pr. måned Omkostning til garanteret service pr. måned Omkostning til finansiering pr. måned Samlet fast månedlig ydelse inkl. finansiering og alle omkostninger.


Side 21 af 66

3.Ønske: Tilbudsgiver skal i forhold til det enkelte tilbud, hvis dette ønskes af Ordregiver, fremsende referencekalkulation med henblik på, at kunne sammenligne det tilbudte køretøjs parametre med et alternativ. Ordregiver afstemmer i samråd med Tilbudsgiver, hvilke parametre der skal lægges til grund for referencekalkulationen, inden dette fremsendes til Ordregiver.


4.Ønske: Tilbudsgivning i forhold til køretøjer skal kunne tilbydes af Tilbudsgiver, således at personbiler skal kunne operationelt leases i et interval af månedlige ydelser som ligger mellem 24 og 48, med mulighed for forlængelse jf. 4.1.14. Varebiler skal kunne operationelt leases i et interval af månedlige ydelser som ligger mellem 60 og 84, med mulighed for forlængelse jf. 4.1.14.


4.1.9 Accept af tilbud

1.Ønske: Når et tilbud er accepteret skal Tilbudsgiver fremsende ordreseddel til underskrift. Ordreseddel skal indeholde minimum de oplysninger som fremgår af eksempel på ordreseddel i bilagslisten. Tilbudsgiver underskriver denne og fremsender denne til Ordregiver.

Tilbudsgiver skal angive såfremt ovenstående giver anledning til bemærkninger:

2.Ønske: Når et tilbud er accepteret, skal Tilbudsgiver udstede leasingaftale som fremsendes til Ordregiver. På trods af samtidig bestilling af flere køretøjer skal Tilbudsgiver i denne henseende udstede en

Side 22 af 66

leasingaftale pr. køretøj og med forskellige fortløbende numre. Tilbudsgiver skal efterfølgende fremsende leasingaftale i underskrevet stand til Ordregiver. Endvidere skal køretøjets leveringsdato oplyses.


4.1.10 Indregistrering af køretøj

1.Krav: Et køretøj skal bestilles og indregistreres af Tilbudsgiver ud fra de af Ordregiver ønskede parametre. Omkostninger i denne forbindelse skal indgå i den samlede månedlige ydelse pr. køretøj.

2.Ønske: Ordregiver ønsker, at Tilbudsgiver efter indregistrering af et køretøj informerer Ordregiver herom med angivelse af følgende oplysninger:

Dato for indregistrering Leasingaftalenummer Registreringsnummer Bilmærke og model Indkøbspris inkl. ekstraudstyr Ordregivers afdeling Ordregivers aftalte overtagelsesdato af køretøj


3. Mindstekrav: Ordregiver har undtagelsesvis kørsel til udlandet. Skulle Ordregiver i denne forbindelse have behov for at medbringe en original registreringsattest skal Tilbudsgiver ved en konkret henvendelse fra Ordregiver fremsende registreringsattest i original til Ordregiver. Ordregiver sørger efterfølgende for returnering af denne til Tilbudsgiver.

4.1.11 Levering af køretøj

1.Mindstekrav: Et bestilt køretøj skal leveres på en af Ordregiver udpeget adresse i Gladsaxe Kommune.

2.

Side 23 af 66

Mindstekrav: Leveringen skal koordineres med bestiller hos Ordregiver og denne skal have mulighed for at være til stede ved leveringen af køretøjet.

3.Mindstekrav: Køretøjet skal overdrages til ordregivers personale sammen med servicebog, nøgle & reservenøgle samt afhængigt af valgte variant eventuelle ekstradæk se afsnit 4.1.3.

4.Mindstekrav: Køretøjet skal leveres fuldt optanket ved levering fra forhandler/leverandørs side. Dette skal ske for at imødegå, at brændstofkort på leveringstidspunktet for det pågældende køretøj eventuelt endnu ikke er modtaget hos ordregiver.

5. Ønske: Tilbudsgiver skal sørge for, at der ved udleveringen af køretøjet i køretøjets handskerum forefindes ”quick guide”, hvor brugerne af køretøjet kan orientere sig om eksempelvis kontaktnumre for spærring af brændstofkort, basale oplysninger vedr. service, dæk m.v.


6. Mindstekrav: Omkostninger i forbindelse med levering og koordinering heraf skal være indeholdt i administrationsgebyr pr. køretøj pr. måned.

4.1.12 Godkendelse af leverance

Krav: Når et køretøj er leveret hos ordregiver, skal der ske leverancegodkendelse fra ordregivers side. Tilbudsgiver skal til ordregivers primære kontaktperson fremsende mail med anmodning om godkendelse af leverance indeholdende:

Leasingaftalenummer Bilmærke Bilmodel Leverandørnavn

Hvis køretøjet godkendes uden bemærkninger fremsendes accept til Tilbudsgiver. Tilbudsgiver kan herefter foranledige betaling af Tilbudsgivers eventuelle leverandør og opkrævning af den månedlige leasingydelse.

Hvis køretøjet ikke godkendes fremsender ordregivers primære kontaktperson meddelelse herom til Tilbudsgiver med henblik på afklaring.

Side 24 af 66

4.1.13 Førtidig udtræden af leasingaftale

Mindstekrav: Såfremt Ordregiver ønsker en førtidig udtræden af leasingaftale meddeles Tilbudsgiver dette. Ordregiver oplyser ønsket udtrædelsesdato, og Tilbudsgiver skal beregne et tilbud på udtrædelse. Tilbuddet skal fremsendes til Ordregiver, som herefter accepterer eller afviser dette. Ved accept af tilbud skal Tilbudsgiver sende faktura på det endelige beløb.

4.1.14 Forlængelse af leasingaftale

Ønske: Ordregiver skal i enkelte tilfælde have mulighed for at forlænge en allerede indgået leasingaftale. Ordregiver vil i sådanne tilfælde, kontakte Tilbudsgiver med henblik på at afklare de nærmere vilkår.


Tilbudsgiver skal oplyse, om der opkræves et administrativt gebyr for forlængelse af en leasingaftale:

Tilbudsgiver skal, i givet fald i vedlagte tilbudsliste (1) oplyse gebyr pr. køretøj for dette. Gebyret skal være uafhængigt af køretøjskategori og køretøjstype.

4.1.15 Skade

1.Ønske: Ordregiver ønsker at få bekræftet, at skadesudbedring som foretages af Tilbudsgiver, kan ske på samme værksteder, som benyttes ved service:

2.Krav: Tilbudsgiver skal sikre at værksteder, som benyttes under operationel leasing aftale, kun mod forudgående aftale med navngiven person hos Ordregiver iværksætter skadesreparation. Tilbudsgiver skal sørge for, at navnet på bestiller hos Ordregiver fremgår af den efterfølgende faktura. Såfremt

Side 25 af 66

skadesreparation iværksættes uden forudgående aftale med navngiven person, og dette navn ikke fremgår af faktura, da vil Ordregiver tillade sig at afvise en eventuel faktura.

3.Mindstekrav: Tilbudsgiver skal kunne modtage henvendelser via tlf., direkte fra Ordregivers brugere vedrørende forsikringsskader på de af Tilbudsgivers køretøjer som bliver omfattet af nærværende aftale.

Tilbudsgiver skal modtage og registerere henvendelsen, og anmelde skaden til Ordregivers forsikringsselskab med kopi via e-mail til Ordregiver.

Ordregiver vil være selvforsikret for kaskoskader vedr. nye operationelt leasede køretøjer. Henvendelser vedr. kaskoskader på Ordregivers køretøjer skal alene registeres. Kopi af registeringen skal sendes til Ordregiver via e-mail.

4.1.16 Tilbagelevering af køretøj

1.Mindstekrav: Behovsskema til bestilling af nyt køretøj, se afsnit 4.1.7, skal som angivet indeholde mulighed for at påføre oplysninger, om eventuelt eksisterende køretøj som i samme forbindelse skal afhentes og sælges eller tilbageleveres.

2. Mindstekrav: Afhentning af et køretøj skal koordineres med Ordregiver, og denne skal have mulighed for at være til stede.

3.Ønske: Ordregiver er interesseret i at undgå uoverensstemmelser omkring hvilken tilstand et tilbageleveret køretøj forventes at befinde sig i, når dette returneres til Tilbudsgiver.

Tilbudsgiver skal beskrive, hvilke skader der accepteres ved tilbageleveringen af køretøj – hvor Ordregiver ikke skal betale for udbedringen heraf (personbil, varevogn):

Tilbudsgiver skal entydigt og præcist beskrive, hvilke skader Ordregiver kan forventes at skulle betale for udbedringen af:

Tilbudsgiver skal angive, såfremt ovenstående giver anledning til yderligere bemærkninger:

Side 26 af 66

4.Ønske: Ordregiver er bekendt med, at tilstandsrapport for et køretøj der skal afleveres, kan udarbejdes af en neutral professionel partner, som dermed står for dokumentationen af slidtage, skader m.v. Ordregiver ønsker oplyst, om denne fremgangsmåde kan tilbydes, og hvordan dette under hensyntagen til Tilbudsgivers førnævnte beskrivelse af skader og slidtage kan udmøntes i praksis:

5.Krav: Såfremt punkt 4 under dette afsnit ikke finder anvendelse, da skal der udfærdiges protokol over skader, som Ordregiver skal betale for udbedringen af.

Af protokollen skal som minimum fremgå:

Registreringsnummer Mærke Afhentnings/tilbageleveringsdato Afhentningssted/tilbageleveringssted Ordregivers afdeling Navn på tilstedeværende person for Ordregiver Navn på tilstedeværende person for Tilbudsgiver Overslag over omkostninger til udbedring af alle skader som Ordregiver skal betale Km stand ved tilbagelevering Over/underkørte km for køretøjet, som skal udbetales/afregnes.

Den udfyldte protokol skal fremsendes til Ordregiver. Ordregiver skal indrømmes minimum 2 arbejdsdage til i givet fald at besigtige det pågældende køretøj, inden eventuel udbedring af skader finder sted. Tilbudsgiver skal på forlangende, for en given skade, fremsende billeddokumentation.

6.Mindstekrav: Tilbudsgiver skal sørge for afmelding af køretøjet umiddelbart efter afhentningen hos Ordregiver.

7.Mindstekrav: Tilbudsgiver skal varetage salg af det pågældende køretøj uden yderligere omkostninger for Ordregiver.

8. Mindstekrav: Tilbudsgiver skal, i vedlagte tilbudsliste (2), oplyse et eventuelt gebyr som beregnes Ordregiver for forgæves afhentning af køretøj - såfremt et køretøj ikke som aftalt står klar til afhentning ud fra det aftalte.

Side 27 af 66

Side 28 af 66

4.1.17 Omkostninger & gebyrer

1.Mindstekrav: Tilbudsgiver skal i vedlagte tilbudsliste (5) oplyse separat pris for administrationsomkostninger pr. køretøj pr. måned, operationelt leasede biler. Administrationsomkostninger pr. køretøj pr. måned skal være uafhængige af køretøjets art m.v., og indeholde alle omkostninger vedr. administration af køretøjet.

2. Mindstekrav: Tilbudsgiver skal oplyse om satserne for over/underkørte km. er uafhængigt af køretøjs kategori, eller om der benyttes forskellige satser for forskellige køretøjskategorier:

Tilbudsgiver skal, i vedlagte tilbudsliste, oplyse satser for overkørte km. (3) samt underkørte km (4) for denne/disse kategorier som pris pr. km.

3.Mindstekrav: Tilbudsgiver skal oplyse, om der for et køretøj er et maksimalt antal km. som kan udbetales som underkørte km. Det skal samtidig oplyses, om denne sats er uafhængig af køretøjskategori og køretøjstype. Endvidere skal det oplyses om der er et maksimal antal km. som kan udbetales for denne/disse:

4.1.18 Brændstof

1. Krav: Ordregiver ønsker at benytte sig af SKI aftale vedr. brændstof. Det vil dog være Tilbudsgivers ansvar at administrere herunder:

Rekvirering og fremsendelse af brændstofkort til Ordregiver og dennes personale, til adresse som er angivet på ordreseddel. Bilag 6.

Overvåge generelle udløbsdatoer på brændstofkort og i god tid sørge for rekvirering og fremsendelse af erstatningskort til Ordregiver og dennes personale.

ved levering af nyt køretøj skal Ordregiver sikre, at tankkort er Ordregiver i hænde allerede ved leveringen af nyt operationelt leaset køretøj, alternativt sikre at køretøjet er fuldt tanket.

Tilbudsgiver skal oplyse, om ovenstående løsning kan tilbydes:

Side 29 af 66

2.Mindstekrav: Ordregivers brændstofkort via SKI er oprettet således, at Ordregiver og dennes brugere i forbindelse med de enkelte tankninger skal indgive køretøjets km. stand. Disse data skal kunne modtages af Tilbudsgiver og registreres i WEB-portal.

3.Ønske: Sikre at brændstofkort overvåges og forsynes med kreditmaksimum pr. døgn. Såfremt der tankes for mere end det maksimale beløb, skal der ske automatisk sikkerhedslukning af tankkortet. Ordregiver ønsker at beløbsgrænser for kreditmaksimum fastsættes pr. tankkort i samarbejde mellem Tilbudsgiver og Ordregiver som en del af processen omkring opstart af samarbejdet omfattet af denne aftale.

Hvis et brændstofkort sikkerhedslukkes automatisk, skal Ordregivers primære kontaktperson kontaktes med henblik på accept fra dennes side, inden genåbning af brændstofkort kan finde sted.

Tilbudsgiver skal oplyse, om ovenstående ønske kan imødekommes:

4.Mindstekrav: Tilbudsgiver skal umiddelbart efter afhentningen af et køretøj hos Ordregiver (med henblik på salg eller tilbagelevering), sørge for at alle aktive brændstofkort på det pågældende køretøj lukkes. Ordregiver sørger selv for destruktionen af disse kort.

4.1.19 Vask

Krav: Tilbudsgiver sørger selv for vask af køretøjer. Brændstofkort administreret af Ordregiver benyttes.

4.1.20 Afgifter

Tilbudsgiver skal varetage betaling af grøn ejer afgift for køretøjerne. Dette skal ske på følgende vis:

Krav: Når Ordregiver modtager opkrævning af afgift fra SKAT videresendes denne til Tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal sørge for betalingen af den fremsendte opkrævning af afgift samt kontakte Nets (betalingsservice) således, at efterfølgende opkrævninger modtages og betales direkte af Tilbudsgiver via automatisk betalingsservice.

4.1.21 Tilbudseksempler til vurdering af Tilbudsgivere

Minimumskrav: Tilbudsgiver skal for de 4 nedennævnte tilbudseksempler vedlægge tilbudseksempel. Hvert tilbudseksempel skal opstilles på baggrund af de i afsnit 4.1.6 og 4.1.8 beskrevne krav til tilbudsgivning i aftaleperioden.

Side 30 af 66

Kravspecifikationens afsnit 4.1.1 – 4.1.20 skal være indeholdt i tilbudseksemplerne. Hvor der i kravspecifikationen ikke er fastlagt et minimumskrav, men er flere mulige varianter for et givent forhold, er den faktor som skal lægges til grund for de 4 tilbudseksempler anført nedenfor som minimumskrav.

Samlet månedlig ydelse for hvert eksempel skal oplyses i vedlagte tilbudsliste (6)+(7)+(8)+(9).

Tilbudseksemplerne vil indgå i vurderingen af tilbudsgivere, men vil ikke være forbundet med indgåelse af leasingaftale på disse konkrete køretøjer fra Ordregivers side.

Tilbudseksempel 1 – El-bil, personbil primært til hjemmeplejen - MinimumskravBiler i hjemmeplejen kører mange småture og har dermed mange start og stop. Bilerne kører ofte både om dagen, aftenen og om natten og benyttes af et stort antal chauffører. Da der ofte medbringes tasker med medicin og andet udstyr, er afskærmning af bagagerum en forudsætning.

KM/år 25.000 Fast rente Fabriksnyt køretøj Ydelser 48 Batteri størrelse 41 kwh. Lithium-ion batteri Antal døre 3, må gerne være 5. Antal sæder 5 Indstigningshøjde 60 cm Aircondition Hattehylde eller anden tilstrækkelig afskærmning af bagagerum Min. Højde i bagagerum 40 cm. Højdejusterbart rat Servostyring Højdejusterbart sæde Let indstilling af sæde frem og tilbage Justeringsmulighed af ryglæn Belysning i kabine og bagagerum ABS-bremser ESP Airbag i fører- og passagerside Michelin Cross Climate helårsdæk eller tilsvarende. Fjernbetjent centrallås El-betjente ruder for Varme i sidespejl Termometer for udetemperatur Radio Mulighed for håndfri førelse af telefonsamtale ved hjælp af Bluetooth Vaskeanordning på bagrude El-opvarmet bagrude Parkeringssensor bag med kamera (visualisering på skærm)

Minimumskrav - Gældende for tilbudseksempel 2, 3 og 4 Fast rente Beregningsgrundlag: Benzin DKK 12,00/liter inkl. moms

Side 31 af 66

Beregningsgrundlag: Diesel DKK 11,00/liter inkl. moms Fabriksnyt køretøj Servostyring Højdejusterbart sæde Let indstilling af sæde frem og tilbage Justeringsmulighed af ryglæn Belysning i kabine og bagagerum ABS-bremser ESP Airbag i fører- og passagerside Et sæt vinterdæk og et sæt sommerdæk. Det ekstra sæt opbevares hos forhandleren. Fjernbetjent centrallås El-betjente ruder for Varme i sidespejl Termometer for udetemperatur Radio

Tilbudseksempel 2 – Personbil til administrationen - MinimumskravPersonbiler benyttes af det administrative personale i administrationen primært til ture indenfor for Gladsaxe Kommune, men sekundært også til mødeaktivitet, kursus m.v. udenfor Gladsaxe Kommune.

Km 15.000/år Ydelser 48 HK 60 Antal døre 4 Antal sæder 4 Minimum energiklasse A+ Skal overholde Euronorm 6 Vaskeanordning på bagrude 3 bremselygter Start/Stop funktion

Tilbudseksempel 3 - Kassevogn lukket – MinimumskravKassevogne lukkede benyttes bl.a. til transport af materialer og primært til kørsel indenfor Gladsaxe Kommune.

Km 20.000/år Ydelser 72 HK 90 Start/Stop funktion Antal døre 2, samt tophænglet bagklap + skydedør i højre side. Antal sæder 3 Minimum energiklasse B Skal overholde Euronorm 6 Anhængertræk fast Varerumsstørrelse: L=250cm, B=170cm, H=140cm

Side 32 af 66

Lasteevne 1100 Kg

Tilbudseksempel 4 - Varevogn med åbent lad, enkeltkabine - MinimumskravVarevogn med åbent lad benyttes primært til transport af materialer, værktøj mv. indenfor Gladsaxe Kommune.

Km 20.000/år Ydelser 72 HK 90 Start/Stop funktion Antal døre 2 Antal sæder 3 Minimum energiklasse D Skal overholde Euronorm 6 Bagrude Anhængertræk fast Ladstørrelse: L=340 cm, B=220 cm Sidefjælle: Højde 30 cm Lasteevne 1000 Kg

Side 33 af 66

Krav i forbindelse med Gladsaxe Kommunens egne biler

4.1.22 Fleet Management administration af kommunens egne køretøjer

1.Mindstekrav: I forbindelse med Ordregivers egne køretøjer skal oprettelse af basale køretøjsdata som eks.:

Afdeling Mærke Model Drivmiddeltype Udskiftningsdato

fremgå af Tilbudsgivers WEB portal. Ordregiver vil medvirke til fremskaffelsen af data, som skal oprettes.

2.Mindstekrav: Ordregiver ønsker oplyst hvordan Tilbudsgiver kan stå for salg af Ordregivers egne køretøjer og hvilken procedure der skal følges i denne henseende:

Eventuelt gebyr for salg af køretøj skal være en fast pris pr. køretøj, som er uafhængig af køretøjets kategori og type. Pris skal oplyses i vedlagte tilbudsliste (10).

3.Mindstekrav: Omkostninger for Fleet Management administration herunder administration af brændstofkort, varetagelse af betaling af grøn ejer afgift samt brug af webportal skal oplyses i vedlagte tilbudsliste som separat fast pris pr. køretøj pr. måned uafhængigt af køretøjstype (11).

4. Mindstekrav: Efter aftalens indgåelse aftales det, hvornår det enkelte køretøj indgår i ordningen, og betaling for deltagelse skal således først ske fra den aftalte dato.

4.1.23 Brændstof

1. Krav: Ordregiver ønsker at benytte sig af SKI aftale vedr. brændstof. Det vil dog være Tilbudsgivers ansvar at administrere aftalen herunder:

Rekvirering og fremsendelse af brændstofkort til Ordregiver og dennes personale, til adresse som oplyses af Ordregiver.

Overvåge generelle udløbsdatoer på brændstofkort og i god tid sørge for rekvirering og fremsendelse af erstatningskort til Ordregiver og dennes personale.

Side 34 af 66

Tilbudsgiver skal oplyse, om ovenstående løsning kan tilbydes:

2.Mindstekrav: Ordregivers brændstofkort via SKI er oprettet således, at Ordregiver og dennes brugere i forbindelse med de enkelte tankninger skal indgive køretøjets km. stand. Disse data skal kunne modtages af Tilbudsgiver og registreres i WEB-portal.

3.Ønske: Sikre at brændstofkort overvåges og forsynes med kreditmaksimum pr. døgn. Såfremt der tankes for mere end det maksimale beløb, skal der ske automatisk sikkerhedslukning af tankkortet. Ordregiver ønsker at beløbsgrænser for kreditmaksimum fastsættes pr. tankkort i samarbejde mellem Tilbudsgiver og Ordregiver som en del af processen omkring opstart af samarbejdet omfattet af denne aftale.

Hvis et brændstofkort sikkerhedslukkes automatisk, skal Ordregivers primære kontaktperson kontaktes med henblik på accept fra dennes side, inden genåbning af brændstofkort kan finde sted.

Tilbudsgiver skal oplyse, om ovenstående ønske kan imødekommes:

4.Mindstekrav: Tilbudsgiver skal umiddelbart efter afhentningen af et køretøj hos Ordregiver (med henblik på salg), sørge for at alle aktive brændstofkort på det pågældende køretøj lukkes. Ordregiver sørger selv for destruktionen af disse kort.

4.1.24 Vask

Krav: Ordregiver sørger selv for vask af køretøjer. Brændstofkort administreret af Tilbudsgiver benyttes.

4.1.25 Afgifter

Tilbudsgiver skal varetage betaling af grøn ejer afgift for køretøjerne. Dette skal ske på følgende vis:

Krav: Når Ordregiver modtager opkrævning af afgift fra SKAT videresendes denne til Tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal sørge for betalingen af den fremsendte opkrævning af afgift samt kontakte Nets (betalingsservice) således, at efterfølgende opkrævninger modtages og betales direkte af Tilbudsgiver via automatisk betalingsservice.

Side 35 af 66

4.1.26 Skader

Mindstekrav: Tilbudsgiver skal kunne modtage henvendelser via tlf., direkte fra Ordregivers brugere vedrørende forsikringsskader på de af Tilbudsgivers køretøjer som bliver omfattet af nærværende aftale.

Tilbudsgiver skal modtage og registerere henvendelsen, og anmelde skaden til Ordregivers forsikringsselskab med kopi via e-mail til Ordregiver.

WEB Portal

Administration af vognparken og samarbejdet forudsætter et brugervenligt IT-system, der understøtter såvel Tilbudsgiver som Ordregiver i dagligdagen, og som sikrer et detaljeret overblik over alle relevante forhold. Ordregiver foretrækker, at Tilbudsgiver stiller en samlet WEB portal til rådighed for Ordregiver og dennes brugere, hvoraf alle oplysninger og dokumenter fremgår. Ordregiver er dog villig til alternativt at acceptere op til flere forskellige WEB portaler. I udbuddet benyttes betegnelsen ”WEB portal”. Denne betegnelse kan således også dække over flere forskellige WEB portaler. Hvor WEB portal er angivet i udbuddet, skal Tilbudsgiver, hvis de ønskede oplysninger ikke fremgår af en samlet WEB portal, men af en alternativ 2/3/4. WEB portal, angive dette ved tallet 2 for WEB portal nummer 2, tallet 3 for WEB portal nummer 3 osv.

Da WEB portal indgår som et centralt element, ønsker Ordregiver at teste den tilbudte WEB portal. Alle Tilbudsgivere skal således give Ordregiver adgang til WEB portalen, med henblik på test som vil blive gennemført over 3 døgn. I forbindelse med testen, vil der blive foretaget en kontrol af, om WEB portalen lever op til mindstekravene.

Afsnittet WEB portal indeholder 3 underafsnit:

Statistikker Automatiske rapporter Dokumenter.

1.Mindstekrav: Tilbudsgiver skal levere en WEB portal, hvor Tilbudsgiver sikrer kompatibilitet med kommunens IT system. Gladsaxe Kommune benytter pt. Microsoft Windows 7 og nyeste Internet Explorer.

2.Ønske: Op til 25 samtidige af Ordregivers brugere skal have adgang til Tilbudsgivers WEB portal herunder statistikker, automatiske rapporter og dokumenter. Tilbudsgiver skal angive, såfremt ovenstående giver anledning til yderligere bemærkninger:

3.

Side 36 af 66

Mindstekrav: Ordregivers brugere skal tilsikres uhindret adgang til ajourførte oplysninger om vognparken på WEB portal. Alle oplysninger skal til stadighed være valide og forefindes både på køretøjs- og afdelingsniveau samt for kommunens vognpark under et. Alle oprettelser skal herudover ske med angivelse af minimum 3 underniveauer:

Underniveau 1: Kundenummer – angivelse af om køretøj er ejet eller leaset af Ordregiver.Underniveau 2: Kundenavn – angivelse af brugerforhold, forvaltning/afdeling.Underniveau 3: Kostcenter beskrivelse – angivelse af EAN Nummer

4.Ønske: Data om vognparken skal tilvejebringes på en enkel måde og i videst muligt omfang automatisk, dvs. uden manuel indrapportering og indtastning. Tilbudsgiver skal redegøre for, hvordan data vedligeholdes og gøres tilgængelige, samt på hvilken måde og hvor valide disse data er – hvor tit parametre opdateres:

5. Mindstekrav: Ordregiver skal have adgang til Tilbudsgivers WEB portal indtil udløbet af den seneste af aftalen omfattede parameter - eksempelvis udløbet af den seneste indgået leasingaftale.Dette skal være muligt for Ordregiver på trods af denne aftales udløb den 31.03.2022, eller 31.03.2023 hvis option om forlængelse benyttes.

6.Mindstekrav: Tilbudsgiver skal inden en eventuel lukning af adgang til WEB portal, kontakte Ordregiver. Dette skal ske med henblik på, at Ordregiver inden en eventuel lukning af adgangen til WEB portal, kan foretage eksport af data - data som er opsamlet i løbet af samarbejdet og kan anvendes af Ordregiver fremadrettet. Tilbudsgiver skal, hvis ønsket af Ordregiver, indrømme en fristforlængelse på 14 dage til konverteringen af disse data inden adgangen til Tilbudsgivers WEB portal lukkes.

7.Mindstekrav: I forbindelse med nærværende udbud skal oprettelser og sletninger af brugere og brugerrettigheder på Tilbudsgivers webportal udelukkende ske på baggrund af henvendelse fra Ordregivers primære kontaktperson.

8.Mindstekrav: Tilbudsgiver skal stå for undervisning af Ordregivers personale i relation til anvendelse af WEB portalen. Tilbudsgiver skal afholde 1 dagskursus af maks. 8 timers varighed i brug af tilbudsgivers WEB portal. Dagskurser skal afholdes på Gladsaxe Rådhus og omfatte op til 5 personer. Disse kurser skal afholdes umiddelbart i forlængelse af kontraktopstart. Datoer afstemmes i forbindelse med kontraktindgåelse.

Tilbudsgiver skal inden kursusafholdelse i samråd med Ordregiver afstemme indholdet af de pågældende kursusdage, og fremsende dagsorden til endelig accept hos Ordregivers primære kontaktperson.

Side 37 af 66

Tilbudsgiver skal stå for udlevering af eventuelt relevant materiale. Omkostninger herfor skal afholdes af Tilbudsgiver.

Ordregiver sørger for internetadgang og projekter. Tilbudsgiver skal medbringe egen PC og her tilhørende relevant udstyr.

Forplejning varetages og betales af Ordregiver.

9.Mindstekrav: Omkostninger for brug af WEB portal herunder påkrævede statistikker, automatiske rapporter og dokumenter samt undervisning/kurser i brug af Tilbudsgivers WEB portal samt tilhørende materialer, skal være indeholdt i den/de under aftalen eller optionen oplyste pris/er.

4.1.27 Statistikker

Mindstekrav: Alle statistikker skal umiddelbart kunne udtrækkes/konverteres til Excel format.Statistikker skal kunne trækkes både samlet, afdelingsvis og på køretøjsniveau. De viste statistikker skal kunne rubriceres stigende/faldende på en for statistikken valgt parameter.

4.1.27.1 Nye operationelt leasede køretøjer

4.1.27.1.1 Brændstofkort, vask og betaling af afgifter

Mindstekrav:

Liste over aktive brændstofkort, kortnummer og udløbsdato,

Månedlig liste over tankhistorik herunder tankdato, antal liter, udbyder, sted, pris pr. enhed og totalt

Ønske:

Liste over inaktive brændstofkort, kortnummer og dato for udløb/lukning

Liste over rettigheder for brændstofkort (eks. Benzin, vask, indkøb, muligt maxforbrug/døgn, indenlands/udenlandstankning)

Liste over fastlagte maksimale antal transaktioner pr. døgn/maksimalt køb i DKK pr. døgn pr. tankkort.

Liste over grøn ejerafgift pr. halvår


Side 38 af 66

4.1.27.1.2 Miljø/energi

Krav:

Liste over energiklasse

Liste over Co2 udledning pr. km

Liste over forventet drivmiddelforbrug pr. enhed (eks. km/l)

4.1.27.1.3 Service

Krav:

Liste over næste servicebesøg – dato

Liste over næste servicebesøg – km

4.1.27.1.4 Finansiering

Ønske: Liste indeholdende nedenstående oplysninger:

Registreringsnummer

Dato for seneste omberegninger

Km og periodisk grundlag for den enkelte omberegning

Hidtidige samlede månedlige ydelsesbeløb

Nyt månedligt samlet ydelsesbeløb

Hidtidige garanterede restværdier

Ny garanteret restværdi

Hidtidige garanterede månedspriser for dæk

Ny garanteret månedspris for dæk

Hidtidige garanterede månedspriser for service

Ny garanteret månedspris for service

Side 39 af 66


4.1.27.1.5 Accept af tilbud

Krav:

Liste over køretøjer i ordre herunder bestiller, forventet leveringsdato, leveringsted og køretøjstype.

Liste over køretøjsdetaljer vedr. motorstørrelse HK/KW, model, egenvægt, indregistreringsform, eftermonteret udstyr, fabriksmonteret udstyr m.v.

Liste over dato for udskiftning/udløb af leasing og rater tilbage til udløb.

4.1.27.1.6 Skade

Krav: Liste indeholdende nedenstående oplysninger:

Reparationsdato

Reparationssted

Beskrivelse af skaden og dens omfang

Skadesbeløb

4.1.27.1.7 Omkostninger & gebyrer

Krav:

Liste over pris pr. km pr. køretøj inkl. alt for selvvalgt periode – herunder visning af alle medregnede posteringer

Liste over bogførte omkostninger pr. omkostningsgruppe

Liste over bogførte omkostninger pr. omkostningsgruppe pr. køretøj

Side 40 af 66

4.1.27.2 Gladsaxe Kommunes egne biler

Mindstekrav: Liste indeholdende nedenstående oplysninger:

Køretøjsdetaljer vedr. standarddata som mærke, model, egenvægt

Udskiftningsplan med dato for foreslået udskiftning

Generelle servicetermin km. intervaller – engangsoprettelse

4.1.27.2.1 Brændstofkort, vask og betaling af afgifter

Mindstekrav:

Liste over aktive brændstofkort, kortnummer og udløbsdato,

Månedlig liste over tankhistorik herunder tankdato, antal liter, udbyder, sted, pris pr. enhed og totalt

Ønske:

Liste over inaktive brændstofkort, kortnummer og dato for udløb/lukning

Liste over rettigheder for brændstofkort (eks. Benzin, vask, indkøb, muligt maxforbrug/døgn, indenlands/udenlandstankning)

Liste over fastlagte maksimale antal transaktioner pr. døgn/maksimalt køb i DKK pr. døgn pr. tankkort.

Liste over grøn ejerafgift pr. halvår


4.1.28 Automatiske rapporter

Mindstekrav: Ved automatiske rapporter forstås rapporter, som på baggrund af fastlagte rapporteringsintervaller og parametre for rapporteringen fremsendes automatisk via e-mail til Ordregiver og dennes brugere. Hensigten er, at Ordregiver og dennes personale via automatiske rapporter informeres, om parametre som er af stor betydning. Automatiske rapporter skal leveres som Excel fil via E-mail.


Side 41 af 66

4.1.28.1.1 Service

Mindstekrav:

Næste servicebesøg

Rapport over næste dato/km for servicebesøg

4.1.28.1.2 Afvigelser

Ønske:

Afvigelse af kørte km. med >20 % over et kvartal


4.1.28.1.3 Leasingaftale

Mindstekrav:

Udløb/udskiftningsdato køretøj: Rapport som angiver datoer for køretøjers udløb af leasingaftale

4.1.28.1.4 Brændstofkort inkl. vask og afgifter

Mindstekrav:

Forkert brændstof tanket: Rapport som angiver, hvis der tankes anden type brændstof end den for bilen fastlagte

Specialbrændstof tanket: Rapport som angiver, hvis der tankes specialbrændstof frem for standardbrændstof

Tankninger foretaget i udlandet


Side 42 af 66

4.1.28.2 Gladsaxe Kommunes egne biler

Mindstekrav:

Udløb/udskiftningsdato køretøj: Rapport som angiver datoer for køretøjers foreslåede udskiftnings tidspunkt.

4.1.28.2.1 Brændstofkort inkl. vask og afgifter

Mindstekrav:

Forkert brændstof tanket: Rapport som angiver, hvis der tankes anden type brændstof end den for bilen fastlagte

Specialbrændstof tanket: Rapport som angiver, hvis der tankes specialbrændstof frem for standardbrændstof

Tankninger foretaget i udlandet


4.1.28.3 Yderligere automatiske rapporter

Ønske: Ordregiver ønsker herudover belyst, hvilke yderligere automatiske rapporter der kan tilvejebringes, og omkostninger der måtte være forbundet hermed:

4.1.29 Dokumenter

Ordregiver skal i forbindelse med samarbejdet have adgang til følgende dokumenter:

Side 43 af 66


4.1.29.1.1 Leasingaftale

Mindstekrav:

Leasingaftale på det enkelte køretøj

4.1.29.1.2 Indregistrering af køretøj

Mindstekrav:

Registreringsattest på det enkelte køretøj som PDF

Option på forlængelse 1 år.

Tilbuddet skal indeholde mulighed for, at Ordregiver ud over kontraktperioden kan forlænge kontrakten med én gange 1 år, jf. kontraktens § 4.

Side 44 af 66

5 Kontrakt

Rammeaftale vedr. levering af Fleet Management

- § 1 ParterneNærværende kontrakt er indgået mellem

ORDREGIVERGladsaxe KommuneByrådssekretariatetRådhus Alle 12860 Søborg

og

KONTRAKTHAVER[Virksomhed][Adresse][Postnr.] [By]

- § 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået i henhold til udbud indgået efter udbudsbekendtgørelsesnr [ udbudsbekendtgørelsesnummeret].

Kontrakten beskriver Ordregivers og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af:

1. Kontrakt mellem Kontrakthaver og Ordregiver2. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar.3. Udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver af [mm.åååå]4. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 5. Referat fra teknisk afklaringsmøde

Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt.

- § 3 Kontraktens omfangKontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.

Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i kontraktperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser.

Leverancens omfang bestemmes i øvrigt af de ordrer, som Ordregiver løbende afgiver.Side 45 af 66

- § 4 KontraktperiodeKontrakten er gældende fra den 01.04.2018 og er gældende indtil den 31.03.2022.Aftalen kan i kontraktperioden opsiges af begge parter med 6 måneders varsel.

Gladsaxe Kommune er berettiget til at forlænge kontraktsperioden med én gange 1 år, på uændrede vilkår.

Såfremt Gladsaxe Kommune ønsker at benytte retten til forlængelse af kontraktsperioden, meddeler kommunen dette til Selskabet senest 6 måneder før udløbet af den igangværende kontraktperiode.

- § 5 Kontakt mellem parterneParterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten.

På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Kontrakthaver og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder første gang efter 3 måneder fra kontraktens ikrafttræden.

- § 6 Tildeling af konkrete ordrerKontrakthaver kan alene modtage bestilling fra Fleet manager funktionen.

- § 7 Levering og leveringsbetingelserKrav til levering af ydelser fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4.

- § 8 FaktureringI henhold til Lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt Bekendtgørelse nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP.

Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement-OrdSim-Bilsim 1.0.

Fakturaer sendes elektronisk til Ordregiver (jf. EAN-nummer) med angivelse af nødvendige oplysninger for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.

Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt Ordregivers navn og adresse Rekvirent hos Ordregiver EAN-nummer Rekvisitionsnummer Pris eksklusiv moms

Side 46 af 66

Fakturaen skal være en samlet faktura som omfatter både leasingydelse, brændstofsforbrug, kør videre produkter, service m.m. Alle beløb skal være udspecificeret således det er muligt at se hvad der præcist opkræves betaling for.

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.

CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i Kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten.

Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne).

- § 9 PriserFor bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser.

- § 10 PrisreguleringTilbud skal gives i 2018 priser, som skal være gældende ved kontraktsstart 1. april 2018.Ved fremtidig prisregulering tages udgangspunkt i nettoprisindekset for februar 2018.Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1. april 2019, og prisreguleringen beregnes således ud fra forholdet mellem Danmarks Statistiks nettoprisindeks for februar 2018 og februar 2019.Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.

Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser.

Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles Ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden.

Varsel om prisreguleringer skal sendes via e-mail til:

[email protected]

Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til [email protected] inden ændringens ikrafttræden.

Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme Ordregiver til gode.

Prisregulering er udelukkende gældende for fleet management produkterne og ikke priserne for konkrete biler.

Side 47 af 66



- § 11 BetalingsbetingelserFinansiering af bilerne betales månedsvis forud. Korrekt faktura skal fremsendes elektronisk 14 dage før forfald.

- § 12 StatistikKrav til levering af statistik fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4.

- § 13 UnderleverandørerSåfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer Kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført leverancen.

- § 14 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringerKontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med Ordregiver.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve kontrakten.

- § 15 TredjemandsrettighederKontrakthaver indestår for, at Kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.

Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs.

Hvis tredjemands rettigheder hindrer Kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og Kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse.

- § 16 ForsinkelseOrdregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis Kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er Ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist anset forsinkelsens varighed.

Hvis Kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal Kontrakthaver straks give meddelelse til Ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod Ordregivers accept heraf.

Hæves ordren helt eller delvis, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen.

Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af Ordregiver, er denne berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og Kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.

Side 48 af 66

- § 17 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af kontrakten omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler.

Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis Kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke Ordregiver bærer risikoen, afholder Ordregiver alle omkostninger.

Hvis Ordregiver og Kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med Kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer Kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter Ordregivers valg.

Undlader Kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er Ordregiveren berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for Kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Kontrakthavers regning.

Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.

Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler.

Hvis leverede ydelser gentagne gange er mangelfulde, eller hvis Kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er Ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve kontrakten helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, Ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.

- § 18 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikringKontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for Ordregiver for den skade, som leverancen eller Kontrakthaver påfører Ordregivers ejendom og/eller personale.

Kontrakthaver er pligtig til at holde Ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod Ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af produktfejl, mangler ved leverancen eller Kontrakthavers skadevoldende adfærd.

Kontrakthaver er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en minimumsdækning som nævnt i udbudsmaterialet. Kontrakthaver skal på Ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.

- § 19 Konkurs m.v.Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at Kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor Ordregiver i kontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve kontrakten.

Side 49 af 66

Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.

- § 20 Opfyldelseshindringer, herunder force majeureI tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for Kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser.

Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:

Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen.

- § 21 ÆndringerSåfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i leverancen, er Kontrakthaver pligtig til omgående at informere Ordregiver herom samt omgående at ændre leverancen som påkrævet.

- § 22 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontraktenNærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.

Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.

Udtalelser til pressen, der vedrører enten kontrakten eller den anden kontraktpart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages.

Kontrakten vil blive gjort tilgængelig for Ordregivers medarbejdere i Ordregivers indkøbssystem(er).

Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning.

- § 23 KontraktændringerNærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter.

- § 24 OpsigelseNærværende kontrakt kan til enhver tid, med 3 måneders skriftligt varsel, til ophør ved udgangen af en kalendermåned, opsiges af begge parter.

Side 50 af 66

Allerede omfattede biler fortsætter indtil de udløber i henhold til enkelte aftaler.

- § 25 Lovvalg og afgørelse af tvisterNærværende kontrakt er undergivet dansk ret.

Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.

Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds.

- § 26 Offentlige påbudKontrakthaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden.


- § 27 MiljøKontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv.

På forlangende skal Kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber således, at Ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er Ordregiver uvedkommende.

Gladsaxe Kommune har en ambition om at være landets førende energikommune og har sat fokus på energiforbruget for herigennem at opnå reduktioner i CO2-emissionen. Således er det kommunens overordnede mål, at CO2-udledningen pr. indbygger i Gladsaxe Kommune skal reduceres med 40 procent i 2020, set i forhold til niveauet i 2007. CO2 udledningen fra transport udgør ca. 30% af Gladsaxes totale energiforbrug. Gladsaxe Kommune har derfor særlig fokus på miljøvenlig og bæredygtig transport.

Miljøkrav gældende for køretøjer fremgår af kravspecifikationen.


- § 28 Etik og socialt ansvarOrdregiver forudsætter, at Kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af

de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt

Side 51 af 66

Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at Kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.


- § 29 UnderskriftNærværende kontrakt underskrives i to enslydende eksemplarer som opbevares af henholdsvis Ordregiver og Kontrakthaver.

Dato: Dato:Ordregiver Kontrakthaver

Side 52 af 66

6 Bilag

Bilag 1 - Vejledende tidsplan

17.11.2017: Udbud annonceres i EU-tidende / Udbud.dk

15.12.2017: Sidste frist for modtagelse af spørgsmål

06.01.2017: Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål 12.01.2018: Frist for tilbudsgivernes afgivelse af tilbud. Tilbuddene evalueres. 06.02.2018: Evaluering afsluttes. 23.02.2018: Tilbudsgivere underrettes om vinder. 10 dages standstill 05.03.2018: Standstill udløber.

06.03.2018: Kontrakt kan underskrives. 01.04.2017: Ny kontakt træder i kraft.

Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt..

Side 53 af 66

Bilag 2 – Virksomhedsoplysninger - Tilbudsgivers personlige forhold:

Virksomhedens navn:Adresse:Postnr. og by:Selskabsform:CVR. nr.:Telefonnr.:E-mail adresse:Kontaktperson: Navn: Tlf. nr. Mail:

Tilbudsgivers økonomisk og finansiel formåen:Regnskabsoplysninger: I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår Tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed – gerne for de seneste 3 afsluttede regnskabsår:

År 20xx År 20xx År 20xxÅrets overskud i 1.000 kr.Samlet omsætning i 1.000 kr.Samlet omsætning inden for det udbudte aktivitetsområde i 1.000 kr.EgenkapitalenSoliditetsgradenOverskudsgraden

Tilbudsgivers tekniske og /eller faglige formåen:Antal beskæftigede indenfor det udbudte aktivitetsområde:

År 20xx År 20xx År 20xx

Evt. andre oplysninger:

Undertegnede erklærer herved, at de i nærværende bilag anførte oplysninger er korrekte og giver samtidig samtykke til at Gladsaxe Kommune må indhente supplerende oplysninger om Tilbudsgiver.

Dato: Underskrift og virksomhedsstempel:

Side 54 af 66

Bilag 3 – Gladsaxe Kommunes vognpark

Operationelt leasede biler pr. 10.10.2017.

Bilmærke Bilmodel Bilvariant Reg. datoKm-stand nu (beregnet)

Løbetid tilbage

Forv. udløbsdato (løbetid)

VOLKSWAGEN Up e-Up 85hk High-Up udstyr 2014-05-19 47.892 7 2018-05-31VOLKSWAGEN Up e-Up 85hk High-Up udstyr 2014-05-19 46.593 7 2018-05-31VOLKSWAGEN Up e-Up 85hk High-Up udstyr 2014-05-19 43.225 7 2018-05-31VOLKSWAGEN Up e-Up 85hk High-Up udstyr 2014-07-01 10.228 8 2018-06-30VOLKSWAGEN Transporter 2.0tdi 140hk Swb Van Dsg Bmt 2011-06-30 35.874 8 2018-06-30CITROEN Berlingo 1.6 Vti 95 Multispace Seductio 2014-08-15 19.917 10 2018-08-31CITROEN Berlingo 1.6 Hdi 115 Hk Xtr 2014-08-14 39.525 10 2018-08-31FORD Transit 2.2tdci 125 300m Fwd Trend 2012-10-22 51.995 12 2018-10-31RENAULT Zoe Intense 2014-10-29 21.867 12 2018-10-31RENAULT Zoe Intense 2014-10-29 42.880 12 2018-10-31FORD B-Max 1.0 125 Titanium F3 Ecoboost S 2015-09-23 20.134 12 2018-10-31RENAULT Zoe Intense 2014-12-01 54.733 13 2018-11-30VOLKSWAGEN Up e-Up 85hk High-Up udstyr 2014-11-25 7.944 13 2018-11-30VOLKSWAGEN Up e-Up 85hk High-Up udstyr 2014-11-25 31.756 13 2018-11-30CITROEN Jumper 30 Kv Hdi 130 L2h2 Pro 2012-12-28 31.803 14 2018-12-31VOLKSWAGEN Caravelle 2.0 Tdi 84hk Trendline Swb Bmt 2015-01-22 45.711 15 2019-01-31RENAULT Trafic T29 2.0 Dci Fap 90 L1h1 Swb 2013-04-18 48.778 18 2019-04-30VOLKSWAGEN Transporter 2.0tdi 140hk Doka m/sæder dk-l 2013-08-27 36.801 22 2019-08-31RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 47.803 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 22.200 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 37.888 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 15.403 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 34.746 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 49.095 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 34.868 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 58.620 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 31.506 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 37.718 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 32.626 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 26.487 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 28.558 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 33.260 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 50.337 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 36.354 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 32.212 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 26.268 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 29.508 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 34.916 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 31.457 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 19.057 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 27.145 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 27.145 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 28.753 23 2019-09-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 28.728 23 2019-09-30

Side 55 af 66

RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 36.037 23 2019-09-30VOLKSWAGEN Up 1.0 60hk Move Up Bmt W4a 2015-09-23 15.445 23 2019-09-30VOLKSWAGEN Up 1.0 60hk Move Up Bmt W4a 2015-09-23 8.434 23 2019-09-30TOYOTA Yaris 1.5 Vvt-I Hybrid F1 H2 Cvt 2015-11-30 5.755 25 2019-11-30TOYOTA Yaris 1.5 Vvt-I Hybrid F1 H2 Cvt 2015-11-30 6.554 25 2019-11-30TOYOTA Yaris 1.5 Vvt-I Hybrid F1 H2 Cvt 2015-11-30 7.420 25 2019-11-30RENAULT Zoe Intense 2015-09-25 9.930 25 2019-11-30TOYOTA Yaris 1.5 Vvt-I Hybrid F1 H2 Cvt 2015-12-16 10.693 26 2019-12-31TOYOTA Yaris 1.5 Vvt-I Hybrid F1 H2 Cvt 2015-12-10 17.919 26 2019-12-31CITROEN Jumper 33 Kv Hdi 150 L2h2 Pro 2014-02-25 25.772 28 2020-02-29TOYOTA Auris 1.8 Hybrid H2 Cvt Auto Sw 2016-04-28 33.217 30 2020-04-30CITROEN Jumper 33 Kv Hdi 150 L2h2 Pro 2014-05-20 21.497 31 2020-05-31DACIA Lodgy 1.6 Sce 100 Ambiance 7 Seat 2016-08-29 7.577 34 2020-08-31TOYOTA Yaris 1.0 Vvt-I F1 T2 2016-10-17 4.257 36 2020-10-31CITROEN Jumper 2.2 33 Kv Hdi 150 L2h2 S&s Pro 2014-11-11 15.017 37 2020-11-30FIAT Ducato 35 L3 130 Multijet 2014-12-09 16.958 38 2020-12-31CITROEN Berlingo Electric 67 L2 N2 2016-01-20 7 39 2021-01-31NISSAN E-Nv200 DK Premium Blind FD, Blind SSD 2017-04-26 7 42 2021-04-30NISSAN E-Nv200 DK Premium Blind FD, Blind SSD 2017-04-26 7 42 2021-04-30RENAULT Zoe Intens 41 Kwh 2017-04-04 7 42 2021-04-30RENAULT Zoe Intens 41 Kwh 2017-05-02 7 43 2021-05-31VOLKSWAGEN Transporter 2.0 Tdi 84hk Swb Caravelle 2015-05-12 45.722 43 2021-05-31VOLKSWAGEN Up 1.0 Mpi 60 Move Up W4a 2017-05-30 3.882 43 2021-05-31TOYOTA Yaris 1.5 H2 2017-06-14 7 44 2021-06-30RENAULT Twingo 0.9 tce 70 Expression 2017-06-28 2.319 44 2021-06-30VOLKSWAGEN Sharan 1.4 Tsi Comfortline Plus 2017-08-01 1.578 45 2021-07-31RENAULT Trafic 1.6 Dci 120 T29 L1h1 Swb 2015-09-04 21.584 47 2021-09-30OPEL Astra 1.4 Turbo 150 S/s Enjoy Best L 2017-10-02 7 48 2021-10-31FORD Transit Custom 2.2 Tdci 100 Ambiente Kombi 31 2015-12-07 25.489 50 2021-12-31VOLKSWAGEN Touran 1.6 Tdi 110 Trendline Bmt Dsg7 2016-01-14 8.822 51 2022-01-31VOLKSWAGEN Touran 1.6 Tdi 110 Trendline Bmt Dsg7 2016-01-14 10.253 51 2022-01-31RENAULT Trafic 1.6 Dci 120 T29 L1h1 Swb 2016-02-24 20.808 52 2022-02-28FORD Transit Connect 1.5 Tdci Vi 120 230 L Trend Ps 2016-06-01 7.489 55 2022-05-31VOLKSWAGEN Transporter 2.0 Tdi 102 Eu6 Bmt Lwb 2016-10-07 9.461 60 2022-10-31VOLKSWAGEN Transporter 2.0 Tdi 150 Eu6 Doka M/bagsæde 2016-12-01 5.392 61 2022-11-30VOLKSWAGEN Transporter 2.0 Tdi 150 Eu6 Bmt Swb Dsg 2016-12-01 8.105 61 2022-11-30CITROEN Jumper 2.2 35 Kv Ehdi 150 L3h2 S&s Xl 2016-12-27 7.418 62 2022-12-31FORD Transit Courier Trend 1.5 Tdci 95 2016-12-30 5.985 62 2022-12-31OPEL Vivaro 1.6 Cdti 120 L2h1 Edition 2017-03-28 7 65 2023-03-31VOLKSWAGEN Caravelle 2.0 Tdi 102 Comfortline Bmt Lw 2017-03-24 462 65 2023-03-31TOYOTA Auris 1.8 H2 2017-06-19 10.997 68 2023-06-30

Side 56 af 66

Gladsaxe Kommunes egne biler pr. 10.10.2017.

Bilmærke Bilmodel Bilvariant Reg. dato

Km-stand nu (beregnet)

CITROEN Berlingo2 2,0HDI CityVan 2007-03-12 45.648TOYOTA Yaris Verso 1.3 linea Luna 2001-10-24 158.639FORD Transit 100 S 2,0 B Van 1999-06-24 101.324VOLKSWAGEN Transporter Benzin 115 hk all-round kort 1998-03-06 157.249

VOLKSWAGEN Transporter1.9tdi 102hk Kassevogn Med Ads 2009-07-03 68.235

FIAT Ducato11 2.3Jtd Kassevogn Kort 2004-09-16 56.556MERCEDES Vito 111 Cdi Swb 2007-08-09 67.580TOYOTA Sportsvan 2.0B 2004-02-09 143.156FORD Transit 300M Van 100HK 2005-12-28 45.190TOYOTA Yaris 1.4 D-4d Tx 2007-11-21 35.872

Side 57 af 66

Bilag 4 – Behovsskema personbil

Side 58 af 66

Bilag 5 – Behovsskema varebil

Side 59 af 66

Bilag 6 – Ordreseddel

Services:Afkryds ønskede services: Service: Afkryds her Service / vedligeholdelse: Standard, kan ej fravælges. Sommer- og vinterdæk: - Ekstradæk leveres til dækværksted: - Ekstradæk leveres med bil:

Side 60 af 66

Operationel billeasing

Felter med * skal udfyldes.

Forhandler:Leverende forhandler

Kunde:Kommune / Region: * Forvaltning / Institution: * Adresse, Postnr., by: * CVR nr.: * P-nr.: Udelades P-nr. registreres bilen kun med ovenstående CVR nr. Ean nr.: * Kontaktperson:Telefon nr.:E-mail:

Beskrivelse af den nye bil, udstyr etc.:Kalkulations nr.: Antal biler: * Bilmærke / model: Antal døre: * Farve: * Evt. ekstraudstyr: Årlig kørsel i km.: Leasingperiode i mdr.: Forsikringsselskab: * Evt. eksisterende kunde nr.:

Vinterdæk: Helårsdæk:

Brændstofkort:Afkryds valg af brændstofkort: Kort ønskes til: Afkryds her Leverandør 1 Leverandør 2 Leverandør 3 Leverandør 4 Leverandør 5 Leverandør 6

Evt. kunde nr. på eksisterende (oplys selskab, kundenummer og evt. kortnumre)egen aftale hos:

Evt. egen valgt pinkode til: Leverandør 1 Afkryds her Leverandør 2 Leverandør 3 Leverandør 4 Leverandør 5 Leverandør 6

Levering af den nye bil:Ønsket leveringsdato og tidspunkt på dagen: 1) * Ønsket leveringsadresse: 2) * Kontaktperson: * Telefon / Mobil nr.: * Fax nr.: * E-mail: * Anføres der ikke en adresse, sker leveringen på adressen anført under kunde på s. 1.

UnderskriftUndertegnet bemyndiger hermed ________________________________til at bestille omgående bil(er) inkl. anført udstyr og services:

Dato:

____________________________ _______________________________Navn i blokbogstaver Stilling

Side 61 af 66

____________________________Stempel/ Underskrift

Side 62 af 66

Bilag 7 – Tilbudsliste

Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Tilbudslisten skal udfyldes og afleveres i excel-format.

Aftale Afsnit Nr. Beskrivelse Pris4.1.14 (1) Gebyr for forlængelse af leasingaftale +

4.1.16 (2) Gebyr for forgæves afhentning af køretøj +

4.1.17 (3) Sats for overkørte km. pr. km – operationelt leasede varebiler +4.1.17 (3) Sats for overkørte km. pr. km – operationelt leasede personbiler +4.1.17 (4) Sats for underkørte km. pr. km – operationelt leasede varebiler -4.1.17 (4) Sats for overkørte km. pr. km – operationelt leasede personbiler -

4.1.17 (5) Administrationsomkostning pr. køretøj pr. måned operationelt leasede biler

+

4.1.21 (6) Samlet månedlig ydelse inkl. administrationsomkostning pr. køretøj pr. måned tilbudseksempel 1, mærke og model angives

+


+


+


+

4.1.22 (10) Gebyr for salg af køretøj ejet af Ordregiver +

4.1.22 (11) Pris pr. køretøj pr. måned – administration af brændstofkort, grøn afgift mv. for kommunens egne biler

+

Side 63 af 66

Bilag 8 – Referenceliste

I dette skema anføres referencer over de betydeligste tilsvarende eller lignende leveringer af operationel leasing herunder finansiering, garanteret restværdi, service, dæk og levering af brændstof, til kommuner og andre offentlige organisationer samt private virksomheder, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Der ønskes min. 3 referencer.

Udbyder har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående og lade disse indgå i vurderingen af udvælgelseskriterierne.

I feltet ”beskrivelse” skal det angives, hvilke ydelser der var med i leverancen.

Reference nr. 1Firmanavn:Kontaktperson (Navn og tlf. nr.)Omsætning for leverancen:År xx: År xx: År xx:Beskrivelse af leverancen:



Side 64 af 66

Bilag 9 – ESPD XML-fil

Tilbudsgiver skal ved tilbudsafgivelsen vedlægge udfyldt ESPD til foreløbig dokumentation i relation til, om tilbudsgiveren skal udelukkes fra at deltage i udbudsproceduren og om tilbudsgiveren er egnet til at varetage den udbudte kontrakt/delaftale.

ESPD udfyldes elektronisk.

Udbudsmaterialet omfatter filen ESPD.xml, som Tilbudsgiver skal downloade til sin computer. Filen skal ikke åbnes, men skal udfyldes på Europa-Kommisionens hjemmeside på følgende link: https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome

På hjemmesiden vælges først sprog, hvorefter Tilbudsgiver skal klikke på ”Jeg er en økonomisk aktør” og herefter på ”Importere ESPD”. Efterfølgende gives ved brug af ”Vælg fil” mulighed for at finde ESPD.xml, som Tilbudsgiver hentede fra EU-Supply. Når filen er valgt, trykker Tilbudsgiver ”Næste” og kan påbegynde udfyldning af ESPD. Der er ikke mulighed for at gemme de indtastede oplysninger undervejs, men der er til enhver tid mulighed for at gå til slutningen af dokumentet og eksportere dette med de indtastede oplysninger gemt. Efterfølgende kan ESPD importeres igen, og udfyldelsen kan fortsætte. Når ESPD’en er færdigudfyldt gemmes den ved at trykke på ”Eksporter”.

Filen kan evt. efterfølgende gemmes med et nyt navn: ”ESPD [Tilbudsgivers firmanavn]” Den udfyldte ESPD-fil skal vedlægges tilbudsmaterialet sammen med Tilbudsgivers øvrige dokumenter. For nærmere information om udfyldelse, læs findes vejledning på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside: https://www.kfst.dk/offentlig-konkurrence/udbud/udbudsregler/espd/

Side 65 af 66

https://www.kfst.dk/offentlig-konkurrence/udbud/udbudsregler/espd/

https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome

Bilag 10 – Tjekliste

Vedlagte tjekliste kan evt. benyttes af tilbudsgiver som en hjælp til at få vedlagt samtlige krævede informationer således, at tilbuddet er konditionsmæssigt.

Dokument VedlagtBeskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, max 5 sider inkl. bilag, jf. pkt. 2.1.16 i udbuddet (årsregnskab og erhvervsansvarsforsikring).

Bilag 2 – Økonomisk, finansiel samt teknisk/faglig formåen

Bilag 7 – Tilbudsliste

Bilag 8 – Referenceliste

Bilag 9 – ESPD

Side 66 af 66

· Web viewudelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må...

Documents

Transcript of · Web viewudelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må...