WorldShip 2017 - ups.com · © 2000-2017 United Parcel Service of America, Inc. UPS, la marque UPS...

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© 2000-2017 United Parcel Service of America, Inc. UPS, la marque UPS et la couleur marron sont des marques commerciales de United Parcel Service of America, Inc. Tous droits réservés. 17/01 Guide de l’utilisateur Le logiciel WorldShip vous permet d’automatiser facilement vos expéditions. Vous pouvez traiter rapidement tous vos envois UPS®, imprimer vos étiquettes et vos factures, transmettre électroniquement à UPS des informations relatives aux envois quotidiennes et procéder au suivi de vos envois. WorldShip ® 2017

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© 2000-2017 United Parcel Service of America, Inc. UPS, la marque UPS et la couleur marron sont des marques commerciales de United Parcel Service of America, Inc. Tous droits réservés. 17/01

Guide de l’utilisateurLe logiciel WorldShip vous permet d’automatiser facilement vos expéditions. Vous pouvez traiter rapidement tous vos envois UPS®, imprimer vos étiquettes et vos factures, transmettre électroniquement à UPS des informations relatives aux envois quotidiennes et procéder au suivi de vos envois.

WorldShip® 2017

Table des matières

© 2000-2017 United Parcel Service of America, Inc. Tous droits réservés. 17/01 Guide de l’utilisateur i

Envoi ........................................................................................................................... 1Traitement des envois ................................................................................................... 1Traitement des envois internationaux ........................................................................... 3Traitement des envois avec prévision de prochaines dates d’enlèvement ................... 4Traitement des retours .................................................................................................. 5Modification des colis et des envois ............................................................................. 6Traitement des envois de fret aérien ............................................................................. 7

Profils ........................................................................................................................ 11Éditeur de profil ........................................................................................................... 11Ajout d’un profil ........................................................................................................... 11Assignation d’un profil à un expéditeur ....................................................................... 11Assignation d'un profil à un destinataire du carnet d'adresses ................................... 12

Rapports .................................................................................................................. 13Impression des rapports .............................................................................................. 13

Annulation des colis ou des envois ............................................................... 14Annulation d’un envoi à partir de la fenêtre Expédition .............................................. 14Annulation d’un colis ou d’un envoi à partir de la fenêtre Historique des envois de fin de journée .................................................................................... 15Marquage d’un colis ou d’un envoi comme annulé dans la fenêtre Historique des envois ............................................................................................... 16

En fin de journée .................................................................................................. 17Exécution de la procédure ........................................................................................... 17

Historique et suivi ............................................................................................... 18Recherche d’envois ..................................................................................................... 18Suivi des colis ou des envois ....................................................................................... 19

Fonctions liées à la facturation et à la tarification .................................... 20Supplément carburant................................................................................................. 20Calculateur de centre de coûts ................................................................................... 20Instructions de facturation .......................................................................................... 20Facturation à un tiers ................................................................................................... 21

Fonctions supplémentaires ............................................................................. 22Commandes rapides.................................................................................................... 22Créer une liste de commandes rapides ....................................................................... 22Modifier les commandes rapides ................................................................................ 22Imprimer des étiquettes d'erreur pendant le traitement par lots................................ 23Personnaliser les étiquettes ........................................................................................ 23Sélectionner le stock d'étiquettes ............................................................................... 24Créer ou modifier un modèle d’étiquette personnalisée ............................................ 24Configurer l’impression des étiquettes personnalisées .............................................. 25

Ressources .............................................................................................................. 26Aide ............................................................................................................................. 26Numéros d’assistance technique ................................................................................ 27

Envois contenant des produits dangereux ................................................. 28À propos des Matières et produits dangereux ............................................................. 28Modifier un enregistrement de produits dangereux et chimiques ............................. 28Visualiser un enregistrement de produits dangereux et chimiques ............................ 29Traitement d’un envoi contenant des Produits dangereux ......................................... 30

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Traitement des envoisTraitement d’un envoi composé d’un seul colis1. Précisez l’adresse du destinataire.

2. Sélectionnez un service UPS.

3. Sélectionnez un type de colis.

4. Spécifiez à qui facturer le transport.

5. Saisissez le poids total de l’envoi et le nombre de colis.

6. Sélectionnez les options liées à l’expédition et au colis s’appliquant à tous les colis.

7. Saisissez le poids volumétrique sous l’onglet Détail, si besoin.

8. Cliquez sur Traiter l’envoi.

Traitement d’un envoi contenant plusieurs colis — adresse/destinataire unique 1. Suivez les étapes 1 à 5 de la section Traitement d’un envoi composé d’un seul colis

ci-dessus.

2. Pour ajouter un autre colis à l’envoi, cliquez sur Ajouter et saisissez le poids du colis.

3. Pour ajouter plusieurs colis de même poids, saisissez le nombre de colis dans la case réservée à cet effet. Cliquez sur Ajouter.

4. Cliquez sur Traiter l’envoi.

Remarque : après avoir traité tous vos colis et toutes vos expéditions, complétez la procédure de fin de journée.

Remarque : si une procédure n’est rattachée à aucune commande, le ruban sera réduit dans les modèles d’écran. Utilisez les flèches et en haut à droite pour agrandir et réduire la bande.

Expédition

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Traitement des envois (suite)

Si besoin, passez à un autre mode de traitement en utilisant l’onglet Expédition dans Éditeur des préférences système, qui se trouve dans le menu Outils.

Remarque : cette préférence système n'est disponible que si votre poste de travail comprend un expéditeur Trade Direct avec un CFS de destination autre que les États-Unis, Porto-Rico, le Canada ou les Iles Vierges américaines, ou bien un expéditeur non Trade Direct d'un lieu d'origine autre que les États-Unis, Porto-Rico, le Canada ou les Iles Vierges américaines.

Traitement d’un envoi avec des options 1. Suivez les étapes 1 à 5 de la section Traitement d’un envoi composé d’un seul colis

de la page 1.

2. Dans la fenêtre Expédition, sélectionnez l’onglet Options.

3. Cochez la case se trouvant à côté de l’option ou des options que vous voulez appliquer et complétez les champs additionnels requis pour l’option ou les options.

4. Cliquez sur Traiter l’envoi.

Remarque : après avoir traité tous vos colis et toutes vos expéditions, complétez la procédure de fin de journée.

Expédition

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Traitement des envois internationauxLorsque vous expédiez un colis vers une destination internationale, WorldShip peut créer les documents d’exportation nécessaires.

Traitement d’un colis 1. Précisez l’adresse du destinataire.

2. Sélectionnez un service UPS.

3. Sélectionnez un type de colis.

4. Spécifiez à qui facturer le transport.

5. Saisissez une description générale des marchandises et le poids du colis.

6. Sélectionnez l’onglet Documents douaniers pour remplir les documents d’exportation nécessaires.

7. Cliquez sur Traiter l’envoi.

Télécharger les documents douaniers Si vous activez la fonction UPS Paperless® Invoice, vous pourrez télécharger des formulaires de douane créés hors ligne. Ainsi, vous n’aurez plus à joindre d’exemplaire papier à vos envois. Pour télécharger ces documents, cochez Télécharger mes formulaires sous l’onglet Documents douaniers puis repérez les formulaires à télécharger après avoir cliqué sur Traiter l’envoi.

Désactivation des documents d’exportation Si vous créez actuellement vos propres documents d’exportation, vous pouvez désactiver la fonction documents d’exportation de WorldShip en suivant les étapes ci-dessous :

1. Sous l’onglet Outils, sélectionnez Paramètres Expéditeur.

2. Cliquez sur Modifier, puis sélectionnez l’onglet International.

3. Décochez les cases Activer les factures, Activer le certificat d’origine NAFTA et Activer le certificat d’origine ou sélectionnez une autre méthode que UPS fait ma déclaration EEI pour moi, sous Electronic Export Information, pour les documents que vous ne voulez pas imprimer.

Pendant le traitement d’un envoi, vous pouvez désactiver la création d’une facture en suivant les étapes ci-dessous :

1. Dans la fenêtre Expédition, sélectionnez l’onglet Documents douaniers.

2. Décochez la case Créer une facture.

Remarque : si vous désactivez la fonction Créer une facture dans WorldShip, vous devez saisir la valeur douanière pour accélérer la procédure de dédouanement.

Remarque : les envois internationaux qui NE CONTIENNENT PAS de documents doivent être accompagnés de trois (3) exemplaires de la facture ainsi que de toute autre documentation d’exportation requise devant accompagner le colis principal.

Expédition

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Traitement des envois avec des dates d’enlèvement ultérieures

Grâce à la possibilité de traitement à des dates futures dans WorldShip, vous pouvez procéder à des envois avec une date d’enlèvement qui se situe au maximum dans les 183 jours à venir.

Activation de l’option Prochaine date de traitement Pour traiter ces envois, activez cette fonction en suivant les étapes ci-dessous :

1. Sous l’onglet Outils, sélectionnez Préférences système puis Expédition.

2. Cochez la case Sélectionner manuellement la date d’enlèvement sous Sélection de la date d’enlèvement. Un message d’avertissement vous demande de confirmer votre sélection.

3. Cliquez sur Oui puis sur OK.

Expédition

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Traitement des envois avec prévision de prochaines dates d’enlèvement (suite)

Sélection d’une date d’enlèvement Lorsque vous avez réglé cette préférence système, la fenêtre de Sélection de date d’enlèvement vous demande de choisir une date d’enlèvement.

Si vous souhaitez choisir la date d’aujourd’hui comme date d’enlèvement, cliquez simplement sur OK. Si vous souhaitez choisir une autre date, cliquez sur la flèche « bas » et sélectionnez la date d’enlèvement sur le calendrier, puis cliquez sur OK. La date d’enlèvement sélectionnée est affichée sur la barre de titre en haut des fenêtres Expédition et Historique des envois.

À mesure que vous traitez les envois, ceux-ci s’ajoutent à la liste des enlèvements en cours, organisée par date d’enlèvement, dans la fenêtre Historique des envois. La lettre « A » apparaît à côté de la date d’enlèvement.

Remarque : si vous n’avez pas besoin de traiter des envois avec de prochaines dates d’enlèvement, aucune action n’est requise. Votre système est déjà configuré afin de traiter les envois pour la date actuelle.

Modification d’une date d’enlèvement

Pour modifier une date d’enlèvement avant de traiter les envois, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sous l’onglet Accueil de la fenêtre Expédition, sélectionnez Informations concernant l’enlèvement, puis Sélectionner la date d’enlèvement.

2. Dans la fenêtre Sélection de la date d’enlèvement, cliquez sur la flèche « bas » et sélection-nez la date d’enlèvement souhaitée sur le calendrier, puis cliquez sur OK.

3. Traitez vos envois de la manière habituelle. Ceux-ci apparaissent dans la fenêtre Historique des envois, dans le groupe des enlèvements en cours pour cette date d’enlèvement.

Pour modifier la date d’enlèvement des envois ayant déjà été traités :

1. Dans la fenêtre Historique des envois, mettez en surbrillance l’envoi ou les enlèvements en cours dont vous souhaitez modifier la date.

2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Date d’enlèvement puis Modifier la date de l’enlèvement.

3. Dans la fenêtre Modification de la date d’enlèvement, cliquez sur la flèche « bas » et sélectionnez la date d’enlèvement souhaitée sur le calendrier, puis cliquez sur OK. Les envois apparaissent dans le groupe des enlèvements en cours pour cette date d’enlèvement.

Pour obtenir plus d’informations, sélectionnez WorldShip sous l’onglet Support puis Aide UPS WorldShip ; saisissez Procédures de Prochaine date de traitement.

Traitement des retours UPS propose une gamme complète de services de retour conçus pour simplifier votre procédure de retour des marchandises. Répétez un envoi de l’historique en tant que Retour ou créez un nouveau colis Retour dans la fenêtre Expédition.

Création d’un retour 1. Sélectionnez un service UPS dans l’onglet Service.

2. Sélectionnez l’onglet Options puis Services Retours dans les Options d’envoi.

3. Sélectionnez le service retour souhaité.

4. Donnez une description des marchandises du colis.

5. Si vous sélectionnez Étiquette Retour électronique, cliquez sur Détails et saisissez l’adresse électronique du destinataire.

6. Précisez l’adresse de l’enlèvement.

7. Sélectionnez l’onglet Service, puis sélectionnez un type de colis, spécifiez à qui facturer le transport, et saisissez le poids du colis.

8. Cliquez sur Traiter l’envoi.

Remarque : les services Retours peuvent être limités dans votre région. Veuillez consulter ups.com® pour obtenir une liste complète des services disponibles.

Traitement d’un envoi à faire suivre avec un envoi Retour correspondant

1. Saisissez les informations relatives aux envois.

2. Sélectionnez la case Avec services Retours dans l’onglet Service.

3. Cliquez sur Traiter l’envoi. L’étiquette de l’envoi à faire suivre s’imprime et la fenêtre Expédition remplit automatiquement l’adresse de l’envoi Retour correspondant.

4. Sélectionnez l’onglet Options. L’option Services Retours est cochée. Sélectionnez le service Retours de votre choix et saisissez une description de marchandise.

5. Cliquez sur Traiter l’envoi.

Remarque : pour spécifier une préférence dans la case Avec Services Retours, accédez à l’onglet Expédition dans l’Éditeur des préférences système.

Expédition

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Modification des colis et des envoisWorldShip vous permet de modifier les colis et envois que vous avez déjà traités, mais pour lesquels vous n’avez pas encore exécuté la procédure de traitement de fin de journée.

Modification d’un colis ou d’un envoi 1. Parmi les enlèvements UPS dans la fenêtre Historique des envois, sélectionnez le

colis ou l’envoi individuel que vous souhaitez modifier.

2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Modifier/Faire accepter. Confirmez le colis/envoi à modifier, puis effectuez les modifications voulues.

3. Cliquez sur Traiter l’envoi. (Vous serez invité à remplacer l’ancienne étiquette imprimée par la nouvelle.)

Suppression d’un seul colis dans un envoi multi-colis 1. Parmi les enlèvements UPS dans la fenêtre Historique des envois, sélectionnez

l’envoi contenant le colis que vous souhaitez supprimer.

2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Modifier/Faire accepter. Confirmez le colis/envoi à modifier.

3. Utilisez les flèches de navigation à côté de Traiter l’envoi pour afficher le colis que vous souhaitez supprimer.

4. Cliquez sur Supprimer colis. Confirmez que vous voulez supprimer le colis.

5. Cliquez sur Traiter l’envoi. (Vous serez invité à remplacer l’ancienne étiquette imprimée par la nouvelle.)

Expédition

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Expédition

Traitement des envois de fret aérienTraitement d’un envoi de fret aérien Pour traiter un envoi de fret aérien :

1. Cochez la case Fret.

2. Spécifiez l’adresse du destinataire.

3. Spécifiez l’adresse de l’expéditeur.

4. Spécifiez le niveau de l’expédition et les détails des options, comme le service UPS et les informations concernant la personne à facturer, les informations liées aux marchandises, les options d’expédition, ainsi que les références et les instructions spéciales de l’expéditeur et du destinataire.

5. S’il s’agit d’un envoi international, enregistrez le document d’exportation et les détails des produits.

6. Décidez si vous voulez terminer votre envoi maintenant ou ultérieurement.

n Si vous n’avez pas terminé votre envoi, vous pouvez le sauvegarder en tant que brouillon en cliquant sur Sauvegarder (dans le coin inférieur droit). Votre envoi sera sauvegardé dans Historique des envois en tant que brouillon avec la date à laquelle vous l’avez sauvegardé. Si vous avez créé une liste de colisage avec votre brouillon, il ne sera pas sauvegardé. Quand vous êtes prêt à continuer, sélectionnez votre envoi dans la fenêtre Historique des envois puis cliquez sur Modifier/Faire accepter sous l’onglet Accueil.

n Une fois que vous avez terminé votre envoi, cliquez sur Traiter.

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Expédition

Traitement des envois de fret aérien (suite)

Saisie d’informations relatives aux marchandises1. Saisissez les informations relatives à chaque article composant votre envoi dans

la section Marchandises dans l’onglet Service. La liste des marchandises dans l’onglet Service indique chaque article qui a été ajouté à l’envoi actuel.

2. Cliquez sur Ajouter pour ajouter un article à la liste des marchandises, ou au besoin, cliquez sur Supprimer pour supprimer des articles de la liste. Il n’existe aucune limite quant au nombre de marchandises qui peuvent être sélectionnées ou ajoutées à l’envoi. La limite est prise en charge pendant le traitement de l’envoi.

Remarque : au lieu d’ajouter manuellement des articles à la liste des marchandises, vous pouvez cliquer sur Recherche de marchandise et utiliser cette fenêtre pour accéder aux marchandises entrées précédemment dans Éditeur de marchandises. Cette recherche est une fonction utile quand vous entrez plusieurs marchandises dans un envoi.

Demander les tarifs du fret aérienPour demander le tarif applicable à l’envoi actuel :

1. Cliquez sur Obtenir un tarif.

2. Dans la fenêtre des tarifs, consultez les détails du tarif.

3. Cliquez sur OK.

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Expédition

Traitement des envois de fret aérien (suite)

Programmer l’enlèvement ou la livraison d’un colis de fret aérienPour programmer automatiquement une livraison pendant le traitement d’un envoi pour un expéditeur par fret aérien ayant un compte « services à domicile » :

1. Cochez la case Livraison dans l’onglet Service.

2. Traitez l’envoi comme d’habitude. Quand vous cliquez sur Traiter l’envoi, la fenêtre de demande de livraison s’affiche.

3. Dans la fenêtre de demande de livraison :

n Sous Pièces expédiées en tant que, décrivez les unités de manutention.

n Sous Livraison, sélectionnez une date et une heure de livraison.

n Cliquez sur OK.

Pour planifier automatiquement un enlèvement ou une livraison pendant le traite-ment d’un envoi pour un expéditeur par fret aérien ayant un compte « services occasionnels » :

1. Saisissez l’envoi comme d’habitude. Quand vous cliquez sur Traiter l’envoi, la fenêtre de demande d’enlèvement/de livraison s’affiche.

2. Dans la fenêtre de demande d’enlèvement/de livraison :

n Sous Pièces expédiées en tant que, décrivez les unités de manutention.

n Sous Enlèvement/Livraison, sélectionnez Enlèvement ou Livraison.

Remarque : votre choix détermine les champs actifs et inactifs dans cette fenêtre.

n Sous Livraison, sélectionnez une date et une heure de livraison.

n Sous Demandeur, indiquez les informations appropriées ou utilisez les informa-tions de l’expéditeur en votre possession.

n Indiquez la date de l’enlèvement, l’heure de l’enlèvement prêt et l’heure de fermeture du lieu de l’enlèvement.

n Sous Lieu de l’enlèvement, précisez toute instruction supplémentaire.

Remarque : tous les autres champs contiennent l’adresse de l’expéditeur et ne peuvent pas être actualisés.

n Cliquez sur OK.

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Expédition

Traitement des envois de fret aérien (suite)

Visualiser l’historique des envois de fret aérienPour visualiser vos envois de fret aérien, sélectionnez la fenêtre Historique des envois. Une icône représente un envoi de fret aérien pour un expéditeur spécifique.

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Éditeur de profilUtilisez l’Éditeur de profils pour ajouter, supprimer ou modifier un profil, c’est-à-dire une collection sauvegardée de préférences prédéfinies notamment diverses options de service, des options de colis, des options d’expédition ainsi que des numéros de référence. Il est ensuite possible d’assigner un profil à un ou plusieurs expéditeurs.

Ajout d’un profil 1. Sous l’onglet Outils, sélectionnez Créer/Modifier le profil.

2. Dans la fenêtre d’accueil de l’Éditeur de profil, cliquez sur OK.

3. Remplissez ou sélectionnez les valeurs préférées pour les champs indiqués sur tous les onglets indiqués. Vos choix sont affichés comme valeurs par défaut dans les champs correspondants dans la fenêtre Expédition.

4. Dans le ruban, cliquez sur Sauvegarder.

5. Dans la fenêtre Nom de profil, saisissez un nom unique, de 35 caractères maxi-mum, et cliquez sur OK.

Remarque : si vous souhaitez baser un nouveau profil sur un profil existant, sélec-tionnez le nom du profil existant, modifiez les champs, puis dans le ruban, cliquez sur Sauvegarder le profil. Dans la fenêtre Nom de profil, saisissez un nom unique, de 35 caractères maximum, et cliquez sur OK.

Assignation d’un profil à un expéditeur 1. Sous l’onglet Outils, sélectionnez Créer/Modifier le profil.

2. Dans le ruban Éditeur de profil, cliquez sur Assigner un profil à des expéditeurs.

3. Dans la fenêtre Profils de l’expéditeur :

n Pour assigner un profil à un expéditeur spécifique, sélectionnez le profil de votre choix pour cet expéditeur dans Profil à côté du numéro d’expéditeur.

n Pour assigner un profil spécifique à tous les expéditeurs, sélectionnez le profil de votre choix dans Assigner un profil à tous les expéditeurs puis cliquez sur Assigner.

4. Cliquez sur OK puis sur Quitter l'éditeur de profil.

Profils

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Assignation d'un profil à un destinataire du carnet d'adresses1. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Adresses puis Carnet d’adresses. La fenêtre

Éditeur de carnet d’adresses s’affiche.

2. Saisissez des informations concernant un nouveau destinataire ou cliquez sur l’icône Rechercher se trouvant à côté de la case Société ou Nom pour chercher un destinataire dans votre carnet d’adresses. Dans la fenêtre Recherche dans le carnet d'adresses, repérez et sélectionnez un destinataire existant puis cliquez sur Sélectionner.

3. Sélectionnez un nom de profil sous Profil.

4. Cliquez sur Ajouter une nouvelle adresse pour un nouveau contact ou cliquez sur Modifier l’adresse pour un contact existant.

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer.

Remarque : il est également possible d’assigner un profil à l’aide de l’Éditeur d’expédition ou vous pouvez sélectionner le profil à partir de la fenêtre Expédition.

Profils

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Impression des rapportsChaque fois que vous exécutez la procédure de traitement de fin de journée, les rapports suivants peuvent s’imprimer automatiquement :

Rapport quotidien détaillé des envois Récapitule tous les colis traités depuis votre dernière procédure de traitement de fin de journée et établit une liste des informations relatives aux envois pour chaque colis, ainsi que les totaux globaux. Dans l’Éditeur des préférences système, sélec-tionnez l’onglet Configuration du rapport détaillé de l’envoi pour choisir ou non d’imprimer automatiquement ce rapport lorsque vous exécutez la procédure de traitement de fin de journée.

Rapport de colis de grande valeur Ce rapport s’imprime automatiquement au cours du traitement de fin de journée si vous avez traité un colis dont la valeur déclarée dépasse un certain seuil et pendant le traitement des envois Services Retours. Ce rapport indique le numéro de suivi, le numéro de colis, le numéro de référence et la valeur déclarée de chaque colis de grande valeur.

Important : assurez-vous de remettre ce rapport à votre conducteur UPS lorsqu’il ramasse vos colis de grande valeur. Le conducteur UPS signe les deux exemplaires du rapport et enregistre l’heure du ramassage ainsi que le nombre total de colis de grande valeur sur la dernière ligne de ce rapport. Puisque les détails du ramassage figurent sur le rapport qui accompagne les colis emportés par le conducteur, faites-en une photocopie pour avoir une confirmation du ramassage dans vos archives. La signature du conducteur et des informations manuscrites figurent sur ce rapport. Il vous serait donc impossible de le réimprimer.

Rapport récapitulatif des manifestes UPS (envois dont l’origine se situe hors des États-Unis/hors de Porto Rico/hors du Canada) S’imprime automatiquement pendant la procédure de traitement de fin de journée et récapitule les informations d’envoi relatives aux colis que votre conducteur UPS doit enlever. Ce rapport comprend :

n Les informations sur votre compte.

n Un code-barres qui inclut votre numéro de compte, un identifiant propre à l’envoi et le nombre total de colis à enlever.

n Des renseignements sommaires afin que le conducteur UPS puisse vérifier les colis à enlever.

n Un emplacement pour enregistrer le nom du conducteur UPS qui enlève les colis, l’heure de l’enlèvement et le nombre total de colis enlevés par le conducteur.

Important : assurez-vous de donner les deux exemplaires du Rapport récapitulatif des manifestes à votre conducteur UPS au moment où les colis sont enlevés. Le conducteur UPS scanne le code-barres indiqué sur le rapport. Ensuite, le conducteur UPS signe et enregistre l’heure de l’enlèvement ainsi que le nombre total de colis en bas de ce rapport. Conservez un exemplaire du rapport dans vos dossiers. Le conduc-teur UPS gardera l’autre exemplaire.

Détail des manifestes UPS (envois dont l’origine se situe hors des États-Unis/hors de Porto Rico/hors du Canada) S’imprime automatiquement pendant la procédure de traitement de fin de journée et pendant la liquidation des flux consolidés si la transmission de vos données d’envoi à UPS échoue. Ce rapport comprend des informations détaillées sur tous les colis que votre conducteur UPS doit enlever.

Important : assurez-vous de donner ce rapport à votre conducteur UPS lors de l’enlèvement de vos colis.

Vérification de la transmission des données au conducteur UPS (envois dont l’origine se situe hors des États-Unis/hors de Porto Rico/hors du Canada)S’imprime automatiquement pendant la procédure de traitement de fin de journée et pendant la liquidation des flux consolidés UPS Trade Direct, uniquement si la destination est un pays autre que les États-Unis ou Porto-Rico. Ce rapport vérifie que vos données d’envoi ont bien été transmises à UPS pendant la procédure de liquidation.

Important : assurez-vous de donner ce rapport à votre conducteur UPS lors de l’enlèvement de vos colis.

Rapports

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Annulation d’un envoi à partir de la fenêtre ExpéditionWorldShip vous permet d’annuler les envois que vous avez déjà traités, mais pour lesquels vous n’avez pas encore exécuté la procédure de traitement de fin de journée. Vous pouvez également annuler des colis ou envois après avoir exécuté la procédure de traitement de fin de journée.

1. Sous l’onglet Accueil dans la fenêtre Expédition, sélectionnez Annuler pour annuler ou supprimer un colis ou un envoi.

2. Lisez les instructions concernant l’annulation d’un envoi, puis cliquez sur OK. La fenêtre Historique des envois s’affiche, avec le dernier envoi traité mis en surbrillance.

3. Confirmez que l’envoi correct est en surbrillance. Sélectionnez un autre envoi si nécessaire.

4. Si l'icône d'envoi a une flèche vers le haut, , , , vous devrez annuler l'envoi via la page d'annulation d'envoi « UPS Void Shipments » sur le Web. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Annuler.

a. WorldShip vous invitera à vous rendre sur la page d'annulation d'envoi « UPS Void Shipments » sur le Web.

Remarque : lorsque vous annulez un colis ou un envoi à partir de la page d'annulation d'envoi « UPS Void Shipments » sur le Web, la fenêtre Historique des envois n'est pas mise à jour et n'indique pas que vous avez annulé l'envoi. Pour vous rappeler que l'envoi a été annulé, vous pouvez marquer l'envoi annulé manuellement. Consultez la section Marquage d’un colis ou d’un envoi comme annulé dans la fenêtre Historique des envois.

5. Si l'icône d'envoi n'a pas de flèche :

a. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Annuler. Un message de confirmation s'affiche.

b. Cliquez sur Oui. Une icône d'annulation apparaît à côté de l’envoi ou du colis.

Remarque : si le colis que vous souhaitez annuler est déjà passé par la procédure de traitement de fin de journée et que le portail d'annulation prend en charge des annulations dans votre pays, vous serez redirigé vers l'application d'annulation d'envois sur ups.com® (en anglais uniquement). Référez-vous au paragraphe Annula-tion d’un colis ou d’un envoi à partir de la fenêtre Historique des envois de fin de journée, à la page suivante.

Annulation des colis ou des envois

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Annulation d’un colis ou d’un envoi à partir de la fenêtre Historique des envois de fin de journée 1. Dans la fenêtre Historique des envois, mettez en surbrillance un numéro de suivi

du colis que vous souhaitez annuler.

2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Annuler.

3. Cliquez sur OK. La page d’annulation d’envoi « UPS Void Shipments » apparaît, afin que vous puissiez terminer l’annulation.

4. Une fois l’envoi annulé, retournez à WorldShip.

Annulation des colis ou des envois

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Marquage d’un colis ou d’un envoi comme annulé dans la fenêtre Historique des envois Lorsque vous annulez un colis ou un envoi à partir de la page d’annulation d’envoi « UPS Void Shipments », WorldShip n’actualise pas automatiquement la fenêtre Historique des envois pour indiquer que l’annulation a été effectuée. Vous pouvez cependant marquer vous-même le colis ou l’envoi comme annulé. Puisque l'état réel du colis ou de l’envoi ne changera pas, vous devez exécuter les étapes nécessaires à l’annulation de l’envoi ou du colis sur la page d’annulation d’envoi « UPS Void Shipments » avant d’utiliser cette procédure.

1. Dans la fenêtre Historique des envois, mettez en surbrillance le colis ou l’envoi que vous avez annulé dans la page d’annulation d’envoi « UPS Void Shipments ».

2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Sélectionner l’envoi. Une coche s’affiche à côté de l’envoi/colis en question.

3. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Activités sélectionnées puis Annuler les envois sélectionnés. Le symbole X apparaît à côté de l’envoi ou du colis.

Annulation des colis ou des envois

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Exécution de la procédureWorldShip transmet électroniquement les détails de votre envoi à UPS. Des procédures de traitement de fin de journée distinctes peuvent être exécutées pour le même jour d’enlèvement.

Lorsque tous vos enlèvements sont traités, terminez la procédure de traitement de fin de journée. Ces étapes doivent être effectuées avant l’heure de l’enlèvement.

Exécution de la procédure de traitement de fin de journée1. Sélectionnez un groupe d’enlèvements en cours sous Historique des envois.

2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez En fin de journée.

3. Confirmez que vous souhaitez poursuivre la procédure. WorldShip imprimera les rapports de traitement de fin de journée. Pour obtenir plus d’informations, con-sultez la section Impression des rapports.

4. Si le mode d’envoi Prochaine date de traitement a été activé, la fenêtre de sélection de la date d’enlèvement actif s’affiche. Cliquez sur la flèche « bas » pour sélectionner la date d’enlèvement actif sur le calendrier (dans les 183 jours à venir). Cliquez sur OK.

5. Remettez les rapports applicables à votre conducteur UPS. Pour obtenir plus d’informations, consultez la section Impression des rapports.

En fin de journée

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Recherche d’envois1. Pour trouver un envoi déjà traité auparavant, sélectionnez Rechercher dans

l’historique sous l’onglet Accueil.

2. Cliquez sur le bouton Recherche sur l’écran Historique des envois.

3. Remplissez les informations dont vous avez besoin pour trouver l’envoi que vous recherchez, puis cliquez sur Recherche.

Pour obtenir plus d’informations, sélectionnez WorldShip sous l’onglet Support puis Aide sur UPS WorldShip. Enfin, saisissez Rechercher un envoi.

Historique et suivi

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Suivi des colis ou des envoisProcéder au suivi à partir de la fenêtre Historique des envois 1. Pour suivre un colis unique à partir de la fenêtre Historique des envois, sélection-

nez un colis en mettant en surbrillance son numéro de suivi. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Suivi puis Suivre ce colis.

2. Pour effectuer le suivi de plusieurs colis à partir de la fenêtre Historique des envois :

n Mettez en surbrillance une date pour suivre tous les colis expédiés à une date spécifique, ou mettez en surbrillance un envoi pour suivre tous les colis d’un envoi.

n Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Suivi puis Suivre plusieurs colis. Dans la fenêtre Gestionnaire du numéro de suivi, sous l’onglet 1Z, cliquez sur Ajouter puis Liste de suivi.

Remarque : vous pouvez effectuer le suivi pour plusieurs dates et envois en mettant en surbrillance la date ou l’envoi spécifique, puis en continuant à cliquer sur Ajouter.

3. WorldShip vous connecte directement à la page de suivi « Tracking » sur le site Web d’UPS et affiche les informations sur le colis.

4. Vous pouvez imprimer les informations de suivi selon les besoins.

5. Fermez la page de suivi et retournez à WorldShip.

Suivi à partir du site Web d’UPS 1. Sous l’onglet UPS.com, sélectionnez Page de suivi UPS. WorldShip vous connecte

directement à la page de suivi sur le site Web d’UPS.

2. Saisissez vos numéros de suivi sous l’onglet Suivi des colis et du fret et cliquez sur Suivi.

3. Suivez les instructions.

4. Fermez la page de suivi et retournez à WorldShip.

Historique et suivi

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Supplément carburantLe supplément carburant d’UPS sera automatiquement inclus dans le tarif affiché pour chaque envoi. Le supplément peut varier d’un mois à l’autre. Une mise à jour du logiciel vous sera automatiquement fournie.

Pour en savoir plus sur le supplément carburant d’UPS, consultez le site ups.com® ou sélectionnez Aide WorldShip sous l’onglet Support puis Aide UPS WorldShip. Saisis-sez ensuite Supplément carburant.

Calculateur de centre de coûtsLe calculateur de centre de coûts vous aide à mettre à jour les coûts d’expédition affichés par WorldShip pour les expéditeurs. Ces tarifs mis à jour ne concernent pas les frais d’expédition que vous payez à UPS. Ils concernent seulement ceux que vous facturez à vos clients.

Pour ouvrir le Calculateur de centre de coûts, sélectionnez Plus d’outils sous l’onglet Outils puis Calculateur de centre de coûts. Lorsque le Calculateur de centre de coûts s’ouvre, vous remarquerez que la fenêtre est divisée en deux parties (volet gauche et droit). Sélectionnez un expéditeur dans le volet gauche pour afficher les différents tarifs (frais de transport, frais complémentaires et surcharges) dans le volet droit. Sélectionnez un tarif dans le volet gauche ou cliquez deux fois sur un tarif dans le volet droit pour afficher tous les éléments que vous pouvez mettre à jour pour cette catégorie dans le volet droit.

Pour des instructions détaillées sur la façon de modifier vos tarifs, sélectionnez Aide à partir du menu Aide dans le Calculateur de centre de coûts.

Instructions de facturation Utilisez les champs Facturer… à pour indiquer la partie responsable du paiement des frais de transport, des droits de douane et des taxes pour expédier un colis ou un envoi. Ces champs apparaissent dans plusieurs fenêtres notamment dans l’onglet Service de la fenêtre Expédition. Les champs Facturer… à incluent :

Facturer le transport à inclut les options Expéditeur, Destinataire ou Tiers pour indiquer qui paie les frais de transport lors de l’expédition d’un colis ou d’un envoi.

Facturer les droits de douane et les taxes à comprend des options Expéditeur, Destinataire ou Tiers pour indiquer qui paie les droits de douane et les taxes lors de l’expédition d’un colis ou d’un envoi.

La case Séparer les droits de douane et les taxes sert à indiquer si vous souhaitez que la personne qui paie les frais de transport paie également les droits de douane à la place de la personne qui paie les taxes lors de l’expédition d’un colis ou d’un envoi. Si vous cochez cette case, le titre Facturer les frais de transport à devient Facturer les frais de transport et les droits de douane à et le titre Facturer les droits de douane et les taxes à devient Facturer les taxes à. Pour inverser cette sélection, décochez la case Partager les droits de douane et les taxes. Un message de confirmation est affiché chaque fois que vous cochez ou décochez cette case.

Fonctions liées à la facturation et à la tarification

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Facturation à un tiers1. Traitez les envois de la manière indiquée en page 1 de ce guide. Voici les étapes

à suivre :

n Précisez l’adresse du destinataire.

n Sélectionnez un service UPS.

n Sélectionnez un type de colis.

n Sélectionnez Tiers dans Facturer le transport à et la fenêtre Adresse du tiers apparaît.

2. Dans la fenêtre Adresse du tiers, saisissez l’adresse et le numéro de compte de la personne ou de la société qui paiera tous les frais que l’expéditeur aurait à payer pour l’envoi actuel. Puis cliquez sur OK.

3. Dans la fenêtre Expédition, saisissez le poids du colis et cliquez sur Traiter l’envoi.

Fonctions liées à la facturation et à la tarification

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Commandes rapidesL’Éditeur de commandes rapides vous permet de sélectionner une liste prédéfinie de commandes et de les configurer pour les utiliser sous l’onglet Importation-Exportation. Consultez la section Créer une liste de commandes rapides.

Créer une liste de commandes rapides1. Sous l’onglet Importation-Exportation, sélectionnez Créer nouveau.

2. Dans la fenêtre Éditeur de commandes rapides, créez une liste de commandes rapides :

n Pour ajouter une commande, sélectionnez-en une dans la zone des Commandes disponibles et cliquez sur Ajouter. La commande est ajoutée dans la zone Commandes sélectionnées.

n Pour supprimer une commande, faites votre sélection dans la zone des Commandes sélectionnées et cliquez sur Supprimer.

n Pour supprimer toutes les commandes, cliquez sur Supprimer tout.

3. Modifiez la commande sélectionnée comme suit :

n Si vous avez ajouté une commande qui peut être ajoutée plus d’une fois, la fenêtre Éditeur de commandes rapides s’affiche pour que vous puissiez configurer la commande. Consultez la section Modifier les commandes rapides.

n Si vous avez ajouté une commande qui ne peut être ajoutée qu’une seule fois, passez à l’étape 4.

Conseil : si vous voulez changer les paramètres par défaut de la commande sélection-née, cliquez sur Modifier. Consultez la section Modifier les commandes rapides.

4. Disposez les commandes dans l’ordre souhaité dans la liste des commandes rapides :

n Pour faire remonter une commande, sélectionnez-la puis cliquez sur Faire remonter.

n Pour faire descendre une commande, sélectionnez-la puis cliquez sur Faire descendre.

5. Pour visualiser et utiliser la liste des commandes rapides, sous l’onglet Importation-Exportation, sélectionnez une commande dans la liste.

Modifier les commandes rapides1. Sous l’onglet Importation-Exportation, sélectionnez Créer nouveau.

2. Dans la fenêtre Éditeur de commandes rapides, ajoutez une nouvelle commande:

n Sélectionnez la commande dans la zone des Commandes disponibles.

n Cliquez sur Ajouter.

Si vous avez ajouté une commande qui peut être ajoutée plus d’une fois, la fenêtre Éditeur de commandes rapides s’affiche et montre les informations relatives à la commande sélectionnée. Le nom de la commande apparaît dans la barre de titre. Passez à l’étape 4.

Si vous avez ajouté une commande qui ne peut être ajoutée qu’une seule fois, le nom du bouton apparaît dans la zone des Commandes sélectionnées. Si vous voulez modifier la commande, passez à l’étape 3 ; sinon, allez directement à l’étape 7.

3. Pour modifier une commande existante dans la liste des commandes rapides :

n Sélectionnez la commande dans la zone des Commandes sélectionnées.

n Cliquez sur Modifier.

La fenêtre Éditeur de commandes rapides s’affiche et montre des informations relatives à la commande sélectionnée. Le nom de la commande apparaît dans la barre de titre.

Pour modifier une commande qui peut être ajoutée plus d’une fois, passez à l’étape 4 ; sinon, allez directement à l’étape 5.

Fonctions supplémentaires

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Modifier les commandes rapides (suite)

4. Procédez comme il convient :

n Pour Numéro d’expéditeur, cliquez sur la flèche « bas » dans la zone Sélec-tionner le numéro d’expéditeur et sélectionnez un numéro d’expéditeur.

n Pour Profil, cliquez sur la flèche « bas » dans la zone Sélectionner le profil et sélectionnez un profil.

n Pour Importations du menu démarrage, sélectionnez un nom de carte dans la zone Importations du menu démarrage.

n Pour Importations par lots, sélectionnez un nom de carte dans la zone Importations par lots du menu démarrage.

n Pour Exportations par lots, sélectionnez un nom de carte dans la zone Exportations par lots du menu démarrage.

5. Pour ajouter une infobulle à la commande, tapez jusqu’à 80 caractères dans la zone Texte de l’infobulle ou utilisez une infobulle prédéfinie.

6. Cliquez sur OK.

7. Recommencez cette procédure selon vos besoins puis cliquez sur OK.

Imprimer des étiquettes d'erreur pendant le traitement par lotsWorldShip imprime désormais par défaut des étiquettes d'erreur pour chaque colis dont l'envoi n'a pu être validé au cours du traitement par lots. L'étiquette identifie l'erreur ainsi que les informations nécessaires afin de corriger le colis pour pouvoir le traiter et sert de paramètre fictif servant à maintenir l'ordre des étiquettes des colis. L'option Imprimer une étiquette d'erreur pendant le traitement par lots se situe sous Préférence d’impression d'étiquette sous l'onglet Configuration d'impression dans la fenêtre Éditeur des préférences système.

Personnaliser les étiquettesL’Éditeur d’étiquettes personnalisées vous permet de créer, de sauvegarder, de modifier et de supprimer plusieurs modèles d’étiquettes personnalisées. Une étiquette personnalisée peut comporter une image, un message promotionnel, un texte, des champs relatifs à l’envoi ou un mélange de toutes ces options. Pour préciser le modèle à utiliser, assignez les étiquettes à imprimer quand vous utilisez un profil ou ajoutez un bouton dans la barre d’outils personnalisée.

Fonctions supplémentaires

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Sélectionner le stock d'étiquettesVérifiez que votre imprimante contient le film à étiquettes qui convient. Il varie en fonction du type de modèle d’étiquette personnalisée utilisé :

n Un modèle d’en-tête d’étiquette Envoi vous permettra de personnaliser la partie supérieure de 5 cm sur un film à étiquettes au format : 4 x 8 ou 4 x 8¼ avec une imprimante thermique, 8½ x 11 (1 étiquette par page) avec une imprimante laser, 8½ x 11 (2 étiquettes par page) avec une imprimante laser ou A4 210 x 297 avec une imprimante laser.

n Un modèle d’étiquette Document vous permettra de personnaliser la partie inférieure de 5 cm sur un film à étiquettes au format : 4 x 8 ou 4 x 8¼ (perforé) avec une imprimante thermique.

n Un modèle d’étiquette Destinataire vous permettra de personnaliser n’importe quelle partie de l’étiquette (c’est une étiquette supplémentaire qui ne remplace pas l’étiquette d’envoi) sur un film à étiquettes au format : 4 x 8 ou 4 x 6.

Créer ou modifier un modèle d’étiquette personnalisée1. Sous l’onglet Outils, sélectionnez Créer/Modifier des étiquettes personnalisées.

La fenêtre Éditeur d’étiquettes personnalisées s’affiche.

2. Si vous voulez modifier un modèle existant :

n Sous Modèles existants, sélectionnez le modèle que vous voulez modifier.

n Cliquez sur Modifier. La fenêtre Modifier le modèle s’affiche.

Remarque : vous ne pouvez ni modifier ni supprimer les modèles types d'UPS. Par contre, vous pouvez les copier puis les modifier. Voir l’étape 3.

n Passez à l’étape 6.

3. Si vous voulez créer un modèle sur la base d’un modèle existant, comme un modèle UPS :

n Sous Modèles existants, sélectionnez le modèle qui sera la base du vôtre.

n Cliquez sur Copier. La fenêtre Copier le modèle s’affiche.

n Entrez un nom de modèle d’au plus 50 caractères dans la case Entrer le nom du nouveau modèle et cliquez sur OK. La fenêtre Modifier le modèle s’affiche.

n Passez à l’étape 6.

Fonctions supplémentaires

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Créer ou modifier un modèle d’étiquette personnalisée (suite)

4. Si vous voulez supprimer un modèle existant :

n Sous Modèles existants, sélectionnez le modèle que vous voulez supprimer.

n Cliquez sur Supprimer. Un message vous demande de confirmer la suppression.

n Cliquez sur Oui. La fenêtre Éditeur d’étiquettes personnalisées s’affiche.

n Passez à l’étape 11.

5. Si vous voulez créer un nouveau modèle :

n Sous Nouveau modèle, cliquez sur la flèche « bas » dans la zone Type de modèle et sélectionnez un type d’étiquette.

n Tapez un nom comportant au plus 50 caractères pour le nouveau modèle dans la zone Nom du modèle.

n Cliquez sur Créer. La fenêtre Modifier le modèle s’affiche.

6. Ajouter chaque élément au moyen de l’une de ces options :

Remarque : vous pouvez organiser les champs WorldShip par ordre alphabétique en cliquant sur le titre de la colonne du champ.

n Ajouter un champ — Cliquez sur la flèche « bas » dans la zone Champs WorldShip et sélectionnez une catégorie de champ. Dans la liste déroulante des catégories de champ, sélectionnez un champ puis faites un glisser-déposer à l’emplacement souhaité.

n Ajouter un texte personnalisé — Tapez un texte d’au plus 45 caractères dans la zone Texte personnalisé, puis cliquez sur Ajouter un texte et cliquez sur l’emplacement où vous voulez placer le texte.

n Ajouter un champ sans texte — Cochez la case Ajouter seulement un champ de données.

n Ajouter des données test — Cochez la case Afficher les données test pour pré-remplir le champ avec des données test.

n Ajouter une image — Sélectionnez une image sous Bibliothèque d’images puis faites un glisser-déposer à l’emplacement souhaité.

n Ajouter une image dans la bibliothèque d’images — Cliquez sur Ajout image de biblio-thèque. Dans la fenêtre Ajouter une image, indiquez le chemin vers l’image ou cliquez sur Parcourir et sélectionnez l’image de votre choix. Puis cliquez sur OK. L’image sera sauvegardée dans la bibliothèque.

n Ajouter une ligne horizontale — Cliquez sur Ajouter une ligne sous Modèle, puis sur le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé pour indiquer le début de la ligne sur le gabarit, faites glisser la ligne jusqu’au bout puis lâchez le bouton gauche de la souris.

7. Modifiez les propriétés des champs et du texte placés sur le gabarit selon vos besoins :

n Sélectionnez l’élément qui vous intéresse sur le gabarit.

n Dans Propriétés du champ, changez la police et l’alignement, mettez le texte en caractères gras ou définissez un code-barres.

n Dans la liste Champs WorldShip, changez la longueur du champ.

n Cliquez sur Modifier.

8. Voici comment supprimer un ou plusieurs champs du gabarit :

n Pour supprimer un champ, sélectionnez-le sur le gabarit et cliquez sur Supprimer. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur Oui et le champ est supprimé du gabarit.

n Pour supprimer tous les champs, cliquez sur Supprimer tout. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur Oui et tous les champs sont supprimés du gabarit.

9. Pour tester votre étiquette personnalisée, cliquez sur Imprimer une étiquette de test. L’étiquette s’imprimera selon l’imprimante configurée dans les préférences système.

10. Pour relier un modèle d’étiquette personnalisée à un profil, cochez le profil souhaité sous Associer à un profil. Une fois sauvegardé, ce modèle sera utilisé pour tout envoi traité à l’aide du profil sélectionné.

Remarque : vous pouvez également associer une étiquette personnalisée à un profil en cliquant sur Sélect étiquette personnalisée dans la fenêtre Éditeur de profil.

11. Cliquez sur OK.

Configurer l’impression des étiquettes personnalisées1. Sous l’onglet Outils, sélectionnez Éditeur des préférences système puis l’onglet

Configuration d’impression.

2. Mettez en surbrillance l’imprimante à étiquette qui convient dans la grille Imprimante puis cliquez sur Configuration d’impression.

3. Dans la fenêtre Configuration de l’imprimante d’étiquettes, vérifiez que c’est la bonne configuration de l’étiquette qui est cochée. Actualisez les champs Dimensions du film à étiquettes et Usage de zone étendue, au besoin, selon le type d’étiquette que vous voulez imprimer.

4. Cliquez sur Appliquer.

5. Sous l’onglet Configuration d’impression, cochez les cases qui conviennent pour indiquer qu’il s’agit d’une étiquette de document ou de destinataire.

6. Cliquez sur Mettre à jour puis sur OK.

Fonctions supplémentaires

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AidePlusieurs possibilités s’offrent à vous :

1. Sur le logiciel :

Aide WorldShipn Pour rechercher des informations spécifiques, sélectionnez WorldShip sous l’onglet

Support puis Aide UPS WorldShip. Dans l’onglet Index, saisissez le nom de la tâche, du terme ou du thème et appuyez sur Entrée.

n Pour obtenir des informations générales sur WorldShip, sélectionnez WorldShip sous l’onglet Support, puis Aide UPS WorldShip, et sélectionnez l’onglet Contenu puis un sujet.

n Pour obtenir de l’aide pour une fenêtre particulière, cliquez sur le point d’interrogation ? dans le coin supérieur droit (si disponible) puis sur un champ, cliquez sur le bouton Aide (si disponible) ou maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur F1.

n Le Guide de l’utilisateur et le Guide d’installation WorldShip sont disponibles au format PDF à des fins de consultation et d’impression. Assurez-vous d’installer le logiciel gratuit Adobe® Reader® que vous pourrez télécharger depuis adobe.com. Suivez les étapes ci-dessous pour obtenir un exemplaire de ces deux guides :

1. Sous l’onglet Support, sélectionnez WorldShip puis Guides de l’utilisateur UPS WorldShip.

2. Sur la page Guides de l’utilisateur WorldShip, cliquez sur le lien Télécharger correspondant au guide voulu.

3. Consultez le document et imprimez-le au besoin.

UPS, la marque de commerce UPS, la couleur marron, ups.com, WorldShip et Quantum View Notify sont des marques de service, des marques de commerce ou des marques déposées de United Parcel Service of America, Inc.

Adobe Reader est une marque de commerce déposée de Adobe Systems Incorporated. Tous droits réservés.

2. Par téléphone :

Si vous avez des questions techniques concernant WorldShip pour lesquelles vous n’avez pas réussi à trouver de réponse dans ce guide ou dans le Guide d’installation se trouvant sur le site ups.com, appelez le numéro du service d’assistance technique apparaissant sur la page suivante.

Avant d’appeler, assurez-vous d’avoir à portée de main les informations suivantes :

n Votre numéro de compte UPS et la version de votre logiciel WorldShip (que vous trouverez dans le coin inférieur droit de l’écran WorldShip).

n Le nom et la version du système d’exploitation de votre PC et votre type d’imprimante.

n Votre type de connexion (accès Internet haut débit ou par ligne téléphonique).

Ressources

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Numéros d’assistance techniqueSi vous avez des questions sur WorldShip auxquelles ni ce guide ni l’aide WorldShip ne répondent, appelez les numéros suivants :

Ressources

Afghanistan ............................................. +93-79-3204045 / 9647814318252Afrique du Sud ....................................................................... +27 11 922 9200Albanie ....................................................................................+355682048904Algérie .....................................................................................+213661342644Allemagne .................................................................................0800 100 2630Angola ....................................................................................+244 927686126 Arabie saoudite ....................................................................+966-5-54656039Argentine ................................................................................. 0 800 122 0286Arménie................................................................................. 10 3741 27 30 90Australie ...................................................................................... 1800 148 934Autriche....................................................................................... 0800 312 407Azerbaïdjan ................................+10 99 412 493 39 91 ou +994-12-490 6989

+994-12-493 3991Bahamas ................................................................................. 1-888-960-2683Belgique ........................................................................................ 0800 21 877Bermudes ................................................................................ 1-888-960-2678Biélorussie.............................................................................. 375-17-227-2233Bolivie ........................................................................................... 800 100 807Bosnie............................................................................................ 033 788 160Brésil ........................................................ 0800 8923328 ou 55 11 569 46606Bulgarie ......................................................................................... 0700 1 8877Burundi .................................................................................. +971-4-339-1939 Cameroun ..............................................................................+237 33.43.09.73 Canada ...................................................... 1-888-UPS-TECH (1-888-877-8324)Chili ............................................................................................... 800 835 682Chine, République populaire de ................. 400 013 3023 / 10 800 852 0698Chypre ............................................................................................. 77 77 7200Colombie .................................................................................01800 752 2293Corée du Sud .........................................................................00798 8521 3669Costa Rica ..................................................................................0800 052 1591Côte d'Ivoire ..........................................................................+225-21-24-16-30 Danemark ....................................................................................... 80 33 22 55Djibouti .................................................................................. +971-4-339-1939 El Salvador .......................................................................................... 800 6191Espagne ............................................................. 900 22 58 77 ou 902 88 88 20Estonie ........................................................................................ 372 666 47 00Finlande ................................................................................. 0800 1 877 2255France .......................................................................................... 0805 025 550Ghana ................................................................................. 00233-302-762510

Gibraltar ..................................................................................+350 200 42332Grèce ......................................................................................... 210-99 84 334Guatemala .................................................................................1800 835 0384Honduras ...........................................................................................800 -0123Hong Kong ........................................................................................ 8206 2133Hongrie.........................................................................................06 80016482Iles Vierges américaines ...........................................................1888 877 8324Inde ........................................91-22-2827-6111 / 00 0800 852 1113 (gratuit)Indonésie ..............................................................................001 803 852 3670Irlande, République d' ................................................................ 1800 202 227Irlande du Nord .........................................................................0800 331 6010Israël............................................................................. 00-972-(0) 56-890028Italie .............................................................................................. 800 122 732Japon .........................................................................................00531 85 0020Jordanie ................................................................................. +971-4-339-1939 Kazakhstan ................................................... +7727-2644112, +7727-2644084Kirghizistan ........................................ +996 312 699 988 / +996-312-979713Lettonie ............................................................................................... 7805643Lituanie .....................................................................................370-37-350505Luxembourg .................................................................... FR 00 33 8050 10365Malaisie ....................................................................................... 1800 80 4709Malawi ...................................................................................... +265-1-770082 Mali ........................................................................................ +223 2029 91 52Maroc .............................................................................. (+212) 5 22 48 36 36Maurice ..................................................... +230-9403449 / +230-9403433 /

+230-4052925Mauritanie.............................................................................. +222 4529 28 89Mexique ................................................................................ 01 800 714 65 35Moldavie .................................................................................+373-22-403901Monaco ................................................................................00 33 8050 10365Mozambique ............................................................................ 258-2130-5353 Nicaragua ..............................................................................001800 226 0452Nigeria.........................................................234 1 2704981-5, 234 1 2704992Norvège ........................................................................................... 800 32 255Nouvelle-Zélande ........................................................................ 0800 443 785Oman ................................+968 24683953, +968 24683951, +968 24683965Ouzbékistan ....................................................................... +998 (71) 1203838Pakistan .................................................................................+92-301-2162473Panama ...................................................................................00800 052 1414

Paraguay ...............................................................................009800 521 0051Pays-Bas ....................................................................................0800 222 5587Pays de Galles ...........................................................................0800 331 6010Philippines ............................................... 1800 1855 0023 ou 1800 765 2927Pologne ....................................................................................... 022 203 0321Porto Rico .................................................. 1-888-UPS-TECH (1-888-877-8324)Portugal ......................................................................................... 800 783 458Pérou ............................................................................................. 0800 009 19 Roumanie ................................................................................ 40 21 233 88 77Royaume-Uni ............................................................................0800 331 6010Russie ....................................................................................... 7 49 5961 2211Rwanda ................................................................................. +971-4-339-1939 République dominicaine ...........................................................1888 760 0095République démocratique du Congo .........................................+243 9918740 République tchèque ....................................................................... 800 143268Serbie ...................................................................................+381 11 2286 422Singapour .................................................................................... 800 852 3362Slovaquie......................................................................... +421 (0)2 58250 281Slovénie ......................................................................................38642811224Suisse ......................................................................................... 0800 82 25 54Suède .......................................................................................... 020 120 2255Sénégal ...................................................................................221 33 8646042Taiwan .......................................................................................00801 855 662Tanzanie ................................................................................ +971-4-339-1939 Thaïlande .............................................................................001 800 852 3658Tunisie ................................................................................... +971-4-339-1939 Turquie .............................................................................. 0090-212-413 2222Uruguay ..................................................................................000 405 296 651Venezuela ..................................................................................0800 100 5772Zambie ......................................................................................260 11 257361 Zimbabwe ............................................................................+263 -775 996824Écosse ........................................................................................0800 331 6010Égypte .........................................................+202-24141456, +20-2-29815099Émirats arabes unis ................................................................800-4774 (Local)Équateur ...................................................................................... 1800 000 119États-Unis ....................................................................................888-553-1118Éthiopie ................................................................................. +971-4-339-1939 Îles Caïmans ............................................................................ 1-888-960-2686

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À propos des Matières et produits dangereuxLe service Produits dangereux est fourni sur une base contractuelle dans certains pays. Après une mise à niveau, dans le menu Outils, sélectionnez Éditeur des préférences système, puis cliquez sur l’onglet Produits dangereux. Vous devez configurer les paramètres par défaut pour la source des données Enregistrement de produits chimiques et l’impression de la documentation Produits dangereux. WorldShip importera les Enregistrements de produits chimiques à partir d’une source existante de données externes ou d’une source de données WorldShip.

Modifier un enregistrement de produits dangereux et chimiquesL’Éditeur d’enregistrements de produits dangereux et chimiques permet à l’expéditeur de visualiser, supprimer ou modifier un enregistrement Produits dangereux existant qui peut alors être sauvegardé dans la Table personnelle des produits chimiques.

Pour modifier un enregistrement de produits dangereux (DG) : 1. Pour entrer un nouvel enregistrement de produits chimiques, sélectionnez Nouvel

enregistrement dans la zone déroulante Référence DG sous l’onglet Options de la fenêtre Expédition (l’option Nouvel enregistrement n’apparaît que si vous avez sélectionné WorldShip comme ressource de base de données).

2. La fenêtre Éditeur d’enregistrements chimiques Produits dangereux s’affiche. La case Série de règlements sera sélectionnée et désactivée. Des informations liées aux champs Quantité, Unité de mesure et Type d'emballage sont requises et le Mode de transport est obtenu dans la case Série de règlements.

3. Si vous cliquez sur le bouton Sauvegarder, WorldShip affichera une invite liée à toute information manquante et vous informera que l’enregistrement chimique est sauvegardé dans la Table des produits chimiques.

4. Si vous cliquez sur le bouton Supprimer, WorldShip affichera une invite vous demandant de confirmer la suppression de l’enregistrement actuel dans la Table des produits chimiques.

5. Si vous cliquez sur le bouton Effacer, un message WorldShip s’affichera pour vous avertir si l’enregistrement chimique a été modifié. Vous verrez aussi apparaitre une invitation vous demandant si l’éditeur doit être fermé ou préservé.

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Visualiser un enregistrement de produits dangereux et chimiquesVous pouvez visualiser des enregistrements de produits chimiques dans la Table personnelle des produits chimiques ou la Table des produits chimiques d’UPS en sélectionnant le Visualiseur d’enregistrements de produits dangereux et chim-iques dans le menu Outils à partir de la fenêtre Expédition ou en cliquant sur Voir les enregistrements de produits chimiques dans l’Éditeur d’enregistrements de produits dangereux et chimiques.

Pour visualiser un enregistrement de la Table personnelle des produits chimiques :1. Dans la fenêtre Visualiseur d’enregistrements de produits dangereux et chimiques,

la Table personnelle des produits chimiques est sélectionné par défaut et la case Série de règlements a par défaut la valeur Tous, et la fenêtre Résultats de la recherche affiche tous les enregistrements pour toutes les série de règlements existant actuellement dans le Table personnelle des produits chimiques. Vous pouvez entrer des critères de recherche spécifiques et filtrer les résultats de la recherche.

2. Sélectionnez un enregistrement puis regardez dans Informations concernant l’enregistrement pour connaître les champs et les valeurs de l’enregistrement.

3. Pour supprimer l’enregistrement sélectionné, cliquez sur Supprimer et ensuite, confirmez la suppression.

Pour visualiser un enregistrement dans la Table des produits chimiques d’UPS :1. Dans la fenêtre Visualiseur d’enregistrements de produits dangereux et chimiques,

sélectionnez UPS sous la Table des produits chimiques. La case Série de règlements a par défaut la valeur de la première série de règlements du Tableau. Les critères de recherche incluent Série de règlements, Numéro d’identification et Nom d’expédition correct. La fenêtre Résultats de la recherche affiche tous les enregistrements liés à la même série de règlements déterminés par la valeur fixée dans la case Série de règlements.

2. La fenêtre Détails de l’enregistrement affiche la valeur ou le contenu de l’enregistrement actuellement sélectionné. Vous ne pouvez pas supprimer l’enregistrement sélectionné.

3. Vous pouvez ajouter des données provenant de la Table des produits chimiques d’UPS à votre Table personnelle des produits chimiques pour les utiliser pour des expéditions de produits dangereux.

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Traitement d’un envoi contenant des Produits dangereux1. Spécifiez l’adresse du destinataire.

2. Spécifiez l’adresse de l’expéditeur.

3. Spécifiez le niveau de l’expédition et les détails des options, comme le service UPS et les informations concernant la personne à facturer, les informations liées aux marchandises, les options d’expédition, les dimensions de l’envoi, la description de l’expédition, les numéros de référence de l’expédition et la liste de colisage.

4. Dans l’onglet Options, sélectionnez Produits dangereux.

5. Cliquez sur la flèche « bas » dans Règlementation actuelle et sélectionnez la série de règlements qui convient.

6. Cliquez sur la flèche « bas » dans Référence DG 1 et sélectionnez une référence DG ou cliquez sur Détails pour rechercher une référence DG.

7. Répétez les étapes 5 et 6 si votre envoi contient d’autres Produits dangereux. Dans le cas contraire, cliquez sur Traiter l’envoi.

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