Workshop 1 8 fei vienam workshop festival timelines - vietnamese

Nick Dodds

Tổng Giám đốc

British Council VietnamFestival Workshop17-20 March 2010

Lịch trình FestivalHai nguồn hữu ích từ UK

Hội đồng Du lịch Xứ Wales• http://www.timelineforevents.co.uk/english/index.html

Sự kiện Scotland• http://www.eventscotland.org/funding-and-resources/event-

management-a-practical-guide/


Nội dung kế hoạch Người xử lý Đỏ Đỏ Vàng Vàng Xanh Xanh Chú thích

Ngày sớm nhất Ngày cuối Ngày sớm nhất Ngày cuối Ngày sớm nhất Ngày cuối

Ý tưởng/ Thiết kế Sự kiện

Thành lập ủy ban

Đề ra lịch trình Lập Kế hoạch

Nghiên cứu và xác định ngày

Mở Tài khoản Ngân hàng

Ý tưởng Chính/ Chủ đề

Tìm Địa điểm – Đặt chỗ

Xác định các quỹ

Xác định các giấy phép cần thiết

Kiểm tra ràng buộc pháp lý

Đội Tổ chức

Liên hệ với các điểm thăm quan/sự kiện khác

Xác định ai làm gì

Đưa ngày vào Danh sách Sự kiện

Bắt đầu xin cấp phép

Dự thảo Ngân sách

Bảo hiểm – tổ chức/hỏi giá

Xây dựng Kế hoạch Marketing

Bắt đầu hẹn lịch với nghệ sĩ/ người khác

Tài trợ




Xây dựng kế hoạch PR/Báo giới

Trang Web

Kiểm tra tình hình cấp phép

Làm hồ sơ xin tài trợ

Liên hệ nơi đặt quảng cáo

Duyệt ngân sách

Duyệt Kế hoạch Marketing/PR

Duyệt Quỹ tài trợ

Duyệt Kế hoạch Thực hiện

Đánh giá rủi ro – dự phòng

Sức khỏe/An toàn/An ninh

Quản lý phương tiện vận chuyển

Kế hoạch khẩn cấp

Dịch vụ khẩn cấp

Xác nhận việc đặt chỗ - nghệ sĩ

Marketing/ PR

Thời tiết

Kế hoạch Thực hiện

Điạ điểm

Dịch vụ/Trang thiết bị

Giải trí/Truyền thông

Nhân viên/Tập huấn

Đối xử với khách

Ăn uống/Đồ quà tặng

Hành chính




Dự phòng

Đánh giá-Quyết toán các tài khoản

Định ngày cho Sự kiện tiếp theo

Phải hồi với Người tài trợ/ Đóng góp

PR sau cùng

Lấy ý kiến nhân viên/ Cảm ơn

• Chương 1:Bắt đầu từ đâu – Lập kế hoạch chung

• Quy trình lập kế hoạch là một trong những mảng quan trọng nhất cho việc Quản lý Sự kiện thành công: kế hoạch càng cụ thể, việc thực thi càng dễ dàng hơn. Trong chương này bạn sẽ được hướng dẫn về lập kế hoạch chung.



• Chương 2:Lập kế hoạch Kinh doanh

• Kế hoạch Kinh doanh sự kiện đóng vai trò trình bày kế hoạch chiến lược để xúc tiến sự kiện, thường là trong một giai đoạn ba đến năm năm (trừ trường hợp sự kiện một lần). Mỗi sự kiện đều nên có Kế hoạch Kinh doanh, chương này trình bày cách thức xây dựng Kế hoạch Kinh doanh.


• Chương 3:Phối hợp các bộ phận

• Không có một cơ cấu tổ chức ‘ăn sẵn’ nào để có thể áp dụng tổ chức sự kiện. Mỗi sự kiện đều có đặc thù cũng như các mục tiêu nó đề ra – và cũng như những người tham gia tổ chức nó.

• Chương 4:Lập kế hoạch Ngân sách và Tài chính

• Quản lý tài chính tốt là nền tảng để tổ chức một sự kiện thành công. Lời khuyên của chúng tôi rất đơn giản: lên kế hoạch từ sớm, suy nghĩ một cách thực tế, chủ động trong chi tiêu và áp dụng hệ thống kiểm soát phù hợp với bạn.


• Chương 5:Tích lũy – Lập kế hoạch Tài chính

• Khi dự đoán khả năng thành công của một sự kiện, cần đặt ra hai câu hỏi lớn: 1) Nó có khả thi về mặt tài chính không? 2) Nó có thể bền vững không? (trừ trường hợp sự kiện một lần) Chương này sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị trong trường hợp việc gây quỹ cần lưu tâm


• Chương 6:Chương trình

• Dù là loại hình nào, chương trình sự kiện tốt là điều không thể thiếu cho sự thành công. Nếu chương trình hời hợt hoặc chất lượng kém, người xem/tham gia sẽ thất vọng. Chương này hướng dẫn bạn lập chương trình.


• Chương 7:Các vấn đề pháp lý

• Hiểu rõ các trách nhiệm theo quy định luật pháp là một phần quan trọng của việc quản lý sự kiện thành công. Tổ chức một sự kiện sẽ phải liên quan tới nhiều vấn đề pháp lý khác nhau. Ngay từ đầu bạn cần xác định các trách nhiệm pháp lý đi kèm với việc thực hiện sự kiện cụ thể của bạn, và liệu có thể thực hiện trong khoảng thời gian có được.


• Chương 8:Bảo hiểm

• Áp dụng bảo hiểm phù hợp cho sự kiện của bạn là điều rất quan trọng. Cần chú ý chi tiết nhất khi quyết định bảo hiểm cho các loại rủi ro nào. Khi kí hợp đồng bảo hiểm, hãng bảo hiểm đồng ý sẽ bồi thường cho các tổn thất, hư hỏng hoặc kiện tụng trong tương lai đổi lại sự kiện phải trả một khoản phí không thể hoàn lại.


• Chương 9:Sản xuất Sự kiện

• Chương này nhằm mục đích giúp bạn nghĩ về việc tổ chức sự kiện của bạn một cách an toàn từ góc độ vận hành.


• Chương 10:Thông tin Sản xuất

• Phần này mô tả hai công cụ giao tiếp trong vận hành: 1) Sổ tay Sự kiện và 2) Tài liệu Hướng dẫn cho Nhân viên. Bạn sẽ được hướng dẫn để lập ra các tài liệu của riêng bạn.


• Chương 11:Marketing và Truyền thông

• Mục đích của phần này là đưa tới những người còn mới mẻ với khái niệm marketing và truyền thông festival một hướng dẫn cơ bản để trợ giúp cho họ trong quá trình lập kế hoạch. Các nhà quảng bá festival & sự kiện chuyên nghiệp cũng có thể nhân đây để đánh giá hoặc kiểm định lại hoạt động hiện thời.


• Chương 12:Nghiên cứu về Khán giả

• Làm sao để có thể thu hút và gây dựng khán giả sự kiện nếu bạn không biết gì về họ? Vẽ ra một bức tranh về người đã tham dự sự kiện, họ đến từ đâu, làm sao họ biết về sự kiện, họ thích điều gì và họ có quay lại không là điều cốt yếu khi xây dựng chiến lược marketing. Hãy khám phá các bí quyết về nghiên cứu khán giả trong chương hữu ích này.


• Chapter 13:Hậu kỳ

• Mọi việc chưa kết thúc. Bước cuối cùng trong quy trình quản lý sự kiện là một công tác kinh doanh và quản lý hữu ích và lời khuyên của chúng tôi là hãy bắt đầu càng sớm càng tốt sau khi kết thúc sự kiện.


Workshop 1 8 fei vienam workshop festival timelines - vietnamese

Education

Transcript of Workshop 1 8 fei vienam workshop festival timelines - vietnamese