Word: Raportit kuosiin tyylillä 2

Tietohallintokeskushannele.rajaniemi@jyu.fi

THK - HR 2

Sisältö (2 pvä)

Kirjoittaminen Jäsennys -näkymässä Asiakirjan työstäminen osissa

perusasiakirja ja aliasiakirjat Kommentit ja muutokset Ohjelmien yhteiskäyttö

THK - HR 3

Jäsennys -näkymä

pitkä asiakirja: suunnittele ja jäsennä kirjoituksesi runkoa(tiivistelmä!)1. kirjoita otsikko ja paina

enteriä2. kirjoita otsikko tai

leipätekstiä (laske tasoa!) ja paina enteriä jne.

THK - HR 4

Jäsennys -näkymä 1(2)

kun teet jäsennyksen => Word muotoilee samalla Otsikko -tyylit!

Taso 1 (=> Otsikkotyyli 1) Taso 2 (=> Otsikkotyyli 2)

jne. Leipäteksti

Jäsennys –työkalurivi:

THK - HR 5

Jäsennys -näkymä 2(2)

Otsikon ja tekstin tarkasteleminen: vie kursori otsikkoon ja napsauta

Laajenna- tai Kutista valintaa –painiketta

(tai: kaksoisnapsauta otsikon viereistä plussa –painiketta)

tai: valitse alasvetovalikostaNäytä taso / Kaikki

THK - HR 6

Muokkaa jäsennystä 1(2)

Valinnat napsauttamalla:

Valitse yksittäinen kappale

Valitse otsikko ja sen alla oleva teksti

• … tai maalaa alueet hiirellä

THK - HR 7

Muokkaa jäsennystä 2(2)

muuta tasoa: Korota (otsikoksi) tai

Laske (leipätekstiksi) –painikkeet

siirrä toiseen kohtaan: siirrä Ylös tai Alas -

painikkeilla tai: vedä hiirellä

(kursori muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi)

THK - HR 8

PERUSASIAKIRJA -toiminto

järjestä ja ylläpidä pitkää asiakirjaa jakamalla se osiin moniosainen raportti kootaan tai jaetaan

erillisiksi tiedostoiksi eli aliasiakirjoiksi samaan kansioon

esim. laaja kirjoitustyö tai usea henkilö voi työstää

perusasiakirjaan tulee linkit aliasiakirjoista yksittäisiä aliasiakirjoja voi edelleen muokata!

THK - HR 9

A) Luo uusia aliasiakirjoja

1. Jäsennys –näkymässä: kirjoita asiakirjan runko otsikkotasolla

2. Valitse koko asiakirja.3. Napsauta Perusasiakirja -

työkaluriviltä Luo aliasiakirja –painiketta.

4. Tallenna pääasiakirja. Aliasiakirjat tallentuvat otsikoiden nimien

(otsikko1) mukaan tiedostoiksi samaan kansioon

Aliasiakirjan ympärillä on ohut viiva

THK - HR 10

Esimerkki aliasiakirjoista

THK - HR 11

B) TAI: Kokoa perusasiakirja valmiista asiakirjoista

Tee perusasiakirja aiemmin luoduista asiakirjoista

1. Napsauta Lisää aliasiakirja –painiketta

2. Etsi tiedosto ja napsauta Avaa-painiketta

siirry aliasiakirjaan

THK - HR 12

Jäsennys: Perusasiakirja –työkalut 1(2)

1 2 3 4 5 6 7 8

1. Perusasiakirjanäkymä2. Laajenna/Kutista aliasiakirjat (linkit!)3. Luo aliasiakirja4. Poista aliasiakirja5. Lisää aliasiakirja

THK - HR 13

Jäsennys: Perusasiakirja –työkalut 2(2)

6. Yhdistä aliasiakirja• Valitse ensin asiakirjat napsauttamalla

Vaihto –näppäin pohjassa kuvakkeita7. Jaa aliasiakirja

huom. kursori otsikossa!8. Lukitse aliasiakirja (=> EI voi

muokata) Lukko –kuvake!

THK - HR 14

Vinkkejä perusasiakirjasta:

luo tyylit perusasiakirjaan esim. asiakirjamalli!

sisällysluettelo ja hakemisto: huom. kohdistin perusasiakirjassa, EI

aliasiakirjassa jäsennyksen tulostaminen:

Jäsennysnäkymässä Tiedosto> Tulosta

Asiakirjojen käsittely

Yhdistäminen sekä kommentit ja muutokset

THK - HR 18

Muutokset asiakirjassa 1(2)

napsauta ensin Tarkistaminen –työkaluriviltä Jäljitä muutokset –painiketta

muokkaa tekstiä => lisätty teksti (kursivoitu), poistettu (”puhekuplassa”)

THK - HR 19

Muutokset asiakirjassa 2(2)

Eri näkymät: alkuperäinen tai lopullinen merkinnöillä/ ilman

Asiakirjassa pystysuora viiva muutosten kohdalla

Näytä > Tarkistusruutu saat yhteenvedon kaikista

asiakirjan muutoksista ja kommenteista

THK - HR 20

Hyväksy tai hylkää muutokset!

Lopullisessa versiossa: hyväksy tai hylkää muutokset!! yksitellen: kursori

muutoskohdassa ja napsauta painiketta

kaikki: napsauta nuolipainiketta

THK - HR 21

Kommentit

huomiot, selitykset, ehdotukset EI asiakirjan varsinaiseksi tekstiksi

voit erotella eri tarkastajien kommentit

huom. Tulostus –näkymässä kommentit näkyvät oikeassa reunassa

normaalinäkymässä: - vie kohdistin päälle

THK - HR 22

Jälkikäteen: kahden version vertailu

voit yhdistää jälkikäteen eri tarkistajien kommentit ja muutokset alkuperäiseen asiakirjaan

Avaa ensin alkuperäinen asiakirja Työkalut > Vertaile ja yhdistä

asiakirjat Etsi tuoreempi tiedosto ja napsauta Avaa

=> muutokset: lisäykset kursivoitu, poistetut: puhekuplassa jne. Hyväksy muutokset yksitellen / kaikki

Office-ohjelmien yhteiskäyttöä

THK - HR 25

Yhteiskäyttö: tee Powerpoint-esitys

1. Word: muotoile teksti Otsikkotyylein

Otsikko1 => Dian otsikko Otsikko 2 => Luettelo Otsikko 3 => Sisennetty luettelo

huom. normaali –tyyli => teksti EI siirry Powerpoint –esityksee

2. Tiedosto > Lähetä PowerPoint

THK - HR 26

Yhteiskäyttö: Excelistä taulukko tai kaavio 1(2)

1. Kopioi esim. Excelissä taulukko (tai kaavio) leikepöydälle

2. Siirry Wordiin ja valitse: Muokkaa > Liitä (=> tieto Wordin

taulukossa) Muokkaa > Liitä määräten

(=> upotettua tietoa voi muokata Excelin työkaluilla)

THK - HR 27

Yhteiskäyttö: Excel 2(2)

TAI: Liitä linkki (=> muutokset

lähdetiedostossa päivittyvät) Muotoiltu teksti (=> tekstin

muotoilut säilyvät) Muotoilematon teksti (=> tekstistä

häviävät muotoilut) Kuvana (=> tietoja EI voi jälkikäteen

muokata)

HARJOITUKSIA

Valitse eniten omaa työtäsi tukevia!

Harjoitustiedostoja: www.jyu.fi/~hara/kou/word

THK - HR 29

HARJ: Luo perus- ja aliasiakirjat

Kirjoita jäsennysnäkymässä pääotsikot (Otsikko 1)

Luo aliasiakirjat Tee muutoksia aliasiakirjoihin Testaa: päivittyvätkö lisäykset

perusasiakirjaan

THK - HR 30

Esimerkki: Perus- ja aliasiakirjat

Tutkimusraporttini (perusasiakirja) Aliasiakirjat:

Johdanto Oivalluksia Yhteenveto

Kirjoita leipätekstiä aliasiakirjoihin. Siirry aliasiakirjaan ja kirjoita tekstiä.

Testaa päivittyykö perusasiakirjaan.

THK - HR 31

HARJ: Muutokset ja kommentit

Avaa yksi harjoitustiedostoistasi Tee tekstiin muutoksia

Vinkki: ensin Jäljitä –painike päälle Lisää myös kommentteja Lopuksi: Hyväksy/Hylkää

muutokset ja kommentit yksitellen

THK - HR 32

HARJ: Ohjelmien yhteiskäyttö

Kopioi Excelistä taulukko tai kaavio Wordiin valmis Excel –tiedosto:

kokonaismyynti.xls

Tee tyylien avulla Powerpoint –esitys valmiista Word-asiakirjastasi (tai tietoturva.rtf)

THK - HR 33

Harjoituksia verkossa: OfficeOnLine

http://office.microsoft.com/fi-fi/default.aspx Työhön: Koulutus: Office 2003: Word

Itseopiskeluun harjoituksia, mm: Asiakirjojen vertailu Tyylit Jäsennyksen luominen Sisällysluettelon luominen