August 2006

Wie funktioniert der Webviewer?

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HILFE ZUM WEBVIEWERInhaltsverzeichnis: 1 Aufbau und Funktion des Webviewers ............................................................................3

1.1 (1) Toolbar (Navigationsleiste): .................................................................................3 1.2 (2) Briefmarke (Übersicht): ........................................................................................4 1.3 (3) Hauptfenster:........................................................................................................4 1.4 (4) Anzeige- bzw. Bearbeitungsfenster: ....................................................................4 1.5 Wechsel zwischen Gesamtansicht mit Kachelraster und vorher gewählter

Kachelansicht: ...........................................................................................................4 1.6 Größe der Website an Browserfenster anpassen:.....................................................6 1.7 Hilfe zum Webviewer.................................................................................................6 1.8 Verkleinern, zurücksetzen, vergrößern der Ansicht im Hauptfenster (3): ..................6

2 Übersichtsfenster („Briefmarke“) .....................................................................................7 2.1 Einstellen der Kachelanzahl in x- und y-Richtung .....................................................7 2.2 Einstellen des Seitenverhältnisses der Kachelanzahl ...............................................8 2.3 Drehen des Dokumentes um 90, 180 und 270° ........................................................9 2.4 Ein- bzw. Ausblenden des Kachelrasters im Übersichtsfenster ("Briefmarke") .........9 2.5 Blättern im Mehrseitendokument.............................................................................10

3 Redlines.........................................................................................................................11 3.1 Redlines ein-, ausblenden .......................................................................................11 3.2 Redlines aktualisieren .............................................................................................12 3.3 Anzeige der Redlines ..............................................................................................12

3.3.1 Blättern zwischen den Redlines:.....................................................................13 3.3.2 Redline auf dem Dokument anzeigen.............................................................13

3.4 Liste aller Redlines öffnen, schließen......................................................................14 3.5 Neues Redline anlegen: ..........................................................................................15 3.6 Neues Redline vom Typ Textmarker anlegen .........................................................17 3.7 Redline beantworten:...............................................................................................18 3.8 Redline auf "veraltet", "erledigt" setzen ...................................................................20 3.9 Darstellung der Redlines ändern: ............................................................................20 3.10 Optionen der Redlines einstellen:............................................................................21 3.11 Aktivierung von Redlines über das Hauptfenster (3) ...............................................22

4 Email-/Wiedervorlagensystem.......................................................................................23 4.1 Email-/Wiedervorlagensystem öffnen......................................................................23 4.2 Empfänger auswählen.............................................................................................24 4.3 Email verfassen .......................................................................................................25 4.4 Wiedervorlage erzeugen/erstellen...........................................................................26 4.5 Email versenden......................................................................................................26 4.6 Dokument aus der Email heraus öffnen ..................................................................26 4.7 Wiedervorlage öffnen und bearbeiten .....................................................................27

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HILFE ZUM WEBVIEWERSollten Sie einige Funktionen des Webviewers nicht ausführen können, liegt das daran, dass Sie dazu nicht berechtigt sind. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Objektverwalter. Bei den Demo-Objekten ist das Anlegen von Redlines nicht erlaubt!

1 Aufbau und Funktion des Webviewers Übersicht:

1.1 (1) Toolbar (Navigationsleiste): Über die Icons (Bilder) der Toolbar wird der Webviewer gesteuert. Hier eine kurze Übersicht, die genauen Funktionen werden unter "2 Funktionen der Toolbar" beschrieben:

- geht zurück zur Dokumentenliste

- blendet alle Redlines aus, Icon wechselt zu: - blendet alle Redlines ein

- aktualisiert alle Redlines

- öffnet eine Liste mit allen Redlines, Icon wechselt zu: - schließt die Liste wieder

- Darstellung der Redlines (z.B. die Farbe der Pfeile und Pfeilspitzen) kann im Fenster

(4) eingestellt werden, Icon wechselt zu:

- Optionen der Redlines (z.B. die erledigten Redlines anzeigen lassen) können im

Fenster (4) eingestellt werden, Icon wechselt zu:

- schaltet die Aktivierung der Redlines frei, d.h. Redlines können jetzt angeklickt werden,

die Inhalte werden dann in Fenster (4) angezeigt; Icon wechselt zu: - schaltet die Aktivierung wieder ab

- öffnet die Emails bzw. Wiedervorlagen im Hauptfenster (3), Icon wechselt zu: - schließt die Emails bzw. Wiedervorlagen

- zeigt das gesamte Dokument mit Kachelraster im Hauptfenster (3) an, Icon wechselt

zu: - zeigt wieder den vorher gewählten Ausschnitt des Dokumentes ohne Kachelraster an

- passt die Größe der Website an ihr Browserfenster an

- öffnet die Hilfe zum Webviewer, wechselt zu: - schließt die Hilfe wieder

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HILFE ZUM WEBVIEWER

- verkleinert die Ansicht im Hauptfenster (3)

- zeigt die ursprüngliche Größe des Dokumentes im Hauptfenster (3)

- vergrößert die Ansicht im Hauptfenster (3)

1.2 (2) Briefmarke (Übersicht): In diesem Fenster wird, zur besseren Übersicht das gesamte Dokument im Kleinformat (Briefmarke) angezeigt. Weitere Funktionen (eine genaue Beschreibung finden Sie unter "3 Übersichtsfenster"): - Einstellen der Kachelanzahl in x- und y-Richtung - Einstellen des Seitenverhältnisses der Kachelanzahl - Drehen des Dokumentes um 90, 180 und 270° - Ein- bzw. Ausblenden des Kachelrasters (in der "Briefmarke") - Blättern im Mehrseitendokument

1.3 (3) Hauptfenster: In diesem Fenster werden das Dokument in der Größe der Kacheleinstellung, die Redlineliste und die Email bzw. Wiedervorlagenliste angezeigt.

1.4 (4) Anzeige- bzw. Bearbeitungsfenster: Abhängig von der Auswahl in der Toolbar können in diesem Fenster z.B. Redlines angezeigt, beantwortet oder angelegt werden.

1.5 Wechsel zwischen Gesamtansicht mit Kachelraster und vorher gewählter Kachelansicht:

Da es bei sehr großen Dokumenten in der Übersicht (Briefmarke, Fenster (2)) schwierig ist,

einzelne Kacheln anzuklicken, kann mit (der Toolbar) das gesamte Dokument mit Kachelraster im Hauptfenster (3) eingeblendet werden. Beispiel: eine Landkarte in der Übersicht (Briefmarke):

und in der Gesamtansicht mit Kachelraster:

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Die Kacheln sind deutlich größer und somit auch besser zu treffen. Die aktuelle Kachelauswahl ist rot umrandet. Mit einem Klick auf eine Kachel wird der neue Ausschnitt in der eingestellten Kachelauswahl dargestellt:

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- zeigt wieder den vorher gewählten Ausschnitt des Dokumentes ohne Kachelraster an.

1.6 Größe der Website an Browserfenster anpassen:

mit dieser Funktion wird die Website automatisch an die Größe Ihres Browserfenster (Internet Explorer, Firefox, o.a.) angepasst.

1.7 Hilfe zum Webviewer

öffnet die Hilfe zum Webviewer im Hauptfenster (3)

- schließt die Hilfe wieder

1.8 Verkleinern, zurücksetzen, vergrößern der Ansicht im Hauptfenster (3):

- verkleinert die Ansicht im Hauptfenster (3)

- zeigt die ursprüngliche Größe des Dokumentes im Hauptfenster (3)

- vergrößert die Ansicht im Hauptfenster (3) Beispiel: verkleinert: ursprüngliche Ansicht: vergrößert:

Unter dem Verkleinern bzw. Vergrößern der Ansicht kann die Qualität des Dokumentes leiden (unscharf werden).

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HILFE ZUM WEBVIEWER2 Übersichtsfenster („Briefmarke“) Überblick über die Funktionen des Übersichtsfensters:

Die eingestellte Kachelauswahl ist auf der "Briefmarke" mit einem roten Rahmen gekennzeichnet. Dieser Bereich entspricht der Anzeige im Hauptfenster. Wird die Maus über einen Button geführt, erscheint ein Hinweis im Textanzeigefeld.

2.1 Einstellen der Kachelanzahl in x- und y-Richtung Die Anzahl der im Hauptfenster angezeigten Kacheln wird über die horizontale und vertikale Buttonleiste gesteuert. Die größtmögliche Kachelanzahl in x- und y-Richtung richtet sich nach der Größe des Dokumentes. Die maximale Anzahl in beide Richtungen ist auf 4 Kacheln beschränkt (Es werden nur ganze Kacheln angegeben.).

In diesem Beispiel sind 3 Kacheln horizontal und 2 Kacheln vertikal möglich ("angefangene" Kacheln werden mit abgebildet). Eingestellt sind hier 2 Kacheln in x- und y-Richtung. Zu erkennen an der roten Zahl der Buttons. Die Kacheln werden rot umrahmt (angefangene Kacheln werden mit einbezogen).

Die Einstellung verändern - auf z.B. 3 Kacheln horizontal, 1 Kachel vertikal Klick auf in der horizontalen Buttonleiste (der Hinweis erscheint beim "Überfahren" mit der Maus), die neue Kachelanzahl wird eingestellt:

Ein Klick auf der vertikalen Buttonleiste (der Hinweis erscheint beim "Überfahren" mit der Maus), die vertikale Kachelanzahl wird auf 1 gestellt:

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HILFE ZUM WEBVIEWERAusschnitt positionieren:

Der Hinweis wird eingeblendet, wenn die Maus über die "Briefmarke" bewegt wird. Zum Positionieren des Ausschnittes in eine Kachel des Kachelrasters klicken.

Der Ausschnitt wird entsprechend positioniert: Angefangene Kacheln werden mit einbezogen, der aktuelle Ausschnitt wird rot umrahmt.

2.2 Einstellen des Seitenverhältnisses der Kachelanzahl Über die Buttonleiste kann mit einem Klick ein gleiches Seitenverhältnis der Kacheln in x- und y-Richtung eingestellt werden. Die Anzahl richtet sich nach der Größe des Dokumentes. Die Anzeige ist auf max. 4:4 beschränkt. Beispiel: Seitenverhältnis: Ansicht:

Seitenverhältnis: Ansicht:

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2.3 Drehen des Dokumentes um 90, 180 und 270° Sollte ein Dokument nicht in Leserichtung vorliegen, kann es über die rechte Buttonleiste gedreht werden. Die Drehung erfolgt im Uhrzeigersinn, die Gradzahl bezieht sich auf die ursprüngliche Ansicht. Wird die Maus über einen Button bewegt, erscheint der entsprechende Hinweis im Textfeld.

Beispiel: ursprüngliche Ansicht: Drehung um 90°:

Drehung um 180°: Drehung um 270°:

(Bei Mehrseitendokumenten werden alle Seiten gedreht.)

2.4 Ein- bzw. Ausblenden des Kachelrasters im Übersichtsfenster ("Briefmarke")

Mit dem Button in der linken oberen Ecke kann das Kachelraster in diesem Fenster ein- bzw. ausgeblendet werden. Bei großen Dokumenten (vielen Kacheln) ist die Übersicht mit eingeschaltetem Kachelraster kaum zu erkennen.

Bei Mehrseitendokumenten ist diese Funktion nicht möglich.

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HILFE ZUM WEBVIEWERBeispiel - "Briefmarke" einer Karte mit und ohne Kachelraster:

2.5 Blättern im Mehrseitendokument Bei Mehrseitendokumenten ändern sich die Funktionen im Übersichtsfenster ("Breifmarke"):

In der oberen Zeile wird die aktuelle Seite und die Gesamtseitenzahl eingeblendet. Die Seitenvorschau entspricht der Anzeige im Hauptfenster. Wird die Maus über einen Button geführt, erscheint ein Hinweis im Textanzeigefeld. Das Drehen von Mehrseitendokumenten funktioniert wie bei

anderen Dokumenten, es werden alle Seiten gedreht. Blättern zwischen den Seiten über die Buttonleiste: Button: Funktion: Hinweis:

geht direkt zur 1. Seite

geht um eine Seite vor

geht um eine Seite zurück

geht direkt zur letzten Seite

Die Seiten werden entsprechend im Hauptfenster angezeigt.

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3 Redlines Redline = digitales Schreiben auf ein Dokument (Anmerkungen, Fragen, Textmarker)

3.1 Redlines ein-, ausblenden Redlines sind ausgeblendet:

Durch betätigen des Buttons in der Toolbar werden alle Redlines dieses Dokumentes angezeigt:

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HILFE ZUM WEBVIEWERund können hier gelesen, bearbeitet werden:

.

3.2 Redlines aktualisieren

Redlines sind nach dem Speichern für alle Beteiligte sichtbar. Über diesen Button der Toolbar wird der aktuelle Stand abgerufen.

3.3 Anzeige der Redlines Die Inhalte der Redlines werden im Fenster (4) angezeigt:

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HILFE ZUM WEBVIEWER3.3.1 Blättern zwischen den Redlines: Mit den Pfeilen kann zwischen den Redlines geblättert werden, die Inhalte werden im Fenster angezeigt.

Wenn das Ende der Liste erreicht ist, wechselt die Farbe der Pfeile von schwarz auf grau. Beispiel: Für dieses Dokument gibt es 3 Redlines.

Die Reihenfolge entspricht der Redlineliste: 1. Redline, die Pfeile für zurück sind grau (ohne Funktion):

2. Redline, alle Pfeile sind schwarz:

letztes Redline, die Pfeile für weiter sind grau (ohne Funktion):

3.3.2 Redline auf dem Dokument anzeigen Die Art der Redlinespitze (bzw. die Farbe beim Textmarker) ist als Button ausgelegt. Durch Betätigen dieses Buttons wird der Ausschnitt des Dokumentes mit dem Redline im Hauptfenster (3) eingeblendet. Beispiel:

Sie wollen wissen, wo "die Stütze fehlt". Klicken Sie auf den Button, der die Redlinespitze (hier: Kreuz) anzeigt.

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HILFE ZUM WEBVIEWERDer Dokumentenausschnitt mit dem Redline wird angezeigt:

Sollte das Dokument mit der eingestellten Kachelanzahl größer sein als Ihr Bildschirmformat, kann es sein, dass Sie zum Redline scrollen müssen.

3.4 Liste aller Redlines öffnen, schließen

Mit öffnet sich eine Liste aller Redlines des aktuellen Dokumentes im Hauptfenster:

Der Text des Redlines ist als Link ausgelegt. Bei Betätigung des Links wird das entsprechende Redline im Dokument anzeigt, die Liste der Redlines schließt sich wieder. Beispiel - Sie klicken auf den Link . Die Redlineliste schließt sich und das Dokument wird mit diesem Redline angezeigt:

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HILFE ZUM WEBVIEWER

Sollte das Dokument mit der eingestellten Kachelanzahl größer sein als Ihr Bildschirmformat, kann es sein, dass Sie zum Redline scrollen müssen.

Die Liste der Redlines kann auch über geschlossen werden.

3.5 Neues Redline anlegen: Mit legen Sie ein neues Redline an (dies ist nur möglich, wenn Sie bei diesem Objekt dazu berechtigt sind). Es öffnet sich:

Redline Typ auswählen (Typ "Fehler" ist voreingestellt): die Maus über den blauen Pfeil bewegen, die möglichen Typen werden angezeigt:

Auf den gewünschten Typ klicken, dieser erscheint dann vor dem blauen Pfeil:

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HILFE ZUM WEBVIEWERSpitze des Redlines festlegen ("Fadenkreuz" ist voreingestellt): die Maus über den blauen Pfeil bewegen, die möglichen Spitzen werden angezeigt:

Auf die gewünschte Spitze klicken, die Auswahl erscheint vor dem blauen Pfeil. Text eingeben in das dafür vorgesehene Textfeld:

Ist alles ausgewählt und eingegeben auf klicken, um das Redline auf dem Dokument zu platzieren. Die Menüleiste öffnet sich (der aktive Button ist weiß hinterlegt):

Pfeil 1 setzen: Button aktivieren und auf die Stelle des Dokumentes klicken, an der Pfeil 1 platziert werden soll. Erneutes Klicken versetzt Pfeil 1 an die neue Stelle bis der Button oder gedrückt wird. Pfeil 2 setzen (Pfeil 2 muss nicht gesetzt werden): Button aktivieren und auf die Stelle des Dokumentes klicken, an der Pfeil 2 platziert werden soll. Erneutes Klicken versetzt Pfeil 2 an die neue Stelle. Text platzieren: Button aktivieren und auf die Stelle des Dokumentes klicken, an die der Text platziert werden soll. Erneutes Klicken versetzt den Text an die neue Stelle. Über können die Einstellungen (Typ, Spitze) und der Text des Redlines geändert werden. Mit wird das Redline an der zuletzt gewählten Stelle des Dokumentes gespeichert. Achtung: Nach dem Speichern ist ein Ändern des Redlines nicht mehr möglich! Noch nicht gespeicherte Redlines sind mit einem rosa Rahmen gekennzeichnet. Erst nach dem Speichern wird das Redline in den ausgewählten Farben angezeigt. noch nicht gespeichert, kann noch geändert werden:

gespeichertes Redline, eine Änderung ist nicht mehr möglich:

beendet das Redline, ohne zu speichern.

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HILFE ZUM WEBVIEWER3.6 Neues Redline vom Typ Textmarker anlegen Der Redline Typ Textmarker ist zum Markieren von Textstellen oder Dokumentflächen, ähnlich dem Gebrauch von herkömmlichen Textmarkerstiften. Der eingegebene Text der Textmarker wird nur im Texteingabefeld angezeigt und nicht wie beim üblichen Redline auf dem Dokument. Mit legen Sie ein neues Redline an (dies ist nur möglich, wenn Sie bei diesem Objekt dazu berechtigt sind). Es öffnet sich:

Redline Typ Textmarker auswählen: die Maus über den blauen Pfeil bewegen und den Typ Textmarker auswählen . Farbe für den Textmarker festlegen: die Maus über den blauen Pfeil bewegen, die möglichen Farben werden angezeigt:

gewünschte Farbe anklicken, die Auswahl erscheint vor dem blauen Pfeil: . Text eingeben in das dafür vorgesehene Textfeld:

Auf klicken, um den Textmarker auf dem Dokument zu platzieren. Die Menüleiste öffnet sich (der aktive Button ist weiß hinterlegt):

Textmarker werden als Viereck dargestellt, die Platzierung erfolgt über die beiden gegenüberliegenden Ecken 'links oben' und 'rechts unten'.

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HILFE ZUM WEBVIEWER

Linke ober Ecke setzen: Button aktivieren und auf die Stelle des Dokumentes klicken, an der die linke obere Ecke platziert werden soll. Erneutes Klicken versetzt die Ecke an die neue Stelle bis der Button aktiviert wird. rechte untere Ecke setzen: Button aktivieren und auf die Stelle des Dokumentes klicken, an der die rechte unter Ecke platziert werden soll. Erneutes Klicken versetzt die Ecke an die neue Stelle. Über können die Einstellungen (Typ, Spitze bzw. Farbe) und der Text des Redlines geändert werden. Wird nach dem Platzieren der Ecken des Textmarkers der Redline Typ geändert, z.B. auf Bemerkung, wird diese Platzierung für die Pfeile 1 und 2 übernommen. Mit wird das Redline an der zuletzt gewählten Stelle des Dokumentes gespeichert. Achtung: Nach dem Speichern ist ein Ändern des Redlines nicht mehr möglich! Noch nicht gespeicherte Redlines sind mit einem rosa Rahmen gekennzeichnet. Erst nach dem Speichern wird das Redline in den ausgewählten Farben angezeigt. noch nicht gespeichert, kann noch geändert werden:

gespeichertes Redline (Textmarker), eine Änderung ist nicht mehr möglich:

beendet das Redline, ohne zu speichern.

3.7 Redline beantworten: Das Redline auswählen, auf das Sie antworten wollen.

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HILFE ZUM WEBVIEWERAusgewählte Redlines (aktivierte Redlines) werden auf dem Dokument mit einem dicken roten Rahmen markiert:

Antworttext eingeben und speichern . Achtung: nach dem Speichern kann die Antwort nicht mehr geändert werden. Das beantwortete Redline sieht dann so aus (das Icon zum Speichern ist weg):

Im Dokument wird die Antwort eingeblendet:

Zu jedem Redline kann nur eine Antwort gegeben werden.

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HILFE ZUM WEBVIEWER3.8 Redline auf "veraltet", "erledigt" setzen Nur der Verfasser des Redlines kann dieses auf "veraltet" oder "erledigt" setzen. Ist ein Redline erledigt oder überholt, kann es durch diese Funktion ausgeblendet werden (in der Grundeinstellung werden nur die aktuellen Redlines eingeblendet). Redline auswählen, das bearbeitet werden soll.

Auf klicken, das Redline wird als erledigt abgelegt. Um dieses Redline zu sehen, muss in den Optionen die Anzeige für die erledigten Redlines aktiviert werden.

Die erledigten Redlines werden besonders gekennzeichnet: vorher: erledigtes Redline:

Entsprechend verfahren Sie, wenn Sie ein Redline auf veraltet setzen. Diese sehen dann so aus: Vorher: veraltetes Redline:

3.9 Darstellung der Redlines ändern:

Über können die Farben der Pfeile aller Redlines verändert werden. Die eingestellte Farbe wird vor dem blauen Pfeil angezeigt, in diesem Beispiel die Farbe des Verfassers:

.

Die Maus über den blauen Pfeil bewegen, die möglichen Farben werden angezeigt:

auf die gewünschte Farbe klicken.

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HILFE ZUM WEBVIEWERDie neue Farbe erscheint vor dem blauen Pfeil (hier schwarz). Mit speichern, die Pfeilfarbe der Redlines ändert sich. vorher: nachher:

Solange das Fenster zum Bearbeiten der Darstellung der Redlines geöffnet (aktiv) ist, hat

das Icon in der Toolbar einen weißen Hintergrund: .

3.10 Optionen der Redlines einstellen:

öffnet die Optionen im Fenster (4).

Über die Optionen wählen Sie aus, welche Redlines angezeigt werden. Somit kann die Anzahl der Redlines erweitert bzw. eingeschränkt werden. Die Einstellung der Optionen wirkt sich auch auf die Redlineliste aus. Voreingestellt ist die Anzeige aller aktuellen Redlines von allen Usern (Verfassern).

Verfasser (User) auswählen: Alle User, die ein Redline angelegt oder beantwortet haben, werden in dieser Liste aufgeführt. Wenn Sie nur die Redlines eines bestimmten Users sehen wollen, diesen anklicken (er wird blau markiert) und mit speichern. Alle anderen Redlines werden ausgeblendet. Sie können auch mehrere User auswählen. Dazu gibt es 2 Möglichkeiten:

a) im Block: 1. User markieren, Taste gedrückt halten, 2. User anklicken - es werden alle User markiert, die zwischen dem 1. und 2. User liegen.

b) einzelne User: 1. User markieren, Taste gedrückt halten, alle gewünschten User einzeln anklicken - es werden alle angeklickten User markiert. Mit werden alle User markiert.

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HILFE ZUM WEBVIEWERHier einige Beispiele, wie sich die Auswahl der User auf die Redlineliste auswirkt (die Anzeige auf dem Dokument ändert sich entsprechend): ausgewählte User: Liste der Redlines:

Art der Redlines auswählen: Es gibt 3 verschiedene Arten von Redlines: Aktuelle, Erledigte und Veraltete. Die gewünschte Art auswählen (es können auch mehrere oder alle gewählt werden) und mit

speichern. Alle anderen Redlines werden ausgeblendet. Hier einige Beispiele, wie die Art der Redlines im Dokument dargestellt wird (die Redlineliste ändert sich entsprechend): Art der Redlines: Anzeige im Dokument:

Solange das Fenster mit den Optionen der Redlines geöffnet ist, hat das Icon in der Toolbar

einen weißen Hintergrund: .

3.11 Aktivierung von Redlines über das Hauptfenster (3)

mit diesem Werkzeug ist es möglich, ein Redline auf dem Dokument zu aktivieren, d.h. der Inhalt des Redlines wird im Fenster (4) angezeigt und kann dort gelesen, bearbeitet werden. Beispiel: Ein Redline mit Antwort. Nur die Antwort ist zu sehen. Das gesamte Redline kann nur im Fenster (4) angesehen werden. Zum schnellen Anschauen, dieses Werkzeug

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HILFE ZUM WEBVIEWERaktivieren und auf die Pfeilspitze des Redlines klicken. Das Redline wird rot markiert (Umrandung und Pfeil) im Dokument dargestellt:

Das aktivierte Redline kann dann im Fenster (4) angesehen werden:

Solange dieses Werkzeug aktiv ist, hat das Icon in der Toolbar einen weißen Hintergrund:

.

4 Email-/Wiedervorlagensystem Mit diesem System kann einem oder mehreren Beteiligten eine Email zugesendet werden, die sich speziell auf das aktuelle Dokument bezieht. Beispiel: Sie haben einen Fehler auf dem Dokument entdeckt und vermerkt (Redline erstellt). Sie wollen sicher gehen, dass die betroffenen Personen (Beteiligte) davon in Kenntnis gesetzt werden. Dann senden Sie diesen Beteiligten eine Email über das Email-/Wiedervorlagensystem, in der Sie auf den Fehler (das Redline) hinweisen. Der Email wird automatisch ein Link zu diesem Dokument hinzugefügt, damit der/die Empfänger direkt zum richtigen Dokument gelangen.

4.1 Email-/Wiedervorlagensystem öffnen

öffnet das Email-/Wiedervorlagensystem im Hauptfenster. Es werden alle Beteiligte dieses Objektes aufgelistet:

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Pro Seite werden maximal 20 Beteiligte aufgelistet. Sind es mehr, kann mit den Pfeilen weiter geblättert werden:

4.2 Empfänger auswählen Aus der Liste der Beteiligten einen oder mehrere Empänger auswählen mit einem Klick in das Kästchen am Anfang der jeweiligen Zeile. Ausgewählte Empfänger werden mit einem blauen Häkchen auf gelbem Hintergrund markiert .

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4.3 Email verfassen

Sind alle ausgewählt, auf klicken. Jetzt können Sie die Email verfassen:

In der oberen Tabelle (An Beteiligte/n) werden alle Empfänger aufgelistet. Haben Sie

jemanden vergessen, gelangen Sie über wieder zur Liste zurück, weitere Empfänger

auswählen und mit übernehmen.

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HILFE ZUM WEBVIEWERBeispiel für mehrere Empfänger:

4.4 Wiedervorlage erzeugen/erstellen Soll gleichzeitig eine Wiedervorlage angelegt werden, "Wiedervorlage erzeugen" ankreuzen und die Anzahl der Tage eingeben, in der diese zu erledigen ist:

4.5 Email versenden Ist alles ausgefüllt, die Email versenden: . Der

Hinweis erscheint: . Bei mehreren Empfängern wird die entsprechende Zahl angegeben:

.

4.6 Dokument aus der Email heraus öffnen Der bzw. die Empfänger erhalten eine Email mit folgenden Angaben:

Der Empfänger kann nun über diesen Link das Dokument direkt im Webviewer öffnen (er wird automatisch eingeloggt):

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Wurde zur Email eine Wiedervorlage erzeugt, erscheint in der Toolbar dieses Symbol (blinkt).

4.7 Wiedervorlage öffnen und bearbeiten

Ein Klick auf öffnet die Wiedervorlage mit den Angaben, was zu machen ist:

Ein erneuter Klick auf schließt sie wieder. Ist das, was geschehen soll, erledigt, die Wiedervorlage wieder öffnen, was gemacht wurde oder wird in das Feld "das ist geschehen" eintragen und auf den Button "erledigt" klicken:

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Wiedervorlagen können nur vom Verfasser (Absender) und vom Empfänger eingesehen werden. Beide können jederzeit den Stand der Wiedervorlage einsehen, entweder im Webviewer oder im Center. Die Wiedervorlage kann auch über das Center bearbeitet werden.