Who’s Your Party? LLCs, Corporations, Partnerships, 

Trusts & MoreChicago TitleFebruary 2016

1

2 issues(1) Is it the same person?

– Tomika Investments case (2000)– Sue Smith becoming Sue Jones or Sue 

Smith‐Jones

(2) Can you find them in the Register of Deeds indexing system?

GS 47‐18 GS 47‐20

GS 161‐14.2 GS 161‐22

GS 147‐54.3(b) and (b1)

2

COMPETENT GRANTORS• Individual (living)

– Unmarried (including divorced or widowed)– Married– Separated– Minor– Incompetent

• Decedent’s Estate through Personal Representative• Sole Proprietorship (“dba” [doing business as])• Estate of future interest holder (through guardian ad litem)• Corporation through its officer(s)• Limited Liability Company (LLC) through its member(s)/manager(s)• Partnership through its partner(s)

– General– Limited

• Unincorporated Non‐Profit Association• Trust or Trustee (Non‐Business Trust and Trustee in Deed of 

Trust/Foreclosure and Trustee in Bankruptcy [not debtor in possession] through trustee(s)

• Business Trust through trustee(s) or officer(s)

3

RED FLAGS• A recent change in the state filings of the entity that adds or deletes 

parties with authority or a change in the trust instrument or partnership/LLC agreement that attempts to do the same.

• Any transaction that involves conveyancing or mortgaging of Land by or to an officer of a corporation, partner of a partnership, member of an LLC or parties to a trust.

• Foreign Executions ‐When Directors or other entity officials are not located in the United States or the corporate documents reveal the owners are not located in the United States.

• Any recent amendment to the corporate/organizational documents adding or deleting parties to the entity.

• Any variation in name, no matter how minor, in chain of title or the documentation submitted to support the chain of title.

• Any recent conveyance without corresponding financing.• A single party has signed all resolutions and supporting document giving 

that same person authority to act on behalf of the entity.

4

www.secretary.state.nc.us/

Corps, LLCs, LPs

Non‐Profits & Charities

Notary Public Standards

Minimum Standards for Indexing Real Property 

Instruments

UCC’s

5

6

Non‐Profits By

County

7

BANKS & LENDERS• NC Commissioner of Banks:

www.nccob.org• HUD FHA Lender List:

www.hud.gov/ll/code/llslcrit.html• FDIC (for federal banks):

https://www5.fdic.gov/idasp/main.asp• U.S. Small Business Administration:

www.sba.gov• Comptroller of the Currency:

www.occ.treas.gov• National information Center:

www.ffiec.gov/nicpubweb/nicweb/nichome.aspx

8

ENTITIES• ALWAYS review the organizational documents for authority

• Articles for CORP, LLC, LP must be filed with Secretary of State (or equivalent) of their home state

• Annual Reports– current officers/managers ‐ legal reliance– current address– good standing

9

ENTITIES (cont’d)

• Property titled in the entity is not subject to claims of creditors or spouses of individual owners (though the individual’s stock or partnership interest may be)

• Self‐Dealing is BAD!

10

ENTITIES:  Name change, conversion, consolidation or merger (G.S. 55D‐26)

Certificate issued by the NC Secretary of State (or entity’s resident state authority) MUST:• Recite name change, merger, consolidation or conversion

• Be recorded in Register(s) of Deeds where property lies

• Former entity = “Grantor”• New entity = “Grantee”

11

ENTITIESDissolutions

• Title remains vested in entity• For current transaction, either:

– Deeds must be consistent with winding up

OR– Entity must bring reports, fees, taxes current

12

CORPORATIONS  (G.S. Ch. 55)

• Articles of Incorporation @ Secretary of State (resident state)

• Merger or name change– G.S. 55D‐26– Register of Deeds – Secretary of State (resident state)

13

CORPORATIONS (cont’d.)

• Mortgage, sale in ordinary course of business or sale leaving 25% of assets and income or revenues– Board of Directors without shareholder approval

G.S. 55‐12‐01

• All or substantially all requires shareholder approval

G.S. 55‐12‐02

14

Limited Liability Companies (LLCs) G.S. Ch. 57D

• Articles of Organization @ Secretary of State (resident state)

• “Managers” (title depends on Operating Agreement)

• Annual Report = legal reliance on authority of named persons

• Merger or name change– G.S. 55D‐26– Register of Deeds – Secretary of State (resident state)

15

LLCs (cont’d)Subject to Operating Agreement:• Ordinary course of business:

– by a single manager or delegateeG.S. 57D‐3‐20

• Transfer all or substantially all of the assets of the LLC:– unanimous vote of all members

G.S. 57D‐3‐03(3)

16

GENERAL PARTNERSHIP• Partnership name OR individuals

– Association of 2 or more persons to carry on as co‐owners a business for profit – G.S. 59‐36

– Tenants in Common?– Joint tenants with right of survivorship?

G.S. 59‐37

• Assumed Name Certificate @ Register of Deeds (proposed changes 2015)

G.S. 59‐84.1 & 66‐68

17

• Not apparently for the carrying on in the usual way of the business of the partnership requires joinder of all general partners 

G.S. 59‐39 & 59‐40

GENERAL PARTNERSHIP (cont’d)

18

LIMITED PARTNERSHIP• Certificate of Limited Partnership @ Secretary of State G.S. 59‐201, Ch. 55D

• Foreign LP in resident state – G.S. 59‐91 & G.S. 59‐93

• “Limited partnership” in name in NC• Merger or name change

– G.S. 55D‐26– Register of Deeds – Secretary of State (resident state)

19

• Apparently carrying on in the usual way the business of the partnership

G.S. 59‐39(a)

• Not apparently for the carrying on in the usual way of the business of the partnership requires joinder of all general partners 

G.S. 59‐403(a) G.S. 59‐39(b) & (c), G.S. 59‐40

LIMITED PARTNERSHIPPowers regarding Real Property

20

• Articles of Incorporation @ Secretary of State (resident state)

• Merger or name change– G.S. 55D‐26– Register of Deeds – Secretary of State (resident state)

NONPROFIT CORPORATION

21

NONPROFIT CORPORATION (cont’d)

Board of Directors unless Articles or Bylaws require otherwise

• Sell, lease, exchange or dispose of in usual & regular course of activities

• Mortgage or encumber, whether or not in usual and regular course of its activities

G.S. 55A‐12‐01

22

NONPROFIT CORPORATION (cont’d)

By members and directors, subject to Articles and Bylaws

• Sell, lease, exchange or dispose of other than in usual & regular course of activities

G.S. 55A‐12‐02Charitable or Religious organizations must give notice to NC Attorney General

G.S. 55A‐12‐02(g)

23

TRUSTS• Current trustees• Purpose of trust ‐‐ still ongoing• Passive vs. active trust 

– Statute of Uses, GS 41‐7– Special case: trustee and beneficiary of deed of trust are same

• Trust agreement ‐‐ for authority to deal with real propertyGS 36C‐8‐816(2), (8), (9), (10)GS 36C‐10‐1012 and ‐1013 (Certification of Trust)

24

TRUSTS (cont’d)

• NO self‐dealing unless specifically authorized in trust, by beneficiaries or by court ‐‐ incl. mortgage on trust property for individual debt – presumed conflict

• GS 36C‐8‐802 ‐ VOIDABLE

25

Trusts (cont’d)• Co‐trustees

• GS 36C‐7‐703• Trustee successors

• GS 36C‐7‐707 & ‐704• Judgments against beneficiaries of trust can attach to trust property if supplemental proceedings

• GS 1‐315(4)

26

“NAKED” or “BLIND” TRUSTS G.S. 43‐63

• Grant to trustee only• No beneficiary or specific trust identified• No record instrument stating powers• “full power to convey or otherwise dispose of the real estate”

• NOTE:  If passive trust, converts to fee so spouse’s and creditors’ potential interests must be addressed

27

BUSINESS TRUSTSG.S. 39‐44 et seq.

Memorandum of Trust requiredG.S. 39‐46

• Trustees sign conveyances if title in trustees’ names

• Officers sign conveyances if title in common name of Business Trust

28

VOLUNTARY ORGANIZATIONS (G.S. 39‐24 et seq. now repealed)

• Title can be held by trustees or in common name

• Charitable, fraternal, religious or social organizations 

• Conveyance must be authorized by “resolution of the body duly constituted and held”   

G.S. 39‐24

29

CHURCHES & RELIGIOUS ORGANIZATIONS

• Entity type & name in which title held

• Title limitations in vesting instrumentReversions and restrictions

30

CHURCHES & RELIGIOUS ORGANIZATIONS (cont’d)

Types of organizations :• Nonprofit corporation ‐ G.S. Chapter 55A• Religious Societies, (bishops, ministers, other ecclesiastical officer or Trustees) ‐ G.S. Chapter 61

• (prior) Voluntary organization ‐ G.S. 39‐24• Uniform Unincorporated Nonprofit Association Act (other than trust or LLC) ‐ G.S. Chapter 59B (“Statement of Authority”)

31

CHURCHES & RELIGIOUS ORGANIZATIONS (cont’d)

• Local church– Organizational documents / requirements– Approval by congregation and board– Authorized persons

• Connectional churches– Organizational requirements– Due authorization and approval– Web sites

32

33

34

Tenancy in Common (TIC)Co‐ownership between two or more persons or entities, each owning a separate undivided interest in the land and each having a right to occupy the whole in common with the other co‐tenants

IF STATE PERCENTAGES, MAKE SURE THEY ADD 

UP TO 100%!!

35