werkingsverslag Interlokale Vereniging Associatie Midwest 2017...gemeente Hooglede, zijn aangesloten...

MIDWESTOVERLEGburgemeesters regio Roeselare-Tielt

Interlokale Vereniging Associatie Midwest

w e r k i n g s v e r s l a g I n t e r l o k a l e V e r e n i g i n g A s s o c i a t i e M i d w e s t

2 0 1 7

Redactie: Saskia Verriest

Contact Midwestoverleg – ILV Associatie Midwest:Spanjestraat 1418800 RoeselareCoördinator Saskia [email protected]/50.30.46

i n h o u dMidwestoverleg

w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 7 | i n h o u d

werkingsverslag Interlokale Vereniging Associatie Midwest 2017 .....................2

partners in de ILV Associatie Midwest ................................................................4

1. doel van de ILV Associatie Midwest ................................................................4

2. partners in de ILV Associatie Midwest ............................................................4

3. organisatiestructuur ILV Associatie Midwest ..................................................4

3.1. beheerscomité ILV Associatie Midwest ........................................................4

3.2. dagelijks bestuur ILV Associatie Midwest ....................................................5

3.3. clusters en intervisiegroepen .......................................................................5

3.4. regionaal managementteam ........................................................................6

4. samenwerking regionale partners ..................................................................6

beleidsdomeinen van de ILV Associatie Midwest .............................................10

regionale samenwerking ...................................................................................12

1. samenstelling Midwestoverleg ......................................................................12

2. taken coördinator Midwestoverleg/ILV Associatie Midwest .........................14

3. overleg en coördinatie...................................................................................15

3.1. Midwestoverleg - Beheerscomité ...............................................................15

3.2. opstart hulpverleningszone Midwest .........................................................15

3.3. overleg expertisecentrum voor gemeentesecretarissen (ECG) Roeselare - Tielt ...................................................................................................................20

3.4. overleg OCMW voorzitters ........................................................................21

3.5. overleg OCMW secretarissen ....................................................................21

3.6. regiopartners ..............................................................................................22

4. netwerking .....................................................................................................22

4.1. regionale werking VVSG ............................................................................22

4.2. plattelandscommissie VVSG .....................................................................22

4.3. Eurometropool ...........................................................................................22

4.4. regionale werking WVI ...............................................................................23

5. studiedagen - netwerking ..............................................................................23

4 i n h o u d | w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 7M i d w e s t o v e r l e g

5.1. studiedagen ................................................................................................23

5.2. artikel VIEWZ .............................................................................................23

6. opleiding regio ...............................................................................................23

7. clusters Midwest - projecten regionale samenwerking .................................24

7.1. cluster bestuur ............................................................................................24

7.2. cluster facility & gebouwenbeheer .............................................................28

7.3. cluster cultuur & vrije tijd ............................................................................30

7.4. cluster ruimtelijke ordening & mobiliteit ......................................................50

7.5. cluster GIS, ICT & digitalisering .................................................................53

7.6. cluster welzijn .............................................................................................57

7.7. cluster economie .........................................................................................60

7.8. cluster milieu ..............................................................................................63

8. intervisiegroepen ..........................................................................................66

9. rondvragen ....................................................................................................67

10. overzichtstabel ............................................................................................67

tijdsbesteding van het intergemeentelijk personeel ..........................................72

1. Midwestoverleg - Beheerscomité ILV Associatie Midwest ...........................72

2. intergemeentelijke GIS-coördinator Wouter Verhelst ...................................72

3. intergemeentelijke ICT-coördinator Kurt Doom ............................................73

4. intergemeentelijke ICT-medewerker Helda Elias ..........................................73

5. intergemeentelijk archiefteam .......................................................................73

financiering en jaarrekening ..............................................................................76

1. financiering ....................................................................................................76

1.1. Midwestoverleg - Beheerscomité ...............................................................76

2. jaarrekening ..................................................................................................77

2.1. Midwestoverleg...........................................................................................77

2.2. intergemeentelijke GIS-coördinator ...........................................................78

2.3. intergemeentelijke ICT-coördinator ............................................................78

2.4. intergemeentelijk archiefteam ....................................................................79

bijlagen

bijlage 1: deelnemers intervisiegroepen ...........................................................82

bijlage 2: aanwezigheden gemeentebesturen intervisiegroep .........................90

bijlage 3: agenda’s Midwestoverleg - Beheerscomité ......................................93

bijlage 4: overzicht aanwezigheden bijeenkomsten Midwestoverleg - Beheerscomité ................................................................................................103

bijlage 5: agenda’s ECG Roeselare - Tielt ......................................................105

bijlage 6: aanwezigheden ECG regio Roeselare - Tielt ..................................109

Bijlage 7: agenda’s OCMW voorzittersoverleg ............................................... 111

5w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 7 | i n h o u d M i d w e s t o v e r l e g

bijlage 8: agenda’s regionale werking VVSG .................................................. 112

bijlage 9: agenda’s VVSG Plattelandscommissie ........................................... 113

bijlage 10: overzicht werking RESOC Midden-West-Vlaanderen ................... 115

bijlage 11: jaarverslag intergemeentelijk archiefteam Midwest ......................121

Bijlage 12: artikel VIEWZ ................................................................................163

burgemeesters regio Roeselare-TieltMIDWESTOVERLEG


Midwestoverleg w e r k i n g s v e r s l a g I n t e r l o k a l e V e r e n i g i n g A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 7

2 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 7 M i d w e s t o v e r l e g

werkingsverslag Interlokale Vereniging Associatie Midwest 2017

Voor u ligt het jaarverslag van de ILV Associatie Midwest dat in februari 2012 werd opgericht. In 2017 werd de werking van het Midwestoverleg geoptimaliseerd. Door het werken met een dagelijks bestuur, clusters en intervisiegroepen komen we tot een gedeeld regionaal engagement in functie van een versterking van de samenwerking en de deelnemende besturen. Dit heeft ertoe geleid dat eind 2017 de Dienstverlenende Vereniging (DVV) Midwest werd opgericht.

Aan de werking van hulpverleningszone Midwest werd in 2017 eveneens verder vorm gegeven.

Dit jaarverslag biedt u een overzicht van de werking van het Midwestoverleg in 2017. Het Midwestoverleg ambieert om in 2018 de dynamiek verder te stimuleren en te ondersteunen met concrete realisaties als gevolg.

We wensen u veel leesplezier!

Saskia Verriest Kris DeclercqCoördinator Voorzitter

Voetnoot Conform art. 16 van de algemene overeenkomst van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest wordt jaarlijks een jaarverslag en een jaarafrekening van het voorgaande jaar opgemaakt.

Dit jaarverslag geeft minimaal volgende elementen aan: � Op welke beleidsdomeinen de intergemeentelijke personeelsleden werkzaam zijn geweest. � Voor elk intergemeentelijk personeelslid wordt aangegeven welke gemeenten deelnamen, welke opdrachten het

intergemeentelijk personeelslid voor welke gemeente heeft uitgevoerd, welke overheidsopdrachten werden gegund en welke gemeenten hierop beroep deden.

� Er wordt een jaarrekening opgemaakt waaruit blijkt welke de inbreng was van de verschillende partners en hoe deze werd beheerd.

� Per aanvullende overeenkomst wordt een afrekening opgemaakt.

Dit werkingsverslag geeft uitvoering aan de bepalingen in dit artikel.



Midwestoverleg p a r t n e r s i n d e I L V A s s o c i a t i e M i d w e s t


partners in de ILV Associatie Midwest

1. doel van de ILV Associatie Midwest

De interlokale vereniging (ILV) is één van de vier vormen van intergemeentelijke samenwerking dat conform het decreet houdende intergemeentelijke samenwerking (6 juli 2001), mogelijk is. De ILV Associatie Midwest werd in februari 2012 opgericht.

De ILV heeft als belangrijkste doel een ondersteuning te bieden aan de deelnemende gemeenten. Dit gebeurt o.a. door het delen van expertise tussen de partners. Er zijn intervisiegroepen opgestart en er wordt intergemeentelijk personeel aangesteld. Daarnaast worden ook overheidsopdrachten gezamenlijk uitgevoerd en wordt indien nodig, beroep gedaan op externe expertise . Deze werking past in het perspectief om een volwaardigere, efficiëntere en transparantere samenwerking tussen lokale overheden te realiseren en bevorderen. Deze doelstellingen zijn opgenomen in de statuten van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest.

De werking de voorbije jaren toonde dat de ILV steeds meer op haar grenzen botst. Het traject dat eind 2015 – begin 2016 werd goedgekeurd door 16 gemeenteraden heeft haar uitwerking gekregen in de oprichting van de dienstverlenende vereniging (DVV) Midwest, een regionale intercommunale structuur met rechtspersoonlijkheid.

2. partners in de ILV Associatie Midwest

De lokale besturen Ardooie, Dentergem, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Lichtervelde, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Ruiselede, Roeselare, Staden, Tielt, Wielsbeke en Wingene en gemeente Hooglede, zijn aangesloten als effectief partner bij de ILV Associatie Midwest. Zowel de gemeente- als de OCMW’s zijn partner. WVI treedt op als ondersteunend partner.

Eind 2015 - begin 2016 hebben 16 gemeenteraden beslist om de nota ‘samen sterke besturen maken’, goed te keuren. Deze goedkeuring is een engagement om zich actief in te zetten voor een doorgedreven regionale samenwerking in functie van een versterking van de deelnemende besturen. Bestuur Dentergem heeft beslist om hieraan niet te participeren. Dentergem neemt dan ook niet langer deel aan de werking van het Midwestoverleg.

In 2017 liepen de besturen een gezamenlijk traject dat uitvoering gaf aan de genomen gemeenteraadsbeslissingen. Dit resulteerde in de ondertekening van de oprichtingsakte voor de DVV Midwest eind december 2017. Meer info is na te lezen onder het hoofdstuk cluster bestuur.

3. organisatiestructuur ILV Associatie Midwest

3.1. beheerscomité ILV Associatie MidwestDe samenstelling van het beheerscomité van de ILV Associatie Midwest is dezelfde als deze van het Midwestoverleg. De leden van het beheerscomité (bestaande uit de 16 burgemeesters van de arrondissementen Roeselare en Tielt) kunnen een plaatsvervanger aanduiden. De plaatsvervanger van de vertegenwoordiger in het beheerscomité wordt gekozen uit de overige leden van het college.

Kris Declercq, burgemeester van Roeselare, is voorzitter van het beheerscomité van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest. Burgemeester Bert Maertens (Izegem) is aangesteld als ondervoorzitter.

Het beheerscomité kan beslissen zich te laten bijstaan door experten (cfr. artikel 8 van de statuten van de ILV). Op Midwestoverleg is dan ook een vertegenwoordiger van de gemeentesecretarissen en de OCMW-secretarissen uit de regio, aanwezig. In 2017 was dit Dominik Ronse (secretaris Ingelmunster) voor de gemeente- en stadsecretarissen. Voor de OCMW’s is Bart Desimpel (OCMW secretaris Izegem) afgevaardigd.

5w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 7 M i d w e s t o v e r l e g

3.2. dagelijks bestuur ILV Associatie MidwestVoorzitter Kris Declercq, ondervoorzitter Bert Maertens en Saskia Verriest, secretaris/coördinator van de interlokale vereniging/Midwestoverleg, vormen samen het dagelijks bestuur van het Midwestoverleg. Het dagelijks bestuur bereidt de zittingen van het Midwestoverleg voor.

3.3. clusters en intervisiegroepenClustersEind 2015 – begin 2016 werd in de regio Midden-West-Vlaanderen de nota ‘samen sterke besturen maken’ door 16 gemeenteraden van de besturen in de regio, goedgekeurd. Deze nota beschrijft een gezamenlijk traject en ambitie om de regionale samenwerking te verstevigen, in functie van een versterking van de besturen uit de regio.

In navolging van het door de gemeenteraden goedgekeurde traject, werd de werking van het Midwestoverleg geoptimaliseerd door de oprichting van clusters en intervisiegroepen. De beleidsdomeinen waarin een gemeente en OCMW werkzaam zijn, worden hierdoor gevat.

Elke cluster wordt getrokken door minstens twee burgemeesters die deze vergadering ook voorzitten. Deze clusters werken beleidsbepalend. Concreet is er een cluster bestuur, welzijn, ruimtelijke ordening & mobiliteit, milieu, GIS-ICT-digitalisering, cultuur en vrije tijd, economie, facility & logistiek. Deze clusterwerking zorgt voor een gedeeld engagement onder de besturen om de regionale samenwerking in functie van de versterking van de besturen, verder vorm te geven en te komen tot concrete realisaties.

De coördinator van het Midwestoverleg bereidt samen met de voorzitter, de clustervergadering (inhoudelijk en logistiek) voor. De coördinator staat in voor de opmaak van de notulen en de opvolging van afspraken. Projecten worden geïnitieerd en uitgewerkt in samenwerking met de experten/personeelsleden van de gemeenten en OCMW’s. Naargelang de agendapunten worden experten en bevoegde schepenen uitgenodigd om deel te nemen aan de clustervergadering.

Maandelijks is er een terugkoppeling van elke cluster naar het voltallige Midwestoverleg. Voorstellen vanuit de cluster, worden gevalideerd op het Midwestoverleg. Afspraken worden gemaakt. Het verslag van het Midwestoverleg wordt maandelijks voorgelegd aan de respectievelijke colleges van de deelnemende besturen. In dit verslag wordt telkens een overzicht opgenomen van agendapunten die ter goedkeuring/kennisgeving dienen te worden voorgelegd aan de bestuursorganen van de gemeente. Op deze manier beoogt het Midwestoverleg een goede informatiedoorstroming van haar werking naar de besturen toe, wat het draagvlak voor de regionale samenwerking ten goede komt.

IntervisiegroepenNaast de clusterwerking, werden intervisiegroepen opgestart. Deze intervisiegroepen zijn eveneens thematisch opgebouwd (naar analogie met de clusters). Personeelsleden van gemeente en OCMW nemen hieraan deel. Concreet is er de intervisiegroep ruimtelijke ordening & mobiliteit, milieu, ICT-GIS-informatieveiligheid, facility & gebouwenbeheer, welzijn, archief, economie, personeel en juridische ondersteuning.

Elke intervisiegroep wordt voorgezeten door een gemeente- of OCMW secretaris. Deze secretaris neemt eveneens deel aan de corresponderende cluster. De coördinator van het Midwestoverleg bereidt samen met de voorzitter de vergadering voor. De coördinator maakt de notulen op en initieert daaruitvolgende projecten. Vanaf 2018 is het de doelstelling dat de intervisiegroep wordt voorbereid door de deelnemende leden. Er is wel steeds terugkoppeling naar de coördinator van het Midwestoverleg in functie van de opvolging.

De intervisiegroepen hebben een meervoudige doelstelling: kennismaking, kennisdeling en (op termijn) beleidsvoorbereidend- en uitvoerend werken voor de cluster.

Er wordt gestreefd naar een sterke wisselwerking tussen de intervisiegroepen en de clusters.


3.4. regionaal managementteamDe regio Midden-West-Vlaanderen kende de voorbije jaren reeds een goed werkend secretarisoverleg. De gemeentesecretarissen ontmoeten elkaar vijfwekelijks tijdens een overlegmoment. Waar in het verleden de focus vooral lag op informatie uitwisseling, vormt de regionale samenwerking nu ook een vast agendapunt tijdens de vergadering.

De secretarissen zijn een belangrijke partner in de regionale samenwerking. De secretaris zorgt voor continuïteit in de lokale administratie. Een systematische terugkoppeling tussen het Midwestoverleg en het secretarisoverleg zorgt voor uniforme informatiedoorstroming, draagvlak en ondersteuning voor de realisatie van projecten.

Het bestaande secretarisoverleg zal in de toekomst, samen met de coördinator van het Midwestoverleg, steeds meer de rol van regionaal managementteam opnemen.

4. samenwerking regionale partners

Het Midwestoverleg heeft de ambitie om bestaande en nieuwe samenwerkingsverbanden te structureren. Een samenwerking met andere regionale partners is dan ook van groot belang. Daarom wordt een samenwerkingsovereenkomst afgesloten tussen enerzijds het Midwestoverleg en de provincie West-Vlaanderen, en anderzijds tussen het Midwestoverleg en het RESOC Midden-West-Vlaanderen. Als overlegplatform voor de socio-economische partners, neemt het RESOC hierbij haar rol op als socio-economisch adviserend orgaan voor het Midwestoverleg.

De West-Vlaamse intercommunale (WVI) engageert zich om haar vennoten meer regionaal te ondersteunen. Dit vertaalt zich o.a. in de oprichting van regionale projectbureaus. Het projectbureau WVI – Midwest biedt inhoudelijke ondersteuning aan meerdere clusters.

Deze (samen)werking wordt in onderstaande figuur geschematiseerd.


Sche

ma

sam

enw

erki

ng in

regi

o M

idw

est

8 cl

uste

rs M

idw

est (

trek

kend

e bu

rgem

eest

ers,

secr

etar

is =

voor

zitte

r cor

resp

onde

rend

e in

terv

isieg

roep

, co

ördi

nato

r Mid

wes

tove

rleg

– 4-

tal b

ijeen

kom

sten

/jaar

)

9 in

terv

isie

groe

pen

(voo

rzitt

er =

secr

etar

is,

pers

onee

lsled

en

gem

eent

en/O

CMW

– 4

ke

er p

er ja

ar –

opv

olgi

ng

coör

dina

tor

Mid

wes

tove

rleg)

Mid

wes

tove

rleg/

ILV

Asso

ciat

ie M

idw

est (

16

burg

emee

ster

s, al

gem

een

dire

cteu

r WVI

, ged

eput

eerd

e,

vert

egen

woo

rdig

er O

CMW

en

gem

eent

e se

cret

ariss

en,

coör

dina

tor M

idw

esto

verle

g –

maa

ndel

ijks o

verle

g)

Dage

lijks

bes

tuur

(voo

rzitt

er e

n on

derv

oorz

itter

M

idw

esto

verle

g, c

oörd

inat

or M

idw

esto

verle

g –

maa

ndel

ijkse

bije

enko

mst

)

Teru

gkop

pelin

g co

llege

van

Bu

rgem

eest

er e

n Sc

hepe

nen

Regi

onaa

l MAT

(sec

reta

risse

n en

co

ördi

nato

r)

Clus

ters

Mid

wes

t:

- Be

stuu

rlijk

traj

ect

- Cu

ltuur

en

vrije

tijd

-

Faci

litai

r en

logi

stie

k -

GIS,

ICT

en d

igita

liser

ing

- M

ilieu

-

Ruim

telij

ke o

rden

ing

en m

obili

teit

- W

elzij

n -

Econ

omie

Inte

rvis

iegr

oepe

n M

idw

est:

- St

eden

bouw

/mob

ilite

it/Ru

imte

lijke

Ord

enin

g/

omge

ving

sver

gunn

ing/

hand

havi

ng

- M

ilieu

/ene

rgie

/duu

rzaa

mhe

id

- Ju

ridisc

he o

nder

steu

ning

-

ICT,

GIS

, inf

orm

atie

veili

ghei

d

- Fa

cilit

y: g

ebou

wen

behe

er/a

anko

pen

- W

elzij

n -

Pers

onee

l -

Arch

ief-i

nfor

mat

ieve

iligh

eid

(cultu

ur/e

rfgoe

d)

- Ec

onom

ie

Sam

enw

erki

ngso

vere

en-

kom

st m

et R

ESO

C

Sam

enw

erki

ngso

vere

en-

kom

st m

et p

rovi

ncie

Wes

t-Vl

aand

eren

Proj

ectb

urea

u W

VI


Onderstaande tabellen geven een overzicht van de trekkers van de respectievelijke clusters en intervisiegroepen. De samenstelling van elke intervisiegroep wordt in bijlage 1 gevoegd.

cluster trekkers (burgemeester)

Bestuur Kris Declercq (voorzitter, Roeselare), Bert Maertens (Izegem), Els De Rammelaere (Tielt)

Cultuur & vrije tijd Kurt Windels (voorzitter, Ingelmunster), Ria Beeusaert - Pattyn (Lichtervelde)

Facility & logistiek Kris Declercq (voorzitter), Bert Maertens (Izegem)

GIS, ICT en digitalisering Karl De Clerck (voorzitter, Oostrozebeke), Greet De Roo (Ruiselede)

Milieu Bart Dochy (voorzitter, Ledegem), Kurt Windels (Ingelmunster)

Ruimtelijke ordening & mobiliteit Dirk Verwilst (voorzitter, Meulebeke), Ivan Delaere (Pittem), Ward Vergote (Moorslede)

Welzijn Rita Demaré (voorzitter, Hooglede), Ria Beeusaert – Pattyn (Lichtervelde)

Economie Hendrik Verkest (voorzitter, Wingene), Francesco Vanderjeugd (Staden), Jan Stevens (Wielsbeke), Dirk Verwilst (Meulebeke)

intervisiegroep voorzitter (secretaris)

Ruimtelijke ordening & mobiliteit Kristof Vanderstichele (Moorslede), David Vandecasteele (WVI)

Milieu Anton Jacobus (Izegem), Ann Tack (WVI)

Juridische ondersteuning Ivan Vandenbussche (Lichtervelde)

ICT-GIS-informatieveiligheid Dominik Ronse (Ingelmunster)

Facility & gebouwenbeheer Bruno Debrabandere (Wielsbeke)

Welzijn Filip Van Eeckhout (Hooglede)

Personeel Tine Dochy (Staden)

Archief Hendrik Vandenbruwane (Tielt)

Economie Chris De Meulemeester (Wingene) en Liederik Cordonni (coördinator Ondernemingscentrum Roeselare)



Midwestoverleg b e l e i d s d o m e i n e n v a n d e I L V A s s o c i a t i e M i d w e s t

10 M i d w e s t o v e r l e g w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 7

beleidsdomeinen van de ILV Associatie Midwest

Het Midwestoverleg organiseert haar werking in thematische clusters en intervisiegroepen. Het Midwestoverleg beoogt hierbij om in de diverse beleidsdomeinen, waarin een gemeente en OCMW actief zijn, een actieve ondersteuning te geven. Dit zowel voor beheersmatige als beleidsmatige thema’s.

In de volgende hoofdstukken volgt een overzicht van de samenstelling, werking en projecten van de verschillende clusters en intervisiegroepen. Voor een aantal beleidsdomeinen is reeds intergemeentelijke personeel tewerkgesteld. Hun werking en realisaties worden ook nader toegelicht bij het corresponderende cluster.



Midwestoverleg r e g i o n a l e s a m e n w e r k i n g

12 M i d w e s t o v e r l e g w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 7

regionale samenwerking

1. samenstelling Midwestoverleg

De gemeenten Ardooie, Dentergem, Meulebeke, Oostrozebeke, Pittem, Ruiselede, Tielt, Wielsbeke en Wingene voor het arrondissement Tielt en de gemeenten Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Lichtervelde, Moorslede, Roeselare en Staden voor het arrondissement Roeselare, verenigen zich in het vrijwillig samenwerkingsverband van het Midwestoverleg. Zoals hoger aangegeven beslistte Dentergem in 2016 om niet langer deel uit te maken van de versterkte samenwerking.

foto 1: leden MidwestoverlegVLNR onder: Ward Vergote, Francesco Vanderjeugd, Els De Rammelaere, Kris Declercq, Bert Maertens, Greet De Roo, Ria Beeusaert-Pattyn, Saskia Verriest,

Boven: Geert Sanders, Rita Demaré, Dominik Ronse, Karlos Callens, Dirk Verwilst, Hendrik Verkest, Ivan Delaere, Bart Dochy, Kurt Windels, Karl De Clerck, Bart Desimpel – verontschuldigd Jan Stevens.

Het Midwestoverleg komt maandelijks bijeen. De gemeenten en OCMW’s zijn in hoofde van de burgemeester op dit overleg vertegenwoordigd. Het dagelijks bestuur Midwest bereidt deze vergaderingen voor.


In 2017 was de samenstelling als volgt:

Voor het arrondissement Tielt:Karlos Callens burgemeester ArdooieDirk Verwilst burgemeester MeulebekeKarl De Clerck burgemeester OostrozebekeIvan Delaere burgemeester PittemGreet De Roo burgemeester RuiseledeEls De Rammelaere burgemeester TieltJan Stevens burgemeester WielsbekeHendrik Verkest burgemeester Wingene

Voor het arrondissement Roeselare:Rita Demaré burgemeester HoogledeKurt Windels burgemeester IngelmunsterBert Maertens burgemeester IzegemBart Dochy burgemeester LedegemRia Beeusaert-Pattyn burgemeester LichterveldeWard Vergote burgemeester MoorsledeKris Declecq burgemeester RoeselareFrancesco Vanderjeugd burgemeester Staden

Naast deze 16 burgemeesters neemt ook Geert Sanders, algemeen directeur van de West-Vlaamse intercommunale (WVI), deel aan de vergaderingen.

Door het afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst tussen het Midwestoverleg en de provincie West-Vlaanderen zetelt de gedeputeerde bevoegd voor streekontwikkeling, Jean de Bethune, eveneens in het Midwestoverleg.

Coördinator Saskia Verriest wordt via WVI, voltijds tewerkgesteld als secretaris/coördinator van het Midwestoverleg – ILV Associatie Midwest alsook van hulpverleningszone Midwest (tot 1 oktober 2017).

De financiering voor deze tewerkstelling wordt gedragen door de gemeenten uit de regio Midwest (40%), de hupverleningszone Midwest (20%) en WVI (40%). Voor de coördinator werd bij de oprichting van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest een aanvullende overeenkomst ‘aanstellen coördinator Midwestoverleg – Beheerscomité’ opgemaakt waarin de nadere bepalingen en voorwaarden voor de werking opgenomen zijn. Deze overeenkomst werd door alle deelnemende besturen goedgekeurd.

Saskia Verriest coördinator Midwestoverleg

Michelle Dufoortadministratief medewerker


Michelle Dufoort zorgt, eveneens via WVI, voor administratieve ondersteuning gedurende een halve dag per week. Er is een akkoord van het Midwestoverleg om deze ondersteuning vanaf februari 2017 te verhogen naar 40%.

2. taken coördinator Midwestoverleg/ILV Associatie Midwest

Het takenpakket van de coördinator kan opgedeeld worden in 4 grote blokken: overleg en coördinatie, projecten, opleiding en netwerking/belangenbehartiging.

De hoofdtaak van de coördinator is het organiseren en coördineren van het maandelijks Midwestoverleg en de coördinatie van de regionale samenwerking. In overleg met het dagelijks bestuur Midwest, zorgt de coördinator voor een actuele agenda en bijhorende documenten. (Beleids)Nota’s ter bespreking/validatie/kennisgeving worden opgemaakt. Elke vergadering is ook voorzien van een agendagids. Hierbij wordt voor elk agendapunt een korte samenvatting gegeven met een voorstel van beslissing aan het Midwestoverleg.

De coördinator staat in voor de opmaak van de notulen van de vergadering, het bijwerken/afwerken van de beleidsnota’s, de informatiedoorstroming naar de besturen en andere partners en volgt de gemaakte afspraken op.

Naast het Midwestoverleg ondersteunt de coördinator (inhoudelijk) het secretarisoverleg. Samen met de afgevaardigde van de gemeentesecretarissen op het Midwestoverleg, zorgt de coördinator voor een terugkoppeling tussen beide fora. De coördinator maakt de notulen op en zorgt voor de informatiedoorstroming naar het Midwestoverleg. Daarnaast worden ook andere overlegfora door de coördinator ondersteund.

In navolging van de gemaakte afspraken op het Midwestoverleg, worden projecten opgestart. Waar mogelijk gebeurt dit in samenwerking met experten en de personeelsleden/bevoegde mandatarissen van de gemeente en OCMW. Het luik ‘projecten’ krijgt nu verder vorm via de respectievelijke clusters en intervisiegroepen, die de coördinator inhoudelijk en logistiek ondersteunt. Deze thema’s worden bij de clusters verder besproken (hoofdstuk 7).

Daarnaast houdt de coördinator het overzicht over de regionale samenwerking, treedt zij op als klankbord voor het intergemeentelijk personeel en geeft sturing i.v.m. regionale taken van het intergemeentelijk personeel.

De coördinator treedt op als aanspreekpunt voor de regionale samenwerking voor andere organisaties, regio’s, overheden.

Vanuit de regio wordt ook geprobeerd om indien nodig gezamenlijke opleidingen voor de medewerkers van de besturen te organiseren.

De coördinator is aanwezig op verschillende netwerkmomenten om op de hoogte te blijven van de noden die er leven en het Midwest-netwerk uit te breiden.

In 2017 nam de coördinator van het Midwestoverleg eveneens de rol op van secretaris van hulpverleningszone Midwest (zie hoofdstuk 3.2.).

Op 22 december 2017 werd de oprichtingsakte voor de dienstverlenende vereniging (DVV) Midwest ondertekend door de 16 besturen en WVI. De coördinator van het Midwestoverleg zal de functie van secretaris voor de DVV Midwest opnemen (zie cluster bestuur).

Dit takenpakket wordt in de navolgende hoofdstukken verder besproken.


3. overleg en coördinatie

3.1. Midwestoverleg - BeheerscomitéIn 2017 is het Midwestoverleg – Beheerscomité 10 keer bijeen gekomen op 31 januari, 21 februari, 28 maart, 25 april, 30 mei, 27 juni, 26 september, 24 oktober, 28 november en 19 december.

De agenda’s van de bijeenkomsten van het Midwestoverleg – Beheerscomité, zijn in bijlage 3 toegevoegd. De aanwezigheidslijst in bijlage 4.

Met de werking via clusters en intervisiegroepen, wil het Midwestoverleg, naast ondersteuning van de aangesloten besturen, de leden van de respectievelijke colleges, de gemeenteraden en de personeelsleden van gemeente en OCMW maximaal betrekken bij de intergemeentelijke samenwerking. Vanuit elke cluster wordt maandelijks gerapporteerd naar het Midwestoverleg. Het verslag van het Midwestoverleg wordt door de burgemeester en secretaris voorgelegd aan de respectievelijke colleges van burgemeester en schepenen.

Naar thematische bijeenkomsten van de clusters worden ook bevoegde schepenen uitgenodigd. De personeelsleden van gemeente en OCMW verenigen zich in de diverse intervisiegroepen. De voorzitter van de intervisiegroep, een gemeente- of OCMW secretaris, is eveneens aanwezig op de corresponderende cluster.

3.2. opstart hulpverleningszone MidwestIn 2007 werd de wet op de hervorming van de civiele veiligheid goedgekeurd. Van een gemeentelijke werking met korpsen wordt overgegaan naar hulpverleningszones. Door het Koninklijk Besluit van 2 februari 2009 met betrekking tot de vaststelling van de territoriale afbakening van de hulpverleningszone, wordt de provincie West-Vlaanderen ingedeeld in 4 zones.

De hulpverleningszone Midwest valt niet integraal samen met de grenzen van de regio Midden-West-Vlaanderen. 15 Midwest-gemeenten worden opgenomen in zone Midwest. Het gaat om de gemeenten Ardooie, Dentergem, Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Lichtervelde, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Roeselare, Ruiselede, Staden, Tielt en Wingene.

De Midwest-gemeenten Wielsbeke en Ledegem behoren tot zone Fluvia (regio Kortrijk).

Op 1 januari 2015 ging hulpverleningszone Midwest van start. De zoneraad en het zonecollege zijn in 2016 11 keer bijeengekomen, aansluitend aan de zittingen van het Midwestoverleg.

Burgemeester Kris Declercq is voorzitter van de zoneraad en het zonecollege. De heer Christian Gryspeert is aangesteld als zonecommandant. Tine Dhont, financieel beheerder Ingelmunster, neemt de taak van bijzondere rekenplichtige op zich. Saskia Verriest (coördinator Midwestoverleg) vervult eveneens de taak van secretaris voor de zone.

Het toenemende takenpakket van Saskia Verriest voor het Midwestoverleg, zorgde dat de combinatie met de functie van secretaris voor de hulpverleningszone niet langer haalbaar was. Met ingang van 1 oktober 2017, werd de heer Lieven Rijckaert aangesteld als secretaris voor de hulpverleningszone. Saskia bleef back-up tot eind 2017.

Hieronder wordt een overzicht gegeven van de verschillende acties die de hulpverleningszone in 2017 ondernam.


BeleidGoedkeuring vrijwillig ontslag zonecommandant kol. ir. Donald WithouckDe zoneraad aanvaardde in de vergadering van 31 januari 2017 het ontslag van kol. ir. Donald Withouck in zijn functie van zonecommandant, met ingang van 1 mei 2017.

Nieuwe zonecommandantTijdens de zoneraad van 31 januari 2017 werd de functie van zonecommandant vacant verklaard. Maj. ir. Christian Gryspeert werd tijdens de zoneraad van 25 april 2017 aangesteld als nieuwe zonecommandant.

Nieuwe zonesecretarisTijdens de zoneraad van 27 juni 2017 werd een nieuwe zonesecretaris aangesteld met ingang van 1 oktober 2017. Deze taak werd door de heer Lieven Ryckaert overgenomen van Saskia Verriest.

Beroeps-adjudanten post RoeselareTer vervanging van de functie van postoverste in post Roeselare werd beslist om 2 beroeps-adjudanten in dagdienst aan te stellen. In de zoneraad van 27 juni 2017 werd beslist om tijdelijk 2 beroeps-adjudanten aan te stellen voor de periode tot het afronden van de bevorderingsprocedure adjudant met ingang van 1 juli 2017.

Bijzonder rekenplichtigeTijdens de zoneraad van 28 november 2017 werd de vacant verklaring van de mandaatfunctie van bijzonder rekenplichtige goedgekeurd.

TMVWTMVW is een intergemeentelijke samenwerking voor aankopen. Tijdens de zoneraad van 27 juni 2017 werd de vertegenwoordiging in de algemene vergadering van TMVW goedgekeurd.

Netwerk BrandweerNetwerk Brandweer is een project met als doel om proactief te worden, efficiënt gestructureerd te zijn, te wegen op het wetgevend beleid en om kennis op te bouwen en te delen. Dit project is een samenwerking tussen de Vlaamse hulpverleningzones en het VVSG. Tijdens de zoneraad van 30 mei 2017 werd het voorstel tot toetreden van HVZ Midwest tot Netwerk Brandweer goedgekeurd.

Goedkeuring mandaatlijsten, betaallijsten, bestelbonnen en loonstatenTijdens elke vergadering van het zonecollege werden mandaatlijsten, betaallijsten, bestelbonnen en loonstaten goedgekeurd.

Goedkeuring jaarrekening 2016 en resterend budget 2016Tijdens de zoneraad van 28 maart 2017 werd de jaarrekening 2016 goedgekeurd. De begrotings-rekening 2016 en de resultatenrekening op datum van 31 december 2016 werden definitief vastgesteld. Daarnaast ging de zoneraad unaniem akkoord met het voorstel om de resterende middelen van 2016 te besteden aan de aankoop van rollend materieel in verdere uitvoering van het goedgekeurde meerjarenbeleidsplan (cf. Overzicht werking 2016) alsook in te zetten op de verdere uitbouw van het KB individuele bescherming.

Begroting 2018De begroting voor 2018 werd goedgekeurd door de zoneraad van 24 oktober 2017. Het budget bedraagt € 9.885.256 in gewone dienst en € 1.725.000 in buitengewone dienst. Voor het jaar 2018 wordt hierin een federale toelage van € 2.931.659 een exploitatietoelage vanuit de gemeenten ten bedrage van € 5.982.347,41 en een investeringstoelage vanuit de gemeenten van € 1.725.000 voorzien.


Onderstaande tabel geeft een overzicht van de toelage per bestuur aan de zone.

gemeente investeringstoelage exploitatietoelage

Ardooie € 68.138,00 € 214.519,60

Dentergem € 48.473,00 € 147.733,13

Hooglede € 73.658,00 € 244.067,05

Ingelmunster € 73.658,00 € 164.129,49

Izegem € 197.857,00 € 626.836,32

Lichtervelde € 56.925,00 € 198.022,84

Meulebeke € 76.072,00 € 214.655,53

Moorslede € 69.690,00 € 239.645,35

Oostrozebeke € 47.093,00 € 144.086,19

Pittem € 53.475,00 € 170.273,37

Roeselare € 590.812,00 € 2.567.838,30

Ruiselede € 35.708,00 € 85.060,83

Staden € 76.762,00 € 241.291,57

Tielt € 159.562,00 € 421.320,55

Wingene € 97.117,00 € 303.867,29

€ 1.725.000,00 € 5.983.347,40

De eerste begrotingswijziging voor het dienstjaar 2017 werd goedgekeurd tijdens de zoneraad van 30 mei 2017 en bekrachtigd door de gouverneur op schriftelijke wijze op 6 juli 2017. Tijdens de zoneraad van 24 oktober 2017 werd de tweede wijziging goedgekeurd.

Stimulatie samenwerking tussen posten en zonale cultuur Na de opstartvergadering van het zonaal informatiecomité eind 2016 (cf. overzicht werking 2016) ging dit comité in 2017 volledig van start met een totaal van 5 vergaderingen verspreid over het jaar. Er werden telkens een of meerdere thema’s voorbereid en behandeld. Daarnaast was er ook steeds ruimte voor variapunten (vragen, frustraties, verzuchtingen, …).

1722Vanuit de federale overheid werd het noodnummer 1722 opgericht. Dit nummer wordt geactiveerd bij extreme weersituaties zoals stormschade en wateroverlast. Het nieuwe nummer is bedoeld om het noodnummer 112 te ontlasten en vrij te houden voor potentieel levensbedreigende situaties.


PersoneelszakenWijziging personeelsplan Tijdens de zoneraad van 30 mei 2017 werd de aanwerving van een stafmedewerker loopbaan, de inzet van adjudanten en de aanstelling van 2 beroepsadjudanten goedgekeurd. Hiervoor moest het personeelsplan worden aangepast. Het gewijzigde personeelsplan werd goedgekeurd door de zoneraad op 27 juni 2017 en door de gouverneur op schriftelijke wijze op 24 juli 2017.

Aanwervingen, bevorderingen en ontslagen OperationeelTijdens de zoneraad van 31 januari 2017 werden 2 vrijwillige brandweermannen benoemd na voltooiing van hun stage/mobiliteitsstage. Daarnaast werden er ook 17 vrijwillige sergeanten en 4 beroepssergeanten benoemd.

Tijdens de zoneraad van 28 maart 2017 werd het eind proces-verbaal voor de aanstelling van een beroeps stagiair-kapitein via aanwerving en de aanstelling van een beroeps stagiair-kapitein via professionalisering goedgekeurd. Daarnaast werd er ook een vrijwillige brandweerman benoemd na voltooiing van de mobiliteitsstage.

Door de aanstelling van maj. ir. Christian Gryspeert als zonecommandant, komt zijn functie als beroepskapitein vacant. De zoneraad van 25 april 2017 keurt de aanstelling van een beroeps stagiair-kapitein via aanwerving goed. Deze plaats werd ingevuld via de bestaande reserve.

Tijdens de zoneraad van 30 mei 2017 werd de aanstelling van 2 beroeps-adjudanten goedgekeurd. Na wijziging van het personeelsplan, werd de vacant verklaring voor een bevorderingsreserve van adjudant in het beroeps- en vrijwilligerskader bekrachtigd in de zoneraad van 27 juni 2017. Ter vervanging van de functie van postoverste in post Roeselare werd tevens beslist om tijdelijk 2 beroeps-adjudanten in dagdienst aan te stellen voor de periode tot het afronden van de bevorderingsprocedure adjudant. Deze aanstelling van 2 beroeps-adjudanten vanuit de functie van sergeant had als gevolg dat er 2 plaatsen voor beroeps-sergeant vacant werden. Tijdens de zoneraad van 27 juni 2017 werden deze plaatsen ingevuld via de bestaande bevorderingsreserve. De aanstelling van 2 sergeanten vanuit de functie van brandweerman had als gevolgd dat er ook 2 plaatsen voor beroeps-brandweerman vacant werden. Tijdens de zoneraad van 27 juni 2017 werden deze plaatsen ingevuld via de bestaande wervingsreserve.

Tijdens de zoneraad van 27 juni werden 2 vrijwillige sergeanten benoemd na voltooiing van de stageverlenging.

Tijdens de zoneraad van 19 december 2017 werd de vacant verklaring voor de aanwerving van een brandweerman in het vrijwilligerskader via mobiliteit in dezelfde graad goedgekeurd en werd een sergeant in het vrijwilligerskader via mobiliteit in dezelfde graad aangesteld. In het voorjaar en de zomer van 2017 organiseerde HVZ Midwest in samenwerking met zone Fluvia voor de tweede maal een campagne om potentiële vrijwilligers te werven. Tijdens de zoneraad van 19 december 2017 werden 26 kandidaten aangesteld tot stagiair-brandweerman. Er werden daarnaast ook 9 adjudanten in vrijwilligerskader en 2 adjudanten in beroepskader benoemd. 6 kandidaten-adjudant in vrijwilligerskader en 1 kandidaat-adjudant in het beroepskader werden op de bevorderingsreserve geplaatst. Tijdens iedere zoneraad werden vrijwillige ontslagen goedgekeurd.

AdministratieTijdens de zoneraad van 31 januari 2017 werd de aanwerving van een administratief medewerker voor een periode van 6 maanden goedgekeurd.

Tijdens de zoneraad van 21 februari 2017 werd de aanwerving van een tweede administratief medewerker voor een periode van 6 maanden goedgekeurd.

Tijdens de zoneraad van 30 mei 2017 werd de aanvraag tot vrijwillig ontslag van de preventieadviseur goedgekeurd en werd de functie van preventieadviseur vacant verklaard.


Daarnaast werd ook de aanwerving van een stafmedewerker loopbaan goedgekeurd. Deze vacant verklaring werd bekrachtigd in de zoneraad van 27 juni 2017 na goedkeuring wijzigen van het personeelsplan. Tijdens de zoneraad van 28 november 2017 werd de preventieadviseur aangesteld. Tijdens de zoneraad van 19 december 2017 werd de stafmedewerker loopbaan aangesteld.

Overleg vakorganisatiesIn 2017 werd 4 maal vergaderd met de vakorganisaties in het bijzonder overlegcomité.

Aankopen, verkopen en overeenkomstenKledijTijdens de zoneraad van 21 februari 2017 werd de aankoop van interventiekledij voor stagiair-brandweermannen goedgekeurd. De gunning (€ 30.492,00 incl. btw) werd goedgekeurd op de zoneraad van 28 maart 2017.

VoertuigenTijdens de zoneraad van 31 januari 2017 werd de aankoop van een ziekenwagen voor post Izegem goedgekeurd. De gunning (€ 127.900,63 incl. btw) werd goedgekeurd op de zoneraad van 28 maart 2017.

Tijdens de zoneraad van 28 maart 2017 werd de verkoop van enkele voertuigen goedgekeurd. In het goedgekeurde zonaal voertuigenplan wordt voorzien in de aankoop van enkele voertuigen. In de zoneraad van 27 juni 2017 werd dan ook de gunning voor volgende voertuigen goedgekeurd: bestelwagen post Hooglede (gunning € 29.680,39 incl. btw); bestelwagen post Izegem (gunning € 47.162,47 incl. btw); 2 multifunctionele autopompen (gunning € 545.293,64 incl. btw); haakarmvoertuig post Roeselare (gunning € 261.424,13 incl. btw); commandowagen post Staden (gunning € 22.279,21 incl. btw); personeelswagen post Roeselare (gunning € 27.341,00 incl. btw); bestelwagen post Ruiselede (gunning € 29.680,39 incl. btw); commandowagen voor de zonale officieren (gunning € 22.498,50 incl. btw).

Tijdens de zoneraad van 27 juni 2017 werd ook beslist om rollend en niet-rollend materieel te verkopen via een veilinghuis met een proefperiode van 1 jaar.

MaterieelTijdens de zoneraad van 24 oktober 2017 werd de aankoop van adembeschermende middelen goedgekeurd (gunning € 95.499,60 incl. btw). Tijdens de zoneraad van 28 november 2017 werden de aankoop van Tetra radio eindapparatuur (gunning € 116.916,66 incl. btw) en de aankoop van hydraulisch materieel (gunning € 131.702,14 incl. btw) goedgekeurd.

Gebruiksovereenkomst Sint-TiloIn functie van nood aan trainingsruimte voor personeelsleden werd tijdens de zoneraad van 21 februari 2017 de gebruiksovereenkomst voor de Sint-Rafaëlkerk in Izegem goedgekeurd.

Serviceovereenkomst telefoniecentraleOm de zonale werking te garanderen werd tijdens de zoneraad van 30 mei 2017 een service-overeenkomst betreffende onderhoud en controle van de telefoniecentrale goedgekeurd.

Interventies 2017Hulpverleningszone Midwest telde in 2017 10.8652 interventies.

� 6597 (62%) interventies voor dringende geneeskundige hulpverlening � 2820 (26%) interventies voor technische hulpverlening, waarvan 39% voor wespennestverdelgingen

en 17% in het kader van wateroverlast � 700 (7%) interventies voor brand � 427 (4%) interventies in het kader van logistieke ondersteuning � 108 (1%) interventies voor incidenten met gevaarlijke stoffen


3.3. overleg expertisecentrum voor gemeentesecretarissen (ECG) Roeselare - Tielt

De secretarissen uit de regio Midden-West-Vlaanderen kennen een actieve werking. Zij zijn verenigd in het Expertisecentrum voor Gemeentesecretarissen (ECG) regio Roeselare – Tielt. Naast een forum voor info-uitwisseling en expertisedeling, vormt de werking van het Midwestoverleg een vast agendapunt op deze bijeenkomsten. Bruno Debrabandere, secretaris Wielsbeke, is voorzitter van dit forum. Dominik Ronse (secretaris Ingelmunster) neemt als afgevaardigde voor de secretarissen deel aan het Midwestoverleg. Eind 2017 werd deze rol van Dominik Ronse, herbevestigd door de collega-secretarissen. De heer Ronse zal in 2018-2019 de secretarissen blijven vertegenwoordigen in het Midwestoverleg.

In de toekomst zal dit secretarisoverleg samen met de coördinator van het Midwestoverleg, het regionaal managementteam vormen.

Thematisch wordt gezamenlijk overleg ingepland tussen de gemeente- en OCMW secretarissen.

De coördinator van het Midwestoverleg geeft inhoudelijke en logistieke ondersteuning aan het overlegplatform van gemeentesecretarissen. In 2017 kwam dit forum bijeen op 22 februari, 15 maart, 26 april, 31 mei, 28 juni, 20 september, 25 oktober, 22 november, 20 december. De bijeenkomsten van het regionaal ECG worden voorbereid door het dagelijks bestuur, waar de coördinator van het Midwestoverleg aan deelneemt.

De agenda’s voor deze bijeenkomsten worden in bijlage 5 toegevoegd. De aanwezigheidslijst is in bijlage 6 terug te vinden.

ECG Roeselare-TieltVLNR onder: Anton Jacobus (Izegem), Bruno Debrabandere (Wielsbeke), Geert Demeyere (Ledegem), Ivan Vandenbussche (Lichtervelde), Kristof Vander Stichele (Moorslede), Dominiek Pillaert (Ardooie)VLNR midden: Geert Sintobin (Roeselare), Dominik Ronse (Ingelmunster), Luc Deleersnyder (Ruiselede), Jurgen Mestdagh (Wingene), Tine Dochy (Staden), Saskia Verriest (Midwest), Rik Dekens (Hooglede)VLNR boven: Guy De Pourcq (Oostrozebeke), Geert Mahieu (Pittem), Tom Vanpoucke (Meulebeke), Hendrik Vandenbruwane (Tielt)


Op de provinciale bijeenkomst op 10 februari 2017 waren de heer Herwig Reynaert (professor UGent) en de Vlaams Minister-President Geert Bourgeois als gastspreker aanwezig. De toekomst van de lokale besturen in een veranderend decretaal kader was hierbij het thema.

3.4. overleg OCMW voorzittersOnder voorzitterschap van Bruno Tricot (directeur gebiedsgerichte werking Midden-West-Vlaanderen, provincie West-Vlaanderen) komen de OCMW voorzitters uit de regio bijeen.

In 2017 waren er twee bijeenkomsten op 20 februari en 15 juni. De coördinator van het Midwestoverleg – Beheerscomité ondersteunt deze vergaderingen inhoudelijk en logistiek.

De agenda’s van dit overleg worden in bijlage 7 toegevoegd.

Gelet op de geplande integratie van het OCMW in de gemeenten, levert het Midwestoverleg blijvend inspanningen om de OCMW’s bij de regionale samenwerking te betrekken. De OCMW-voorzitters zijn aanwezig in de cluster welzijn. In de cluster vertegenwoordigen de OCMW-voorzitters Peter Gelaude (Pittem), Dimitri Carpentier (Hooglede), Dries Couckuyt (Ingelmunster), Bart Dekoning (Moorslede) en Frank Duhamel (Izegem) de OCMW’s. Op de vergaderingen van OCMW-voorzitters is er een terugkoppeling over deze clusterwerking.

3.5. overleg OCMW secretarissenDe OCMW secretarissen komen op arrondissementeel niveau bijeen naargelang de noodzaak en opportuniteiten die zich aanbieden. De OCMW’s zijn effectief partner in de Interlokale Vereniging Associatie Midwest. Bij de verdere uitbreiding en structurering van deze interlokale vereniging, worden de OCMW’s betrokken. Het forum van OCMW secretarissen en het overleg van OCMW voorzitters zijn belangrijke fora om te zorgen voor een terugkoppeling van en betrokkenheid bij de werking van de interlokale vereniging.


Net zoals voor de gemeentesecretarissen wordt artikel 8 van de statuten van de interlokale vereniging toegepast. Het beheerscomité kan beslissen zich te laten bijstaan door experten. Gelet op het belang van betrokkenheid en gedeelde verantwoordelijkheid, besliste het beheerscomité beroep te doen op de expertise van een OCMW secretaris door aanwezigheid tijdens de vergaderingen van het Beheerscomité. In 2017 zetelde Bart Desimpel (OCMW secretaris Izegem) namens de OCMW secretarissen in het beheerscomité.

De OCMW secretarissen worden eveneens betrokken via de intervisiegroep welzijn en de cluster welzijn. De intervisiegroep Midwest-welzijn wordt voorgezeten door OCMW secretaris Filip Van Eeckhout (Hooglede). In de cluster welzijn is de OCMW secretaris van Izegem (Bart Desimpel), van Lichtervelde (Kris Vandenbussche) en Hooglede (Filip Van Eeckhout) aanwezig.

3.6. regiopartnersVerschillende regiopartners zijn gehuisvest in het streekhuis Midden-West-Vlaanderen te Roeselare (Spanjestraat 141). Het gaat o.a. om de gebiedswerking van de provincie, RESOC|SERR Midden-West-Vlaanderen, WVI, Stad-Land-Schap, Leader, Midwestoverleg, POM en startende ondernemers. De coördinator werkt voltijds vanuit het streekhuis. Bilaterale contacten zorgen voor afstemming tussen de partners en informatie uitwisseling.

4. netwerking

4.1. regionale werking VVSGVVSG organiseert op regelmatige basis overlegtafels met alle regionale organisaties in Vlaanderen. De coördinator van het Midwestoverleg – Beheerscomité maakt hier deel van uit. Op deze vergaderingen wordt info uitgewisseld en koppelt VVSG terug over haar werking naar regionale organisaties die betrokken zijn bij de organisatie van de burgemeestersfora.

In 2017 werden bijeenkomsten georganiseerd op 15 februari, 2 mei, 28 juni, 17 oktober en 7 november.Bijlage 8 omvat de agenda’s van deze vergaderingen.

4.2. plattelandscommissie VVSGVanuit VVSG wordt systematisch een overleg georganiseerd waarbij een aantal agendapunten specifiek gericht zijn op plattelandsthema’s en plattelandsproblematieken. Tijdens deze commissie koppelt VVSG terug over haar werking t.a.v. plattelandsgemeenten. De coördinator van het Midwestoverleg – Beheerscomité wordt uitgenodigd voor de plattelandscommissie.

De plattelandscommissie kwam bijeen op 7 februari, 26 april, 21 juni, 3 oktober en 5 december.

De agenda’s van deze vergaderingen worden in bijlage 9 toegevoegd.

4.3. EurometropoolDe Eurometropool Lille-Kortrijk-Tournai is een Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking (EGTS) die in januari 2008 werd opgericht als eerste EGTS in Europa.

De Eurometropool heeft een dubbele ambitie: � Bijdragen tot een eengemaakt Europa door grenzen effectief te laten verdwijnen; � De driehoek Lille-Kortrijk-Tournai laten uitgroeien tot een metropool van Europees en internationaal

niveau.

De Eurometropool telt 14 leden. Alle publieke overheden aan beide zijden van de grens nemen deel. De gemeenten worden vertegenwoordigd door de intercommunale structuren aan beide zijden van de grens. WVI vertegenwoordigt de gemeenten uit de arrondissementen Roeselare – Tielt – Ieper.


In 2017 werd de regio in de bestuursorganen van de Eurometropool vertegenwoordigd door Kurt Himpe (schepen Izegem), Hendrik Verkest (burgemeester Wingene) en Els De Rammelaere (burgemeester Tielt).

4.4. regionale werking WVIOp het niveau van WVI wordt regelmatig info uitgewisseld tussen de vertegenwoordigers van de regio’s. In 2017 heeft het team zich georganiseerd als een zelfsturend team. Dit is een samenwerking tussen de collega’s van de projectbureaus van WVI en de coördinatoren van de burgemeestersconferentie in het werkingsgebied van WVI.

Ann Tack (coördinator cel milieu & natuur WVI) en David Vandecasteele (coördinator cel ruimtelijke planning WVI), zijn het aanspreekpunt voor de projectbureaus van WVI. Dieter Hoet is coördinator van het Westhoekoverleg, Line Putseys voor de regio Brugge – Oostende en Saskia Verriest voor regio Midwest.

Dit team stemt op regelmatige basis af over de werking. Twee keer per jaar organiseert dit team het ‘Kennisplatform Intergemeentelijke Samenwerking’.

In 2017 vond dit plaats op 4 mei te Jabbeke met als thema ‘Hoe zorgdiensten in de gemeente verzelfstandigen?’. Op 23 november 2017 ging dit kennisplatform door te Tielt-Schuiferskapelle met als thema ‘Mobiliteit: het kan anders als gemeenten samenwerken!’. Hierbij was eveneens een bezoek gepland aan ’t Een en ’t Ander, de mobiliteitshub in Schuiferskapelle.

De doelgroep zijn mandatarissen, secretarissen en geïnteresseerde ambtenaren.

5. studiedagen - netwerking

5.1. studiedagenDe coördinator werd op diverse platformen, studiedagen en bijzondere raadscommissies intergemeentelijke samenwerking uitgenodigd om de werking van regio Midden-West-Vlaanderen toe te lichten. Vanuit diverse organisaties en regio’s wordt het proces in Midwest met aandacht gevolgd.

Op woensdag 28 juni 2017 gaf de coördinator een toelichting over de werking en het traject in regio Midwest, op een studiedag van VVSG te Hasselt. Het thema was ‘Beter besturen door samen te werken II’.

5.2. artikel VIEWZIn het septembernummer van VIEWZ verscheen het artikel ‘Regionale samenwerking in regio Midden-West-Vlaanderen’. VIEWZ staat voor visie en expertise in welzijn en zorg. Dit driemaandelijks vaktijdschrift wordt verspreid in heel Vlaanderen. De thematiek gaat ruim over het welzijnswerkveld, alsook worden er digitale linken gelegd naar een kennisplatform.

Het artikel is na te lezen in bijlage 12.

6. opleiding regio

Het Midwestoverleg levert inspanningen om te voorzien in regionale opleiding rond actuele thema’s. Deze opleidingen worden gefinancierd met regionale middelen.

In samenwerking met de diensten van de stad Izegem, werden de besturen van regio Midwest uitgenodigd naar een interactieve lezing van Vlaams Bouwmeester Leo Van Broeck. Dit ging door op donderdag 5 oktober 2017 te Izegem.Bouwmeester Van Broeck had het hierbij o.a. over lokale verdichting, alternatief woonbeleid, herschikking van de openbare ruimte, good practices, …


In 2017 werd in samenwerking met de besturen en Rasschaert Advocaten, in Wielsbeke en in Roeselare voor de besturen uit de regio een infosessie georganiseerd rond de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten (KB plaatsing en KB uitvoering).Verder werden er diverse demosessies georganiseerd in het kader van GIS en ICT. Er was een infosessie rond infragis en het integreren van de Magda-diensten in de gemeentelijke software.

7. clusters Midwest - projecten regionale samenwerking

De coördinator van het Midwestoverleg staat, in overleg met de respectievelijke voorzitters, in voor de inhoudelijke en logistieke voorbereiding van de diverse clusters. De coördinator maakt de notulen op en zorgt voor de opvolging. Projecten worden geïnitieerd in overleg met de partners; afspraken worden opgevolgd.

Hierna wordt de werking en de projecten van de respectievelijke clusters toegelicht.

7.1. cluster bestuurDe cluster bestuur bestaat uit voorzitter Kris Declercq (burgemeester Roeselare), ondervoorzitter Bert Maertens (burgemeester Izegem), Els De Rammelaere (burgemeester Tielt) en coördinator Saskia Verriest. Secretaris Dominik Ronse (Ingelmunster) en Bart Desimpel (OCMW Izegem) nemen eveneens deel aan deze cluster.

De cluster ging door op 9 februari, 17 mei, 14 september, 16 november 2017.

Oprichting dienstverlenende vereniging (DVV) MidwestEind 2015-begin 2016 keurden 16 gemeenteraden de nota ‘samen sterke besturen maken’ goed. Met deze goedkeuring engageren de besturen zich om actief mee te werken aan een doorgedreven samenwerking in functie van een versterking van de lokale besturen. Naast de opstart van een werking in clusters en intervisiegroepen, bleef er nood aan de oprichting van een structuur met rechtspersoonlijkheid in de regio.

29 november 2016 was de eerste zitting van het decretaal verplichte overlegorgaan Midwest. In 2017 kwam dit orgaan bijeen op 31 januari, 21 februari, 28 maart, 30 mei, 27 juni, 26 september, 24 oktober, 28 november en 19 december. Dit overlegorgaan heeft de decretaal vereiste documenten voorbereid. Concreet gaat het om een motivatienota, bestuursplan, ondernemingsplan en ontwerp van statuten. Na goedkeuring van deze documenten door het overlegorgaan op 26 september 2017, werden deze ter goedkeuring voorgelegd aan de 16 gemeenteraden en de bijzonder algemene vergadering van WVI. De 17 partners hebben de documenten goedgekeurd in hun bestuursorganen.


Onderstaande tabel geeft een overzicht van de data van goedkeuring.

gemeente datum goedkeuring gemeenteraad/AV WVI

Ardooie 04 december 2017

Hooglede 20 november 2017

Ingelmunster 21 november 2017

Izegem 21 november 2017

Ledegem 09 november 2017

Lichtervelde 27 november 2017

Meulebeke 08 november 2017

Moorslede 16 november 2017

Oostrozebeke 07 december 2017

Pittem 30 oktober 2017

Roeselare 20 november 2017

Ruiselede 16 november 2017

Staden 30 november 2017

Tielt 09 november 2017

Wielsbeke 30 november 2017

Wingene 27 november 2017

WVI 21 december 2017

Deze goedkeuringen leidden tot de ondertekening van de oprichtingsakte van de dienstverlenende vereniging Midwest op 22 december 2017 te Roeselare onder toezicht van notaris Axelle Thierry.


Ondertekening oprichtingsakte DVV Midwest door de burgemeester, voorzitter gemeenteraad, secretaris van de 16 Midwest-besturen en WVI.

De DVV Midwest beoogt om volgende maatschappelijke doelstellingen na te streven: � de samenwerking tussen de deelnemende besturen te bevorderen in functie van een versterking

van de deelnemende besturen en een versterking van de ontwikkeling van de streek. � het ondersteunen van de aangesloten deelnemers bij beheers-, beleidsmatige en uitvoerende

taken die ertoe bijdragen dat de besturen zich verder kunnen focussen op de kwalitatieve uitvoering van hun kerntaken en dienstverlening. Dit kan onder meer door het delen van intergemeentelijk personeel in die zin dat het personeel van de DVV Midwest wordt ingezet om diensten te verlenen aan de deelnemende lokale besturen.

� het uitvoeren van projecten in opdracht van en onder de voorwaarden bepaald door de deelnemers.

� Adviesverlening, belangenbehartiging, organiseren van overleg, netwerking en opleiding.

Deze doelstellingen zijn van toepassing binnen de beleidsdomeinen waarop de deelnemende besturen verantwoordelijkheid en bevoegdheid hebben. Concreet gaat het over de domeinen administratie en financiën, bestuurszaken, communicatie, dierenwelzijn, economie en tewerkstelling, e-government, erfgoed, handhaving, ICT – GIS en digitalisering, informatieveiligheid, juridische ondersteuning, mobiliteit, omgeving (milieu, natuur en ruimtelijke ordening), personeel en organisatie, technische diensten, vrije tijd (cultuur, jeugd, sport), veiligheid en preventie, welzijn en samenleving, wonen, participatie en proces- en projectregie. Dit kan indien nodig uitgebreid worden. De DVV Midwest zal vanaf 1 januari 2018 ook optreden als organisator voor Wijk-Werken.

De DVV Midwest heeft twee bestuursorganen: een algemene vergadering en een raad van bestuur. Elke gemeente draagt evenveel bij in het maatschappelijk kapitaal. De algemene werkingsmiddelen worden verrekend volgens inwonersaantal. De loonkost van het intergemeentelijk personeel wordt evenredig gedragen door de deelnemende besturen.Elke partner heeft één gelijkwaardige stem.


De oprichtingsakte incl. bijlage wordt na ondertekening overgemaakt aan de Vlaamse Regering, die binnen de 60 dagen uitspraak doet. In 2018 wordt de structuur en de werking van de DVV Midwest, na goedkeuring door de Vlaamse Regering, verder uitgebouwd.

Samenwerkingsverbanden in regio MidwestHet is de ambitie van het Midwestoverleg om de samenwerkingsverbanden in de regio meer te structureren. Uit de studie van prof. Filip De Rynck (2010), uitgevoerd in opdracht van het Midwestoverleg, blijkt dat er 183 samenwerkingsverbanden in de regio zijn. Deze oplijsting omvat evenwel alle vormen van samenwerking, gaande van informele overlegstructuren tot intercommunales.

De cluster bestuur heeft deze uitgebreide lijst van samenwerkingsverband verder gescreend en uitgefilterd. Vervolgens werd de bijgewerkte lijst intensief onderzocht door de respectievelijke thematische clusters. Actuele informatie (contactpersoon, coördinaten, werkingsgebied, financiering, VTE,…) werd opgevraagd op basis waarvan een beslissing kon worden genomen (inkanteling, samenvoegen, niet meer actief,…). Deze methodiek herleidde de lijst van 183 naar 39 samenwerkingsverbanden. Dit overzichtsdocument werd ook voorgelegd aan de gemeenteraden van de respectievelijke Midwest-besturen die principieel akkoord gaan met het voorstel van aanpak. In 2018 gaat de regio hier actief mee aan de slag.

Samenwerkingsprotocol RESOCHet RESOC heroriënteerde zich als socio-economisch adviesorgaan voor de besturen van de regio en het Midwestoverleg. Deze hernieuwde rol en samenwerking is vastgelegd in een samenwerkingsprotocol tussen het Midwestoverleg en het RESOC.

Samenwerkingsprotocol provincieIn navolging van de Vlaamse Staatshervorming, dient de provincie zich te richten op de grondgebonden bevoegdheden. De gebiedsgerichte werking van de provincie vervult reeds een aantal taken voor de besturen uit regio Midwest. Om deze samenwerking te verankeren, wordt een samenwerkingsprotocol tussen de provincie en het Midwestoverleg ondertekend.

Europese projectenDe cluster bestuur engageert zich eveneens om de werkgroep rond Europese projecten op te volgen. Samen met de regiopartners wordt bekeken hoe deze werking geoptimaliseerd kan worden zodat meer Europese middelen kunnen ingezet worden in de regio Midden-West-Vlaanderen.

Werktafels VVSGVanuit VVSG wenst men in diverse regio’s werktafels op te starten rond relevante thema’s, onder externe begeleiding. De voorgestelde thema’s kenden een overlap met de opgestarte intervisiegroepen in Midwest. Er is aan VVSG meegedeeld dat de regio bereid is tot samenwerking maar parallelle overlegvormen wenst te vermijden.

Samenwerking studenten UGentEen aantal studenten in de master Bestuurskunde en Publiek Management van de Universiteit Gent, en meer bepaald in het vak ‘Samenwerking tussen organisatie in de publieke sector’ van prof. Dr. Joris Voets, hebben de case Midwest onder de loep genomen. De samenwerkingsverbanden onder en met deze publieke organisatie werden in beeld gebracht. De opdracht van de studenten bestond uit een analyse van documenten en het afnemen van interviews van een aantal sleutelfiguren. Deze input werd verwerkt in een paper.

Oprichting kostendelende verenigingRecent is de BTW-wetgeving gewijzigd waardoor dienstverlening vanuit een intercommunale naar gemeentebesturen toe (vb. intergemeentelijk personeel), eveneens onderhevig wordt aan BTW. Om zich in regel te stellen, wordt voor het intergemeentelijk personeel dat door WVI voor de regio Midwest is aangeworven, een kostendelende vereniging opgericht (afgekort KDV).


7.2. cluster facility & gebouwenbeheerDe cluster facility wordt opgevolgd door het dagelijks bestuur Midwest (burgemeesters Kris Declercq en Bert Maertens). Secretaris Bruno Debrabandere trekt de corresponderende intervisiegroep.

De voorbije jaren werden in de regio diverse gezamenlijke aankopen georganiseerd. De overzichtstabel op pagina 67 geeft hiervan een overzicht. Momenteel wordt elk van deze gezamenlijke opdrachten opgenomen door een trekkend bestuur. In de praktijk is het evenwel niet evident om deze opdrachten op te nemen in het reguliere takenpakket. Daarom inventariseert de corresponderende intervisiegroep facility de lopende overheidsopdrachten in de regio, alsook de geplande investeringen. Op basis hiervan kan een beleidsbeslissing genomen worden om een personeelslid vrij te stellen of aan te werven om de gezamenlijke aankopen voor de regio op te volgen.

Deze intervisiegroep maakt eveneens werk van de oplijsting van het bestaande materiaal dat tussen besturen kan uitgewisseld worden.

Hierna volgt een overzicht van gezamenlijke opdrachten.

HydrantenHet is een gemeentelijke verplichting om hydranten te onderhouden. Deze hydranten worden door hulpverleningszone Midwest gebruikt bij interventies. In overleg met de hulpverleningszone en de gemeenten werd afgesproken om dit onderhoud te laten uitvoeren door organisaties die werken via sociale economie. In deze eerste fase gaat het om een proefproject voor 4 maanden. De stad Roeselare treedt hierbij op als trekkend bestuur.

In Midwest werd in 2017 een pilootproject opgestart om hydranten op het grondgebied van hulpverleningszone Midwest te laten controleren EN herstellen door sociale economie organisaties. In hulpverleningszone Midwest zijn er twee watermaatschappijen: De Watergroep en Farys. Farys is enkel bevoegd voor de gemeente Ruiselede. Gemeente Ruiselede heeft niet deelgenomen aan het pilootproject. Voor de gemeenten die aangesloten zijn op De Watergroep namen volgende gemeenten deel aan het pilootproject: Hooglede, Lichtervelde, Moorslede, Roeselare, Staden, Ardooie, Ingelmunster, Meulebeke, Oostrozebeke en Wingene. Ook gemeente Dentergem nam deel aan de samenwerking. Tielt en Izegem voeren de werkzaamheden uit met eigen personeel.

Stad Roeselare trad op als opdrachtencentrale voor de deelnemende gemeenten. Eind april 2017 werd de opdracht als testfase omgeschreven en gegund voor een deel van de hydranten aan de sociale economie-initiatieven Buurt en co vzw en Werkplus vzw. Tijdens deze testfase verwachten de gemeente controle EN herstellingswerken voor 1224 hydranten (perceel 1) en 650 hydranten (perceel 2). Na deze proefperiode zal het Midwestoverleg evalueren en bepalen of er verder met de sociale economie kan gewerkt worden.

� Perceel 1: totaal 8395 hydranten voor de gemeenten Hooglede, Lichtervelde, Moorslede, Roeselare, Staden

� Perceel 2: totaal 5539 hydranten voor de gemeenten Ardooie, Dentergem, Ingelmunster, Meulebeke, Oostrozebeke en Wingene

Op 7 juli 2017 vond een startvergadering plaats met de hulpverleningszone, stad Roeselare en de uitvoerders Werkplus en Buurt en co. De watergroep was niet aanwezig. De effectieve opstart liet op zich wachten wegens werkplanning binnen de sociale economie initiatieven (zomeropdrachten). Op 13 november 2017 gaf Werkplus opleiding aan 4 medewerkers en een werkbegeleider van Buurt en co, samen met de Watergroep om de opdracht te kunnen aanvangen. De organisaties startten effectief op begin december en werken de opdracht per gemeente af.

RM toolDe besturen waar het intergemeentelijk archiefteam (IGA) werkzaam is, hebben zich gezamenlijk geëngageerd om de RM-tool (Records Management Tool) aan te kopen.


Deze RM-Tool is een instrument om een digitaal archief in te richten. Het is een hulpinstrument om het digitale informatiebeheer onder controle te brengen en te houden.

Ontwikkeling app landbouwcommissieHet Midwestoverleg ging akkoord met de ontwikkeling van een app dat door de landbouwcommissie kan gebruikt worden. Aanleiding was o.a. de wateroverlast waardoor de regio in mei – juni 2016 getroffen werd.

Deze toepassing automatiseert het proces dat alle activiteiten omvat om met de schattingscommissie landbouw tot een beoordeling van de schade te komen als gevolg van een natuurramp.

De kostprijs wordt geraamd op € 8.000. De gemeente Ingelmunster is bereid om op te treden als trekkend bestuur. Voor de aankoop en de ontwikkeling worden de regionale middelen ingezet.

In het najaar 2016 was er een overleg met het kabinet van Vlaams minister Schauvliege en de administratie voor landbouw en visserij. In het najaar 2017 was er eveneens overleg. Hieruit bleek opnieuw dat digitalisering van het proces-verbaal van de schattingscommissie een positieve evolutie zou zijn.

Het overleg met de bevoegde diensten van de hogere overheid voor de evt. ontwikkeling van de Midwest-app voor de besturen, zal in 2018 worden verdergezet.

Traject sociaal en duurzaam aanbestedenIn het kader van het goedgekeurde ESF-dossier, waarin ook een luik rond sociale economie is opgenomen, wordt een traject uitgewerkt om draagvlak te creëren bij diverse partners (mandatarissen, beleidsexperten, aankopers) rond sociaal en duurzaam aanbesteden. In samenwerking met de intervisiegroep en cluster facility wordt dat traject in 2018 opgestart.

Gezamenlijke aankopen In het verleden heeft het Midwestoverleg reeds diverse gezamenlijke aankopen uitgevoerd onder leiding van een trekkend bestuur.

Volgende gezamenlijke opdrachten zijn voor de regio lopende: � App landbouwcommissie (zie hoger) � Hydranten (zie hoger) � Aankoop archiefverpakkingsmateriaal � Het intergemeentelijk archiefteam heeft in samenwerking met de erfgoedcel BIE, opnieuw de

gezamenlijke aankoop voor de regio getrokken. � Onderhoud landbouwwegen

De uitvoering van een derde herhalingsopdracht startte in 2017. De stad Tielt trekt deze opdracht. Tielt, Pittem, Moorslede en Ingelmunster nemen hieraan deel.

� Papier Het contract liep af op 16 februari 2017. De stad Izegem heeft de herhalingsopdracht getrokken

� Verkeersborden Het contract loopt tot 30 juni 2019. De stad Roeselare treedt op als trekker.

� Maaltijdcheques De overeenkomst loopt nog tot 30 juni 2020. Oostrozebeke is trekkend bestuur.

Naast deze opdrachten werd voor meerdere andere aankopen bij de besturen nagegaan of er interesse was en of het zinvol was om een gezamenlijke opdracht te lanceren (vb. notubiz, fietsmeubilair,…). In een aantal gevallen werd aangesloten bij bestaande raamcontracten of opdrachtencentrales. Voor een aantal dossiers was er geen interesse.

Voor die opdrachten waarvoor het aansluiten bij een bestaande opdrachtencentrale niet zinvol is, wordt een alfabetische beurtrol onder de gemeenten afgesproken voor het uitschrijven van de gezamenlijke


opdracht. Op deze manier trekt elk bestuur om beurt een overheidsopdracht, onafhankelijk of het bestuur al dan niet wenst deel te nemen aan de overheidsopdracht.

De intervisiegroep facility bekijkt hoe bestaande raamcontracten/opdrachtencentrales gescreend kunnen worden zonder dat elk bestuur dit apart opneemt.

Daarnaast zal de intervisiegroep facility een overzicht opmaken van bestaande raamcontracten waarvan een bestuur gebruikt maakt. Afstemming wordt bekeken.

De intervisiegroep zal ook werk maken van een aantal praktische elementen. Zo wordt bv. een inventaris opgemaakt van bestaand materiaal dat tussen besturen kan worden uitgeleend.

7.3. cluster cultuur & vrije tijdBurgemeester Kurt Windels trekt samen met college Ria Beeusaert – Pattyn de cluster cultuur & vrije tijd.

De cluster kwam bijeen op 8 maart, 7 juni, 4 oktober 2017.

Intergemeentelijk team van archivarissen (IGA)Voor de aanwerving van het intergemeentelijk archiefteam kon het Midwestoverleg beroep doen op de stad Izegem. Het team bestaat uit 3 personeelsleden met elk een ander takenpakket. Het archiefteam wordt tewerk gesteld bij 6 lokale besturen. Projectvereniging BIE staat mee in voor de inhoudelijke opvolging van dit team en de huisvesting. In samenwerking met de provincie West-Vlaanderen financieren Izegem, Hooglede, Ledegem, Moorslede, Wielsbeke en Wingene voor drie jaar de archiefdienst. De werking van dit team wordt opgevolgd door een stuurgroep waarin elk bestuur, de provincie, de coördinator van het team en de coördinator van het Midwestoverleg aan deelnemen.

Het intergemeentelijk archiefteam bestaat uit volgende personeelsleden: � Leen Breyne is archivaris bij IGA Midwest (A-niveau). � Tot 1 oktober 2017 was Elisabeth Blancke projectmedewerker (B-niveau). Zij werd tot

15 november 2017 opgevolgd door Michiel Vandenabeele en vanaf 16 november 2017 door Jochen Deprez.

� Daarnaast was 31 december 2017 de laatste werkdag van Ken Brouwers als archiefmedewerker op C-niveau. De aanwervingsprocedure om deze functie opnieuw in te vullen, is momenteel nog lopende.

Voor elk van de besturen wordt hierna een overzicht gegeven van de verrichte acties in 2017. Een uitgebreide weergave van de werking voor de periode september 2016 – augustus 2017, is na te lezen in het jaarverslag (bijlage 11).


Hooglede

Acties analoog archief � Omschrijven en verpakken in zuurvrije archiefdozen van de dossiers in het gemeentearchief die

geklasseerd zijn volgens NDC-code. � Verpakken van tijdelijk en permanent te bewaren archief uit ringmappen en losliggende

documenten in zuurvrije archiefdozen. � In het OCMW-archief, verpakken van alle permanent en tijdelijk te bewaren losliggende

documenten in zuurvrije archiefdozen en dit aanpassen in de plaatsingslijst. Ook werd al het permanent te bewaren archief in zuurvrije archiefdozen verpakt.

� Na selectie en het verpakken van losliggende documenten, werd het OCMW-archief aansluitend geplaatst.

� In het OCMW-archief was een achterzijde van een rek (vnl. dossiers LOI en vreemdelingendossiers) aanvankelijk niet opgenomen in de plaatsingslijst. Dit werd ondertussen ook opgenomen in de plaatsingslijst. Na terugkoppeling met de dienst, werd ook de goedkeuring voor selectie en vernietiging aangevraagd bij het Rijksarchief (27/09). De selectie gebeurde op 29/09.

� Selectie en vernietiging in het gemeentearchief: � Controle van de opgemaakte selectielijsten. � Via secretaris de selectielijsten terugkoppelen naar personeel en verwerken van ontvangen

feedback personeel. � Goedkeuring voor vernietiging aanvragen aan Rijksarchief. � Effectieve selectie van de te vernietigen documenten. � Ophalen van het te vernietigen archief door technische dienst (februari).

In totaal werd voor de gemeente in 2017 6.400 kg archief vernietigd.

� Toekennen en controle van bewaartermijnen van het archief dat zich bevindt in het bureau van het secretariaat. Na feedback van de betrokken dienst en de goedkeuring van het CBS en het Rijksarchief, werd selectie uitgevoerd. De technische dienst kwam de te vernietigen documenten ophalen (24/05).

� Overleg met de dienst over mogelijke aanpak voor het schonen, omschrijven en herverpakken in zuurvrije archiefdozen van de bouwdossiers, te starten met de dossiers van voor de fusie. Via het register wordt nagegaan of alle dossiers ook effectief in het archief terug te vinden zijn. Alle bouwdossiers van voor de fusie werden gedetailleerd omschreven en in zuurvrije archiefdozen verpakt.


� Samen met de Sociale dienst werden (sociale) dossiers geschoond. Ook de aanwervingsdossiers in het OCMW-archief werden door het archiefteam geschoond.

� Organisatie van een infomoment voor het gemeente- (09/01) en OCMW-personeel (26/01) omtrent algemene afspraken over hoe archiefoverdrachten worden aangepakt en hoe documenten uit het archief kunnen worden geraadpleegd/ontleend.

� Begeleiden en geven van advies aan de verschillende diensten bij archiefoverdracht. � Geven van advies omtrent bewaartermijnen van bepaalde documenten en dossiers en de manier

van klasseren van dossiers. � Effectieve archiefoverdrachten: Dienst Vrije Tijd (26/01, 30/06), Financiën (09/03, 13/07),

Dienstenhuis (17/03), Sociale Dienst (17/03), Ruimtelijke ordening (06/10) en Personeelsdienst (24/05, 30/06). Totaal: 176 archiefdozen (ca. 20 meter archief).

� Gemeente Hooglede kreeg via een schenking een reeks documenten (toneelstukken, foto’s, folders) van de Toneelkring Kunst en Vreugd: deze werden in het archief opgenomen en geïnventariseerd. Ook zorgde IGA dat er een overeenkomst werd opgemaakt tussen de schenker en de gemeente. Het gaat om 8 archiefdozen, goed voor een kleine meter archief.

� Verpakken in zuurvrije archiefdozen en opnemen in de plaatsingslijst van een reeks partituren die aan het gemeentearchief in bewaargeving zijn gegeven.

� Bekijken van een mogelijke aanpak voor het gebruik van etiketten op de archiefdozen waarin permanent te bewaren OCMW-archief zit. Opmaak en nakijken van etiketten voor op archiefdozen met permanent te bewaren bouwdossiers (03/07, 06/07, 09/07). Het effectief etiketteren van deze archiefdozen gebeurde op 29/09.

� Overleg met de OCMW-secretaris over de verdere aanpak en mogelijke prioriteiten in het archief (24/05).

� Overleg met de secretaris over het proper houden van de archiefruimte in de kelder onder de bibliotheek en over de bestemming van de collectie van het oorlogsmuseum (22/09).

� Externe dienstverlening � Aanvraag door Werner Vermeersch om het geschonken archief van de toneelkring Kunst en

Vreugd in te kijken (raadplegen van het archief gebeurde begin 2018). � Groepsaankoop van archiefverpakkingsmateriaal via de provincie: verspreiden van de info,

bundelen en doorgeven aan het Provinciaal Archief van alle bestellingen binnen Midwest. Opvolgen van de verdeling en levering aan de verschillende besturen.

� Opmaak van een archievenoverzicht voor Probat, het Provinciaal Beheerprogramma voor Archieftoepassingen (https://probat.west-vlaanderen.be/).

Acties digitaal archief � De eerste stappen werden gezet voor de opmaak en implementatie van een nieuwe digitale

mappenstructuur. � Overleg met gemeentesecretaris, IT en dienst Vrije Tijd over de aanpak en voorstel nieuwe

digitale mappenstructuur (15/02). � Verdeling werk en bepalen aanpak voor schonen digitale map ‘publiek’ (17/03). � Toelichting op het MAT omtrent aanpak nieuwe digitale mappenstructuur (10/04). � Overleg met IT over aanpak + klaarzetten van de nieuwe digitale mappenstructuur voor interne

ondersteuning en Vrije Tijd (19/05). � Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij financiële dienst, personeelsdienst en Vrije Tijd

(06/06). � Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij secretariaat, Omgeving en Sportdienst (08/07). � Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij Burgerzaken (30/06). � Overleg over aanpak audiovisueel materiaal (08/07).


� Overleg en opzetten van de mappenstructuur voor de bibliotheek. De medewerkers van de bibliotheek zetten de bestanden over naar de nieuwe structuur (03/07).

� Opzetten van de mappenstructuur voor de dienst Burgerzaken (augustus). � Opvolgen van de overzet van de mappen van de dienst Burgerzaken (september). � Opvolging van de stand van zaken van de overzet bij de Vrije Tijdsdiensten, het secretariaat en

de Technische Dienst en bijmaken van mappen waar nodig (augustus/september). � Overleg en overzetten van de mappen en documenten van preventieadviseur en

informatieveiligheid (20/07). � Overleg en overzetten van de mappen en documenten van Huis van het Kind (22/07). � Afwerken van het overzetten van de briefwisseling van de secretaris in onderling overleg (22/07). � Overleg over en overzetten van de mappen en documenten van de Financieel beheerder (22/07) � Zowel Michiel als Jochen dienden bij aanvang eerst een duidelijk zicht te krijgen op de stand van

zaken omtrent de digitale mappenstructuur vooraleer hierop verder te kunnen werken. � Opvolgen van de interesse bij de Midwest-besturen voor de aankoop van de RM-tool. De tool

werd uiteindelijk enkel voor de IGA-besturen aangekocht. Deze RecordsManagementTool is een instrument om een digitaal archief in te richten. Het is een hulpinstrument om het digitale informatiebeheer onder controle te brengen en te houden.

� Demo beeldbank Zeticon/Mediahaven door Luc Vervaecke (06/02): als mogelijke oplossing voor het aanwezige audiovisueel digitaal materiaal.

� Verzamelen van info over de manier waarop de digitale bouwaanvragen worden bewaard en met welke softwareleverancier wordt gewerkt. Dit als voorbereiding op de mogelijke oprichting van enkele subwerkgroepen binnen de Werkgroep Lokale OverheidsArchieven (WLOA) van de VVBAD omtrent de digitale bouwaanvragen.

� Bijwonen van de infosessie omtrent modernisering en digitalisering burgerlijke stand, Algemeen Rijksarchief Brussel (06/03).


Geplande acties 2018 � Organisatie van een infomoment:

� Het huidige personeel van de IGA voorstellen. � De gemaakte afspraken over hoe archiefoverdrachten verlopen opfrissen. � Afspraken over hoe documenten uit het archief raadplegen opfrissen. � Momentum waarop het personeel vragen, suggesties kunnen formuleren naar het archiefteam

toe. � Na selectie en vernietiging is de plaatsingslijst van het gemeentearchief aan een update toe. � Effectieve vernietiging van het geselecteerde OCMW-archief. � Verdere etikettering van de archiefdozen met permanent te bewaren OCMW-archief. � Eventueel gedetailleerder omschrijven en ontsluiten via Probat van het geschonken archief van de

toneelkring Kunst en Vreugd. � In detail omschrijven, ontsluiten via Probat en herverpakken van het historisch archief. � Verder in detail omschrijven van de bouwdossiers en deze herverpakken. � In detail omschrijven van de personeelsdossiers. � De verschillende diensten blijven begeleiden bij hun archiefoverdracht en deze overdrachten

verwerken. Naar aanleiding van archiefoverdrachten krijgt de archiefdienst ook vaak vragen met betrekking tot de wettelijke bewaartermijnen van documenten.

� Opvolgen van de verdere implementatie van de nieuwe digitale mappenstructuur. Evalueren en bijsturen van de mappenstructuur waar nodig.

� In gebruik name RM-tool. � In gebruik name van Probat.

Ledegem

Acties analoog archief � Bij het binnenkomen in het archiefdepot lagen de eerste twee rijen rekken aanvankelijk vol met

losse dossiers en documenten van verschillende diensten. Deze werden door de archiefdienst


opgelijst. Na het toekennen van de bewaartermijnen, werd dit naar de betrokken diensten teruggekoppeld. Zij keken na of het voor hen ok was dat de documenten die voor vernietiging in aanmerking kwamen, effectief vernietigd werden. Na de verwerking van de ontvangen feedback werden de tijdelijk en permanent te bewaren documenten in zuurvrije archiefdozen opgeborgen. Wat voor vernietiging in aanmerking kwam, werd afzonderlijk geplaatst.

� Organisatie van een infomoment voor het OCMW-personeel (10/01/2017) rond algemene afspraken over hoe archiefoverdrachten worden aangepakt en hoe documenten uit het archief kunnen worden geraadpleegd/ontleend. (Het gemeentepersoneel kreeg deze info eind 2016.)

� Begeleiden en geven van advies aan de verschillende diensten bij een archiefoverdracht. � Effectieve archiefoverdrachten: dienst Financiën (10/01, 16/05), dienst Communicatie (10/01),

Secretariaat (25/01, 14/02, 16/03, 25/04), Patrimonium/Technische Dienst (25/01), Jeugd (31/01), OCMW-secretaris (24/01) en Personeelsdienst (25/04). Totaal: 153 archiefdozen (ca. 17 meter archief).

� Geven van advies omtrent bewaartermijnen van bepaalde documenten en dossiers en de manier van klasseren van dossiers.

� Opname van het archief van de brandweer Ledegem in het gemeentearchief (ook opgenomen in de plaatsingslijst).

� In bewaarneming van het archief van de voormalige PWA-dienst Ledegem. � Technische dienst haalt het geselecteerde te vernietigen OCMW-archief op. (goedkeuring

Rijksarchief en College Burgemeester en Schepenen). Ook de afgezonderde dubbels uit het gemeentearchief werden opgehaald voor vernietiging.

� Toekennen van bewaartermijnen aan de dossiers in het gemeentearchief. De aanpak voor selectie en vernietiging werd met gemeentesecretaris doorgesproken. Elke dienst kreeg een overzicht met documenten en dossiers die voor vernietiging in aanmerking kwamen. Na hun feedback en de verwerking hiervan, de goedkeuring van het college van Burgemeester en Schepenen en het Rijksarchief werden de dossiers die effectief vernietigd mochten worden afzonderlijk geplaatst. De effectieve vernietiging gebeurt begin 2018. Drie volle containers werden weggevoerd.

� Controleren en dateren van de aanwezige sociale dossiers. � Bezig met het gedetailleerder omschrijven van het aanwezige historisch archief en dit herverpakken

in zuurvrij archiefverpakkingsmateriaal (ca. 25 meter historisch archief). � Opvolgen van de calamiteit in het gemeentearchief.

� Eind 2016 was er opnieuw wat water in de archiefruimte binnen gekomen. Daarom vonden op 12/01 en 27/01 nieuwe injectiewerken plaats.


� Verder opvolgen van de relatieve vochtigheid en temperatuur in de archiefruimte via een datalogger. De situatie blijft momenteel onder controle.

� Het blijft belangrijk de situatie ook in de toekomst verder op te volgen, dit om te vermijden dat schimmel tot ontwikkeling komt.

� Digitalisering: dit wordt aangeraden bij historisch unieke documenten (bv. bevolkingsboeken), digitalisering om de raadpleegbaarheid van documenten te verhogen (bv. aktes burgerlijke stand), digitalisering als conservatiemaatregel (de documenten behoeden van bv. mogelijke of verdere schade tijdens het consulteren).

� Enkele mogelijke scenario’s uitwerken op basis van de offerte Vanden Broele voor digitalisering aktes burgerlijke stand.

� Overleg met Vanden Broele, dienst Burgerzaken en Dienst IT over mogelijke aanpak digitalisering aktes burgerlijke stand (16/03).

� Startvergadering digitaliseren akten van de burgerlijke stand, gebruik scansearch en stand van zaken DABS met Vanden Broele, Dienst IT en Burgerzaken in Ledegem (11/09).

� Tijdens afwezigheid van de coördinator IGA Midwest werd de digitalisering van de aktes opgevolgd door de dienst Burgerzaken. De boeken met de aktes van de burgerlijke stand werden in het najaar 2017 door Vanden Broele opgehaald voor digitalisering.

� Externe dienstverlening: � Frans Huyghe en Filip Jacques kwamen naar aanleiding van hun nog te publiceren boek over

Ledegem tijdens WO I enkele keren opzoekingen verrichten in het gemeentearchief (o.a. vraag naar aanwezigheid affiches/aanplakbrieven, notulen gemeenteraad en briefwisseling burgemeester).

� Heemkring Rollegem-Kapelle: inkijken van bevolkingsboeken (enkel wat openbaar is, werd ter inzage klaargelegd).

� Opzoekingen in notulen van het college omtrent de locatie van het voormalig gemeentehuis. � Genealogie en vragen van notarissen in kader van regeling nalatenschap.

� Groepsaankoop van archiefverpakkingsmateriaal via de provincie: verspreiden van de info, bundelen en doorgeven aan het Provinciaal Archief van alle bestellingen binnen Midwest. Opvolgen van de verdeling en levering aan de verschillende besturen.


Acties digitaal archief � De eerste stappen werden gezet voor de opmaak en implementatie van een nieuwe digitale

mappenstructuur. � Opmaak van een aanzet van een nieuwe digitale mappenstructuur in overleg met IT-dienst. � Overleg met gemeente- en OCMW-secretaris over de aanpak en voorstel mappenstructuur

(10/01). � Verwerken van de feedback van gemeente- en OCMW-secretaris. � Voorstel en aanpak nieuwe digitale mappenstructuur toelichten op het MAT Ledegem (10/02),

verwerken van feedback MAT. � Overleg rechtenbeheer (06/03). � Overleg diensthoofd Vrije Tijd omtrent opmaak en aanpak nieuwe digitale mappenstructuur

(06/03). � Algemeen infomoment over opzet, doelstelling en aanpak nieuwe digitale mappenstructuur voor

gemeentepersoneel (25/04) en voor OCMW-personeel (02/05). � Opstart nieuwe digitale mappenstructuur dienst Vrije Tijd (mei 2017). � Overleg met diensthoofd Stedenbouw omtrent aanpak nieuwe digitale mappenstructuur (16/05). � Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij dienst Ruimtelijke Ordening (22/06). � Overleg stavingsdocumenten OCMW en nodige aanpassingen in mappenstructuur (22/06). � Overleg met Cevi, Dienst IT, coördinator sociale zaken in verband met de implementatie van een

module stavingsdocumenten (12/07). � Opvolging van de nog resterende over te plaatsen mappen dienst Cultuur (juli 2017). � Overleg over aanpak nieuwe mappenstructuur in de bibliotheek en klaarzetten van de mappen

(13/07).


� Overzetten van digitale dossiers en documenten van de bibliotheek naar de nieuwe mappenstructuur (september 2017).

� Overzetten van de mappen van de schepenen, burgemeester, gemeente- en OCMW-secretaris naar de nieuwe mappenstructuur (augustus, september 2017).

� Zowel Michiel als Jochen dienden bij aanvang eerst een duidelijk zicht te krijgen op de stand van zaken omtrent de digitale mappenstructuur vooraleer hierop verder te kunnen werken.

� Opvolgen van de interesse bij de Midwest-besturen voor de aankoop van de RM-tool. De tool werd uiteindelijk enkel voor de IGA-besturen aangekocht. Deze RecordsManagementTool is een instrument om een digitaal archief in te richten. Het is een hulpinstrument om het digitale informatiebeheer onder controle te brengen en te houden.





� Het huidige personeel van IGA voorstellen. � De gemaakte afspraken over hoe archiefoverdrachten verlopen opfrissen. � Afspraken over hoe documenten uit het archief raadplegen opfrissen. � Momentum waarop het personeel vragen, suggesties kunnen formuleren naar het archiefteam

toe. � Effectieve vernietiging van het geselecteerde gemeentearchief (gebeurde op 30/01/2018 door de

Technische Dienst, 3 volle containers werden afgevoerd). � Na selectie en vernietiging dient de plaatsingslijst van het gemeentearchief geüpdatet te worden. � Na vernietiging het archief opnieuw wat samen plaatsen in de rekken. De opsplitsing van het

archief per dienst blijft momenteel behouden. � Verder in detail omschrijven en herverpakken van het historisch archief. Per afgewerkt rek worden

ook etiketten op de archiefdozen voorzien zodat documenten nog gemakkelijker kunnen worden teruggevonden.

� Verwerken van het in bewaring genomen PWA-archief. � Eventuele verhuis van het historisch OCMW-archief naar de archiefbewaarplaats in het

gemeentehuis. Hierbij denken we bv. aan het COO-archief. Sociale dossiers e.d. blijven in het OCMW.

� De verschillende diensten blijven begeleiden bij hun archiefoverdrachten en deze overdrachten verwerken. Naar aanleiding van archiefoverdrachten krijgt de archiefdienst ook vaak vragen omtrent de wettelijke bewaartermijnen van documenten.

� Verdere implementatie van de nieuwe digitale mappenstructuur. Evalueren en bijsturen van de mappenstructuur bij de diensten waar deze reeds in gebruik is.

� In gebruik name RM-tool. � In gebruik name van Probat. � Opvolgen digitalisering van de aktes burgerlijke stand en eventuele in gebruik name van

Scansearch Online. � Blijvend opvolgen van de relatieve vochtigheid en temperatuur in het archiefdepot.


Moorslede

Acties analoog archief � Oude nummering van de rekken in het gemeentearchief verwijderen en nakijken van de

plaatsingslijst. � Plaatsing van nieuwe compactusrekken:

� Archiefvrij maken van de ruimte waar de compactusrekken dienen geplaatst te worden. � Het archief dat in de oude archiefkasten opgeborgen lag, werd verpakt in zuurvrije archiefdo-

zen en op archiefrekken geplaatst. Dit werd uiteraard ook in de plaatsingslijst aangepast. � Toekennen van bewaartermijnen aan de documenten en dossiers die uit de oude archiefkas-

ten werden gehaald en in zuurvrije archiefdozen werden verpakt. � Vrijwilliger Dirk Vandenberghe maakte een omschrijving op van de aanwezig losliggende

kaarten. � Archief (her)verpakken in zuurvrije dozen en verplaatsen zodat de ruimte vrij komt en de no-

dige werken van start kunnen gaan.

� Opvragen en vergelijken van verschillende offertes voor aankoop roestponzen en vragen aan secretariaat om nodige materiaal (roetsponzen, microvezeldoekjes) te bestellen. Dit om o.a. bevolkingsregisters droog te reinigen.

� Opvolgen van de vorderingen van de plaatsing nieuwe compactusrekken en of de opgemaakte planning haalbaar blijft.

� In gebruik name van de compactusrekken. � Nummeren van archiefrekken in voorbereiding van in gebruik name. � Droog reinigen van bevolkingsregisters en plaatsen in compactusrekken. � Droogreinigen van telfiches landbouw (reden: vraag door externen om deze in te kijken) en

verpakken in zuurvrije archiefdozen.

� Starten met stofvrij maken van archiefdozen, omschrijving van inhoud nakijken en plaatsen in compactusrekken. Er werd gestart met de reeks bouwdossiers, landbouwtellingen en toezicht op kerkfabrieken.

� Oplijsten en bezorgen van nog enkele nodige aanpassingen in het archiefdepot (verlichting, zonnewering, schonen).


� In 2016 werden heel wat dozen uit Dadizele verhuisd naar het gemeentehuis Moorslede. Deze stonden gestockeerd in de garage naast de dienst bevolking. Daar namen ze behoorlijk wat plaats in. Aangezien er door de plaatsing van de compactusrekken plaats is vrijgekomen in het gemeentearchief, startte IGA met het registreren van dit archief van Dadizele. Er werd meteen ook selectie toegepast. Het archief dat wel bewaard moet worden, werd verpakt in zuurvrije archiefdozen in de compactusrekken geplaatst (september).

� Verder opnemen en registreren van archief naar de nieuwe compactusrekken (nog volop mee bezig).

� Plaatsbezoek aan de cultuurdienst en bibliotheek voor het oplijsten van het aanwezige archief (21/02). Toekennen en controleren van de bewaartermijnen en terugkoppelen aan betrokken diensten. Na selectie werd het permanent en tijdelijk te bewaren archief verpakt.

� Aanpak selectie en vernietiging toelichten bij dienst Toerisme (12/05). � Nakijken van de plaatsingslijst van het OCMW-archief: archiefvormer nakijken en aanvullen waar

nodig en ontbrekende info aanvullen zoals redactionele vorm, beschrijving op dossierniveau. � Het aanwezige COO-archief in het OCMW bijeen plaatsen en aanpassen in plaatsingslijst. � Data personeelsdossiers OCMW aanvullen. � In detail oplijsten van de dossiers patrimonium (aankoop, verkoop, verhuring) van het OCMW

(24/08, 11/09). � Begeleiden en geven van advies aan de verschillende diensten bij een archiefoverdracht. � Geven van advies omtrent bewaartermijnen van bepaalde documenten en dossiers en de manier

van klasseren van dossiers. � Overleg Milieudienst over aanpak klassering en bewaring milieuvergunningen (30/03). � Overleg Technische Dienst (19/09).

� Effectieve archiefoverdrachten: Woonzorg, Burgerzaken, Sociale Dienst, secretariaat en Patrimonium OCMW Moorslede Totaal: ca. 2 meter archief.

� Overleg met secretaris over verdere aanpak en mogelijke prioriteiten in het archief (19/09).

Externe dienstverlening � De vraag wordt gesteld naar de aanwezigheid en raadpleegbaarheid van de bevolkingsregisters

in kader van stamboomonderzoek. Met toestemming van de rechtbank en onder toezicht van de dienst bevolking opzoekingen verricht (januari).

� De vraag wordt gesteld naar het bestaan van een inventaris van het gemeentearchief. De IGA bezorgde hem daarop een vereenvoudigde plaatsingslijst van het gemeentearchief.

� Informatie uit de jaren ’70 over het zwembad van Moorslede (09/03) wordt opgevraagd. � Heemkring Moorslede plant een activiteit op Open Monumentendag rond vlas en wenst hiervoor de

individuele telkaarten landbouw (jaren 1940) in te kijken. Hiervoor diende IGA deze eerst stofvrij te maken en te verpakken in zuurvrije archiefdozen zodat deze raadpleegbaar zouden zijn.

� Dienst bevolking kreeg enkele vragen van notarissen i.k.v. erfeniskwesties. De IGA gaf de dienst bevolking telkens advies.

� Vraag naar info over oude wijken (periode 1947) in Moorslede en hoe deze te visualiseren op een kaart (juli). Enkele kaarten komen inkijken, maar ook doorverwezen naar Annelies Incoul en archief van kadaster.

� Enkele genealogische vragen, telkens in overleg met dienst bevolking behandeld.

Groepsaankoop van archiefverpakkingsmateriaal via de provincie: verspreiden van de info, bundelen en doorgeven aan het Provinciaal Archief van alle bestellingen binnen Midwest. Opvolgen van de verdeling en levering aan de verschillende besturen.

Opmaak van een archievenoverzicht voor Probat, het Provinciaal Beheerprogramma voor Archieftoe-passingen (https://probat.west-vlaanderen.be).

Opname van de beschrijvingen van de bevolkingsregisters in Probat (05/09 en 26/09). Deze staan als ‘gepubliceerd intern’ en kunnen dus niet door externen worden opgevraagd. Enkel de archiefdienst kan deze reeks momenteel via Probat opzoeken. Dit is nog niet volledig afgerond en niet alle velden zijn volledig ingevuld.


Invoeren van de bouwdossiers 1995 tot en met 2015 in Probat (434 items). Deze staan als ‘gepubliceerd intern’ en kunnen dus niet door externen worden opgevraagd. Enkel de archiefdienst kan deze reeks momenteel via Probat opzoeken.

Acties digitaal archief � Overleg IT-verantwoordelijke Moorslede (20/02) over o.a. de toegang van de externe diensten op

de server. � Zicht krijgen op de huidige digitale mappenstructuur. � Implementatie van een nieuwe digitale mappenstructuur in het OCMW Moorslede

� Overleg over ingebruikname (29/06). � Navraag naar de stand van zaken (25/08, 11/09). � IGA was aanwezig tijdens het overzetten van de mappen naar de nieuwe structuur en kon op die

manier de medewerkers bijstaan met het nodige advies (12/09). � Opvolgen van de interesse bij de Midwest-besturen voor de aankoop van de RM-tool. De tool werd

uiteindelijk enkel voor de IGA-besturen aangekocht. De RecordsManagementTool is een instrument om een digitaal archief in te richten. Het is een hulpinstrument om het digitale informatiebeheer onder controle te brengen en te houden.




Geplande acties 2018Organisatie van een infomoment:


toe Selectie en effectieve vernietiging archief bij de buitendiensten (bibliotheek, cultuur, sport, toerisme).

� Eventuele verhuis van het archief van de buitendiensten naar de centrale archiefbewaarplaats. De recente jaargangen, bv. vanaf 2015 blijven nog bij de buitendiensten staan.

� Verdere in gebruik name van de compactusrekken. � Eerst het archief van de diensten dat helemaal achteraan in het depot onverpakt of in heel grote

dozen op de rekken staan. � Daarna pas het historisch archief op de oude zolder. Daar dient alles nog te worden afgestoft,

beter omschreven en verpakt in zuurvrije archiefdozen. � Optimaliseren van het archiefdepot.

� Vloerbekleding: de vloer tussen de nieuwe rekken wordt snel stoffig van het heen en weer geloop. Daarom is het noodzakelijk om de gangen links en rechts van de nieuwe rekken te voorzien van een gemakkelijk te onderhouden vloer.

� Regelmatige schoonmaak van de archiefruimte. De vloer dient regelmatig schoongemaakt te worden. Kwestie van de ruimte waar het archief wordt bewaard zo stofvrij mogelijk te houden. Dus ook de lege rekken mogen zeker regelmatig met een microvezeldoek worden stofvrij gemaakt.

� Zonnewering: een ander en niet onbelangrijk probleem is momenteel het binnenvallen van daglicht in de archiefruimte. Niet alleen zorgt dit voor schadelijke stralingen (bv. rechtstreeks zonlicht op het eerste rek), maar ook het klimaat wordt grondig verstoord. Zo lopen de temperaturen in de zomer hoog op. Fluctuaties of schommelingen in temperatuur en relatieve vochtigheid kunnen ernstige schade aan de documenten tot gevolg hebben. Daarom willen we ervoor pleiten om de ramen in de archiefruimte te voorzien van zonnewering (http://www.depotwijzer.be/zonwering).


� Verder stimuleren om alle externe diensten op de server te laten werken. Dienst Toerisme werkt momenteel nog steeds niet op de server. Alles staat bij hen lokaal op de computer, de gebruikte computers corresponderen ook niet met elkaar met enorm groot risico op verliezen van gegevens tot gevolg.

� Opvolgen van het verdere digitalisering van de aktes burgerlijke stand en de bevolkingsboeken. � Opvolgen van de in gebruik name van de nieuwe digitale mappenstructuur in het OCMW. � Zicht krijgen op de huidige digitale mappenstructuur in de gemeente. � De verschillende diensten blijven begeleiden bij hun archiefoverdracht en deze overdrachten

verwerken. Naar aanleiding van archiefoverdrachten krijgt de archiefdienst ook vaak vragen omtrent de wettelijke bewaartermijnen van documenten.

� Verdere in gebruik name van Probat. � Deelname aan Erfgoeddag 2018. Op zondag 22 april laat de IGA het brede publiek met haar

werking kennis maken en door het archiefdepot in Moorslede en Izegem open te stellen voor publiek. Op beide locaties worden ook enkele archiefstukken tentoongesteld.

Izegem

Acties analoog archiefGemeente- en OCMW-archief:

� Begeleiden en geven van advies aan de verschillende diensten bij een archiefoverdracht. � Geven van advies omtrent bewaartermijnen van bepaalde documenten en dossiers en de manier

van klasseren van dossiers. � Infomoment algemene afspraken archiefoverdrachten voor het stadspersoneel (16/01 en 19/01). � Plaatsbezoek aan het archief van De Leest en geven van advies omtrent bewaartermijnen en

verdere aanpak (27/02). � Langs gaan bij het Sociaal Huis ’t Antwoord voor duiding bij de aanpak van archiefoverdrachten

(23/03). � Overleg omtrent bewaartermijnen van overheidsopdrachten OCMW en verdere aanpak (24/02). � Effectieve archiefoverdrachten: Sociale Dienst (17 dozen), Dienstenhuis (61 dozen), Financiën

OCMW (17 dozen), Burgerzaken (72 dozen), Rekendienst (70 dozen), Openbare werken (46 dozen), Ruimtelijke Ordening (69 dozen), Financiën (143 dozen). Totaal: ca. 55 meter archief.

� Overleg met Christof Willem van de PWA-dienst Izegem i.v.m. de stopzetting van hun werking en bijhorende archiefoverdracht (28/11).



� Bijwonen van de infosessie over de integratie stad en OCMW Izegem (22/05).

Stadsarchief: � Kort persmoment over de verwezenlijkingen in het stadsarchief Izegem en 1 jaar samenwerking.

Aansluitend werd ook een bedankings- en nieuwjaarsdrink gegeven aan Ten Mandere (16/01).

� Afwerken van de plaatsingslijst van het stadsarchief Izegem. � Afwerken van de plaatsingslijst van het archief liggende op de blauwe rekken in het stadsarchief.

Toekennen van bewaartermijnen aan het archief op de blauwe rekken. Selectie van het te vernietigen archief (werd mee opgehaald met het te vernietigen archief deel 2).


� Plaatsbezoek aan het archief van de sportdienst Izegem (19/01). Opmaak van een plaatsingslijst van het archief Sportdienst. Toekennen van bewaartermijnen aan het archief sportdienst en dit terugkoppelen aan de betrokken dienst. Selectie van het te vernietigen archief (werd mee opgehaald met het te vernietigen archief in het stadhuis deel 1).

� Overleg met de Heemkundig kring Ten Mandere omtrent de door hen opgemaakte omschrijvingen van het historisch archief (08/02).

� Bespreking met Ten Mandere over de stand van zaken, werking, mogelijke opdrachten (15/05). � Kennismakend bezoek met Nele Provoost (Projectvereniging BIE) aan Heemkundige Kring Ten

Mandere (17/07). � Selectie en vernietiging in het stadsarchief (deel 1)

� Archiefdozen die voor vernietiging in aanmerking komen, worden met een rode stickerbol gemarkeerd.

� Afspreken met de technische dienst over de aanpak van selectie, het ophalen en de uiteindelijke vernietiging van het geselecteerde archief.

� Ophalen van het te vernietigen archief door technische dienst en effectieve vernietiging (01/02). Er werd 4.160 kg papier vernietigd.

� Plaatsbezoek aan het voormalig Borstelmuseum voor het geven van advies rond de aanpak van de verhuis van het archief en bewaartermijnen er van (24/04).

� Selectie en vernietiging in het stadsarchief (deel 2) � Nakijken van de toegekende bewaartermijnen. � Nakijken in de rekken of alles wat bij selectie en vernietiging deel 1 mocht vernietigd worden, ook

effectief uit de rekken werd gehaald. � Goedkeuring voor de vernietiging van aanvragen aan het Rijksarchief en CBS (bundeling van

selectie deel 2, archief op de blauwe rekken en archief van de sportdienst (september). � Selectie van het te vernietigen archief (20/09). � Effectieve vernietiging dient nog te gebeuren.

� Oplijsten van het archief aanwezig bij de Jeugddienst. � Toekennen van bewaartermijnen aan het archief van de Jeugddienst en dit vervolgens nog eens

nakijken. � Overleg met dienst over mogelijke aanpak schonen, omschrijven en herverpakken bouwdossiers

van voor de fusie (na overleg nog geen verdere stappen ondernomen). � Gedetailleerder omschrijven van de overheidsopdrachten/aankoopdossiers aanwezig in het

stadsarchief (afgewerkt op 05/09). � Gedetailleerd omschrijven van de personeelsdossiers.

De personeelsdienst wenst de personeelsdossiers die bij hen op de dienst liggen aan het archief over te dragen. IGA (nog verder af te werken).

� Personeel van De Leest brengt een bezoek aan het archiefdepot Izegem (15/05). � Digitalisering van archief:

� Vzw Samenspel – Tatsevoet doet verder met het digitalisering van de foto’s van het Herfstmuziekfestival. IGA haalt telkens de gescande foto’s terug op en geeft mappen met nog in te scannen foto’s af. In 2017 heeft de externe schijf waarop Tatsevoet de gedigitaliseerde foto’s opslaat in afwachting dat deze op de server van stad Izegem worden geplaatst, het begeven. Heel wat werk is hierdoor helaas verloren gegaan. Daarom worden de gescande foto’s voortaan op een One Drive geplaatst. Tatsevoet brengt IGA op de hoogte wanneer de One Drive vol staat. Hierop plaatst IGA de foto’s op de server van Izegem zodat Tatsevoet weer verder kan met digitaliseren.


IGA volgt de digitalisering door Tatsevoet verder op. Hierover een overleg gehad met Tatsevoet op 06/09.

� Digitalisering van de parochieregisters Kachtem en Izegem. � De opgemaakte overeenkomst tussen stad Izegem en Rijksarchief nakijken en zorgen dat de

ondertekende overeenkomst aan het Rijksarchief wordt terugbezorgd. � Klaarzetten van de parochieregisters voor ophaling door het Rijksarchief (02/06). � Het Rijksarchief brengt de originele parochieregisters en de harde schijf met de gedigitaliseer-

de bestanden terug naar het stadsarchief (08/09). � De gedigitaliseerde beelden van de parochieregisters worden op de server geplaatst (18/09).

� Externe dienstverlening � Er komen heel wat vragen binnen rond genealogie. Met de dienst bevolking is afgesproken dat

opzoekingen van reeds openbare aktes door het archiefteam gebeuren. � Algemeen historische vragen (bv. herkomst straatnaam, beeldmateriaal WO II) worden

doorgaans doorverwezen naar heemkring Ten Mandere. � Werkgroep Koers in Izegem wenst foto’s in te kijken Maurice Terryn (februari – maart). � Vraag naar bouwplan woning werd doorgegeven aan dienst Ruimtelijke Ordening (mei). � Bruno Lambert (Bierkasteel Van Honsebrouck) wenst fotoarchief Maurice Terryn in te kijken

(mei). � Vraag tot inzage van notulen Emelgem (juni).

� Opzoekingen naar interessante affiches i.k.v. tentoonstelling in Eperon d’ Or. � Piet Van Coillie komt de affiches inkijken en fotograferen (30/08). � Hilde Colpaert, Piet Van Coillie en Jacques Viaene komen langs om interessante affiches uit te

zoeken. Wat wordt meegenomen wordt geregistreerd (12/09). � De tentoonstellingsmethode wordt besproken (12/09/2017). � Navraag bij het Affichemuseum.nl en bezorgen van advies om de affiches met melinex op

foamborden op te spannen om zo tentoon te stellen (22/09-25/09). � IGA werd gecontacteerd i.v.m. een mogelijke schenking voor het stadsarchief Izegem. Omdat het

over zeer fragmentarische documenten ging, deze niet meteen relevant waren voor Izegem en ook geen aanvulling waren op een bestaande reeks die reeds in het archief wordt bewaard, werden deze niet in het stadsarchief opgenomen. De aanbieder werd dan ook doorverwezen naar de Heemkundige Kring Ten Mandere.

OCMW-archief � Aanvullen van de plaatsingslijst OCMW Izegem (bepaalde zaken werden in het archief geplaatst

zonder de procedure van archiefoverdracht te volgen). � De reeks sociale dossiers 2015 ordenen en in de archiefrekken plaatsen, aanpassen in

plaatsingslijst. � Overleg sociale dienst OCMW Izegem omtrent overdracht en plaatsing van hun dossiers in

archiefruimte (15/02). � In detail omschrijven van de aankoopdossiers OCMW zodat samen met het personeel kan bekeken

worden welke dossiers bewaard moeten blijven en welke voor vernietiging in aanmerking komen. � Tegelijkertijd nakijken of de eerder opgemaakte omschrijvingen en dateringen van aankoopdossiers

correct en volledig is. � De aanwervingsdossiers aanwezig in het OCMW-archief werden geschoond (afgerond in

september). � Opsplitsen van de plaatsingslijst per archiefvormer (OCMW/COO Izegem en deelgemeenten). � Bezig met het gedetailleerder omschrijven en herverpakken in zuurvrije archiefdozen van het

aanwezige COO-archief. � Overleg met secretaris OCMW Izegem over verdere aanpak en mogelijke prioriteiten in het archief

(30/05). � Archief van het revalidatiecentrum Ten Bos - OCMW Izegem.

� Opmaken van een plaatsingslijst van het archief dat zich nog in Ten Bos bevindt. � Opmaken van selectielijst, terugkoppelen aan de secretaris en verwerken van feedback. � Losse stukken en dossiers die permanent of nog tijdelijk te bewaren zijn werden verpakt in

zuurvrije archiefdozen.


� Goedkeuring aanvragen voor vernietiging aan Rijksarchief. � Voorbereiden van verhuis: check aanpak bij technische dienst, alles werd op paletten gestapeld

zodat de technische dienst deze naar het OCMW kan verhuizen (7 paletten in totaal). Wat permanent en tijdelijk te bewaren is, werd bij elkaar op paletten gestapeld; wat voor vernietiging in aanmerking komt, werd op paletten samen gezet.

� Technische dienst verhuist het archief van Ten Bos naar het OCMW Izegem. � Plaatsing door IGA van de permanent en tijdelijk te bewaren documenten en dossiers in de

archiefruimte.

� Selectie en vernietiging in het OCMW-archief. � Nakijken van de opgemaakte selectielijst. � Via secretaris selectielijst terugkoppelen naar personeel. � Goedkeuring voor vernietiging aanvragen aan Rijksarchief. � Selectie van documenten die voor vernietiging in aanmerking komen. � Er werd 4.010 kg papier vernietigd.

� Archief WZC De Plataan - OCMW Izegem. � Toekennen van bewaartermijnen aan het archief van WZC De Plataan en dit nog eens nakijken. � Terugkoppelen van de bewaartermijnen aan de directie van het WZC. � Goedkeuring aanvragen bij het Rijksarchief. � Selectie van het archief dat mag vernietigd worden (26-27/07). � Aan de Technische dienst tonen welk geselecteerd archief uit het WZC De Plataan mag worden

weggevoerd (21/09).

Acties digitaal archief � Bespreking van de concrete aanpak voor de implementatie van een nieuwe digitale

mappenstructuur in stad Izegem (08/02). � Algemeen infomoment over de opzet, doelstelling en aanpak van de nieuwe digitale

mappenstructuur voor de cluster Vrije Tijd (20/03). � Opstart van de nieuwe digitale mappenstructuur in het Museum en dienst Toerisme (22/03). � Opstart van de nieuwe digitale mappenstructuur bij VES (23/03). � Opstart van de nieuwe digitale mappenstructuur bij de Jeugddienst (24/03).


� Opstart van de nieuwe digitale mappenstructuur in de bibliotheek (03/04). � Overleg met de directeur van Art’IZ over de aanpak en opstart van de nieuwe digitale

mappenstructuur (20/04). � Opstart van de nieuwe digitale mappenstructuur in De Leest (04/05). � Opvolgen van de implementatie en gebruik van de nieuwe digitale mappenstructuur bij de cluster

vrije Tijd. � Opstart van de nieuwe digitale mappenstructuur bij het Secretariaat en gemeentesecretaris (28/06).

Overleg en overzetten van de mappen van het secretariaat en de secretaris (04/07). � Opvolging van de stand van zaken van de overzet bij de Vrije Tijdsdiensten en doorgeven bijsturen

van de rechten, aanpassen en bijmaken van mappen waar nodig (juli – augustus). � Overleg en opmaken van de mappenstructuur voor de dienst Communicatie (20/07). � Overleg en opmaken van de mappenstructuur voor de dienst Onthaal (22/08). � Infosessie over de nieuwe digitale mappenstructuur voor de cluster Omgeving (26/09). � Opvolgen van de interesse bij de Midwest-besturen voor de aankoop van de RM-tool. De tool werd

uiteindelijk enkel voor de IGA-besturen aangekocht. Deze RecordsManagementTool is een instrument om een digitaal archief in te richten. Het is een hulpinstrument om het digitale informatiebeheer onder controle te brengen en te houden.






toe. � Opvolgen van de implementatie van de nieuwe digitale mappenstructuur in de gemeente en verder

uitrollen. � Oprichten van een werkgroep rond de digitale mappenstructuur waar o.a. pijnpunten en vragen

vanuit de diensten kunnen worden besproken. � De verschillende diensten blijven begeleiden bij hun archiefoverdracht en deze overdrachten

verwerken. Naar aanleiding van archiefoverdrachten krijgt de archiefdienst ook vaak vragen omtrent de wettelijke bewaartermijnen van documenten.

� Nu het OCMW is ingekanteld bij de gemeente en een Zorgbedrijf is opgericht, zal advies nodig zijn bij het archiveren van documenten en dossiers.

� Effectieve vernietiging van het geselecteerde archief in het stadhuis, deel 2. De effectieve vernietiging is ondertussen gebeurd (24/01/2018).

� Selectie vernietiging van het geselecteerde archief bij de Jeugddienst (eventuele verhuis van het te bewaren archief naar het archiefdepot in het stadhuis).

� Het verder gedetailleerd omschrijven van de personeelsdossiers, zowel deze die nog bij de personeelsdienst liggen als deze die zich reeds in het archief bevinden.

� Omschrijven en herverpakken van bouwdossiers van voor de fusie (eventueel in samenwerking met Ten Mandere).

� Zorgen voor een beter opbergsysteem voor de affiches in het archief. Hiervoor werd ondertussen een plankast aangekocht. Op die manier kunnen o.a. de affiches die naar aanleiding van de tentoonstelling eind vorig jaar werden gerestaureerd ook degelijk worden opgeborgen.

� Gedetailleerder omschrijven en herverpakken van het aanwezige COO-archief. � Digitalisering door Tatsevoet verder opvolgen.


� De gedigitaliseerde bestanden van de parochieregisters Kachtem en Izegem ter beschikking stellen van vorsers (eventueel via website).

� Eventuele digitalisering van de aktes burgerlijke stand en deze ter beschikking stellen via eventueel Scansearch Online. Er komen namelijk heel wat vragen rond stamboononderzoek of erfeniskwesties binnen bij zowel de dienst burgerzaken als bij het archiefteam. De aktes digitaal ter beschikking hebben, zou het archief als de dienst burgerzaken vele uren opzoekingswerk kunnen besparen.

� In gebruik name van Probat. � Opvolgen van de plannen omtrent het eventuele nieuwe archiefdepot voor het historisch archief op

de voormalige site van Strobbe. Advies geven wanneer nodig. � Deelname aan Erfgoeddag 2018. Op zondag 22 april laat de IGA het brede publiek met haar

werking kennis maken en door het archiefdepot in Moorslede en Izegem open te stellen voor publiek. Op beide locaties worden ook enkele archiefstukken tentoongesteld.

Wielsbeke

Acties analoog archief � De Technische dienst haalt het te vernietigen gemeentearchief op in de loods (16/02). � Met de betrokken dienst bekijken hoe documenten en dossiers in het milieuarchief worden

geplaatst (februari). � Verpakken van losliggende documenten en dossiers in zuurvrije archiefdozen en dit aanpassen in

de plaatsingslijst. � Bespreking voorstel Bruynzeel voor inrichting nog nieuw te bouwen archiefdepot Wielsbeke (13/02). � Toelichting van stand van zaken en plannen 2017 aan CBS Wielsbeke (20/03). � Archief bij de buitendiensten:

� Toekennen en nakijken van de bewaartermijnen van het archief van de buitendiensten. � Terugkoppelen van deze bewaartermijnen aan de betrokken diensten. � Uitvoeren van de selectie bij de sportdienst, jeugd- en cultuurdienst en bibliotheek. � Na selectie verpakken van permanent en tijdelijk te bewaren losliggende dossier bij

buitendiensten Wielsbeke. � Goedkeuring aanvragen bij het Rijksarchief en het CBS voor de vernietiging van de selectie van

het archief bij de buitendiensten (01/09). � Bouwdossiers en BPA-dossiers in het archief.

� Overleg met de dienst over mogelijke aanpak schonen, omschrijven en herverpakken van de bouwdossiers van voor de fusie en aanpak BPA’s.

� Bouwdossiers van voor de fusie verplaatst naar vrijgekomen rek om ze daar per (deel)gemeente chronologisch te rangschikken.

� Bezig met gedetailleerder omschrijven van de bouwdossiers van voor de fusie en nakijken aan de hand van het register of alle dossiers in het archief aanwezig zijn.

� De bouwdossiers worden ook verpakt in zuurvrije archiefdozen. � De BPA’s werden geschoond en gedetailleerder omschreven. Ook werden de BPA’s bij elkaar

geplaatst in het archief. � Na selectie in het OCMW-archief werd de plaatsingslijst nagekeken. � Volop bezig met het oplijsten van de sociale dossiers in de plaatsingslijst. � Overleg met OCMW-secretaris over verdere aanpak en mogelijke prioriteiten in het archief (21/06). � Landboek Sint-Baafs-Vijve 1763, gemeentearchief Wielsbeke.

� Overleg met Martijn Vandenbroucke omtrent het historisch kader van het landboek (19/05). � Advies inwinnen bij collega-archivarissen over mogelijke restaurateurs en hoe/waar mogelijkheid

tot digitaliseren van het landboek. � Opmaak van dossier omtrent aanpak restauratie en digitalisatie van het landboek. � Vrijblijvend opvragen van offertes bij enkele restaurateurs. � Overleg met Josée van Loon over de mogelijke aanpak van de restauratie van het landboek

(06/07). � Digitalisering van het land- en renteboek in het Stadsarchief van Diksmuide. Er dient nog een

controle te gebeuren.


� Kennismakend plaatsbezoek aan het André Demedtshuis, Sint-Baafs-Vijve - Wielsbeke (19/06). � Kennismakend gesprek met de Heemkundige Kring Julien Claerhout van Wielsbeke (06/07). � Begeleiden en geven van advies aan de verschillende diensten bij een archiefoverdracht. � Geven van advies omtrent bewaartermijnen van bepaalde documenten en dossiers en de manier

van klasseren van dossiers. � Overleg met de directie van het WZC in verband met bewaartermijnen (25/07). � Effectieve archiefoverdrachten: Financiën gemeente (98 dozen), Financiën OCMW (58

dozen), Burgerzaken (31 dozen), Dienst Beleidsondersteuning (40 dozen), Secretariaat (49 dozen), Ruimtelijke Ordening (50 dozen), Personeelsdienst (38 dozen), OCMW-secretaris, Ouderenhuisvesting (3 dozen), Sociale dienst (18 dozen), OCMW-secretariaat (6 dozen), Totaal: ca. 45 meter archief.

� Ruimtegebrek op de archiefzolder i.k.v. toekomstige overdracht secretaris: er dienen opnieuw rekken te worden bijgeplaatst (01/09, 15/09).



� Opname van de beschrijvingen van de bevolkingsregisters en registers van de akten van de burgerlijke stand in Probat. In totaal werden zo 222 items ingevoerd. Deze omschrijvingen zijn momenteel nog niet voor externen zichtbaar.

Acties digitaal archief � Bezorgen van een voorstel voor een nieuwe digitale mappenstructuur voor het OCMW. � Bespreken van de stand van zaken van de mappenstructuur met de OCMW-secretaris (15/09). � Opvolgen van de interesse bij de Midwest-besturen voor de aankoop van de RM-tool. De tool werd

uiteindelijk enkel voor de IGA-besturen aangekocht. Deze RecordsManagementTool is een instrument om een digitaal archief in te richten. Het is een hulpinstrument om het digitale informatiebeheer onder controle te brengen en te houden.






toe.


� Zicht krijgen op de huidige digitale mappenstructuur in de gemeente. Opmaak van een nieuwe digitale mappenstructuur, deze aftoetsen en bijsturen waar nodig. Eventuele start met implementatie van deze nieuwe digitale mappenstructuur en dit dienst per dienst.

� Opvolgen van de implementatie en in gebruik name van de nieuwe digitale mappenstructuur in het OCMW.

� De verschillende diensten blijven begeleiden bij hun archiefoverdracht en deze overdrachten verwerken. Naar aanleiding van archiefoverdrachten krijgt de archiefdienst ook vaak vragen omtrent de wettelijke bewaartermijnen van documenten.

� Op de archiefzolder van het gemeentehuis is momenteel zo goed als geen plaats meer om nog meer archief onder te brengen. Wegens de draagkracht is het bovendien niet aangewezen hier nog extra rekken bij te plaatsen. Daarom is het nodig te bekijken welke reeksen eventueel kunnen verhuizen naar de loods van de technische dienst zodat er opnieuw wat ruimte vrij komt op de archiefzolder.

� Het land- en renteboek werd reeds gedigitaliseerd. Deze digitale bestanden dienen nagekeken te worden. Bij een eerste snelle screening werden alvast enkele fouten vastgesteld. Wellicht zullen bepaalde pagina’s opnieuw moeten worden gescand.

� Deze digitale bestanden online ter beschikking stellen. � Heropnemen van het dossier om het landboek te laten restaureren. � Verder omschrijven, selecteren en vernietigen van het archief bij de buitendiensten. � Verder omschrijven van de sociale dossiers in de plaatsingslijst van het OCMW-archief. � Verdere in gebruik name van Probat. � Verder opvolgen van de vorderingen van het nieuwe archiefdepot. Advies geven indien nodig.

Wingene

Interne dienstverleningDe vragen van de gemeentelijke diensten aan het archief gaan voornamelijk over het nodig hebben van een dossier dat zich in het archief bevindt of vragen over hoelang een bepaald document moet bewaard worden.

� Personeel die documenten of dossiers uit het archief nodig heeft, neemt hiervoor contact op met de archiefdienst. Dit wordt door de archiefdienst zo snel mogelijk klaargelegd. Zodra het dossier klaar ligt, wordt de dienst op de hoogte gebracht en kunnen ze het dossier ophalen.

� Heel veel vragen over bewaartermijnen zijn er nog niet geweest, deze komen vooral naar boven wanneer een dienst een overdracht aan het archief wenst te doen. Uit ervaring blijkt wel dat vragen over bewaartermijnen vlugger gesteld worden bij digitale documenten. De archiefdienst tracht uiteraard telkens een duidelijk antwoord te formuleren waarbij in de eerste plaats gekeken wordt naar de beschikbare selectielijsten van de VVBAD.

Externe dienstverleningExternen die een opzoeking in het archief wensen te doen, kunnen hiervoor via de website van Wingene een aanvraag indienen. Deze aanvragen komen terecht in de mailbox van Els Buddaert. Els behandelt deze vragen ook verder (zelf een opzoeking verrichten, eventueel de gevraagde documenten klaar leggen, doorverwijzen naar andere archieven indien nodig, etc.). Waar nodig vraagt Els hiervoor bijkomend advies aan Leen Breyne.

Vragen in het kader van bv. stamboomonderzoek worden doorgaans doorgegeven aan vrijwilliger Jackie Verhoye.

Geplande acties 2018 � Archiefoverdrachten

De archiefoverdrachten van de diensten opvolgen, de diensten begeleiden bij het voorbereiden van hun overdrachten en de overdrachten verwerken, dit is eigenlijk een permanente taak van de archiefdienst.

� Verwijderen van de administratieve reeksen. Rekening houdend met het collectiebeleid van de administratieve reeksen van Midwest, adviseerde


IGA om deze reeksen elders af te stoten. Dit collectiebeleid biedt immers een garantie voor raadpleegbaarheid in de regio, nl. in het documentatiecentrum van het Stadsarchief Roeselare. Het beleid bij erfgoedbibliotheken, provinciebibliotheken en overheidsbibliotheken (Kamer, Senaat, Vlaams en Federaal Parlement), biedt eveneens garantie op raadpleegbaarheid in de toekomst en is een extra argument om over te gaan tot afstoting. Het CBS Wingene keurde dit reeds goed. Deze reeksen werden ondertussen uit het archiefdepot verwijderd, maar staan momenteel nog gestockeerd in de ruimte waar o.a. de erfgoedcollectie wordt bewaard en nemen daar onnodig veel ruimte in beslag.

� Aanpassen van de bewaartermijnen bewijsstukken bij de rekeningen in selectielijst. In de selectielijst Financiën staat bij ‘bewijsstukken bij de rekening’ een bewaartermijnen van 30 jaar, waarbij 1 op de 6 jaar permanent bewaard moet worden. Dit stond ook zo vermeld in de selectielijst van de VVBAD. Deze selectielijst werd echter vrij recent aangepast en op 20 september 2016 door het Rijksarchief goedgekeurd. Eén van de wijzigingen hierbij is een kortere bewaartermijnen voor de bewijsstukken bij de rekening. VVBAD-code 2040603 16 ‘Mandaten van het college met bijlagen, geklasseerd als bewijsstukken bij de rekening’: voorheen vernietigen na 30 jaar, is nu vernietigen na 10 jaar met nog steeds de voorwaarde dat 1 op de 6 jaar permanent bewaard wordt. De archiefdienst dient bij de dienst financiën na te vragen of zij met deze kortere bewaartermijn akkoord gaan en vervolgens een aangepaste selectielijst door het CBS laten goedkeuren. Wanneer dit gebeurt, zou dit alvast een mooie plaatswinst in het archief opleveren. Bovendien staan deze bewijsstukken net op de plaats waar normaal de compactusrekken komen. Dus het is beter om deze eerst te vernietigen (mits goedkeuring financiële dienst, CBS en Rijksarchief) dan ze nog te moeten verplaatsen voor de installatie van de nieuwe compactusrekken.

� Oorlogsaffiches Gemeentearchief Wingene heeft een mooie collectie tekstaffiches uit WO I in bewaring. Deze werden allemaal via het stadsarchief Gent gedigitaliseerd. 2018 is het laatste herdenkingsjaar van WOI. Doelstelling is om tegen het najaar (heemkring heeft dan nl. ook een tentoonstelling lopen over WOI) deze tekstaffiches via Probat te ontsluiten. Hiervoor is het noodzakelijk de huidige omschrijvingen van de affiches her te bekijken, enigszins te uniformiseren en in te korten waar nodig. Samen met het provinciaal archief dient nagegaan te worden of de gedigitaliseerde bestanden in Probat aan de omschrijvingen kunnen worden toegevoegd (afhankelijk van volume). In de toekomst kan eventueel gekeken worden of een beeldbank een mogelijkheid kan zijn. Wanneer de affiches online via Probat voor het publiek ontsloten zijn (op zijn minst dus enkel de omschrijving van de affiches), kan ook hier in overleg met Manon een communicatieplan voor worden opgesteld. Eventueel kan dit gekoppeld worden aan de communicatie over de tentoonstelling die de heemkring in het najaar plant.

� OCMW-archief Het merendeel van het OCMW-archief (historische stukken, financiële documenten, etc.) bevindt zich op de zolder van het Sociaal Huis in Zwevezele. Met Els Buddaert is afgesproken dat zij bv. twee halve dagen in de week naar het Sociaal Huis trekt om er het aanwezige archief op te lijsten. Eens dit is gebeurd, kunnen er bewaartermijnen aan gekoppeld worden. Wat voor vernietiging in aanmerking komt, kan worden afgezonderd. Tijdelijk en permanent te bewaren archief dient dan te verhuizen naar het archiefdepot in het gemeentehuis. Sociale dossiers e.d. blijven in het Sociaal Huis bewaard. Echter momenteel is er in het archiefdepot in het gemeentehuis onvoldoende ruimte vrij om dit OCMW-archief op te nemen (een van de redenen waarom de compactusrekken nodig zijn). Wanneer dit archief is verhuisd, kan het OCMW deze zolder eventueel van de nodige rekken voorzien zodat ook zij meer ruimte ter beschikking hebben om hun sociale dossiers e.d. te bewaren.

� Schonen en herverpakken van archiefdocumenten en dossiers. � Bouwdossiers

Samen met vrijwilliger Jackie is Els volop bezig met het schonen en herverpakken in zuurvrij verpakkingsmateriaal van de bouwdossiers. De dossiers van voor de fusie werden allemaal al geschoond en herverpakt. Nog niet allemaal werden ze in Probat ingevoerd.


Het is de bedoeling om alle bouwdossiers aanwezig in het archief te schonen (indien nodig), her te verpakken en in Probat in te voeren.

� Personeelsdossiers Om een personeelsdossier snel terug te vinden, is een goede omschrijving en klassering nodig. De dossiers worden ook stelselmatig verpakt in zuurvrij verpakkingsmateriaal en geschoond indien nodig.

� Aankoopdossiers / overheidsopdrachten Het zelfde verhaal als bij de personeelsdossier: duidelijke omschrijving, schonen indien mogelijk, herverpakken in zuurvrij verpakkingsmateriaal.

� Digitalisering aktes burgerlijke stand en bevolkingsboeken. Wingene investeerde al heel wat in het digitaliseren van de aktes burgerlijke stand en de bevolkingsboeken. Zo goed als alles werd reeds gedigitaliseerd. Enkel de recentste aktes (1950-heden) nog niet. Dit wordt door Els opgevolgd.

� Scansearch Online Als sluitstuk van het digitaliseringsproces van de aktes burgerlijke stand en de bevolkingsboeken kocht Wingene recent Scansearch Online aan. Hiermee kunnen mensen van thuis uit de openbare aktes en registers doorzoeken.

� Teksten op de website dienen nog aangevuld te worden (Leen doet aanzet in overleg met Els, Els krijgt via IT toegang tot de website om deze teksten online te plaatsen).

� Communicatie over de lancering van Scansearch Online (in overleg met Manon). � Is er bij dienst bevolking een computer ter beschikking waar genealogen scansearch kunnen

gebruiken? � Voorstel om eventueel de website met de digitale aktes als startpagina te gebruiken op de

computers van de Openbare Bibliotheek. � Leeszaalreglement

Het leeszaalreglement van het archief dient een update te krijgen en via de gemeentelijke website kenbaar worden gemaakt.

� Werkingsverslag In het kader van de subsidies voor lokale archiefwerking vanuit de provincie West-Vlaanderen, dient de gemeente Wingene nog eenmalig een werkingsverslag in te dienen. Dit moet bij de provincie worden ingediend tegen uiterlijk 30 september. Els maakt dit werkingsverslag op.

Gezamenlijk archiveren niet gemeente gebonden documentenOp suggestie van de stad Izegem, werd in de regio een samenwerking opgestart rond het gezamenlijk archiveren van ‘niet gemeente gebonden documenten’. De stad Roeselare is bereid om hiervoor in te staan en engageert zich om de collectie ter beschikking te stellen van de participerende besturen. Deze samenwerking zorgt voor het vervolledigen van collecties en maakt ruimte vrij in de individuele archieven van de besturen. De resterende documenten kunnen bij de individuele besturen worden vernietigd of vervreemd.

In december 2014 werd een overleg georganiseerd met de 12 geïnteresseerde besturen dat leidde tot een akkoord over de aanpak alsook rond het opvragen en raadplegen van deze documenten.

In het kader van het collectiebeleid van administratieve stukken werd de collectie van de Bestuursmemorialen vervolledigd. Dit houdt in dat er nu een volledige reeks van deze collectie bewaard wordt onder de hoede van het stadsarchief Roeselare en de regio Midwest. Een tweede reeks werd vervolledigd voor de verzameling van de Koninklijke Bibliotheek.

De volgende reeksen die zullen worden vervolledigd zijn het Staatsblad en de Verzameling der wetten, besluiten en decreten.

Inkanteling samenwerkingsverbandenZoals hoger aangegeven is het de ambitie van het Midwestoverleg om voor een aantal samenwerkingsverbanden te onderzoeken of een inkanteling zinvol en haalbaar is. Voor de cluster cultuur en vrije tijd wordt dit voor de samenwerking rond erfgoed en sport opgestart. Daarbij wordt ook gestreefd naar afstemming tussen de bestaande bibliotheekwerking in regio Roeselare (BROERE) en


regio Tielt (BART). Het samenwerkingsverband in het Meetjesland rond de regionale bibliotheek kan hierbij inspirerend werken. De verkennende fase van dit proces werd in 2017 opgestart.

7.4. cluster ruimtelijke ordening & mobiliteitDeze cluster wordt getrokken door burgemeester Dirk Verwilst (Meulebeke), Ward Vergote (Moorslede), Ivan Delaere (Pittem). Kristof Vanderstichele (secretaris Moorslede) is als voorzitter van de corresponderende intervisiegroep eveneens aanwezig. David Vandecasteele en Margo Swerts van het projectbureau WVI-Midwest, bieden inhoudelijke ondersteuning.In 2017 kwam de cluster bijeen op 19 januari, 20 maart, 19 juni, 9 oktober.

OmgevingsvergunningOp 25 januari 2017 werd in het Vlaams Parlement beslist om de omgevingsvergunning in te voeren op 23 februari 2017. O.a. de besturen van regio Midwest hebben uitstel gevraagd. De invoering van de omgevingsvergunning werd uitgesteld naar 1 januari 2018. Intussen zijn alle lokale dossierbeheersystemen met het Omgevingsloket gekoppeld en worden de eerste Omgevingsvergunningen behandeld. Voor de lokale besturen is het nu een kwestie van de nieuwe software en regelgeving te verwerken en beheersen in 2018.

Proefregio concept basisbereikbaarheidPer brief dd. 1 februari 2017 heeft regio Midwest zich kandidaat gesteld als proefregio voor het concept basisbereikbaarheid. Op 8 mei 2017 vernam de regio per brief van minister Weyts dat regio Midwest niet weerhouden werd als proefregio. De Westhoek, regio Aalst, regio Mechelen en Antwerpen werden erkend.

Basisbereikbaarheid wordt in de conceptnota gedefinieerd als ‘het kunnen bereiken van belangrijk maatschappelijke functies op basis van een vraaggericht systeem en met een optimale inzet van middelen.’ Voor de realisatie van dit concept is een samenwerking en integratie nodig van initiatieven uit de verschillende beleidsdomeinen en actoren.

Het vervoersmodel rond basisbereikbaarheid wordt hiërarchisch gestructureerd en samengesteld in 4 lagen die optimaal op elkaar zijn afgestemd:

� Het treinnet � Het kernnet � Het aanvullend net � Het vervoer op maat.

Het aanbod aan openbaar vervoer (lokaal en regionaal) zal deel uitmaken van dit globale mobiliteitsnetwerk. Het uitwerken van een sterk en frequent ontsluitend kernnet over de verschillende modi heen, staat hierbij centraal. Het idee van combimobiliteit sluit hierbij eveneens aan. Het uitvoeren van voor- en natrajecten met (deel)fiets, (deel)auto en andere vervoersmodi wordt gefaciliteerd. Investeringen dienen op elkaar gericht, afgestemd en geïntegreerd te gebeuren.


Meerdere gemeenten worden samengevoegd in vervoersregio’s. Deze vervoersregio’s zorgen voor de afstemming op de specifieke vraag op basis van reële en potentiële vervoerstromen.

Kaart: afbakening 15 vervoersregio’s in Vlaanderen

In 2018 worden de vervoersregio’s van kracht. Gelet op het belang van regionale mobiliteit, heeft het Midwestoverleg beslist om een voorbereidend traject rond openbaar vervoer op eigen initiatief op te starten. Ook al werd de regio niet erkend als proefregio.

De stuurgroep bestaande uit schepenen bevoegd voor mobiliteit en mobiliteitsambtenaren kwam een eerste keer bijeen op 28 november 2017. Hierbij werd het concept van basisbereikbaarheid (in vervanging van het bestaande basismobiliteit) toegelicht. Aan de 16 besturen werd gevraagd om een uitgebreide enquête in te vullen. Deze resultaten worden in 2018 verwerkt.

Inventaris knelpunten km heffingDe kilometerheffing voor vrachtverkeer vanaf 3,5 ton is ondertussen een jaar in voege. Vanuit Vlaanderen werd ervoor geopteerd om niet op alle (gewest)wegen een heffing in te voeren. Vanuit de regio werd een overzicht gemaakt van de problemen en/of klachten die veroorzaakt worden door de huidige versie van de kilometerheffing. O.a. Lichtervelde, Moorslede, Oostrozebeke en Pittem ondervinden hinder door het invoeren van deze km heffing. Het Agentschap Wegen en Verkeer zal tellingen uitvoeren. De resultaten worden in het najaar 2017 verwacht.In 2018 wordt dit verder opgevolgd alsook welke stappen evt. gezet moeten/kunnen worden.

Doven openbare verlichting – voorstel flankerende maatregelenDe 16 besturen uit de regio werden bevraagd over het doven van openbare verlichting (vb. welke locaties, welke tijdstippen, doven vs. dimmen, welke signalisatie wordt gebruikt). Het Midwestoverleg is van mening dat bij het dimmen van verlichting, een aangepaste signalisatie een must is. In overleg met de technische diensten werd de nota ‘flankerend maatregelen’ uitgewerkt. Dit voorstel van aanpak, wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de respectievelijke colleges van burgemeester en schepenen.

Locatie laadpalenVoor de regio werden de locaties waar laadpalen voor elektrische auto’s worden ingepland, opgelijst en gecommuniceerd aan de besturen.

Digitaal stedenbouwkundig informatie (DSI)DSI is het uitwisselingsplatform van de Vlaamse overheid waarop elk bestuursniveau zijn stedenbouwkundige plannen en verordeningen moet opladen, om de gegevens beschikbaar te maken en te hergebruiken in andere toepassingen (zoals de Omgevingscheck, de RWO-Datamanager, Geopunt…).

De meerwaarde voor het gebruik van dit platform voor de besturen ligt vnl. in de dienstverlening naar de burger toe. Op de website van de gemeente kan de burger op een kaart het adres ingeven. Door


vervolgens te klikken op de polygoon, kan de burger doorklikken naar de (bestemmings-)voorschriften, het plan en evt. verkavelingsvergunning. Het voordeel voor de burger is dat alle info via de website te raadplegen is en men niet meer naar het loket hoeft te gaan.

Het digitaal beschikbaar hebben van de informatie is zowel voor het eigen bestuur een meerwaarde alsook voor de volledige regio. Een webloket kan aangemaakt worden om de info te raadplegen.

Het gebruik van DSI is verplicht vanaf juni 2018 voor nieuwe plannen, maar het platform functioneert uiteraard pas optimaal wanneer alle bestaande plannen opgeladen zijn volgens de vereiste normen. Het is de ambitie van de Midwest-gemeenten om dit begin 2018 met de 16 samen rond te krijgen. De intergemeentelijke GIS-coördinator ondersteunt de besturen hierin (zie ook 7.5.).

Toelichting Vlaams bouwmeester 5/10 te IzegemOp 5 oktober 2017 gaf Vlaams Bouwmeester Leo Van Broeck een toelichting over zijn visie aan de Midwest-gemeenten (zie ook punt 6.).

Witboek Beleidsplan Ruimte Vlaanderen (BRV)Vlaanderen werkt aan een Witboek Beleidsplan Ruimte Vlaanderen. In 2015 werden hiervoor 10 proefregio’s erkend. Vanuit het Midwestoverleg werd het initiatief genomen om ook voor de regio Midden-West-Vlaanderen een visie naar voor te brengen. De opmaak van deze visie gebeurde met ondersteuning van het projectbureau voor de regio van WVI.

De visie van Midwest legt de focus op drie strategische thema’s: � Reconversie en verdichting gebundeld aan de openbaar vervoerscorridor als motor voor transitie

gekoppeld aan ontwikkeling van kernen in de open ruimte. � Regionale economische intensiveringsruimtes aansluitend op kanaal/Leie en E403. � Reconversie van bestaande gebouwen in open ruimte als hefboom voor de realisatie van nieuwe

landschappen.

Dit dossier werd per schrijven van 2 juli 2015 aan bevoegd minister Joke Schauvliege, overgemaakt. Tijdens een overleg met de voorzitters van de proefregio’s en het kabinet van minister Schauvliege op 10 december 2015 ontving regio Midwest het signaal verder mee betrokken te worden met de 10 proefregio’s.

In navolging hiervan en na bespreking op diverse overlegfora (burgemeesters, secretarissen, RESOC) heeft het Midwestoverleg op 5 februari 2016 opmerkingen overgemaakt op de voorgestelde werktekst van het Beleidsplan Ruimte Vlaanderen.

In 2017 heeft de cluster dit dossier verder opgevolgd. Er was voorzien dat het Witboek BRV eind 2017 gefinaliseerd zou worden. Deze timing werd niet gehaald. Dit wordt in 2018 verder opgevolgd.

PRUP solitaire vakantiewoningenEr is vastgesteld dat er voor alle regio’s in West-Vlaanderen een PRUP solitairevakantiewoningen is opgemaakt, behalve voor regio Midwest. Op 25 maart 2016 heeft het Midwestoverleg gemotiveerd aan de provincie West-Vlaanderen gevraagd om ook voor de regio Midden-West-Vlaanderen een PRUP op te maken.

Op 1 september 2016 ontving het Midwestoverleg de bevestiging van de deputatie dat ook voor regio Midwest een PRUP wordt opgemaakt.

Dit RUP voor solitaire vakantiewoningen voor de regio Midden-West-Vlaanderen werd definitief vastgesteld door de provincieraad op 22 juni 2017 met publicatie in het Belgisch Staatsblad op 9 augustus 2017. Het RUP heeft betrekking op het grondgebied van de gemeenten Ardooie, Dentergem, Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Lendelede, Lichtervelde, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Roeselare, Ruiselede, Staden, Tielt en Wingene.


Meer informatie is terug te vinden op de website https://www.west-vlaanderen.be/ruimtelijke-planning/rups/rup-solitaire-vakantiewoningen-midden-westvlaanderen.

Intergemeentelijke handhavingZie cluster milieu.

Inkanteling samenwerkingsverbanden Zoals hoger aangegeven is het de ambitie van het Midwestoverleg om voor een aantal samenwerkingsverbanden te onderzoeken of een inkanteling zinvol en haalbaar is. Voor de cluster ruimtelijke ordening & mobiliteit, was dit minder aan de orde. Nieuwe samenwerkingsverbanden (vb. intergemeentelijke handhaving) worden reeds ingebed in de bestaande regionale samenwerking.

7.5. cluster GIS, ICT & digitaliseringDe cluster ICT wordt voorgezeten door Karl Declerck (burgemeester Oostrozebeke) en Greet De Roo (burgemeester Ruiselede). Dominik Ronse (secretaris Ingelmunster) en Wouter Verhelst (intergemeentelijke GIS-coördinator) nemen eveneens deel. De intergemeentelijke ICT-coördinator zal de groep vervoegen.

De cluster is op 6 februari, 10 mei, 11 september, 18 december 2017 bijeengekomen.

Intergemeentelijke GIS-coördinatorIn 2014 is de ILV Associatie Midwest in samenwerking met WVI overgegaan tot de aanwerving van een intergemeentelijke GIS-coördinator. Wouter Verhelst is op 1 maart 2015 gestart als GIS-coördinator bij 6 besturen: Ledegem, Lichtervelde, Ruiselede, Tielt, Wielsbeke, Wingene. Eind 2016 ging het Midwestoverleg principieel akkoord met de regionale inzet van intergemeentelijk personeel gedurende 1 dag per week. De financiering voor deze dag per week wordt evenredig verdeeld onder de 16 besturen in de regio. Wouter Verhelst werkt vanaf 2017 één dag per week voor regio Midwest. In 2017 wordt Wouter Verhelst via de KDV-IGGIS-WVI (kostendelende vereniging intergemeentelijk GIS-WVI) tewerkgesteld.

Wouter Verhelst Intergemeentelijk GIS-coördinator

Ruiselede, Wielsbeke, Lichtervelde, Ledegem en Tielt kregen in navolging van een aantal andere Midwestgemeenten dit jaar ook een publiek geoloket waarmee de burger zelf de geldende plannen en voorschriften van een bepaalde locatie kan raadplegen. Dit tot grote tevredenheid van architecten, studiebureaus en immokantoren. In Ruiselede en Tielt ging dit gepaard met een volledige digitalisering van het archief van verkavelingsvergunningen. De documenten worden ontsloten conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de Europese GDPR-richtlijn, die vanaf 25 mei 2018 in werking treedt). Informatieveiligheid is tegenwoordig ook een aspect dat bij GIS aan bod komt.


In Wingene werden de interne GIS-loketten volledig vernieuwd en herwerkt. Wingene was een van de pilootgemeenten van Cevi om deze nieuwe WAB-software uit te rollen.In Tielt werd als een van de eerste gemeenten in Vlaanderen een softwareplatform uitgerold om het proces innames openbaar domein te digitaliseren en te automatiseren. Veel Vlaamse gemeenten volgden de uitrol hiervan met argusogen op. Tielt heeft de ambitie om ook het hele evenementenproces op die manier te optimaliseren.

Sinds 2017 wordt de intergemeentelijke GIS-coördinator structureel ingezet rond kennisdeling, regionale projecten en ad hoc ondersteuning voor de 16 Midwest-gemeenten. Hiervoor wordt nu onder andere een maandelijkse nieuwsbrief verstuurd en werden er in 2017 een paar intergemeentelijke workshops en infosessies georganiseerd rond verschillende thema’s (‘Start to DSI’, publieke geoloketten maken met ArcGIS Online).

Een concreet project is de geclusterde instap in het nieuwe DSI-platform (Digitale Stedenbouwkundige Informatie). DSI is het uitwisselingsplatform van de Vlaamse overheid waarop elk bestuursniveau zijn stedenbouwkundige plannen en verordeningen moet opladen, om de gegevens beschikbaar te maken en te hergebruiken in andere toepassingen (zoals de Omgevingscheck, de RWO-Datamanager, Geopunt…). Het gebruik van DSI is verplicht vanaf juni 2018 voor nieuwe plannen, maar het platform functioneert uiteraard pas optimaal wanneer alle bestaande plannen opgeladen zijn volgens de vereiste normen. Het is de ambitie van de Midwest-gemeenten om dit begin 2018 met de 16 samen rond te krijgen.

In 2017 werden vanuit Vlaanderen heel wat nieuwe zaken aangekondigd, met nieuwe platformen en daar vaak mee samenhangende GIS-verplichtingen: DSI (zie hoger), de vernieuwde Verkeersbordendatabank, de koppeling tussen CRAB- en Rijksregisteradressen, het Uniek Percelenplan. Het implementeren van deze nieuwe zaken zal ook in 2018 en de jaren daarna een aandachtspunt blijven, samen met het voortdurend verbeteren van de datakwaliteit en de interne processen in de gemeenten.

Intergemeentelijke ICT-coördinator en ICT-medewerkerIn 2014 werden in navolging van een bevraging bij de lokale besturen, diverse werkgroepen opgericht onder de schelpstructuur van de ILV Associatie Midwest. Eén hiervan was een werkgroep rond ICT. Deze werkgroep lanceerde het idee voor de uitvoering van een regionale I-scan. De I-scan is een instrument ontwikkeld om na te gaan hoe ICT binnen een organisatie wordt ingezet en hoe deze op elkaar afgestemd zijn, alsook hoe informatiestromen verlopen en worden beheerd. Bepalende factoren (zowel positief als negatief) worden in dit proces duidelijk waardoor voor de organisatie lijnen uitgezet kunnen worden om een gedragen ICT- en e-governmentbeleid voor de toekomst uit te bouwen. Deze regionale I-scan, uitgevoerd door de UGent, werd gefinancierd met regionale middelen.

De eindresultaten werden in mei 2015 voorgesteld. Uit de I-scan blijkt dat de noden en behoeften heel verschillend zijn. Bovendien zit elk bestuur op een ander niveau van voorzieningen, organisatie, digitale dienstverlening, werking en ambities. Vaak is de visie rond ICT onduidelijk en worden problemen ad hoc aangepakt. Evenwel speelt ICT een cruciale rol in het moderniseren van de dienstverlening. Investeren in ICT is dan ook essentieel.

Op basis van de resultaten werden diverse scenario’s voor de regio uitgewerkt waarbij het investeren in regionale capaciteit als belangrijkste aanbeveling naar voor werd geschoven. Concreet gaat het om de aanwerving van een ICT-coördinator en een ICT-medewerker.

In 2016 investeerden Lichtervelde en Moorslede reeds in een ICT-medewerker. Een personeelslid van WVI werd gedurende één dag per week ingezet in beide besturen. Ook in 2017 was een duidelijke vooruitgang in beide besturen merkbaar.

De noodzaak en de bewustwording om in te zetten op ICT is bij de besturen steeds meer toegenomen. Dit heeft ertoe geleid dat in 2017, in samenwerking met WVI, de intergemeentelijke ICT-coördinator Kurt Doom is gestart (2 oktober 2017). Kurt wordt via de KDV-IGIB-WVI (kostendelende vereniging


intergemeentelijk informatiebeheer - WVI) tewerkgesteld voor de besturen Hooglede, Oostrozebeke, Ruiselede, Tielt en één dag per week voor regio Midwest.

Kurt Doom Intergemeentelijk ICT-coördinator

Hierna wordt een overzicht gegeven van de werking gedurende 3 maanden in 2017 (oktober-december).

Voor regio Midwest; de ICT Intervisiegroep is intussen al 2x bijeengekomen. Op het eerste overleg werd vooral ingezet op eerste algemene bevindingen van de ICT-coördinator, samengesteld via de I-Monitor studie, info van besturen en secretarissen, input van ICT-collega’s, wvi, enz.

Aan de hand daarvan werd een aantal voorstellen geformuleerd van waaruit de samenwerking kan groeien.

Visie ICT-coördinator voor acties op korte termijn: een aantal richtlijnen uitschrijven, niet verplichtend maar wel ‘quick wins’ zoals bv. algemene richtlijnen rond een paswoordenbeleid.

Daarnaast werd via een algemene bevraging in de ICT intervisiegroep gepolst welke onderwerpen/projecten in de toekomst verder kunnen dienen tot convergentie. Deze ideeën werden genoteerd en zullen in de toekomst verder uitgediept worden om na te gaan of er een ICT-samenwerking kan rond opgebouwd worden.

In een eerste fase werden er intussen 2 werkgroepen opgericht. � Midwest Werkgroep Infrastructuur: algemene ideeën en richtlijnen rond de aanschaf en installatie

van hardware formuleren. � Midwest Werkgroep Helpdesk: onderzoek en voorstel tot het gebruik van een gratis ICT-

beheerderstool of het inzetten op een ruimer ICT-projectmanagement tool.

Dit zal in de loop van 2018 verder toegelicht worden.

Onderstaand wordt per bestuur een beknopt overzicht gegeven van het gedane werk in 2017.

In Hooglede was er in eerste instantie een kennismakingsronde van de huidige ICT situatie via inventarisering en monitoring van de huidige server infrastructuur en netwerk. Daarbij ook activatie van systeem monitoring op server hardware, vmware en firewall.

In teamverband met de reeds aanwezige ICT-coördinator, werd een voorstel geformuleerd om een nieuw serverinfrastructuur in de schoolgemeenschap uit te rollen.


In Oostrozebeke was er een kennismaking met de bestaande ICT via inventarisering en monitoring van het huidige netwerk. Met de partner Cipal/Schaubroeck werd de kennis van de infrastructuur verder in kaart gebracht, vooral naar backup, monitoring en inventarisatie toe.

Ook waren er adviserende en assisterende taken daar waar nodig. Onderzoek naar de toekomstige computernoden in het Woonzorgcentrum voor 2018.

In Tielt volgde ook in eerste instantie een kennismakingsronde met de huidige ICT situatie via inventarisering en actualiseren van de documentatie rond hardware en netwerk infrastructuur.

Opnieuw activeren van een monitoring tool in het netwerk werd gedaan. In teamverband met de reeds aanwezige ICT-coördinator werden verder de ICT-taken projectmatig aangepakt.

Begin 2018 zal er in een eerste fase een voorlopige (gratis) helpdesk tool in gebruik worden genomen, in een tweede fase zal dan gekeken worden naar het voorstel van MidWest.

In Ruiselede gebeurde een hardware en netwerk inventarisatie en het aanmaken van een netwerkschema. Installatie en activering van een inventaristool.

Tot op heden werd vooral een adviserende rol opgenomen naar de stafmedewerker toe en de mensen in het bestuur bijgestaan met de nodige assistentie indien nodig.In Tielt loopt momenteel ook al een project om het WIFI-netwerk in 2018 te vernieuwen in het gemeentehuis.

Voor de intergemeentelijke ICT-medewerker werd in samenwerking met WVI, tweemaal een selectieprocedure opgestart en doorlopen. Er werd nog geen geschikte kandidaat gevonden. Dit wordt hernomen in 2018.

WebsiteMet het ondertekenen van de oprichtingsakte voor de dienstverlenende vereniging Midwest, werd ook de website www.midwest.be opgestart. Hierop is informatie over de intergemeentelijke samenwerking en haar partners terug te vinden.

DocumentenplatformHet Midwestoverleg ondervindt steeds meer de nood aan een documentenplatform voor de regionale samenwerking. Verschillende pistes werden onderzocht. In het najaar 2017 werd het documentenplatform opgestart. Op dit platform is alle informatie over de werking van het Midwestoverleg terug te vinden.

InformatieveiligheidElk bestuur dient te beschikken over een informatieveiligheidsplan en een informatieveiligheidsconsulent. Diverse pistes werden hierbij onderzocht gaande van het aanwerven van een intergemeentelijk personeelslid tot het beroep doen op externe expertise.

Ondertussen heeft elk bestuur in de regio een informatieveiligheidsconsulent aangesteld. Ardooie, Hooglede, Meulebeke, Wielsbeke werken via een interne aanstelling. Ingelmunster, Izegem, Lichtervelde, Moorslede, Pittem, Roeselare, Staden, Tielt, Wingene doen beroep op Cipal. Oostrozebeke en Ruiselede doen beroep op een externe revisor.

In de regio is een intervisiegroep informatieveiligheid opgestart waarin personeelsleden van de 16 besturen aanwezig zijn. Deze intervisiegroep wordt extern begeleid door Cipal zodat in alle besturen vooruitgang geboekt wordt én de nodige informatie wordt uitgewisseld met afstemming waar mogelijk.

I-monitorIn het najaar 2016 werd vanuit Vlaanderen een bevraging gedaan bij alle lokale besturen om zicht te krijgen op de digitale maturiteit. Een aantal besturen die hierop zwak scoorden kunnen beroep doen op Vlaamse subsidies om quick wins te realiseren en stappen vooruit te zetten.


In regio Midwest kwamen Ardooie, Moorslede en Oostrozebeke hiervoor in aanmerking. De drie besturen hebben een subsidieaanvraag ingediend bij VVSG. Gelet op de samenwerking in de regio en de uitgevoerde I-scan, werd onderzocht hoe de digitale maturiteit van Ardooie, Moorslede en Oostrozebeke kan verhogen via regionale samenwerking.

Een aantal topics werd in 2017 verder uitgewerkt. � Convergentie van processen

Er wordt gestreefd naar convergentie op een aantal vlakken. Eerste stappen worden gezet door de opstart van een helpdesktool. De intergemeentelijke ICT-coördinator zal mee bekijken welke optie de beste is voor de regio.

� Website Er wordt een raamcontract opgemaakt voor de vernieuwing van websites van de Midwestbesturen. Einddoel is te komen tot een herkenbare lay-out voor de besturen. Elk bestuur kan op haar eigen tempo de website uitbouwen. Wanneer deze aan vernieuwing toe is, wordt gestreefd naar een gelijkaardige opbouw van lay-out.

� Stadsapp Momenteel blijkt er weinig tot geen draagvlak te zijn in de regio voor het gebruik van stadsapps. Hierop wordt dan ook niet verder ingezet.

Inkanteling samenwerkingsverbanden Zoals hoger aangegeven is het de ambitie van het Midwestoverleg om voor een aantal samenwerkingsverbanden te onderzoeken of een inkanteling zinvol en haalbaar is. Voor de cluster ICT, GIS & digitalisering, was dit minder aan de orde. Nieuwe samenwerkingsverbanden (vb. intergemeentelijke GIS- en ICT-coördinator) worden reeds ingebed in de bestaande regionale samenwerking.

7.6. cluster welzijnRita Demaré (burgemeester Hooglede) is voorzitter van de cluster welzijn. Burgemeester Ria Beeusaert-Pattyn (Lichtervelde), Bart De Koning (OCMW voorzitters Moorslede), Dimitri Carpentier (OCMW voorzitter Hooglede), Frank Duhamel (OCMW voorzitter Izegem), Dries Couckuyt (OCMW voorzitter Ingelmunster), Peter Gelaude (OCMW voorzitter Pittem), Bart Desimpel (OCMW secretaris Izegem), Kris Vandenbussche (OCMW secretaris Lichtervelde) en Filip Van Eeckhout (OCMW secretaris Hooglede) maken deel uit van de cluster.

In 2017 waren er verschillende uitdagingen voor de besturen op vlak van welzijn. De cluster kwam bijeen op 17 januari, 18 april, 4 juli, 16 oktober, 6 november, 5 december, 19 december.

Voorbereiding opstart wijk-werkenOp 1 januari 2018 start het wijk-werken. Wijk-werken vervangt de vroegere PWA-werking. De bevoegdheid omtrent het huidige PWA-stelsel werd als gevolg van de 6e staatshervorming naar Vlaanderen overgeheveld. De Vlaamse Regering heeft beslist om dit PWA-stelsel om te vormen naar een nieuw stelsel van ‘Wijk-Werken’: 1 jaar ‘wijkwerken’ als voortraject binnen een ruimer traject naar werk. Het ontwerpdecreet werd goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 28.04.2017. Hierbij streeft de Vlaamse Regering naar een schaalgrootte van minimum 60.000 inwoners.

In de regio Midden-West-Vlaanderen bestaat er momenteel een degelijk uitgebouwde PWA-werking, die zo goed als gebiedsdekkend is (met uitzondering van Ruiselede, waar er op heden geen PWA-ers aan de slag zijn).

Via het ESF-project Versterkt Streekbeleid beschikt de regio over middelen om o.a. het economische beleid een nieuwe elan te geven. Daarnaast was de stad Roeselare bereid om de middelen van minister Homans regionaal in te zetten waardoor de regio een regie kan voeren rond lokaal (sociaal) werkgelegenheidsbeleid. Dit resulteerde in de aanstelling van een voltijdse medewerker die halftijds gefinancierd wordt via het ESF-project en halftijds via de middelen van minister Homans.


Een eerste voorbeeld/actie van deze versterkte werking is de voorgestelde regionale samenwerking rond PWA-wijkwerking.

Er waren vier mogelijke scenario’s: � De regio neemt geen initiatief waardoor de VDAB de organisatie dient op te nemen. VDAB was

hiervoor geen vragende partij. � Elk bestuur organiseert wijk-werken individueel. Enkel de stad Roeselare heeft voldoende

schaalgrootte om dit zelf te organiseren. � De besturen werden samen en organiseren wijk-werken zelf. � De besturen werden samen en besteden wijk-werken uit.

De 16 Midwest-besturen hebben ervoor geopteerd om deze organisatie van het wijk-werken in de regio gezamenlijk aan te pakken via de dienstverlenende vereniging Midwest (in oprichting). De regio krijgt 5 personeelsleden van VDAB ter beschikking die op 1 januari 2018 opstarten. Bij het vormen van deze samenwerking, was er uiteraard overleg tussen de cluster welzijn en de cluster economie.

(Her)vorming eerstelijnszonesOm de eerstelijnszorg in Vlaanderen beter voor te bereiden op het geven van geïntegreerde en multidisciplinaire zorg aan personen met een chronische zorgnood, wordt de organisatie van de eerstelijnszorg in Vlaanderen aangepast. Bevoegd minister Jo Vandeurzen, Vlaams minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin heeft hiervoor het startschot gegeven en geeft met een oproep tot het vormen van eerstelijnszones de eerste aanzet. Lokale besturen, zorgen welzijnsvoorzieningen en hulp- en zorgverleners werden aangespoord om tegen 31 december 2017 zones af te bakenen van circa 100.000 inwoners. Op die schaal kan in elke zone de persoon met een zorgnood centraal staan en zorg geïntegreerd worden aangeboden. Voor de oprichting van eerstelijnszones voorziet de Vlaamse Regering ongeveer 10 miljoen euro.

De cluster welzijn heeft meerdere vergaderingen gewijd aan de vorming van de eerstelijnszones binnen regio Midwest. Na overleg met de diverse verplichte partners werd ervoor geopteerd om drie eerstelijnszones te vormen binnen regio Midwest; een zone rond Roeselare, een zone rond Izegem en een derde zone rond Tielt. Twee niet-Midwest gemeenten (Lendelede en Dentergem) sluiten bij deze zones aan. De minister heeft meegedeeld dat 2018 gezien wordt als een overgangsjaar waarin nog geen zones erkend worden. Dit wordt in 2018 verder opgevolgd.

Rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp (RTJ)Op 20 juli 2017 verscheen de omzendbrief versterking rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp “één gezin: één plan”. Streefdoel voor de bijhorende projectoproep is een werkingsgebied van maximaal 200.000 tot 250.000 inwoners per aanvraag. Inhoudelijk beoogt de oproep om meer continuïteit van de jeugdhulp. Dit betekent kortere wachttijden en het ontlasten van de crisisnetwerken. Concreet gaat het over:

� jeugdhulpvragen snel en concreet opnemen (richtsnoer binnen de maand). � continuïteit in trajecten waarborgen via een aanpak en een aanbod die flexibel en gedifferentieerd

kunnen ingezet worden. � alle actoren realiseren een onderbouwd en gemeenschappelijk plan in gezinnen. � onmiddellijk beschikbaar aanbod van RTJ zodat escalatie van problemen wordt voorkomen. � Afstemming binnen geestelijke gezondheidszorg voor kinderen en jongeren inzake vroegdetectie

en vroeginterventie. � Kinderen worden niet overgedragen maar opgevolgd vanuit gedeelde verantwoordelijkheid met een

duidelijk aanspreekpunt.

De oproep voorziet tot € 1 miljoen per project. Hiervan is er een verplicht budget te besteden aan de coördinator en eerstelijnspsychologische functie.

De besturen van regio Midwest hebben een engagementsverklaring ondertekend om met de partners uit de welzijnssector deel te nemen aan de projectoproep. In 2018 volgt meer info over het al dan niet goedgekeurd zijn van het project.


Impulsproject (z)Onderdak – naar een regiostrategie rond dak- & thuisloosheidIn overleg met de OCMW’s en het Midwestoverleg, trekt het CAW een aantal projecten voor de regio. De directeur van het CAW Centraal West-Vlaanderen neemt eveneens deel aan de cluster welzijn.

Tijdens de tweede fase van het impulsproject (z)Onderdak (1 januari 2017 t.e.m. 31 oktober 2017) is er in regio Midden West-Vlaanderen verder ingezet op het creëren van draagvlak bij de lokale besturen en de woon- & welzijnsactoren rond de opportuniteiten die een bovenlokale aanpak van dak- & thuisloosheid kan bieden.

Dit gebeurde meer bepaald via: � De oprichting en regelmatig overleg van 4 werkgroepen rond thema’s die verdere uitwerking

vereisen: preventie van dak- & thuisloosheid bij (kwetsbare) jongvolwassenen, preventie van uithuiszetting, multi-disciplinair crisisoverleg en Housing First;

� introductie van de regiostrategie op fora waar lokale beleidsmakers samenkomen: Cluster Welzijn, Mid-West-overleg & OCMW-voorzittersoverleg;

� toelichting van de regiostrategie op het lokaal woonoverleg binnen alle gemeenten; � installatie van regelmatig overleg met alle sociale huisvesters uit de regio (voortaan 2 keer per jaar).

Verder is er een inhoudelijk actieplan uitgewerkt om dak- & thuisloosheid regionaal en structureel aan te pakken, met doelstellingen en initiatieven op een continuüm van preventie naar zorg tot nazorg. Dit op basis van de input van de partners uit de stuurgroep, de lokale en bovenlokale fora waarop de regiostrategie is toegelicht en de thematische werkgroepen die werden opgestart.

Daarnaast is er werk gemaakt van de implementatie van een regionaal aanbod voor aanslepende crisissituaties: er is een kader uitgewerkt en geïmplementeerd rond multidisciplinair crisisoverleg en er is een regionale bufferwoning ingericht die voor max. 3 weken toegankelijk kan worden gesteld als opstap naar een meer duurzame woonoplossing. Hieraan gekoppeld werd ook een voorstel tot een solidariteitsbijdrage vanuit de lokale besturen uitgewerkt die in voege zal treden vanaf 2018.

Tot slot werd vanuit de stuurgroep ook bekeken hoe de acties binnen de regiostrategie zoveel als mogelijk financieel kunnen worden verankerd. Om de preventieve sporen uit de regiostrategie te kunnen verdiepen en uitrollen, werd in het najaar een projectaanvraag ingediend bij het LEADER-fonds ‘(t)huis op het platteland – de boer op met preventieve tools om dak- & thuisloosheid te voorkomen’. Dit project werd begin december goedgekeurd en zal zijn uitrol kennen van januari 2018 t.e.m. december 2019 in de 12 LEADER-gemeenten binnen de regio. Uiteraard is het de intentie om de ontwikkelde tools ook daarbuiten ingang te laten vinden.

Eveline Bohez van het CAW is aanspreekpunt van het samenwerkingsverband (1/2 VTE). Meer info is na te lezen op www.biz-centraalwestvlaanderen.be.

Beleidsmedewerker welzijnGelet op de vele uitdagingen die voorliggen in het beleidsdomein welzijn, alsook de geplande inkanteling van het OCMW in de gemeente, gaan stemmen op om voor regio Midwest een beleidsmedewerker welzijn aan te werven. Ook wordt vastgesteld dat de OCMW’s in de regio veel initiatieven ondernemen maar dat deze nog meer afgestemd moeten kunnen gebeuren. De haalbaarheid van de aanwerving van een beleidsmedewerker welzijn wordt in 2018 verder onderzocht.

Dierenwelzijn - Regionaal dierenasielDe stad Roeselare heeft nood aan een andere site voor een dierenasiel. De bestaande site botst op haar grenzen. De stad maakt de oefening waar een nieuw asiel kan gelokaliseerd worden. De stad legt deze oefening voor aan de regio Midwest zodat ook andere geïnteresseerde besturen kunnen deelnemen.

Het voorbije jaar werd de interesse van de besturen en bestaande samenwerkingen, meer in kaart gebracht. De mogelijkheden en de haalbaarheid van een regionaal dierenasiel wordt in 2018 verder onderzocht. Dit thema wordt in overleg met de cluster milieu opgevolgd.


Inkanteling samenwerkingsverbandenZoals hoger aangegeven is het de ambitie van het Midwestoverleg om voor een aantal samenwerkingsverbanden te onderzoeken of een inkanteling zinvol en haalbaar is. Voor de cluster welzijn waren er heel wat bestaande samenwerkingen waarvan de werking meer gedetailleerd werd in kaart gebracht. Dit geldt o.m. voor de samenwerking tussen woonwinkels. In 2018 wordt verder uitvoering gegeven aan de beslissing van de besturen.

7.7. cluster economieDe cluster economie bestaat uit volgende vaste leden: burgemeesters Hendrik Verkest (Wingene), Jan Stevens (Wielsbeke), Francesco Vanderjeugd (Staden) en Dirk Verwilst. Chris De Meulemeester (secretaris Wingene en secretaris RESOC) neemt eveneens deel.

De cluster economie kwam bijeen op 10 maart 2017, 8 juni 2017, 9 november 2017.

RESOCHet voorbije jaar heeft het RESOC zich omgevormd tot haar oorspronkelijke doelstelling waarbij zij optreedt als overlegorgaan voor socio-economische partners. Het RESOC neemt hierbij ook de rol op van socio-economisch adviesorgaan voor het Midwestoverleg en de besturen. Julie verhooghe is aangesteld als coördinator van het RESOC. Chris De Meulemeester blijft secretaris van het RESOC. Beide nemen deel aan de cluster economie en geven hierbij terugkoppeling over hun werking.In 2017 bestond het RESOC-team uit 5 personen (4 VTE). Er werden 1,8 VTE aangeworven in het kader van het ESF-project Versterkt Streekbeleid Midwest en het project Regierol Sociale Economie (in casu: respectievelijk Stephanie Worm en Yves Vercruysse).

Het RESOC-team werkte rond de organisatie van socio-economisch overleg, advies formulering, arbeidsmarktmateries (m.i.v. sociale economie) en de uitvoering van het ESF-dossier Versterkt Streekbeleid Midwest.

Het team kon bijkomend rekenen op de administratieve ondersteuning van een persoon die vanuit het OCMW van Roeselare ter beschikking wordt gesteld via een artikel 60§7 statuut (april 2017-november 2018). De (her)inschakeling en economische activering van personen uit de kansengroepen is immers één van de belangrijkste drijfveren van de RESOC-werking.

Onderstaande tabel geeft een overzicht van het RESOC-team.

Naam Functie VTE Extra informatie

Julie Verhooghe Coördinator sinds 2017 100% Rapportering op ESF-dossier versterkt streekbeleid.

Yves Vercruysse Regioregisseur sociale economie

80% In dienst: 8 mei 2017Aangeworven om uitvoering te geven aan de regierol sociale economie (Homans) -0,5 VTE inzet.

De resterende inzet van 0,3 VTE wordt binnen het ESF-dossier versterkt streekbeleid gerapporteerd.


Naam Functie VTE Extra informatie

Stephanie Worm Projectmedewerker Ondernemerschap en Detailhandel

100% In dienst: 24 april 2017

Aanwerving i.h.k.v de uitvoering van het ESF-dossier versterkt streekbeleid.100% rapportering op het ESF-dossier versterkt streekbeleid.

Chris De Meulemeester Secretaris 20% De inzet van Chris De Meulemeester wordt binnen het ESF-dossier versterkt streekbeleid gerapporteerd.

Ward Vandepitte Administratief medewerker 100% Eveneens rapportering op ESF-dossier versterkt streekbeleid (10%).

ESF-project Versterkt Streekbeleid - Samenwerkingsverband Versterkt Socio-economisch Streekbeleid MidwestIn 2016 heeft het Midwestoverleg een samenwerkingsprotocol opgemaakt met het RESOC Midden-West-Vlaanderen. De krijtlijnen waarbinnen de lokale besturen willen samenwerken, zijn hierin uitgezet. Het RESOC treedt op als socio-economisch overlegplatform voor de werkgevers- en werknemersorganisaties, de gemeenten en de provincie. Daarbij vormt het RESOC een adviesorgaan naar de besturen en het Midwestoverleg toe.

In deze context ging het Midwestoverleg akkoord om via het ERSV in te dienen op de ESF-projectoproep versterkt streekbeleid van minister Muyters. Eind 2016 werd het projectvoorstel ‘Samenwerkingsverband Versterkt Socio-economisch Streekbeleid Midwest’ goedgekeurd. Dit is een samenwerkingsverband tussen het Midwestoverleg – Interlokale Vereniging Associatie Midwest (waarin de 16 besturen uit de regio vertegenwoordigd zijn), de provincie West-Vlaanderen, de sociale partners, VDAB, WVI, RESOC|SERR Midden-West-Vlaanderen en de POM West-Vlaanderen. Vanuit Vlaanderen wordt een cofinanciering voorzien van € 104.000 per jaar. Het project loopt van 1 januari 2017 tot 31 juli 2019.

Het startevent voor dit project ging door op 25 april 2017.

In het project worden twee regionale uitdagingen naar voor geschoven: � Creatie van een groter draagvlak op lokaal en interlokaal beleidsniveau om de gekende/erkende

regionale socio-economische uitdagingen om te zetten in een daadkrachtig en actiegericht socio-economisch streekbeleid. Dit wordt opgenomen in een Streekagenda.

� Het economisch aantrekkelijk houden en versterken van de regio Midden-West-Vlaanderen.


De eerste uitdaging, de opmaak van een streekagenda, wordt begeleid door het externe consultingbureau Idea Consult. De opdracht werd gegund in april 2017. De bestaande informatie, data en gegevens werden door Idea Consult samengebracht in een inspiratienota. Deze vormde de basis voor een aantal werksessie m.b.t. ruimte, mens en economie die doorgingen op 2 oktober 2017. Op deze workshop waren een 56-tal deelnemers. Het aantal vertegenwoordigers van de lokale besturen was beperkt.

In 2018 volgt nog een debat met de gemeentesecretarissen. De input van alle stakeholders wordt verwerkt waarbij een aantal prioritaire dossiers voor de regio worden geformuleerd. Timing voor de streekagenda is de zomer 2018.Om de regio Midwest economisch aantrekkelijk te houden en te versterken, werden diverse acties door het RESOC opgesteld. Deze zijn gericht rond drie doelstellingen.

� Midwest is een economisch aantrekkelijke en commerciële regio voor innovatief ondernemerschap en (detail)handel.

� Midwest spreekt talenten en competenties van (potentiële) arbeidskrachten aan. � Midwest stimuleert sociaal en inclusief ondernemen.

In het kader van deze laatste doelstelling, werd een werkgroep sociale economie opgestart. Deze werkgroep heeft als doel het beleid rond sociale economie vorm te geven binnen regio Midwest.

Bij deze doelstelling wordt ook de link gevormd tussen het wijk-werken dat via de DVV Midwest (in oprichting) wordt georganiseerd en de VDAB (zie ook cluster welzijn).

In bijlage 10 is een overzicht opgenomen van de diverse acties i.k.v. deze werking.

Wijk-werkenDit thema werd besproken onder de cluster welzijn. Deze werking werd in samenwerking tussen de twee clusters tot stand gebracht.

Regierol sociale economieDeze werking kwam eveneens aan bod bij de cluster welzijn.

Studie bedrijventerreinenBij de herziening van het Provinciaal Ruimtelijk Structuurplan (PRS) in 2014 heeft de provincie West-Vlaanderen vastgelegd dat de vraag naar bedrijventerreinen 5-jaarlijks berekend moet worden. Bovendien dateert de vorige vraagberekening reeds van 2007 zodat een actualisatie ook noodzakelijk is om de huidige noden in kaart te brengen. De vraag naar bedrijventerreinen in West-Vlaanderen werd in 2007 berekend voor de Provincie West-Vlaanderen door P.Cabus en W. Vanhaverbeke. De jaarlijkse toetsing van deze vraag aan het beschikbare aanbod geeft zo inzicht naar de behoefte voor bijkomende ruimte voor ondernemen.

Tien jaar later liet de provincie een nieuwe raming van de vraag opstellen, voor de periodes 2017-2022 en 2022 -2027. De nieuwe studie kadert binnen de voorbereiding van de Provincie en de POM op het nieuwe ruimtelijk structuurplan voor de provincie. De resultaten van de vraaganalyse - uitgedrukt in netto hectares en berekend per economische subregio – worden getoetst met het bestaande aanbod. Dit zal een kwantitatief en kwalitatief beeld geven van de eventuele nood aan bijkomende terreinen in de provincie.

Op 12 december 2017 besliste de Vlaamse Regering om in te stemmen met de vraag van de provincie West-Vlaanderen om gebruik te kunnen maken van het reservepakket bedrijventerreinen. De bevoegde Vlaamse minister Joke Schauvliege wordt hierbij gemachtigd om voor maximum 130 hectare toetsings- en plandelegatie te verlenen voor de concrete terrein-voorstellen aan de provincie West-Vlaanderen. Aan de provincie wordt gevraagd om dergelijke concrete terreinvoorstellen uit te werken. Een aantal ruimtelijke randvoorwaarden dient hierbij vervuld te zijn.


Kanaal Roeselare - LeieEen aantal jaar terug werd een studie uitgevoerd waarin de haalbaarheid werd onderzocht om het kanaal Roeselare-Leie te verdiepen. Er werden verschillende alternatieven voor de verdieping uitgewerkt, gaande van niets doen tot verregaande investeringen. Uiteindelijk werd als streefdoel alternatief 1a gekozen. Dit alternatief voorziet verdieping van het kanaal tot een waterdiepte van 4,2 meter (toegelaten diepgang van 3,2 meter, voor schepen tot klasse Va). Dit brengt baggerwerken, vervangen van ondiepe sifons, nieuwe oeverbeschermingen, … met zich mee. Dit verhaal loopt vanaf de Bruanebrug tot Ooigem (dus niet kop van de vaart). De studie om dit alles technisch uit te werken (en die noodzakelijk is om de werken aan te kunnen vatten in de komende jaren) is gestart in 2017. In april 2018 zal er opnieuw een klankbordgroep plaatsvinden om de stand van zaken toe te lichten aan alle partners.

De werken aan de centrumbrug Ingelmunster (een knelpunt voor de scheepvaart wegens beperkte hoogte) zijn gestart in 2017. Met de afbraak van de centrumbrug verdween het probleem voor de scheepvaart onmiddellijk en Ingelmunster krijgt er een mooie centrumbrug bij die perfect past binnen de dorpskernvernieuwing.

Voor de river terminal Wielsbeke en river terminal Roeselare (logistieke platformen) zijn de plannen voor uitbreiding (Wielsbeke) en oprichting (Roeselare) in opmaak. Bijkomend wordt onderzocht wat de impact is van deze platformen op het jaagpad dat tussen het platform en het kanaal ligt. Er wordt gezocht naar oplossingen om deze impact zo beperkt mogelijk te houden.

De studie ‘transport BIS’ waarin onderzocht werd wat de vraag en het aanbod is op het vlak van watergebonden bedrijventerreinen werd in 2017 afgerond. Uit deze studie blijkt dat er in West-Vlaanderen nog een tekort is aan watergebonden bedrijventerreinen. Dit tekort situeert zich in grote mate in onze regio. Nu dient er een strategie opgemaakt te worden om te bekijken hoe we deze vraag naar bijkomende ruimte kunnen opvangen. Bij de verdere ontwikkeling langs het kanaal Roeselare-Leie zijn meerdere partijen betrokken, waaronder Waterwegen en Zeekanaal NV, de provincie West-Vlaanderen, de POM, WVI.

Deze samenwerking kent haar vervolg in 2018. Het project wordt opgevolgd door Pieter Bekaert, gebiedsgerichte werking provincie West-Vlaanderen.

Inkanteling samenwerkingsverbandenZoals hoger aangegeven is het de ambitie van het Midwestoverleg om voor een aantal samenwerkingsverbanden te onderzoeken of een inkanteling zinvol en haalbaar is. Voor de cluster economie zijn er heel wat bestaande samenwerkingsverbanden die niet altijd meer actief zijn. Dit werd verder in kaart gebracht. In 2018 wordt uitvoering gegeven aan de genomen beslissingen van de besturen.

7.8. cluster milieuDeze cluster wordt voorgezeten door Bart Dochy (burgemeester Ledegem) en Kurt Windels (burgemeester Ingelmunster). Secretaris Anton Jacobus (Izegem), voorzitter van de corresponderende intervisiegroep, is eveneens vast lid van de cluster. Ann Tack, coördinator van de cel milieu binnen WVI, ondersteunt deze cluster.

De cluster kwam samen op 11 mei, 22 juni, 11 september, 4 december 2017.

Onbemande camera’sMeerdere besturen uit de regio worden geconfronteerd met zwerfvuil en de gevolgen hiervan. In samenwerking met de afvalintercommunales actief in regio Midwest (IMOG, MIROM Roeselare, IVIO) en de politiezones, heeft de cluster milieu het initiatief genomen om een samenwerkingsovereenkomst uit te werken voor het plaatsen van onbemande camera’s in de strijd tegen zwerfvuil. De afvalintercommunales engageren zich om deze camera’s aan te kopen en kunnen eveneens een GAS-vaststeller ter beschikking stellen. De politiezones helpen bij de identificatie van de daders. Voor de besturen werd een infosessie georganiseerd. De nodige documenten en procedure zijn ter beschikking van de besturen gesteld zodat zij, indien ze dit wensen, deze samenwerking kunnen afsluiten.


Rationeel waterbeheer – checklistIn samenwerking met VLAKWA hebben 5 proefgemeenten (waaronder Midwestgemeenten Ledegem en Hooglede) een checklist opgemaakt die kan leiden tot waterbesparing binnen het bestuur. VLAKWA wil het gebruik hiervan uitrollen over Vlaanderen. Daarnaast hebben de Watermaatschappijen de decretale opdracht om water te besparen.

Via de checklist kan op een zeer eenvoudige manier tot 30% water bespaard worden. De enige actie die een bestuur moet ondernemen is het aanstellen van een verantwoordelijke (bv. de beheerder van gebouwen). Vervolgens kan in elke gemeente een traject opgezet worden voor waterbesparende matregelen. Ook VVSG heeft aandacht voor deze problematiek.

De 16 besturen uit de regio Midden-West-Vlaanderen engageren zich tot rationeel waterbeheer en hebben hiervoor een verantwoordelijke aangesteld. Deze medewerkers verenigen zich in een intervisiegroep waar zij van gedachten kunnen wisselen, goede praktijken kunnen delen en verdere afspraken maken. Op 22 juni 2017 kwamen deze afgevaardigden bijeen te Ingelmunster. Hierbij werden de ervaringen van de besturen met het gebruik van de opgemaakte checklist uitgewisseld. Deze wisselwerking wordt in 2018 verder gezet.

Proefregio asbestinventarisatieOp 11 april 2017 organiseerde het Midwestoverleg in samenwerking met OVAM en de Boerenbond een infosessie rond asbest voor landbouwbedrijven gevestigd in de regio Midden-West-Vlaanderen. Vanuit OVAM wordt de focus voor asbestinventarisatie gelegd op regio Roeselare als proefregio.

Met dit pilootproject wenst OVAM meer inzicht te krijgen op de soorten en hoeveelheid asbest bij land- en tuinbouwbedrijven. Hiervoor werd een 20-tal bedrijven gezocht die bereid zijn om een inventarisatie van het asbest te laten uitvoeren.


Zwerfkattenbeleid en regionaal dierenasielMeerdere besturen kampen met het probleem rond zwerfkatten. Vaak doen de besturen beroep op privé initiatieven om de dieren op te vangen. Met de besturen wordt bekeken of een gezamenlijke aanpak en beleid mogelijk is.Hiermee gepaard is er ook de problematiek van het regionaal dierenasiel. Dit werd besproken onder de cluster welzijn.

Intergemeentelijke handhaving In samenwerking met WVI werd de aanwervingsprocedure gevoerd voor een intergemeentelijke toezichthouder voor 6 Midwest-besturen (Ingelmunster, Lichtervelde, Pittem, Oostrozebeke, Tielt en Meulebeke). De focus ligt hierbij op milieu. Een aantal aspecten van ruimtelijke ordening komen eveneens aan bod. Tine Taillieu start op 1 februari 2018. Voor deze aanwerving, is er eveneens overleg geweest met de cluster ruimtelijke ordening & mobiliteit. Tine wordt vanaf 2018 tewerkgesteld via de kostendelende vereniging omgevingsvergunning en handhaving.

BurgemeestersconvenantHet burgemeestersconvenant, ook gekend onder de Engelse benaming Covenant of Mayors of kortweg CoM, is een Europees initiatief gericht naar lokale besturen.

Als gemeente kan dit initiatief individueel worden aangegaan, maar ook een groepsinitiatief behoort tot de mogelijkheden. WVI neemt als territoriaal coördinator de rol op om groepen te vormen en zo het intergemeentelijk samenwerken te stimuleren.

In 2015 ondertekenden 32 van de 54 steden en gemeenten uit het WVI-werkingsgebied het Burgemeestersconvenant. Voor de uitvoering werken hiervan 29 gemeenten samen met WVI met als kers op de taart de goedkeuring van hun duurzame energieactieplannen tijdens de gemeenteraden in december 2016. Zij doorliepen elk een participatietraject waarbij zij intensief werden begeleid door WVI. De plannen bevatten acties die tot en met 2020 moeten worden opgenomen willen ze succesvol de doelstelling ‘20 procent minder CO2-uitstoot’ behalen.

Begin juli 2017 werden alle duurzame energieactieplannen goedgekeurd door de Europese Commissie. Via halfjaarlijkse overlegmomenten volgt WVI voor de 29 gemeenten de uitvoering van het actieplan mee op.

Binnen regio Midwest ondertekenden 8 gemeenten op 3 juni 2015 het Burgemeestersconvenant. Onder de naam “Klimaatoverleg Midwest” is er samenwerking tussen Ingelmunster, Lichtervelde, Meulebeke, Oostrozebeke, Ruiselede, Tielt en Wingene. Met Moorslede wordt nauw samengewerkt binnen het traject. Roeselare heeft eveneens het burgemeestersconvenant ondertekend in 2012.

Het halfjaarlijks overleg ging in regio Midwest door op 12 mei en 1 december 2017.

Elk plan bevat regionale acties, waarvan WVI er een aantal trekt. Voor regio Midwest zijn dit volgende acties

� Aanwerven van een intergemeentelijke renovatiebegeleider voor senioren � Communicatiecampagne over het Burgemeestersconvenant � Infosessie gericht naar besturen over hun ondersteuningsmogelijkheden om inwoners te stimuleren

tot het investeren in zonne-energie.

Daarnaast worden ook acties op touw gezet rond groepsaankopen voor mobiele fietsenstallingen, kennisuitwisseling rond fietsen, flankerende maatregelen bij het doven van openbare verlichting.

Nathalie Garré, stafmedewerker milieu & natuur WVI, trekt dit dossier voor regio Midwest.

Inkanteling samenwerkingsverbandenZoals hoger aangegeven bij de cluster bestuur, heeft ook de cluster milieu de screening van de thematische samenwerkingsverbanden in de regio uitgevoerd. Voor een aantal samenwerkingen, werd


aangegeven om deze op te nemen in het addendum bij het protocol van de provincie (vb. werking Leader en Omgevingskwaliteit, Stad-land-Schap, werking rond het kanaal). In 2018 wordt verder uitvoering gegeven aan de beslissing van de besturen in deze.

8. intervisiegroepen

In het traject dat door 16 gemeenteraden werd goedgekeurd werd veel aandacht besteed aan de informatie uitwisseling en kennisdeling tussen de besturen. Dit is de aanleiding om intervisiegroepen op te richten. Aan elke intervisiegroep nemen personeelsleden van gemeente en/of OCMW deel. Op termijn is de doelstelling dat deze intervisiegroepen ook beleidsvoorbereidend werken. Elke intervisiegroep heeft een eigen thematische agenda die door de coördinator en de voorzitter worden opgemaakt. Input is er van de deelnemende medewerkers en de corresponderende cluster. Deze intervisiegroepen sluiten maximaal aan bij bestaande fora. Deze aanpak vermijdt de opstart van parallelle trajecten, werkt tijdsefficiënt voor ambtenaren en/of mandatarissen en zorgt voor overzicht en structuur. De informatie van de intervisiegroepen zal ook terug te vinden zijn op het documentenplatform dat wordt opgericht.

Voor de intervisiegroep Ruimtelijke ordening & mobiliteit treedt Kristof Vanderstichele (secretaris Moorslede) op als voorzitter. Deze intervisiegroep sluit aan bij de reeds bestaande werking van de Atria. De stedenbouwkundig ambtenaren werden in het verleden reeds door WVI samengebracht in een lerend netwerk, Atria. Dit vormde in het werkingsgebied van WVI de basis van de latere samenwerking met de afdeling Ruimtelijke Ordening van het Vlaams Gewest en de provincie in de zogenaamde Atria. De intervisiegroep Midwest komt dan voorafgaand aan deze Atria bijeen. Dit zorgt voor een efficiënte tijdsindeling voor de betrokken personeelsleden en voorkomt dat parallelle netwerken worden opgericht. Deze intervisiegroep kwam bijeen op 2 februari, 11 mei en 28 oktober 2017.

De milieuambtenaren worden eveneens in overlegfora samengebracht en inhoudelijk ondersteund door WVI in samenwerking met de provincie. De intervisiegroep Midwest sluit hierbij aan. Anton Jacobus (secretaris Izegem) is voorzitter van de intervisiegroep. In 2017 was er een overleg op 16 maart, 21 september en 13/16 november.

De intervisiegroep archief wordt opgenomen door het intergemeentelijk archiefteam. Hendrik Vandenbruwane (Tielt) is aanwezig als secretaris. Op 24 april en 28 augustus 2017 was er overleg.

In de regio Midden-West-Vlaanderen worden vanuit het Ondernemerscentrum Roeselare – Huis van de Voeding, de ambtenaren en schepenen lokale economie, samengebracht voor overleg. De intervisiegroep economie, met Chris De Meulemeester (secretaris Wingene) als voorzitter, sluit aan op dit forum. De agenda’s van beide fora worden geclusterd tot één overlegorgaan. De intervisiegroep kwam samen op 31 januari, 25 april, 10 oktober en 21 november.

Ivan Vandenbussche (secretaris Lichtervelde) is voorzitter van de intervisiegroep juridische ondersteuning. Deze groep kwam bijeen op 23 februari 2017. Deze intervisiegroep kan juridische ondersteunig geven aan alle clusters.

De intervisiegroep ICT – GIS - informatieveiligheid heeft Dominik Ronse (secretaris Ingelmunster) als voorzitter. De intergemeentelijke GIS en ICT-coördinator ondersteunen deze groep. Voor het traject rond informatieveiligheid worden de besturen in de intervisiegroep begeleid door C-Smart. Het bestaande overlegforum van ICT-coördinatoren en medewerkers wordt door de medewerkers van de gemeenten ondersteund. In de toekomst kan dit forum getrokken worden door de intergemeentelijke ICT-coördinator. De intervisiegroep ICT kwam samen op 21 juni en 8 november 2017.

Bruno Debrabandere (secretaris Wielsbeke) is voorzitter van de intervisiegroep Facility & gebouwenbeheer. In 2017 was er overleg op 23 maart, 1 juni, 13 september en 22 november.


De intervisiegroep welzijn wordt getrokken door Filip Van Eeckhout (OCMW secretaris Hooglede), Kris Vandenbussche (OCMW secretaris Lichtervelde), Bart Desimpel (OCMW secretaris Izegem). Op 12 juni en 22 september 2017 was er overleg.Tine Dochy (secretaris Staden) trekt de intervisiegroep personeel. Deze groep kwam bijeen op 7 maart, 30 mei en 3 oktober 2017.

Deze intervisiegroepen kunnen alleen optimaal werken als er een vertegenwoordiging is van alle besturen. In bijlage 2 is een overzichtstabel terug te vinden.

9. rondvragen

Het Midwestoverleg biedt aan de besturen een platform waar op een eenvoudige manier informatie kan uitgewisseld worden. Vaak wordt op vraag van mandatarissen of secretarissen een rondvraag verstuurd om de aanpak binnen de respectievelijke besturen te kennen. Dit is bv. het geval voor de energieleningen, update GPS systemen, deelname Figga, hospitalisatieverzekering, sportinfrastructuur, subsidies aan externe organisaties, vergoedingen aan jury, ...

10. overzichtstabel

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de partners van de ILV Associatie Midwest. Hierbij wordt samenvattend aangegeven aan welke gezamenlijke projecten zij deelnemen.

Partner

Alg

emen

e ov

eree

n-ko

mst

ILV

MW

O IL

V

IG-G

IS c

oörd

inat

or

IG-IC

T co

ördi

nato

r

IG-IC

T m

edew

erke

r (in

aan

wer

ving

)

Team

arc

hiva

risse

n

Han

dhav

ing

Aan

koop

pap

ier

Verk

eers

bord

en

Ond

erho

ud

land

bouw

weg

enG

ezam

enlij

ke

arch

iver

ing

Elek

tron

isch

e m

aalti

jdch

eque

s

Aan

koop

arc

hief

doze

n

Ond

erho

ud h

ydra

nten

Gemeente Ardooie x x x x

OCMW Ardooie

Gemeente Dentergem x x

OCMW Dentergem x

Gemeente Hooglede x x x x x x x x

OCMW Hooglede x

Gemeente Ingelmunster x x x x x x x x x x

OCMW Ingelmunster x x

Stad Izegem x x x x x x x x x

OCMW Izegem x x

Gemeente Ledegem x x x x x x x x

OCMW Ledegem x x x


Partner

Alg

emen

e ov

eree

n-ko

mst

ILV

MW

O IL

V

IG-G

IS c

oörd

inat

or

IG-IC

T co

ördi

nato

r

IG-IC

T m

edew

erke

r (in

aan

wer

ving

)

Team

arc

hiva

risse

n

Han

dhav

ing

Aan

koop

pap

ier

Verk

eers

bord

en

Ond

erho

ud

land

bouw

weg

enG

ezam

enlij

ke

arch

iver

ing

Elek

tron

isch

e m

aalti

jdch

eque

s

Aan

koop

arc

hief

doze

n

Ond

erho

ud h

ydra

nten

Gemeente Lichtervelde x x x x x x x x

OCMW Lichtervelde x x

Gemeente Meulebeke x x x x x x x x

OCMW Meulebeke x x

Gemeente Moorslede x x x x (x) x x x x x x

OCMW Moorslede x x x x

Gemeente Oostrozebeke x x x x x x x x x x x x

OCMW Oostrozebeke x x x

Gemeente Pittem x x x x x x x x x x

OCMW Pittem x x x

Gemeente Ruiselede x x x x x x x x

OCMW Ruiselede x x x

Stad Roeselare x x x x x x x x x

OCMW Roeselare x

Zorgbedrijf Roeselare x

Gemeente Staden x x x x x x x x x

OCMW Staden x x x

Stad Tielt x x x x x x x

OCMW Tielt x x

Gemeente Wielsbeke x x x x x x x x

OCMW Wielsbeke x x x x

Gemeente Wingene x x x x x x x x x

OCMW Wingene x


Partner

Alg

emen

e ov

eree

n-ko

mst

ILV

MW

O IL

V

IG-G

IS c

oörd

inat

or

IG-IC

T co

ördi

nato

r

IG-IC

T m

edew

erke

r (in

aan

wer

ving

)

Team

arc

hiva

risse

n

Han

dhav

ing

Aan

koop

pap

ier

Verk

eers

bord

en

Ond

erho

ud

land

bouw

weg

enG

ezam

enlij

ke

arch

iver

ing

Elek

tron

isch

e m

aalti

jdch

eque

s

Aan

koop

arc

hief

doze

n

Ond

erho

ud h

ydra

nten

WVI x x x x x

BIE x

De in vet gemarkeerde kruisjes geven aan wie de beherende partner is voor de respectievelijke aanvullende overeenkomst of trekker van het project. Een aantal intergemeentelijke personeelsleden wordt gedurende één dag per week voor de regio ingezet. In vet wordt aangegeven welke besturen individueel, structureel ondersteund worden.



Midwestoverleg t i j d s b e s t e d i n g v a n h e t i n t e r g e m e e n t e l i j k p e r s o n e e l


tijdsbesteding van het intergemeentelijk personeel

1. Midwestoverleg - Beheerscomité ILV Associatie Midwest

Saskia Verriest werkt voltijds als coördinator/secretaris van het Midwestoverleg – Beheerscomité ILV Associatie Midwest voor de regio Midden-West-Vlaanderen bestaande uit 16 gemeenten en OCMW’s.

De geleverde prestaties zijn overkoepelend over de besturen heen in functie van een sterke regionale werking voor een versterking van de besturen. De coördinator houdt een gedetailleerd werkoverzicht bij dat steeds kan worden opgevraagd. De Midwest-werking met voormelde structuur, wordt geïnitieerd, opgevolgd en/of getrokken door de coördinator van het Midwestoverleg.

Gedurende twee dagen per week is er via WVI een administratieve ondersteuning door Michelle Dufoort. Deze inzet wordt verrekend naar de 16 besturen toe.

Daarnaast werd Saskia op 1 januari 2015 aangesteld als secretaris voor hulpverleningszone Midwest waarin 15 gemeenten uit de Midwestregio gevat zitten. Dit voor een tijdsbesteding van 1 dag per week. Het takenpakket van de functie van coördinator voor het Midwestoverleg en secretaris van de hulpverleningszones was niet langer te combineren. Op 1 oktober 2017 heeft de heer Lieven Rijckaert de taak van secretaris voor de hulpverleningszone overgenomen.

2. intergemeentelijke GIS-coördinator Wouter Verhelst

KDV GIS Raming Dagen 2017

Ledegem 16% 33 16,06%

Lichtervelde 8% 17 8,27%

Ruiselede 16% 32,5 15,82%

Tielt 16% 32 15,57%

Wielsbeke 8% 16,5 8,03%

Wingene 16% 34 16,55%

Midwest 16% 33 16,06%

WVI 4% 7,5 3,65%

TOTAAL 100% 100%


3. intergemeentelijke ICT-coördinator Kurt Doom

KDV ICT Raming Dagen 2017

Hooglede 20% 9,6 19,3

Oostrozebeke 20% 9,5 18,9

Ruiselede 20% 9,2 18,5

Tielt 20% 10 20,1

Midwest 20% 11,6 23,2

TOTAAL 100% 100%

4. intergemeentelijke ICT-medewerker Helda Elias

Vanuit WVI geeft Helda Elias, gedurende 1 dag per week ondersteuning aan bestuur Lichtervelde en Moorslede. Dit in afwachting van de aanwerving van een intergemeentelijke ICT-medewerker voor een aantal besturen in de regio.

5. intergemeentelijk archiefteam

De tijdsbesteding van het intergemeentelijk archiefteam in 2017 wordt in onderstaande diagrammen weergegeven.



Midwestoverleg f i n a n c i e r i n g e n j a a r r e k e n i n g

76 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 7M i d w e s t o v e r l e g

f inanciering en jaarrekening

1. f inanciering

1.1. Midwestoverleg - BeheerscomitéDe financiering van de ILV Associatie Midwest gebeurt via een jaarlijkse bijdrage van de gemeentebesturen. Deze bijdrage van € 0,43 per inwoner is bedoeld voor de werking van het Midwestoverleg – Beheerscomité.

De verdeling van de financiële bijdrage van € 0,43 per inwoner is dan als volgt: � € 0,25 per inwoner voor de werking van het Midwestoverleg – Beheerscomité, � € 0,13 per inwoner voor de werking van het overlegorgaan Midwest, � € 0,05 voor regionale projecten.

Het Beheerscomité van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest besliste op 28 februari 2012 dat de stad Izegem instaat voor het beheer van de rekeningen van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest. In 2017 bleef dit behouden.

Zoals hoger beschreven, is de coördinator Saskia Verriest voltijds tewerkgesteld voor regio Midden-West-Vlaanderen. In functie van haar taken als secretaris voor hulpverleningszone Midwest, wordt haar loon voor 1/5 gefinancierd door de hulpverleningszone Midwest (tot 1 oktober 2017). De overige 4/5 worden gelijk verdeeld over WVI en de 16 gemeenten uit regio Midwest.


2. jaarrekening

2.1. MidwestoverlegDeze afrekening geldt voor de werking van het Midwestoverleg voor de periode van 1 januari 2017 tot 31 december 2017.

Uitgaven Midwestoverleg - Beheerscomité

Catering € 841,95

Loonkost (Saskia Verriest 80%, Michelle Dufoort 40%) € 94.211,78

15% overhead € 13.023,76

Afscheidsgeschenk cdt. Donald Withouck € 226,80

Bus Meibloem transport Koningshuis € 380,00

Broodjeslunch € 136,80

Licentie documentenplatform € 14,52

Geschenk lezing Vlaams Bouwmeester € 20,14

Ontwikkeling website Midwest € 19,64

Nieuwjaarslunch € 1.020,00

Totaal uitgaven Miwestoverleg - Beheerscomité € 109.895,39

Inkomsten bijdrage 16 gemeenten Midwestoverleg (€ 0,43/inwoner) € 100.853,92

bijdrage WVI Midwestoverleg € 54.038,75

Totaal inkomsten ILV Associatie Midwest € 154.892,67

Correctie op afrekening 2016 € 86,89

Verschil € 44.997,28

totaal overschot werking ILV Associatie Midwest (2012-2017) € 126.025,38


2.2. intergemeentelijke GIS-coördinatorDeze afrekening geldt voor de inzet van de intergemeentelijke GIS-coördinator Wouter Verhelst voor de periode van 1 januari 2017 tot 31 december 2017. Het aandeel van de 6 besturen met structurele inzet van Wouter Verhelst, in het aandeel Midwest (€ 938,42/bestuur), werd in het vermelde bedrag verrekend. Zoals hoger aangegeven, wordt Wouter Verhelst tewerkgesteld via de KDV-IGGIS-WVI.

KDV-IGGIS-WVI Raming Dagen 2017 Bijdrage partner

Ledegem 16% 33 16,06% € 15.953,11

Lichtervelde 8% 17 8,27% € 8.670,14

Ruiselede 16% 32,5 15,82% € 15.728,73

Tielt 16% 32 15,57% € 15.495,00

Wielsbeke 8% 16,5 8,03% € 8.445,76

Wingene 16% 34 16,55% € 16.411,22

Midwest 16% 33 16,06% € 9.384,20

WVI 4% 7,5 3,65% € 3.227,56

TOTAAL 100% 100% € 93.315,72

2.3. intergemeentelijke ICT-coördinatorDeze afrekening geldt voor de inzet van de intergemeentelijke ICT-coördinator voor de periode van 2 oktober 2017 tot 31 december 2017. Het aandeel van de 4 besturen met structurele inzet van Kurt Doom, in het aandeel Midwest (€ 256,68/bestuur), werd in het vermelde bedrag verrekend. Zoals hoger vermeld wordt Kurt Doom tewerkgesteld via de KDV-IGIB-WVI.

KDV-IGIB-WVI Raming Dagen 2017 Bijdrage partner

Hooglede 20% 9,62 19,3% € 3.674,94

Oostrozebeke 20% 9,5 18,9% € 3.599,82

Ruiselede 20% 9,25 18,5% € 3.537,21

Tielt 20% 10 20,1% € 3.812,67

Midwest 20% 11,6 23,2% € 3.080,16

TOTAAL 100% 100% € 17.704,18


2.4. intergemeentelijk archiefteamDeze afrekening voor het archiefteam voor de periode 1 januari 2017 tot 31 december 2017.

2017 Totaal kostgemeente

Hooglede € 17.982,77

Izegem € 17.982,77

Ledegem € 14.838,38

Moorslede € 17.982,77

Wielsbeke € 17.982,77

Wingene € 5.590,02

Totaal € 92.359,48



Midwestoverleg b i j l a g e n


bijlage 1: deelnemers intervisiegroepen

intervisiegroep stedenbouw/mobiliteit/RO/omgevingsvergunning/handhaving

naam voornaam gemeente

Vanderstichele Kristof Moorslede (voorzitter)

Vandecaveye Niek Hooglede

Benoit Frank Ingelmunster

Vandenbogaerde Eveline Ledegem

Viaene Danny Lichtervelde

Mestdagh Chantal Meuelbeke

Busschaert Lynn Meulebeke

Dewulf Elyne Moorslede

Jehs Dieter Oostrozebeke

Defoer Hermien Oostrozebeke

Truyaert Eddy Pittem

Couckuyt Carl Pittem

De Witte Bart Roeselare

Denturck Yves Roeselare

Orbie Linda Ruiselede

Tyberghien Wouter Staden

Lampo Vera Tielt

De Craemer Jan Tielt

Penninck Magali Wieslbeke

Delameilleure Karolien Wingene

Demeulemeester Chris Wingene

Vandecasteele David WVI


intervisiegroep milieu/energie/duurzaamheid


Jacobus Anton Izegem (voorzitter)

Schoonbaert Chris Ardooie

Renard Frank Hooglede

Ronse Dominik Ingelmunster

Verbeke Nathalie Izegem


(Lucker) (Tim) Ledegem

Vandenbussche Ivan Lichtervelde

Busschaert Lynn Meulebeke

Quaghebeur Brenda Moorslede

Defoer Hermien Oostrozebeke

Bostoen Lieslot Oostrozebeke

Couckuyt Carl Pittem

Vanhuyse Bert Roeselare

Wyffels Timmo Roeselare

Dhoore Mieke Ruiselede

Dochy Tine Staden

Lampo Vera Tielt

De Craemer Jan Tielt

Penninck Magali Wielsbeke

Albers Jan Wingene

Tack Ann WVI


intervisiegroep juridische ondersteuning


Vandenbussche Ivan Lichtervelde (voorzitter)

Pillaert Dominiek Ardooie

Dekens Rik Hooglede


Demeyere Geert Ledegem

Lammertijn Frank Meulebeke

Vanpoucke Tom Meulebeke

Vander Stichele Kristof Moorslede

De Pourcq Guy Oostrozebeke

Mahieu Geert Pittem

Vandeputte Bart Roeselare

Van de Sompel Florian Ruiselede

Dochy Tine Staden

Mouton Wouter Tielt

De Belser Ingrid Wielsbeke

intervisiegroep ICT/GIS/informatieveiligheid


Ronse Dominik Ingelmunster (voorzitter)

Devoldere Kris Ardooie

Dekens Rik Hooglede

Bostoen Jeffry Izegem

Molenstra Bart Izegem

Desimpel Bart OCMW Izegem

Pledts Roeland Ledegem

Demeyere Geert Ledegem



Verhelst Wouter Ledegem


Verhelst Wouter Lichtervelde

Lammertijn Frank Meulebeke

Deblaere Lobke Meulebeke


Vander stichele Kristof Moorslede

Incoul Annelies Moorslede


Saelens Claudio Oostrozebeke

De Freyne Steven Pittem

Denys Johan Roeselare

Louwagie Kaat Roeselare

De Leersnyder Luc Ruiselede

Verhelst Wouter Ruiselede

Dochy Tine Staden

Debever Ellen Staden

Bocher Ellen Staden

Meeus Wouter Tielt

Verhelst Wouter Tielt

Mouton Wouter Tielt

De Rycke Bert Wielsbeke

Penninck Magali Wielsbeke

Vande Vyvere Thomas Wingene

Verhelst Wouter Wingene

Verhelst Wouter WVI


intervisiegroep facility (gebouwenbeheer en aankopen)


Debrabandere Bruno Wielsbeke (voorzitter)

Vanhecke Charlotte Ardooie

Dekens Rik Hooglede

Vanoverberghe Jurgen Ingelmunster

(Lucker) (Tim) Ledegem

Vanderhaeghe Joost Lichtervelde

Wullaert Mathieu Meulebeke

Samoy Filip Moorslede

Bostoen Lieslot Oostrozebeke

De Cock Marc Oostrozebeke

Sierens Marleen Pittem

De Jonghe Ann Pittem

Vanblaere Tom Roeselare


Dochy Tine Staden

Allaert Patrick Tielt

Vandenberghe Dieter Wingene

intervisiegroep welzijn


Desimpel Bart Izegem (voorzitter)

Dekens Rik Hooglede


Desimpel Bart Izegem

Dessein Nathalie Ledegem

Vandaele Ria Ledegem



Vandenbussche Kris Lichtervelde


Pattyn Jens Moorslede

Wyseure Sabine Oostrozebeke

Vansteenkiste Ann Oostrozebeke

Mahieu Geert Pittem

Roef Wim Roeselare


Ligneel Dorine Staden

Moens Petra Wielsbeke

Demeulemeester Chris Wingene

intervisiegroep personeel


Dochy Tine Staden (voorzitter)

Vandermeersch Evy Ardooie

Dekens Rik Hooglede


Wiels Elisabeth Izegem


Vandenweghe Henny Ledegem



Gesquiere Liesa Moorslede

Vandermeersch Kathy Oostrozebeke


Thorrée Mieke Pittem



Lefevere Tom Roeselare

Steyaert Cherly Ruiselede

Veracx Ingrid Staden

Vanoverbeke David Tielt

Debrabandere Bruno Wielsbeke

Damad Dorien Wingene

intervisiegroep archief


Vandebruaene Hendrik voorzitter

Callewaert Tobias Ardooie

Dekens Rik Hooglede



Breyne Leen Ledegem

Pledts Roeland Ledegem

Haeghebaert Luc Lichtervelde

Cochuyt Peter Meulebeke

D’haene Luc Moorslede

Vanackere Isabel Oostrozebeke

Ameye Evelien Oostrozebeke

Thorrée Mieke Pittem

Vanblaere Tom Roeselare

De Zaeytijd Stijn Roeselare

Vantomme Annelies Ruiselede

Dochy Tine Staden

Van Hauwaert Hannes Tielt



De Rycke Bert Wielsbeke

De Meyer Els Wielsbeke

Lucidarme Steffie Wingene

intervisiegroep economie


Demeulemeester Chris Wingene (voorzitter)


De Samber Dirk Wielsbeke

Aangevuld met de leden van het Atelier Sociale Economie.


bijlage 2: aanwezigheden gemeentebesturen intervisiegroep

Intervisiegroep ICT

datumA

rdoo

ie

Hoo

gled

e

Inge

lmun

ter

Izeg

em

Lede

gem

Lich

terv

elde

Meu

lebe

ke

Moo

rsle

de

Oos

troz

ebek

e

Pitte

m

Roe

sela

re

Rui

sele

de

Stad

en

Tiel

t

Win

gene

Wie

lsbe

ke

21/06/2017 geen verslag beschikbaar

08/11/2017 x x x x x x x x x x x

28/11/2017 x x x x x x x x x x x x

Intervisiegroep archief

datum

Ard

ooie

Hoo

gled

e

Inge

lmun

ter

Izeg

em

Lede

gem

Lich

terv

elde

Meu

lebe

ke

Moo

rsle

de

Oos

troz

ebek

e

Pitte

m

Roe

sela

re

Rui

sele

de

Stad

en

Tiel

t

Win

gene

Wie

lsbe

ke

24/04/2017 x x x x x x x x x x x x

28/08/2017 x x x x x

Intervisiegroep economie

datum

Ard

ooie

Hoo

gled

e

Inge

lmun

ter

Izeg

em

Lede

gem

Lich

terv

elde

Meu

lebe

ke

Moo

rsle

de

Oos

troz

ebek

e

Pitte

m

Roe

sela

re

Rui

sele

de

Stad

en

Tiel

t

Win

gene

Wie

lsbe

ke

31/01/2017 x x x x x x x x

25/04/2017 geen aanwezigheidslijst beschikbaar

11/10/2017 x x x x x x x x

21/11/2017 x x x x x x


Intervisiegroep facility

datum

Ard

ooie

Hoo

gled

e

Inge

lmun

ter

Izeg

em

Lede

gem

Lich

terv

elde

Meu

lebe

ke

Moo

rsle

de

Oos

troz

ebek

e

Pitte

m

Roe

sela

re

Rui

sele

de

Stad

en

Tiel

t

Win

gene

Wie

lsbe

ke

23/03/2017 x x x x x x x

01/06/2017 x x x x x x x x x x x

13/09/2017 x x x x x x x x x x

22/11/2017 x x x x x x x x x

Intervisiegroep informatieveiligheid

datum

Ard

ooie

Hoo

gled

e

Inge

lmun

ter

Izeg

em

Lede

gem

Lich

terv

elde

Meu

lebe

ke

Moo

rsle

de

Oos

troz

ebek

e

Pitte

m

Roe

sela

re

Rui

sele

de

Stad

en

Tiel

t

Win

gene

Wie

lsbe

ke

23/03/2017 x x x x x x x x

Intervisiegroep juridische ondersteuning

datum

Ard

ooie

Hoo

gled

e

Inge

lmun

ter

Izeg

em

Lede

gem

Lich

terv

elde

Meu

lebe

ke

Moo

rsle

de

Oos

troz

ebek

e

Pitte

m

Roe

sela

re

Rui

sele

de

Stad

en

Tiel

t

Win

gene

Wie

lsbe

ke

23/02/2017 x x x x x

Intervisiegroep milieu

datum

Ard

ooie

Hoo

gled

e

Inge

lmun

ter

Izeg

em

Lede

gem

Lich

terv

elde

Meu

lebe

ke

Moo

rsle

de

Oos

troz

ebek

e

Pitte

m

Roe

sela

re

Rui

sele

de

Stad

en

Tiel

t

Win

gene

Wie

lsbe

ke

16/03/2017 x x x x x x x x x

21/09/2017 x x x x x x x x x x

november 2017 x x x x x x x x x x


Intervisiegroep personeel en opleiding

datum

Ard

ooie

Hoo

gled

e

Inge

lmun

ter

Izeg

em

Lede

gem

Lich

terv

elde

Meu

lebe

ke

Moo

rsle

de

Oos

troz

ebek

e

Pitte

m

Roe

sela

re

Rui

sele

de

Stad

en

Tiel

t

Win

gene

Wie

lsbe

ke

07/03/2017 x x x x x x x x x x x x

30/05/2017 geen aanwezigheidslijst beschikbaar

03/10/2017 x x x x x x x

Intervisiegroep RO & mobiliteit

datum

Ard

ooie

Hoo

gled

e

Inge

lmun

ter

Izeg

em

Lede

gem

Lich

terv

elde

Meu

lebe

ke

Moo

rsle

de

Oos

troz

ebek

e

Pitte

m

Roe

sela

re

Rui

sele

de

Stad

en

Tiel

t

Win

gene

Wie

lsbe

ke

02/02/2017 x x x x x x x x x x x x

11/05/2017 x x x x x x x x x

26/10/2017 x x x x x x x x

Intervisiegroep welzijn

datum

Ard

ooie

Hoo

gled

e

Inge

lmun

ter

Izeg

em

Lede

gem

Lich

terv

elde

Meu

lebe

ke

Moo

rsle

de

Oos

troz

ebek

e

Pitte

m

Roe

sela

re

Rui

sele

de

Stad

en

Tiel

t

Win

gene

Wie

lsbe

ke

12/06/2017 x x x x x x x

22/09/2017 x x x x x x x x


bijlage 3: agenda’s Midwestoverleg - Beheerscomité


Werkingsverslag Interlokale Vereniging Associatie Midwest 2017 13

Bijlage 2: Agenda’s Midwestoverleg – Beheerscomité Midwestoverleg – Beheerscomité 31 januari 2017 Overlegorgaan Midwest 1. Bespreken voorstel aantal afgevaardigden oppositie Midwestoverleg 1. Goedkeuring verslag Midwestoverleg 13 december 2016 Clusterwerking Midwest 2. Cluster bestuurlijk traject – Kris Declercq en Bert Maertens 2.1 Ondertekening protocol Midwestoverleg – provincie West-Vlaanderen 2.2 Afspraken opmaak addendum protocol 3. Cluster cultuur en vrije tijd – Kurt Windels, Ria Pattyn – Beeusaert 3.1 Stand van zaken regionaal archiefdepot 4. Cluster economie – Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 5. Cluster facilitair en logistiek – Kris Declercq en Bert Maertens 6. Cluster ICT, GIS en digitalisering – Karl De Klerck en Greet De Roo 6.1 I – monitor 7. Cluster milieu – Bart Dochy en Kurt Windels 7.1 Rationeel waterbeheer 7.2 Aankoop onbemande camera’s – stand van zaken 8. Cluster welzijn – Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 8.1 Toelichting werking W13 – regio Kortrijk 8.2 Initiatief Accent 8.3 Opstart werkgroep PWA-wijkwerking 8.4 Opstart intervisiegroep welzijn 9. Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit – Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 9.1 Basisbereikbaarheid 9.2 Doven openbare verlichting 9.3 Laadpalen 9.4 Uitnodiging Vlaams Bouwmeester te Izegem – regionaal overlegmoment 5 oktober 2017 – 9.5 Intergemeentelijke toezichthouder 9.6 Witboek BRV 10. Varia 10.1 RESOC - ESF dossier – versterkt streekbeleid - Stand van zaken protocol voor samenwerking tussen het Midwestoverleg en het RESOC - Communicatie RESOC – voorstel - VZW Midwest Development




10.2 Studiedag VVSG te Hasselt 10.3 Midwestoverleg vs. college/gemeenteraad – voorstel 11. Volgend Midwestoverleg – Beheerscomité Midwestoverleg – Beheerscomité 21 februari 2017 Deel I. Overlegorgaan Midwest 1. Stand van zaken goedkeuring uitgangspunten respectievelijke colleges Deel II. Midwestoverleg 2. Goedkeuring verslag Midwestoverleg 31 januari 2017 Clusterwerking Midwest 3. Cluster bestuurlijk traject – Kris Declercq en Bert Maertens 3.1 Retroplanning aanpak inkanteling samenwerkingsverbanden 3.2 Opmaak addendum protocol samenwerking Midwestoverleg-provincie 3.3 Ondertekening protocol Midwestoverleg – provincie West-Vlaanderen 3.4 Ondertekening protocol Midwestoverleg – RESOC Midden-West-Vlaanderen 3.5 Europese projecten voor regio Midwest 4. Cluster facility en logistiek – Kris Declercq en Bert Maertens 4.1 Traiteur 4.2 Opmaak Kerkenplan 5. Cluster cultuur en vrije tijd – Kurt Windels, Ria Pattyn – Beeusaert 6. Cluster economie – Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 6.1 ESF – Versterkt streekbeleid – voorstel startevent 7. Cluster ICT, GIS en digitalisering – Karl De Klerck en Greet De Roo 7.1 I – monitor – bespreken voorstel cofinanciering 7.2 Documentenplatform regio Midwest 7.3 Overeenkomst intergemeentelijke GIS-coördinator 8. Cluster milieu – Bart Dochy en Kurt Windels 8.1 Technische infosessie VDAB – stand van zaken standpunt besturen 8.2 Aankoop onbemande camera’s in strijd tegen zwerfvuil: terugkoppeling overleg 24 februari 2017 8.3 Regionaal dossier asbestverwijdering 9. Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit – Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 9.1 Stand van zaken standpunt uitstel omgevingsvergunning 9.2 Stand van advies regio Midwest Witboek BRV 10. Cluster welzijn – Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn Dossiers in opvolging 11. Varia




Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 12. Volgend Midwestoverleg – Beheerscomité Midwestoverleg – Beheerscomité 28 maart 2017 Deel I. Overlegorgaan Midwest 1. Goedkeuring verslag Midwestoverleg 21 februari 2017 2. Cluster bestuurlijk – Kris Declercq en Bert Maertens – voorstel ter goedkeuring 2.1. Bespreking uitgezuiverde lijst in te kantelen samenwerkingsverbanden 2.2. Aanpak Europese projecten voor regio Midwest – voorstel ter goedkeuring Deel II. Midwestoverleg 3. Cluster facility en logistiek – Kris Declercq en Bert Maertens 4. Cluster cultuur en vrije tijd – Kurt Windels, Ria Pattyn – Beeusaert 4.1. Regionaal archiefdepot – voorstel ter goedkeuring 4.2. Regionale bibliotheek - mededeling 4.3. Regionale aankoop Records Management (RM) tool – voorstel tot goedkeuring 5. Cluster economie – Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd – ter kennisgeving 6. Cluster milieu – Bart Dochy en Kurt Windels 6.1. Aankoop onbemande camera’s in strijd tegen zwerfvuil 6.2. Regionaal dossier asbestverwijdering 6.3. Stand van zaken intergemeentelijke toezichthouder 7. Cluster welzijn – Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 7.1. Werkgroep wijkwerking – mededeling 8. Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit – Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 8.1. Doven/dimmen openbare verlichting – voorstel ter goedkeuring 8.2. Laadpalen – mededeling 8.3. Werkgroep Spoor – mededeling 8.4. Heffen belasting op de verhuur van gebouwen in agrarisch gebied – vraag tot afstemming 8.5. Heffen van een retributie op het afleveren van een omgevingsvergunning – vraag tot afstemming 8.6. Opstart Digitale Stedenbouwkundige Informatie (DSI) regio Midwest – voorstel ter goedkeuring 9. Cluster ICT, GIS en digitalisering – Karl De Klerck en Greet De Roo 9.1. I – monitor – terugkoppeling startvergadering 9 maart 2017 9.2. Documentenplatform voor regio Midwest 9.3. Overeenkomst intergemeentelijke GIS-coördinator 10. Varia 10.1. Startevent ESF project versterkt streekbeleid – ter bespreking 10.2. Be-Alerttool – ter bespreking 10.3. Gaselwest – Ardooie Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 11. Volgend Midwestoverleg – Beheerscomité




Midwestoverleg – Beheerscomité 25 april 2017 Startevent ESF Midwestoverleg – Beheerscomité 30 mei 2017 Deel I. Overlegorgaan Midwest – stand van zaken Deel II. Midwestoverleg 1. Goedkeuring verslag Midwestoverleg 28 maart 2017 Clusterwerking Midwest 2. Cluster cultuur en vrije tijd – Kurt Windels, Ria Pattyn – Beeusaert 2.1. Toekomstvisie BROERE - Toelichting 2.2. Regionaal archiefdepot – stand van zaken 2.3. Onderzoek inkanteling BIE – stand van zaken 2.4. Regionale aankoop Records Management (RM) tool – stand van zaken 3. Cluster ICT, GIS en digitalisering – Karl De Klerck en Greet De Roo 3.1 Documentenplatform voor regio Midwest – implementatie & afspraken 3.2 Website Midwest – mededeling & demo 3.3 Regionaal luik I – monitor – stand van zaken 3.4 Intergemeentelijke ICT-coördinator en ICT-medewerker – vraag tot goedkeuring bestuursorganen 3.5 Overeenkomst intergemeentelijke GIS-coördinator – vraag tot goedkeuring bestuursorganen 4. Cluster bestuurlijk – Kris Declercq en Bert Maertens 4.1 Bespreking uitgezuiverde lijst in te kantelen samenwerkingsverbanden – stand van zaken 4.2 Jaarverslag ILV Associatie Midwest – vraag tot goedkeuring bestuursorganen 4.3 Bespreking werking Midwestoverleg (clusters vs. intervisiegroepen) 4.4 Aanpak Europese projecten voor regio Midwest - mededeling 4.5 Werktafels VVSG – mededeling 5. Cluster facility en logistiek – Kris Declercq en Bert Maertens – voorstel ter goedkeuring 6. Cluster economie – Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd - mededeling 6.1 Samenwerkingsverband versterkt streekbeleid - mededeling 6.2 West4Work - mededeling 6.3 Onderzoek inkanteling samenwerkingsverbanden – stand van zaken 7. Cluster milieu – Bart Dochy en Kurt Windels 7.1 Aankoop onbemande camera’s in strijd tegen zwerfvuil – voorstel ter goedkeuring 7.2 Regionaal dossier asbestverwijdering – stand van zaken 7.3 Intergemeentelijke toezichthouder - stand van zaken 8. Cluster welzijn – Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 8.1 Onderzoek inkanteling woonwinkels – voorstel ter goedkeuring 8.2 Onderzoek inkanteling andere samenwerkingsverbanden – stand van zaken 9. Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit – Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 9.1 Doven/dimmen openbare verlichting – stand van zaken




9.2 Vraag burgemeester Karlos Callens Midwestoverleg 28 maart 2017 9.3 Heffen van een retributie op het afleveren van een omgevingsvergunning – stand van zaken vraag tot afstemming 9.4 Opstart Digitale Stedenbouwkundige Informatie (DSI) regio Midwest – voorstel ter goedkeuring 10. Varia 10.1 Warmtenet Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 11. Volgend Midwestoverleg – Beheerscomité Midwestoverleg – Beheerscomité 27 juni 2017 Deel I. Overlegorgaan Midwest – stand van zaken 1. DVV Midwest 2. Infosessie raadsleden 3. Betrokkenheid OCMW’s Deel II. Midwestoverleg 4. Goedkeuring verslag Midwestoverleg 30 mei 2017 Clusterwerking Midwest 5. Cluster ICT, GIS en digitalisering – Karl De Klerck en Greet De Roo 5.1 Regionaal luik I – monitor – toelichting door Pieter Sellenslagh en Chesny Callens (C-smart) – ter goedkeuring 5.2 Voorstel rollen documentenplatform voor regio Midwest – ter goedkeuring 5.3 Intergemeentelijke ICT-coördinator – stand van zaken 6. Cluster welzijn – Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 6.1 Goedkeuring minister Homans in kader van de regierol sociale economie – toelichting door Ellen Coghe (beleidsmedewerker stad Roeselare) – ter goedkeuring 6.2 Scenario’s voor wijkwerking - toelichting door Ellen Coghe (beleidsmedewerker stad Roeselare) en Yves Vercruysse (medewerker RESOC Midden-West-Vlaanderen) – voorstel ter goedkeuring 7. Cluster bestuurlijk – Kris Declercq en Bert Maertens 7.1 Inkanteling samenwerkingsverbanden – stand van zaken ter bespreking 7.2 Studiedag VVSG 8. Cluster facility en logistiek – Kris Declercq en Bert Maertens – voorstel ter goedkeuring 9. Cluster cultuur en vrije tijd – Kurt Windels, Ria Pattyn – Beeusaert 9.1. Regionaal depot – ter bespreking en inname standpunt 9.2. Onderzoek inkanteling BIE – nota ter bespreking 9.3. Inkanteling samenwerking sport – ter bespreking 9.4. Inkanteling academiën – ter bespreking 10. Cluster economie – Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd - mededeling 10.1 Samenwerkingsverband versterkt streekbeleid – mededeling




10.2 Inkanteling samenwerkingsverbanden – ter bespreking 10.3 Scenario’s voor wijkwerking 10.4 Studie bedrijventerreinen – mededeling 10.5 Vervanging Francesco Vanderjeugd RESOC – ter bespreking 11. Cluster milieu – Bart Dochy en Kurt Windels 11.1 Aankoop onbemande camera’s in strijd tegen zwerfvuil – mededeling 11.2 Intergemeentelijke toezichthouder - stand van zaken 12. Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit – Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 12.1 Vervoersregio – voorstel ter goedkeuring 12.2 Km heffing 12.3 Doven openbare verlichting 12.4 Voorstel Witboek BRV 13. Varia Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 14. Volgend Midwestoverleg – Beheerscomité Midwestoverleg – Beheerscomité 26 september 2017 Deel I. Overlegorgaan Midwest – stand van zaken 1. Dienstverlenende vereniging (DVV) Midwest: statuten, bestuursplan, ondernemingsplan,

motivatienota – ter goedkeuring 2. Infosessie raadsleden – ter goedkeuring 3. Betrokkenheid OCMW’s – ter goedkeuring Deel II. Midwestoverleg 4. Goedkeuring verslag Midwestoverleg 27 juni 2017 Clusterwerking Midwest 5. Cluster bestuurlijk – Kris Declercq en Bert Maertens 5.1 Inkanteling samenwerkingsverbanden – nota ter bespreking en goedkeuring 5.2 Stand van zaken goedkeuring jaarverslag – ter kennisgeving 6. Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit – Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 6.1. Toelichting basisbereikbaarheid door Eric Sempels en Lieven Van Eeno – departement mobiliteit

en openbare werken (MOW) – toelichting ter bespreking 6.2. Vlaams Bouwmeester – herinnering uitnodiging 7. Cluster ICT, GIS en digitalisering – Karl De Klerck en Greet De Roo 7.1. Regionaal luik I – monitor – ter kennisgeving 7.2. Intergemeentelijke ICT-coördinator en ICT-medewerker – ter kennisgeving 8. Cluster welzijn – Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 8.1. Hervorming eerstelijnsregio’s – voorstel van aanpak ter goedkeuring 8.2. Scenario’s voor wijkwerking – inname definitief standpunt 8.3. Duurzaam en sociaal aanbesteden – ter kennisgeving




9. Cluster facility en logistiek – Kris Declercq en Bert Maertens 10. Cluster cultuur en vrije tijd – Kurt Windels, Ria Pattyn – Beeusaert 10.1. Onderzoek inkanteling BIE 10.2. Inkanteling samenwerking sport 10.3. Inkanteling academiën – ter bespreking 11. Cluster economie – Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 11.1. Versterkt streekbeleid – socio-economische streekagenda – herinnering 2 oktober 2017 11.2. Vervanging Francesco Vanderjeugd RESOC – ter bespreking 12. Cluster milieu – Bart Dochy en Kurt Windels 13. Varia Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 14. Volgend Midwestoverleg – Beheerscomité Midwestoverleg – Beheerscomité 24 oktober 2017 Deel I. Overlegorgaan Midwest – stand van zaken 1. Dienstverlenende vereniging (DVV) Midwest 1.1. Ontvangen opmerkingen – ter goedkeuring 1.2. Infosessie raadsleden – ter kennisgeving 1.3. Infosessie leden MAT – ter bespreking 1.4. Goedkeuring door gemeenteraad – ter goedkeuring 1.5. Verlijden van de akte DVV Midwest – ter goedkeuring 1.6. Begroting gemeenten 2018 – ter kennisgeving Deel II. Midwestoverleg 2. Goedkeuring verslag Midwestoverleg 26 september 2017 Clusterwerking Midwest 3. Cluster bestuurlijk – Kris Declercq en Bert Maertens 3.1. Inkanteling samenwerkingsverbanden – stand van zaken 4. Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit – Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 4.1. Basisbereikbaarheid voor regio Midwest – ter kennisgeving 4.2. Vraag tot uitstel lijst woonreservegebieden – ter bespreking 4.3. Witboek BRV – ter bespreking 4.4. Nota flankerend beleid als richtlijn bij dimmen openbare verlichting – ter goedkeuring 4.5. Infosessie Vlaams Bouwmeester – ter kennisgeving 5. Cluster ICT, GIS en digitalisering – Karl De Klerck en Greet De Roo 5.1. Intergemeentelijke ICT-coördinator – ter kennisgeving 6. Cluster welzijn – Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 6.1. Vorming eerstelijnszones – ter goedkeuring 6.2. Crisisnetwerk en nachtopvang – ter goedkeuring 6.3. Wijk-werken – ter goedkeuring




6.4. Aanwerving beleidsmedewerker welzijn – ter bespreking 7. Cluster facility en logistiek – Kris Declercq en Bert Maertens 8. Cluster cultuur en vrije tijd – Kurt Windels, Ria Pattyn – Beeusaert 8.1. Opstart traject inkanteling BIE – ter bespreking 8.2. Intergemeentelijk archiefteam – ter bespreking 8.3. Opstart regionale samenwerking sport – ter kennisgeving 9. Cluster economie – Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 9.1. Vervanging Francesco Vanderjeugd RESOC – ter bespreking 10. Cluster milieu – Bart Dochy en Kurt Windels 11. Varia Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 12. Volgend Midwestoverleg – Beheerscomité Midwestoverleg – Beheerscomité 28 november 2017 Deel I. Overlegorgaan Midwest – stand van zaken 1. Dienstverlenende vereniging (DVV) Midwest 1.1. Goedkeuring gemeenteraden 1.2. Verlijden van de akte DVV Midwest Deel II. Midwestoverleg 2. Goedkeuring verslag Midwestoverleg 24 oktober 2017 Clusterwerking Midwest 3. Cluster bestuurlijk – Kris Declercq en Bert Maertens 3.1. Inkanteling samenwerkingsverbanden – stand van zaken 3.2. Gedachtenwisseling toekomstige werking DVV Midwest 3.3. Addendum protocol Midwestoverleg - provincie 4. Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit – Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 4.1. Consensus nota bedrijventerreinen – Stephaan Barbery (provincie West-Vlaanderen) -

Toelichting 4.2. Basisbereikbaarheid in regio Midwest – ter kennisgeving 4.3. Nota flankerend beleid als richtlijn bij dimmen openbare verlichting – ter goedkeuring 5. Cluster ICT, GIS en digitalisering – Karl De Klerck en Greet De Roo 5.1. Documentenplatform 5.2. Website 5.3. Projectoproep City of things 6. Cluster welzijn – Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 6.1. Vorming eerstelijnszones – ter goedkeuring 6.2. Rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp – inhoudelijke toelichting door Patrick Lancksweerdt

(directeur vrij CLB) - project ter goedkeuring




6.3. Crisisnetwerk en nachtopvang – ter goedkeuring 6.4. Wijkwerken – ter goedkeuring 6.5. Aanwerving beleidsmedewerker welzijn – ter bespreking 6.6. Regionaal dierenasiel 7. Cluster facility en logistiek – Kris Declercq en Bert Maertens 8. Cluster cultuur en vrije tijd – Kurt Windels, Ria Pattyn – Beeusaert 9. Cluster economie – Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 9.1. Versterkt socio-economisch streekbeleid 9.2. Intervisiegroep economie 9.3. Nota detailhandel – ter kennisgeving 9.4. Nota ondernemerschap – ter kennisgeving 9.5. Memorandum arbeidsmarktsymposium – ter kennisgeving 9.6. Vervanging Francesco Vanderjeugd RESOC – ter bespreking 10. Cluster milieu – Bart Dochy en Kurt Windels 11. Varia Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 12. Volgend Midwestoverleg – Beheerscomité

Midwestoverleg – Beheerscomité 19 december 2017 Deel I. Overlegorgaan Midwest – stand van zaken 1. Dienstverlenende vereniging (DVV) Midwest 1.1. Goedkeuring gemeenteraden 1.2. Verlijden van de akte DVV Midwest 1.3. Afvaardiging in Raad van Bestuur en Algemene Vergadering 1.4. Afgevaardigden met raadgevende stem Deel II. Midwestoverleg 2. Goedkeuring verslag Midwestoverleg 28 november 2017 Clusterwerking Midwest 3. Cluster welzijn – Rita Demaré en Ria Beeusaert - Pattyn 3.1. Rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp – stand van zaken 3.2. Crisisnetwerk – stand van zaken 3.3. Wijk-werken – ter bespreking 4. Cluster bestuurlijk – Kris Declercq en Bert Maertens 4.1. Inkanteling samenwerkingsverbanden – stand van zaken 4.2. Vraag deelname Dentergem 5. Cluster ruimtelijke ordening en mobiliteit – Dirk Verwilst, Ward Vergote, Ivan Delaere 5.1. Basisbereikbaarheid in regio Midwest – bespreking deelname Torhout 6. Cluster ICT, GIS en digitalisering – Karl De Klerck en Greet De Roo




6.1. I-monitor – eindrapportage 6.2. Documentenplatform 6.3. Website 6.4. Projectoproep City of things 7. Cluster facility en logistiek – Kris Declercq en Bert Maertens 8. Cluster cultuur en vrije tijd – Kurt Windels, Ria Pattyn – Beeusaert 9. Cluster economie – Hendrik Verkest, Jan Stevens, Francesco Vanderjeugd 9.1. Versterkt socio-economisch streekbeleid – toelichting door Idea Consult 9.2. Vervanging Francesco Vanderjeugd RESOC – ter bespreking 10. Cluster milieu – Bart Dochy en Kurt Windels 10.1. Start intergemeentelijke toezichthouder – mededeling 10.2. Burgemeestersconvenant – aanstellen renovatiecoach – voorstel ter bespreking 11. Varia 11.1. Vraag Meulebeke – ter bespreking 11.2. Nieuwjaarslunch – ter bespreking Deel III. Projectbureau WVI-Midwest 12. Volgend Midwestoverleg – Beheerscomité De zittingen van de Zoneraad en het Zonecollege van hulpverleningszone Midwest gaan aansluitend aan het Midwestoverleg door.


bijlage 4: overzicht aanwezigheden bijeenkomsten Midwestoverleg - Beheerscomité

Overzicht aanwezigheden bijeenkomsten Midwestoverleg - Beheerscomité

naam gemeente MWO-BC31.01.17

MWO-BC21.02.17

MWO-BC28.03.17

MWO-BC25.04.17

MWO-BC30.05.17

MWO-BC27.06.17

MWO-BC26.09.17

MWO-BC24.10.17

MWO-BC28.11.17

MWO-BC19.12.17

Beeusaert-Pattyn Ria Lichtervelde a a a a a a a a a a

Callens Karlos Ardooie a a a a a a a a a v

De Clerck Karl Oostrozebeke a a a a a a a a a a

De Rammelaere Els Tielt a a a a a a a a a a

De Roo Greet Ruiselede v a a a a a a a a a

Declercq Kris Roeselare (voorzitter) a a a a a a a a a a

Delaere Ivan Pittem a a a a a a v a a a

Demaré Rita Hooglede a a a a a a a a a a

Dochy Bart Ledegem a a v a a a a v a a

Maertens Bert Izegem a a a a v a a a a a

Stevens Jan Wielsbeke v v v a v a v a a a

Vanderjeugd Francesco Staden a a a a v a v v a v

Vergote Ward Moorslede v a v a v a a a a a

Verkest Hendrik Wingene a a v a a a a a a a

Verwilst Dirk Meulebeke a a a a a a a a a a

Windels Kurt Ingelmunster a a a a v a a a a a

de Bethune Jean Gedeputeerde bevoegd voor streekontwikkeling Provincie West-Vlaanderen

a a a a v a a v v v

Sanders Geert Algemeen directeur WVI a a a a a a a a a a

Ronse Dominik Vertegenwoordiger Forum IGS a a a a a a a a a a

Desimpel Bart Vertegenwoordiger overleg OCMW secretarissen

a a v a a a a a a v

Verriest Saskia Coördinator Midwestoverleg - beheerscomité

a a a a a a a a a a


bijlage 5: agenda’s ECG Roeselare - Tielt


Bijlage 4: Agenda’s ECG Roeselare-Tielt

ECG Roeselare – Tielt 10 februari 2017

ECG Roeselare – Tielt 22 februari 2017

1. Midwest: stand van zaken 1.1. Dienstverlenende vereniging MidWest 1.2. Clusterwerking 1.3. Intervisiegroepen 2. ECG Vlaanderen en provinciaal. 3. VVSG 4. Organisatie (provinciaal) congres in 2018? 5. Draaiboek congres 6. Activiteit collega’s op rust. 7. Varia

ECG Roeselare – Tielt 15 maart 2017

1. Midwest: stand van zaken 1.1. Dienstverlenende vereniging MidWest 1.2. Clusterwerking 1.3. Intervisiegroepen 2. ECG Vlaanderen en provinciaal. 3. VVSG 4. Varia

ECG Roeselare – Tielt 26 april 2017

1. Midwest: stand van zaken 1.1. Dienstverlenende vereniging MidWest 1.2. Clusterwerking 1.3. Intervisiegroepen 2. ECG Vlaanderen en provinciaal. 3. VVSG 3.1. Raad van bestuur 3.2. Intervisiegroep werktafels 4. Congres 5. Varia




5.1. Notubis 5.2. C-smart (bijeenkomst 30 mei) 5.3. Overheidsopdrachten 5.4. facturatie ECG 5.5. Data najaar

ECG Roeselare – Tielt 31 mei 2017

1. Stand van zaken “decreet lokaal bestuur” 2. ECG Vlaanderen en provinciaal. 3. VVSG 4. Congres 5. MidWest 6. Varia 6.1. Ingebrekestelling TBC-Post 6.2. Uiteenzetting inzake overheidsopdrachten op 26.06.2017 6.3. Juryvergoedingen 6.4. Voorstel uiteenzetting eindeloopbaan 6.4. Bezoek Unilin op 12.06.2017

ECG Roeselare – Tielt 28 juni 2017

1. Uiteenzetting van vormings- en expertisecentrum Vonk. 2. Uiteenzetting door dhr. Yves Vercruysse aangaande de hervorming van PWA naar wijkwerken. 3. MidWest: - Statuten dienstverlenende vereniging - Inkanteling samenwerkingsverbanden - Depot archeologische objecten - Onbemande camera’s - Intervisiegroepen svz 4. ECG provincie en Vlaanderen: o.m. DLB 5. VVSG 6. Provinciaal Congres: 19/04/2018 7. Varia




ECG Roeselare – Tielt 20 september 2017

1. Uiteenzetting Notubiz. 2. MidWest: - dienstverlenende vereniging - stand van zaken - Inkanteling samenwerkingsverbanden - Wijkwerken - Vorming eerstelijnszorgen - MOW-basisbereikbaarheid - Intervisiegroepen - stand van zaken - Visie secretarissen t.a.v. MidWest 3. Opmaak omgevingsanalyse m.b.t. intergemeentelijke verenigingen 4. ECG provincie en Vlaanderen (o.m. DLB) 5. VVSG 6. Provinciaal Congres: 19/04/2018 7. Pensioenviering collega Chris. 8. Nieuwjaarsreceptie 2018 9. Varia - overheidsopdrachten - kostendelende organisatie (GD&A) - Protime 360°

ECG Roeselare – Tielt 25 oktober 2017

1. Kennismaking ICT-medewerker MidWest. 2. Methodiek opmaak omgevingsanalyse Izegem 3. MidWest: - dienstverlenende vereniging - stand van zaken - Inkanteling samenwerkingsverbanden - Intervisiegroepen - stand van zaken - Archiefwerking - Basisbereikbaarheid - Wijkwerken - Afvaardiging vanuit ECG in MidWest 4. ECG provincie en Vlaanderen (o.m. DLB) 5. VVSG




6. Provinciaal Congres: 19/04/2018 7. Data bijeenkomsten 2018 8. Varia - Tijdstip bijeenkomsten in 2018

ECG Roeselare – Tielt 22 november 2017

1. Toelichting nieuw onteigeningsdecreet door GD&A. 2. MidWest: - Intervisiegroepen – data vastleggen/resultaatsverbintenis - Afvaardiging vanuit ECG in MidWest 3. ECG provincie en Vlaanderen (o.m. DLB) 4. VVSG 5. Provinciaal Congres: 19/04/2018 6. Activiteiten - nieuwjaarsreceptie - bedrijfsbezoek WAAK - bezoek Eperon d’Or (Izegem) - studiereis 7. Varia - insteek vragen sprekers/items voor vergaderingen - bezorgen verslagen aan erecollega’s

ECG Roeselare – Tielt 20 december 2017

1. Toelichting “duurzaam en sociaal aankopen” door Yves Vercruysse. 2. MidWest: - Afspraken werking DVV MidWest - Regionale ondersteuning provincie 3. ECG provincie en Vlaanderen (o.m. DLB) 4. VVSG 5. Provinciaal Congres: 19/04/2018 6. Activiteiten 2018 7. Varia


bijlage 6: aanwezigheden ECG regio Roeselare - Tielt

naam gemeente MWO-ECG22.02.17

MWO-ECG15.03.17

MWO-ECG26.04.17

MWO-ECG31.05.17

MWO-ECG28.06.17

MWO-ECG20.09.17

MWO-ECG25.10.17

MWO-ECG22.11.17

MWO-ECG20.12.17

Debrabandere Bruno voorzitter - Wielsbeke a a a a a a a a a

Ronse Dominik Ingelmunster a a a a a a a a a

Vandenbussche Ivan Lichtervelde a a a a a v a a a

Demeyere Geert Ledegem a a v a a a a a a

Sintobin Geert Roeselare a v a a a v a a a

Verstraete Jurgen Toekomstig secretaris Wingene a a a a a a

De Meulemeester Chris Wingene v a v v a a

De Pourcq Guy Oostrozebeke v v a a a a a a a

Vanderstichele Kristof Moorslede a a a a a a a a a

Mahieu Geert Pittem v a a v v a a v v

Dochy Tine Staden a v v a v v a v v

Pillaert Dominiek Ardooie a a a a a a v a a

Vandebruwaene Hendrik Tielt a v a v v v v v v

Jacobus Anton Izegem a v v v a a a v a

Dekens Rik Hooglede v v a a v a a v a

De Leersnijder Luc Ruiselede v a v v v a v v v

Vanpoucke Tom Meulebeke v v v v v a v v a

Verriest Saskia coördinator a a a a v a a a a


Bijlage 7: agenda’s OCMW voorzittersoverleg


Bijlage 6: agenda’s OCMW voorzittersoverleg

20 februari 2017 te Wingene

1. Onthaal 2. Korte voorstelling OCMW Wingene Vluchtelingencrisis 2.1 Leaderproject ‘brugfiguren en brede scholen als partners tegen kinderen gezinsarmoede’ 2.2 Woonzorgproject ‘Wonen in Wingene, zorgzame en vitale plattelandsgemeente- LDC Geselle 2.3 WZC Amphora 3. Terugkoppeling van de gevoerde gesprekken OCMW Wielsbeke met W13 3.1 stand van zaken 3.2 Bespreking 3.3 Afspraken 4. Arbeidsactivering vluchtelingen/migranten 4.1 project ‘busje komt zo’ (Tielt) 4.2 toelichting Joachim Commeene (Accent Jobs – projectmanager integratie) 5. Regiostrategie dak- en thuisloosheid – stand van zaken 6. De werking en financiering van De Rinkel 7. Varia 8. locatie en datum volgend overleg

15 juni 2017 te Roeselare

1. Onthaal 2. Korte introductie over de belangrijkste uitdagingen van het CAW Centraal‐West‐Vlaanderen 3. Samenwerken inzake welzijn 4. Variapunten - Dorpskernacupuntuur - Locatie en datum volgend overleg


bijlage 8: agenda’s regionale werking VVSG

Regio-overleg 15 februari 2017

1. Beleidsplan Ruimte Vlaanderen - Regiobib Meetjesland - Nieuws uit de regio’s Regio-overleg 28 juni 2017

1. Beter besturen door samen te werken II 2. Nieuws uit de regio’s 2.1 Regio Brugge & regio Oostende 2.2 Veneco 2.3 Interwaas 2.4 Mid-West Regio-overleg 17 oktober 2017

1. Stadsregio Turnhout 2. Gemeentelijke fusies 3. Decreet Lokaal Bestuur 4. Ervaringen uit de regio’s 5. Varia

Regio-overleg 07 november 2017

1. Gemeentelijke fusies + stavaza Decreet Lokaal Bestuur 2. Stadsregio Turnhout: samenwerken aan een sterk woonbeleid 3. Nieuws uit de regio’s - Vlaams-Brabant - MidWest - Regio Brugge - Regio Oostende - Noord-Oost-Vlaanderen 4. Varia


bijlage 9: agenda’s VVSG Plattelandscommissie



Bijlage 8: Agenda’s VVSG Plattelandscommissie

Plattelandscommissie 07 februari 2017

1. Code voor infrastructuur‐ en nutswerken langs gemeentewegen: Onderschrijven van geactualiseerde code door steden en gemeenten. 2. Werktekst Witboek BRV 3. VVSG ‐ Aanspreekpunt lokale voedselstrategie: voorstelling nieuwe VVSG‐stafmedewerker en takenpakket 4. Stand van zaken hervorming Interbestuurlijk Plattelandsoverleg 5. Varia

Plattelandscommissie 26 april 2017

1. Decreet Lokaal bestuur 2. Aanspreekpunt lokale Voedselstrategie, ook voor landelijke gemeenten 3. Nieuw thema Interbestuurlijk Plattelandsoverleg “financiering beheer open ruimte”

Plattelandscommissie 21 juni 2017

1. VITO- studie Ontwikkelingskansen op basis van knooppuntwaarde en nabijheid van voorzieningen 2. De fusie van Meeuwen-Gruitrode en Opglabbeek: inzichten en valkuilen van het proces 3. Terugkoppeling vorige vergadering + varia 4. Varia

Plattelandscommissie 03 oktober 2017

1. Samenwerken rond zorg: 1.1. Wingene: Het voorbeeld van pps-constructie van het ocmw en de gemeente voor het woonzorgcentrum 1.2. Roeselare: Het voorbeeld van een publiek Zorgbedrijf 2. Samenwerken rond scholen en kinderopvang 3. Intergemeentelijk samenwerken in de regio Midwest: de oprichting van een nieuwe dienstverlenende vereniging als dragende structuur voor de samenwerking tussen 17 gemeenten




Plattelandscommissie 05 december 2017

1. Eerstelijnszones: stavaza + in de praktijk 2. Operatie Open Ruimte (ORP) en projectoproep Water+Land+Schap 3. Smart cities vs. smart villages en projectoproep City of Things 4. Rondvraag en varia


bijlage 10: overzicht werking RESOC Midden-West-Vlaanderen

Input van RESOC MWVL voor de ILV Associatie Midwest

Met het ESF-project Versterkt Streekbeleid wil de regio Midden-West-Vlaanderen gedurende de looptijd van het project (2017-2019) twee grote uitdagingen aanpakken:

Uitdaging 1: De ontwikkeling van een groter draagvlak op lokaal, interlokaal en bovenlokaal beleidsniveau om de gekende/erkende regionale socio-economische uitdagingen om te zetten in een daadkrachtig én actiegericht socio-economisch Streekbeleid; geformuleerd in een breed bekrachtigde Streekagenda.

Uitdaging 2: Het economisch aantrekkelijk houden én versterken van Midden-West-Vlaanderen door het versterken van zijn economische troeven, het verzekeren van de competitiviteit van zijn speerpuntsectoren en het doeltreffend aanpakken van de krapte de arbeidsmarkt; met bijzondere aandacht voor maatschappelijk kwetsbare doelgroepen.

Om tegemoet te komen aan de hierboven geformuleerde, prioritaire socio-economische uitdagingen opteert de regio voor een resultaatgerichte aanpak via 2 sporen:

Uitdaging 1 => Spoor 1: Traject voor het opmaken van een socio-economische Streekagenda met doelstellingen op middellange en lange termijn doelstellingen (strategische visie en hefboomprojecten); begeleid door een externe procesbegeleider.

Uitdaging 2 => Spoor 2: Het opzetten en uitvoeren van concrete acties; met name rond de volgende 3 doelstellingen:

Midwest is een economisch aantrekkelijke en commerciële regio voor innovatief ondernemerschap en (detail)handel.

Midwest spreekt talenten en competenties van (potentiële) arbeidskrachten aan. Midwest stimuleert sociaal en inclusief ondernemen.

De twee sporen worden steeds gevoed en uitgebouwd in nauwe samenspraak met het Midwestoverleg/ILV Associatie Midwest, het RESOC en andere relevante partners/stakeholders.

Hieronder wordt meer in detail beschreven welke stappen in 2017 gezet zijn in het wordingsproces van de socio-economische Streekagenda Midwest (spoor 1) en wordt een stand van zaken gegeven m.b.t diverse acties die invulling geven aan uitdaging 2 (spoor 2).

Spoor 1: Het uitwerken van een gedragen Socio-economische Streekagenda voor Midden-West-Vlaanderen voor de periode 2019-2024; onder begeleiding van een externe procesbegeleider.

- In januari 2017 werd de procedure opgestart voor de selectie van een externe procesbegeleider. De opdracht werd in april ‘17 gegund aan Idea Consult.

- In maart 2017 werd een belangrijke stap gezet met het afsluiten van een protocol voor samenwerking tussen RESOC Midden-West-Vlaanderen en het Midwestoverleg om tot een grotere betrokkenheid van de lokale besturen inzake socio-economische streekwerking te komen.

- 2 oktober 2017: Werksessies mbt ‘Ruimte’, ‘Mens’ en ‘Economie’ onder begeleiding van Idea Consult. Opzet: In gesprek gaan met de partners uit het werkveld op basis van de inspiratienota, hefbomen en acties formuleren. 56 deelnemers: waarvan lokale besturen (5), sociale partners (4) en diverse organisaties (47).


Spoor 2: Het opzetten en uitvoeren van concrete acties; met name rond de volgende 3 doelstellingen: Midwest is een economisch aantrekkelijke en commerciële regio voor innovatief ondernemerschap

en (detail)handel. Midwest spreekt talenten en competenties van (potentiële) arbeidskrachten aan. Midwest stimuleert sociaal en inclusief ondernemen.

- Midwest is een economisch aantrekkelijke en commerciële regio voor innovatief ondernemerschap en

(detail)handel: - Op basis van diverse gesprekken met partners en stakeholders (maart – juni 2017) werden 2 nota’s

opgemaakt: o Midden-West-Vlaanderen zet in op ondernemerszin en (ver)nieuw(end) ondernemerschap o Midden-West-Vlaanderen zet in op detailhandel

De nota’s zijn volgens dezelfde structuur opgesteld: situering van de context, regiodata-analyse en voorstelling van concrete acties. De nota’s zijn reeds toegelicht en besproken binnen de schoot van de Agendacommissie van RESOC MWVL (25 september ’17), het Atelier Lokale Economie/Intervisiegroep Economie Midwest (11 oktober ’17) en de plenaire vergadering van RESOC Midden-West-Vlaanderen (13 oktober ‘17). Ze kwamen ook aan bod op het overleg van de Cluster Economie (9 november ’17).

- Ontwikkelen van een gemeenschappelijk regionaal socio-economische onthaalbeleid: Wegwijsbrochure voor nieuwe ondernemers Via de opmaak van een wegwijsbrochure voor nieuwe ondernemers willen we de lokale besturen ondersteunen in het creëren van een ondernemingsvriendelijk klimaat.

- Ruimte om te ondernemen

Voorbereiding en opmaak advies mbt Ruimtemonitor aanbod en Rebelstudie ruimtevraag bedrijventerreinen 2017-2027. Voorstelling en bespreking op diverse fora.

- Sociale Cohesie Bedrijfsomgeving (SCB) Lancering van de 2de projectoproep SCB waarbij de doelstelling bestaat uit het stimuleren van interactie en samenwerking tussen lokale besturen, het lokale bedrijfsleven en de buurtbewoners/inwoners. Meulebeke en Ruiselede hebben elk een voorstel ingediend en zullen hun project in het voorjaar van 2018 realiseren.

- Stimuleren van ondernemingszin bij verschillende doelgroepen: Innovatiekamp Voeding (14-15 februari 2017, Roeselare)

Studenten hoger onderwijs gingen in multidisciplinaire teams de uitdaging aan om een innovatieve en creatieve oplossing te bedenken voor een reële uitdaging die hen door één van de deelnemende bedrijven voorgelegd werd. Partners: RESOC MWVL, POM WVL, Fabriek voor de Toekomst Voeding, Vlajo vzw, deelnemende bedrijven (Alpro, Greenyard, Marine Harvest Pieters en Milcobel). Er namen 80 studenten uit 8 verschillende Vlaamse hogescholen en universiteiten deel.

Innovatiekamp Nieuwe Materialen (22-23 maart 2017, Lichtervelde) Zelfde concept als Innovatiekamp Voeding maar voor leerlingen 3de graad secundair onderwijs en met bedrijven actief in de sector nieuwe materialen. Partners: RESOC MWVL, POM WVL, Fabriek voor de Toekomst Nieuwe Materialen, gemeente Lichtervelde, deelnemende bedrijven (European Spinning Group, maatwerkbedrijf Mariasteen, Paneltim en Fabriek voor de Toekomst Nieuwe Materialen).


Er namen 85 West- en Oost-Vlaamse wetenschapsleerlingen uit de 3de graad SO deel.

Ondernemer voor de klas (OVK) OVK is een jaarlijks initiatief van Vlajo vzw. We willen met het initiatief jongeren warm maken voor ondernemerschap en meegeven welke bedrijven in hun regio gevestigd zijn. RESOC MWVL zette zich in 2017 in om meer kunststofbedrijven en bedrijven uit de voedingsindustrie te laten deelnemen.

B(r)ouw Challenge (maart – april 2017)

Een 30-tal studenten werkten in een meerdaags traject in multidisciplinaire teams rond de herbestemming van de Oude Brouwzaal van brouwerij Rodenbach. Ze werden uitgedaagd om een ‘out of the box’-oplossing of een zogenaamde duurzame herbestemming te bedenken en te visualiseren. Bij het uitwerken van hun project en (business)concept werden ze bijgestaan door relevante experten en coaches. Belangrijk daarbij is dat de studenten in dialoog gingen met de buurtbewoners. Ze leerden op die manier de buurt beter kennen en het project in breder perspectief te zien. Op het einde van het ontwerpatelier stelden de verschillende teams hun herbestemmingsproject (mogelijke toekomstige invulling van de site) voor aan de jury. Partners: Trekkers: RESOC MWVL & RADAR/TERF. Andere betrokken partijen: Vormingplus, OCR, Brouwerij Rodenbach, Stad Roeselare, Provincie West-Vlaanderen, Buro Brak.

- Ondersteunen van het commerciële weefsel

Bizlocator Disseminatie van het online platform Bizlocator bij lokale besturen via toelichting op diverse fora en via de communicatiedragers van RESOC MWVL (nieuwsbrief, mailing, …).

Commerciële Inspiratie Opvolging van het project. Roeselare, Oostrozebeke, Izegem en Wingene nemen deel.

- Midwest spreekt talenten en competentie van (potentiële) arbeidskrachten aan. - Acties t.a.v. onderwijs en opleidingscentra in de streek

Coördinatie van het regionaal overlegplatform (ROP) ‘Leren en Werken’ Midden-West-Vlaanderen: agenda en verslag opmaken, overleg voorzitten, protocollen voortrajecten en brugprojecten opmaken, voortgangsrapport opmaken, …

Opvolgen van het Vlaams overlegplatform ‘Leren en Werken’ (ROP Vlaanderen) via actieve deelname.

Opvolgen van de ontwikkelingen m.b.t. Duaal Leren met het oog op een betere afstemming tussen onderwijs en arbeidsmarkt. Deelname aan het provinciaal overleg m.b.t. Duaal Leren.

Opvolgen en deelname aan de bijeenkomsten van het Provinciaal Netwerk Samen Tegen Schooluitval.

- Talentactivering in de streek

Provinciale Taskforce Vluchtelingen Actieve participatie aan de overlegmomenten van het Kernteam+ waarbij tal van partners (VDAB, West-Vlaamse RESOC’s, POM WVL, AII, Provincie WVL, Wereldhuis, …) afstemmen rond acties en projecten om mensen met een migratieachtergrond sneller te integreren via taal en werk.

Opstart pilootproject: Alfa naar Werk - Verpakkingsmedewerker Voeding

Lessen Nederlands voor 12 anderstalige, laaggeschoolde personen met een migratieachtergrond gecombineerd met een vakopleiding tot verpakkingsmedewerker. Partners: RESOC MWVL, VDAB, CBE, POM WVL, Alimento, KOPA, De Lochting, deelnemende lokale besturen (Izegem, Ingelmunster & Roeselare), deelnemende voedingsbedrijven, …


JobRoad: Integratie door werk Een kleine groep van mensen met een migratieachtergrond (max. 15 pers.) krijgt, na een pre-screeningsfase, de kans tot een rondleiding in een aantal lokale bedrijven. Ze kunnen zo kennismaken met de aangeboden jobinhoud en de bedrijfscultuur. Na de bedrijfsbezoeken krijgen ze de kans om deel te nemen aan selectiegesprekken met de respectievelijke HR-verantwoordelijke(n). Edities binnen de regio: Tielt (december 2016 / pilooteditie), Roeselare (mei 2017), Ingelmunster & Izegem (november 2017). Partners: VDAB, VOKA, Accent Jobs, Lokaal bestuur/OCMW (trajectbegeleiders/ diensthoofden/ voorzitters), lokale CAW afdelingen, RESOC MWVL, deelnemende bedrijven, …

Overleg arbeidsmarktactoren WVL

Periodiek overleg tussen de WVL arbeidsmarktactoren (4 RESOC’s, Streekoverleg Kust, ACV, VOKA en ACLBV): voorstelling van de verschillende werkingen, uitwisseling van ervaring/kennis, detecteren samenwerking, …

Food@Work Live Voorbereiding en mede-organisatie van Food@Work Live; een job- en opleidingsbeurs voor de voedingsindustrie die plaatsvond in het Huis van de Voeding (Roeselare) op donderdag 23 november 2017. Doelpubliek: 300 leerlingen uit de studiegebieden Elektriciteit en Mechanica, Handel en Voeding en een 70- tal werkzoekenden voor de jobdating (screening door VDAB).

Realisatie van de publieksfolder: Belééf kunststof en textiel In aanloop naar de 3de editie van de job- en opleidingsbeurs TechnoTielt (8-10 februari 2018) realiseerde RESOC MWVL de publieksfolder Belééf kunststof en textiel. Deze folder werd verspreid naar 31.850 adressen in Tielt en omliggende gemeenten om enerzijds de troeven van de kunststof- en textielsector bekend(er) te maken bij het ruime publiek en anderzijds om mensen toe te leiden naar TechnoTielt.

- Organisatie van netwerkmomenten, trefpunten of intervisies Food@Network

Mede-organisatie van de eerste editie van Food@Network die plaatsvond op 17 oktober in het Huis van de Voeding in Roeselare. Het opzet: dialoog en samenwerking op gang brengen tussen voedings- en maatwerkbedrijven, intermediairen en onderwijsactoren.

West4Work Arbeidsmarkt Roadshow ‘Duurzaam en werkbaar loopbaanbeleid’: 26 juni, Roeselare Voorbereiding en coördinatie van de W4W Arbeidsmarkt Roadshow met als thema Duurzaam en Werkbaar Loopbaanbeleid. 10 workshops in de namiddag met key note speech van rector Sels (KU Leuven). Aansluitend in de vooravond een arbeidsmarktsymposium met key note speech van Europees Commissaris Marianne Thyssen. In totaal namen 239 mensen deel.

Arbeidsmarktmemorandum: Midden-West-Vlaanderen zet in op een integraal bovenlokaal werkgelegenheidsbeleid

Het arbeidsmarktmemorandum werd toegelicht en overhandigd aan Europees Commissaris Marianne Thyssen tijdens een meet en greet die plaatsvond in de marge van het W4W Arbeidsmarktsymposium op 26 juni 2017.


- Midwest stimuleert sociaal en inclusief ondernemen Werkgroep (WG) Regionale Sociale Economie

- De WG Sociale Economie kwam 3 keer samen om mee te beslissen over hoe beleid sociale economie vorm gegeven zal worden in de regio Midwest. De voorstellen die op heden geformuleerd werden zijn de volgende: onderzoeksopdracht formuleren mbt 'Sociale economie in Midden-West-Vlaanderen anno 2030'. Opzet: onderzoeken hoe de spelers sociale economie zich voor de toekomst zullen moeten wapenen in de context van vergrijzing, moeilijkere toeleiding, aantrekkende economie. Deze studie zou dan als basis kunnen dienen voor een gesprek met de Vlaamse Overheid omtrent de uitdagingen die zich aandienen binnen sociale economie. Daarnaast is er een infomoment gepland rond de toepassing van de GDPR binnen sociale economie. De voorstellen worden steeds ook gepresenteerd op de WG of de Cluster Economie.

- Bespreking ontwikkelingen binnen Arbeidszorg, decreet W², opvolging werking TROEV vzw, …. Arbeidszorg is een werkvorm voor mensen die niet meteen binnen het reguliere of het sociale economiecircuit terecht kunnen. De regelgeving rond arbeidszorg wordt momenteel aangepast en dit zal een impact hebben voor de arbeidszorginitiatieven binnen onze regio. Ook het decreet W², Werk & Zorg, heeft daarop zijn impact en is momenteel in volle ontwikkeling, maar de volledige impact is nog niet gekend. TROEV vzw is een vzw in de regio Tielt die opgericht werd door een aantal lokale actoren (RSVK, Sociale Bouwmaatschappij, Mivalti, ...) om sociale economie in de regio Tielt te ontwikkelen. De coördinator is op zoek naar werkvormen die sociale tewerkstelling kunnen creëren in het Tieltse. Deze vzw is nog in opstart en vanuit de regierol sociale economie houden we vinger aan de pols.

- Deelname aan verschillende overlegtafels binnen het sociale economie-werkveld. - Wijk-Werken vervangt PWA: opstart, uitrol en opvolging van de samenwerking DVV Midwest-VDAB inzake

activering Wijk-Werkers. - Opvolging overleg W13-Midwest: afstemmen activeringstraject OCMW/Regio/VDAB/Stad

W13 wil met de uitrol van Wijk-Werken ook de activeringsaanpak stroomlijnen. Een aanpak die qua visie perfect strookt met wat de regionale activeringsdienst OCMW Roeselare wil. Vanuit deze optiek zijn er een aantal overlegmomenten geweest, waarbij we proberen een plan van aanpak neer te schrijven om voor te leggen aan VDAB om een begeleidingstraject gezamenlijk aan te pakken. Dit is nog in volle ontwikkeling.

Opmaken van een regionaal charter/clausule inzake sociaal en duurzaam aanbesteden - Er is een traject opgestart rond sociaal en duurzaam aanbesteden waarbij vertegenwoordigers van

verschillende gemeenten onder begeleiding van 'The Global Picture' een sociaal en duurzaam kader zullen proberen te ontwikkelen dat kan gebruikt worden bij aankopen, offertevragen en aanbestedingen.

- Reeds gezette stappen binnen het traject sociaal & duurzaam aanbesteden: marktverkenning, desk research, overlegmomenten, opmaak bestek, opvragen offertes, toewijzing traject Global Picture, … Het begeleidingstraject zal in 2018 georganiseerd worden a.d.h.v. diverse workshops.

- Ontwikkelingen i.f.v. ‘duurzaamheid’ opvolgen: sociaal ondernemen, implementatie SDG’s (duurzame ontwikkelingsdoelstellingen).

- Opvolging project ‘controle, inventarisatie & digitalisering’ hydranten.

Ontwikkelen van een subsidiereglement voor innovatie in de sociale economie en sociaal ondernemen

- Binnen de WG Sociale economie wordt een onderzoeksnota voorbereid/ontwikkeld die de uitdagingen van sociale economiebedrijven in Midwest moet in kaart brengen (vergrijzing, toeleiding, aantrekkende economie, …).

- Nulmeting samenwerking sociale economiebedrijven-lokale besturen: rondgang gemeentes en sociale economie bedrijven.


- Ontwikkeling van een regionale socio-economische communicatiestrategie - Uitsturen van maandelijkse elektronische nieuwsbrieven/nieuwsflitsen - Gerichte, dagelijkse communicatie via de facebook-pagina van RESOC MWVL - Pilootproject FB-wedstrijd: ‘Hoe goed ken jij Midden-West-Vlaanderen’. In totaal vonden in het najaar 4

acties plaats. Tijdens deze actie bereikten we zo’n 2.400 personen. - Periodieke update van de website www.midwest2020.be


bijlage 11: jaarverslag intergemeentelijk archiefteam Midwest



Bijlage 9: jaarverslag intergemeentelijk archiefteam Midwest

Werkingsverslag Interlokale Vereniging Associatie Midwest 2017




8. 9. Inhoud 1. Personeel en vrijwilligerswerking 35

Personeel 35 Vrijwilligerswerking 35

2. Vorming en professionele contacten 36

3. Behuizing en materieel 40

Archiefbewaarplaatsen in Hooglede 40 3.1.1. Gemeentearchief Hooglede 40 3.1.2. OCMW-archief Hooglede 41 Archiefbewaarplaatsen in Izegem 41

3.2.1. Stadsarchief Izegem 41 3.2.2. OCMW-archief Izegem 41 Archiefbewaarplaatsen in Ledegem 42

3.3.1. Gemeentearchief Ledegem 42 3.3.2. OCMW-archief Ledegem 42 Archiefbewaarplaatsen in Moorslede 43

3.4.1. Gemeentearchief Moorslede 43 3.4.2. OCMW-archief Moorslede 43 Archiefbewaarplaatsen in Wielsbeke 43

3.5.1. Gemeentearchief Wielsbeke 43 3.5.2. OCMW-archief Wielsbeke 44 Archiefbewaarplaatsen in Wingene 44

4. Reglementering 44

5. Archiefbeheer 44

6. Interne dienstverlening 57

7. Externe dienstverlening en publieksgerichte activiteiten 57

8. Acquisitie en collectievorming 58

9. Actiepunten volgend werkingsjaar 59

Najaar werkingsjaar 2017 59 Werkingsjaar 2018 60

10. Bijlagen 61

Bijlage 1: Werkverdeling IGA over de verschillende besturen voor de periode januari – juni 2017 61 Bijlage 2: Financieel verslag werkingsjaar augustus 2016 – augustus 2017 62 Bijlage 3: Overzicht archiefoverdrachten 63 Bijlage 4: Overzicht van vragen gesteld door gemeente- en OCMW-personeel aan IGA 67 Bijlage 5: Overzicht van vragen gesteld door externen aan IGA 70




1. Personeel en vrijwilligerswerking

Personeel

In de regio Midden-West-Vlaanderen werken 16 besturen samen onder de koepel van het Midwestoverleg. Om redenen van onder meer efficiëntieverhoging en het delen van expertise, zetten de besturen steeds meer in op intergemeentelijke samenwerking.

In samenwerking met de provincie West-Vlaanderen financieren Izegem, Hooglede, Ledegem, Moorslede, Wielsbeke en Wingene voor drie jaar de Intergemeentelijke Archiefdienst Midwest (IGA). Voor de aanwerving van IGA kon het Midwestoverleg een beroep doen op de stad Izegem. Projectvereniging BIE staat mee in voor de inhoudelijke ondersteuning en huisvesting van het team.

De IGA bestaat uit:

- Leen Breyne, archivaris IGA (voltijds) - Elisabeth Blancke, projectmedewerker IGA (voltijds) - Ken Brouwers, administratief medewerker IGA (voltijds)

De IGA werkt volgens een werkschema dat tweemaandelijks wordt opgemaakt waarbij het voornaamste doel is op regelmatige tijdstippen bij alle betrokken besturen (zowel gemeente als OCMW) aanwezig te zijn. Om de 2 à 3 werkdagen is de IGA in een ander bestuur aanwezig.

De IGA is actief in 5 besturen (zowel gemeente als OCMW), nl. Izegem, Hooglede, Ledegem, Moorslede en Wielsbeke. Daarnaast werkt de archivaris IGA ook voor Wingene. In Wingene is er immers een archiefdienst waar tot 1 juli 2017 twee administratieve medewerkers actief zijn. Vanaf 1 juli 2017 is Maria Delodder met pensioen. Zij wordt niet vervangen.

Vrijwilligerswerking

Waar mogelijk doet de IGA ook beroep op vrijwilligers. Zo is er in het stadsarchief Izegem een nauwe samenwerking met Heemkundige Kring Ten Mandere. De heemkring maakt een plaatsingslijst op van het historisch archief, inventariseert het en verpakt dit archief in zuurvrije mappen en dozen. Om een goed zicht te hebben op de vorderingen, vond op 26/09/2016 een overleg met Ten Mandere plaats. Met Bart Blomme, een bestuurslid van de heemkring, loopt nog steeds de overeenkomst in het kader van het omschrijven van de fotocollectie van de stad. Hij doet dit in een Excelsjabloon gebaseerd op de invulvelden van Probat. Meer dan 7100 foto’s werden op die manier reeds omschreven.

In het gemeentearchief Ledegem heeft de IGA drie vrijwilligers, Frans Huyghe, Hubert Vandromme en Walter Vanneste, waarop ze beroep kan doen. Aangezien de IGA deze werkingsperiode voornamelijk bezig is geweest met het afwerken van de plaatsingslijst, toekennen van bewaartermijnen en selectie voor vernietiging, werd voor deze werkingsperiode geen beroep gedaan op deze vrijwilligers.




In Moorslede doet de IGA regelmatig beroep op vrijwilliger Dirk Vandenberghe. Zo heeft hij o.a. geholpen met de verhuis van het archief voor de plaatsing van de nieuwe compactusrekken en het stofvrij maken van o.a. de bevolkingsregisters om ze vervolgens in de nieuwe compactusrekken te plaatsen. Indien nodig kan de IGA ook altijd op hem beroep doen om een handje toe te steken in het OCMW-archief Moorslede. Vrijwilligster Nadia Noyez is sinds februari 2016 nog steeds een halve dag in de week samen met de dienst ruimtelijke ordening bezig met het schonen van de bouwdossiers. De geschoonde dossiers worden vervolgens in zuurvrije archiefdozen verpakt.

In Wielsbeke plaatste de IGA via de communicatiekanalen van de gemeente verschillende oproepen voor vrijwilligers. Een iemand was geïnteresseerd, maar had al snel werk gevonden waardoor deze persoon afhaakte. De IGA plant in de toekomst opnieuw een gerichte oproep te communiceren.

De archiefdienst Wingene doet eveneens een beroep op vrijwilligers. Hiervoor verwijzen we naar het verslag dat door de archiefdienst Wingene aan de archiefcommissie werd voorgelegd.

De oproep via de communicatiekanalen van gemeente Hooglede leverde tot op heden geen geschikte kandidaten op.

2. Vorming en professionele contacten - Voorbereiden en voorzitten van Stuurgroep IGA. Deze stuurgroep komt drie à vier keer per

jaar bijeen, telkens voorafgaand aan het secretarisoverleg van Midwest (12/10/2016, 22/02/2017, 28/06/2017). De resterende stuurgroepen voor dit werkingsjaar vinden plaats op 27/09/2017 en 20/12/2017.

- Teamoverleg IGA: tijdens dit tweewekelijks overleg van IGA wordt een stand van zaken opgemaakt en wordt telkens de werkplanning voor de komende twee weken besproken. Het is het moment om elkaar te briefen, eventuele problemen en vragen te bespreken en de prioriteiten vast te leggen.

- Binnen Projectvereniging BIE vindt wekelijks een intern overleg met alle deeltakken (Gemeenschappelijk Intern Overleg = GIO) plaats. IGA tracht in de mate van het mogelijke deze overlegmomenten bij te wonen. Dit is bovendien ook het moment om de collega’s van BIE te briefen over de vorderingen van IGA.

- Regelmatig is er afstemming met de coördinator van Projectvereniging BIE. - Regelmatig is er afstemming met de coördinator van het Midwestoverleg. Beide

coördinatoren zetelen trouwens in de Stuurgroep IGA. - Intervisiegroep Midwest-archief: voor deze intervisiegroep worden medewerkers archief of

archivarissen van de 17 besturen uit de regio Midwest uitgenodigd. IGA is hierin de trekker en bereidt telkens de bijeenkomsten voor. De intervisiegroep heeft als doel een ontmoetingsplatform voor archiefverantwoordelijken binnen Midwest te zijn waar het delen van kennis, expertise en ervaringen voorop staat. De Intervisiegroep kwam bijeen op:

o 24/10/2016, Centraal thema ‘substitutie’ met als gastspreker Hendrik Callewier (Rijksarchief Kortrijk)




o 20/02/2017, toelichting over aanpak digitale archiefoverdrachten en stappen richting eDepot door Bart De Keyser (diensthoofd-archivaris provincie Vlaams-Brabant)

o 24/04/2017, demo RecordsManagement-tool door Karel van de Mieroop (VHiC) o 28/08/2017, toelichting over de stand van zaken in het Roeselaarse stadsarchief en

van firma DEVENTit over Atlantis (o.a. beeldbank en eDepot) Voorbereidend overleg met Willy Vallaey, archivaris Roeselare (22/03/2017)

o De volgende Intervisiegroep vindt plaats op 26/02/2018. - Voorbereiden en bijwonen van de Archiefwerkgroep Wingene: elke dienst is in deze

werkgroep vertegenwoordigd. De doelstelling is het personeel bewust te maken van het belang en nut van goed archiveren, tot archiefafspraken te komen en archiefoverdrachten voortaan gestroomlijnd te laten verlopen (zie ook werkingsverslag Wingene).

o 05/09/2016, maken van algemene afspraken omtrent archiefoverdrachten met o.a. invoering overdrachtsformulier en kwartaalplanning.

o 09/02/2017, Afspraken rond het ontlenen en raadplegen van een archiefstuk of dossier dat zich op de archiefzolder bevindt

o Sindsdien is de archiefwerkgroep niet meer bijeen gekomen. Reden: de archiefdienst zet momenteel volop in om bij de diensten langs te gaan en de aanpak voor archiefoverdrachten te verduidelijken

- Intern overleg archiefdienst Wingene: tweewekelijks zitten de archiefdienst Wingene en de archivaris van IGA bijeen om een stand van zaken te bespreken.

- Plaatsbezoek aan nieuw archiefdepot Dentergem (12/10/2016) - Overleg omtrent afspraken rond budgetten en begroting IGA (14/09/2016 en september

2017) - Personeelsuitstap gemeente Wingene (15/09/2016) - Vorming ‘lesgeven aan archiefvormers’, VVBAD (16/09/2016) - Bijwonen van inhaalsessie over evaluatiemanier personeel Wingene (19/09/2016),

voorbereiden en bijwonen van de evaluatiegesprekken personeel archiefdienst Wingene - Overlegvergadering West-Vlaamse Archieven en gebruikersgroep Probat (4/10/2016) - Internationaal congres ‘Recht om vergeten te worden versus recht om te herinneren’,

Brussel (10/10/2016) - Vergadering Werkgroep Lokale Overheidsarchieven (VVBAD, 14/10/2016 en 17/03/2017) - Toelichting over de werking en vorderingen van IGA op de Provinciale Archiefcommissie

(17/10/2016) - Briefing door Saskia Verriest omtrent de nieuwe structuur en evolutie van Midwest

(18/10/2016) - Kennismakend gesprek met GMS (25/10/2016) - Vorming rond substitutie (17 en 24/10/2016) - Plaatsbezoek aan archiefdepot Ieper ter voorbereiding van geven advies nieuwbouw

archiefdepot Wielsbeke (18/11/2016) - Vorming ‘Informatie aan het werk’ in Gent (21/11/2016)




- Overleg met Tijs Deschacht (erfgoed zuidwest) op 10/11/2016 ter voorbereiding van toelichting werking en opzet IGA op het middagdebat intergemeentelijke samenwerking rond archiefwerking zuidwest (23/11/2016)

- Bijwonen Overleg Cluster Midwest cultuur – regionaal archief (23/11/2016) + Voorbereiden nota en toelichting nota i.v.m. RM-tool, beeldbank en eDepot op Overleg Cluster Midwest Cultuur (08/03/2017)

- Bijeenkomst van de Vlaamse intergemeentelijke archivarissen in stadsarchief Izegem en gemeentearchief Moorslede (24/11/2016)

- Toelichting Isabelle Verheire, provinciaal archief West-Vlaanderen, over hoe Probat te gebruiken (29/11/2016)

- Plaatsbezoek en geven van advies aan Gid(t)s VZW i.v.m. hun fotoarchief (14/12/2016) - Aanvullen van de functieprofielen archiefteam op vraag van personeelsdienst Izegem (eind

2016) - Teambuilding projectvereniging BIE (20/12/2016) - Plaatsbezoek stadsarchief Kortrijk i.v.m. gebruik en mogelijkheden beeldbank (21/12/2016) - Begin 2017 werd per bestuur een stand van zaken opgemaakt en een overzicht van de

plannen voor het komend jaar. Dit document werd aan de secretarissen bezorgd met de vraag dit ter info aan CBS of OCMW-raad te bezorgen. Toelichting van stand van zaken en plannen 2017 op CBS Wielsbeke (21/02/2017) Toelichting van stand van zaken en plannen 2017 op CBS Moorslede (28/03/2017) Voor gemeente Wingene werden de geplande acties voor 2017 opgelijst en aan de gemeentesecretaris bezorgd. Opmaak van een samenvattend jaarverslag IGA voor opname in het jaarverslag Midwest.

- Cultuursoirée BIE (19/01/2017) waar ook de werking van IGA werd toegelicht - Overleg gemeente Staden: geven van advies over aanpak digitale mappenstructuur, aanpak

verhuis/overdracht diensten (30/01/2017) - Plaatsbezoek restauratiefirma Vanwaarde en ontzuringsfirma in Nederland (op uitnodiging

van stadsarchief Roeselare, 25/01/2017) - Kennismaking met documentbeheersysteem en klasseermethode van firma Ariës

(08/02/2017) - Bespreking voorstel Bruynzeel voor inrichting nog nieuw te bouwen archiefdepot Wielsbeke

(13/02/2017) - Overleg archiefdienst Oostrozebeke over o.a. hun manier om Probat te gebruiken

(16/02/2017) - Overleg met RADAR over agendapunt omgevingsloket op stuurgroep (17/02/2017) - Bijwonen intakegesprek informatieveiligheid Izegem (23/02/2017) - Overleg met Frauke De Wilde, Intergemeentelijke Archivaris Land van Dendermonde

(01/03/2017): duiding over aanpak digital trash day IGA en delen van ervaringen - Infosessie omtrent modernisering en digitalisering burgerlijke stand, Algemeen Rijksarchief

Brussel (06/03/2017) - Overleg met Koen Demarsin en Annelien Noppe van Erfgoedcel Pajottenland en Zennevallei

(07/03/2017): briefen over totstandkoming, werking en aanpak IGA als mogelijke inspiratie




voor een eventuele intergemeentelijke samenwerking rond archiefwerking in regio Pajottenland en Zennevallei

- Plaatsbezoek aan repetitielokaal muziekharmonie Wingene (09/03/2017): geven van advies rond bewaring en digitalisering partituren

- Projectvereniging BIE en IGA worden uitgenodigd door gemeente Staden (14/03/2017) - Geven van advies omtrent schimmelproblematiek in archief Oudenburg (15/03/2017) - Algemene Ledenvergadering VVBAD, Leuven (17/03/2017) - Vorming digitaal archiefbeheer en gebruik RM-tool, VONK (13/03 en 20/03/2017)

- WAP-dag, thema ‘Materiële zorg en eerstelijnshulp’, Heuvelland (20/03/2017) - Cultuurplatform Roeselare (14/03/2017): waar naast de werking van Projectvereniging BIE

ook IGA werd voorgesteld - Vorming ‘Een collectieplan? Ook voor kleinere organisatie!’, FARO, Brussel (18/04/2017) - Geven van feedback op bevraging Midwest die polst naar interesse regionaal depot en deze

bevraging beantwoorden voor de IGA-besturen (04/2017) - Overleg met Stoomvrienden en Piet Van Coillie over raadpleegbaarheid bedrijfsarchief in

Rijksarchief Beveren (25/04/2017) - Kennismaking met DEVENTit, Herre Jan Veenema (26/04/2017) - Kennismaking met Catena Company (27/04/2017) - FAAD-studievoormiddag: nieuwe wetgeving voor digitale tijden, uitdagingen voor archieven

(VUB, 03/05/2017) - Informatievergadering selectielijst gemeentearchief (Rijksarchief Brugge, 08/05/2017) - Personeel De Leest Izegem brengt een bezoek aan het archiefdepot Izegem (15/05/2017) - Bespreking met Ten Mandere over de stand van zaken, werking, mogelijke opdrachten

(15/05/2017) - Brainstorm mogelijke Probat-campagne (16/05/2017) - Vrijwilligersuitstap Projectvereniging BIE (17/05/2017): ook de vrijwilligers die IGA bijstaan

konden aansluiten bij deze uitstap - Infosessie omtrent integratie stad en OCMW Izegem (22/05/2017) - Overleg met secretaris OCMW Hooglede over verdere aanpak en mogelijke prioriteiten in het

archief (24/05/2017) - Overleg met secretaris OCMW Izegem over verdere aanpak en mogelijke prioriteiten in het

archief (30/05/2017) - Interview met Elise Dewilde, projectmedewerker Tapis Plein, in kader van veldonderzoek

archieven en immaterieel cultureel erfgoed (24/05/2017) - Planningsgesprekken IGA (07/06/2017) - Presentatie Archiefpunt, Liberaal Archief Gent (08/06/2017) - Kennismakend gesprek met nieuwe gemeentesecretaris Wingene (14/06/2017) - Denk- en inspiratiedag, naar een versterkt regionaal erfgoedweefsel, FARO Brussel

(15/06/2017) - Informatieveiligheid voor lokale besturen, VONK Brugge (16/06/2017) - Overleg met secretaris OCMW Wielsbeke over verdere aanpak en mogelijke prioriteiten in het

archief (21/06/2017)




- Plaatsbezoek aan André Demedtshuis, Wingene (19/06/2017) - Vorming GDPR, Lebon Roeselare (29/06/2017) - Kennismaking met firma Ricoh (30/06/2017) - Interne bespreking aanpak invoer Probat (04/07/2017) - Interne kennisdeling gebruik RM-tool (05/07) - Kennismakend gesprek met Heemkundige Kring Julien Claerhout, Wielsbeke (06/07/2017) - Overleg met Josée van Loon over aanpak digitalisering Landboek Sint-Baafs-Vijve

(06/07/2017) - Overleg met Cevi, Dienst IT, coördinator sociale zaken van het ocmw Ledegem ivm de

implementatie van een module stavingsdocumenten (12/07/2017) - Bezoek met Nele Provoost (BIE) aan Heemkundige Kring Ten Mandere (17/07/2017) - Overleggen over nodige producten dienst archief ikv nieuwe website Ledegem met

communicatieabtenaar en dit doorgeven (05/09/2017) - Opvolgen van de digitalisering en van het backuppen van de foto’s van het

Herfstmuziekfestival door Vzw Samenspel – Tatsevoet en overleg hierover (06/09/2017) - Bijwonen Informatie Aan Zee, Oostende (14-15/09/2017) - Vonk, ‘Vorming Administratief medewerker’ (26/09/2017, 03/102017, 10/10/2017,

17/10/2017, 24/10/2017, 24/10/2017, 14/11/2017) - Opstartmeeting digitaliseren akten burgerlijke stand en stand van zaken DABS met

Vandenbroele, dienst IT en Burgerzaken te Ledegem (11/09/2017)

3. Behuizing en materieel IGA is gehuisvest bij Projectvereniging BIE (Zuidstraat 3, Roeselare). Meestal vind je hen in een van de gemeenten uit het werkingsgebied van IGA.

Archiefbewaarplaatsen in Hooglede

3.1.1. Gemeentearchief Hooglede

Het gemeentearchief bevindt zich op verschillende locaties. De oudste stukken bevinden zich in een kelderruimte onder de bibliotheek. Het archief ligt er op oude metalen rekken en enkele oude bibliotheekrekken. Het administratief archief bevindt zich op drie verschillende plaatsen: twee ruimtes op de 2e verdieping van het oud gedeelte van het gemeentehuis en in de kelder van het recent aangebouwd gemeentehuis. Deze laatstgenoemde archiefruimte heeft nog aangroeiruimte. In geen enkele van deze ruimtes is er een klimaatregeling en luchtverversing.

Calamiteit: Door hevig regenweer (eind mei 2016) kwam er water te staan in de kelder van de bibliotheek waar een deel van het gemeentearchief wordt bewaard en waar ook het Oorlogsmuseum zich bevindt1. Zowel in de archiefruimte als in het oorlogsmuseum werd door de technische dienst

1 zie werkingsverslag IGA augustus 2015 – augustus 2016




een ontvochtiger geplaatst. Aan de hand van een datalogger werd in beide ruimte de temperatuur en relatieve vochtigheid opgevolgd. Aangezien de temperatuur en relatieve vochtigheid een toelaatbare waarde bereikten, werden de ontvochtigers weggehaald (19/10/2016). De situatie wordt verder opgevolgd aan de hand van dataloggers.

Ondertussen werd het Oorlogsmuseum opgedoekt en worden de nodige aanpassingswerken verricht, zodat de ruimte kan gebruikt worden als polyvalente ruimte voor de Vrijetijdsdiensten.

Enkel in de archiefruimte in de kelder van de bibliotheek wordt de bewaaromgeving aan de hand van een datalogger verder opgevolgd. De relatieve vochtigheid dient zeker verder in het oog te worden gehouden, want deze was op 19/07/2017 opnieuw 63%.

3.1.2. OCMW-archief Hooglede

Het OCMW-archief bevindt zich op de zolder waar een vrij grote ruimte met stevige metalen rekken is voorzien (geen klimaatregeling en luchtverversing). De draagkracht van de vloer is niet berekend op grote hoeveelheden archief, waardoor de stapelhoogte van de rekken eerder beperkt is. Het Woonzorgcentrum Ter Linde in Gits bewaart in de kelder zelf haar archief.

Archiefbewaarplaatsen in Izegem

3.2.1. Stadsarchief Izegem Het stadsarchief wordt in de kelder van het gemeentehuis bewaard. Deze ruimte is grotendeels voorzien van compactusrekken (geen klimaatregeling en luchtverversing). Dankzij selectie en vernietiging is er opnieuw voldoende aangroeiruimte. Wel dient nog bekeken te worden of een eventuele herstructurering van de plaatsing van de documenten aan de orde is. Het archief van gemeentebedrijf ETIZ bevindt zich momenteel nog ongeschoond en ongeordend op het bedrijfsdomein zelf en zou mettertijd naar de archiefruimte in het gemeentehuis moeten verhuizen.

3.2.2. OCMW-archief Izegem

Het archief van het OCMW is terug te vinden in een afzonderlijke ruimte in de kelder van het OCMW-gebouw (geen klimaatregeling en luchtverversing). Dankzij selectie en vernietiging is er opnieuw aangroeiruimte.




Het archief dat zich nog in de voormalige campus Ten Bos van het Sint-Jozefsziekenhuis bevond, werd na selectie naar het centraal archiefdepot van het OCMW verhuisd. In Ten Bos bevinden zich dus geen archiefdocumenten meer die bestemd zijn voor het archief van het OCMW.

Het WZC De Plataan heeft een eigen archiefruimte in de kelder (geen klimaatregeling en luchtverversing). Ook bevindt er zich archief op de zolder van het WZC. Na selectie en vernietiging zal hier wellicht opnieuw voldoende aangroeiruimte zijn.

Archiefbewaarplaatsen in Ledegem

3.3.1. Gemeentearchief Ledegem

Het gemeentearchief wordt bewaard in een ruime kelderruimte voorzien van degelijke metalen rekken. Er is geen klimaatregeling en luchtverversing. Er is zeker nog voldoende aangroeiruimte.

Calamiteit: De archiefruimte (kelder gemeentehuis) kampte begin 2016 met een vochtprobleem (zie werkingsverslag IGA augustus 2015 – augustus 2016). Momenteel is de situatie in het archiefdepot van het gemeentearchief Ledegem onder controle. Met de plaatsing van een permanente ontvochtiger lijkt het probleem van een te hoge relatieve vochtigheid momenteel van de baan. De klimaatomgeving (T en RV) wordt via een datalogger blijvend opgevolgd.

Echter op 15/11/2016 kwam door hevige regen opnieuw water in de archiefruimte. Dit werd heel snel aan IGA gesignaleerd. Door de aanwezigheid van de permanente ontvochtiger, die preventief een stand hoger werd gezet, bleef de relatieve vochtigheid in de archiefruimte onder controle. Ook de aanwezigheid van een datalogger toonde aan dat de situatie snel onder controle was. Op 12/01 en 27/01/2017 vonden bovendien nieuwe injectiewerken in het archiefdepot plaats.

3.3.2. OCMW-archief Ledegem

Het OCMW-archief van Ledegem wordt bewaard in drie kleine afgesloten ruimtes. Door plaatsgebrek werd ook al heel wat archief in de kruipruimtes onder het dak geplaatst. Ook hier is geen klimaatregeling en luchtverversing.




Archiefbewaarplaatsen in Moorslede

3.4.1. Gemeentearchief Moorslede

Op de zolder van het gemeentehuis bevindt zich een vrij grote archiefruimte. Er is geen klimaatregeling en luchtverversing. Aanvankelijk kampte dit archief met plaatsgebrek, maar door o.a. de plaatsing van nieuwe compactusrekken is dit probleem van de baan.

Een deel van het archief wordt momenteel nog bewaard in grote verhuisdozen die op metalen rekken liggen. De oudste stukken, al dan niet in grote verhuisdozen of plastic zakken verpakt, liggen op de oude zolder van het gemeentehuis (stoffig). Beetje bij beetje worden ook deze documenten geschoond, verpakt in zuurvrij verpakkingsmateriaal en krijgen ze een plaats in de compactusrekken.

Het archief dat zich nog in het oud gemeentehuis van Dadizele bevond, werd verpakt in grote verhuisdozen en wordt gestockeerd in een van de garages van het gemeentehuis in Moorslede. Nu de compactusrekken ter beschikking zijn, kan ook dit archief worden ontsloten en opgenomen worden in het depot.

Nog enkele belangrijke aandachtspunten in het archiefdepot zijn: zonnewering en het regelmatig schoonmaken van de archiefruimte.

3.4.2. OCMW-archief Moorslede

Het OCMW-archief bevindt zich in een afzonderlijke zolderruimte voorzien van de nodige metalen rekken. Ook hier is geen klimaatregeling en luchtverversing. Dit archief heeft veel aangroeiruimte.

Archiefbewaarplaatsen in Wielsbeke

3.5.1. Gemeentearchief Wielsbeke

Het gemeentearchief bevindt zich op twee locaties. In het gemeentehuis is archief terug te vinden in verschillende zolderkamers van het gemeentehuis. Ook op de 1e verdieping zijn twee kleinere ruimten met archief gevuld.

Daarnaast bevindt zich een groot deel van het gemeentearchief op de open tussenverdieping van de loods die door de technische dienst wordt gebruikt. Zowel in het gemeentehuis als in de loods is er geen klimaatregeling en luchtverversing.

De archiefruimtes, zowel in het gemeentehuis als de loods van de technische dienst, dienen grondig te worden schoongemaakt.




Binnen de gemeente zijn er vrij concrete plannen om in de toekomst het historisch archief te verhuizen naar het nog nieuw te bouwen ondergrondse depot naast de kerk. Aan IGA werd alvast gevraagd hiervoor de nodige aanbevelingen te bezorgen.

3.5.2. OCMW-archief Wielsbeke

Het OCMW-archief wordt bewaard in verschillende ruimtes. Een deel ligt in een kelderruimte onder het Woonzorgcentrum, een ander deel in de kelderruimte onder het OCMW-gebouw.

Begin december 2016 stonden verbouwingswerken gepland aan het OCMW-gebouw. Hierdoor diende het archief dat werd bewaard op een tussenverdieping in een van de burelen verhuisd te worden. Dit archief werd verhuisd naar de kelder onder het OCMW-gebouw waar extra rekken werden voorzien. Er zijn plannen om een deel van het oorspronkelijke tussenverdiep opnieuw in te richten als archiefruimte.

In geen enkele archiefruimte is er klimaatregeling en luchtverversing.

Archiefbewaarplaatsen in Wingene

Hiervoor verwijzen we naar het verslag van de archiefdienst Wingene.

4. Reglementering Geen enkel archief, met uitzondering van Wingene (zie werkingsverslag Wingene), beschikt momenteel over een archiefreglement of leeszaalreglement. In Izegem is er een leeszaal ingericht bij de Heemkundige Kring Ten Mandere (zie ook punt 7). Een leeszaalreglement is er echter nog niet.

5. Archiefbeheer - Opmaak plaatsingslijsten:

o Nu ook de plaatsingslijst van het stadsarchief Izegem is opgemaakt, beschikt IGA van alle archieven die bij aanvang in de centrale archiefbewaarplaatsen aanwezig waren over een plaatsingslijst. Deze plaatsingslijsten vormen de basis voor het organiseren van een eerste grote selectie en vernietiging. Ze zijn een handig hulpinstrument om dossiers en documenten in de verschillende archiefruimtes terug te vinden.

o Izegem:




Plaatsbezoek aan archief van de sportdienst (19/01/2017) waar de nodige afspraken werden gemaakt zodat IGA een plaatsingslijst kon opmaken. De plaatsingslijst van het archief bij de sportdienst werd vervolgens in maart-april 2017 opgemaakt.

Opmaak van een plaatsingslijst van het archief op de blauwe rekken Overleg met dienst ruimtelijke ordening over mogelijke aanpak schonen,

omschrijven en herverpakken bouwdossiers van voor de fusie Oplijsten van archief aanwezig bij de jeugddienst Gedetailleerd omschrijven van alle overheidsopdrachten/aankoopdossiers

aanwezig in het archiefdepot Start detailoplijsting van dossiers contractuelen, statutairen en

brandweerlieden van de personeelsdienst van Izegem en overbrenging naar het archief

Bezig met nakijken of archiefvormer in de plaatsingslijst overal correct en volledig werd ingevuld

o OCMW Izegem: In de ruimte naast het archiefdepot stonden enkele paletten klaar met

documenten voor vernietiging. Deze werden daar geplaatst door de betrokken diensten zonder hierover IGA te contacteren. IGA lijstte deze op en de documenten die nog niet voor vernietiging in aanmerking kwamen, werden in het archiefdepot opgenomen.

Een kleine aanvulling van de plaatsingslijst was nodig, aangezien een aantal archiefdozen in het archief werden geplaatst zonder de procedure van archiefoverdracht te volgen

Gedetailleerder omschrijven van de aankoopdossiers + dubbelcheck Reeks sociale dossiers 2015 ordenen en in de archiefrekken opnemen en dit

aanvullen in de plaatsingslijst Opsplitsen van plaatsingslijst per archiefvormer (OCMW/COO Izegem en

deelgemeenten) Starten met het schonen van de aanwervingsdossiers aanwezig in het archief Oplijsten van archief aanwezig in WZC De Plataan en bepalen van de

bewaartermijnen o Ledegem:

Helemaal vooraan in het gemeentearchief lagen een aantal rekken vol met losliggende documenten en dossiers, ook hiervan maakte IGA een plaatsingslijst op.

o OCMW Ledegem: Herschikken van het archief en aanpassen van de plaatsingslijst Verwerken van een overdracht van de Sociale dienst en controleren en

dateren van de sociale dossiers o Moorslede:




Ter voorbereiding van de plaatsing van nieuwe compactusrekken werd het archief dat zich in de oude archiefkasten bevond, verpakt in zuurvrije archiefdozen en verplaatst. Op die manier werden de oude kasten leeg gemaakt en konden deze worden verwijderd. Alles werd uiteraard ook aangepast in de plaatsingslijst. Ook werd gestart met het verpakken van dossiers en documenten uit grote dozen die op de grond stonden in zuurvrije archiefdozen. Daarnaast werd het archief aansluitend geplaatst zodat er extra ruimte vrijkwam. Ook dit werd in de plaatsingslijst aangepast.

Opmaak van een plaatsingslijst van het aanwezige archief bij de cultuurdienst en bibliotheek

Opmaak van een plaatsingslijst van het aanwezige archief bij de jeugddienst en de sportdienst

Opmaak van een plaatsingslijst van het aanwezige archief bij de dienst toerisme

Na selectie verpakken van dit permanent en tijdelijk te bewaren losliggende archief bij de buitendiensten

In maart-april 2017 werd al het archief uit de ruimte waar de compactusrekken dienen geplaatst te worden, verplaatst, zodat de nodige werken van start konden gaan. Ook dit werd in de plaatsingslijst aangepast

Vrijwilliger Dirk Vandenberghe startte met het omschrijven van de aanwezige losliggende kaarten

In gebruik name van de compactusrekken (opmaak van nieuwe plaatsingslijst):

Droog reinigen van bevolkingsregisters en plaatsen in compactusrekken

Droogreinigen van telfiches landbouw en verpakken in zuurvrije archiefdozen + na raadpleging door lokaal vorser opname in compactusrekken

Starten met stofvrij maken van archiefdozen, omschrijving van inhoud nakijken en plaatsen in compactusrekken (gestart met bouwdossiers, landbouwtellingen, toezicht op kerkfabrieken)

Opname van de beschrijvingen van bevolkingsregisters en registers van de akten van de burgerlijke stand in Probat

o OCMW Moorslede: Herschikken van het archief en aanpassen van de plaatsingslijst

(bestandscontrole) Controleren en aanpassen van de beschrijvingen van de aanwezige

herverpakte personeelsdossiers Gedetailleerder omschrijven van de aankoop, verkoop, en verhuringsdossiers

(patrimonium)




Controleren van de beschrijvingen op juist invullen van archiefvormer en redactionele vormen

COO-archief bijeen plaatsen en aanpassen in plaatsingslijst

o Wielsbeke: Verpakken van de permanent en tijdelijk te bewaren losliggende

documenten en dossiers in het gemeentehuis in zuurvrije archiefdozen Na selectie verpakken van permanent en tijdelijk te bewaren losliggende

dossiers bij de buitendiensten Bouwdossiers van voor de fusie verplaatst naar een vrijgekomen rek om ze

daar per (deel)gemeente chronologisch te rangschikken + bezig met gedetailleerd omschrijven van deze dossiers en nakijken van volledigheid a.h.v. register. De aanpak werd vooraf eerst met de betrokken dienst besproken.

Overleg met dienst over mogelijke aanpak schonen, omschrijven en herverpakken BPA’s

Schonen, omschrijven en herverpakken van de BPA’s in juli-augustus o OCMW Wielsbeke:

Na selectie en vernietiging werd het archief herschikt en de plaatsingslijst aangepast.

Door de geplande verbouwingswerking aan het OCMW-gebouw werd een deel van het archief naar de kelder verhuisd. Hier werden extra rekken voorzien, die door IGA werden genummerd en aan de plaatsingslijst werden toegevoegd.

Documenten en dossiers die los op de rekken lagen werden verpakt in zuurvrije dozen. Dit werd in de plaatsingslijst aangepast.

Start controleren en oplijsten van sociale dossiers in plaatsingslijst o Hooglede:

Dossiers geklasseerd volgens NDC werden opgelijst, verpakt in zuurvrije archiefdozen, in de archiefrekken geplaatst en in de plaatsingslijst opgenomen.

De archiefrekken in de kelder van het gemeentehuis werden hernummerd en de plaatsingslijst bijgevolg aangepast. In deze ruimte werd een opsplitsing gemaakt tussen het archief en een opslagruimte voor allerhande materiaal.

Overleg met dienst Ruimtelijke Ordening over mogelijke aanpak schonen, omschrijven en herverpakken bouwdossiers van voor de fusie + Bezig met gedetailleerd omschrijven en nakijken aan de hand van register of alle bouwdossiers in het archief terug te vinden zijn + verpakken in zuurvrije archiefdozen

Verpakken van permanent te bewaren archief uit ringmappen in zuurvrije archiefdozen

o OCMW Hooglede:




In de kelder van het OCMW-gebouw lagen nog een groot deel financiële documenten. Deze werden opgelijst, geselecteerd en verpakt. Daarna werden ze door de technische dienst naar de archiefruimte gebracht en in de rekken geplaatst. Daarna werden ze door IGA in de plaatsingslijst opgenomen.

De permanent en tijdelijk te bewaren losliggende documenten werden verpakt in zuurvrije archiefdozen. Dit werd telkens in de plaatsingslijst aangepast.

Het archief werd ook aansluitend geplaatst Verplaatsen, oplijsten en bepalen van de bewaartermijn van archiefdozen

die aanvankelijk over het hoofd werden gezien Bekijken aanpak, opmaken van etiketten en etiketteren van bouwdossiers

- IGA bracht een plaatsbezoek (eind 2016) aan het voormalig revalidatiecentrum Ten Bos

(OCMW Izegem) om een beter zicht te hebben op de hoeveelheid nog aanwezig archief in dit leegstaand gebouw.

o In januari-februari 2017 werd in Ten Bos een plaatsingslijst opgemaakt en bewaartermijnen aan de documenten toegekend. Dit werd naar de secretaris teruggekoppeld.

o Na het verwerken van de feedback, werden de losse stukken en dossiers die permanent of tijdelijk te bewaren zijn verpakt in zuurvrije archiefdozen.

o Goedkeuring voor vernietiging werd aangevraagd bij het Rijksarchief o Voorbereiden van verhuis: check aanpak bij technische dienst, alles werd op paletten

gestapeld zodat de technische dienst deze naar het OCMW kon verhuizen (7 paletten in totaal). Wat permanent en tijdelijk te bewaren is, werd bij elkaar op paletten gestapeld; wat voor vernietiging in aanmerking kwam, werd op paletten samen gezet

o Technische dienst verhuist het archief van Ten Bos naar het OCMW Izegem. o IGA plaatst de permanent en tijdelijk te bewaren documenten en dossiers in de

archiefruimte en neemt deze op in de plaatsingslijst.

- Selectie en vernietiging: o Moorslede:

Koppelen van bewaartermijnen aan de documenten en dossiers die uit de oude archiefkasten werden gehaald

Effectieve vernietiging van het geselecteerde archief dat bij een vorige vernietiging was achtergebleven

Toekennen en dubbelchecken van bewaartermijnen buitendiensten en terugkoppelen aan betrokken diensten, college en Rijksarchief

Aanpak selectie en vernietiging toelichten bij dienst Toerisme (12/05/2017) Advies schonen dossiers en bespreking bewaartermijnen met de milieudienst

(30/03/2017) o OCMW Moorslede:




Overleg omtrent mogelijke aanpak en afspraken over schonen van sociale dossiers (15/09/2016)

o Hooglede: Dubbele controle van de opgemaakte lijst met documenten die voor

vernietiging in aanmerking komen + via secretaris terugkoppelen naar personeel en feedback van personeel verwerken + aanvraag goedkeuring rijksarchief + effectieve selectie van de te vernietigen documenten

Technische dienst haalt het te vernietigen archief op (13/02/2017, e.v.) Toekennen en dubbelchecken van bewaartermijnen toegekend aan archief

secretariaat, uitvoeren selectie te vernietigen archief + aanvragen goedkeuring Rijksarchief en CBS + tonen aan technische dienst wat er mag weggevoerd worden (24/05/2017)

o OCMW Hooglede: Oplijsten, selectie en herverpakken van het financieel archief dat zich

aanvankelijk in de kelder van het OCMW-gebouw bevond Samen met Sociale dienst schonen van (sociale) dossiers Schonen van aanwervingsdossiers

o Izegem: Bundelen en verwerken van feedback personeel op het overzicht van

documenten (deel 1) die voor vernietiging in aanmerking komen + aanvragen goedkeuring aan Rijksarchief Archiefdozen die voor vernietiging in aanmerking komen, werden gemarkeerd met een rode sticker. Met de technische dienst werd de aanpak besproken zodat op 01/02/2017 het te vernietigen archief door hen kon worden opgehaald. Er werd 4160 kg papier vernietigd.

Nakijken in de rekken of alles wat bij de eerste grote selectie mocht vernietigd worden ook effectief uit de rekken werd gehaald. Een aantal zaken werden over het hoofd gezien en deze werden alsnog apart geplaatst voor een volgende ophaling

Plaatsbezoek aan voormalig Borstelmuseum voor het geven van advies rond aanpak verhuis nog aanwezig archief en bewaartermijnen (24/04/2017)

Toekennen van bewaartermijnen aan de documenten die liggen op de blauwe rekken

Dubbelcheck van de toegekende bewaartermijnen voor deel 2 in stadsarchief Izegem

Toekennen van bewaartermijnen aan archief sportdienst Izegem Toekennen van bewaartermijnen archief Jeugddienst + dubbelcheck Bundelen en verwerken van feedback personeel op het overzicht van

documenten (deel 1) die voor vernietiging in aanmerking komen + aanvragen goedkeuring aan Rijksarchief




Bundelen en verwerken van feedback personeel op het overzicht van documenten van op de blauwe rekken die voor vernietiging in aanmerking komen + aanvragen goedkeuring aan Rijksarchief Selectie van het archief van de blauwe rekken (18-25/09/2017)

o OCMW Izegem: Opmaak overzicht van documenten die voor vernietiging in aanmerking

komen + dubbelcheck Via secretaris werd het overzicht teruggekoppeld naar het personeel. Ook

werd de goedkeuring bij het Rijksarchief aangevraagd + selectie van de documenten die voor vernietiging in aanmerking komen

Effectieve vernietiging: er werd 4010 kg papier vernietigd. Toekennen van bewaartermijnen aan opgelijste archief WZC De Plataan +

dubbelcheck + terugkoppeling van bewaartermijnen aan directie WZC + aanvragen goedkeuring bij Rijksarchief. Selectie van het archief in WZC De Plataan. De vernietiging werd gepland in september.

Aanwervingsdossiers werden geschoond o Wielsbeke:

Opmaak overzicht van documenten die voor vernietiging in aanmerking komen + nakijken van dit overzicht + verwerken van feedback personeel + aanvraag goedkeuring Rijksarchief en CBS. Documenten die mogen vernietigd worden, werden afzonderlijk geplaatst.

Overleg met de Technische Dienst omtrent de bewaartermijnen en mogelijkheid tot schonen van o.a. dossiers openbare werken (28/10/2016)

Technische dienst haalt het te vernietigen archief op in de loods van de Technische Dienst ( 16/02/2017)

Toekennen en dubbelchecken van bewaartermijnen archief buitendiensten en deze terugkoppelen aan betrokken diensten, uitvoeren van de selectie bij de sportdienst

Uitvoeren van selectie bij jeugd- en cultuurdienst (mei-juni 2017) Uitvoeren van de selectie bij de bibliotheek (08/09/2017) Aanvragen van de selectie van de buitendiensten bij het Rijksarchief en het

CBS. o OCMW Wielsbeke:

Schonen van de dossiers van overleden bewoners van het WZC Effectieve vernietiging van het geselecteerde archief (105,69 m of 4260 kg

papier). Overleg met directie WZC Wielsbeke in verband met bewaartermijnen

(23/07/2017) o Ledegem:

Opmaak overzicht van documenten die voor vernietiging in aanmerking komen en dubbelchecken van dit overzicht

Overleg met gemeentesecretaris over aanpak selectie en vernietiging in gemeentearchief




Bezorgen van overzicht bewaartermijnen losliggend archief aan personeel + verwerken van feedback personeel op bewaartermijnen van losliggend archief.

Selectie en verpakken van losliggende archiefdocumenten liggend op de eerste twee rijen rekken

Vernietiging van reeds afgezonderde dubbels Voorbereiden van overzicht documenten die voor vernietiging in aanmerking

komen voor terugkoppeling naar diensten. Verwerken feedback diensten en aanvragen van goedkeuring aan Rijksarchief voor zowel de selectie van de losliggende stukken als van de rest van het archief in september.

o OCMW Ledegem: Technische dienst bezorgt container voor het ophalen van reeds

geselecteerde archief + IGA wijst technische dienst het te vernietigen archief aan

- Aankoop archiefmateriaal o Groepsaankoop van archiefverpakkingsmateriaal via de provincie West-Vlaanderen:

IGA deed een rondvraag (eind 2016) bij alle besturen van Midwest en bundelde de bestellingen. De levering van het materiaal (eind mei 2017) gebeurde in het stedelijk magazijn DIPOD Roeselare. IGA volgde dit op. De financiële afhandeling werd opgevolgd door Projectvereniging BIE.

- Digitalisering o Stadsarchief Izegem

Opvolgen digitalisering foto’s Herfstmuziekfestival door Tatsevoet. Er werden reeds meer dan 700 foto’s gedigitaliseerd. Helaas crashte de externe harde schijf nog voor de gescande foto’s op de server van Izegem konden worden geplaatst, hierdoor is dit werk gedeeltelijk verloren. Ondertussen werd de procedure bijgestuurd en worden de gescande foto’s met IGA gedeeld via One Drive. De foto’s van het Herfstmuziekfestial 1994-1999 bevinden zich momenteel bij Tatsevoet.

Rijksarchief Kortrijk bood aan om de parochieregisters van Izegem en Kachtem te digitaliseren. Er werd hiervoor een overeenkomst afgesloten. De registers werden door het Rijksarchief opgehaald (02/06/2017) en werden samen met de gescande bestanden terug bezorgd (06/07/2017). In 2018 zal bekeken worden hoe deze digitale bestanden voor het publiek toegankelijk kunnen worden gemaakt.

o Gemeentearchief Wielsbeke: Doorgeven wat volgens IGA voor digitalisering in aanmerking komt In het archief bevindt zich een Landboek Sint-Baafs-Vijve uit 1763. Het boek

is in zeer slechte staat.




Overleg met Martijn Vandenbroucke omtrent het historisch kader van dit landboek (19/05/2017)

Advies inwinnen bij collega-archivarissen over mogelijke restaurateurs en hoe/waar mogelijkheid tot digitaliseren van boek

Aanzet van dossier omtrent aanpak restauratie en digitalisatie landboek

Opvragen van vrijblijvende offertes bij enkele restaurateurs o Gemeentearchief Ledegem:

Bijwonen toelichting en demo eGovFlow en Verifieer door Vanden Broele (27/09/2016)

Overleg met Vanden Broele omtrent mogelijkheden digitalisering aktes burgerlijke stand (19/10/2016)

IGA telt de aktes burgerlijke stand ter voorbereiding van een eventuele digitalisering. Op basis van deze gegevens bezorgde Vanden Broele een offerte.

Overleg met Vanden Broele omtrent aanpak digitalisering aktes burgerlijke stand (16/03/2017)

Opstartmeeting digitaliseren akten burgerlijke stand en stand van zaken DABS met Vandenbroele, dienst IT en Burgerzaken te Ledegem (11/09/2017)

o Gemeentearchief Moorslede: De aktes burgerlijke stand Moorslede en de oudste bevolkingsboeken van

Dadizele werden door Vanden Broele gedigitaliseerd o Gemeentearchief Wingene:

Via Stadsarchief Gent werden alle tekstaffiches uit WOI reeds gedigitaliseerd. Het plan is om deze via Probat te ontsluiten. Daarom ging IGA in het najaar van 2016 te rade bij het stadsarchief Tielt en gemeentearchief Ingelmunster over hun aanpak.

Intern overleg aanpak ontsluiting oorlogsaffiches Wingene (13/07/2017) Zie verder werkingsverslag gemeente Wingene

- Digitaal archief

o De testperiode voor het gebruik van de KlasseerTool werd afgerond waarop IGA de feedback op deze testlicentie verzamelde. Helaas werd de tool door het merendeel van de testpersonen als niet gebruiksvriendelijk ervaren. Bijgevolg werd de tool dan ook niet aangekocht.

o Bezorgen van de ondertekende overeenkomsten voor in gebruik name van Probat aan de provincie

o Opmaak van archievenoverzicht Probat o Demo beeldbank Zeticon/Mediahaven door Luc Vervaecke (06/02/2017): als

mogelijke oplossing voor het aanwezige audiovisueel digitaal materiaal bij de gemeenten en ocmw’s




o Verzamelen van info over de manier waarop de verschillende besturen hun digitale bouwaanvragen bewaren in hun mappenstructuur en met welke softwareleverancier ze werken. Dit als voorbereiding op de mogelijke oprichting van verschillende werkgroepen WLOA omtrent de digitale bouwaanvragen. (maart-april 2017)

o RM-tool Toelichting op MAT gemeente Wingene over mogelijkheden RM-tool en

toelichting mogelijke aanpak voor implementatie (14/06/2017) Opvolgen interesse bij besturen Midwest voor aankoop RM-tool Verkrijgen goedkeuringen CBS voor aankoop RM-tool bij IGA-besturen

o Ledegem Geven van de nodige input in kader van een mogelijke instap in het

MidOffice project V-ICT-OR Verder opvolgen en afronden van de Digital Trash Day in gemeente en

OCMW In orde zetten van beeldbank: dubbels, naamgeving Opmaak boomstructuur digitale mappen bibliotheek en overleg Overleg met IT-verantwoordelijke omtrent aanpak nieuwe digitale

mappenstructuur en terugkoppeling naar OCMW-secretaris Overleg met gemeentesecretaris over aanpak nieuwe digitale

mappenstructuur (10/01/2017) Overleg met de IT-dienst over aanpak nieuwe digitale mappenstructuur

(25/01/2017) Voorstel en aanpak nieuwe digitale mappenstructuur toelichten op MAT

Ledegem (10/02/2017) + verwerken van feedback Overleg rechtenbeheer, verwerken feedback Sociale Zaken en aanmaak

aanpassingen nieuwe mappenstructuur (06/03/2017) Overleg diensthoofd Vrije Tijd omtrent opmaak en aanpak nieuwe digitale

mappenstructuur (06/03/2017) Algemeen infomoment over opzet, doelstelling en aanpak nieuwe digitale

mappenstructuur voor gemeentepersoneel (25/04/2017) Opstart nieuwe digitale mappenstructuur dienst Vrije Tijd (02/05 en

15/05/2017) Overleg met diensthoofd Stedenbouw omtrent aanpak nieuwe digitale

mappenstructuur (16/05/2017) Overleg nieuwe digitale mappenstructuur bij dienst Ruimtelijke Ordening

(22/06/2017) Opstart gebruik nieuwe digitale mappenstructuur bij bibliotheek: overzetten

van de mappen met het personeel (08/09/2017, 27/09/2017) Opstart gebruik nieuwe mappenstructuur bij gemeente- en ocmw-secretaris,

schepenen en burgemeester (29/08/2017, 08/09/2017, 11/09/2017) Continu: duiding rechten op mappen en doorgeven nodige aanpassingen aan

Dienst IT




Continu: beantwoorden vragen over het gebruik van de nieuwe mappenstructuur

Continu: bijsturen, doorgeven bijmaken van hoofdmappen waar nodig op vraag van dienst aan Dienst IT

Continu: opvolgen van de stand van zaken van overzet o OCMW Ledegem

Algemeen infomoment over opzet, doelstelling en aanpak nieuwe digitale mappenstructuur voor OCMW-personeel (02/05/2017)

Overleg stavingsdocumenten (module Cevi) en nodige aanpassingen in mappenstructuur (22/06/2017)

o Izegem Overleg over het hoe organiseren van een Digital Trash Day in Izegem en

aanpak om tot een nieuwe digitale mappenstructuur te komen (28/09/2016) Startvergadering (16/11/2016) over aanpak nieuwe digitale

mappenstructuur Opvolgvergadering aanpak digitale mappenstructuur (21/12/2016) Opmaak van voorstel nieuwe digitale mappenstructuur specifieke taken

diensten Izegem Bespreking concrete aanpak implementatie nieuwe digitale

mappenstructuur in stad Izegem (08/02/2017) Eerste algemeen infomoment over opzet, doelstelling en aanpak nieuwe

digitale mappenstructuur voor cluster Vrije Tijd (20/03/2017) Opstart nieuwe digitale mappenstructuur Museum en dienst Toerisme, VES,

Jeugddienst, bibliotheek (maart-april 2017) Overleg directeur Art’IZ over aanpak en opstart nieuwe digitale

mappenstructuur (20/04/2017) Opstart nieuwe digitale mappenstructuur De Leest (04/05/2017) Opvolgen gebruik en overzetten documenten naar nieuwe digitale

mappenstructuur in bibliotheek, Jeugddienst, Museum en dienst Toerisme, VES, Sportdienst, De Leest, Artiz (mei-juni 2017)

Overleg en opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij Secretariaat en secretaris (28/06/2017)

Overleg en opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij dienst Communicatie (20/07/2017)

Overleg en opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij dienst Onthaal (22/08/2017)

Eerste algemeen infomoment over opzet, doelstelling en aanpak nieuwe digitale mappenstructuur voor cluster Omgeving (26/09/2017)

Continu: duiding rechten op mappen en doorgeven nodige aanpassingen aan Dienst IT

Continu: beantwoorden vragen over het gebruik van de nieuwe mappenstructuur




Continu: opvolgen van de stand van zaken van overzet o Hooglede

Overleg met gemeentesecretaris, IT en Vrije Tijd Hooglede over aanpak digitale mappenstructuur (15/02/2017)

Overleg omtrent verdeling werk en bepalen aanpak voor schonen digitale map publiek (17/03/2017)

Toelichting op het MAT omtrent aanpak nieuwe digitale mappenstructuur (10/04/2017)

Overleg met IT over aanpak + klaarzetten nieuwe digitale mappenstructuur voor interne ondersteuning en Vrije Tijd (19/05/2017)

Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij financiële dienst, personeelsdienst en Vrije Tijd (06/06/2017)

Bezorgen input voor opstart nieuwe mappenstructuur dienst IT (19/05/2017) Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij secretariaat, Omgeving en

Sportdienst (08/07/2017) Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij Burgerzaken (30/06/2017) Overleg over aanpak Beeldbank en opstart structuur (08/07/2017) Overleg en opzetten van de mappenstructuur voor de bibliotheek. Overzet

naar de nieuwe mappenstructuur uitgevoerd door de medewerkers (03/07/2017)

Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij Huis van het Kind (BKO) (22/09/2017)

Overzetten van de mappen en bestanden van de financieel beheerder (22/09/2017)

Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij Preventieadviseur (20/09/2017) Continu: duiding rechten op mappen en doorgeven nodige aanpassingen aan

Dienst IT Continu: beantwoorden vragen over het gebruik van de nieuwe

mappenstructuur Continu: bijsturen, bijmaken van hoofdmappen waar nodig op vraag van

dienst Continu: opvolgen van de stand van zaken van overzet

o Moorslede Implementatie van de nieuwe mappenstructuur in de bibliotheek (najaar

2016) Overleg met IT-verantwoordelijke over timing integratie buitendiensten op

gemeentelijke server (20/02/2017) Check stand van zaken huidige digitale mappenstructuur (maart-april 2017)

o OCMW Moorslede Advies, tips & tricks naar aanleiding van het voorstel van het ocmw voor

nieuwe digitale mappenstructuur (13/10/2016) Overleg en feedback over de nieuwe mappenstructuur (29/06/2017) Geven input voor structuur patrimoniumdossiers (20/07/2017)




Navragen stand van zaken opstart gebruik (26/05/2017) Navragen stand van zaken opstart gebruik (11/09/2017) Aanwezig tijdens overzetten van de mappen naar de nieuwe structuur

(12/09/2017) o OCMW Wielsbeke

Overleg voorstel digitale mappenstructuur (09/11/2016) Navragen stand van zaken opstart gebruik (21/06/2017) Navragen stand van zaken opstart gebruik (19/09/2017)

o Wingene Overleg met IT-dienst Wingene over afspraken digitale mappenstructuur en

duiding bij hun aanpak van de implementatie van de nieuwe mappenstructuur (19/09)

Opmaak van voorstel nieuwe digitale mappenstructuur voor archiefdienst

- Overdrachten door diensten o Dankzij de organisatie van opruimdagen en een aantal grote selectie- en

vernietigingsrondes in de verschillende archieven werd het voor de diensten in de loop van 2016 mogelijk archiefoverdrachten te doen.

o Om de archiefoverdrachten enigszins gestroomlijnd te laten verlopen, organiseerde IGA in elk bestuur een infomoment waarin de algemene afspraken over de aanpak van archiefoverdrachten werd toegelicht:

Gemeente Wielsbeke (26/09/2016) OCMW Wielsbeke (30/09/2016). Na de sessie was IGA de hele dag ter

beschikking om het personeel bij te staan met het nodige advies voor het opruimen van hun bureau en kasten

Overleg OCMW Izegem over mogelijke aanpak archiefoverdrachten, bespreken voorstel om te werken met een soort tussendepot, gebruik van welke archiefdozen, etc. Het infomoment voor personeel OCMW Izegem vond plaats op 03/10/2017. Volgend op dit infomoment werd met elke dienst afzonderlijk de specifieke bewaartermijnen bekeken.

OCMW Moorslede (13/10). Op vraag van de secretaris werd aansluitend ook advies, tips & tricks gegeven bij hun voorstel van een nieuwe digitale mappenstructuur

Gemeente Moorslede (27/10) Gemeente Ledegem (22/11/2016), ook werden er afspraken gemaakt over

het registreren bij het raadplegen/ontlenen van documenten en dossiers uit het archief.

Gemeente Hooglede (09/01/2017) OCMW Ledegem (10/01/2017) Stad Izegem (19/01 en 19/01/2017) OCMW Hooglede (26/01/2017)




o Naast deze infomomenten gaf IGA via e-mail of gesprek nog heel wat bijkomende duiding over de aanpak van archiefoverdrachten, bewaartermijnen en manier van klasseren van dossiers

o Toelichting op het MAT Wingene over de algemene aanpak van archiefoverdrachten (20/10/2017)

o Een overzicht van archiefoverdrachten is terug te vinden in bijlage 3. o Wingene:

Overleg met jeugd- en cultuurdienst omtrent aanpak archiefoverdrachten (04/05/2017)

Overleg met bibliotheek omtrent aanpak archiefoverdrachten (01/06/2017) Overleg met Sportdienst omtrent aanpak archiefoverdrachten (29/06/2017) Overleg met diensthoofd Bevolking en Welzijn ivm aanpak

archiefoverdrachten in Sociaal Huis (29/06/2017)

6. Interne dienstverlening Het merendeel van de vragen van het personeel aan IGA gaat over wat men wel en wat niet dient te bewaren en welke bewaartermijnen er gelden. Met de meeste diensten had IGA ook contact voor het geven van advies en toelichting omtrent afspraken rond archiefoverdrachten. Regelmatig werd ook het advies van IGA gevraagd omtrent de raadpleegbaarheid van aktes burgerlijke stand en bevolkingsboeken die al dan niet al openbaar waren.

Regelmatig wordt IGA ook gecontacteerd door een dienst die op zoek is naar een bepaald document of dossier in het archief. Dankzij de opgemaakte plaatsingslijsten kon IGA doorgaans snel de juiste bewaarplaats van het gezochte document of dossier aanwijzen.

De afspraken rond de bruikleen en raadpleging van archiefdocumenten door het personeel worden niet altijd even goed nageleefd.

Een overzicht van de vragen van gemeente- en OCMW-personeel die IGA heeft ontvangen, werd opgenomen in bijlage 4.

7. Externe dienstverlening en publieksgerichte activiteiten Enkel in het stadsarchief Izegem is er uitgebouwde leeszaalwerking. Geïnteresseerden kunnen via de website van stad Izegem een online aanvraagformulier invullen. Deze aanvragen komen bij IGA terecht. IGA bekijkt de vraag, verwijst door waar nodig en legt indien mogelijk de gevraagde stukken klaar voor raadpleging. IGA brengt het bestuur van de Heemkundige Kring Ten Mandere, die de leeszaalwerking verzorgt, op de hoogte dat de gevraagde stukken ter inzage klaar liggen. De heemkring neemt met de vorser contact op om een datum voor bezoek vast te leggen. Wanneer de opzoeking is afgerond, brengt de heemkring IGA hiervan op de hoogte zodat laatstgenoemde de stukken opnieuw op de juiste plaats in de archiefkelder kan wegsteken.




Voor de andere archieven is het raadplegen van het archief ook mogelijk en dient men gewoon met IGA contact op te nemen. De opgemaakte plaatsingslijsten van de centrale bewaarplaatsen zijn alvast een groot hulpmiddel om bij vragen naar de beschikbaarheid van documenten een antwoord te kunnen geven.

Een overzicht van de vragen van externen die IGA heeft ontvangen, werd opgenomen in bijlage 5.

Naar aanleiding van één jaar IGA werd een artikel ingediend bij de VVBAD. Dit werd opgenomen in META 2017 (2)2. In Izegem werd bovendien een kort persmoment georganiseerd over de verwezenlijking in het stadsarchief Izegem na 1 jaar IGA-werking. Ook de samenwerking met de heemkring Ten Mandere werd gevierd met een bedankings- en nieuwjaarsdrink.

Naar aanleiding van het nieuwe cultureel-erfgoeddecreet deed de redactie van de VVBAD een oproep naar lokale archiefdiensten om foto’s in te dienen van waardevolle stukken / topstukken uit hun collectie. IGA stuurde hierop een aantal foto’s in die werden opgenomen in META 2017|3.

Informatie over IGA, vorderingen, interessante vondsten in het archief, e.d. kunnen door geïnteresseerden op de voet gevolgd worden via de communicatiekanalen van Projectvereniging BIE:

- Maandelijkse nieuwsbrief Projectvereniging BIE - Wekelijks blogbericht op de Facebookpagina van Projectvereniging BIE - Website van Projectvereniging BIE, waar IGA een eigen webpagina heeft

(www.igamidwest.be). De inhoud van deze webpagina wordt door IGA beheerd.

Uiteraard kan IGA, indien relevant, ook gebruik maken van de communicatiekanalen van de betrokken besturen.

Gemeente Wingene heeft sinds begin 2017 een nieuwe website. Op deze website heeft uiteraard ook de archiefdienst Wingene een plaatsje. Eind 2016 werden dan ook de nodige teksten opgemaakt en ingevoerd in de preview van deze nieuwe site.

Gemeente Ledegem plant dit najaar de opstart van een nieuwe website. De pagina van de archiefdienst wordt opgemaakt in overleg met IGA.

8. Acquisitie en collectievorming Het voorbije werkingsjaar vonden enkele kleine schenkingen en in bewaargevingen plaats:

- Izegem: o IGA bracht een plaats bezoek aan het archief van Drukkerij Strobbe (29/09/2016). De

drukkerij zelf is namelijk verhuisd waardoor het gebouw waar het archief zich bevindt leeg komt te staan. De eigenaar zou op zoek zijn naar een locatie om het

2 Leen Breyne, Een nieuw archiefinitiatief: de Intergemeentelijke Archiefdienst Midwest, in META. Tijdschrift voor bibliotheek en archief, 2017 (2), p. 26-30.




bedrijfsarchief onder te brengen. Er werd alvast bij het CBS afgetoetst of er interesse is om dit bedrijfsarchief eventueel via een schenking in het stadsarchief op te nemen.

o Het archief van Verbindingsspoor der Vaartkaai zou worden overgedragen aan het stadsarchief Izegem (persnota december 2016 van schepen van archief Kurt Himpe). Momenteel bevinden de documenten zich nog bij vereffenaar Vandemoortele Lipids nv in Gent.

o IGA werd gecontacteerd i.v.m. een mogelijke schenking aan het stadsarchief Izegem (familiefoto’s, mobilisatieboekje grootvader, medailles). Omdat het om zeer fragmentarische documenten ging, deze niet meteen relevant waren voor Izegem en ook geen aanvulling waren op een bestaande reeks die reeds in het archief wordt bewaard, werden deze niet in het stadsarchief opgenomen. De aangeboden objecten en documenten werden aan de Heemkundige Kring Ten Mandere doorgegeven die beslisten om dit in hun collectie op te nemen.

o In juni 2017 werd schepen van archief Kurt Himpe gecontacteerd met de vraag of de stad geïnteresseerd is in een doos met handgeschreven partituren van de Izegemse toondichter Daniël Clement. Izegem wenst deze schenking te aanvaarden die wellicht in het najaar van 2017 zal plaats vinden.

- Hooglede: o Schenking van toneelstukken en foto’s van de Toneelkring Kunst en Vreugd: deze

werden door IGA in het archief opgenomen en geïnventariseerd. Ook zorgde IGA dat er een overeenkomst werd opgemaakt tussen de schenker en de gemeente.

o Verpakken in zuurvrije dozen en opnemen in plaatsingslijst van reeks partituren die aan het gemeentearchief Hooglede in bewaargeving werden gegeven

- Ledegem: o Tijdelijke in bewaarneming van het archief van de PWA-dienst Ledegem o Opname van het archief van de brandweer Ledegem in gemeentearchief: de

documenten werden door IGA verpakt in zuurvrije archiefdozen, omschreven en in plaatsingslijst opgenomen

9. Actiepunten volgend werkingsjaar Binnen de werking van de Intergemeentelijke Archiefdienst worden volgende prioriteiten voorgesteld:

Najaar werkingsjaar 2017 - Analoog archief:

o Effectieve selectie en vernietiging van deel 2 in stadsarchief Izegem + selectie en vernietiging van het archief dat op de blauwe rekken ligt;

o Effectieve selectie en vernietiging in WZC De Plataan (OCMW Izegem); o Verdere in gebruik name van de compactusrekken in het gemeentearchief

Moorslede; o Effectieve selectie en vernietiging in het gemeentearchief van Ledegem; o Opstart digitalisering aktes burgerlijke stand Ledegem;




o Digitalisering van het landboek Sint-Baafs-Vijve en renteboek dat bewaard wordt in gemeentearchief Wielsbeke;

o In gebruik name Probat o.a. input archievenoverzicht en start invoer bevolkingsregisters;

o Opvolgen metingen datalogger in gemeentearchief Ledegem en gemeentearchief Hooglede (kelder bibliotheek)

- Digitaal archief: o Aankoop van de RM-tool voor de IGA-besturen; o Opvolgen implementatie nieuwe digitale mappenstructuur in Izegem (cluster Vrije

Tijd, diensten Secretariaat, Communicatie en Onthaal); o Opvolgen implementatie nieuwe digitale mappenstructuur in Ledegem (bibliotheek); o Opvolgen implementatie nieuwe digitale mappenstructuur in Hooglede (cluster

Omgeving)

Werkingsjaar 2018 - Analoog archief:

o Dossier over eventuele restauratie van landboek Sint-Baafs-Vijve uit het gemeentearchief Wielsbeke uitvoeren;

o Bekijken van de mogelijkheden om het gedigitaliseerde landboek en renteboek voor het publiek online ter beschikking te stellen (eventueel via Probat);

o Bekijken van de mogelijkheden om de gedigitaliseerde parochieregisters Izegem en Kachtem online ter beschikking te stellen (eventueel via Probat);

o Archief bij de buitendiensten in de verschillende besturen: archief oplijsten, selectie en vernietiging waar nodig, (her)verpakken en bekijken of een eventuele verhuis naar de centrale archiefbewaarplaats nodig is;

o Verder gedetailleerd omschrijven van de bouwdossiers in de verschillende besturen en verpakken in zuurvrije archiefdozen;

o Het archief uit het oud gemeentehuis Dadizele omschrijven, selecteren, verpakken en opnemen in de compactusrekken in het gemeentearchief Moorslede;

o Verdere opname van het gemeentearchief van Moorslede in de nieuwe compactusrekken;

o Verdere in gebruik name van Probat; o Nagaan mogelijkheid voor groepsaankoop dataloggers

- Digitaal archief:

o Gebruik RM-tool uittesten, ontwikkelen handleiding voor gebruik RM-tool, aanpak voor implementatie RM-tool uitwerken;

o Vervolg implementatie nieuwe digitale mappenstructuur bij de besturen waar dit reeds in 2017 werd opgestart;

o Bekijken mogelijke oplossing voor bewaren beeldmateriaal (beeldbank)

- Organiseren van een publieksactiviteit op Erfgoeddag 2018 (thema ‘kiezen voor erfgoed’) - In 2018 wordt ’10 jaar TERF/Projectvereniging BIE’ gevierd, waarbij elke maand een

deelwerking van BIE in de kijker wordt geplaatst. In het najaar komt IGA aan bod.




10. Bijlagen

Bijlage 1: Werkverdeling IGA over de verschillende besturen voor de periode januari – juni 2017

Izegem26%

Moorslede10%

Hooglede17%

Ledegem11%

Wielsbeke9%

overkoepelend24%

Wingene3%

Tijdsbesteding IGA (%), gemeente- en ocmwbestuur als een geheel beschouwd

januari - juni 2017




Bijlage 2: Financieel verslag werkingsjaar augustus 2016 – augustus 2017

- Personeelskost: Het archiefteam staat onder het juridisch werkgeverschap van stad Izegem. De tewerkstelling van het team gebeurt volgens de geldende rechtspositieregeling van de stad Izegem.

- Overheadkost:

Projectvereniging BIE staat in voor de overheadkosten, zoals huisvesting, gebruik vergaderruimtes, telefonie, GSM, internetverbinding, laptop en softwarelicenties, prints e.d. BIE betaalt jaarlijks de overheadkosten die te verdelen vallen over de 6 deelnemende

besturen.

Izegem16%

OCMW Izegem10%

Moorslede8%

OCMW Moorslede

2%Hooglede13%OCMW Hooglede

4%

Ledegem10%

OCMW Ledegem1%

Wielsbeke7%

OCMW Wielsbeke

2%

overkoepelend24%

Wingene3%

Tijdsbesteding IGA (%), gemeente- en ocmwbestuur afzonderlijk beschouwd

januari - juni 2017

Boekjaar Dienstverplaatsingen Bezoldigingen contractuelen

Werkgeversbijdragen contractuelen

Maaltijdcheques

2016 (aug-dec)

€ 2.167,85 € 37.350,90 € 12.502,88 € 912,87

2017 (jan-juni)

€ 2.422,83 € 55.003,24 € 14.415,12 € 1.459,71

Overheadkost 2016 € 8.760 2017 (jan-juli) € 6.073,76




Hooglede financiële dienst via e-mail toelichting aanpak en overdrachtslijst Ocmw Izegem De Leest gesprek bewaartermijnen en toelichting

overdracht Wielsbeke technische dienst gesprek bewaartermijnen

Nov 2016 Izegem bevolking/burgerlijke stand verwerken archief dat door geplande verbouwingen achteraan in depot was geplaatst

Izegem Milieu verwerken archief dat door geplande verbouwingen achteraan in depot was geplaatst

OCMW Izegem De Leest archiefoverdracht 2016_1 OCMW

Wielsbeke Thuiszorg archiefoverdracht 2016_1

OCMW Wielsbeke

Sociale Dienst archiefoverdracht 2016_1

OCMW Wielsbeke

Secretariaat archiefoverdracht 2016_1

OCMW Wielsbeke

Ouderenhuisvesting archiefoverdracht 2016_1

Izegem Openbare werken toelichting aan dienst over aanpak en afspraken archiefoverdracht

Moorslede technische dienst gesprek bewaartermijnen Moorslede Bevolking via e-mail bezorgen van bewaartermijnen

documenten verkiezingen Hooglede Kinderopvang archiefoverdracht 2016_1 OCMW

Moorslede Woonzorg archiefoverdracht 2016_1

OCMW Wielsbeke

Secretariaat archiefoverdracht 2016_1 (deel 2)

OCMW Wielsbeke

Secretaris archiefoverdracht 2016_1

OCMW Wielsbeke

Thuiszorg nog een extra doos die werd opgenomen bij archiefoverdracht 2016_1

OCMW Wielsbeke

Lokaal DienstenCentrum archiefoverdracht 2016_1

Dec 2016 Izegem Financiën toelichting bij bewaartermijnen subsidiedossiers

Jan 2017 Hooglede Gemeente infomoment afspraken archiefoverdrachten

Ledegem Financiën archiefoverdracht 2017_1 Ledegem Communicatie archiefoverdracht 2017_1

Hooglede Vrije Tijd toelichting op dienst over bewaartermijnen van documenten en dossiers

Hooglede Personeelsdienst toelichting op dienst over bewaartermijnen van documenten en dossiers




Hooglede GIS/Mobiliteit toelichting op dienst over bewaartermijnen van documenten en dossiers

Izegem Gemeente infomoment 1 afspraken archiefoverdrachten Izegem Ruimtelijke Ordening archiefoverdracht 2017_1

Izegem Overheidsopdrachten na infomoment bezorgen van bewaartermijn overheidsopdrachten

OCMW Ledegem Thuiszorg mail bewaartermijnen prestatiestaten thuiszorg en mmc

Izegem Openbare Werken archiefoverdracht 2017_1 Izegem Eperon d'Or mail bewaartermijnen documenten Gezinsraad

Ocmw Moorslede Woonzorg overdracht 2017_1

Izegem Personeelsdienst mail bewaartermijnen documenten Ledegem Secretariaat overdracht tijdschriften binnenband en lokaal Ledegem Patrimonium/TD overdracht 2017_1 Ledegem Vrije Tijd mail bewaartermijnen Hooglede Vrije Tijd overdracht 2017_1 Ocmw Hooglede infomoment afspraken archiefoverdrachten Ledegem Jeugd (DVT) overdracht 2017_1

Feb 2017 Izegem Bevolking overdracht 2017_1 Wielsbeke Financiën overdracht 2017_1 Ledegem Secretariaat overdracht 2017_1 (deel 2) Wielsbeke Burgerzaken overdracht 2017_1 Wielsbeke Beleidsondersteuning overdracht 2017_1 Wielsbeke Secretariaat overdracht 2017_1

Maa 2017 Ocmw Izegem Sociale Dienst overdracht 2017_1 Izegem Financiën overdracht 2017_1 Hooglede Financiën overdracht 2017_1 Wielsbeke Ruimtelijke Ordening overdracht 2017_1 Wielsbeke Personeelsdienst overdracht 2017_1 Ledegem secretariaat overdracht 2017_3 Ocmw Hooglede Dienstenhuis overdracht 2017_1 Ocmw Hooglede Sociale Dienst overdracht 2017_1 Moorslede Milieudienst overleg klassement milieudossiers + mail

Moorslede Burgerzaken minioverdracht te vernietigen registers (kidsID, geboorten en overlijdens in andere gemeenten)

April 2017 Ocmw Izegem Financiën overdracht 2017_1

Wielsbeke Financiën overdracht 2017_2 (aanvulling in eerste overdrachtslijst)

Izegem Financiën overdracht 2017_2 (aanvulling in eerste overdrachtslijst)




Ocmw Wielsbeke Secretaris overdracht 2017_1; 1 doos dossiers voorgekomen op raad ivm bouw sociale woningen, aangevuld in overdrachtslijst secretaris, 3 dozen csr ttv functie hoofd maatsch werker, meteen aangevuld in plaatsingslijst

Ocmw Wielsbeke Ouderenhuisvesting Overdracht 2017_1 Ocmw Ledegem Secretaris meteen aangevuld in plaatsingslijst Ledegem Personeelsdienst Overdracht 2017_1 Ledegem Secretariaat 2 notulenboeken Mei 2017 Ledegem Dienst Financiën overdracht 2017_2 Ocmw Wielsbeke Sociale Dienst overdracht 2017_1 Hooglede Personeelsdienst overdracht 2017_1 Jun 2017 Wielsbeke Stedenbouw overdracht 2017_2 Hooglede Personeelsdienst overdracht 2017_2 Hooglede Vrije Tijd Overdracht 2017_2

Ocmw Moorslede

Sociale Dienst; Secretariaat; Patrimonium

aangevuld in plaatsingslijst en 2017_1 sociale dienst (ook Sociale Dossiers aangevuld)

Jul 2017 Ocmw Wielsbeke Secretariaat 2017_1 Hooglede Financiën 2017_2 Izegem Bevolking 2017_2

Aug 2017 Izegem Bevolking 2017_3




Bijlage 4: Overzicht van vragen gesteld door gemeente- en OCMW-personeel aan IGA (Vragen van het personeel werden pas geregistreerd vanaf januari 2017)

Datum Gemeente Vraag Actie IGA Jan 2017 Moorslede zocht naar militiegetuigschrift plaats aangewezen in archief (via

e-mail) Feb 2017 Moorslede zocht naar militiegetuigschrift samen met personeelslid gezocht

en gevonden Maa 2017 Izegem Raadpleging foto uit postkaartencollectie

museum- meegenomen om in te scannen, brengt 23/03 terug

Izegem vraag naar crematiedossier 2017 juiste plaats aangewezen Izegem vraag naar overlijden laatste wilsbeschikking

1994 vernietigd (info voor andere gemeente, twee identieke zerken)

Apr 2017 Moorslede waar zijn grafvergunningen Dadizele van voor fusie te vinden

mogelijk tussen archief dat van Dadizele naar Moorslede werd verhuisd, maar dit werd nog niet omschreven dus momenteel geen idee

Izegem Vraag naar dossier AE88 (uit overdracht) juiste plaats aangewezen Izegem Vraag naar dossier wegvergunning weegbrug

1969 juiste plaats aangewezen

Mei 2017 Izegem vraag naar foto's voor gebruik in filmpjes voor opening EdO

IGA de mappen met foto's van Maurice Terryn doorbladerd

Jun 2017 Wielsbeke zocht grafconcessies 2005-2011, maar vond die niet in archief

voor haar de archiefdoos in archief gaan opzoeken (zat bij archiefoverdracht 2017_1) en naar haar bureau gebracht. Gevraagd om de archiefdoos nadien terug te brengen.

Hooglede Vraag naar ondersteuning bij archivering nav verhuis Trimard (Vrijetijdspunt)

opgelost op 15/06

Hooglede vraag naar instellen rechten op map personeel en diensthoofd bij Technische dienst

doorgespeeld aan IT-verantwoordelijke

Hooglede vraag naar locatie premies in nieuwe mappenstructuur

beantwoord




Izegem vraag "Is dat eigenlijk nodig om de documenten die terug komen van de GR (nu aanwinsten 2016) op papier te sparen? Ik zou het hier bij niet kern –organisatie- en GR digitaal bewaren. Voldoende?"

antwoord: "Indien er in het museum een afzonderlijk dossier is omtrent bv. de aanwinsten, is het misschien interessant om de beslissing van GR aan het dossier toe te voegen. Als er ooit eens iemand een onderzoek wil doen naar de aanwinsten en schenkingen aan het museum dan hoeft hij of zij niet door alle notulen te bladeren. Is er geen dossier, dan is het op zich voldoende deze beslissingen van GR tijdelijk te bewaren in de map ‘niet kern –organisatie- GR’. Enkel digitaal is voldoende, het is niet nodig deze ook nog eens afzonderlijk op papier bij te houden."

Izegem vraag om hulp overplaatsen digitale dossiers naar archief

Langsgeweest

Hooglede waar bevindt het overdrachtssjabloon zich Opgelost Ocmw

Moorslede vraag of toegangsrechten op nieuwe mappenstructuur nodig blijven wegens informatieveiligheid

afgesproken op map algemeen archief omwille van werkdocumenten; briefing over nieuwe mappenstructuur ocmw op 29/06

Ocmw Ledegem vraag klaarzetten mappen Sociale Dienst tot 12/07 ikv stavingsdocumenten cevi

beantwoord

Hooglede waar bevinden bevolkingsfiches archief kelder bib zich

Plaats aangewezen

Hooglede heeft 2 dozen over te dragen in kader van verhuis naar infopunt Trimard

ophalen de 30ste

Ledegem Vraag mening ivm feedback mapnaam stavingsdocumenten

wordt ter sprake gebracht op overleg 12 juli

Wielsbeke waar bevinden zich de bouwvergunningen van 2014 en 2015

beantwoord op 29/06/2017

Hooglede Formulier reiskosten in map algemeen zetten uitgevoerd op 30/06/2017 Gemeente

Hooglede heeft de bevolkingsfiches niet gevonden, vraagt om ze naar de nieuwe kelder te laten verhuizen, hebben ze dikwijls nodig

ter sprake brengen op werkoverleg

Gemeente Hooglede

bewaartermijnen: hoe lang uittreksels notulen bewaren, wanneer overdrachtssjabloon invullen, ...

mondeling dag zelf




Jul 2017 Izegem waar bevindt zich het dossier i.v.m. het planologisch attest van Deforche

beantwoord op 05/07/017

Izegem meer info over DABS, wat concreet te zullen moeten doen

nota doorgestuurd 06/07, werkwijze bekijken en hierover samenzitten?

Hooglede Hoe clickbindingen gebruiken getoond 06/07

Izegem waar bevindt zich het militieregister van 1982? (i.v.m. pensioendossier)

mee helpen zoeken (werd verplaatst door Ten Mandere) / meegenomen door Jan Feys en wordt teruggebracht op 7/07

Moorslede had enige tijd geleden gevraagd om bevolkingsboek 8 van 1920 in te kijken, maar vond dit niet

haar nu de juiste bewaarplaats doorgegeven

Ledegem Welke mappen in mappenstructuur voor omschakeling webbv cevi

via mail, mondeling geantwoord op 12/07/2017 en uitgevoerd door Roeland

Hooglede vraagt om de aanwervingsdossiers in het archief samen te zetten bij overdrachten (gebruiksgemak)

uitgevoerd op 17/07

Ledegem Vraag locatie procesbeschrijvingen in nieuwe mappenstructuur

geantwoord via mail op 18/07

Ocmw Wielsbeke Vraag om samen te zitten i.v.m. wat wel en

niet weg mag

opgelost op 25/07

Aug 2017 Izegem

Waar staan de militieformulieren A

doorgegeven op zelfde dag

Izegem Waar staan de vreemdelingendossiers vanaf 2600?

doorgegeven op zelfde dag

Ocmw Moorslede

Waar is de laptop van het ocmw - gezien door IGA?

Negatief beantwoord

Izegem Zijn er affiches van interessante

feestelijkheden naar aanleiding van tentoonstelling rond opening Eperon D'Or

afgesproken dit samen te bekijken op woensdag 30-08-2017

Izegem Mogelijk de lijst van te vernietigen

documenten sport op te sturen en de rest te laten ophalen

Lijst bezorgd op 28-8-2017 met mededeling dat ze zelf de selectie niet hoeven doen, wel akkoord geven, dat het dan nog aangevraagd moet worden en alles best verhuisd wordt




Izegem Overdracht bevolking mogelijk?

Uitgevoerd op 30/08/2017 en overdrachtslijst terugbezorgd op 31/08/2017

Wielsbeke Secretaris wenst overdracht doen via

jobstudent die dozen zal klaarmaken. Waar kan het archief nog geplaatst worden. Kan overdracht van 50-100 dozen zijn.

Technische dienst gevraagd rekken bij te plaatsen.

Bijlage 5: Overzicht van vragen gesteld door externen aan IGA

Datum vraag

Bestuur Onderzoek – onderwerp – reden

opzoekingen

Opmerkingen

Dec 2016

Moorslede Genealogie - vraag naar aanwezigheid en raadpleegbaarheid bevolkingsregisters

overzicht aanwezige bevolkingsregisters bezorgd, aanvrager toestemming rechtbank aangevraagd en onder toezicht van dienst bevolking opzoekingen verricht

Jan 2017 Izegem Genealogie - vraag naar geboorte- en overlijdensdata zussen grootmoeder

beantwoord door TM, die ook opzoeking naar data verrichtte

Izegem vraag naar artikel uit De Weekbode, dec 1993

doorverwezen naar Ten Mandere (volgens website De Weekbode van 1958 tot nu) en eventueel SARoeselare (De Weekbode editie Roeselare op microfilm)

Izegem Genealogie, vraag naar geboorte- en overlijdensdata aanverwanten

doorverwezen naar dienst bevolking

Moorslede vraag naar welke stukken er precies in archief aanwezig zijn

IGA bezorgde overzicht van het aanwezig archief

Izegem vraag voor Ten Mandere (foto op hun website)

doorverwezen naar Ten Mandere

Izegem Genealogie, stamboom vanaf Guillielmus Desmet 1649

doorverwezen naar schaduwarchief bibliotheek door Ten Mandere

Feb 2017

Izegem Vraag naar eventuele informatie over café Knokhuis

Doorverwezen naar Ten Mandere

Ledegem vraag naar aanwezigheid affiches en/of aanplakbiljetten WOI

IGA ging na of dit daadwerkelijk in het archief aanwezig is en legde aangevraagde archiefdozen ter inzage klaar




Izegem nostalgisch randprogramma bij de Septemberkermis zal een tentoonstelling ingericht worden “Koers in Izegem”. Graag zouden we hierbij onder meer gebruik maken van het foto-archief van Maurice Terryn.

Ok om de foto's te doorzoeken in het archief en uit te halen wat ze nodig te hebben. Gevraagd goed te noteren wat ze uithaalden en waar ze het uithaalden. 14/03 gaat de werkgroep het overige deel van de MT-collectie bekijken in het stadsarchief Roeselare, daar zitten de foto's van de jaren '50-'80

Izegem Genealogie - geboorteakten 1867 en 1871

beantwoord

Maa 2017

Izegem vraag naar opzoekingen Emelgem

inkijken bij Ten Mandere

Moorslede mondelinge vraag naar info jaren 70 over zwembad Moorslede

beantwoord

Apr 2017

Ledegem raadpleging archief naar aanleiding van onderzoek naar WOI

Bezoek geregeld

Ledegem genealogie - op zoek naar parochieregisters Rollegem-Kapelle van voor 1797/1796 niet in rijksarchief en ook niet bij priester

doorverwezen naar Familiekunde Vlaanderen

Ledegem consulteren van oudste bevolkingsboeken Rollegem-Kapelle

bevolkingsregisters pas openbaar na 120 jaar (enkel boek 1870-1880 en 1880-1890 zijn momenteel raadpleegbaar)

Izegem Genealogie - vraag naar overlijdensdata grootouders (ikv stamboom)

Doorgegeven aan dienst bevolking

Mei 2017

Izegem vraag naar bouwplan eigen huis (aangekocht)

Doorgegeven aan Ruimtelijke ordening

Izegem Vraag uittreksel akten grootouders ikv naturalisatieaanvraag

Doorverwezen naar burgerlijke stand

Izegem Historiek pand Nederweg 25 schoenfabriek Decoene/Lunoo

Doorverwezen naar Ruimtelijke ordening en Eperon D'or




Hooglede Opvraging partituren Hoogleedse harmonie

Opgelost

Izegem raadpleging archief Maurice Terryn (zoekt foto's van bieren/brouwerij/club Brugge van Bierkasteel Van Honsebrouck)

ook doorverwezen naar stadsarchief Roeselare

Moorslede in kader van OMD 2017 - thema vlas: inkijken van telkaarten landbouw 1945-1948

Fiches door IGA geschoond en verpakt zodat deze konden worden ingekeken

Jun 2017 Ledegem correspondentie burgemeester Ledegem kort na WOI ikv heropbouw gemeente (knechtenschool) ifv publicatie

index briefwisseling 1903-1923 + notulen gemeenteraad periode (1894-1928) klaargelegd

Jul 2017 Moorslede raadplegen bevolkingsboeken en aktes BS ikv erfenis - dienst bevolking vraagt advies IGA

samen met dienst vraag bekeken

Izegem Inzage notulen Emelgem 1956; 1957

doorgegeven aan TM

Moorslede Genealogie - inzage in bevolkingsregisters

vraag doorgestuurd naar dienst bevolking ( nog niet openbare bevolkingsregisters (1920-1929)

Ledegem inzage notulen gemeenteraad Ledegem (vanaf 1884 - 1909)

klaar te leggen: Notulen Gemeenteraad Ledegem 1886/1894 Notulen Gemeenteraad Ledegem 1886/1911 Notulen Gemeenteraad Ledegem 1911/1928

Moorslede kreeg inzage in de

bevolkingsregisters, dit voor opzoekingen ivm stamboom

vraag doorgestuurd dienst bevolking omdat het gaat over nog niet openbare bevolkingsregisters (1920-1929)

Izegem zoekt een origineel exemplaar van één van de eerste

doorverwezen naar TM




wijkkrantjes van 'Wijk Centrum West' Izegem

Moorslede info over oude wijken

(periode 1947) in Moorslede en hoe deze te visualeren op kaart - vraag naar oude kaarten aanwezig in archief

geantwoord: doorverwezen naar GIS en eventueel archief van kadaster

Izegem archief Emelgem + notulen schepencollege en gemeenteraad Emelgem (voor 1965)

Komt wellicht langs in week 24 juli. Bertrand heeft alles klaargelegd behoudens de notulen. Is er een tijdje mee bezig geweest. Aangeboden steekkaarten te gebruiken (kopies voorzien) en archief terug te stoppen.

Izegem Genealogie - vraag naar bestaan parochieregisters Kachtem van voor 1729

zowel orignele registers in stadsarchief Izegem als deze op microfilm in Rijksarchief Kortrijk starten van 1729, deze van voor 1729 zijn wellicht verloren gegaan. ter info meegegeven dat dit najaar/begin volgend jaar deze registers online raadpleegbaar zullen zijn via Rijksarchief en Izegem

Aug 2017

Izegem Genealogie - vraag naar volledigheid parochieregisters bij Nationaal Archief (verder niet gespecificeerd)

Bertrand geantwoord op 21-08-2017 met duiding online beschikbaarheid registers bij Rijksarchief

Izegem Genealogie - "vraag naar contactpersoon overlijden en geboorte"

Beantwoord door Bertrand met opmerking vraag te specificeren.

Izegem Vraag naar informatie over collaboratie en West-Vlaamse Oostfronters

Negatief geantwoord




Izegem

Genealogie - nml. Julie Samoy geb. op 13.08.1850 en haar broer Matheus Samoy geb. op 15.11.1851. De ouders waren Jacobus en Juliana Deceuninck

Geantwoord op 30-8-2017. Overlijdensdatum opvragen bij burgerzaken. Rest op te zoeken in parochieregisters van Sint-Tillo (zitten bij de parochie), Bertrand heeft kopies


Bijlage 12: artikel VIEWZ

.34

XXXX

HISTORIEK

De lokale besturen Ardooie, Hooglede,

Ingelmunster, Izegem, Ledegem,

Lichtervelde, Meulebeke, Moorslede,

Oostrozebeke, Pittem, Ruiselede,

Roeselare, Staden, Tielt, Wielsbeke

en Wingene verenigen zich in het

Midwestoverleg. Deze burgemeesterscon-

ferentie komt maandelijks bijeen. In 2012

werd de Interlokale Vereniging Associatie

Midwest opgericht om de regionale sa-

menwerking te versterken en structureren.

Sinds deze oprichting werden diverse ini-

tiatieven genomen om de lokale besturen

te versterken. Een aantal voorbeelden

van versterkte beheersen beleidsmatige

samenwerking zijn:

• Gezamenlijke aankopen (papier, maal-

tijdcheques, verkeersborden, gezamen-

lijk onderhoud van landbouwwegen …).

• Het voeren van regionale projecten.

• Een regionale I-scan. De resultaten wer-

den in 2015 gepubliceerd en er werd

een artikel over gepubliceerd in OCMW

Visies 2015/3.

• Beleidsvorming (bijvoorbeeld vi-

sie Witboek Beleidsplan Ruimte

Vlaanderen).

• Het delen van intergemeentelijk per-

soneel.

• Een intergemeentelijke GIS-coördinator

die structureel wordt in gezet voor zes

lokale besturen. Daarnaast werkt in de

regio een intergemeentelijk archief-

team van drie mensen. Elk met andere

capaciteiten en gerichte taakstelling

(uitvoerende taken, coördinerende

taken, digitale taken).

Het behoort tot de autonomie van elk

bestuur om al dan niet deel te nemen aan

de initiatieven.

FUSIE VAN AMBITIES

Onder impuls van het Midwestoverleg en

andere regionale partners (zoals de pro-

vincie West-Vlaanderen, het RESOC, WVI),

is de samenwerking in de regio Midden-

West-Vlaanderen sinds de oprichting

van de Interlokale Vereniging Associatie

Midwest, sterk toegenomen.

De lokale besturen komen

steeds meer onder druk te

staan. Het blijvend waarbor-

gen van een kwalitatieve di-

enstverlening naar de burger

is een van de uitdagingen

waar zij voor staan. Daartoe

hebben 16 besturen uit de

regio Roeselare-Tielt een

gemeenteraadsbeslissing ge-

nomen voor een vergaande

samenwerking in functie van

een versterking van de lokale

besturen op de verschillende

beleidsdomeinen.

Regionale samenwerking in regio Midden-West-Vlaanderen

Kris Declercq, voorzitter Midwestoverleg

Bert Maertens, ondervoorzitter Midwestoverleg

Saskia Verriest, coördinator Midwestoverleg – ILV Associatie Midwest


.35

XXX“Het is plots een

onmiskenbaar voordeel dat zorg, activering en welzijn worden beheerd in een structuur waar gemeenten en OCMW’s in zetelen.”

Evenwel stellen we vast dat de structuur

van een interlokale vereniging op haar

grenzen botst. De interlokale vereniging is

de eenvoudigste vorm van samenwerking

die conform het decreet intergemeente-

lijke samenwerking is toegestaan. Deze

structuur heeft geen rechtspersoonlijkheid.

Dit betekent dat de structuur zelf bijvoor-

beeld geen personeel kan aanwerven. Het

intergemeentelijk personeel wordt tewerk-

gesteld door een van de partners van de

interlokale vereniging. Ook voor het voeren

van gezamenlijke aankopen is telkens een

trekkend bestuur nodig. Indien de regio

wenst in te tekenen op een projectoproep

voor Europese, Vlaamse of provinciale sub-

sidies is veelal een structuur met rechtsper-

soonlijkheid nodig. Dat heeft ertoe geleid

dat de besturen in 2015 grondige gesprek-

ken gevoerd hebben, niet alleen met elkaar,

maar ook met de regionale partners. In de

regio is er geen draagvlak voor vrijwillige

fusies. Wel staan de besturen open om met

behoud van de autonomie, te kiezen voor

een vergaande samenwerking.

Eind 2015, begin 2016 hebben zestien

besturen uit de regio zich via een gemeen-

teraadsbeslissing geëngageerd voor een

doorgedreven samenwerking in functie

van een versterking van de deelnemende

besturen. Hierbij werd een gezamenlijk

traject goedgekeurd waaraan nu verdere

uitvoering gegeven wordt. Het gaat hierbij

niet om een klassieke fusie, maar wel om

een fusie van ambities.

STERKE BESTUREN DOOR STERKE

SAMENWERKING

Aangepaste structuur

In maart 2016 heeft Luc Martens zijn

mandaat als burgemeester van Roeselare

neergelegd. Zijn opvolger, Kris Declercq,

werd unaniem verkozen tot voorzitter van

het Midwestoverleg en de ILV Associatie

Midwest. Bert Maertens, burgemeester

van de stad Izegem, is ondervoorzitter.

Onder impuls van de nieuwe voorzitter

en ondervoorzitter werd de werking van

het Midwestoverleg geoptimaliseerd.

Een dagelijks bestuur, bestaande uit de

voorzitter, ondervoorzitter en coördinator,

bereidt het maandelijks Midwestoverleg

voor. Daarnaast wordt de werking van het

Midwestoverleg efficiënter gemaakt door

de oprichting van clusters en intervisiegroe-

pen. De beleidsdomeinen waarin een ge-

meente en OCMW werkzaam zijn, worden

hierdoor gevat.

Elke cluster wordt getrokken door minstens

twee burgemeesters die deze vergade-

ring ook voorzitten. Deze clusters werken

beleidsbepalend. Concreet is er een cluster

bestuur, welzijn, ruimtelijke ordening & mo-

biliteit, milieu, GIS-ICT-digitalisering, cultuur

en vrije tijd, economie en facility & logistiek.

Deze clusterwerking zorgt voor een

gedeeld engagement onder de besturen

om de regionale samenwerking, in functie

van de versterking van de besturen, verder

vorm te geven en tot concrete realisaties te

komen.

De coördinator van het Midwestoverleg

bereidt samen met de voorzitter de cluster-

vergadering (inhoudelijk en logistiek) voor.

De coördinator staat in voor de opmaak van

de notulen en de opvolging van afspraken.

Projecten worden geïnitieerd en uitge-

werkt in samenwerking met de experts van

de gemeenten en OCMW’s. Naargelang

de agendapunten worden experts en

bevoegde schepenen uitgenodigd om

deel te nemen aan de clustervergadering.

Maandelijks is er een terugkoppeling

van de werking van elke cluster naar het

voltallige Midwestoverleg. Voorstellen

vanuit de cluster worden gevalideerd op

het Midwestoverleg. Afspraken worden

gemaakt.


.36

XXX

Het verslag van het Midwestoverleg wordt

maandelijks voorgelegd aan de respec-

tievelijke colleges van de deelnemende

besturen. In dit verslag wordt telkens

een overzicht opgenomen van agenda-

punten die ter goedkeuring of kennis-

geving dienen te worden voorgelegd

aan de bestuursorganen van gemeente

en OCMW. Op deze manier beoogt het

Midwestoverleg een goede informatie-

doorstroming van haar werking naar de

besturen toe, wat het draagvlak voor de

regionale samenwerking ten goede komt.

Er werden ook intervisiegroepen

opgestart die, naar analogie met de

clusters, thematisch zijn opgebouwd.

Personeelsleden van gemeente en OCMW

nemen hieraan deel. Concreet is er de

intervisiegroep ruimtelijke ordening & mo-

biliteit, milieu, ICT-GIS-informatieveiligheid,

facility & gebouwenbeheer, welzijn,

archief, economie, personeel en juridische

ondersteuning.

Elke intervisiegroep wordt voorgezeten

door een gemeente- of OCMW-secretaris.

Deze secretaris neemt ook deel aan de

corresponderende cluster. De coördinator

van het Midwestoverleg bereidt samen

met de voorzitter de vergadering voor.

De coördinator maakt de notulen op

en initieert de projecten. Op termijn is

het de bedoeling dat de intervisiegroep

wordt voorbereid door de deelnemende

leden. De intervisiegroepen hebben een

meervoudige doelstelling: kennismaking,

kennisdeling en (op termijn) beleidsvoor-

bereidend- en uitvoerend werken voor de

cluster. Er wordt gestreefd naar een sterke

wisselwerking tussen de intervisiegroepen

en de clusters. Het bestaande secretari-

soverleg zal in de toekomst, samen met

de coördinator van het Midwestoverleg,

steeds meer de rol van regionaal manage-

mentteam opnemen.

De regio Midden-West-Vlaanderen kende

de voorbije jaren reeds een goed werkend

secretarisoverleg. De gemeentesecretaris-

sen ontmoetten elkaar vijfwekelijks tijdens

een overlegmoment. Waar in het verleden

de focus vooral lag op uitwisseling van

informatie, vormt de regionale samenwer-

king nu ook een vast agendapunt tijdens

de vergadering.

De secretarissen zijn een belangrijke

partner in de regionale samenwerking.

De secretaris zorgt voor continuïteit in de

lokale administratie. Een systematische te-

rugkoppeling tussen het Midwestoverleg

en het secretarisoverleg zorgt voor uni-

forme informatiedoorstroming, draagvlak

en ondersteuning voor de realisatie van

projecten. Voor thematische vergaderin-

gen wordt gezamenlijk overleg ingepland

tussen de OCMW en gemeentesecretaris-

sen. Op het Midwestoverleg is zowel een

afgevaardigde van de OCMW als van de

gemeentesecretarissen aanwezig.

Samenwerking regionale partners

Het Midwestoverleg heeft de ambitie om

de samenwerkingsverbanden te struc-

tureren. Een samenwerking met andere

regionale partners is dan ook van groot

belang. Daarom wordt een samenwer-

kingsovereenkomst afgesloten tussen

enerzijds het Midwestoverleg en de

provincie West-Vlaanderen, en anderzijds

tussen het Midwestoverleg en het RESOC

Midden-West-Vlaanderen. Als overlegplat-

form voor de socio-economische partners,

neemt het RESOC hierbij haar rol op als

socio-economisch adviserend orgaan naar

het Midwestoverleg toe.

De West-Vlaamse intercommunale (WVI)

engageert zich om haar vennoten meer

regionaal te ondersteunen. Dit vertaalt

zich onder andere in de oprichting van

regionale projectbureaus. Het projectbu-

reau WVI – Midwest biedt inhoudelijke

ondersteuning aan meerdere clusters.

Deze (samen)werking wordt in onder-

staande figuur geschematiseerd.

Voorbeelden van samenwerking

De diverse clusters werken concrete

projecten uit die vervolgens worden

voorgelegd aan alle besturen via het

Midwestoverleg. Zo wordt er onder andere

ingezet op een gezamenlijk traject voor di-

gitalisering (vervolg regionale I-scan 2015,

I-monitor, oprichting documentenplatform),

het structureren van bestaande samenwer-

kingsverbanden, het efficiënter maken van

gezamenlijke aankopen, het afstemmen

van openbare verlichting en flankerend be-

leid, het samenwerken rond mobiliteit, het

uitwerken van een regionale visie voor het

Witboek Beleidsplan Ruimte Vlaanderen,

het onderzoeken van mogelijkheden

voor regionale archivering … Daarnaast

wordt verder ingezet op het aantrekken

van gespecialiseerd intergemeentelijk

personeel. Naast de GIS-coördinator en het

archiefteam worden een toezichthouder,

een ICT-coördinator en ICT-medewerker

aangeworven. Er is hierbij een principieel

akkoord van de deelnemende besturen

om intergemeentelijk personeel, indien

relevant, gedurende een dag per week

voor de volledige regio tewerk te stellen.

De loonkost wordt hiervoor evenredig door

de zestien besturen gedragen.

De OCMW’s sluiten aan bij de cluster wel-

zijn. De personeelsleden van het OCMW

nemen deel aan diverse intervisiegroepen.

Een van de belangrijkste thema’s waar-

rond de cluster welzijn momenteel werkt,

is het voorbereiden van de overgang van

PWA naar wijkwerking. Diverse scenario’s

voor regionale samenwerking worden

uitgewerkt. Via de ESF-oproep Versterkt

Streekbeleid maakt de regio werk van

een visie voor samenwerking rond sociale

economie.

Het is de ambitie van het Midwestoverleg

om de bestaande en nieuwe vormen van

samenwerking efficiënter te maken en

meer te structureren. Daarom doorloopt

elke cluster momenteel een denkproces

waarbij de samenwerkingsverbanden

“Door samenwerking slagen de besturen erin de bestuurskracht te verhogen en een kwalitatieve dienstverlening aan de burgers aan te bieden.”


.37

XXX

worden geëvalueerd. De werking wordt

in kaart gebracht. Hierbij wordt nagegaan

of het zinvol en opportuun is om een sa-

menwerkingsverband in te kantelen in de

toekomstige structuur met rechtspersoon-

lijkheid. De oprichting van deze structuur

is een onderdeel van het goedgekeurde

traject door de zestien gemeenteraden.

Conform de decretale bepalingen werd

hiervoor een ‘overlegorgaan Midwest’ op-

gericht. Dit overlegorgaan onderzoekt mo-

menteel de mogelijkheden die er zijn voor

een structuur met rechtspersoonlijkheid

op maat van de regio. De doelstelling is

om tegen eind 2017 een structuur met

rechtspersoonlijkheid te hebben

CONCLUSIE

Deze ambitie voor samenwerking is

van onderuit gegroeid, wat zorgt voor

gedragenheid bij de besturen en perso-

neelsleden. Het dynamiseren en creëren

van draagvlak is een continu proces.

De opgestarte werking in clusters en

intervisiegroepen zorgt voor een gedeeld

engagement. Door samenwerking slagen

de besturen erin de bestuurskracht te

verhogen en een kwalitatieve dienst-

verlening aan de burgers aan te bieden.

Deze werking wordt de komende jaren

verdergezet.

Terugkoppeling

college van

burgemeester en

schepenen

Midwestoverleg / ILV Associatie

Midwest (16 burgemeesters, alge-

meen directeur WVI, gedeputeerde,

vertegenwoordiger OCMW en

gemeentesecretarissen, coördina-

tor Midwestoverleg – maandelijks

overleg)

Clusters Midwest:

• Bestuurlijk traject

• Cultuur en vrije tijd

• Facilitair en logistiek

• GIS, ICT en digitalisering

• Milieu

• Ruimtelijke ordening en mobiliteit

• Welzijn

• Economie

Intervisiegroepen Midwest:

• Stedenbouw / mobiliteit / ruimtelijke

ordening / omgevingsvergunning /

handhaving

• Milieu / energie / duurzaamheid

• Juridische ondersteuning

• ICT, GIS, informatieveiligheid

• Facility: gebouwenbeheer / aankopen

• Welzijn

• Personeel

• Archief-informatieveiligheid (cultuur /

erfgoed)

• Economie

Dagelijks bestuur (voor-

zitter en ondervoorzitter

Midwestoverleg, coördi-

nator Midwestoverleg –

maandelijkse bijeenkomst)

8 clusters Midwest (trek-

kende burgemeesters,

secretaris = voorzitter

corresponderende inter-

visiegroep, coördinator

Midwestoverleg – 4-tal

bijeenkomsten / jaar)

Regionaal MAT

(secretarissen en

coördinator)

9 intervisiegroep-

en (voorzitter

= secretaris,

personeelsleden

gemeenten /

OCMW – 4 keer

per jaar – opvol-

ging coördinator

Midwestoverleg)

Samenwerking-

overeenkomst met RESOC

Samenwerkingsove-

reenkomst met provincie

West-Vlaanderen

Projectbureau WVI

Voor een uitgebreid jaarverslag of voor

meer informatie over de werking van

het Midwestoverleg kunt u terecht bij

Saskia Verriest via [email protected].

werkingsverslag Interlokale Vereniging Associatie Midwest 2017...gemeente Hooglede, zijn aangesloten...

Documents

Transcript of werkingsverslag Interlokale Vereniging Associatie Midwest 2017...gemeente Hooglede, zijn aangesloten...