werkingsverslag Interlokale Vereniging Associatie Midwest 2015 · 2017. 9. 19. · 6 Midwestoverleg...

58
MIDWESTOVERLEG burgemeesters regio Roeselare-Tielt Interlokale Vereniging Associatie Midwest werkingsverslag Interlokale Vereniging Associatie Midwest 2015

Transcript of werkingsverslag Interlokale Vereniging Associatie Midwest 2015 · 2017. 9. 19. · 6 Midwestoverleg...

  • MIDWESTOVERLEGburgemeesters regio Roeselare-Tielt

    Interlokale Vereniging Associatie Midwest

    w e r k i n g s v e r s l a g I n t e r l o k a l e V e r e n i g i n g A s s o c i a t i e M i d w e s t

    2 0 1 5

  • Redactie: Saskia Verriest

    Contact Midwestoverleg – ILV Associatie Midwest:Spanjestraat 1418800 RoeselareCoördinator Saskia [email protected]/50.30.46

  • i n h o u dMidwestoverleg

    w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 | i n h o u d

    werkingsverslag Interlokale Vereniging Associatie Midwest 2015.............2

    partners in de ILV Associatie Midwest ...........................................................4

    1 doel van de ILV Associatie Midwest ................................................................4

    2 partners in de ILV Associatie Midwest .............................................................4

    3 organisatiestructuur ILV Associatie Midwest ...................................................4

    beleidsdomeinen van de ILV Associatie Midwest ........................................6

    1 Midwestoverleg (intergemeentelijke samenwerking en coördinatie) ...............6

    2 ruimtelijke ordening ..........................................................................................7

    3 mobiliteit ...........................................................................................................7

    4 ICT ....................................................................................................................8

    5 GIS en archief ..................................................................................................8

    partners van de ILV Associatie Midwest ......................................................10

    uitgevoerde opdrachten van het intergemeentelijke personeel ...............14

    1 Midwestoverleg - Beheerscomité ...................................................................14

    1.1 overleg .........................................................................................................14

    1.1.1 Midwestoverleg - Beheerscomité .............................................................14

    1.1.2 opstart hulpverleningszone Midwest ........................................................14

    1.1.3 overleg expertisecentrum voor gemeentesecretarissen (ECG)

    Roeselare – Tielt ...............................................................................................16

    1.1.4 overleg OCMW voorzitters .......................................................................17

    1.1.5 overleg OCMW secretarissen ..................................................................17

    1.1.6 regiopartners ............................................................................................17

    1.2 projecten .....................................................................................................17

    1.2.1 intergemeenteljik personeel .....................................................................18

    1.2.2 gezamenlijke aankopen ...........................................................................22

    1.2.3 werkgroep ICT ..........................................................................................23

    1.2.4 werkgroep Europese projecten ................................................................24

  • 1.2.5 werkgroep welzijn.....................................................................................24

    1.2.6 Convenant of Mayors ...............................................................................25

    1.2.7 UiTPAS .....................................................................................................26

    1.2.8 regioscreening .........................................................................................26

    1.3 opleiding ......................................................................................................29

    1.4 netwerking ...................................................................................................29

    1.4.1 regionale werking VVSG ..........................................................................29

    1.4.2 plattelandscommissie VVSG ...................................................................29

    1.4.3 Eurometropool ..........................................................................................29

    1.4.4 regionale werking WVI .............................................................................30

    1.4.5 handleiding intergemeentelijke samenwerking - KULeuven ....................30

    1.4.6 lerend netwerk VVSG - LNE ....................................................................30

    1.4.7 studiedagen ..............................................................................................30

    2 ruimtelijke ordening ........................................................................................30

    3 mobiliteit .........................................................................................................31

    tijdsbesteding van het intergemeentelijk personeel ..................................34

    1 Midwestoverleg - Beheerscomité ILV Associatie Midwest ............................34

    2 intergemeentelijke GIS-coördinator Wouter Verhelst ....................................34

    3 Intergemeentelijk archiefteam ........................................................................35

    3.1 inzet Els Demeyer .......................................................................................35

    3.2 inzet Elisabeth Blancke ...............................................................................35

    financiering en jaarrekening .........................................................................38

    1 financiering .....................................................................................................38

    1.1 Midwestoverleg - Beheerscomité ................................................................38

    2 jaarrekening ...................................................................................................39

    2.1 Midwestoverleg ...........................................................................................39

    2.2 intergemeentelijke GIS-coördinator ............................................................41

    2.3 intergemeentelijk archiefteam .....................................................................41

    bijlagen

    bijlage 1 .............................................................................................................44

    bijlage 2 .............................................................................................................47

    bijlage 3 .............................................................................................................49

    bijlage 4 .............................................................................................................51

    bijlage 5 .............................................................................................................52

    bijlage 6 .............................................................................................................53

  • burgemeesters regio Roeselare-TieltMIDWESTOVERLEG

    Interlokale Vereniging Associatie Midwest

    Midwestoverleg w e r k i n g s v e r s l a g I n t e r l o k a l e V e r e n i g i n g A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5

  • 2 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    werkingsverslag Interlokale Vereniging Associatie Midwest 2015

    Voor u ligt het vierde jaarverslag van de Interlokale Vereniging (ILV) Associatie Midwest die in februari 2012 werd opgericht. In 2015 kwam de dynamiek rond regionale samenwerking in Midden-West-Vlaanderen in een stroomversnelling waarbij we een traject hebben uitgewerkt om te komen tot een sterkere structurering van de intergemeentelijke samenwerking.

    Daarnaast is ook hulpverleningszone Midwest op 1 januari 2015 opgestart.

    Conform art. 16 van de algemene overeenkomst van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest dient jaarlijks een jaarverslag en een jaarafrekening van het voorgaande jaar opgemaakt te worden.

    Dit jaarverslag geeft minimaal volgende elementen aan:

    � Op welke beleidsdomeinen de intergemeentelijke personeelsleden werkzaam zijn geweest. � Voor elk intergemeentelijk personeelslid wordt aangegeven welke gemeenten deelnamen, welke

    opdrachten het intergemeentelijk personeelslid voor welke gemeente heeft uitgevoerd, welke overheidsopdrachten werden gegund en welke gemeenten hierop beroep deden.

    � Er wordt een jaarrekening opgemaakt waaruit blijkt welke de inbreng was van de verschillende partners en hoe deze werd beheerd.

    � Per aanvullende overeenkomst wordt een afrekening opgemaakt.

    Dit werkingsverslag geeft uitvoering aan de bepalingen in dit artikel. Dit jaarverslag biedt u een overzicht van de werking van het Midwestoverleg. Ook in 2016 wil het Midwestoverleg de dynamiek verder stimuleren en ondersteunen in functie van de versterking van de lokale besturen.

    Saskia Verriest Luc MartensSecretaris Voorzitter

  • burgemeesters regio Roeselare-TieltMIDWESTOVERLEG

    Interlokale Vereniging Associatie Midwest

    Midwestoverleg p a r t n e r s i n d e I L V A s s o c i a t i e M i d w e s t

  • 4 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    partners in de ILV Associatie Midwest

    1. doel van de ILV Associatie Midwest

    In artikel 2 van de statuten van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest is het doel omschreven als het delen van expertise tussen de partners onder de vorm van het aanstellen van intergemeentelijk personeel en/of het gezamenlijk voeren van overheidsopdrachten voor externe expertise, diensten, le-veringen en investeringen. Deze werking past in een perspectief om een volwaardigere, efficiëntere en transparantere samenwerking tussen lokale overheden te realiseren en bevorderen.

    De interlokale vereniging is één van de vier vormen van intergemeentelijke samenwerking die conform het decreet houdende intergemeentelijke samenwerking (6 juli 2001), mogelijk is.

    De ILV Associatie Midwest werd in 2012 opgericht.

    2. partners in de ILV Associatie Midwest

    De lokale besturen Dentergem, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Lichtervelde, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Ruiselede, Roeselare, Staden, Tielt, Wielsbeke en Wingene en gemeente Hoog-lede, zijn aangesloten als effectief partner bij de ILV Associatie Midwest. Zowel de gemeente- als de OCMW raden hebben de algemene statuten van de ILV Associatie Midwest goedgekeurd alsook de aanvullende overeenkomst voor de coördinator van het Midwestoverleg. Het lokaal bestuur Ardooie en OCMW Hooglede zijn waarnemend partner. WVI treedt op als ondersteunend partner.

    3. organisatiestructuur ILV Associatie Midwest

    De samenstelling van het beheerscomité van de ILV Associatie Midwest is dezelfde als deze van het Midwestoverleg. De leden van het beheerscomité (bestaande uit de 17 burgemeesters van de arron-dissementen Roeselare en Tielt) kunnen een plaatsvervanger aanduiden. De plaatsvervanger van de vertegenwoordiger in het beheerscomité wordt gekozen uit de overige leden van het college.

    Luc Martens, burgemeester van Roeselare, is voorzitter van het beheerscomité van de Interlokale Ver-eniging Associatie Midwest. Saskia Verriest is secretaris van de interlokale vereniging.

    Conform artikel 8 van de statuten van de interlokale vereniging kan het beheerscomité beslissen zich te laten bijstaan door experten. Op de vergaderingen is dan ook een vertegenwoordiger van de secre-tarissen en de OCMW-secretarissen uit de regio, aanwezig. In 2015 was dit Dominik Ronse (secretaris Ingelmunster) voor de gemeente- en stadssecretarissen. Voor de OCMW’s werd Bart Desimpel (OCMW secretaris Izegem) afgevaardigd.

  • burgemeesters regio Roeselare-TieltMIDWESTOVERLEG

    Interlokale Vereniging Associatie Midwest

    Midwestoverleg b e l e i d s d o m e i n e n v a n d e I L V A s s o c i a t i e M i d w e s t

  • 6 M i d w e s t o v e r l e g w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5

    beleidsdomeinen van de ILV Associatie Midwest

    In 2015 heeft het Midwestoverleg de dynamiek rond intergemeentelijke samenwerking ter versterking van de lokale besturen in de regio, verder ondersteund. Hierbij werd nog meer ingezet op intergemeentelijk personeel en regionale projecten. De ILV Associatie Midwest was actief op diverse beleidsdomeinen zoals intergemeentelijke samenwerking en coördinatie (Midwestoverleg), ruimtelijke ordening, mobiliteit, ICT en GIS, archiefwerking. De samenwerking op diverse beleidsdomeinen wordt mee ondersteund via gezamenlijke aankopen en de inzet van intergemeentelijk personeel.

    1. Midwestoverleg (intergemeentelijke samenwerking en coördinatie)

    De gemeenten Ardooie, Dentergem, Meulebeke, Oostrozebeke, Pittem, Ruiselede, Tielt, Wielsbeke en Wingene voor het arrondissement Tielt en de gemeenten Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Lichtervelde, Moorslede, Roeselare en Staden voor het arrondissement Roeselare, verenigen zich in het vrijwillig samenwerkingsverband van het Midwestoverleg.

    Op deze maandelijkse bijeenkomsten wordt de gemeente in hoofde van de burgemeester uitgenodigd voor overleg, informatie uitwisseling en het maken van afspraken rond intergemeentelijke samenwerkig en bovenlokale thema’s.

    In 2015 was de samenstelling als volgt:

    Voor het arrondissement Tielt:Karlos Callens burgemeester ArdooieKoenraad Degroote burgemeester DentergemDirk Verwilst burgemeester MeulebekeJean-Marie Bonte burgemeester OostrozebekeIvan Delaere burgemeester PittemGreet De Roo burgemeester RuiseledeEls De Rammelaere burgemeester TieltJan Stevens burgemeester WielsbekeHendrik Verkest burgemeester Wingene

    Voor het arrondissement Roeselare:Rita Demaré burgemeester HoogledeKurt Windels burgemeester IngelmunsterBert Maertens burgemeester IzegemBart Dochy burgemeester LedegemRia Beeusaert-Pattyn burgemeester LichterveldeWard Vergote burgemeester MoorsledeLuc Martens burgemeester RoeselareFrancesco Vanderjeugd burgemeester Staden

    Naast deze 17 burgemeesters neemt ook Geert Sanders, algemeen directeur van de West-Vlaamse intercommunale (WVI) deel aan de vergaderingen.

    Saskia Verriest wordt via WVI, voltijds tewerkgesteld als secretaris van het Midwestoverleg – ILV Associatie Midwest alsook van hulpverleningszone Midwest.

    Michelle Dufoort zorgt voor administratieve ondersteuning gedurende een halve dag per week.

  • 7w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    De financiering voor deze tewerkstelling wordt gedragen door de gemeenten uit de regio Midwest, de hupverleningszone Midwest en WVI. Voor de coördinator werd bij de oprichting van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest een aanvullende overeenkomst ‘aanstellen coördinator Midwestoverleg – Beheerscomité’ opgemaakt waarin de nadere bepalingen en voorwaarden voor de werking opgenomen zijn. Deze overeenkomst werd door alle deelnemende besturen goedgekeurd.

    2. ruimtelijke ordening

    Vlaanderen werkt aan een Witboek Beleidsplan Ruimte Vlaanderen. In 2015 werden hiervoor 10 proefregio’s erkent. Vanuit het Midwestoverleg werd het initiatief genomen om ook voor de regio Midden-West-Vlaanderen een visie naar voor te brengen. Dit gebeurde in samenwerking met WVI. De visie van Midwest legt de focus op drie strategische thema’s:

    � Reconversie en verdichting gebundeld aan de openbaar vervoerscorridor als motor voor transitie gekoppeld aan ontwikkeling van kernen in de open ruimte.

    � Regionale economische intensiveringsruimtes aansluitend op kanaal/Leie en E403. � Reconversie van bestaande gebouwen in open ruimte als hefboom voor de realisatie van nieuwe

    landschappen.

    Dit document werd per schrijven van 2 juli 2015 aan bevoegd minister Joke Schauvliege, overgemaakt. Tijdens een overleg met de voorzitters van de proefregio’s en het kabinet van minister Schauvliege op 10 december 2015 ontving regio Midwest het signaal in het verdere traject mee betrokken te worden met de 10 proefregio’s.

    3. mobiliteit

    In de regio worden initiatieven genomen rond regionale mobiliteit. In het verleden was er een samenwerking rond de stationsomgevingen, alsook was mobiliteit in de regio een thema in het stadsprogramma waaraan de stad Roeselare deelnam. Op initiatief van het RESOC Westhoek en Midwest, is er voor het eerst een samenwerking tussen de twee regio’s naar aanleiding van de nieuwe dienstregeling van de NMBS.

    Saskia Verriest coördinator Midwestoverleg

    Michelle Dufoortadministratief medewerker

    Toelichting Witboek Beleidsplan Ruimte Vlaanderen aan burgemeesters, secretarissen en schepenen

  • 8 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    4. ICT

    In 2014 werden in navolging van een bevraging bij de lokale besturen diverse werkgroepen opgericht onder de schelpstructuur van de ILV Associatie Midwest. Eén hiervan was een werkgroep rond ICT. Deze werkgroep lanceerde het idee voor de uitvoering van een regionale I-scan. De I-scan is een instrument ontwikkeld om na te gaan hoe ICT binnen een organisatie wordt ingezet en hoe deze op elkaar afgestemd zijn. Bepalende factoren (zowel positief als negatief) worden in dit proces duidelijk waardoor voor de organisatie lijnen uitgezet kunnen worden om een gedragen ICT- en e-governmentbeleid voor de toekomst uit te bouwen. De kostprijs van een I-scan bedraagt normaal € 6.000 excl. BTW per bestuur. Tot noch toe werd deze I-scan enkel voor individuele lokale besturen uitgevoerd. Voor de regio Midwest ontwikkelde de Universiteit Gent ‘de regionale I-scan’. De gezamenlijke kostprijs bedraagt € 18.000 excl. BTW. Omgerekend betekent dit een kostprijs van € 620 per lokaal bestuur (34 lokale besturen in de regio waarvan 29 besturen deelnemen). Per bestuur is dit een winst van € 5.380. Deze I-scan werd gefinancierd met regionale middelen. De eindresultaten werden in mei 2015 voorgesteld.

    5. GIS en archief

    Zoals hoger aangegeven wordt de samenwerking in diverse domeinen mee ondersteund door de inzet van intergemeentelijk personeel. We denken hierbij aan Wouter Verhelst, de intergemeentelijke GIS-coördinator alsook het intergemeentelijk archiefteam. Het team bestaat uit Leen Breyne, Elisabeth Blancke en Ken Brouwers. Hun specifieke inzet wordt verder beschreven.

  • burgemeesters regio Roeselare-TieltMIDWESTOVERLEG

    Interlokale Vereniging Associatie Midwest

    Midwestoverleg p a r t n e r s v a n d e I L V A s s o c i a t i e M i d w e s t

  • 10 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    partners van de ILV Associatie Midwest

    Partner

    Alg

    emen

    e ov

    eree

    n-

    kom

    st IL

    V

    MW

    O IL

    V

    Aan

    koop

    pap

    ier

    Verk

    eers

    bord

    en

    Ond

    erho

    ud

    land

    bouw

    weg

    en

    Reg

    iona

    le I-

    scan

    (UG

    ent)

    IG-G

    IS c

    oörd

    inat

    or

    Team

    arc

    hiva

    risse

    n

    Gez

    amen

    lijke

    ar

    chiv

    erin

    gEl

    ektr

    onis

    che

    maa

    ltijd

    cheq

    ues

    Aan

    koop

    arc

    hief

    doze

    n

    Info

    rmat

    ieve

    iligh

    eid

    hand

    havi

    ng (v

    oorlo

    pige

    st

    atus

    )

    Gemeente Ardooie

    OCMW Ardooie

    Gemeente Dentergem x x x x

    OCMW Dentergem x x

    Gemeente Hooglede x x x x x

    OCMW Hooglede x

    Gemeente Ingelmunster x x x x x x x x

    OCMW Ingelmunster x x x

    Stad Izegem x x x x x x x

    OCMW Izegem x x x

    Gemeente Ledegem x x x x x x x x x

    OCMW Ledegem x x x x

    Gemeente Lichtervelde x x x x x x x

    OCMW Lichtervelde x x x

    Gemeente Meulebeke x x x x x x

    OCMW Meulebeke x x x

    Gemeente Moorslede x x x x x x x x x x

    OCMW Moorslede x x x x x

    Gemeente Oostrozebeke x x x x x x x x x

    OCMW Oostrozebeke x x x x

    Gemeente Pittem x x x x x x x x x

    OCMW Pittem x x x x

    Gemeente Ruiselede x x x x x x x

  • 11w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    Partner

    Alg

    emen

    e ov

    eree

    n-

    kom

    st IL

    V

    MW

    O IL

    V

    Aan

    koop

    pap

    ier

    Verk

    eers

    bord

    en

    Ond

    erho

    ud

    land

    bouw

    weg

    en

    Reg

    iona

    le I-

    scan

    (UG

    ent)

    IG-G

    IS c

    oörd

    inat

    or

    Team

    arc

    hiva

    risse

    n

    Gez

    amen

    lijke

    ar

    chiv

    erin

    gEl

    ektr

    onis

    che

    maa

    ltijd

    cheq

    ues

    Aan

    koop

    arc

    hief

    doze

    n

    Info

    rmat

    ieve

    iligh

    eid

    hand

    havi

    ng (v

    oorlo

    pige

    st

    atus

    )

    OCMW Ruiselede x x x

    Stad Roeselare x x x x x x x x

    OCMW Roeselare x x

    Gemeente Staden x x x x x x x x

    OCMW Staden x x x x

    Stad Tielt x x x x x x x

    OCMW Tielt x x x

    Gemeente Wielsbeke x x x x x x x

    OCMW Wielsbeke x x x x x

    Gemeente Wingene x x x x x x x x x x

    OCMW Wingene x x

    WVI x x x

    BIE x

    De in vet gemarkeerde kruisjes geven aan wie de beherende partner is voor de respectievelijke aanvullende overeenkomst of trekker van het project.

  • burgemeesters regio Roeselare-TieltMIDWESTOVERLEG

    Interlokale Vereniging Associatie Midwest

    Midwestoverleg u i t g e v o e r d e o p d r a c h t e n v a n h e t i n t e r g e m e e n t e l i j k p e r s o n e e l

  • 14 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    uitgevoerde opdrachten van het intergemeentelijke personeel

    1. Midwestoverleg - Beheerscomité

    De uitgevoerde opdrachten van het Midwestoverleg – Beheerscomité kunnen onderverdeeld worden in vier categorieën: overleg, ontwikkeling projecten, opleiding en netwerking. Deze worden hier besproken.

    1.1. overleg

    1.1.1. Midwestoverleg - BeheerscomitéIn 2015 is het Midwestoverleg – Beheerscomité 11 keer bijeen gekomen op 3 februari, 3 maart, 7 april, 26 mei, 23 juni, 25 augustus, 29 september, 28 oktober, 24 november en op 15 december. Op 9 december werd een extra bijeenkomst georganiseerd specifiek rond het thema Beleidsplan Ruimte Vlaanderen. De agenda’s van de bijeenkomsten van het Midwestoverleg – Beheerscomité, zijn in bijlage 1 toegevoegd. De aanwezigheidslijst in bijlage 2.

    Het voorbije jaar werd extra aandacht besteed aan het verhogen van de betrokkenheid van schepenen en secretarissen bij de werking van het Midwestoverleg. Op diverse bijeenkomsten werden de bevoegde schepenen en secretarissen mee uitgenodigd voor een toelichting en debat rond een concreet thema. Voorbeelden zijn de resultaten van de regionale I-scan, visievorming rond het beleidsplan ruimte Vlaanderen, betrokkenheid bij het uitgestippelde traject voor een sterkere structurering van de intergemeentelijke samenwerking in de regio. Het afgelopen jaar werd zeer veel tijd besteed aan overleg met burgemeesters, secretarissen, schepenen, regiopartners, provincie, WVI om tot een gezamenlijk voorstel van regionale samenwerking te komen (zie verder).

    Daarnaast is het ook nog steeds een doelstelling van het Midwestoverleg om een forum ter beschikking te stellen om relevante en actuele informatie te delen. Vanuit dit forum is er een terugkoppeling naar het secretarisoverleg in de regio waar de Midwestwerking een vast agendapunt geworden is.

    1.1.2. opstart hulpverleningszone MidwestIn 2007 werd de wet op de hervorming van de civiele veiligheid goedgekeurd. Van een gemeentelijke werking met korpsen wordt overgegaan naar hulpverleningszones. Door het Koninklijk Besluit van 2 februari 2009 met betrekking tot de vaststelling van de territoriale afbakening van de hulpverleningszone, wordt de provincie West-Vlaanderen ingedeeld in 4 zones.

    De hulpverleningszone Midwest valt niet integraal samen met de grenzen van de regio Midden-West-Vlaanderen. 15 Midwest-gemeenten worden opgenomen in zone Midwest. Het gaat om de gemeenten Ardooie, Dentergem, Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Lichtervelde, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Roeselare, Ruiselede, Staden, Tielt en Wingene.

    De Midwest-gemeenten Wielsbeke en Ledegem behoren tot zone Fluvia (regio Kortrijk).

    Op 1 januari 2015 ging hulpverleningszone Midwest van start. De zoneraad en het zonecollege zijn in 2015 11 keer bijeengekomen, aansluitend aan de zittingen van het Midwestoverleg.

    Tijdens de installatievergadering werden de zoneraad en het zonecollege geïnstalleerd. Burgemeester Luc Martens werd verkozen als voorzitter. Kol. ir. Donald Withouck is aangesteld als zonecommandant. Tine Dhont, financieel beheerder Ingelmunster, neemt de taak van bijzondere rekenplichtige op zich. Saskia Verriest (coördinator Midwestoverleg) vervult nog verder de taak van secretaris voor de zone.

    De samenstelling van het BOC en HOC werd vastgelegd, alsook stond de goedkeuring van de begroting voor 2015 op de agenda. De financiering van de zone bestaat uit een gemeentelijk en een federaal aandeel. De wettelijke verplichting van een 50-50 verdeling wordt hier niet gehaald. Zone Midwest had in 2015 een totaal budget van € 10.293.775, opgesplitst in € 8.759.477 werkingskosten en € 1.534.298 voor investeringen. De federale dotatie voor zone Midwest bedroeg in 2015 € 1.980.969. De gezamenlijke gemeentelijke dotatie van de 15 gemeenten aan de zone bedraagt € 7.455.927,90.

  • 15w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    Onderstaande tabel geeft een overzicht van de toelage per bestuur aan de zone.

    GemeenteFinanciële

    verdeelsleutel (% weergave)

    Dotatie 2015 (in euro)

    Ardooie 3,95 284 628,85

    Dentergem 2,81 188 540,54

    Hooglede 4,27 304 649,05

    Ingelmunster 4,27 300 360,59

    Izegem 11,47 773 905,63

    Lichtervelde 3,30 250 157,36

    Meulebeke 4,41 297 846,69

    Moorslede 4,04 281 248,44

    Oostrozebeke 2,73 183 665,54

    Pittem 3,10 209 245,80

    Roeselare 34,25 2 918 599,02

    Ruiselede 2,07 138 531,12

    Staden 4,45 315 771,27

    Tielt 9,25 621 784,71

    Wingene 5,63 386 993,30

    De zone heeft een retributiereglement gestemd dat afgestemd is op de vroegere gemeentelijke reglementen. Daarnaast werd werk gemaakt van een huishoudelijk reglement, het afstemmen en uniformiseren van procedures voor o.a. de goedkeuring van bestelbonnen, betalingen, het innen van facturen, onderhoud van materiaal.

    Voor het administratief personeel van de zone werd een aangepast statuut uitgeschreven. Voor het operationeel personeel wordt het statuut federaal vastgelegd. De 691 personeelsleden en het materieel werden overgedragen van de gemeenten naar de zone. De gebouwen blijven eigendom van de gemeenten.

    Cevi werd aangesteld als sociaal secretariaat voor ondersteuning bij de uitbetaling van de lonen. Diverse overheidsopdrachten werden gevoerd voor de aankoop van uniforme kledij, het leveren van brandstof, aankoop van voertuigen volgens een goedgekeurd meerjarenplan, aankoop planningssoftware, het afsluiten van een verzekeringsovereenkomst voor burgerlijke aansprakelijkheid, arbeidsongevallen, vlootpolis, aanstellen van een gezamenlijke medische dienst en dergelijke meer. Initiatieven worden ondernomen om de posten op de hoogte te houden van en maximaal te betrekken bij de zonale werking.

    De voorbije maanden heeft de zone werk gemaakt van de samenstelling van haar staf. De zonecommandant kol. ir. Donald Withouck staat in voor de leiding van de zone, personeels- en

  • 16 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    budgetbeheer. Maj. Christian Gryspeert is aanspreekpunt voor onder meer preventie en dispatching en is verantwoordelijk voor de operationele organisatie. Kpt. Peter Vangierdegom is verantwoordelijk voor onder andere de opleiding, vorming en materieelbeheer voor de zone. Er werden in totaal 8 van de voorziene 9 voltijdse personeelsleden aangeworven.

    Wendy Vermeersch en Annelies Alliet vormen de personeelsdienst. Christelle Vanassche ondersteunt de bijzonder rekenplichtige en de ICT-verantwoordelijke. Stefanie Verbrugge, Ellen Verstraete en Heidi Vansteenkiste verdelen de taken voor administratieve en logistieke ondersteuning van de zone. Sam Dobbels is aangesteld als preventieadviseur niveau II. Sarah Joye neemt de communicatie en ander beleidsondersteunend werk voor haar rekening.

    Het team groeit naar een samenwerking ten behoeve van een efficiënte ondersteuning van de zone. Het komende jaar zal verder werk gemaakt worden van het structureren en uitbouwen van de zonale werking.

    1.1.3. overleg expertisecentrum voor gemeentesecretarissen (ECG) Roeselare – Tielt

    De secretarissen uit de regio Midden-West-Vlaanderen kennen een actieve werking. Zij zijn verenigd in het Expertisecentrum voor Gemeentesecretarissen (ECG) Roeselare – Tielt. Naast een forum voor infouitwisseling en expertisedeling, vormt de werking van het Midwestoverleg een vast agendapunt op deze bijeenkomsten. Bruno Debrabandere, secretaris Wielsbeke, was ook in 2015 voorzitter van dit forum.

    De coördinator van het Midwestoverleg geeft inhoudelijke en logistieke ondersteuning aan het overlegplatform van gemeentesecretarissen. In 2015 kwam dit forum bijeen op 10 februari, 18 maart, 7 mei, 23 juni, 9 september, 28 oktober en 9 december.De agenda’s voor deze bijeenkomsten worden in bijlage 3 toegevoegd.

    Installatievergadering hulpverleningszone Midwest

    v.l.n.r. Dieter Hoet (secretaris zone Westhoek), Line Putseys (secretaris zone Brugge-Oostende), Saskia Verriest (secretaris zone Midwest)

    Installatievergadering hulpverleningszone Midwest

  • 17w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    1.1.4. overleg OCMW voorzittersOnder voorzitterschap van Bruno Tricot (directeur gebiedsgerichte werking Midden-West-Vlaanderen, provincie West-Vlaanderen) komen de OCMW voorzitters uit de regio trimestrieel bijeen.

    In 2015 waren er twee bijeenkomsten op 15 juni en 13 oktober. De coördinator van het Midwestoverleg – Beheerscomité ondersteunt deze vergaderingen inhoudelijk en logistiek.

    De agenda’s van dit overleg worden in bijlage 4 toegevoegd.

    1.1.5. overleg OCMW secretarissenDe OCMW secretarissen komen op arrondissementeel niveau bijeen naargelang de noodzaak en opportuniteiten die zich aanbieden. De OCMW’s zijn effectief partner in de Interlokale Vereniging Associatie Midwest. Bij de verdere uitbreiding en structurering van deze interlokale vereniging, worden de OCMW’s betrokken. Het forum van OCMW secretarissen en het overleg van OCMW voorzitters zijn belangrijke fora om te zorgen voor een terugkoppeling van en betrokkenheid bij de werking van de interlokale vereniging.

    Net zoals voor de gemeentesecretarissen wordt artikel 8 van de statuten van de interlokale vereniging toegepast. Het beheerscomité kan beslissen zich te laten bijstaan door experten. Gelet op het belang van betrokkenheid en gedeelde verantwoordelijkheid besliste het beheerscomité beroep te doen op de expertise van de OCMW secretaris door aanwezigheid tijdens de vergaderingen van het Beheerscomité. In 2015 zetelt Bart De Simpel (OCMW secretaris Izegem) namens de OCMW secretarissen in het beheerscomité.

    1.1.6. regiopartnersVerschillende regiopartners zijn gehuisvest in het streekhuis Midden-West-Vlaanderen te Roeselare. Het gaat o.a. om de gebiedswerking van de provincie, RESOC|SERR Midden-West-Vlaanderen, WVI, Stad-Land-Schap, Leader. De coördinator van het Midwestoverleg werkt meerdere dagen per week vanuit het streekhuis. Bilaterale contacten zorgen voor afstemming tussen de partners. Indien opportuun is er een terugkoppeling van de werking van de regiopartners naar het Midwestoverleg – Beheerscomité.

    1.2. projectenIn 2013 werd een bevraging uitgevoerd bij de lokale besturen om verder zicht te krijgen op de noden en behoeften die er leven. Hierbij wordt nagegaan wat intergemeentelijk/regionaal kan worden aangepakt. Dit leidde tot de opstart van 11 werkgroepen met diverse thema’s: wonen, sport, erfgoed, ICT, gezamenlijke aankopen, delen van personeel, problematiek tijdelijke EU werknemers en dienstverlening, samenwerking rond technische opdrachten, Europese projecten en welzijn.

    In 2015 lag de focus van de werking van het Midwestoverleg op een viertal thema’s die vanuit deze werkgroepen de aanzet kregen:

    � Intergemeentelijk personeel � Gezamenlijke aankopen � Resultaten en vervolgtraject regionale I-scan � Europese projecten

    Ondanks het wegvallen van de regionale welzijnsraad, probeert de regio ook in 2015 intergemeentelijk te werken rond welzijn. Dit gebeurt o.a. via het CAW, in samenwerking met de OCMW’s. Daarnaast werd ook een samenwerking rond milieu in de regio opgestart door de ondertekening van het burgemeestersconvenant.

    De voorbereiding die door de andere werkgroepen werd uitgewerkt, wordt benut in het traject dat de regio loopt om de samenwerking te structureren. Dit traject wordt in een apart hoofdstuk besproken.

  • 18 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    1.2.1. intergemeenteljik personeel

    GIS-coördinatorIn 2014 is de ILV Associatie Midwest in samenwerking met WVI overgegaan tot de aanwerving van een intergemeentelijke GIS-coördinator. Wouter Verhelst is op 1 maart 2015 gestart als GIS-coördinator bij 6 besturen: Ledegem, Lichtervelde, Ruiselede, Tielt, Wielsbeke, Wingene.

    Projecten die in elke gemeente lopen: � Eerstelijns GIS-ondersteuning, beheer van kaartlagen en softwaretoepassingen � Opmaak GIS-plan 2016 � Infosessies Geopunt � Gecoördineerde instap in Digitale Stedenbouwkundige Informatie (DSI) � Opvolgen van externe infosessies en overlegfora namens de gemeenten + kennisdoorstroming

    Specifieke taken en projecten per bestuur: � Wingene:

    � Uitwerken proces Centraal Referentie Adressen Bestand (CRAB)-adressenbeheer � Maandelijks intern GIS-overleg � Infosessies Geopunt, Mobile Mapping… � GIS-analyses voor beleidsondersteuning (dorpskern Zwevezele) � Begeleiden migratie naar nieuwe ArcGIS Server + beheer van de interne geoloketten � Inventarisatie en herstructurering geodata � Implementatie Generiek Informatie Platform Openbaar Domein (GIPOD) en Kabel-en Leidingen

    Informatie Portaal (KLIP)

    � Lichtervelde: � CRAB-validatie, procesbeschrijving, ondersteuning CRAB-beheer � Implementatie GIPOD + herschrijven proces signalisatievergunningen

    � Wielsbeke: � Tijdelijke overname CRAB-beheer wegens zwangerschapsverlof � Implementatie GIPOD en KLIP � Ondersteuning opmaak Register Onbebouwde Percelen (ROP)

    � Ledegem: � CRAB-validatie, procesbeschrijving, ondersteuning CRAB-beheer � Opstarten project inventarisatie begraafplaatsen � Implementatie KLIP � Ondersteuning opmaak register planbaten

    Wouter Verhelstintergemeentelijk GIS-coördinator

  • 19w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    � Ruiselede: � Ondersteuning opmaak erfgoedkaart (Storymap) � CRAB-validatie, procesbeschrijving, ondersteuning CRAB-beheer � Ondersteuning opmaak ROP, Recht van Voorkoop (RVV) � Marktprospectie nieuwe GIS-softwaretoepassingen � Implementatie GIPOD en KLIP

    � Tielt: � Interactieve parkeerkaart � Opstart CRAB-validatie, procesbeschrijving, ondersteuning CRAB-beheer � Implementatie GIPOD en KLIP � Opmaak bestek voor Grootschalig Referentie Bestand (GRB)-conforme as-builtplannen

    Team van archivarissenVoor de aanwerving van het intergemeentelijk archiefteam (IGA) kon het Midwestoverleg beroep doen op de stad Izegem. Het archiefteam wordt tewerk gesteld bij 9 lokale besturen. Projectvereniging BIE staat mee in voor de inhoudelijke opvolging van dit team en de huisvesting. In samenwerking met de provincie West-Vlaanderen financieren Izegem, Hooglede, Ledegem, Moorslede, Wielsbeke en Wingene voor drie jaar de archiefdienst. De werking van dit team wordt opgevolgd door een stuurgroep waarin elk bestuur, de provincie, de coördinator van het team en de coördinator van het Midwestoverleg aan deelnemen.

    Eind augustus 2015 ging Elisabeth Blancke aan de slag als projectmedewerker IGA en Els De Meyer als administratief medewerker. Eind 2015 verliet Els helaas het archiefteam; deze functie werd in december opnieuw ingevuld. De zoektocht naar een coördinator voor het team werd eind 2015 succesvol afgerond. Dit betekent dat IGA in 2016 met een volledige personeelsbezetting van start kan gaan.

    Als coördinerend archivaris zal Leen Breyne het team aansturen en is ze het eerste aanspreekpunt voor de verschillende besturen. Zij maakt een plan van aanpak voor een goede basiszorg van het archief en dat op maat van elke gemeente. Samen met Elisabeth Blancke zal ze de inventaris van de aanwezige archiefmaterialen opstellen en werken aan een informatiebeheersplan. Ook het digitaal documentbeheer komt hierbij aan bod. Ken Brouwers ondersteunt het team halftijds door het toepassen van opgestelde selectielijsten en vernietigingslijsten in de verschillende gemeentelijke archieven. Ken neemt ook het klasseren, schonen en archiveren van dossiers en documenten voor zijn rekening. Het team onderhoudt een samenwerking met de archivarissen van de andere steden en gemeenten uit de regio.

    v.l.n.r. Elisabeth Blancke, Ken Brouwers, Leen Breyne

  • 20 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    In 2015 ondernam het team volgende acties: � Kennismakend gesprek met de verschillende besturen. � Plaatsbezoeken van de verschillende archiefbewaarplaatsen. � Opstellen van een timing om per archiefbewaarplaats een depotlijst op te maken. � Opstellen depotlijst van:

    � Het gemeente- en OCMW-archief Moorslede � Het OCMW-archief van Wielsbeke � De andere besturen komen in 2016 aan bod.

    De verschillende besturen werden aangespoord om de prullaria zoals oud bureaumateriaal, kerstbomen, ICT-materiaal… uit de archiefbewaarplaats te verwijderen. Daarnaast werd een aantal basis archiefafspraken met de besturen gemaakt.

    De schepencolleges ontvingen adviezen om oude administratieve publicaties (bv. staatsblad, bestuursmemoriaal) af te stoten. Deze actie zal meteen veel ruimte in de archieven vrijmaken. De besturen Wielsbeke, Ledegem, Moorslede, Izegem zijn hier reeds voor te vinden.

    Van alle gemeenten, met uitzondering van Hooglede, is er een goedkeuring om de administratieve reeksen af te stoten. Het weghalen van deze reeksen uit de verschillende bewaarplaatsen zal in 2016 gebeuren.

    Naast deze werking, was er eveneens een rondvraag voor de aankoop van archiefmateriaal. Het gaat om zuurvrije dozen, etiketten, snelbinders en zuurvrije omslagen. Ook werden verschillende offertes voor de aankoop van dit materiaal opgevraagd. De effectieve bestelling en levering van dit materiaal staat in 2016 gepland.

    Waar mogelijk wil IGA de hulp inroepen van vrijwilligers. Een aantal concrete deelnames: � In het gemeentelijke infoblad van Moorslede werd een oproep opgenomen voor vrijwilligers. Leen

    Demarez, Dirk Vandenberghe en Rik Lybeer reageerden op deze oproep. � In Wielsbeke verricht Kevin Vercaemer nuttig werk ten behoeve van het archief. � In Izegem verleent het bestuur van de heemkundige kring Ten Mandere haar medewerking. De

    kring heeft een archiefopleiding gevolgd en is heel enthousiast om zich voor het archief in te zetten. Voor het digitaal archief werd een algemene mappenstructuur ontworpen voor OCMW en gemeente die verder op maat van de besturen wordt uitgewerkt.

    Naar aanleiding van de implementatie van een nieuwe server in Hooglede, werd een mappenstructuur via organogram geïntroduceerd. De onderliggende niveaus dienen nog verder te worden uitgewerkt.

    Voor het beheren en ontsluiten van grote hoeveelheden digitaal audiovisueel materiaal wordt naar een oplossing gezocht.

    Tot slot werd op de stuurgroep van het team een demo gegeven van de KlasseerTool; deze tool biedt een mogelijke oplossing om e-mails te archiveren. Dit initiatief werd opengesteld voor alle besturen in regio Midwest.

    In 2016 start het voltallige archiefteam. Voor 2016 worden de volgende punten naar voor geschoven als prioritair te ondernemen:

    � Afwerken depotlijsten in de verschillende archieven. Wellicht zal de opgestelde timing bijgestuurd moeten worden.

    � Verdere opruiming van de verschillende archiefbewaarplaatsen. Alle prullaria worden effectief uit de archiefbewaarplaatsen verwijderd.

    � Afvoeren van de administratieve reeksen. � Opmaken van selectie- en vernietigingslijsten. � Bestelling plaatsen voor aankoop archiefmateriaal en de levering van dit materiaal opvolgen. � De vrijwilligerswerking verder opvolgen.

  • 21w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    Gezamenlijk archiveren niet gemeente gebonden documentenOp suggestie van de stad Izegem, werd in de regio een samenwerking opgestart rond het gezamenlijk archiveren van ‘niet gemeente gebonden documenten’. De stad Roeselare is bereid om hiervoor in te staan en engageert zich om de collectie ter beschikking te stellen van de participerende besturen. Deze samenwerking zorgt voor het vervolledigen van collecties en maakt ruimte vrij in de individuele archieven van de besturen. De resterende documenten kunnen bij de individuele besturen worden vernietigd of vervreemd. Een overzicht van de deelnemende gemeenten is terug te vinden in de tabel op blz. 10-11 van dit jaarverslag.

    In december 2014 werd een overleg georganiseerd met de 12 geïnteresseerde besturen dat leidde tot een akkoord over de aanpak alsook rond het opvragen en raadplegen van deze documenten.

    In het kader van het collectiebeleid van administratieve stukken werd de collectie van de Bestuursmemorialen vervolledigd. Dit houdt in dat er nu een volledige reeks van deze collectie bewaard wordt onder de hoede van het stadsarchief Roeselare en de regio Midwest. Een tweede reeks werd vervolledigd voor de verzameling van de Koninklijke Bibliotheek.

    Dit kon efficiënt gebeuren door beroep te doen op de collecties van Izegem, Meulebeke en Staden. De meerderheid van de delen die we verzamelden zijn afkomstig uit Izegem. 20 boekdelen zijn afkomstig uit Meulebeke en 4 delen werden geschonken door Staden. Zowel de collecties van Izegem als Meulebeke waren bijna compleet. Voor Meulebeke werd een overdrachtsformulier opgemaakt. Om de reeks voor de Koninklijke Bibliotheek te kunnen aanvullen was het nodig zowel bij Izegem als Meulebeke te rade te gaan.

    De volgende reeksen die zullen worden vervolledigd zijn het Staatsblad en de Verzameling der wetten, besluiten en decreten.

    Stedenbouwkundig ambtenaarVanuit WVI wordt vanuit de dienst ruimtelijke planning bijstand gegeven aan de dienst stedenbouw van de gemeente Wingene en stad Tielt. Voor de stad Izegem was er een gelijkaardige dienstverlening voor de periode juni 2015 tot en met eind september 2015.

    Intergemeentelijke samenwerking in opstartInformatieveiligheid Elk bestuur dient te beschikken over een informatieveiligheidsplan en een informatieveiligheidsconsulent. Diverse pistes werden hierbij onderzocht gaande van het aanwerven van een intergemeentelijk personeelslid tot het beroep doen op externe expertise. 8 besturen overwegen tot nu toe om hiervoor beroep te doen op Cipal. Aan Cipal wordt hierbij gevraagd om in het begeleidingstraject rekening te houden de regionale dynamiek tot samenwerking. In het gezamenlijke traject worden regionale overlegmomenten ingepland die worden opengesteld voor alle besturen in regio Midwest. Dit wordt verder opgestart in 2016.

    Handhaving Uit besprekingen op het Midwestoverleg en secretarisoverleg blijkt dat een aantal besturen vragende partij is voor een intergemeentelijke toezichthouder. Andere besturen werken hiervoor samen met de politiezones. Vanuit WVI werd een voorstel gedaan voor aanwerving. Dit ligt ter bespreking voor bij elk bestuur. Bij de opmaak van dit jaarverslag gaven 5 besturen aan interesse te hebben. Dit wordt verdergezet in 2016.

    Ontwikkeling app schattingscommissie landbouwDe interesse wordt gepeild om te investeren in een applicatie die de administratieve ondersteuning die de gemeente biedt aan de schattingscommissie landbouw, te ondervangen. Een aantal besturen lijkt geïnteresseerd. Dit wordt verder besproken in 2016.

  • 22 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    1.2.2. gezamenlijke aankopenOok in 2015 werden diverse gezamenlijke aankopen georganiseerd. Tabel 1 geeft een overzicht van welke besturen aan welke gezamenlijke opdracht deelnamen.

    De stad Roeselare nam de herhalingsopdracht voor de gezamenlijke aankoop van papier voor 2 jaar op zich. 25 besturen hebben hierop ingetekend. De opdracht is opgedeeld in twee percelen (wit en gerecycleerd print-/kopieerpapier). Perceel 1 werd gegund aan Lyreco Belgium voor € 114.023,24 (incl. BTW). Perceel 2 ging naar Officie Depot International bvba voor € 31.063,00 (incl. BTW). Totaalprijs van de opdracht bedraagt € 145.086,20 (incl. BTW). Deze herhalingsopdracht kende nog betere financiële voorwaarden. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de prijzen in vergelijking met de eerste gezamenlijke opdracht in 2014.

    papiersoortopdracht 2014

    Prijs/1 000 vellenopdracht 2015-2016

    Prijs/1 000 vellen

    wit DIN A4 80g CIE 150 € 4,18 € 4,11

    wit DIN A3 80g CIE 150 € 8,64 € 8,22

    gerecycleerd A4 CIE 130 € 5,16 € 4,98

    gerecycleerd A3 CIE 130 € 10,32 € 9,96

    De gezamenlijke investering in verkeersborden werd eveneens herhaald met de stad Roeselare als trekker. 7 besturen nemen hieraan deel (overzicht in tabel op blz. 10-11). Het dossier wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad van de stad in januari 2016.

    Drie besturen hebben in 2014 beslist om gezamenlijk landbouwwegen te onderhouden. Na de aanstelling van Studiebureau Demey, werd de uitvoering van het onderhoud van de wegen in 2015 gegund aan De Vriese N.V. voor het bedrag van € 495.293,66 incl. BTW. Deze gezamenlijke opdracht blijkt op de meeste posten een prijsverschil van 6-7% op te leveren in vergelijking met individuele aanbestedingen.

    Deze opdracht wordt herhaald in 2016 waarbij de stad Tielt opnieuw optreedt als trekker. Naast Pittem en Meulebeke, neemt nu ook Moorslede deel aan deze samenwerking.

    Zoals hoger vermeld nam het intergemeentelijk archiefteam het initiatief om gezamenlijk archiefmateriaal aan te kopen. Deze aankoop werd opengesteld naar de overige besturen uit de Midwestregio. 11 besturen tekenden in. De aankoop wordt in 2016 gegund.

    10 besturen hebben besloten samen te werken om een dienstverlener aan te stellen voor het leveren van elektronische maaltijdcheques voor vijf jaar. Gemeente Oostrozebeke trad op als opdrachtencentrale. Door de zeer gunstige prijsvoorwaarden hebben ook andere besturen nadien beslist om alsnog over te stappen en aan te sluiten. Ook vanuit gemeenten uit andere regio’s werd gevraagd om te kunnen aansluiten. Deze opdracht werd gegund aan Edenred Belgium n.v. voor een bedrag van € 8.636,56 incl. BTW. Ter illustratie van het financieel voordeel dat deze gezamenlijke opdracht oplevert, wordt het voorbeeld voor het bestuur Oostrozebeke gegeven. Bij Edenred bedraagt de prestatievergoeding 0,2% van de waarde van de geladen cheques. Voor maart 2016 bedroeg de bijdrage € 13,64 incl. BTW voor het opladen van 1.128 cheques.Bij de papieren cheques afgeleverd in het verleden door Sodexo, bedroeg de dienstprestatie, leveringskosten, toeslag beveiligd transport, administratieve kosten gezamenlijk € 420,69 incl. BTW voor 1.091 cheques voor de maand januari 2015.

    Om de gezamenlijke aankopen nog meer gestructureerd te laten verlopen worden de geplande aankopen voor elk bestuur geïnventariseerd. Op basis hiervan worden synergiën gezocht tussen de besturen.

  • 23w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    1.2.3. werkgroep ICTDe verschillende besturen in regio Midwest hebben elk eigen noden en behoeften wanneer het om ICT gaat. Bovendien zit elk bestuur op een ander niveau van voorzieningen, organisatie, digitale dienstverlening, werking en ambities.

    De visie rond ICT is onduidelijk en vaak worden problemen ad hoc aangepakt. ICT wordt hierbij eerder als een geïsoleerd deel in de organisatie beschouwd eerder dan ondersteunend in de totale dienstverlening. Daarnaast zijn er heel wat initiatieven die opgestart werden (vb. V-ICT-OR, het regionaal forum GIS en het regionaal forum ICT). In het moderniseren van de dienstverlening, speelt ICT steeds meer een heel cruciale rol (e-government). Om aan deze verwachting te voldoen, is investeren in ICT essentieel.

    Eind 2013 werd tot een overeenkomst gekomen met de Universiteit Gent die een aangepast voorstel uitwerkte voor een regionale I-scan. De I-scan is een instrument ontwikkeld om na te gaan hoe ICT binnen een organisatie wordt ingezet en hoe deze op elkaar afgestemd zijn alsook hoe informatiestromen verlopen en worden beheerd. Bepalende factoren (zowel positief als negatief) worden in dit proces duidelijk waardoor voor de organisatie lijnen uitgezet kunnen worden om een gedragen ICT- en e-governmentbeleid voor de toekomst uit te bouwen.

    Deze regionale I-scan heeft drie doelstellingen: � In kaart te brengen hoe e-government in de verschillende lokale besturen in de regio ontwikkeld is.

    Hoe wordt e-government aangestuurd; welk beleid hebben de gemeente op dat vlak? Welke mid-delen en mensen zet men in? Hoe verloopt de uitvoering?

    � In kaart te brengen welke kansen er liggen voor eventuele samenwerking. Voor welke deelaspecten van e-government hebben de betrokken besturen nood aan extra ondersteuning of samenwerking. Zijn er voorbeelden van goede werkwijzen of toepassingen in bepaalde gemeenten die kunnen overgenomen worden door anderen?

    � De regio te ondersteunen om duidelijk te formuleren welke doelen men wil bereiken via regionale samenwerking op het vlak van e-government.

    De kostprijs bedraagt € 18.000 excl. BTW en wordt gefinancierd met regionale middelen (een jaarlijkse bijdrage van elke gemeente van € 0,05/inwoner voor regionale projecten). De uitvoering startte in februari 2014. In september 2014 ontving elk deelnemend lokaal bestuur een profielschets.

    Op basis van deze doorlichting, werden vier focusgroepen gedefinieerd met als thema: informatieveiligheid, toepassingen, website en e-loket en personeel. De focusgroep informatieveiligheid vond plaats op 23 juni 2014. De focusgroep rond personeel ging door op het secretarisoverleg dd. 6 november 2014. De focusgroep toepassingen op 12 februari 2015 en de focusgroep website en e-loket op 8 januari 2015.

    In 2015 werden de resultaten van deze regionale I-scan aan de betrokken besturen voorgesteld. Diverse scenario’s voor de regio werden uitgewerkt waarbij het investeren in regionale capaciteit als belangrijkste aanbeveling naar voor werd geschoven. Concreet gaat het om de aanwerving van een ICT-coördinator en een ICT-medewerker.

    De besturen in de regio zijn bereid met deze aanbeveling aan de slag te gaan. De gemeenten Moorslede en Lichtervelde investeren in een ICT-medewerker. De aanwervingsprocedure wordt via WVI opgestart.

    De meerderheid van de besturen is ook te vinden voor een intergemeentelijke aanpak van ICT. Op regionaal niveau kan deze coördinator o.a. instaan voor bv. het afstemmen van beleid en visievorming, deelname en ondersteuning van de op te starten intervisiegroepen, het begeleiden van de opmaak van een regionaal convergentieplan rond ICT, opmaak documentenplatform en website voor Midwest, adviesfunctie naar de colleges. Daarnaast is een aantal besturen vragende partij voor de structurele inzet van een intergemeentelijk personeelslid voor ICT binnen de eigen organisatie. Dit wordt verder uitgewerkt.

  • 24 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    1.2.4. werkgroep Europese projectenDeze werkgroep wil de mogelijkheid voor besturen creëren om zelf meer aan het stuur te zitten bij Europese projecten zodat de voorstellen nog meer aansluiten bij de bestaande noden en behoeften. In 2015 nam schepen Bart Biebuyck van de stad Tielt het voorzitterschap van deze werkgroep verder op.

    Door het samenbrengen van experten m.b.t. Europese projecten van de diverse regiopartners kan aanvullend en versterkend gewerkt worden in functie van de lokale besturen en de regio. Concreet gaat het over de (gebiedswerking van de) provincie, Stad-Landschap, coördinator Leader, WVI, RESOC en vertegenwoordigers van de steden en gemeenten.Bij de huidige Europese programma’s wordt vastgesteld dat de focus momenteel ligt op (innovatief) onderzoek en ICT, wat niet de klassieke werkingsgebieden zijn van de lokale besturen. De openbare besturen zijn niet langer de doelgroep. Daarnaast blijkt dat steeds vaker beroep wordt gedaan op consultants die KMO’s de weg wijzen. Een bijkomende wijziging is het inschrijven van indicatoren waarbij Europa ook het aantal controles en audits verhoogt.

    Niettemin blijft de groep zoeken naar mogelijkheden om Europese middelen in te zetten voor de regio en haar besturen. De coördinator Midwest trekt deze werkgroep.

    1.2.5. werkgroep welzijnHet domein welzijn is zeer complex in haar aanbod en dienstverlening, alsook in het aantal structuren en organisaties. Deze werkgroep beoogt hier klaarheid in te scheppen en mogelijkheden tot samenwerking en efficiënter werken, te formuleren.

    In 2014 werden groepen lokale besturen – georiënteerd rond de drie steden Tielt-Roeselare-Izegem – samengebracht voor een brainstorm. Twee initiatieven kregen hierbij draagvlak: een geïntegreerde werking rond de beleidsdomeinen wonen-werken-welzijn en het idee van een regionaal kenniscentrum.

    De werking van de regionale welzijnsraad in Midden-West-Vlaanderen werd noodgedwongen (door een gebrek aan financiële middelen door de herziening van de taakstelling van de provincies in 2014), stopgezet. Eind 2014 werd een dialoog opgestart met het CAW om na te gaan of zij deze initiatieven verder kunnen ondersteunen.

    In 2015 bereikten we hierin een akkoord. In samenwerking met het CAW en de OCMW’s werd een aanvraag ingediend voor een projectsubsidie impulsreglement welzijn, voor een functie overschrijdende regioaanpak rond thuisloosheid en dakloosheid.

    De focus ligt op drie speerpunten: � Organiseren van een meer permanente vorm van nachtopvang. Het gaat niet om mensen van 1

    stad maar de nood komt van overal. De nachtopvang wordt voorzien voor de periode november – maart waarbij wordt nagegaan of deze termijn een ander doelpubliek levert. Bijkomende vraag is of kan voorkomen worden dat deze mensen volgend jaar opnieuw in de nachtopvang terechtkomen.

    � Samenbrengen van een multidisciplinair overleg voor crisisopvang. Indien zich een crisis voordoet op vrijdagavond, moet over de sectoren heen een oplossing gezocht worden. Het CAW beschikt momenteel over drie soorten opvang (mannen, vrouwen en beveiligde opvang). Er wordt onder-zocht of dit niet gecoördineerd ingezet kan worden met een taakverdeling zodat men niet (af)wacht op elkaar.

    � Hoe kunnen we alle opvangcapaciteit (crisis, doorgangswoningen, transit, tijdelijke woonvormen) die er bij verschillende partners zijn, poolen. Is dit haalbaar en lukt het om afspraken te maken naar bevoegdheden, financiering ed.?

    Dit dossier werd goedgekeurd door de provincie en krijgt een subsidie van 67.000 euro om deze drie sporen verder uit te werken, alsook om na te gaan hoe deze werking achteraf verder kan gefinancierd worden. Deze drie sporen zijn slechts drie kleine radertjes in iets wat ruimer in de regio moet worden opgenomen. In 2016 wordt dit project verder opgenomen door het CAW. De coördinator Midwest neemt deel aan de stuurgroep.

  • 25w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    Een tweede initiatief dat ook in 2015 verdergezet wordt, is BudgetInZicht. Dit is een samenwerking tussen het CAW en de OCMW’s van regio Centraal-West-Vlaanderen. De coördinatoren van het Westhoekoverleg en het Midwestoverleg worden hierbij eveneens betrokken. Door het stopzetten van de regionale welzijnsraad volgt de coördinator Midwest deze stuurgroep op.

    BudgetInZicht werkt allerhande initiatieven uit met het oog op deze 3 kerndoelstellingen:1. Minder (jong)volwassenen komen terecht in financiële problemen (primaire preventie).2. Wie hier toch mee geconfronteerd wordt, vindt vroegtijdig de weg naar gepaste hulp binnen het OCMW & het CAW (secundaire preventie).3. Wie reeds in begeleiding is bij het OCMW/CAW, kan de nodige vaardigheden opdoen om op termijn terug zelfstandig zijn/haar financieel huishouden te beheren (hervalpreventie).

    Scholen en diverse organisaties (thuiszorgdiensten, bijzondere jeugdzorg, woondiensten, ...) worden actief betrokken. Enkele initiatieven in 2015 waren de Dag Zonder Krediet, Bordspel GeldWeg, schoolverlatersbeurzen, budgetspel Paystation, BIZonder vrijwillig, groepstrajecten ‘Mijn budget op orde?!’. Eveline Bohez van het CAW is aanspreekpunt van het samenwerkingsverband. Meer info op www.biz-centraalwestvlaanderen.be.

    1.2.6. Convenant of MayorsHet burgemeestersconvenant, ook gekend onder de Engelse benaming Covenant of Mayors of kortweg CoM, is een Europees initiatief gericht naar lokale besturen.

    Als gemeente kan dit initiatief individueel worden aangegaan, maar ook een groepsinitiatief behoort tot de mogelijkheden. WVI neemt als territoriaal coördinator de rol op om groepen te vormen en zo het intergemeentelijk samenwerken te stimuleren.

    Binnen regio Midwest ondertekenden 8 gemeenten op 3 juni 2015 het Burgemeestersconvenant. Onder de naam “Klimaatoverleg Midwest” is er samenwerking tussen Ingelmunster, Lichtervelde, Meulebeke, Oostrozebeke, Ruiselede, Tielt en Wingene. Met Moorslede wordt nauw samengewerkt binnen het traject.

    De doelstelling voor deze gemeenten is 20% minder CO2 op het grondgebied uit te stoten tegen 2020, dit gemeten vanaf het referentiejaar 2011. Dit kan door efficiënter met energie om te gaan en door in te zetten op hernieuwbare energie.

    In navolging van de ondertekening dient binnen de termijn van een jaar een duurzaam energieactieplan (SEAP) opgesteld te worden door de groep. WVI is aangesteld om dit plan op te maken. Hiertoe organiseert WVI een reeks workshops met de groep, regionale vergaderingen met de kerngroep en individuele gesprekken met de deelnemende gemeenten. Zo waren er in 2015 twee workshops: een eerste rond de gemeente als organisatie en een tweede rond mobiliteit. In februari 2016 volgt nog een workshop rond wonen. In maart 2016 worden toelichtingen aan adviesraden gegeven (MINA-raden en GECORO’s), met mogelijkheid tot actieve inbreng vanuit deze doelgroep.

    Verder worden ook concrete initiatieven afgewogen en indien mogelijk opgestart. Hierbij denken we bijvoorbeeld aan een groepsaankoop voor elektrische fietsen. Het burgemeestersconvenant kent haar vervolg in 2016. Nathalie Garré, stafmedewerker milieu & natuur WVI, trekt dit dossier voor regio Midwest. De coördinator Midwest neemt deel aan deze overlegplatformen.

  • 26 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    1.2.7. UiTPASDe UiTPAS beoogt een spaar- en voordelenprogramma te zijn voor vrije tijd. Dit gaat zowel over het cultuur-, jeugd- als het sportaanbod. Met de UiTPAS kan men punten sparen en deze omruilen voor verschillende voordelen. Elke nieuwe pashouder ontvangt welkomstvoordelen. Punten sparen kan men aan de balie of de spaarzuil van de deelnemende vrijetijdsorganisaties die de UiTPAS aanvaarden. De UiTPAS is een systeem voor iedereen; evenwel kunnen mensen in armoede bij elke UiTPAS-activiteit genieten van speciale kortingen of reductietarieven. Een UiTPAS tegen kansentarief aanvragen gebeurt bij het OCMW of de Welzijnsschakel in de gemeente.

    Tegen 2018 zou de Vlaamse Overheid het gebruik van de UiTPAS willen implementeren in heel Vlaanderen.

    In 2015 werden gesprekken opgestart om te peilen of introductie van de UiTPAS in regio Midwest een haalbare kaart is. Dit wordt verder gezet in 2016.

    1.2.8. regioscreening

    Historiek regioscreening in regio MidwestOp 23 juli 2010 hechtte de Vlaamse Regering haar goedkeuring aan het Groenboek interne staatshervorming. De principes van dit Groenboek werden op 8 april 2011 omgezet in een Witboek interne staatshervorming. In uitvoering van dit Witboek hebben de gemeentebesturen in de zomer 2011 een schrijven ontvangen van de Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand, Geert Bourgeois met betrekking tot de uitvoering van een gebiedsdekkende regioscreening in Vlaanderen.

    De regio Midden-West-Vlaanderen is in het Witboek (op vraag van de regio samen met vier andere regio’s in Vlaanderen) erkend als een proeftuinregio aangezien zij reeds in 2010 een eigen studie naar schaalveranderingen (2010) had uitgevoerd en hier reeds concrete acties aan koppelde. Deze erkenning als proeftuin bleek eerder een label te zijn, veeleer dan dat de mogelijkheid geboden werd om effectief te experimenteren en een pragmatische werking af te toetsen.

    De provinciegouverneur nam in het proces van de Vlaamse regioscreening een coördinerende en ondersteunende rol op. Na afronding van de inventarisatiefase (2011 - 2012) werden deze resultaten in het voorjaar 2012 aan diverse burgemeestersfora toegelicht.

    Vervolgens werden in april 2013 alle burgemeesters en secretarissen door de gouverneur uitgenodigd voor een reflectieronde in verband met deze regioscreening.

    In 2013 stelde minister Bourgeois het bureau Deloitte aan voor het begeleiden van de evaluatiefase van de regioscreening. Hiervoor werd vanuit het Midwestoverleg een evaluatierapport aangeleverd dat een stand van zaken geeft over de werking in de proeftuinregio Midwest. Hier opgedane ervaringen kunnen mogelijks interessant zijn voor andere regio’s. Dit rapport kan bij het secretariaat worden opgevraagd.

    Workshop Convenant of Mayors Workshop Convenant of Mayors

  • 27w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    In het kader van deze evaluatiefase, was de gouverneur op het Midwestoverleg van 22 oktober 2013 aanwezig. Aan de hand van een aantal stellingen en vragen werd gedebatteerd over hoe de gemeenten de samenwerkingsverbanden ervaren.

    Het globale eindrapport rond deze evaluatiefase van de samenwerkingsverbanden in Vlaanderen werd in het voorjaar 2014 door Deloitte aan de bevoegde minister overgemaakt.

    Samenspraak op stadsregionaal niveau – verkennend en inventariserend onderzoekDe opgedane ervaring met de regioscreening in Midden-West-Vlaanderen zorgde ervoor dat de coördinator van het Midwestoverleg uitgenodigd werd om deel te nemen aan de stuurgroepvergaderingen van het Kenniscentrum voor Vlaamse Steden, met als specifiek thema ‘grensoverschrijdend werken’. Deze stuurgroep startte op in juni 2014. Voor elke centrumstad in Vlaanderen wordt hierbij een bepaalde case concreet uitgewerkt. Voor Midden-West-Vlaanderen en in casu de stad Roeselare, wordt de ILV Associatie Midwest geanalyseerd. Het eindrapport van dit verkennend en inventariserend onderzoek, werd op een seminarie op 29 mei 2015 toegelicht.

    Als conclusie werd een aantal bepalende factoren voor samenwerking opgesomd. � Politieke cultuur en historische bereidheid tot samenwerking in een regio creëren natuurlijk een

    zekere ‘padafhankelijkheid’ en kunnen bepalend zijn om in de toekomst de stap naar samenwerking te zetten, of net niet.

    � Persoonlijkheden maar ook de politieke samenstelling van lokale besturen in een regio kunnen hierin een rol spelen: in bepaalde gevallen zal ‘politieke eensgezindheid’ de dialoog vereenvoudi-gen, in andere gevallen bleek die eensgezindheid geen vereiste.

    � Externe stimuli, zoals wetenschappelijk onderzoek, en data-en kaartmateriaal bleken in sommige gevallen cruciaal om de blik te openen en het politiek moeilijke debat te objectiveren.

    � Het belang van netwerkambtenaren komt in vele cases terug naar boven. Ambtenaren die vanuit een zekere expertise handelen, maar vooral de bereidheid tonen om die expertise te verlaten en buiten de geijkte paden te treden die, voorzien van netwerkcompetenties versnellingen kunnen teweeg brengen in een samenwerkingsproces. Een andere vereiste is dat ze kunnen schakelen tussen verschillende abstractieniveaus en bereid zijn te werken in functie van het proces en de doelstelling en niet in functie van zichzelf.

    Tot slot werd in dit onderzoek ook een aantal aanbevelingen geformuleerd voor een samenwerking: � Gevraagd (politiek) leiderschap waarbij niet per definitie de centrumstad trekker is. Nood om te

    investeren in de samenwerking met aandacht voor het proces van samenwerken. � (h)erken de netwerkambtenaar (generalisten, schakelen tussen abstractieniveaus) � Zoek het niet te ver, soms zijn instrumenten reeds voorhanden (vb. intercommunales) � Meten is weten, weten is (meer dan) meten

    � Beschikbaarheid van data en dataverzameling als beginpunt. � Aan de slag gaan met data en het creëren van gebiedsbeelden en kaarten.

    Bron: ppt Tine Boucké – stad Gent in opdracht van Kenniscentrum Vlaamse Steden – Brussel 29 mei 2015 -‘samenspraak op stadsregionaal niveau – verkennend en inventariserend onderzoek’.

    Samen sterke besturen maken in regio MidwestDe evolutie die het Midwestoverleg de voorbije jaren doormaakt van een forum van informatie-uitwisseling naar een forum van hechtere intergemeentelijke samenwerking, gecombineerd met externe factoren zoals bv. het fusiedebat op Vlaams niveau, zorgt ervoor dat regio Midden-West-Vlaanderen momenteel op een kantelpunt staat.

    Uit het Vlaams Regeerakkoord blijkt verder dat steeds meer bevoegdheden naar de gemeenten zullen worden overgedragen. Een sterke gestructureerde intergemeentelijke samenwerking kan de gemeenten – met behoud van hun autonomie – helpen ondersteunen in hun kwalitatieve dienstverlening naar de burger toe. Daarnaast kan dit ertoe bijdragen om de expertise van het personeel te verhogen, doorgroeimogelijkheden te bieden alsook kans op specialisatie.

  • 28 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    Het Midwestoverleg heeft de voorbije jaren aanzetten gegeven voor het versterken van de bestuurskracht van de gemeenten. Hierbij werd gefocust – zij het nog beperkt – op het verhogen van de capaciteit voor de lokale besturen door enerzijds de aanwerving van intergemeentelijk personeel en anderzijds het delen en uitvoeren van expertise.

    Tegelijkertijd wordt vastgesteld dat de regio op de grenzen van de structuur van een Interlokale Vereniging Associatie Midwest – zonder rechtspersoonlijkheid - botst. Er is de sterke nood aan een structuur met rechtspersoonlijkheid in de regio die optreedt als juridische werkgever voor intergemeentelijk personeel; een structuur waar maximaal bestaande (en nieuwe) samenwerkingsverbanden kunnen inkantelen; een structuur waar de provincie, de VZW Midwest Invest (en eventueel het RESOC) op basis van een protocol kunnen toetreden; een structuur die de basis kan vormen voor een WVI dat zich als het ware heruit vindt en zich hierbij van onderuit heropbouwt.

    Dit denkproces werd in 2015 verder gezet waarbij er zeer veel aandacht en tijd besteed werd aan overleg over hoe de intergemeentelijke samenwerking sterker kan gestructureerd worden in functie van een versterking van de besturen uit de regio. Er volgde intensief overleg met onder meer

    � burgemeesters, schepenen, secretarissen, � de deputatie en de gebiedswerking van de provincie om te komen tot een sterkere samenwerking. � en WVI die een reorganisatieproces doorloopt waardoor zij haar werking meer regionaal zal oriën-

    teren in functie van ondersteuning van de besturen.

    Daarnaast werden contacten gelegd met Nederland om te leren van hun ervaringen in het oprichten van bv. een backoffice of een shared service center. Het bureau Seinstra – Stan Van den Laar werd uitgenodigd naar het Midwestoverleg om meer toelichting te geven over de mogelijkheden.

    Dit alles leidde tot de nota ‘samen sterke besturen maken’. In deze nota wordt een gezamenlijk traject voorgesteld om tegen eind 2017 te komen tot een structuur met rechtspersoonlijkheid in de regio.

    Daarnaast is het ook de bedoeling om intervisiegroepen op te starten voor diverse beleidsdomeinen. Dit moet leiden tot info-uitwisseling tussen collega’s uit andere besturen en kennisdeling met een evolutie tot het maximaal creëren van synergiën.

    Als derde element wordt in samenwerking met de secretarissen bekeken wat de mogelijkheden zijn om bestaande samenwerkingsverbanden in te kantelen in de toekomstige structuur.

    Toelichting Stan Van de Laar op het Midwestoverleg

  • 29w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    Dit traject ligt ter goedkeuring voor bij elk van de gemeenteraden van de 17 besturen uit regio Midwest. In 2016 is er duidelijkheid over het aantal besturen dat zich wil engageren voor een doorgedreven samenwerking.

    1.3. opleiding

    Opleiding Het Midwestoverleg levert inspanningen om te voorzien in regionale opleiding rond actuele thema’s. Deze opleidingen worden gefinancierd met regionale middelen (€ 0,05 per inwoner/jaar). Het financieren van de regionale I-scan neemt ook in 2015 een grote hap uit dit budget waardoor geen opleiding werd georganiseerd.

    Infosessie Tijdelijke buitenlandse arbeidskrachten worden in de regio in de land- en tuinbouw, bouw- en transportsector tewerkgesteld. De wetgeving rond o.a. huisvesting is onduidelijk.

    Daarbij worden gemeentebesturen uit de regio meestal pas ‘end of the pipe’ met deze problemen geconfronteerd wanneer zij bv. advies moeten geven rond wetgeving of gecontacteerd worden bij problemen van overlast of overbevolking van woningen ed.

    Deze problematiek werd regionaal in kaart gebracht. De gemeente Wingene en de stad Tielt blijken gaandeweg een pragmatische oplossing gevonden te hebben om met deze problematiek om te gaan. Een stand van zaken en deze twee good practices werden toegelicht op het Midwestoverleg van 24 juni 2014.

    Gelet op dit actuele probleem werd op 26 februari 2015 een studiedag georganiseerd in samenwerking met de School voor Bestuursrecht en de politieschool. Met een zestigtal deelnemers uit verschillende gemeenten, was deze infosessie een succes.

    1.4. netwerking

    1.4.1. regionale werking VVSGVVSG organiseert op regelmatige basis overlegtafels met alle regionale organisaties in Vlaanderen. De coördinator van het Midwestoverleg – Beheerscomité maakt hier deel van uit. Op deze vergaderingen wordt info uitgewisseld en koppelt VVSG terug over haar werking naar regionale organisaties die betrokken zijn bij de organisatie van de burgemeestersfora.

    In 2015 werden bijeenkomsten georganiseerd, nl. 18 maart, 13 mei en 8 december.

    Bijlage 5 omvat de agenda’s van deze vergaderingen.

    1.4.2. plattelandscommissie VVSGVanuit VVSG wordt systematisch een overleg georganiseerd waarbij een aantal agendapunten specifiek gericht zijn op plattelandsthema’s en plattelandsproblematieken. Tijdens deze commissie koppelt VVSG terug over haar werking t.a.v. plattelandsgemeenten. De coördinator van het Midwestoverleg – Beheerscomité neemt deel aan de plattelandscommissie.

    De plattelandscommissie kwam bijeen 17 maart, 18 juni en 22 september.De agenda’s van deze vergaderingen worden in bijlage 6 toegevoegd.

    1.4.3. EurometropoolDe Eurometropool Lille-Kortrijk-Tournai is een Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking (EGTS) die in januari 2008 werd opgericht als eerste EGTS in Europa.

  • 30 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    De Eurometropool heeft een dubbele ambitie: � Bijdragen tot een eengemaakt Europa door grenzen effectief te laten verdwijnen; � De driehoek Lille-Kortrijk-Tournai laten uitgroeien tot een metropool van Europees en internationaal

    niveau.

    De Eurometropool telt 14 leden. Alle publieke overheden aan beide zijden van de grens nemen deel. De gemeenten worden vertegenwoordigd door de intercommunale structuren aan beide zijden van de grens. WVI vertegenwoordigt de gemeenten uit de arrondissementen Roeselare – Tielt – Ieper.

    In 2015 werd de regio in de bestuursorganen van de Eurometropool vertegenwoordigd door Bert Maertens (burgemeester Izegem), Hendrik Verkest (burgemeester Wingene) en Els De Rammelaere (burgemeester Tielt).

    1.4.4. regionale werking WVIOp het niveau van WVI wordt regelmatig info uitgewisseld tussen vertegenwoordigers van de regio’s over hun respectievelijke werking.

    1.4.5. handleiding intergemeentelijke samenwerking - KULeuvenVanuit de KULeuven wordt het initiatief genomen om een handleiding op te maken rond intergemeentelijke samenwerking voor gemeenten die dergelijke samenwerking wensen op te zetten. In voorbereiding hiervan nam de coördinator Midwest deel aan de focusgroep van de KUL. De ervaringen en goede praktijken in regio Midden-West-Vlaanderen werd hierbij gedeeld met andere regio’s en vormen een bron van info voor de handleiding. Het eerste deelrapport op basis van literatuurstudie is reeds beschikbaar op de website van het steunpunt bestuurlijke organisatie Vlaanderen. Het tweede deelrapport met de handleidingen wordt afgerond tegen de zomer 2016.

    1.4.6. lerend netwerk VVSG - LNEOp initiatief van het Departement Leefmilieu Natuur en Energie, participeerde VVSG in een lerend netwerk rond financiering van de lokale klimaatplannen. Binnen dit lerend netwerk hebben zich verschillende werkgroepen gevormd. Eén van deze werkgroepen legde de focus op groepsaankopen en gelijkaardige initiatieven die de kosten van bepaalde maatregelen (uit de lokale klimaatplannen) kunnen doen dalen. De coördinator Midwest werd naar deze fora uitgenodigd om de opgedane ervaringen in regio Midden-West-Vlaanderen te delen met andere regio’s.

    1.4.7. studiedagenDe coördinator werd op diverse platformen, studiedagen en bijzondere raadscommissies intergemeentelijke samenwerking uitgenodigd om de werking van regio Midden-West-Vlaanderen toe te lichten. Vanuit diverse organisaties en regio’s wordt het proces in Midwest met aandacht gevolgd.

    2. ruimtelijke ordening

    De Vlaamse Regering heeft op 4 mei 2012 het groenboek van het Beleidsplan Ruimte Vlaanderen (BRV) goedgekeurd als discussiedocument. Daarin stelt het een nieuwe ruimtelijke visie voor op Vlaanderen met een planhorizon tot 2050. Een visie die de stedelijkheid van Vlaanderen benadrukt zonder de mensenmaat aan te tasten. Deze visie ijvert voor een evenwichtige Metropool Vlaanderen, waar vooruitgang hand in hand gaat met respect voor ons rijke verleden en waar nieuwe ontwikkelingen de levenskwaliteit verhogen.

    In dit groenboek worden 3 grote krachtlijnen geformuleerd: � Vlaanderen met een metropolitane allure; � Vlaanderen op maat van de mensen; � Vlaanderen als veerkrachtige ruimte.

    Daarnaast zijn er tevens een aantal generieke strategieën die doorheen de 3 krachtlijnen gelden:polycentrische ontwikkeling en slimme transformatie (ruimteneutrale ontwikkeling, zorgvuldig ruimtegebruik).

  • 31w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    In het kader van de opmaak van het witboek van het Beleidsplan Ruimte Vlaanderen werden 10pilootregio’s geselecteerd. In West-Vlaanderen zijn dit de Oostkust en de Kortrijkse regio. De regio Midden-West-Vlaanderen wil, in tegenstelling tot deze selectie, de Midwest-zone in het Beleidsplan Ruimte Vlaanderen als een te onderscheiden, centrale zone behandeld zien met behoud van de eigenheid. Bovendien is de regio exemplarisch voor Vlaanderen als enerzijds een sterk verstedelijkte en dynamische regio met een grote densiteit en verwevenheid van activiteiten en anderszijds een regio met open ruimte als intensief productielandschap.

    Regio Midwest heeft haar insteek op 2 juli 2015 aan bevoegd minister Joke Schauvliege, overgemaakt. Regio Midwest focust op 3 grote thema’s:

    1. reconversie en verdichting gebundeld aan de openbaar vervoerscorridor als motor voor transitie gekoppeld aan ontwikkeling van kernen in de open ruimte.

    2. regionale economische intensiveringsruimtes aansluitend op kanaal/Leie en E403.

    3. reconversie van bestaande gebouwen in open ruimte als hefboom voor de realisatie van nieuwe landschappen.

    De regio Midden-West-Vlaanderen werd samen met regio Westhoek en de 10 geselecteerde proefregio’s uitgenodigd naar een overleg met het kabinet in december 2015. Regio Midwest wordt nu ook meegenomen in het traject met de andere 10 proefregio’s. Dit kent haar vervolg in 2016.

    3. mobiliteit

    Stadsprogramma In het verleden werkten de 5 gemeenten en steden met een station uit de regio, samen specifiek rond de stationsomgeving. Deze samenwerking werd eind 2013 stopgezet maar deze samenwerking kent deels haar vervolg in het stadsprogramma van de stad Roeselare waarbij mobiliteit één van de thema’s is.

    De stad Roeselare werd in 2013 erkend als pilootstad voor het afsluiten van een stadsprogramma met de Vlaamse overheid. Roeselare koos hierbij voor het thema mobiliteit omdat dit eveneens een impact heeft op de ruimere regio. Het opzet was een proces waarbij lokale overheden, lokale actoren en de Vlaamse Overheid gezamenlijk tot een plan van aanpak wensen te komen rond gezamenlijk gedefinieerde sleutelkwesties; voor de regio Roeselare duurzame en regionale mobiliteit. Dit traject werd gevoerd met de lokale besturen, vertegenwoordigers van de Vlaamse departementen en Agentschappen en de Provinciale administratie. Het stadsprogramma beoogde een vernieuwde samenwerking tussen overheidsniveaus en nieuwe beleidskaders om de ontwikkeling van de regio te sturen. Het stadsprogramma speelde in op de bestaande interbestuurlijke verkokering, de verdere vorming van de stad in regionaal perspectief, een regionale component in het ruimtelijk beleid en het geïntegreerd inspelen op de Europese 2020 doelstellingen.

    De methodiek van deze programmatorische benadering voor een duurzame stadsregionale mobiliteit werd half 2014 stopgezet. Deze aanpak is echter waardevol als methodiek om eventueel heropgevist te worden om een aantal ambities van het Beleidsplan Ruimte Vlaanderen mee te helpen realiseren. Dit wordt opgenomen in de nota die vanuit de regio Midwest aan Vlaanderen wordt overgemaakt waarbij de regio de kans krijgt om opmerkingen te formuleren op de werktekst van het Beleidsplan Ruimte Vlaanderen (timing januari 2016).

    Nieuwe dienstregeling NMBSDe positieve en negatieve gevolgen van het invoeren van de nieuwe dienstregeling van de NMBS in december 2014 kwamen aan bod in de overlegfora RESOC Westhoek, RESOC Midden-West-Vlaanderen, Westhoekoverleg en Midwestoverleg. De regio’s worden geconfronteerd met concrete besparingsmaatregelen van de NMBS door bv. de afbouw van dienstverlening of het sluiten van

    loketten. Vanuit de bekommernis om een persmoment lancering enquête 15 september 2015

  • beter openbaar vervoer ten bate van de inwoners te bewerkstelligen, hebben beide regio’s de krachten gebundeld. Concreet werd een enquête gelanceerd bij de treinreizigers over de spoorlijnen ’69: Kortrijk – Poperinge’, ’73: Deinze – De Panne’ en ’66: Brugge – Kortrijk’, m.i.v. de nodige infrastructuur en het noodzakelijke materieel/materiaal en dienstverlening om de reiziger een voldoende reiscomfort aan te bieden. Relevante informatie wordt opgevraagd bij NMBS en Infrabel. De beschikbare informatie en verkregen data worden geanalyseerd en gebruikt als insteek om te overhandigen aan de betrokken instanties met oog op het volgende vervoersplan dat in werking treedt in december 2017.

  • burgemeesters regio Roeselare-TieltMIDWESTOVERLEG

    Interlokale Vereniging Associatie Midwest

    Midwestoverleg t i j d s b e s t e d i n g v a n h e t i n t e r g e m e e n t e l i j k p e r s o n e e l

  • 34 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    tijdsbesteding van het intergemeentelijk personeel

    1. Midwestoverleg - Beheerscomité ILV Associatie Midwest

    Sinds januari 2014 werkt Saskia Verriest voltijds als coördinator/secretaris van het Midwestoverleg – Beheerscomité ILV Associatie Midwest voor de regio Midden-West-Vlaanderen bestaande uit 17 gemeenten en OCMW’s.

    Daarnaast werd Saskia aangesteld als secretaris voor hulpverleningszone Midwest waarin 15 gemeenten uit de Midwestregio gevat zitten.

    Sinds januari 2014 worden Saskia haar taken voor het burgemeestersoverleg regio Brugge en de hulpverleningszone Brugge – Oostende, overgenomen door Line Putseys van WVI.

    De geleverde prestaties zijn moeilijk toe te wijzen aan de individuele gemeenten. Wel houdt de coördinator een gedetailleerd werkoverzicht bij dat steeds kan worden opgevraagd. Alle overlegmomenten, initiatieven, thema’s, projecten, stuur- en werkgroepen die in dit jaaroverzicht beschreven staan, worden geïnitieerd, opgevolgd en/of getrokken door de coördinator van het Midwestoverleg.

    Gedurende een halve dag per week voorziet WVI in een administratieve ondersteuning.

    2. intergemeentelijke GIS-coördinator Wouter Verhelst

    Theoretische verdeelsleutel

    Aantal effectieve dagen (van 1 maart tot

    31 december 2015)

    Wingene 20% 26,5

    Ledgem 20% 25,0

    Tielt 20% 24,0

    Ruiselede 20% 25,0

    Lichtervelde 10% 12,0

    Wielsbeke 10% 13,0

    Overhead (externe vergaderingen, bureau WVI, opleidingen)

    23,5

  • 35w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    3. Intergemeentelijk archiefteam

    3.1. inzet Els DemeyerDit overzicht geldt voor de periode 1 september 2015 tot 31 december 2015.

    Bestuur Inzet

    OCMW Moorslede 6 dagen in september en oktober (1 dag hulp van medewerker

    Gemeente Moorslede 11 dagen in oktober en november (+ vijwilligerswerk equivalent aan 12 dagen)

    OCMW Wielsbeke 12 dagen in november en december (2 halve dagen hulp van medewerker)

    Algemene administratie 2 dagen

    3.2. inzet Elisabeth BlanckeDit overzicht geldt voor de periode 17 augustus 2015 tot 31 december 2015.

    Bestuur Inzet

    Gemeente Moorslede 13 dagen

    OCMW Moorslede 2,5 dagen

    Gemeente Wielsbeke 3 dagen

    OCMW Wielsbeke 3 dagen

    Gemeente Ledegem 4,5 dagen

    OCMW Ledgem 1,5 dagen

    Gemeente Hooglede 3 dagen

    OCMW Hooglede 2 dagen

    Stad Izegem 4,5 dagen

    OCMW Izegem 0,5 dagen

    Algemene ondersteuning 33 dagen

  • burgemeesters regio Roeselare-TieltMIDWESTOVERLEG

    Interlokale Vereniging Associatie Midwest

    Midwestoverleg f i n a n c i e r i n g e n j a a r r e k e n i n g

  • 38 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    f inanciering en jaarrekening

    1. f inanciering

    1.1. Midwestoverleg - BeheerscomitéDe financiering van de ILV Associatie Midwest gebeurt via een jaarlijkse bijdrage van de gemeentebesturen. Deze bijdrage van € 0,45 per inwoner is enerzijds bedoeld voor de werking van het Midwestoverleg – Beheerscomité en anderzijds voor de werking van RESOC met uitzondering van Ardooie, Dentergem en Moorslede die niet langer betalen voor de werking van het RESOC.

    De verdeling van de financiële bijdrage van € 0,43 per inwoner is dan als volgt: � € 0,25 per inwoner voor de werking van het Midwestoverleg – Beheerscomité, � € 0,13 per inwoner voor de werking van RESOC Midden-West-Vlaanderen, � € 0,05 voor regionale projecten.

    Het Beheerscomité van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest besliste op 28 februari 2012 dat de stad Izegem instaat voor het beheer van de rekeningen van de Interlokale Vereniging Associatie Midwest. In 2015 bleef dit behouden.

    Zoals hoger beschreven, is de coördinator Saskia Verriest voltijds tewerkgesteld voor regio Midden-West-Vlaanderen. In functie van haar taken als secretaris voor hulpverleningszone Midwest, wordt haar loon voor 1/5 gefinancierd door de hulpverleningszone. De overige 4/5 worden gelijk verdeeld over WVI en de 17 gemeenten uit regio Midwest.

  • 39w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    2. jaarrekening

    2.1. MidwestoverlegDeze afrekening geldt voor de werking van het Midwestoverleg voor de periode van 1 januari 2015 tot 31 december 2015.

    Uitgaven Midwestoverleg - Beheerscomité

    Catering € 5 046,55

    Loonkost (Saskia Verriest 80%, Michelle Dufoort 10%) € 79 490,31

    15% overhead € 11 923,55

    Factuur Seinstra (Nederland) € 2 336,81

    Overnachting B&B Seinstra € 143,00

    Uitvoeren regionale I-scan (facturatie in 2015: € 18 000 excl. BTW of € 21 780 incl. BTW)

    € 21 780,00

    Totaal uitgaven Miwestoverleg - Beheerscomité € 120 720,22

    RESOC € 27 585,35

    totaal uitgaven ILV Associatie Midwest € 148 305,57

    Inkomsten bijdrage 17 gemeenten Midwestoverleg (€ 0,25/inwoner) € 60 142,75

    bijdrage 14 gemeenten RESOC (uitz. Ardooie, Dentergem, Moorslede) (€ 0,13 per inwoner)

    € 27 585,35

    bijdrage 16 gemeenten regionale projecten (uitz. Dentergem) (€ 0,05/inwoner)

    € 11 610,05

    bijdrage WVI Midwestoverleg € 48 301,66

    totaal inkomsten ILV Associatie Midwest € 147 639,81

    Verschil - € 665,66

    uitsplitsing overschot 2015

    regionale projecten - € 12 506,76

    werking Midwestoverleg € 11 841,10

    werking RESOC € 0,00

    totaal overschot op werking in 2015 - € 665,66

  • 40 w e r k i n g s v e r s l a g I LV A s s o c i a t i e M i d w e s t 2 0 1 5 M i d w e s t o v e r l e g

    uitsplitsing overschot 2014

    regionale projecten € 11 765,39

    werking Midwestoverleg € 6 249,62

    te weinig RESOC € 0,00

    totaal overschot op werking in 2014 € 18 008,36

    ui