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W e l c o m e t o L O C A L E
Y o u r g u i d e t o g e t t i n g s t a r t e d
TO LIVE AND WORK
C r e a t i n g h a p p i e r p l a c e s
A b o u t L O C A L E
A s y s t e m t h a t w i l l m a k e y o u r l i f e e a s i e r
C O M M U N I C A T I O NI n s t a n t c o m m u n i c a t i o n , s e c u r e d o c u m e n t s t o r a g e& l i v e r e p o r t i n g
F A C I L I T I E SH e l p d e s k , v i s i t o r m a n a g e m e n t , k e y s & f a c i l i t i e s b o o k i n g s
S E C U R E G R O U P ST a i l o r e d i n f o r m a t i o n & v i s i b i l i t y f o r s t a f f , c o n t r a c t o r s & o c c u p i e r s
W e l c o m e t o L O C A L E
H e r e i s w h a t i s i n c l u d e d i n y o u r u s e r g u i d e
L O C A L E A C A D E M YH o w t o r e g i s t e r
G E T T I N G S T A R T E D3 s t e p s t o g e t y o u u p a n d r u n n i n g
U P G R A D E O P T I O N SA d d i t i o n a l s e r v i c e s f r o m L o c a l e
H O W W E W O R KF A Q s a n d a s u m m a r y o f h o w w e w o r k
U S E R G U I D E SA n o v e r i v e w o f m o s t u s e d m o d u l e s
G e t t i n g S T A R T E D
S t a r t b y t a k i n g a l o o k a r o u n d y o u r n e w p o r t a l
V I S I T Y O U R P O R T A L U R LT a k e a l o o k a r o u n d y o u r n e w m a n a g e m e n t s t a t i o n
L O C A L E A C A D E M YR e g i s t e r f o r t h e t r a i n i n g p l a t f o r m t o g e t s t a r t e d
L O C A L E H E L P D E S KG e t i n t o u c h w i t h o u r e x p e r i e n c e d t e a m w i t h a n y q u e r i e s
L o c a l e A C A D E M Y
T R A I N I N G L o c a l e A c a d e m y p r o v i d e s i n s t a n t a c c e s s t o t r a i n i n g m o d u l e s t o e n a b l e y o u a n d y o u r t e a m t o g e t s t a r t e d w i t h L o c a l e .
L e a r n i n g p a t h w a y s a r e a v a i l a b l e f o r s p e c i f i c j o b r o l e s t o e n s u r e b u i l d i n g s t a f f a r e c o n f i d e n t w i t h r e l e v a n t f u n c t i o n s
• F r o n t o f H o u s e• B u i l d i n g M a n a g e m e n t• S e c u r i t y S t a f f
T h e p l a t f o r m p r o v i d e s m o n i t o r i n g a n d a s s e s s m e n t t o e n s u r e p r o g r e s s a n d c o m p l e t i o n b y a l l s t a f f .
- 4 -
A P P
U p g r a d e O P T I O N S
M a n a g e y o u r b u i l d i n g r e m o t e l y a n d i n s t a n t l y c o m m u n i c a t e t o o c c u p i e r s
• P u s h n o t i f i c a t i o n s
• V i s i t o r M a n a g e m e n t
• O f f e r s & P r o m o t i o n s
• A n n o u n c e m e n t s
• K e y M a n a g e m e n t
• H e l p d e s k
L O C A L E L I F E
A c o m p l e t e m a n a g e m e n t s e r v i c e t h a t w i l l t r a n s f o r m y o u r b u i l d i n g i n t o a c o m m u n i t y
• D e s t i n a t i o n m a r k e t i n g
• S o u r c i n g o f h y p e r - l o c a l o f f e r s
• W e l l b e i n g i n c e n t i v e s & a c t i v i t i e s
• S u p p l i e r & e v e n t m a n a g e m e n t
• E v e n t s & s u s t a i n a b i l i t y w o r k s h o p s
• D e d i c a t e d L o c a l e L i f e A m b a s s a d o r
H O W W E W O R K - Y o u r j o u r n e y w i t h L o c a l e i n 5 s i m p l e s t e p s
O R D E RI n o r d e r t o d e v e l o p a p o r t a l f o r y o u r s p e c i f i c n e e d s w e w i l l s u p p l y a p o r t a l o r d e r f o r m t o g a t h e r b u i l d i n g i n f o r m a t i o n & r e q u i r e m e n t s
P R O D U C T I O ND u r i n g s i t e b u i l d w e w i l l p r o v i d e a c c e s s t o L o c a l e A c a d e m y t o b e g i n f a m i l i a r i s i n g y o u r s e l f w i t h t h e f e a t u r e s o f t h e p o r t a l
D E L I V E R YY o u w i l l r e c e i v e n o t i f i c a t i o n o n c e y o u r s i t e i s l i v e w i t h i n f o r m a t i o n & i n s t r u c t i o n s o n h o w t o g e t s t a r t e d
O N B O A R D I N GO n c e y o u h a v e f a m i l i a r i s e d y o u r s e l f w i t h t h e p o r t a l w e w i l l p r o v i d e a n o n b o a r d i n g p a c k t o e n l i s t a l l o c c u p i e r s o r r e s i d e n t s
C U S T O M E R C A R ET h e j o u r n e y d o e s n ’ t e n d t h e r e ! L o c a l e c o n d u c t s r e g u l a r c h e c k - i n s w i t h y o u a s w e l l a s m o n t h l y u s a g e r e p o r t s & f e a t u r e u p d a t e e m a i l s
F r e q u e n t l y A s k e d Q U E S T I O N S
H o w d o I r e g i s t e r f o r a n a c c o u n t ?S i m p l y v i s i t y o u r p o r t a l U R L t o r e g i s t e r
H o w d o I r e g i s t e r m u l t i p l e u s e r s ?D o w n l o a d & c o m p l e t e a r e g i s t r a t i o n f o r m a n d
s u b m i t t o C l i e n t S e r v i c e s t o c o m p l e t e
H o w s e c u r e i s t h e p o r t a l ?L o c a l e i s I S O c e r t i f i e d a n d o p e r a t e s e c u r i t y
t e s t i n g . 2 F a c t o r A u t h e n t i c a t i o n i s a l s o a v a i l a b l e
H o w d o I o n b o a r d m y o c c u p i e r s / r e s i d e n t s ?P r o m o m a t e r i a l s & l a u n c h e v e n t s a r e a v a i l a b l e t o
s u p p o r t y o u . P l e a s e a s k f o r m o r e d e t a i l s
U S E R G U I D E S
• F a c i l i t i e s b o o k i n g
• K e y m a n a g e m e n t
• H e l p d e s k
• G r o u p s
• V i s i t o r m a n a g e m e n t
• D u t y h a n d o v e r
• D o c u m e n t m a n a g e m e n t
• O f f e r s & p r o m o t i o n s
• D e l i v e r i e s
F A C I L I T I E S
V I R T U A L D E M OS e e f o r y o u r s e l f h o w i t w o r k s w i t h t h i s s h o r t v i d e o w a l k - t h r o u g h
T O P T I P S1 . Y o u c a n c a p t u r e v i s i t o r d e t a i l s t o t h e v i s i t o r l o g
2 . Y o u r e c e i v e a u t o m a t i c r e m i n d e r s f o r b o o k i n g s
3 . Y o u h a v e t h e a b i l i t y t o b o o k r e c u r r i n g t i m e s l o t s
U S E R G U I D EA c c e p t o n l i n e b o o k i n g s f o r b u i l d i n g f a c i l i t i e s , f r o m l o a d i n g b a y s t o c i n e m a r o o m s .
M o n i t o r u s a g e a n d p r o v i d e e a s e o f b o o k i n g t o o c c u p i e r s & t e n a n t s
K E Y M A N A G E M E N T
V I R T U A L D E M OS e e f o r y o u r s e l f h o w i t w o r k s w i t h t h i s s h o r t v i d e o w a l k - t h r o u g h
T O P T I P S1 . Y o u c a n r e c e i v e n o t i f i c a t i o n o f l a t e k e y s t o y o u r i n b o x
2 . Y o u c a n a d d i m a g e s o f a u t h o r i s e d k e y c o l l e c t o r s
3 . Y o u c a n a d d v a r i o u s k e y h o l d i n g t y p e s & d e t a i l s
U S E R G U I D EM o n i t o r , l o g & t r a c k k e y s f o r b u i l d i n g s t a f f a n d t e n a n t s
M a n a g e k e y s o n t h e g o w i t h t h e m o b i l e a p p o r v i a d e s k t o p
H E L P D E S K
V I R T U A L D E M OS e e f o r y o u r s e l f h o w i t w o r k s w i t h t h i s s h o r t v i d e o w a l k - t h r o u g h
T O P T I P S1 . Y o u c a n s e t p r i o r i t i e s f o r t a s k s f r o m h i g h - l o w
2 . Y o u c a n i n t e g r a t e y o u r h e l p d e s k w i t h E l o g b o o k s
3 . Y o u c a n a l e r t r e l e v a n t p e o p l e o f n e w h e l p d e s k s u b m i s s i o n s
U S E R G U I D ES t r e a m l i n e m a i n t e n a n c e r e q u e s t s a n d b u i l d i n g w o r k w i t h a d i g i t a l h e l p d e s k .
T r a c k p r o g r e s s p r o v i d e n o t i f i c a t i o n s t o o c c u p i e r s
V I R T U A L D E M OS e e f o r y o u r s e l f h o w i t w o r k s w i t h t h i s s h o r t v i d e o w a l k - t h r o u g h
G R O U P S
U S E R G U I D EC r e a t e a s o c i a l n e t w o r k w i t h i n y o u r b u i l d i n g w i t h a f o r u m f o r d i s c u s s i o n s & r e v i e w s
O b t a i n c u s t o m e r i n s i g h t a n d f a c i l i t a t e a s e n s e o f c o m m u n i t y
T O P T I P S1 . Y o u c a n c r e a t e c a t e g o r i e s f o r s o c i a l a c t i v i t i e s o r f o r u m s
2 . Y o u c a n r e c e i v e d a i l y s u m m a r i e s o f n e w p o s t s
3 . Y o u c a n e n a b l e o r d i s a b l e c o m m e n t s & b l o c k u n f i t c o n t e n t
T O P T I P S1 . Y o u c a n l o g m u l t i p l e v i s i t o r s i n o n e g o t h r o u g h a b u l k u p l o a d
2 . Y o u c a n b o o k v i s i t o r s o n - t h e -g o w i t h m o b i l e r e c e p t i o n i s t s
3 . Y o u c a n s e n d a n o t i f i c a t i o n t h a t a v i s i t o r h a s a r r i v e d
U S E R G U I D EP r o v i d e a s e a m l e s s v i s i t o r e x p e r i e n c e w i t h r e g i s t r a t i o n , b o o k i n g s & n o t i f i c a t i o n s .
U s e d a i l y a c t i v i t y t o m a k e i n f o r m e d s t a f f i n g d e c i s i o n s .
V I R T U A L D E M OS e e f o r y o u r s e l f h o w i t w o r k s w i t h t h i s s h o r t v i d e o w a l k - t h r o u g h
V I S I T O R M A N A G E M E N T
U S E R G U I D EK e e p a c c u r a t e r e c o r d s o f s h i f t w o r k & h a n d o v e r n o t e s
C r e a t e t a s k s w i t h a l i v e s t a t u s & p r i o r i t y l e v e l s t o k e e p a b u i l d i n g r u n n i n g s m o o t h l y
T O P T I P S1 . Y o u c a n l i n k t h e D u t y H a n d o v e r t o y o u r c a l e n d a r
2 . Y o u c a n s e t d o c u m e n t s t o e x p i r e o n c e t a s k s a r e c l o s e d
3 . Y o u w i l l h a v e c o m p l e t e v i s i b i l i t y o f a l l s h i f t a c t i v i t i e s
V I R T U A L D E M OS e e f o r y o u r s e l f h o w i t w o r k s w i t h t h i s s h o r t v i d e o w a l k - t h r o u g h
D U T Y H A N D O V E R
T O P T I P S1 . Y o u c a n s e t v i e w i n g p e r m i s s i o n s f o r d o c u m e n t s
2 . Y o u c a n g r o u p d o c u m e n t s i n t o c a t e g o r i e s
3 . Y o u h a v e t h e a b i l i t y t o s e t d o c u m e n t s t o a u t o - e x p i r e
U S E R G U I D ER e m o t e & s e c u r e d o c u m e n t a n d i n f o r m a t i o n s t o r a g e
C r e a t e d i g i t a l p e r m i t s a n d o r g a n i s e i m p o r t a n t i n f o r m a t i o n
D O C U M E N T M A N A G E R
U S E R G U I D EI n c r e a s e e n g a g e m e n t w i t h i n t h e b u i l d i n g & l o c a l a r e a w i t h e x c l u s i v e d i s c o u n t s
P r o v i d e o c c u p i e r s w i t h e x t r a p e r k s a n d b e n e f i t s b u i l d i n g
T O P T I P S1 . Y o u c a n u p g r a d e t o L o c a l e L i f e t o s o u r c e o f f e r s f o r y o u
2 . Y o u c a n r a t e o f f e r s & s e e w h a t ’ s p o p u l a r
3 . Y o u c a n u s e t h e s e b e n e f i t s t o a t t r a c t s t a f f o r c u s t o m e r s
V I R T U A L D E M OS e e f o r y o u r s e l f h o w i t w o r k s w i t h t h i s s h o r t v i d e o w a l k - t h r o u g h
O F F E R S & P R O M O T I O N S
T O P T I P S1 . Y o u c a n h i r e s c a n n e r s t o i n s t a n t l y l o g d e l i v e r i e s
2 . Y o u c a n m o n i t o r e f f i c i e n c i e s o f t h e p o s t - r o o m w i t h u p d a t e s
3 . Y o u c a n n o t i f y r e s i d e n t s o f d e l i v e r i e s v i a e m a i l
U S E R G U I D EM o n i t o r & l o g a l l d e l i v e r i e s w i t h i n s t a n t n o t i f i c a t i o n s .
T r a c k a l l p o s t a n d e n s u r e t i m e l y c o l l e c t i o n & r e p o r t i n g .
V I R T U A L D E M OS e e f o r y o u r s e l f h o w i t w o r k s w i t h t h i s s h o r t v i d e o w a l k - t h r o u g h
D E L I V E R I E S
T h e L O C A L E E X P E R I E N C E
The contractor needs a
key , Emma signs out the
key with a digital signature
Emma starts by checking
the shift notes , to see
which jobs are in progress
She checks the building’s
calendar for the day to
prepare for events & works
A contractor is starting today
and has already completed
his online induction
S e e h o w L o c a l e h e l p s y o u a t e v e r y p o i n t o f t h e d a y
D U T Y H A N D O V E R C A L E N D A R O N L I N E I N D U C T I O N S K E Y M A N A G E M E N T
Online shift notes
Seamless handover
Live building calendar
Visibility of activities
Online building training
Engage occupiersAccurate records
Simplify staff on-boarding
Save time & resources
Track & log all keys
Visible & secure system
The mail has arrived. Emma
logs the deliveries & sends
notifications to recipients
There is a fire drill later
this week. Emma sends an
announcement
Emma checks the helpdesk on
her phone, assigns issues &
sends notifications of progress
D E L I V E R I E S M A N A G E M E N T A N N O U N C E M E N T S H E L P D E S K
Secure key management Digital delivery tracking
Simple post room management
Instant notifications & records
Tailored communication
Notify specific user groups
No more bulk emails
Track-able helpdesk
Update users on progress
Prioritise & organise works
