WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische...

46
1 Quintiles Belgium N.V./S.A. Business & Media Park Quintiles Belgium N.V./S.A. Business & Media Park Medialaan 32 bus 2 B-1800 Vilvoorde Tel: +32 (0)2 555 05 55 Fax: +32 (0)2 555 05 56 WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES

Transcript of WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische...

Page 1: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

1

Quintiles Belgium N.V./S.A. Business & Media Park Quintiles Belgium N.V./S.A. Business & Media Park Medialaan 32 bus 2 B-1800 Vilvoorde Tel: +32 (0)2 555 05 55 Fax: +32 (0)2 555 05 56

WEGWIJS VAN DE

MEDISCH AFGEVAARDIGDE

BIJ QUINTILES

Page 2: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

2

INHOUDSOPGAVE 1. Introductie

2. Who’s Who binnen Quintiles Belgium?

3. Quintiles values & vision

4. Mijn carrière binnen Quintiles

5. Mijn functie: Job beschrijvingen

6. Vertrouwensrelatie tussen de Medisch Afgevaardigde en Quintiles

7. Algemene afspraken

7.1. Quintiles bezoek

7.2. Bezoek IT departement

7.3. Vergadering/ Opleiding

7.4. Dress code (Kledij)

8. Quintouch website

8.1. Hoe aanloggen op de Quintouch website?

8.2. Directe toegang tot verschillende applicaties

8.3. Wachtwoord vergeten: wat nu?

9. Intranet Quintiles Network

9.1. Je hebt een Quintiles PC

9.2. Je hebt geen Quintiles PC

9.3. Je e-mailadres van Quintiles

9.4 EDA – Persoonlijke gegevens aanpassen via Employee Direct Access

9.5. AVT (Absenec & Vacation Tracking) voor afwezigheden

In geval van ziekte of werkongeval

Hoe een vakantie- of afwezigheidsaanvraag indienen

Hoe een vakantie- of afwezigheidsaanvraag annuleren

9.6. Opleiding en Learning Curve

9.7. Wat doen in geval van IT Problemen?

10. PC Maintenance / Materiaal

11. Administratieve procedures

11.1. Monthly Activity Reporting System (MARS)

11.3. Vakantierechten

11.4. Jeugdvakantie

11.5. Toegang tot AVT (Absence & Vacation Tracking)

11.6. Recuperatieaanvraag

11.7. Vergoedingen

11.8. Onkostennota

11.9. Mijn persoonlijke gegevens wijzigen via Employee Direct Access (EDA)

11.10. Mijn extra-legale voordelen

12. Bedrijfswagen

Page 3: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

3

1. INTRODUCTIE Deze praktische gids is een referentie-instrument voor de Medisch Afgevaardigde en heeft als doel om het dagelijkse werk en de administratieve taken te vergemakkelijken. Met andere woorden, wij willen ervoor zorgen dat je project optimaal kan verlopen.

2. WHO’S WHO BINNEN QUINTILES BELGIUM?

Central Reception: 02/555.05.55

General Management Michèle Paque – Managing Director & Host Mgr Martine Adams – Executive Assistant Project Management Christophe Vanmechelen – Associate Director Medical Sales Peter Van Laethem – Director Product Specialist Fréderique Durvaux - Manager Medical Sales Kristel Smets - Manager HMS Nursing Helga Draelants – Senior Project Assistant Danielle Vandermotten – Team Coordinator Salvatore Mammolito – Team Coordinator Christelle Prignon – Manager Medical Sales Frédéric Durvaux – Manager Medical Sales Car Fleet Pascal Fontaine – Accountant Facilities Anne-Marie de Krom – Director Facilities & Preventie Adviseur Katelijn Verfaillie – Senior Receptionist Kathy Gaugecz – Facilities Associate Human Resources Laurence Nigot – Associate Director HR Clotilde Ghysselinckx – Associate Director HR Finance Clément Vanthournhout – Associate Director Finance Pascal Dupuich – Associate Director Finance Gloriose Gahongayire – Accounting Coordinator Milena Krsteski – Accounting Coordinator Pascal Fontaine – Accountant Oana Barbu – Accounting Specialist Payroll Unit Jennifer Raumanis – Payroll Analyst (Field Force, Verzekeringen,… ) Angie Van Laer – Payroll Coordinator (interne medewerkers) Recruitment Ingrid Mertens – Head of Recruitment Eva Van den Noortgate – Recruiter Shanty Janssen – Recruiter Virginie Gilles – Recruiter Natasha – Assoc Proposal Developer IT Patrick Buntinx – IT Supervisor Kristof De Wandeleer – Service Desk Technician 2 IT Helpdesk +32 2 555 04 76 Gratis nummer : 0800 73657 [email protected]

Page 4: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

4

3. QUINTILES VALUES & VISION

Page 5: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

5

4. MIJN CARRIÈRE BINNEN QUINTILES

Beste medewerker, Het verheugt ons je welkom te heten binnen de groep Quintiles Commercial.

Bij Quintiles ontbreekt het je niet aan ontwikkelingskansen… je loopbaan ligt volledig in jouw handen… Quintiles bied je de instrumenten om je te ontplooien via gevarieerde opdrachten in een waardevolle functie vol uitdagingen. Als medewerker van Quintiles Commercial heb je de kans om voor verschillende grote farmaceutische en biotechnologische bedrijven te werken en zo je talenten op tal van domeinen te ontwikkelen. Wij bieden je gediversifieerde loopbaanplannen op het tempo dat jou past, op maat van jouw ontwikkeling en in functie van de behoeften van het bedrijf. Het “Career Path” (loopbaanplan) van Quintiles vereenvoudigt de ontwikkeling binnen de organisatie en biedt medewerkers de mogelijkheid op een laterale verschuiving of op een verticale beweging hun ontwikkelingskansen en hun ontwikkelingspotentieel uit te breiden.

De functiefamilies (of “Job Families”) zijn gecreëerd om alle functies binnen één specifiek activiteitendomein van het bedrijf te groeperen. Elke functie is gekoppeld aan een graad. Vanzelfsprekend kan deze graad in de loop van de tijd evolueren! De graad wordt gedefinieerd volgens verschillende criteria die verband houden met de functie, zoals de vereiste vaardigheden en beroepservaring, de complexiteit van de problemen en de financiële of managerverantwoordelijkheid.

Je “Career Ladder” hoort bij de jobfamilie Medical Sales.

De titel van de functie en je graad worden vermeld in je arbeidscontract. Op de volgende pagina’s vind je je functiebeschrijving.

In het kader van je klantenrelaties is het mogelijk dat je een andere titel gebruikt. Vanzelfsprekend kun je deze titel blijven gebruiken in je externe contacten of in je huidige project.

Lees je “job description” aandachtig zodra je in dienst treedt en aarzel niet om hier vragen over te stellen. Je Project Manager zal contact met je opnemen om dit over een veertiental dagen te bespreken en zal je graag alle nodige details geven. Hij is ook je coach en zal je helpen bij het uitvoeren van je projecten en klantgerichte taken.

Page 6: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

6

Functiebeschrijving (job description) De inhoud van dit document kan verschillen naargelang het project dat je is toevertrouwd. Het geeft je een algemeen idee van je verantwoordelijkheden binnen deze functie, van de vereiste kennis of de noodzakelijke opleidingen. Het gaat om een “globaal” document dat op wereldvlak is ontwikkeld. Aan elk functieniveau in Medical Sales is ook een opleidingsplan gekoppeld. Je Line Manager zal je hierover meer informatie geven.

De Career Ladder Medical Sales Het doel van dit schema is je een beter idee te geven van de loopbaanmogelijkheden binnen Quintiles. Je kunt dit terugvinden op ons intranet iQ > Employee Resources > Careers > Career Ladders and Job Descriptions > Medical Sales of Nursing. De verschillende “jobfamilies” en overeenkomstige functiebeschrijvingen kunnen ook online geraadpleegd worden op iQ. Bovendien vind je de vacante functies op Quintilesbelgium.be (Taleo).

CAREER LADDER

Grade Management Individual Contributor

37

36 VP, Medical Sales (16345)

35 Sr Director, Medical Sales (16341)

34 Director, Medical Sales (16329)

33 Assoc Director, Medical Sales (16325)

32 Manager, Medical Sales (16332)

31Sr. Assoc Manager, Medical Sales (16794)

Assoc Manager, Medical Sales (16327)Principal Medical Sales Rep (16336)

30Exec Medical Sales Rep (16331)

Sr Medical Sales Rep (16343)

29 Medical Sales Rep 2 (16335)

28 Medical Sales Rep 1 (16334)

Medical Sales

Wij hopen dat dit Career Path je de mogelijkheid biedt een gevarieerde en motiverende loopbaan uit te bouwen binnen onze onderneming! Wij heten je van harte welkom en wensen je veel succes in je beroepsloopbaan bij Quintiles!

Page 7: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

7

5. MIJN FUNCTIE: JOBBESCHRIJVINGEN Grade 28

Functietitel Medical Sales Representative 1 Vanaf 1 december 2008

Rapporteert aan

Manager, Medical Sales of Designee Functiegroep

Medical Sales

Graad 28 Subgroep Medical Sales

FLSA-status (alleen in VS)

Vrijgesteld Functiecode 16334

DOEL

In lijn met de strategie en de doelstellingen van het bedrijf, de omzetgroei in een specifieke regio maximaliseren. VERANTWOORDELIJKHEDEN 1. Kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) verkoop en projecten

Bereiken van de verkoopdoelstellingen binnen een specifieke regio.

Bespreken, bepalen en documenteren van activiteiten, instrumenten en doelstellingen van de KPI’s zoals overeengekomen met de Line Manager.

2. Verkoop- en communicatievaardigheden

Voeren van verkoopgesprekken, opstellen van pre-call planning, voorbereiden en ontwikkelen van een kritische zelfanalyse met als doel een continue verbetering van iedere ‘call’.

Productpresentaties geven aan de ‘Healthcare professional’ in de detailhandel.

Verkoopvaardigheden ontwikkelen op basis van het lokale model voor verkoopvaardigheden/training op niveau 1, G28.

3. Regiobeheer

Werkplanning; week- en maandagenda’s plannen; planning verkoopgesprekken optimaliseren.

Binnen een specifiek geografisch gebied doelgroepen bepalen en de klantenrecords bijhouden en analyseren.

4. Technische kennis

Beschikken over actuele verkoop-/technische kennis zowel inzake specialiteiten en aandoeningen als naar relevante publicaties per klantenprofiel.

Relevante training naar voldoening hebben voltooid zoals omschreven in het Quintiles trainingsprogramma op niveau 1, graad 28 evenals de specifieke trainingen zoals bepaald door de klant.

5. Administratie & processen

Records bijhouden in het rapporteringssysteem binnen de vereiste tijdschema’s met inachtneming van de interne processen en deadlines.

Zorg dragen voor de beveiliging en het onderhoud van alle instrumenten van het bedrijf.

Page 8: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

8

6. Groepsevenementen

Groepsevenementen leiden ter optimalisering van de verkoopactiviteiten met inachtneming van de relevante nationale wetgeving.

7. Marktinformatie

Line manager informeren inzake gewijzigde activiteiten van concurrenten en/of andere veranderingen in de markt.

Ervaringen, ideeën en technieken uitwisselen tijdens teamvergaderingen en met collega’s. 8. Gedragscode van het bedrijf

De ethische gedragscode van het bedrijf moet worden gevolgd.

Het professioneel imago van het bedrijf uitstralen en handelen in overeenstemming met de relevante Code of Practice van de farmaceutische industrie.

VEREISTE KENNIS, VAARDIGHEDEN EN COMPETENTIES

MS Office-vaardigheden.

Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Zelfstarter met vaardigheden om de eigen werklast te organiseren en te beheren en de prioriteiten te bepalen.

Bekwaam om goede werkrelaties op te bouwen en te onderhouden met medewerkers, managers en klanten.

MINIMAAL VEREISTE OPLEIDING EN ERVARING

Bachelor diploma in levenswetenschappen, aanverwant domein of hoger secundair onderwijs met 5 jaar relevante ervaring; of equivalente combinatie van opleiding, training en ervaring.

VEREISTEN

In staat zijn 30 kilo op te heffen.

Intensieve telefonisch en face-to-face communicatie vereist een accuraat taalgebruik

Regelmatig zittend werk voor langere tijdsperiodes

Frequente binnenlandse verplaatsingen

Geldig rijbewijs

Goedkeuringen

Beheer functiegroep

-

Human Resources

Sara Moore – Compensation Mgr

Goedkeuringen worden geregistreerd bij Human Resources

De bovenstaande informatie over deze functiebeschrijving dient om de algemene aard en het niveau aan te geven van de werkzaamheden die een werknemer in deze classificatie verricht. De informatie bevat geen alomvattend overzicht van alle verplichtingen, verantwoordelijkheden en kwalificaties voor het uitvoeren van deze job en mag ook niet als zodanig worden geïnterpreteerd.

Page 9: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

9

Grade 29

Functietitel Medical Sales Representative 2 Vanaf 1 december 2008

Rapporteert aan

Manager, Medical Sales of Designee Functiegroep

Medical Sales

Graad 29 Subgroep Medical Sales

FLSA-status (alleen in VS)

Vrijgesteld Functiecode 16335

DOEL

In lijn met de strategie en de doelstellingen van het bedrijf, de omzetgroei in een specifieke regio maximaliseren. VERANTWOORDELIJKHEDEN 1. Kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) verkoop en projecten

Bespreken, bepalen en documenteren van activiteiten, instrumenten en doelstellingen van de KPI’s zoals overeengekomen met de Line Manager.

Bereiken van de verkoopdoelstellingen binnen een specifieke regio.

2. Verkoop- en communicatievaardigheden

Voeren van verkoopgesprekken, opstellen van pre-call planning, voorbereiden en ontwikkelen van een kritische zelfanalyse met als doel een continue verbetering van iedere ‘call’.

Beheren van bezwaren en succesvol afronden van verkoopgesprek middels verbintenis van artsen.

Presentaties houden voor de ‘Healthcare Professionals’ in de detailmarkt.

Verkoopvaardigheden toepassen en ontwikkelen op basis van het lokale model voor verkoopvaardigheden/training op niveau 2, G29.

3. Regiobeheer

Werkplanning; week- en maandagenda’s plannen; planning verkoopgesprekken optimaliseren, inclusief prioriteiten- en tijdsbeheer.

Klantendoelgroep en artsenprofiel bepalen en klantenrecords bijhouden en analyseren.

4. Technische kennis

Beschikken over actuele verkoop-/technische kennis inzake specialiteiten en aandoeningen, en inzake relevante publicaties per klantenprofiel.

Op de hoogte zijn van de activiteiten van de farmaceutische industrie en ziekenhuisbeheer.

Relevante training naar voldoening hebben voltooid zoals omschreven in het Quintiles trainingsprogramma op graad 29 evenals de specifieke trainingen zoals bepaald door de klant.

5. Administratie en processen

Records bijhouden in het rapporteringssysteem binnen de vereiste tijdschema’s met inachtneming van de interne processen en deadlines.

Zorg dragen voor de beveiliging en het onderhoud van alle instrumenten van het bedrijf.

6. Groepsevenementen

Groepsevenementen organiseren en leiden ter optimalisering van de verkoopactiviteiten met inachtneming van de relevante nationale wetgeving.

Page 10: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

10

7. Marktinformatie

Line Manager informeren inzake gewijzigde activiteiten van concurrenten en andere veranderingen in de markt.

8. Versterking van de teamgeest

Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract.

Ervaringen, ideeën en technieken uitwisselen ter ondersteuning van de verkooptraining van collega’s.

9. Gedragscode van het bedrijf

De ethische gedragscode van het bedrijf moet worden gevolgd.

Het professioneel imago van het bedrijf uitstralen en handelen in overeenstemming met de relevante

Code of Practice van de farmaceutische industrie.

VEREISTE KENNIS, VAARDIGHEDEN EN COMPETENTIES

MS Office-vaardigheden.

Aantoonbare ervaring op het vlak van face-to-face presentaties voor klanten.

Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Zelfstarter met vaardigheden om de eigen werklast te organiseren en te beheren en prioriteiten te bepalen.

Bekwaam om goede werkrelaties op te bouwen en te onderhouden met medewerkers, managers en klanten.

MINIMAAL VEREISTE OPLEIDING EN ERVARING

Bachelordiploma in levenswetenschappen of aanverwant domein en 1 jaar relevante ervaring; of equivalente combinatie van opleiding, training en ervaring.

Minstens 1 jaar ervaring als vertegenwoordiger. Voor intern medisch verkoopteam: succesvolle voltooiing van cursussen loopbaanontwikkeling en bijkomende training op niveau 1.

VEREISTEN

In staat zijn om 30 kilo op te heffen.

Intensieve telefonische en face-to-face communicatie vereist accuraat taalgebruik.

Regelmatig zittend werk voor langere tijdsperiodes.

Frequente binnenlandse verlaatsingen.

Geldig rijbewijs.

De bovenstaande informatie over deze functiebeschrijving dient om de algemene aard en het niveau aan te geven van de werkzaamheden die een werknemer in deze classificatie verricht. De informatie bevat geen alomvattend overzicht van alle verplichtingen, verantwoordelijkheden en kwalificaties voor het uitvoeren van deze job en mag ook niet als zodanig worden geïnterpreteerd.

Goedkeuringen

Beheer Functiegroep

-

Human Resources

Sara Moore – Compensation Mgr

Goedkeuringen worden bijgehouden door Human Resources

Page 11: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

11

Grade 30

Functietitel Senior Medical Sales Representative Vanaf 1 december 2008

Rapporteert aan

Manager, Medical Sales of Designee Functiegroep

Medical Sales

Graad 30 Subgroep Medical Sales

FLSA-status (alleen in VS)

Vrijgesteld Functiecode 16343

DOEL

In lijn met de strategie en de doelstellingen van het bedrijf, de omzetgroei in een specifieke regio maximaliseren VERANTWOORDELIJKHEDEN 1. Kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) verkoop en projecten

Bespreken, bepalen en documenteren van activiteiten, instrumenten en doelstellingen van de KPI’s zoals overeengekomen met de Line Manager.

Bereiken van de verkoopdoelstellingen binnen een specifieke regio.

2. Verkoop- en communicatievaardigheden

Voeren van verkoopgesprekken, opstellen van pre-call planning, voorbereiden en ontwikkelen van een kritische zelfanalyse met als doel een continue verbetering van iedere ‘call’. Beheren van bezwaren en succesvol afronden van verkoopgesprek middels verbintenis van artsen.

Presentaties houden voor de ‘Healthcare Professionals’ in de detailmarkt.

Een klantengroep met succes kunnen beïnvloeden.

Verkoopvaardigheden toepassen en ontwikkelen op basis van het lokale model voor verkoopvaardigheden/training op niveau 2, G29.

3. Regiobeheer

Werkplanning; week- en maandagenda’s plannen; planning verkoopgesprekken organiseren, inclusief prioriteiten- en tijdsbeheer.

Opstellen van artsenprofielen en bepalen van klantendoelgroepen.

Bijhouden en analyseren van klantenrecords.

Opstellen van een businessplan voor de regio (detailmarkt) met vermelding van strategische lijnen, activiteiten en middelen ter ondersteuning van de productpromotie bij de klant.

4. Technische kennis

Ontwikkelen van actuele verkoop-/technische kennis inzake specialiteiten, aandoeningen en inzake relevante publicaties zoals bepaald door de klant.

Op de hoogte zijn van de activiteiten van de farmaceutische industrie en ziekenhuisbeheer.

Relevante training naar voldoening hebben voltooid zoals omschreven in het Quintiles trainingsprogramma op graad 29 evenals de specifieke trainingen zoals bepaald door de klant.

5. Administratie & processen

Records bijhouden in het rapporteringssysteem binnen de vereiste tijdschema’s met inachtneming van de interne processen en deadlines.

Zorg dragen voor de beveiliging en het onderhoud van alle instrumenten van het bedrijf.

Page 12: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

12

6. Groepsevenementen

Groepsevenementen organiseren en leiden ter optimalisering van de verkoopactiviteiten met inachtneming van de relevante nationale wetgeving.

7. Marktinformatie

Verslag uitbrengen en acties aanbevelen aan de Line Manager inzake gewijzigde activiteiten van concurrenten en andere veranderingen in de markt.

8. Versterking van de teamgeest

Ervaringen, ideeën en technieken uitwisselen met collega’s en tijdens teamvergaderingen.

Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract.

Optreden als mentor voor nieuw aangeworvenen.

9. Gedragscode van het bedrijf

De ethische gedragscode van het bedrijf moet worden gevolgd.

Het professioneel imago van het bedrijf uitstralen en handelen in overeenstemming met de relevante

Code of Practice van de farmaceutische industrie.

VEREISTE KENNIS, VAARDIGHEDEN EN COMPETENTIES

MS Office-vaardigheden.

Aantoonbare ervaring op het vlak van face-to-face presentaties voor klanten.

Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Zelfstarter met vaardigheden om de eigen werklast te organiseren en te beheren en prioriteiten te bepalen.

Bekwaam om goede werkrelaties op te bouwen en te onderhouden met medewerkers, managers en klanten.

MINIMAAL VEREISTE OPLEIDING EN ERVARING

Bachelordiploma in levenswetenschappen of aanverwant domein of hoger secundair onderwijs met 5 jaar relevante ervaring; of equivalente combinatie van opleiding, training en ervaring.

Minimaal 2 jaar ervaring als vertegenwoordiger in detailhandelsmarkt. Voor interne medische verkoopstaf: succesvolle voltooiing van cursussen loopbaanontwikkeling en bijkomende training op niveau 1.

VEREISTEN

(In staat zijn om 30 kilo op te heffen).

Intensieve telefonisch en face-to-face communicatie vereist een accuraat taalgebruik.

Regelmatig zittend werk voor langere tijdsperiodes.

Frequente binnenlandse verplaatsingen.

Geldig rijbewijs.

Page 13: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

13

Goedkeuringen

Beheer Functiegroep

-

Human Resources

Sara Moore – Compensation Mgr

Goedkeuringen worden bijgehouden door Human Resources

De bovenstaande informatie over deze functiebeschrijving dient om de algemene aard en het niveau aan te geven van de werkzaamheden die een werknemer in deze classificatie verricht. De informatie bevat geen alomvattend overzicht van alle verplichtingen, verantwoordelijkheden en kwalificaties voor het uitvoeren van deze job en mag ook niet als zodanig worden geïnterpreteerd.

Page 14: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

14

6. VERTROUWENSRELATIE TUSSEN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE EN QUINTILES

Als medisch afgevaardigde geniet u van de vrijheid om uw eigen dagindeling te bepalen voor het

uitvoeren van uw taak. Uiteraard is dit gebaseerd op het vertrouwen van uw management.

1. Het maken van dagdagelijkse rapporten over het werkelijk aantal artsenbezoeken of andere

jobgerelateerde activiteiten liggen aan de basis van een gezonde, transparante samenwerking.

De dagrapporten zijn effectief de enige manier voor Quintiles (buiten de "MARS) om uw

werkprestaties na te gaan. Vandaar ook het belang voor "field based" functies om deze

dagrapporten op een correcte manier dagelijks elektronisch door te sturen.

2. Hetzelfde geldt voor de MARS (Monthly Activity Reporting System). De MARS moet elke maand

ingevuld worden door de medische afgevaardigde met de individuele prestaties (gewerkte dagen, opleidingen, ...). De MARS moet ten laatste op de 1ste werkdag van de volgende maand bij

de werkgever toekomen.

Indien de MARS niet tijdig ingediend wordt, kan dit leiden tot uitstel van de uitbetaling van

de dagelijkse en maandelijkse vergoedingen. Dit omdat we niet de correcte informatie over

de maandprestaties hebben. Hierdoor kunnen we geen correcte facturatie naar onze

klanten doorsturen.

Graag willen wij u er dan ook attent op maken dat dit vertrouwen niet geschaad wordt.

Als werkgever is het dan ook normaal dat er ten gepaste tijde enkele controles worden uitgevoerd.

Wij rekenen op uw stiptheid en transparantie zodanig dat uw dagrapporten eerlijk en juist worden

ingevuld.

Page 15: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

15

7. ALGEMENE AFSPRAKEN

7.1. Quintiles bezoek

Je bent altijd welkom bij Quintiles! Om je zo goed mogelijk te kunnen ontvangen, vragen we je om :

Op voorhand per telefoon je Team Coördinator te verwittigen van je bezoek.

Je aan te melden aan de receptie; te vragen naar je Team Coördinator / Project Manager en even te wachten in de wachtzaal.

7.2. Bezoek IT Departement

Het eerste aanspreekpunt voor je dringende IT problemen is ofwel via telefoon op het nummer 02/555.04.76 ofwel het tolvrije nummer, 0800/73657. Voor gewone aanvragen kan je contact opnemen via e-mail [email protected] ofwel via de webapplicatie http://getit op een Quintiles laptop.

7.3. Vergadering/ Opleiding

De coach of DSM (District Sales Manager) is verantwoordelijk voor het klaarzetten van de zaal (karretje, beamer, koffie, …) alsook voor het opruimen van de zaal aan het einde van de vergadering.

De DSM vraagt 1 badge aan de receptioniste voor de duur van de vergadering

Tijdens de vergadering : Zal de DSM, indien nodig, een ‘administratief moment’ voorzien, dit in overleg met de Team

Coördinator. Wordt de GSM op stil gezet.

7.4. Dress code (kledij) Je voorkomen is een weergave van je professionalisme. Dus:

Geen jeans.

Geen spaghetti bandjes.

Geen topjes boven de navel.

Geen zichtbare piercing of tatoeages.

Page 16: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

16

8. QUINTOUCH WEBSITE : “The place to be” voor alle informatie

Op deze site vind je alle actuele informatie betreffende jouw project, onze procedures, praktische documenten, nuttige links naar bijvoorbeeld je MARS, training enz.

8.1. Hoe aanloggen op de Quintouch website? Open Internet Explorer en geef het volgende adres in: http://www.quintilesinntouch.be Het volgende scherm verschijnt:

Username = QID nummer. Password = vul hier het paswoord in dat je per e-mail werd toegestuurd. Let op: Eerst moet je minstens één keer aangelogd zijn geweest zijn op de intranet van Quintiles. Op de rechter kant vind je verschillende tabs:

Page 17: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

17

8.2. Je hebt hier onmiddellijk acces tot verschillende applicaties Toegang tot de MARS, EDA enz. Je vindt ook gemakkelijk documenten terug (recuperatieaanvragen, onkostennota….).

8.3. Wachtwoord vergeten: wat nu?

Indien je jouw wachtwoord niet meer kan herinneren, klik dan op ‘Forgot your password?’ Het volgende scherm verschijnt:

Vul hier je e-mail adres in (het e-mail adres waarop je deze mail ontvangen hebt). De gegevens worden onmiddellijk naar jou doorgestuurd per e-mail.

Page 18: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

18

Om in de toekomst op een eenvoudige manier toegang te verkrijgen tot deze site, raden we je aan om je paswoord te wijzigen. Klik hiervoor in de linkerbovenhoek op ‘Change your profile’ zoals hieronder wordt weergegeven:

Het volgende scherm verschijnt:

Je kan je paswoord veranderen en je profiel verder aanvullen als je dat wenst. Vergeet op het einde je wijzigingen niet te valideren door op de knop UPDATE te klikken.

Page 19: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

19

9. INTRANET QUINTILES NETWORK 9.1. Je hebt een Quintiles PC

1. Druk Control + Alt + del. 2. Druk op Internet Explorer.

3. Vul je QID en Paswoord in (deze informatie krijg je bij overhandiging van je PC).

4. Even geduld.

5. Je bent geconnecteerd met het Quintiles Network.

Page 20: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

20

6. Sluit internet Explorer. 7. Heropen internet Explorer en u ziet volgende pagina verschijnen:

8. Je bent nu geconnecteerd met de Quintiles VNP network. Nu kan je outlook openen. 9. Als Outlook jou een username of password vraagt, vul dan volgende gegevens in:

Username: Quintiles e-mail address

Password: Password of your QID

10. Onder Tools en Applications kan je linken invoegen. Hiervoor moet je op Edit drukken.

Op jouw Quintiles e-mailadres zal je een bericht ontvangen met de toegangscodes om op de Quintouch website te kunnen inloggen.

Page 21: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

21

9.2. Je hebt geen Quintiles PC (privé/klant PC) Binnen de 10 dagen na startdatum, ontvang je drie codes via onze de IT-dienst:

1. Q-ID 2. Wachtwoord (Paswoord) 3. Pincode

Om in te loggen op ons intranet, open Internet Explorer, en voer het volgende adres in: http://connect.quintiles.com/

Volg de stappen op het scherm:

1. Klik op « Login to Web Apps ». 2. Geef je QID in. 3. Geef je netwerk wachtwoord in. 4. Klik op de « Submit » knop.

Page 22: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

22

Een pinsafe afbeelding zal tevoorschijn komen:

Gebruik uw PIN nummer, geef de overeenstemmende cijfers van de afbeelding op.

In het voorbeeld hieronder zou de « security code » 7029 zijn indien de PIN 2468 was:

Geef de « security code » in en klik op « Login ». Klik nu op het volgende pictogram.

Page 23: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

23

Na het inloggen krijg je volgend beeld op je scherm:

PS: Applicaties waar geen voor staat, kan je niet gebruiken.

9.3. Jouw e-mailadres van Quintiles

De werknemer die geen Quintiles PC heeft, moet minstens 2x per week zijn/haar e-mails raadplegen

waar hij/zij volgende dingen vinden:

o Uitnodigingen om opleidingen via Learning Curve te volgen;

o Goedkeuringen voor afwezigheden (verlof, ziekte,…);

o Algemene informatie op Global niveau;

o … .

9.4. Opleiding en Learning Curve

Quintiles is gewijd aan het waarborgen van de veiligheid van patiënten, het versterken van hoge kwaliteit en ethische praktijken in overeenstemming met de normen, voorschriften en wetten. Daartoe heeft het kantoor van Quintiles Global Compliance een Compliance Training Program ontwikkeld dat een basisset van cursussen (Core Curriculum Compliance) inhoudt die dienen te worden gevolgd door alle medewerkers Quintiles.

webmail van

Quintiles

EDA/AVT

Training

bv/GPP

MARS

Page 24: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

24

Het doel is dat iedere medewerker wordt geïnformeerd en opgeleid om haar verplichtingen te voldoen en dit in overeenstemming met de normen, voorschriften en wetten. Hieronder vindt u een overzicht van enkele verplichte vakken :

- Good Practices Promotie (GPP) - Global Privacy Awareness - Inleiding tot Anti-Omkoping - Business Ethics - … .

Voor elke verplichte te volgen training ontvangt u een persoonlijke e-mail met de procedure. Deze training kan gevolgd worden wanneer het u het beste uitkomt, rekening houdend met de genoemde cursus deadlines. Alvast bedankt voor uw inzet. U vindt meer informatie over e-learning op www.quintilesinntouch.be.

9.5. Wat te doen in geval van IT Problemen?

Mail in het Engels naar het Global IT Service Desk team: [email protected] *

De volgende informatie klaar houden en in je mail vermelden, zodat er een ticket kan worden aangemaakt.

* Het ticket is de enige manier om verder geholpen te worden door IT voor iedereen die bij Quintiles werkt!

1. Steeds het onderwerp invullen (liefst in het Engels).

Indien het gaat om een probleem met Mars dien je dit steeds in het subject te vermelden.

2. Naam, Q-ID, telefoonnummer waar onze IT medewerker je kan bereiken.

3. Korte beschrijving van het probleem.

4. Eventueel een print screen** met de “error Message” bijvoegen in de mail.

5. Een ticket wordt aangemaakt en het probleem wordt opgelost, indien er geen oplossing volgt binnen

de 48 uur, gelieve de mail opnieuw te versturen.

6. Altijd jouw Team Coördinator in cc zetten.

** Hoe maak ik een print screen?

Copy : click op AltGr + Print Screen voor de laptops en enkel Print Screen voor desktops

Paste : ga in je e-mail en click op CTRL + V

Page 25: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

25

10. PC MAINTENANCE / MATERIAAL

PC Maintenance / Materiaal Indien je over een PC en printer beschikt, geleverd door Quintiles:

De bediende erkent dat de PC, modem en printer op geen enkel ogenblik zijn persoonlijke eigendom is of zal worden en is dus tevens verantwoordelijk voor het terugbrengen van dit materiaal in goede staat op het ogenblik dat Quintiles Belgium hem dit verzoekt. Het is de bediende niet toegestaan illegale software op deze PC te plaatsen.

Het is verboden om piraatprogramma’s op de PC te plaatsen.

Iedere beschadiging van het materiaal kan, na technische controle, gefactureerd worden aan de bediende.

Elke medewerker die PC materiaal ter beschikking krijgt van het bedrijf, moet de IT procedures tekenen en respecteren.

U ontvangt ook een IT manual waarin wordt uitgelegd hoe verbinding te maken met het Quintiles-netwerk, hoe de MARS timesheet in te vullen of IT support te krijgen en nog hoe online te solliciteren via TALEO.

Teruggave van het materiaal Al het materiaal dat ter beschikking wordt gesteld van de bediende voor de uitoefening van zijn functie (BV. : Verkoopscursussen, Wetenschappelijke cursussen, Marketingmateriaal, …) Er kan op elk moment controles worden uitgevoerd door de Project Manager of de Team Coördinator. Dit door een simpel verzoek.

Page 26: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

26

11. ADMINISTRATIEVE PROCEDURES 11.1. Monthly Activity Reporting System (MARS)

1. Wat is de Mars? Monthly Activity Reporting System – Maandelijkse rapportering van de activiteiten.

De Mars geeft ons een overzicht van jouw activiteiten en geeft ons de mogelijkheid om onze klanten elke

maand op de hoogte te brengen van je prestaties. Het is ook op basis van dit rapport dat wij kunnen

factureren. Je begrijpt wel dat wij voor deze belangrijke informatie op je stiptheid en professionaliteit

rekenen!

Deadline voor het invullen van de Mars:

De MARS moet maandelijks correct worden ingevuld ten laatste op de LAATSTE WERKDAG van de maand. Gelieve te noteren dat verlof en/of ziekte geen excuus is om je Mars niet of te laat in te vullen! Zelfs in geval van vakantie moet de MARS op voorhand worden ingevuld. Weet dat het laattijdig invullen van de Mars kan aanleiding geven tot sancties, dit betekent o.a. uitbetaling van de dag- en maandvergoedingen één maand later.

Hoe de Mars invullen?

De Mars is steeds terug te vinden op het volgende adres: http://connect.quintiles.com

Lees je IT-manual om te kijken hoe je Mars dient ingevuld te worden.

Tips: Noteer dit adres en je codes in je persoonlijke agenda om de Mars te aller tijden te kunnen invullen.

Zet het adres ook in je “ favorieten”.

Nuttige Tips om fouten te vermijden!

1. Houd rekening met het aantal werkdagen per maand.

2. Nadat de Mars is ingevuld, moet je het aantal ingevoerde dagen checken om te voorkomen dat er

onvoldoende werkdagen zijn ingevuld en de Mars aldus niet volledig is.

3. Soms gebeurt het dat de Mars niet correct wordt ingevuld. Dus controleer altijd goed alvorens

“submit for validation” aan te vinken.

4. In de meeste gevallen kan je de werkelijke duur per activiteit invullen (1, 0.50, 0.25,…dag).

Page 27: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

27

2. Hoe de Mars invullen?

Activiteit tijdens de dag

Binome Contact: Vergadering met rep van de klant (coördinatie).

Field: Op de baan.

DM Meeting: F2F met DM (coaching, evaluation, …).

Quintiles Meeting: Enkel Excellence Team meetings, Quintiles workgroups (Quintouch meeting

kan hier niet worden ingevuld).

Team Meeting: Meeting met het team (District meeting) georganiseerd door de Manager (DSM).

Symposium/Stand: Enkel als deze tijdens de week plaatsvinden.

Training: Opleiding tijdens de dag + Homestudy.

Customer & Cycle Meeting: Meeting georganiseerd met of door de klant.

Logistic/Support: In geval van wagen- of IT – problemen,… .

Akkoord van DM of PM vooraleer de Mars wordt ingevuld.

Avond-of Weekendactiviteit

Weekend Work: Beurs/congres/Seminarie klant.

Evening Event: Een activiteit met de klant en op aanvraag van de klant.

Andere Activiteiten

Recuperation Evening Work: Recuperatie van avondactiviteit.

Altijd met akkoord van klant en/of akkoord van Quintiles DM/PM

Recuperation Weekend Work: Recuperatie weekendactiviteit

Altijd met akkoord van klant en/of akkoord van Quintiles DM/PM

Transit: Werkdag zonder project (redeployment)

MEDICANORM

BELANGRIJK: De Quintiles opleidingen, meetings en evenementen die ‘s avonds plaatsvinden, worden

nooit gerapporteerd in de Mars.

Page 28: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

28

Open Internet Explorer na u aangemeld te hebben en klik op de link “Mars online” om je marsen in te geven. Hierbij een overzicht hoe je je MARS moet invullen:

TIP : Met de Copy knop die zich op het einde van elke lijn (uiterst rechts) bevindt, kan je de activiteit van een vorige dag met een druk op deze knop kopiëren naar de dag nadien.

Met de knop kan je een lijn toevoegen voor de desbetreffende dag. Als alles ingevuld is en je wilt de MARS doorsturen ter goedkeuring, klik je op “Submit for Validation” en daarna op “SAVE’ .

Kijk na of de maand en het jaar overeenkomen met de periode die je wilt rapporteren

Ga na of je naam correct is

Je projectcode wordt automatisch ingevuld door het systeem. Als deze niet correct is, gelieve je Team Coördinator te contacteren om deze te verbeteren in de database

Om je MARS in te vullen, volstaat het om op het pijltje naast de cel te klikken en de juiste activiteit te selecteren

Om de tijd die je besteedde aan een activiteit in te geven, volstaat het om op het pijltje naast de cel te klikken en de waarde 1 te selecteren (volledige dag).

Als je geen volledige dag wil rapporteren voor een specifieke activiteit, kan je in de drop down lijst een andere waarde selecteren. Automatisch opent zich een 2de lijn voor dezelfde dag zodat je een andere activiteit kan selecteren voor de resterende tijd.

Page 29: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

29

Wanneer je een MARS probeert te bewaren die niet correct ingevuld werd, zal een foutmelding verschijnen

bovenaan je MARS. Volgend icoontje verschijnt op de dag waar de fout zich bevindt: Verbeter de fout en druk daarna terug op ‘Submit for validation’ en “Save”. Anders worden je wijzigingen niet opgeslagen! Je ontvangt een bevestiging wanneer je MARS correct werd ingevuld en opgestuurd.

Page 30: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

30

11.2. Wat moet ik doen bij ziekte en ongeval? Wanneer je niet in staat bent arbeid te presteren door ziekte of ongeval, moet je de

werkgever ONMIDDELLIJK op de hoogte brengen, ook voor een 1/2 dag.

Hoe?

Binnen de 24 uur: Bel onmiddellijk telefonisch of per mail:

1) jouw Team Coördinator. 2) jouw Line Manager (zowel bij Quintiles als bij de klant).

Indien je zelf niet kan bellen, zorg er dan voor dat iemand anders dit in jouw plaats doet.

binnen de 48 uur (2 werkdagen).

U dient een medisch getuigschrift bezorgen aan:

per post : Quintiles Belgium NV, HR Afdeling, Medialaan 32 bus 7 te 1800 Vilvoorde

per email : [email protected]

ook voor één ziektedag.

met vermelding van de datum van begin en einde van de arbeidsongeschiktheid.

of het verlaten van de woonst toegelaten of verboden is.

bij verzending per post geldt de stempeldatum.

Let wel: Indien het medisch attest ten laatste op de 3de dag van de maand volgend op de afwezigheid niet in

het bezit is van de werkgever, dan zal deze ziekteperiode als ongewettigde afwezigheid (onbetaald)

beschouwd worden.

Alle ziekteverlof moeten in AVT (Absence & Vacation Tracking) ingevoerd worden.

Meer info over AVT : zie punt 11.5. Werkhervatting?

De eerste dag dat u het werk hervat:

Neem telefonisch contact op met uw line-manager en uw manager bij de klant zodat beide op de

hoogte zijn dat u opnieuw aan het werk bent.

Indien u vroeger gaat werken dan op uw ziektebriefje vermeldt staat: OPGELET

Zorg er dan voor dat u naar Human Resources een "werkhervattingattest" stuurt, opgesteld door uw

huisarts.

Of informeer de personeelsafdeling via e-mail op volgend e-mailadres:

[email protected] (of per telefoon : Jennifer Raumanis 02/555.07.41).

Bij eventuele verlenging: OPGELET

De werknemer moet altijd een nieuw geneeskundig getuigschrift voorleggen, volgens dezelfde

verplichtingen als bij een eerste ongeschiktheid.

Controle geneesheer

De werkgever kan op elk ogenblik een controle laten uitoefenen voor jouw arbeidsongeschiktheid.

Arbeidsongeval

Indien je een ongeval hebt tijdens de werkuren, neem dan ONMIDDELLIJK contact op met Human

Resources, [email protected] of tel. 02/555.07.41.

Een aangifte naar de arbeidsongevallenverzekering dient zo spoedig mogelijk te gebeuren!

Page 31: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

31

11.3. Vakantierechten Je prestaties van het afgelopen jaar zullen bepalen op hoeveel dagen betaald verlof je recht hebt. Om dit te kunnen berekenen, hebben we, afhankelijk van je situatie, vakantieattesten of schoolattesten nodig. Geef bij je indiensttreding al je vakantieattesten aan Quintiles. In geval van indiensttreding wordt het aantal toegekende verlofdagen door de Payroll Unit aangemaakt in AVT (Absence & Vacation Tracking) binnen een maximum periode van 45 dagen en op basis van de gekregen vakantie attesten. De onbetaalde verlofdagen, de extra betaalde en de jeugdvakantiedagen worden bepaald in overleg met de line-manager en het HR afdeling. Een nieuwe medewerker kan geen verlofaanvraag indienen zolang AVT niet werd geüpdatet door de Payroll Unit. Vooraleer de nieuwe medewerker een vakantieaanvraag kan indienen en die wordt goedgekeurd, moet de Payroll Unit in het bezit zijn van de vakantie attesten van de vorige werkgever(s), een attest voor het bijwonen van cursussen en een kopie van het diploma of een werkloosheidsattest, zodat de Payroll Unit het precieze aantal vakantiedagen kan berekenen en AVT kan aanpassen. De attesten worden eenmalig in de maand mei van het vakantiejaar verwerkt. Bij indiensttreding na de maand mei gebeurt dat onmiddellijk na ontvangst van het vakantieattest. Vergeet niet dat je geen vakantie mag nemen ZONDER dit te vragen op VOORHAND aan Quintiles, jouw werkgever. Elke verlofaanvraag moeten via AVT gemaakt worden (Absence & Vacation Tracking). Instructies punt 11.5. De Line-Manager krijgt een email om de vakantieaanvraag goed / af te keuren. De goedkeuring van je vakantie is afhankelijk van je project. Je vakantie zal geweigerd worden als het zou samenvallen met collectieve opleidingen, in kritieke periodes van je project (Cycle meeting, training, Customer meeting, etc.). Om de uitvoering van je project bij de klant te optimaliseren, geven wij er de voorkeur aan om je vakantie op te nemen tijdens de schoolvakanties of in de periode tussen twee projecten in (redeployment). Het nemen van vakantie, buiten de schoolvakanties, moet in de mate van het mogelijke beperkt blijven (wij raden één week aan); een vakantieaanvraag van meer dan één week moet ingediend worden bij N+2 (Project Manager of OPS Director) voor akkoord. Verlofdagen moeten binnen het jaar worden opgenomen. Vakantiedagen kunnen niet naar het volgende jaar worden overdragen (behalve als de aard van het project het toelaat en met akkoord van de Project Manager)

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, is de vakantieregeling die moet gevolgd worden deze van Quintiles, niet de vakantieregeling bij de klant.

Page 32: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

32

11.4. Jeugdvakantie Wat betekent gelijkstelling jonge schoolverlaters? Voor wie?

De jongere die afstudeert, jonger is dan 25 jaar en ten minste één maand werkt als loontrekkende gedurende het jaar waarin hij zijn studies heeft beëindigd, kan het daarop volgende jaar jeugdvakantie nemen ter aanvulling van zijn onvolledig recht op vakantie.

Voor elke jeugdvakantiedag ontvangt hij, ten laste van de werkloosheidsverzekering, een uitkering die 65% bedraagt van zijn begrensd loon.

Wanneer kunnen de jeugdvakantiedagen worden opgenomen?

De jeugdvakantie kan slechts opgenomen worden tijdens een tewerkstelling als loontrekkende en na de uitputting van de gewone betaalde vakantie.

Op het formulier C103 jeugdvakantie (via HR) wordt uitleg gegeven over de aanbevolen werkwijze voor de omrekening van betaalde vakantie bij wijziging van de arbeidsregeling.

De vaststelling van de jeugdvakantie gebeurt dus in onderling akkoord tussen de jongere en zijn line-manager.

De dagen kunnen in één of meerdere keren worden opgenomen per volledige of per halve dag. De jongere is echter niet verplicht deze jeugdvakantiedagen te nemen.

De jeugdvakantie wordt voor de andere takken van de sociale zekerheid (kinderbijslag, ziekteverzekering, pensioen) en voor het recht op vakantie in het volgende jaar, gelijkgesteld met gewone vakantie. Meer info vind je op de website van de RVA (www.rva.be) BELANGRIJK! De jeudvakantie moet ook in AVT (Absence & Vacation Tracking) ingevoerd zijn.

Page 33: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

33

11.5. Toegang tot AVT (Absence & Vacation Tracking) AVT is een « Global » systeem te gebruiken voor alle afwezigheden (behalve recuperaties)

o Het is de verantwoordelijkheid van elke medewerker en van zijn line manager om de gegevens correct en op tijd te registreren in het AVT-systeem.

o Van zodra je aanvraag ingevoerd is zal je Line-Manager een automatisch e-mail ontvangen om je

verlof/afwezigheid te mogen goedkeuren.

a) Hoe krijg ik toegang tot het AVT-Systeem ?

PC Klant / Privé PC Quintiles

Login via WEB Apps (cfr punt 11.2) QID – Paswoord (idem login Windows)

Login PIN Code Venster sluiten – Terug op intranet van Quintiles

PeopleSoft HR kiezen…. “I need to”

-> “Manage my weekly time/absence PSHR”

Klik daarna op Selfservice

Page 34: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

34

b) Wat moet ik doen bij ziekte en ongeval?

Wanneer u niet in staat bent arbeid te presteren door ziekte of ongeval, moet u:

Voer je afwezigheid in het AVT systeem (Verplicht bij 1ste dag afwezigheid)

Bij in capaciteit of technisch probleem, verwittig je Line-manager zodat hij zelf je afwezigheid in

het systeem kan registreren.

Hoe een afwezigheid door ziekte in AVT in te dienen?

o Als je een dokter heeft geraadpleegd, vul dan de consultatiedatum in.

o Het veld « Datum ongeschikt voor werk » (= eerste dag van arbeidsongeschiktheid) moet leeg

worden gelaten in België.

o LET WEL: Indien het medisch attest niet in bezit is van de Payroll Unit, zal deze ziekteperiode als

ongewettigde afwezigheid (onbetaald) beschouwd worden. Dit volgens het arbeidsreglement.

Page 35: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

35

11.6. Recuperatie-aanvraag Wanneer heb je recht op recuperatie?

De recuperatiedagen zijn afhankelijk van het project waar je vandaag deel van uitmaakt. Deze kunnen dus afhangen van de interne procedures van onze klant. Je vindt meer informatie in de Quintouch pagina’s die zijn toegekend aan jouw specifiek project.

Hoe vraag je recuperatie aan?

• Het document “recuperation request” downloaden via de Quintouch website • Dit document dien je steeds in te vullen en per mail door te sturen naar jouw linemanager (District

Manager Quintiles of klant) ter goedkeuring • Stuur je goedgekeurde recuperatieaanvraag door naar je Team Coördinator • De Project Manager keurt je recuperatieaanvraag goed en jouw vakantiefiche wordt aangepast

Denk eraan om ook de gewerkte avonden en weekendwerk, alsook de recuperatiedagen in jouw MARS in te vullen !!! Recuperatie van avond- weekendactiviteiten worden niet opgenomen in AVT !

Page 36: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

36

RECUP EXTRA EVENING ACTIVITY NOTE

Recuperatie van avondactiviteiten worden niet opgenomen in AVT!

Name Rep/Nurse: _____________________________________ Project/Customer Name: _______________________________________ Date: __________________

Hereby my request for recuperation of …. day(s) for …. extra evening activity(ies) as follows:

1. Extra Activity 1 Date: …/…/….. Place: …………………………… 2. Extra Activity 2 Date: …/…/….. Place: …………………………… 3. Extra Activity 3 Date: ../…/…. Place: …………………………… 4. Extra Activity 4. Date:………/…/… Place: …………………………… Total = ……. day(s) recuperation on: ……………. ……………… Signature Rep/Nurse: Date: …/…/….. Approval District (Line) Manager (Customer): Date: …/…/….. Approval Project Manager (Quintiles) Date: …/…/….

Page 37: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

37

RECUP EXTRA W-E ACTIVITY NOTE

Recuperatie van weekendactiviteiten worden niet opgenomen in AVT!

Name Rep/Nurse: ___________________________________

Project/Customer Name: ______________________________________ Date: ________________

Hereby my request for recuperation for extra week-end activity(ies) as follows:

1. Extra Activity 1 Date: …/…/….. Place: …………………………… 2. Extra Activity 2 Date: …/…/….. Place: …………………………… 3. Extra Activity 3 Date: .../…/…. Place: …………….…………….. Total = …… day(s) recuperation on: …………….. …………… Signature Rep/Nurse: Date: …/…/….. Approval District (Line) Manager (Customer): Date: …/…/….. Approval Project Manager (Quintiles) Date: …/…/…..

Page 38: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

38

11.7. Vergoedingen

De bediende ontvangt een dag onkostenvergoeding van 14,06 € om de kosten van een lunch te dekken

alsook voor de sanitaire en andere faciliteiten, die niet voorhanden zijn voor u als niet-sedentaire werknemer. Deze vergoeding wordt uitbetaald voor iedere gepresteerde dag, met uitzondering van verlofdagen en ziektedagen.

De bediende ontvangt tevens een maandonkostenvergoeding van 115 € per maand en dit om aan de volgende kosten tegemoet te komen: de inrichtingskosten van een bureau op de woonplaats, de verwarmings- en de elektriciteitskosten die hieraan verbonden zijn, alsmede de kleine kantoorbenodigdheden voor de occasionele uitoefening van de professionele activiteit vanuit de woonplaats; kosten voor de aankoop van professionele literatuur en de deelname aan activiteiten omwille van professionele doeleinden; kleine relatiegeschenken voor klanten; kosten voor de carwash (voor een maandelijks bedrag van 15 €); kleine kosten voor postzegels en kosten van het bewaren van de stalen in de garage.

Het maandelijkse bedrag van 115 € wordt teruggebracht in verhouding tot de duur van de prestaties voor de deeltijds tewerkgestelde werknemers.

Stavingstukken aangaande deze onkosten moeten door de bediende worden bijgehouden en op eventueel verzoek van de werkgever kunnen overgemaakt worden.

De terugbetaling van eventueel andere onkosten zal slechts gebeuren na overleg met en goedkeuring door de werkgever en dit mits het voorleggen van de nodige stavingdocumenten.

Slechts in geval van goedkeuring of op vraag van je Project Manager of je District Manager, kan een onkostennota worden opgesteld en doorgestuurd.

Page 39: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

39

11.8. Onkostennota Wanneer heb je recht op een onkostenvergoeding? a) Kosten eigen aan je project te betalen door de klant (billable) met toelating van de klant. b) Tankkaart geblokkeerd, minimum aan brandstof met voorafgaand akkoord van je Project Manager

en de Finance afdeling.

Wat wordt niet geaccepteerd? a) Autobenodigdheden (vb. olie). b) Lederen kaften voor promotioneel materiaal. c) Bureaumateriaal. d) Boetes. e) Aktentas. f) Carwash. g) Parking. h) Andere (zie «Expense Note Policy »).

Wat moet je doen om onkosten terugbetaald te krijgen? a) Download het document “Expense Note” via de Quintouch website. b) Vul de onkostennota ALTIJD per computer in; indien manueel ingevuld, wordt deze immers niet

aanvaard. c) Gelieve alle persoonlijke informatiegegevens in te vullen, alsook de projectcode! d) Elk bewijs - ticket of factuur- moet genummerd en gekleefd worden op een apart A4 blad – enkel de

originele bewijzen worden geaccepteerd! Let wel: rekeningsafschriften worden niet aanvaard. Voor de restaurantkosten moet een BTW bonnetje worden bijgevoegd.

e) Vermeld deze toegekende nummers in de kolom “Ticketnbr” en vul tevens de kolommen “Date, Ticket, Description en Amount ” correct in. Zet een kruisje in de kolom “Billed to client of “Costs for Quintiles”. Indien er kosten door te factureren zijn naar de klant ( billable) gelieve door de klant te laten ondertekenen of een mail met ok van de klant toe te voegen.

f) De onkostennota moet altijd door jou getekend worden met vermelding van naam en datum. Daarna: afgeprinte versie incl. bewijsjes op A4 per post versturen ter attentie van jouw Team Coördinator.

g) Na goedkeuring door je linemanager, gaat je onkostennota naar de boekhouding. Ongeveer 15 kalenderdagen later zullen de onkosten terugbetaald worden.

! Wens je terugbetaald te worden binnen de 15 werkdagen, gelieve deze richtlijnen dan stipt na te leven.

Deze samenvatting is louter indicatief en vervangt de officiële policy niet. De policy vind je op de Quintouch website.

Page 40: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

40

Page 41: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

41

11.9. Mijn persoonlijke gegevens wijzigen via EDA

Employee Direct Access Up-to-date blijven gaat makkelijk en snel

ZORGVULDIG LEZEN

Om uiteenlopende redenen is het heel belangrijk te beschikken over actuele persoonlijke gegevens

van alle werknemers. Verkeerde of onvolledige gegevens kunnen immers een invloed hebben op heel

wat transacties, zoals de loonberekening en extralegale voordelen.

U bent verantwoordelijk voor de wijzigingen van uw persoonlijke gegevens via

Employee Direct Access (EDA)!

EDA is verplicht en vervangt alle aanpassingen van bepaalde persoonsgegevens door HR. Je zal zien, het is echt kinderspel.

De werknemers zullen met EDA de meest voorkomende wijzigingen zelf rechtstreeks in hun

personeelsfiche in PeopleSoft HR moeten aanbrengen, in plaats van HR.

1) Wat moet ik in EDA doen?

Volg de instructies op het scherm om de volgende gegevens aan te vullen of aan te passen: o je nieuwe privéadres (opgelet, verhuis je buiten je sector, dan moet je je

manager drie maanden op voorhand op de hoogte brengen). o je contactperso(o)n(en) in noodgevallen. o je burgerlijke staat (huwelijk, geboorte kind ….). o je privételefoonnummer(s). o je privémailadres.

2) Welke stappen volg ik?

STAP 1: Stuur een mail naar je Team Coordinator waarin je de wijziging beschrijft en aangeeft vanaf welke datum die aanpassing effectief is.

Opmerking: bankgegevens kun je alleen via mail aan je TC laten aanpassen (niet via EDA) of via email:[email protected]

STAP 2:Je werkt je gegevens in EDA via Quintouch of via email:[email protected]

3) Hoe inloggen op EDA ?

Het EDA-programma is beschikbaar via Web Apps of iFlex (zie IT-verbindingen) o Klik op "Peoplesoft"' HR o Kies eerst je moedertaal. o Vul je Q-ID en paswoord in en klik daarna op "inschrijven" o Klik "Selfservice" aan o Selecteer "Privégegevens o Selecteer "Overzicht persoonsgegevens" o Met de knoppen "Wijzigen" en "Opslaan" kun je je persoonsgegevens aanpassen.

4) Wat moet je systematisch doen bij je indiensttreding en elke keer dat nodig is?

Vul de rubriek "Contactpersonen bij noodgevallen” in.

Page 42: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

42

5) Enkele bijzonderheden voor de Belgische werknemers

Het programma EDA Self-service is een internationaal systeem dat in tal van landen gebruikt wordt en rekening houdt met de specifieke eigenschappen van de wetgeving in de respectieve landen. Dus, ook al bestaan deze functies, toch kunnen Belgische werknemers nooit de volgende aanpassingen uitvoeren in EDA:

Naamsverandering: o Naam: de naam vermeld op je identiteitskaart. Getrouwde vrouwen houden in

elk geval hun meisjesnaam o Pseudoniem (nick name): deze optie mag niet gebruikt worden.

Privéadres o Postadres: gebruik deze optie niet – het adres van de woonplaats zal gebruikt

worden. o Privéadres: dit is je wettelijke woonplaats. Als je adres verandert, kun je

alleen deze rubriek aanpassen!

Hoe vul ik mijn privéadres correct in

Location = Straat !!!! Street = Nummer van de straat/bus !!! Number = Leeg houden Addition = Leeg houden Postal = Postcode City = Stad Province = Leeg houden

Zorg ervoor dat al deze informatie correct en up to date zijn. Quintiles baseert zich op deze gegevens voor alle briefwisseling en administratie

Location: indique ici le nom de ta rue

Street: indique ici le numéro de ta rue. S’il y a en plus

un numéro de boîte, fais immédiatement suivre le

numéro par un « / » et indique le numéro de la boîte

Number: doit toujours rester vide

Addition: doit toujours rester vide

Postal: indique ici ton code postal

City: indique ici ta localité

Province: peut rester vide

Page 43: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

43

11.10. MIJN EXTRA-LEGALE VOORDELEN BIJ QUINTILES

Page 44: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

44

12. BEDRIJFSWAGEN

1. Algemeen Voor elke medisch afgevaardigde die contractueel een firma wagen ter beschikking heeft:

Quintiles kiest het merk en model van de wagen en behoudt zich het recht voor om het type wagen te wijzigen op elk moment.

De medisch afgevaardigde erkent dat deze firmawagen op geen enkel ogenblik zijn persoonlijke eigendom is of zal worden en is dus tevens verantwoordelijk voor het terugbrengen van de wagen in goede staat op het ogenblik dat Quintiles, de werknemer, hem dit verzoekt.

Bij elke af- en inlevering van een wagen wordt samen met de chauffeur een staat van de wagen gemaakt, gebruik makend van het daartoe voorziene formulier.

De firma wagen is een wagen voor dubbel gebruik. Naast het professioneel gebruik mag de wagen tevens voor privédoeleinden gebruikt worden op voorwaarde dat er geen misbruik van gemaakt wordt en de regels gevolgd worden zoals beschreven in de “Procedure Bedrijfswagens”

De wettelijke fiscale regelingen rond privé gebruik wagen vindt u terug in de “Procedure Bedrijfswagens”.

Ingeval van afwezigheid door ziekte, indien het ziekteverlof langer dan 30 dagen duurt, moeten de wagen en de tankkaart teruggebracht worden.

Tijdens je zwangerschapsverlof mag de wagen behouden worden; de tankkaart dient echter onmiddellijk ingeleverd te worden.

2. Tankkaart Bij elke bedrijfswagen hoort een tankkaart.

Tanken kan enkel bij TOTAL.

De tankkaarten zijn nationaal en kunnen alleen in België gebruikt worden (behalve in Aarlen).

3. Onderhoud De firma wagen dient ALTIJD proper te zijn. Het uitzicht van je wagen weerspiegelt je

professionalisme.

Indien een wagen bij de beëindiging van het arbeidscontract vuil teruggebracht wordt en schoongemaakt dient te worden, is dit op kosten van de medisch afgevaardigde.

Al het materiaal dient zich in de KOFFER van je wagen te bevinden.

Het behoort tot de verantwoordelijkheid van de chauffeur om zelf tijdig de wagen voor onderhoud naar de garage te brengen en banden te laten wisselen. Onderhoud kan in een merkgarage van je

keuze, banden via het netwerk van erkende bandencentrales van de leasingmaatschappij.

Page 45: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

45

4. Vervangwagen Indien de auto voor onderhoud of herstelling naar de garage moet, is een vervangwagen beschikbaar in volgende gevallen:

- < 24 uur: geen vervangwagen, dus zo goed mogelijk plannen zodat er zo weinig mogelijk verlies aan fieldactiviteiten is.

- > 24 uur: wel vervangwagen: contacteer de leasingfirma.

In geval van panne of een ongeval krijg je een vervangwagen via de pechdienst. Raadpleeg ALTIJD de « handleiding gebruiker » die zich bij de boord documenten bevinden in het handschoenkastje.

5. Vrijstelling in geval van schade door ongeval

Wanneer de bestuurder in recht is: de verzekering dekt alle kosten.

Wanneer de bestuurder in fout is: er is een vrijstelling van toepassing. De chauffeur betaalt mee in kosten van de vrijstelling en dit vanaf het eerste schadegeval. Wanneer de tegenpartij onbekend is en er dus geen verhaal tegenover derden mogelijk is, geldt er ook een vrijstelling van toepassing. Ook in deze gevallen betaalt de chauffeur mee aan de kosten. Details en bedragen zijn terug te vinden in de “procedure Bedrijfswagens”.

Elk ongeval en schadegeval dient gemeld te worden aan de Car Fleet Manager van Quintiles.

6. Voor alle vragen en problemen, wendt u steeds tot: A. de leasingmaatschappij, tel nr. zie “handleiding gebruiker” in de wagen B. ofwel de Car Fleet Manager (Pascal Fontaine). Deze samenvatting is louter indicatief en vervangt de officiële policy niet. Voor verdere details verwijzen we graag naar de “Procedure Bedrijfswagens” (CAR POLICY) op de Quintouch website.

Page 46: WEGWIJS VAN DE MEDISCH AFGEVAARDIGDE BIJ QUINTILES · Blijk geven van doeltreffende en synergische samenwerking met het klantenverkoopteam zoals bepaald in het contract. Ervaringen,

46

Good luck, wij wensen u succes in uw nieuwe uitdaging binnen

Quintiles.

Helping Us Navigating the New Health