Webinar Expense Management 1 december 2010
Transcript of Webinar Expense Management 1 december 2010
Expense Management
Martin van Esschoten
Sales Director
“Personeelsdeclaraties efficiënter verwerken”Webinar 1 december 2010
2
Introductie
• Welkom
• Interactie tijdens dit Webinar
• Audiotest Poll– Indien u mij niet hoort kunt u inbellen via
het telefoonnummer uit de e-mail– Het geluid dan instellen op `Use
telephone`
• Panelteam:– Peter Derksen Sales Consultant– Jeroen Rozeboom
Sales Executive
Hand opsteken
Kleiner/groterscherm
Stel uw vraag
Hand opsteken
Kleiner/groterscherm
Stel uw vraag
3
Agenda
• ICreative• Audience• Actualiteiten• ICreative Expense Portal• Demonstratie
4
ICreative bv
• Opgericht in 2001• Kernactiviteit: Budget-to-Pay solutions• Gerenommeerd
– Basware– Kofax– Value Added Solutions
• Klanten in profit en non-profit sector; zoals Sogeti, AkzoNobel, Fabory, Martinair, Ministerie LNV, UWV, Endemol en KPMG
• Ons succes– klantwens centraal;– pragmatische werkwijze; – proces- en materiedeskundig personeel;– bewezen oplossingen.
Portfolio
55
AP• Coderen
• Matchen
• Routeren
• Proces bewaken
• Boeken
Budgethouder• Codering Δ
• Controleren
• Goedkeuren
• Persoonlijk Archief
ED(Digitale facturen)
o.a.
UBL2.0 / HR-XML
én
Admin / Monitor / KPI
Expense Portal
SCANNEN• Fastscan
• Kofax
• Scansys
• TNT Scanpost
• Uitbesteden
ERP
OM
CM
Auto flow
Order masterdata
Grootboek schemaBoekenMasterdata
Budget Control
Actueel beeld van
beschikbaar budget
Boekingen
eProcurement oplossingen
Over Audience
• >90 aanmeldingen• Gemiddeld 1.673 declaraties per jaar• Gemiddeld 225 medewerkers die mogen
declareren Poll• 1/3 heeft een workflow voor inkoopfacturen• Meeste betalen vanuit ERP omgeving
• Maar.. hoe worden momenteel de declaraties ingediend? Poll 2x
6
7
Declaratie Management in de media
http://www.kluwerfinancieelmanagement.nl/News/?id=44335
Werknemers 'schenken' de baas 60 miljoen euro24-11-2010 - Hoogopgeleide werknemers in Nederland 'schenken‘ hun werkgevers jaarlijks
zo'n 60 miljoen euro omdat ze allerlei uiteenlopende kosten niet declareren. De voornaamste redenen om de kosten niet aan de werkgever terug te vragen zijn: ‘kleine bedragen’ (62 procent), ‘vergeten’ (44 procent) en ‘bonnetje kwijt’ (25 procent). De helft van de hoogopgeleide werknemers die deelnamen aan een onderzoek van Intermediair Weekblad declareert de kosten voor treinkaartjes, restaurant- en taxibonnen niet en schenkt daarmee minstens zestig euro per jaar aan de baas.
Te veel declareren komt veel minder voor: 6 procent van de respondenten zegt wel eens ten onrechte iets te hebben gedeclareerd als onkosten. 28 procent denkt dat er collega's zijn die soms ten onrechte onkosten declareren.
Ongeveer de helft (52 procent) van de respondenten zou het liefst via internet declareren, maar slechts 20 procent kan online declareren. Dat declareren gebeurt bij 34 procent meteen na het maken van de kosten, terwijl 31 procent de bonnetjes opspaart tot een bepaald bedrag en dan pas de administratie gaat doen. Als op kosten van de werkgever buiten de deur wordt gegeten, betaalt 46 procent de fooi altijd zelf - bij ambtenaren is dat zelfs 59 procent - terwijl 19 procent nooit uit eigen zak fooi betaalt.
"Als we ervan uitgaan dat de respondenten representatief zijn voor de ruim twee miljoen Nederlandse hoogopgeleiden in loondienst – betekent dit dat werknemers per jaar minimaal 60 miljoen euro aan kosten niet declareren. Overigens wordt zeker driekwart miljard euro aan onkosten wél teruggevraagd," aldus Intermediair.
WKR - Werkkostenregeling
• Veel verschillende regelingen zoals fiets van de zaak, kerstpakket, bedrijfsfitness, bedrijfskantine, onkostenvergoeding etc. Overheid wil het ‘eenvoudiger’ maken
• Forfaitaire vrijstelling 1,4% van de totale loonsom. Daarboven 80% eindheffing
• Vanaf 2014 verplicht• Meer info:
http://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/werkkostenregeling_lh9701z2fd.pdf
8
WKR rekenvoorbeeld (door Unit4)
• Een bedrijf met 100 werknemers met fiscale loonsom van 3mln euro. Met een forfait van 1,4% bedraagt WKR vrij deel 42k
• Huidige regeling kost 20% over 7k• Nieuwe regeling kost 80% over 63-42k
9
Vergoedingen en verstrekkingen Omschrijving Huidig WKR
Fietsplan 10 werknemers a € 600 Vrij € 6.000
Personeelsfeest 180 deelnemers Vrij € 45.000
30%-vergoeding 2 werknemers samen € 40.000 Vrij gerichte vrijstelling
Mobiele telefoon 6 medewerkers > 10% € 3.000 Vrij Nihil waarde
Kerstpakketten alle werknemers 100 € 7.000 € 7.000
Brandstof 2 werknemers € 125 Vrij Intermediaire kostenOnkostenvergoeding (netto)
Vaste vergoeding 10 medewerkers € 500 Vrij € 5.000
Totaal € 7.000 € 63.000
10
ICreative Expense Management
• Eenvoudige invoer via webclient– Automatische toewijzing kostenplaats adhv
gebruikersnaam– Automatische toewijzing kostensoort adhv categorie– Automatische berekeningen zoals btw– Inlezen creditcard statements
• Nota’s toevoegen door middel van scannen óf barcode icm steekproef
• Goedkeuring door manager/budgethouder aan de hand van workflow gelijk aan digitale factuurverwerking
• Betaling via salarisadministratie en/of als crediteur in financiële administratie
Voordelen
• Eenduidig proces• Efficiëntere verwerking voor administratie• Terugkoppeling naar declarant over wel/niet
uitkeren• Budgethouder duidelijk overzicht• Mogelijkheid voor het managen van
voorschotten
11
12
Demonstratie
Expense Portal
Referenties
13
Bedankt voor uw aandacht
• Voldeed het webinar aan uw verwachtingen? Poll 2x
• Graag nemen we in de komende week contact met u op om te kijken op welke wijze het Expense Portal past in uw bedrijfsomgeving
14
15
www.icreative.nl/expensemanagement
Vragen/meer info?
Martin van [email protected]
Expense Management