Webinar 14 de Mayo - Solución integral de software para...

WEBINAR

MANEJO DE EMPRESAS EN TIEMPOS DE COVID-19

WEBINAR: TECNOLOGÍA COMO ALIADO EN TIEMPOS DE COVID-19

PRESENTADO POR

COMO APALANCAR LA TECNOLOGÍA PARA GESTIONAR TU GRUPO GASOLINERO

ÍNDICEConcietización de actividades a la cadena de valor

Trabajo remoto en México (pre-COVID)

Estudios de productividad en el trabajo remoto

Tecnología como aliado y apalancamiento de procesos

para garantizar resultados

Beneficios de la centralización de la información



Berenice ElorzaDirector Comercial Nexus Fuel

Javier GarcíaDirector de Productos ArkusNexus

PANELISTAS


Javier GarcíaDirector de Productos ArkusNexus

PANELISTASJavier cuenta con más de 15 años de experienciagestionando equipos de desarrollo y creación denuevos productos para compañías comoSchneider Electric y Siemens. Javier es Master enIngeniería de Productos y cuenta con un Posgradoen Gestión de proyectos ágiles – los cuales siguenprincipios de desarrollo de software que facilitan lacolaboración remota de equipos de trabajo.

Concientización de actividades a la cadena de valor.“Creo firmemente que no puede ganar el mercado, a menos que gane primero en el lugar de trabajo. Si usted no dispone de una cultura ganadora en su empresa, será difícil competir en el complicado mundo exterior.” - Doug Conant CEO Campbell CO 2011

Iniciamos con la cultura

Una cultura la podemos describir como un conjunto de conocimientos, ideas, tradiciones y costumbres que caracterizan a un pueblo, a una clase social, a una época, etc.

También podemos describirla como un conjunto de conocimientos e ideas no especializados adquiridos gracias al desarrollo de las facultades intelectuales, mediante la lectura, el estudio y el trabajo.

La cultura no es un conocimiento innato, y si buscamos resultados ideales requieren comportamientos ideales y es la cultura la que los trae pues se compone de valores, convicciones y comportamientos que pueden ser diseñados.

Un sistema es un conjunto de herramientas o tareas que están altamente integrados para lograr un resultado y las herramientas son un único dispositivo o elemento que cumple una tarea específica. Estas herramientas y estos sistemas son creados por personas y son directamente afectadas por el comportamiento de las mismas, sus principios.

Ejemplos de comportamientos..

Todos los resultados son la consecuencia del proceso. Es prácticamente imposible hasta para la gente que podríamos considerar un ejemplar de colaborador, conseguir resultados idóneos con un proceso pobre. La tendencia siempre es culpar a una persona, pero todo radica en un proceso imperfecto y no la gente.

Para la resolución de problemas y búsqueda de la calidad, se requiere un pensamiento científico y el adoptarlo requiere un trabajo estandarizado. Con este, la adopción del pensamiento se convierte en una exploración sistemática. Vamos a la búsqueda de la raíz del problema para que no suceda de nuevo.

Con este tipo de pensamiento podemos tener preguntas más preventivas y menos reactivas, ejemplo: ¿Cómo combatir la corrupción? Vs ¿Por qué hay corrupción?

Sabiendo esto, debemos entonces..

Emitir y Captar Valor

El valor aportado a los clientes se maximiza cuando se crea como respuesta a una demanda real y en forma de flujo continuo e ininterrumpido.

Garantizar la calidad desde el inicio

La calidad perfecta solo puede conseguirse cuando todos los aspectos de trabajo se realizan de la manera adecuada a la primera. Hágalo bien la primera vez, y si se detecta un error, se debe detectarse y corregirse cuando se produzca.

Buscar la perfección

La perfección es una aspiración difícil de lograr, pero el trabajo por conseguirla crea una mentalidad y una cultura de mejora continua.

Nuestra comportamiento

Esto nos lleva a una mentalidad que todos dentro de una compañía, corporación o semejante generan valor para el cliente final. Desde la persona de limpieza, hasta el vendedor que tiene un trato directo con el cliente. Cada uno de nosotros trabaja en una cadena de valor que va alimentando el producto que satisface la necesidad de nuestro cliente.

Trabajo remoto en México (pre-COVID)

Trabajando remoto..

2020 y estamos en una situación diferente, estamos en una situación donde muchas de las compañías se tuvieron que reinventar; una disrupción causada por agentes externos y que nos llevan a un cierre de operaciones presenciales en empresas, ciudades y países completos.

Culturas laborales como la nuestra, veía el trabajo remoto como una última alternativa en la mayoría de las industrias, pues aún a pesar de que era posible, uno de los motivos de por qué era temido es que se pensaba que el colaborador no iba a rendir lo necesario como lo haría en la oficina.

37.2%El trabajo remoto hoy en día no es desconocido, en el año 2015 había ya más de 1,300

millones de personas representando el 37.2% de la población activa mundial en ese momento trabajando de forma remota.

Esta forma de trabajo ganó cada vez mayor popularidad debido al crecimiento y las posibilidades que brinda internet, así como las nuevas tecnologías de la comunicación integradas en sistemas “Cloud”.

Y que en muchos casos se ha comprobado incremento de productividad en empleados que trabajan desde su hogar ya que logran centrarse en resultados y se reducen los tiempos “muertos” que cada vez son mayores en oficinas que no trabajan en base a objetivos.

Principales industrias que puede manejar esta modalidad...

1. Tecnología2. Comunicación3. Farmacéutica4. Asistentes virtuales.5. Publicidad y contenidos digitales.6. Entre Otras

Y pienso que todas cuentan con capacidad y opción de integrarse a esta modalidad en algún porcentaje, esto logrando un análisis extenso de sus procesos y servicios; con la ayuda de la tecnología y mapas de las necesidades del usuario final se puede lograr.

Beneficios del trabajo remoto

¿Qué nos brinda?

El trabajo remoto trae beneficios tanto para la compañía como para el colaborador, reduce costos y tiempo, y si bien en algunas compañías puede que no se tengan, promueve el trabajo en objetivos fijos, que eso significa que la productividad aumenta y estimula la innovación, tanto para la empresa en sus procesos como reinventando sus servicios.

Para el trabajador, el trabajo remoto representa una mayor calidad de vida, invertir menos o nada de tiempo y dinero en trasladarse a una oficina, gastar menos en comidas fuera de casa y poder manejar los horarios a su gusto y pasar más tiempo de calidad con su familia. Motivo principal por el cual pienso que la rotación disminuye, pues es como una señal de agradecimiento a la compañía.

50%Por hablar en dinero y porcentajes, en múltiples compañías se ven mejoras promedio en

ahorró en viáticos cerca del 60%, crecimiento en productividad de un 50% y reducción de rotación de empleados entre un 20 y un 30%.

Para poder llevar a cabo el trabajo remoto hace falta tener claros los objetivos y procesos; es decir, los objetivos planteados deben ser claros en tiempo, especificación del entregable y sistemas de gestión.

Los procesos de comunicación e interacción de los equipos deben de estar establecidos en conjunto y bajo una estrategia democrática, es decir que todos deben de conocerla. Y lo más importante es que debemos establecer límites claros de dedicación, pues el trabajo remoto está al borde de una línea muy fácil de pasar que es el trabajo 24/7 sin necesidad real.

Estudios de productividad trabajo remoto

¿Cómo medimos los resultados?

Para poder empezar a medir resultados, debemos considerar medir aspectos como el tiempo y el cumplimiento de objetivos, esto para saber si el home office está dando resultados deseados y validar si hoy en día nuestra presente situación (COVID 19) es un estado que nos urge salir o que el riesgo inminente de la pérdida de nuestros clientes fue mitigado.

Para esto debemos presentar a nuestros colaboradores herramientas que ayuden a monitorear dichos métricos, pero estos van a partir de protocolos y políticas de comunicación entre los empleados y una cultura que fortalezca el trabajo remoto.

El trabajo remoto implica flexibilidad, los trabajadores pueden tomarse un break, pero lo ideal es que se trabajen las mismas horas que se laboran en la oficina.

Además de medir el tiempo, para evaluar la efectividad del home office las empresas deben considerar los siguientes aspectos:

● El compromiso del empleado● La satisfacción del colaborador● El nivel de energía● El espíritu de equipo● La satisfacción con el entorno de trabajo remoto

Cuatro factores clave para implementar un home office exitoso.

1. Comunicación. Los horarios y las tareas se deben designar con claridad. También, implica establecer los canales de comunicación y las reglas entre trabajadores y jefes, incluyendo los lapsos en los que se pueden establecer los contactos.

2. Documentación. Cuando se realiza trabajo remoto se pueden tener juntas uno a uno, pero si no hay un antecedente de lo que se abordó en el encuentro, puede haber complicaciones a futuro. Lo ideal es grabar las juntas virtuales y documentarlas.

3. Inducción. Si en estos momentos una empresa contrata a un trabajador para realizar home office, probablemente no tenga idea de cómo se hacen las juntas, ni cuáles son los canales de comunicación.

En una inducción tradicional, se le muestra la cafetería y hasta el baño, pero en este caso hay que proporcionarle quiénes son los encargados de área y sus contactos y, las herramientas que se usan.

4. Cultura. Se trata de enseñarle a los trabajadores cómo se harán las cosas aún cuando se trabaja bajo la vía remota.

26%El trabajar remoto es una situación cada vez más probable; hoy el 46% de las empresas para las que trabajan les han animado a hacerlo, mientras que el 26% lo ha hecho obligatorio por

la pandemia.

Es entonces, el uso de la tecnología lo que nos puede facilitar el avance en el trabajo remoto.

Tecnología como aliado y Apalancamiento de procesos para garantizar resultados

Utilizando tecnología

Al implementar tecnología debemos considerar muchos aspectos para que estos puedan darnos mayores beneficios como:

Más seguridad - La tecnología establece unos sistemas de control y acceso a la información claros y contundentes lo que impide la pérdida por error o por el acceso indeseado de elementos externos o que no disponen de la autorización pertinente para acceder al sistema.

Competitividad - Cifrada, fundamentalmente, en dos aspectos muy importantes. La tecnología debe facilitar en todo momento la implantación rápida de nuevos sistemas operativos, ya sean estos físicos o virtuales. La tecnología debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las necesidades cambiantes tanto de la empresa como de las nuevas soluciones que salen al mercado.

En muchos casos puede que incluso se convierta en lo habitual. Según la encuesta realizada por Lenovo en el 2020, el 77% de los trabajadores creen que su empresa estará más abierta al trabajo en remoto, o que incluso lo incentivará. Para esto, entonces ocupamos métricas que puedan dictar el éxito de la compañía.

Esto ha hecho que, desde 2005, la población de personas que trabaja desde casa haya subido un 159% y sigue en aumento. La situación en la que nos encontramos ahora solo confirma que la inversión que los trabajadores están haciendo en tecnología no se desperdiciará, ya que la mayoría de gente siente que es más productiva trabajando desde casa y cree que muchos empleos avanzarán en esta dirección en un futuro no muy lejano.

¿Pero qué falta? - Arturo Aguilar, consultor de Recursos Humanos y especialista en el diseño de métricas y objetivos dice en el 2020 “Ten métricos, eso es importante como empleado y como empleador, si mandaste a la gente a su casa, dale métricos, qué se espera de ellos. Pero no tan sólo se los digas, mídeselos”. De esta oración solo recalco que los métricos deben ser SMART; específicos, medibles, alcanzables, relevantes y definidos en el tiempo.

¿Premiarlos?

Lo que nos lleva al punto, no los estás premiando al enviarlos a la casa y por ende no puedes darle una exigencia que ni siquiera pueda desarrollar en su espacio laboral. Me ha tocado escuchar “le dimos permiso de que estuviese trabajando en la casa, entonces hay que ponerle un reto fuera de sus actividades laborales”; la pregunta sería, ¿si el colaborador dice, me regreso a la oficina, entonces este reto se nulifica?.

Entonces, ¿qué medimos? ¿Cómo sabemos si las personas están realmente trabajando o la forma en que su trabajo se distribuye?

En muchos casos, las compañías tienen un indicador de actividad, esto relacionado entre el horario laboral y actividad, dando a conocer que las diferencias entre estas son las pausas que este colaborador tiene entre el horario de trabajo.

En definitiva, por actividad entendemos todas las horas que una persona está trabajando, lo que no tiene por que coincidir con el horario laboral. Puesto que el horario es un parámetro invariable, al tratarse del conjunto del tiempo que transcurre desde que una persona entra en la empresa hasta que sale de ella.

Para complementar, hablamos de un inicio los objetivos claros y fijos, de los cuales el métrico de indicador de actividad nos estará dando una relación de que si el tiempo invertido ha sido redituable o no, si el objetivo no fue SMART o estamos siendo holgados.

¿A dónde vamos?

Tener ambos Metricos claros, como el de la actividad y del objetivo, nos permite:

● Identificar, al poner de manifiesto muy claramente, cuándo hay equipos o personas que dedican su tiempo a actividades productivas para la empresa.

● A la empresa conocer la productividad de sus empleados en la compañía como en forma remota.

● A la empresa conocer qué equipos de trabajo están empleando su tiempo en actividades productivas para la empresa.

● Ayuda a comprobar cuando la productividad real de la empresa se aleja de la esperada, desviando la alineación.

Beneficios de la centralización de información

Ahora, ya que tenemos una idea de la generación de sistemas por medio de herramientas para poder llegar a un resultado ideal; cualquier negocio generaría una ingente cantidad de información a lo largo de su trayectoria. Si tales cantidades de datos no se gestionan de manera adecuada, surgen importantes contratiempos. Uno de los principales problemas de las empresas a la hora de controlar sus datos es la falta de organización, utilizando diferentes sistemas para almacenar y gestionar la información.

Accesibilidad de datos

Es más que frecuente incurrir en el error humano cuando la información no está dispuesta de una manera ordenada y coherente. La accesibilidad a los datos también se dificulta, y como consecuencia, la inversión de tiempo y recursos tan sólo en la gestión de la información, puede llegar a ser exagerada.

La optimización de recursos es trae consigo un incentivo a la productividad de la empresa. Los datos centralizados y ordenados son mucho más fiables, por lo que la planificación empresarial y la toma de decisiones se ponen completamente al servicio de los objetivos de negocio. Así, en última instancia, la centralización de los datos para su mejor gestión, se convierte en una ventaja competitiva. - En Lean Manufacturing, sí una información no puede ser localizada en menos de 13 segundos, está mal organizada.

Ventajas de la centralización

La información íntegra - Uno de los problemas más frecuentes de las empresas es la duplicidad de la información. Esto sucede por trabajar con sistemas independientes y diferentes bases de datos. La veracidad de la información se ve afectada en estos casos, así como también se suceden los errores en la gestión de la misma.

Automatización de tareas - Teniendo mucho que ver con lo explicado anteriormente, las bases de datos centralizadas brindan la posibilidad de generar reglas automatizadas para acciones o tareas

Negocio 360° y toma de decisiones - Resultaría imposible para una empresa visualizar una panorámica de su estado y trayectoria, si sus datos se encuentran descentralizados. La información ha de fluir de manera ininterrumpida entre departamentos para que la gestión general se ejecute de manera adecuada. El control sobre todas y cada una de las operaciones depende de ello.

Ventajas de la centralización

Servicio al cliente - En cuanto a atención al cliente se refiere, contar con una base de datos centralizada proporciona múltiples beneficios. En primer lugar, y como ya se ha mencionado anteriormente, el margen de error humano disminuye considerablemente, con lo que cualquier gestión relacionada con pedidos y ventas se soluciona de manera mucho más ágil y certera. También se agiliza considerablemente el acceso a todo tipo de registros, acelerando la atención al cliente.

Soporte - Con un sistema centralizado, el soporte se centra en un solo producto. Con muchas bases de datos, incluso si se basan en la misma plataforma, se requiere un apoyo independiente para cada uno.

La facilidad de aprendizaje - (un mismo sistema para todo): Otro de los beneficios de un sistema centralizado es que la curva de aprendizaje para los usuarios se reduce considerablemente. Si todos los procesos (miembros, reuniones, productos, etc.) están en la misma base de datos, los usuarios solo tienen que aprender un sistema, no múltiples sistemas.

Conclusión

Para terminar...

El trabajo remoto no es desconocido para nosotros y si bien existen muchos beneficios que aporta esta modalidad; aquella compañía que no esté acostumbrada a este, le temerá sin duda a una eficiencia no deseada por el pensamiento que el colaborador emplee su tiempo en actividades no-productivas.

En mi pensar, la clave para un trabajo remoto exitoso conlleva los siguientes puntos:

● No culpar al colaborador, sino al proceso. - una mentalidad de mejora continua● Métricos SMART, claros, concisos y democráticos. - que todos lo conozcan y acepten.● Centralización de la información - eliminar múltiples plataformas

Gracias por suatención

Javier García Martínez

[email protected]

Referencias

- http://mba.americaeconomia.com/articulos/reportajes/teletrabajo-ejecutivo-gestionando-distancia- https://mba.americaeconomia.com/articulos/notas/home-office-como-medir-los-resultados-sin-perder-la-flexibilidad-

laboral- https://es.workmeter.com/blog/bid/363108/qu-indicadores-se-deben-monitorizar-en-tu-programa-de-teletrabajo- https://www.horusgestion.com/blog/por-que-centrar-base-de-datos-erp/

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