5.10.2016

Webinaari: 7,4 tuntia turhaa työtä viikossa?

Tänään äänessä

5.10.2016

2

Juha Heinonenmyyntijohtaja

Kaj Seestemarkkinointijohtaja

Timo Mettalaasiakkuusjohtaja

Agenda

Mikä on tiedonohjaussuunnitelma Miten löydän tiedon nopeammin ja helpommin Kuinka metatiedotan ja hallinnoin sähköposteja Kuinka tehostaa paperipohjaisia prosesseja

5.10.2016

3

Mikä on tiedonohjaussuunnitelma?

5.10.2016

4

Mikä on tiedonohjaussuunnitelma?

5.10.2016

5

”TOS eli tiedonohjaussuunnitelma on organisaation

asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja

säilyttämisen ohjeisto. Tiedonohjaussuunnitelman

laatimisen yhteydessä käydään läpi kaikki tehtävät ja

prosessit. Se sisältää organisaation kaikki kertyvät

asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja

käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät. Se on

siis osa organisaation asiakirjahallinnon ohjeistusta.”

Mikä on tiedonohjaussuunnitelma?

Onko tämä ”seksikästä” ja nykyaikaista? Pitääkö tästä välittää? Vaikuttaako tämä meidän toimintaamme? Ohjaako tekemistä? Kuka tämän tekee? Onko meillä jotain velvoitteita tämän suhteen? Paljonko tämä vaatii resursseja? Paljonko tämä vie aikaa? Mistä ja miten aloittaisimme…?

5.10.2016

6

Miten löydän tiedon nopeammin ja helpommin?

5.10.2016

7

Ajattelemisen aiheita

On melkoinen jumppa laittaa kaikki yrityksen pohjat intraan – niitä voitulla jopa yli tuhat erilaista. Mitä jos jokin muuttuu? Brändi-ilme, yhteystiedot jne. Ovatko pohjat tyhmiä, vai ovatko ne osa jotakin automatisoitua

prosessia? Mistä uusi ihminen tietää, mitä pohjaa pitää käyttää, mihin tieto pitää

tallentaa tai miten se tulee nimetä? Onko toimintaohjeen lukeminen tehokkaampi ja varmempi tapa kuin

automaattinen ohjaus?

5.10.2016

8

Ajattelemisen aiheita

Uusi omistaja ilmoittaa, että kaikki aineistot pitää olla käytössä lokakuun loppuun mennessä heidän ilmeellään. Mitä vaatimus aiheuttaisi Teidän organisaatiossanne? Miten varmistaisit, että vaatimus toteutuu 780 työntekijän osalta 4 eri

kielellä 10 eri maassa?

5.10.2016

9

Ajattelemisen aiheita - Compliance

Mitä on Compliance? Lakien, säädösten ja organisaation toimintaohjeiden noudattamista Compliancen merkitys kasvaa jatkuvasti, kun sääntely lisääntyy ja

sanktiot kovenevat Compliance-ajattelu lähtee aina ylimmästä johdosta Lain mukaan esimiehen tulee varmistaa, että alaiset pystyvät

noudattamaan lakeja, organisaation sääntöjä ja toimintatapoja Hyvä valvonta on myös hyvää johtamista Ohjeistus ei toimi – intrassa tai verkkolevyllä oleva ohje on usein sama,

kuin ei olisi ohjetta lainkaan Ihannetilanteessa Compliance toteutuu automaattisesti ja on jopa

helpoin tapa tehdä omat työnsä

5.10.2016

10

Ajattelemisen aiheita - Compliance

Miten Teidän Compliance-ohjelma on toteutettu, keitä siinä on mukana, kuka siitä vastaa?

Johtaja voi helposti olettaa, että ohjeistusta noudatetaan. Jos ei noudateta, niin johtaja on siitä kuitenkin vastuussa.

5.10.2016

11

Miksi compliance on tärkeää?

5.10.2016

12

Neljä hyvää syytä

Organisaation tapa toimia Helpoin tapa toimia

Ajan tuhlaaminen loppuu Muutokset voidaan jalkauttaa välittömästi

Asiakirjat ovat aina oikean näköisiä, oikealla sisällöllä, oikein nimettyinä, oikeaan paikkaan taltioituna ja helposti löydettävissä

Organisaation tahtotila on sisällytetty käyttäjän näkökulmasta helpoimpaan tekemiseen

Mikä tahansa asiakirjallinen prosessi voidaan tehdä vähintään 50 % nopeammin – ja aina oikein

Brändiuudistukset, fuusiot, yrityskaupat, uudet toimipisteet, sopimusehdot, hinnat, jne. voidaan jalkauttaa tekemiseen per heti. Kaikki on aina oikein – automaattisesti.

1 2

43

Sähköposteissa oleva tieto haltuun

5.10.2016

13

Minkä tahansa aineiston ohjattu luokittelu

Sähköpostiviestit, sähköpostien liitteet, mobiililaitteesta tuodut aineistot yms. on vaikea saada osaksi oikeaa asiakokonaisuutta oikeilla metatiedoilla.

Käyttäjä joutuu pahimmillaan tekemään kymmeniä valintoja monissa eri näkymissä, jotta asia on hoidettu.

Ihannemaailmassa esim. liitteenä tuleva tiedosto voidaan suoraan liittää osaksi oikeaa asiaa oikeilla metatiedoilla, säilytysajoilla, jakeluilla jne.

5.10.2016

14

Miksi hallinnoida sähköposteja?

5.10.2016

15

Neljä hyvää syytä

Tieto on organisaation hallussa Helpoin tapa toimia

ROI lasketaan minuuteissa Tiedonohjauksen ensimmäinen askel

Työhön liittyvät sähköpostiviestit liitteineen saadaan organisaation tahtotilan mukaisesti talteen ja helposti löydettäviksi

Käyttäjä kertoo vain, mitä tallennetaan. Paikka, siirrettävät metatiedot ja muu ”turha” kirjaaminen ja etsiminen jää pois

Jopa yksi tallennustapahtuma kuukaudessa riittää maksamaan ”investoinnin” takaisin

Sama organisaation tahdon mukainen toiminta voidaan helposti ulottaa kaiken dokumentaation hallintaan

21

3 4

Tallennuksen ohjaus Outlookista

Case-esimerkki Yhteistyökumppanilta on tullut 60 sähköpostiviestiä, jotka tulisi

liitetiedostoineen kohdentaa rakennusprojektille ja tallentaaliitetiedostot projektin SharePoint-kirjastoon metatietoineen.

Käyttäjä valitsee tallennuskohteeksi rakennusprojektindokumenttikirjaston. Kirjastoon on määritelty tarvittavat metatiedot jakäyttäjä täyttää/valitsee metatiedot. Sähköpostiviesteistä luetaanautomatisoidut metatiedot.

SharePointiin tallentuu käyttäjän valitsemat sähköpostiviestit ja/tailiitetiedostot metatietoineen.

5.10.2016

16

Kuinka tehostaa paperipohjaisia prosesseja?

5.10.2016

17

Millaisia asiakirjoja paperipohjaisissa prosesseissa voi olla?

5.10.2016

18

Esimerkiksi Erilaiset hakemukset Kirjanpidon dokumentit

(mm. matkalaskut, tositteet, laskut jne.)

Rahtikirjat Varastodokumentit

Toimialoja, joissa perinteisesti liikkuu vielä paljon paperia

Asunto- ja kiinteistöbisnes Rakennusala Isännöinti Autokauppa Laki ja asianajo Pankki ja vakuutus Logistiikka ja huolinta Maahantuonti

Kuinka tehostaa paperipohjaisia prosesseja?

1. Tunnistetaan tärkeimmät, hitaimmat ja eniten manuaalityötä aiheuttavat prosessit

2. Määritellään prosessi (jos tarvetta hioa / muuttaa)3. Määritellään Tarvittavat metatiedot Kohdejärjestelmät Rajapinnat Hyödynnettävä teknologia

4. Rakennetaan ympäristö5. Testataan / pilotoidaan6. Jalkautetaan

5.10.2016

19

Kehityspolku parempaan dokumentinhallintaan

5.10.2016

20

1.Sähköpostien hallinnointi

2. Dokumenttien

hallinta

3.Prosessien

tehostaminen

Ensimmäiset askeleettallennuksen ohjaamiseen

Helppo ja nopea Outlook – Sharepoint, yms.

Organisaation tahtotilan mukainentoiminta suoraan asiakirjallisiinprosesseihin

Taustajärjestelmiä hyödynnetään Helppo, vaikuttava – johtamisen

väline Compliance toteutuu käyttäjän

valinnoilla MS Office – Sharepoint, yms. Tieto kulkee asiakirjoissa

Organisaation tahtotilan mukainentoiminta on loppukäyttäjälle helpointapa tehdä omat prosessinsa.

Taustajärjestelmät häivytetäänkokonaan.

Kuljetetaan ydintietoa Helpoin tapa (Käyttäjä voi tehdä

asian vain oikein), moninkertaisestitehokkaampi ja johdon hallinnassa

Kiitos

Ota yhteyttä