MICROSOFT EXCEL 2007

Sebelum kita bekerja dengan Microsoft Excel sebaiknya kita telah mengenali dan memahami menu yang terdapat dalam program tersebut, mulai dari mengenal bentuk lembar kerja dan memahami fungsi setiap bagian-bagainnya.

Microsoft Excel 2007 memiliki tampilan antarmuka berbeda dari versi – versi sebelumnya. Daftar perintah yang biasa dikelompokkan dalam menu, kali ini dikelompokkan dalam beberapa tab yaitu : Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, dan View. Masing-masing kategori memiliki toolbar yang dikelompokkan sesuai dengan kriterianya dan dapat diakses secara cepat dan mudah. Selengkapnya tentang lembar kerja atau tampilan antarmuka Excel 2007 ditunjukkan pada gambar berikut:

Beberapa istilah yang harus diingat:

1. Colum (kolom), kolom ditandai dengan huruf A, B, C, D, E, F, G, . . .. . dan seterusnya.

2. Rows (baris), baris ditandai dengan angka 1, 2, 3, . . . . .dan seterusnya 3. Cell : Perpotongan antara kolom dan baris.

Cell diberi nama menurut posisi kolom dan baris pada lokasinya. Contoh Cell C5 adalah perpotongan antara kolom C dan baris 5, dan begitu seterusnya.

4. Range : daerah tertentu (kumpulan dari beberapa Cell). Contoh: A3:G3 (dibaca A3 sampai dengan G3)

MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel adalah salah satu program aplikasi pengolah angka yang berbasis windows. Program ini mampu mengolah angka dan membuat pekerjaan pengolahan angka dalam bentuk tabel menjadi lebih mudah. Dengan program ini anda bisa melakukan penghitungan angka, data-data dalam bentuk perhitungan matematis. Microsoft Excel merupakan salah satu program pengolah angka (lembar sebar) yang sangat terkenal dan dipakai oleh banyak orang maupun perusahaan di seluruh dunia. Microsoft Excel merupakan salah satu anggota dari keluarga besar Microsoft Office dari Microsoft. Dan Microsoft Excel tidak dijual secara terpisah namun harus menjadi satu kesatuan dengan MS Office lainnya seperti Word, Power Point, Binder, Access, Publisher dan lain-lain. MS Office berkembang dari versi 97, 2000, XP, 2003 dan saat ini sudah ada Microsoft Office 2007.

Microsoft Excel tergolong aplikasi pengolah angka (lembar sebar) yang mudah untuk digunakan karena user (pengguna) tidak akan begitu sulit dalam mengoprasikannya, kalaupun user mengalami kesulitan user dapat langsung mengakses “Microsoft Excel Help” untuk mendapatkan petunjuk dengan mudah. Dan Microsoft Excel merupakan keahlian dasar yang harus dimiliki oleh pengguna komputer, apalagi programmer komputer. Dengan beberapa fungsi logika yang disediakan user dapat dengan mudah mengkombinasikan fungsi-fungsi tersebut dalam penentuan record dari database yang dibuatnya.

KUNCI BELAJAR MICROSOFT EXCEL ADALAH DENGAN BANYAK LATIHAN

TIDAK ADA YANG LEBIH BAIK DARI PADA BANYAK BERLATIH DAN BERLATIH!

Tombol Keyboard

Sebelum kita mulai membuat berbagai bentuk tabel, kita terlebih dahulu harus mengetahui beberapa tombol di keyboard yang akan digunakan.

TOMBOL FUNGSIAnak panah kanan (→) Menggerakkan pointer satu cell ke kananAnak panah kiri (←) Menggerakkan pointer satu cell ke kiriAnak panah bawah ( ↓ ) Menggerakkan pointer satu cell ke bawahAnak panah atas ( ↑ ) Menggerakkan pointer satu cell ke atasPage Down Menggulung dokumen satu layar ke bawahPage Up Menggulung dokumen satu layar ke atas

Ctrl + →Pointer ke kanak ke akhir data (tanpa selang)

Ctrl + ← Pointer ke kiri ke akhir data (tanpa selang)

Ctrl + ↓Pointer ke bawah ke akhir data (tanpa selang)

Ctrl + ↑ Pointer ke atas ke akhir data (tanpa selang)Home Pointer ke awal barisCtrl + Home Ke awal worksheet (A1)

Ctrl + EndKe akhir sebuah data (bedakan dengan data tanpa selang)

Alt + Page Down Menggulung dokumen satu layar ke kananAlt + Page Up Menggulung dokumen satu layar ke kiriCtrl + Page Down Pindah ke sheet berikutnyaCtrl + Page Up Pindah ke sheet sebelumnya

Ctrl + F6Pindah ke workbook berikutnya, untuk kembali ke workbook sebelumnya tekan Ctrl + F6

F6Berpindah antar jendela jika jendela di bagi dua

TabMenggerakkan pointer dalam worksheet yang diproteksi

MENGENAL WORKBOOK DAN WORKSHEET

Secara teknis, sebuah dokumen excel biasa disebut dengan workbook (buku kerja). Sebuah workbook umumnya memiliki beberapa worksheet (lembar kerja). Secara default sebuah workbook Excel memiliki 3 buah worksheet. Setiap worksheet biasanya mewakili sebuah halaman dokumen. Beberapa dokumen/worksheet yang saling berhubungan dapat anda kelompokkan menjadi sebuah workbook. Hal ini dapat membantu anda mengklasifikasikan dokumen sesuai dengan keperluan.

Sebuah worksheet memiliki tampilan sama seperti table dalam Ms.Word, tetapi dengan kemampuan perhitungan yang lebih komplit dibandingkan kemampuan dari table Ms.Word. Sebuah workbook baru terdiri dari 3 buah worksheet yang diberi nama Sheet1, Sheet2 dan Sheet3. Ketika anda menekan tab worksheet, Excel akan menampilkan isi dari Worksheet yang bersangkutan. Kita dapat menambah dan mengurangi jumlah worwsheet sesuai dengan kebutuhan.

Cara Menambahkan Worksheet Ms. Excel 2007

Tekan tab Insert Worksheet yang terletak disebelah kanan Sheet3. Atau Tekan tombol Shift+F11 pada keyboard.

Cara Mengganti Nama Worksheet

Klik kanan tab worksheet yang akan diganti namanya

Pilih Rename. Ketikkan nama baru.

Cara Menghapus Worksheet

Klik kanan tab worksheet

yang akan dihapus lalu Pilih Delete

MENGGUNAKAN RUMUS MATEMATIS SEDERHANA

Salah satu kelebihan dari Excel 2007 sebagai program aplikasi pengolah angka adalah kemampuannya untuk melakukan proses penghitungan dengan cepat dan mudah. Untuk melakukan penghitungan, kita bisa menggunakan rumus dan fungsi. Rumus pada Excel mengikuti kaidah kaidah umum, namun penulisannya disesuaikan dengan keyboard. Misalnya kita ingin mengetikkan rumus “ 3×10 “, maka kita menuliskannya pada Excel dalam bentuk “ 3*10 ”. Yang perlu diingat, penulisan rumus pada Excel harus diawali dengan tanda =. Sehingga contoh penulisannya “ =3*10 “.

Operator Aritmatika

Operator Aritmatika dipakai untuk penghitungan dasar-dasar matematika, misalnya penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian dan lain lain. Hierarki adalah urutan pelaksanaan eksekusi suatu operasi jika terdapat beberapa operator sekaligus dalam satu rumus. Untuk mempengaruhi urutan hierarki dapat dipengaruhi dengan mengelompokkannya menggunakan tanda kurung.

Rumus merupakan instruksi metematika yang dimasukkan ke suatu cell pada lembar kerja. Rumus akan membawa instruksi untuk melakukan proses perhitungan tertentu.

Perhatikan ada beberapa tombol keyboard yang akan kita gunakan nantinya, antara lain:

Tombol

Nama Tombol Keterangan Fungsi

+ Tanda plus Penjumlahan- Tanda minus Pengurangan* Tanda asterisk Perkalian/ Tanda solidus atau

slashPembagian

^ Tanda circumflex accent

Perpangkatan

Latihan 1:

Buatlah table berikut:

1. Untuk mengisi kolom pangkat gunakan “Tanda circumflex accent atau tanda Pangkat (^)” pada keyboardPada cell D7 Ketikan “=A7^B7” Kemudian tekan Tombol Enter pada keyboard. ini artinya Bilangan yang terdapat pada Cell A7 dipangkatkan dengan Bilangan yang terdapat pada Cell B7

2. Untuk mengisi kolom perkalian gunakan “Tanda asterisk atau tanda bintang (*)” pada keyboardPada cell D7 Ketikan “=A7*B7” Kemudian tekan Tombol Enter pada keyboard. ini artinya Bilangan yang terdapat pada Cell A7 dikalikan dengan Bilangan yang terdapat pada Cell B7

3. Untuk mengisi kolom pembagian gunakan “Tanda slash atau garis miring (/)” pada keyboardPada cell D7 Ketikan “= C7/B7” Kemudian tekan Tombol Enter pada keyboard. ini artinya Bilangan yang terdapat pada Cell C7 dibagi dengan Bilangan yang terdapat pada Cell B7

4. Untuk mengisi kolom penjumlahan gunakan “Tanda Plus (+)” pada keyboardPada cell D7 Ketikan “=A7+B7+C7” Kemudian tekan Tombol Enter pada keyboard. ini artinya Bilangan yang terdapat pada Cell A7 ditambah dengan Bilangan yang terdapat pada Cell B7 dan ditambah lagi dengan bilangan pada Cell C7.

5. Untuk mengisi kolom pengurangan gunakan “Tanda minus (-)” pada keyboard

Pada cell D7 Ketikan “=C7-B7-A7” Kemudian tekan Tombol Enter pada keyboard. ini artinya Bilangan yang terdapat pada Cell C7 dikurangi dengan Bilangan yang terdapat pada Cell B7 dan dikurangi lagi dengan bilangan pada cell A7.

MENGGUNAKAN FUNGSI

Untuk melakukan perhitungan dengan cepat selain menggunakan rumus sederhana diatas kita juga dapat menggunakan Fungsi yang sudah disediakan dalam aplilkasi micrososft excel. Sebagai sebuah pengolah angka yang canggih, Excel 2007 menyediakan bermacam macam fungsi yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan.

Kategori fungsi yang disediakan antara lain :

Fungsi Math, untuk mengolah data matematika Fungsi Date & Time. Untuk mengolah data tanggal dan waktu. Fungsi Lookup dan Reference, untuk mengolah data berdasarkan tabel

& data referensi. Fungsi Database, untuk mengolah database. Fungsi Text, untuk memanipulasi teks. Fungsi Logical, untuk pengolahan data yang memerlukan pilihan

pilihan logika. Fungsi Information, untuk mendapatkan informasi pada sel atau range.

Masing-masing kategori fungsi terdiri atas beberapa fungsi yang berbeda satu sama lain. Jadi dapat disimpulkan bahwa Excel 2007 menyediakan banyak sekali fungsi dan sangat lengkap jenisnya.

MENGOLAH DATA DENGAN FUNGSI MATH/MATEMATIK

1. FUNGSI SUM (digunakan untuk mencari jumlah)2. FUNGSI AVERAGE (digunakan untuk mencari nilai rata-rata)3. FUNGSI MAX (digunakan untuk mencari nilai tertinggi dalam data)4. FUNGSI MIN (digunakan untuk mencari nilai terendah dalam data)

Untuk lebih jelasnya perhatikan latihan berikut:

Untuk mencari nilai jumlah pada Cell C18 gunakan fungsi SUM

Untuk mencari nilai terendah pada Cell C20 gunakan fungsi MIN

Untuk mencari nilai tertinggi pada Cell C21 gunakan fungsi MAX

Untuk mencari nilai rata-rata pada Cell C22 gunakan fungsi AVERAGE

Untuk mencari nilai jumlah pada Cell C18 gunakan fungsi SUM

Langkahnya Sebagai berikut:

Untuk mencari nilai terendah pada Cell C20 gunakan fungsi MIN langkahnya sama seperti gambar diatas hanya saja pada “bagian 2” pilih fungsi MIN

Untuk mencari nilai tertinggi pada Cell C21 gunakan fungsi MAX langkahnya sama seperti gambar diatas hanya saja pada “bagian 2” pilih fungsi MAX

Untuk mencari nilai rata-rata pada Cell C22 gunakan fungsi AVERAGE langkahnya sama seperti gambar diatas hanya saja pada “bagian 2” pilih fungsi AVERAGE

Catatan : Jika fungsi yang kita butuhkan tidak tampil pada daftar tekan More Function, kemudian pilih

FUNGSI ABSOLUT DAN SEMI ABSOLUT

a. Alamat Relatif

Jika kita punya sebuah rumus yang merupakan operasi dari beberapa cell, maka Excel akan menerjemahkan alamat relatif sebagai lokasi relatif suatu alamat cell atau range dari lokasi alamat lainnya.

Contoh : Pada Cell E5 berisi rumus “ =E3*E4 “, Jika rumus tersebut di copy ke sel F5, maka akan otomatis berubah menjadi “ =F3*F4 “.’

b. Alamat Absolut

Alamat absolut adalah alamat yang selalu bernilai sama meskipun rumusnya di copy kan ke manapun. Penulisan alamat absolut selalu ditambahkan tanda “ $ “ pada nama kolom dan/atau nomor barisnya atau dengan menekan tombol F4 pada keyboard.

Terdapat 2 jenis alamat absolut:

1) Semi Absolut Pada alamat semi absolut, penguncian hanya dilakukan pada salah satu diantara kolom dan baris.

2) Absolut mutlak Pada alamat absolut mutlak, penguncian akan dilakukan pada kolom dan baris sekaligus.

Fungsi Absolute digunakan untuk mengunci posisi kolom dan baris. Fungsi ini ditandai dengan adanya tanda $ yang berada di depan Kolom dan di depan Baris.

Kapan Fungsi Absolute digunakan?

Fungsi ini digunakan pada saat 1 alamat cell diberlakukan operasional matematika (perkalian, pembagian, penjumlahan, dan pengurangan) terhadap banyak alamat cell

Berikut ini adalah contoh dari penggunaan fungsi Absolute pada tabel Daftar Harga BBM

Misalnya saja untuk mengisi kolom USD pada table diatas yaitu dengan mengalikan jumlah IDR dengan per 1 USD alamat cell yang akan diberlakukan fungsi absolute (dikunci posisinya saat dimasukkan dalam persamaan) adalah cell C6 (karena cell C6 adalah keterangan harga/nilai dari 1 USD).

Ketikkan persamaan pada cell D16 sebagai berikut: =B16*C6 (tanpa dikunci) Hasilnya adalah seperti pada gambar.

Yang jadi permasalahan di sini adalah bila posisi C6 tidak dikunci akibatnya adalah Microsoft Excel akan menerjemahkan alamat relatif sebagai lokasi relatif suatu alamat cell atau range dari lokasi alamat lainnya.

Nah, supaya cell E5 tidak berubah posisi maka cell C6 diberi penambahan ($) sehingga menjadi $C$6.

Ketikkan persamaan pada cell D16 sebagai berikut: =B16*C6 (kemudian tekan tombol F4 pada keyboard) Hasilnya adalah seperti pada gambar

Begitu juga untuk mengisi kolom AUD, SID, SAR, RM, YEN langkahnya sama, kita hanya tinggal mengunci nilai dari masing-masing mata uang tersebut.

Maksudnya ketika kita akan mengisi kolom AUD berlakukan absolute pada Cell yang menunjukkan nilai harga 1 AUD yakni Cell C7 dan begitu seterusnya.

Fungsi Semi Absolute

Berikut ini kita akan membahas bagaimana cara untuk meletakkan tanda $ di tempat kolom atau baris. Kali ini saya akan mengambil tabel Perkalian

Untuk memahami Pertama kita akan membuat coretan rumus

Setelah kita tandai maka yang kita tandai itulah yang nantinya kita beri tanda $, sepeti gambar di bawah ini

Tekan tombol Enter pada keyboard, lalu kembalikan kursor cell ke cell L4 lagi, arahkan pointer mouse ke tempat yang di beri tanda hingga pointer mouse berubah menjadi tanda +. Seperti pada gambar

FUNGSI COUNTIF

Fungsi countif digunakan untuk menghitung /mencacah sebuah sel/range berdasarkan kiteria tertentu. Untuk lebih mudahnya bisa lihat contoh di bawah ini. Kita akan menguhitung jumlah kehadiran dan ketidak hadiran siswa (Masuk, Sakit, Izin, alpa)1. Buat tabel berikut

Mencari nilai kolom M (Kehadiran siswa/masuk) pada cell AH5,

Ketikkan symbol sama dengan (=) pada cell AH5 Kemudian pilih fungsi COUNTIF, maka jendela dialogbox COUNTIF akan muncul.

Isikan Range-nya yaitu : C5:AG5 dan isikan criteria “M”

Kemudian copy formulanya kebawah dengan cara klik pada cell AH5 pada bagian kotak bawah cell akan muncul tanda plus, klik dan tarik kebawah, maka secara otomatis jumlah kehadiran masing-masing siswa akan diketahui.

Kemudian untuk mencari nilai kolom S (Sakit) pada cell AI5,

Ketikkan symbol sama dengan (=) pada cell AI5 Kemudian pilih fungsi COUNTIF, maka jendela dialogbox COUNTIF akan muncul.

Isikan Range-nya yaitu : C5:AG5 dan isikan criteria “S”

Dan begitu seterusnya.

FUNGSI SUMIF

Perhatikan table dibawah ini, untuk mencari jumlah total pada table kedua kita dapat menggunakan fungsi SUMIF.

Langkahnya adalah sebagai berikut:

- Aktifkan cell D15- Kemudian pilih fungsi SUMIF - Maka akan muncul jendela

dialogbox SUMIF- Isikan Range :

C4:C11- Isikan Criteria : B15- Isikan Sum_range : D4:D11- Begitu juga untuk mengisi Cell

D16,D17,D18 langkahnya sama hanya kita menyesuaikan Criterianya saja.

FUNGSI LOGIKA

1. NOT Jika nilai argumen logika nya TRUE maka hasilnya akan bernilai NOT. Demikian juga sebaliknya.Bentuk penulisannya =NOT(nilai logika)

Contoh=NOT(4>5) => hasilnya adalah TRUE

2. AND

Dipakai untuk menggabungkan nilai logika dari beberapa nilai logika menjadi satu nilai logika baru. Hasilnya akan bernilai TRUE bila seluruh logika yang digabungkan bernilai TRUE.Bentuk penulisannya adalah =AND(logika1;logika2;…)

Contoh =AND(5>1;3<7) => akan bernilai TRUE

3. OR Sama dengan logika And namun, untuk logika Or hasilnya akan bernilai TRUE jika salah satu nilai logika yang digunakan bernilai TRUE. Akan bernilai False bila tidak ada nilai logika yang bernilai TRUE.Bentuk penulisannya adalah =OR(logika1;logika2;…)

Contoh:=OR(5>1;9<7) => bernilai TRUE=OR(5<1;9<7) => bernilai FALSE

Untuk lebih jelasnya buatlah latihan berikut:

Pada cell C14 ketikkan =AND(A14="B",B14="B")

Pada cell D14 ketikkan =OR(A14="B",B14="B")

Pada cell E14 ketikkan =NOT(A14="B")

Selanjutnya tinggal mengkopy formula tersebut untuk mengisi baris selanjutnya.

4. IF

If adalah fungsi logika untuk memilih satu dari dua nilai berdasar pengujian logika.Bentuk penulisannya =IF(UjiLogika;nilaiJikaBenar;NilaiJikaSalah)

Contoh table:

Kolom “Nama Barang” akan otomatis disesuaikan berdasarkan “Kode Barang”, begitu juga dengan “Harga Satuan” akan secara otomatis terisi berdasarkan “Kode Barang”.

Jika Kode Barang “A” maka Nama Barangnya “Acer” dan Harga Satuan “3.200.000”Jika Kode Barang “B” maka Nama Barangnya “Thosiba” dan Harga Satuan “4.100.000”Jika Kode Barang “C” maka Nama Barangnya “Asus” dan Harga Satuan “4.200.000”Jika Kode Barang “D” maka Nama Barangnya “Lenovo” dan Harga Satuan “4.000.000”

Ini artinya jika cell C7 bernilai “A” maka Acer

Perhatikan gambar berikut:

Aktifkan cell E7, Ketikkan symbol (=) kemudian pilih fungsi IF, maka jendela dialogbox IF akan muncul, pada tampilan tersebut isikan kondisi seperti dijelaskan diatas,

Logical Test: “C7=”A”

Value True : “Acer”

Value False : [Tekan fungsi IF lagi] dan isi logical test selanjutnnya, jangan

langsung tekan tombol OK

Lakukan langkah yang sama untuk mengisi kolom Harga Satuan.

HALOOKUP DAN VLOOKUP

HLOOKUP adalah salah satu fungsi referensi yang bisa digunakan untuk menghitung /mengambil data dari tabel referensi. HLOOKUP biasa juga disebut horizontal lookup.

SyntaxHLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

Lookup_value adalah nilai yang ditemukan pada baris pertama table Table_array adalah range table dimana data referensi akan ditemukan.

Contoh:1. Buat tabel seperti di bawah ini Baris pertama dan kedua merupakan tabel referensiBaris ke lima hingga 12 adalah tabel kerja

2. ketik formula: pada sel E5=HLOOKUP(D5,$C$1:$G$2,2)

MENGGUNAKAN FUNGSI DATE AND TIME

Mencari Hari Lahir dan Umur dgn Microsoft Excel

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: Pada Microsoft Excel, ketik tanggal sekarang pada alamat sel C2, atau gunakan fungsi =TODAY(). Isi nama pada alamat sel B5:B12, dan tanggal lahir pada alamat sel C5:C12. Tanggal ini dapat ditulis dengan format dd/mm/yy (16/8/94) atau format mm/dd/yy (8/16/94), tergantung dari regional setting yang digunakan dalam komputer Anda. Apabila regional setting menggunakan format dd/mm/yy (tanggal/bulan/tahun), maka penulisan tanggal ditulis dengan cara 16/8/94.Format tanggal tersebut sesuai dengan kebutuhan dengan cara, BLOK CELL C5:C12, kemudian klik menu Format>Cell, selanjutnya pada Category pilih Date, lalu pada Type pilih yang sesuai dengan kebutuhan dan akhiri dengan meng-klik tombol OK.

Tempatkan kursor pada sel D5, kemudian ketik formula =TEXT(C5,"DDDD") untuk mencari hari lahir.

Untuk mencari umur pada alamat sel E5, gunakan formula =($C$2-C5)/365 yang merupakan hasil pengurangan antara tanggal sekarang (sel C2) dengan tanggal lahir (sel C5), kemudian dibagi jumlah hari dalam satu tahun (365 hari), sehingga didapat jumlah umur Anda dalam tahun. Kemudian format dalam bentuk umum dari perhitungan umur tersebut dengan cara klik menu Format>Cell, kemudian klik Category Number, selanjutnya tentukan satu dijit desimal pada pilihan Decimal places dan akhiri dengan OK.

M1= (L11-K11)*1440 ->> 1440 didapat dari 24 jam x 60 menitN11=(M11*$J$8)/10

Fungsi VLOOKUP & HLOOKUPVLOOKUP adalah fungsi yang membaca data secara vertical dengan format penulisan =VLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Col_index_num,Range_lookup)Dimana :

Lookup_value Data yang diambil Table_array Range dari Col_index_num Kolum ke berapa data yang akan diambil Range_lookup

HLOOKUP