ikma10fkmua.files.wordpress.com€¦ · Web view · 2012-02-29BAB I. PENDAHULUAN....
Transcript of ikma10fkmua.files.wordpress.com€¦ · Web view · 2012-02-29BAB I. PENDAHULUAN....
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Ketergantungan
Ketergantungan atau dependency adalah hubungan yang saling
menguntungkan dan saling mempengaruhi. Perilaku seseorang akan
mempengaruhi perilaku yang lainnya. Pada suatu organisasi yang aktivitas
kerjanya dibagi menjadi unit atau depertemen yang lebih kecil membutuhkan
koordinasi yang dilakukan oleh setiap manajer untuk mencapai tujuan organisasi.
Setiap unit atau departemen selalu terkait satu sama lain dalam rangka mencapai
tujuan atau menciptakan sebuah produk.
Setiap unit tidak bisa bekerja sendiri karena secara langsung maupun tidak
langsung mereka bergantung dan berhubungan dengan unit lain. Hasil dari suatu
unit dikontrol secara langsung atau melalui kesatuan berdasarkan tindakan dari
unit lain. Ketergantungan dapat berupa ketergantungan dalam pekerjaan, hasil
kerja, peran atau posisi, sosial dan pengetahuan.
Terdapat dua bentuk ketergantungan dalam organisasi, yaitu:
1. Intradependensi
Bentuk ketergantungan yang terjadi di dalam satu departemen atau
organisasi ini disebut dengan intradependency. Bentuk ketergantungan ini
baik dari dalam maupun luar organisasi terjadi secara berulang bahkan hampir
membentuk sebuah pattern seperti masuknya sumber daya, pemrosesan
sumber daya tersebut dan muncul hasil. Jika salah satu rantai ketergantungan
1
ini putus maka dapat berpengaruh terhadap orang lain. Contohnya rumah sakit
dengan pemasok obat
2. Interdependensi
Interdependensi merupakan bentuk ketergantungan yang terjadi antar unit
dalam suatu organisasi atau ketergantungan antara satu organisasi dengan
organisasi lain. Interdependensi (saling ketergantungan) juga terdapat diantara
sesama produsen. Dalam kehidupan masyarakat primitif rumah tangga
tertutup mungkin segala kebutuhan dipenuhi sendiri tanpa produksi orang
lain. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya, dengan semakin banyaknya
jenis kebutuhan dan jumlah kebutuhan semakin bertambah maka tidak
mungkin bisa dipenuhi sendiri.
Terlebih semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi
serta berkembangnya kebudayaan yang semakin komplek. Contoh dari
Interdependensi, yaitu membangun rumah sakit, maka diperlukan material
yang berwujud batu, pasir, kayu, genteng, semen, dan lain-lain.
Menurut James D.Thompson, ada 3 macam pola ketergantungan diantara
satuan–satuan organisasi, yaitu:
a. Ketergantungan terpusat (pooled interdependency), terjadi ketika
pekerjaan yang saling tergantung dilakukan pada saat bersamaan dan hasil
akhirnya dikumpulkan secara bersamaan. Masing-masing bagian
memberikan kontribusi pada yang lain secara keseluruhan. Contoh kepala
bagian administrasi, logistik, pemasaran dan sebagainya hasil yang
2
mereka dapat akan di pertanggungjawabkan pada orang sama yaitu
direksi rumah sakit.
b. Ketergantungan berurutan (sequential interdependency), terjadi ketika
satu pekerjaan telah selesai maka akan diteruskan pada pekerjaan
berikutnya. Contoh dalam hal kefarmasian, seorang apoteker baru bisa
memberikan obat kepada pasien berdasarkan resep dari dokter.
c. Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependency), terjadi ketika
pekerjaan dilakukan dalam interaksi berulang satu sama lain atau hasil
dari suatu pekerjaan menjadi input bagi pekerjaan lain. Apabila dari suatu
unit tidak menghasilkan produk atau output maka unit lainnya tidak dapat
bekerja karena hasil dari unit tersebut merupakan syarat berlangsungnya
proses produksi di unit lain. Sebagai contoh seorang laborat di rumah
sakit yang melakukan pengecekan terhadap pasien setelah ada diagnosa
dari dokter. Setelah hasil check laboratorium keluar baru dokter dapat
memutuskan penyakit yang diderita pasien dan melakukan pengobatan
yang sesuai.
Adanya saling ketergantungan ini menyebabkan koordinasi sangat
diperlukan dalam mengintegrasi kinerja setiap unit. Peran koordinasi dalam hal
ini adalah berupaya membuat struktur dan memfasilitasi transaksi antar bagian
yang saling bergantung. Terciptanya koordinasi yang baik antar unit atau
departemen dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dan konflik sehingga
proses produksi dapat berjalan dengan efektif.
1.2 Tujuan Koordinasi
3
Koordinasi yang dilakukan di semua organisasi mempunyai tujuan sebagai
berikut:
1. Menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran
2. Mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran ke arah
tercapainya sasaran perusahaan
3. Menghindari kekosongan dan tumpang tindih pekerjaan
4. Menghindari keterampilan overlanding dari sasaran perusahaan
5. Menjuruskan keterampilan spesialis ke arah sasaran perusahaan
6. Mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan unsur manajemen ke arah
sasaran organisasi atau perusahaan.
1.3 Kesimpulan
Dari pemaparan diatas dapat disimpulkan bahwa dalam setiap organisasi
yang di dalamnya terbagi menjadi beberapa unit pasti terdapat hubungan dan
ketergantungan antar unit. Selain itu pembagian atau spesialiasi menyebabkan
hambatan dan juga menimbulkan ketergantungan yang tinggi. Adanya faktor
hambatan dan saling ketergantungan ini menyebabkan koordinasi sangat
diperlukan dalam mengintegrasi kinerja setiap unit. Peran diadakannya
koordinasi dalam hal ini adalah berupaya membuat struktur dan memfasilitasi
transaksi antar bagian yang saling bergantung. Sedangkan tujuan dari koordinasi
adalah mengupayakan agar kinerja setiap unit menjadi teratur, meminimalisir
terjadinya kekacauan sehingga tujuan dari organisasi dapat tercapai.
4
BAB II
PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP KOORDINASI
2.1 Pengertian Koordinasi
Pengertian koordinasi menurut beberapa ahli:
1. James D Money
“The orderly arrangement of groub effert, to provide unity of action in the
persuit of common purpose.”
Pengaturan usaha kelompok orang secara teratur untuk menciptakan suatu
tindakan dalam pengusahan tercapinya suatu tujuan bersama.
2. Leonard D White
“Coordination is the adjustment of the parts to each oter, and of the
movement and operation of parts in time so that each can make it’s
maksimum contribution to the product of the whole.”
Koordinasi adalah menyesuaikan diri dari bagian satu sama lain dan
gerakan serta pengerjaan bagian pada saat yang tepat, sehingga masing-
masing dapat memberikan sumbangan yang maksimal pada hasil secara
keseluruhan.
3. A. E Benn
“A coordination, hormanies action toward the objective, attained through
leadership, organization and administration.”
“ the arrangement of grub efforts in a countinuous and orderly manner so as
to provide unfication of action in the persuit of a common goal.”
5
A.E Benn memberikan 2 poin penting untuk pengertian koordinasi, yakni:
a. suatu kelangsungan, keharmonisan untuk mencapai tujuan, yang dapat
dicapai melalui kepemimpinan, organisasi, dan adminisrasi.
b. penyusunan usaha-usaha kelompok didalam suatu kelangsungan dan
keteraturan sikap sehingga menciptakan kesatuan tindakan dalam
pengusahaan tercapainya tujuan bersama.
4. Dalton E Mc. Farlan
“coordination is the proses whereby an executive develops as orderly pattern
of group effort among his subordinates and secures unity of action in the
persuit of common purpose.”
Koordinasi adalah proses dimana pimpinan mengembangkan pola yang
teratur dari usaha kelompok diantara para bawahannya dan kepastian
kesatuan tindakan dalam usaha mencapaian tujuan bersama.
5. Roger C Heimer
“coordination is indispensible to the accumulation of the efforts of the many
in order to effectuate the overall purpose. Coordination makes possible a
uniting of the mantal and physical efforts insuch a manner as to create a
surplus of coordination effort over the sum of the individual effort of the
participants.”
Koordinasi harus ada untuk menyempurnakan banyak usaha agar
pencapaian usaha efektif. Koordinasi memungkinkan kesatuan usaha mental
dan fisik dalam bermacam-macam sikap karena menciptakan kelebihan
usaha yang di koordinasikan pada sejumlah usaha individu dari para peserta.
6
6. Henry Fayol
“Balancing and kieping the team together, by ensuring a suitable allocation
of woring activities to the various members, and seeing that these are
performed with due harmony among the member themselves.”
Mengoorganisasi berarti mengikat bersama, menyatukan, dan
menyelaraskan semua kegiatan dan usaha.
Dari definisi beberapa pakar diatas dapat disimpulkan bahwa koordinasi
adalah sebuah fungsi manajemen yang saling berkerja sama dalam mengatur,
menyatukan dan menyelaraskan sebuah kegiatan usaha, sehingga tercapainya
kesatuan tindakan dalam pencapaian tujuan bersama.
2.2 Prinsip Koordinasi
Prinsip koordinasi merupakan acuan atau dasar yang harus diperhatikan
sebelum melaksanakan koordinasi. Penerapan prinsip koordinasi secara tepat
dapat mendukung tercapainya koordinasi yang efektif. Prinsip koordinasi
tersebut antara lain:
1. Komunikasi
Koordinasi pada dasarnya tidak terlepas dari proses komunikasi yang
terjadi pada semua level dalam organisasi. Koordinasi yang baik harus
dimulai dengan menjalin komunikasi yang baik dan efektif antar anggota
organisasi baik secara formal maupun non formal. Komunikasi yang baik
memungkinkan transmisi informasi mengenai aturan, kebijakan, maupun
prosedur pada semua level sehingga mendukung koordinasi.
7
2. Integrasi
Integrasi merupakan suatu usaha untuk menyatukan tindakan-tindakan
berbagai badan, instansi, unit, sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran
dan kesatuan tindakan yang terarah pada suatu sasaran yang telah ditentukan
dan disepakati bersama. Dengan adanya integrasi, koordinasi dapat berjalan
secara terarah di semua level.
3. Sinkronisasi
Sinkronisasi adalah suatu usaha untuk menyesuaikan, menyelaraskan
kegiatan, tindakan, dan unit sehingga diperoleh keserasian dalam pelaksanaan
tugas atau kerja. Keserasian dalam pelaksanaan tugas mampu mempermudah
penerapan koordinasi di suatu organisasi.
4. Simplifikasi
Simplifikasi dimaksudkan adalah bahwa perumusan organisasi yang ada
harus mampu dijabarkan secara sederhana, mudah dipahami oleh masing-
masing unit organisasi. Masing-masing unit akan mengkoordinasikan tentang
tugas dan pelaksanaanya kepada masing-masing bagian yang ada.
Prinsip koordinasi lain menurut Mary Follet dalam studi manajemen klasik
terdapat empat prinsip, yaitu:
1. Early Stage
Berdasarkan prinsip tahap awal, proses koordinasi harus dilakukan pada
tahap awal proses manajerial. Koordinasi harus dimulai sejak proses
perencanaan sehingga dapat menghasilkan perencanaan dan implementasi
8
yang baik. Jika koordinasi selalu dilakukan di awal maka semua fungsi
manajemen yaitu planning, organizing, actuating, dan controlling dapat
terlaksana dengan baik. Selain itu dengan proses koordinasi yang baik, tujuan
organisasi dapat dicapai dengan lebih mudah dan cepat.
2. Continuity
Berdasarkan prinsip kesinambungan, koordinasi merupakan sebuah
proses yang berkelanjutan atau berkesinambungan. Proses koordinasi dimulai
sejak membentuk organisasi sampai organisasi tersebut berjalan. Koordinasi
selalu dilakukan secara berkesinambungan dalam setiap proses planning,
organizing, actuating, dan controlling.
3. Direct contact
Berdasarkan prinsip kontak langsung, proses koordinasi dapat berjalan
dengan baik karena adanya komunikasi langsung antara anggota organisasi.
Seluruh manajer harus mampu berkomunikasi langsung dengan baik dengan
bawahannya sehingga tercipta hubungan yang baik. Kontak langsung ini
sangat penting untuk menghindari kesalahpahaman, salah penafsiran, dan
perselisihan antara manajer dan anggota organisasi lainnya. Dengan demikian
manajer dapat mengkoordinasi berbagai aktivitas anggotanya secara efektif
dan efisien.
4. Reciprocal relation
Prinsip timbal baik menyatakan bahwa semua faktor dalam organisasi
saling bergantung dan berhubungan. Setiap keputusan dan tindakan seseorang
di dalam organisasi akan mempengaruhi situasi keseluruhan organisasi. Oleh
9
karena itu, sebelum mengambil keputusan atau melakukan tindakan harus
mempertimbangkan efek yang muncul pada orang lain atau departemen lain
apabila keputusan atau tindakan tersebut diterapkan. Dengan diterapkannya
prinsip ini diharapkan manajer atau anggota lainnya mengambil keputusan
atau tindakan sepihak, sehingga koordinasi dapat dilakukan dengan lebih
mudah.
Selanjutnya para ahli manajemen modern menambahkan beberapa prinsip
koordinasi untuk melengkapi prinsip koordinasi yang diungkapkan oleh Mary
Follet, yaitu:
1. Efective Communication
Koordinasi dapat dilakukan dengan baik dengan adanya komunikasi yang
efektif. Komunikasi yang baik harus diterapkan pada semua departemen
dalam organisasi, antara para pekerja, maupun manajer dengan bawahannya.
Semua penghalang dan jarak dalam berkomunikasi sebisa mungkin harus
dihindari dan dibenahi. Komunikasi yang baik membantu mengurangi
kesalahpahaman sehingga koordinasi dapat berlangsung dengan baik.
2. Mutual Respect
Koordinasi dapat dilakukan dengan baik apabila ada rasa saling
menghargai terhadap keseluruhan organisasi. Semua manajer yang bekerja
pada level yang berbeda harus menghargai satu sama lain, begitu juga pekerja
harus menunjukkan sikap yang baik dan menghargai pekerja lain. Sikap saling
menghargai juga harus diterapkan pada hubungan antara manajer dan pekerja.
10
Manajer harus menghargai ide, perasaan, dan emosi para pekerjanya,
sebaliknya pekerja harus menghargai dan mematuhi keputusan manajer.
3. Clarity of Objective
Koordinasi dapat diterapkan dengan baik apabila seluruh anggota
organisasi mengetahui dengan jelas tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi
tersebut. Pemahaman yang baik akan tujuan membuat anggota organisasi
menyadari pentingnya koordinasi sehingga koordinasi dapat berjalan secara
efektif.
4. Scalar Chain
Koordinasi dapat dilakukan dengan baik apabila terdapat garis
kewenangan yang tersusun dari tingkat atas sampai tingkat terendah dalam
sturktur organisasi. Kewenangan paling besar dimiliki oleh top manager dan
kewenangan paling berada di first line manager. First line manager harus
melaporkan setiap aktivitas mereka kepada manager, dengan begitu proses
koordinasi dapat berjalan dengan baik.
2.3 Tipe Koordinasi
Koordinasi terbagi menjadi beberapa tipe atau bentuk, yaitu:
a. Koordinasi Vertikal
koordinasi yang dilakukan oleh atasan untuk melakukan kegiatan
penyatuan dan pengarahan terhadap kegiatan unit dan kesatuan kerja yang ada
di bawahnya. Koordinasi vertikal dilakukan agar organisasi bertindak secara
harmonis sesuai tujuan dan kebijakan organisasi tersebut. Koordinasi vertikal
dijamin oleh top manager.
11
b. Koordinasi Horisontal
Koordinasi antara berbagai departemen yang berbeda dengan unit lain
yang levelnya setingkat atau sama. Misalnya Koordinasi antara departemen
pemasaran dan departemen produksi.
c. Koordinasi Internal
Koordinasi antara unit yang berbeda dari suatu organisasi yang berada di
dalamnya dan dicapai dengan mengintegrasikan tujuan dan kegiatan
departemen yang berbeda dari perusahaan.
d. Koordinasi Eksternal
Koordinasi antara organisasi dengan lingkungan luar yang terdiri dari
pemerintah, masyarakat, pelanggan, investor, pemasok, pesaing, lembaga
penelitian, dan sebagainya. Hal ini membutuhkan pertandingan yang tepat
antara kebijakan dan kegiatan perusahaan dengan dunia luar.
e. Koordinasi diagonal
Koordinasi yang dilakukan antara karyawan yang bekerja pada tingkat
yang berbeda dengan departemen yang berbeda (lintas sektor).
2.5 Metode Koordinasi
1. Menggunakan hirarki, Satu manajer mengawasi berbagai kegiatan dan
memiliki pola ketergantungan dengan struktur organisasi yang lain.
12
2. Menetapkan aturan dan prosedur, SOP dan prioritas merupakan pedoman
untuk pola ketergantungan.
3. Menetapkan peran penghubung, Satu orang menyediakan link di antara fungsi
lateral yang saling berhubungan.
4. Membentuk gugus tugas, hubungan antar fungsional kelompok (tersusun atas
anggota dari area fungsional yang berbeda) memfasilitasi hubungan pola
ketergantungan antara kegiatan koordinasi dengan mengelola informasi yang
mengalir antar daerah.
5. Mengintegrasikan departemen sebuah unit organisasi yang tetap
mempromosikan dengan koordinasi dan hubungan saling ketergantungan.
Table 1. Metode umum Mencapai Koordinasi
Tabel 1. menggambarkan beberapa cara organisasi dapat mencapai
koordinasi. Metode pertama dan kedua yang tercantum dalam tabel,
menggunakan hirarki dan menetapkan aturan dan prosedur, terutama berguna
untuk mengelola rutinitas dan bentuk prediksi dari tipe koordinasi dengan
mengumpulkan hubungan pola ketergantungan. Sebagai contoh, kantor registrasi
di universitas harus memiliki aturan yang digunakan untuk membuat jadwal
kelas dan menetapkan ruang kelas untuk departemen yang berbeda. Kedua
metode koordinasi mungkin efektif dalam kelompok lebih kecil, namun yang
lebih banyak menggunakan metode ini adalah organisasi terpusat.
13
Menggunakan aturan dan prosedur dan metode ketiga yang dijelaskan dalam
tabel 1 menetapkan peran penghubung --- yang paling berguna ketika pola
ketergantungan yang berurutan. Sementara aturan dan prosedur dapat
menetapkan prioritas kegiatan yang didahulukan atas orang lain, dan hubungan
dapat memfasilitasi transisi pekerjaan dari satu unit ke unit berikutnya. Misalnya,
di pabrik Komputer Compaq pada komputer Houston selesai sebagian yang
meninggalkan satu tempat kerja yang disertai dengan kontak dari unit tersebut.
Jika ada masalah dengan kualitas pekerjaan yang telah dilakukan, kelompok
berikutnya tahu siapa yang harus dihubungi untuk bantuan.
Dua metode lain untuk mencapai koordinasi, membentuk gugus tugas dan
intergrating departement paling berguna ketika pola ketergantungan yang timbal
balik. mereka harus bekerja dengan baik dalam jumlah besar, dalam organisasi
yang kompleks dan desentralisasi. Sebagai contoh, tim kerja yang digunakan
oleh Weyerhaeuser membantu memfasilitasi koordinasi dengan fungsi sebagai
gugus tugas yang mengeksplorasi cara yang lebih baik untuk bekerja sama dan
mencapai tingkat koordinasi yang lebih efisien.
2.5 Teknik Koordinasi
Teknik-teknik utama dari koordinasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Suara perencanaan
Tujuan yang sama adalah kondisi pertama yang paling penting dalam
koordinasi. Oleh karena itu, tujuan organisasi dan tujuan unit yang harus
didefinisikan secara jelas. Perencanaan adalah tahap ideal untuk koordinasi.
14
Jelas sasaran, kebijakan dan prosedur terpadu secara harmonis dan aturan
untuk memastikan keseragaman tindakan.
2. Organisasi yang sederhana
Organisasi yang sederhana merupakan cara penting koordinasi. Garis
kewenangan dan tanggung jawab dari atas ke bagian bawah struktur
organisasi harus jelas didefinisikan. Hubungan otoritas membantu mengurangi
konflik dan menahan agar orang tersebut bertanggung jawab. Kegiatan yang
terkait harus dikelompokkan bersama dalam satu departemen atau unit.
Terlalu banyak spesialisasi harus dihindari karena cenderung untuk membuat
setiap unit memiliki tujuan sendiri.
3. Komunikasi yang efektif
Komunikasi yang terbuka dan teratur adalah kunci untuk koordinasi.
pertukaran pendapat dan informasi yang efektif membantu dalam
menyelesaikan perbedaan dan membuat untuk saling pengertian. Kontak
pribadi dan bertatap muka adalah cara yang paling efektif untuk komunikasi
dan koordinasi. Komite membantu untuk mempromosikan tujuan yang sama
dan keseragaman tindakan antar departemen yang berbeda.
4. Kepemimpinan yang efektif dan pengawasan
Kepemimpinan yang efektif memastikan koordinasi baik pada tahap
perencanaan dan eksekusi. Seorang pemimpin yang baik dapat membimbing
kegiatan bawahannya ke arah yang benar dan dapat menginspirasi mereka
untuk menarik bersama dalam pemenuhan tujuan bersama. Kepemimpinan
suara dapat membujuk bawahan untuk memiliki identitas bunga dan
15
mengadopsi pandangan umum. Pengawasan pribadi merupakan metode
penting untuk menyelesaikan perbedaan pendapat.
5. Rantai komando
Rantai Komando adalah otoritas tertinggi koordinasi kekuasaan dalam
sebuah organisasi. Pelaksanaan kewenangan melalui rantai komando atau
hirarki adalah cara tradisional koordinasi. Koordinasi antar unit saling bisa
diamankan dengan menempatkan mereka di bawah satu bos.
6. Indoktrinasi dan insentif
Mengindoktrinasi anggota organisasi dengan tujuan dan misi organisasi
yang dapat mengubah organisasi yang netral ke dalam organisasi yang aktif.
Demikian pula insentif dapat digunakan untuk menciptakan mutualitas
kepentingan dan mengurangi konflik. Misalnya, pembagian keuntungan
sangat membantu dalam mempromosikan semangat tim dan kerjasama antara
pengusaha dan pekerja.
7. Penghubung departemen
Di mana kontak yang sering di perlukan antara unit organisasi yang
berbeda dengan petugas penghubung. Sebagai contoh, sebuah departemen
penghubung dapat memastikan bahwa departemen produksi adalah mengatur
pertemuan, tanggal pengiriman dan spesifikasi yang dijanjikan oleh
departemen penjualan. Khusus koordinator dapat ditunjuk dalam kasus-kasus
tertentu. Sebagai contoh sebuah proyek, koordinator ditunjuk untuk
mengkoordinasikan kegiatan berbagai fungsionaris dalam proyek yang akan
selesai dalam jangka waktu tertentu.
16
8. Staf umum
Dalam organisasi besar, kolam terpusat staf ahli digunakan untuk
koordinasi. Sebuah kelompok staf umum berfungsi sebagai clearing house
informasi dan saran khusus untuk semua departemen perusahaan. Staf umum
tersebut sangat membantu dalam mencapai antar-departemen atau horizontal
koordinasi. Tugas pasukan dan tim proyek juga berguna dalam koordinasi.
2.6 Kesimpulan
Koordinasi adalah sebuah fungsi manajemen yang saling berkerja sama
dalam mengatur, menyatukan dan menyelaraskan sebuah kegiatan usaha,
sehingga tercapainya kesatuan tindakan dalam pencapain tujuan bersama. Dalam
melaksanakan koordinasi harus memperhatikan beberapa prinsip diantaranya
empat prinsip yang diajukan Mary Follet dan beberapa pakar lainnya. Selain itu
terdapat tipe, teknis, dan metode yang menunjang terjadinya koordinasi efektif.
17
BAB III
STRUKTUR, PROSES, DAN MEKANISME KOORDINASI
3.1 Struktur Koordinasi
Koordinasi terdiri dari susunan struktur, diantaranya:
1. Departementasi (Departementation)
Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan
yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana
kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi. Macam bentuk
departementasi yaitu :
a. Departementasi Fungsional
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk
membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang
paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Kelebihan :
1) Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi
utama.
2) Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
3) Memusatkan keahlian organisasi
18
4) Memungkinkan pengawasan manajemen puncak terhadap fungsi yang
ada dalam organisasi.
Kelemahan:
1) Menciptakan konflik antar fungsi
2) Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
3) Umpan balik yang lambat
4) Memusatkan pada kepentingan tugasnya
5) Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.
b. Departemen Divisional
Dengan membagi divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan
proses, dan tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan
produknya sendiri.
1) Struktur organisasi divisional atas dasar produk.
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang
berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan
metode pemasaran sangat berbeda.
2) Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat operasi berlokasi atau
menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah
bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
3) Struktur organisasi divisional atas dasar langganan
19
Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk,
terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.
2. Sentralisasi dan Desentralisasi
Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat
keputusan dan kebijakan kepada orang-orang yang berada pada level bawah
dalam suatu organisasi. Pada saat sekarang ini banyak organisasi yang
memilih menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki dan
meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.
Sentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan
dan kebijakan kepada orang-orang yang berada pada level paling atas (pusat)
ormalosasi
3. Formalisasi atau Standarisari
Standarisasi merupakan penentuan ukuran yang harus diikuti dalam
memproduksikan sesuatu, sedang pembuatan banyaknya macam ukuran
barang yang akan diproduksikan merupakan usaha simplifikasi. Formalisasi
menunjukkan tingginya standardisasi atau pembakuan tugas-tugas maupun
jabatan dalam suatu organisasi. Semakin tinggi derajat formalisasi maka
semakin teratur perilaku bawahan dalam suatu organisasi.
Formalisasi bisa dicapai melalui pengaturan yang bersifat on the job
dimana organisasi akan menggunakan lebih banyak peraturan maupun
prosedur untuk mengatur kegiatan karyawan. Akan tetapi, formalisasi juga
20
bisa dicapai apabila latihan maupun pendidikan dilakukan di luar organisasi
(off the job), yaitu sebelum seseorang menjadi anggota organisasi.
4. Supervisi
Supervisi mencakup pengarahan usaha asisten dalam mencapai tujuan
audit danpenentuan apakah tujuan tersebut tercapai. Unsur supervisi adalah
memberikan instruksi kepada asisten, tetap menjaga penyampaian informasi
masalah-masalah penting yang dijumpai dalam audit, mereview pekerjaan
yang dilaksanakan, dan menyelesaikan perbedaan pendapat di antara staf audit
kantor akuntan.
Luasnya supervisi memadai dalam suatu keadaan tergantung atas banyak
faktor, termasuk kompleksitas masalah dan kualifikasi orang yang
melaksanakan audit. Pengangkatan seorang koordinator atau seorang supervisi
pada hakikatnya untuk lebih membangkitkan (menggugah) suasana koordinasi
yang lebih baik.
5. Komunikasi formal dan informal
Komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi / perusahaan yang
tata caranya telah diatur dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja
perusahaan, konferensi, seminar, dan sebagainya. Komunikasi yang terjadi
didalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam
struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yangmungkin tidak
berpengaruh terhadap kepentingan organisasi atau perusahaan, misalnya kabar
burung, desas-desus, dan sebagainya.
6. Kerja sama
21
Kerja sama adalah proses beregu (berkelompok) di mana anggota-
anggotanya mendukung dan saling mengandalkan untuk mencapai suatu hasil
mufakat. Ruang kelas suatu tempat yang sangat baik untuk membangun
kemampuan kelompok (tim), yang dibutuhkan kemudian di dalam kehidupan.
7. Penyesuaian timbal balik (mutual adjustment)
Penyesuaian timbal balik adalah pencapaian koordinasi oleh proses
sederhana komunikasi informal (seperti antara dua karyawan operasi)
3.2 Proses Koordinasi
Proses Koordinasi meliputi:
1. Komunikasi
Komunikasi adalah salah satu alat yang paling efektif dalam koordinasi.
Hal ini membantu koordinasi dengan transmisi kebijakan, aturan, prosedur,
metode, petunjuk, dan perintah seluruh organisasi. Ini memang koordinator
kuat karena sifat impersonal mereka. Pengetahuan dan pemahaman sangat
penting untuk koordinasi yang efektif. kedua, komunikasi menyediakan
umpan balik mengenai koordinasi sebenarnya terjadi di berbagai tingkatan.
Feed back ini kembali membantu dalam menemukan area masalah koordinasi
dan mengambil tindakan korektif. Akhirnya bertindak sebagai mekanisme
pengumpulan kecerdasan, mencari informasi tentang masalah untuk
koordinasi, dan menemukan unsur yang perlu diperkuat.
2. Integrasi
Integrasi adalah suatu usaha untuk menyatukan tindakan-tindakan
berbagai badan, instansi, unit, sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran
22
dan kesatuan tindakan yang terarah pada suatu sasaran yang telah ditentukan
dan disepakati bersama.
3. Sinkronisasi
Sinkronisasi adalah suatu usaha untuk menyesuaikan, menyelasarkan
kegiatan-kegiatan, tindakan-tindakan, unit-unit, sehingga diperoleh keserasian
dalam pelaksanaan tugas atau kerja.
4. Simplifikasi
Simplifikasi merupakan usaha mengurangi banyaknya macam ukuran
barang yang diproduksikan. Dalam artian yang lebih luas lagi simplifikasi
meliputi suatu proses penyederhanaan segala hal yang berhubungan dengan
produksi. Dengan demikian maka artinya erat sekali hubungannya dengan
standarisasi. Standardisasi merupakan penentuan ukuran yang harus diikuti
dalam memproduksikan sesuatu, sedang pembuatan banyaknya macam ukuran
barang yang akan diproduksikan merupakan usaha simplifikasi.
Akibat simplifikasi pada produk ialah memudahkan pembuatan barang-
barang yang terbatas macamnya, tidak akan lagi terdapat kerumitan
pengaturan seperti halnya apabila diproduksikan berbagai ragam barang.
Dengan simplifikasi, maka akan diproduksikan barang-barang yang
macamnya paling dikehendaki oleh konsumen, sehingga kerugian dari barang
yang jarang diminta konsumen dapat dihindarkan.
Simplifikasi dimaksudkan adalah bahwa perumusan organisasi yang ada
harus mampu dijabarkan secara sederhana, mudah dipahami oleh masing-
23
masing unit organisasi. Masing-masing unit akan mengkoordinasikan tentang
tugas dan pelaksanaanya kepada masing-masing bagian yang ada.
5. Monitoring dan evaluasi
Monitoring meliputi kegiatan untuk mengamati /meninjau kembali/
mempelajari serta mengawasi secara berkesinambungan atau berkala terhadap
pelaksanaan program/ kegiatan yang sedang berjalan. Kegiatan monitoring
dilakukan untuk menemukenali permasalahan, mencari alternatif pemecahan
dan menyarankan langkah-langkah penyelesaian sebagai koreksi dini agar
pelaksanaan kegiatan berjalan secara efisien, efektif dan tepat waktu.
Evaluasi adalah usaha untuk mengukur dan memberi nilai secara obyektif
atas pencapaian hasil-hasil pelaksanaan program/kegiatan yang telah
direncanakan.
6. Pemrograman
Pemograman adalah sebuah proses menulis, menguji, dan memperbaiki
dan membangun sebuah program yang menghasilkan sebuah implementasi.
Pemograman juga merupakan sebuah seni, ilmu, dan teknik yang
dikombinasikan agar dapat menciptakan program yang efisien baik dari sisi
waktu berjalan (Running Time) atau memori.
3.3 Mekanisme Koordinasi
Setiap unit dalam organisasi saling berhubungan dan bergantung dengan unit
lain sehingga diperlukan suatu mekanisme untuk mengatur mereka secara
spesifik. Mekanisme koordinasi merupakan suatu aktivitas manajerial yang
dirancang untuk mengintegrasikan upaya setiap unit kerja sehingga koordinasi
24
dapat berlangsung. Mekanisme yang diterapkan dapat berbeda – beda antar
organisasi sesuai dengan kebutuhan, sehingga ada beerbagai macam mekanisme
koordinasi yang diungkapkan oleh pakar.
Salah satu mekanisme pengkoordinasian dasar yang diungkapkan oleh Jay R
Galbraith (1974) adalah:
1. Hierarki manajerial
. Secara hierarki manajerial, setiap pekerja harus bertanggung jawab
kepada first line manager atau supervisor yang mengkoordinasi kinerja
mereka. Setiap supervisor harus melapor kepada manager yang bertanggung
jawab untuk mengkoordinasi kinerja dua orang atau lebih supervisor.
Selanjutnya setiap manager bertanggung jawab kepada manajer yang
diatasnya. Hierarki ini terus berlanjut sampai ke tingkat teratas organisasi.
Adanya Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal,
hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan
integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan
yang tepat .
2. Aturan dan prosedur
Keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian
rutin, sehingga dapat juga menjadi cara yang efisien untuk koordinasi dan
pengawasan rutin. Ketika peraturan dan prosedur dipahami oleh semua
depertemen dalam organisasi dan diterapkan oleh pegawai secara teratur maka
kebutuhan untuk berkomunikasi dengan manajer dapat dikurangi
frekuensinya. Hal ini memungkinkan pegawai untuk bertindak lebih cepat dan
25
mengurangi pemborosan waktu untuk menunggu respon dari atasan tentang
kegiatan mereka.
3. Penetapan rencana dan tujuan
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui
pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Hal ini
diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh
informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-
satuan oraganisasi. Ketika tujuan telah ditetapkan maka lebih mudah untuk
membagi kewenangan untuk diimplementasikan kepada unit dibawahnya.
Tujuan dan perencanaan sangat membantu koordinasi, sehingga anggota
organisasi harus merumuskan tujuan dan perencanaan dengan baik.
Sedangkan Henry Mintzberg (1979) juga mengungkapkan macam
mekanisme koordinasi lainnya, yaitu:
1. Direct supervision
Mekanisme supervisi langsung dengan cara memberikan tanggung jawab
kepada seseorang untuk memberikan perintah dan mengawasi kinerja orang
lain. Misalnya, first line manager yang bertanggung jawab untuk
mengkoordinasi aktivitas kerja bawahannya secara langsung. Apabila suatu
organisasi merupakan organisasi yang besar, seorang supervisor atau manajer
tidak dapat mengatasi keseluruhan anggota, sehingga harus ada multiple
leader. Dalam hal ini harus ada hierarki manajerial yang mengatur alur
koordinasi di dalam manajemen.
2. Mutual Adjustmen
26
Mekanisme koordinasi mutual adjustmen atau saling penyesuaian ini
berdasarkan proses sederhana dan melalui komunikasi informal. Mekanisme
ini biasanya diterapkan pada organisasi kecil yang mempunyai anggota
sedikit. Namun dalam prosesnya terkadang juga diperlukan komunikasi dalam
bentuk formal termasuk dalam simbol, sinyal, atau bentuk komunikasi lain
yang memungkinkan transfer informasi, misalnya perubahan rencana atau
aktivitas, dengan cepat dan jelas.
3. Standardization
Standarisasi merupakan mekanisme untuk mencapai koordinasi dengan
cara menetapkan batasan atau standar bagi setiap orang dalam melakukan
sesuatu. Salah satu cara standarisasi misalnya dengan menetapkan SOP
(Standard Operating Procedure). SOP adalah cara untuk melakukan sesuatu
tugas yang didefinisikan dan dimengerti oleh semua yang berpartisipasi atau
dipengaruhi hal tersebut.
Standarisasi terbagi menjadi tiga area, yaitu standarisasi proses kerja,
standarisasi kemampuan pekerja, dan standarisasi output. Adanya SOP pada
suatu perusahaan merupakan salah satu penerapan dari standarisasi proses
kerja. Dengan adanya SOP setiap orang mengerti tentang tugas masing –
masing dan apa yang harus dilakukan sehingga proses kerja dapat terlaksana
dan mencapai hasil sesuai yang diharapkan.
Standarisasi kemampuan pekerja dapat dicapai melalui seleksi karyawan
dan pelatihan. Hal ini dimaksudkan untuk menyamakan tingkat variasi
kemampuan pekerja, karena variasi yang tinggi dapat menyulitkan koordinasi
27
aktivitas mereka. Salah satu contoh penerapannya adalah ketika dokter bedah
bertemu dengan ahli anestesi pertama kali dalam ruang operasi, mereka tidak
punya kesulitan dalam bekerja sama karena mereka tahu yang harus dilakukan
dan apa yang diharapkan oleh partner kerja mereka.
Standarisasi output diterapkan ketika salah satu unit harus bekerja dengan
hasil kerja dari unit lain. Standarisasi output adalah memberikan spesifikasi
yang jelas terhadap produk atau kinerja yang dihasilkan. Contoh
penerapannya pada perusahaan handphone, walaupun ada berbagai model
handphone namun harus ada spesifikasi yang jelas mengenai device-nya.
Charger, LCD, keypad, harus sesuai dengan spesifikasi sehingga produk yang
dihasilkan mempunyai kualitas yang sama.
Ketiga mekanisme tersebut diaplikasikan dalam model desain organisasi
Mintzberg yang terdiri dari 5 konfigurasi struktural, yaitu strategic apex, middle
line, operating core, support staff, dan technostructure. Mintzberg menggunakan
komponen dan mekanisme koordinasi dalam mendefiniskan lima struktur,
diantaranya:
1. Simple structure
Merupakan organisasi dengan susunan struktur yang sederhana,
mekanisme koordinasi yang paling tepat adalah supervisi langsung dari top
manager (strategic apex).
2. Machine Bureucracy
28
Merupakan organisasi besar dengan mengedepankan proses kerja
sehingga mekanisme yang diterapkan adalah standarisasi proses kerja oleh
oleh bagian technostrucuture.
3. Professional Bureucracy
Merupakan organisasi yang menyediakan product berupa jasa sehingga
mekanisme koordinasi yang diterapkana adalah standarisasi kemampuan yang
kewenangannya berada pada operating core.
4. Divisionalized form
Organisasi yang didalamnya terbagi menjadi beberapa divisi sehingga
mekanisme koordinasi yang diterapkan adalah standaridisation of output.
Pelaksanaan koordinasi dengan model seperti ini menjadi tanggung jawab
manajer lini tengah.
5. Adhocracy
Adhokrasi mempunyai struktur yang tinggi dengan formalisasi kecil serta
menekankan pada fleksibilitas. Adhokrasi menerapkan mutual adjusment
sebagai mekanisme koordinasi antara tim dalam proyek mereka.
Nama Mekanisme Koordinasi Bagian kunci
Simple structure Direct Supervision Strategic Apex
Machine bureucracy Standarisasi proses
kerja
Technostructure
Proffesional
bureucracy
Standarisasi
ketrampilan
Operating core
Divisionalized form Standarisasi hasil Middle line
Adhocracy Mutual Adjusment Support staff
29
Tabel 2. Lima Konfigurasi Struktural dalam Organisasi menurut
Mintzberg
BAB IV
CONCLUSION
Organization, in which divided to be several units shall has a correlation and
dependency among of them. Besides, dividing and specializing may cause some of
obstruction and high level of dependency. The extant of these obstruction factors and
also the dependency factors causing the need of coordination to integrate the perform
of all of units. The functions of coordination is to make an effort of its structure and
facilitate transaction among the dependent units. The function of coordination itself,
is to make an effort that all of unit become net, and minimalize the disorder thus the
organisation golas may be achieved.
Coordination is function of management which works together in managing,
uniting and coordinating in an effort, thus will achieve the mutual goals. Doing
coordination shall concern to several of principles, including 4 of principles offered
by Mary Follet and the others. Besides, there are several of types, technics, and
methods supporting an effective coordination.
Structure of coordination includes deparmentalization, centralization or
decentralization, formalization or standarization, supervision, formal-informal
30
communication, corporationship and reciprocal adaptation. Coordination process
includes communication, integration, synchronization, simplyfication, monitoring the
evaluation and the programming. Mechanism of coordination includes direct
supervision, reciprocal adaptation and standardization.
DAFTAR PUSTAKA
Barney, Jay B & Griffin, Ricky W 1978, The Management of Organization,
Houghton Mifflin Company, USA.
Reitz, H Joseph & Jewell, Linda N 1985, Managing, USA, Scott Foresman and
Company, USA.
Stoner, James A.F 1982, Management second edition, Prentice Hall, New Jersey.
Proven Models Five Configurations Henry Mintzberg, 2005, Viewed 22 Oktober 2011.< http://www.provenmodels.com/17/six-coordination-mechanisms/henry-mintzberg/>
Melin, Ulf & Axelsson, Karin, Linkoping University, Understanding Organizational Coordination And Information Systems – Mintzberg’s Coordination Mechanisms Revisited And Evaluated.
31