Maxto Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A

Ul. Reduta 5

31-421 Kraków

Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy usług w ramach Poddziałania 2.3.2 POIR

Działania 2.3 „Proinnowacyjne usługi dla przedsiębiorstw"

Poddziałania 2.3.2 „Bony na innowacje dla MŚP"

w ramach II osi priorytetowej:

„Wsparcie otoczenia i potencjału przedsiębiorstw do prowadzenia działalności B+R+I"

Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014 - 2020

1. Charakterystyka Zamawiającego

Firma Maxto od 2003 roku funkcjonuje w obszarze kompleksowej realizacji systemów teletechnicznych i teleinformatycznych. Zajmuje się analizą, projektowaniem, dystrybucją, instalacją oraz integracją rozwiązań. Swoją ofertę kieruje zarówno do administracji publicznej jak i sektora prywatnego. Działalność firmy koncentruje się na trzech kluczowych obszarach: Teletechnika -

systemy bezpieczeństwa i technologie inteligentnego budynku, Teleinformatyka - infrastruktura teleinformatyczna oraz Systemy komunikacji elektronicznej i multimedialnej.

2. Przedmiot zapytania ofertowego

Przedmiotem zapytania ofertowego jest zakup od wykonawcy, usługi polegającej na opracowaniu znacząco ulepszonego produktu Zamawiającego poprzez rozbudowę systemu o nowe innowacyjne moduły.

3. Opis posiadanego systemu

W obszarze dostarczania systemów informatycznych najważniejszym produktem Maxto jest system Elektronicznego Obiegu Dokumentów SmartDoc. System SmartDoc został stworzony w 2010 roku i od tego czasu jest rozwijany i wdrażany u kolejnych Klientów. System jest dedykowany dla podmiotów administracji publicznej w Polsce. Jak dotąd został wdrożony lub jest wdrażany w ok. 170 sądach oraz 130 jednostkach samorządu terytorialnego w całej Polsce.

System SmartDoc pozwala na kompleksową obsługę dokumentów oraz spraw realizowanych przez instytucję. Oto najważniejsze czynności, które wspiera:

digitalizacja i rejestrowanie dokumentów przychodzących, rejestracja dokumentów powstających wewnątrz instytucji, przekazywanie dokumentów pomiędzy instytucjami, komórkami organizacyjnymi

i pracownikami, zatwierdzanie oraz podpisywanie dokumentów przy użyciu podpisu elektronicznego, obsługa wysyłki dokumentów w wersji papierowej, faksem i w wersji elektronicznej, komunikacja z interesantem za pośrednictwem platformy ePUAP, monitorowanie obsługi dokumentów i spraw w instytucji, wielowymiarowe wyszukiwanie dokumentów, obsługa kalendarzy, notatek, zastępstw i inne.

Ponadto system SmartDoc posiada szereg możliwości konfiguracji swojego działania według indywidualnych potrzeb Klienta, jak np.:

definiowanie uprawnień pracowników ze względu na zakres wykonywanych obowiązków, definiowanie własnych rejestrów i raportów, dynamiczne definiowanie struktury organizacyjnej, projektowanie ścieżek obsługi dokumentów przy pomocy graficznego edytora procesów

zarządzania dokumentami, możliwość integracji z innymi instancjami systemu SmartDoc jak i z systemami

dziedzinowymi.

Do najistotniejszych korzyści z wykorzystania systemu SmartDoc należą:

oszczędność czasu pracy poświęcanego na realizację zadań obejmujących obsługę dokumentów,

możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów, obniżenie kosztów przesyłania dokumentów, obniżenie liczby omyłek przy obsłudze spraw, łatwiejsze zarządzanie i monitorowanie poszczególnych zadań realizowanych w instytucji.

System jest zgodny z wymaganiami prawnymi dla systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami, w szczególności z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) oraz z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz.U. z 2012 r. poz. 250). System posiada architekturę trójwarstwową i jest obsługiwany przez użytkownika z poziomu przeglądarki internetowej zarówno na komputerach jak i na urządzeniach mobilnych.

Podmioty sektora administracji publicznej chcąc podnosić poziom obsługi interesanta oraz zwiększać efektywność realizacji wykonywanych zadań decydują się na coraz większe wykorzystanie systemów informatycznych w swojej działalności. Wymaga to ciągłego doskonalenia tych systemów i wrażania w nich innowacyjnych rozwiązań powalających na realizację wyżej wymienionych celów. W przypadku systemu SmartDoc jego rozwój jest planowany w takich obszarach jak: automatyzacja komunikacji pomiędzy instytucją a interesantem, rozszerzenie możliwości definiowania ścieżek przepływu dokumentów dla różnych rodzajów spraw i udoskonalenia funkcjonalności związanych z archiwum.

Najistotniejszym spośród wyżej wymienionych obszarów jest automatyzacja komunikacji pomiędzy instytucją a interesantem poprzez umożliwienie transakcyjnej wymiany dokumentów za pośrednictwem witryny internetowej. Pozwoliłaby ona na w pełni elektroniczną obsługę sprawy – od momentu pierwszego kontaktu pomiędzy interesantem a instytucją po wysłanie ostatniego dokumentu zamykającego sprawę. Dzięki temu czas realizacji spraw ulegnie dalszemu skróceniu, co zwiększy satysfakcję interesanta oraz spadną koszty realizacji tych spraw (nakład pracy oraz koszty druku i wysyłki korespondencji papierowej).

4. Opis przedmiotu zamówienia

CPV: 48.51.70.00-5 (Pakiety oprogramowania informatycznego).

Celem rozbudowy EZD o Cyfrowy Urząd jest umożliwienie załatwiania spraw w urzędach administracji publicznej drogą elektroniczną poprzez Internet. Klient może złożyć pismo, wniosek, podanie, itd. w formie Dokumentu Elektronicznego oraz otrzymać zwrotnie decyzję, zaświadczenie, wezwanie zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi doręczeń.

W zakres rozbudowy EZD o system Centralnego Urzędu wchodzą następujące moduły.

Nr modułu Nazwa modułu Opis modułu

1 Serwer usług Serwer przechowujący informacje dotyczące opisu usług publicznych w formie standardowej stosowanej w BIP i na ePUAP oraz rozszerzonej tj. ułatwiającej wyszukanie oraz korzystanie z usług dla Klienta. Powinien być wyposażony w narzędzia przypisywania procesu Workflow zdefiniowanego w EZD (np. dla kategorii JRWA doręczanego dokumentu elektronicznego) do opisu

usługi oraz wzoru Dokumentu Elektronicznego.

2 Aplikacja zarządzania usługami Aplikacja do obsługi katalogu usług świadczonych przez Serwer usług.

3 Serwer interesantów Serwer realizujący funkcjonalności dostępne po uwierzytelnieniu Klienta, udostępniający usługi, spersonalizowaną przestrzeń Klienta. Powinien umożliwiać:

1. Synchronizację tożsamości Klienta z:a. kontem Klienta założonym na platformie

ePUAP,

b. bazą danych Klientów (słownikiem Klientów) funkcjonującą w powiązanym EZD poszczególnych Jednostek,

2. Przesyłanie informacji do Klienta od Jednostek,3. Dostęp Klienta do pełnych danych jego spraw:

przesyłek, dokumentów i załączników, możliwość zapoznania się z nimi, niezależnie od formy złożenia ww. dokumentów (papierowe/elektroniczne) oraz miejsca wniesienia (w dowolnej Jednostce),

4. Umówienie się na wizytę w komórce organizacyjnej prowadzącej sprawę.

4 Serwer identyfikacji

Moduł weryfikujący podpisy elektronicznych Dokumentów Elektronicznych i załączników do Dokumentów Elektronicznych świadczący usługi dla pozostałych modułów. Musi weryfikować również podpisy elektroniczne złożone certyfikatem przechowywanym w ESP Jednostek i profilem ePUAP.

5 Serwer WEB6 Aplikacja zarządzanie treścią Aplikacja służąca do zarządzania treścią Serwera WEB

oraz generowania treści dla BIP oraz Portali Jednostek.

7 Serwer formularzy

Moduł mający za zadanie wspomaganie rejestracji tworzonych wzorów Dokumentów Elektronicznych dla wzorów dokumentów zarejestrowanych w Centralnym Repozytorium Formularzy oraz zarządzanie powiązaniami wzorów Dokumentów Elektronicznych z opisami usług świadczonych przez Serwer usług.

8 Aplikacja edytora formularzy Graficzne środowisko do tworzenia i testowania wzorów Dokumentów Elektronicznych oraz Formularzy

Elektronicznych stanowiących graficzne interfejsy Użytkowników służące do przygotowania i wygenerowania Dokumentów Elektronicznych zgodnych z odpowiadającymi im wzorami.

9 Prezentacja treści

Serwis udostępniający przetworzone treści z systemów dziedzinowych w sposób zgodny ze sposobem prezentacji reszty usług Urzędu. Treści z systemów dziedzinowych powinny być rozszerzeniem usług świadczonych przez Serwer usług.

10 Transfer danych dziedzinowych Serwis ETL służący do importu i przetwarzania na format

wewnętrzny Urzędu treści zawartych w danych systemach dziedzinowych Jednostek.

Na poniższym rysunku zaprezentowano planowaną ogólną architekturę Cyfrowego Urzędu wraz z połączeniem z systemem EZD.

EZD

Cyfrowy urząd

ePUAP

Systemy dziedzinoweTransfer danych dziedzinowych

Centrum certyfikacji

5. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia, że oferowane dostawy odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego (jako załączniki do oferty):

W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy spełniają wymagania określone przez zamawiającego, wykonawca jest zobowiązany dołączyć do oferty Opis proponowanego rozwiązania, zawierający przynajmniej następujące informacje:

1. Architektura rozwiązania na poziomie biznesowym.

W ramach rozdziału należy zaproponować i przedstawić ogólną koncepcję rozwiązania z uwzględnieniem wzajemnych relacji pomiędzy jego elementami. W szczególności należy uwzględnić:

• opis funkcjonalności elementów,

• graficzny model relacji pomiędzy elementami,

• główne ograniczenia.

2. Ogólna Architektura oferowanego rozwiązania

W ramach rozdziału należy zaproponować i przedstawić poszczególne moduły rozwiązania oraz zależności pomiędzy nimi jako projekt architektury i model komponentowy

3. Stosowana organizacja przedsięwzięcia.

W ramach rozdziału należy zaproponować i przedstawić:

• strukturę organizacyjną projektu,

• zadania Wykonawcy oraz Zamawiającego na poszczególnych etapach Projektu wraz z oszacowaniem nakładów pracy pracowników Zamawiającego,

• oczekiwania Wykonawcy względem Zamawiającego.

4. Fazy prowadzania projektu.

W ramach rozdziału należy zaproponować i przedstawić:

• harmonogramu realizacji Projektu (sporządzony w formie wykresu Gantta oraz tabeli),

• kamienie milowe projektu,

• przydział zasobów ludzkich Wykonawcy (na poziomie członka zespołu projektowego) do realizacji poszczególnych zadań,

5. Stosowana metodyka prowadzenia wdrożenia.

W ramach rozdziału należy zaproponować metodykę prowadzenia wdrożenia oraz przedstawić:

• zarządzanie jakością;

• zarządzanie ryzykiem;

• zarządzanie zmianą;

• zarządzanie komunikacją;

• zarządzanie konfiguracją.

Opis proponowanego rozwiązania nie może zajmować objętościowo więcej niż 30 stron formatu A4.

6. Terminy związane z zapytaniem ofertowych

Zdarzenie DataOstateczny termin składania ofert 23.12.2015 godz. 10.00Termin oceny ofert 28.12.2015Ostateczny termin realizacji 01.06.2017

Ofertę należy przesłać pocztą na adres e-mali osoby upoważnionej do kontaktu lub dostarczyć do siedziby Zamawiającego

7. Osoba do kontaktu

Anna Krasowska

Tel: +48 513 448 617

Fax: +48 12 378 39 07

e-mail: akrasowska@maxto.pl

8. Kryteria oceny oraz sposób oceny ofert

1. Kryteria oceny ofert stanowią:

a) 50% - Cena (KC),

Kryterium ceny będzie stanowiło 50% oceny oferty. Punkty liczone będą zgodnie ze wzorem: najniższa cena oferowana brutto (spośród ofert nie odrzuconych)

KC

= -------------------------------------------------------------- x 50

cena oferty badanej

b) 40% - Opis proponowanego rozwiązania (KW

)

Wykonawca wraz z ofertą składa opis proponowanego rozwiązania - zawierający przynajmniej informacje, o których mowa w Rozdziale 5 Zapytania ofertowego. Komisja przetargowa (z wyłączeniem sekretarza i zastępcy sekretarza) dokona oceny zaproponowanego przez Wykonawcę rozwiązania. W ramach tego kryterium Wykonawca może otrzymać łącznie 40pkt (40%).

Liczba punktów przyznana ocenianej ofercie w ramach tego kryterium zostanie przyznana według wzoru:

ilość punktów uzyskanych przez badaną ofertę K

W = --------------------------------------------------------------------------------------------------- x 40

maksymalna ilość uzyskanych punktów spośród ofert niepodlegających odrzuceniu

gdzie: Ppi - ilość punktów uzyskanych przez badaną ofertę

Pmax - maksymalna ilość uzyskanych punktów spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. K

W= PK1 + PK2 + PK3 + PK4 + PK5

Podkryterium PK1 – Architektura rozwiązania na poziomie biznesowym W ramach tego podkryterium Wykonawca może otrzymać następujące punkty: Liczba punktów przyznana ocenianej ofercie w ramach tego podkryterium zostanie przyznana według następującej skali przyznawania punktów: • 0 punktów – brak opisu lub opis ogólny, niekompletny, świadczący o braku znajomości danego tematu, • 2 punkty – opis ogólny, ale poruszający kluczowe zagadnienia dla danego tematu,

• 4 punkty – opis szczegółowy, poruszający wszystkie zagadnienia dla danego tematu, • 8 punktów – opis pogłębiony, poruszający wszystkie zagadnienia, świadczący o dociekliwości i dogłębnej merytorycznej i analitycznej znajomości danego tematu. Podkryterium PK2 – Ogólna Architektura oferowanego rozwiązania W ramach tego podkryterium Wykonawca może otrzymać następujące punkty: Liczba punktów przyznana ocenianej ofercie w ramach tego podkryterium zostanie przyznana według następującej skali przyznawania punktów: • 0 punktów – brak opisu lub opis ogólny, niekompletny, świadczący o braku znajomości danego tematu, • 2 punkty – opis ogólny, ale poruszający kluczowe zagadnienia dla danego tematu,

• 4 punkty – opis szczegółowy, poruszający wszystkie zagadnienia dla danego tematu, • 8 punktów – opis pogłębiony, poruszający wszystkie zagadnienia, świadczący o dociekliwości i dogłębnej merytorycznej i analitycznej znajomości danego tematu. Podkryterium PK3 – Stosowana organizacja przedsięwzięcia W ramach tego podkryterium Wykonawca może otrzymać następujące punkty: Liczba punktów przyznana ocenianej ofercie w ramach tego podkryterium zostanie przyznana według następującej skali przyznawania punktów: • Uwzględnienie opisu zadań Wykonawcy oraz Zamawiającego na poszczególnych etapach projektu, ze szczególnym uwzględnieniem zaangażowania pracowników Zamawiającego - 0 do 5 pkt.

• Uwzględnienie zakresu obowiązków i kompetencji poszczególnych osób zaangażowanych w Projekcie po stronie Wykonawcy - 0 do 3 pkt. Podkryterium PK4 – Fazy prowadzenia projektu W ramach tego podkryterium Wykonawca może otrzymać następujące punkty: Liczba punktów przyznana ocenianej ofercie w ramach tego podkryterium zostanie przyznana według następującej skali przyznawania punktów: • Adekwatność zaproponowanego harmonogramu realizacji Zamówienia w stosunku do przedstawionej przez Wykonawcę koncepcji realizacji Projektu - 0 do 8 pkt. Podkryterium PK5 – Stosowana metodyka prowadzenia wdrożenia W ramach tego podkryterium Wykonawca może otrzymać następujące punkty:

Liczba punktów przyznana ocenianej ofercie w ramach tego podkryterium zostanie przyznana według następującej skali przyznawania punktów: • Adekwatność zaproponowanej metodyki prowadzenia wdrożenia w danym obszarze do charakterystyki i złożoności Projektu - 0 do 3 pkt. • Zaproponowanie zidentyfikowanej listy ryzyk o największym prawdopodobieństwie zmaterializowania wraz z podaniem rekomendowanego sposobu reakcji na dane ryzyko - 0 do 3 pkt. • Zgodność zaproponowanej metodyki prowadzenia wdrożenia z PRINCE2 - 0 do 2 pkt.

c) 10% - termin realizacji przedmiotu zamówienia (KR)

Czas realizacji Kr – liczba punktów18 miesięcy 0 pkt

6 – 17 miesięcy 5 pktPoniżej 6 miesięcy 10 pkt

2. Oceny będą zaokrąglane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

3. Ogólna ocena danej oferty zostanie obliczona wg następującego wzoru: W=KC+KW+KR.

4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą łączną liczbę punktów w ww. kryteriach.

5. Badania i oceny ofert dokona Komisja Przetargowa powołana przez Zamawiającego w oparciu o wymagania postawione w zapytaniu ofertowym

9. Dodatkowe informacje I wymagania

1. Oferta powinna zostać złożona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego lub w postaci samodzielnie przygotowanego dokumentu zawierającego co najmniej:a. nazwę i adres oferenta,b. wartość oferty (netto)c. termin ważności oferty,

d. termin realizacjie. warunki płatności,f. datę sporządzenia,

2. Oferta powinna być opatrzona pieczątką firmową oraz powinna być podpisana przez oferenta

3. Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę.4. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że

uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.

5. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu.

6. Ofertę Wykonawcy wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą.7. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język

polski potwierdzonym przez Wykonawcę.8. Oferty wariantowe będą odrzucane.9. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.10. Oferty złożone po terminie lub nieodpowiadające wymogom formalnym nie zostaną

rozpatrzone.11. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 §1 k.c.

12. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego.

13. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie Oferent zawarł w swej ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami.

14. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji.

15. Po zakończeniu postępowania Zamawiający zawiadomi Wykonawcę z najkorzystniejszą ofertą o terminie i miejscu podpisania umowy.

16. Jeżeli Oferent nie zaznaczy inaczej, pozostaje związany złożoną ofertą przez 180 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się w dniu otwarcia ofert.

17. Załącznikiem do zapytania ofertowego jest formularz ofertowy

Dane Oferenta:

(pieczęć oferenta)

Podejmujemy się realizacji usługi będącej przedmiotem zapytania ofertowego z dnia 7 grudnia 2015 r., zgodnie z wiedzą techniczną, obowiązującymi przepisami oraz normami i należytą starannością.

Niniejszym składamy ofertę

Pozycja kosztowa Czasochłonność / liczba sztuk

Cena netto (w PLN)

Wartość netto (w PLN)

Wartość brutto (w PLN)

Jednocześnie oświadczamy, że:1. Zapoznaliśmy się z zakresem planowanych prac.

2. Cena za usługę obejmuje wszystkie czynności wyszczególnione w Ofercie oraz przewidziane

prawem.

3. Termin realizacji…

4. Termin płatności na fakturach -....................dni.

5. Oświadczam, że wycena przedmiotu umowy jest kompletna.

6. Termin ważności oferty -..................dni.

7. Załącznikami do niniejszej oferty są;….

/Nazwisko i stanowisko oraz podpis osoby upoważnionej/