UNIVERSIDAD AUTÓNOMA “BENITO JUÁREZ” DE OAXACA

FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN

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LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

MATERIA: CONTRALORÍA BÁSICA

PROTOCOLO DE INVESTIGACIÓN SOBRE LAS GENERALIDADES DE

LA CONTRALORÍA

ALUMNO: BERENICE GÓMEZ REYES

OAXACA DE JUÁREZ, OAXACA A 24 DE SEPTIEMBRE DE 2009.

GRUPO: 904

AULA: 21 C

CATEDRÁTICO: DR. MARTÍN GAMBOA MEDINA

CONTENIDO

Pág.Datos relevantes de la empresa………………………………………………………………………… 3Metodología……………………………………………………………………………………………………….. 3Tema de investigación……………………………………………………………………………………….. 4Esquema de diagnóstico (FODA)……………………………………………………………………….. 4Mapa conceptual………………………………………………………………………………………………… 5Preguntas de investigación………………………………………………………………………………… 6Objetivo general………………………………………………………………………………………………… 7Objetivos específicos…………………………………………………………………………………………. 7Justificación……………………………………………………………………………………………………….. 7Marco de referenciaCapítulo 1 Conceptos de contraloría y control interno………………………………………. 8Capítulo 2 Objetivos del control interno…………………………………………………………… 9Capítulo 3 Importancia del control interno……………………………………………………….. 10Capítulo 4 Ubicación del contralor dentro del organigrama de una entidad…….. 12Capítulo 5 Funciones y responsabilidades del contralor y la contraloría…………… 12Hipótesis…………………………………………………………………………………………………………….. 13Introducción……………………………………………………………………………………………………….. 14Desarrollo del tema……………………………………………………………………………………………. 15Conclusiones………………………………………………………………………………………………………. 17Fuentes de información 18Bibliografía………………………………………………………………………………………………………….. 18Legislación………………………………………………………………………………………………………….. 19Entrevista……………………………………………………………………………………………………………. 19

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DATOS RELEVANTES DE LA EMPRESA

De acuerdo a la ley de caminos y aeropistas de Oaxaca, en su articulo uno,

que tiene por objeto constituir un organismo publico descentralizado,

denominado Caminos y Aeropistas de Oaxaca, con personalidad jurídica y

patrimonio propio.

METODOLOGÍA

Las fuentes de información para el desarrollo de la presente investigación se

deben a la utilización de la técnica documental y de campo.

En la primera se obtuvo información bibliográfica con el objetivo de construir el

marco de referencia conceptual y empírico relacionado con el objeto de

estudio.

En la segunda se realizo una entrevista, al personal que labora en la entidad,

en el departamento de contraloría, quien cuenta con los conocimientos que han

adquirido por su experiencia en dicho lugar, todo esto nos permite obtener

respuestas a los objetivos e hipótesis planteada.

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TEMA 1: GENERALIDADES DE LA CONTRALORÍA

(APLICADO AL DEPARTAMENTO DE CONTRALORÍA)

ESQUEMA DE DIAGNÓSTICO (FODA)

FORTALEZAS: OPORTUNIDADES:

1.- Contar con apoyos del gobierno

para poder llevar a cabo los proyectos

de infraestructura.

2.- Tener convenio con otras

entidades de gobierno, que les

ayudan a realizar sus proyectos.

3.- Contar con el departamento de

contraloría

4.- Tener apoyo de la secretaria de la

contraloría.

1.- Poder tener acceso a créditos

otorgados por el gobierno.

2.-Formar parte de los proyectos,

presentados por el gobernador del

estado.

3.- Presentar propuestas que ayuden

a mejorar la infraestructura del

estado.

4.- Modernización de las carreteras.

DEBILIDADES: AMENAZAS

1.- Que muchas veces no se cuenta

con el personal capacitado para llevar

a cabo dichos proyectos.

2.-En ocasiones las temporadas

(lluvia), no permiten realizar el trabajo.

1.- No contar con los recursos

necesarios, para la infraestructura.

2.- No dar a conocer a tiempo los

proyectos, que se tiene planeado

implementar.

3.- No hacer los estudios del lugar

con anticipación.

4.- No ser aprobado el proyecto y

presupuestos.

MAPA CONCEPTUAL

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PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN

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GENERALIDADES DE LA CONTRALORÍA

CONTROL INTERNO

CONCEPTO CONTRALOR OBJETIVOS E IMPORTANCIA

IMPOR-TANCIA

UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA

FUNCIONES Y RESPONSABI-LIDADES.

1.- ¿Existe en la empresa, el departamento de contraloría?

2.- ¿Dentro de la carta organizacional se encuentra ubicado el departamento

de contraloría?

3.- ¿Quién desempeña la función del contralor?

4.- ¿Existe un contralor general o por cada departamento?

5.- ¿Cuáles son las funciones y responsabilidades del departamento de

contraloría?

6.- ¿Cuáles son los objetivos del control que usted realiza?

7.- ¿Qué instrumentos emplea para llevar a cabo ese control?

8.- ¿Cada qué tiempo se revisa que el sistema de control se este llevando a

cabo, tal y como fue establecido?

9.- ¿Qué tipos de control utiliza?

10.- ¿Qué tan funcional es el control que se aplica?

OBJETIVO GENERAL

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Conocer la importancia, los objetivos, funciones y responsabilidades que tiene

el control interno en las entidades, tanto públicas como privadas, su ubicación

dentro de la carta organizacional y ver que tan aplicable es en la práctica lo que

los grandes estudiosos han escrito sobre el tema.

OBJETIVOS ESPECIFÍCOS

1.- Identificar la ubicación del contralor, dentro de la carta organizacional de

una entidad.

2.-Conocer las funciones y responsabilidades del contralor en la empresa.

3.- Saber los objetivos que persigue el contralor.

4.- Ubicar los elementos de control básicos, para lograr los objetivos del

contralor.

5.- Concebir la importancia que tiene el contralor en una entidad.

JUSTIFICACIÓN

Con el presente trabajo se pretende conocer que es el control interno, la

importancia que tiene el contralor dentro de la empresa ya sea pública o

privada, las funciones y responsabilidades que tiene el contralor dentro de la

misma y ver que tanto se aplica en la práctica.

MARCO DE REFERENCIA

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CAPÍTULO 1. CONCEPTOS DE CONTRALORÍA Y CONTROL INTERNO

La contraloría es un área de trabajo que tiene dentro de sus objetivos planear,

definir, implementar y, en consecuencia, mantener el sistema de control así

como de si vigilancia, para que reditúe en apoyo a toda la organización, en tal

forma que garantice razonablemente el uso de los recursos materiales,

técnicos y humanos con eficiencia y eficacia, adheriéndose a los lineamientos y

normatividad establecidos.

El control interno es un plan de organización entre la contabilidad funciones de

empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pública,

privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes,

promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política

administrativa.

Haciendo un análisis del concepto de control interno obtenemos que:

1.-Plan de organización: Es decir, el control interno es un programa que precisa

el desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de conducta

entre personas y lugares de trabajo en forma eficiente.

2.-La contabilidad: Que tendrá por objeto registrar técnicamente todas las

operaciones y demás, presentar periódicamente información verídica y

confiable, al efecto se implantará un sistema de registro y de contabilidad

apropiado y práctico que permita registrar, clasificar, resumir y presentar todas

las operaciones que lleve a cabo la empresa.

3.- Funciones de empleados: Distribución en forma debida de las labores que

realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de

revisión.

4.-Procedimientos coordinados: Procedimientos contables, estadísticos, físicos,

administrativos, etc. Armonizadas entre si para la mejor consecución de los

objetivos establecidos por la empresa.

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5.- Empresa pública, privada o mixta: Empresa pública u organismo social

integrado por elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales, etc. Cuyo

objetivo natural es la prestación de servicios a la colectividad.

Los principios del control interno son cinco:

1º Separación de funciones de operación, custodia y registro.

2º Dualidad o plurilateral de personas en cada operación; es decir, en cada

operación de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas.

3º Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que

controlan.

4º El trabajo de empleados será de complemento y no de revisión.

5º La función de registro de operaciones será exclusivo del departamento

de contabilidad.

CAPÍTULO 2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Los objetivos del control interno son:

a) Prevenir fraudes,

b) Descubrir robos y malversaciones,

c) Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y

oportuna,

d) Localizar errores administrativos, contables y financieros,

e) Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás

activos de la empresa,

f) Promover la eficiencia del persona,

g) Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo, etc.

h) Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis, comprobación

(pruebas) y estimación de las cuentas sujetas a auditoria, etc.

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CAPÍTULO 3 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO

Todas las empresas públicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales,

industriales o financieras, deben de contar con instrumentos de control

administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un

catálogo de cuentas eficiente y práctico, deben contar, además, con un sistema

de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes de

los estados financieros.

Luego entonces, un buen sistema de control interno es importante, desde el

punto de vista de la integridad física y numérica de bienes, valores y activos de

la empresa, es decir un sistema eficiente y práctico de control interno, dificulta

la colusión de empleados, fraudes, robos, etc.

Control es el medio a través del cuál se realiza básicamente la medición de

hechos y fenómenos, utilizando recursos tales como:

Personal idóneo, profesional, ético y adecuadamente capacitado y

remunerado.

División de labores.

Asignación de responsabilidades.

Planeación y sistematización, lo que implica el establecimiento de los

siguientes controles mínimos:

Manual de operación

Control presupuestario

Sistemas de evaluación, supervisión, revisión y

aprobación.

Registros y formas administrativo- contables.

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Informes de operación provenientes básicamente de las contabilidades

administrativa y financiera, o sea todo lo concerniente con el sistema de

información y /o comunicación (informática).

Auditoría.

Los elementos de control básicos para cumplir con los objetivos del Contralor,

son:

- Objetivos y planes plasmados concretamente en presupuestos.

- Una organización que proporcione los medios idóneos para cumplir con

los objetivos y planes.

- Sistemas y procedimientos que garanticen su solidez. Un adecuado

sistema de control interno en el que se precisen el porqué, para qué,

quién, dónde, cuándo y cómo.

- Un sistema de supervisión apoyado fundamentalmente en la auditoría,

que actúe como vigilante del cumplimiento y eficacia de los otros

elementos de control.

- Un sistema de evaluación que permita medir el resultado a la luz de los

objetivos, la efectividad de los planes y las circunstancias en que se

desarrolló una operación.

El Contralor para fijar y evaluar metas (compromisos numéricos), están

representados básicamente por: los presupuestos, las contabilidades financiera

y administrativa y el control financiero. El Contralor (por la naturaleza de su

puesto) debe autonombrarse y /o investirse como el segundo coordinador

genérico, como asistente del Director al respecto, independientemente de los

aspectos operativos específicos que tenga que coordinar internamente en su

departamento.

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CAPÍTULO 4 UBICACIÓN DEL CONTRALOR DENTRO DEL ORGANIGRAMA DE UNA ENTIDAD.

Para ubicar al contralor en la organización de una entidad, se presentan dos

organigramas enunciativos de donde derivan los siguientes comentarios:

- En el organigrama debe incluir la teoría de la contabilidad por centros

de responsabilidad.

- Se incluye en el segundo nivel ejecutivo, medio nivel arriba de los otros

gerentes operativos, como una especie de Subdirector, además se sitúa

al centro como el subdirector (o el coordinador general número dos).

- En el organigrama se pretenden definir las responsabilidades del

contralor, especificando los departamentos y puestos que le reportan.

- En el organigrama se muestran a los departamentos que representan a

los controles administrativo, interno, contable y financiero.

-

CAPÍTULO 5 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTRALOR Y LA CONTRALORÍA

1.- El manual de operaciones y las cuatro etapas de su proceso administrativo.

2.- El establecimiento y aplicación de los sistemas administrativos, de control

interno.

La importancia del contralor en las empresas es cada día mayor, ya que esto

se puede observar desde que en la carta organizacional es ubicado en el

segundo nivel ejecutivo.

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FUNCIONES DE LA CONTRALORÍA

HIPÓTESIS

Existen empresas que no cuentan con el departamento de contraloría, no le

dan la importancia que esta merece, muchas veces no se tienen claras las

funciones y responsabilidades que el contralor debe desempeñar dentro de las

entidades, en otras ocasiones no le dan su lugar, dentro de la carta

organizacional.

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CONTRALORÍAAdministración de obligaciones tributarias

Análisis e interpretación de

estados financieros.

PlaneaciónOrganización, sistemas y procedimientos.

Información y políticas de registro

Calidad de procesosEvaluación y seguimiento

Protección de activos

INTRODUCCIÓN

Seguramente lo más importante de un puesto es su campo de acción, el

Presidente del Consejo de Administración y el Director General de una entidad

son importantes precisamente por su injerencia en el proceso administrativo y

en la toma de decisiones; lo mismo ocurre con el Contralor, su importancia

puede o debe medirse por su penetración en dicho proceso; efectivamente el

Contralor es o debe ser el ejecutivo más importante en el segundo nivel

ejecutivo (los segundos mandos), debido básicamente a la naturaleza misma

del puesto y a sus funciones de control.

Partiendo de esta premisa podría decirse que las responsabilidades y

funciones del Contralor, pueden resumirse en las tres siguientes:

- El manual de operación y las cuatro etapas de su proceso

administrativo: formulación, actualización, garantía de su calidad y de su

cumplimiento, lo cual puede o debe considerarse como la

responsabilidad primordial del Contralor, la razón de ser del puesto.

- El establecimiento y aplicación de los sistemas administrativos, de

control interno, presupuestario, contable, de costos y de información, los

que en todo caso deben formar parte del manual de operación y lo cual

puede concretarse en los siguientes controles básicos del proceso

administrativo.

- La revisión, supervisión y aprobación de operaciones.

- Este trabajo consta de cinco capítulos, los cuales son:

En el capítulo 1 se trata de los conceptos de la contraloría y el control

interno.

En el segundo capítulo hablamos de los objetivos del control interno.

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En el tercer capítulo habla de la importancia del control interno.

En el cuarto capítulo se habla de la ubicación del contralor dentro del

organigrama de la entidad.

Y en el último capítulo se habla de las funciones y responsabilidades del

contralor y la contraloría.

DESARROLLO DEL TEMA

Con la información recopilada a través de la técnica documental puede tener

conocimiento de cuales son las generalidades de la contraloría, la cual me

permitió poder darme cuenta de cómo es aplicada en las actuales empresas.

En la empresa pública, donde me permitieron observar y ver como se lleva a

cabo la contraloría, me di cuenta que ahí si tienen un departamento exclusivo

encargado de llevar la contraloría, esta entidad le da un lugar al contralor

dentro de su carta organizacional, ubicándolo en el segundo nivel como lo

establecen los textos, estando a cargo el L.A.E. Benjamín González Huerta, en

dicha empresa solo hay un contralor general, dicho departamento se basa en el

Reglamento Interior de la Secretaria de la Contraloría del Poder Ejecutivo del

Estado de Oaxaca; las funciones que se le otorgan al departamento de

contraloría son:

- Establecer y operar el sistema de control y evaluación de la Gestión

Pública Estatal;

- Inspeccionar la aplicación del gasto público estatal y su congruencia con

el Presupuesto de Egresos;

- Realizar auditorías y evaluaciones a las dependencias de la

Administración Pública Centralizada y Entidades de la Administración

Pública Paraestatal;

- Instrumentar a través del programa de contraloría social, la correcta

aplicación de los recursos provenientes de programas sociales

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coordinados con la federación incorporando la participación de los

grupos involucrados;

- Dar seguimiento a la correcta aplicación de los recursos financieros

destinados a la ejecución de programas para el desarrollo del Estado,

para que sean enfocados a los objetivos propuestos y se apliquen con

honestidad y transparencia; con el propósito de promover la eficiencia,

eficacia, equidad de género y sentido social de sus operaciones y su

cumplimiento de los objetivos contenidos en sus programas.

A su vez el departamento de contraloría donde observe la aplicación de las

generalidades de la contraloría, se apoya de la Secretaria de la Contraloría

quien tiene la obligación de atender quejas, denuncias y sugerencias que se

presenten, en relación con la conducta de servidores públicos de las

Dependencias y Entidades; vigilar e investigar los actos, omisiones o

conductas de éstos para constituir responsabilidades administrativas;

aplicar las sanciones en los términos de las disposiciones legales y en su

caso, hacer la denuncia correspondiente ante la autoridad competente.

Las funciones y responsabilidades de la secretaria de la Contraloría, a

través de sus unidades administrativas, planeará, conducirá y evaluará las

actividades conforme a los objetivos, estrategias y programas establecidos

en el Plan Estatal de Desarrollo Sustentable con sujeción a transparencia y

honestidad que rige la administración Pública Estatal y a las demás políticas

establecidas por el Gobernador del Estado o que determinen las

disposiciones legales aplicables.

Los objetivos del control que realiza CAO es principalmente darle el

correcto uso a los recursos tanto financieros, humanos y técnicos que

proporciona el Gobierno para la realización de obras en lo referente a la

falta de infraestructura del Estado, ver que los recursos se apliquen

adecuadamente y para lo que fueron destinados, con el objetivo de

subsanar las necesidades actuales del Estado.

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Para llevar a acabo el control, más que nada de los recursos para

subsanar las necesidades de infraestructuras se realiza un programa,

donde se ven las necesidades y el lugar donde se van a implantar, se

realiza un presupuesto para darlo a conocer y ver si es aprobado , se esta

en contacto con el departamento de contabilidad, para ver las fianzas con

que se cuenta para poder hacerle frente a las necesidades presentes, este

sistema de control esta supervisado, según el tiempo que este programada

la obra , su duración de la obra, según se haya estipulado en el programa,

pero tratando que sea supervisado constantemente, que se rindan informes

de lo que se ha ocupado, de cómo han sido aplicados los recursos

financieros y realmente se verifica cuando la obra ya esta concluida, ya que

los diferentes municipios son los que verifican, que realmente se este

llevando a cabo los planes de infraestructura.

CAO utiliza tanto el control interno tanto administrativo como contable; ya

que en el administrativo tiene como objetivos fundamentales la promoción y

eficiencia en la operación de la empresa y que la ejecución de las

operaciones se adhiera a las políticas establecidas por la administración de

la empresa y el control interno contable ya que protege los activos de la

empresa y busca la obtención de información financiera veraz, confiable y

oportuna para poder ver con que liquidez cuenta y hacerle frente a sus

necesidades.

Se considera que el control interno que utiliza en eficiente, ya que de

acuerdo a las pláticas sostenidas con algunos municipios, se ha obtenido

resultados favorables en cuanto a la realización de la infraestructura y ellos

son quien prácticamente revisa que las obras se estén llevando a cabo.

CONCLUSIONES

Por medio del presente trabajo, pude darme cuenta que hay entidades que

no cuentan , ni le dan la importancia que merece la contraloría, ya que al

hacer una comparación entre dos entidades de gobierno, públicas, vi que no

en todas existe, ya que en una de dichas empresas solo saben que el

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departamento de contraloría esta presente, desempeñando sus funciones

cuando la empresa va a ser sujeta a auditoria, y en la otra entidad (CAO), si

le dan un correcto uso al departamento de contraloría, ya que si hacen

mención de las actividades que realizan, saben con quien se vinculan,

conocen su reglamento que los rige, están siempre presentes, el contralor

tiene presente la responsabilidad tanto en el departamento como en la

empresa.

Por lo que me permito decir que la complejidad que se ha presentado en las

entidades, de poder contar con servicios administrativos efectivos y de

calidad, ha permitido que se le de gran importancia la contraloría dentro de

estas, ya que esta se desprende de lo que conocemos como control interno,

siendo el que nos permite tener un plan de organización, con las funciones

de los empleados, la contabilidad, finanzas y todos aquellos procedimientos

que coordinados nos ayudan a tener información confiable y eficiente que

nos permita cumplir con nuestros objetivos.

Ya que el control interno, como su nombre lo indica, es llevado a cabo

dentro o internamente en las organizaciones, tanto públicas como privadas,

así pues la contraloría, es de gran importancia en las entidades, debe estar

ubicado en el segundo nivel ejecutivo, en la carta organizacional, ya que

esta es la segunda parte primordial de las empresas, por que tienen la

responsabilidad de verificar que todo lo planeado y estipulado se este

llevando a cabo conforme a las leyes y/o reglamentos que los rigen, para

llevar a cabo sus funciones de manera honesta y eficiente.

FUENTES DE INFORMACIÓN

BIBLIOGRAFÍA:

1.- Fundamentos de control interno

Autor: Abraham Perdomo

Año de edición 2000, México, Editorial Thompson, Pág. 3-6

18

2.- El contralor, responsabilidades y funciones.

Autor: Víctor Paniagua Bravo y Miriam Paniagua Pinto

Editorial ecafsa, tercera edición, México 2004, páginas 13 – 22

3.- Control interno

Autor: Alonso Amador Sotomayor y Enrique González Burnes

Editorial Mc Graw Hill, México 1992, páginas 19 – 21

LEGISLACIÓN

1.- Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría del Poder

Ejecutivo del Estado de Oaxaca.

Tomo XCI, 23 de Diciembre de 1921, publicado en el periódico oficial el 25

de Julio de 2009. Gobierno del Estado, Poder Ejecutivo, 3ª edición.

ENTREVISTA

Con la Sra. Isidora García Pérez, en CAO, en el departamento de

contraloría de 12:00 pm a 2:15 pm, el día 17 de Septiembre de 2009, en la

presente ciudad, ubicada en García Vigil, la cual fue de verbal a base de un

cuestionario.

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