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ESTRATEGIA PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA VEEDURÍA DISTRITAL

De conformidad a lo establecido con el artículo 4 del Acuerdo Distrital 380 de 2009. Basado en la Metodología para el Proceso de Rendición de Cuentas de la Administración

Distrital y Local de la vigencia 2018 de la Veeduría Distrital.

Bogotá, D.C., 2019

Veedor DistritalJaime Torres–Melo

Estrategia para la Rendición de Cuentas de la Veeduría Distrital

Viceveedor DistritalDaniel García Cañón

Veedor Delegado para la Atención de Quejas y ReclamosJuan Carlos Rodríguez Arana

Veedora Delegada para la ContrataciónTatiana Mendoza Lara

Veedor Delegado para la Eficiencia Administrativa y PresupuestalJasson Cruz Villamil

Veedor Delegado para la Participación y los Programas EspecialesDiego Fernando Maldonado Castellanos

Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónJairo Tirado Martínez

Jefe Oficina Asesora JurídicaTatiana Mendoza Lara (E)

Equipo de Trabajo

Yuly E. Sánchez C.

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Tabla de contenido

Introducción......................................................................................................................................51. Diagnóstico y caracterización de necesidades de la información............................................6

1.1 Retos de la RdC para la Veeduría Distrital........................................................................61.2 Marco normativo................................................................................................................61.3 Definiciones.......................................................................................................................81.4 Mecanismos de consulta ciudadana para la definición de temas de valor para la Rendición de Cuentas...................................................................................................................9

2. Estrategia de Rendición de Cuentas.......................................................................................102.1 Objetivo General..............................................................................................................102.2 Objetivos específicos.......................................................................................................102.3 Alcance............................................................................................................................10

3. Fases de la Estrategia de Rendición de Cuentas.....................................................................113.1 Fase I Alistamiento..........................................................................................................11

a. Funciones del equipo responsable...................................................................................11b. Recursos...........................................................................................................................12c. Identificación de grupos de interés..................................................................................12d. Comunicación idónea y divulgación eficaz de la información........................................13

3.2 Fase II Implementación...................................................................................................131. Capacitación y preparación a los grupos de interés.........................................................132. Informe de Gestión de la Veeduría Distrital....................................................................143. Diálogos Ciudadanos.......................................................................................................154. Audiencia Pública de Rendición de Cuentas...................................................................175. Seguimiento y Evaluación...............................................................................................186. Informe de Rendición de Cuentas....................................................................................19a. Recursos...........................................................................................................................19b. Comunicación idónea y divulgación eficaz de la información........................................20

3.3 Flujograma de la Estrategia de Rendición de Cuentas....................................................213.4 Cronograma de la Estrategia de Rendición de Cuentas...................................................22

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Lista de tablas

Tabla 1. Marco legal que soporta la Rendición de Cuentas.............................................................7Tabla 2. Fase I Alistamiento..........................................................................................................11Tabla 3. Fase II - etapa 1 Capacitación..........................................................................................13Tabla 4. Fase II - etapa 2 Publicación............................................................................................14Tabla 5. Fase II - etapa 3 Espacios de diálogo...............................................................................15Tabla 6. Fase II - etapa 4 Audiencia pública..................................................................................16Tabla 7. Fase II - etapa 5 Seguimiento y evaluación.....................................................................18Tabla 8. Fase II - etapa 6 Informe de RdC.....................................................................................18

Lista de Gráficos

Ilustración 1. Flujograma de la estrategia de RdC.........................................................................20Ilustración 2. Cronograma de la Estrategia de Rdc de la VD........................................................22

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Introducción

De acuerdo con lo establecido en el artículo 48 de la Ley 1757 de 2015, la Rendición de Cuentas (en adelante RdC) es un proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo.

La RdC es una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión. Este proceso tiene como finalidad la búsqueda de la transparencia de la gestión de la administración pública y a partir de allí lograr la adopción de los principios de buen gobierno, eficiencia, eficacia, transparencia y RdC, en la cotidianidad del servidor público.

Los principios que determinan la RdC son continuidad y permanencia, apertura y transparencia, y amplia difusión y visibilidad. Así mismo, se fundamenta en los elementos de información, lenguaje comprensible al ciudadano, diálogo e incentivos. La Veeduría Distrital es la entidad promotora a nivel nacional de los procesos de Rendición de Cuentas y los lidera a nivel distrital y desde el año 2017 realiza su propia rendición de cuentas para que la ciudadanía, la Administración Distrital y demás grupos de interés con los que trabaja conozcan, de primera mano, los avances de los proyectos estratégicos y áreas misionales y de apoyo para ejercer control preventivo, promover el control social, fortalecer la transparencia y la lucha contra la corrupción, para el mejoramiento de la gestión pública distrital.

Dando continuidad al proceso de RdC que se realiza para fortalecer la comunicación entre la VD y la ciudadanía, se presenta la Estrategia para la Rendición de Cuentas de la Veeduría Distrital en dos fases, i) Alistamiento y ii) Implementación con las respectivas etapas que se desarrollarán en aras de informar a los ciudadanos de manera integral y entregar las herramientas necesarias para que ellos ejerzan acciones adecuadas de control y seguimiento a la gestión.

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1. Diagnóstico y caracterización de necesidades de la información

1.1 Retos de la RdC para la Veeduría Distrital

La realización de procesos de Rendición de Cuentas son actividades de planeación en aras de brindar un espacio seguro y de interacción con la comunidad en el que no solo la Veeduría Distrital pueda socializar los servicios, actividades realizadas y por ejecutar de la Entidad, sino también, un espacio donde los grupos de valor, ciudadanos, servidores públicos y demás participantes puedan aportar observaciones, necesidades, inquietudes y/o soluciones que son de gran importancia para el desarrollo y apoyo que la VD le brinda en materia de prevención de la corrupción a las entidades públicas del Distrito Capital.

Algunos retos para la Veeduría Distrital en la construcción de espacios de rendición de cuentas son:

Incrementar la participación de los grupos de valor en los espacios de RdC. Lograr aportes constructivos por parte de los participantes de los diálogos en los espacios de

RdC. Propender por la realización de acciones que incrementen la confianza de los ciudadanos en

los espacios de dialogo proporcionados por la VD. Propender por la realización de acciones que incrementen la confianza de los ciudadanos en

la información brindada por las instituciones. Realizar rendiciones de cuentas más integrales, eficientes e incidentes que eviten el desgaste

de los ciudadanos. Generar estrategias para garantizar el compromiso de otras instituciones en la participación

conjunta en espacios de RdC. Procurar que los productos y servicios brindados por la Entidad, reflejen las necesidades y

peticiones de los ciudadanos.

1.2 Marco normativo

Para efectos de este documento, la Rendición de Cuentas se entenderá como:El proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo. La rendición de cuentas es una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión. (Fuente: Ley 1757 de 2015, artículo 48).

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A continuación se detalla el marco normativo que sustenta el proceso de Rendición de Cuentas en las entidades públicas:

Tabla 1. Marco legal que soporta la Rendición de Cuentas

Norma Descripción

Ley Estatutaria1757 de 2015

Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática. Para profundizar ver: Título IV. Capítulo I

Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

Ley 1474 de 2011

Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.En particular, el art. 78 establece que “Todas las entidades y organismos de la Administración Pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública. Para ello podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública”.

Decreto 503 de 2011

Por el cual se adopta la Política Pública de Participación Incidente para el Distrito Capital con el objetivo de “ Promover, concertar y fortalecer los procesos de construcción democrática de lo público, creando las condiciones que permitan reconocer y garantizar el derecho a la participación incidente de la ciudadanía y sus organizaciones en los procesos de formulación, decisión, ejecución, seguimiento, evaluación y control social de las políticas públicas, Plan Distrital de Desarrollo, Planes Locales de Desarrollo y Plan de Ordenamiento Territorial”.

Documento CONPES 3654 de 2010 Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional

Acuerdo 380 de 2009 Por el cual se modifica el Acuerdo 131 de 2004.

Acuerdo 131 de 2004

Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.En particular el art. 33 enuncia que: “Cuando la administración lo considere conveniente y oportuno, se podrán convocar a audiencias públicas en las cuales se discutirán aspectos relacionados con la formulación, ejecución o evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad, y en especial cuando esté de por medio la afectación de derechos o intereses colectivos. Las comunidades y las organizaciones podrán solicitar la realización de audiencias públicas, sin que la solicitud o las conclusiones de las audiencias tengan carácter vinculante para la administración. En todo caso, se explicarán a dichas organizaciones las razones de la decisión adoptada”.

Fuente: Veeduría Distrital 2019

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1.3 Definiciones

Según la tercera Metodología del Proceso de Rendición de Cuentas de la administración distrital y local de la Veeduría Distrital y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se hace referencia bibliográficas a las siguientes definiciones:

Audiencias públicas participativas: según lo señala el artículo 55 de la Ley 2015 “Estatuto de Participación Ciudadana”, las Audiencias Públicas Participativas son un mecanismo de rendición de cuentas, el cual se convoca a través de un acto público organizado por las entidades de la administración pública para evaluar y la gestión realiza y sus resultados con la participación e intervención de los ciudadanos y las demás organizaciones sociales. (Distrital, 2018).

Capacitación: tiene como objetivo realizar un ejercicio de sensibilización con los distintos grupos de interés identificados, con el fin de atender sus inquietudes, brindándoles la información en el proceso para la implementación de la Rendición de Cuentas. Para ellos se debe realizar jornadas de formación que se diligenciaran a través de un formato, que identifique al público al cual van dirigidas las jornadas de formación, se debe hacer logística teniendo en cuenta el grupo que se va a convocar, con posterioridad se debe preparar un material que se ha solicitado por los asistentes a la jornada. (Distrital, 2018).

Control Preventivo: es una acción que va orientada a una detección temprana de incidencias administrativas para eliminar los riesgos y prevenir las causas de su materialización.

Control Social: es una acción y derecho que permite vincular a la ciudadanía en la gestión pública, mediante la creación de múltiples herramientas en la vigilancia y ejecución de los recursos públicos, este control social busca mejorar la relación de los ciudadanos con Estado propiciando la satisfacción de sus necesidades.

Corrupción: es el manejo inadecuado de un funcionario público los recursos de la administración estatal para intereses particulares en detrimento del interés colectivo.

Derecho de acceso a la información pública: el acceso a la información pública es un derecho fundamental, en donde el Estado tiene la obligación de dar a conocer a los ciudadanos la información que está en su poder, para que exista una mayor transparencia en la gestión pública y manejo de sus recursos.

Diálogos ciudadanos: el dialogo ciudadano es parte fundamental de la ruta en la metodología de rendición de cuentas en la administración distrital, debido a que fomenta la participación ciudadana en un espacio público sobre la evaluación y control social de la gestión y sus resultados.

Información pública: La información pública es la información que en sujeto genera, obtenga y adquiera y se haga control en su calidad. (Distrital, 2018).

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Rendición de cuentas: la rendición de cuentas es una expresión de control social, que responde a una serie de acciones, petición de información y evaluación de la gestión pública, para su transparencia en la gestión pública y la administración de sus recursos.

Riesgo: es la posibilidad de un suceso eventual que generar repercusiones ajenas a lo que se ha determinado en la ejecución del cumplimiento con los objetivos específicos del proceso a realizar por la institución.

Seguimiento: en el seguimiento se reconocen los logros y se evalúan las dificultades que se presentaron en el proceso de rendición de cuentas, es aquí en donde se debe retroalimentar la gestión institucional. Asimismo, se busca canalizar las propuestas que están orientadas a fortalecer el cumplimiento de los objetivos de la política pública. El seguimiento de la rendición de cuentas garantiza su éxito en la recopilación de datos, resultados, teniendo en cuenta un formato de registro de sus participantes tanto los ciudadanos como los funcionarios de la entidad o los que hayan participado en este espacio. Por ellos se llevan a cabo diferentes formatos como uno para la formulación de preguntas en el marco de rendición de cuentas, formato para sistematización de espacio de dialogo ciudadano y un formato d evaluación del espacio de dialogo ciudadano en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. Por último, se difunden losa resultados entre los asistentes al evento y la ciudadanía en general, se responde a las preguntas escritas por los ciudadanos en un plazo no mayor de 15 días, y después se les da respuesta a las demás instituciones públicas como el Concejos de Bogotá entre otras. (Distrital, 2018).

Servicio a la ciudadanía: es un derecho que todo ciudadano tiene garantizándoles la calidad de la atención, con el fin de brindarle una oportuna respuesta que satisfaga de manera efectiva la demanda y deberes como ciudadano sin discriminación alguna.

Transparencia: es una acción en la calidad de la información pública que es de gran importancia en la rendición de cuentas, debido a que crea unas condiciones para que la ciudadanía tenga un buen control social sobre la información que está recibiendo por parte de los administradores de la gestión pública, con el fomento de un dialogo claro y sencillo entre el Estado y la ciudadanía.

1.4 Mecanismos de consulta ciudadana para la definición de temas de valor para la Rendición de Cuentas

Los siguientes son considerados mecanismos de consulta ciudadana y son considerados por la Entidad, aspectos a priorizar como temas de interés para los ciudadanos y grupos de valor en la Rendición de Cuentas:

Temas, opiniones, aportes e inquietudes captados en Audiencias de Rendición de Cuentas de vigencias pasadas.

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Temas, opiniones, aportes e inquietudes captados en la Feria de Servicios previa a la Audiencia de Rendición de Cuentas.

Temas, opiniones, aportes e inquietudes captados por redes sociales (FaceBook y Twiter). Videos de percepción ciudadana y conocimiento institucional. Temas relevantes seleccionados por las Delegadas y los Proyectos Estratégicos, teniendo

en cuenta, temas de coyuntura. Temas recurrentes de los cuestionarios de control político radicados en el Concejo de

Bogotá. Temas, opiniones, aportes e inquietudes captados en observatorios ciudadanos y eventos

de ciudad.

2. Estrategia de Rendición de Cuentas

2.1 Objetivo General

Establecer una estrategia para la planeación, desarrollo y evaluación de los espacios de RdC por parte de la Veeduría Distrital, que contribuya a facilitar el procedimiento para la ejecución de estos pasos, propendiendo por incrementar la corresponsabilidad, la transparencia y la integridad en la gestión pública.

2.2 Objetivos específicos

Definir el alcance de la estrategia de Rendición de Cuentas de la Veeduría Distrital. Preciar la ruta metodológica bajo la cual se realizará el proceso de Rendición de Cuentas

de la Veeduría Distrital. Definir las fases y etapas del proceso de Rendición de Cuentas de la Veeduría Distrital. Evidenciar gráficamente la ruta metodológica del proceso de Rendición de Cuentas de la

Veeduría Distrital. Establecer el cronograma de la Rendición de Cuentas de la Veeduría Distrital.

2.3 Alcance

La presente estrategia de Rendición de Cuentas aplica a la Veeduría Distrital, este ejercicio se desarrolla en dos grandes fases: una (1) de alistamiento y la segunda (2) de implementación, desarrollada a través de seis etapas que parten de: Capacitación; Diálogos ciudadanos; Publicación de la información; Audiencia pública de Rendición de Cuentas, Seguimiento de la implementación del ejercicio de Rendición de Cuentas y finaliza con la publicación del informe de RdC.

3. Fases de la Estrategia de Rendición de Cuentas10


3.1 Fase I Alistamiento

Tabla 2. Fase I Alistamiento

Nombre de la actividad Descripción de la actividad Responsable

Realizar alistamiento de condiciones para la implementación de la metodología

Alistar, diseñar y delegar un equipo, para liderar el proceso de Rendición de Cuentas, con asignación de tareas iniciando con la caracterización de la Audiencia PúblicaRecursos físicos y presupuestales

Identificar los grupos de interés con los siguientes criterios: conforme a la misionalidad de la entidad (interacción recurrente) y la ciudadanía en general.

Identificar, recopilar y sistematizar la información necesaria conforme al informe de gestión de la entidad

Definir la estrategia de comunicación del evento, atender los requerimientos logísticos que se necesitan para la realización de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

En la Veeduría Distrital, el equipo responsable estará conformado por los siguientes Centros de Gestión –CdG, quiénes a su vez, designarán a una persona denominada “enlace”: Despacho del Veedor

Distrital Oficina Asesora de

Planeación –OAP Equipo de

Comunicaciones Estratégicas –ECE

Equipo de Relaciones Interinstitucionales –ERI

Veeduría Delegada para la Participación y Programas Especiales –VdPPE.

A continuación se detallan las acciones que se requieren definir para ejecutar la actividad definida previamente y que comprende la fase de alistamiento:

a. Funciones del equipo responsable

Los enlaces designados tienen las siguientes funciones transversales:

Participar activamente en las fases de alistamiento e implementación del proceso de Rendición de Cuentas de la Entidad.

Realizar la caracterización del espacio principal de la Rendición de Cuentas. Identificar los grupos de interés internos y externos que harán parte del proceso de

Rendición de Cuentas. Documentar el proceso de alistamiento de la Rendición de Cuentas (estrategia de

comunicaciones, apoyo logístico, recursos técnicos, financieros, entre otros).

b. Recursos

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Para la ejecución de la Estrategia de Rendición de Cuentas, la Veeduría Distrital requerirá de los siguientes recursos:

Recursos logísticos: Este tipo de recursos será gestionado por el Centro de Gestión de Comunicaciones Estratégicas –ECE, y comprenderán actividades como: i) Consecución de un auditorio gratuito que cumpla con las características definidas por el equipo responsable, ii) diseñar la estrategia de comunicaciones para invitar a los ciudadanos y servidores públicos al ejercicio de Rendición de Cuentas y iii) con el apoyo del equipo de Relaciones Insterinstitucionales, prestar el apoyo logístico de ingreso, permanencia y salida del evento de Rendición de Cuentas de la Entidad.

Recursos técnicos y tecnológicos: Estos recursos serán gestionados por el Centro de Gestión de Comunicaciones Estratégicas –ECE con el apoyo de Gestión TIC de la Veeduría Distrital, este equipo garantizará que los elementos audiovisuales (computadores, video beam, cámaras fotográficas, entre otros), necesarios para el desarrollo de la audiencia principal de rendición de cuentas funcione en óptimas condiciones.

Recursos financieros: La Veeduría Distrital no dispondrá de un rubro presupuestal específico para asumir los gastos dela Rendición de Cuentas, dado que todos los elementos necesarios para su desarrollo serán gestionados con los recursos que ya cuenta cada uno de los Centros de Gestión de la Entidad.

c. Identificación de grupos de interés

La Oficina Asesora de Planeación –OAP será el Centro de Gestión encargado de definir y sistematizar los grupos de interés que la Entidad espera que participen en la Rendición de Cuentas. Para dicha definición, la Oficina Asesora de Planeación ejecutará una actividad previa a la audiencia de Rendición de Cuentas, la cual se desarrollará con más detallen en la primera etapa de la Fase de Ejecución.

d. Comunicación idónea y divulgación eficaz de la información

El Equipo de Comunicaciones Estratégicas -ECE y el Equipo de Relaciones Interinstitucionales -ERI realizan las invitaciones formales a los eventos de RdC conforme a lo establecido en su procedimiento de Gestión de Comunicaciones Oficiales (GD-PR-01).

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Dentro del plan de medios establecido por el equipo ECE, se establecerá el uso de correo electrónico, invitaciones formales por mensajería oficial, redes sociales, prensa y página web de la Entidad.

3.2 Fase II Implementación

La segunda fase de la estrategia de rendición de cuentas se desarrollará a través de las siguientes seis (6) etapas:

1. Capacitación y preparación a los grupos de interés

Tabla 3. Fase II - etapa 1 Capacitación


Capacitar y preparar a los grupos de interés en la etapa de alistamiento.

Sensibilizar a los grupos de interés en los temas que son importantes y se relacionan con el ejercicio de Rendición de Cuentas. En esta actividad se atienden inquietudes, se dan a conocer las herramientas y mecanismos para su implementación y se les dará a conocer la información disponible.

Veedor Distrital Veeduría Delegada para la

Participación y Programas Especiales

Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamaos.

Veeduría Delegada para la Contratación

Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal

Equipo de Comunicaciones Estratégicas

Equipo de Formación y Participación

Proyectos Estratégicos

Para el desarrollo de ésta actividad, el proceso de capacitación a los grupos de interés se llevará a cabo durante el transcurso de la vigencia sobre la cual se rendirá cuentas a través de diferentes acciones:

Mesas de trabajo – Eventos de ciudad: Estas actividades se realizan para promover el intercambio de ideas y posiciones entre los individuos reunidos, para deliberar sobre una problemática y/o tema específico.

Visita a Localidades: Comprende el desplazamiento a las localidades previamente agendadas para hacer un acompañamiento preventivo y conocer más de cerca la gestión

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de la zona. Así mismo, la Entidad da a conocer su oferta institucional y acompaña la gestión de los territorios en materia de contratación, atención de quejas y reclamos, participación ciudadana y seguimiento a la ejecución del plan de desarrollo, entre otros.

Observatorios Ciudadanos: Busca ofrecer escenarios de rendición de cuentas sobre planes, proyectos o programas que está ejecutando la administración local o distrital en las localidades. Con estos espacios se busca resolver las inquietudes ciudadanas y de manera libre y expedita, mientras la Entidad se ve en la tarea de realizar una exposición detallada que ofrezca información horizontal a los interesados.

Veedurías Ciudadanas: Se realizan visitas a las Veedurías Ciudadanas para conocer los problemas específicos y preocupaciones ciudadanas que permitirán ser articuladas para la realización de espacios de interacción ciudadanos – administración.

2. Informe de Gestión de la Veeduría Distrital

Tabla 4. Fase II - etapa 2 Publicación


Publicar los contenidos del informe de Gestión de la Veeduría Distrital.

Producir los recursos o insumos necesarios en términos de información que permitan socializar los avances de la gestión de la Veeduría Distrital, explicar los contenidos que se han venido elaborando y a su vez han sido contemplado en el proceso de rendición de cuentas.

Elaboración de documentos, piezas comunicativas, redes sociales, con estrategias para poder difundir la Publicación de la Información a los diferentes sectores y grupos poblacionales identificados, sean niños, adultos mayores y personas con discapacidad.

Oficina Asesora de Planeación

Equipo de Comunicaciones Estratégicas.

La Veeduría Distrital, publicará a más tardar el 31 de enero del siguiente año, el informe de gestión correspondiente al año sobre el cual se rendirá cuentas. Así mismo, dicho informe no sólo se publicará en la página web de la Entidad, sino que se utilizarán las siguientes estrategias de comunicación para que la información sobre cada uno de los procesos gestionados por la Entidad sea de conocimiento a la mayor cantidad de ciudadanos posibles:

Redes Sociales Información brindada durante las mesas lideradas por la Veeduría Delegada para la

Participación y Programas Especiales.

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Prensa escrita (noticias sobre logros importantes) Folletos, cenefas, afiches, entre otros.

3. Diálogos Ciudadanos

Tabla 5. Fase II - etapa 3 Espacios de diálogo


Generar espacios de Diálogos Ciudadanos con los grupos de valor y concretar la etapa de ejecución de Rendición de Cuentas.

Implementar la estrategia definida por la Veeduría Distrital para llevar a cabo los diálogos ciudadanos, convocar a los diferentes actores que se requieren en el ejercicio de Rendición de Cuentas, la Sociedad civil, academia, Sector privado empresarial, Juntas Administradoras Locales, definir los canales para las discusiones que son de interés de los ciudadanos en el proceso de Rendición de Cuentas.


Veeduría Delegada para la Participación y Programas Especiales

Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamaos.

Veeduría Delegada para la Contratación


Equipo de Comunicaciones Estratégicas

Equipo de Formación y Participación

Equipo de Relaciones Interinstitucionales

Proyectos Estratégicos

La actividad descrita previamente se materializa a través de una estrategia denominada “Feria de Servicios”, la cual se realiza durante los dos primeros meses del año posteriores a la vigencia sobre la cual se rinde cuentas, y tiene como objetivo dar a conocer la misionalidad de la Entidad que comprende, entre otros, los objetivos institucionales, iniciativas estratégicas, metas, proyectos de inversión y principales productos generados por cada uno de los centros de gestión de la Entidad. Lo anterior, con el fin de lograr una interacción que permita el diálogo de doble vía con los ciudadanos, captar insumos de valor para la Audiencia de Rendición de Cuentas y ofrecer las herramientas necesarias para que los ciudadanos estén bien informados.

Así mismo, en el marco de la Feria de Servicios y durante el transcurso de la jornada, la Entidad establecerá la estrategia de “Oficina Abierta” para acercar a los asistentes que tengan preguntas o

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inquietudes específicas, a que sean resultas directamente por los Veedores Delegados y Jefes de área según corresponda.

4. Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

Tabla 6. Fase II - etapa 4 Audiencia pública


Convocar y ejecutar Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

Convocar y organizar mediante acto público la evaluación de la gestión de la Veeduría Distrital a la ciudadanía y a los grupos de interés Aplicar la estrategia comunicativa definida para esta fase.

Aplicar la estrategia comunicativa definida para esta fase.

Veedor Distrital Viceveedor Distrital Oficina Asesora de

Planeación Veeduría Delegada para la

Contratación Veeduría Delegada para la

Atención de Quejas y Reclamos


Veeduría Delegada para la Participación y Proyectos Especiales

Oficina Asesora Jurídica. Proyectos Estratégicos

En esta etapa, la Entidad da a conocer su gestión en el marco del concepto de Rendición de Cuentas expuesto en la Ley 1757 de 2015:

La RdC es el proceso conformado por un conjunto de procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo. La rendición de cuentas es una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión (Ley 1757, 2015, artículo 48).

Durante este espacio, el Veedor Distrital, los Veedores Delegados y los Jefes de Oficina presentarán los principales logros alcanzados, así como los principales retos que se planean ejecutar en una próxima vigencia. Los temas prioritarios que se presentarán a los ciudadanos en la audiencia, son los siguientes:

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Ejecución presupuestal Contratación Pública Talento Humano Fortalecimiento institucional y lucha contra la corrupción Cumplimiento de metas e indicadores del Plan Estratégico Estado de los proyectos de inversión Compromisos acordados y estrategias de seguimiento Impactos de la gestión Otros temas que considere la Entidad.

Una vez agotados los temas antes mencionados, se dará un espacio prudencial para la interacción directa con los ciudadanos resolviendo las inquietudes que se presenten. Adicional a este espacio, la Veeduría Distrital establecerá un conversatorio especial y personalizado una vez terminada la Audiencia de Rendición de Cuentas, denominado Café Ciudadano. En este conversatorio estarán el Veedor Distrital, el Viceveedor, los Delegados y responsables de Proyectos Estratégicos, interactuando directamente con los ciudadanos y charlando de manera informal con el objetivo de aclarar las dudas en temas específicos que los ciudadanos presenten y que no se alcanzaron a resolver durante la audiencia.

5. Seguimiento y Evaluación

Tabla 7. Fase II - etapa 5 Seguimiento y evaluación


Realizar seguimiento y evaluar los logros y dificultades del ejercicio de Rendición de Cuentas con el fin de formular planes de mejora que buscan retroalimentar y fortalecer la Veeduría Distrital.

Garantizar y canalizar la incidencia ciudadana, las propuestas y los compromisos a cumplir por la Veeduría Distrital con la ciudadanía en el transcurso de cada una de las etapas. Mejorar la gestión de la Veeduría Distrital y garantizar su éxito con los ciudadanos, recopilando, sistematizando y evaluando los resultados del proceso de Rendición de Cuentas. Llevar los resultados obtenidos ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Oficina Asesora de Planeación y Servicio a la Ciudadanía.

El seguimiento al ejercicio de Rendición de Cuentas de la Entidad, se realizará inmediatamente se acabe la audiencia y antes de finalizar el mes de abril. En esta etapa, todas las preguntas e inquietudes generadas por la Ciudadanía durante la audiencia, que por temas de tiempo no alcanzaron a ser resueltas, se le dará respuesta escrita por el aplicativo ORFEO y deberán ser atendidos en el tiempo establecido por Ley.

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6. Informe de Rendición de Cuentas

Tabla 8. Fase II - etapa 6 Informe de RdC


Realizar informe de Rendición de Cuentas

Elaborar el informe de rendición de cuentas conforme a los insumos del dialogo ciudadano, rendición de cuentas y el seguimiento a las dudas expresadas en cada uno de estos espacios, además deberá ser publicado en los tiempos que referencie la normatividad vigente


La Oficina Asesora de Planeación procederá a realizar la evaluación de la Feria de Servicios y de la Audiencia de Rendición de Cuentas de la Veeduría Distrital generando un documento técnico que deberá ser publicado a más tardar en junio del año posterior a la vigencia sobre la cual se rinde cuentas con los resultados estadísticos referentes a la planeación y desarrollo de dichos eventos.

Este informe de Rendición de Cuentas comprenderá como mínimo, los siguientes temas:

Información de calidad y en lenguaje comprensible Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas Dialogo de doble vía con la ciudadanía y su organización Incentivos para la cultura de la rendición y petición de cuentas Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional Caracterización de los asistentes Temas problemáticos tratados Propuestas de Solución Fortalezas y debilidades Conclusiones y recomendaciones

a. Recursos

Para la ejecución de la Fase II de la Estrategia de Rendición de Cuentas, la Veeduría Distrital requerirá de los siguientes recursos:

Recursos logísticos: Este tipo de recursos será gestionado por el Centro de Gestión de Comunicaciones Estratégicas –ECE, y comprenderán actividades como: i) Consecución de un auditorio gratuito que cumpla con las características definidas por el equipo responsable, ii) diseñar la estrategia de comunicaciones para invitar a los ciudadanos y servidores públicos al ejercicio de Rendición de Cuentas y iii) con el apoyo del equipo de Relaciones Insterinstitucionales, prestar el apoyo logístico de ingreso, permanencia y salida del evento de Rendición de Cuentas de la Entidad.

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Recursos técnicos y tecnológicos: Estos recursos serán gestionados por el Centro de Gestión de Comunicaciones Estratégicas –ECE con el apoyo de Gestión TIC de la Veeduría Distrital, este equipo garantizará que los elementos audiovisuales (computadores, video beam, cámaras fotográficas, entre otros), necesarios para el desarrollo de la audiencia principal de rendición de cuentas funcione en óptimas condiciones.

Recursos financieros: La Veeduría Distrital no dispondrá de un rubro presupuestal específico para asumir los gastos dela Rendición de Cuentas, dado que todos los elementos necesarios para su desarrollo serán gestionados con los recursos que ya cuenta cada uno de los Centros de Gestión de la Entidad.

b. Comunicación idónea y divulgación eficaz de la información

El Equipo de Comunicaciones Estratégicas -ECE y el Equipo de Relaciones Interinstitucionales -ERI realizan las invitaciones formales a los eventos de RdC conforme a lo establecido en su procedimiento de Gestión de Comunicaciones Oficiales (GD-PR-01).

Dentro del plan de medios establecido por el equipo ECE, se establecerá el uso de correo electrónico, invitaciones formales por mensajería oficial, redes sociales, prensa y página web de la Entidad.

3.3 Flujograma de la Estrategia de Rendición de Cuentas

Ilustración 1. Flujograma de la estrategia de RdC

19


20

3.4 Cronograma de la Estrategia de Rendición de Cuentas

Ilustración 2. Cronograma de la Estrategia de Rdc de la VD

CRONOGRAMA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA VEEDURÍA DISTRITAL

Vigencia sobre la cual se Rinde Cuentas Vigencia Posterior

Fase Etapa Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun

1. Alistamiento 1. Alistamiento

2. Implementación

1. Capacitación y preparación a los grupos de interés.

2. Informe de Gestión de la Veeduría Distrital

3. Diálogos Ciudadanos

4. Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

5. Seguimiento y Evaluación

6. Informe de Rendición de Cuentas

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