ห น า | 1

คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Excel กบการบนทกบญช หลกการและเหตผล

จากการปฏบตงานตรวจสอบตามแผนการตรวจประจำาปของหนวยตรวจสอบภายใน พบวา ศนยฝกและอบรมเดกและเยาวชน สถานพนจและคมครองเดกและเยาวชน หลายหนวยงานยงปฏบตงานดานการบนทกบญชไมถกตองและไมเปนปจจบน

หนวยตรวจสอบภายในเหนความสำาคญของการบนทกบญช จงไดนำา Microsoft Excel มาประยกตใชกบการบนทกบญชเพอความสะดวก รวดเรว ลดขนตอนการปฏบตงานและขอมลถกตองเชอถอได เพอใหหนวยงานในสงกดสามารถนำาไปใชบนทกบญชเกณฑคงคาง (บญชมอ) ไดถกตองเปนปจจบนและเปนไปในแนวทางเดยวกน

วตถประสงค1.สามารถลดขนตอนในการบนทกบญช ประหยดเวลาในการปฏบต

งาน2.สามารถตรวจสอบความถกตองไดอยางรวดเรว ลดขอผดพลาดใน

การปฏบตงาน3.สามารถสอบทานงบทดลองใน Excel กบงบทดลองในระบบ

GFMIS 4.ชวยใหเกดเวลาวางเพอนำาไปใชสรางงานอนๆ ไดมากขน

ผลทคาดวาไดรบ

1. ใหหนวยงานในสงกดกรมพนจและคมครองเดกและเยาวชนมแนวทางปฏบตงานเกยวกบการบนทกบญชถกตอง และเปนไปในแนวทางเดยวกน

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”

ห น า | 2

2. ใหหนวยงานในสงกดกรมพนจและคมครองเดกและเยาวชนสามารถบนทกบญชไดเปนปจจบน และรายงานการเงนมความนาเชอถอ

3. ใหหนวยงานในสงกดกรมพนจและคมครองเดกและเยาวชนใชเปนแนวทางการควบคมและตรวจสอบการปฏบตงานเกยวกบการบนทกบญช

ขนตอน / วธการบนทกบญชเกณฑคงคาง โดยใช Excel

1. ใหบนทกรายการยอดยกมาในงบทดลอง (กรณอยดาน Cr. ใหพมพเครองหมาย นำาหนาตวเลข– ) ขอมลจะเชอมโยงไปทยอดยกมาของบญชแยกประเภททเกยวของ

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”

ห น า | 3

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”

กรณอยดาน Cr. ใหพมพเครองหมาย

ห น า | 4

2. บนทกรายการประจำาเดอน ใน Sheet รบ , Sheet จาย , Sheet ทวไป จนครบทกรายการ

3. ผลรวมสดทายของแตละรายการจะเชอมโยงไปทบญชแยกประเภทของสวนทเกยวของ

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”

ห น า | 5

4. ผลรวมของบญชแยกประเภทเชอมโยงขอมลไปทงบทดลอง

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”

ห น า | 6

5. ขอมลในงบทดลองจะเชอมโยงกบงบรายไดและคาใชจาย

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”

ห น า | 7

6. พมพรายงาน รายวนรบ จาย ทวไป – – , บญชแยกประเภท , งบทดลอง , งบรายไดและคาใชจาย (โดยซอนขอมลทวาง หรอไมไดใชกอนพมพ) พรอมทงลงลายมอชอผจดทำา/ผบนทกบญช ผตรวจสอบ และผอนมต

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”

ห น า | 8

แผนผงขนตอนการบนทกบญช

หลกเกณฑในการบนทกบญชเกณฑคงคาง โดย Excel -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”

รายวนรบ รายวนจาย รายวนทวไป

บญชแยกประเภท

งบทดลอง

งบรายไดและคาใชจาย

ห น า | 9

การนำา Excel มาประยกตใชกบการบนทกบญชเกณฑคงคาง (บญชมอ) ผใชตองทำาความเขาใจเกยวกบระบบ Excel ทเชอมโยงขอมลจากบญชรายวนตางๆ ไปยงบญชแยกประเภทและงบทดลองโดยอตโนมต เพอชวยใหการบนทกบญชถกตอง รวดเรว ประหยดเวลาและเปนมาตรฐานเดยวกน หนวยงานทประสงคจะใช Excel แทนการบนทกบญชมอ ใหถอปฏบตดงน

1. ความเขาใจในการใชระบบ Excel

1.1 เขาใจในระบบ Excel ทเชอมโยงขอมลในการบนทกบญชเกณฑคงคาง (บญชมอ)

1.2 เขาใจวธการบนทกรายการและพมพรายงานตาง ๆ เชน รายวนรบ จาย ทวไป บญชแยกประเภท และงบทดลอง– –

1.3 เขาใจวธการเพม/ลด บญชในรายวนรบ จาย ทวไป บญช– –แยกประเภท และงบทดลอง

1.4 เขาใจผงมาตรฐานบญช (รหสบญช) วธการตรวจสอบบญชตาง ๆ และการตรวจสอบเปรยบเทยบระหวางงบทดลองจากระบบ GFMIS กบงบทดลองจาก Excel2. การพมพรายงานและการจดเกบรายงาน

2.1 จดทำาหลกฐานการบนทกบญชใหถกตองครบถวน ตรงกบขอมลทบนทกในระบบ GFMIS (ขอมลทบนทกในระบบ GFMIS ตองถกตองครบถวนดวย) คอ ชอบญช รหสบญช จำานวนเงน ตองถกตามใบสำาคญ บนทกรายการดงกลาวในใบสำาคญลงบญชดานรบ ใบสำาคญลงบญชดานจาย และใบสำาคญลงบญชดานทวไป ใหผจดทำา/ผบนทกบญช ผตรวจสอบ และผอนมตลงลายมอชอใหครบถวน

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”

ห น า | 10

2.2 เมอพมพขอมลเขาส Excel (คอ บนทกบญชและตรวจสอบความถกตองเรยบรอยแลว) ทกสนเดอนใหพมพรายงาน รายวนดานรบ –จาย ทวไป บญชแยกประเภท และงบทดลอง จำานวน – 2 ชด ลงลายมอชอผบนทกหรอผจดทำา ผตรวจสอบ และผอนมต

ชดท 1 สงพรอมรายงานการเงนประจำาเดอน (ใหครบถวนแทนงบทดลองทจดทำาจากบญชมอเดม) ใหกองคลง กรมพนจและคมครองเดกและเยาวชนตามปกต

ชดท 2 จดเกบเขาแฟมเรยงลำาดบเดอนแทนการบนทกบญชมอ เกบไวเปนหลกฐานในการบนทกบญช และรอใหหนวยงานทเกยวของตรวจสอบ เชน หนวยตรวจสอบภายในหรอสำานกงานการตรวจเงนแผนดน

2.3 บญชเงนสดยงคงบนทกดวยมอทกวนทมการรบจายเงน สนวนปดบญชเงนสด จดทำารายงานเงนคงเหลอประจำาวน สงมอบเงนสดคงเหลอใหคณะกรรมการเกบรกษาเงนนำาเงนเกบเขาตนรภย ตามปกต

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------คมอการปฏบตงาน การประยกตใช “ Microsoft Excel กบการบนทกบญช”