1.1. Формирование заявок на закупкуДля формирования заявок на размещение заказа предусмотрен документ «Заявка на

закупку», который доступен в АРМе муниципального заказчика в следующих состояниях (Рисунок 1):

Создание новой; Возвращены на доработку; На согласовании у ГРБС; На согласовании в УО; Принятые к исполнению; Общее состояние.

11. Состояния документа Заявка на закупку

Для формирования заявки на закупку необходимо перейти к списку документов «Заявка на закупку» в состоянии «Создание новой».

Заявка на закупку создается путем автоматического импорта предварительных заявок, введенных в комплексе АИС «Бюджет».

Загруженный документ «Заявка на закупку» следует связать с согласованным документом «План-график размещения заказа». Для этого необходимо войти в документ в режиме редактирования (Чтобы открыть документ на редактирование необходимо его выделить и нажать по

кнопке Редактировать.) и нажать на кнопку в поле Номер лота, при этом загрузится справочник, где необходимо выбрать лот из согласованного Плана-графика (Рисунок 2).

22. Выбор лота из плана-графика размещения заказа

Лоты, которые уже задействованы в заявках, будут выделены синей полосой (Рисунок 2, лот 5).

Данные по выбранному лоту автоматически подгрузятся в документ заявки на размещение заказа, заполнив или заменив уже существующую информацию в реквизитах:

- Наименование объекта закупки; - Способ размещения; - Начал. цена контракта (значение подставляется из поля Стоимость, вкладки «Товары/работы/услуги»); - вкладка «Товары/работы/услуги»: Номер лота, Сумма лота, Срок разм. заказа, Срок исп.

контракта, Наименование кода классификатора, Код, Ед.измерения, Цена, Кол-во, Стоимость (поле

заполняется в результате арифметического действия: Цена * Кол-Во = Стоимость), КБК из плана;- вкладка «Условия контракта»: Размер обеспечения, Размер обеспечения в %;- вкладка «Финансирование»: БК, Сумма 20.. года;- вкладка «Дополнительные сведения»: Размер обеспечения, Размер обеспечения в %;

3. Документ «Заявка на закупку»

В сформированном документе (Рисунок 3) необходимо заполнить все реквизиты, обозначенные красным цветом, а также заполнить вкладки, содержащие данные, требуемые для выбранного способа размещения заказа, учитывая следующие особенности:

- Поле «Уполномоченный орган» будет доступно для редактирования только после указания, что процедура будет проведена уполномоченным органом во вкладке «Дополнительные сведения».

- КБК во вкладке «Финансирование» должно совпадать с КБК из Плана-графика во вкладке «Товары, работы, услуги».

- Поле «Стоимость» во вкладке «Товары, работы, услуги» заполняется путем арифметического действия «Цена*Кол-во=Стоимость». Данные поля заполняются из плана-графика и могут отличаться от реальной заявки – необходимо указать актуальные значения полей «Цена» (за единицу) и «Кол-во».

- Параметр «Преимущества субъектам малого предпринимательства» во вкладке «Дополнительные сведения» должен соответствовать параметру, установленному в лоте плана-графика во вкладке «Минимальные необходимые требования».

Для торгов следует заполнить все поля, которые упоминаются в печатной форме обращения в уполномоченный орган на размещение муниципального заказа. Для запроса котировок следует заполнить те поля, значения которых выводятся в извещении о проведении запроса котировок.

Как только все данные будут внесены, необходимо сформировать печатную форму заявки

на закупку, нажав на кнопку Формирование печатной формы и сохранить документ по кнопке [Сохранить]. Сформированный файл заявки на закупку можно будет увидеть в окне режима просмотра прикрепленных файлов. Чтобы открыть это окно необходимо кликнуть по

кнопке Прикрепленные файлы в окне списка документов. Здесь же можно прикрепить пакет документов в соответствии с Законом.

До отправки документа «Заявка на закупку» на размещение в уполномоченный орган, к нему следует прикрепить файлы проект муниципального контракта, техническое задание, обоснование начальной (максимальной) цены.

1.2. Согласование заявок на закупку. После того как документ «Заявка на закупку» успешно сформирован, он должен быть

отправлен на размещение в уполномоченный орган или для создания сводной заявки в ГРБС, для этого необходимо:

- Подписать заявку нажав на кнопку Подписать.

- Далее документ заявки необходимо отправить в уполномоченный орган, для этого необходимо нажать на кнопку Отправить по маршруту (Рисунок 4). После первого нажатия документу назначается маршрут, после второго нажатия появляется выбор маршрута для документа (Рисунок 5).

4. кнопка Отправить по маршруту

5. кнопка Выбор маршрута

Далее документ попадет в состояние «На согласовании у УО» или «На согласовании у ГРБС». В этом состоянии документ блокируется. Редактирование, удаление документа, а также редактирование и удаление прикрепленных файлов запрещено.

Уполномоченный орган и ГРБС имеет возможность отправить на доработку заявки на закупку, которые поступили к ним на согласование от заказчиков. При этом документ «Заявка на закупку» попадает в состояние «Возвращены на доработку» в личном кабинете заказчика.

При согласовании ГРБС Заявки на закупку, поступившей от подведомственного учреждения для создания сводной, документ переходит в состояние «Приняты к исполнению».

Если Управление МЗ согласовывает представленный документ по суммам и составу закупаемых товаров, оказываемых услуг, выполняемых работ, он переходит в состояние «Приняты к исполнению».

При наличии замечаний Управление МЗ возвращает представленный документ на доработку заказчику с обязательным указанием причины возврата.

Для просмотра причин возврата на доработку и ЭЦП изменения состояния документа следует сформировать отчет по смене состояний документа по кнопке [История прохождения документа по маршруту] (Рисунок ).

3. кнопка [История прохождения документа по маршруту]

В открывшемся окне в поле «Комментарий перехода» можно посмотреть причину возврата заявки на доработку.

1.3. Участие в совместных торгах

Для участия в совместных торгах Заказчик формирует заявку в соответствии с пунктом 1.1. В сформированном документе «Заявка на закупку» необходимо указать факт участия заявки в совместных торгах. Для этого необходимо перейти ко вкладке «Дополнительные сведения» и в поле «Участие в совместных торгах» установить «Да», а в поле «Организация, осуществляющая полномочия заказчика на осуществление закупок на основании договора (соглашения)» необходимо выбрать организацию инициатора совместных торгов.

Заявки для участия в совместных торгах отправляются на согласование координатору, пункт 1.2 настоящего руководства, для включения в сводную заявку на закупку.

ГРБС просматривает заявки на закупку, поступившие от подведомственных учреждений в списке документов «Заявка на закупку» в состоянии На согласовании у ГРБС. ГРБС имеет возможность вернуть на доработку поступившие от заказчиков-ПБС заявки на закупку, при этом документ «Заявка на закупку» попадает в состояние «На доработке» (пункт в АРМе заказчика «Возвращены на доработку»).

Создание ГРБС сводной заявки.1. Для создания сводной заявки ГРБС необходимо согласовать поступившие от

заказчиков-ПБС заявки. Для этого необходимо нажать на кнопку «Отправить по

маршруту» и выбрать действие «Согласовано»: . Заявка перейдет в состояние «Принятые к исполнению».

2. В «Принятые к исполнению» необходимо выделить заявки, из которых необходимо сформировать сводную и нажать на кнопку «Сформировать сводную

заявку» , при этом сформированные заявки станут недоступны ни в

одном из состояний. В открывшемся протоколе необходимо посмотреть номер присвоенный сводной заявке. По этому номеру в состоянии «Создание новой» необходимо найти сводную заявку, заполнить и отправить по маршруту. Заявка автоматически попадет в уполномоченный орган.

Внесение изменений в заявку, участвующую в сводной.Для внесения изменений в одну из заявок, являющейся источником для сводной,

ГРБС необходимо ее удалить из сводной, следующим образом: - Перейти на вкладку «Заявки первоисточники» сводной заявки, выделить

необходимую заявку и нажать на кнопку «Удалить строку» . В разделе «Принятые к исполнению» станет доступна для просмотра удаленная из сводной заявка.

- Перейти в раздел «Принятые к исполнению», выделить заявку, которую требуется отправить заказчику-ПБС для внесения изменений и нажать на кнопку «Отправка по маршруту» и выбрать действие «Доработка». Заявка перейдет в состояние «На доработке» и будет доступна для редактирования заказчику-ПБС.

После завершения редактирования, заявку необходимо отправить на согласование, как описано в пункте 1.2.

Добавление измененной заявки в сводную.Для добавления новой заявки в уже созданную ранее сводную заявку, необходимо,

согласовать измененную заявку (см. пункт 1 данного раздела).Далее необходимо открыть сводную заявку на вкладке «Заявки первоисточники»

и нажать на кнопку «Добавить строку» . В добавленной строке необходимо двойным нажатием на пустое поле столбца «Исходящий номер заказчика» вызвать справочник заявок на закупку доступных для участия в совместных торгах (Справочник отображает только заявки «принятые к исполнению», с указанием, об участии в совместных торгах). Далее необходимо выбрать заявку и нажать на кнопку «Запомнить». Заявка добавится в сводную.

Поле «Наименование товара, работы или услуги» вкладки «Информация об объекте закупки» после добавления или удаления заявок обнуляется - необходимо повторно заполнить поле для сохранения заявки.

Как только процедура закупки будет проведена, ГРБС самостоятельно формирует сведения о контрактах для заказчиков, чьи заявки входили в состав сводной заявки.

Для регистрации в Системе сведений о контракте, Заказчику необходимо перейти в папку «Контракты» в состояние «Создание нового», где отразится сформированный документ, доступный для редактирования.

1.4. Работа с прикрепленными файламиК документам Системы (заявка на закупку, задание на закупку) могут быть прикреплены

файлы произвольного формата. Рекомендуется прикреплять файлы, созданные в текстовом редакторе MS Word (*.doc),а также в табличном редакторе MS Excel (*.xls).

Для работы с прикрепленными файлами необходимо выбрать конкретный документ из

списка и кликнуть по кнопке Прикрепленный файл (Рисунок 7Error: Reference source not found).

74. Переход к списку прикрепленных файлов

При этом откроется список прикрепленных файлов, в котором можно видеть как автоматически сгенерированные файлы, так и те, которые были прикреплены вручную (Рисунок 8).

5. Список прикрепленных файлов

Для скачивания или открытия файла необходимо дважды кликнуть по строке необходимого файла.

Для добавления к документу нового файла следует кликнуть по кнопке Создать. При этом откроется форма создания/редактирования файла (Рисунок 9).

96. Форма редактирования файла

В данной форме по кнопке [Обзор] необходимо выбрать файл, указать комментарий (чем именно является файл) и Тип файла. Если данный файл должен быть опубликован на OOC, то необходимо установить галочку Размещение файла на ООС (файлы у заявок размещаемых через уполномоченный орган отмечаются галкой уполномоченным органом).

Для изменения файла или его комментария необходимо выделить требуемый файл и

кликнуть по кнопке Редактировать. Файл может быть заменен любым другим.

1.5. Размещение заказа у единственного поставщикаДля размещения заказа у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) без

проведения конкурсных процедур заказчик формирует средствами Системы Заявку на закупку.

Для этого необходимо кликнуть по кнопке Импорт необработанных заявок и выбрать пункт Сформировать заявку на закупку.

Созданный документ «Заявка на закупку» следует связать с согласованным документом «План-график размещения заказа». Для этого необходимо войти в документ в режиме

редактирования (Чтобы открыть документ на редактирование необходимо его выделить и нажать по кнопке

Редактировать.) и нажать на кнопку в поле Номер лота, при этом загрузится справочник, где необходимо выбрать лот из согласованного Плана-графика (Рисунок 10).

107. Выбор лота из плана-графика размещения заказа

Лоты, которые уже задействованы в заявках, будут выделены синей полосой (Рисунок 10, лот 5).

Данные по выбранному лоту автоматически выгрузятся в документ заявки на размещение заказа, заполнив информацию в реквизитах:

- Наименование объекта закупки; - Способ размещения; - Начал. цена контракта (значение подставляется из поля Стоимость, вкладки «Товары/работы/услуги»); - вкладка «Товары/работы/услуги»: Номер лота, Сумма лота, Срок разм. заказа, Срок исп.

контракта, Наименование кода классификатора, Код, Ед.измерения, Цена, Кол-во, Стоимость (поле

заполняется в результате арифметического действия: Цена * Кол-Во = Стоимость), КБК из плана;- вкладка «Условия контракта»: Размер обеспечения, Размер обеспечения в %;- вкладка «Финансирование»: БК, Сумма 20.. года;- вкладка «Дополнительные сведения»: Размер обеспечения, Размер обеспечения в %;

11. Документ «Заявка на закупку»

В сформированном документе (Рисунок 11) необходимо заполнить все реквизиты, обозначенные красным цветом, а также заполнить вкладки, содержащие данные, требуемые для выбранного способа размещения заказа.

Как только все данные будут внесены, необходимо сформировать печатную форму заявки

на закупку, нажав на кнопку Формирование печатной формы и сохранить документ по кнопке [Сохранить]. Сформированный файл заявки на закупку можно будет увидеть в окне режима просмотра прикрепленных файлов. Чтобы открыть это окно необходимо кликнуть по

кнопке Прикрепленные файлы в окне списка документов (В случае если автоматически файл не

добавился в данный раздел, необходимо добавить его в ручную). Здесь же можно прикрепить пакет документов в соответствии с Законом.

Далее документ заявки следует Подписать и Принять к исполнению, для этого необходимо нажать на кнопку Отправить по маршруту (Рисунок 12). После первого нажатия документу назначается маршрут, после второго нажатия появляется выбор маршрута для документа (Рисунок 13).

12. кнопка Отправить по маршруту

13. кнопка Выбор маршрута

Далее необходимо создать документ извещение об осуществлении закупки у единственного поставщика и опубликовать его на ООС (zakupki.gov.ru).

Для этого необходимо:

- Зайти в раздел «Принятые к исполнению» блока Заявки на закупку, выделить

необходимую заявку и нажать на кнопку «Формирование карточки размещения заказа».

- Перейти в раздел «На размещении» блока «Закупка у единственного поставщика».

- В созданном документе «Закупка у единственного поставщика» следует заполнить все необходимые поля и сохранить, нажав на кнопку «Сохранить». Далее закрыть протокол сохранения данных.

- Выделить заполненный документ «Закупка у единственного поставщика» и нажать на

кнопку Отправить извещение на ООС. В случае отсутствия ошибок, извещение загрузиться в личный кабинет организации на ООС (zakupki.gov.ru).

Далее необходимо зайти в личный кабинет на ООС, проверить полученную информацию и опубликовать извещение. Требование о публикации извещения на ООС установлено ст.93 п.2 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

В случае установки в столбце «аналитического признака»: ошибка при отправке документа на ОСС, необходимо выделить документ с ошибкой и нажать на кнопку «История статусов отправки документа на ООС», где возможно посмотреть причину не отправки на ООС документа.

1.6. Формирование контракта с единственным поставщиком

Документ «Контракт» формируется из документа «Заявка на закупку» в состоянии «Приняты к исполнению» по кнопке [Формирование контракта с единственным поставщиком] (Рисунок Error: Reference source not found).