W2 Proc Si It A Bus Nerozumi
-
Upload
guesta09d518 -
Category
Business
-
view
409 -
download
0
Transcript of W2 Proc Si It A Bus Nerozumi
![Page 1: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/1.jpg)
BEST PROJECT MANAGEMENT
Proč si business a IT nerozumí a jak se s tím vyrovná projektový manažer
Praha, 2. 6. 2009
![Page 2: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/2.jpg)
2
YouTube - IT Crowd: truest moment ever!http://www.youtube.com/watch?v=gt9j80Jkc_A
![Page 3: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/3.jpg)
3
Agenda
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
Úvod
Proč si IT a business nerozumí?
Interaktivní část
Vyhodnocení interaktivní části
Příklady z praxe
Závěry a doporučení
1.
2.
3.
4.
5.
6.
![Page 4: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/4.jpg)
4
Agenda
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
Úvod
Proč si IT a business nerozumí?
Interaktivní část
Vyhodnocení interaktivní části
Příklady z praxe
Závěry a doporučení
1.
2.
3.
4.
5.
6.
![Page 5: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/5.jpg)
5
Přřřředstavení organizátorůůůů
� 10 let zkušenostís řízením transformačních a integračních projektů.
� 5 let ve Skupině ČEZ
� 2 roky v čele PK ČEZ
� Pokoutní klavírista a věčný golfový začátečník
MartinaMatoušková
Ředitelka útvaru Projektová kancelářČEZ, a. s.
TomášMeloun
PartnerSolit Project
JiříPetržilka
Vedoucí řízeníprojektového portfoliaKomerční banka
� 17 let praxe v IT
� Zkušenosti z vrcholového managementu
� Kouč a Project manager na volné noze
� Rekreační drvoštěp a jachtař
� 11 let praxe v bankovnictví
� 5 let na projektech v Komerčníbance
� 3 roky na pozici Head of Project Portfolio Management
� Aktivní fotbalista a cestovatel
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
„Upadnout můžu, zvednout se musím. “
„Vyřčený problém, pojmenovaná chyba a
schopnost změny sebe sama jsou naše nejcennější
příležitosti.“
"Půjdu kamkoli, pokud to bude kupředu".
Motto:
![Page 6: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/6.jpg)
6Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
Agenda
Úvod
Proč si IT a business nerozumí?
Interaktivní část
Vyhodnocení interaktivní části
Příklady z praxe
Závěry a doporučení
1.
2.
3.
4.
5.
6.
![Page 7: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/7.jpg)
Proč toto téma?
� Nesoulad IT a business je často identifikován jako příčina neúspěchu projektů
� Přesto nebývá v rámci společností a projektů koncepčně řešena…..
Ale
� Existují styčné body jak tento rozpor řešit?
� A může s tím projektový manažer vůbec sám něco udělat?
Proč jsme zvolili toto
téma?
![Page 8: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/8.jpg)
8
IT
Společčččný cíl pro business, IT a PMO je dodat projekty s nejvyšší přřřřidanou hodnotu z hlediska korporátních cílůůůů
� Musím dodat projekt dle zadání
� Nesmím překročit rozpočet
� Musím dodržet harmonogram
Projektová paradigmata
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
Business
� Chci své projekty hned a rychle
� Nezaplatím ani o korunu víc
� Moje projekty jsou nejdůležitější
� Dejte nám Vaši (přesnou) strategii
� Předejte nám Vaše projektové požadavky
� A PAK UŽ NIC NEMĚŇTE!
PMO
![Page 9: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/9.jpg)
9
Agenda
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
Úvod
Proč si IT a business nerozumí?
Interaktivní část
Vyhodnocení interaktivní části
Příklady z praxe
Závěry a doporučení
1.
2.
3.
4.
5.
6.
![Page 10: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/10.jpg)
10Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz 10
Hra– japonský fotbalista- úvod
• Cílem této hry je kreativně analyzovat téma principiálního neporozumění IT a Byznys složek v rámci IT projektů.
• Pomocí jednoduché hry s prvky reálného prostředí projektového prostředí se pokusíme analyzovat a najít příčiny tohoto jevu a případné možné cesty k eliminaci těchto příčin.
• Tři skupiny paralelně řeší stejný úkol,se svými závěry se navzájem seznamujíformou prezentace.
![Page 11: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/11.jpg)
11Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz 11
Hra – japonský fotbalista- struččččný nástin
• Skupina se skládá z rolí (role určí los).– 1 sponzor– 1 zadavatel, zástupce byznysu– 1 projektový manažer– 3 řešitelé– X pracovníků interního auditu, pozorovatelů.
• Sponzor převezme od organizátorů svou roli a předáváústně zadání zadavateli, tento ho písemně formuluje projektovému manažerovi, a ten předává zadánírealizačnímu týmu a řídí realizaci.
• Realizační tým plní pokyny PM a pozorovatelé sbírajípoznatky pro vyhodnocení hry.
![Page 12: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/12.jpg)
12Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz 12
Organizátořřřři
• V rámci jedné skupiny– uvádějí hru– losují role ve skupině– vysvětlují pravidla– fasilitují nejasnosti– hlídají čas– obsahově nezasahují do hry
![Page 13: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/13.jpg)
13Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz 13
Sponzor projektu
• Od organizátorů přebírá popis své role a následující situačnípopis.
• U kolegy, který je generálním ředitelem partnerskéspolečnosti, viděl sponzor (také CEO) na jeho pracovním stole model japonského fotbalisty. Moc se mu líbil a chce mít taky takového.
• Sponzor má k dispozici pouze dílčí fotografii skutečného japonského fotbalisty. Zavolá si zástupce byznysu, sdělí mu svůj požadavek a pověří ho rolí zadavatele. Zadavatel si pozve vedoucího projektu a předá mu písemně svoje zadání.
• Sponzor smí svoje zadání různě specifikovat a modifikovat podle osobních preferencí, ostatní se snaží „trefit“ do jeho požadavků.
• Sponzor a zadavatel mají na vzájemnou komunikaci pouze 3 minuty. Je jedno, jak si tento čas rozvrhnou, facilitátor jim bude čas komunikace měřit.
![Page 14: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/14.jpg)
14Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz 14
Zástupce byznysu - zadavatel
• Od organizátorů přebírá jenom popis své role. Nezná detailně roli sponzora a jeho situační popis.
• Jeho role je převzít od sponzora vizi / požadavek a předat projektovému manažerovi co nejpřesnější (písemné) zadání.
• Může pouze vysvětlovat a předávat zadání s PM, nesmíkomunikovat s realizátory.
• Zadavatel může komunikovat se Sponzorem pouze 3 minuty.
![Page 15: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/15.jpg)
15Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz 15
Vedoucí projektu (PM)
• Od organizátorů přebírá jenom popis své role. Nezná detailně roli sponzora a jeho situační popis.
• Jeho role je zorganizovat tým (předem daný) pracovníků, kteří naplní zadánísponzora / zadavatele, jak nejlépe dovedou.
• Jeho povinností je dodržet timing a rozpočet projektu a maximálně uspokojit potřeby sponzora / zadavatele.
• Může pouze vysvětlovat a předávat zadání, nepodílí se na vlastní realizaci (nesmí vzít kostičku do ruky).
• Vedoucí projektu může komunikovat s řešiteli po celou dobu.
![Page 16: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/16.jpg)
16Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz 16
ŘŘŘŘešitelé
• Od organizátorů přebírají jenom popis své role a slovní zadání od vedoucího projektu.
• Jejich cílem je udělat to, co řekne vedoucí projektu, uspokojit jeho potřeby.
• Řešitelé nemohou komunikovat přímo se sponzorem.
![Page 17: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/17.jpg)
17Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz 17
Pozorovatelé (interní audit projektu)
• Do projektu nezasahují (verbálně i neverbálně), mohou se zúčastnit všech situací, pouze jako pozorovatelé.
• Jejich role je sesbírat maximum informací o průběhu projektu, sestavit a prezentovat vyhodnocení:– Jak skupina splnila cíle ?– Sponzor - Co se dělo dobře, co špatně ?– Vedoucí projektu – Co se dělo dobře, co špatně
?– Řešitelský tým - Co se dělo dobře, co špatně ?
![Page 18: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/18.jpg)
18Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz 18
Analýza a vyhodnocení – top 3-5 přřřříččččin a nástrojůůůů
• Formou bodování jednotlivých příčin:
Přřřříččččiny neporozuměěěění IT a Byznysu
Poččččet bodůůůů
Co s tím můžůžůžůže děěěělat PM ?
![Page 19: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/19.jpg)
19Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz 19
ČČČČasování a limitované zdroje
• Úvod ke hře a losování - 10 minut.• Komunikace VP a Sponzora - max 3 minuty v
průběhu celé úlohy.• Na realizaci projektu mají VP a řešitelé 10 minut.• Na vyhodnocení projektu mají pozorovatelé 5
minut.• Jednotlivé fáze ohlašují centrálně organizátoři.• Celkový čas hry je s rezervami 30 minut (časový
tlak je v rámci hry důležitý).• Limitované zdroje / rozpočet hry jsou max 25
kostiček.
![Page 20: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/20.jpg)
20Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz 20
Pomůůůůcky
• 3x fotografie japonského fotbalisty• 3x set kostiček LEGO (á 30 kostek, ve stejném
barevném poměru)• 3x flipchart a sada fixů• 3x losovací zařízení• 3x vytištěná pravidla jednotlivých rolí• 1x dataprojektor• 1x skupinový dárek pro vítěze (sekt)
![Page 21: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/21.jpg)
21
Agenda
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
Úvod
Proč si IT a business nerozumí?
Interaktivní část
Vyhodnocení interaktivní části
Příklady z praxe
Závěry a doporučení
1.
2.
3.
4.
5.
6.
![Page 22: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/22.jpg)
22
Jak se skupinám podařřřřilo naplnit zadánísponzora?
Původní zadání – fotka japonského fotbalisty
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
![Page 23: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/23.jpg)
23
Agenda
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
Úvod
Proč si IT a business nerozumí?
Interaktivní část
Vyhodnocení interaktivní části
Příklady z praxe
Závěry a doporučení
1.
2.
3.
4.
5.
6.
![Page 24: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/24.jpg)
24
Přřřříklad 1: Vybudování elektronického systému internetové inzerce
Vybudování elektronického systému internetové inzerce
Průběh realizace
Výsledek projektu
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
Business požadavky
� Vybudujte elektronickou verzi inzertních knih� Chceme aby inzeráty našich inzerentů byly k nalezení také na
internetu� Od využití online kanálů si slibujeme zachycení ubývajících
zákazníků tištěných médií
� Inzeráty a jejich metadata neumožňují lokalizovat inzerovanou službu nebo produkt podle regionů
� Pokud má služba plnit tyto účely, musí se změnit proces sběru a uchovávání informací o inzerentech a inzerátech. IT navrhuje vypracování business case
� Vedení společnosti zamítlo změny v procesech a trvalo na realizaci online inzertní služby s nekvalitními daty
� Online vyhledávání poskytuje nekvalitní výsledky, služba je málo využívaná, odliv zákazníků pokračuje
![Page 25: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/25.jpg)
25
Přřřříklad 2: Vybudování systému pro řřřřízeníosádek v terénu
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
Průběh realizace
Výsledek projektu
Business požadavky
� Potřebujeme jednoduchý systém pro řízení osádek pro údržbu.� Vzhledem k očekávaným přínosům nechceme za systém zaplatit
víc než částku X.� Řešení potřebujeme v čase T.
� Vzhledem k napojení na ERP a zákaznický systém navrhuje IT jinéřešení než se líbí businessu.
� IT nemá dostatek know-how a kapacit pro implementaci systému.� Vyjednávání s dodavatelem ukazuje, že vzhledem k upřesněné
specifikaci požadavků businessu nelze řešení realizovat v požadovaném čase ani rozpočtu.
� IT řešení diametrálně odlišné od původních očekávání.� Dodávka v čase T + 1,5 roku� Náklady řešení = 3X
![Page 26: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/26.jpg)
26
Přřřříklad 3: Prodej úvěěěěrůůůů
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
Průběh realizace
Výsledek projektu
Business požadavky
� Chceme prodávat rychle úvěry přes přímé distribuční kanály.
� IT: Automatizujeme proces zpracování úvěrů, je absolutněnezbytné upravit celou řadu aplikací.
� BU: Navržené řešení je drahé a jeho realizace dlouhá.� IT: Navržené řešení je možno zlevnit cca o 10%� BU + IT: Dohoda na manuálním zpracování části úvěrového
procesu a tím došlo k zásadnímu snížení nákladovosti a doby potřebné k implementaci.
� Díky zlepšení komunikace mezi IT a BUS bylo možné najít na druhý pokus řešení, které bylo vyhovující pro všechny strany (obchod, operations, IT, finance)
![Page 27: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/27.jpg)
27
Agenda
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
Úvod
Proč si IT a business nerozumí?
Interaktivní část
Vyhodnocení interaktivní části
Příklady z praxe
Závěry a doporučení
1.
2.
3.
4.
5.
6.
![Page 28: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/28.jpg)
28
Pročččč to tedy mezi businessem a IT obččččas nefunguje?
� Priority businessu nejsou stálé
� Požadavky businessu jsou nedostatečněpopsané
� Porozumění, kolik stojí infrastruktura, je velmi nízké
� Důvěra v IT je velmi nízká
� Připravenost na realizaci projektu je nedostatečná
� IT nerozumí prioritám businessu a ani nemá vůli porozumět
� IT buduje infrastrukturu bez odsouhlasenípožadavků businessu
� Ze strachu ze špatných odhadů či chyb IT nadhodnocuje rozsah projektu (finanční, časovou)
� IT nemá dostatečné kapacity (čas, kvalita)
� IT tým nepracuje společněs týmem businessu
Důvody rozporů mezi businessem a IT
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
Kde IT dělá chyby?Kde business dělá chyby?
![Page 29: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/29.jpg)
29
Kde vidíme přřřříččččiny…
Příčiny rozporů mezi businessem a IT
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
Motivace
Osobnosti
Strategickécíle
� Nejasně definované cíle� Cíle nejsou vzájemně sladěné a sdílené� Dílčí cíle jsou často v rozporu
� Rozdílná KPIs mezi IT a business� Nekompatibilní KPIs mezi business navzájem� Nesoulad mezi osobními a firemními cíli/KPI
� Rozdílné osobnostní charakteristiky� Nízká loajalita ke společnému firemnímu cíli� Nízká odvaha přijímat úkoly s rizikem
![Page 30: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/30.jpg)
30
… a co s tím lze děěěělat na úrovni korporace?
� Srozumitelnépojmenováníkorporátních cílů
� Integrovaná KPI
� Kvalitní definice správných business cílů
� Spolupráce businessu a IT na definici
� Aplikace best practices PM
� Komunikace
� Benefit management (obsah – business cíle, čas, peníze)
� Zajištění adekvátních kapacit
� Potvrzení kompatibility business cílů s navrhovaným IT řešením
Při strategickém plánování
Při definici projektu
Při mobilizaci projektu
Při realizaci projektu
Opatření pro zajištění souladu – pohled korporace
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
1. Jako celek celý tento rámec
málokterá korporace má (případně
ne všechny prvky fungují)
2. Pokud existují „díry v systému“,
musí si toto projektový manažer
uvědomit a
najít mechanismy, ja
k
„díry“ vyplnit3. Pří
ležitost spočívá ve stálé
možnosti dobudovat chyběj
ící části
systému (role PMO)
![Page 31: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/31.jpg)
31
… a jak si s tím poradí projektový manažžžžer?
Využít komunikaci a další nástroje k překonáníosobních pohledů a parciální motivace
Věnovat velkou pozornost zahájení projektu (pochopení potřeb a souvislostí, správnéplánování, …).
Upřednostňovat jednoduché řešení.
Vyvažovat „měkké“ i „tvrdé“ řízení projektu.
…
Žádná sofistikovaná metodika nenahradí intuici projektového manažera!
Opatření pro zajištění souladu – pohled manažera
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
1.
2.
3.
4.
5.
![Page 32: W2 Proc Si It A Bus Nerozumi](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052906/5589f8f4d8b42a164c8b471f/html5/thumbnails/32.jpg)
32
Poděěěěkování úččččastníkůůůům workshopu
Project Management Day, 2. června 2009, www.bestprojectmanagement.cz
Děkujeme za Vaši aktivní účast na tomto workshopu !
Jsme rádi, pokud jsme společně přispěli k odpovězení
některých Vašich otázek.