VÅRD- OCH UNDERHÅLLSPLANERING

2011Reviderade 2012

Revision av vård- och underhållsplanerna till församlingar och samfälligheter i Växjö stift

Råd- och anvisningar från Växjö stift

Tillägg till Råd- och anvisningar (november 2012)

I varje pastorat skall finnas vård- och underhållsplaner för all egendom som skyddas av kulturminneslagens 4 kapitel. Vård- och underhållsplanerna skall, genom inventeringar eller utredningar visa det behov av långsiktigt underhåll som behövs för att egendomens kulturhistoriska värde inte skall riskeras eller förminskas. I föreskrifter för Kulturminneslagens kap 4, är detta numera en skyldighet för förvaltaren.

Likaså framgår av nya ”villkor för kyrkoantikvarisk ersättning” att vård- och underhållsplanering som visar på ”god framförhållning” är krav för kunna erhålla kyrkoantikvarisk ersättning.

Efter de förändringar i Kyrkoordningen (KO) som sker 2014, är det pastoratet som förvaltar den församlingarnas kyrkliga egendom. Den enskilda församlingen skall fortsättningsvis ha tillsynsansvar för värdefull inredning och inventarier.

I pastoratet kommer således att finnas två planeringsdokument som styr den långsiktiga verksamheten. Församlingsinstruktionen (FIN) och vård- och underhållsplanen (VoU) skall samordnas till gemensamma planerings-förutsättningar. Detta medför att det i pastoratet måste finnas en sammanvägning av alla VoU- planer till en gemensam prioritering och ekonomisk långtidsplan, sedd ur detta helhetsperspektiv

I stiftens nya roll som tillsynsansvarig för förvaltningen i pastoratet blir det viktigt att stödja tillkomsten av sådana gemensamma planeringsinstrument.

Av denna anledning skall det, när alla vård- och underhållsplaner avseende enskilda objekt (kyrkobyggnader, kyrkgårdar etc) är utförda, ske en pastoral sammanvägning av behov, möjligheter och krav. Detta arbete kan inte utföras som konsultuppdrag utan förutsätter ett aktiv arbete i arbetslag och beslutande organ.

2

I Råd och anvisningar som Växjö stift upprättade 2003 kan man läsa:”Det är i grunden inte någon skillnad mellan församlingsinstruktioner och vård- och underhållsplanering. Båda syftar till att klarlägga hur församlingsverksamheten skall se ut. Vård- och underhållsplaneringen utgör en tolkning av de fysiska förutsättningar som måste finnas för att en god församlingsverksamhet skall fungera.”

I stiftets råd och anvisningar för vård- och underhållsplanering från 2003 kunde man läsa att det var, och är, församlingarnas totala och sammanvägda, långsiktiga behov som skall utgöra förutsättningarna för planeringen. Församlingens verksamhet är grundläggande för prioriteringarna av vård- och underhåll. De kulturhistoriska, tekniska och ekonomiska förutsättningarna utgör ramar för vad som är möjligt att genomföra.

Ekonomisk planering är ett måste och förutsätts dessutom om kyrkoantikvarisk ersättning eller kyrkobyggnadsbidrag söks. Endast församlingar som visar god framförhållning i sin vård- och underhållsplanering kan beviljas KAE. En omfattande del av VU-planen består av statusbeskrivningar. Dessa har kort bäst före datum och måste kompletteras och revideras varje år. Delar av statusbesiktningarna kan utföras av den egna personalen medan andra kräver yrkesmässig sakkunskap. I synnerhet gäller detta tekniska anläggningar eller inredning och inventarier.

Vård- och underhållsplanen skall vara antagen av församlingens/samfällighetens beslutande organ och i beslutet skall anges att den skall utgöra arbets- och styrinstrument. I beslutet skall även ingå regler för uppföljning av budget och revision samt planens giltighetstid. (Jämför: Kyrkoantikvarisk ersättning. Villkor och allmänna råd. Bilaga B till Kyrkofondens styrelses beslut 2003-0604, § 60, även Kyrkoordningen kap 40 § 2, 47 kap § 1, 5)

I mallen för vård- och underhållsplanering, som Växjö stift tog fram 2003, står bland annat att:

- Församlingens/samfällighetens revisorer skall årligen granska hur planens intentioner verkställs.

- Vård- och underhållsplanen skall gälla högst fyra år från beslutet men skall revideras årligen vad avser tillkommande och utförda arbeten.

- Planen skall utgöra instrument för all fysisk planering och kunskap om dess innehåll skall delges alla anställda och förtroendevalda.

Den första VU-planen som godkändes av Växjö stift färdigställdes under 2004 men det största antalet underhållsplaner blev klara först under 2006, vilket innebär att det nu är hög tid för revideringsarbetet för det stora flertalet av planerna. Vid stiftets förhandsgranskning framkom generellt bland annat att det fanns områden man avsåg att komplettera senare, exempelvis att arbeta in inventeringar, men även andra kunskapsluckor som skulle utredas. Det finns även möjlighet att söka kyrkoantikvarisk ersättning för detta revideringsarbete och de merkostnader som kan uppstå, exempelvis genom anlitande av konsulter eller annan expertis. En aktuell och uppdaterad vård- och underhållsplan är förutsättningen för beviljande av KAE.

Vid frågor, kontakta:Per Morin, Stiftsingenjörper.morin@svenskakyrkan.se0470-77 38 59

Maria Brynielsson, Stiftsantikvariemaria.brynielsson@svenskakyrkan.se0470-77 38 06

3

Vård- och underhållsplanerna –korta punkter om det kommande revideringsarbetet

Helhetssyn: De reviderade VU-planerna ska beskriva gällande organisation där omorganisationer har skett, men även förändringar som har skett inom befintliga organisationer, exempelvis om det finns ny delegationsordning.

VU-planerna ska ge helhetssyn för alla kyrkorna i samfälligheten/församlingen (den ekonomiska förvaltningen). För att få detta måste gemensam prioritering ske utifrån alla kyrkornas vård- och underhållsbehov.

VU-planerna bör innehålla beskrivning av kyrkorummets brukande (hänvisning till FIN) samt eventuellt ge en bild av helheten genom att beskriva hur frekvent kyrkorna nyttjas i samfälligheten/församlingen, vilka som används mest och så vidare.

Händelsehistorik: VU-planernas händelsehistorik ska uppdateras genom att alla åtgärder som utförts sedan planen upprättades ska föras in. Observera att detta ska ske kontinuerligt och inte enbart vart fjärde år vid revideringsarbetet.

Relations- och statusbeskrivningen: I de flesta fall är det nu fem år sedan relations- och statusbeskrivningarna utfördes. Stämmer prioriteringarna? Har nya behov uppstått? Prioriteringarna från utförda inventeringar, finns de med? Har de uppdaterats (2:or, är de nu 1:or) och så vidare? Informationen i relations- och statusbeskrivningen är nu inaktuell och måste uppdateras.

Förhandsgranskningen visade att väldigt många av VU-planernas relationsbeskrivningar saknade information om kyrkornas grundläggning, det vill säga hur det ser ut under golvet, om tillgängligheten till krypgrunden genom inspektionsluckor, isolering, ventilation till krypgrunden med mera. Ofta saknades även information om kyrkvindarna, om tillgänglighet, isolering, fuktskador samt kyrkornas tak. Detta kan dock kräva anlitande av expertis/konsult. Se exempel bilaga 1-3.

Periodiskt återkommande åtgärder: Periodiskt återkommande åtgärder, exempelvis målning av fönster, måste ges prioritet senast två år före planerad åtgärd. Detta är helt nödvändigt om man avser att söka finansiellt stöd från stiftet.

Inventeringar: VU-planerna ska kompletteras med resultatet från de egna eller av stiftet utförda inventeringarna (exempelvis skadeinventering av textilierna och metallinventarierna samt klimatmätningar). Observera att inventeringarna inte enbart ska biläggas planerna utan även arbetas in i VU-planernas statusbeskrivningar och prioriteringsdelar.

Ritningar: Som bilaga till VU-planen ska det finnas ritningar, gamla inskannade eller nya digitala, exempelvis planritningar och om möjligt fasader och sektioner.

4

Observera att nya digitala ritningar i VU-planen ska kunna öppnas i standardprogram, exempelvis Word och Excel.

Analysdelen: Det är även viktigt att ta med allt som man inte vet. Genom att beskriva kunskapsluckor blir VU-planen mer komplett och det uppstår inte frågetecken eller osäkerhet om man har missat detta område. Omnämnda kunskapsluckor i den ursprungliga VU-planen, har de kompletterats/utretts eller är de fortfarande outredda?

Energikostnadsanalys: De reviderade VU-planerna ska beskriva och skilja ut vilka kostnadsbärare som finns. Detta kan till exempelvis vara bårhus, belysning, värme, energi, andra lokaler för anställda och församlingshem samt avskrivningar.

De reella driftskostnaderna ska ingå samt en energikostnadsanalys. Med detta avses beskrivning av uppvärmningssystem, exempelvis typ, ålder, placering samt om det finns kommande inventeringsbehov och i så fall prioriteringar för detta.

Finansiering: Vid förhandsgranskningen av de VU-planer som tidigare utförts var finansieringsavsnittet oftast inte särskilt omfattande med hänvisning till att alla VU-planerna i samfälligheten/församlingen ännu inte var klara. Nu när alla är klara bör helhetssynen även märkas här i de reviderade VU-planerna.

Antagande: De reviderade VU-planerna ska antas på nytt eller protokollföras som ny reviderad VU-plan.

5

Bilaga 1. Relations- och statusbeskrivning invändigt Vård- och underhållsplan för ……………………………….. kyrkaByggnad …Kyrkan……… Byggnadsdel: Kyrkans grund Besiktning utförd: 2011 03 31

ByggnadsdelKonstruktion och material

Färg: kulör och färgmaterial Kulturhistorisk kommentar Brister/skador Prioritet

Inspektionslucka till grund        Saknas  I

Golv Trä Lack Byttes år 1956 pga mögel och fuktproblem

   

Isolering Mineralull   1956    

Bjälklaget Träbjälkar med trossbotten av trä

Impregnerat samt delar målade med cuprinol

1956 Lukt  I

Grundläggning Markskikt av humus, blött

    Fritt vatten  I

Utvändiga ventiler Fyra ventiler på varje långsida

  1956    I

Dränering       Utförd på 1950-talet  

Andra kommentarer (ex träspill, organiskt material, gravanläggningar, vatten, rester äldre kyrkmurar kulvertering för värme och el)

Önskemål finns om vidare behov av avfuktning av kyrkan

Bilaga 2 Relations- och statusbeskrivning invändigt Vård- och underhållsplan för ……………………………….. kyrkaByggnad …………… Byggnadsdel: Kyrkans vind Besiktning utförd: 2011 03 31

ByggnadsdelKonstruktion och material

Färg: kulör och färgmaterial Kulturhistorisk kommentar Brister/skador Prioritet

Inspektionslucka till vindFinns i långhustaket ovan orgelläktare otillgänglig I

Innetak Puts på trä  Blå tempera Målades 1973 Flagor och sprickbildning

 

III

Bjälklag Trä obehandlade ursprungliga Ej besiktningsbart I

Isolering Gullfiber på papp   Byttes år 1973 Nersjunken    

Belysning Finns

Brandavskiljning Finns ej I

Ventilation Takfotsventilation Nätning mot insekter saknas I

FönsterGångbryggor Finns ej I

Andra kommentarer: (djurspillning, äldre inventarier tagna ur bruk, hissanordningar för ljus etc.)

     

7

Bilaga 2 Relations- och statusbeskrivning Vård- och underhållsplan för ……………………………….. kyrkaByggnad …………… Byggnadsdel: Kyrkans tak Besiktning utförd: 2011 03 31

ByggnadsdelKonstruktion och material

Färg: kulör och färgmaterial Kulturhistorisk kommentar Brister/skador Prioritet

Plåt Enkelfalsad koppar 1938

Sprickbildning och gamla små lagningar där läckage uppstått. Underlagspapp saknas. I

Svall 25mm ospontad glessvall 

Gammalt svall som tidigare legat under spåntaket. Rötskador ställvis I

Takstol Trä CC120 obehandlade Hanbalkar kompletterade 1938 övriga takstolar troligtvis ursprungliga Skadedjursangrepp I

Takluckor 2 stPlåt   Från 1938

Läcker I

Åskskydd Åskskydd i nock med ledningen i fals Är lös, behöver sträckas I

Andra kommentarer:       Undersök skikt av folie/papp över innertak

 

8