VRIJWILLIGERSBELEID versus

COMMUNICATIE

Plezante organisatie werkt met vrijwilligers …

Zijn jullie een plezante organisatie? • Vrijwilligers werven = goesting geven • Vrijwilligers houden = begeleiden

Ja? Verzilveren maar! • Werk je vrijwilligersbeleid uit • Werk je communicatie uit

Vrijwilligersbeleid -/+ communicatie

“Alles is communicatie, maar communicatie is niet alles”

• Wat is de rol van communicatie in jouw organisatie? Strategisch instrument of noodzakelijk kwaad?

• Wat is de positie van het vrijwilligersbeleid? • Wat is de link tussen externe, interne communicatie maar

ook HRM en /of beleid? Is er kruisbestuiving mogelijk? • Communicatie faciliteert maar is geen tovermiddel > de

hele organisatie moet wel waarmaken wat ze zegt

Vrijwilligersbeleid + communicatie in 10 stappen*

* Vrij naar: In-team. Vervolmaak uw vrijwilligersrelatie in 10 stappen

1. Focus Vrijwilligersbeleid • Waarom zoeken jullie

vrijwilligers? • Wat verwachten jullie van

vrijwilligers? • Wat heb je te bieden? • Hoe begeleiden jullie

vrijwilligers? • Wat verwachten vrijwilligers

van ons?

Communicatie • Betrokken bij het uitwerken

van deze visie op vrijwilligerswerk(strategie)

• Vertalen van troeven in USP • Doelgroepgericht

communiceren • Bepalen van de

kernboodschap • Integratie van communicatie

over vrijwilligerswerk in je corporatie communicatie

2. Zoek de juiste vrijwilligersVrijwilligersbeleid • Functie- competentieprofiel:

wie zoek je om wat te doen? • Leg de inhoud van je

vacature vast • Plannen: ga niet last-minute

op zoek • Leg het profiel van de ideale

vrijwilliger vast (persona)

Communicatie • Doelgroepen bepalen

(persona) • Copywriten van de vacature • Mediamix bepalen • Campagne plannen (tijd &

geld) • Bewaken opvolging reactie /

conversie

PersonaDit is Lies

• 38 jaar • Geen kinderen • Woont in Antwerpen

• Geboeid door communicatie • Flexibiliteit is belangrijk • Actief op sociale media • Heeft af en toe een uurtje over voor een goed doel

• Knutselt graag in huis • Is zot van haar kat • Haat koken • Babbelt graag

Copywriten

1. Straffe titels vallen op 2. Deel een grote vacature op in meerdere taken 3. Vermijd jargon en blabla 4. Lees je vacature als een vrijwilliger 5. Gebruik meer ‘jij’ dan ‘wij’ 6. Zet je troeven in de kijker (vorming, ervaring, gezelligheid, …) 7. Prikkel met een vraag 8. Eindig met een ‘call to action'

‘Vrijwilliger gezocht’ versus ‘Jij maakt voor Percy het verschil door te helpen met schoolwerk’

Een verzorgde vacature…

…bevat goede trefwoorden

Mediamix1. Persoonlijk contact 2. Netwerken van je huidige vrijwilligers, collega’s, … 3. Telefoon, e-mail 4. Website, nieuwsbrieven 5. Vacaturebanken zoals vrijwilligerswerk.be 6. Sociale media 7. Print, affiches, folders, lokale bladen 8. Vrijwilligersbeurzen 9. Gemeentebladen, lokale pers, … 10.Oproep via andere organisaties 11.Platte e-mails ipv nieuwsbrieven

• Inspirerend voorbeeld: Vrijwilligers in actie • Conversie: reageer binnen 48 uur en maak een afspraak

Een multimedia campagne met Facebook

…een testje op de website

… een vaste pagina over vrijwilligerswerk op de website

…een vak op de homepage met segmenten…

lokale persacties

SEO en SEA

Vrijwilligers als ambassadeurs

Basisvoorwaarde = tevreden vrijwilligers

Waarom?

• Gezicht aan de organisatie geven • Andere vrijwilligers aantrekken • …?

Vrijwilligers als ambassadeurs

Hoe WOM faciliteren? • Investeer in interne communicatie

• Zorg dat ook vrijwilligers jullie visie en kernboodschap kennen (leer hen jullie elevator pitch)

• Werk met een gesloten facebookgroep waar je vrijwilligers actief zijn • Vraag hen je social media te liken en delen (en geef eerst een workshop) • Maak een ‘interne’ nieuwsbrief voor vrijwilligers met deelbare informatie

(succesverhaal, nieuwe vrijwilligers voorstellen, quote van een ancien, nieuwe projecten …)

• Maak een sectie voor vrijwilligers op je website met: • je vacatures • dankjewels, sfeerbeelden • informatienota’s, een levendig intranet voor vrijwilligers

PSSST: en de betaalde collega’s?

Vrijwilligers als ambassadeurs

Hoe WOM faciliteren? • Bezorg je vrijwilligers naamkaartjes of folders • Breng-je-vriend-mee bedankingsfeest • Laat een vrijwilliger spreken op een studiedag • Een vrijwilliger met schrijftalent kan voor jullie bloggen • Neem een contente vrijwilliger mee naar beurzen • Interview met een vrijwilliger in je eigen media • Vraag vrijwilligers nieuwe vacatures naar hun netwerk door te mailen • Laat een vrijwilliger mee nieuwe vrijwilligers onthalen • Rekruteer specifieke buzz-ambassadeurs • Promoot de verhalen van je ambassadeurs op je eigen media • Maar… maak ook afspraken (portretrecht, privacy, …)

Ambassadeurs

3. VerwelkomVrijwilligersbeleid • Begint al bij rekrutering! • Informatie geven • Voorstellen • Inwerken • Polsen naar motivaties

Communicatie • Reageer binnen 48 uur, ook

als je de kandidaat niet ziet zitten

• Heldere informatienota (welkomstboekje)

• Eigen e-mailadres, login op intranet, servers …

• Motivaties gebruiken om in te spelen op het aanbod

… vrijwilligersknoppen op websites (intranet)…

4. Zet aan het werkVrijwilligersbeleid • Taken toewijzen • Afspraken maken en

opvolgen • Competenties ontwikkelen • Opleiding & begeleiding

waar nodig

Communicatie • Interne communicatie met

vrijwilligers stroomlijnen in functie van de taken: • kanalen (telefoon, e-mail,

skype, facebookgroep…) • Workshops in functie van

communicatie • Competenties (LinkedIn,

Oscar Online)

5. BegeleidVrijwilligersbeleid • Betrokkenheid tonen • Corrigeren • Feedback geven • Bijkomende vorming

Communicatie • Interne communicatie met

vrijwilligers stroomlijnen in functie van ambassadeurschap en informatie: • nieuwsbrief voor

vrijwilligers • intranet • sociale media • …

• Overleg tussen vrijwilligers

6. MotiveerVrijwilligersbeleid • Ken de hoofdmotieven:

• sociale motieven • maatschappelijke

motieven • ervaring en bijleren • idealisme, zingeving

• Waarderen

Communicatie • Belang van vrijwilligers

benadrukken in de hele communicatie (extern & intern)

• Bedanken (Week van de Vrijwilliger, IVD, eigen initiatieven, …)

• Events die de sfeer bevorderen (uitstap, feestje, …)

7. OmkaderVrijwilligersbeleid • Alles in orde met de

vrijwilligerswet? • Goede afspraken maken

Communicatie • Zorg voor heldere

communicatie over de wet of verwijs naar www.vrijwilligerswerk.be

8. Geef feedbackVrijwilligersbeleid • Wat is goed? • Wat kan beter?

Communicatie • Leerpunten voor

communicatie opvolgen

9. BedankVrijwilligersbeleid • Probeer te achterhalen

waarom iemand stopt • Stop een samenwerking

zelf als het echt niet loopt • Voer een helder

exitgesprek

Communicatie • Ondersteuning bij het voeren

van een moeilijk gesprek • Organisatie van een

bedankfeestje (en voor iedereen hetzelfde?)

• Afsluiten accounts, doorsturen e-mail, bedantwoordje op de website, collega’s op de hoogte brengen, …

10. EvalueerVrijwilligersbeleid • Evalueer het

vrijwilligersbeleid geregeld: • vrijwilligerswerking • werving • inzet en taken • afspraken • tevredenheid

Communicatie • Mee evalueren van deze

items vanuit communicatie (intern en externe communicatie)

• Wervingscampagnes evalueren en bijsturen

Om na te lezen

• http://www.antenno.com/kennis-en-inspiratie/hoe-bouw-je-aan-meer-symbiose-tussen-hr-en-marketing/

• https://prezi.com/rky0eqncywcp/digitaal-werven/?utm_campaign=share&utm_medium=copy

• http://www.frankwatching.com/archive/2013/06/05/maak-van-je-medewerkers-ambassadeurs-met-4-typen-sociale-content/

• http://www.vlerick.com/nl/about-vlerick/news/hoe-wordt-een-werknemer-merkambassadeur

• https://issuu.com/vlaamssteunpuntvrijwilligerswerk/docs/toolbox_vrijwilligers_bedanken_-_we_927ca4034cffdc