Vorgangsgesteuerte Dokumentverarbeitung mit Smart Templates
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Smart Document Processing
Mit DES lassen sich schnell und einfach individuelle geschäftliche
Korrespondenzen mehrsprachig, bausteinbasiert und
vollautomatisch erstellen.
DES unterstützt den gesamten Prozess: von der Vorlagenerstellung,
über das Dokumentenmanagement, bis zum Output-Management.
Vortrag BITKOM 10.10.14 1
Smart Document Processing
Herausforderungen in der Dokumentverarbeitung
Vortrag BITKOM 10.10.14 2
DES als Querschnittsfunktion
Vortrag BITKOM 10.10.14 3
ERP CRM ECM
Template
Management
Document
Management
Output
Management
Smart
Document
Processing
Smart Document Processing
Betreiben Sie einen hohen Aufwand bei Änderungen an Ihren Vorlagen,
besonders bei einem neuen Office Release ? DES Smart Templates
Verwenden Sie gleiche Vorlagen für verschiedene Systeme ? DES Smart
Templates
Unterstützt Ihre Vorlagenlösung eine nahtlose und zentrale Einbindung in
Ihre Unternehmensprozesse und Systeme ? DES universelle Schnittstellen
kommunizieren mit jeder Geschäftsanwendung
Lassen sich Ihre Vorlagen mit allen aktuellen, vorgangsbezogenen Daten
anreichern und vollautomatisch verarbeiten ? DES bringt den richtigen
Inhalt, zur richtigen Zeit, an die richtige Position
Vortrag BITKOM 10.10.14 4
DES. Smart Templates
Der Unterschied zwischen einer DES Vorlage und einer
Word-Vorlage?
Die DES Dokumentvorlage ist als strukturierte Aufbau-
anleitung zu verstehen: Sie definiert, welcher Inhalt an
welcher Stelle in welcher Häufigkeit vorzukommen hat.
Vortrag BITKOM 10.10.14 5
DES. Smart Templates
Vorlagenanzahl reduzieren DES. Intelligente, bausteinbasierte
Dokumenterstellung
Der Vorlagenaufwand verringern DES. Zentrale Verwaltung von
Ressourcen
Differenzierte Ressourcenverwaltung DES. Entwicklungs- Test- und
Produktivumgebung
Vortrag BITKOM 10.10.14 6
DES. Smart Templates
Qualität Ihrer Vorlagen und Dokumente DES. Optimierung durch
Geschäftsregeln
Neue Vorlagen erstellen DES. Schneller durch Wiederverwendung von
Ressourcen
Corporate Design und Corporate Identity sowie Compliance werden
gewährleisten DES.
Vortrag BITKOM 10.10.14 7
DES. Smart Templates
Vortrag BITKOM 10.10.14 8
DES verwaltet Vorlagen und Inhalte zentral
und redundanzfrei.
Durch das Bausteinprinzip lassen sich
Veränderungen an Vorlagen einfach und
mit geringem Aufwand umsetzen.
DES verwaltet Vorlagen und Inhalte zentral
und redundanzfrei.
Durch das Bausteinprinzip lassen sich
Veränderungen an Vorlagen einfach und
mit geringem Aufwand umsetzen.
DES. Smart Templates
Schneller Zugriff auf zentrale
Ressourcen
Geringer Aufwand bei
Änderungen der Vorlagen
Verwendung von einzelnen
Bausteinen in mehreren Vorlagen
Vortrag BITKOM 10.10.14 9
DES. Smart Documents
Probleme bei Dokumenterstellung
Geringer Integrationsgrad der Dokumenterstellung in
Geschäftsprozesse
Standardisierte Korrespondenz die keine Individualisierung zulässt
Heterogene Systeme für Online – und Batchbetrieb
Redundante Dokumenterstellung für unterschiedliche
Distributionskanäle
Geringe Wiederverwertbarkeit von Dokumenten
Vorsysteme sind nicht von der Dokumenterstellung entkoppelt
Vortrag BITKOM 10.10.14 10
DES. Smart Documents
Zentrale Verwaltung von Ressourcen und Dokumenten
Hoher Integrationsgrad, Aufsatz auf Service Architekturen
Mehrsprachige Inhalte, Dokumente und Anwendungen
Hohe Flexibilität in der Vorlagengestaltung und Dokumenterstellung
unter Sicherstellung von CD & CI
Vortrag BITKOM 10.10.14 11
DES. Smart Documents
„Intelligente“ Korrespondenzen durch Datenanreicherung aus
unterschiedlichen Datenquellen
„Office Open XML Format“ Dokumente auch ohne Word erstellbar
Einfache, intuitive und vertraute Bedienung, nahtlose Einbindung von
Microsoft Word als Editor
Mehrstufige Ressourcenverwaltung, flexible Freigabeprozesse
Keine Programmierung von Vorlagen notwendig
Vortrag BITKOM 10.10.14 12
DES. Smart Documents
Der Einsatz von DES führt zu iterativen Einführungsphasen, einer
schnellen Umsetzung und damit zu Einsparung von Projektkosten.
Wie? Durch die Entkopplung von Geschäftsanwendung und
Vorlagenadministration über die Aufrufschnittstelle.
Vortrag BITKOM 10.10.14 13
DES. Smart Documents
Vortrag BITKOM 10.10.14 14
Systemintegration über einfache,
universelle XML-Schnittstellen
Hohe Flexibilität durch lose Kopplung von
Systemkomponenten
Abhängigkeiten der führenden Anwendung
zur Dokumenterstellung werden entkoppelt
DES. Smart Documents
Flexible Dokumenterstellung
Die Dokumenterstellung ist sowohl im Client zur überwiegend
individuellen Korrespondenz, als auch serverbasiert zur
vollautomatisierten Dunkel- und Batchverarbeitung möglich
Zur Laufzeit werden entsprechend der Dokumentstruktur die
passenden Dokumente mit den aktuellen Inhalten zusammengestellt
Vortrag BITKOM 10.10.14 15
DES. Smart Documents
Flexible Dokumenterstellung
Mit Geschäftsregeln lassen sich diese Strukturen fallbezogen
automatisieren, sowie die Anzahl der Vorlagen verringern und auch
die Einhaltung der Compliance wird sichergestellt
Bestimmte Inhalte können vorgangsbezogen ein- und ausgesteuert
werden, ohne dass der Bearbeiter aktiv werden muss
Vortrag BITKOM 10.10.14 16
DES. Output Management
DES bietet flexible Adapter, damit die Dokumente ihre Kunden so
erreichen, wie sie es sich wünschen. Neben vielfältigen Medientypen
wird auch eine Vielzahl von Dokumentformaten unterstützt
Die Ausgabe ist multikanalfähig, gleichzeitig können die Dokumente
mit Signaturen, Barcodes o.ä. versehen werden
Das Output-Management ist ein eigenständiges Modul
Vortrag BITKOM 10.10.14 17
DES. Output Management
Durch die Integration flexibler Adapter können vielfältige Output-
Kanäle (Druck, Archiv, Export, Mail, SharePoint uvm.) angesteuert
werden
DES bietet eine temporäre Archivierung zur weiterführenden
Dokumentverarbeitung
Weitere Output-Management Systeme und Archive können
angebunden werden
Nachverarbeitungsaktivitäten zur Ansteuerung von
Workflowprozessen sind möglich
Vortrag BITKOM 10.10.14 18
DES. Output Management
Vortrag BITKOM 10.10.14 19
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DES. Highlights
Universelle Schnittstellen
Systemintegration über einfache, universelle XML-Schnittstellen
Anbindung zu verschiedensten Geschäftsanwendungen
Intelligente Vorlagen
Zentrale Verwaltung von Ressourcen zur Erstellung neuer Vorlagen
Wiederverwendung bestehender Ressourcen zur Erstellung neuer Vorlagen
Individualisierung und Dynamisierung von Vorlagen und Dokumenten durch Geschäftsregeln
Änderungen an Vorlagen bedürfen keiner Anpassung von Schnittstellen
Intelligente Datenintegration
Beschränkung auf notwendige Daten in der Datenbeschaffung
Datenbeschaffung „on demand“ im Push- und Pull-Verfahren
Vortrag BITKOM 10.10.14 20
DES. Highlights
Flexible Dokumenterstellung
Automatisierung des Dokumenthandlings durch Parameter
Dokumentverarbeitung auf Client und Server
Unterschiedliche Bearbeitungsmodi (individuell, Dunkel- und Batchmodus)
Verwendung unterschiedlicher Editoren (Office Open XML kompatibel) und Formate
Vielseitige Ausgabeverarbeitung
Individuelle Ansteuerung unterschiedlicher Output-Kanäle (Drucker, E-Mail, E-Post, Archiv,
Output-Management-Systeme)
Kopiensteuerung
Ansteuerung von Workflowprozessen
Vortrag BITKOM 10.10.14 21
Smart Document Processing
Konzentrieren Sie sich auf Ihr Business und wir bringen es auf Papier
– der richtige Inhalt, zur richtigen Zeit, an der richtigen Position.
Vortrag BITKOM 10.10.14 22