Von Organisationskultur zu Führungskultur Veränderung gestalten · 2018-11-20 · Datenzugriff...
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Von Organisationskultur zu Führungskultur Veränderung gestalten
▪ Unser weltweites Umfeld▪ Handlungsbedarf▪ Exkurs: Führung
▪ Veränderung gestalten▪ Arbeitswerkzeug▪ Arbeitsorganisation▪ Führungskultur unmittelbar
communication infomation organisation
Ludger Grevenkamp, teamS GmbH
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Unser weltweites Umfeld
▪ Technologie▪ Gesellschaft▪ Demografie▪ Globalisierung
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▪ Technologie
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15,4%
11,4%
17,2%
5,2%
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2,0%
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6,0%
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Anteil an der Weltbevölkerung in Prozent
USA – EU – China: Handelsanteile 2015 in %
Weltweiter Warenexport (ohne Intra-EU-Export)
▪ Globalisierung
Welthandelsvolumen 2000: 4.837 Mrd. $
Indien 2015
21. Jahrhundert = eurasisch-asiatisches Jahrhundert
2 %
USA
EU
China
Welthandelsvolumen 2015: 13.193 Mrd. $in 15 Jahren knapp verdreifacht
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Handlungsbedarf
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Der Veränderungsdruck für Unternehmen und Beschäftigte ist enorm.
In der sich schnell verändernden Welt geht es vor allem um Wettbewerbsfähigkeit, um Leistungsfähigkeit und –bereitschaft.
Allerdings haben sich unsere Erfolgsfaktoren geändert.
Wir wollen Attraktiv seinfür Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner, Eigentümer,
Geldgeber, Medien und Gesellschaft
Wir wollen Effektiv & Effizient sein
Wir wollen, dass alle möglichst Gesund sindund bleiben und sich wohl fühlen
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Image, Reputation, Führungskultur, Erfolg, Stabilität, Region/Ort/Lage usw.,
Arbeitsorganisation,
effiziente Kommunikation & Zusammenarbeit,
kurze Entscheidungswege, Kompetenz der
Kollegen & Führungskräfte usw.
Leistungsfähigkeit, Rendite, Unternehmenswert, Gehaltsniveau, Arbeitsplatzsicherheit usw.
Arbeitsschutz &-sicherheit,
Ergonomie, gesunde Ernährung,
betriebliche Gesundheitsangebote,
Wertschätzung, Spaß, Work-Life-Blending usw.
Tieferer Unternehmenssinn, ökologische Orientierung,Soziales Umfeld, Fairness, Führung auf Augenhöhe,
Vertrauen usw.
Arbeitsplatz, Arbeitswerkzeug, individueller Freiraum, selbstbestimmtes Arbeiten usw.
ErfolgsfaktorenFührungskultur A
E G
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58%
51%
44%
38%
37%
29%
24%
Kultur
Struktur
Innovationsfähigkeit
Prozessdesign
Tools
Technologie
Kompetenzen
Interne Digitalisierungs-Herausforderungen aus Sicht der Unternehmen?
Mehrfach-Antworten möglich
Untersuchung von BearingPoint in 280 Unternehmen – veröffentlicht Januar 2017
Wo setzen die befragten
Unternehmen an – in %?
40 %
6 %
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Wir haben uns gewöhnt an
Ineffiziente Büroarbeit
▪ Studie: AKAD University Leipzig, tempus GmbH 2013:
„Nur drei von fünf Arbeitstagen sind effizient.“
▪ Lean Office 2006, Fraunhofer Institut, Kaizen Institute„In Übereinstimmung mit einer früheren Studie des KAIZEN Institute gaben die Teilnehmer der Studie einen Verschwendungsanteil von rund einem Drittel der Arbeitszeit an.“
Krankheit und Frühverrentung aus psychischen UrsachenZeitdruck / Führung / Kollegen / etc. → ungesunder Stress – Überlastung – Burnout - Depression
82 Mio. AU-Tage*) pro Jahr / durchschnittlich 34,5 Tage krank geschrieben > 75.000 Frühverrentungen pro Jahr – Durchschnittsalter 49 Jahre (Stand 2014)
*) AU = Arbeitsunfähigkeit
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Attraktiv + Effektiv/Effizient + Gesund
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Exkurs: Führung
Klassisches Führungsbild
Führung: „Die Tätigkeiten, die darauf gerichtet sind, die unterschiedlichen
Verhaltensweisen der Mitglieder einer Organisation auf die Zielsetzung der
Gesamtorganisation auszurichten und zu koordinieren […]“
Jeuschede 1994
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du
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Entscheidungsspielraum der Mitarbeiter
Demokratisch
Partizipativ
Kooperativ
Beratend
Patriarchalisch
Autoritär
Management by Objectives2. Hälfte 20. Jahrhundert
Moderne Management Techniken
Befehl & Gehorsam2. Hälfte 19. Jahrhundert
Beginn der industriellen Entwicklung
Heutige Führungsstile
und ihre Rolle im Team
Führungsstil:
„typische Art und Weise des Verhaltens von Vorgesetzten
gegenüber einzelnen Mitarbeitern und Gruppen von Mitarbeitern“
Gabler Wirtschaftslexikon
Kontrollieren Koordinieren Delegieren
Dirigieren
Anleiten
Lenken
Kollaborieren
Motivieren
Partizipieren
Situative Führung
Kontrollieren Koordinieren Delegieren
Dirigieren
Anleiten
Lenken
Kollaborieren
Motivieren
Partizipieren
unter Einbeziehung der
▪ Rahmenbedingungen,▪ Situation des Mitarbeiters▪ Beziehung zu ihm
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Planungs- und Steuerungssysteme▪ Strategien entwickeln▪ Organisation gestalten▪ Prozesse optimieren▪ Kennzahlensysteme anwenden▪ …
Führungsverhalten▪ Vorbildhandeln▪ Inspirieren▪ Vertrauen schaffen▪ Fähigkeiten fördern & entwickeln▪ …
„Bekanntes Umfeld“
Gelernte anerkannte Methoden auf bekannte/wiederkehrende Herausforderungen anwenden
Orientiert an bewertbaren Ergebnissen
Kreatives Lösen von ProblemenOptimieren des Bestehenden
„Neuland“
Entdecken neuer Möglichkeiten und die Fähigkeit, diese umzusetzen
bzw. umsetzen zu lassen
Prozess, der zu einem Ergebnis führt
Mitarbeiter inspirieren & motivieren & befähigen für die gemeinsamen Ziele und Aufgaben
Management Leadership
„Hard Skills“ „Soft Skills“
Führung 4.0
Ents
chei
du
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spie
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s
Entscheidungsspielraum der Mitarbeiter
Demokratisch
Partizipativ
Kooperativ
Beratend
Patriarchalisch
Autoritär
Führung 4.0
Die Fähigkeit, andere zu inspirieren, zu motivieren und zu befähigen für die gemeinsamen Ziele und Aufgaben
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Agile Organisation
Agile Führung
Ausrichten des Handels an Zieldefinitionen
Verfügungswissen:Welche Handlungsstrategien sind wirksam?
Gestaltungsmacht über Strukturen
Führungskraft als Vordenkerund Verantwortlicher
Reduktion von Komplexitätdurch Mustererkennung
Orientierungswissen:Welche Rahmenbedingungen sind bedeutsam und wichtig?
Gestaltungsmacht über Resonanz
Führungskraft als Teilnehmer und als Impulsgeber
Ein agiles Unternehmen ist kein Tanker mit fester Route und Zielhafen, mit ausreichend
Treibstoff und erfahrenem Kapitän,
sondern wie ein Segelschiff in unbekannten Gewässern mit häufig wechselnden Winden
ohne gültige Seekarte.
Das Team kann jederzeit den Kurs ändern –schnell, effizient und risikobewusst.
*) in Anlehnung an „Strategie und Führung“, Juni 2018,von Sanjiv Singh
Führung in der ZukunftFazit: Wir brauchen
eine neue Führungskultur!
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Von Organisationskultur zu Führungskultur Veränderung gestalten
▪ Unser weltweites Umfeld▪ Handlungsbedarf▪ Exkurs: Führung
▪ Veränderung gestalten▪ Arbeitswerkzeug▪ Arbeitsorganisation▪ Führungskultur unmittelbar
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Veränderung gestalten
„Wer will, findet Wege.Wer nicht will, findet Gründe.“
Willy Meurer (* 1934)
Heute Zukunft
DauerhaftNachhaltig
„Pflegebedürftig“Disziplin-abhängig
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Macht derGewohnheit
Veränderung gestalten
Veränderungen kosten Kraft(und verursachen Stress)
„Culture eats strategy for breakfast“Peter Drucker
Kriterien von Veränderungen
Führungskultur verändernKulturwandel gestalten
… aber unter Nutzung des „Systems Büro“ geht es wesentlich einfacher und schneller.
„System Büro“
Kulturwandel gestaltengilt als schwierig.
Übliche Veränderungsprozesse dauern und sind „ergebnisoffen“.
Sich selbst zu ändernist besonders schwierig, …
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ArbeitswerkzeugVeränderung gestalten
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Gut strukturierbare Prozesse Buchhaltung, Vertriebsabwicklung, … Kaum strukturierbare Prozesse
Kommunikation, Zusammenarbeit, …
Arbeitswerkzeug: Computer, Software, Internet
Dieser Bereich wird üblicherweise fast komplett an die IT-Abteilung oder an externe Dienstleister delegiert. Das ist zum einen historisch gewachsen, zum anderen gilt die IT als technisch komplex/kompliziert.
▪ Entwicklung, Pflege, Implementation von Anwendungen
▪ Funktionsfähigkeit der IT-Systeme
▪ Datensicherheit
▪ Effizienz in Kommunikationund Zusammenarbeit
▪ Schnelle Abläufe▪ Unterstützung zeitgemäßer
Arbeitsorganisation
Führungskultur 4.0
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Aufwand für E-Mails durchschnittlich
20-25 % der ArbeitszeitHaufe: „Lesen Sie noch E-Mails,
oder arbeiten Sie schon?“
Einzelgängertum„Abkapselung“
Einfluss des Arbeitswerkzeugs auf Kommunikation und Zusammenarbeit
Absicherungsdenken (Cc:)Schriftliche Rechtfertigung
Interne E-Mails statt Telefon und persönlichen Gesprächs / Zusammenarbeit per E-Mail
LangsamereAbläufe
Mehr Meeting Zeit
20001981 2018Markteinführung
des IBM-PC
Gespräche persönlich oder per Telefon
Sekretariat Fax
PC & Internetzunehmend flächendeckend
Beginn der intensivenE-Mail Kommunikation
5 Mails / Tag / Nutzer
E-Mail Flut: 50 Mails / Tag / Nutzerdavon 30-70 % intern
DAS ArbeitswerkzeugPC-basierte Bürosoftware
DAS ArbeitswerkzeugPC-basierte Bürosoftware
Zeitverlust/Zeitverschwendung
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PC-basierteBürosoftware
Datenbank-basierteBürosoftware
▪ Individual-PC mit seiner Software und lokalemSpeicher im Mittelpunkt
▪ E-Mail als zentrales Kommunikationsmedium▪ Diverse weitere „Single-User-Apps“ / Medienbrüche▪ Komplexe Server- & Share-Lösungen▪ …
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Datenbank-basierteBürosoftware
Kommunikation & Informationsverarbeitung
in Echtzeit
Datenzugriff von überallper Browser oder Mobile App
Gemeinsame Informationsplattform=> => => =>
Share-Lösung & Intranet überflüssigKein „Informationsversand“
Nur 1 x DatenpflegeImmer aktuell
Transparenz
Interne E-Mails überflüssig durch Business Chat
MeetingManager → effiziente kürzere Meetings
Selbstorganisation, Aufgaben im Team bis zu Projekt Management
Kinderleichte Bedienung / Kein Download notwendig
EINE Gesamtanwendung fürALLE Funktionen / integriert
Bessere Zusammenarbeit + Effiziente Kommunikation + Zeitgewinn + Schnellere Abläufe
Organisation/Marketingaller Kontakte & Kunden
Verwaltung von Ressourcen (Kfz, Räume, Geräte, …)
Zentrale Organisation und Sicherung der Daten
Weniger Hierarchie + Unterstützung/Förderung zeitgemäßer Arbeitsorganisation
Zentrale Wissensbank Vertragsmanagement
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Wenn Sie eine Datenbank-basierte Bürosoftware einsetzen, verändern Sie auch die Führungskultur
z. B. bezogen auf
▪ Zeitgewinn
▪ Zusammenarbeit
▪ Weniger Hierarchie
▪ Effiziente Kommunikation
▪ Unterstützung & Förderung
zeitgemäßer Arbeitsorganisation
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ArbeitsorganisationVeränderung gestalten
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Persönliche Arbeitsorganisation➔ ermöglichen, fördern
▪ persönliche Arbeitseinteilung (selbstbestimmt, vorgangsorientiert)
▪ Eigenes Zeitmanagement▪ Vertrauensvereinbarungen▪ …
Extremes Fallbeispiel / Ausgangssituation: Technologie-Unternehmen (GmbH) in schwieriger wirtschaftlicher Lage
bisher streng hierarchisch geführt, schlechtes Betriebsklimainnerhalb von 10 Jahren Beschäftigtenzahl von 1000 auf 100ISO 9000 zertifiziert, QS-Handbuch völlig überdimensioniert
QS-Leiter: hohe technische Kompetenz / graue Eminenz u. a mit Hilfe des QS-Handbuchs als Machtinstrument
Maßnahmen nach drei Wochen (= Bewusstes Chaos): Erweitertes Führungskräftemeeting“ mit ca. 30 Mitarbeitern
„Alle Anwesenden berichten ab sofort ausschließlich direkt an michAlle bisherigen Regeln sind aufgehoben – auch das QS-Handbuch
Jede(r) macht, was er für richtig hält und einigt sich ggfs. mit den KollegenEs gilt das Motto:
Der gesunde Menschenverstand ist der wichtigste Teil der Intelligenz.“
Arbeitsorganisation
Aufgaben / Inhalte➔ Veränderungen sinnvoll ?
Richtlinien / Regeln / Vereinbarungen➔ Überprüfen, ob noch passend, zeitgemäß, etc.
Arbeitsplatz Arbeitswerkzeug
Extremes Fallbeispiel / Ausgangssituation: Technologie-Unternehmen (GmbH) in schwieriger wirtschaftlicher Lage
bisher streng hierarchisch geführt, schlechtes Betriebsklimainnerhalb von 10 Jahren Beschäftigtenzahl von 1000 auf 100ISO 9000 zertifiziert, QS-Handbuch völlig überdimensioniert
QS-Leiter: hohe technische Kompetenz / graue Eminenz u. a mit Hilfe des QS-Handbuchs als Machtinstrument
Maßnahmen nach drei Wochen (= Bewusstes Chaos): Erweitertes Führungskräftemeeting“ mit ca. 30 Mitarbeitern
„Alle Mitarbeiter berichten ab sofort ausschließlich direkt an michAlle bisherigen Regeln sind aufgehoben – auch das QS-Handbuch
Jede(r) macht, was er für richtig hält und einigt sich ggfs. mit den KollegenIm Zweifelsfalle gilt:
Der gesunde Menschenverstand ist der wichtigste Teil der Intelligenz.“
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Flexible Arbeitsstrukturen➔ einführen (?), unterstützen, begleiten
▪ Mobiles Arbeiten vs. Büro ▪ Homeoffice▪ Projektarbeit (auch virtuell)▪ Teamarbeit▪ Jobsharing▪ Mitarbeit Externer▪ Agile Strukturen▪ …
Arbeitsorganisation
Aufgaben / Inhalte➔ Veränderungen sinnvoll ?
Strukturen / Abläufe / Schnittstellen➔ Ständige Optimierung
Arbeitsplatz Arbeitswerkzeug
Richtlinien / Regeln / Vereinbarungen➔ Überprüfen, ob noch passend, zeitgemäß, etc.
Datenbank-basierteBürosoftware
Persönliche Arbeitsorganisation➔ ermöglichen, fördern
▪ persönliche Arbeitseinteilung (selbstbestimmt, vorgangsorientiert)
▪ Eigenes Zeitmanagement▪ Vertrauensvereinbarungen▪ …
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Je nachdem, wie Sie die Arbeitsorganisation ändern, verändern Sie auch die Führungskultur
z. B. bezogen auf
▪ Eigenverantwortung
▪ Selbstorganisation
▪ Motivation
▪ Flexibilität
▪ Leistung
▪ …
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Führungskultur unmittelbarVeränderung gestalten
„Wer eine helfende Hand sucht, findet sie immer am unteren
Ende seiner Arme.“Reinhard K. Sprenger
Physische Merkmale der Führung
▪ „Visuelle“ Statussymbole, z. B. Firmenfahrzeug, separater Parkplatz, Titel, besonderer Bereich in der Cafeteria/Kantine
▪ Kleidung / Outfit / usw.
Führungskultur
▪ Ort des Führungskräfte-ArbeitsplatzesOffene Bürolandschaft / Nähe zu den Mitarbeitern / separate Führungsetage / usw.
▪ Ausstattung des Führungskräfte-Arbeitsplatzes: Wie alle Mitarbeiter / Abgetrenntes Büro: Bürogröße & -einrichtung, Vorzimmer /„Prinzip der offenen Tür“ / usw.
Daumenregel:
Je mehr physische Merkmaleder Führung für die Mitarbeiter
erkennbar sind,desto hierarchischer ist meistens
die Führungskultur.
1
VorbildhandelnFührungskultur
Handle selbst, wie Du es von anderen erwartest!
Sonst nennt man es Dressur.
▪ Pünktlichkeit▪ Ordnung▪ Höflichkeit▪ Zuverlässigkeit▪ Direktheit/Offenheit▪ Diskretion▪ …
Weitere persönliche Tugenden
2
Fehlerkulturist ein wichtiger Teil der Führungskultur
und trägt wesentlich zum Erfolgdes Unternehmens bei.
Führungskultur
Die Beschäftigung mit Fehlerkultur kannüberwiegend sachlich-rational erfolgen.
Umgang mit
▪ Fehlern selbst▪ dem Risiko, dass Fehler
auftreten ▪ den Folgen eingetretener
Fehler
Unter Fehlerkultur verstehtman den
Warum ist die Fehlerkultur besonders geeignet, die Führungskultur zu verändern?
3
Fehlerkulturist ein wichtiger Teil der Führungskultur
und trägt wesentlich zum Erfolgdes Unternehmens bei.
Führungskultur
„Fehler darf man nicht machen!“Umgang mit
▪ Fehlern selbst▪ dem Risiko, dass Fehler
auftreten ▪ den Folgen eingetretener
Fehler
Unter Fehlerkultur verstehtman den
Die Beschäftigung mit Fehlerkultur kannüberwiegend sachlich-rational erfolgen.
3
Fehlerkultur ist ein mächtiges Werkzeug,um die Führungskultur zu verändern.
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Prozessoptimierung, Klare Regeln, strenge
Disziplin, ständige Fehlerursachen-
Analyse, usw.
Das Gegenteil des oben Gesagten, bürokratisches,
kompliziertes oder realitätsfremdes Regelwerk, usw.
Akzeptanz von Fehlern bis hin zu Risikokultur, Offenheit gegenüber
Querdenkern, kreativen Lösungsansätzen
Wertschätzung des Erkenntnis-Potentials
gemachter Fehler, usw.
Konformitätsdenken, Gruppendruck, „Jasagertum“,
vorzeitiger Perfektionismus, usw.
Offenes Feedback, wohlwollende Kritik
und deren selbstbewusste, selbstkritische
Akzeptanz durch die Betroffenen
Stigmatisierung von Fehlern, Angst vor
Fehlern und vor dem Scheitern, Auslachen, Spott, Ausgrenzung
oder andere Nachteile
In-Kauf-Nehmen größerer Fehlerrisiken,
gemachte Fehler, Beinahe-Fehler / Beinahe-Unfälle
Keine Fehlerkeine Beinahe-Fehler/
Beinahe-Unfälle, immer risikobewusstes
Handeln
Pro
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ltu
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estr
ukt
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Feh
lerk
ult
ur
Vertuschen, Verschweigen, Abstreiten, Nicht-zugeben-Wollen von Fehlern
Keine Fehler Fehler zulässig
FehlerlosigkeitExtremrisiken
FehlervermeidungProduktion, Logistik,
Service, Dienstleistung, Personalwesen, usw.
FehlerfreundlichkeitInnovation, Startups
Agile Organisation, usw.
FehleroffenheitAus- und Weiterbildung
Kalkuliert ErwünschtTeuer, schädlich Feh
lers
trat
egie
n
Niemals!
TransparenzFührungskultur
Richtiges Handeln
Offenheit – Ehrlichkeit – Verlässlichkeit
Glaubwürdigkeit & Respekt
Zusammenarbeit
Motivation
Vertrauen
Transparenz
Gute Führung
Richtiges Handeln
Zusammenarbeit
Motivation
Vertrauen
4
Führungskultur
4
Fallbeispiel Fortsetzung
Transparenz
Ausgangssituation: Technologie-Unternehmen (GmbH)in schwieriger wirtschaftlicher Lage
bisher streng hierarchisch geführt, schlechtes Betriebsklima innerhalb von 10 Jahren Beschäftigtenzahl von 1000 auf 100
Transparenz-Maßnahmen der ersten Wochen
▪ „Prinzip der offenen Tür“
▪ Monatliche Mitarbeiterinformation (ca. 15-20 min.) über alles Wichtige im Unternehmen
▪ Gratis Kaffee-Ecke mit Stehtischen(Abschaffen der zahlreichen dezentralen Kaffeemaschinen)
▪ Tagesaktueller detaillierter Aushang von Auftragseingang und Umsatz
Betroffene zu Beteiligten machenFührungskultur
Wer möchte, dass jemand etwas akzeptiertoder sogar gut findet,
sollte ihn so früh wie möglich einbinden.
Denn wer an der Problemdiskussion und Lösungssuche beteiligt war,
wird mit hoher Wahrscheinlichkeit auch hinter dem gefundenen Ergebnis stehen.
ERFOLG=
Güte der Entscheidung
XMotivation der Mitarbeiter
X
5
Nutzen Sie die Tatsache, dass das Büroein System ist, und verändern Sie die
Führungskultur!
Zusammenfassung
Statt Individual-PC: eine integrierteDatenbank-basierte Bürosoftware
Der zukünftigen Führungskultur angepasste Arbeitsorganisation
…
✓
✓
Nutzen Sie die Tatsache, dass das Büroein System ist, und verändern Sie die
Führungskultur!
Zusammenfassung
✓ Abbau physischer Führungsmerkmale
✓ Vorbildhandeln
✓ Produktive Fehlerkultur
✓ Transparenz / Glaubwürdigkeit & Respekt
✓ Betroffene zu Beteiligten machen
Der beste Weg zu einerneuen Führungskultur ist,
das System Büro zu ändern,dessen Teil Sie sind!