Von der Digitalisierung zur FIBU-Automatisierung
Transcript of Von der Digitalisierung zur FIBU-Automatisierung
DATEV eG
Von der Digitalisierung
zur FIBU-Automatisierung
DATEV eG
BuchführungDigital. Automatisiert. Vernetzt. Individuell.
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Automatisierung
und
VerarbeitungKanzlei-
Unternehmen-
Partner-
Netzwerk
Digitalisierung
Datenautobahn
Geschäftsmodelle
Analysen und
Handlungsempfehlungen
DATEV eG
BuchführungDigital. Automatisiert. Vernetzt. Individuell.
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Automatisierung
und
VerarbeitungKanzlei-
Unternehmen-
Partner-
Netzwerk
Digitalisierung
Datenautobahn
Geschäftsmodelle
Analysen und
Handlungsempfehlungen
DATEV eG
Von der Digitalisierung
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Unternehmer
Sachbearbeiter
Steuerberatungskanzlei
Belege hochladen
Kanzlei-Rechnungswesen
DATEV Unternehmen online
DATEV eG
sämtliche buchungs-
relevanten Daten
Von der Digitalisierung zur Automatisierung
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Belege hochladen
Kanzlei-Rechnungswesen
DATEV Unternehmen online
künstliche Intelligenz
laufende Buchführung
online
Unternehmer
ergänzende
Tätigkeiten,
Beratung und
Abschluss
Buchungssätze kontrollieren
und korrigieren
aktuelle
Auswertungen
Sachbearbeiter
Steuerberatungskanzlei
DATEV eG
sämtliche buchungs-
relevanten Daten
Von der Digitalisierung zur Automatisierung
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Belege hochladen
Kanzlei-Rechnungswesen
DATEV Unternehmen online
künstliche Intelligenz
laufende Buchführung
online
Unternehmer
ergänzende
Tätigkeiten,
Beratung und
Abschluss
Buchungssätze kontrollieren
und korrigieren
aktuelle
Auswertungen
Sachbearbeiter
Steuerberatungskanzlei
Verringerung des manuellen Bearbeitungsaufwands für die
Kanzlei
Prozesse in der Belegbearbeitung, Buchungserzeugung und
-verarbeitung werden automatisch und aktuell durchgeführt
neue Chancen in der Zusammenarbeit
Der Steuerberater ist weiterhin für die gesetzeskonforme
Erstellung der Buchführung verantwortlich.
DATEV eG
„Ich arbeite seit Jahren mit
Mandanten über DATEV
Unternehmen online
zusammen.
Welche weiteren Vorteile
bringt die FIBU-
Automatisierung?“
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DATEV eG
Gegenüberstellung der Prozessschritte1. Digitalisierte Buchführung mit Kanzlei-Rechnungswesen
Aufruf Kanzlei-
Rechnungswesen
1Kontoumsätze
holen
2Stapel-
verarbeitung/
Import für Lohn-
buchungen
3
Buchungs-
vorschläge
bearbeiten und
erzeugen
5digitale
Belege buchen
6
Lohnbuchungen
holen (LODAS)
Kassenbuch
online holen
Stapel anlegen
4
Lerndateien Bank
und Kasse
anlegen und
pflegen7
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DATEV eG
Gegenüberstellung der Prozessschritte2. Automatisierte Buchführung
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Aufruf
FIBU-Automatisierung
(online)
Buchungen +
Buchungsvorschläge
sind schon da!
für Kontoumsätze, Eingangsrechnungen,
Ausgangsrechnungen, Kassenbuchungen,
Lohnbuchungen usw.
1arbeitet
24/365
schlanker Prozess
für den FIBU-
Sachbearbeiter
FIBU-Automatisierung
DATEV eG
Gegenüberstellung der Algorithmen1. Digitalisierte Buchführung – Beispiel Sachkonto ermitteln
Sachkonto über die
Lerndatei zuordnen
händisch eintragen
und pflegen
(für Kontoumsätze,
Rechnungen,
Kassenbewegungen)
1
im digitalen
Belegbuchen:
letztes verwendetes
Sachkonto vorschlagen
2
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DATEV eG
Gegenüberstellung der Algorithmen2. Automatisierte Buchführung – Beispiel Sachkonto ermitteln
vollautomatisch durch
Machine Learning
starker Automat
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DATEV eG
Zusammenfassung der Nutzenpotenziale
Seite 12
Digitalisierung Automatisierung
Vermeidung von Spitzen
vor der USt-Übermittlung
schnellerer Zugriff auf aktuelle
Auswertungen durch den
Unternehmer
Originalbelege bleiben im
Unternehmen
Kosteneinsparungen
etc.
DATEV eG
Belegzugang DATEV Unternehmen onlineGeringe Spitzen vor dem UStVA-Termin
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0
200000
400000
600000
800000
1000000
1200000
1400000
1600000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Oktober 2018 UStVA-Termin
Wochenende/Feiertag
gleichmäßige Verteilung über den Monat
DATEV eG
Auswirkungen der Digitalisierung in der Buchführung
Grundsatz
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spürbare Zeit und
Kosteneffekte
20 %Digitalisierungsquote
> 50 %Digitalisierungsquote
weitere Skalierung der
Kosteneinsparungen
mehr
Digitalisierung
mehr Buchungen pro
Stunde, weniger Kosten
pro Buchungssatz
„optimale Prozesse finden“ „dranbleiben lohnt sich,
auch wenn schon viel
erreicht wurde“„nicht zu früh aufgeben“
„Digitalisierung
vorantreiben“
DATEV eG
Zusammenfassung der Nutzenpotenziale
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Digitalisierung Automatisierung
Vermeidung von Spitzen
vor der USt-Übermittlung
schnellerer Zugriff auf aktuelle
Auswertungen durch den
Unternehmer
Originalbelege bleiben im
Unternehmen
Kosteneinsparungen
etc.
mehr Qualität
durch
Machine Learning
einfacher und
schneller
durch 24/365
Automatisierung im
DATEV-Rechenzentrum
– schlanker Prozess
DATEV eG
KI ist im Alltag angekommen
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© bht2000 / fotolia.com
© Alexander Limbach / fotolia.com
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DATEV eG
„Wie wird Machine Learning
in der FIBU-Automatisierung
verwendet?“
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DATEV eG
Wie wird ein Buchungssatz erzeugt?
Machine Learning
OCR, Historie, Regeln
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DATEV eG
AnwendenTrainieren
Machine Learning
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Belege aus
DATEV Unternehmen online
Buchungen
aus der FIBU
Lernen
statistischer Muster
neuer
Beleg
neue
Buchung
automatisierte
Buchungserzeugung
Modell
(gelernte Muster,
„Regeln“) (Bayes-Klassifikator,
Random_Forest,
Logistische_Regression,
etc.)
DATEV eG
Beispiel: Eingangsrechnung, Sachverhalt: EU Erwerb
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DATEV eG
Beispiel: Eingangsrechnung, Sachverhalt: EU Erwerb
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DATEV eG
ergänzen
korrigieren
bestätigen
korrigieren
bestätigen/
automatisieren
Kategorien erzeugter Buchungen
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Erzeuger
Automatisierungs-
quote
=
sicher und richtige
Anzahl Buchungen
höhere Qualität
=
mehr Sicherheit bei
möglichst wenigen
Korrekturen
Kontrollieren
Beleg
sicher
unsicher
unvollständig
DATEV eG
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Buchung erzeugen
Historie
Datenextraktion
„Was steht auf dem Beleg?“
Historie
„Wie wurde in der
Vergangenheit gebucht?“
Machine Learninglokales/globales Modell
„Wie wurden vergleichbare Belege
im Bestand/bei anderen gebucht?“
Regeln
„Gibt es Rahmenbedingungen?“
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DATEV eG
Ergebnisse der Buchungserzeugung nach KategorieEinflussfaktoren und mögliche Maßnahmen
Datenqualität, optimal: elektronisch gelieferte Daten
je mehr Rechnungen, desto besser
häufig wiederkehrende Sachverhalte
einheitliches Buchungsverhalten (Standardisierung)
viele neue Geschäftspartner
handschriftliche Hinweise oder Abhaken von
Rechnungsbeträgen, Rechnungskorrekturen, Skontoabzug
direkt bei der Rechnungsbuchung
Splittbuchungen zu unterschiedlichen Sachverhalten
Rechnungsformate „außerhalb der Reihe“, z. B. ohne Kopf-/
Fußbereich, mehrere USt-IdNr. eines Geschäftspartners
Kreditkartenabrechnungen und andere Sammelposten
Wichtig: Standardisierung der Prozesse und des Buchungsverhaltens
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DATEV eG
Zusammenfassung zur Qualität der Buchungserzeugung
weniger „sichere“ und
weniger vollständige
Buchungen (z. B. wegen
Personenkonto)
mehr historische
Buchungen mit
verknüpften Belegen
höhere
Automatisierungsquote
„Prozesse optimieren,
Geschäftsvorfälle
standardisieren“
„früher einsteigen
frühere Erfolge“„jetzt digitalisieren“
hohe Datenqualität und
hohe Standardisierung
Neueinsteiger profitieren
vom „globalen Modell“ der
bestehenden Bestände
höhere
Automatisierungsquote
optimal: zwei Wirtschaftsjahre
Vorlauf
aber
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DATEV eG
„Wie arbeitet der FIBU-
Sachbearbeiter mit dem
System zusammen?“
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DATEV eG
FIBU-Automatisierungsbestand
in Kanzlei-Rechnungswesen
Aufruf FIBU-Automatisierungs-
bestand (online)
Bestand in Kanzlei-Rechnungswesen
ohne FIBU-Automatisierung
Prozessschritte zur Nachbearbeitung/Kontrolle der automatisierten Buchführung 1/3
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der FIBU-Sachbearbeiter
startet im DATEV
Arbeitsplatz
DATEV eG
Prozessschritte zur Nachbearbeitung/Kontrolle der automatisierten Buchführung 2/3
Seite 30
er gelangt direkt auf die Startseite
der FIBU-Automatisierung in
DATEV Unternehmen online
Aufruf Kontrolle/
Nachbearbeitung
DATEV eG
(erster Entwicklungsstand, nur Rechnungen)
Prozessschritte zur Nachbearbeitung/Kontrolle der automatisierten Buchführung 3/3
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Kontrolle und
Nachbearbei-
tung der vom
Automaten
erzeugten
Vorschläge
„sicher automatisch
buchen“ (optional)
DATEV eG
Aktueller Entwicklungsstand
Seite 32
Start
DATEV eG
Vision: Sicht des Unternehmers
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© darknicesnow / fotolia.com
DATEV eG
„Wann kann ich die FIBU-
Automatisierung einsetzen?
Welche Vorbereitungen
empfehlen Sie?“
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www.datev.de/fibu-automatisierung
DATEV eG
Schrittweiser Ausbau der FIBU-Automatisierung
Fokus auf definierte
Zielgruppen
(z. B. nach Standard-
kontenrahmen – SKR03/04,
Gesellschaftsform,
Art der Prozesse mit dem
Unternehmer – ohne KOST,
Nutzungsszenario
DATEV Unternehmen online)
Kanzlei-
Rechnungswesen
FIBU-
Automatisierung
Bestand
übertragen
immer möglich:
Bestand holen
Ausbau der Zielgruppen
mehr Bestände geeignet
mehr Prozesse online möglich
geeignete Bestände für
FIBU-Automatisierunggeeignete Bestände für
FIBU-Automatisierung geeignete Bestände für
FIBU-Automatisierung
2019 2020 …
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DATEV eG
Voraussetzungen schaffen
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Belege digitalisieren (DATEV Unternehmen online)
Eingangsqualität sicherstellen, Prozesse lernen
und optimieren
elektronische Kontoumsätze im Sammelverfahren
über RZ-Bankinfo/Zahlungsdatenservice aus dem
DATEV-Rechenzentrum holen
Bestände regelmäßig ins DATEV-Rechenzentrum senden
© Trueffelpix / fotolia.com
DATEV eG
Prüftool als Hilfe zur Auswahl geeigneter Bestände
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DATEV eG
BearbeitungsprozesseKompromisslos effizient – kompromisslos digital
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Arbeitszeit
100 %
automat.
Beleg-
bearbeitung/
-erfassung
Abstimm-
arbeiten
Neben-
arbeiten
Zeit
manuelle
Beleg-
bearbeitung/
-erfassung
Grundsatz
Was digital vorhanden ist, wird digital genutzt!
1. Kassen werden elektronisch erfasst und importiert
2. Bankumsätze werden automatisiert importiert
3. Ausgangsrechnungen werden aus Vorsystemen
importiert
4. Eingangsrechnungen werden digitalisiert und
automatisiert vorgeprüft und verschlagwortet
5. Lohnbelege werden vom Lohnsystem importiert
7. Zahlungsverkehr wird automatisch generiert
8. Buchen wird automatisiert und durch Lernsysteme
optimiert
Eff
izie
nz,
Qu
alitä
t
klassische
Buchführung digitale und
automatisierte
Buchführung
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Menschen und Maschinen arbeiten zusammen.
Seite 42
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