Kennis delen, ervaringen uitwisselen en elkaar inspireren

Verslag van de Regionale Inkoopdagen Sociaal Domein

Op 21 mei in Zwolle en 28 mei in Rott erdam

inspiratie, vraagstukken, oplossingen envoorbeelden

2 | Regionale Inkoopdagen Sociaal Domein

InhoudsopgaveVoorwoord 3Inleiding 4Workshop

Europees aanbesteden 6Workshop

Maatschappelijk aanbesteden 7Lezing Marktconsultatie 8Workshop Innovatief Inkopen 10Workshop Sturen op Kwaliteit 11

ColofonDe twee inkoopdagen werden georganiseerd door:Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en SportMinisterie van Binnenlandse Zaken en KoninkrijksrelatiesVereniging van Nederlandse GemeentenPIANOo Expertisecentrum Aanbesteden

De bijeenkomsten werden logistiek verzorgd door het Congres- en Studiecentrum VNG.

Fotografie: Nicole Romijn Verslaggever: Fred RondeelOpmaak: Zwietart

Regionale Inkoopdagen Sociaal Domein | 3

VoorwoordSpeciaal voor beleidsmedewerkersen inkopers sociaal domein van gemeenten organiseerden het Rijk en de VNG samen twee regionale inkoopdagen sociaal domein. Deze bijeenkomsten stonden in het teken van het delen van kennis, het uitwisselen van ervaringen en het inspireren van elkaar. Tijdens de regionale dagen werden de verschillende aspecten van het inkoopproces besproken en kon je in gesprek gaan met betrokken partijen.

Wat had een regiobijeenkomst

inkoop sociaal domein te bieden?

De bijeenkomst startte met een gezamenlijke lunch, waar aan verschillende tafels kennis kon worden gemaakt met collega’s en ervaringen werden uitgedeeld aan de hand van een aantal thema’s.In verschillende interactieve workshops gaven experts, koploper-gemeenten en aanbieders acte de présence. De workshops bevatten verschillende aspecten van het inkoopproces.Verschillende partijen hebben recent evaluaties uitgevoerd. Wat had u er aan, en welke lessen zaten er in voor uw gemeenten? We gingen er met elkaar over in gesprek.Tijdens een afsluitende borrel kon nagepraat worden over verschillende thema’s met collega’s van gemeenten, het Rijk en de VNG.

4 | Regionale Inkoopdagen Sociaal Domein

Regionale Inkoopdagen Sociaal Domein De twee regionale inkoopdagen sociaal domein waren volgens de deelnemers een groot succes. Dit bleek uit hun reacties na afloop van de congressen. De bijeenkomsten waren georganiseerd door het Rijk en de VNG. Zij waren geheel gewijd aan het inkoopproces in het sociaal domein. Het doel was ambtenaren elkaars kennis te laten delen en ervaringen uit te wisselen. Het ging daarbij vooral om gemeentelijke beleidsmedewerkers en inkopers. Zoals bekend kopen gemeenten sinds januari 2015 zorg en ondersteuning in voor de Jeugdwet en de Wmo.De bijeenkomsten ‘Regionale inkoopdagen sociaal domein’ vonden plaats in Zwolle en Rotterdam, op respectievelijk 21 en 28 mei 2015. Dagvoorzitters waren Frank Hagelstein van het ministerie van VWS en Gerard Witsmeer van het ministerie van BZK.

Tijdens de congresdagen kwamen verscheidene aspecten van het inkoopproces aan bod. Het programma begon met een lunchsessie waar deelnemers tijdens rondetafelgesprekken hun ideeën en kennis deelden. Vervolgens was er de keuze uit vier workshops waar verschillende aspecten van het inkoopproces werden besproken. Experts en gemeenten gaven workshops over vernieuwende manieren van inkopen, sturen op kwaliteit, marktconsultatie en de nieuwe Europese aanbestedingsricht-lijn.

De lunchsessie werd ook gebruikt om tips en valkuilen te verza-melen. Hiernaast vindt u de aanbevelingen van de deelnemers.

Deelnemers geven elkaar een groot aantal

tips en aanbevelingen mee

Tips: timmer niet alles dicht

Bij de aanbevelingen viel op dat veel deelnemers het

model Bestuurlijk Aanbesteden noemden als goed werkend model bij de meeste ge-

meenten bij het inkoopproces. Ook adviseerden zij om

te investeren in samenwerken met zorgaanbieders en

op die manier van elkaar te leren. Ook zagen velen

het belang in, de afdeling inkoop te laten begeleiden

door een sterke onderhandelaar die de markt kent.

Het algemeen advies aan elkaar luidde: ‘timmer niet

alles dicht. Houd het simpel. Wil niet alles in detail

regelen en zorg voor meer keuzemogelijkheden voor

de cliënt.’

Regionale Inkoopdagen Sociaal Domein | 5

Valkuilen: nog te weinig

inhoudelijke kennis

Aan de andere kant zagen de deelnemers ook veel

valkuilen op de loer liggen. Genoemd werden onder

andere het maken van prestatieafspraken, waarop

vervolgens niet kan worden gestuurd of gemeten. Ook

bestaat de kans dat de afdelingen Inkoop hun interne

organisatie niet meekrijgen in het nieuwe proces en het

nieuwe gedachtegoed. Het gevaar bestaat dan dat

alles bij het oude blijft, in de vorm van een soort mi-

ni-AWBZ. Andere gevaren noemden zij een gebrekkige

communicatie tussen wijkteams en instellingen en een

gebrek aan inhoudelijke kennis bij gemeenten.

6 | Regionale Inkoopdagen Sociaal Domein

De workshop ‘De nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn: wat moet je weten over zorginkoop?’ werd verzorgd door Madeleine Broersen (EZ) en Eylem Koseoglu (PIANOo).2015 Is een overgangsjaar. In april 2016 wordt de nieuwe Eu-ropese aanbestedingsrichtlijn in Nederland van kracht. Vanaf dat moment moeten overheidsopdrachten voor sociale en an-dere specifieke diensten met een contractwaarde vanaf 750.000 euro Europees worden aanbesteed. Volgens de deelnemers zal elke gemeente in het sociaal domein al snel “probleemloos bo-ven de 750.000 euro zitten. In bijna alle gevallen zal er dus Eu-ropees moeten worden aanbesteed’’. Zij zeiden te verwachten dat de ‘’creativiteit zal opbloeien en inkopers de aanbestedings-richtlijn zullen proberen te ontwijken’’. Immers: “gemeenten doen liever lokaal zaken met bekende par-tijen en zullen dus graag onder de 750.000 euro duiken’’.Anderen uitten hun voorkeur voor het bestuurlijk aanbeste-den, een vorm die vaak wordt gebruikt in het sociaal domein. Via deze methode kunnen gemeenten langdurige en flexibele convenanten afsluiten met zorgaanbieders. Deze methode blijft overigens mogelijk, zei Madeleine Broersen, ook als de nieuwe regels van kracht zijn.

Workshop Europees

aanbesteden

Regionale Inkoopdagen Sociaal Domein | 7

Eylem Koseoglu van expertisecentrum PIANOo gaf tijdens deze workshop een toelichting op ‘maat-schappelijk aanbesteden’. Dit is een nieuwe manier om inwoners van gemeenten en maatschappelijke partners bij beleid en uitvoering te betrekken. Voor een deel worden daarbij publieke taken overge-dragen aan combinaties van bewoners, sociaal ondernemers en maatschappelijke instellingen.De aanwezigen vonden het nog een brug te ver, zo bleek uit hun reacties. “Dit soort innovaties en inventiviteit zal nog enige tijd kosten. Wij hebben er ongelofelijk veel werk bij gekregen. Het is voor iedereen nu ‘pompen of verzuipen’. Je valt voor-lopig automatisch terug op de oude manier van werken.” Wel vonden zij dat ‘maatschappelijk verantwoord aanbesteden’ een oplossing kan zijn voor de gekrompen budgett en. Meer met elkaar samen te werken en anders naar de zaken te kijken kan winst opleveren. Want dat het effi ciënter kan is duidelijk en de integrale gesprekken vormen een pluspunt.’

Workshop

Maatschappelijkaanbesteden

8 | Regionale Inkoopdagen Sociaal Domein

Lezing Marktconsultatie

Daag de markt uit zelf oplossingen aan te bieden

Eugene Lobry (Lobry Organisatieontwikkeling) gaf een le-zing over het begrip marktconsultatie. Dit is een middel om marktpartijen uit te dagen informatie te geven over de ma-nier waarop een gemeente een aanbesteding wil opzetten.Marktconsultatie gaat vooraf aan de aanbesteding. Met de informatie kan een juiste selectie worden gemaakt en kun-nen criteria voor het gunnen worden opgesteld. Ook kan bijvoorbeeld de meerwaarde van samenwerking met de betreffende zorgaanbieders worden verkend.Voor de marktpartijen is dit een interessante mogelijkheid om zich te profileren. Marktconsultatie betekent wel een forse investering in communicatie en tijd maar is die dub-bel en dwars waard, zei Lobry.

Enkele deelnemers konden zich daar wel in vinden. “Wij hebben enkele bijeenkomsten met zorgaanbieders georga-niseerd om hun visie te vernemen. Het resultaat was echter beperkt want zo’n consultatie kost tijd en geld.’’ Ook an-deren zeiden deze vorm eerder te hebben gebruikt. Zo heeft een gemeente drie bijeenkomsten belegd met dak- en thuis-lozen, belangenorganisaties en aanbieders. Bedoeling was selectiecriteria voor de aanbesteding te formuleren. Bijko-mend nuttig effect was dat ook de cliënten daarbij werden betrokken.Volgens anderen “moet de gemeente de marktpartijen wel een heldere boodschap meegeven. Zij moet niet blijven hangen in vage omschrijvingen”.

Regionale Inkoopdagen Sociaal Domein | 9

10 | Regionale Inkoopdagen Sociaal Domein

Workshop Innovatief Inkopen

Zwolle en Kampen kopen innovatief in

De workshop Innovatief Inkopen werd ver-zorgd door Jacky Wolters (gemeente Zwolle). Zij gaf een toelichting op de manier waarop Zwolle en Kampen in de praktijk met ‘sociaal contracteren en resultaatgebonden fi nancie-ring’ werken. Zwolle heeft contracten geslo-ten voor de Diensten in en aan Huis (Indivi-duele Begeleiding en Huishoudelijke Hulp). Daartoe heeft de gemeente gekozen voor de methode van ‘Bestuurlijk Aanbesteden’. Ook de gemeente Kampen kiest de methode van bestuurlijk aanbesteden via ‘sociaal contrac-teren, inclusief organiseren’.In beide gevallen is sprake van zogenoemde ‘Fysieke en Digitale Overlegtafels’. Aan de fysieke overlegtafels zitten de gemeente, aan-bieders, ketenpartners en vertegenwoordi-gers van cliënten. Samen bepalen zij het aan-bod en stellen de prijs vast. Doel is samen tot overeenstemming komen over de inhoud van de ‘Deelovereenkomst Diensten in en aan huis’. De fysieke overlegtafels zijn openbare bijeenkomsten.Alle andere belanghebbenden kunnen deel-nemen aan de digitale overlegtafel. Via email kunnen zij actief bijdragen aan de overeen-komsten. Speerpunten bij procedure zijn on-der andere meer keuzevrijheid voor de bur-ger. Ook kan beter gebruik worden gemaakt van de expertise van aanbieders. Er is sprake van fl exibele contracten en bovendien kun-nen besparingen effi ciënter worden doorge-voerd.

De aanwezigen vuurden een groot aantal vragen op Wolters af. Zo wilden zij weten hoe groot die keuzevrijheid nu precies is en tegen welke problemen Zwolle en Kampen aanlopen. Anderen zeiden dat er zich bij hen al een groot aantal nieuwe aanbieders heeft aangediend. Hun gemeenten hebben daarom besloten voorlopig eerst met bestaande aan-bieders in zee te gaan.Verder vreesde men dat grote aanbieders hun kleinere collega’s zullen overstemmen aan de fysieke overlegtafel. Ook wilden zij weten of de zogenoemde trajectfi nanciering gunstig uitpakt voor gemeenten en hoe de inwoners op de nieuwe ontwikkelingen reageren.

Regionale Inkoopdagen Sociaal Domein | 11

Workshop Innovatief Inkopen

Zwolle en Kampen kopen innovatief in

De workshop Sturen op Kwaliteit werd onder andere ver-zorgd door Saskia Keuzenkamp (Movisie). Volgens haar kan een gemeente kwaliteitseisen stellen aan aanbieders. Zo kunnen eisen worden gesteld aan de kwaliteit van de professionalisering van de aanbiedende organisatie. In een contract kunnen verder resultaatafspraken worden vast-gelegd. Mensen die aangewezen zijn op begeleiding, zorg en ondersteuning binnen de Wmo moeten er op kunnen re-kenen dat die van goede kwaliteit is. Sturen op een goede prijs-kwaliteit verhouding wordt daarmee volgens Movisie steeds belangrijker.Keuzenkamp gaf de aanwezigen drie prestatie-indicatoren om zicht te krijgen op resultaten. Die luiden: is de cliënt te-vreden; is er sprake van uitval en afhaken en zijn de proble-men afgenomen na de geboden hulp.

Zij splitste de deelnemers vervolgens in twee groepen. Een groep speelde de gemeentelijke inkopers en de andere de aanbieders. Vervolgens gingen de groepen met elkaar in debat.Uit die gesprekken bleek dat iedereen het er over eens was dat de doelen het beste samen kunnen worden bepaald. Problemen kunnen beter ’in gelijkwaardige gezamenlijk-heid’ worden opgelost’. Keuzenkamp gaf haar gehoor aan het einde van de sessie nog een aantal tips mee. Zo moet een gemeente niet te lo-kaal blijven denken en moet zij geen onnodig cijfermate-riaal willen verzamelen. Verder moet een gemeente niet te veel geld in ICT steken met de bedoeling alles te willen gaan meten.Wat gemeenten volgens haar wel moeten doen is met de aanbieders praten over de heldere doelen van hun beleid. Ook is het handig om gegevens te verzamelen die antwoord geven op kwaliteitsvragen. ,,Ontwikkel geza-menlijk eigenaarschap. Zorg dat de betrokkenheid van in-woners en cliënten groeit. Dit kost tijd, maar neem die tijd.’’

12 | Regionale Inkoopdagen Sociaal Domein

Regionale Inkoopdagen Sociaal Domein | 13

Workshop Sturen op Kwaliteit

‘Ontwikkel betrokkenheid’

www.inkoopdagensociaaldomein.nl