Välkommen till frukostmöte den 20 april 2017 · Digitalisering innebär att information och...

ATT GENOMFÖRA DIGITALA

TRANSFORMATIONER I PRAKTIKEN

Välkommen till frukostmöte

den 20 april 2017

Anders Persson

Steve Brdarski

Vad är Digital Transformation?

Hur väl är organisationer riggade för att hantera Digitala Transformationer?

Vad krävs för att lyckas genomföra en Digital Transformation?

Hur går du från strategi till målbild för en Digital Transformation?

Hur planerar och organiserar du en Digital transformation?

Vad krävs för styrning i genomförandet av Digitala Transformationer?

Vilka krav ställs på ledarskap och förändringskompetens i Digitala Transformationer?

Agenda

Digital Tsunami –Teknikutvecklingen står inför ett exponentiellt

genomslag

Den tredje vågen av IT-driven konkurrens drivs av

IT integrerad i produkterna

3. IT inbäddad i produkterna

Smarta uppkopplade produkter

2. IT inbäddad i värdekedjorna

Integrering och spridning av värdekedjor

1. IT inbäddad i aktiviteterna

Automatisering av manuella aktiviteter

De digitala krafterna ritar om företag,

organisationer och och samhället

▪ Datorer blir bättre och snabbare▪ Moore's lag, datalagring, ▪ Snabbare kommunikation

▪ Replikering kostar inget▪ Varje kopia är en perfekt kopia▪ Distribuera varsomhelst

omedelbart

▪ Olika idéer kombineras på olika sätt för att skapa nytt

▪ Plattformar driver ”winner takesit all”

Exponentiell

Digitalt

Kombinatorisk

The definition of digital transformation is the

realignment of, or new investment in, technology,

business models, and processes to drive new value for

customers and employees and more effectively compete in an ever-changing digital economy *)

Digital transformation is part technology but also part

human. While the modernization of technology systems

often steals the spotlight, digital transformation is really a human story *)

*) Brian Solis

Digitalisering innebär att information och informationshantering översätts till och

hanteras av digitala medel

Att införa effekterna av Digitaliseringen innebär att en organisation behöver genomgå en

Digital Transformation

En Digital Transformation omfattar förändringar i teknik, processer, nya

affärsmodeller och organisation








Agenda

Organisationers anpassning

Teknik-utveckling


Organisationer hinner inte anpassa sig till nya tekniker

30%

*) Source: IBM Global CEO study 2010, Capitalisingon Complexity 2010

Förväntningar på komplexitetsökning matchar inte organisationers förmåga att

hantera komplexitet *)

Tid

Tid

Organisationers anpassning

Teknik-utveckling


n.

Gapet fylls av nya bolag som snabbt får fäste på marknaden

Sverige halkar efter i Digitaliseringen

Sverige bäst på digitalisering? Nej, sanningen är snarare det motsatta.2016-11-25 06:02Nordiska företag halkar efter övriga Europa när processer ska digitaliseras. Det visar en ny rapport från IDC

Utmaningarna med Digitala Transformationer är

stora

2014: PUST: Kritiserat IT-system stängs ned2016: Polisen i kris – men it-avdelningen är ljuset i mörkret

Swedbank gör omstart efter haverierna – ny nätbank ska blidka kunderna

Nordea byter kärnsystem - så ska storbanken undvika att misslyckas med jätteprojektet

Näringsministern: Digitaliseringen den viktigaste frågan för Sverige

Sälja 2/3 av butikernaHjälpa konkurrenternaModernisera IT-infrastrukturenKonkurrenskraftigt bolag








Agenda

4 av 5 områden som upplevs svårast att förändra

faller inom kategorin ”mjuka” parametrar

Source: IBM CEO 2008 study, Making Change work

35%

65%

60% - 80% av förändringsinitiativen levererar

inte önskat resultat *)

*) References

Hammer, M. and Champy, J. (1993) Reengineering the corporation: a manifesto for business revolution, London: Nicholas Brearly.

Kotter, J.P. (1995) Leading Change. Why transformation efforts fail. Boston: Harvard Business School Press.

Beer, M. and Nohria, N. (2000a) Cracking the code of change. Harvard Business Review, Vol.78, Issue.3, pp.133-141.

Kotter, J.P. (2008) A sense of urgency. Boston: Harvard Business School Press.

Senturia, T., Flees, L. and Maceda, M. (2008) Leading change management requires sticking to the plot. Bain and Company. Accessed at www.bain com.

För att lyckas med Digitala Transformationer behöver

organisationer förstärka sina förmågor inom tre områden

Acceptansen hos den

mottagande organisationen

Kompetens och kunskap hos den genomförande

OrganisationenKvalitén på Lösningen

som utvecklas

Nyckelkomponenter▪ Organisering och

kompetenser ▪ Styrmodell▪ Planering

Nyckelkomponenter▪ Sponsorsupport▪ Målgruppsanalys▪ Involvering

Nyckelkomponenter▪ Affärsdriven Visions- och

målarkitektur▪ Ramverk för ritningar▪ Beprövad metod

“Companies fail or fall short of their potential not because of bad strategies, but because of a failure to implement good ones”

(The Economists Intelligence unit, 2013, Why good strategies fail)

R =(O,L,A)

Åtta framgångsfaktorer förbättrar oddsen för den Digitala Transformationen

Tydlig vision

Design av

genomförandet

Kartor och

ritningar

Utvecklat

nätverk

Styrning och

uppföljningAktivt

Ledarskap

Tydlig och

strukturerad

kommunikation

Trovärdig

målbild

Involverade

målgrupper

Samtliga framgångsfaktorer spelar lika stor roll för att lyckas med genomförandet av den Digitala Transformationen

Skepticism

Motstånd

Ryktesspridning

Okoordineradeaktiviteter

Bristfälligt förändringsfäste

Fel / kompliceradlösning

Försenat genomförande

Förvirring

Framgångsrik Digitalisering

ResultatTrovärdig målbild

Involverade målgrupper

Tydlig och strukturerad

kommunikation

Styrning och uppföljning

Aktivt Ledarskap

Design av genomförandet

Kartor och ritningar

Utvecklat nätverk








Agenda

En gemensam vision och målbild behöver

formuleras inför den Digitala Transformationen

Vilken strategi är det den Digitala Transformationen ska stötta, och vad ska ha uppnåtts när vi kommit i mål?

En gemensam vision och målbild är avgörande för att få rätt momentum i

förändringen

Omfattande Digitala Transformationer kräver bra

ritningsunderlag för att planera, fatta beslut,

genomföra och följa upp

Ett företag är en komplex organism med många strukturer i samspel och balans

Digitala Transformationer behöver bra ritningsunderlag – som beskriver kopplingen mellan strategi-, affärsmodells-, organisations-, process-, och IT-förändringarna

Välj Ramverk för att säkerställa beskrivning av helheten

Säkerställer en förankring av affärs-delarna in i EA-ramverket

Beskrivning av hierarkiska och horisontella beroenden mellan process, information och Applikationer

EA r

amve

rkA

ffär

sark

ite

ktu

r








Agenda

Ledning och beställare av genomförandet är ofta

snabba att driva igenom förändringar

Mätningen utvärderade projektkvalitén i sex olika dimensioner

➢ Utvärderingen baseras på ca 100 projekt.

➢ Sammantaget ingick mer än 2 500 personer i respondentunderlaget

➢ Projekten omfattar IT- och verksamhetsprojekt från både privat och offentlig sektor

Mätningarna är utförda av ITOptima

Planeringen av Digitala Transformationer kan brytas

ned i fyra huvudplaner och en ekonomisk plan

TransitionsplanBeskriver vilka projektinitiativ

som skall starta samt

ordning och prioritering.

Masterplan Huvudplan som styr allt

arbete som ska genomföras

Ekonomisk plan

ReleaseplanDatumsatt plan för alla

projekts faser och

produktionssättningar. Tar

hänsyn till samtliga

aktiviteter i organisationen.

AvvecklingsplanPlanering för hur befintliga

IT-system fasas ut efter det

att de nya IT-stöden tagits i

drift.

Den existerande organisationen avgör hur den

Digitala Transformationen ska organiseras och

bemannas

Ledningsgrupp

Marknadsföring och

försäljning

Produktion/tillverkningProduktdesign

Samordning

Funktionsorganisation med i bästa fall informell samordning

Ledningsgrupp

Marknadsföring och

försäljning

Produktion/tillverkning

Produktdesign

Koncept till lansering

Prognos till leverans

Från kundbehov till konsumtion

Funktionsorganisation med stödjande processfunktion

Ledningsgrupp

Marknadsföring och

försäljning

Produktion

Koncept till lansering

Prognos till leverans

Från kundbehov till konsumtion

Produkt-utveckling

Kombinerad process & funktionsorganisation Koncept till

lanseringPrognos till

leveransFrån kundbehov till konsumtion

Ledningsgrupp

Stöd

Harmoniserad processorganisation

Leverantör

Kund

Partners

Nätverksbaserad (Agil) organisationsstruktur

En Digital Transformation går oftast på tvärs över flera organisatoriska enheter

Program-dimension

En avvägning av vilka resurser som läggs i projekt, program samt i linjen behöver göras

Program Control

Shared serviceProgram Office

Program Control - Programstyrning

• Portfölj- och Projektstyrning

• Transitionsplanering

• Releaseplanering

• Ekonomistyrning

• EffekthemtagningProgram Office - Programstöd

• Kommunikation

• Riskhantering

• Kvalitetssäkring

• Metoder och verktyg

• Förändringsledning

• Utvecklingsprocess

• Administration

Shared Service –

Gemensamma resurser

• Nyckelresurser

• Arkitektur

• Infrastruktur

Exempel

Transformationsstoryn fungerar som plattform för all

kommunikation och motiverar till anställdas deltagande i

den Digitala Transformationen

Storyn behöver bygga på fem motivationsfaktorer för att folk ska stödja och deltaga i transformationen:

1. Företaget

2. Samhället

3. Kunderna

4. Arbetsteamet

5. Mig personligen

Forskning visar på att varje faktor motiverar lika mycket, dvs med 20% till totala motivationen.

Företagets perspektiv bidrar ”bara” med 20% till totala motivationen för att få anställda motiverade!

*) Beyond performance, S. Keller, C. Price, Wiley

Vision

Relevans

Förändrings-organisation








Agenda

Projektstyrning

En robust styrmodell säkerställer kvaliteten i

genomförandet av Digitala Transformationer

Förvaltningsstyrning

Ekonomisk styrning och uppföljning

Arkitekturstyrning

Leverantörsstyrning

Styrmodell

Genomföra förändring –

verksamhet

Genomföra förändring –

IT

Värdera nytta

med förändring

Analysera

förändring

Specificera

förändring

Förstärka

förändring

Stö

dp

roce

sse

r

Programstyrning är inte samma sak som

Projektstyrning

Programstyrning

Säkerställa att rätt initiativ och projekt bedrivs

Tydlig koppling strategiska mål initiativ eller projekt

Tydlig prioritering/rangordning mellan olika initiativ och projekt

”Beslutsfora” har god kontroll och översikt över Företagets/Myndighetens initiativ och projekt

Ekonomisk styrning, uppföljning och effektanalys av portföljen/projekten

Göra rätt saker!

Projektstyrning

Scope-hantering inom projektet

Stödja initiativ och projekt i projektmetodik och förändringsprocess

Effektiv uppföljning och avvikelsehantering

Utmana och stödja projekten med fortlöpande projektrevision i syfte att nå leveransåtaganden

Göra saker på rätt sätt!

Styrmodell

Genomföra förändring

– verksamhet

Genomföra förändring

– IT

Värdera nytta

med förändring

Analysera

förändring

Specificera

förändring

Förstärka

förändring

Program-

ledning

Projektledning Program-

kontorProgram

Control

Shared

service

Program

Office

Initiating Executing ClosingPlanning

G0 G1 G2 G3 G4 G5

Projekt 2Projekt 1 Projekt 4

Programledning

Programkontor

Projekt 3

Styrgrupp

Referensgrupp

Projekt 5 Projekt 6

Styr- och ansvarsmodell säkerställer kvalitén i

beslutspunkterna

Göra saker på rätt sätt OCH göra rätt saker

Styrmodellen kan tas fram i sex steg

Analysera existerande projekt- och utvecklingsprocesser

Designa övergripande processflöde

1

2

Inventera beslutsforum, metoder och verktyg per utvecklingsfas

Detaljera processen

Designa, bemanna och tydliggör organisation och styrning

Implementera, kommunicera och utbilda

3

4

5

6

VerksamhetsinförandeModernisering

Genomföra förändring –verksamhet

Exempel: En programstyrningsmodell byggd kring Pejls

projektstyrningsmodell och anpassad till ett programs

organisation

Pejl

Programmets styrmodell

RealiseringModernisering Beredning

Programorganisation

Värdera förändrings-nytta

Analysera och planera förändring

Specificera förändring

Genomföra förändring – IT

Följa upp förändring

Exempel på detaljerad beskrivning och

integration av styrmodell i existerande struktur

Syfte och omfattning:• Syftet med denna fas är att värdera verksamhetsnytta samt skapa en förståelse för förändringens omfattning • Fasen börjar med BP1 (beslut om start av Effektanalys) och slutar med BP2 (Beslut om start av Projektanalys)

Huvudsakliga leverabler

• Verksamhetens beslutsunderlag (VBU)• Investeringskalkyl• Plan för effekthemtagning

• Beskrivning av förändringens omfattning• Grovt IT-lösningsförslag• Riskhanteringsplan

Metodstöd

• Steg 3: Pejl beskriver och tillhandahåller mallar för att ta fram Verksamhetens beslutsunderlag (VBU)

• Steg 7: Checklistan för Produktionssättning• Steg 8: Företagets Riskhanteringsmetod• Steg 9: IT-validering

Huvudsakliga aktiviteter

1. Inför projektet i

Masterplan IT

2. Organisera projektet

3. Genomför effektanalys

4. Involvera TA på IT-avd

5. Utforma grovt

lösningsförslag

6. Granskning av

Juridikenheten

7. Förbered överlämning

till drift och förvaltning

8. Utforma

Riskhanteringsplan

9. Genomför klassning,

PUL m.m

BP1 BP2 BP3 BP4 BP6 BP7BP5

EffektanalysUppdrags-analys Specifikation

Effekt-uppföljning

Genomförande – IT

Genomförande –verksamheten

Initiering Avslut

Uppföljning av de ingående projekten är

nödvändig i Digitala TransformationerProjekt 1 Projekt2 Projekt3 Projekt 4 Projekt5 Projekt 6 Projekt 7

Några grundbultar som du behöver i din styrning

och ditt genomförande

▪ Säkerställ en tydlig förankring hos företags-/myndighetsledningen för VAD du ska göra och VARFÖR, dina förutsättningar, ditt mandat samt formerna för samarbetet och avstämning med ledningen.

▪ Inse att du som utsedd ledare för digitaliseringen är spindeln i nätet från dag 1-stärk därför struktur och disciplin i ditt eget arbetssätt och tänk igenom vilka stödresurser du behöver för ett ständigt fokus på tidkostnad-kvalitet. Vilka relationer, samverkan, ledarstil och självledarskap är viktiga för dig att beakta?

▪ Placera dig stadigt i landet mellan verksamhet och IT, skaffa dig externa rådgivare och planera för projektrevisioner på ditt initiativ. Behåll initiativet genomgående i digitaliseringen.

▪ Arbeta inte bara horisontellt – dyk ner i ett projekt och i verksamheten då och då. Det stärker trovärdigheten.

▪ Ha alltid en plan B – i ledarskapet ligger ansvar för att ha en handlingsberedskap i alla tänkbara situationer.Vilka är de möjliga konflikt- och konkurrens-arenorna för digitaliseringsprogrammet? Hur agerar du i det politiska landskapet?








Agenda

Den individuella inre förändringsprocessen skapar instabilitet och innebär en risk för organisationen

-

Förnekelse

Förståelse

Nya idéer

Pröva idéer

Mot ny stabilitet

Passivitet

Rädsla

Ilska

Depression

Acceptans

Flykt

Chock

ChockFörnekelse

ReaktionMotstånd

BearbetaUtforska

NyorienteringEngagemang

Förvirring

Genomförandet av Digitala Transformationer är en till

stora delar en ledarskaps- och strukturfråga.

Chefer behöver ge anställda förutsättningar att göra ett

bra jobb, tid och tydliga prioriteringa

44

”Only three things happen naturally in organizations: Friction, confusion and underperformance. Everything else requires leadership *)

*) Peter Drucker

Aktivt och synligt stöd från sponsorer är den

viktigaste framgångsfaktorn vid förändringar

Målgruppsanalysen identifierar aktiviteter för att

säkra mottagande och effekt i verksamheten

Hur påverkas målgruppen av

Digitaliseringen?INSIKT

Awareness

VILJA

Desire

KUNSKAP

Knowledge

FÖRMÅGA

Ability

FÖRSTÄRKNING

Reinforcement

• Kommunikation

• Sponsoraktiviteter

• Sponsorsaktiviteter

• Coaching

• Hantering av osäkerhet

• Coaching

• Utbildning och träning

• Coaching

• Utbildning och träning

• Kommunikation

• Sponsoraktiviteter

• Coaching

1. Vad behöver de kunna?

2. Vad behöver de tycka?

3. Vad behöver de göra?

ADKAR*) är ett strukturerat sätt att beskriva de olika faserna målgrupperna genomgår under en förändring med tillhörande verktyg

för att hjälpa målgrupperna genom faserna.

46

*) Källa: PROSCI

”– Vi underskattade totalt behovet av

förändringsledning. Vi har varit mycket ute på

förbanden och pratat, men vi pratade om helt fel

saker.

På en fråga om det finns en förändringsmotvilja

inom försvaret svarar Ingmarsdotter att hon inte

upplever det, men att förändringarna har ställt

mycket större krav än man förstått:

– Ett exempel är att vi gjorde utbildningar för

systemen tillgängliga och informerade om dem.

Men folk genomförde inte utbildningarna.”








Dagens agenda

Dataföreningen Kompetens utbildar i genomförande av Digitala Transformationer

1. Hur du designar, genomför och leder program för digitala

transformationer

2. Hur du bygger en framgångsrik organisation för att

genomföra digitaliseringen

3. Hur du säkerställer att digitaliseringen får fäste i

organisationen och ger önskat resultat

▪ Introduktion till kursen

▪ Komplexa förändringar, vad är det och vad krävs?

▪ Genomförandestrategi

▪ Gruppövning

▪ Design av strukturer och genomförandet

▪ Business case – värdering och precisering

▪ Sammanfattning och hemuppgift

Da

g 2

▪ Ritningar och ritnings-underlag

▪ Planering av digitaliseringens genomförande

▪ Gruppövning

▪ Design av genomförande-organisation

▪ Digitaliseringens påverkan på Organisationer

Da

g 1

9 – 10 majDESIGN

13 – 14 junPLANERA & ORGANISERA

▪ Styrmodeller

▪ Styra och genomföra komplexa digitaliseringar

▪ Gruppövning

▪ Mätning och uppföljning

▪ Agilt, Outsourcing och Arkitekturstyrning

▪ Förändrings-kommunikation

22 – 23 augSTYRA & GENOMFÖRA

Schema 2017 för de åtta dagarna

▪ Formella och informella nätverk

▪ Grunder i förändringsledning

▪ Gruppövning

▪ Att leda digitala transformationer –praktiska erfarenheter

▪ Presentation av hemuppgift

▪ Examination

19 – 20 septLEDARSKAP & FÖRÄNDRING

UtbildningsprogramDigital Excellence Program

Utbildningsmoduler:

▪ 1d Att utveckla organisationers digitala förmåga - Översikt

▪ 2d Affärsprioritering och agil portföljstyrning – Design av Digitala Transformationer

▪ 2d Förändringsprocess och Styrning – Styra Digitala Transformationer

▪ 2d Effektiva projekt- och programkontor – Organisera Digitala Transformationer

▪ 2d Förändringsledning i praktiken - Leda Digitala Transformationer

▪ … fler moduler på väg att läggas till

FRÅGOR?

KONTAKT

Anders Persson,

[email protected]

Steve Brdarski,

[email protected]

TACK FÖR OSS!

Välkommen till frukostmöte den 20 april 2017 · Digitalisering innebär att information och...

Documents

Transcript of Välkommen till frukostmöte den 20 april 2017 · Digitalisering innebär att information och...