Vlatka LemićARHIVI I ARHIVISTIKA ZA SUVREMENOG KORISNIKA

Arhivi uneseno.indd 1 04/03/16 17:42

BIBLIOTHECA ACADEMICA

Vlatka LemićArhivi i arhivistika za suvremenog korisnika

© Vlatka Lemić i Naklada Ljevak d.o.o., Zagreb, 2016.

Za nakladnikaIvana Ljevak Lebeda

UrednicaNives Tomašević

Recenzentiprof. dr. sc. Hrvoje Stančićprof. dr. sc. Stjepan Ćosić

dr. sc. Melina Lučić

Arhivi uneseno.indd 2 04/03/16 17:42

Vlatka Lemić

Arhivi i arhivistika za suvremenog

korisnika

Zagreb, ožujak 2016.

Arhivi uneseno.indd 3 04/03/16 17:42

4 ARHIVI I ARHIVISTIKA ZA SUVREMENOG KORISNIKA

Arhivi uneseno.indd 4 04/03/16 17:42

Sadržaj

Uvod 9

ARHIVI KAO SUVREMENE INFORMACIJSKE USTANOVE 15Razvoj arhiva kao informacijskog središta 17

Interakcija arhiva i uprave 25Tehnološke i društvene promjene: nova uloga arhiva u digitalnom okruženju 30

Korištenje arhivskog gradiva i informacijske usluge arhiva 37Korištenje i dostupnost arhivskog gradiva 38Informacijska služba u arhivima 43Utjecaj novih tehnologija na dostupnost i korištenjearhivskoga gradiva 46

Organizacija informacija u arhivima – od obavijesnih pomagalado informacijskih sustava 53

Arhivistički opis i obavijesna pomagala 54Međunarodne norme arhivističkog opisa 60Standardi za razmjenu podataka arhivske zajednice 67

Europska arhivska mreža: stručni okvir, trendovi i projekti 70Djelovanje arhiva u suvremenom europskom okruženju 70ENArC – European Network on Archival Cooperation 75APEnet – Archives Portal Europe 79Archives Portal Europe 82APEx – Archives Portal Europe network of eXcellence 84

Arhivi uneseno.indd 5 04/03/16 17:42

Hrvatski arhivi i arhivska služba 89Organizacija i djelovanje arhivske službe u Hrvatskoj 89MATRA projekt reforme hrvatske arhivske službe 97Informacijska infrastruktura u hrvatskim arhivima 103Strategija razvoja e-uprave u Hrvatskoj 108Elektronički zapisi u hrvatskim arhivima 116

RAZVOJ I IMPLEMENTACIJA ARHIVSKOG INFORMACIJSKOG SUSTAVA NA PRIMJERU ARHiNET-a 121Planiranje i organizacija 124

Ideja i koncept sustava 124Realizacija sustava 128

Oblikovanje i opis 132Tehničke karakteristike sustava 132Struktura sustava u odnosu na idejni koncept programskog rješenja 135Normativna kontrola zapisa 139

Moduli i funkcionalnosti 143Poslovni procesi arhiva obuhvaćeni sustavom 152

Obrada i opis gradiva 153Posebne vrste gradiva – Standardiziranje opisa posebnih vrsta gradiva 157Posebne zbirke 161

Nadzor nad zaštitom gradiva izvan arhiva 164Planiranje i provođenje nadzornih obilazaka 167Upravljanje normativnim aktima stvaratelja 174

Korištenje gradiva 178

Implementacija ahivističkih standarda 181Međunarodne norme arhivističkog opisa 182XML sheme za razmjenu podataka 190

Arhivi uneseno.indd 6 04/03/16 17:42

Digitalni sadržaji 200Sustav zaštite i upravljanja digitalnim preslikama 203Protokol povezivanja ARHINET-a i sustava za pohranu digitalnog gradiva 210

Sigurnost 219Sigurnost vezana za pristup ARHiNET-u 221Sigurnost rada unutar sustava 222

Rad s više imatelja 222Suradnici na zapisima 223

Sigurnost dohvata, obrade i prezentacije podataka 225Procjena sigurnosnog rizika i mjere zaštite 230

E-ARHIV 233Arhivi i elektronički zapisi – promjena paradigme 236

Upravljanje elektroničkim zapisima 237Zaštita i dostupnost elektroničkih zapisa 243

Koncept E-arhiva 247Opći opis sustava E-arhiva 247OAIS Referentni model 249Interoperabilnost čimbenika prilikom uspostavljanja nacionalnog sustava E-arhiva u Republici Hrvatskoj 254

Zaključak 257Popis literature 259Prilozi 265Popis tablica i slika 307Bilješka o autorici 311Kazalo 313

Arhivi uneseno.indd 7 04/03/16 17:42

Za ilustracije u knjizi korištene su fotografije prostora, gradiva i izdanja Hrvatskog državnog

arhiva iz Fototeke HDA.

Arhivi uneseno.indd 8 04/03/16 17:42

9UVOD

Uvod

P itanje organizacije i dostupnosti informacija jedno je od najznačaj­nijih područja interesa suvremenog društva. Literatura i struč­ni skupovi koji se bave informacijskim društvom i okruženjem

uglavnom su usmjereni na teme kao što su tehnološki razvoj, nove teh­nologije, informacijski sustavi, digitalne informacije, informatizacija, poslovne promjene i prilagodbe suvremenom okruženju, dinamičnost, društvo znanja, globalizacija, komunikativnost, interakcija, suradnja i umrežavanje, interoperabilnost, integracija, inovativnost i tome slično. Ubrzani rast znanosti i tehnologije, mogućnosti koje se otvaraju njiho­vom primjenom na svim područjima društvenog života te umrežavanje na lokalnoj, regionalnoj, nacionalnoj i međunarodnoj razini urodile su promjenom društva samog.

Arhivi uneseno.indd 9 04/03/16 17:42

10 ARHIVI I ARHIVISTIKA ZA SUVREMENOG KORISNIKA

Na tragu tih trendova gotovo svi arhivski skupovi u posljednjih de­setak, pa i više godina, bave se elektroničkim zapisima, digitalnim arhi­vima i strategijama rada arhiva u 21. stoljeću (npr. Climate for Change – Brisbane 2012, Keeping Archives Alive in a Digital World: Archival Preservation in the 21st Century – CITRA 2011, Digital Archives – CI­TRA 2010, 8th European Conference on Digital Archiving – ECA 2010, Imaging the 21st century archivist: New strategies for education and tra­ining – CITRA 2009, Archives, Governance and Development: Mapping Future Society – Kuala Lumpur 2008 i brojni drugi).

Iz arhivističke perspektive suvremeno globalno društvu obilježavaju brze kulturne, socijalne i ekonomske promjene izazvane konjunktura­ma, krizama, migracijama i širenjem multikulturalnosti, razvojem digi­talnih tehnologija i informacijskog društva. Sve to, naravno, utječe i na djelatnost arhiva kao informacijskih ustanova i na samo gradivo, na rad stvaratelja čijim djelovanjem ono nastaje (npr. uvođenje e­uprave) te na njegovu informacijsku iskoristivost. Upravne, gospodarske, tehnološke, društvene i zakonske promjene odrazile su se na samu djelatnost arhiva te na nova očekivanja javnosti i percepciju društva o njima. Trendovi globalnog informacijskog društva koji diktiraju sve slobodniji pristup informacijama i sve transparentniji rad državnih i javnih službi, pota­knuli su veće otvaranje arhiva javnosti i aktivno sudjelovanje arhiva u životu sredine u kojoj djeluju. Taj trend prate i hrvatski arhivi – po­najviše izdavačkom i izložbenom djelatnošću te primjenom suvremenih tehnologija u svom radu – no sve više i drugim programima namije­njenima široj javnosti: predavanjima, radionicama, promocijama, otvo­renim danima, edukacijama istraživača i stvaratelja gradiva te sličnim aktivnostima.

U novije su doba posebno istaknute aktivnosti arhiva vezane za kori­štenje gradiva i oblikovanje novih korisničkih, odnosno informacijskih usluga. Koncept korištenja gradiva proširio se s istraživanja dokumenata u čitaonici na sve aktivnosti vezane uz pregled, prezentaciju i reproduk­ciju arhivskog gradiva. Uz već tradicionalni znanstveni interes za arhiv­sko gradivo, s razvojem civilnog društva pojavila se i svijest o važnosti arhiva u smislu promicanja i ostvarivanja osobnih prava, dostupnosti javnih podataka, otvorenosti rada javne uprave i zaštite građanskih pra­va općenito. O povećanom zanimanju javnosti za povijest i povijesne

Arhivi uneseno.indd 10 04/03/16 17:42

11UVOD

dokumente svjedoči povećani broj posjeta arhivima, sve veći broj arhiv­skih mrežnih stranica i portala, širenje i raznolikost istraživačkih tema, nove vrste korisnika i novi zahtjevi koje korisnici upućuju arhivima. Takvi su trendovi u planove rada svih arhiva uveli ciljeve kao što su prepoznavanje i odgovaranje na zahtjeve, potrebe i očekivanja korisnika arhiva; poboljšavanje kvaliteta usluga arhiva u skladu sa suvremenim tehnološkim, stručnim i društvenim razvojem; unapređivanje poslovnih procesa kako bi se održala propisana razina i otklonili uzorci mogućih smanjenja kvalitete usluga; razvijanje naprednih usluga informacijskog društva temeljenih na suvremenim informacijskim i komunikacijskim tehnologijama i sl.

Arhivi danas djeluje u dinamičnom i neizvjesnom okruženju u ko­jem se od njih očekuje da se prilagode i odgovore različitim izazovima – tehnološkim dostignućima, društvenim procesima, korisničkim oče­kivanjima, usporedbi s drugim uslužnim djelatnostima, novim javnim servisima, e­upravi itd. – pri čemu je posebno istaknuta njihova upravna i informacijska uloga. Kao servis javne uprave arhivi trebaju praktično omogućiti upravljanje i zaštitu dokumentacije koja nastaje njezinim ra­dom, a trend integracije arhivske službe u strukture uprave temelji se na razvijanju partnerskih odnosa i suradnje što je naglašeno u svim doku­mentima i preporukama razvijenih demokratskih država. Istodobno, ar­hivi kao informacijski servisi trebaju s pomoću suvremenih tehnologija i novih usluga osigurati bolju dostupnost i vidljivost arhivskog gradiva i prezentirati arhive i arhivske izvore sukladno društvenim i tehnološkim trendovima informacijskih i kulturnih ustanova.

Zaštita i dostupnost digitalnih informacija te odnos javne uprave i arhivske službe u pogledu elektroničkih zapisa, odnosno promjene u

Arhivi uneseno.indd 11 04/03/16 17:42

12 ARHIVI I ARHIVISTIKA ZA SUVREMENOG KORISNIKA

elektroničkim komunikacijama, obradi podataka te sustavima upravlja­nja dokumentima i poslovnim procesima okolnosti su koje su mnoge arhive i organizacije dovele do promišljanja o arhivskim djelatnostima i iznalaženju novih rješenja za upravljanje elektroničkim gradivom. Neki su se tradicionalni arhivski postupci i načela pokazali nedostatnima pri­likom pokušaja njihove primjene na elektroničke dokumente što je ar­hivske ustanove potaknulo na razvoj posebnih programa za upravljanje elektroničkim gradivom. Ono što je zajedničko brojnim novonastalim strategijama i praksama koje se odnose na elektroničke zapise, a prepo­ručuju se arhivistima, jesu neophodnost zaštite zapisa u elektroničkom formatu, poštivanje arhivističkih načela provenijencije i kontekstualne analize pri radu s njima te potreba da arhivisti promijene pasivan odnos prema stvarateljima zapisa u aktivni, planirani, strateški, funkcionalno­orijentirani pristup utemeljen na istraživanju.

Aktivnosti europske arhivske zajednice u proteklom desetljeću pr­venstveno su usmjerene na zaštitu digitalnog gradiva i programe koji se odnose na „digitalnu baštinu“ i dostupnost kulturnoga naslijeđa. Imple­mentacija i usklađivanje stručnih standarda, interoperabilnost tehnološ­kih rješenja, suradnja na zajedničkim projektima, razmjena iskustava, metapodataka i praktičnih primjera te dijeljenje resursa trendovi su koji su obilježili i najznačajnije europske arhivske projekte proteklih godina: APEnet, ENArC i APEx u koje se uključio i Hrvatski državni arhiv. Naj­veći iskorak u hrvatskim arhivima, u odnosu na praćenje i usvajanje su­vremenih stručnih i informacijskih trendova, dogodio se razvojem i im­plementacijom jedinstvenog nacionalnog arhivskog sustava ARHiNET. Njegovo je uvođenje omogućilo standardiziranje rada državnih arhiva, jedinstveni sustav evidentiranja i obrade arhivskih zapisa te integriranje i razmjenu podataka među ustanovama koje čuvaju arhivsko gradivo što je rezultiralo značajnim unapređivanjem stručnih i organizacijskih sposobnosti nacionalne arhivske mreže.

Načini i brzine praćenja i primjene suvremenih standarda i dostignu­ća u svakodnevnoj praksi različiti su i ovisni o specifičnostima pojedi­nih ustanova i sredina. Povezivanje, dijeljenje i racionalno korištenje postojećih resursa, odnosno razvijanje partnerskih odnosa i suradnje, prikazani su u ovoj knjizi na primjeru suvremenih europskih projekata i stručnih trendova te osmišljavanju i uvođenju u rad arhiva informa­

Arhivi uneseno.indd 12 04/03/16 17:42

13UVOD

cijskog sustava na primjeru ARHiNET­a. Sve su to modeli koje hrvatski arhivi trebaju slijediti kako bi se osposobili za razvijanje i pružanje na­prednih usluga informacijskog društvu temeljenih na suvremenim in­formacijsko­komunikacijskim tehnologijama.

Arhivi uneseno.indd 13 04/03/16 17:42

14 ARHIVI I ARHIVISTIKA ZA SUVREMENOG KORISNIKA

Arhivi uneseno.indd 14 04/03/16 17:42

ARHIVI KAO SUVREMENE

INFORMACIJSKE USTANOVE

Arhivi uneseno.indd 15 04/03/16 17:42

16 ARHIVI I ARHIVISTIKA ZA SUVREMENOG KORISNIKA

D okumentiranjem aktivnosti pojedinaca i institucija te pružanjem uvida u zapise nastale njihovim djelovanjem, arhivi štite i pro­miču interese i prava građana. Svaki arhivski zapis jedinstveni

je svjedok identiteta i vrijednosti sredine i vremena u kojemu je nastao. Brigom o autentičnosti arhivskoga gradiva državni arhivi budućim nara­štajima osiguravaju vezu s vlastitom poviješću, a omogućavanjem njego­ve dostupnosti doprinose razvoju demokratskog društva.

Širenjem kulturnih, znanstvenih i upravnih potreba i interesa arhivi su od „zatvorenih“ postajali sve otvoreniji i tijekom 20. stoljeća obli­kovali se kao javne ustanove dostupne širim segmentima društva, koje značajno pridonose kulturnom životu i oblikovanju identiteta zajednice te privlače širok i raznolik krug istraživača. Recentni trendovi globali­zacije i razvoja informacijsko­komunikacijskih tehnologija osobito su utjecali na širenje informacijskih funkcija i uslužne djelatnosti arhiva. Odgovarajući na zahtjeve društva, suvremeni arhivi objedinjuju tradici­onalnu ulogu čuvara memorije s novom ulogom informacijskih centara te su upućeni na partnerski odnos sa stvarateljima zapisa i korisnicima. Također, prateći suvremene izazove i trendove arhivi nastoje djelovati kao središta kulturnih, znanstvenih i društvenih zbivanja te kao dio šire mreže edukacijskih i kulturnih institucija koje nastoje obrazovati druš­tvo i evocirati zajedničku baštinu.

Arhivi uneseno.indd 16 04/03/16 17:42