Vjekoslav Stojković, Ivan Božajić, Darko Podvorac

UNAPREĐENJE RADA STUDENTSKE REFERADE Sažetak Analizirani su postupci u Studentskoj referadi vezani uz rješavanje statusnih pitanja studenata. Posebno je raščlanjena problematika upisa u viši semestar, formiranje ponuda i računa za školarine te evidentiranje plaćene školarine studenata. Definirani se modeli procesa temeljem kojih su razrađeni odgovarajući računalni programi za upis višeg semestra, za praćenje zaduženja studenta i evidentiranje uplaćene školarine. Realizirano je povezivanje evidencije uplata školarine iz Računovodstva sa zaduženjima u Studenskoj referadi. Omogućeno je studentima s njihovih korisničkih računa putem Interneta na programskoj aplikaciji PRETINAC (PHP web program) pokretanje postupka upisa u viši semestar, podizanje ponuda i računa za školarine i praćenje evidencije uplaćene školarine. Ključne riječi PHP web programiranje, studentska referada, unapređenje rada, upis u viši semestar

ENHANCEMENT OF STUDENTS’ ADMINISTRATION OFFICE OPERATION

Abstract The paper analyzes the procedures at the Students’ administration office related to the solving of the students’ status issues. The problems of enrolling into the higher semester, formation of pro-forma invoices and invoices for scholarship fees as well as the registering of the paid students’ scholarship fees have been specially analyzed. The models of processes have been defined which are used as the basis to develop adequate computer software for the enrollment into the higher semester, for monitoring of the students’ debits and payments and registering of the paid scholarship fees. The connection between the register of the scholarship payments from the Accountancy with the obligations in the Students’ administration office was realized. The students can use their user accounts over the Internet and the software application PRETINAC (PHP web program) to start the procedure of enrolling into the higher semester, download their pro-forma invoices and invoices for the scholarship and to monitor the records regarding the paid scholarship fees. Key words enrolment into higher semester, improvement of work, PHP web programming, students’ administration office

2

1. UVOD Studenti Veleučilišta Velika Gorica znatni broj svojih statusnih pitanja za vrijeme školovanja na Veleučilištu rješavaju posredstvom osoblja Studentske referade i osoblja Računovodstva Veleučilišta. Prvi susret budućeg studenta s Veleučilištem ostvaruje se preko Studentske referade kroz razredbeni postupak koji se provodi na samome Veleučilištu te prilikom prvog upisa u prvi semestar studija. Nakon upisa, studenti Veleučilišta ostvaruju svoja prava temeljena na uspješnom svladavanju nastavnih obveza i na temelju urednog podmirivanja financijskih obveza za dobivenu uslugu obrazovanja. Značajni doprinos u odvijanju potpornih procesa obrazovanju studenta daje i osoblje Studentske referade i osoblje Računovodstva Veleučilišta. Studentske obveze i prava studenata definirana su Zakonom o znanstvenoj djelatnosti i visokom obrazovanju, Statutom Veleučilišta i Pravilnikom o studiju. Ovi normativni dokumenti stvaraju preduvjete za modeliranje nastavnog procesa i rada svih potpornih službi u cilju što kvalitetnijeg upravljanja obrazovanjem na Veleučilištu. U ovom radu se analizira normativno uređenje postupka upisa u prvi semestar i postupka upisa u više semestre. Pored toga se utvrđuju načela na kojima se temelji obračun troškova školarine tijekom trajanja studija. Analizira se način praćenja položenosti upisanih nastavnih predmeta i način evidentiranja uplaćene školarine studenata. Raščlanjuje se postojeći postupak upisa, postojeći način izračuna troškova školovanja za pojedinog studenta te način praćenja obavljenih uplata školarina. Uočavaju se kritična mjesta u procesu, provodi se modeliranje novog procesa i izrađuju dodatni informacijski moduli u odgovarajućoj web aplikaciji kojom se ostvaruje upravljanje cjelovitim procesom upisa, evidentiranje polaganja ispita i praćenje postupka izdavanja računa za školarinu i evidentiranja podmirenih financijskih obveza studenta. Modelira se i proces povezivanja Studentske referade i Računovodstva Veleučilišta u dijelu koji se odnosi na upravljanje procesom izradbe ponuda, računa i evidentiranja obavljenih uplata studenta ili njihovih stipenditora. 2. NORMATIVNO UREĐENJE UPISA U POJEDINI SEMESTAR Statusna pitanja studenata, njihova prava i obveze na Veleučilištu Velika Gorica utvrđena su, između ostaloga, Pravilnikom o studiju. U ovom radu se razmatra dio normativnog uređenja koji se odnosi na upis u pojedine semestre stručnog studija. Pritom je potrebno razlučiti upis na zimski i ljetni semestar prve godine studija od upisa u zimski odnosno ljetni semestar više godine studija. Na Veleučilištu se za svaki semestar za svaki stručni studij u određenoj akademskoj godini donosi izvedbeni nastavni plan pojedinih studija. Izvedbenim nastavnim planom studija definiraju se obvezni i izborni nastavni predmeti, tjedna satnica potrebna za njihovo izvođenje, pripadajući broj ECTS bodova te popis nastavnika koji sudjeluju u njegovoj realizaciji, posebno za redovite, a posebno za izvanredne studije. Upis na Veleučilištu Velika Gorica obavlja se po semestrima. Kod upisa u zimski i ljetni semestar prve godine studija ne postoje nikakva ograničenja. Na prvoj godini studija studenti koji su na razredbenom postupku stekli uvjete za upis na određeni studij, upisuju obvezne

3

nastavne predmete i određen broj izbornih predmeta do ukupnog broja od 30 ECTS bodova. Student na prvoj godini studija može zatražiti i upis većeg broja ECTS bodova, što mu se odobrava ili ne odobrava posebnim rješenjem. Na prvoj godini studija upis dodatnih ECTS bodova traže studenti prijelaznici s drugih visokih učilišta koji donose odgovarajući broj ECTS bodova s prijašnjih studija. Uobičajena je praksa na Veleučilištu Velika Gorica je da se broj dodatno upisanih ECTS bodova poklapa s brojem priznatih ECTS bodova s prethodnog studija. Pravilnikom o studiju je predviđeno da se po pojedinom semestru može dodatno upisati najviše još 15 ECTS bodova. Za studente koji su završili prvu ili drugu godinu studija, a koji upisuju viši zimski (ljetni) semestar i koji su položili sve upisane predmete iz zimskih (ljetnih) semestara upisuju obvezne predmete i određen broj predmeta iz skupine izbornih predmeta višeg semestra do ukupno 30 ECTS bodova. Studentima se ostavlja mogućnost da upišu ukupno 25 do 35 ECTS bodova po semestru. Izuzetno, ukoliko student nije ispunio određene preduvjete položenih predmeta koji su međusobno uvjetovani, odobrava mu se upis i manje od 25 ECTS bodova. To studentima otvara mogućnost da svoje vrijeme školovanja produže ili skrate sukladno svojim interesima i mogućnostima. Pritom se mora voditi računa da student na kraju stručnog studija treba imati ukupno najmanje 180 ECTS bodova. Prijelaznicima s drugih visokih učilišta se može odobriti upis predmeta iz zimskog (ljetnog) semestra više godine studija ukoliko im je predmet priznat ili ukoliko za njegovo pohađanje nema preduvjeta koji bi to priječili. Za dodatni upis predmeta iz više godine studija prijelaznicima se izdaje odgovarajuće pisano rješenje. Osim prijelaznicima, upis više od 30 ECTS bodova po semestru druge godine studija se može odobriti studentima koji uredno ispunjavaju svoje obveze i žele završiti studij u kraćem vremenu od tri godine. 3. OBRAČUN TROŠKOVA ŠKOLARINE ZA POJEDINI SEMESTAR Svi studenti Veleučilišta, redoviti i izvanredni, plaćaju svoju školarinu sami ili ih za njih plaća njihov stipenditor. Student je obvezan osigurati odgovarajući pisani dokument svog stipenditora kojim se iskazuje suglasnost stipenditora da će za studenta snositi troškove školarine. Stipenditor može ograničiti plaćanje troškova školarine na određeno razdoblje i na iznos školarine koji odgovara urednom ispunjavanju studentskih obveza (po 30 ECTS bodova za svaki semestar). Razliku školarine koja nastaje uslijed ponovnog upisa ne položenih predmeta obvezuje se platiti studenta ukoliko to nije pristao platiti njegov stipenditor. Iznos školarine se određuje individualno za svakog studenta. Ukupna školarina za svakog studenta može se sastojati od jedne ili više stavki troškova:

iznos dijela školarine temeljen na broju ukupno odobrenih ECTS bodova, umanjenje školarine za iznos priznatih ECTS bodova, uvećanje školarine na temelju naknadno upisanih dodatnih ECTS bodova, izradba indeksa ili duplikata indeksa, izradba X-ice ili duplikata X-ice, provedba postupka priznavanja položenih ispita na drugom visokom učilištu, izdavanje izvoda iz nastavnog plana i programa studija, izdavanje prijepisa ocjena, obavljanje ispisa sa studija, troškovi organizacije i provedbe obrane završnog ili diplomskog rada i promocije,

4

troškovi izradbe svjedodžbe ili diplome na stranom jeziku. Osnovna školarina po pojedinom semestru je određena za 30 ECTS bodova u semestru. Ukoliko je student upisao manje ili više od 30 ECTS bodova, tada mu se školarina obračunava proporcionalno broju upisanih ECTS bodova. S obzirom kako dio školarine koji odgovara upisu odobrenih ECTS bodova pokriva razdoblje od četiri mjeseca školovanja, tada se ukupni troškovi naplaćuju kroz četiri obroka. Time se postiglo lakše podmirivanje obveza studenata prema Veleučilištu te ispunjenje zakonske obveze Veleučilišta da ispostavi račune za obavljenu uslugu. Izuzetno, u slučaju da postoji odgovarajući posebni sporazum između Veleučilišta i stipenditora, ukupni troškovi školarine za pojedini semestar mogu se platiti jednim obrokom. Troškovi organizacije i provedbe obrane završnih ili diplomskih radova i promocije, kao i ostali pojedinačni jednokratni troškovi obračunavaju se posebno i plaćaju putem jednog obroka. Postupak obračuna školarine je dosta složen i mora se pažljivo raditi. U početnoj fazi rada Veleučilišta, Studentska referada je proračun školarine radila ručno ili priručnim alatima. To je znatno usporavalo postupak upisa i dovodilo do određenog broja pogrešaka koje je trebalo naknadno popravljati. U svrhu unapređenja rada Studentske referade izrađen je model procesa 1 i odgovarajući modul u informacijskoj web aplikaciji Veleučilišta:

modul kojim se pohranjuju podaci o iznosu školarine za svaki studij za 30 ECTS bodova, iznos školarine za 1 ECTS bod, datumi izdavanja ponuda i računa, rokovi plaćanja pojedinih obroka,

modul kojim se pohranjuju podaci o jednokratnim plaćanjima (iznosi plaćanja, datumi izdavanja računa, rokovi plaćanja),

modul u kojem se pohranjuju podaci o stipenditorima, modul kojim se povezuju studenti i njihovi stipenditori (jedan stipenditor može plaćati

školarinu za veći broj studenata), modul kojim se obračunava školarina te formira i ispisuje ponuda i odgovarajući

računi za plaćanje iznosa školarine, modul koji pridružuje jednoznačni identifikacijski broj ponude i računa, jednoznačni

poziv na broj koji se navodi kod plaćanja računa na žiro račun Veleučilišta, modul koji omogućava studentu prikaz njegovih zaduženja, pregled evidentiranih

uplata te ispis ponude i računa iz web aplikacije Veleučilišta. Obračun ukupne školarine (slika 1.) se prikazuje kroz dokument ponude. Ponudu izrađuje osoblje Studentske referade putem posebnog modula u informacijskoj web aplikaciji Veleučilišta. Kod prvog upisa u prvi semestar, student je nazočan u Studentskoj referadi i interaktivno sudjeluje u izradbi ponude kojom se utvrđuju troškovi školarine i načini plaćanja. Izradbu ponude za troškove školarine kod upisa u viši semestar student inicira putem informacijske web aplikacije Veleučilišta s bilo koje lokacije na kojoj je dostupna internetska veza. Moguće je da student dođe osobno u Studentsku referadu i zatraži iniciranje postupka upisa u viši semestar.

5

Slika 1. Sučelje za izradbu ponude

Izvor: Izvod iz sučelja u aplikaciji PRETINAC Osoblje Studentske referade pregledava zaprimljene zahtjeve studenta za upis u viši semestar putem posebnog modula u informacijskoj web aplikaciji Veleučilišta. Ako student u zahtjevu za upis u viši semestar nije prijavio sve ne položene predmete ili ne postoji evidentirana ocjena za neki od predmeta u informacijskoj web aplikaciji, vraća se studentu zahtjev s obrazloženjem. Za slučaj da je u zahtjevu studenta za upis u viši semestar sve u redu, odobrava se upis određenog broja ECTS bodova. Potom se aktivira odgovarajući modul na informacijskoj web aplikaciji Veleučilišta za obračun školarine i izradbu ponude i pripadajućih računa. Razvijenim modulom osiguran je ispravan izračun ukupne školarine za pojedini semestar sukladno broju upisanih ECTS bodova, broju priznatih ECTS bodova, sukladno broju dodatno upisanih ECTS bodova i vrsti pojedinačnog dodatnog troška koji je specificiran određenim aktom Veleučilišta. Također u sklopu izradbe ponude obavlja se podjela ukupne školarine na četiri računa s utvrđenim rokovima plaćanja. Ponuda ima jednoznačno kodirani broj koji omogućava identifikaciju ponude za svakog pojedinog studenta. U ponudi je generiran i jednoznačni poziv na broj koji se navodi kod plaćanja pojedinog računa i čijim ispravnim navođenjem kod uplate se osigurava povezivanje obavljenih uplata sa zaduženjima studenta. Ponuda sadrži sve sastavne elemente od kojih je sačinjen ukupni izračun troškova školarine za svakog pojedinog studenta. Ponuda i računi su vidljivi studentu, Studentskoj referadi i Računovodstvu Veleučilišta pomoću posebnog modula na informacijskoj web aplikaciji Veleučilišta.

6

4. MODELIRANJE PROCESA UPISA U POJEDINI SEMESTAR Za provedbu postupka upisa u određeni semestar potrebno je prethodno uraditi sljedeće:

definirati iznos školarine za 30 ECTS bodova za svaki studij za određenu akademsku godinu,

utvrditi iznose svih pojedinačnih naknada kao što su troškovi izradbe indeksa, X-ica, postupka priznavanja ispita, troškova organizacije i provedbe obrane završnog ili diplomskog rada i promocije te drugi slični troškovi,

odredite rokove plaćanja pojedinih obroka školarine, definirati izvedbene nastavne planove za svaki studij.

Proces upisa pristupnika na Veleučilište ima određene posebnosti radi li se o prvom upisu na studij nakon razredbenog postupka ili upisu u viši semestar. Prvom upisu u prvi semestar prethodi razredbeni postupak. Tijekom prijave na razredbeni postupak obavlja se unos osobnih podataka pristupnika potrebnih za praćenje studenta tijekom njegovog studiranja na Veleučilištu. Pristupnici koji su na razredbenom postupku stekli uvjete za upis na izabrani stručni studij Veleučilišta i odlučili školovati se na Veleučilištu, prijavljuju se osobno na Veleučilište radi iniciranja postupka upisa. Taj postupak sadrži sljedeće faze:

identifikacija pristupnika i usklađivanje osobnih podataka, odabir izbornih predmeta kojeg student želi pohađati, izradba ponude za plaćanje školarine, obavljanje uplate prvog (upisnog) obroka školarine posredstvom financijske agencije,

banke ili pošte na žiro račun Veleučilišta, donošenje potvrde o obavljenoj uplati upisne rate školarine, tiskanje upisne dokumentacije (upisni list s osobnim podacima i upisni list s popisom

upisanih predmeta), izradba indeksa i upis predmeta u indeks, potpisivanje Ugovora o školovanju na Veleučilištu.

U svrhu unapređenja rada Studentske referade, smanjenja pogrešaka i ubrzavanja postupka upisa studenta 1, napravljen je model procesa upisa u prvi i više semestre te odgovarajući moduli u informacijskoj web aplikaciji Veleučilišta koji sadržavaju sljedeće informacije:

modul kojim se pohranjuju izvedbeni planovi s popisom nastavnika, šiframa predmeta, tjednom satnicom i ECTS bodovima, naznakom radi li se o obveznom ili izbornom nastavnom predmetu, za svaku akademsku godinu, za svaki semestar, posebno za redovite, a posebno za izvanredne studije,

modul za obavljanje upisa studenta i povezivanje njegovih osobnih podataka s podacima iz izvedbenog plana, sukladno odabiru obveznih i izbornih predmeta,

modul za ispis upisne dokumentacije i upis predmeta u indeks studenta, Nakon obavljenog upisa u zimski semestar prve godine studija, studenti prijelaznici kojima je obavljeno priznavanje određenog broja predmeta i pripadajućeg broja ECTS bodova, mogu zatražiti upis dodatnih predmeta i pripadajućih ECTS bodova iz zimskog semestra više godine studija. Studentu se donosi odgovarajuće rješenje, upisuju se dodatno upisani predmeti u indeks i u informacijski sustav Veleučilišta. Za dodatno upisane predmete obavlja se izradba nove ponude za plaćanje dodatno upisanih ECTS bodova.

7

Prilikom upisa u viši semestar druge i treće godine studija razlučuje se da li se radi o upisu u zimski ili ljetni semestar. Ukoliko se radi o upisu u zimski semestar tada se analizira položenost ispita upisanih predmeta u zimskim semestrima, a ako se radi o upisu u ljetni semestra tada se analizira položenost ispita upisanih predmeta u ljetnim semestrima. Analiza položenosti svih upisanih predmeta može se provoditi na više načina. U početnoj fazi razvoja postupka upisa u viši semestar druge i treće godine studija student je osobno morao doći u Studentsku referadu i pokazati svoj indeks. Osoblje Studentske referade uspoređivalo je podatke u informacijskom sustavu Veleučilišta i podatke u indeksu. U slučaju podudaranja podataka o položenim ispitima studenta u oba izvora, nastavljalo se s daljnjom procedurom. Ukoliko se utvrdilo nepoklapanje upisanih ocjena u indeksu i ocjena u informacijskom sustavu Veleučilišta, student je upućivan na podnošenje pisanog podneska radi ispravka netočnih podataka. Problem konačnog usklađivanja podataka o položenim predmetima provodio se u odvojenoj proceduri uzimanjem dopunskih relevantnih podataka od predmetnih nastavnika i službenih zapisnika s ispita. U svrhu unapređenja rada Studentske referade i bržeg rješavanja ovakvih situacija 1, izrađen je model procesa upisa u prvi i viši semestar i izrađen je odgovarajući modul u informacijskoj web aplikaciji Veleučilišta koji su sebi sadrži sljedeće informacije za svaki semestar:

omogućavanje studentu i Studentskoj referadi kontinuiran uvid u pregled položenih ispita s ocjenama,

omogućavanje uvida o tome je li predmet položen ili je obavljeno njegovo priznavanje temeljem rješenja o priznavanju,

informacija o ukupno zaduženim ECTS bodovima, informacija o ukupno priznatim ECTS bodovima, informacija o ukupno stečenim ECTS bodovima.

Čim student uoči da se podaci o položenim ili priznatim ispitima u informacijskoj web aplikaciji Veleučilišta razlikuju od njegovih spoznaja i podataka u indeksu, inicira pisanim putem usklađivanje podataka. Najčešće to čine putem posebnog alata iz informacijske web aplikacije Veleučilišta. Na taj način se ubrzava otklanjanje uočenih neusklađenosti i prije samog procesa upisa u viši semestar. U slučaju da student propusti inicirati usklađivanje podataka ukoliko neusklađenost postoji, problem se rješava tijekom same procedure upisa u viši semestar. Procedura usklađivanja podataka u određenoj mjeri usporava proces upisa, ali je ona u takvim situacijama neizbježna. Nakon utvrđivanja usklađenosti podataka u indeksu i informacijskom sustavu Veleučilišta, moguće je nekoliko situacija:

student je položio sve ispite iz upisanih zimskih odnosno ljetnih semestara, student nije položio dio upisanih predmeta u zimskim odnosno ljetnim semestrima.

Student koji je položio sve upisane predmete iz prethodnih zimskih (ljetnih) semestara odabire sve obvezne predmete i dio izbornih predmeta do semestralne kvote od 30 ECTS bodova. Pritom može odabrati neke izborne predmete s nižih semestra koje nije upisao, a bili su mu na raspolaganju. U svrhu unapređenja rada Studentske referade i olakšavanja studentima obavljanje postupka upisa 1 izrađen je model procesa podnošenja zahtjeva za upis u viši semestar i izrađeni su određeni moduli u informacijskoj web aplikaciji Veleučilišta koji u sebi sadrži sljedeće informacije i mogućnosti:

8

modul koji provjerava je li student podmirio troškove školarine iz prethodnog razdoblja koji omogućava otvaranje modula za podnošenje zahtjeva za upis višeg semestra (ako student nije podmirio školarinu ili ona nije evidentirana uslijed pogrešnog navođenja poziva na broj u uplati, daljnja procedura podnošenja zahtjeva upisa u viši semestar nije moguća),

modul koji nudi popis obveznih i izbornih predmeta za viši zimski (ljetni semestar), modul koji pretražuje upisane obvezne i izborne nastavne predmete studenta prilikom

upisa u zimski (ljetni) semestar prethodne akademske godine i koji analizira jesu li oni položeni ili nisu,

ne položeni upisani predmeti se prikazuju na sučelju web aplikacije te ih studenti biraju kao opciju ponovnog upisa (student mora izabrati sve upisane i ne položene predmete iz prethodnog zimskog (ljetnog) semestra),

modul koji pretražuje neupisane izborne nastavne predmete studenta prilikom upisa u zimski (ljetni) semestar prethodne akademske godine i koji nudi studentu mogućnost upisa neupisanih izbornih predmeta u višem zimskom (ljetnom) semestru,

modul koji omogućava ukupni pregled prijavljenih predmeta za upis u viši zimski (ljetni) semestar i daje prikaz zbroja ECTS bodova svih prijavljenih predmeta,

modul kojim se potvrđuje ili odbacuje prijava studenta za upis predmeta u viši zimski (ljetni) semestar,

modul koji omogućava Studenskoj referadi izradbu ponude i računa studentu kojem je prethodno odobrena prijava za upis u viši zimski (ljetni) semestar,

modul koji omogućava studentu i Studentskoj referadi pregled izdanih ponuda i računa za svakog studenta i pregled evidentiranih uplata studenta.

Radi ilustracije navedenih modula, odabrana su sučelja web aplikacije Veleučilišta za pregled izdanih ponuda, računa i evidentiranih uplata (slika 2.), za prikaz izvedbenog nastavnog plana za određeni studij, po akademskim godinama i po pojedinim semestrima (slika 3.), sučelje za pretraživanje ne položenih upisanih predmeta iz prethodnih zimskih (ljetnih) semestra s pregledom predmeta iz višeg zimskog (ljetnog) semestra (slika 4.) i sučelje za odobravanje upisa prijavljenih predmeta (slika 5.). Slika 2. Sučelje za pregled izdanih ponuda, računa i evidentiranih uplata

Izvor: Izvod iz sučelja u aplikaciji PRETINAC

9

Slika 3. Sučelje za prikaz izvedbenog plana nastave

Izvor: Izvod iz sučelja u aplikaciji PRETINAC Slika 4. Sučelje za prikaz ne položenih predmeta iz predmeta iz višeg semestra

Izvor: Izvod iz sučelja u aplikaciji PRETINAC Student prijelaznik s drugog visokog učilišta kome su priznati određeni nastavni predmeti ili student koji je ispunio sve svoje obveze i želi u kraćem vremenu završiti studij, može zatražiti upis dodatnih predmeta iz višeg zimskog (ljetnog) semestra. Za dodatni broj upisanih predmeta studentu se donosi posebno rješenje. Studenta se zadužuje u indeksu i u informacijskom sustavu Veleučilišta preko posebnog modula web aplikacije Veleučilišta te mu se izrađuje ponuda za plaćanje školarine za dodatno upisane ECTS bodove.

10

Slika 5. Sučelje modula za odobravanje upisa prijavljenih predmeta

Izvor: Izvod iz sučelja u aplikaciji PRETINAC Student koji nije položio sve upisane predmete iz prethodnih zimskih (ljetnih) semestara, mora ponovno odabrati sve ne položene predmete iz zimskih (ljetnih) semestara i dio obveznih predmeta iz predstojećeg semestra do ukupno 35 ECTS bodova. U određenim slučajevima, na izričit zahtjev studenta, može se odobriti upis do najviše 45 ECTS bodova. 5. MODELIRANJE PROCESA EVIDENTIRANJA UPLATA ŠKOLARINE Studenti Veleučilišta Velika Gorica imaju dva temeljna zadatka tijekom svog školovanja:

pohađanje nastave, ispunjavanje nastavnih obveza i polaganje ispita u predviđenim rokovima,

uredno podmirivanje financijskih obveza prema Veleučilištu. S obzirom kako je Veleučilište Velika Gorica privatno visoko učilište koje svoj održivi razvoj osigurava isključivo iz sredstava studentskih školarina, urednost podmirivanja financijskih obveza prema Veleučilištu je od izuzetne važnosti. Stoga se izlasci na ispitne rokove i upisi u viši semestar uvjetuju prethodnim ispunjavanjem financijskih obveza prema Veleučilištu. Definiranje inicijalnih dokumenata (ponuda i računa) temeljem kojih se provodi plaćanje školarine inicira se u Studentskoj referadi. Primjerak izrađenog računa u pisanom obliku Studentska referada dostavlja Računovodstvu Veleučilišta koje izrađene račune koristi u svojem djelokrugu rada. Računovodstvo Veleučilišta pored toga ima mogućnost pregleda elektroničkog zapisa računa preko informacijske web aplikacije Veleučilišta. Uplate školarine studenti obavljaju posredstvom financijske agencije, poslovne banke ili pošte na posebno otvoreni žiro račun Veleučilišta s navođenjem poziva na broj koji osigurava jednoznačnu identifikaciju o kojem se studentu radi i o kojem njegovom zaduženju (računu). U početnoj fazi rada Veleučilišta obavljene uplate studenata su se ručno unosile u modul za praćenje uplata školarina u informacijskoj web aplikaciji Veleučilišta na osnovi zaprimljenih izvoda poslovne banke koja vodi žiro račun Veleučilišta za plaćanje studentskih školarina.

11

Računovodstvo je Studentskoj referadi jednom dnevno slalo elektronički i pisani izvod poslovne banke o izvršenim uplatama na žiro račun banke. Te zapise je osoblje Studentske referade ručnom metodom analiziralo i selektiralo one uplate koje se odnose na uplate školarine studenta, a potom ih ručno unosilo za svakog studenta u informacijsku web aplikaciju Veleučilišta. Veleučilište Velika Gorica ima kontinuirani porast broja upisanih studenta (slika 5.) uz povećanje broja studijskih programa. To je rezultiralo kontinuiranim povećanjem broja studenata za koje je trebalo unijeti za svaku ponudu po četiri uplate (plaćanje na četiri obroka). To u konačnici implicira veliki broj ručnih unosa podataka u informacijsku web aplikaciju Veleučilišta. To je izuzetno opterećivalo postojeće resurse Studentske referade i dovodilo do neželjenog i za studente vrlo frustrirajućeg kašnjenja unosa uplata pojedinih obroka školarine. Postojećim stanjem bili su nezadovoljni studenti jer im je neopravdano uskraćena mogućnost prijava ispita. Također bilo je nezadovoljno i osoblje Studentske referade koje nije moglo u kratkom vremenu unijeti sve pristigle uplate. Slika 5. Porast broja studenta Veleučilišta Velika Gorica

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

2003. 2004. 2005. 2006. 2007. 2008. 2009. 2010.

inde

ks p

oras

ta b

roja

stud

enat

a

akademska godina

Trend porasta ukupnog broja studenata na Veleučilištu

Izvor: Vlastiti izvor U svrhu unapređenja rada Studentske referade i kvalitetnije povezivanje s poslovima Računovodstva Veleučilišta, a sve u svrhu poboljšanja kvalitete usluge studentima, napravljen je model procesa i izrađen modul za povezivanje podataka iz zapisa poslovne banke koja izvješćuje o uplatama studenata i podataka u informacijskoj web aplikaciji za rad sa studentima koja evidentira obavljene uplate. Modul se pokreće jednom dnevno s podacima o uplatama od prethodnog dana. Pokretanje ovog modula inicira osoblje Računovodstva Veleučilišta. Pokretanjem modula istodobno se prenose podaci u računovodstvenu aplikaciju kojom se računovodstveno prate zaduženja i plaćanja studenta. Na taj način je postignuto da se unos podataka o obavljenoj uplati studenta evidentira u informacijskoj web aplikaciji Veleučilišta s kašnjenjem od samo jednog dana. Ovo je značajno rasteretilo osoblje Studentske referade, osoblje Računovodstva te povećalo kvalitetu usluge poslovanja sa studentima.

12

6. INFORMACIJSKA TEHNOLOGIJA U POTPORI POSLOVNOG PROCESA STUDENTSKE REFERADE

Praćenje nastavnog procesa i integraciju dijela poslovnog procesa na relaciji student – Studentska referada – Računovodstvo Veleučilišta ostvarena je izgradnjom programske web aplikacije pod internim nazivom PRETINAC. Aplikacija PRETINAC je bazirana na Internet tehnologijama što ju čini izuzetno fleksibilnom i uvijek dostupnom. Sustav je instaliran na internetski poslužitelju Veleučilišta čime je stvorena mogućnost pristupa sustavu u svakom trenutku sa bilo kojeg mjesta koje posjeduje vezu prema Internetu. Radi sigurnosti podataka pristup sustavu je zaštićen i potrebno je posjedovati korisnički račun. U ovu svrhu iskorišten je sustav AAI@Edu.hr identiteta. Na ovaj način studenti osim što imaju podatke za pristup sustavu, s tim istim podacima mogu pristupiti i širokom spektru usluga koje nude CARNet i Srce. Tu je prvenstveno pristup Internetu po povoljnijim cijenama, pristup online bazama podataka i bazama raznih znanstvenih i stručnih časopisa, knjižnice itd. Konkretna tehnologija zaslužna za rad sustava je skriptni jezik PHP 2 i MySQL baza podataka. Ovo su dvije tehnologije otvorenog koda što znači da su potpuno besplatne, a danas su praktički standard u razvoju internetskih sustava. Ova činjenica snizila je troškove razvoja. Također oko ove dvije tehnologije okupljena je široka zajednica programera što dodatno proširuje mogućnosti nadogradnje i povećanja funkcionalnosti sustava. Osim tih stvari ostvarena je stabilnost u radu sustava kontinuirano bez prekida. Obje tehnologije redovito se razvijaju i nadograđuju novim funkcijama koje se sa novim modulima implementiraju u sustav PRETIANC. MySQL baza podataka glavno je spremište podataka. Odabrana je ova baza jer PHP jezik posjeduje odlične mehanizme za rad s njom . U oko dvjestotinjak tablica smještaju se svi bitni podaci potrebni za rad. Sustav posjeduje karakteristike mini-ekspertnog programa, što je i vidljivo na nekim primjerima iznesenim ranije. Aplikacija prepoznaje u kojem je semestru student upisan te mu na osnovu toga nudi odabir predmeta za novi upis. Prepoznaje položene i ne položene predmete. Razvrstava predmete sa nižih godina od onih sa viših. Sustav zna kada netko nije ispunio svoje financijske obveze te mu na osnovu toga postavlja restrikcije u radu. Prikuplja podatke i generira izvještaje o ispitima, uplatama i upisima i još mnogo drugih stvari. Sustav je koncipiran modularno po uzoru na danas popularne internetske sustave za uređivanje sadržaja na internetskim stranicama. Ta modularnost omogućava jednostavno i brzo proširivanje te nadogradnju bez potrebe da se sustav stavi izvan funkcije kako bi se obavio neki zahvat. Na ovaj način zahtjevi korisnika provode se u vrlo kratkom vremenu. Osnovna platforma sustava razvijena je tako da se na nju jednostavno mogu dodavati novi moduli. Ovaj koncept otvara prostor radu više programera na različitim modulima odjednom. Ove tehnologije i sama konstrukcija sustava omogućuju mu povezivanje sa drugim vanjskim sustavima kao što su sustavi sa korisničkim identitetom (AAI@Edu.hr), računovodstvenim programima (Synesis), raznim forumima, klijentima za čitanje e-pošte itd. Tri razine korisnika koje postoje u sustavu (Administratori, Nastavnici i Studenti) stavljaju naglasak na interakciji između njih kako bi sustav funkcionirao. Sustav je dizajniran tako da ga mogu i trebaju koristiti svi uključeni nastavni proces na Veleučilištu, a ne samo administrativno osoblje. U prethodnom dijelu izneseno je nekoliko primjera interakcije. Na primjer spomenuti ćemo ponovo evidenciju uplate studenta. Student izvrši uplatu,

13

računovodstvo to unese u sustav, student i referada preko svojih stranica to vide i mogu krenuti na sljedeći korak. 7. ZAKLJUČAK Poboljšanje uvjeta školovanja i zadovoljstva studenta su stalna skrb svih zaposlenika na Veleučilištu Velika Gorica. Jedan od preduvjeta kvalitete upravljanja cjelovitim procesom rada Veleučilišta je normativno uređenje svih relevantnih područja procesa obrazovanja i procesa rada potpornih službi Veleučilišta. Pravilnikom o studiju Veleučilišta Velika Gorica jasno su normirana prava i obveze studenata kod upisa na Veleučilište i tijekom studija na Veleučilištu. Stalno proučavanje postojećih procesa i uočavanje kritičnih mjesta u procesu preduvjet su pokretanja promjena koje će rezultirati većom učinkovitošću pojedinih službi Veleučilišta u pružanju kvalitetnih i pravodobnih usluga studentima. Modeliranjem poboljšanog procesa pružanja usluga studentima Veleučilišta i izradbom odgovarajuće informacijske potpore u vidu računalne web aplikacije olakšava se rad osoblju Studentske referade i Računovodstva Veleučilišta. Komunikacija studenta sa Studenskom referadom i Računovodstvom Veleučilišta više nije vezana isključivo na uredovno radno vrijeme ovih službi, već su one virtualno dostupne studentima 24 sata na dan tijekom cijele godine. Jednostavnošću uporabe izrađene web aplikacije studentima se izravno povećava dostupnost Studentske referade i Računovodstva Veleučilišta te podiže razina zadovoljstva pruženom uslugom Veleučilišta. Dostupnost svih relevantnih informacija studentima o njihovom trenutnom statusu na Veleučilištu čini ih suodgovornim u otklanjaju svih pogrešaka koje mogu nastati u procesu pružanja usluge. Studenti i osoblje Studentske referade međusobno se nadziru u točnosti i pravodobnosti evidentiranja svih relevantnih podataka o studentima, u statusu pokrenutih procedura i stupnju njihovog izvršenja. Sudjelovanjem u praćenju svog statusa preko računalne web aplikacije za praćenje cjelovitog procesa na Veleučilištu, studenti doprinose točnosti podataka kojima se prati njihovo školovanje na Veleučilištu i doprinose da usluga koju dobivaju od Veleučilišta bude pravodobnija i kvalitetnija. 8. LITERATURA 1 Grković, M.: Model univerzalne izvrsnosti – MUI, Belišće: Vlastita naklada, 2011., ISBN 978-953-989-232-9. 2 Božajić, I.: Uvod u PHP i objektno programiranje, Zagreb: Algebra d.o.o, 2011., ISBN 978-953-322-063-5. Ostali materijali Propisi Zakon o znanstvenoj djelatnosti i visokom obrazovanju, NN – 123/03, NN – 105/04), NN

– 174/04, NN – 46/07. Interni dokumenti Pravilnik o studiju, Veleučilište Velika Gorica, Velika Gorica, 2011.

14

Podaci o autoru/autorima (Upisati u tablicu podatke o autoru/autorima na jeziku na kojim je pisan rad.)

1. 2. 3. dr.sc. Vjekoslav Stojković, dipl. ing.

Ivan Božajić Darko Podvorac, dipl. ing.

Veleučilište Velika Gorica Visoka škola za sigurnost s pravom javnosti, Zagreb

Veleučilište Velika Gorica

Velika Gorica Zagreb Velika Gorica Republika Hrvatska Republika Hrvatska Veleučilište Velika Gorica vjekoslav.stojkovic@vvg.hr ivan.bozajic@vss.hr darko.podvorac@vvg.hr

Prijedlog autora za kategorizaciju rada (Staviti znak X u jedno polje tablice) Znanstveni rad

Izvorni znanstveni članak (sadrži neobjavljene rezultate izvornih znanstvenih istraživanja)

Prethodno priopćenje (sadrži rezultate znanstvenih istraživanja koji zahtijevaju brzo objavljivanje)

Pregledni članak (sadrži izvorni, sažet i kritički prikaz istraživačkog područja ili njegova dijela, s istaknutim autorovim doprinosom)

Izlaganje sa znanstvenog skupa (sadrži neobjavljeno izlaganje sa znanstvenog skupa) Stručni rad

X Stručni članak (sadrži korisne priloge za struku iz određenog područja) Prijedlog autora za način prezentacije rada na Konferenciji (Staviti znak X u jedno polje tablice)

X Prezentacija s računalom i digitalnim projektorom (tijekom Konferencije u određenoj sekciji, MS Power Point)

Poster (tijekom Konferencije, u poster sekciji, poster A2 na panou)