Visma Lön

Välkommen till storfamiljen för småföretagare

2För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

Välkommen till Visma LönFör att ge dig en överblick av programmets funktioner presenterar vi på följande sidor hur det är uppbyggt och fungerar. Bilderna är tagna i Visma Lön 600, i de andra programvarianterna kan det se annorlunda ut.

Tips och råd om ditt program hittar du på vismaspcs.se/support, där du kan få svar på dina frågor dygnet runt.

Som kund hos Visma Spcs har du även en egen sida – Min sida – som du når direkt från programmet. Där hämtar du senaste versionen av programmet, får tillgång till internettjänster, nyheter med mera.

För att dra nytta av alla fördelar med Min sida och för att börja arbeta med internettjänsterna måste du skapa ett konto. Det gör du enkelt på www.vismaspcs.se/minsida-reg

Vismas internettjänsterHärifrån når du direkt de internettjänster du är ansluten till och kan enkelt ansluta dig till övriga tjänster.

Min sida

Min sida innehåller även: Meddelanden Som inloggad får du personligt anpassad information som rör de program och tjänster du har från Visma Spcs.

Visma InfolineDagliga nyheter om företagande, redovisning, skatter och ekonomi.

NyhetsarkivSök efter tidigare publicerade nyhetsartiklar.

MenynVia huvudmenyn tar du dig enkelt vidare till exempelvis webbutiken och supportsidorna.

Tips och aktuelltRåd och tips om hur du använder dina program och tjänster på bästa sätt. Vi påminner också om viktiga händelser som rör ditt ekonomiarbete.

Ekonomifakta/SkattekalenderViktiga belopp och procentsatser samt snabb överblick över alla viktiga datum för skatte- och momsdeklarationer under året.

Inspireras av andraHär kan du bland annat ta del av andra företagares tips och idéer.

Logga inFör att ladda ner senaste versionen av ditt program och få personligt anpassad information om den eller de produkter du använder måste du vara inloggad.

3För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

Arbeta med Visma Lön

I nedanstående bild illustrerar vi hur Visma Lön fungerar. Här beskrivs flödet från den inledande inmatningen av grunduppgifterna, fram till utskrift av rapporter. Använd gärna den här schematiska bilden som referens när du läser innehållet i häftet.

Arbeta med Visma Lön

Händelser under året/Utskrifter

Inställningar/Register/Ingångsvärden

Löpande arbete

Beräkna lön och skatt

Registreralönehändelser(kalendarium/snabbval)

Lönekörning

Utskrift och utbetalning av lön

Visma Stämpla och Visma Reseräkning

Börja så här

Installera programmet1. Starta installationen genom att dubbelklicka på filen

som du har hämtat från Visma Spcs hemsida.

2. Välj Installera. En guide leder dig genom installationen.

3. Slutför installationen. En programikon läggs till på ditt skrivbord.

4. Starta programmet och aktivera ditt program.

4För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

Exempel

› Inställningar/Register/Ingångsvärden

Nästa steg: Anställningsregister/Ingångsvärden

Bra att vetaDu kan alltid komma tillbaka till företagsinställning-arna om det är något du vill ändra i efterhand. Du hittar dem under Arkiv – Företagsunderhåll – Företagsinställningar.

Inställningar/Register

För att allt ska fungera och lönerna betalas ut korrekt måste program-met ha en del uppgifter om ditt företag.

Direkt efter att du installerat och lagt upp ett nytt företag, dyker en guide upp som hjälper dig att steg för steg lägga in de nödvändigaste företagsinställningarna. Dessutom får du hjälptexter som förklarar hur informationen ska användas, varför den är viktig och hur du kan ändra den vid ett senare tillfälle.

De viktigaste inställningarna är:

• Företagets uppgifter såsom namn, adress, organisationsnummer med mera.

• Löneperiod och avvikelseperiod.

• Semestervillkor.

• Utbetalningssätt (gäller Visma Lön 300/600).

• Bokföringsinställningar.

• Inställningar för sjukavdrag, övertid och liknande.

Inställningar för ÖvningsbolagetLöneperiod Månadslön Arbetare: Innevarande månad Tjänsteman: Innevarande månad

Timlön Arbetare: Föregående månad Tjänsteman: Föregående månad

Avvikelseperiod Månadslön Arbetare: Föregående månad Tjänsteman: Föregående månad

Timlön Arbetare: Föregående månad Tjänsteman: Föregående månad

Semestervillkor 00 - Inget semestervillkor 10 - Semesterlagen, anställd med semesterdaglön 20 - Månadslön med semestertillägg + rörliga delar 21 - Månadslön med semestertillägg + rörliga delar 30 - Säsongs-/Extraanställd med semesterersättning 40 - Teknikavtalet IF Metall 50 - Detaljhandeln

Företagsinställningar

Här väljer du löneperiod, som är den period lönen gäller för. Du väljer också avvikelseperiod. Det är den period som reglerar avvikelser som exempelvis sjukdom, övertid och semester.

Här gör du inställningar för de semesteravtal som ditt företag ska använda. Du kan använda alla avtal som finns beroende på vilken kategori din personal tillhör.

Dessa inställningar påverkar konteringen av bokförings-underlagen för lönekörningen och skattedeklarationen. I Visma Lön 100 ligger inställningar för bokföring under sidan Inställningar.

I utbetalningsdialogen väljer du vilket utbetalningssätt företaget ska använda (gäller Visma Lön 300/600). I Visma Lön 100 finns istället vissa inställningar för löneutbetalning på sidan Inställningar.

5För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

Exempel

Nästa steg: Registrera lönehändelser

Anställningsregister/ IngångsvärdenNär du lagt upp ditt företag och är klar med företagsinställningarna är det dags att lägga upp ett register över de anställda. Det är här du fastställer varje anställds personliga villkor. Informationen som matas in ligger till grund för löneberäkningen och i förlängningen din rapporte-ring till den anställde och myndigheterna.

Om du börjar med programmet under året ska du också fylla i den lön som hittills betalats ut till de anställda. Det gör du i funktionen Ingångs-värden. Programmet räknar sedan ihop ingångsvärdena med det som registreras i lönekörningarna under året. På så sätt får du rätt värden i semesterårsavslut, kontrolluppgifter med mera.

Bra att vetaEn asterisk (*) finns vid varje fält som du måste fylla i för att programmet ska kunna fungera optimalt. Ett exempel på ett sådant obligatoriskt fält är Arbetsschema, det vill säga de anställdas arbetstid och dess fördelning över veckan.

Marianne är anställd i ÖvningsbolagetNamn: Marianne Nilsson

Personnr: 640622-6362

Adress: Viskagränd 112

Postadress: 123 45 Storstad

Anställningsuppgifter: Tjänsteman, Månadslön, Deltid 80 %

Lön: 20 000 kr/mån

Konto: Clearingnr: 3300 Kontonr: 6406226362

Skatteuppgifter: Skattetabell 32

Anställningsregister Funktionen Ingångsvärden är till för dig som tidigare arbetat i ett annat program eller gjort dina löner manuellt.

I programmet finns ett antal färdiga arbets-scheman upplagda, men du kan också skapa egna. I anställningsregistret, på flik 2 Anställning, väljer du vilket arbets-schema en anställd ska arbeta efter. Här byter du också arbetsschema när den anställde får andra arbetsförhållanden.

De val du gör för den anställde i anställ-ningsregistret ligger till grund för vilka lönearter (lönerader i Visma Lön 100) som används när du arbetar med snabbvalen. Inställningarna är också viktiga för att du ska få ut rätt uppgifter på olika rapporter.

Ingångsvärden

› Inställningar/Register/Ingångsvärden

6För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

Exempel

›› Löpande arbete

Nästa steg: Beräkna lön och skatt

Mariannes lönehändelser i januari 3–5/1 Semester.

11/1 Vård av barn.

17/1 Traktamente.

27/1 Övertid 3 tim – uttag i pengar.

Registrera lönehändelser

Eftersom arbetsschemat håller koll på den ordinarie arbetstiden behöver du endast registrera de avvikelser som sker under avvikelseperioden. Dessa lönehändelser registrerar du med snabbval som gör alla beräk-ningar åt dig, antingen i kalendariet eller direkt på lönekörningen. Observera att du inte kan göra ändringar i lönekörningen när du använder Visma Lön 100, där sköts alla registreringar via kalendariet.

Det finns snabbval för inmatning av exempelvis sjukdom, övertid och vård av barn. När det är dags för lönekörning hämtas uppgifterna automatiskt från kalendariet. Om ditt företag använder Visma Stämpla och/eller Visma Reseräkning (gäller Visma Lön 300/600) kan du hämta in alla tidsregistreringar och reseräkningar automatiskt.

Bra att veta:Om du vill göra ändringar av den arbetstid som visas i kalendariet klickar du på knappen Ändra arbetstid längst ner till höger i fönstret.

Registrering av lönehändelser i januari

Genom snabbvalen får du förslag på beräkningsformler och lönearter (lönerader i Visma Lön 100) utifrån förut-sättningarna som finns registrerade för den anställde. Programmet räknar fram rätt avdrag eller tillägg på lönen i samband med lönekörningen.

Om du inte vill registrera lönehändelser via kalendariet går det lika bra att plocka upp snabbvalen under löne-körningen (gäller Visma Lön 300/600).

I kalendariet kan du löpande registrera alla lönehän-delser som inträffar under månaden. Händelserna från kalendariet hämtas automatiskt när du skapar lönekörningen.

7För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

Exempel

›› Löpande arbete

Nästa steg: Utskrift och utbetalning av lön

Beräkna lön och skatt

Bra att veta:I Visma Lön 300 och 600 kan du gå in på respektive anställds lönespecifikation och göra eventuella ändringar och tillägg. Annars är det bara att kontrollera, godkänna och klarmarkera lönespecifikationerna.

I Visma Lön 100 sköter du alla registreringar direkt via kalendariet.

Lönekörning för februariMånadslön + 20 000,00

Semestertillägg 3 dagar + 322,50

Vård av barn 1 dag – 1 153,84

Övertid 3 tim, uttag i pengar + 797,88

------------------------------------------------------------------------

Bruttolön + 19 966,54

Skatt – 4 471,00

Skattefritt traktamente (natt, helt och halvt)

+ 105,00 + 210,00 + 105,00 = + 420,00

-------------------------------------------------------------------------

Utbetalas 15 916,00

Då du registrerat periodens lönehändelser för var och en av dina anställda är det dags att beräkna lönerna. När du skapar en ny löne-körning samlar programmet in uppgifter från kalendariet, företags- inställningarna och anställningsregistret för att räkna ut den slutliga lönen och skatten. Allt sammanställs i en lönespecifikation för varje anställd.

Om du arbetar med Visma Stämpla och/eller Visma Reseräkning hämtas de anställdas uppgifter direkt till lönekörningen. Detta gäller för Visma Lön 300 och 600.

Mariannes lönespecifikation

Med automatik beräknar och samman-ställer programmet enkelt de anställdas löner, dels med hjälp av de beräknings-formler som registrerats via snabbvalen och dels med de uppgifter som bland annat finns i anställningsregistret.

Programmet räknar ut skatteavdrag för respektive anställd med hjälp av uppgifter från anställnings-register och inlagda skattetabeller. Du kan skriva ut skattetabellerna från programmets Utskrifts-central.

Skattetabell

8För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

Exempel

›› Löpande arbete

Nästa steg: Händelser under året

Bra att veta:Om du vill föra över bokföringsunderlaget till ditt ekonomiprogram, t ex Visma Administration eller Visma Avendo, kan du i Visma Lön 300/600 välja att skapa en SIE-fil. Denna läser du sedan in i ekonomiprogrammet och slipper därmed all manuell inmatning.

När du genomfört lönekörningen är det dags att skicka lönespecifika-tioner till arbetstagarna, betala ut lönerna, skapa bokföringsunderlag till företagets redovisning samt deklarera skatt och arbetsgivaravgifter.

I Visma Lön 100 är alla dessa steg samlade under en och samma knapp: Skriv ut/skicka.

I Visma Lön 300/600 har du fler möjligheter till att bland annat skapa filer. Programmet lotsar dig genom varje moment med tydliga instruk-tioner. Arbetet handlar mest om att bekräfta att de sammanställda uppgifterna stämmer, samt att skriva ut eller skicka filer.

Utskrift och utbetalning av lön

Utskrifter vid lönekörningBokföringsunderlag Konto: 1930 Bank, checkräkningskonto Res.enhet: - Projekt: - Kvant.: - Debet: - Kredit: 93.093:-

Banklista via fil Clearingnr: 3300 Kontonummer: 6406226362 Namn: Marianne Nilsson Personnummer: 640622-6362 Nettolön: 15.916:-

Utskrifter vid lönekörning

Marianne får sin lönespecifika-tion via e-post.

Genom några knapp-tryckningar genererar programmet automatiskt dessa utskrifter, vilket sparar mycket tid och ger dig full kontroll. Det går när som helst att skriva ut dem på nytt.

9För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

Exempel

›› Händelser under året/Utskrifter

Nästa steg: Utskrifter

Händelser under åretAlla exemplen nedan kan göras i Visma Lön 600. I de mindre programvarianterna finns ett urval av dessa.

Bra att veta:En annan viktig funktion som görs en gång per år i ditt löneprogram är semesterårsavslutet. Programmet sköter avslutet och när det är klart skapas ett nytt semesterår dit de sparade betalda semesterdagarna från året före överförs.

I löneprogrammet finns stöd för ett antal olika händelser som inträffar regelbundet i samband med lönehanteringen. Vissa görs varje månad, andra kanske bara en gång per år. Oavsett vilket så hjälper ditt pro-gram dig att ta fram uppgifter och sammanställa dem i antingen fil eller utskrift.

I januari ska exempelvis kontrolluppgifter lämnas till Skatteverket och de anställda. Samma månad ska också de företag som tecknat en AFA-försäkring rapportera löneuppgifter till Fora. Motsvarande rapportering görs till Collectum för de företag som tecknat sig för en Collectumför-säkring. Lönerapportering till Byggnads, statistik till SCB och CSR-förfrågan till Skatteverket är andra återkommande händelser.

SemesterårsavslutChecklistor Inställningar på semestervillkoren

Semesterinställningar på anställda

Underlag för semesterberäkning

Sammanställning inför semesterårsavslut

Semesterskuld Semesterskuldlista

Kontrolluppgifter

Vid semesterårsavslutet räknas de anställ-das intjänade semesterdagar, semesterlön med mera ut.

Löneprogrammet hämtar information från årets alla löne- beräkningar och sammanställer till färdiga kontrolluppgifter. I Visma Lön 300/600 hittar du kontrolluppgifter och annan rapportering i programmet under Företagets rutiner. I Visma Lön 100 ligger kontrolluppgifterna under Arbeta med.

I Visma Lön 300 och 600 finns också funktionen Semesterplanering där du har möjlighet att planera för de anställdas semestrar.

Semesterplanering

Semesterårsavslut

10För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

Exempel

›› Händelser under året/Utskrifter

Nästa steg: Visma Stämpla och Visma Reseräkning

Utskrifter

Bra att veta:När du skapar en egen rapport i rapportgeneratorn kan du antingen skapa den från grunden eller genom att kopiera en standardrapport som du sedan ändrar och kompletterar. De rapporter du gör i rapportgeneratorn sparas under rubriken Egna utskrifter i Utskriftscentralen.

Det finns en mängd olika rapportutskrifter i programmets Utskrifts-central. Det kan handla om allt från lönehistorik till skattetabeller. Utöver dessa kan du skapa egna rapporter i programmets Rapportgenerator, där du själv väljer vilka uppgifter du vill ha med. Generatorn finns i Visma Lön 300 och 600.

UtskrifterGrundlön Anställningsnr: 105 Namn: Marianne Nilsson Månadslön: 20.000:- Timlön: - Sjuklön: - Helglön: -

Lönetermometern Arbetstid Arbetad tid: 663 timmar Övertid: 15 timmar

Frånvaro Föräldraledig: 16 timmar

Vård av barn eller pappa- ledighet: 16 timmar

Utbetalt Bruttolön: 129.907:-

Arbetsgivar- avgifter: 41.098:-

Rapportgenerator

Utskriften Lönetermo-metern är en överskåd-lig lönesammanställning där du bland annat kan se fördelning över arbetstid och frånvaro av olika slag.

I utskriften Grundlön får du en sammanställning över de anställdas grundlöner. Den kan vara bra att skriva ut vid en lönerevision. Utskriften finns i Visma Lön 300 och 600.

Rapportgeneratorn ger dig stora möjligheter att ta fram egna rapporter som passar just din verksamhet. Generatorn finns i Visma Lön 300 och 600.

Lönetermometern

Grundlön

11För hjälp direkt i programmet – tryck F1.

›› Visma Stämpla och Visma Reseräkning

Visma Stämpla och Visma Reseräkning

Bra att veta:Visma Reseräkning har Skatteverkets regler för ersättning för traktamente och milersättning inlagda som standard. Har företaget andra ersättningsnivåer kan du enkelt ändra dessa.

Med Visma Stämpla och Visma Reseräkning, som är inbyggda funktioner i Visma Lön 300 och 600, rapporterar dina medarbetare själva sina arbetstider och traktamenten över internet.

När det är dags för lönekörning synkroniseras informationen i Visma Stämpla och/eller Visma Reseräkning med Visma Lön 300 eller 600.

Visma Reseräkning

När företagets anställda reser i tjänsten har både de och du som löneadministratör bra hjälp av Visma Reseräkning. Snabbt och enkelt fyller de som varit på tjänsteresa i en digital blankett i olika steg, där de anger information om resan och sina utlägg. När reseräkningen är klar ser du och medarbetaren vilken ersättning som ska betalas ut. Sedan är det bara för medarbe-taren att lämna in sina kvitton.

Enkelt för löneadministratören

När det är dags för lönekörning synkroniseras informationen i Visma Stämpla och/eller Visma Reseräkning med Visma Lön 300 eller 600. Uppgifterna som kommer in i löneprogrammet är korrekta och massor av tid har sparats.

I båda tjänsterna kan du arbeta med attest. När medarbetaren klarmarkerat får den som ska attestera ett meddelande om att det finns arbetstider eller reseräkningar att attestera.

Snabbare registrering med gadget

Med Visma Stämpla följer en så kallad gadget, som gör att du kan tidregistrera utan att behöva starta en webbläsare. En gadget är ett litet program som kan jämföras med en applikation till en smart telefon.

Via denna når du även din kalender och får en översiktsbild över dina registrerade tider. Skulle ni vara flera som delar samma dator lägger ni enkelt upp varsin gadget, där var och en har sin egen inloggning.

Visma Stämpla

Visma Stämpla är mycket enkelt att lära sig. På startsidan finns en klocka och knappar för IN och UT som medarbetarna klickar på när de kommer till och går från jobbet eller när de tar lunch. Visma Stämpla noterar om arbetstiden är mer eller mindre än vad den skulle vara och redan nästa dag visas en sammanfattning.

Du måste vara inloggad på

Min sida för att kunna arbeta

med internettjänsterna.

Så här når du ossFörsäljningsavdelningen

Telefon 0470-70 61 00

E-post sales@vismaspcs.se

Hemsida www.vismaspcs.se/ produkter

Öppettider 08.00–17.00 sep–maj 08.00–16.00 jun–aug

Supportavdelningen

Telefon 0470-70 62 00

E-post support@vismaspcs.se

Hemsida www.vismaspcs.se/support

Öppettider 08.00–17.00 sep–maj

08.00–16.00 jun–aug

Avtalsavdelningen

Telefon 0470-70 62 50

E-post avtal@vismaspcs.se

Öppettider 08.00–17.00 sep–maj 08.00–16.00 jun–aug

Utbildningsavdelningen

Telefon 0470-70 61 50

E-post utbildning@vismaspcs.se

Hemsida www.vismaspcs.se/utbildning

Öppettider 08.00–17.00 sep–maj 08.00–16.00 jun–aug

www.vismaspcs.se

Systemkrav

Internetanslutning

Operativsystem: Windows 7, Vista eller XP

För fullständiga systemkrav se vismaspcs.se

Tjänster för dig med avtalDu kan förenkla ditt företa-gande ytterligare genom att använda ett antal smarta internettjänster. Det gör du direkt via internet eller ännu hellre som en integrerad funk-tion i ditt program. Exempel på vad du kan göra är: kreditupplysningar, sköta dina backuper, skicka sms och rapportera reseräkningar och arbetstider.

Läs mer på vismaspcs.se/produkter.

Rabatt på program och utbildningarMed Visma Spcs serviceavtal får du köpa följande program till reducerat pris:• Visma Analys• Visma Anläggningsregister• Visma Bokslut• Visma Koncern• Visma Revision• Visma Skatt• Visma Skatt Proffs

Du får också 20 procent rabatt på våra lärarledda utbildningar som omfattar allt från teoriutbildningar till fördjupningskurser i specifika funktioner.

”Tack för att du har valt att vara avtalskund hos Visma Spcs. Det är för din skull vi målmedvetet arbetar vidare med att förenkla företagandet.”

Rolf Dahlberg, vd Visma Spcs AB

Nya versioner – alltid uppdateradLagar och regler ändras ständigt, vilket påverkar ditt program. Med Visma Spcs serviceavtal får du tillgång till nya programversioner så snart en förändring har gjorts, funktioner lagts till eller för- finats. Uppdateringarna hämtas direkt via vår hemsida.

Supporten – till din tjänstIbland kör man fast och behöver hjälp. Det får du direkt av vår support, som nås på telefon eller e-post under kontorstid och dygnet runt via vår hemsida. För supporten är ingen fråga för enkel och våra medarbetare har gedigen programkunskap att dela med sig av.

Avtalet som ger dig mer!