VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 1 สารบัญmis.nrru.ac.th/nrrumis/manual/01-Account.pdf ·...

VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 1

ส า ร บั ญ

กําหนดขอมลูพื้นฐาน.........................................................................................4

กําหนดเมื่อเร่ิมระบบ ...............................................................................................................................4

ผังบัญชี .......................................................................................................................................5

สมุดบัญชีรายวัน ..........................................................................................................................8

กําหนดรอบบัญชี .........................................................................................................................9

กําหนดรูปแบบการลงบัญชีสําหรับรหัสทรัพยสนิ .........................................................................10

การเรียกใชแบบการลงบัญชี ........................................................................................................13

ประเภทเอกสารอางอิงในการลงบัญชี(แยกประเภท)......................................................................15

กําหนดเมื่อเร่ิมรอบปบัญชีใหม ...............................................................................................................16

งวดบัญชี ...................................................................................................................................16

งานลงบัญชี .................................................................................................... 17

ณ สิ้นวัน ...............................................................................................................................................17

ตรวจสอบรายการรอลงบัญชี .......................................................................................................18

นําเขาบัญชี – ลงบัญชีลูกหนี้ใบสําคัญ ..........................................................................................19

นําเขาบัญชี - ลงบัญชีต้ังเจาหนี้จากการเตรียมจาย..........................................................................22

นําเขาบัญชี - ลงบัญชีจากการจาย.................................................................................................25

นําเขาบัญชี - ลงบัญชีจากการรับเงิน ............................................................................................28

นําเขาบัญชี - เมื่องานระหวางทําเสร็จสิ้น......................................................................................29

นําเขาบัญชี - ตัดจําหนายสินทรัพย...............................................................................................31

ณ สิ้นวัน/งวดบัญชี/อ่ืนๆ ........................................................................................................................32

นําเขาบัญชี – คาเสื่อมครุภัณฑ การเพิ่ม/ลดมูลคา ..........................................................................33

นําเขาบัญชี – ลงบัญชีจากระบบคลังพัสดุ .....................................................................................36

ปรับปรุงบัญชี .......................................................................................................................................38

ปรับปรุงบัญชี – กระทบยอดธนาคาร (Bank Reconcile) ..............................................................39

ลงบัญชีแยกประเภท (G/L)..........................................................................................................42

ณ สิ้นงวด .............................................................................................................................................47

กลุมงานเชื่อมโยงระบบ .................................................................................... 47

กําหนดความสัมพันธของขอมูล .............................................................................................................47

เช่ือมโยงระบบ - กําหนดความสัมพันธวิทยาเขต ...........................................................................48

เช่ือมโยงระบบ - กําหนดความสัมพันธหนวยงาน .........................................................................49


เช่ือมโยงระบบ - กําหนดกลุมรายได ............................................................................................50

เช่ือมโยงระบบ - กําหนดกลุมรายไดกับหลักสูตร..........................................................................51

เช่ือมโยงระบบ - กําหนดความสําพันธสมุดบัญชี ..........................................................................52

เช่ือมโยงระบบ - กําหนดเกณฑการจัดสรรเงิน ..............................................................................53

การลงบัญชีรายรับจากระบบบริการการศึกษา ..........................................................................................54

เช่ือมโยงระบบ - สงรายการเขาระบบบัญชี ...................................................................................55

เช่ือมโยงระบบ – สงรายการเขาระบบบัญชี (กรณีมีการยกเลิกใบเสร็จหลังจากมีการสงลงบัญชีแลว).56

การต้ังลูกหนี้นักศึกษาจากระบบบริการการศึกษา .....................................................................................57

เช่ือมโยงระบบ – ต้ังลูกหนี้นักศึกษา ............................................................................................57

ณ สิ้นป .................................................................................................................................................58

ยกยอดบัญชี...............................................................................................................................59

ยกยอดเจาหนี้/ลูกหนี้ ..................................................................................................................61

กระบวนการกําหนดชุดรายงานแบบกําหนดเอง .......................................................................................61

งบการเงินกําหนดเอง - ติดต้ังชุดรายงาน ......................................................................................62

งบการเงินกําหนดเอง - ออกแบบรายงาน .....................................................................................63

งบการเงินกําหนดเอง - กําหนดรหัสบัญชีในรายงาน .....................................................................65

ทะเบียนคุมและกระบวนการอื่นๆของระบบบัญชี .....................................................................................66

ทะเบียนคุมเจาหนี้/ลูกหนี้............................................................................................................67

ทะเบียนคุมเช็ครับ/จาย................................................................................................................70

ทะเบียนคุมหลักค้ําประกัน ..........................................................................................................71

ทะเบียนคุมเงินฝากประจํา...........................................................................................................73

คนหารายการลงบัญชี .................................................................................................................75

การกําหนดเงื่อนไขในการออกรายงาน.........................................................................................78


C H A P T E R 1

1ระบบบัญช ี

ในระบบบัญชีนี้จะมุงเนนไปที่ระบบบัญชีลักษณะ 3 มิติ ซึ่งจะควบคุมการลงบัญชีและติดตามการใชเงินทั้งใน

มิติหนวยงาน มิติกองทุน และมิติแผนงาน โดยระบบจะคอยเชื่อมโยงและรับขอมูลจํานวนมากจากระบบงานยอยๆภายในระบบ MIS เองทั้งงานพัสดุ งานการเงินรับ/จาย งานเงินเดือน งานงบประมาณ เพื่อมาบันทึกบัญชี และบางสวนไดขอมูล

จากระบบบริการการศึกษา เชน ใบสําคัญรับเงิน (ใบเสร็จรับเงิน) เปนตน สุดทายระบบจะสามารถแสดงรายงานงบทางการเงินและเปนขอมูลรายจายเริ่มตนในการคํานวณตนทุนตอนักศึกษาตอไป

การทํางานของระบบบัญชีจะแบงงานออกเปนสวนงานที่ตองทํากันในตางวาระ ตางเวลา โดยจะขอแบงดังนี้

งาน คําอธิบาย

เริ่มตนระบบ ทําการบันทึกขอมูลพ้ืนฐานที่จําเปน หรือขอมูลระบบ เชน ผังบัญชี สมุดรายวันเปนตน รวมไปถึงการกําหนดสูตรหรือรูปแบบในการลงบัญชีจากงานยอยอื่นๆ เพื่อใหสามารถเรียกลงบัญชี ณ สิ้นวัน/งวดไดอยางรวดเร็ว

งานลงบัญชี ณ สิ้นวัน เปนการลงบัญชีจากระบบงานยอยของ MIS และจากระบบบริการการศึกษา ซึ่งระบบจะเนน

ใหเจาหนาที่บัญชีสามารถเรียกลงบัญชีจากหนาจอที่สรุปรายการที่ไดดําเนินการไปในแตละวัน เชน การลงบัญชีต้ังหนี้จากการเตรียมจาย, การจายเงิน, การรับเงินตามใบเสร็จรับเงินของ

ทั้ง 2 ระบบ, การลงบัญชีลูกหนี้ใบสําคัญ เปนตน

ปดบัญชีแตละงวด - ลงบัญชีที่ไมจําเปนตองดําเนินการทุกวัน เชน หักคาเสื่อมครุภัณฑ, คาใชจายจากการเบิก

ใชวัสดุ, กระทบยอดธนาคาร, ปรับปรุงลูกหนี้นักศึกษา เปนตน

- ตรวจสอบขอมูลการลงบัญชี และปดยอด

- ออกรายงานทางการเงิน ณ สิ้นเดือน/งวด ปดปบัญชี(ยกยอด) - ยกยอดบัญชี ซึ่งไดแกยอดบัญชีคลังพัสดุ ยอดทะเบียนคุมเจาหนี้/ลูกหนี้ และยอดบัญชี

แยกประเภท ไปยังไปบัญชีใหม - ออกรายงานทางการเงิน ณ สิ้นปบัญชี

เมื่อ LOG IN เขาสูระบบบัญชีแลวจะเห็นเมนูหลักในการทํางานดังรูป


กําหนดขอมูลพ้ืนฐาน

กําหนดเมื่อเร่ิมระบบ

1. ผังบัญชี ( ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > ผังบัญชี )

2. สมุดบัญชีรายวัน ( ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > สมุดบัญชีรายวัน )

3. กําหนดรอบบัญชี ( ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > กําหนดรอบบัญชี )

4. กําหนดรูปแบบการลงบัญชีสําหรับรหัสทรัพยสนิ ( ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > รูปแบบการลงบัญชี

สําหรับรหัสทรพัยสิน )

5. ประเภทเอกสารอางอิงในการลงบัญชี(แยกประเภท) (ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > ประเภท

เอกสารอางอิงในการลงบัญชี(Admin) )

โดยขอ 3 และ 5 ควรใหผูดูแลระบบดําเนินการให


ผังบัญช ีหนาจอ


วัตถุประสงค กําหนดรหัสบัญชีและโครงสรางผังบัญชีที่จะใชกับระบบ พรอมทั้งกําหนดคาตั้งตนอื่นๆ เพื่อเพิ่มความสะดวกในการลงบัญชี

ผูใชงาน สมุหบัญชี, หัวหนางานบัญชี

งานกอนหนา -

งานถัดไป -

วิธีการ หนาจอแสดงผลมี 2 แบบ คือ

1. แบบโครงสราง โดยสามารถเลือกแตกรายการทางซายมือเพื่อใหเปนโครงสรางลดหลั่นลงไป

2. แบบรายการ จะแสดงรายการโดยเลือกเงื่อนไขแบบธรรมดา เพื่อการแสดงผลแบบงายๆ

ในที่นี้จะขออธิบายการใชงานเฉพาะแบบแรก เนื่องจากการทํางานในสวนของ datasheet จะ

เหมือนกันทั้ง 2 หนาจอ

การแสดงผลของหนาจอนี้ เริ่มจากผูใชคลิกที่เครื่องหมาย + / - เพื่อแสดงรายการและซอนรายการ

ทางซายมือตามลําดับ และสามารถเลือกแสดงหรือซอนรายการที่อยูในระดับถัดไปไดเรื่อยๆตามที่มีขอมูล หลังจากนั้นเลือกที่ชอง “บันทึกระดับบัญชี” วาตองการ

– บัญชีคุม ไมสามารถใชในการลงบัญชีได เนื่องจากมีไวเพื่อบงบอกระดับของขอมูล

– บัญชียอย ใชในการลงบัญชีไดจริง – ยกเลิก บัญชีคุมหรือบัญชียอยที่ถูกยกเลิกการใชงานไป จึงไมสามารถใชลงบัญชีไดเชนกัน

การบันทึกเพิ่ม เริ่มจาก

1. เลือกแสดงรายการจากทางซายมือจนพบระดับของขอมูลที่ตองการ

2. ปอนคารหัสบัญชีใน datasheet โดยรหัสนี้ตองมี 11 หลัก โดยจะแบงออกเปน 6 ระดับดังนี้

ABBCCDDEEFF เชน 105030200 ตองมีการเพิ่มรหัส 10000000, 105000000, 105030000

กอนหนา และสามารถเพิ่มรหัส 105030201, 105030202, …

3. กําหนดชื่อบัญชี และหมวดบัญชีซึ่งมี 5 หมวด คือ สินทรัพย หนี้สิน ทุน รายได และรายจาย

ตามลําดับ

4. กรณีที่เปนบัญชีธนาคาร ใหระบุธนาคาร สาขา(ธนาคาร) เลขที่บัญชี และฝากประจํากี่เดือน(กรณี


เงินฝากประจํา) 5. หมวดรายได-คาใชจาย ตองกําหนดในกรณีที่ตองการตองการเปรียบเทียบตัวเลขในทางบัญชีกับ

งบประมาณที่ไดต้ังไววามีการใชเงินสอดคลองหรือสัมพันธกันหรือไม 6. คาต้ังตนของแหลงเงิน งาน/โครงการ กิจกรรม หนวยงาน และกองทุน ผูใชสามารถกําหนดคา

เพื่อใหเกิดความสะดวกรวดเร็วในการลงบัญชี กรณีที่ไมทราบมิติที่ตองการ หรือเปนมิติที่ลงซ้ําๆกันเหมือนเดิมคอนขางแนนอน แตคาดังกลาวอาจจะเปลี่ยนแปลงไปไดหากการลงบัญชีจากระบบงานยอยตางๆระบุและสงขอมูลเหลานี้มาดวย

7. คาต้ังตนของบุคคลอางอิง ในกรณีที่บัญชีนั้นๆมีช่ือผูเกี่ยวของเชนเจาหนี้/ลูกหนี้ ก็สามารถกําหนดเพื่อใหทราบความสัมพันธ

8. รูปแบบการลงบัญชี กําหนดเมื่อบัญชีนั้นๆตองการผูกโยงความสัมพันธกับบัญชีอื่น เชนกรณีเงินยืมนอกงบประมาณ ที่จะมีการคืนเงินดวยใบสําคัญทําใหตองปรับปรุงบัญชีจากลูกหนี้เงินยืมนอกงบประมาณเปนใบสําคัญเงินยืมนอกงบประมาณแทน

9. รหัสบัญชีสําหรับการยกยอด กําหนดเมื่อตองการใหการยกยอดบัญชีในหนาจอ “ยกยอดบัญชี” มี

การยกยอดเงินยายไปที่บัญชีอื่นๆ เชน กรณีมีการตั้งรหัสบัญชีเปน ครุภัณฑยกยอด ครุภัณฑซื้อเพิ่ม ครุภัณฑรับเพิ่มจากเหตุอื่น ครุภัณฑตัดจําหนาย และมีครุภัณฑสุทธิเปนบัญชีคุม ผูใชสามารถกําหนดใหบัญชียอยทั้งหมดยกยอดไปที่ครุภัณฑยกยอดได

หมายเหตุ – การกําหนดรหัสควรคํานึงถึงระดับของขอมูลที่จะนํามาเปรียบเทียบกันในรายงานดวย เชน รหัสบัญชีเงินฝากทั้งหมดควรอยูระดับเดียวกันเพื่อใหสามารถแสดงรายการทั้งหมดพรอมกันได

– การกําหนดผังบัญชีควรกําหนดตามระดับช้ันของขอมูลไปเรื่อยๆ ไมควรมีการกระโดดขามระดับ เชนไมควรกําหนดรหัสบัญชีในระดับที่ 2 แลวขามไปที่ระดับที่ 4 ทันที เพราะจะทําใหการออก

รายงานที่ระดับ 3 ไมสามารถแสดงชื่อบัญชีได


สมุดบัญชีรายวัน หนาจอ

วัตถุประสงค กําหนดขอความที่ตองการใหแสดงที่หนาจอ “ลงบัญชีแยกประเภท (G/L)” แทนขอความต้ังตนเดิมเชน

จํานวนเงินแทนจํานวนเงินอางอิง1 เปนตน


งานกอนหนา

งานถัดไป

วิธีการ 1. เลือกวิทยาเขต 2. กําหนดรหัส หรือช่ือยอของสมุดรายวัน และช่ือสมุดรายวัน

3. กําหนดขอความที่ตองการใหแสดงที่หนาจอ “ลงบัญชีแยกประเภท (G/L)” หรอืคํานิยายของขอมูล

ในชองนั้นๆ

4. ใสลําดับที่ในการเรียงลําดับขอมูลที่ชอง “SORT BY” ซึ่งลําดับตองเปนตัวเลขที่ไมซ้ํากัน จะใชใน

การเรียงขอมูลเมื่อมีการกําหนดเงื่อนไขในการออกรายงาน

5. กรณีที่เปนการเพิ่มขอมูลใหม หรือแกไขรหัส ใหผูใชคลิกปุม {REFRESH TEMP} เพื่อเปนการ

ปรับปรุงสิทธิ์ในการเรียกใชสมุดบัญชี

หมายเหตุ กรณีที่การเพิ่มขอมูลหรือแกไขรหัสแลวไมสามารถใชสมุดบัญชีนั้นๆได ใหแจงผูดูแลระบบเพื่อปรับปรุงระดับสิทธิ์การใชงาน


กําหนดรอบบญัชี หนาจอ

วัตถุประสงค กําหนดความสัมพันธวาแตละปบัญชี จะใหงวดแรกเริ่มตนที่เดือนใด ปสากลใด รวมทั้งงวดอื่นๆ

ผูใชงาน สมุหบัญชี, หัวหนางานบัญชี, เจาหนาที่ดูแลระบบ


งานถัดไป กําหนดงวดบัญชี

วิธีการ นอกจากกําหนดงวดบัญชี 12 เดือนแลว ผูใชตองกําหนดงวดบัญชีที่ 13 หรือในที่นี้ใชเปนงวด 00 เพื่อใช

ในการปดและยกยอดบัญชี กลาวคือเปนงวดที่ไมมีการลงบัญชีจริง แตมีขึ้นเพื่อประโยชนในทางบัญชี

หมายเหตุ สามารถกําหนดได แตไมควรมีการแกไขเนื่องจากรอบบัญชีไมควรมีการเปลี่ยนแปลง


กําหนดรูปแบบการลงบัญชสีําหรับรหัสทรัพยสิน หนาจอ

วัตถุประสงค กําหนดรูปแบบของการลงบัญชีในหลายๆกรณี สําหรับการใชเงินในสวนงานตางๆ เชนกําหนดรูปแบบวาเมื่อตองการจายเงินคาวัสดุควรลงบัญชีอยางไร หรือเมื่อตองการหักคาเสื่อมครุภัณฑจะตองลงบัญชีอยางไรบาง หลังจากนั้นทุกครั้งที่มีการคํานวณและสงลงบัญชี ระบบจะดําเนินการตามที่ผูใชไดกําหนดไวกอนแลว



งานถัดไป กําหนดใหกับขอมูล “กลุมทรัพยสิน”, “รหัสทรัพยสิน/รายการเบิกจาย”, “ผังบัญชี”, “ทะเบียนหลักค้ํา

ประกัน”

วิธีการ 1. เพิ่มรายการใหม โดยกําหนดรหัสชุดรายการและคําอธิบายเพื่อใหเขาใจลักษณะงานและการลงบัญชี


ที่กําหนด

2. เพิ่มรายการใน Datasheet ลาง โดยเลือก

– รหัสการติดตั้ง หมายถึงรหัสที่ระบบเขาใจและจะนําไปเรียกใชในงานตางๆ ซึ่งระบบจะกําหนดรหัสที่จําเปนไว แตเนื่องจากการลงบัญชีทําไดกับงานหลายประเภท ดังนั้นความจําเปนตองใช(หรือกําหนด)จึงไมเทากันเชน

o กรณีของวัสดุ ACCID-AP บัญชีเจาหนี้ เมื่อมีการตั้งเจาหนี้และจายเพื่อลางเจาหนี้ ACCID-CAP-DONATE บัญชีสวนเกินทุน เมื่อมีการรับวัสดุจากการบริจาค

ACCID-CAP-RECEIVE บัญชีทุน เมื่อมีการรับวัสดุในกรณีอื่นๆ

ACCID-COST บัญชีคาใชจาย/คาวัสดุ ใชเมื่อมีการจายวัสดุออกจากคลังเพื่อนําไปใชงาน

ACCID-DONATE บัญชีวัสดุคงเหลือ เมื่อมีการรับวัสดุเขาสูคลังดวยการบริจาค

ACCID-RECEIVE บัญชีวัสดุคงเหลือ เมื่อมีการรับวัสดุเขาสูคลังในทุกกรณียกเวนการบริจาค

o กรณีของครุภัณฑ ที่ดิน สิ่งกอสราง สินทรัพยไรตัวตน ACCID-AP บัญชีเจาหนี้ เมื่อมีการตั้งเจาหนี้และจายเพื่อลางเจาหนี้ ACCID-CAP-DONATE บัญชีสวนเกินทุน เมื่อมีการรับวัสดุจากการบริจาค

ACCID-CAP-RECEIVE บัญชีทุน เมื่อมีการรับวัสดุในกรณีอื่นๆ

ACCID-DEPREACCUM บัญชีคาเสื่อมครุภัณฑสะสม สําหรับครุภัณฑที่ขึ้นบัญชี

ACCID-DEPRECOST บัญชีคาเสื่อมครุภัณฑ สําหรับครุภัณฑที่ขึ้นบัญชี

ACCID-DONATE บัญชีครุภัณฑ(สินทรัพย) เมื่อมีการรับครุภัณฑเขาสูคลังดวยการบริจาค

ACCID-RECEIVE บัญชีครุภัณฑ(สินทรัพย) เมื่อมีการรับครุภัณฑเขาสูคลังในทุกกรณียกเวนการบริจาค

ACCID-ADJUSTVALUE บัญชีคาใชจาย ที่ไดลงรายการไวเมื่อมีการซื้อ/จางเพื่อทําใหสินทรัพยนั้นๆมีการเพิ่มมูลคาขึ้นหรือลดมูลคาของสินทรัพยลง

ACCID-DEPLETION บัญชีรายได(ขาดทุน)จากการจําหนายสินทรัพย เมื่อมีการตัดสินทรัพยออกจากบัญชี ในทุกกรณี

ACCID-COST บัญชีคาใชจาย กรณีที่มีการซื้อครุภัณฑที่มูลคานอยกวาเกณฑที่กําหนด จึงไมตองลงบัญชีสินทรัพยแตใหถือเปนคาใชจายแทน หรือที่เรียกวาครุภัณฑไมขึ้นบัญชี

o กรณีคาใชจาย/รายการเบิกทั่วไป ACCID-AP บัญชีเจาหนี้ เมื่อมีการตั้งเจาหนี้ขณะที่มีการเตรียมจาย

และลางเจาหนี้เมื่อมีการจายจริง


ACCID-COST บัญชีคาใชจายแลวแตกรณี o ลูกหนี้เงินยืม

ACCID-AP บัญชีเจาหนี้ เมื่อมีการตั้งเจาหนี้ขณะที่มีการเตรียมจายและลางเจาหนี้เมื่อมีการจายเงินยืม

ACCID-ARVOUCHER บัญชีลูกหนี้ใบสําคัญ ใชเมื่อมีการนําใบสําคัญหรือใบเบิกมาคืนเงิน

o อื่นๆ

– ลงบัญชีที่ ใหกําหนดรหัสบัญชีที่ตองการ

– หมายเหตุ ผูใชอาจระบุขอความเตือนหรือเหตุผลในการกําหนดรหัสดังกลาวไว กรณีศึกษา ตัวอยาง เชน ครุภัณฑสํานักงานที่ไมตํ่ากวาเกณฑ

ขั้นตอน DR/CR รหัสการติดต้ัง รหัสบัญชี DR ACCID-RECEIVE 1250102001:ครุภัณฑสํานักงาน ซื้อเขามา

CR ACCID-AP 2110103001:เจาหนี้คาครุภัณฑ

DR ACCID-AP 2110103001:เจาหนี้คาครุภัณฑ ชําระเงิน

CR เงินสด หรือ ธนาคาร ซึ่งเลือกเมื่อทํารายการจาย

DR ACCID-

DEPRECOST

5150103000:คาเสื่อมราคา ครุภัณฑสํานักงาน หักคาเสื่อม

CR ACCID-

DEPREACCUM

1250102002:คาเสื่อมสะสม ครุภัณฑสํานักงาน

ACCID-

DEPREACCUM

1250102002:คาเสื่อมสะสม ครุภัณฑสํานักงาน DR

เงินสด หรือ ธนาคาร ซึ่งเลือกเมื่อทํารายการรับเงิน

ACCID-RECEIVE 1250102001:ครุภัณฑสํานักงาน

จําหนาย/ตัดออกจากบัญชี

CR

ACCID-

DEPLETION

4210102001:รายไดจากการจําหนายพัสดุ

หมายเหตุ – การกําหนดหรือแกไข ควรทําเมื่อเริ่มระบบ หรือมีกรณีใหมเพิ่มเติมเทานั้น

– กรณีของวัสดุและครุภัณฑ ควรกําหนดใหสอดคลองกับการแบงหมวดหมูของงานพัสดุดวย

เนื่องจากตองมีการเปรียบเทียบยอดบัญชีกับคลังพัสดุ


การเรียกใชแบบการลงบัญช ีหนาจอ


วัตถุประสงค กําหนดรูปแบบของการลงบัญชีที่หนาจอ “กลุมทรัพยสิน”, “รหัสทรัพยสิน/รายการเบิกจาย”, “ผังบัญชี”


งานกอนหนา ต้ังแบบการลงบัญชี


วิธีการ การกําหนดขอมูลขึ้นอยูกับลักษณะงานและความจําเปนตองใช ตัวอยางเชน

“กลุมทรัพยสิน” และ “รหัสทรัพยสิน/รายการเบิกจาย” จะกําหนดรูปแบบสําหรับ

– งานพัสดุ ไดแก วัสดุ ครุภัณฑ ที่ดิน สิ่งกอสราง(อาคารและโรงเรือน) สินทรัพยไรตัวตน งานจางทุกประเภท การเชาสินทรัพย งานระหวางทํา

– งานเบิกเงิน ไดแก คาสาธารณูปโภค เงินเดือนและคาตอบแทนอื่นๆ คาใชจายทั่วไป คาวัสดุ คาซอมแซมครุภัณฑ

“ผังบัญชี” จะกําหนดรูปแบบสําหรับ

– การเงินยืม ไดแก การยืมเงินทุกประเภท ซึ่งผังบัญชีจะกําหนดรหัสไวเปน “AR”

หมายเหตุ


ประเภทเอกสารอางอิงในการลงบัญช(ีแยกประเภท) หนาจอ

วัตถุประสงค กําหนดเอกสารที่ใชอางอิงในการลงบัญชี เพื่อใหทราบวาเลขที่เอกสารเปนเลขที่ของเอกสารชิ้นใดในหนาจด “ลงบัญชีแยกประเภท (G/L)” และรายงานแยกประเภทตางๆ

ผูใชงาน เจาหนาที่ดูแลระบบ, ผูพัฒนาระบบ



วิธีการ เมื่อเกิดความตองการที่จะอางอิงเอกสารใหมๆทีพบในการลงบัญชี หรือแบงหมวดหมูของเอกสารตนทางใหมใหเปนระบบระเบียบมากขึ้น ผูใชตองกําหนดรหัสอางอิงเอกสารใหมหรือเพิ่มเติม โดยติดตอที่เจาหนาที่ดูแลระบบดําเนินการให 1. การเพิ่มขอมูลอยางนอยตองระบุ ช่ือตารางที่นําไปใช (TABLENAME) ประเภทเอกสารที่จะอางถึง

(LINKTYPE) และ เอกสาร? [CODE](LINKCODEDES)

2. ขอมูลที่จะปรากฏในหนาจอ “ลงบัญชีแยกประเภท (G/L)”

จะมีคาช่ือตารางที่นําไปใชเปน “GL” เทานั้น โดยเห็น

ประเภทเอกสารและเอกสาร? [CODE] ใน Combo Box

“อางอิง”

หมายเหตุ หนาจอนี้กําหนดขอมูลสําหรับหลายงานที่ใชงานรวมกัน และเปนขอมูลสําคัญในการพัฒนาระบบ จึงจําเปนตองระมัดระวังในการเพิ่ม แกไข หรือลบขอมูล


กําหนดเมื่อเร่ิมรอบปบัญชีใหม

1. เพิ่มงวดบัญชี, สั่งเปด/ปดงวดบัญชี ( ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > งวดบัญชี )

งวดบัญช ีหนาจอ

วัตถุประสงค กําหนดงวดบัญชีที่ตองลงบัญชีในแตละป และควบคุมการปด/เปดบัญชีใหสามารถบันทึกรายการบัญชีในแตละงวด


งานกอนหนา กําหนดรอบบัญชี


วิธีการ 1. ระบุปบัญชี (ไมจําเปนตองตรงกับปสากล ขึ้นอยูกับการกําหนดใน “กําหนดรอบบัญชี”)

2. คลิกปุม {I เพิ่มงวดบัญชี 1 ป} ระบบจะสรางขอมูลให 13 งวด

– งวดบัญชี จะเขียนในรูปแบบของ YYYYNN (Y คือ ปบัญชี และ NN คืองวดที่) เชน 254903

หมายถึงงวดที่ 3 ของปบัญชี 2549 ซึ่งตรงกับเดือนธันวาคมของปสากล 2548

– ชวงวันที่จาก-ถึง กําหนดไวเพื่อใหทราบวาการลงบัญชีในงวดนั้นๆจะลงไดเฉพาะขอมูลในวันที่กําหนดเทานั้น เพื่อประโยชนในการตรวจสอบและปองกันการสับสน

– สถานะ หมายถึงสถานะของการลงบัญชีในงวดนั้นๆวาปดบัญชีแลวหรือไม ถาเปน “O : เปด“

สามารถลงบัญชีได แตหากเปน “C : ปด” เจาหนาที่บัญชีทุกคนจะไมสามารถลงบัญชีในงวด

ดังกลาวได หากมีความจําเปนตองแกไขตองเปดสถานะที่หนาจอนี้กอน หรือลงบัญชีปรับปรุงในเดือนถัดไป

หมายเหตุ ขอมูลที่ระบบสรางให 13 งวดไมควรแกไข ยกเวนปด/เปดบัญชีเทานั้น


งานลงบัญชี

ณ สิ้นวัน

1. ตรวจสอบรายการรอลงบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ตรวจสอบรายการรอลงบัญชี )

2. ลูกหนี้ใบสําคัญ

a. ลูกหนี้ทําเอกสารยืมเงิน ( ระบบการเงิน > เบิก/ยืม/คืนเงิน > ยืม/คืนเงิน )

b. ลูกหนี้ทําเอกสารคืนเงินดวยใบสําคัญ ( ระบบการเงิน > เบิก/ยืม/คืนเงิน > ใบขอเบิก )

c. ลงบัญชีจากลูกหนี้ใบสําคัญ ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีลูกหนี้ใบสําคัญ )

3. งานเตรียมจาย

a. ทํารายการเตรียมจายสําหรับรายการเบิกหรือตรวจรับตางๆ ( ระบบการเงิน > การเงินรับ-

จาย > ทํารายการเตรียมจาย )

b. ลงบัญชีจากงานเตรียมจาย ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีจากงานเตรียมจาย )

4. งานจาย

a. ทํารายการจาย ( ระบบการเงิน > การเงินรับ-จาย > ทํารายการจาย )

b. ลงบัญชีจากงานจาย ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีจากงานจาย )

5. งานรับเงิน

a. รับเงินและออกใบเสร็จจากระบบ MIS ( ระบบการเงิน > การเงินรับ-จาย > บันทึกการเงิน

รับ/ออกใบเสร็จรับเงิน )

b. ลงบัญชีจากระบบการเงินรับ ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีจากงานจาย )

6. ปรับปรุงงานระหวางทํา a. งานพัสดุบันทึกปรับปรุงรายการตรวจรับงานจางที่แบงเปนหลายๆงวดที่ตรวจรับครบถวน

แลวและไดรายการครุภัณฑอยางนอง 1 ช้ิน ( ระบบจัดซื้อ/จาง/เชา > จัดซื้อ/จาง/เชา >

ปรับปรุงงานระหวางทํา ) b. ลงบัญชีจากการปรับปรุงงานระหวางทํา ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ปรับปรุงบัญชี เมื่อ

งานระหวางทําเสร็จสิ้น )

7. ตรวจสอบ/บันทึกปรับปรุงบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีแยกประเภท (G/L) )

ณ สิ้นวันผูใชจะตองตรวจสอบรายการที่รอลงบัญชีวามีรายการใดบาง โดยสามารถลงรายการสลับลําดับกอนหลังในขอ 2 ถึงขอ 6 ได


ตรวจสอบรายการรอลงบัญช ีหนาจอ

วัตถุประสงค เพื่อใหทราบวาขณะนั้นๆ มีรายการหรืองานใดบางที่ทํารายการ/เอกสารเสร็จสมบูรณพรอมที่จะใหงานบัญชีนําไปลงบัญชีได

ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี, หัวหนางานบัญชี


งานถัดไป ลงบัญชีตามรายการคงคางที่แสดงผลอยู

วิธีการ เลือกวิทยาเขตที่ตอการทราบรายการรอลงบัญชีที่ยังคางอยู ซึ่งระบบจะแสดงวาขณะนั้นมีรายการเรื่องใดคางอยูกี่รายการ/เอกสาร โดยจํานวนคงคางเหลานี้จะไดจากเอกสารตนทางที่ไดรับการบันทึกและอนุมัติเอกสารเรียบรอยแลว

หมายเหตุ ในที่นี้จะไมรวมรายการรอลงบัญชีจากงานบริการการศึกษา


นําเขาบัญชี – ลงบัญชีลูกหนีใ้บสําคัญ หนาจอ

วัตถุประสงค เพื่อลงบัญชีรับทราบถึงการทําเอกสารเบิก(ใบสําคัญ)ที่แนบเอกสารการจายเงินตางๆ เพื่อลดหนี้จากการที่ทําใบยืมเงินไว ซึ่งรายการเบิกใบสําคัญเพื่อลางหนี้นั้นจะปรากฏอยูที่หนาจอ “ยืม/คืนเงิน”

บัญชีจะตองปรับปรุงลูกหนี้เงินยืมใหเปนลูกหนี้ใบสําคัญแทน

ผูใชงาน เจาหนาที่งานบัญชี

งานกอนหนา ผูใชอื่นๆของระบบทําเอกสารใบเบิก(ใบสําคัญคืนเงิน) ที่อนุมัติแลว

งานถัดไป ตรวจสอบการลงบัญชี และรายการลูกหนี้รายตัว

วิธีการ 1. เลือกวิทยาเขต

2. กําหนดชวงวันที่ทํารายการ หรือวันที่ของเอกสารเบิก


3. กําหนดประเภทลูกหนี้ที่ตองการลงบัญชี โดยสามารถกําหนดเปนชวงของขอมูลได 4. คลิกปุม {ปรับหนาจอ} รายการที่แสดงใน Datasheet “รายการลูกหนี้ใบสําคัญที่ยังไมไดลงบัญชี”

จะแสดงรายการที่คางอยูตามเงื่อนไข โดยมีขอมูลคราวๆ เชน เลขที่ใบสําคัญ(เบิก) วันที่ จํานวนเงิน บุคคลอางอิง/ลูกหนี้/ผูเบิก

5. ใหผูใชคลิกเลือก เฉพาะรายการที่ตองการลงบัญชี หากตองการเลือกทั้งในกรณีที่มีรายการมากๆใหคลิกปุม {เลือกทั้งหมด} หรือลางรายการที่เลือกทั้งหมดใหคลิกที่ {ไมเลือกทั้งหมด}

และคลิก {เลือกตรงขาม} เมื่อตองการสลับรายการที่เลือกไว

6. กําหนดขอมูลลงบัญชี ไดแก สมุดบัญชีและวันที่ลงบัญชี

7. คลิกปุม {ลงบัญชี} จะแสดงหนาตางถามยืนยันการ

ลงบัญชีเฉพาะรายการที่เลือกไว

8. เมื่อระบบดําเนินการเรียบรอยรายการที่เลือกไวเดิมจะยายไปแสดงที่ Datasheet “รายการที่ลงบัญชีแลว”

พรอมทั้งบอกหนาบัญชี ซึ่งผูใชสามารถเรียกแสดงผลการลงบัญชีแยกประเภทไดโดยคลิกที่ จะปรากฏหนาจอคนหารายการลงบัญชีที่มีการลงบัญชีครั้งนั้น

9. ถาตรวจสอบพบวารายการใดผิดหรือตองการกลับไปแกไขกอนลงบัญชีอีกครั้งสามารถทําไดโดยคลิกปุม {V ยกเลิก} ซึ่งถาระบบตรวจสอบแลววาสามารถยกเลิกไดรายการนั้นจะกลับไปรอที ่

Datasheet บนเหมือนเดิม แตหากขอมูลน้ันมีการดําเนินการในขั้นตอนตอๆไปแลวจะไมสามารถ

ดําเนินการไดและแสดงขอความ ดังรูป ซึ่งอาจะเกิดจากหลายสาเหตุ เชน มีการจายจริงและลงบัญชีลางหนี้ไปแลว ไมสามารถยกเลิกไดเนื่องจากเปนรายการตั้งหนี้ที่มีการลงบัญชีลางหนี้แลว เปนตน


นําเขาบัญชี - ลงบัญชีตัง้เจาหนี้จากการเตรียมจาย หนาจอ

วัตถุประสงค - ใบเบิก (PR)

- ใบตรวจรับพัสดุ/งานจาง (DN)

- คืนหลักค้ําประกัน (GT)

- ใบ/สัญญายืมเงิน (AR)

เมื่อตนเรื่องเหลานี้มาถึงงานการเงิน ก็จะดําเนินการเตรียมจาย และที่หนาจอนี้จะนํารายการดังกลาวสงลงบัญชีเพื่อต้ังเจาหนี้ในระบบ


งานกอนหนา เจาหนาที่การเงินทําบันทึกเตรียมจายและอนุมัติแลว

งานถัดไป ตรวจสอบการลงบัญชี และขอมูลเจาหนี้


2. กําหนดชวงวันที่ทํารายการ หรือวันที่ของเอกสารตนทาง 3. กําหนดประเภทของเอกสารตนทางที่จะนํามาลงบัญชี โดยสามารถกําหนดเปนชวงของขอมูลได 4. คลิกปุม {R ปรับขอมูล} รายการที่แสดงใน Datasheet “รายการเตรียมจายที่ยังไมลงบัญชี” จะแสดง

รายการที่คางอยูตามเงื่อนไข โดยมีขอมูลคราวๆ เชน เลขที่ใบสําคัญซึ่งเปนใบเบิก หลักค้ําประกัน ใบยืม หรือใบตรวจรับขึ้นอยูกับประเภท วันที่ทํารายการ/วันที่ของเอกสารตนทาง บุคคลอางอิง/ลูกหนี้/ผูเบิก

5. ผูใชสามารถตรวจสอบรายการลงบัญชีคราวๆที่การเงินเตรียมจายดําเนินการไววาถูกตองหรือไม โดยคลิกเมาสหรือเลื่อนเคอรเซอรไปยังระเบียนที่ตองการ ใน List Box “รายละเอียดการเตรียมจาย/


ลงบัญชีต้ังหนี้” ที่แสดงรหัสบัญชี ช่ือบัญชี จํานวนเงินเดบิต จํานวนเงินเครดิต


และคลิก {เลือกตรงขาม} เมื่อตองการสลับรายการที่เลือกไว


8. คลิกปุม {ลงบัญชี} จะแสดงหนาตางถามยืนยันการ

ลงบัญชีเฉพาะรายการที่เลือกไว

9. เมื่อระบบดําเนินการเรียบรอยรายการที่เลือกไวเดิมจะยายไปแสดงที่ “รายการที่ลงบัญชีแลว” พรอมทั้งบอก

หนาบัญชี ซึ่งผูใชสามารถตรวจสอบผลการลงบัญชีแยกประเภทไดโดยคลิกที่ จะปรากฏหนาจอคนหารายการลงบัญชีที่มีการลงบัญชีครั้งนั้น

10. ถาตรวจสอบพบวารายการใดผิดหรือตองการกลับไปแกไขกอนลงบัญชีอีกครั้งสามารถทําไดโดยคลิกปุม {V ยกเลิก} ซึ่งถาระบบตรวจสอบแลววาสามารถยกเลิกไดรายการนั้นจะกลับไปรอที ่

Datasheet บนเหมือนเดิม แตหากขอมูลน้ันมีการดําเนินการในขั้นตอนตอๆไปแลวจะไมสามารถ

ดําเนินการไดและแสดงขอความ ดังรูป ซึ่งอาจะเกิดจากหลายสาเหตุ เชน มีการจายจริงและลงบัญชีลางหนี้ไปแลว เปนตน


นําเขาบัญชี - ลงบัญชีจากการจาย หนาจอ

วัตถุประสงค เมื่อมีการชําระเงินผานใบสําคัญจาย(ที่ไดจากการเตรียมจาย)สําหรับกรณีตางๆแลว ตองนําขอมูลจายเหลานี้บันทึกบัญชีเพื่อลางหนี้ในระบบ


งานกอนหนา เจาหนาที่การเงินทําใบสําคัญจาย มีการจายจริง(มีผูรับแลว)ซึ่งจะลงวันที่รับ และอนุมัติเอกสารแลว

งานถัดไป ตรวจสอบการลงบัญชี และขอมูลเจาหนี้/ลูกหนี้


2. กําหนดชวงวันที่ทํารายการ หรือวันที่จายจริง/รับเงินหรือเช็ค

3. กําหนดประเภทใบสําคัญจายที่จะนํามาลงบัญชี โดยสามารถกําหนดเปนชวงของขอมูลได 4. คลิกปุม {R ปรับขอมูล} รายการที่แสดงใน Datasheet “รายการจายที่ยังไมลงบัญชี” จะแสดง

รายการที่คางอยูตามเงื่อนไข โดยมีขอมูลคราวๆ เชน เลขที่ใบสําคัญ ประเภทใบสําคัญ วันที่จายจริง/รับเงินหรือเช็ค บุคคลอางอิง/เจาหนี้/ลูกหนี้/ผูเบิก

5. ผูใชสามารถตรวจสอบรายการลงบัญชีคราวๆที่การเงินจายดําเนินการไววาถูกตองหรือไม โดยคลิกเมาสหรือเลื่อนเคอรเซอรไปยังระเบียนที่ตองการ ซึ่งขอมูลใน List Box “รายละเอียดในการจาย

(ใบสําคัญ)/ลงบัญชี” จะแสดงรหัสบัญชี ช่ือบัญชี เลขที่เช็ค รหัสธนาคารที่จายเช็ค/เงินสด

(CASH)/เจาหนี้(AP)/ลูกหนี้(AR) เลขที่บัญชีเงินฝาก จํานวนเงินเดบิต จํานวนเงินเครดิต



และคลิก {เลือกตรงขาม} เมื่อตองการสลับรายการที่เลือกไว ดังรูปตัวอยาง


8. คลิกปุม {P ลงบัญชี} จะแสดงหนาตางถามยืนยัน

การลงบัญชีเฉพาะรายการที่เลือกไว

9. เมื่อระบบดําเนินการเรียบรอยรายการที่เลือกไวเดิมจะยายไปแสดงที่ “รายการที่ลงบัญชีแลว” พรอม

ทั้งบอกหนาบัญชี ซึ่งผูใชสามารถตรวจสอบผลการลงบัญชีแยกประเภทไดโดยคลิกที่ จะปรากฏหนาจอคนหารายการลงบัญชีที่มีการลงบัญชีครั้งนั้น


หากผูใชเรียกแสดงขอมูลที่หนาจอ “ลงบัญชีแยกประเภท (G/L)” จะเห็นรายละเอียดที่ครบถวน

สมบูรณกวา

10. ถาตรวจสอบพบวารายการใดผิดหรือตองการกลับไปแกไขกอนลงบัญชีอีกครั้งสามารถทําไดโดย

คลิกปุม {V ยกเลิก} ซึ่งถาระบบตรวจสอบแลววาสามารถยกเลิกไดรายการนั้นจะกลับไปรอที ่

Datasheet บนเหมือนเดิม



นําเขาบัญชี - ลงบัญชีจากการรับเงิน หนาจอ

วัตถุประสงค เมื่อมีการรับเงินในกรณีตางๆ (ยกเวนจากนักศึกษา) ตองนําขอมูลเหลานี้บันทึกบัญชีเพื่อรับรูรายไดหรือลางหนี้ในระบบแลวแตกรณี


งานกอนหนา เจาหนาที่การเงินรับเงินสด/เช็คและออกใบเสร็จจากระบบการเงิน (MIS)

งานถัดไป ตรวจสอบการลงบัญชี และขอมูลเจาหนี้/ลูกหนี้


2. กําหนดชวงวันที่ทํารายการ หรือวันที่มีการรับเงินและออกใบเสร็จ

3. เลือกชวงของประเภทหรือสมุดที่ตองการลงบัญชี

4. คลิกปุม {R ปรับขอมูล} รายการรับที่ยังไมไดลงบัญชี

5. เลือกรายการเฉพาะที่ตองการสงไปลงบัญชีโดยทําเครื่องหมาย หรือใชปุม {เลือก

ทั้งหมด}, {ไมเลือกทั้งหมด} และ {เลือกตรงขาม} เพื่อชวยในการทํารายการจํานวนมากๆ

6. เลือกสมุดบัญชีและวันที่ตองการใหลงบัญชี แลวคลิกปุม {P ลงบัญชี} รายการที่ลงเสร็จสิ้นแลวจะ

ยายไปแสดงที่สวนลางของหนาจอ

7. ผูใชสามารถตรวจสอบรายการลงบัญชีไดโดยคลิกที่ปุม

8. หากพบรายการผิดพลาดตองการกลับไปแกไขขอกําหนดในการลงบัญชีใหถูกตองกอนการลงบัญชีใหม ผูใชสามารถคลิกปุม {V ยกเลิก}



นําเขาบัญชี - เม่ืองานระหวางทําเสร็จสิ้น หนาจอ

วัตถุประสงค สําหรับนําเขาขอมูลที่งานพัสดุไดปรับปรุงรายการระหวางทําที่ตรวจรับเสร็จสิ้นครบทุกงวดแลวใหเปนรายการครุภัณฑ เพื่อใหงานบัญชีรับทราบยอดครุภัณฑ

ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี

งานกอนหนา ปรับปรุงรายการระหวางทําและอนุมัติแลวโดยเจาหนาที่พัสดุ

งานถัดไป ตรวจสอบผลการลงบัญชี และคํานวณคาเสื่อม


2. เลือกแสดงขอมูล โดยกําหนดชวงวันที่ที่มีการบันทึกรับครุภัณฑที่ไดจากงานระหวางทํา แลวคลิก {REFRESH}

3. ใน Datasheet รายการปรับปรุงระหวางทําจะแสดงรายการที่งานพัสดุบันทึกและอนุมัติรายการไว

แลว และแสดงรายละเอียดที่เกิดขึ้นใน List Box ซึ่งมูลคารวมของงานระวางทําที่ตรวจรับจะเทากับ

รายการครุภัณฑที่ไดรับทั้งหมด

4. เลือกลงบัญชี โดยระบุสมุดบัญชีที่ตองการบันทึกปรับปรุงนี้ แลวคลิก {ลงบัญชี} ระบบดําเนินการ

– บันทึกบัญชี 1 ชุด

– ปรับปรุงคาที่เกี่ยวกับบัญชีที่เอกสารรับครุภัณฑ (STOCK) เพื่อไมใหรายการเหลานี้ถูกนําไป

บันทึกบัญชีอีก

– ปรับปรุงคาที่เกี่ยวกับบัญชีที่รายการครุภัณฑที่รับใหม หลังจากนี้ครุภัณฑเหลานี้จะสามารถคํานวณคาเสื่อมไดตามเกณฑที่กําหนด

5. ถารายการเรียบรอยแลวจะพบวาใน Datasheet ชองลงบัญชีจะแสดงหนาบัญชีแทนคาวางเดิม

และผูใชสามารถคลิกปุม เพื่อใหเปดหนาตางแสดงรายการคนหา ทําใหทราบผลการลงบัญชีวาลงรายการวาอยางไรบาง ถูกตองหรือไม ตรวจสอบในเบื้องตนได

หมายเหตุ - การลงบัญชี หากไมสามารถดําเนินการไดโดยสมบูรณ อาจเกิดจากการกําหนดรหัสบัญชีในหนาจอ


“กําหนดรูปแบบการลงบัญชีสําหรับรหัสทรัพยสนิ”ไมครบถวน ปดงวดบัญชีแลว มีการลบ/แกไข

รายการครุภัณฑหรือบัญชีพัสดุที่เกี่ยวของ(ในงานพัสดุ) - รหัสบัญชีที่ใชในการลงบัญชี ไดแก ACCID-RECEIVE


นําเขาบัญชี - ตัดจําหนายสนิทรัพย หนาจอ

วัตถุประสงค เพื่อตัดสินทรัพยทั้งที่ขึ้นบัญชีและไมขึ้นบัญชีออกจากทะเบียนครุภัณฑ ลงบัญชีเพื่อรับเงินที่ไดจากการจําหนาย และปรับสถานะของครุภัณฑเพื่อใหทราบวาไมตองออกรายงานแลว


งานกอนหนา บันทึกตัดจําหนายสินทรัพยโดยเจาหนาที่พัสดุ, รับเงินจากการจําหนายและออกใบเสร็จในการเงิน

รับ

งานถัดไป ตรวจสอบผลการลงบัญชี, ตรวจสอบขอมูลรายตัวของสินทรัพยที่ตัดจําหนาย

วิธีการ 1. เลือกวิทยาเขต งวดบัญชี ลําดับที่(ของเอกสาร) ที่บันทึกไวโดยเจาหนาที่พัสดุ 2. รายการที่สามารถลงบัญชีไดตองมีสถานะเปน S: Save และหนาบัญชียังเปนคาวาง โดยปุม

{ลงบัญชี} จะเปนสีแดงใหสามารถคลิกได ใหผูใชคลิก

{ลงบัญชี} จะมีหนาตางขึ้นมาเพื่อถามยืนยันดังรูป

การดําเนินการของระบบเมื่อสั่งลงบัญชี

- ลงบัญชี 1 ชุดรายการ แสดงหนาบัญชีและวันที่

ลงบัญชีเมื่อดําเนินการเสร็จ

- สรางรายการเคลื่อนไหวครุภัณฑ 1 ชุดในระบบ

พัสดุ (STOCK) แสดงเลขที่เอกสารพัสดุเมื่อ

ดําเนินการเสร็จ


- ปรับปรุงขอมูลของครุภัณฑนั้นๆ เชน สถานะครุภัณฑ ประเภทการตัดจําหนาย เปนตน

- บันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงสถานะ เพื่อใชในการตรวจสอบยอนหลัง 3. หลังจากที่ระบบลงบัญชีเรียบรอยแลว รายการทั้งหมดใน Datasheet บนจะหายไป อาจจะ

คงเหลือไดถามีรายการที่งานพัสดุเพิ่งอนุมัติเขามาขณะนั้น และจะปรากฏรายการลงบัญชีที่

Datasheet ลางหนึ่งรายการ ผูใชสามารถเรียกดูผลการลงบัญชีไดโดยคลิกที่ปุม

หมายเหตุ - การลงบัญชี หากไมสามารถดําเนินการไดโดยสมบูรณ อาจเกิดจากการกําหนดรหัสบัญชีในหนาจอ “กําหนดรูปแบบการลงบัญชีสําหรับรหัสทรัพยสิน”ไมครบถวน ปดงวดบัญชีแลว มีการ

ตัดจําหนายครุภัณฑไปแลว เปนตน

- รหัสบัญชีที่ใชในการลงบัญชี ไดแก ACCID-DEPLETION, ACCID-DEPREACCUM, ACCID-

DONATE, ACCID-RECEIVE

ณ สิ้นวัน/งวดบัญชี/อ่ืนๆ

1. ตรวจสอบรายการรอลงบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ตรวจสอบรายการรอลงบัญชี )

2. คาเสื่อมราคา a. คํานวณคาเสื่อมราคาโดยเจาหนาที่พัสดุ ( ระบบคลังพัสดุ > รายการพัสดุ > คํานวณรายการ

คาเสื่อม )

b. ลงบัญชีจากคาเสื่อมราคา ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีคาเสื่อมราคาครุภัณฑ และการ

ปรับเพิ่ม/ลดมูลคา )

3. คลังพัสดุ a. บันทึกรายการรับ/เบิก/จาย/โอนวัสดุและครุภัณฑ ( ระบบบัญชี > บัญชี > บันทึกรายการ

วัสดุ, บันทึกรายการครุภัณฑ )

b. ลงบัญชีจากคลังพัสดุ ( ระบบบัญชี > บัญชี > ลงบัญชีจากระบบคลังพัสดุ (Stock) )

4. ตรวจสอบ/บันทึกปรับปรุงบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีแยกประเภท (G/L) )


นําเขาบัญชี – คาเสื่อมครุภัณฑ การเพิ่ม/ลดมูลคา หนาจอ

วัตถุประสงค สําหรับคํานวณคาเสื่อมราคาครุภัณฑและอาคาร ปรับปรุงรายการเพิ่ม/ลดมูลคา พรอมทั้งนําสงลงบันทึกบัญชี


งานกอนหนา งานพัสดุคํานวณคาเสื่อมราคา ปรับปรุงรายการเพิ่ม/ลดมูลคาไวกอนแลว และมีสถานะ Save หรือทํา

รายการใหม

งานถัดไป ตรวจสอบผลการลงบัญชี และการปรับรายมูลคาของครุภัณฑรายตัว


วิธีการ ลงบัญชีจากรายการที่พัสดุทําไวกอนแลว 1. เลือกวิทยาเขต งวดบัญชี ลําดับที่(ของการทํารายการ) 2. สําหรับเอกสารที่มีสถานะเปน Save และมีรหัสรายการเปน 10 และ 20 เทานั้นที่ตองลงบัญชี และ

รายการที่แสดงใน Datasheet จะไมสามารถแกไขไดแลว ยอดรวมของมูลคาทั้งหมดที่มีการหักไว

หรือเปลี่ยนแปลงมูลคาจะแสดงอยูบรรทัดบนของหนาจอ ซึ่งจะตองตรงกับในบัญชีที่จะบันทึก

3. สั่งลงบัญชี โดยระบุสมุดบัญชีแลวคลิก {ลงบัญชี} หากปุมไมสามารถกดไดแสดงวามีการลงบัญชี

ไปแลว

4. มีหนาตางขึ้นมาถามดังรูป ซึ่งระบบจะดําเนินการตามนั้น

5. เมื่อระบบดําเนินการเสร็จ จะแสดงหนาบัญชี วันที่

ลงบัญชีบนหนาจอ ผูใชสามารถคลิกปุม เพื่อใหเปดหนาตางแสดงรายการคนหา ทําใหทราบผลการลงบัญชีวาลงรายการวาอยางไรบาง ถูกตองหรือไม ตรวจสอบในเบื้องตนได

ขอกําหนดการลงบัญชีของระบบจะลงที่งวดบัญชีที่ตรงกับที่เลือกในขอ1 แลววันที่ลงบัญชีจะเปนวันที่หักคา

เสื่อมถึง/วันที่ตามเอกสาร

ยกเลิกรายการบัญชีคาเสื่อมท่ีลงไปแลว1. เลือกวิทยาเขต งวดบัญชี ลําดับที่ ที่ตองการยกเลิก

2. รายการที่สามารถยกเลิกได (เฉพาะการลงบัญชีจากคาเสื่อมเทานั้น) จะแสดงขอความที่ปุม {ยกเลิก}

เปนสีแดง ใหผูใชคลิก {ยกเลิก} จะปรากฏหนาตางเพื่อเตือนและใหผูใชยืนยันคําสั่ง

3. หลังจากดําเนินการแลว ขอมูลหนาบัญชี วันที่ลงบัญชี จะกลายเปนคาวาง ผูใชสามารถสั่งลงบัญชี

ไดใหม บันทึกหักคาเสื่อม

1. เลือกวิทยาเขต งวดบัญชี แลวคลิกปุม 2. ระบุขอมูล

- วันที่ ซึ่งถือวาเปนวันที่การคํานวณคาเสื่อมจะหักถึงวันนั้นๆ - รหัสรายการ เลือกเปน 10 : หักคาเสื่อม

- สถานะ เริ่มตนเปน W : Work

- หมายเหตุ เชนเหตุผลในการคํานวณระหวางงวด เพื่อใสในคําอธิบายของการลงบัญชีดวย


3. กําหนดชวงของคลังจาก-ถึงเพื่อใชในการคํานวณคาเสื่อม แลวคลิกปุม {ดึงขอมูล} ระบบจะคํานวณ

คาเสื่อมตามสูตรที่กําหนดไวแลวสําหรับครุภัณฑรายตัว โดยไมรวมครุภัณฑไมขึ้นบัญชี

4. ใน Datasheet แสดงรายการครุภัณฑและมูลคาที่หัก ซึ่งผูใชสามารถแกไขตัวเลขในการหักคา

เสื่อมได แตมูลคาอื่นๆไมสามารถแกได 5. กรณีที่ตองการคํานวณคาเสื่อมราคาเปนบางรายการ ใหผูใชคํานวณทั้งหมดของคลังนั้นแลวเลือก

ลบรายการที่ไมตองการออกไปได 6. เมื่อตรวจสอบถูกตองครบถวนแลว ใหเปลี่ยนสถานะเปน S: Save

7. สั่งลงบัญชีตามขั้นตอนที่กลาวไปแลว

หมายเหตุ - การลงบัญชีของระบบจะลงที่งวดบัญชีที่ตรงกับที่เลือกในขอ1 แลววันที่ลงบัญชีจะเปนวันที่หักคา

เสื่อมถึง/วันที่ตามเอกสาร

- การยกเลิกสามารถทําไดเฉพาะการหักคาเสื่อมเทานั้น

- การบันทึกรายการใหมจากเจาหนาที่บัญชีควรทําเฉพาะการหักคาเสื่อมเทานั้น

- การลงบัญชี หากไมสามารถดําเนินการไดโดยสมบูรณ อาจเกิดจากการกําหนดรหัสบัญชีในหนาจอ “กําหนดรูปแบบการลงบัญชีสําหรับรหัสทรัพยสนิ”ไมครบถวน ปดงวดบัญชีแลว มีการตัดจําหนาย

ครุภัณฑไปแลวในชวงที่ดําเนินการ เปนตน

- รหัสบัญชีที่ใชในการลงบัญชี o กรณีหักคาเสื่อม ไดแก ACCID-DEPREACCUM, ACCID-DEPRECOST

o กรณีเพิ่ม/ลดมูลคา ไดแก ACCID-ADJUSTVALUE, ACCID-RECEIVE, ACCID-DONATE


นําเขาบัญชี – ลงบัญชีจากระบบคลังพัสด ุหนาจอ

วัตถุประสงค หลังจากที่มีการรับ/เบิก/จายวัสดุ รับ/โอนยายครุภัณฑ ในระบบคลังพัสดุแลว ณ สิ้นวันหรือสิ้นงวด

ควรจะลงบัญชีเพื่อลงคาใชจายที่เกิดขึ้น โดยมาที่นาจอ “ลงบัญชีจากระบบคลังพัสดุ (Stock)”


งานกอนหนา งานพัสดุบันทึกรายการตางที่เกิดขึ้นกับวัสดุและครุภัณฑ และอนุมัติรายการแลว

งานถัดไป ตรวจสอบผลการลงบัญชี


2. เลือกแสดงผลใน Datasheet โดยกําหนดชวงวันที่ และคลิกปุม {R ปรับขอมูล}

3. การแสดงผลจะแบงออกเปน แสดงรายการเคลื่อนไหวในชวงเวลาที่กําหนดของวัสดุและครุภัณฑที่อนุมัติแลวใน Datasheet บน และรายการลงบัญชีจากคลังพัสดุที่เกิดขึ้นในชวงนั้น

ใน Datasheet ลาง

- ดานบนแสดงเลขที่เอกสารพัสดุ วันที่ ประเภทรายการ และชื่อผูทํารายการ

- ดานลางแสดงรายการหนาบัญชี วันที่ลงบัญชี คําอธิบาย สถานะเอกสาร และจํานวนเอกสารตนทางที่รวบรวมมาลงบัญชี

4. เลือกสมุดบัญชีและวันที่ที่ตองการใหบันทึกบัญชี คลิกปุม {P ลงบัญชี} จะแสดงหนาตางถามยืนยันการ

ลงบัญชีจากผูใช


5. หลังจากที่ระบบลงบัญชีเรียบรอยแลว รายการทั้งหมดใน Datasheet บนจะหายไป อาจจะ

คงเหลือไดถามีรายการที่งานพัสดุเพิ่งอนุมัติเขามาขณะนั้น และจะปรากฏรายการลงบัญชีที่

Datasheet ลางหนึ่งรายการ ผูใชสามารถเรียกดูผลการลงบัญชีไดโดยคลิกที่ปุม

6. กรณีที่ตองการยกเลิกรายการที่ลงไปแลว ใหผูใชคลิก {V ยกเลิก} จะแสดงขอความถามเพื่อให

ยืนยันการยกเลิก ดังรูป เมื่อตอบ “OK” แลว รายการลงบัญชีจะถูกลบออกทั้งหมดและรายการ

พัสดุที่อนุมัติไวจะกลับมารอใหลงบัญชีอีกครั้ง 7. หากการลงบัญชีไมสามารถดําเนินการได

โดยเสร็จสมบูรณ จะแสดงขอความดังรูป


ซึ่งจะเกิดจากการที่กําหนดรหัสบัญชีไมครบถวน ผูใชตองไปดําเนินการใหแลวเสร็จที่หนาจอ “กําหนดรูปแบบการลงบัญชีสําหรับทรัพยสิน” และ “” สําหรับขอความดังรูปตอไปนี้

ขอสังเกต รหัสกลุมพัสดุ:0 – ACCID-CAP_RECEIVE ถาคาเปน “0” คือยังไมกําหนดรูปแบบการลงบัญชี

หากเปนคาอื่นเชน 105 แสดงวารูปแบบที่ 105 ยังไมกําหนดรหัสบัญชีให “ACCID-

CAP_RECEIVE”


ปรับปรงุบัญช ี

1. ปรับปรุงบัญชี – กระทบยอดเงินฝากธนาคาร ( ระบบบัญชี > งานบัญชี (ตอ) > Bank Reconcile

)

2. บันทึกปรับปรุงบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีแยกประเภท (G/L) )


ปรับปรงุบัญช ี– กระทบยอดธนาคาร (Bank Reconcile) หนาจอ - เช็ครับ

- เช็คจาย

วัตถุประสงค กรณีที่มีการรับหรือจายเช็คแลวยังไมถูกนําไปขึ้นเงินนั้น จะทําใหยอดเงินในบัญชีของมหาวิทยาลัยไมตรงกับสมุดบัญชีของธนาคาร ทําใหตองมีการปรับปรุงรายการเพื่อใหสามารถเทียบยอดโดยบวก/ลบรายการเช็คเหลานี้เพื่อตรวจสอบบัญชี


งานกอนหนา ไดรับ Bank Statement การขึ้นเงินจากธนาคารสําหรับกรณีเช็คจาย, เช็คขึ้นเงินจริงสําหรับเช็ครับ

งานถัดไป ออกรายงานกระทบยอดเงินฝากธนาคาร


วิธีการ 1. เลือกรหัสบัญชีธนาคารที่จะปรับปรุงรายการขึ้นเงิน

2. กําหนดงวดบัญชีที่ตองการแสดงรายการถึงงวดนั้นๆ เชน ขอมูลเช็ครับ/จายทั้งหมดถึงงวด 254908

เปนตน

3. เลือกแสดงรายการเช็คที่ยังไมพิสูจนยอดโดยเลือกใน Checkbox หรือ เลือกทั้งหมดตามชวงเวลาที่

กําหนด ดังรูป ซึ่งจะไดขอมูลของเช็คที่ขึ้นเงินในชวงวันนั้นๆรวมกับรายการที่ยังไมขึ้นเงิน

4. คลิกปุม {Refresh} เพื่อปรับขอมูลใหเปนขอมูลปจจุบัน รายการที่แสดงทั้งหมดจะเปนรายการที่มี

ขอมูลเช็ครับหรือเช็คจายเทานั้น หากตองการใหแสดงยอดเงินรวมใหคลิกที่ปุม {แสดงยอด} ที่

ดานลางของหนาตาง 5. คลิกที่ปุม {พิมพ} เพื่อเรียกรายงานกระทบยอดเงินฝากธนาคาร

การบันทึกวันขึ้นเงิน/วันเทียบ มี 3 วิธีดวยกัน คือ

A. กําหนดวันที่ที่จะใชในการเทียบยอดที่

และใหดับเบิ้ลคลิก (DblClick) ที่ชองวันที่เทียบสําหรับเลขที่เช็คที่

ขึ้นเงินตรงกับวันที่กําหนด จะเห็นวันที่เกิดขึ้น และดับเบิ้ลคลิกรายการเช็คอื่นๆไปเรื่อยๆจนครบตาม Bank Statement

B. พิมพวันที่ลงที่รายการเช็คแตละใบในชองวันที่เทียบ

C. ปอนขอมูลเลขที่เช็คลงที่ชอง “เลขที่” กด [Enter] ถาระบบพบเลขที่เช็คที่ตรงกันจะแสดงยอดเงินที่

เขียนเช็คนั้น

แตหากไมพบจะแสดงหนาตางเตือนเพื่อใหผูใชทราบวาไมมีเลขที่เช็คนั้นหรือผูใชอาจพิมพผิด หลังจากนั้นปอนจํานวนเงินตามหนาเช็คที่ชอง “ยอดเงิน” กด [Enter] แลวระบบจะตรวจสอบวายอดเงินนั้นตรง

กับที่เขียนเช็คในระบบหรือไม ถาไมตรงจะแสดงหนาตางเพื่อแจงเตือนใหผูใชตรวจสอบขอมูลใหแนนอน

แตหากจํานวนเงินถูกตองแลว วันที่ที่ระบุไวดานบนจะไปใสในชองวันที่เทียบใหกับรายการเช็คนั้น และ


เลื่อนเคอรเซอรไปรอที่ชอง “เลขที่” เพื่อใหผูใชปอนเลขที่เช็คตอไปเรื่อยๆ

หมายเหตุ การทํางานหลักจะเนนไปที่เช็คจาย ดังนั้นหากมีตัวเลขติดลบอาจเกิดขึ้นไดจากมีรายการเช็ครับรวมดวย


ลงบัญชีแยกประเภท (G/L) หนาจอ

วัตถุประสงค การลงบัญชีจากสวนงานตางๆของระบบ MIS เชน งานเงินเดือน งานการเงิน เปนตน จะมาแสดงผล

รวมกันอยูที่หนาจอนี้ทั้งหมด ซึ่งเปนการลงบัญชีแบบกึ่งอัตโนมัติ ดังนั้นเจาหนาที่บัญชีจึงควรอยางยิ่งที่จะสุมตรวจสอบความถูกตองและปรับสถานะของ GL หรือหากมีขอผิดพลาดหรือมีขอมูลเพิ่มเติมก็

สามารถบันทึกปรับปรุงบัญชีที่หนาจอนี้

ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี, สมุหบัญชี, หัวหนางานบัญชี

งานกอนหนา กําหนดงวดบัญชีและเปดงวดบัญชีที่จะทําการบันทึก

งานถัดไป ออกรายงานตางๆในทางบัญชี

วิธีการ การแสดงผล

หนาจอนี้แบงออกไดเปน 3 สวนคือ

1. สวนการกรองขอมูล โดยผูใชจะตองระบุงวดบัญชีที่เปนเลข 6 หลักประกอบดวยปและเดือน

สมุดบัญชีรายวัน ลําดับที่หรือรายการที่ เพื่อเขาถึงขอมูล GL ที่ตองการ

2. สวนของ GL เปนสวนที่บอกวา GL แตละรายการนั้นไดมาอยางไร และลงบัญชีวันไหน

สถานะเปนเชนไร พรอมทั้งคําอธิบายการลงบัญชี เชน เปนการลงบัญชีปรับปรุง ลงบัญชีจากงานทะเบียน เปนตน

คําอธิบายความหมายของขอมูลเปลี่ยนแปลงไปเรื่อยๆขึ้นอยูกับวาเปนสมุดบัญชีใด ซึ่งจะไมเหมือนกันขึ้นอยูกับงานแตละประเภท อยางเชนการลงบัญชีจากใบสําคัญสามารถบอกไดวามาจากใบสําคัญเลขที่ใด แตไมสามารถบอกไดวาเปนปภาคการศึกษาใด


รูปแบบ SUM คือการแสดงผลใน Datasheet ที่เปนแบบยอหรือสรุปยอดเฉพาะขอมูลบัญชี

จํานวนเงิน มิติขอมูล สวนรูปแบบ DETAIL เปนการแสดงแบบละเอียดทั้งหมดเทาที่มีการ

บันทึกขอมูลไวและรวมถึงวาผูใชสามารถจะบันทึกเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงขอมูลได สถานะการทํางานแบงไดดังนี้ รหัส ปุม สถานะ W Work ดําเนินการ (เมื่อเริ่มตนหรือกลับไปแกไข) ซึ่งถือวายังบันทึกไมสมบูรณ

และจะยังไมแสดงในรายงานใดๆ S Save เปนการยืนยัน GL ในเบื้องตน จะถือวาเปนการลงบัญชีจริงแลว C Confirm เปนการยืนยันจากผูใชหรือหัวหนางานอีกครั้งวาการลงบัญชี GL นั้น

ถูกตอง และไดรับการตรวจสอบแลว V Void ยกเลิก GL ที่ผิดพลาด จะไมแสดงในรายงานใดๆ และไมสามารถ

เปลี่ยนสถานะกลับมาเพื่อบันทึกไดอีก 3. สวนของรายการลงบัญชีแยกประเภทจะเปน Datasheet ที่แจงรายการของแตละ GL วามีการ

ลงบัญชีแยกประเภทใดบางมีการเชื่อมโยงขอมูลหรือนํามาลงบัญชีจากที่ใด นอกจากนี้ยังมีขอมูลเกี่ยวกับงบประมาณเพื่อออกบัญชี 3 มิติดวย

การแสดงผลสามารถเลือกรูปแบบเพื่อใหเนนที่ขอมูลที่สนใจ ดังนี้

o ทั้งหมด เพื่อใหเห็นรายการทั้งหมดที่ผูใชบันทึกไว o ทั่วไป แสดงเฉพาะขอมูลรหัสบัญชีและจํานวนเงิน

o เจาหนี้/ลูกหนี้ แสดงชื่อบุคคลอางอิงหรือเจาหนี้/ลูกหนี้ รวมทั้งเอกสารที่เกี่ยวของซึง่

อาจเปนเอกสารตั้งหนี้หรือใบยืมเงิน เปนตน


o เช็ค แสดงเลขที่เช็ค วันที่เช็ค วันที่เช็คขึ้นเงิน จายเช็คใหกับเจาหนี้ใด เปนตน

o เอกสารอางอิง แสดงเลขที่เอกสาร วันที่ของเอกสาร โดยระบุวาเอกสารนั้นคือเอกสาร

ใด เชน ใบตรวจรับ ใบสําคัญ ใบยืม/คืนเงิน เปนตน

o งบประมาณ ประกอบไปดวยขอมูลปงบประมาณ แหลงเงิน หนวยงาน กองทุน

ผลผลิต/โครงการ และกิจกรรม

o เงินฝากประจํา แสดงวันที่มีการฝากประจําเงิน เพื่อใหระบบประมวลผลไดวาจะมีบัญชี

เงินฝากประจํานั้นครบกําหนดรับดอกเบี้ยครั้งตอไปเมื่อใด เพื่อใหสามารถทราบเม็ดเงินรายไดที่จะไดรับ

บันทึกเพิ่ม/ปรับปรุงบัญชี1. กําหนดงวดบัญชีและสมุดบัญชีที่จะบันทึก

2. เพิ่มรายการใหมโดยกด ระบบจะถามยืนยันการเพิ่ม GL ในลําดับถัดไป ดังรูป

หรือหากตองการขามลําดับที่หรือแทรกลําดับ ใหผูใชกําหนดลําดับที่ตองการแลวคลิกที่ปุม {ADD}

สถานะของเอกสารที่ไดในเริ่มตนนี้จะเปน “Work”


3. บันทึกขอมูลที่สําคัญไดแก วันที่ลงบัญชีและคําอธิบายเล็กนอยของการบันทึกบัญชีครั้งนี้ 4. บันทึกขอมูลอื่นๆ เชน เลขที่เอกสาร วันที่อางอิง หมายเหตุ ป-ภาคการศึกษากรณีที่เกี่ยวของกับการ

จัดการศึกษา เปนตน

5. เลือกรูปแบบ DETAIL

6. บันทึกขอมูลใน Datasheet เริ่มจากการเลือกการแสดงผลใหเหมาะกับขอมูลที่กําลังจะบันทึกตามที่

ไดกลาวไปขางตน หลังจากนั้นใหระบุรหัสบัญชี จํานวนเงินเดบิตหรือเครดิต และขอมูลอื่นๆดังนี้ ขอมูล คําอธิบาย หมายเหตุ รหัสบัญชี บัญชีที่ตองการเดบิตหรือเครดิต เดบิต จํานวนเงินฝงเดบิต เครดิต จํานวนเงินฝงเครดิต

จะตองลงยอดเงินดานใดดานหนึ่งเสมอและตองเปนยอดบวก

ปงบประมาณ ปงบประมาณของการใชเงินนั้นๆ แหลงเงิน แหลงเงินที่มาของเงินที่ลงบัญชี

ตองระบุทุกครั้ง

งาน/โครงการ กิจกรรม

มิติแผนงาน

หนวยงาน มิติหนวยงาน กองทุน มิติกองทุน

ตองระบุทุกครั้ง เนื่องจากเปนระบบบัญชีลักษณะ 3 มิติ

บุคคลอางอิง/เจาหนี้/ลูกหนี้

บุคคลที่มีผลใหมีการลงบัญชี เชนเจาหนี้ ลูกหนี้ เปนตน

จําเปนตองกําหนดเมื่อเปนการรับเงินหรือจายเงินกับบุคคลใด ยกเวนกรณีของนิสิต/นักศึกษา กรณีที่มีการบันทึกบัญชีเจาหนี้/ลูกหนี้ก็ตองระบุดวยทุกครั้ง

อางอิงเอกสาร บอกวาระเบียนขอมูลน้ีไดขอมูลจากที่ใดหรือเอกสารประเภทใด

เอกสารเลขที่ วันที่เอกสารอางอิง

บอกรหัสหรือเลขที่ของเอกสาร วันที่ของเอกสาร ที่นํามาอางอิงในระเบียนนี้

ควรระบุถาสามารถรูที่มาของรายการเหลานั้น เพื่อประโยชนในการติดตามขอมูลกลับไป แตในกรณีที่เปนเจาหนี้/ลูกหนี้ตองระบุทุกครั้งเพื่อคุมหนี้ใหถูกตอง

วันที่ครบกําหนดชําระ

วันที่ครบกําหนดชําระตามสัญญายืมเงิน

เงื่อนไขการชําระเงิน

เงื่อนไขการชําระเงินตามสัญญายืมเงิน

กรณีที่เปนเจาหนี้/ลูกหนี้ตองระบุทุกครั้งเพื่อคุมหนี้ใหถูกตอง

เลขที่เช็ค เลขที่เช็ค ที่ออกจากระบบ หรือบันทึก วันที่ฝากประจํา

วันที่เกิดการฝากประจําเงินเพื่อใชดอกผลของเงินฝากนั้น

เฉพาะกรณีที่ยอดเงินนั้นจะไดรับดอกเบี้ย

7. บันทึกรายการอื่นๆตอไป จนครบและแนใจแลววาขอมูลทั้งหมดถูกตอง ใหคลิกที่ปุม {Save} หรอื


บัญชี รวมทั้งระดับสิทธิ์ตางๆ หากทั้งหมดถูกตองการบันทึกเปนอันวาสมบูรณ และในบางกรณีระบบจะสรางขอมูลที่เกี่ยวของหรือเช่ือมโยงให ผูใชสามารถเขาไปตรวจสอบหรือดําเนินการอื่นๆตอไปได ดังนี้ เจาหนี้/ลูกหนี้ หนาจอ “ทะเบียนคุมเจาหนี้/ลูกหนี้”

เช็ค หนาจอ “ทะเบียนคุมเช็ครับ/จาย”, “กระทบยอดธนาคาร”

บัญชีเงินฝากประจํา หนาจอ “ทะเบียนคุมเงินฝากประจํา”

8. หากตรวจสอบภายหลังพบวาบันทึกรายการผิด – หากสถานะเปน “Save” และตองการแกไข ใหผูใชคลิกที่ {Work} แลวแกไขรายการใหถูกตอง

และคลิก {Save} ตามเดิม

– หากสถานะเปน “Confirm” จะไมสามารถแกไขได ผูใชตองยกเลิกโดยคลิก {Void} แลวบันทึก

รายการใหมทั้งหมด

– หากความผิดพลาดเกิดจากการลงบัญชีผิดงวดบัญชีหรือผิดสมุด และยังไมปดบัญชี ใหผูใชคลิก {Work} ตามดวย {MOVE} และระบุงวดบัญชี สมุดบัญชีวาตองการใหยายไปที่ใด หลังจากนั้น

คลิก {Save} ตามเดิม

9. กรณีที่ตองการคัดลอกการลงบัญชีในรูปแบบหรือเนื้อหาคลายๆเดิม ผูใชอาจใชวิธีคลิก {COPY}

ระบบจะทําการคัดลอกรายการบัญชีที่กําลังแสดงผลนั้นขึ้นมาอีก 1 ชุดในลําดับเอกสารถัดไป หาก

ตองการใหคัดลอกไปที่สมุดหรืองวดบัญชีอื่นใหผูใชดําเนินการ MOVE เอกสารตอไป

10. ในขณะที่ผูใชงานกําลังทํารายการใดๆอยูนั้น อาจจะมีผูใชงานทานอื่นกําลังบันทึกรายการเพิ่มเติมทั้งแบบบันทึกเองหรือนําเขาจากระบบอื่น ซึ่งทําใหลําดับใน Combo Box ไมเปนปจจุบัน ผูใชสามารถ

คลิกที่ {ดึงขอมูลใหม} เพื่อใหปรับปรุงรายการได

11. การคนหารายการบันทึกบัญชีที่เคยทําไวนั้นสามารถดําเนินการไดโดยคลิก และทําตามขั้นตอนที่อธิบายไวในหนาจอ “คนหารายการลงบัญชี” จนพบรายการที่ตองการแลวใหดับเบิ้ลคลิกที่รายการ

นั้น หนาจอคนหาจะถูกปดและขอมูลที่แสดงปจจุบันจะเลื่อนไปยังรายการที่ผูใชเลือกไวในการคนหา

หมายเหตุ – การลงบัญชีจะเปนผลเมื่อมีสถานะเปน S : Save หรือ C : Confirm เทานั้น

– ไมแนะนําใหยกเลิก GL โดยปรับสถานะเปน V : Void เนื่องจากบาง GL เปนการลงบัญชีจากงานอื่น

อาจจะทําใหความสัมพันธของขอมูลผิดพลาดได ดังนั้นควรจะลงบัญชีอีกชุดรายการเพื่อเปนการปรับรายการที่ผิดจะดีกวา

– ไมแนะนําใหปรับสถานะของ GL จาก S มาเปน W เพื่อแกไข ในกรณีที่เปนการลงบัญชีอัตโนมัติ

จากบางสวนงานเนื่อง แตควรจะไปยกเลิกรายการนั้นๆ เพื่อที่จะยกเลิก GL นั้นๆดวย หรือลง GL

เพื่อปรับรายการแทน


– การรับสถานะหรือการแกไขใดๆก็ตาม อยาลืมวางวดบัญชีนั้นยังคงเปดอยูหรือไม โดยสามารถตรวจสอบไดจากหนาจองวดบัญชี

ณ สิ้นงวด

1. ปดงวดบัญชี ( ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > งวดบัญชี )

2. เพิ่มและเปดงวดบัญชีใหม( ระบบบัญชี > ขอมูลระบบ > งวดบัญชี )

กลุมงานเชื่อมโยงระบบ

กําหนดความสัมพันธของขอมูล

1. กําหนดความสัมพันธวิทยาเขต ( ระบบบัญชี > เช่ือมโยงงานทะเบียน > กําหนดความสัมพันธ

วิทยาเขต )

2. กําหนดความสัมพันธหนวยงาน ( ระบบบัญชี > เช่ือมโยงงานทะเบียน > กําหนดความสัมพันธ

หนวยงาน )

3. กําหนดกลุมรายได ( ระบบบัญชี > เช่ือมโยงงานทะเบียน > กําหนดกลุมรายได)

4. กําหนดกลุมรายไดกับหลักสูตร( ระบบบัญชี > เช่ือมโยงงานทะเบียน > กลุมรายไดกับหลักสูตร)

5. กําหนดความสัมพันธสมุดบัญชี ( ระบบบัญชี > เช่ือมโยงงานทะเบียน > กําหนดความสัมพันธ

สมุดบัญชี )

6. กําหนดเกณฑการจัดสรรเงิน ( ระบบบัญชี > เช่ือมโยงงานทะเบียน > กําหนดเกณฑการจัดสรร

เงิน )


เชื่อมโยงระบบ - กําหนดความสัมพันธวิทยาเขต หนาจอ

วัตถุประสงค กําหนดความสําพันธระหวางวิทยาเขตระบบบริการการศึกษากับระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร ซึ่งโดย

สวนใหญระบบงานสารสนเทศเพื่อการบริหารจะเปนการดําเนินการรวมศูนย การดําเนินการจะเปนลักษณะวิทยาเขตเดียว ซึ่งระบบไดทํารองรับไวสําหรับการดําเนินการแยกวิทยาเขตก็ได

ผูใชงาน เจาหนาที่การเงินและบัญชี


งานถัดไป กําหนดความสําพันธหนวยงาน

วิธีการ 1. “วิทยาเขตของระบบ REG (บริการการศึกษา)” กําหนดวิทยาเขตของระบบบริการการศึกษาใหครบ

ทั้งหมด

2. “วิทยาเขตของระบบ MIS (สารสนเทศเพื่อการบริหาร)” กําหนดการเชื่อมโยงมาระบบสารสนเทศ

เพื่อการบริหารวาตองการลงบัญชีเปนวิทยาเขตไหน ซึ่งสวนใหญจะเปนการดําเนินการรวมศูนยเปนวิทยาเขตเดียว

หมายเหตุ ควรกําหนดใหครบทุกรายการของระบบงานบริการการศึกษา เพื่อไมใหมีขอมูลตกหลนในการทํางานรวมกัน


เชื่อมโยงระบบ - กําหนดความสัมพันธหนวยงาน หนาจอ

วัตถุประสงค กําหนดการเชื่อมโยงหนวยงานระหวางระบบบริการการศึกษาและระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร



งานถัดไป กําหนดกลุมรายได

วิธีการ 1. กดปุม เพื่อใหระบบดึงขอมูลหนวยงานจากระบบบริการการศึกษา ซึ่งใชในตอนเริ่มตนระบบ

2. เลือกคณะหนวยงานหลัก

3. กําหนดภาควิชา(ระบบบริการการศึกษา) กับหนวยงานระบบบัญชี

4. กรณีตองการตรวจสอบวาไดกําหนดความสําพันธหนวยงานครบถวน ใหกดปุม ถาไมมีขอมูล Query แสดงขึ้นมาแสดงวาไดกําหนดครบถวน(ในปจจุบัน) ถามีการเปลี่ยนแปลงหนวยงาน

ไมวาระบบบริการการศึกษาและหนวยงานบัญชี ตองดําเนินการเชื่อมโยงเพิ่มเติม



เชื่อมโยงระบบ - กําหนดกลุมรายได หนาจอ

วัตถุประสงค กําหนดกลุมรายได เพื่อแยกลักษณะการลงบัญชี ถามีการลงบัญชีแตกตางกันตองกําหนดกลุมใหแตกตาง

กัน ซึ่งจะสําพันธกับหลักสูตรนักศึกษา


งานกอนหนา กํานหนดกลุมรายได

งานถัดไป กําหนดกลุมรายไดกับหลักสูตร

วิธีการ 1. กําหนดกลุมรายได ID เปนตัวเลข

2. กําหนดกลุมรายได CODE เปนตัวอักษรที่ตองการแสดงในการใชงาน

3. กําหนดชื่อกลุมรายได 4. กลุมรายได 99: Z เปนของระบบในกรณีที่มีการรับเงินเปนบุคคลภายนอกคือ ไมมีรหัสนักศึกษา จะ

ใหเปนกลุม Z เพื่อจะระบึลักษณะการลงบัญชีอยางไร



เชื่อมโยงระบบ - กําหนดกลุมรายไดกับหลกัสูตร หนาจอ

วัตถุประสงค กําหนดกลุมรายไดกับหลักสูตร เพื่อกําหนดลักษณะการลงบัญชี ซึ่งอาจแยกจากระดับการศึกษา เชน ป.

ตรี,ป.โท หรือตามประเภทรายได



งานถัดไป กําหนดกลุมความสําพันธสมุดบัญชี

วิธีการ 1. เลือกวิทยาเขต วิทยาเขตตามการกําหนดวิทยาเขตที่สมุดบัญชี

2. กดปุม กรณีเริ่มตนระบบหรือมีการเพิ่มหลักสูตร เมื่อกดปุมแลวจะขึ้น

เพื่อใหระบุกลุมรายได จากนั้นกดปุม OK เพื่อกําหนด

หลักสูตร จะนําเขาในสวนที่ไมชํ้ากับรายการที่มีอยูแลว

3. เลือกระดับ เพื่อใหแสดงรายการเฉพาะระดับนั้นในการตรวจสอบ

4. เลือกคณะ เพื่อใหแสดงรายการเฉพาะระดับนั้น

5. ในสวนรายการ มี “โปรแกรม” คือ โปรแกรมที่ทําการเปดสอนทั้งหมดของมหาวิทยาลัย

“กลุมรายได” คือ กลุมรายไดที่เปนตัวแยกลักษณะการลงบัญชี(ตามสมุดบัญชีและรหัสรายได)



เชื่อมโยงระบบ - กําหนดความสําพันธสมดุบัญช ีหนาจอ

วัตถุประสงค กําหนดความสําพันธสมุดบัญชี กับกลุมรายได และกําหนดลักษณะลงบัญชีดานขา CR



งานถัดไป กําหนดเกณฑการจัดสรรเงิน

วิธีการ 1. เลือกวิทยาเขต เพื่อแยกสมุดการเงินรับนักศึกษาตามวิทยาเขต

2. สวนบน กําหนด สมุดใบเสร็จและสมุดบัญชีที่จะลงบัญชี

“สมุดใบเสร็จ” สมุดการเงินรับนักศึกษา

“สมุดบัญชี” กําหนดสมุดบัญชีเมื่อมีการสงขอมูลสมุดการเงินรับนักศึกษา

3. สวนลาง จะเปลี่ยนแปลงตามสมุดใบเสร็จดานบน

“กลุมรายได” โดยหนึ่งสมุดใบเสร็จจะมีทุกกลุมรายได เนื่องจากหนึ่งสมุดสามารถรับเงินจาก

นักศึกษาทุกหลักสูตร “รหัสบัญชี GL(DR)” จะกําหนดรหัสบัญชีดาน DR ในการลงบัญชีตามกลุมรายได



เชื่อมโยงระบบ - กําหนดเกณฑการจัดสรรเงิน หนาจอ

วัตถุประสงค กําหนดลักษณะการลงบัญชีดาน CR โดยแยกตามวิทยาเขต(ของสมุด) กลุมของรายได และแยกตามภาค

การศึกษา



งานถัดไป สงรายการเขาระบบบัญชี

วิธีการ 1. เลือกเงื่อนไขในการแสดงผล

กําหนด “วิทยาเขต”

กําหนด “กลุมรายได” เปนตัวในการแยกลักษณะการลงบัญชี

ดังนั้น การแยกกลุมรายไดตองทราบถึงลักษณะการลงบัญชี กําหนด “ภาคการศึกษา” กรณีมีการลักษณะการลงบัญชี

เหมือนกันทุกภาคการศึกษา ใหกําหนดเปน “สําหรับทุกภาค”

2. กรณีเริ่มตนระบบ ใหเลือก

ใหครบ แลวกดปุม เพื่อนําเขาเปนชุด

3. กําหนด “รหัสคาธรรมเนียม” รหสัรายรับในการรับเงินจากระบบบริการการศึกษา

4. กําหนด “รหัสบัญชี GL(CR) รหัสบัญชีรับรูรายได/เงินรับฝาก ดานเครดิต

5. กําหนด “ลูกหนี้ (DR)” กําหนดรหัสบัญชีในการลงบัญชีลูกหนี้ดานเดบิต

6. กําหนด “ลูกหนี้ (CR)” กําหนดรหัสบัญชีในการลงบัญชีลูกหนี้ดานเครดิต

7. กําหนด “แหลงเงิน” (นอกงบประมาณ) ที่เปนผูจัดเก็บรายได


8. กําหนด “หนวยงาน” ที่ไดรับเงิน ซึ่งการกําหนด แบงออกเปน 3 กรณี

– ระบุหนวยงานที่เปนผูรับเงิน เชน “2011 : คาบํารุงหองสมุด” ใหกับสํานักวิทยบริการ เปนตน

– ไมระบุหนวยงาน ใหกับคาธรรมเนียมที่เกี่ยวกับหนวยกิต ระบบจะลงบัญชีใหกับหนวยงาน/คณะที่เปดสอน

– ไมระบุหนวยงาน ใหกับคาธรรมเนียมทั่วไป ระบบจะลงบัญชีใหกับหนวยงาน/คณะที่นักศึกษาสังกัด ตามการกําหนดความสําพันธหนวยงาน

9. กําหนด “มิติแผนงาน” ไดแก โครงการและกิจกรรม

10. กําหนด “มิติกองทุน”


การลงบัญชีรายรับจากระบบบริการการศึกษา

1. สงรายการเขาระบบบัญชี ( ระบบบัญชี > เช่ือมโยงงานทะเบียน > สงรายการเขาระบบบัญชี )

2. สงรายการเขาระบบบัญชี (กรณีมีการยกเลิกใบเสร็จหลังจากมีการสงลงบัญชีแลว) ( ระบบบัญชี

> เช่ือมโยงงานทะเบียน > สงรายการเขาระบบบัญชี VOID )

3. ตรวจสอบผลการลงบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีแยกประเภท (G/L) )


เชื่อมโยงระบบ - สงรายการเขาระบบบัญช ีหนาจอ

วัตถุประสงค นําใบเสร็จระบบบริการการศึกษาลงบัญชี



งานถัดไป ตรวจสอบการลงบัญชี

วิธีการ 1. เลือก “วิทยาเขต”

2. เลือก “ปงบประมาณ” ปงบประมาณในระบบการเงินรับนักศึกษา

3. เลือก “วันที่จาก” วันที่เริ่มตนที่ตองการสงรายการ

4. เลือก “วันที่ถึง” วันที่สิ้นสุดที่ตองการสงรายการ เมื่อเลือกแลวจะปรากฏสมุดการเงินรับและเลมที ่

เลขที่ จํานวนรายการ และจํานวนเงิน แตถาตองการจะเริ่มตนใบไหนถึงใบไหนสามารถเลือกได เนื่องจากอาจมีการปดการรับเงินกอนสิ้นวัน

5. เลือก “ปงบประมาณ” ดานขวามือเพื่อลงบัญชี

6. เลือก “วันที่” ดานขวามือคือวันที่ ที่ตองการลงบัญชี

7. ระบบจะทําการแสดงขอมูลตามเงื่อนไข ตรวจสอบวาจํานวนรายการและจํานวนเงิน ถูกตองตามที่ตองการลงบัญชี

8. ในคลิกเลือกในชอง “ทํารายการ” ใหเปนเครื่องหมายถูก ในรายการที่ตองการลงบัญชี

9. คลิกปุม “สงรายการ” เพื่อลงบัญชี

10. เมื่อลงบัญชีแลวจะปรากฏรายการในชองดานลาง 11. ถาตองการยกเลิก ใหเลือกชวงวันที่ ดานขวามือดานลาง เพื่อใหปรากฏรายการที่นําสงบัญชีแลว 12. เลือกรายการที่ตองการยกเลิก โดยการคลิกที่รายการนั้นใหเกิดแทบสี 13. คลิกปุม “ยกเลิก” เพื่อยกเลิกรายการสง ซึ่งควรใชความระมัดระวังดวย

หมายเหตุ ควรระมัดระวังเรื่องใบเสร็จเริ่มตน ใบเสร็จสิ้นสุด ถาไมไดปดตามวัน เชน ถาปดเวลา 15.00 น. ถายังไม

มีการปดรับเงินก็จะมีใบเสร็จหลังจากนั้น การสงเขาบัญชีก็ตองเลือกเฉพาะใบเสร็จของวันกอนที่หลังจากเวลา 15.00 น. และใบเสร็จวันสิ้นสุดที่ถึงเวลา 15.00 น. เทานั้น


เชื่อมโยงระบบ – สงรายการเขาระบบบัญช ี(กรณีมีการยกเลิกใบเสร็จหลังจากมีการสงลงบัญชแีลว) หนาจอ

วัตถุประสงค กรณีมีการยกเลิกใบเสร็จ หลังจากมีการลงบัญชีไปแลว ตองมีการดําเนินการกลับขาบัญชี ในใบเสร็จที่

ยกเลิก



งานถัดไป ตรวจสอบการลงบัญชี

วิธีการ การใชงานเหมือนกับ การลงรายการเขาระบบบัญชี

1. เลือก “วิทยาเขต”

2. เลือก “ปงบประมาณ” ปงบประมาณในระบบการเงินรับนักศึกษา

3. เลือก “วันที่จาก” วันที่เริ่มตนที่ตองการสงรายการ

4. เลือก “วันที่ถึง” วันที่สิ้นสุดที่ตองการสงรายการ เมื่อเลือกแลวจะปรากฏสมุดการเงินรับและเลมที ่

เลขที่ จํานวนรายการ และจํานวนเงิน แตถาตองการจะเริ่มตนใบไหนถึงใบไหนสามารถเลือกได เนื่องจากอาจมีการปดการรับเงินกอนสิ้นวัน

5. เลือก “ปงบประมาณ” ดานขวามือเพื่อลงบัญชี

6. เลือก “วันที่” ดานขวามือคือวันที่ ที่ตองการลงบัญชี

7. ระบบจะทําการแสดงขอมูลตามเงื่อนไขกรณีการยกเลิก ซึ่งจะแสดงแบบ 1 ตอ 1

8. ในคลิกเลือกในชอง “ทํารายการ” ใหเปนเครื่องหมายถูก ในรายการที่ตองการลงบัญชี

9. คลิกปุม “สงรายการ” เพื่อลงบัญชี

10. เมื่อลงบัญชีแลวจะปรากฏรายการในชองดานลาง 11. ถาตองการยกเลิก ใหเลือกชวงวันที่ ดานขวามือดานลาง เพื่อใหปรากฏรายการที่นําสงบัญชีแลว 12. เลือกรายการที่ตองการยกเลิก โดยการคลิกที่รายการนั้นใหเกิดแทบสี 13. คลิกปุม “ยกเลิก” เพื่อยกเลิกรายการสง ซึ่งควรใชความระมัดระวังดวย



การตั้งลูกหนีน้ักศึกษาจากระบบบริการการศึกษา

1. สงรายการเขาระบบบัญชี ( ระบบบัญชี > เช่ือมโยงงานทะเบียน > สงรายการเขาระบบบัญชี )

2. ตรวจสอบผลการลงบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี > ลงบัญชีแยกประเภท (G/L) )

เชื่อมโยงระบบ – ตั้งลูกหนีน้ักศึกษา หนาจอ

วัตถุประสงค เพื่อเปนสงลูกหนี้นักศึกษาที่มีลงบัญชี เพื่อรับทราบวาลูกหนี้นักศึกษาเปนเทาไรในแตละเดือน และควร

ดําเนินการในวันสิ้นเดือนที่สิ้นสุดการดําเนินงานรับเงิน หรือกอนเริ่มตนเดือนใหมกอนมีการรับชําระเงิน



งานถัดไป ปดบัญชี

วิธีการ 1. กําหนดขอมูลพ้ืนฐาน

1.1 รหัสบัญชีลูกหนี้ที่จะลงพักไว และรหัสบัญชีรายไดที่จะลงพักไว โดยแจง ADMIN ระบบ เพือ่

เปนรหัสที่จะลงบัญชี

1.2 กําหนดเวลา(ช่ัวโมง:นาที) ที่ตองการรับทราบลูกหนี้ ซึ่งระบบจะกําหนดเปนวันสิ้นเดือนตาม

งวดบัญชีที่ไดต้ังไว เชน เดือนมกราคม ก็เปน วันที่ 31 มกราคม เวลา 23.59 เปนตน

1.3 กําหนดสมุดที่จะลงบัญชีเริ่มตน

1.4 ในการทํางานระบบจะทําการนําเขาขอมูล ณ เวลา เที่ยงคืนของวันสิ้นเดือน โดยอัตโนมัติ แตถาไมดําเนินการ ก็สามารถดึงขอมูล ในขอที่ 2

2. เลือก “วิทยาเขต” ที่ตองการตั้งลูกหนี้ ซึ่งจะสําพันธกับวิทยาเขตที่มีการเชื่อมโยงกับระบบบริการ

การศึกษา

3. เลือก “’งวดบัญชี” ที่ตองการจะตั้งลูกหนี้


4. เลือกประเภทในการดําเนินงาน และคลิกปุม โดยแบงขั้นตอนดังนี้

0:นําเขาหนี้นศ เปนการนําเขาขอมูลหน้ีนักศึกษา ซึ่งระบบจะดําเนินการใหตอนเที่ยงคืนของวัน

สุดทายของเดือน แตถาไมทํางานก็สามารถมาดึงไดดวยตนเอง แตตองกอนมีการตัดใบเสร็จในวันเริ่มตนของเดือน 1: นําสงบัญชี นําขอมูลที่ดึงมาไดนําสงบัญชีเพื่อต้ังลูกหนี้นักศึกษา

2: ยกเลิการนําสงบัญชี ยกเลิกเฉพาะการนําสงบัญชี

3: ยกเลิกนําเขาหนี้นศ ยกเลิกการนําเขาขอมูลหนี้นักศึกษา แตควรใชความระมัดระวังเนื่องจากเปน

ขอมูลในลักษณะปจจุบัน(real time) ซึ่งอาจเกิดความผิดพลาดได

5. สมุดบัญชีที่กําหนดไวเปนคาเริ่มตนสามารถเปลี่ยนแปลงไดตามความเหมาะสม

หมายเหตุ ขอควรระวัง ขณะดําเนินการนําสงลูกหนี้นักศึกษา ควรทําใชชวงที่ไมไดมีการออกใบเสร็จและไมมีการแกไขขอมูล เพราะอาจทําใหขอมูลลูกหนี้ผิดพลาดได ดังนั้นชวงเวลาที่เหมาะสมคือ กอนการเริ่มตนรับเงินในวันที่ดําเนินการและไมมีเจาหนาที่ไปแกไขยอดลูกหนี้นักศึกษา

ณ สิ้นป

1. ยกยอดบัญชี ( ระบบบัญชี > งานบัญชี (ตอ) > ยกยอดบัญชี )

2. ยกยอดจาหนี้/ลูกหนี้ ( ระบบบัญชี > งานบัญชี (ตอ) > ยกยอดเจาหนี้/ลูกหนี้ )


ยกยอดบัญช ีหนาจอ

วัตถุประสงค เพื่อยกยอดบัญชีหลังจากที่ปดปบัญชีไปตั้งยอดสําหรับปบัญชีใหม เพื่อความสะดวกการสรุปขอมูลและการตรวจสอบ

ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี, สมุหบัญชี, หัวหนางานบัญชี

งานกอนหนา ปดงวดบัญชีทั้ง 13 งวดแลว, ยกยอดทะเบียนคุมเจาหนี้/ลูกหนี้, ยกยอดบัญชีคลังพัสดุ

งานถัดไป ตรวจสอบความถูกตองหลังการยกยอดที่บัญชีแยกประเภท

วิธีการ 1. ระบุเงื่อนไขของปที่จะปดบัญชี

– ระบุวิทยาเขตที่จะยกยอด ซึ่งใน Combo Box สมุดบัญชีที่ใหเลือกจะมีเพียงของวิทยาเขตนั้นๆ

– งวดบัญชีจาก-ถึง ที่ตองการใหสรุปรายการ ควรเปนงวด 00 ถึง 12

– สมุดบัญชีจาก/ถึง ที่ตองการใหสรุปรายการ

2. คลิกปุม {C ตรวจสอบ} ระบบจะตรวจสอบรายการยกยอดบัญชีคลังพัสดุและการยกยอดเจาหนี้/

ลูกหนี้ที่ควรจะดําเนินการกอน หากมีรายการที่ยังไมดําเนินการจะแสดงกลองขอความ ดังรูป

“มีรายการบัญชีคลังพัสดุป

กอนที่ยังไมยกยอด/ปดยอดวัสดุ” ผูใชควรติดตอ

เจาหนาที่พัสดุใหปดยอดวัสดุแลวยกยอดใหเรียบรอยกอนดําเนินการอีกครั้ง


“ยังไมมีรายการยกยอด

เจาหนี้/ลูกหนี้ไปยังปถัดไป” ผูใชควรจะยกยอด

เจาหนี้/ลูกหนี้และบัญชีทั่วไปพรอมกัน หรืออาจแยกดําเนินการยกยอดทั่วไปอยางเดียวเพื่อทดสอบกอนได

3. ระบุเงื่อนไขของปที่จะยกยอดบัญชีไป

– งวดบัญชี ที่จะใชในการลงบัญชียกยอด ควรเปนงวด 00 ของปถัดไป

– สมุดบัญชี ที่จะใชในการลงบัญชียกยอด

– รหัสบัญชีกําไร-ขาดทุนสะสม สําหรับใหระบบใส

ยอดเงินรายได/ขาดทุนจากปนั้นๆ

4. คลิกปุม {B ยกยอด} ระบบจะตรวจสอบเหมือนที่คลิกปุม {C

ตรวจสอบ} ไมวาจะพบขอความเตือนใดๆในการตรวจสอบ

ผูใชก็ยังสามารถตอบยืนยันเมื่อพบกลองขอความถามยืนยัน แสดงวาไดทํารายการแลว

5. ถาผูใชตอบยืนยัน ระบบจะยกยอดใหหากไมพบปญหาใดๆ จะปรากฏหนาตางแสดงขอความ “รายการยกยอดเรียบรอยแลว” แต

หากพบปญหาอาจพบกลองขอความ ดังรูป

จากตัวอยางตามรูป เกิดจากผูใชยังไมกําหนดงวดบัญชีในปบัญชีถัดไป เปนตน

หมายเหตุ – การยกยอดสามารถทําไดหลายคร้ัง สามารถสรุปแยกแตละสมุดบัญชี/หรือรวมเปนรายการเดียวตอ 1 วิทยาเขต

– การยกยอดไมสามารถนําขอมูลขามวิทยาเขตได


ยกยอดเจาหนี/้ลูกหนี้ หนาจอ

วัตถุประสงค เพื่อสรุปยอดเจาหนี้/ลูกหนี้คงคางและรายการทั้งหมดไปสูบัญชีของปถัดไป ซึ่งจะสอดคลองกับการยกยอดบัญชี


งานกอนหนา ตรวจสอบรายการเจาหนี้/ลูกหนี้คงคางและรายตัว, ทดสอบการยกยอดบัญชี

งานถัดไป ตรวจสอบยอดกอนยกยอดและหลังยกยอด และตรวจสอบยอดในบัญชีกับรายตัว

วิธีการ ยกยอด

1. ระบุปบัญชี และวิทยาเขตที่ตองการยกยอด ซึ่งตองแยกปดเปนแตละวิทยาเขต

2. ระบุปบัญชี (ปถัดไป) เพื่อยกยอดไป

3. คลิกปุม {B ยกยอด} หลังจากนั้นระบบจะยกยอดรายชื่อ รายละเอียด ยอดเงินคงคางทั้งหมดไปตั้งใน

ปบัญชีถัดไป

ลบรายการ 1. ระบุวิทยาเขตและปบัญชีที่ตองการลบยอดยกมา 2. คลิกปุม {D ยืนยันการลบ} หลังจากนั้นระบบจะลบรายการที่ยกไปแลวทั้งหมด ผูใชสามารถสั่งยก

ยอดใหมไดอีก


กระบวนการกําหนดชดุรายงานแบบกําหนดเอง

1. กําหนดรายงานที่ตองการ ( ระบบบัญชี > กําหนดงบการเงิน > ติดต้ังชุดรายงาน )

2. ออกแบบรายการของแตละรายงาน ( ระบบบัญชี > กําหนดงบการเงิน > ออกแบบรายงาน )

3. กําหนดรหัสบัญชีในรายงานที่ตองการใหแสดงขอมูล ( ระบบบัญชี > กําหนดงบการเงิน >

กําหนดรหัสบัญชีในรายงาน )

4. เรียกใชรายงานจากกลุมรายงาน ( ระบบบัญชี > กําหนดงบการเงิน > งบการเงินแบบกําหนดเอง

)


งบการเงินกาํหนดเอง - ติดตั้งชุดรายงาน หนาจอ

วัตถุประสงค รายงานงบการเงินกําหนดเอง ใชสรางรายงานตางๆ เพื่อสงใหหนวยงานภายนอก หรือสรางรายงานเพือ่การตรวจสอบขอมูลตางๆ รายงานที่สําคัญเชน งบแสดงฐานะการเงิน งบแสดงผลการดําเนินงานทางการเงิน งบกระแสเงินสด ฯลฯ

ในหนาจอติดตั้งชุดรายงาน ใชสําหรับเพิ่มรายชื่องบการเงิน และควบคุมสถานะการแกไข



งานถัดไป งบกําหนดเอง-ออกแบบรายงาน

วิธีการ 1. รหัสรายงาน กําหนดชื่อรหัสรายงาน ใชเพื่อเรียกแทนชื่อรายงาน ควรตั้งตัวอักษรนําหนาใหสอดคลองกันในกลุมรายงานที่เหมือนกัน

2. ช่ือรายงาน กําหนดชื่อรายงาน เพื่อใชแทนความหมายของรายงาน

3. ประเภท กําหนดประเภทของรายงาน

4. สถานะ กําหนดใหแกไขรายละเอียดตางๆของรายงานได หรือไมได

ขอมูล รหัส ความหมาย

B รายงานงบดุล C รายงานงบกระแสเงินสด I รายงานงบกําไรขาดทุน

ประเภท

S รายงานหมายเหตุประกอบงบและอืน่ๆ สถานะ O เปด อนุญาตใหแกไข

หมายเหตุ การกําหนดชื่อรหัสรายงานควรใชภาษาอังกฤษตัวใหญนําหนา


งบการเงินกาํหนดเอง - ออกแบบรายงาน หนาจอ


ในหนาจอออกแบบรายงาน ใชสําหรับเพิ่มรายการที่ตองการแสดงในงบการเงิน และกําหนดรูปแบบการแสดงรายงานเชน ระดับการยอหนา การทําตัวหนา การทําผลรวม และการตีเสนใต ในการกําหนดงบกระแสเงินสดจะมีประเภท C: Cash Flow เพื่อกําหนดรายงานและบรรทัดใดที่ตองการ

นํามาแสดงผลลัพธ


งานกอนหนา งบกําหนดเอง-ติดต้ังชุดรายงาน

งานถัดไป งบกําหนดเอง-กําหนดรหัสบัญชีในรายงาน

วิธีการ 1.ลําดับที่ ใชบันทึกลําดับในการแสดงรายการ ควรมีอยางนอย 5 หลัก และในหลักหนวยควรเปนเลข

ศูนยในการเพิ่มลําดับเขาไป เพื่อใหสามารถเพิ่มเติมลําดับอื่นๆแทรกเขาไปไดในภายหลัง

2.คําอธิบาย หมายถึงรายการที่ตองการแสดงในรายงานงบการเงิน

3.ระดับ ลําดับความสําคัญจากมาก ไปนอย โดย 1 จะมากที่สุดและในแตละระดับจะยอหนาเขาไปเรื่อยๆ

จนถึงละดับสุดทาย

4.ประเภท ลักษณะการแสดงขอมูล

5.ขีดเสนใต กําหนดรูปแบบการตีเสนใตของผลลัพธที่ได

ปุม Copy เปนการคัดลอกรูปแบบที่เคยทําแลวมาเพื่อทําเปนรายงานอีกแบบ ใหสรางชื่อรายงานใหม

ขึ้นมากอน แลวเขามาที่หนาจอนี้ เลือกชุดรายงานตัวใหมที่สรางขึ้นมา แลวกดปุม copy ใสรหัสชุด


รายงานที่จะคัดลอก แลวกด Ok จะไดรายงานใหมที่มีโครงสรางเหมือนรายงานที่คัดลอกมา


ระดับ 1 - 6 ลําดับความสําคัญจากมาก ไปนอย โดย 1 จะมากที่สุด และในแตละระดับจะยอหนาเขาไปเรื่อยๆ จนถึงละดับสุดทาย

H แสดงขอความหรือเวนบรรทัด โดยตัวหนังสือจะแสดงเปนตัวหนา

T แสดงผลรวมทางบัญชี ของรหัสบัญชีที่กําหนด S แสดงผลรวมของรหัสบัญชีในชวงตั้งแต H ระดับ

เดียวกัน จนถึง S และตัวหนังสือจะเปนตัวเอน

ประเภท

B แสดงผลรวมแบบกําหนดบรรทัดในการบวกลบเอง



งบการเงินกาํหนดเอง - กําหนดรหัสบัญชีในรายงาน หนาจอ


กําหนดรหัสบัญชีในรายงาน ใชสําหรับกําหนดรหัสบัญชีที่ตองการนํามาแสดงในบรรทัดที่เราตองการ เชน เงินสดและรายการเทียบเทาเงินสด ใหกําหนดรหัสจากเปน เงินสดในมือ จนถึงรหัสบัญชีในธนาคารรหัสสุดทาย เมื่อเรียกรายงานขึ้นมาระบบจะนําผลรวมของรหัสบัญชีที่กําหนดไวมาแสดงโดยยอดการแสดงผลจะเปนการนํา เดบิต ลบดวย เครดิต ดังนั้นถาตองการแสดงรายการในหมวด CR ให

บันทึกตัวคูณเปน -1 เพื่อใหไดยอด เครดิต ลบดวย เดบิต แทน

ในการกําหนดรหัสบัญชีของงบกระแสเงินสด จะเปนการกําหนดจากรายงานงบแสดงฐานะการเงิน และงบแสดงผลการดําเนินงานทางการเงิน


งานกอนหนา งบกําหนดเอง-ออกแบบรายงาน


งานถัดไป พิมพรายงานงบการเงินกําหนดเอง

วิธีการ คือการกําหนด รายงานวาในแตละบรรทัด ที่เปนประเภท T แสดงรายการของรหัสบัญชีใดบาง โดยรหัส

บัญชีจะกําหนดรหัสบัญชีจาก – ถึงรหัสบัญชี โดยแสดงยอดผลรวมของ Dr – Cr แลวนํามาแสดงใน

รายงาน สวนตัวคูณจะใสคาอยู 2 อยางคือ 1 และ –1 วิธีการกําหนดดูจาก Nature Type ของรหัสบัญชีวา

เปน Dr หรือ Cr ถา Dr ให 1 และ ถาเปน Cr ใหใส –1 เชน สินทรัพย Nature Type เปน Dr ให กําหนด

เปน 1 , หนี้สิน Nature Type เปน Cr ใหกําหนดเปน –1 เปนตน

ถามีการกําหนดประเภท B จะเปนการกําหนดผลรวมเอง ซึ่งจะมีหนาจอใหเลือกบรรทัดที่ตองการและ

เครื่องหมายที่ตองการคํานวณ เชน ถาตองการใหบรรทัดที่ 12090 บวกกับบรรทัดที่ 22095 ใหบันทึก บรรทัดทําการ 12090 คําสั่งทําการ

เปน บวก และ บรรทัดทําการ 22095 คําสั่งทําการเปนบวก

ถาตองการใหบรรทัดที่ 12090 ลบดวยบรรทัดที่ 22095 ใหบันทึก บรรทัดทําการ 12090 คําสั่งทําการ

เปน บวก และ บรรทัดทําการ 22095 คําสั่งทําการเปนลบ

การกําหนดรหัสบัญชีของงบกระแสเงินสด จะกําหนดในแตละบรรทัดที่เปนประเภท C โดยจะใหเลือก

วาตองการนํารายการจากงบแสดงฐานการเงิน หรืองบแสดงผลการดําเนินงานทางการเงิน จาก บรรทัดใด รูปแบบตองการแบบใด และตัวคูณ เปนอยางไร


D ผลตางงวดกอนหนา คือการนําผลลัพธจากบรรทัดที่เลือกในงวดปจจุบัน ลบดวย ผลลัพธในงวดกอนหนา

S ผลรวมงวดกอนหนา คือการนําผลลัพธจากบรรทัดที่เลือกในงวดปจจุบัน บวกดวย ผลลัพธในงวดกอนหนา

B งวดกอนหนา คือการนําผลลัพธจากบรรทัดที่เลือกในงวดกอนหนามาแสดง

ประเภท

C งวดปจจุบัน คือนําผลลัพธจากบรรทัดที่เลือกในงวดปจจุบันมาแสดง

หมายเหตุ – ในรายงานจะแสดงลําดับเรียงตามหมายเลข Line ที่บันทึกเขาไป การใสเลข Line ควรเหลือเลข 0

(ศูนย) ไวตัวสุดทายเพื่อสะดวกในการแทรกบรรทัดเขาไปในภายหลัง

ทะเบียนคุมและกระบวนการอื่นๆของระบบบัญชี


ทะเบียนคุมเจาหนี้/ลูกหนี ้หนาจอ – เจาหนี้

– ลูกหนี้

วัตถุประสงค เพื่อใชติดตามและตรวจสอบการยืมคืนเงินของลูกหนี้ และการคางชําระเจาหนี้ตางๆของมหาวิทยาลัยที่


เกิดจากการลงบัญชี ดวยเหตุนี้หนาจอนี้จึงแสดงผลเพียงอยางเดียวไมสามารถบันทึกหรือแกไขใดๆได

ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี, เจาหนาที่การเงิน, หัวหนางานบัญชี, หัวหนางานการเงิน

งานกอนหนา ลงบัญชีแยกประเภท จากการ

– บันทึกเจาหนี้/ลูกหนี้เอง – นําเขาจากการเตรียมจาย – นําเขาจากใบสําคัญจาย

– นําเขาจากใบเสร็จรับเงิน

งานถัดไป ออกรายงานเกี่ยวกับเจาหนี้/ลูกหนี้

วิธีการ 1. เลือกวิทยาเขต ปบัญชี(สอดคลองกับปงบประมาณ) ทะเบียนคุม (AP: เจาหนี้ หรือ AR: ลูกหนี้)

ประเภท(เจาหนี้/ลูกหนี้)หรือรหัสบัญชีที่เปนบัญชีเจาหนี้/ลูกหนี้ 2. รายการที่แสดงใน Datasheet

กรณีของเจาหนี้ 1. บน แสดงรายการหนี้ที่มหาวิทยาลัยคางชําระหรือไดซื้อสิ้นคาและบริการไว

เลขที่เอกสาร เลขที่ใชในการคุมมูลหนี้ในแตละครั้งที่เกิดขึ้น รหัสเจาหนี้ ช่ือเจาหนี้ เจาหนี้ วันที่ต้ังหนี้ วันที่เกิดหนี้ ยอดหนี้ ยอดเงินที่มีการกอหนี้ครั้งแรก

ยอดชําระคืน ไดจากการรวมยอดเงินคืน ซึ่งตองตรงกับรายการใน

Datasheet ลาง

ยอดคงคาง = ยอดหนี้ - ยอดชําระคืน

รายการ คําอธิบายสั้นๆในการกอหนี้ เชน คาคอมพิวเตอร เปนตน วันครบกําหนดชําระ เงื่อนไขการชําระหนี้

หากมีการกําหนดเงื่อนและขอบเขตการชําระเงิน

หนาบัญชี วันที่ลงบัญชี ขอมูลจากการลงบัญชี สามารถอางอิงกลับไปเพื่อตรวจสอบได 2. ลาง แสดงรายการที่มีการชําระคืนแลว หากมีการคืนหลายครั้งก็จะแสดงใหทราบ

หนาบัญชี วันที่ลงบัญชี ขอมูลจากการลงบัญชีที่มีการชําระเงิน สามารถอางอิงกลับไปเพื่อตรวจสอบได

จํานวนเงิน ยอดชําระคืน วันที่ชําระหนี้ วันที่ลางหนี้/จายเงิน

3. เลือกเฉพาะที่คงคาง คือใหแสดงรายการคางชําระที่ยังชําระไมหมดหรือยังไมไดชําระ

กรณีของลูกหนี้ 4. บน แสดงรายการหนี้/สัญญายืมเงินของลูกหนี้

เลขที่เอกสาร เลขที่ใชใบยืมหรือสัญญายืมซึ่งใชคุมยอดหนี้ รหัสลูกหนี้ ช่ือลูกหนี้ ลูกหนี้ วันที่ยืมเงิน วันที่กอหนี้ ยอดเงินยืม ยอดเงินที่มีการกอหนี้ครั้งแรก


ยอดชําระคืน ไดจากการรวมยอดเงินชําระคืน ซึ่งตองตรงกับรายการใน

Datasheet ลาง

ยอดคงคาง = ยอดเงินยืม - ยอดชําระคืน

รายการ คําอธิบายสั้นๆในการกอหนี้ เชน ยืมไปเปนคาเดินทางไปราชการตางจังหวัด เปนตน

วันครบกําหนดชําระ เงื่อนไขการชําระหนี้

หากมีการกําหนดเงื่อนและขอบเขตการชําระเงิน

หนาบัญชี วันที่ลงบัญชี ขอมูลจากการลงบัญชี สามารถอางอิงกลับไปเพื่อตรวจสอบได 5. ลาง แสดงรายการที่มีการชําระคืนแลว หากมีการคืนหลายครั้งก็จะแสดงใหทราบ

หนาบัญชี วันที่ลงบัญชี ขอมูลจากการลงบัญชีที่มีการชําระเงิน สามารถอางอิงกลับไปเพื่อตรวจสอบได

จํานวนเงิน ยอดชําระคืน วันที่คืน วันที่ลางหนี้/รับเงิน

6. เลือกเฉพาะที่คงคาง คือใหแสดงรายการสัญญายืมที่คางชําระเทานั้น

3. การแสดงผลขางตนนั้น จะแสดงรายชื่อเจาหนี้/ลูกหนี้ทั้งหมด ซึ่งไมสะดวกในกรณีที่มีหน้ีมากกวา 1 รายการ ผูใชสามารถใชสวนของการคนหา (List Box) ในการแสดงรายการหนี้ของบุคคลใด

บุคคลหนึ่งได โดยผูใชเลือกคลิกลงบนช่ือที่ตองการ หรือใสคําคนหาในกลองขอความแลวเลือกช่ือที่ตองการ หลังจากนั้นขอมูลที่แสดงผลจะเปลี่ยนไป

4. คลิกปุม {ปรับขอมูล} เพื่อใหขอมูลทั้งหมดที่แสดงผลอยูเปลี่ยนเปนขอมูลปจจุบัน

หมายเหตุ รายการเจาหนี้/ลูกหนี้รายตัวสามารถติดลบในทางบัญชีได เนื่องจากบางกรณีมีการรับ/จายเงินกอนที่จะตรวจสอบซึ่งอาจทําใหยอดเงินติดลบได และเพื่อใหขอมูลถูกตองและสามารถตรวจสอบที่มาที่ไปของทุกรายากรได ระบบจึงยอมใหขอมูลติดลบ แตระบบก็สามารถออกรายงานที่ตรงกับความเปนจริงที่เกิดขึ้น


ทะเบียนคุมเช็ครับ/จาย หนาจอ

วัตถุประสงค ตรวจสอบรายการเช็ครับทั้งหมดที่รับเขาและลงบัญชีในระบบ รวมทั้งเช็คจายทั้งหมดที่ออกจากระบบการเงิน

ผูใชงาน เจาหนาที่งานบัญชี, เจาหนาที่การเงิน

งานกอนหนา เขียนเช็คจากระบบการเงินจาย, รับเช็คจากการเงินรับ


วิธีการ 1. เลือกรหัสบัญชีที่เปนบัญชีธนาคาร

2. ขอมูลจะแบงออกเปน 2 Tab คือ

- เช็ครับ เลือกชวงวันที่เช็คลงวันที่/วันที่รับ(กรณีที่ไมพิมพวันที่ในเช็ค)ที่สนใจ รายการใน

Datasheet จะแสดงขอมูลที่สําคัญ เชน เลขที่เช็ค วันที่ในเช็ค ยอดเงิน รับจากใคร

- เช็คจาย เลือกชวงวันที่เช็คลงวันที่/วันที่จาย(กรณีที่ไมพิมพวันที่ในเช็ค)ที่สนใจ รายการใน Datasheet จะแสดงขอมูลที่สําคัญ เชน เลขที่เช็ค วันที่ในเช็ค ยอดเงิน จายใหใคร ผู

มารับเช็ค AC-ผูถือ เปนตน

หมายเหตุ เปนหนาจอแสดงผลเทานั้น ไมสามารถแกไขขอมูลใดๆได หากตองการแกไขหรือพบขอมูลผิดพลาดตองดําเนินการที่ตนทางหรือที่งานบัญชี


ทะเบียนคุมหลักค้ําประกัน หนาจอ

วัตถุประสงค แสดงขอมูลหลักค้ําประกันทั้งหมดทั้งที่เกิดจากการค้ําประกันซองและสัญญาซื้อ/จาง ซึ่งบันทึกไวทั้งหมดทุกขั้นตอนตั้งแตรับจนถึงคืน

ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี, เจาหนาที่การเงิน

งานกอนหนา การบันทึกจากงานพัสดุ, การรับและจายคืนหลักค้ําประกันจากงานการเงิน


วิธีการ 1. เมื่อเปดหนาจอขึ้นมาจะแสดงชวงวันที่ที่จะครบกําหนดคืนหลักค้ําประกัน ผูใชสามารถกําหนดใหมได

2. ผูใชสามารถกําหนดเงื่อนไขอื่นๆเพิ่มเติมเพื่อใหการแสดงผลตรงกับความตองการมากที่สุด เชน ใหแสดงเฉพาะประเภทเงินสด หรือ หลักค้ําประกันของบุคคลที่ตองการ

3. คลิก {ปรับขอมูล} เพื่อให Datasheet แสดงผลของขอมูล ซึ่งจะมีรายละเอียดแตกตางกันในกรณี

ของการค้ําประกันซองกับสัญญา คือ

- การรับประกันซอง จะแสดงเลขที่ใบขอซื้อ/ขอจาง - การรับประกันสัญญา จะแสดงเลขที่ใบสั่งซื้อ/สั่งจาง และเลขที่สัญญา(ถามี)ที่ List box

ดานขวาบน

นอกจากนั้นจะเปน เลขที่เอกสารหลักค้ําประกัน วันที่ของเอกสาร ประเภท ธนาคารและสาขา


(กรณีที่เกี่ยวกับธนาคาร) วันครบกําหนดคืน มูลคา(เปนตัวเงิน) หลักค้ําประกันเปนของบุคคลใด และสถานะของการรับ/คืนวาอยูในขั้นตอนใดแลว

1 ทําการ บันทึกโดยงานพัสดุ เมื่อมีการจัดซื้อ/จาง 2 รอรับ งานพัสดุ ปรับสถานะเพื่อใหการเงินรับทราบวาตองรับหลักค้ําประกัน 3 รับแลว เมื่อการเงินรับหลักค้ําประกันและออกใบเสร็จใหรานคา 4 รอสงคืน งานพัสดุ ปรับสถานะเมื่อมีการตรวจรับงานผานแลวและครบกําหนด

ตองคืนหลักค้ําประกัน เพื่อใหการเงินจายนําไปดําเนินการตอ 5 สงคืนแลว เมื่อการเงินจายดําเนินการจายคืนเรียบรอยแลว

ขอมูลการรับ ประกอบดวย วันที่รับ เลขที่ใบเสร็จรับจากการเงินรับ

ขอมูลการจายคืน ประกอบดวย วันที่คืน เลขที่เตรียมจาย เลขที่ใบสําคัญจาย มูลคาที่คืน

หมายเหตุ หนาจอนี้ใชแสดงผลเพียงอยางเดียว ไมสามารถแกไขรายการได


ทะเบียนคุมเงินฝากประจํา หนาจอ

วัตถุประสงค เพื่อเรียกแสดงรายการเงินฝากประจําที่จะไดรับดอกเบี้ย เพื่อบริหารเงินฝากหรือกองทุนที่คงเงินตนใหใชเพียงดอกผล หรือเพื่อการบริหารรายไดที่เกิดจากดอกเบี้ยซึ่งเปนรายไดที่แนนอน

ผูใชงาน เจาหนาที่บัญชี, เจาหนาที่การเงิน, หัวหนางานบัญชี, หัวหนางานการเงิน

งานกอนหนา ลงบัญชีแยกประเภทเพื่อรับทราบยอดเงินที่ฝากไว โดยแยกกอนเงินที่เปนเงินตนออกจากดอกเบี้ยหรือรายการถอน


วิธีการ 1. เลือกบัญชีเงินฝากประจําที่ตองการตรวจสอบเรื่องการคิดดอกเบี้ย

2. เลือกงวดบัญชี เพื่อแสดงรายการเงินฝากตั้งแตงวดบัญชีนั้น

3. เลือกแสดงรายการ รายการที่แสดงใน Datasheet จะเปนไปตามที่เลือก โดยแยกออกเปน

- ทั้งหมด แสดงรายการเงินฝากทั้งหมด (ยอดเดบิต) - เฉพาะรายการฝากประจํา ซึ่งจะมีขอมูลวันที่ฝากเงินและเปนเงินฝากประจําแบบกี่เดือน

- เฉพาะรายการเดบิตอื่นๆ หรือไมมีวันที่ฝากเงิน ซึ่งอาจจะเปนเงินโอนช้ัวคราวหรือดอกเบี้ยรับ

4. ในชองของดอกเบี้ยครั้งตอไป จะบอกถึงวาเงินแตละกอนจะครบกําหนดคิดอัตราดอกเบี้ยครั้งที่จะมาถึงในวันใด เพื่อใหผูใชสามารถบริหารเงินหรือคาดคะเนรายรับจากดอกเบี้ยได

5. หากตองการแกไขขอมูลจากกรณีตางๆ เชน - ถอนเงินฝากนั้นๆออกแลว ในทางบัญชีตองลงบัญชีปรับปรุงอยูแลว แตผูใชตองนําขอมูล

วันที่ฝากเงินและเปนเงินฝากประจําแบบกี่เดือนออกจากเงินกอนนั้นดวย

- ฝากเงินกอนใหมเพิ่ม โดยมีรอบการคํานวณไมตรงกับรายการอื่นๆ ใหผูใชลงบัญชีเดบิตและเพิ่มวันวันที่ฝากเงินและฝากประจําแบบกี่เดือน

โดยคลิกเลือกที่ “แกไข” แลวชอง “* วันที่ฝากเงิน”, “* ฝากประจํากี่เดือน”


คนหารายการลงบัญช ีหนาจอ

วัตถุประสงค ในแตละวันงานบัญชีมีการบันทึกบัญชีจํานวนมาก ทําใหการตรวจสอบความถูกตองหรือการเขาถึงขอมูลบางครั้งทําไดยาก ระบบจึงเพิ่มหนาจอคนหาเพื่อใหผูใชสามารถเรียกรายการของแตละหนาบัญชีหรือ รายการที่เคยบันทึกไปแลวขึ้นมาตรวจสอบเบื้องตนได




วิธีการ จากรูปภาพหนาจอ เปนการคนหาที่เกิดจากการคลิกที่ จากหนาจอ “นําเขาขอมูลเพื่อบันทึกบัญชี”

ตางๆ ซึ่งคําคนหาคือหนาบัญชี เชน “A3: 254907/1” ถูกสงมายังหนาจอนี้ แตผูใชยังสามารถคนหาดวย

ขอมูลเฉพาะอื่นๆได การใชงานทําโดยกําหนดเงื่อนไขหรือคําคนหาตามตองการ ซึ่งมีดังนี้

หนาจอ ”คนหา” หนาจอ ”ลงบัญชีแยกประเภท” ตําแหนงตามรูป งวดบัญชี สมุดบัญชีจาก-ถึง งวดบัญชีและสมุดบัญชี 1

วันที่ลงบัญชี วันที่ลงบัญชี 2

เลขที่อางอิง1 วันที่อางอิง1 เลขที่อางอิง1และวันที่อางอิง1/

ขอความที่เปลี่ยนไปตามสมุดบัญชี

3

ปงบประมาณ แหลงเงิน หนวยงาน ปงบประมาณ แหลงเงิน หนวยงาน 4

บุคคลอางอิง บุคคลอางอิง หรือเจาหนี้/ลูกหนี้ 5

บุคคลอางอิง2 บุคคลอางอิง2 หรือผูรับเงิน 6

เอกสาร(ประเภท) เอกสารเลขที่ อางอิงและเอกสารเลขที่ 7

เลขที่เช็ค เลขที่เช็ค 8

ยอดเงิน ยอดเงินเดบิต/เครดิต 9


รหัสบัญชีจาก-ถึง รหัสบัญชี 10

ป-ภาคการศึกษา ป-ภาคการศึกษา 11

สถานะ สถานะ 12

คําแนะนํา “ใช * หรือ ? ในการคนหาได” ที่เขียนไวเปนสีน้ําเงินนั้น หมายถึงผูใชสามารถใสสัญลักษณ

“*” (ใชแทนตัวอักษร/ตัวเลขหลายตัวหรือคาวาง) และ “?” ในกลองขอความที่เขียนคํานําหนาเปนสีน้ําเงิน

เพื่อใชคนหาได เชน เอกสารเลขที่ DN* เอกสารที่ขึ้นตนดวย DN ไดแก DN00001, DN20345, …

เอกสารที่ลงทายดวย 589 ไดแก DN00589, DN20589, AR23589, 22589, … *589

เอกสารที่มี 5 หลักและลงทายดวย 589 ไดแก DN589, AR589, 22589, … ??589

เอกสารที่มีอักษรหรือตัวเลข 1 หลักตามดวย “S” และตัวอักษรหรือเลขกี่หลักก็ได ไดแก DS589, AS58449, AS9, 9SAP, 7S, …

?S*

1 12 11 2

3 10 9

5

4 6

7

8


การกําหนดแบบนี้มีความแตกตางระหวางอักษรตัวเล็กและตัวใหญ นั่นคือ a และ A แตกตางกัน

กรณีศึกษา

เปนการคนหาการลงบัญชีของรหัสบัญชีเงินสด ที่บันทึกไวในงวด 254907

เปนการคนหารายการบัญชีที่ลงไปในสมุดบัญชีธนาคาร งวด 254907

เปนการคนหารายการลงบัญชีที่เกี่ยวกับงบประมาณแผนดิน ป 2549 ของคณะครุศาสตร ที่บันทึกไวใน

งวด 254907

เปนการคนหารายการลงบัญชีที่เกิดจากเอกสารตั้งหนี้เลขที่คลายกับ XXX

ตัวอยางทั้งหมด สามารถนํามาประยุกตใชหรือนํามารวมกันเพื่อใหการคนหาตรงกับความตองการ หรือลดขอมูลใหอยูในวงจํากัดมากที่สุด



การกําหนดเงือ่นไขในการออกรายงาน หนาจอ

วัตถุประสงค เพื่อใชในการกําหนดเงื่อนไขของขอมูลที่ตองการทราบ ขึ้นอยูกับรูปแบบของรายงานแลวขอมูลดวยวาสามารถที่จะกําหนดเงื่อนไขใดไดบาง รวมถึงระดับสิทธิ์ในการเขาเรียกขอมูลของแตละกลุมผูใช

ผูใชงาน ผูใชงานที่มีสิทธิ์ในการเรียกใชรายงานทั้งหมด



1. ชวงเวลา เลือกกําหนดโดยใชงวดบัญชีหรือวันที่ วิธีการ

2. กําหนดสมุดบัญชีทุกครั้งวาตองการแสดงรายการหรือสรุปยอดจากเลมใดถึงเลมใด ซึ่งอาจจะแยก

วิทยาเขตหรือรวมทั้งมหาวิทยาลัยก็ได 3. ระดับของบัญชี เนื่องจากผังบัญชีของระบบ MIS แบงออกเปน 6 ระดับดวยกัน ดังนั้นบางรายงาน

จะสามารถเลือกระดับการแสดงขอมูลได

4. ขอมูลแหลงเงิน มิติแผนงาน มิติหนวยงาน มิติกองทุน และรหัสบัญชีสามารถกําหนดชวงของขอมูล

ที่สนใจหรือ เลือกทั้งหมดได โดยคลิกเลือก และเลือกรายการใน Combo box จาก-ถึง


5. ขอมูลที่เปนมิติหนวยงานและกองทุน สามารถกําหนดระดับในการแสดงผล หรือการรวมขอมูลใน

ระดับที่กําหนด

6. เมื่อกําหนดเงื่อนไขทั้งหมดที่ตองการแลว คลิก {PROCESS} ระบบจะประมวลผลและแสดง

รายงานตามเงื่อนไขที่กําหนดไว

หมายเหตุ เงื่อนไขในการออกรายงานของแตละรายงานอาจจะไมเหมือนกันทั้งหมด แตจะมีลักษณะการทํางานจะใกลเคียงกัน

VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 1 สารบัญmis.nrru.ac.th/nrrumis/manual/01-Account.pdf ·...

Documents

Transcript of VISION NET CO., LTD. ACCOUNT - 1 สารบัญmis.nrru.ac.th/nrrumis/manual/01-Account.pdf ·...