Teknologi Informasi dan Produktivitas Kerja Pegawai

DAFTAR ISI 

BAB I PENDAHULUAN..

A.         Latar belakang masalah..

B.         Identifikasi Masalah..

C.         Perumusan Masalah..

D.         Tujuan Penulisan..

BAB II PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI

A.         Manajemen Perkantoran Modern..

B.         Produktivitas Kerja Pegawai

C.         Temuan dan Pembahasan..

BAB III PENUTUP..

A.         Kesimpulan..

B.         Saran..

Daftar Pustaka.

 

 

 

 

 

BAB I PENDAHULUAN 

A.   Latar belakang masalah

Teknologi informasi semakin memainkan peran yang signifikan dalam manajemen

perkantoran saat ini. Hal ini ditandai dengan semakin mudahnya birokrasi tata persuratan,

semakin mudahnya akses informasi dari satu titik ke titik lainnya. Tentu saja, teknologi

informasi tidak akan sedemikian besar kontribusinya bagi perkembangan manajemen

perkantoran jika peran sumber daya manusia tidak dioptimalkan.

Penggunaan teknologi informasi tidak terlepas dari peran perangkat komputer, manajemen

dan teknologi komunikasi. Ketiga perangkat ini dapat dikatakan sebagai jantung teknologi

informasi. Sejak 1990an perangkat komputer telah mengalami perkembangan yang sangat

pesat.

Sehubungan dengan perkembangan teknologi infomrasi ini, hingga saat ini telah terjadi

perkembangan yang signifikan di hampir semua lembaga tidak terkecuali di UNY,

Padahal, pengaplikasian TI dalam manajemen kelembagaan khususnya manajemen

perkantoran dapat menjadi motivasi bagi pegawai untuk meningkatkan produktivitas

kerjanya. Contoh kasus, jika seorang pegawai ekspedisi menghabiskan waktu satu sampai

dua jam untuk mengantar surat maka dengan menggunakan mesin fax atau e-mail maka

waktu yang dua jam tadi dapat dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lain. Dengan lain

perkataan, pegawai ekspedisi tersebut dapat ditingkatkan produktivitasnya.

Contoh kasus lain, database pegawai dan bidang lainnya akan lebih tertata dengan baik jika

disimpan dalam folder dan file website sehingga akan mudah diakses oleh yang memerlukan

dengan tingkat security tinggi. Tidak perlu lagi, staf di kepegawaian berkeliling meminta data

baik hard copy maupun soft copy dari bidang lainnya dalam kaitan database kepegawaian

karena data yang diperlukan tinggal mengakses dari website dengan kode verifikasi yang

telah didaftarkan sebelumnya. Dengan kata lain, penggunaan database website meningkatkan

produktivitas kerja pegawai karena adanya efisiensi waktu.

Selain dengan menggunakan website, sistem database dan koneksi jaringan area lokal

memungkinkan seseorang untuk berbagi data (data sharing) dengan menggunakan internet

cable dengan menggunakan kode IP adress tertentu, yaitu misalnya dengan mengkonfigurasi

kode IP : 192.168.11.1, xxx.xxx.11.2, dst. Semua hal ini menjadi sangat mungkin manakala

teknologi informasi dimanfaatkan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai, sehingga

waktu menjadi efisien dan efektivitas kerja juga dapat ditingkatkan.

Dilihat dari sisi anggaran, penggunaan TI hanya memerlukan biaya tinggi diawal dengan

biaya pemeliharaan jaringan yang efisien. Manajemen konvensional lebih banyak

memerlukan kertas dan tenaga manusia dengan tingkat kepercayaan yang rendah. Sehingga

jika dibandingkan dari segi efisiensinya, penggunaan TI dapat membantu meningkatkan

produktivitas kerja pegawai.

Berdasarkan deskripsi di atas, penulis mengangkat judul” Pengaruh Penerapan Teknologi

Informasi dalam Manajemen Perkantoran Modern terhadap Produktivitas Kerja Pegawai”

sebagai judul Karya Tulis Ilmiah.

B.   Identifikasi Masalah

 Dalam Karya Tulis Ilmiah ini penulis ingin menunjukkan betapa besar pengaruh penggunaan

Jaringan dan TI terhadap pengaruh waktu yang diperlukan, dalam hal ini ada tiga kategori :

1. Pelayanan perkantoran sebelum adanya kemajuan teknologi/perangkat komputer

2. Pelayanan perkantoran setelah adanya teknologi/perangkat komputer

3. Pelayanan perkantoran setelah adanya komputer, jaringan dan TI 

Dari konstelasi masalah di atas dapat kita ambil berbagai pernyataan berikut:

1)    Faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi produktivitas kerja pegawai?

2)    Apakah ada pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajamen perkantoran

modern terhadap produktivitas kerja pegawai?

3)    Jika ada pengaruh, seberapa besar pengaruh penerapan teknologi informasi dalam

manajemen perkantoran modern terhadap produkitivitas kerja pegawai?

4)    Adakah faktor lain yang dapat mempengaruhi peningkat produktivitas kerja pegawai di

bidang manajemen perkantoran?

Untuk menjawab pertanyaan penelitian ini, penulis perlu mengelaborasikan asumsi-asumsi

berkaitan dengan penerapan teknologi informasi (TI) dalam Manajemen Perkantoran Modern

sebagai berikut:

Teknologi Informasi erat kaitannya dengan Manajemen Perkantoran Modern. TI terdiri dari:

Teknologi, Manajemen dan Telekomunikasi. Ketiga peran ini dapat dimainkan dengan baik

dalam teknologi Informasi dalam membantu mempercepat dan mempermudah pekerjaan

manajemen perkantoran dalam konteks manajemen modern. Jadi, dengan mengaplikasikan

teknologi informasi berikut telekomunikasinya sehingga dapat mengakses intranet maka

pekerjaan kantor dapat dilakukan secara mudah dan cepat.  Dengan asumsi tersebut maka

penulis yakin bahwa produktivitas kerja pegawai dapat ditingkatkan dengan menerapkan

teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern. Atau dengan kata lain, semakin

tinggi penggunaan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern maka pegawai

semakin tinggi produktivitasnya.

Dalam hal ini penulis ingin memberikan gambaran yang sangat nyata dari tiga perbandingan

itu terhadap hasi kerja/produktivitas pegawai,

C.   Perumusan Masalah

Adapun masalah yang dibahas dibatasi pada penerapan teknologi informasi dalam

manajemen perkantoran modern dan produktivitas kerja pegawai. Oleh karena itu, penulis

memformulasikan rumusan masalah penelitian ini sebagai berikut:

1. Apakah terdapat pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajemen

perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai?

2. Seberapa besarkah pengaruh penerapan teknologi informasi dalam manajemen

perkantoran modern terhadap produktivitas kerja pegawai?

D.   Tujuan Penulisan 

Tujuan penulisan Karya Tulis Ilmiah ini adalah:

1)    Bagi penulis

Meningkatkan keterampilan mengolah nalar sebagai upaya mengupas gagasan ilmiah serta

mencari alternatif solusi masalah secara ilmiah, serta dapat menjadi referensi bagi penulis

lain yang berkonsentrasi pada bidang manajemen perkantoran modern.

2)    Bagi Institusi

1. Kerangka Teoritik

2. Teknologi Informasi

Abad ini adalah abad teknologi informasi. Batas-batas kewilayahan kini sudah tak ada lagi

dalam konteks jaringan dunia maya. Dalam istilah yang dikemukakan oleh Ohmae, hal ini

disebut borderless world. Istilah teknologi informasi merupakan kata majemuk yang

mengacu pada teknologi penyampaian informasi secara lebih cepat, lebih luas jangkauannya

dan lebih lama penyimpanannya.

Dalam perkembangannya, TI mengalami kemajuan yang sangat pesat. Dalam pemerintahan

dikenal istilah e-gov (electronic government) yang tujuannya mempercepat dan

mempermudah akses pelayanan perkantoran kepada mahasiswa, pegawainya maupun kepada

masyarakat. Di era serba digital ini, pelayanan publik meliputi informasi mengenai tri darma

perguruan tinggi UNY dan sebagainya.

Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) merupakan terminologi baru dalam dunia

manajemen modern. Sebelum menerapkan TIK, teknologi sederhana sudah digunakan namun

belum optimal dalam menunjang kegiatan manajemen perkantoran modern. Dengan semakin

majunya teknologi umat manusia saat ini, pemerintah berupaya untuk mengadopsi teknologi

ini untuk membantu para staf pemerintah meningkatkan kinerjanya.

BAB II PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI

Sebagaimana telah dijelaskan di muka, Teknologi Informasi memainkan peranan penting di

berbagai sektor kehidupan. Manajemen yang memiliki tugas pencapaian tujuan yang

mengedepankan aspek efektivitas dan efisiensi membutuhkan teknologi informasi guna

mempersingkat waktu dan meningkatkan kualitas pelayanan.

Saat ini teknologi informasi sudah memasuki taraf kemajuan yang luar biasa. Penemuan

teknologi prosesor komputer yang sudah semakin cepat, semakin tingginya kecepatan

Random Access Memory (RAM)  serta ruang harddisk yang semakin luas berdampak pada

semakin cepatnya waktu start up dan response popups komputer.

Berbagai cara koneksi internet dapat menggunakan beberapa metode, antara lain:

Dial Up: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan line telepon.

Dengan menggunakan sebuah modem dial-up. Saat online [ connect ] maka telepon tidak

dapat digunakan. Perhitungan pulsa telepon berjalan + biaya internet dari provider. max

Kecepatan 56kb.

Broadband: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan kabel tv,

dengan menggunakan modem broadband. Saat online dapat sekaligus nonton tidak

berpengaruh. Dan biaya lebih hemat cukup membayar abodemen tv cable + biaya internet

provider untuk 24 jam online [ no limit ]. kecepatan mulai dari 64kb – 256kb.

ADSL: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan line telepon juga.

Namun ADSL menggunakan teknologi yang lebih modern. Saat online jalur telepon tidak

terganggu, dapat digunakan dalam kebersamaan. Biaya cukup membayar provider internet

dengan sistem perhitungan berdasarkan besarnya kilobyte yang digunakan, koneksi 24 jam

online. Kecepatan mencapai 512kb.

Handphone: Menghubungkan komputer ke internet melalui sambungan jaringan handphone.

Dapat dihubungkan melalui Bluetooth maupun usb cable data. Saat online jalur telepon juga

tidak terganggu. Bisa menggunakan jaringan GSM maupun CDMA. GSM dapat lebih cepat

dengan teknologi 3G atau bahkan teknologi terbaru high speed 3,5G. Sedangkan CDMA

menggunakan teknologi CDMA 2000 1x hampir setara dengan 3G. Perhitungan biaya hampir

sama semua yaitu menggunakan sistem perhitungan per kilobyte. Kecepatan mulai dari 64kb

– 2mb. Bahkan saat ini koneksi melalui jaringan wireless sudah menggunakan teknologi

tercanggih yaitu jaringan 4G.

Dalam prakteknya, Teknologi Informasi dapat dijadikan alat bantu untuk mempersingkat

jalur birokrasi.  

A.   Manajemen Perkantoran Modern

1. Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen

yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan di

manapun pekerjaan itu harus dilakukan.

The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran.

Dikatakannya: “Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan

rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun),

mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan

kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena

oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)“. Dari

berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya

meliputi rangkaian kegiatan:

tata penyelenggaraan;

pelaksanaan secara efisien;

pengendalian, pengawasan dan pengarahan;

perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan

penggerakan.

1. Manajemen Modern

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru”

“mutakhir”, “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”.

Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan

dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran

modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat

dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat; para pegawai dalam melaksanakan tugas-

tugasnya berdisiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai

dengan tuntutan jaman. Kantor modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata

laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.

Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu bangunan

kantor yang megah, bahkan gedung pencakar langit. Perkantoran modern juga sering

digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized).

Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk

(1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru

terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komunikasi dan pengelolaan data” (alih

bahasa oleh F.X. Budiyanto, 1991).

Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar lembaga

pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan

data elektronik (electronic data processing, computer). Di satu pihak tahapan ini bagi

sebagian lembaga sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya, yaitu

tahapan SIM berdasarkan komputer (computer based system).

B.   Produktivitas Kerja Pegawai

Produktivitas adalah ukuran output dari suatu proses produksi, per satuan dari input. Sebagai

contoh, produktivitas pegawai secara tipikal diukur sebagai perbandingan output per jam

kerja pegawai, satu satuan. Produktivitas dapat disusun sebagai ukuran dari efisiensi teknis

atau rekayasa produksi.

Produksi merupakan proses mengkombinasikan berbagai material input (barang-barang) dan

input non material (perencanaan) agar membuat sesuatu untuk konsumsi (output). Metode

penggabungan input produksi dalam proses pembuatan output disebut teknologi. Teknologi

dapat digambarkan secara matematis dengan fungsi produksi yang menjelaskan hubungan

antara input dan output. Fungsi produksi dapat digunakan sebagai ukuran kinerja relatif

ketika membandingkan teknologi-teknologi. 

Produktivitas Total = Kuantitas Output  / Kuantitas Input

Menurut rumus ini, perubahan-perubahan dalam input dan output harus diukur secara iklusif

baik dari perubahan kuanitatif maupun kualitatif. Dalam prakteknya, perubahan kuantitatif

dan kualititatif berlaku ketika harga relative dan kuantitas relative dari input yang berbeda

dab factor-faktor output berubah. Untuk mengaksentuasikan perubahan kuantitatif dalam

input dan output, rumus produktivitas total harus ditulis sebagai berikut:.

Produktivitas Total = Kuantitas dan Kualitas Output / Kuantitas dan Kualitas Input

Produktivitas kerja merupakan suatu istilah yang sering digunakan dalam perencanaan

pengembangan industri pada khususnya dan perencanaan pengembangan ekonomi nasional

pada umumnya. Pengertian produktivitas pada umumnya lebih dikaitkan dengan pandangan

produksi dan ekonomi, sering pula dikaitkan dengan pandangan sosiologi. Tidak dapat

diingkari bahwa pada akhirnya apapun yang dihasilkan melalui kegiatan organisasi

dimaksudkan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat termasuk di dalamnya tenaga

kerja itu sendiri. Dikutip oleh Rusli Syarif ( 1991: 1 ) mengatakan bahwa “ definisi

produktivitas secara sederhana adalah hubungan antara kualitas yang dihasilkan dengan

jumlah kerja yang dilakukan untuk mencapai hasil itu. Sedangkan secara umum adalah

bahwa produktivitas merupakan ratio antara kepuasan atas kebutuhan dan pengorbanan yang

dilakukan. “

bahwa “Produktivitas mencakup dua konsep dasar yaitu daya guna dan hasil guna. Daya guna

menggambarkan tingkat sumber-sumber manusia, dana, dan alam yang diperlukan untuk

mengusahakan hasil tertentu, sedangkan hasil guna menggambarkan akibat dan kualitas dari

hasil yang diusahakan.”

Menurut Mukiyat ( 1998: 481 ) bahwa produktivitas kerja biasanya dinyatakan dengan suatu

imbangan dari hasil kerja rata-rata dalam hubungannya dengan jam kerja rata-rata dari yang

diberikan dengan proses tersebut. Sedangkan konsep produktivitas menurut piagam OSLA

tahun 1984 adalah ( J. Ravianto,1986: 18 ) :

a. Produktivitas adalah konsep universal, dimaksudkan untuk menyediakan semakin banyak

barang dan jasa untuk semakin banyak orang dengan menggunakan sedikit sumber daya.

b.  Produktivitas berdasarkan atas pendekatan multidisiplin yang secara efektif merumuskan

tujuan rencana pembangunan dan pelaksanaan cara-cara produktif dengan menggunakan

sumber daya secara efektif dan efisien namun tetap menjaga kualitas.

c.    Produktivitas terpadu menggunakan keterampilan modal, teknologi manajemen,

informasi, energi, dan sumber daya lainnya untuk mutu kehidupan yang mantap bagi manusia

melalui konsep produktivitas secara menyeluruh.

d.  Produktivitas berbeda di masing-masing negara dengan kondisi, potensi, dan kekurangan

serta harapan yang dimiliki oleh negara yang bersangkutan dalam jangka panjang dan

pendek, namun masing-masing negara mempunyai kesamaan dalam pelaksanaan pendidikan

dan komunikasi.

e. Produktivitas lebih dari sekedar ilmu teknologi dan teknik manajemen akan tetapi juga

mengandung filosofi dan sikap mendasar pada motivasi yang kuat untuk terus menerus

berusaha mencapai mutu kehidupan yang baik.

Menurut Komarudin, produktivitas pada hakekatnya meliputi sikap yang senantiasa

mempunyai pandangan bahwa metode kerja hari ini harus lebih baik dari metode kerja

kemarin dan hasil yang dapat diraih esok harus lebih banyak atau lebih bermutu daripada

hasil yang diraih hari ini (Komarudin, 1992:121).

Sedangkan menurut Woekirno produktivitas adalah kesadaran untuk menghasilkan sesuatu

yang lebih banyak daripada yang telah atau sedang berada dalam usahanya. Pokoknya

menambah kegiatan guna menghasilkan lebih dari apa yang telah dicapai (Woekirno

Sumardi, 1979:3). Bambang Kusriyanto (1993) juga memberikan pendapatnya bahwa

produktivitas merupakan nisbah atau ratio antara hasil kegiatan (output) dan segala

pengorbanan (biaya) untuk mewujudkan hasil tersebut (input).

Menurut Sondang P Siagian, produktivitas kerja adalah kemampuan memperoleh manfaat

sebesar-besarnya dari sarana dan prasarana yang tersedia dengan menghasilkan output yang

optimal, kalau mungkin yang maksimal (Sondang P Siagian, 1982:15).

Menurut Handari Nawawi dan Kartini Handari, 1990:97-98).menjelaskan secara konkrit

konsep produktivitas kerja sebagai berikut:

a. Produktivitas kerja merupakan perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan

jumlah kerja yang dikeluarkan. Produktivitas kerja dikatakan tinggi jika hasil ynag diperoleh

lebih besar dari pada sumber tenaga kerja yang dipergunakan dan sebaliknya.

b. Produktivitas yang diukur dari daya guna (efisiensi penggunaan personal sebagai tenaga

kerja). Produktivitas ini digambarkan dari ketepatan penggunaan metode atau cara kerja dan

alat yang tersedia, sehingga volume dan beban kerja dapat diselesaikan sesuai dengan waktu

yang tersedia. Hasil yang diperoleh bersifat non material yang tidak dapat dinilai dengan

uang, sehingga produktivitas hanya digambarkan melalui efisiensi personal dalam

pelaksanaan tugas-tugas pokoknya.

Peningkatan produktivitas merupakan dambaan setiap perusahaan, produktivitas mengandung

pengertian berkenaan denagan konsep ekonomis, filosofis, produktivitas berkenaan dengan

usaha atau kegiatan manusia untuk menghasilkan barang atau jasa yang berguna untuk

pemenuhan kebutuhan hidup manusia dan masyarakat pada umumnya.

Sebagai konsep filosofis, produktivitas mengandung pandangan hidup dan sikap mental yang

selalu berusaha untuk meningkatkan mutu kehidupan dimana keadaan hari ini harus lebih

baik dari hari kemarin, dan mutu kehidupan hari esok harus lebih baik dari hari ini. Hal ini

yang memberi dorongan untuk berusaha dan mengembangkan diri.

Sedangkan konsep sistem, memberikan pedoman pemikiran bahwa pencapaian suatu tujuan

harus ada kerja sama atau keterpaduan dari unsur-unsur yang relevan sebagai sistem.

Produktivitas pada dasarnya mencakup sikap mental yang selalu mempunyai pandangan

bahwa kehidupan hari kemarin harus lebih baik dari hari ini. Cara kerja hari ini harus lebih

baik dari hari kemarin dan hasil kerja yang dicapai esok hari harus lebih baik dari yang

diperoleh hari ini. (Payman J. Simanjuntak, 1987: 34-35).

Pengertian tersebut menjelaskan bahwa di dalam meningkatkan produktivitas kerja

memerlukan sikap mental yang baik dari pegawai, disamping itu peningkatan produktivitas

kerja dapat dilihat melalui cara kerja yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan dan hasil

kerja yang diperoleh. Sehingga dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa di dalam

produktivitas kerja terdapat unsur pokok yang merupakan kriteria untuk menilainya. Ketiga

unsur tersebut adalah unsur-unsur semangat kerja, cara kerja, dan hasil kerja.

Unsur semangat kerja dapat diartikan sebagai sikap mental para pegawai dalam

melaksanakan tugas-tugasnya, dimana sikap mental ini ditunjukan oleh adanya kegairahan

dalam melaksanakan tugas dan mendorong dirinya untuk bekerja secara lebih baik dan lebih

produktif. Sehingga apabila kondisi yang demikian dapat dijaga dan dikembangkan terus

menerus, tidak mustahil upaya untuk meningkatkan produktivitas kerja akan dapat tercapai.

Untuk menilai semangat kerja karyawan dapat dilihat dari tanggung jawabnya dalam

melaksanakan tugas pekerjaanya. Hal ini sebagai mana dikemukakan oleh Alfred R. Lateiner

dan LE. Lavine bahwa “faktor-faktor yang mempunyai pengaruh terhadap semangat kerja

yaitu kesadaran akan tanggung jawab terhadap pekerjaanya” (Alfred R. Lateiner dan JE.

Lavine, 1983: 57).

Unsur kedua dari produktivitas kerja adalah cara kerja atau metode kerja. Cara atau metode

kerja pegawai dalam melaksanakan tugas pekerjaannya dapat dilihat melalui kesediaan para

pegawai untuk bekerja secara efektif dan efisien.

Ukuran ketiga dari produktivitas kerja adalah hasil kerja. Hasil kerja merupakan hasil yang

diperoleh dari pekerjaan yang dilaksanakan oleh karyawan. Hasil kerja yang diperoleh oleh

pegawai merupakan prestasi kerja pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Hasil kerja

ini dapat dilihat dari jumlah atau frekuensi di atas standar yang ditetapkan. Hal ini

menandakan bahwa karyawan tersebut produktif di dalam menyelesaikan tugas-tugas

pekerjaannya.

Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka dapat disimpulkan oleh peneliti bahwa

produktivitas kerja pegawai dapat diukur dengan adanya semangat kerja dari pegawai dalam

menyelesaikan setiap tugas yang dibebankannya, dengan selalu berdasarkan pada cara kerja

atau metode kerja yang telah ditetapkan sehingga akan diperoleh hasil kerja yang

memuaskan..

1. Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja Menurut Sukarna (1993:41),

produktivitas kerja dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu :

a. Kemampuan dan ketangkasan karyawan

b. Managerial skill atau kemampuan pimpinan perusahaan.

c. Lingkungan kerja yang baik.

d. Lingkungan masyarakat yang baik.

e. Upah kerja.

f. Motivasi pekerja untuk meraih prestasi kerja.

g. Disiplin kerja karyawan.

h. Kondisi politik atau keamanan, dan ketertiban negara.

i. Kesatuan dan persatuan antara kelompok pekerja.

j. Kebudayaan suatu negara.

k. Pendidikan dan pengalaman kerja.

l. Kesehatan dan keselamatan pekerja karyawan.

m. Fasilitas kerja.

n. Kebijakan dan sistem administrasi perusahaan.

2. Pengukuran produktivitas kerja

Pengukuran produktivitas kerja pada dasarnya digunakan untuk mengetahui sejauhmana

tingkat efektivitas dan efisiensi kerja karyawan dalam menghasilkan suatu hasil. Dalam usaha

untuk dapat mengukur tingkat kemampuan karyawan dalam mencapai sesuatu hasil yang

lebih baik dan ketentuan yang berlaku (kesuksesan kerja). Tingkat produktivitas

kerja karyawan yang dapat diukur adalah :

a. Penggunaan waktu

Penggunaan waktu kerja sebagai alat ukur produktivitas kerja karyawan meliputi :

1) Kecepatan waktu kerja

2) Penghematan waktu kerja

3) Kedisiplinan waktu kerja

4) Tingkat absensi

b. Output yaitu hasil produksi karyawan yang diperoleh sesuai produk yang diinginkan

perusahaan.

Pengukuran produktivitas digunakan sebagai sarana untuk menganalisa dan mendorong dan

efisiensi produksi. Manfaat lain adalah untuk menentukan target dan kegunaan praktisnya

sebagai patokan dalam pembayaran upah karyawan. Tujuan pengukuran produktivitas adalah

membandingkan hasil hal-hal berikut :

a. Pertambahan produksi dari waktu ke waktu.

b. Pertambahan pendapatan dari waktu ke waktu.

c. Pertambahan kesempatan kerja dari waktu ke waktu.

d. Jumlah hasil sendiri dengan orang lain.

e. Komponen prestasi utama sendiri dengan komponen prestasi utama

orang lain (Rusli Syarif, 1991:7).

Alat pengukuran produktivitas karyawan perusahaan dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

a. Physical productivity

Physical productivity adalah produktivitas secara kuantitatif seperti ukuran

(Size) panjang, berat, banyaknya unit, waktu dan banyaknya tenaga kerja.

b. Value productivity

Value productivity adalah ukuran produktivitas dengan menggunakan nilai

uang yang dinyatakan dalam rupiah, yen, won, dollar (J. Ravianto,1986:21).

Pengukuran produktivitas ini mempunyai peranan yang sangat penting untuk mengetahui

produktivitas kerja sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Dalam penelitian ini yang

menjadi pengukuran produktivitas kerja yaitu penggunaan waktu dan hasil kerja atau out put.

Berdasarkan pendapat di atas maka pengukuran produktivitas dapat dilihat dari dua

komponen yaitu:

a. Efisiensi kerja

Efisiensi kerja karyawan dapat dilihat dari ketercapaian terget, ketepatan waktu, ketepatan

masuk kerja.

b. Produksi

Produksi kerja yang dihasilkan karyawan dapat dilihat dari kualitas, peningkatan setiap bulan

dan persentase kesesuaian dengan harapan kantor 

C.   Temuan dan Pembahasan

Teknologi Informasi dan Komunikasi pada kenyataannya telah banyak memainkan peranan

teramat penting dalam manajemen perkantoran saat ini, lebih dikenal dengan Manajemen

Perkantoran Modern. Pengelolaan manajemen saat ini berbeda dari generasi sebelumnya

yang belum menerapkan teknologi informasi dan komunikasi.

Jika dilihat dari sisi produktivitas kerja pegawai maka peranan TIK dalam manajemen

perkantoran modern sangat luar biasa dalam memotivasi pegawai untuk lebih produktif. TIK

lebih dikonotasikan dengan komputer dan internet. Sebenarnya, TIK merupakan paduan dari

manajemen, teknologi (komputer) dan telekomunikasi. Telekomunikasi inilah sebetulnya

yang menjembatani hubungan komputer ke komputer. Jadi interkoneksi terjadi karena adanya

alat telekomunikasi yang digunakan untuk menghubungkan server komputer satu ke

komputer lainnya.

Permasalahan tipikal di kantor adalah (1) tidak adanya jaringan internet yang

menghubungkan komputer satu ke komputer lainnya dalam satu jaringan lokal (LAN), (2)

belum adanya database yang sempurna sehingga kapan dan dimanapun database dapat

diakses dan digunakan secara baik, (3) belum optimalnyanya penggunaan jaringan internet

yang ada untuk dimanfaatkan sebagai sarana komunikasi dua arah melalui website kantor.

 

 

 

 

BAB III PENUTUP

A.   Kesimpulan

 

Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi meningkatkan produktivitas kerja

pegawai. Peran komputer dan teknologi komunikasi diyakini mampu meningkatkan

produktivitas kerja dengan tingkat akurasi, kecepatan dan kemudahan yang tinggi.

Penggunaan aplikasi komputer yang merupakan ringkasan Sistem Informasi Manajemen kini

banyak diterapkan di kantor-kantor pemerintah maupun swasta dengan sistem database yang

kompleks dan terintegrasi sehingga peningkatatan produktivitas kerja pegawai meningkat

sangat signifikan.

 

B.   Saran

Dari pembahasan ini diajukan saran-saran sebagai berikut:

 Dalam pelayanan awal untuk database hendanya terjadi pelayanan satu atap sehingga tidak

terjadi kerancuan data pada setiap unit-unit kerja.

Hendaknya di setiap kantor di lingkungan kerja terpasang jaringan Local Area Network dan

Jaringan Intranet agar kemudahan akses pegawai dan masyarakat dapat terwujud.

Jaringan yang sudah ada sudah selayaknya dikoneksikan ke seluruh sistem secara terintegrasi,

serta adanya singkronisasi data antar unit-unnit

Daftar Pustaka

 

Buku :

Mcleod, Raymond. Management Information System, SeventhEdition, 1998.

Shore, Barry. Instruction to Computere Information Systems, 1995.

Jogiyanto HM, Pengenalan Komputer, 1992

Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi, 1999

Sumber Internet :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ADVER