Vierter Teil • Einführung in das Projektmanagement
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ProjektmanagementEine praxisorientierte Einführung in die Grundlagen
2016 © Rüdiger Strohmeyer
4. Vorlesung (WS16/17)28. September 2016 (Leipzig)
2016 © Rüdiger Strohmeyer
• Phasenspezifische Methoden
• Tools und Analysewerkzeuge
• Bearbeitung der Fallstudie „spaway“
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Curriculum• Definition und Abgrenzung
• Zieldefinitionen und Konflikte
• Exkurs: Führungsstile
• Projektorganisationsformen
• Ablauforganisation
• Phasenspezifische Methoden
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• Phasenübergreifende Methoden
• Tools und technische Hilfsmittel
• Kommunikation im Projektmanagement
• Ethik im Projektmanagement
• Agiles Projektmanagement
Curriculum
Projektorganisation Personalmanagement
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Personalmanagement
?
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Personalmanagement• Welches fachliche Know-how
wird benötigt (z.B. Technik)?
• Wo überschneiden sich ggf. Abteilungen / Fachbereiche?
• Welche Berichtswege sind üblicherweise relevant bzw. werden bevorzugt?
• Wie steht es um die Logistik?
• Politische Aspekte innerhalb der Unternehmung und bei den Stakeholder sind wesentlich
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Personalmanagement
• Aufgabe • Befugnis • Rechenschaftspflicht
Verantwortung
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RACIFormat Person
AufgabeVorgang A B C D E F
2 definieren R A I
3 designen I C R A
4 entwerfen I C C
5Prototyp
entwicklen I I C
6 testen R A I
7 produzieren I C -
RisikoR = responsible • A = accountable • C = consulted • I = informed
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Verantwortungszuordnung
R (responsible): führt die Aktivität durch A (accountable): ist gesamtverantwortlich für die Aktivität C (consulted): wird während der Aktivität konsultiert I (informed): wird über die Aktivität informiert
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Responsibility Assignment Matrix
Verantwortlichkeitsmatrix
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Aufgaben
• Gestaltung der Projektteams • Kommunikation und Moderation • Planung, Steuerung und Kontrolle • Risikomanagement • Schnittstelle zum Lenkungsausschuss
Kompetenzen• Verfügungsrechte über das Projektbudget • Informationshoheit hinsichtlich der Projektdaten • fachliche Weisungsbefugnis (projektbezogen)
Verantwortung
• Realisierung des Projekts • Dokumentation • Einhaltung der Vorgaben aus dem Projektvertrag • Umsetzung von Korrekturen / Beschlüssen • Information der Auftraggeber / Lenkungsausschuss • Ergebnisverantwortung gegenüber dem Auftraggeber
Projektleitung
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Aufgaben
• Erteilung des Projektauftrags • Einsetzen der Projektleitung (intern/extern) • (in der Regel) Leitung des Lenkungsausschuss
Kompetenzen
• Einberufung des Lenkungsausschuss • Entscheidungsbefugnis bei Dissens
und erforderlichen Korrekturen • Richtlinienkompetenz • Vorgabe der Eskalationspfade
Verantwortung• organisatorischen Rahmen sicherstellen • Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen • Anpassung der Zielvorgaben (bei Bedarf) • ggf. Unterstützung der PL bei Problemstellungen
Auftraggeberin
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Aufgaben
• Ergebnisse der Projektteams beurteilen • Ergebnisse der Projektteams abnehmen • ggf. Entscheidungen herbeiführen • Außenkommunikation pflegen (Akzeptanz fördern)
Kompetenzen • inhaltliche Entscheidungskompetenz • fachliche Entscheidungskompetenz
Verantwortung• fachlicher Support der Projektleitung • Sicherstellung korrekter Arbeitsergebnisse • fachliche Überwachung
Lenkungsausschuss
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Aufgaben
• Ausführung der Arbeitspakete • Rückmeldung über den Fortschritte und Barrieren • Ausrichtung bzw. Teilnahme an Projektmeetings • Erstellung und Sicherstellung der Dokumentationen • Unterstützung des Projektmanagements
Kompetenzen • An- und Einforderung von erforderlichen Arbeitsmitteln
Verantwortung
• Fertigstellung der Arbeitspakete (termingerecht) • Rückmeldung über jegliche Art von Unregelmäßig-
keiten die das Projekt in irgendeiner Art und Weise beeinträchtigen könnten
• ggf. Klärung von Aspekten wie Urlaub, Weiterbildung
Mitglieder des Projektteams
Projektorganisation Aufwand schätzen
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Projekt
Arbeitspaket D.1
Arbeitspaket D.2
Arbeitspaket D.3
Arbeitspaket D.4
Arbeitspaket D.5
Arbeitspaket C.1
Arbeitspaket C.2
Arbeitspaket C.3
Arbeitspaket C.4
Arbeitspaket C.5
Arbeitspaket B.1
Arbeitspaket B.2
Arbeitspaket B.3
Arbeitspaket B.4
Arbeitspaket B.5
Arbeitspaket A.1
Arbeitspaket A.2
Arbeitspaket A.3
Arbeitspaket A.4
Arbeitspaket A.5
Teilprojekt A Teilprojekt B Teilprojekt C Teilprojekt D
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Einsatzmittelbedarfsschätzung
• Personen
• Material
• technische Hilfsmittel
• it-Services
• Infrastruktur
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Schätzung der Kosten
?
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Kostenschätzung
Erstellen einer Schätzung (Annäherung) der Kosten für die Einsatzmittel, die zur Ausführung
der Arbeitspakete erforderlich sind.
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Kostenplanung
Zusammenfassen der geschätzten Kosten einzelner Vorgänge oder Arbeitspakete, um einen
Kostenmanagementplan zu erstellen.
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Kostenmanagementplan
• MaßeinheitenStunden, Tage, Wochen oder Monate
• PräzisionsebeneRunden der Daten sinnvoll und zulässig
• Steuerungsschwellenwerte Abweichungsgrenzwerte
• Schnittstellen zur TrägerorganisationRechnungswesen (Kontenzuordnung)
• Regeln der Leistungsmessung
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Cost of Quality (COQ)
Zu den Fehlervermeidungskosten und Prüfkosten gehören alle Investitionen für
Qualitätsplanung,Qualitätslenkung,
Qualitätssicherung,
die beim Durchführen der Aktivitäten zur Erfüllung aller definierten Anforderungen entstehen.
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Schätzung der Vorgangsdauer
?
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Analoge Schätzung
Die analoge Schätzung basiert auf Erfahrungen und Daten aus früheren Projekten bzw. aus
Vorgängen die vergleichbar mit den geplanten Vorgängen im Projekt sind.
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3-Punkt-Schätzung
Wahrscheinlichsten (dNorm)
Optimistisch (dMin)
Pessimistisch (dMax)
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Berechnung mit Hilfe der Formel
dMittel =dMin + 4•dNorm + dMax
6
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Parametrische Schätzung
Die Schätzung erfolgt unter Verwendung eines Algorithmus, in den Messgrößen quantifizierbarer
Eigenschaften des Arbeitspakets einbezogen werden. Die Ermittlung des Algorithmus erfolgt und Einbezug von Daten bereits abgeschlossener und
detailreich dokumentierter Projekte. Mit Korrelationsanalysen werden mit den vorliegenden
Daten aus den Projekten die relevanten Einflussgrößen und ihr quantitativer Zusammenhang
mit dem benötigten Aufwand ermittelt.
Projektorganisation Analyse der Risiken
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Bekannte Risiken
Risiken die bereits identifiziert und analysiert wurden und / oder die anhand von definierten Prozessen beschrieben werden können, bezeichnen wir als
bekannte Risiken.
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Unbekannte Risiken
Ereignisse die nicht absehbar und unerwartet auftreten, nennen wir unbekannte Risiken. Sie
können vor dem Eintritt des Geschehen nicht vom Projektteam berücksichtigt werden und daher auch keine entsprechenden Gegenmaßnahmen geplant
werden.
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Analyse der Risiken im Projekt
Risikomanagementplanung
Risikoidentifikation
Qualitative Risikoanalyse
Quantitative Risikoanalyse
Risikobewältigungsplanung
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Projekt
Schätzung
Planung
Steuerung
Kommunikation
Abhängigkeiten
Einsatzmittel
Finanzierung
Priorisierung
Lieferanten
Verordnungen
Markt
Kunde
Wetter u.ä.
Anforderungen
Technologie
Schnittstellen
Zuverlässigkeit
Qualität
Technisch Extern Organisation Projektmanagement
Risikostrukturplan (RBS)
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Eintrittswahrscheinlichkeit zum Zeitpunkt der Bewertung
wenigwahrscheinlich
< 25%
wahrscheinlich 25% - 75 %
sehr wahrscheinlich
> 75 %
1 2 3
gering wenig relevante
Ergebnisse gefährdet
1
mittelTeilergebnisse
gefährdet
2
schwerErfolg des gesamten
Projektes gefährdet
3
Scha
den
bei E
intr
itt
Bewertungsschemata
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Risikoplanung - Tools
?
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Analyse der Risiken im Projekt
Identifikation der Grundursachen
Befragungen
DELPHI Methode
SWOT-Analyse
2016 © Rüdiger Strohmeyer
S W
O T
strengths weaknesses
opportunities threats
2016 © Rüdiger Strohmeyer
SO WT
WO ST
S-O-Strategie W-T-Strategie
W-O-Strategie S-T-Strategie
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Ausblick
• Phasenübergreifende Methoden
• Tools und technische Hilfsmittel
• Kommunikation im Projektmanagement
• Bearbeitung der Fallstudie
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Institut für Management-Diagnostik
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