Vibeke Møller Thomsen International Programmedarbejder, DUF RBU uddannelsesdag, februar 2012
description
Transcript of Vibeke Møller Thomsen International Programmedarbejder, DUF RBU uddannelsesdag, februar 2012
Vibeke Møller ThomsenInternational Programmedarbejder, DUF
RBU uddannelsesdag, februar 2012
Financial Management
– Budgetlægning – DUF-krav (når ansøgning er bevilliget)– Overførsel af penge– Valutakurser– Økonomirapporter i Excel– Regnskabsaflæggelse
Financial Management
• Et budget– er et planlægningsredskab– beskriver hvad et projekt skal koste– er et kvalificeret gæt på fremtiden
Tag 500
Vinduer 100
Dør 200
Mure 700
I alt 1,500
ET
ET
EK
SEM
PEL
EK
SEM
PEL
Financial Management
• Simpel købmandsregning
• Grundig planlægning (af strategier og aktiviteter)• Start med formålet/output/resultatet
for aktiviteten
• Lokalkendskab • Alle involveres
• Bed altid den aktivitetsansvarlige om inputs
ER
ER
KR
ÆV
ER
KR
ÆV
ER
Financial Management
Hvordan husker vi det hele? • Lær af tidligere erfaringer• Spørg andre• Start fra dag 1 og løb projektet igennem
• Brug finansfolk til tekniske råd. Ikke til at prioritere
• Brug noter til forklaringer og udregninger • Lav et hoved- og detailbudget
Financial Management
Financial Management
• Indeholder alle aktivitetsudgifter direkte forbundet med projektet
• Kan opdeles i maksimum 10 underposter • Det er vigtigt, at der er god sammenhæng
mellem ansøgning og budget• Vurder om udgifterne er rimelige• DUF støtter normalt ikke diæter, generel drift og
køb af jord & fast ejendom• Der kan ikke inkluderes budgetposter som
”diverse” og ”uforudsete udgifter”
Financial Management
– I budgetfasen beregnes administrationsvederlaget af det samlede budget eksklusiv administration
– I regnskabsfasen ydes vederlaget af det faktiske forbrug eksklusiv administration
Financial Management
• Bruges altid efter aftale med DUF
• Kan bruges til at dække ”uforudsete udgifter” som prisstigninger og valutakursændringer (SKAL være relateret til planlagte projektstøtteaktiviteter),
• Kan ikke bruges til at udvide aktiviteterne
• Normalt vil budget marginen ikke blive brugt
Financial Management
Main Budget
Budget in Foreign
CurrencyBudget in
DKK Project support
10Preparation 0 020International and local transport 0 030Food and lodging 0 040Visa 0 050Vaccinations/inssurance 0 060Meetings and activities 0 070Materials 0 080Project visit 0 090not defined 0 0
100not defined 0 0 Project support total 0 0
110Information activities in Denmark (max 2 % of project support – only Project Pool) 0 0
120Audit
130Budget margin (max 5 % of project support) 0 0 Sub total 0 0
140Administration in DK & abroad (max 7% of sub total) 0 0 Total 0 0 Applied for exchange rate - mean F. Curr/DKK
Financial Management
Detailed budget
Budget in XX Currency
Budget in DKK
10PreparationForeign Currency DKK
11 12
Sub total 0 0
20International and local transport
Foreign Currency DKK
21 24 25
Sub total 0 0
30Food and lodgingForeign Currency DKK
31 32 36
Sub total 0 0
40VisaForeign Currency DKK
41 42
Sub total 0 0
50Vaccinations and insurrance
Foreign Currency DKK
51 52 53
Sub total 0 0
60Meetings and activitiesForeign Currency DKK
61 63
Sub total 0 0
70MaterialsForeign Currency DKK
71 72
Sub total 0 0
80Project visitForeign Currency DKK
81 82
Sub total 0 0
90not definedForeign Currency DKK
81 82
100not definedForeign Currency DKK
81 82
Sub total 0 0
Detailed budget Budget in XX Currency
Budget in DKK
10PreparationForeign Currency DKK
11 12
Sub total 0 0
20International and local transportForeign Currency DKK
21 24 25
Sub total 0 0
30Food and lodgingForeign Currency DKK
31 32 36
Sub total 0 0
40VisaForeign Currency DKK
41 42
Sub total 0 0
50Vaccinations and insurranceForeign Currency DKK
51 52 53
Sub total 0 0
60Meetings and activitiesForeign Currency DKK
61 62 63
Sub total 0 0
70MaterialsForeign Currency DKK
71 72
Sub total 0 0
80Project visitForeign Currency DKK
81 82
Sub total 0 0
90not definedForeign Currency DKK
81 82
Sub total 0 0
100not definedForeign Currency DKK
81 82
Sub total 0 0
Financial Management
– Mellem hovedposterne• Spørg altid DUF • DUF giver altid skriftligt svar
– Inden for projektstøtten• Der kan flyttes 2.500 kr. mellem hver
underpost
Financial Management
• Kontrakt mellem den danske organisation og DUF• Aftale om revision af projektregnskabet (internt/eksternt)• Separat bankkonto
– Det er muligt at få 80% af bevillingen udbetalt, når projektet bevilliges – 100% vil blive udbetalt for bevillinger under 50.000 kr.– Separat konto både i DK og samarbejdslandet
• Budgetændringer– Kontakt løbende DUF vedr. budgetændringer
• Uregelmæssigheder– Kontakt altid DUF i tilfælde af uregelmæssigheder
Overvej:
• Kontrakt mellem den danske organisation og partner organisationen
Financial Management
– Kontanter– Western Union– Bankoverførsel
Financial Management
Håndtering af kontanter
• Hold penge der kommer ind, adskilt fra de penge der gives ud
• Giv altid en kvittering for penge, der er modtaget• Få altid en kvittering, når der gives penge ud • Sæt altid kontanter i banken• Hav faste procedurer for, hvordan der kan
modtages penge• Begræns adgangen til kontantbeholdningen• Begræns brugen af kontanter• Aftal et tidspunkt for afregning
Financial Management
Likviditetsbudget
Jan Feb Mar I alt
Projektstøtte
10 Forberedelsesmøder 5.000 5.000
20 Forberedelsesdokumenter 2.000 2.000
30 Rejseomkostninger 19.000 19.000
40 Kost & Logi 21.500 21.500
50 Eksterne undervisere 5.000 5.000
60 Undervisningsmateriale 8.000 8.000
70 Opfølgning 11.500 11.500
80 Projektbesøg 24.000 24.000
Projektstøtte i alt 7.000 77.500 11.500 96.000
Financial Management
Dato Beløb (DKK) Kurs Beløb (lokal valuta)
15/12.xz 10.000 9,91 99.100
10/01.xx 50.000 10,39 519.500
11/02.xx 10.000 9,85 98.500
I alt 70.000 717.100
Vægtet gennemsnitskurs 10,24
• Vægtet gennemsnit: 717.100/70.000= 10,24
• NB En gennemsnitskurs er aldrig helt fast
Financial Management
• Ved faste kurser: - kurs 10: 300 lokal valuta (Gevinst: 300)– kurs 20: 600 lokal valuta (Gevinst: 0) – kurs 30: 900 lokal valuta (Tab: 300)
Dato Beløb (DKK) Kurs Beløb (lokal valuta)
1/1 10 10,00 100
1/2 10 20,00 200
1/3 10 30,00 300
I alt 30 600
Vægtet gennemsnitskurs 20
Financial Management
• Eksempler på regnskabssystemer:– Papirbaserede systemer– Computerbaserede systemer
(Navision, C5, Winkas, Quickbook ect.)
– Vi ser på Excel-skabeloner fra www.duf.dk
Financial Management
• Registrering af bilag– Kvitteringer– Kontoplan
Projektstøtte10 Forberedelsesmøder20 Forberedelsesdokumenter30 Rejseomkostninger40 Kost & logi50 Undervisere 60 Undervisningsmateriale70 Opfølgning80 Projektbesøg
110 Oplysningsaktiviteter i Danmark120 Revision
130 Budget margin
140 Administration i Danmark & udland
Financial Management
– Øvelse 2: Ledertræning i Burundi
– Excel-skabelonen kan hentes på http://duf.dk/materialer/globale_materialer/
Name of organisation
Address
City Date:______________
ExpenseFOR: AMOUNT:
Total 1,000
Name: ________________________ Signature:_______________
Name: ________________________ Signature:_______________
Financial Management
• Dokumenter: – (Revideret) projektregnskab– Ingen rentetilbageførsel– Inventarliste – Overdragelsesdokument
• Indeholder udstyr eller inventar med en værdi, der overstiger den skattemæssige sats for småanskaffelser (2012: 12.300kr.)
Financial Management
Fremgangsmåden ved projektregnskab:
Den danske revisor modtager bilagene fra samarbejdsorganisationen og udarbejder på dennebaggrund et samlet revideret regnskab
Financial Management
• Revisionen– Efter Danidas Revisionsinstruks
Instruks vedr. udførelsen af revisionsopgaver i forbindelse med forvaltning af tilskud fra miniprogrammer – gældende for enkeltprojekter under/over 200.000 kr
– Kontakt DUF eller revisor, hvis I er i tvivl om kravene
Financial Management
Over kr. 200.000 siger bl.a.:
• Statsautoriseret eller registreret revisor– Anerkendt revisionsfirma, statsautoriseret revisor– Efter anerkendte internationale standarder (IFAC eller
INTOSAI)
• Der skal gennemføres forvaltningsrevision – Her ses på produktivitet, effektivitet, og
sparsommelighed
Financial Management
Under kr. 200.000 siger bl.a.:• Revisionen kan udføres af statsautoriseret eller
registreret revisor• Revisionen kan også udføres af en foreningsvalgt
ikke-faguddannet revisor (inkl. MO’ regnskabsmed-arbejder)
• Revisionen skal sikre at lokalt afholdte udgifter kan dokumenteres– Det er ikke nok at der er overført midler til
samarbejdsorganisationen
• Ikke samme fokus på forvaltningsrevision – Men det skal efterprøves om der er udvist
sparsommelighed
Financial Management
Vær opmærksom på: - Hvem har deltaget i workshops?
- Kræv evt. deltagerlister
- Er der rejst som angivet?- Kræv evt. boardingcard
eller andre rejsedokumenter
- Er der købt det bilagene viser? - Kræv evt. at se det indkøbte
- Er der købt ind til overpriser? - Lav evt. din egen prisundersøgelse
Financial Management
Identifikation: (forside) • Navn på den danske organisation • Projektets titel • Projektperioden • Bevillingens størrelse • DUFs sagsnummer
Ledelsespåtegning • Ledelsens underskrift m.m.
Revisionspåtegning• Udfyldes af revisor
Financial Management
Regnskabsberetning• Kortfattet resumé af projektets forventede resultater• Kortfattet stillingtagen til om projektets formål er
opnået• Stillingtagen til kvaliteten af dokumentationen i
regnskabet• Redegørelse for ubrugte midler (eller tilgodehavende
midler) samt rentetilskrivning (kan eventuelt medtages i resultatopgørelse eller i noter)
• Redegørelse for eventuelle budgetændringer og anvendelse af budgetmargin med henvisning til korrespondance med DUF
Financial Management
Anvendt regnskabspraksis• Danidas Revisionsinstruks • Den anvendte metode for omregning af fremmed
valuta• Øvrige særlige forhold
Resultatopgørelse
Financial Management
Note nr.
Totale forbrug(kr.)
Forbrug af bevilling (kr.)
Bevilliget budget (kr.)
1 Tilskud fra DUF 114.993 116.330
2 ProjektudgifterKost & logi 43.500 43.500 39.000Undervisere 7.500 7.500 5.000Undervisningsmateriale 13.500 13.500 16.000Opfølgning 5.000 5.000 6.000Projektbesøg 31.000 30.000 30.000Projektudgifter i alt 100.500 99.500 96.000Oplysning i Danmark 2.010 1.990 1.920Revision 5.980 5.980 6.000Budget margin 0 0 4.800Subtotal 108.490 107.470 108.720Administration 7.594 7.523 7.610
Udgifter I alt 116.084 114.993 116.330
Resultat (egenfinansiering)
-1.091
3 Tilskrevne renter (afregnes ikke til DUF) 1.041,00
Financial Management
Noter:
• Acontoudbetaling fra DUF og evt. tilgodehavende
• Brug af budgetmargin• Overførsler til samarbejdsorganisationen • Indkøb af udstyr og inventar• Tilskrevne renter
Financial Management
Indeholder de ovenstående krav til regnskabsaflæggelse
http://duf.dk/materialer/globale_materialer/