Vervanging in de huishouding inspectie zuid-holland
-
Upload
louis-scheuneman -
Category
Documents
-
view
766 -
download
0
description
Transcript of Vervanging in de huishouding inspectie zuid-holland
Provinciale Archiefinspectie Zuid-Holland
Regiobijeenkomst Dordrecht
29 november 2012
Vervanging in de huishouding
Even voorstellen
• Archiefinspectie Zuid-Holland:
• Peter Diebels
• E: [email protected]
• T: 0615964006
Hoe is het nu ….
Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt (…), is een
machtiging vereist van Onze minister dan wel (…)
van Gedeputeerde Staten.
Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot
vernietiging in.
Nu – 2 beleidsregels vervanging
1. Beleidsregel van het RijkBeleidsregel digitale vervanging
archiefbescheiden
2. Provinciale BeleidsregelsBeleidsregel vervanging
Archiefbescheiden Provincie Zuid-Holland 2008
Aanvraag machtigingProcedures
Procedure aanvraag vervanging
• Verkrijgen van een machtiging van minister van
OC&W (via Nationaal Archief) of van Gedeputeerde Staten voor de te bewarenarchiefbescheiden
– tot in 2013
– In 2013: één landelijke set van regels
• Verkrijgen van advies van de archiefinspectie/
eigen minister of gemeentearchivaris voor de te
vernietigen archiefbescheiden
Verkrijging Machtiging
1. Zorgdrager - Opstellen Handboek Vervanging
2. Zorgdrager / Extern bedrijf :
– (laten) uitvoeren proefdigitalisering
– Beperkte kwaliteitsproef om technische instellingen
te testen en resultaten te matchen aan de eisen
3. Extern bedrijf - Kwaliteitscontrole resultaten
proefdigitalisering
Stappenplan (2)
4. Zorgdrager & Gedeputeerde staten:
* Overleg over nadere invulling technische en procedurele eisen t.b.v. kwaliteitsborging.
* Afspraken over toetsingsmomenten, etc.
5. Zorgdrager - Verkrijgt positief advies gemeentearchivaris en neemt conceptbesluit
vervanging
6. Zorgdrager - Aanvraag algemene machtiging voor
Vervanging bij Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland
Stappenplan (3)
7. Gedeputeerde Staten beoordelen Handboek
Vervanging
• Toetsing handboek
• Met Checklist uit Beleidsregel vervanging
8. Gedeputeerde Staten verlenen machtiging tot vervanging - na goedkeuring handboek
9. Zorgdrager - Bekendmaking besluit tot vervanging
d.m.v. publicatie
Procedure aanvraag machtiging
Artikel 6 (Beleidsregel):
1. Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na
ontvangst op het machtigingsverzoek.
2. Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het
machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13
weken verdagen.
3. Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben
genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging
binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging
geacht te zijn verleend.
Verlening machtiging :
• Geordende en toegankelijke staat gewaarborgd
– inhoud, structuur en vorm bij ontstaan
– tijdstip en taak of handeling
– samenhang met andere ontvangen en opgemaakte
archiefbescheiden.
• Duidelijke beschrijving
– procesmatige en technische inrichting
– overeenkomen met de werkelijkheid
• Kloppende technische specificaties
Duur en beperkingen machtiging
Rijk:
• Geldt voor bescheiden ontvangen NA de machtiging en zaken, die nog niet zijn afgedaan
– Aparte machtiging voor achterafgedigitaliseerde documenten
• maximaal 5 jaar na inwerkingtreding
– daarna opnieuw een machtiging aanvragen
Provincie:
• Kan ook met terugwerkende kracht
• geen beperking aan duur machtiging
Uitzonderingen
• Documenten die vanwege hun uitwendige vorm
van belang zijn voor het cultureel erfgoed
• Documenten met een symbolische waarde voor
het cultureel erfgoed
• Documenten waarvan de authenciteit of integriteit
niet vast staat
• Documenten die op grond van een wettelijke
bepaling in de oorspronkelijke vorm bewaard
dienen te worden
Wie hebben al machtiging ?
Gemeenten• Oss
• Deventer
• DCMR
• Westland
• Putten
• Oisterwijk
• Helmond
• Bergen op Zoom
• Woerden
• Woensdrecht
Rijk
• Provincies
– Flevoland
– Overijssel
– Zuid-Holland
• Diverse rijksorganen
Wijziging in 2013
Machtiging verdwijnt uit de Archiefwet
Oorzaak:
Wet revitalisering generiek toezicht >
Machtiging is vorm van specifiek toezicht
Gevolg: Eisen voor vervanging opgenomen in Archiefregeling
Nieuwe regeling in de maak:
Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap van [datum], nr. ..., tot wijziging van de
Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels
omtrent vervanging
Nieuwe regels voor vervanging - inhoud
Zorgdrager neemt besluit tot vervanging en besteedt hierin aandacht aan:
• Reikwijdte van het vervangingsproces:
• Opgave organisatieonderdelen en
• Categorieën archiefbescheiden
• Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen
instellingen en de randapparatuur
• Software en de gekozen instellingen;
• Criteria voor de keuze voor kleur, grijswaarden of zwart/wit
Nieuwe regels voor vervanging
• Wijze waarop de reproductie tot stand komt:
• formaten
• bewerkingen
• metagegevens
• keuze voor reproductie per batch of per stuk;
• Inrichting van controle op juiste en volledige weergave en herstel van fouten;
• Proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
• Kwaliteitsprocedures
Zorgdrager neemt besluit tot vervanging en besteedt hierin aandacht aan:
Nieuwe regels
Besluit zorgdrager:
– Vastleggen en verantwoorden van procedure en
keuzes ten aanzien van de techniek van
vervanging
– Voor reproducties gelden normen van
Archiefbesluit en Archiefregeling qua
duurzaamheid en geordende en toegankelijke
staat
Nieuwe regels
• Betrokkenheid van archivaris bij besluitvorming niet
verplicht
• Uitzonderingen niet benoemd
• Toetsing achteraf!!
• Voorlichtingsbrochure ?
• Vaststelling?
Tot die tijd blijft de huidige procedure van kracht
VRAGEN??
Nieuwe rol archiefinspectie
Bijdrage leveren aan herziening
interbestuurlijk toezicht
Wat verandert er nu voor u?
Iedere overheid verantwoordelijk voor het eigen informatiebeheer.
• rapporteren aan b&w / dagelijks bestuur
• controle door raad / algemeen bestuur
• eigen verantwoording ten aanzien van vervanging, vervreemding,
overbrenging, openbaarheid, archiefverordening, bewaarplaats
Belangrijke rol voor de gemeente- c.q. waterschapsarchivaris en met
name diens inspecteurs: HORIZONTAAL TOEZICHT
Provincie gaat ‘generiek’ toezicht uitoefenen:
• door een provinciaal toezichthouder
• functie van provinciaal archiefinspecteur verdwijnt
Resterend specifiek toezicht in de
Archiefwet
• Artikel 7: machtiging vervanging door GS (tot medio
2013)
• Artikelen 30.1, 32.2, 35.1 en 37.2 : melding van de
Archiefverordeningen aan GS
• Artikel 8: machtiging vervreemding door de minister
• Artikel 13.3: machtiging opschorting overbrenging
archieven ouder dan 20 jaar door GS
• Artikel 15.4: beperking openbaarheid archieven ouder
dan 75 jaar door GS
Wat gaat de provincie doen?
• Uitkomsten horizontaal toezicht (KPI’s, jaarverslagen
gemeentearchivaris) verzamelen
• Berichten uit de media, van burgers registreren (zelf
verzamelen)
• Afspraken over de beschikbaarstelling van informatie
door de onder toezicht gestelde overheid aan de
controlerende/inspecterende overheid (informatiearrangementen)
• Reality checks
• Desnoods interveniëren via…
De Interventieladder
Signaleren
Opvragen en valideren
Bepalen acties en termijnen
Vooraankondiging interventie
Besluit tot interventie met termijn
Sanctie: schorsing/vernietiging besluit of indeplaatsstelling
Taakverwaarlozing
Als een overheid niet, niet naar behoren of niet tijdig een
gevorderde beslissing neemt, een gevorderde handeling verricht of een gevorderd resultaat tot stand
brengt
17 Taakverwaarlozingscriteria voor archiefbeheer
• Achterstand bewerking/overbrenging
• Ongeschikte archiefbewaarplaats
• Niet aangepaste verordening
Hulpmiddelen vanuit Provincie
• Advies
• Kennisoverdracht
• Hulpmiddelen:
Beleidsregels
Rekennorm
Referentiekader
RODIN
Referentiekader Opbouw Digitaal InformatiebeheerLANDELIJK OVERLEG VAN PROVINCIALE ARCHIEFINSPECTEURS
WERKVERBAND GEMEENTELIJKE ARCHIEFINSPECTIERODIN