Vervanging CMS voor website en intranet Gemeente Oegstgeest · Vervanging CMS website en intranet...

Vervanging CMS

voor website en intranet

Gemeente Oegstgeest

Vervanging CMS website en intranet Gemeente Oegstgeest 2.

I N H O U D S O P G A V E

1 Inleiding .....................................................................................................................................................3

2 Te leveren producten en diensten ..........................................................................................................4

3 Informatie over de aanbesteding ............................................................................................................5

3.1 Aanpak .......................................................................................................................................................5

3.2 Planning.....................................................................................................................................................5

3.3 Disclaimer..................................................................................................................................................6

3.4 Vergoeding ................................................................................................................................................6

3.5 Onvolkomenheden/tegenstrijdigheden ..................................................................................................6

3.6 Voorwaarden .............................................................................................................................................6

4 Programma van eisen en wensen...........................................................................................................7

4.1 Toelichting en invul instructie.................................................................................................................7

4.2 Leveranciersinformatie ............................................................................................................................7

4.3 Implementatie............................................................................................................................................9

4.4 Functionaliteit - Algemeen.....................................................................................................................10

4.5 Functionaliteit - Modules .......................................................................................................................11

4.6 Functionaliteit - CMS ..............................................................................................................................12

4.7 Functionaliteit - Productencatalogus ...................................................................................................14

4.8 Functionaliteit - Formulierengenerator (FG) ........................................................................................15

4.9 Functionaliteit - RIS/BIS .........................................................................................................................16

4.10 Functionaliteit - Zoeken .........................................................................................................................17

4.11 Functionaliteit - Management informatie .............................................................................................18

4.12 Functionaliteit - Persoonlijke Internet Pagina (PIP) ............................................................................18

4.13 Functionaliteit - Digitaal loket................................................................................................................19

4.14 Functionaliteit - GIS................................................................................................................................20

4.15 Functionaliteit - Foto-archief .................................................................................................................21

4.16 Functionaliteit - Intranet .........................................................................................................................22

5 Eisen vanuit technisch beheer en architectuur...................................................................................24

5.1 Betrouwbaarheid.....................................................................................................................................24

5.2 Performance ............................................................................................................................................25

5.3 Onderhoudbaarheid................................................................................................................................25

5.4 Techniek ..................................................................................................................................................26

5.5 Relaties met andere programmatuur ....................................................................................................26


1 Inleiding

De gemeente Oegstgeest is op zoek naar een nieuwe leverancier voor haar CMS (Content Management Systeem). Op dit moment wordt gebruik gemaakt van een CMS dat geleverd is door Waxtrapp. Dit CMS wordt zowel voor de externe website als voor het intranet gebruikt. Op www.oegstgeest.nl is de inhoud te bekijken. De nieuwe website moet minimaal de inhoud van de huidige bevatten, maar er zijn ook allerlei wensen voor uitbreiding o.a. op gebied van elektronische dienstverlening en koppelingen met de back-office applicaties. Daarnaast is er een afzonderlijke site met vacatures bij bedrijven en instellingen in Oegstgeest, die door de gemeente beheerd wordt (www.vacatures.oegstgeest.nl). Deze website is eveneens ontwikkeld door Waxtrapp. Het is de bedoeling om deze wesbite eveneens te vervangen. Oegstgeest gebruikt een DMS (Document Management Systeem) van BCT (Corsa/DMS 7.1) en het is de bedoeling dat dit de basis gaat vormen voor zaakmanagement en workflowmanagement. Er is nog geen gegevensmagazijn in gebruik. Dat zal in de komende jaren wel in gebruik genomen worden. Een keuze hiervoor moet nog gemaakt worden. Dat geldt ook voor een eventuele broker. In de backoffice werkt Oegstgeest met software van CODA (Financiën), PlanConsult (Sociale Zaken), Gouw IT (Belastingen), Getronics PinkRoccade (Burgerzaken). Voor bouwvergunningen wordt gewerkt met Corsa B&RO. Gelijktijdig zal het Intranet vervangen worden. Het is de bedoeling dat de externe website en het Intranet vanuit één CMS beheerd worden en dat bepaalde inhoud op beiden gepubliceerd kan worden. Een belangrijk uitgangspunt is dat het geheel gehost kan worden, zowel door de leverancier of een andere provider.

http://www.oegstgeest.nl/

http://www.vacatures.oegstgeest.nl/


2 Te leveren producten en diensten

De gemeente Oegstgeest is op zoek naar een leverancier met visie en de nodige expertise op het vakgebied, wat vertaald is in een bewezen standaardproduct. Maatwerksystemen en systemen die in ontwikkeling zijn komen niet voor gunning in aanmerking. De levering dient zowel producten als diensten te omvatten. Onderstaand worden de gewenste producten en diensten kort toegelicht. Producten: - Licenties van standaardsoftware - Licenties van overige benodigde (ondersteunende) software - Hosting van CMS, Internetsite, Intranetsite en de Vacaturesite * Implementatie van: - CMS (incl. o.a. RIS/BIS * en elektronische dienstverlening) - Internetsite - Intranetsite - Realisatie koppeling met Corsa van BCT * Diensten: - Inrichten systeem - Bijdragen aan het functioneel, visueel en interactie ontwerp - Maken van een technisch ontwerp - Uitvoeren technische conversietrajecten voor inhoud van huidige Internet- en Intranetsite - Uitvoeren technische conversietrajecten voor inhoud van huidige RIS/BIS * - Begeleiden uitrol - Ondersteunen inrichten beheer(organisatie) - Opleiden interne gebruikers en beheerders De gemeente Oegstgeest zal eventueel benodigde hardware en randapparatuur zelf verzorgen. Eisen hieraan dienen in een bijlage te worden gespecificeerd. Gemeente Oegstgeest behoudt zich het recht voor de met * gemerkte producten niet of in een later stadium af te nemen.


3 Informatie over de aanbesteding

3.1 Aanpak

Deze aanvraag zal aan een beperkt aantal geselecteerde leveranciers gezonden worden met het verzoek om op basis hiervan een offerte samen te stellen. Deze dient alle benodigde producten en diensten te bevatten, die nodig zijn om aan de wensen te voldoen. Tevens dient het programma van eisen ingevulde aangeleverd te worden, met de gevraagde bijlagen. De offertes zullen door een werkgroep beoordeeld worden. Vervolgens zal aan twee van de leveranciers gevraagd worden om een presentatie/demonstratie te verzorgen. Tijdens deze periode zal de gemeente Oegstgeest tevens referenties natrekken. De resultaten hiervan zullen samen met de offerte en de presentaties/demonstraties worden meegewogen bij de beoordeling. Op basis daarvan zal een voorkeur voor één leverancier bepaald worden. Daarmee zullen onderhandelingen gevoerd worden totdat er overeenstemming bestaat over aspecten als de te leveren producten en diensten, de prijzen daarvoor, de planning en andere voorwaarden (betalingsschema, bonus/malus regeling, afspraken die zullen gelden voor de gebruiksperiode). Op voorhand kan al aangegeven worden dat Oegstgeest haar eigen bijgevoegde algemene inkoopvoorwaarden zal toepassen. Mochten deze onderhandelingen niet tot een bevredigend resultaat leiden, dan kan besloten worden om met de andere leverancier(s) gesprekken aan te knopen. Mocht tijdens de implementatie blijken dat niet binnen de gestelde termijnen aan de eisen kan worden voldaan door de leverancier, dan behoudt de gemeente Oegstgeest zich het recht voor de implementatie te beëindigen en alsnog met een andere partij in onderhandeling te gaan. Mocht tijdens de implementatie blijken dat ruim binnen de gestelde termijnen aan de eisen is voldaan, dan kan een nog overeen te komen bonus/malusregeling in werking treden.

3.2 Planning

Activiteit Datum / Periode

Opstellen offerte-aanvraag Tot begin december

Verzenden offerte-aanvraag 6 december 2007

Uiterste inleverdatum offertes 6 januari 2008

Keuze eerste 2 leveranciers 10 januari 2008

Presentatie/demonstratie leverancier 1 16 januari 2008 (ochtend)

Presentatie/demonstratie leverancier 2 21 januari 2008 (ochtend)

Voorlopige keuze 24 januari 2008

Drie onderhandelingsgesprekken met voorkeurleverancier

11 februari 2008 18 februari 2008 25 februari 2008

Opdrachtverstrekking 28 februari 2008

Technische implementatie nieuwe website Tot 20 maart 2008

Start vullen content van nieuwe website 20 maart 2008

Eerste versie gereed, omzetting oude naar nieuwe website inclusief enkele volledig digitale producten (met Digid en Ogone)

15 april 2008


Het Intranet zal in het derde kwartaal van 2008 geïmplementeerd worden, evenals de resterende nog niet geïmplementeerd functionaliteiten.

3.3 Disclaimer

De gemeente Oegstgeest behoudt zich het recht voor om, tot het moment van opdrachtverstrekking deze procedure geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Tevens heeft de gemeente geen verplichting tot gunning (deels of totaal).

3.4 Vergoeding

Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbestedingsprocedure. Kosten, door inschrijvers gemaakt met betrekking tot het opstellen en verzenden van offertes, kunnen dus niet op de gemeente Oegstgeest worden verhaald en zijn voor rekening en risico van de inschrijver. Indien blijkt dat er onjuiste of onvolledige informatie is verstrekt, waardoor gemeente Oegstgeest onjuiste afwegingen heeft gemaakt en waarbij sprake is van nalatigheid van de zijde van de leverancier, kan Gemeente Oegstgeest overgaan tot het verhalen van de geleden schade.

3.5 Onvolkomenheden/tegenstrijdigheden

Dit document is met uiterste zorgvuldigheid samengesteld. Mocht de inschrijver desondanks onvolkomenheden en/of tegenstrijdigheden tegenkomen dan dient hij hiervan melding te maken. Indien, na sluiting van de offertetermijn blijkt dat dit aanbestedingsdocument onvolkomenheden en/of tegenstrijdigheden bevat en deze niet door inschrijver zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de inschrijver. In alle gevallen van onduidelijkheid prevaleert de visie van gemeente Oegstgeest op dit aanbestedingsdocument.

3.6 Voorwaarden

Door het uitbrengen van een offerte verklaart de aanbieder zich akkoord met deze en alle andere in dit document vermelde voorwaarden en tevens met de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Oegstgeest. Aanbieder verklaart akkoord te gaan met de toepassing van het Nederlands recht op de af te sluiten overeenkomst(en). Leverancier zal alle medewerking verlenen, wanneer de gemeente, na beëindiging van de overeenkomst, een keuze maakt voor een andere leverancier.


4 Programma van eisen en wensen

4.1 Toelichting en invul instructie

De volgende paragrafen, en ook het volgende hoofdstuk, bevatten de eisen c.q. vragen ten aanzien van de leverancier en de te leveren producten en diensten. De vragen/eisen zijn per paragraaf willekeurig gerangschikt zonder prioritering. Eisen welke naar onze mening zo vanzelfsprekend zijn dat zij niets tot weinig toevoegen aan dit programma van eisen zijn niet opgenomen, hierbij valt te denken aan eisen als “Het pakket dient stabiel en gebruikersvriendelijk te zijn”.

De gebruikte afkortingen hebben de volgende betekenis:

nr. nummer Cat categorie

1 – show stopper, zonder dit kan het product niet worden aangeschaft 2 – must have, zeer belangrijke eis 3 – wordt meegewogen 4 – wordt licht meegewogen

Eis de gestelde eis waaraan het geleverde product of dienst aan dient te voldoen Ja het product of dienst voldoet volledig aan de gestelde eis (zoals gesteld in de

eerste vraag) én is onderdeel van standaard functionaliteit én is reeds bij een klant geïmplementeerd. (overige vragen dient u te beantwoorden in de toelichting)

Nee het product of dienst voldoet niet of niet volledig aan de gestelde eis, is maatwerk of is nog niet geïmplementeerd

Toelichting toelichting op uw antwoord (ja of nee). Als u “ja” hebt geantwoord kunt u eventueel een toelichting geven. Als dit expliciet gevraagd is, dan moet u dit zelfs doen. Hebt u “nee”geantwoord dan wordt eveneens verwacht dat u een toelichting geeft en eventueel alternatieven aandraagt.

De kolom “ja” of “nee“ dient altijd te worden ingevuld, ook al is de eis in stellende vorm geschreven en niet als een vraag. Indien het een vraag is om informatie en geen eis kunt u “ja” invullen als u de gevraagde informatie volledig hebt kunnen geven. Soms is een eis samengesteld (bevat meerdere subeisen). In dat geval is het de bedoeling dat u elke afzonderlijke eis beantwoordt. Naast eisen zijn er ook open vragen, waarop de aanbieder een antwoord kan geven. Indien een uitgebreide toelichting mogelijk is op open vragen dan is dit aangegeven in de meest rechtse kolom met het woord ‘bijlage’. De maximale lengte van een antwoord is een half A4-tje, tenzij anders is aangegeven. Indien uw antwoord korter is dan ca. 40 woorden kunt u ook de rechterkolom gebruiken. Het oordeel over het antwoord en de toelichting wordt mede bepaald door de relevantie en bondigheid. Van de onderdelen die u met “ja” aanduidt, wordt verwacht dat deze onderdeel uitmaken van uw aanbieding en inbegrepen zijn in de genoemde prijzen. Voor vragen die u met “nee” beantwoordt, wordt u verzocht een eventueel alternatief aan te geven met bijbehorende kosten waar van toepassing.

4.2 Leveranciersinformatie

Nr. Vraag Antwoord

1. Wat zijn de NAW-gegevens van uw vestiging; Naam en KvK-nummer, bezoekadres, correspondentieadres, telefoon, fax en e-mail?

2. Hoeveel medewerkers heeft uw vestiging en uw bedrijf in vaste dienst? In hoeverre maakt u gebruik van extern personeel?

3. Hoeveel medewerkers zijn meer dan 50% betrokken bij klanten in


Nr. Vraag Antwoord

de gemeentelijke markt?

4. Hoeveel systeemontwikkelaars resp. consultants in Nederland zijn momenteel bij uw systeem betrokken.

5. Wie is contactpersoon voor de opdrachtgever (naam, functie en afdeling)?

6. Welk deel van uw omzet behaalt u uit de gemeentelijke markt?

7. Bent u eigenaar/licentiehouder van de in deze aanbieding aangeboden software producten? Zo nee, licht de (juridische) situatie met betrekking tot auteursrechten en/of licenties en/of patentrechten toe.

8. Maakt uw organisatie deel uit van een groter geheel? Zo ja, van welke organisatie maakt uw organisatie deel uit? Wat zijn de eigendomsverhoudingen?

9. Werkt uw organisatie bij de uitvoering van projecten samen met andere organisaties. Zo ja, met welke.

10. Sinds wanneer is de eerste versie van uw programmatuur beschikbaar? Is uw product meer dan 3 jaar in gebruik bij minstens één klant?

11. Wat is de huidige versie en sinds wanneer is deze beschikbaar? Kunt u een korte versiehistorie van minimaal de laatste 2 jaar met beschrijving van wijzigingen/fixes bijsluiten?

12. Hoeveel implementaties in het gemeentelijke segment kent het systeem voor resp. CMS, Digitaal loket en RIS/BIS?

13. Geef een beschrijving van de wijze waarop klachten en claims worden afgehandeld.

14. Beschrijf of en zo ja hoe, uw systeem voldoet aan het volgende uitgangspunt: alle modules / functionaliteit zijn standaard onderdeel van één geïntegreerd pakket van één leverancier, waarbij sprake is van eenmalige gegevensinvoer aan de bron die op een beheersbare en controleerbare wijze automatisch binnen het pakket worden uitgewisseld zonder tussenkomst van interfaces.

15. Wat is uw visie op het gebied van de inzet van content management, internet en intranet binnen de Nederlandse gemeentelijke overheid? Visie bijvoegen als toelichting, circa één A4-tje.

16. Heeft u een duidelijke visie op gebied van applicatie- en systeemarchitectuur en koppelingen met systemen van andere aanbieders binnen de Nederlandse gemeentelijke overheid. Visie bijvoegen als toelichting, maximaal twee A4-tjes.

17. Volgt u de gemeentelijke ontwikkelingen op gebied van elektronische dienstverlening op de voet en onderhoudt u contacten met organisaties als ICTU (en programma’s als EGEM, i-teams, Overheid heeft Antwoord©) en ministeries? Licht dit toe op één A4-tje.

Bijlage

18. Heeft u een helpdesk? Zo ja, wat zijn de telefonische openingstijden en welke ondersteuning biedt uw helpdesk met welke response- en oplostijden (volgens uw standaardvoorwaarden)?

19. Vanuit welke locaties in Nederland wordt welke ondersteuning geboden?

20. Is een periodiek gebruikersoverleg georganiseerd ? En zo ja, wat is de inbreng van gebruikers, wat zijn de onderwerpen en wat is de concrete invloed die de gebruikersgroep kan uitoefenen op uw releasebeleid?

21. Hoe gaat u om met nieuwe wensen en eisen van uw klanten? Licht toe hoe u het proces hebt ingericht om te komen tot uitbreiding van de standaardfunctionaliteit en welke rol klanten daarin spelen.

22. Biedt u een onderhoudsovereenkomst en geeft deze recht op nieuwe versies van alle software?

23. Wat is het gemiddeld aantal releases per jaar?


Nr. Vraag Antwoord

Is een training nodig voor elke nieuwe release? Wie betaalt de kosten voor deze training?

4.3 Implementatie

Nr. Cat Eis Ja Nee Toelichting

1. 2 Levert u zelf projectleiding voor de implementatie van het systeem? Zo nee, hoe regelt u dit?

2. 1 Levert u vooraf een duidelijke projectaanpak ? Het plan bevat minimaal de volgende onderdelen: Doelstelling, projectresultaat, randvoorwaarden, organisatie, op te leveren producten, kwaliteitsplan, aanpak, fasering, planning, optimale teamsamenstelling, taakverdeling en kosten, rapportage en communicatie, en risico’s en maatregelen. Licht de projectaanpak op hoofdlijnen toe. Voorbeelden uit eerdere projecten dienen ter illustratie overlegd te kunnen worden.

Bijlage

3. 2 Gestreefd wordt om door veel aandacht aan de kwaliteit van het ontwerptraject te besteden het aantal iteraties tijdens de bouw/acceptatie beperkt te houden. Heeft u een vaste ontwerpmethodiek? Kunt u aangeven hoe u het ontwerptraject heeft georganiseerd? Heeft u voorbeelden van documenten die daar standaard onderdeel van uitmaken?

Bijlage

4. 2 Beschikt uw bedrijf over eigen deskundigen op het gebied van de vormgeving? Zo nee, besteedt u de vormgeving uit aan een vaste partner?

5. 3 Kunt u aangeven wat de belasting zal zijn voor de project-, gebruikers- en de beheersorganisatie bij de implementatie van het systeem (in dagen) ?

Bijlage

6. 2 Hanteert u een acceptatieprocedure m.b.t. het systeem ? Voeg een voorbeeld toe

7. 4 Vereist uw systeem ondersteunende (standaard-) pakketten zoals bijvoorbeeld spreadsheet, tekstverwerker en/of e-mail pakket? Zo ja,geef aan welke.

8. 3 Wordt naar een standaardpakket gestreefd of wordt een specifieke implementatie gemaakt? Wat is uw beleid t.a.v. aanpassingen en maatwerk op basis van specifieke klantwensen in het systeem? Licht toe

9. 1 Kunt u de gewenste implementatiedatum garanderen?

10. 1 Het huidige CMS is ontwikkeld door Waxtrapp. Wenselijk is om een groot deel van de bestaande content te converteren naar het nieuwe CMS. Dit geldt in ieder geval voor de onderdelen van Nieuws & Publicaties en Projecten (voor het RIS/BIS en de productcatalogus zie de betreffende paragraaf) Kunt u garanderen dat deze onderdelen automatisch geconverteerd zullen worden ? Kunt u dit tegen een vaste prijs aanbieden? Beschrijf in het kort hoe u een overzetting (conversie) van de content uitvoert en hoe u omgaat met de overgang naar een nieuwe situatie.

Bijlage optioneel

11. 2 Verzorgt uw bedrijf de complete aansluiting op Digid?

12. 2 Welke opleidingen biedt u voor welke soorten van gebruikers?


4.4 Functionaliteit - Algemeen


1. 3 Het systeem biedt de mogelijkheid om bezoekers te attenderen op voor hun relevante, gepubliceerde informatie, door gebruik te maken van interesseprofielen. Dit ten behoeve van nieuwsbrieven per e-mail, e-mail attendering en/of RSS feeds. Geef toelichting. Geldt dit ook voor het Intranet ?

2. 3 Het CMS dient meertalige content volledig te ondersteunen, ook in niet-westerse tekensets. De website dient een taalkeuze en een taalvoorkeur aan te bieden. De eerste optie beperkt de content op de site, de tweede geeft indien mogelijk content in de voorkeurstaal en anders in het Nederlands. Ook andere mogelijkheden om meertaligheid te ondersteunen worden aangeboden. Beschrijf uw concept en waar dit geïmplementeerd is.

3. 2 Biedt u technieken waarmee gepubliceerde emailadressen tegen spam kunnen worden afgeschermd? Zo ja, geef aan welke.

4. 2 Biedt het systeem de mogelijkheid tot redirects?

5. 4 Is de bezoeker verplicht om cookies te accepteren ? Geef een toelichting.

6. 2 Hoe ondersteunen de leverancier en het systeem “Drempels Weg categorie 2” en “Webrichtlijnen voor toegankelijkheid voor blinden en slechtzienden”?

7. 2 Meerdere ingangen op de homepage.

8. 2 Is het mogelijk om te werken met uitklapmenu’s?

9. 2 Biedt uw systeem de mogelijkheid om subsites te creëren en bij te houden? Een subsite is een afzonderlijk te openen website met een eigen domeinnaam, die met hetzelfde CMS beheerd kan worden.

10. 2 3

Hebben subsites hun eigen sitemap? Kunnen hiertussen nog relaties worden gelegd middels hyperlinks?

11. 2 Biedt uw systeem de mogelijkheid om een Extranet te creëren? Hiermee wordt bedoeld een gedeelte van de website dat afgeschermd is voor onbevoegde bezoekers.

12. 3 Heeft de programmatuur een on-line help functionaliteit voor de bezoekers?

13. 4 Zijn er andere voorzieningen om de bezoeker te ondersteunen (b.v. tooltips)? Licht toe

14. 3 Wordt over applicaties/modules heen een uniform gebruik van iconen en termen gehanteerd?

15. 1 De mogelijkheid tot het ontsluiten van documenten in de browser via CMS

16. 2 De volgende standaarden / werkwijzen worden gevolgd: - W3C c.q. XHTML 1.0 strict, XHTML 1.1 strict, CSS 2 ?? - ISO 639-1 - Unicode cq ISO 10646 - ‘cross browser’ verificatie voor genoemde browsers - XML Ondersteunt uw oplossing deze standaards?

Bijlage optioneel

17. 1 Standaard formaten worden volledig ondersteund (pdf, doc, rtf, xls, gif, jpg, ppt, tiff). Dit betekent o.a. dat links naar documenten met deze formaten opgenomen kunnen worden in de website en dat deze documenten na aanklikken in de bijbehorende toepassing geopend worden. Biedt uw systeem deze mogelijkheid? En is het mogelijk om deze documenten in een viewer te openen?

18. 3 Is het mogelijk om java-script op te nemen in de content?



19. 2 Alle teksten in de softwareproducten zijn in het Nederlands gesteld.

20. 1 Uw systeem biedt de mogelijkheid om, in verband met de Archiefwet, regelmatig automatisch een kopie te maken voor archiefdoeleinden. Licht de mogelijkheden toe.

Bijlage.

21. 3 Indien een bezoeker een pagina afdrukt, dan biedt het systeem de mogelijkheid om een ‘watermerk’ in de afdruk op te nemen.

22. 2 De website biedt een icoon aan om een afdruk te maken van een volledige pagina (dus inclusief het gedeelte dat niet zichtbaar is op het scherm).

23. 1 Het systeem biedt de mogelijkheid om ‘deeplinks’ tussen onderdelen van de website te leggen.

4.5 Functionaliteit - Modules

Geef aan welke modules of specifieke functionaliteiten door u standaard geleverd kunnen worden. Alleen modules die bij minstens 2 klanten operationeel zijn vermelden.


1. 3 Forum

2. 3 Chat

3. 3 Weblog

4. 3 Poll

5. 2 Interne vacatures met de mogelijkheid om een CV te uploaden

6. 3 Vacatures van alle bedrijven en instellingen in Oegstgeest.

7. 2 Nieuwsitems Deze moeten in volgorde van nieuw naar oud getoond worden. Nieuws moet naar categorieën kunnen worden onderverdeeld. Nieuws moet op verschillende plaatsen gearchiveerd kunnen worden met automatische archivering per categorie

8. 2 RIS/BIS (zie ook afzonderlijke tabel)

9. 1 Digitaal loket (zie ook afzonderlijke tabel)

10. 1 Producten catalogus (zie ook afzonderlijke tabel)

11. 1 Formuliereneditor (zie ook afzonderlijke tabel)

12. 2 Persoonlijke Internet Pagina (PIP) (zie ook afzonderlijke tabel)

13. 1 Verordeningen volgens meest recente Internet Publicatiemodel voor Publicatie Decentrale Regelgeving

14. 1 Publicatie van bekendmakingen en vergunningen volgens meest recente Internet Publicatiemodel van Overheid heeft Antwoord ©

15. 2 Jaarkalender als afzonderlijk content tpe in CMS. Tevens moet vanuit de kalender naar afzonderlijke gebeurtenissen gesprongen kunnen worden

16. 3 (gepersonaliseerde) E-mail nieuwsbrieven (verzendlijst aanmelding, beheer, opmaak, verzending)

17. 3 Rubriek “meest gezochte onderwerpen”

18. 3 Banners

19. 3 Klacht-, aanvraag- en suggestieformulieren met registratie en elektronische ontvangstbevestiging, waarvan de tekst door de gemeente bepaald kan worden. De gemeente kan per formulier aangeven naar welk e-mailadres het formulier gestuurd moet worden.



20. 3 Reactiemogelijkheden voor bezoekers m.b.t een pagina (geïntegreerd met het CMS, dus de reactie wordt gekoppeld aan de pagina)

21. Prikbord voor het Intranet t.b.v. (informele) berichten inclusief de mogelijkheid om een foto te plaatsen (met maximum omvang)

22. 3 Evenementenagenda/activiteitenkalender, door burgers/organisaties zelf aan te melden zonder tussenkomst van de gemeente op te nemen, wel door gemeente aan te passen

23. 3 Module voor presentatie (leden van) gemeenteraad, college en commissies (zie huidige website)

24. 3 Module voor presentatie organisatie op de website middels organogram met bijbehorende gegevens (zie huidige website)

25. 3 Module “nieuw op de website” die automatisch gevuld wordt en handmatig aangepast kan worden

26. 3 Pagina direct mailen, kort formulier invullen met afzender, mailadressen afzender en ontvanger en mogelijkheid berichtje erbij (mail a friend)

27. 3 Afsprakenmodule (om afspraken te kunnen maken met bijvoorbeeld de balie)

28. 3 Mogelijkheid om pagina’s aan te vinken die je vaak bekijkt, die je vervolgens kunt oproepen vanuit je persoonlijke pagina (dossiervorming)

29. 3 Kunnen deze modules eenvoudig op meerdere plaatsen (binnen de site en subsites) worden opgenomen?

4.6 Functionaliteit - CMS

De onderstaande tabel heeft betrekking op de manier, waarop de medewerkers van de gemeente met het CMS werken.


1. 2 Eenvoudig aanpasbare navigatie (dus niet overal leverancier voor nodig)

2. 2 Verschillende templates voor verschillende soorten content (nieuws, vacatures, projecten, cartoon…)

3. 2 Mogelijkheden voor fotobewerking - Beschikbare foto’s eerst laten zien in de vorm van

thumbnails - Foto’s in batch laden - Foto’s bewerken inscreen (dus niet van te voren

bewerken met een ander programma, dan opslaan en dan laden)

- De gebruikersinterface bevat functionaliteit om afbeeldingen aan te passen (bijvoorbeeld schalen en bijsnijden)

4. 1 Het systeem biedt de mogelijkheid om rollen en autorisatieprofielen te definiëren. Hoeveel rollen kunnen er benoemd worden?

Geef aantal aan

5. 1 Rechten kunnen minimaal worden toegekend aan rollen en gebruikersgroepen.

6. 2 Contentbeheerders moeten snel en probleemloos pagina’s kunnen publiceren. Publicatierechten kunnen worden toegekend voor subsites, een deel van de (sub)site en overkoepelend over alle sites.

7. 2 Kunnen contentbeheerrechten (wijzigen, maken, verwijderen



van content) per rol ingesteld worden per subsite, menu onderdeel, pagina?

8. 1 Het is van groot belang dat achteraf herleid kan worden welke medewerkers content hebben gemuteerd en hoe. Het systeem moet daarom een logboek bijhouden van alle mutaties per pagina of onderdeel, waaruit precies blijkt wie wanneer wat heeft gedaan. Voorziet uw systeem daarin?

9. 2 Is het mogelijk om tijdens uitvoering van de contentbeheertaak aan te geven dat een document vanuit het CMS naar verschillende doelen gepubliceerd moet worden, zoals intranet, extranet en internet?

10. 2 Is een overzichtelijke online gebruikers- en beheerdershandleiding voor het CMS aanwezig? En online helpteksten?

11. 2 Wordt elke aanpassing en/of uitbreiding van het systeem verwerkt in de online gebruikers- en beheerdershandleiding?

12. 3 Is er voor iedere nieuwe versie van het systeem ook een papieren versie van de handleiding beschikbaar?

13. 4 De schermlayout dient door de beheerder aanpasbaar te zijn (inregelbaarheid)

14. 3 Is het mogelijk om de functionaliteit van het systeem in de toekomst aan te passen aan de wensen van de gebruiker (maatwerk) ?

15. 3 De programmatuur dient rapportagemogelijkheden ten behoeve van (hoofd)redactie in zich te hebben. Bijvoorbeeld wie beheert welke content. Welke pagina’s verwijzen naar elkaar.

16. 2 Hoe eenvoudig kunnen relaties tussen pagina’s gelegd en onderhouden worden. Geef kort aan welke stappen een redacteur moet uitvoeren en hoe dit getoond kan worden.

17. 1 Copy en paste functionaliteit vanuit Word naar het CMS met mogelijkheid om opmaaktekens automatisch te wissen.

18. 3 Kan de functionaliteit in de contentbeheeromgeving aangepast worden aan de hand van de rol van de gebruiker. Bv. Basis gebruiker / geavanceerde gebruiker

19. 2 Kan een contentbeheerder tijdens het bladeren door de site eenvoudig omschakelen naar editing modus? Is het mogelijk om snel te switchen tussen WYSIWYG en HTML editing modus?

20. 2 Content kan tussen sites worden hergebruikt (Internet, intranet, extranet en subsites). Geef aan hoe dit geregeld is. Geef kort de benodigde handelingen aan.

21. 3 Kunnen contentbeheerders een statusoverzicht (‘takenlijstje’) van hun content krijgen ? Wat verloopt, waar zijn opmerkingen over, wat staat gereed voor publicatie? Kunnen signaleringen handmatig worden aangemaakt? Kunnen contentbeheerders met een mailfunctie op wijzigingen in hun takenlijstje gewezen worden?

22. 4 Het systeem biedt een signaalfunctie waarbij een medewerker een signaal krijgt, wanneer een nieuw item aan zijn werkvoorraad is toegevoegd. Hoe gebeurt dit?

23. 2 Biedt uw systeem een check op correctheid van externe links? En garantie van integriteit van links binnen het CMS ?

24. 3 Is er een standaard oplossing beschikbaar op het gebied van publicatie workflow c.q. staging? Graag kort toelichten.

25. 2 Kan bij publicatie van een document een publicatietermijn (begin- en einddatum) worden meegegeven? Heeft dit tot gevolg dat het document automatisch wordt vertoond?



26. 3

Het is mogelijk inzicht te krijgen in zowel de ‘eigen’ werkvoorraad (nog te publiceren content) als die van een eigen groep/rol.

27. 3 De nog te behandelen acties van één medewerker kunnen per stuk en in hun geheel overgezet worden naar een andere medewerker. Dit door een geautoriseerde medewerker, bijvoorbeeld een hoofdredacteur.

28. 2

Eigenaarschap voor alle content van een bepaalde gebruiker is eenvoudig te wijzigen. Welke vergelijkbare beheersfunctionaliteit biedt u nog meer standaard aan?

29. 3 Toont de programmatuur juiste en begrijpelijke Nederlandstalige foutboodschappen? Licht toe.

30. 3 Geeft de programmatuur de gebruiker aanwijzingen over hoe om te gaan met getoonde foutboodschappen?

31. 3 Het daadwerkelijke aantal handelingen voor met name aanmaak en update van content dient zo beperkt mogelijk te zijn. Beschrijf in een bijlage de volgende processen met benodigde handelingen met de geschatte handelingsduur voor uw systeem: A – aanmaken van een nieuwsbericht B – aanmaken van een pagina met één figuur dat moet

worden verkleind en bijgesneden, inclusief plaatsing in de navigatie

C – vinden en updaten van tekst op een pagina

Bijlage

32. 3 Biedt het CMS een spellingchecker?

33. 1 Het systeem biedt de mogelijkheid om een huisstijl af te dwingen (o.a. lettertype en –grootte, kleurgebruik)

4.7 Functionaliteit - Productencatalogus


1. 1 Beschikt uw systeem over een productencatalogus ? Geef aan wat de herkomst is.

2. 2 De producten moeten op verschillende wijzen gezocht en gevonden kunnen worden door de bezoekers. Biedt het systeem een zoekmogelijkheid op : - Trefwoord - Alfabetisch overzicht - Vraaggericht a.h.v. thema’s - Meest bezochte producten - Levensgebeurtenis - Via vraagbomen

3. 2 Uit welke onderdelen bestaat de presentatie van een product? Is dit een verplichte indeling of kan de gemeente deze aanpassing naar eigen inzichten?

Toelichten

4. 3 De presentatie van één product kan beperkt worden tot één pagina waarop de belangrijkste zaken samengevat zijn. Vervolgens kan doorgeklikt worden naar meer details.

5. 1 De catalogus is bij oplevering van het systeem standaard gevuld. Met hoeveel producten en wat is de herkomst van de teksten?

6. 2 Biedt u de mogelijkheid tot een abonnement op wijzigingen in de producten en –teksten, bijvoorbeeld als gevolg van wetswijzigingen?



7. 2

Is het mogelijk om elk product toe te wijzen aan een rol of groep van medewerkers?

8. 2 Is het mogelijk om de publicatie van een product aan en uit te zetten?

9. 2 Wanneer een nieuw product of een wijziging in een bestaand product zich voordoet, dan zal een proces doorlopen worden alvorens het gepubliceerd kan worden. - Zijn er meerdere versies van een product mogelijk ? - Kunnen verschillende fasen onderkend worden in het

proces? - Kunnen deze fasen toegewezen worden aan

verschillende personen?

10. 2 Is het mogelijk om in de producttekst onderdelen op te nemen uit een centrale tabel (b.v. openingstijden, leges, tarief) zodat de betreffende informatie maar op één plaats bijgehouden hoeft te worden?

11. 1 Biedt uw systeem de mogelijkheid om automatisch te koppelen met Samenwerkende Catalogi, zodat ook producten van andere overheden getoond worden en andersom?

12. 1 Kunnen externe en interne hyperlinks opgenomen worden in de producttekst?

13. 4 Producten moeten in subgroepen onder te brengen zijn.

14. 2

Oegstgeest wil de bestaande productbeschrijvingen uit het huidige CMS laten converteren naar het nieuwe CMS. - Kunt u dit ondersteunen? - Zo ja, geef aan hoe u deze conversie aanpakt en wat uw

ervaring hiermee is. - Beschrijf in een conversieplan hoe u de conversie zou

aanpakken. Maximaal 1 A4.

4.8 Functionaliteit - Formulierengenerator (FG)

Bedoeld wordt een programma waarmee medewerkers van de gemeente digitale formulieren kunnen ontwikkelen, die vervolgens op de website gekoppeld kunnen worden aan producten uit de catalogus en aan andere onderwerpen en die tevens gebruikt kunnen worden in het digitale loket.


1. 2 Contentbeheerders moeten in staat zijn om zelf eenvoudig nieuwe formulieren te ontwerpen. Geef aan hoeveel dagen training daar gemiddeld voor nodig is. Geef aan hoeveel uren het gemiddeld kost om een nieuw formulier te maken.

2. 2 De FG moet voorzien in het genereren van ‘intelligente’ formulieren. Denk hierbij aan het routeren naar vervolgvragen op basis van antwoorden op de vorige vraag.

3. 1 De FG moet voorzien in het flexibel ingeven van e-mail adressen van ontvanger(s) per formulier.

4. 1 De FG moet voorzien in validatiefunctionaliteit voor alle velden; niet alleen valideren op aanwezigheid van invoer, maar ook op b.v. numerieke of tekstuele inhoud, formaat invoer, geldigheid datum, instellen mogelijke antwoorden.

5. 1 De FG moet voorzien in het gebruik van checkboxes, radiobuttons en dropdown listboxes.

6. 3 Bij datumvelden is het mogelijk om een kalendertje op te roepen waarin een datum geselecteerd kan worden.



7. 2 De FG moet formulieren in diverse output formaten kunnen generen, zowel leesbaar voor mens- als machine. Geef kort aan wat de mogelijkheden zijn.

8. 1 Voor alle producten en diensten, die in de monitor van advies overheid.nl geteld worden, is een standaard formulier beschikbaar.

9. 1 Formulieren, die ontwikkeld zijn door andere gemeenten (binnen uw systeem) moeten eenvoudig overgenomen kunnen worden. Dit is een standaard functionaliteit.

4.9 Functionaliteit - RIS/BIS


1. 1 Van de gemeenteraad en commissies moeten op overzichtelijke wijze gepubliceerd kunnen worden: - agenda met alle bijbehorende stukken - notulen / verslagen - overzicht van schriftelijke vragen - besluiten en afspraken - naamlijsten - planning voor de komende maanden

2. 1 Raadsleden krijgen de mogelijkheid om via DigiD in te loggen om vertrouwelijke documenten te kunnen raadplegen en extra functionaliteiten beschikbaar te krijgen.

3. 1 2

Het RIS/BIS gedeelte heeft een eigen zoekmachine. Het RIS/BIS is doorzoekbaar is op registratienummer (Corsa), onderwerp, soort sjabloon (Corsa), stuksoort, beleidsprogramma, datum, type vergadering (vergadering/politieke ronde), vrij trefwoord (meerdere), ook op inhoud van de documenten (full text) en op combinatie van zoekargumenten

4. 3 Bij het zoeken kan gebruik worden gemaakt van “groter, dan”, “kleiner dan” etc.

5. 3 Documenten waarvoor de gebruiker niet geautoriseerd is, worden wel getoond in het zoekresultaat met enkele metagegevens. Deze documenten zijn dan echter niet op te roepen.

6. 1 Bij een opgevraagd document moeten gerelateerde documenten getoond kunnen worden die de bezoeker vervolgens op moet kunnen vragen (themavorming).

7. 2 Beschikbaarheid van online help en uitleg voor burgers en raadsleden.

8. T 1 2

Documenten in het DMS (Corsa van BCT) moeten gepubliceerd worden in het CMS. Dit moet kunnen zonder extra handelingen voor medewerkers van de gemeente. Geef aan hoe u deze koppeling kunt realiseren.

9. 3 Ook de metadata van documenten wordt beschikbaar gesteld, zodat inzicht verkregen kan worden in historie en behandelwijze van het document.

10. 3 Van een document kunnen meerdere (vrijgegeven) versies geraadpleegd worden.

11. 2 Overzichtelijke publicatie van artikel 37 vragen.

12. 3 Mogelijkheid om uit de laatste 20 door de bezoeker zelf geraadpleegde documenten een keuze te maken

13. 3 Mogelijkheid om een lijst van favoriete documenten op te stellen en bij te houden, eventueel gegroepeerd naar onderwerp (= persoonlijke dossiervorming)



14. 2 2 2

Mogelijkheid om persoonlijke aantekeningen toe te voegen aan een document in het RIS/BIS. Mogelijkheid om documenten te printen inclusief de aantekeningen Mogelijkheid om aantekeningen van anderen in te zien.

15. 1 Oegstgeest wil de bestaande gegevens en documenten uit het huidige CMS laten converteren naar het nieuwe CMS, met name vóór de periode dat het huidige DMS ingevoerd is (maart 2007). - Kunt u dit ondersteunen? - Zo ja, geef aan hoe u deze conversie aanpakt en wat uw

ervaring hiermee is. - Beschrijf in een conversieplan hoe u de conversie zou

aanpakken. Maximaal 1 A4.

bijlage optioneel

4.10 Functionaliteit - Zoeken


1. 1 De zoekmachine kan op de combinatie van volledige inhoud en metagegevens zoeken. Ook alle modules en het GIS worden betrokken bij het zoeken.

2. 1 De zoekmachine kan op de volledige inhoud van documenten (fulltext search) zoeken. De zoekmachine zoekt ook in de inhoud van gekoppelde documenten (o.a. Word en PDF).

3. 3 Bij het zoeken kan gebruik worden gemaakt van booleaanse operatoren (o.a. AND, OR).

4. 3 Bij het zoeken kan gebruik worden gemaakt van truncation en wildcards (o.a. ‘*’, ‘?’).

5. 2 Het systeem maakt bij zoeken geen onderscheid in hoofd- en kleine letters of letters met of zonder diakrieten.

6. 1 De zoekmachine kan minimaal twee bevragingsniveaus aan (eenvoudig en geavanceerd zoeken).

7. 1 Bij de zoekresultaten moet de herkomst aangegeven worden (onderdeel website, subsite, etc.).

8. 2 Binnen de resultaten van een zoekactie moet verder gezocht kunnen worden door een verfijning aan te brengen.

9. 2 Het zoekresultaat kan, oplopend of aflopend, worden gesorteerd op alle getoonde kolommen (o.a. datum en relevantie).

10. 3 Vanuit het getoonde zoekresultaat biedt het systeem de mogelijkheid om eerst alleen de relevante metagegevens te tonen (b.v. via mouseover).

11. 2 Documenten of pagina’s waarvoor de gebruiker niet geautoriseerd is, worden niet getoond in het zoekresultaat.

12. 2 In het gevonden document zijn, binnen de browser, de gevonden zoektermen gemarkeerd.

13. 3 Er kan een samenvatting in het zoekresultaat getoond worden.

14. 3 Gaat de zoekmachine op aangepaste wijze om met content die hergebruikt wordt op diverse sites. Bijvoorbeeld: door deze te rubriceren naar subsite. Hoe wordt omgegaan met informatie die op meerdere subsites wordt hergebruikt.

15. 1 Wanneer vanuit de zoekresultaten één van de gevonden onderdelen aangeklikt wordt, moet teruggekeerd kunnen worden naar het scherm met de zoekresultaten.

16. 2 Is het mogelijk om trefwoorden en andere metadata toe te



kennen aan de verschillende pagina’s en onderdelen van de website, waar de zoekmachine vervolgens op kan zoeken? Zijn deze trefwoorden door de individuele contentbeheerders vrij te kiezen?

17. 2 1 Het systeem biedt standaard een “kruimelpad” dat een bezoeker inzicht biedt in waar hij zich bevindt en waarmee hij snel naar een hoger niveau terug kan keren.

4.11 Functionaliteit - Management informatie


1. 3 De programmatuur dient management informatie te kunnen genereren in gestructureerde overzichten op basis van de content die het systeem bevat en het gebruik ervan door bezoekers. Minimaal dienen geboden te worden: - geaggregeerde bezoekerstatistieken - aantal raadplegingen per pagina per periode - content per eigenaar - ouderdom van content - samenvatting van loginformatie (storingen,

beschikbaarheid) - gegevens over gebruikte programmatuur (browser,

operating systeem) - herkomst van de bezoekers - herkomst van de doorgeleiding (via zoekmachines e.d.)

2. 3 Management informatie moet over de jaren heen vergelijkbaar zijn.

4.12 Functionaliteit - Persoonlijke Internet Pagina (PIP)

De PIP is een gedeelte van de website waar de bezoeker van de website zijn eigen gegevens en zaken kan bekijken


1. 1 Toegang tot de PIP kan verkregen worden via DigiD.

2. 2 De PIP biedt statische gegevens die de gemeente heeft vastgelegd over de bezoeker, via een gegevensmagazijn uit de back-office systemen (bijvoorbeeld GBA, WOZ, belastingen, sociale zaken). Geef aan welke koppelingen standaard mogelijk zijn en aan welke randvoorwaarden de gemeente moet voldoen. Biedt u zelf functionaliteit voor een gegevensmagazijn aan? Licht toe.

3. 2 Tevens is het mogelijk om lopende en afgewerkte zaken te bekijken. Deze zijn afkomstig uit een zakenmagazijn. Geef aan welke koppelingen standaard mogelijk zijn en aan welke randvoorwaarden de gemeente moet voldoen. Biedt u zelf functionaliteit voor een zakenmagazijn aan? Licht toe.

4. 3 Het is mogelijk om documenten uit het DMS van de gemeente (Corsa) te ontsluiten via de PIP. Geef aan welke koppelingen standaard mogelijk zijn en aan welke randvoorwaarden de gemeente moet voldoen.

5. 3 Het is mogelijk om tekeningen en foto’s te ontsluiten via de PIP. Deze kunnen afkomstig zijn uit het DMS van de


gemeente, maar ook uit andere gemeentelijke bronnen. Geef aan welke koppelingen standaard mogelijk zijn en aan welke randvoorwaarden de gemeente moet voldoen.

6. 3 De PIP biedt mogelijkheden voor een grafische presentatie van de woonomgeving van de bezoeker. De ondergrond bestaat minimaal uit een plattegrond en een lucht- of satellietfoto. Voor de bezoeker relevante gegevens worden getoond in de vorm van een icoon waaraan gegevens gekoppeld zijn (bijvoorbeeld aangevraagde bouwvergunningen, geplaatste meldingen, openbare verlichting, evenementen, werk-in-uitvoering).

7. 3 Het is mogelijk om vanuit de PIP direct aanvragen in te dienen bij het digitale loket, waarbij de Digid-inlog en relevante gegevens meegenomen worden.

8. 3 Ook is het mogelijk om direct door te klikken naar een extern WOZ-portaal zonder opnieuw in te hoeven loggen bij DigiD.

4.13 Functionaliteit - Digitaal loket

Het Digitaal loket stelt bezoekers in staat om een product of dienst volledig digitaal aan te vragen.


1. 2 Een aanvraag van een product of dienst kan gestart worden vanuit een product in de productencatalogus

2. 2 Het is echter ook mogelijk om alle producten in het digitaal loket in een lijst te presenteren, waarin ook gezocht en waaruit geselecteerd kan worden.

3. 2 Alle producten en diensten, die in de monitor van advies overheid.nl geteld worden, kunnen in het digitaal loket aangevraagd worden.

4. 1 Een daadwerkelijke aanvraag van producten en diensten is mogelijk met een digitaal formulier, dat ontwikkeld is met de eigen formulierengenerator.

5. 2 Het is eveneens mogelijk om een aanvraag te leiden naar de voorziening eFormulieren van ICTU. En naar het in ontwikkeling zijnde Digitale omgevingsloket (ofwel Landelijke Voorziening Omgevingsloket).

6. 4 Beschikt u ook over andere mogelijkheden om een product of dienst aan te laten vragen? Zo ja, licht toe.

7. 4 Afhankelijk van het tijdstip en de gekochte producten door een klant dient de programmatuur op basis van de klantgroep het meest waarschijnlijke product boven aan de lijst met aangeboden producten te plaatsen

8. 1 DigiD wordt ondersteund. Indien een bezoeker tijdens één sessie meerdere acties uit wil voeren hoeft hij maar één keer in te loggen. Het systeem onthoudt wie de bezoeker is.

9. 2 Het systeem ondersteunt tevens DigiD voor bedrijven.

10. 2 Tarieven van producten en productgroepen dienen zeer flexibel te kunnen worden ingericht. Minimaal moet een tariefstructuur kunnen worden ingesteld per product, per productgroep, per interval, per datum en per aantal. Licht toe

11. 1 Voor betaling van producten en diensten kan Ogone toegepast worden. Indien meerdere producten en diensten afgenomen worden in één sessie, dan kan volstaan worden met één betaling van het totaalbedrag. Afzonderlijke bestellingen moeten nog wel gewijzigd kunnen


worden.

12. 2 Op het (digitale) bankafschrift worden naast het ontvangen bedrag tevens opgenomen de besteldatum, naam van de burger, BSN en productnaam.

13. 2 Gegevens, die reeds bekend zijn bij de gemeente, moeten bij aanvang van het invulproces al ingevuld of getoond worden op het formulier (zg. prefill). Geef aan uit welke bronnen deze informatie gehaald kan worden en aan welke randvoorwaarden de gemeente moet voldoen.

Toelichting

14. 3 Is het mogelijk om een prefill uit te voeren vanuit een directe koppeling met de landelijke basisregistraties, via een Landelijke Voorziening dus zonder tussenkomst van de gemeente)? Geef aan met welke LV’s u een koppeling biedt.

15. 2 Daar waar relevant kan de aanvrager een digitale bijlage met de aanvraag meesturen.

16. 2 Nadat het aanvraagproces in zijn geheel correct is doorlopen dient het systeem de aanvraag in de vorm van een XML-bericht te kunnen versturen naar een verwerkingproces bij de gemeente. Dit bericht dient met succes verwerkt te kunnen worden in Corsa voor de verdere afwikkeling door de gemeente.

17. 2 Het systeem kan ook een e-mail versturen naar een vooraf bepaald e-mailadres.

18. 2 Alle aanvragen, zowel de succesvol afgeronde als de afgebroken sessies, worden geregistreerd in het CMS voor controle op afdoening en ter ondersteuning van de financiële afwikkeling.

19. 3 Het systeem biedt Midoffice functionaliteit op het gebied van: - gegevensmagazijn - zakenmagazijn - document management

20. 3 Is er binnen het CMS een ondersteuning voor de workflow, bijvoorbeeld: - Overdracht van een aanvraag van de ene naar de andere functionaris.

- Toewijzing aan groepen en mogelijkheid om als deelnemer aan de groep toegewezen aanvragen op te pakken.

21. 1 De programmatuur dient managementinformatie over producten te kunnen genereren in gestructureerde overzichten op basis van alle soorten gegevens die het systeem kan bevatten. Voorbeelden van managementinformatie zijn: - geaggregeerde informatie per periode - kruistabellen die financiële informatie per periode en

klantgroep combineren - overzicht van welke doelgroepen op welk moment welk

product afnemen - vergelijking ten opzichte van normen (bv een

dashboard- en stoplichtenrapportage) Licht toe welke soorten managementinformatie het systeem kan genereren.

4.14 Functionaliteit - GIS

Met GIS wordt bedoeld Geografisch InformatieSysteem. Het is gewenst dat de website de mogelijkheid biedt om informatie geografisch te presenteren.



1. 2 De website biedt de mogelijkheid om informatie geografisch aan te bieden. Dit is vergelijkbaar met wat er bij PIP beschreven is (punt 6). De beperking is echter dat vertrouwelijke informatie niet getoond mag worden.

2. 2 Diverse kaartlagen kunnen gecombineerd worden, waarbij de bezoeker lagen aan en uit kan zetten. De GBKN is één van die kaarten.

3. 2 Een belangrijk onderdeel betreft de bekendmakingen en vergunningen. Biedt u standaard de mogelijkheid om de informatie te tonen en ontsluiten?

4. 2 Niet alleen punten maar ook objectvlakken kunnen aangeboden worden. Denk aan digitale ruimtelijke plannen zoals bestemmingsplannen en de welstandsnota. De bijbehorende informatie moeten geraadpleegd kunnen worden door op een object te klikken.

5. 2 Voor bestemmingsplannen geldt dat ze voorzien kunnen worden van voorschriften, een toelichting en een handleiding voor de bezoeker, op dezelfde wijze als momenteel het geval is (zie website). Ook de navigatie-mogelijkheden in de kaart zijn vergelijkbaar, zoals o.a. een mogelijkheid tot zoeken op adres. De bezoeker wordt de mogelijkheid geboden om te reageren i.h.k.v. inspraak.

6. 3 Het is mogelijk om vanuit de GIS-functionaliteit een aanvraagproces te starten, waarbij de coördinaten van een aangeklikt punt meegenomen worden (bijvoorbeeld voor een melding openbare ruimte of een inritvergunning). De relevante aanvragen worden daarbij ook aangegeven.

4.15 Functionaliteit - Foto-archief

Oegstgeest beschikt over enkele foto-archieven en wenst deze te ontsluiten voor de bezoekers van de website.


1. 2 De bezoekers kunnen het foto-archief doorzoeken aan de hand van verschillende zoekargumenten (nummer, documenttype, trefwoord, vervaardiger, periode, willekeurige term, locatie).

2. 2 De resultaten van een zoekvraag worden getoond als thumbnails met de bijbehorende metadata. Een thumbnail kan geselecteerd worden, waarna deze in een groter formaat getoond wordt.

3. 3 De getoonde foto’s zijn rechtstreeks afkomstig uit het foto-archief, dat zich bevindt in de Corsa-database van de gemeente. Indien dit niet mogelijk is, beschrijf dan de voorgestelde werkwijze.

4. 2 Vanuit de lijst met gevonden foto’s kan een foto geselecteerd worden. Deze wordt vervolgens groter getoond en de bezoeker heeft de mogelijkheid om de foto aan de bestelling toe te voegen.

5. 2 Bestelde foto’s kunnen naar wens geprint worden (in verschillende afmetingen), digitaal verzonden per e-mail of gedownload (indien vrij van auteursrechten). In de laatste 2 gevallen kan een formaat gekozen worden.

6. 2 De bestelling kan afgerekend worden met behulp van Ogone

7. 2 Foto’s moeten door het programma geconverteerd kunnen



worden van het ene naar het andere formaat.

4.16 Functionaliteit - Intranet

Oegstgeest wil vanuit hetzelfde CMS als de externe website een Intranet beschikbaar maken voor de medewerkers. Geef aan welke modules of specifieke functionaliteiten door u standaard geleverd kunnen worden. Alleen modules die bij minstens twee klanten operationeel zijn vermelden.


1. 1 “Smoelenboek” (zie eisen in onderstaande tabel)

2. 1 Prikbord (inclusief mogelijkheid voor de medewerker om foto’s te uploaden tot een maximale omvang)

3. 3 Knipselkrant

4. 3 Interne aanvragen

5. 3 Verlofkaart

6. 1 Intern nieuws

7. 2 Nieuwsrubriek “wie is er nieuw” (met automatische verwijdering na bepaalde tijd)

8. 1 Huishoudelijke mededelingen

Eisen aan het smoelenboek.


9. 1 Onderdelen in smoelenboek : naam, organisatie-onderdeel, functie, foto, telefoonnummer, kamernummer, datum verjaardag (zonder jaartal), werkdagen, introductietekst, persoonlijke gegevens, BHV, EHBO, vrije velden

10. 3 Indien een nieuwe medewerker wordt toegevoegd, dan automatisch opnemen in de nieuwsrubriek “wie is er nieuw”.

11. 2 Medewerker kan een beperkt aantal eigen gegevens zelf bijhouden

12. 1 Aan een medewerker moet een foto gekoppeld kunnen worden.

13. 1 Foto’s moeten door (geautoriseerde) medewerkers ge-upload kunnen worden.

14. 2 Door organisatiestructuur kunnen navigeren tot op medewerkerniveau.

15. 1 Medewerker- en organisatie-informatie vinden via zoeksysteem op allerlei kenmerken, niet alleen op naam. Ook zoekmogelijkheid op functienaam, organisatie-onderdeel en voornaam.

16. 4 Kunnen relaties tussen de personen en andere content element gelegd worden? (b.v. documenten, berichten, producten, formulieren etc.)

17. 3 Kunnen er relaties gelegd worden tussen personen onderling, zoals secretaresse en vervanging bij afwezigheid?

Overige eisen aan het Intranet zijn hieronder aangegeven.


18. 1 Het Intranet moet vanuit het gemeentelijke netwerk te bereiken zijn, zonder dat de medewerker moet inloggen.



19. 1 Het Intranet moet ook vanaf een willekeurige plek op het internet benaderd kunnen worden. Daarbij is inloggen noodzakelijk, waarbij het bestaande ADS van Windows voor inloggen toegepast wordt.

20. 3 Er wordt een logging bijgehouden van het externe bezoek.

21. 1 Het Intranet biedt eveneens ruime zoekmogelijkheden.

22. 2 Het Intranet voorziet in een koppeling met het DMS van Corsa voor het raadplegen van documenten, zodat er geen dubbele documentopslag nodig is.


5 Eisen vanuit technisch beheer en architectuur

5.1 Betrouwbaarheid


1. 1 De programmatuur moet zelf de consistentie van de gebruikte database waarborgen. Het uitvallen van een werkstation waarop een mutatie wordt uitgevoerd, mag bijvoorbeeld niet leiden tot onbetrouwbaarheid of anderszins onbruikbaarheid van de gegevens in een centrale database. Licht toe hoe dit is geborgd.

2. 2 Het systeem biedt mogelijkheden om, in geval van een calamiteit met het CMS of de bijbehorende database, terug te keren naar een consistente situatie waarbij het verlies aan mutaties beperkt blijft tot het laatste uur en de integriteit van gegevens gewaarborgd blijft. Geef een korte toelichting. Wordt dit gemeld aan de gebruikersorganisatie ?

3. 1 Een storing in de programmatuur en/of de database mag niet leiden tot verlies van gegevens.

4. 2 Bij het verbreken van de netwerkverbinding dient het systeem zonder tussenkomst van de gebruiker de verbindingen te kunnen herstellen en gegevens onderling weer te synchroniseren/repliceren.

5. 2 Het is mogelijk een deel van inhoud te herstellen vanaf een backup, zonder alles te overschrijven.

6. 4 Beschrijf kort hoe u omgaat met test- en productieomgevingen, systeemsoftware updates en andere updates. Geef ook aan welke invloed dit heeft op licenties.

7. 1 Kan (bv. na een storing) de integriteit van de database worden gecontroleerd en hersteld?

8. 2 De site moet bestand zijn tegen hacking technieken. Alle invoer moet gevalideerd worden. Geef aan hoe uw systeem en ontwikkelen testmethodes dit garanderen.

Bijlage

9. 1 Omdat het nieuwe systeem een zeer belangrijke bron van informatie gaat vormen, worden aan de beschikbaarheid zeer hoge eisen gesteld. Het CMS moet tijdens kantooruren (8.00 -18.00) 99% beschikbaar zijn. Dat deel van het systeem dat wordt ingezet voor de beschikbaarstelling van documenten via internet moet 7x24 uur voor 99,7% beschikbaar zijn, met een maximale storingstijd vanaf melding van 2 uur die niet vaker dan 1x per jaar wordt overschreden. Geef aan onder welke voorwaarden u met uw oplossing aan de gestelde eisen voor beschikbaarheid kan voldoen. Geef aan of en welke alternatieve oplossingen met betere of mindere beschikbaarheid u adviseert en verklaar waarom u deze beter geschikt vindt.

Bijlage

10. 2 Kunt u garanties afgeven voor de beschikbaarheid van de Internetsite? Welke voorzieningen zijn daarvoor nodig?

Bijlage

11. 3 Beveiliging/authenticiteit moet bij voorkeur in een aparte module worden geïmplementeerd die ook door andere applicaties kan worden gebruikt.



12. 3 www.oegstgeest.nl moet bij voorkeur enkelvoudige authenticatie ondersteunen, ook voor modules die niet door de leverancier worden geleverd. Dit kan d.m.v. verschillende technieken (b.v. username/password, LDAP, emailadres/wachtwoord en DigiD). Geef aan hoe dit wordt gerealiseerd. Het doel is onder meer om ‘single sign on’ te realiseren. Geef aan of, en zo ja, welke rol, cookies hierin spelen.

13. 3 Het systeem moet voorzien zijn van verschillende niveaus van autorisatie welke door de beheerder per gebruiker en per gebruikersgroep aan te passen is. Het moet mogelijk zijn duidelijke rollen toe te wijzen die in een centraal systeem kunnen worden beheerd (bij voorkeur LDAP of active directory).

14. 3 Kunnen de rollen door de contentmanager zelf uitgebreid worden?

15. 2 Het systeem moet voorkomen dat twee gebruikers gelijktijdig eenzelfde onderdeel kunnen muteren. Wel moet het mogelijk zijn om de inhoud te raadplegen terwijl deze door een andere gebruiker wordt bewerkt,

5.2 Performance


1. 1 Er moeten 20 CMS-gebruikers gelijktijdig met het systeem kunnen werken, zonder dat de wachttijden langer dan 2 seconden zijn. Geef ongeveer aan onder welke condities (systeem, dataverbinding, etc.) dit vastgesteld is.

2. 2 De maximale laadtijd van een nieuwe pagina (homepage www.oegstgeest.nl) of scherm met zoekresultaten mag maximaal 2 seconden bedragen bij gebruik via een eenvoudige ADSL verbinding in Nederland (2 Mbit / 512 kbit; ping: 20 ms) en bij een belasting door 30 gelijktijdige actieve ‘gemiddelde’ bezoekers. Geef aan welke voorzieningen hiervoor nodig zijn.

3. 2 Stelt u een limiet aan de hoeveelheid dataverkeer van en naar de webserver? Zo ja, wat is die limiet en welke kosten brengt een eventuele overschrijding met zich mee?

5.3 Onderhoudbaarheid


1. 2 Er dient een duidelijke scheiding te kunnen worden gemaakt tussen de beheertaken van de leverancier en die van de gemeente. De leverancier zorgt voor het beschikbaar stellen van updates en voert updates uit in samenspraak met de gemeente. De gemeente zorgt voor alle zaken binnen de applicatie (toekennen van menu's, autorisaties etc.).

2. 3 Beschrijf in het kort welke mogelijkheden er bestaan voor een applicatiebeheerder om op afstand ondersteuning te bieden aan een andere CMS-gebruiker.

3. 2 Versiebeheer alsmede het invoeren van updates, patches en major releases dient op een gestructureerde wijze plaats



te vinden. Licht toe hoe u hiermee omgaat

4. 2 Welke mogelijkheid is er aanwezig voor het automatisch schonen van bepaalde gegevens in de database (verwijderen van bv. alle verlopen content).

5. 2 Ondersteuning van de programmatuur door de leverancier moet gegarandeerd zijn voor een periode van minimaal vier jaar vanaf aankoopdatum. Indien de leverancier, na afloop van die periode, besluit om de programmatuur niet meer te ondersteunen, dan moet het systeem nog tenminste twee jaar operationeel blijven vanaf de bekendmaking van het besluit.

5.4 Techniek


1. 1 Biedt u aan om het systeem te hosten ? Zo nee, hebt u een samenwerking met een partner die dit kan verzorgen?

2. 2 Biedt u een SLA aan voor de hosting van het systeem?

3. 4 Geef aan waar de documenten in het systeem worden opgeslagen: in de database, op het filesysteem of anders.

4. 1 De programmatuur en met name de content database dient centraal beheerd te kunnen worden. Beschrijf uw ideeën en mogelijkheden voor een technische architectuur. Geef aan welke eisen aan de infrastructuur gesteld worden.

Bijlage

5. 2 Het systeem dient te voldoen aan de huidige technologische (defacto) standaarden. Op basis van welke technologie is uw software ontwikkeld?

Bijlage

6. 2 De gemeente Oegstgeest wil gebruik maken van een centraal autorisatiesysteem (Active Directory). Het systeem dient hierin te voorzien.

7. 1 De gemeente Oegstgeest werkt met Citrix, Office 2003, IE 6. Is uw systeem hiervoor geschikt of zijn er aanpassingen nodig? Draait deze configuratie in een praktijksituatie? Kunt u referenties overleggen?

8. 2 Aanbieder schetst een architectuur van het systeem waaruit blijkt: - uit welke technische onderdelen (modules) het systeem

bestaat, - hoe de verschillende onderdelen met elkaar

samenhangen; - hoe de verschillende onderdelen kunnen integreren met

de systemen van de gemeente Oegstgeest Neem een plaatje op als bijlage. Maximaal 2 A4 inclusief plaatje.

Bijlage

9. 2 Het systeem houdt rekening met verschillende schermformaten en –resoluties van bezoekers en geeft de gemeente keuzemogelijkheden daarvoor.

5.5 Relaties met andere programmatuur


1. 2 De databasestructuur moet open en inzichtelijk zijn voor


eventuele koppelingen met andere programmatuur. (bijvoorbeeld lezen en schrijven via koppelingen binnen vastgestelde grenzen). Welke voorzieningen biedt u standaard aan?

2. 2 Kan de programmatuur gegevens importeren en exporteren in diverse gangbare formaten, zo ja, welke?

3. 3 Wordt de webmetadataset van advies.overheid.nl ondersteund?

4. 2 Het systeem biedt de mogelijkheid om middels open standaards, waaronder het Simple Object Access Protocol (SOAP), koppelingen te leggen en te onderhouden met andere applicaties.

5. 3 Geef aan welke overige mogelijkheden het systeem biedt ten aanzien van koppelingen met andere systemen.

6. 3 Het datamodel van het systeem is beschikbaar voor de gemeente Oegstgeest. Geef aan onder welke voorwaarden.

Vervanging CMS voor website en intranet Gemeente Oegstgeest · Vervanging CMS website en intranet...

Documents

Transcript of Vervanging CMS voor website en intranet Gemeente Oegstgeest · Vervanging CMS website en intranet...