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SISTEMA DE GESTIÓN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
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PROCESO: GESTION FINANCIERA ALCANCE: Comprende todas las actividades asociadas a los servicios de compras, contabilidad, presupuesto, tesorería y servicios financieros, requeridos por las diversas unidades de la institución y los entes externos.
LÍDER ESTRATÉGICO DEL PROCESO: Vicerrector Administrativo y financiero LÍDERES ASOCIADOS: Director de Gestión Financiera, Director de contabilidad, Coordinador de compras y Coordinador de tesorería.
OBJETIVO: Gestionar de manera efectiva los recursos financieros de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali, para garantizar el cumplimiento de la misión.
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES O USUARIO
Contabilidad - DIAN - MEN - DANE - TESORERIA MUNICIPAL Presupuesto - Todos los procesos
Contabilidad - Presupuesto aprobado de
ingresos, gastos e inversiones.
- Decretos, resoluciones y
circulares con las condiciones para la entrega de información.
Presupuesto - Lineamientos y Políticas
Presupuestales.
P Contabilidad - Establecer el calendario contable para
entrega de información y cierres. - Programar las actividades para el reporte
de información a los entes gubernamentales.
- Elaborar el plan de acción anual acorde
con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas.
Presupuesto - Revisión de cuentas y cédulas al sistema
de información ICEBERG- Local.
Contabilidad - Calendario contable con
las fechas de reporte y cierres.
- Reportes para los entes
gubernamentales.
- Plan de acción anual
Presupuesto - Comunicado fechas para la
elaboración del presupuesto.
Contabilidad - DIAN - MEN - DANE - TESORERIA MUNICIPAL Presupuesto - Todos los procesos
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Tesorería - Nómina - Banrepublica, ANIF,
portafolio Adquisición de Bienes y servicios - Comité de compras - Todos los procesos
- Solicitudes de recursos mediante el sistema ICEBERG- Local.
- Solicitudes de adiciones
presupuestales. Tesorería - Programación de pagos de
nómina. - Presupuesto de ingresos,
gastos e inversiones anual. - Indicadores económicos. Adquisición de Bienes y servicios - Acta de comité
Institucional de compras. - Requisición de compras.
- Formular y pre-aprobar el presupuesto general de la Universidad de San Buenaventura Cali.
- Definir los criterios de aprobación para las
adiciones presupuestales.
- Elaborar el Plan de acción anual acorde con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas.
Tesorería - Elaborar el flujo de caja. - Planear el portafolio de inversión. - Elaborar el Plan de acción anual acorde
con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas.
Adquisición de Bienes y servicios - Planear las compras y suministros. - Programar la evaluación y la selección de
proveedores.
- Criterios definidos para la aprobación de adiciones presupuestales.
- Plan de acción anual. Tesorería - Flujo de caja. - Portafolio de inversión
propuesto. - Plan de acción anual. Adquisición de Bienes y servicios - Orden de compra. - Registro de evaluación y
selección de proveedores.
Tesorería - Todos los procesos - Proveedores Adquisición de Bienes y servicios - Todos los Procesos - Proveedores
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Servicios Financieros - Rectoría
- Calendario contable con las fechas de reporte y cierres.
Servicios Financieros - Resoluciones de Rectoría
de Derechos pecuniarios, de Becas y de Cobros por créditos.
- Presupuestos aprobados
- Definir el calendario de cierre de suministros y facturación.
- Elaborar el Plan de acción anual acorde
con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas.
Servicios Financieros - Parametrizar el sistema para los procesos
de matrículas de pregrado, posgrado y Educación continua.
- Elaborar el plan de acción anual acorde
con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas.
- Directiva con fechas de cierre y facturación
- Plan de acción anual Servicios Financieros - Sistema apto para iniciar
procesos de matrícula. - Correo de confirmación.
- Plan de acción anual
- Gestión Financiera
Servicios Financieros - Estudiantes - Oficina de Registro
Académico - Gestión Relacional - Facultades
Contabilidad - Sistema Información
Iceberg Web
- Sistema de Información People Soft
Contabilidad - Información Contable.
H Contabilidad - Preparar informe para presentar ante
comité financiero. - Contabilizar en el sistema todos los
documentos de las diferentes dependencias y procesos contables.
- Gestionar la legalización y contabilización
de los anticipos de gastos.
Contabilidad - Informe para el comité
financiero. - Causación de documentos. - Correo de anticipos
pendientes para legalizar.
- Estados financieros.
Contabilidad - Todos los procesos - Rectoría General
- Tesorería municipal
- Entidades Financieras
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Presupuesto - Todos los Procesos - Consejo de Gobierno
- Comité Financiero, VAF y
presupuestos. Tesorería - Todos los procesos - Estudiantes
Presupuesto - Indicadores económicos. - Lineamientos Vicerrectoría
Administrativa y Financiera.
- Acta de Aprobación de
presupuesto de Consejo de Gobierno.
- Aprobación de la adición
según criterio. Tesorería - Relación de facturas y
cuentas de cobro para pago, con sus respectivos soportes físicos.
- Elaborar y analizar los informes y reportes financieros.
- Elaborar y prevalidar la información de
medios magnéticos para la DIAN. - Preparar la Declaración de Renta de la
seccional.
Presupuesto - Gestionar las modificaciones al
presupuesto. - Ingresar Cédulas masivas - Consolidar el presupuesto general de la
Universidad de San Buenaventura Cali. - Registrar las adiciones presupuestales en
el sistema ICEBERG. Tesorería - Girar pagos programados
- Formatos prevalidados. - Anexo declaración de
Renta. Presupuesto - Presupuesto consolidado
de la seccional. - Comunicado de
Aprobación. - Adiciones presupuestales
aprobadas. - Correo Electrónico de
aprobación y/o rechazo. Tesorería - Comprobantes de pago,
lotes de transferencias
Presupuesto - Todos los Procesos - Consejo de Gobierno Tesorería - Proveedores - Estudiantes
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Adquisición de Bienes y servicios - Todos los procesos
- Reporte de cuentas por cobrar.
- Recibos de caja,
consignaciones. - Recaudo de efectivo,
cheques y/o tarjetas débito y crédito.
- Información de saldos del
portafolio. - Órdenes de compra,
suministros. - Protocolo de seguridad
para cheques. - Lista de usuarios
autorizados. Adquisición de Bienes y servicios - Requisición de compras - Presupuesto y adición
presupuestal aprobada.
- Realizar gestión de cobro de las cuentas a favor de la Universidad de San Buenaventura Cali.
- Realizar cuadres de caja diarios. - Elaborar recibos de caja. - Elaborar instrucciones de traslados entre
bancos y fondos de inversión. - Realizar pagos con tarjeta de crédito. - Ejecutar el protocolo de seguridad para el
giro cheques. - Reportar a los bancos y fondos de
inversión las firmas y usuarios autorizados.
Adquisición de Bienes y servicios - Ejecutar la compra de bienes y servicios. - Recepcionar y entregar los bienes y
servicios.
- Informe de gestión de cartera.
- Formato de cuadre de caja. - Recibos de caja. - Cartas de traslados. - Extractos. - Cheque girado. - Tarjetas de firmas y cartas
de condiciones de manejo. Adquisición de bienes y servicios - Orden de compra y/o
Contrato enviado al proveedor.
- Empleados Adquisición de Bienes y servicios - Proveedores - Todos los procesos
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Servicios Financieros - Sistema de información
People Soft - Estudiante
- Formato de solicitud de contrato.
Servicios Financieros - Sistema de información
People Soft parametrizado.
- Solicitud de devolución.
Servicios Financieros - Registrar matrículas. - Realizar facturación de cobro de
matrículas. - Realizar registro de Becas. - Generar devoluciones.
- Registro de entrada y salida del bien o servicio.
Servicios Financieros - Matricula registrada. - Liquidación financiera de
matrícula.
- Cuenta por pagar al estudiante.
Servicios Financieros - Sistema de información
People Soft - Estudiante - Icetex
Contabilidad - Todos los procesos
Contabilidad - Cronograma de inventarios
físicos de bodegas. - Reembolsos y/o cuadres. - Listados de compras y
dadas de baja del módulo de Activos Fijos.
- Anticipo girados y/o
contrato firmado. - Formato de solicitud de
devolución.
V Contabilidad - Hacer seguimiento al cumplimiento del
plan de acción anual propio del proceso y del Plan de Desarrollo Corporativo.
- Inventarios físicos bodegas. - Arqueos de cajas (menores-general). - Reporte de novedades de activos fijos a la
aseguradora. - Verificación de cumplimiento de
requisitos de documentación de proveedores.
Contabilidad - Acta de inventario. - Formatos de arqueos de
caja.
- Reporte de novedades.
- Indicadores de gestión del proceso.
Contabilidad - Proveedores - Compañía Aseguradora
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Presupuesto - Todos los procesos
Presupuesto - Informes de ejecución
presupuestal. - Histórico de las cedulas
presupuestales. - Reportes ICEBERG- WEB.
- Conciliar el módulo contable con el módulo de propiedad, planta y equipo.
- Verificación de conciliaciones bancarias,
saldos de cuentas por pagar, saldos de cuentas por cobrar, de proyectos, de estudiantes y cuentas de nómina.
- Medición de indicadores para verificación
del cumplimiento del proceso. Presupuesto - Hacer seguimiento al cumplimiento del
plan de acción anual propio del proceso y del Plan de Desarrollo Corporativo.
- Analizar el cumplimiento del presupuesto
ejecutado vs aprobado. - Verificar las cédulas Actuales Vs año
anterior. - Realizar la medición del número de
adiciones presupuestales por cédula.
- Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso.
Presupuesto - Informe para el comité
financiero. - Informe comparativo
presupuesto con años anteriores.
- Comunicado a las
unidades.
- Indicadores de gestión del proceso.
Presupuesto - Comité Financiero - Todos los procesos
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Tesorería - Todos los procesos Adquisición de bienes y servicios - Proveedores - Sistema iceberg
Tesorería - Reportes de contabilidad. - Reporte generado por el
sistema iceberg. - Recibos de caja, efectivo y
cheques. Adquisición de bienes y servicios - Reporte de novedades. - Documentos para pago.
- Listado de órdenes de
compra abiertas
Tesorería - Hacer seguimiento al cumplimiento del
plan de acción anual propio del proceso y del Plan de Desarrollo Corporativo.
- Revisión previa a los cierres contables de
recibos de caja en grabación y cuentas por pagar pendientes por girar.
- Validación de cumplimiento de días de
pago.
- Realizar arqueo de cajas
- Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso.
Adquisición de bienes y servicios - Hacer seguimiento al cumplimiento del
plan de acción anual propio del proceso y del Plan de Desarrollo Corporativo.
- Evaluación de proveedores. - Reevaluación de proveedores.
Tesorería - Recibos de caja
confirmados o anulados. - Reporte de cumplimiento
de días de pago. - Arqueo de caja
- Indicadores de gestión del
proceso. Adquisición de bienes y servicios - Registro de evaluación y
reevaluación de proveedores.
- Relación de pago.
- Listado de proveedores
para hacer seguimiento.
Tesorería - Gestión financiera Adquisición de bienes y servicios - Proveedores - Tesorería - Almacén
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Servicios Financieros - Oficina de Registro
académico - Todos los procesos
Servicios Financieros - Listado de matrícula
académica y financiera. - Listado de cobros de
matrícula, registro de becas y devoluciones.
- Contratos de concesión y
solicitudes de las unidades.
- Revisar el cumplimiento de requisitos de la documentación enviada por almacén del bien o producto adquirido.
- Verificación de órdenes de compra en
estado aprobado pendientes por recibir.
- Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso.
Servicios Financieros - Hacer seguimiento al cumplimiento del
plan de acción anual propio del proceso y del Plan de Desarrollo Corporativo.
- Verificar el cobro de matrículas ejecutado. - Realizar la verificación de cobro de
matrículas, registro de becas y devoluciones.
- Generar y enviar cuentas de cobro a
terceros.
- Realizar la gestión de cobro de cartera a terceros.
- Medición de indicadores para verificación
del cumplimiento del proceso.
- Indicadores de gestión del proceso.
Servicios Financieros - Cuenta de cobro,
reembolso al estudiante o ajuste de matrícula.
- Ajuste a las diferencias
encontradas en la verificación.
- Cuentas de cobro.
- Indicadores de gestión del
proceso.
Servicios Financieros - Estudiantes - Oficina de Registro
académico - Todos los procesos
- Clientes externos
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A Definir acciones de mejora y correctivas Plan de Acción de unidad
RECURSOS HUMANOS RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
Rector, Vicerrector Administrativo y Financiero, Contador, Analistas Contables, Coordinador de Presupuesto, Coordinador de Compras, Coordinador de Nómina, Coordinador de Tesorería, Auxiliares Administrativos, Asistente de Ingresos, Secretarias
Software ICEBERG, red institucional, internet, página web, equipos de cómputo, impresoras, teléfonos, fax, muebles de oficina, oficinas, sala de juntas, implementos de oficina, sellos, sello seco, protectógrafo, scanner, archivadores.
Ver Matriz de Control Información Documentada PE.GC.F09
RIESGOS ASOCIADOS
Ver Matriz de Riesgos y Oportunidades Código PE.GC.F08
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS REQUISITOS NTC ISO 9001
Ver Normograma del Proceso Código PA.GF.N1 Transversales: 4.2 – 5.1 – 6.1 – 7.1 – 7.1.6 – 7.3 – 7.4 – 7.5 – 9.1.1 – 9.1.3 – 10. Propios del procesos: 8.4
INDICADORES DEL PROCESO - SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA RESPONSABLE DEL
SEGUIMIENTO
Ejecución de presupuesto de ingresos
Mide el porcentaje de ejecución del presupuesto de ingresos.
(Presupuesto de ingresos ejecutado en el período/Total del presupuesto de ingresos del período) x 100
100% Trimestral Vicerrector Administrativo y
Financiero
Ejecución de presupuesto de costos y gastos
Mide el porcentaje de ejecución del presupuesto de costos y gastos.
(Presupuesto de costos y gastos ejecutado en el período/Total del presupuesto de costos y gastos del período) x 100
100% Trimestral Vicerrector Administrativo y
Financiero
Ejecución de presupuesto de inversiones
Mide el porcentaje de ejecución del presupuesto de inversiones.
(Presupuesto de inversiones ejecutado en el período/Total del presupuesto de inversiones del período) x 100
100% Trimestral Vicerrector Administrativo y
Financiero
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INDICADORES DEL PROCESO - SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA RESPONSABLE DEL
SEGUIMIENTO
Oportunidad en compras internacionales y líneas especiales
Mide la eficiencia en las adquisiciones de bienes de producción internacional o líneas especiales requeridos por las distintas unidades de la Universidad.
∑(Fecha de entrega del bien importado - Fecha de solicitud del bien importado)/Total de bienes importados solicitados
30 días Mensual Coordinador de Compras
Oportunidad en compras Nacionales
Mide la eficiencia en las adquisiciones de bienes de producción nacional o servicios requeridos por las distintas unidades de la Universidad.
∑(Fecha de entrega del bien nacional o servicio - Fecha de solicitud del bien nacional o servicio)/ Total de bienes nacionales solicitados
20 días Mensual Coordinador de Compras
Cumplimiento en cronograma de cierres mensuales
Medir el cumplimiento en la ejecución del cronograma de cierre mensual.
(Número de cierres dentro de la fecha estipulada/Total cierres al año) x 100
100% Anual Director de Contabilidad
Cumplimiento en la entrega de conciliaciones de cuentas de balance
Medir el cumplimiento de entrega de las conciliaciones.
(Número de conciliaciones entregadas a tiempo/Total de entregas al semestre) x 100
100% Semestral Director de Contabilidad
Cumplimiento con las entidades de control
Medir el cumplimiento en el envío de información para reporte a las entidades de control.
(Número de entregas dentro de la fecha programada/Total de requerimientos al año) x 100
100% Anual Director de Contabilidad
Gestión de partidas conciliatorias
Medir el seguimiento a las partidas conciliatorias.
(Número de partidas conciliatorias superior a 30 días/ Total de partidas conciliatorias)
0% Mensual Director de Contabilidad
Nivel de servicio en la atención a estudiantes
Medir el tiempo promedio en la atención de solicitudes de los estudiantes.
(∑ número de días para respuesta/número total de solicitudes recibidas) x 100
20 días hábiles
Trimestral Asistente de Vicerrectoría
Administrativa y Financiera
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INDICADORES DEL PROCESO - SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA RESPONSABLE DEL
SEGUIMIENTO
Gestión de cartera Medir la efectividad en el cobro de cartera.
(Número de cuentas de cobro recaudadas dentro del plazo establecido/ Total de cuentas de cobro) x 100
100% Trimestral Asistente de Vicerrectoría
Administrativa y Financiera
Pago de obligaciones Medir el cumplimiento en la programación de pago de obligaciones.
(Pagos realizados en la fecha establecida / total de pagos programados) x 100
100% Trimestral Coordinador de tesorería
Rentabilidad del portafolio Medir la rentabilidad de las inversiones del portafolio
(Rentabilidad obtenida / Rentabilidad meta) x 100 100% Mensual Coordinador de tesorería
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción del cambio Responsable 1.0 18/ENE/2011 Versión inicial Vicerrector Administrativo y Financiero
1.1 14/SEP/2017 Se modificaron el alcance y el objetivo. Se estructuraron las actividades bajo la metodología PHVA (Planear, hacer, verificar, actuar) y se actualizaron los indicadores de seguimiento como parte de la actualización de la información documentada bajo la norma NTC ISO 9001 2015.
Vicerrector Administrativo y Financiero
Aprobó: Andrés Pérez Flórez Cargo: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha: 15/SEP/2017 Firma:
Revisó: Paula Andrea Restrepo Ramírez Cargo: Directora Gestión Financiera Fecha: 15/SEP/2017 Firma: