Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen...
Transcript of Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen...
![Page 1: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/1.jpg)
Click to add title
Click to add subtitle
Vereenvoudiging van
administratieve processen
Ziekenhuis Oost-Limburg
Elke Panis
Jos Vanoppen
De Haan 2-9-2014
Genk 16-9-2014
![Page 2: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/2.jpg)
1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratieve processen’?
2. Opleiding lean
3. Praktische aanpak
1. Project facturatie
2. Project patiëntenadministratie
3. Andere projecten
![Page 3: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/3.jpg)
1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratieve processen’?
2. Opleiding lean
3. Praktische aanpak
1. Project facturatie
2. Project patiëntenadministratie
3. Andere projecten
![Page 4: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/4.jpg)
Pre-lean
- Rommelige bureaus
- Hopeloze zoektochten
- Fouten / onduidelijkheden in processen
![Page 5: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/5.jpg)
Pre-lean
- Papierloos werken
- ‘besparingen’ in administratie (10-punten plan)
- Aandacht voor efficiëntiewinst
![Page 6: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/6.jpg)
Maar
Geen kader voor aangeboden
Geen integratie
Geen goed proces
Top-down aanpak
![Page 7: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/7.jpg)
En dan?
![Page 8: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/8.jpg)
LEAN
![Page 9: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/9.jpg)
1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’
2. Opleiding lean
3. Praktische aanpak
1. Project facturatie
2. Project patiëntenadministratie
3. Andere projecten
![Page 10: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/10.jpg)
business consulting. profoundly different.
Wat valt er op aan deze figuur?
![Page 11: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/11.jpg)
business consulting. profoundly different.
Aan wat denken jullie spontaan bij het woord ‘lean’?
![Page 12: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/12.jpg)
LEAN
= waarde creëren voor de patiënt,
en daarop focussen
![Page 13: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/13.jpg)
business consulting. profoundly different.
7 + 1 categorieën van verspilling: pas toe op jullie project
LEAN =
(h)erkennen
welke taken
waarde toevoegen
voor de patiënt
en welke niet
7+1 vormen van verspilling
![Page 14: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/14.jpg)
business consulting. profoundly different.
Lean is (in beginsel) een kwaliteitssysteem
“We take the 1 million dollar hit now,
in stead of the 10 million dollar hit later…
- Mr. Sakichi Toyoda, Founding father of Jidoko
![Page 15: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/15.jpg)
p. 15
LEAN
= verwonderd
naar onze
processen en
werking kijken
![Page 16: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/16.jpg)
LEAN=
voor en door medewerkers
![Page 17: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/17.jpg)
LEAN=
de kunst van het klein maken
![Page 18: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/18.jpg)
business consulting. profoundly different.
Lean werken de productieve werkplek
![Page 19: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/19.jpg)
business consulting. profoundly different.
Basisprincipe 1: Lean kan je enkel leren door het te doen
Tijdlijn
Stap Define Measure Analyse Improve Control
Training
Coaching
![Page 20: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/20.jpg)
business consulting. profoundly different.
Basisprincipe 2: Lean lukt enkel wanneer volledige steun van de directie en langetermijn focus
![Page 21: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/21.jpg)
business consulting. profoundly different.
Basisprincipe 3: spelenderwijs leren
Lean asteria spel: bewustwording en lean principes (2 hour)
5S spel: principes van een productieve werkomgeving
De Kunst van het klein maken(18 min)
![Page 22: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/22.jpg)
business consulting. profoundly different. p. 22
Aanpak binnen ZOL: een gezonde mix aan initiatieven
Zorgt voor doorbraken
Creëert verbeter- cultuur
![Page 23: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/23.jpg)
business consulting. profoundly different. p. 23
Aanpak binnen ZOL: een gezonde mix aan initiatieven
Oncologisch dagtraject
Optimalisatie spoed
Efficiënte werkplek Getting things done
Verbeterbord
Optimalisatie admin proces
Efficiënt vergaderen
![Page 24: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/24.jpg)
1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’
2. Opleiding lean
3. Praktische aanpak
1. Project facturatie
2. Project patiëntenadministratie
3. Andere projecten
![Page 25: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/25.jpg)
1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’
2. Opleiding lean
3. Praktische aanpak
1. Project facturatie
2. Project patiëntenadministratie
3. Andere projecten
![Page 26: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/26.jpg)
Leanproject facturatie
facturatie
ambulante
prestaties
dagklinische
prestaties
gehospitaliseerde
prestaties
revalidatie
prestaties
operatie-
kwartier
Welke verbetertrajecten mogelijk?
Veel manueel werk via papieren ereloonstaten
Gedeeltelijke ‘automatisatie’
![Page 27: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/27.jpg)
Leanproject facturatie
verschillende stappen
-> analyseren huidige processen;
-> ‘mee lopen’ door de leidinggevende
-> werkgroepjes
-> eventuele externe begeleiding
![Page 28: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/28.jpg)
1. Deelprocessen in kaart brengen
![Page 29: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/29.jpg)
1. Deelprocessen in kaart brengen
![Page 30: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/30.jpg)
2. Bepalen van knelpunten Eigen werkwijze
kritisch bekijken
![Page 31: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/31.jpg)
3. Actiepunten n.a.v. knelpunten
Actie 1 = Automatisering
• Waar is al een gedeeltelijke automatisering?
• Kan dit uitgebreid worden?
• Wat zijn de blinde vlekken?
• Welke mogelijkheden bestaan?
concrete actie:
Facturatie operatiekwartier via Orline
![Page 32: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/32.jpg)
Automatisering: Plan van aanpak Omschrijving apr mei jun jul aug sept okt nov dec
Automatisering
Facturatie via Orbis
Demo Agfa registratiemogelijkheden prestaties in Orbis 25/jun
Mogelijkheden onderzoeken
Piloot-medische diensten
Uitrol naar alle medische diensten
Facturatie via Orline
Demo registratiemogelijkheden prestaties + materiaalforfait in Orline 05/09 of 07/09
Mogelijkheden onderzoeken
Piloot-medische diensten
In overleg met apotheek mogelijkheden van facturatie materialen vanuit
Orline implementeren
In afwachting van implementatie Orline: in overleg met apotheek
aanpassen van papieren ereloonstaten t.b.v. facturatie materialen
Facturatie via software momenteel in gebruik door medische diensten (ambulante ereloonstaten)
Overzicht software per medische dienst 24/jun
Overzicht input aantal ambulante ereloonstaten door UFK per medische dienst/geneesheer 24/jun
Mogelijkheden onderzoeken
Overleg medische diensten
Mogelijke alternatieven automatisering ereloonstaten?
Contact opnemen met IBM
Andere alternatieven?
Pijnkliniek
Testfase
Opstart 25/jun
Wekelijks: Opvolging + feedback
![Page 33: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/33.jpg)
Actie 2 = Optimalisering huidige werking papieren ereloonstaten
• Knelpunten registreren en onmiddellijk communiceren
• Papierverbruik verminderen
• Klassement dagklinische ereloonstaten herorganiseren
Ook hiervoor plan van aanpak
![Page 34: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/34.jpg)
Actie 3 = Analyse van fouten:
• Correcties
• Tarificatiefoutenlijsten
• Lijst ontbrekende gegevens
Leren uit fouten en zo in de toekomst vermijden
Ook hiervoor plan van aanpak
![Page 35: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/35.jpg)
Actie 4 = Attesten
• Verplichtingen versus hetgeen we vandaag doen?
levert 1 dag per maand tijdswinst op!
Ook hiervoor plan van aanpak
![Page 36: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/36.jpg)
Actie 5 = Tarificatiefoutenlijst dagklinische prestaties
• Analyse huidige werkwijze
• Bepalen van actiepunten
• Implementatie nieuwe werkwijze
• Papierverbruik per maand: 2900 blz -> 445 blz
• Efficiëntiewinst per maand: 5d -> 3d
![Page 37: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/37.jpg)
1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’
2. Opleiding lean
3. Praktische aanpak
1. Project facturatie
2. Project patiëntenadministratie
3. Andere projecten
![Page 38: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/38.jpg)
Leanproject patiëntenadministratie
- Deel spoedgevallen
- Probleemdefiniëring:
voor personeel: te hoge werkdruk
voor leidinggevenden:
is werkdruk wel te hoog?
moeten alle taken ook effectief gebeuren?
![Page 39: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/39.jpg)
Definieer
meet
analyseer verbeter
controleer
aanpak
![Page 40: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/40.jpg)
Definieer
meet
analyseer verbeter
controleer
![Page 41: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/41.jpg)
1 – definieer
• Uitzuiveren van het takenpakket.
• Het efficiënt laten verlopen van de telefonie.
![Page 42: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/42.jpg)
Definieer
meet
analyseer verbeter
controleer
![Page 43: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/43.jpg)
2 – meet
• Meetinstrument taken: Multi momentopname
![Page 44: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/44.jpg)
2 – meet
• Analyse takenpakket:
– Totaal 27 uur (20 + 7drukke uren) gemeten aan de hand van de Multi Moment Opname-methode (door diensthoofd)
• Analyse van de telefonie:
– Meting door teamleden +/- 1000 lijnen
– Doel? Reden van telefonie achterhalen
![Page 45: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/45.jpg)
Definieer
meet
analyseer verbeter
controleer
![Page 46: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/46.jpg)
3 – analyseer
met de teamleden
– Toelichting over lean
– Resultaten meting visualiseren en bespreken
– Analyse adhv kader
![Page 47: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/47.jpg)
TELEFONIE
10%
INSCHRIJVING
30%
ADMINISTRATIE
21%
ONTHAAL
10%
ANDERE
7%
0%
Pauze
21%
0%
Indeling taken 55% “1937” 31% algemene
65% front office 20% briefing VPK 5% Niet- spoed
38% Mini- forfaits 15% adm hulp VPK 24% MKG doc
84% tussen taken in 16% Eetpauze
Vb. spoedparking
36% veiligheidsdeur 32% extern 29/ wachtzaal 3
![Page 48: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/48.jpg)
Bevindingen:
– Ondanks drukte +/- 30% inschrijvingen!
• Drukke periodes 10% meer onthaal en 10% minder pauzes
– Pieken en dalen- Pauze tussen taken in
• Wat kunnen we planbaar maken?
– Vaste lijn “1937” grote storing
• Waarom oproep?
– Miniforfaits, inschrijving baby
→ Procesanalyse
– Orde
![Page 49: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/49.jpg)
Definieer
meet
analyseer verbeter
controleer
![Page 50: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/50.jpg)
4 - verbeter
• 5 S- methode
![Page 51: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/51.jpg)
4 - verbeter
• Checklist van taken en tijdsbesteding: opvang pieken en
dalen planbare taken
• Opkuis en indeling mailbox
• Aantal processen duidelijker in kaart brengen
• Onnodige taken afschaffen
![Page 52: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/52.jpg)
Definieer
meet
analyseer verbeter
controleer
BLIJVENDE AANDACHT
![Page 53: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/53.jpg)
1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’
2. Opleiding lean
3. Praktische aanpak
1. Project facturatie
2. Project patiëntenadministratie
3. Andere projecten
![Page 54: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/54.jpg)
Documenten stroom kritisch bekijken
- Welke documenten zijn nog nodig?
- Welke documenten worden niet meer gebruikt?
Elk document met de betrokken leidinggevenden bekeken: doel, nut?
Heeft geleid tot effectieve afschaffing van een aantal documenten die al jaren in omloop waren
![Page 55: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/55.jpg)
Papierloos werken
Zoveel mogelijk papier afschaffen wat niet noodzakelijk is of vervangen door electronische documenten (kunnen niet verloren gaan, papierbesparing, automatische verwerking in WISH, …)
Electronisch opnamevoorstel via mail
Documenten digitaal laten tekenen
![Page 56: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/56.jpg)
verbeterborden
![Page 57: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/57.jpg)
Optimalisaties in het volledig traject van de patiënt
- Voor de opname
‘mijn ZOL-site’
- Tijdens de opname/raadpleging
Taxivervoer
Online inschrijven
communicatie SMS / mail
- Na de opname
zorghotel
ontslag efficiënter / sneller maken
![Page 58: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/58.jpg)
Zoeken
Rommel
inefficiëntie
Interne acties
Externe
firma
opleiding
Procesoptimalisatie binnen
en buiten de zorg
Met (wisselend)
resultaat
![Page 59: Vereenvoudiging van administratieve processen Ziekenhuis ... · admin proces Efficiënt vergaderen . 1. Waarom ‘vereenvoudiging van administratie processen’ 2. Opleiding lean](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022043003/5f80fa2e4a896d09954d3263/html5/thumbnails/59.jpg)
Vragen ?