Verbeter de studenttevredenheid – de student aan het roer - Bianca Verrips en Frans de Liagre...

De student aan het roer

Bianca Verrips (Hogeschool Utrecht)Frans de Liagre Böhl (Scientia)

Driving excellence through innovation

Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Agenda

• Over Scientia

• De student aan het roer: Student Allocator

• De student aan het roer: Scientia Calendar

• Casus – inzet Web Room Booking bij Hogeschool Utrecht

• Afsluiting


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Een globale speler

CyonSydney (Cyon)

CambridgePreston

Stockholm

Cologne

Hong Kong

Singapore

Jakarta

Ireland

Hong Kong

Australia

GermanyUK

NetherlandsBelgium

MalaysiaSingapore

Indonesia

Toronto

Melbourne Auckland

Africa

South Africa

UKIreland

Scandinavia

Germany

BelgiumNetherlands

AustriaCanada

USA

BrazilAustralia

New Zealand

MalaysiaSingaporeIndonesia

Hong Kong

Chile

China

India Vietnam

France

South Africa

Botswana

Saudi Arabia

KuwaitTurkey UAE

Switzerland

Mexico


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Voorbeelden van gebruikers

http://www.ox.ac.uk/

http://www.ox.ac.uk/


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Product aanbod Scientia

Optimale inzet mensen en middelen• Planning en roostering van onderwijs en examens

– Syllabus Plus Enterprise, Exam Scheduler

• Inzetplanning van medewerkers– Staff Workload Planner, Web Data Collector

• Vraag-gestuurd onderwijs en student retentie– Student Allocator, Presto

• Ruimte, gebouwen en middelen beheer– SpaceManager, YourSpace, Locator Manager, Web Room Booking

• (Management) Rapportages en publicaties– Report Manager, Scientia Calendar

• Project Portfolio Beheer– Imprest

Student Allocator


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Student Allocator – Wat is het?

• Zelf-service tool; regievoering terug naar de klanten(docent en student)

• Middel om studenten te ondersteunen bij het kiezenvan onderwijs modules, bijv. practica of werkcolleges.

– Inzetbaar in planning en/ of post-rooster fase

• Geïntegreerd met roosterpakket Syllabus Plus/ Enterprise en SIS

Student heeft regie - binnen vooraf gestelde kaders

Roosterconflicten geminimaliseerd


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Student Allocator – Voordelen en functies

Voordeel Functie

Eenvoudig te bedienen zelf service tool Browser based aanpasbare intuïtieve interface.

Bespaard tijd door geautomatiseerde controlevan verplichte vakken, volgordelijkheid, enz.

Configureerbare rules engine, zodat alleengeldige keuzes aan studenten voorgelegd

Geschikt voor de meerderheid van de studenten, maar biedt mogelijkheden vooruitzonderingen

Configureerbaar bevestigings mechanisme, met de mogelijkheid ‘gecontroleerd’ regels teomzeilen.

Laat ruimte vrij voor verlate studenten (bijv. Exchange studenten)

Controle over groepsgrootte en reserveringenop module- als activiteiten niveau.

Maakt individuele, conflict vrije roosters mogelijk

Studentkeuze ingeperkt tot de opties waar nogplaats is en geen rooster conflict oplevert.

Overzicht van transacties (keuzes) en accurate klassenlijsten

Allerhande rapportages en database open vooreigen rapporten.

Voegt waarde toe aan bestaande data Standaard integratie met andere Scientia producten; open voor integratie met andereproducten.


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Student Allocator - Onderdelen

• Student Allocator bestaat uit 5 componenten• Subject Area Manager (SAM) – voor modelleren van

onderwijsprogramma’s; structuren en regels.

• Medewerkers component – biedt medewerkers mogelijkheid studentente (de) alloceren in achtname van de regels in SAM

• Student interface – biedt studenten de mogelijkheid modules of activiteiten te kiezen of wijzigen binnen gegeven set parameters

• Configuration & Users component - definiëren van gebruikersprofielenen toegangs rechten; medewerkers toegang.

• The Data Transfer component – voor het beheren van datauitwisselingmet Roostersysteem en andere systemen.


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Student Allocator – Activiteit selectie

– Look en feel van interface aanpasbaar aan wensen instelling en eenvoudigvoor gebruik door student (en student adviseurs)

Keuzes kunnen wordengemaakt

Notities kunnen wordenachtergelaten

Het persoonlijk rooster van de student is zichtbaar – wijzigingen direct doorgevoerd

Rode vlag geeft aan datactie moet wordenondernomen

Door op ‘Show Requirements’ te klikkenbegint selectie proces


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Student Allocator – Activity Selection

De student ziet de module waar hij voor is aangemeld, maar moet zijn werkcollegekiezen.

De ‘Show Requirements’ button opent de volgende fase.

Informatie bestemd for studieadviseurs kan voor studentenworden verborgen


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Student Allocator – Activity selection

Alle werkcolleges van de module wordengetoond met relevante info, (dag, tijd, ruimte en beschikbare plaatsen)

Redenen waarom een keuze niet mogelijkis, bijv. roosterconflict, geen plek of gesloten

Beweeg de muis boven de Clash indicator voor info over andere gelijktijdigeactiviteiten.


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Student Allocator – Activity selection

Het selecteren van werkcollege past het rooster aan en wijzigt status in ‘No further choices needed’.


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Student Allocator

• Subject Area Manager (SAM) – voor modelleren van onderwijsprogramma structuren en regels.

• Medewerkers component – biedt medewerkers mogelijkheidstudenten te (de) alloceren in achtname van de regels in SAM

• Configuration & Users component - definiëren van gebruikersprofielen en toegangs rechten; medewerkerstoegang.

• The Data Transfer component – voor het beheren van data-uitwisseling met Roostersysteem en andere systemen zoals het SIS.

Niet getoonde delen:-


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Inzet Student Allocator

• UKo Bath Spa Universityo MMUo SOASo University of Roehamptono UWE

• Australiao Bond Universityo CQUo Federation University

• New Zealando Wintec

• Singaporeo Republic Polyo Temasek Poly

• Hong Kongo VTC

• UAEo University of Wollongong, Dubai

• Germanyo Ernst-Abbe-Fachhochschule Jena

Instellingen die SA gebruiken:-

Scientia Calendar


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Functionaliteiten

• Roosterpublicatie– Student stelt zelf rooster samen– Individueel (docent en/of student)

• Notificatie Service– Geeft wijzigingen door aan studenten en docenten

• Publicatie Service– Zet roostergegevens om in publicatie (configureerbaar)– Stuurt gegeven (push) naar message queues van producten van

derden

• Web Services– REST API– iCal Feed – Subscriptie Service

• HTML5 Calendar– Mobiel toegankelijk– Any Device, any browser


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

Bianca Verrips

Web Room Booking bij


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4

WRB bij Hogeschool Utrecht

Waarom starten met Web Room Booking?

• Veel vraag naar ruimtes door studenten en medewerkers

• Lange wachttijden

• Afhankelijk van kantoortijden

• Diverse manieren voor het aanvragen van een ruimte


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4


Waar moet ruimte reserveren aan voldoen?

• 1 manier om een ruimte te reserveren.

• Zelfservice voor studenten en medewerkers

• Een ruimte reserveren op elke gewenst moment.

• Registratie van de reserveringen in S+

• Mogelijkheid tot uitdraaien van bevestigingen

• Minder werkzaamheden voor het roosterbureau


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4


De eerste stappen

• Welke ruimtes gaan we beschikbaar stellen?

• Op welk moment, in het proces, zetten we de ruimtes open?

• Willen we eerst nog controleren?

• Maximale duur van een boeking?


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4


Durf!

• Van aanvragen naar definitief reserveren

• Meer ruimtes beschikbaar stellen

• Eerder ruimtes beschikbaar stellen

• Duur van de boeking verruimen


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4


De verschillen tussen de Faculteiten

• WRB wordt bij alle Faculteiten gebruik

• Er zijn verschillen in inrichting

• Er wordt onderscheid gemaakt tussen studenten, docenten en medewerkers

• Het aantal beschikbare ruimtes verschilt

• Moment van openstellen is divers

• Reserveren alleen bij ‘eigen’ Faculteit mogelijk


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4


Proces naar HU breed ruimte reserveren

• Uniforme inrichting en openstelling Web Room Booking

• Geen onderscheid meer tussen Faculteiten

• 1 portal

• Gebruik maken van Rollen

• Gelijk trekken processen


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4


Inzicht in de behoeften

• Hoe vaak wordt er een ruimte gereserveerd via Web Room Booking?

• Zijn dit voornamelijk docenten of studenten?

• Welk soort ruimtes wordt het meeste gereserveerd?

• Wordt er ook buiten kantoortijden gebruik gemaakt van Web Room Booking?


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4


Aantal gemaakte reserveringen

S+ week / Periode

A 1-10

Faculteit student docent totaal student % docent %

FG 2598 536 3134 82,9% 17,1%

FMR 1754 1447 3201 54,8% 45,2%

FEM 1008 132 1140 88,4% 11,6%

FCJ 1682 903 2585 65,1% 34,9%

FE 0 108 108 0,0% 100,0%

FNT 909 1 910 99,9% 0,1%

HUA 1220 1270 2490 49,0% 51,0%

9171 4397 13568

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

FG FMR FEM FCJ FE FNT HUA

A 1-10

student

docent

S+ week / Periode

B 11-22


FG 4417 1253 5670 77,9% 22,1%

FMR 1828 1943 3771 48,5% 51,5%

FEM 1141 150 1291 88,4% 11,6%

FCJ 1900 979 2879 66,0% 34,0%

FE 0 144 144 0,0% 100,0%

FNT 1021 5 1026 99,5% 0,5%

HUA 1898 1908 3806 49,9% 50,1%

12205 6382 18587

0

1000

2000

3000

4000

5000


B 11-22

student

docent


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4


Aantal gemaakte reservering

S+ week / Periode

C22-32


FG 3165 1383 4548 69,6% 30,4%

FMR 2399 2167 4566 52,5% 47,5%

FEM 911 168 1079 84,4% 15,6%

FCJ 1658 1010 2668 62,1% 37,9%

FE 0 175 175 0,0% 100,0%

FNT 1181 2 1183 99,8% 0,2%

HUA 3093 1841 4934 62,7% 37,3%

12407 6746 19153

0

1000

2000

3000

4000


C22-32

student

docent


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4


Locatie Faculteit Roosterdatum Roostertijd Geroosterd door Activiteitsdatums Activiteit

FCJ FCJ 13-sep-13 2:07 WRBCP 13-sep-13 13-9-2013 10:10 - 2S120 (V6) (SWP)

FG FG 22-sep-13 1:08 WRBCP 27-sep-13 27-9-2013 10:00 - FG 1.049 [PF-F]

FG FG 22-sep-13 1:05 WRBCP 24-sep-13 24-9-2013 10:00 - FG 0.037 [PF]

FMR FMR 21-sep-13 1:21 WRBCP 26-sep-13 26-9-2013 11:00 - FMR 0.077 [L40]

FCJ FCJ 27-sep-13 1:34 WRBCP 27-sep-13 27-9-2013 10:30 - 2S120 (V6) (SWP)

FMR FMR 2-okt-13 1:05 WRBCP 2-okt-13 2-10-2013 18:30 - FMR 0.091 [L5]

NN1 NN1 8-okt-13 1:57 WRBCP 8-okt-13 8-10-2013 9:00 - D09.22 (8)




Dag– en nachtservice


Co

pyr

igh

t ©

Sci

enti

a2

01

4


Zelfservice ruimte reserveren

• Zelfservice voor studenten, docenten, medewerkers

• 24/7 365 dagen per jaar

• Reserveringen verwerkt in S+

• Minder werkdruk op het roosterbureau

• Inzicht in mate van zelfservice en behoeften

• Proces naar HU breed één methode en één instrument

Verbeter de studenttevredenheid – de student aan het roer - Bianca Verrips en Frans de Liagre...

Education

Transcript of Verbeter de studenttevredenheid – de student aan het roer - Bianca Verrips en Frans de Liagre...