Velkomin á kynningu á FOCAL Skjalakerfi 4.0og öðrum nýjungum

25. október 2006

Dagskráin í dag, kynningar á:

• FOCAL Bókasafnskerfi, Samningakerfi og PhotoServer

• FOCAL Skjalakerfi útg. 4.0• Tengimöguleikum við Lotus Workplace• Kofax Accent Capture

skannahugbúnaði• Tengimöguleikum Notes dagbókar,

tölvupósts og GSM síma með OpenHand

FOCAL Samningakerfi

• Heildarferli samninga• Skjalsnið fyrir samninga• Skönnun beint í kerfið• Samningayfirlit• Sjálfvirk vöktun á

gildistíma• Uppfyllir ISO kröfur um

rýni og rekjanleika

Yfirlit yfir samninga

Skráning samnings

FOCAL Bókasafnskerfi(bækur,tímarit, diskar, tímarit)

• Heildarlausn fyrir gögn • Heildaryfirlit á gögn• Útlánasaga, pantanir á

gögnum, staðsetning• Öflug leit, yfir 25

sjónarhorn

Ýtarlegt skráningaform

Útlánaskráning

Yfirlit yfir gögn

FOCAL PhotoServer

• Einföld skráning í gegnum vefviðmót

• Hægt að taka myndir út á margvíslegu formati

• Nánast allt hægt að stilla í kerfinu

Hvers vegna PhotoServer?

• Mikil aukning stafræns efnis• Gögn vistuð á mörgum drifum/stöðum• Lýsigögn ekki skráð• Möguleiki til miðlægrar leitar eða endurheimtar ekki

til staðar • Tímafrekt að umbreyta myndefni í rétta stærð og gerð• Efni tekur mikið geymslupláss• Stór hluti efnis nýtist ekki í starfseminni

Landsvirkjun-Hvers vegna? Gunnhildur Manfreðsdóttir

Deildarstjóri upplýsingamiðstöðvar LV:

„Samkvæmt lögum um Þjóðskjalasafn Íslands teljast ljósmyndir til skjala og fylgja því reglum um skipulagða stýringu og lífsferli skjala frá myndun til varanlegrar vistunar eða eyðingar. Með notkun á einu miðlægu kerfi til skráningar, flokkunar og vistunar á rafrænu myndefni sparast gífurlegur tími og fjármunir við leit að gögnum ásamt því að aðgengi er tryggt að skjölum svo sem ljósmyndum og teikningum þegar á þarf að halda. FOCAL PhotoServer hentar mjög vel við skjalastjórn stafræns myndefnis hjá Landsvirkjun.”

Megin virkni

• Kerfið getur haldið utan um einstakar myndir og heilar myndaraðir

• Sérsníða má útlit og viðmót hugbúnaðarins eftir þörfum hverju sinni.

• Einfalt vefviðmót fyrir starfsmenn með hjálpartexta

• Nákvæm skráning og flokkun

• Val um innbyggt samþykktarferli (biðskrá).

• “Thumbnail” eða smámyndir með skráningarupplýsingum

• Einföld og ítarleg leit sem leitar í öllum skráningarupplýsingum

• Setja má upp tímabundin eða föst myndaalbúm eftir fyrirfram skilgreindri leit

• Hægt er að prenta hverja mynd með upplýsingum úr skráningarskjali

• Hægt að tengja við heimasíðukerfi

Krækjur

• http://www.focal.is/photo

• https://postur.sigling.is/focal/photo/photosrv.nsf/Main?OpenForm• http://217.28.176.153/Customers/Vegagerdin/PhotoServer/photosrv.nsf

• http://www.loftmyndir.is/heimili/LoftmKortDEMO.asp?xHnit=369820&yHnit=406129&staerd=1&x=

Hvað hefur ráðið þróun Skjalakerfisins?

• Hugmyndir og tilkynningar frá notendum

• Vöruþróunarstefna FOCAL• Ný tækni í Notes

Umfang breytinga

• Heildarskráningar eru 259• Þar af 97 nýjungar• 162 breytingar og lagfæringar

• Þar að auki:• Nýtt útlit• Einföldun á viðmóti• Vefhæfni á margar aðgerðir

FOCAL Skjalakerfi

• Þrjár lausnir í einu kerfi:

• Samskiptastjórnun (CRM)• Verkefnastjórnun• Skjalastjórnun

Helstu nýjungar

• Aukin samþætting við tölvupóst • Aukinn sveigjanleiki og einfaldleiki• Aukin samþætting við MS Office• Grafísk úrvinnsla• Vefhæfni á ýmsar aðgerðir

Samþætting við tölvupóst

• Inboxið orðið hluti af skjalakerfinu• Fjölþættir vistunarmöguleikar með

tengingum og aðgerðum úr inboxi• Kerfið veit ef póstur er til fyrir

• Hak í tölvupósti – vista í skjalakerfi• Hægt að búa til skjöl og verkefni

beint úr inboxinu

Aukinn sveigjanleiki og einfaldleiki

• Nýtt útlit• Nýir uppsetningamöguleikar • Breyting á sjónarhornum

• Endurröðun þeirra• Fækkun þeirra• Raðanleg sjónarhorn• Mín sjónarhorn eða hópasjónarhorn• Mitt upphafssjónarhorn

• Færri aðgerðahnappar• Færri flipar í skjölum• Stoðskjöl raðanleg• Preview• Hjálp í kerfinu

FOCAL Samskiptastjórnun

• Tengiliðaskrá• Samskiptaskjöl• Markhópar• Fjöldapóstur• Fundarstjórn

Samskiptastjórn-breytingar

• Forward á tölvupóst• Yfirlit samskipta aðgengileg frá

fyrirtæki og tengilið• Preview á skjöl• Samþætting við Office

FOCAL Skjalastjórn

• Skjalaflokkun• Yfirlit yfir flokkuð

og óflokkuð skjöl • Varðveisla• Geymsluáætlun• Grisjun og pökkun

FOCAL Verkefnastjórnun

• Verkefni• Verkbeiðnir• Verkþættir• Sjálfvirkir

vinnuferlar• Verkefnastýring

Verkefnastjórn-breytingar

• Hægt að setja upp sjálfvirka vinnuferla

• Hægt að láta vinnuferil sækja skjalsnið t.d. gátlista

• Dagsetning skráningamanns dettur inn í verkefnum, þáttum og beiðnum

• Grafísk tölfræðiúrvinnsla