Vejledning

TEA

Vejledning

Introduktion til TEA

2

TEA Hotline 4676 1892 eller support@tabulex.dk

Introduktion ........................................................................................................................ 4

Opstart af programmet ........................................................................................ 4

Indstillinger og brugere ..................................................................................................... 5

Skoleoplysninger ................................................................................................. 5

Opret og rediger brugere .................................................................................... 5

Genvejene på TEA-forsiden .............................................................................................. 6

............................................................................................................................................. 6

Personaleregister .............................................................................................................. 6

Elevregister ........................................................................................................................ 8

Højre-klikket ........................................................................................................ 9

Fanebladene ....................................................................................................... 9 Stamkort ................................................................................................................... 9 Familie ...................................................................................................................... 9 Grupper ................................................................................................................... 10 Hold & fag ............................................................................................................... 10 CPR ........................................................................................................................ 10 Billede ..................................................................................................................... 10 Information .............................................................................................................. 10 SFO ........................................................................................................................ 10 Historik .................................................................................................................... 11 Befordring ............................................................................................................... 11 Telefonnumre .......................................................................................................... 11 Tiltag ....................................................................................................................... 11 Fritvalgsfelter .......................................................................................................... 11 Betalingskommune ................................................................................................. 11

Holdregisteret .................................................................................................................. 12

Hvilke hold skal jeg oprette? ............................................................................. 12

Masseoprettelse af hold. ................................................................................... 12

Holdoprettelse ................................................................................................... 12

Manuel elevtilmelding ....................................................................................... 13

Valgfag med karaktergivning ............................................................................. 13

Holdudskrifter .................................................................................................... 13

Klasseregisteret ............................................................................................................... 13

.......................................................................................................................... 13

Opret og rediger klasser ................................................................................... 13 Knyt klasselærer til klassen .................................................................................... 14 Elevnumre ............................................................................................................... 15

Udskrifter .......................................................................................................................... 15

.......................................................................................................................... 17

.......................................................................................................................... 17

Udskrifter som filer – der kan vedhæftes på e-mail ........................................... 17

Billeder i TEA .................................................................................................... 17

Klasselister ........................................................................................................ 18

Holdlister ........................................................................................................... 18

Holdoversigt ...................................................................................................... 18

Klasseoversigt ................................................................................................... 18

Elevstamkort ..................................................................................................... 18

Breve ................................................................................................................ 18

3

Etiketter ............................................................................................................. 18

Yngste/ældste elever ........................................................................................ 18

Befordringsliste ................................................................................................. 19

Nye Skabeloner og udskriftdesign .................................................................... 19

........................................................................................................................................... 20

Søgefunktionerne ............................................................................................................ 21

F3-søgeren - Hurtigsøgeren.............................................................................. 21

F8-søgeren – Avanceret søgning ...................................................................... 21

Eksporter .......................................................................................................................... 22

Arbejdsdato ...................................................................................................................... 22

........................................................................................................................................... 23

SFO ................................................................................................................................... 23

Indskrivning, udskrivning og flytning af elever ............................................................ 24

Indskrivning via CPR-nummer .......................................................................... 24

Elektronisk modtaget elev ................................................................................. 24

Udmeld elever ................................................................................................... 25

Udmeld afgangselever ...................................................................................... 25

Flyt elever internt mellem skolens klasser......................................................... 25

Webindskrivning ................................................................................................ 25

Plejebørn .......................................................................................................................... 26

Gruppefunktionen ............................................................................................................ 26

Tilmelding i grupper .......................................................................................... 26

Udskrifter og grupper ........................................................................................ 27

Fremskriv grupper ............................................................................................. 27

Postkassen ....................................................................................................................... 27

Servicerapporter .............................................................................................................. 27

Fremskrivning til nyt skoleår .......................................................................................... 28

Klasser der skal lægges sammen ..................................................................... 29

Nye spor............................................................................................................ 29

Tilflyttere efter fremskrivning ............................................................................. 29

Fremskrivning til anden skole ............................................................................ 30

Udmeld efter fremskrivning ............................................................................... 30

Prøver og karakterer ........................................................................................................ 30

Karakterindberetning ......................................................................................... 30 Elevvis indtastning af karakterer ............................................................................. 30 Holdvis indtastning af karakterer ............................................................................ 31 Projektopgaver........................................................................................................ 32 Indtastning af tekstopgivelser ................................................................................. 32 Indtastning af tekstopgivelser via web .................................................................... 32 Indtastning af tekstopgivelser i TEA ....................................................................... 32 Udskriv tekstopgivelser ........................................................................................... 33 Indtastning af prøvekarakterer ................................................................................ 33 Prøveudskrifter ....................................................................................................... 33

Karakterudskrifter .............................................................................................. 33

4

Introduktion

TEA – Tabulex Elev Administration – arbejder med centralt placerede data på Tabulex’ databaseserver. TEA er et flerbrugersystem, hvor ændringer øjeblikkeligt slår igennem hos alle brugere. TEA henter de fleste elevoplysninger fra diverse registre ved hjælp af elevernes CPR-numre. TEA kommunikerer bl.a. med indenrigsministeriets CPR-register, hvor systemet henter oplysninger om elevernes bopæl, familierelationer, statsborgerskab mv.

Opstart af programmet Når du installerer TEA, bør du gøre det via download fra Internettet. Du kan altid få et link ved at ringe til Tabulex. Programmet kan installeres lokalt på den eller de maskiner, programmet skal bruges på, eller programmet kan afvikles fra en server. Hvis du ønsker en ukompliceret lokal installation af TEA, skal du blot dobbeltklikke på installationsfilen, følge installationsvejledningen på skærmen og acceptere de placeringsforslag installations-programmet kommer med. Hvis TEA skal afvikles fra en server eller i Citrix, bør installation ske i samråd med den kommunale IT-afdeling og Tabulex. Når TEA er installeret vil programmet, ved første opstart, bede om licensoplysninger. Disse oplysninger findes på licenskortet fra Tabulex. Det er nødvendigt at indtaste oplysningerne helt korrekt. Når du har afleveret licensoplysninger, vil TEA bede om et brugernavn og en adgangskode. Disse findes også på licenskortet fra Tabulex. TEA vil herefter kun bede om brugernavn og adgangskode ved opstart. Du skal derfor kun indtaste licensoplysninger én gang for hver installation. Du kan naturligvis ændre brugernavn og adgangskode (se afsnittet ”Indstillinger og Brugere”). TEA vil efter aflevering af korrekt brugernavn og adgangskode, hente oplysninger om skolens elever fra Tabulex’ TEA-database og programmet er herefter klar til brug.

5

Indstillinger og brugere

Skoleoplysninger TEA bør kende skolens data; adresse, telefonnummer, faxnummer, e-mail, sekretærnavn osv. Disse oplysninger bruger TEA på forskellige udskrifter og vil kunne bruges på udskrifter, du designer selv. Du indtaster oplysningerne på fanebladet ”Skoleoplysninger”, som er at finde via menuen ”System” | ”Indstillinger”.

Opret og rediger brugere TEA har én ”indbygget” bruger pr. kommune ved levering. Det er en bruger, der kun kan oprette andre brugere. Brugernavnet er ”admin” og kan ikke ændres.

Adgangskoden fremgår af licenskortet fra Tabulex, og den kan ændres. Nye brugere oprettes af administrator-brugeren i menuen ”System” | ”Brugere”. Du kan naturligvis oprette flere brugere i TEA.

Administratoren, f.eks. en person i IT-afdelingen, skal oprette de øvrige brugere af systemet, på det niveau, de har brug for. Superbrugere har fuld adgang i TEA og kan oprette andre bruger med fuld adgang (almindelige brugere). Superbrugere kan ikke oprette andre superbrugere. Almindelige brugere har fuld adgang til TEA, men kan kun oprette brugere med web-adgang som f.eks. sundhedsplejerske, tandlæger m.v. En bruger kan få begrænset læseadgang til TEA-databasen med TEA-webmodul. Ønsker du at oprette web-brugere, kan du finde den særlige vejledning til web-brugere under overskriften Hjælp – Vejledninger, opdateringer m.v…. Brugerhierakiet er opbygget så alle kan administrere brugere, der er ét eller flere niveauer længere nede end de selv. Administrationen kan bestå i at oprette nye brugere, tilføje eller fjerne adgangen til de enkelte skoler, åbne spærrede brugere og ændre adgangskoder.

Her tilføjer du nye brugere til jeres licens. Administratoren kan oprette superbrugere, alm. brugere og web-brugere. Superbrugere kan oprette alm. brugere og web-brugere.

6

Hierakiet ser således ud: 1. Administrator (kun til brugeradministration) 2. Superbruger 3. Almindelig bruger 4. Web-bruger

TEA kan i øvrigt installeres på lige så mange maskiner, I har lyst til – det koster ikke ekstra.

Genvejene på TEA-forsiden

Du åbner TEA’s forskellige registre ved at klikke på knapperne på forsiden eller bruge funktionstasterne på dit tastatur - F9, F10, F11, F12.

Personaleregister

Her etablerer du en samlet liste over skolens personale. For at se detaljer om en person, skal du markere personen på listen. Personaleregisteret bliver opdateret med CPR-oplysninger, således at du får opdateret adresseoplysninger automatisk. Du kan også tilknytte personale til grupper, hvis du har oprettet grupper i menuen

”Skole I Grupper”.

Du kan udskrive etiketter og personlister ved at markere én eller flere personer, og højre klikke på en af de markerede. Vælg ”Udskrifter” i højre kliks menuen (se afsnittet ”Udskrifter side 15).

TEA’s beskedsystem. Her får du bl.a. meddelelser om nye elever og beskeder fra Tabulex.

Klasseregister. Her opretter du klasser, f.eks. de nye børnehaveklasser.

Holdregister. Her opretter du og du har mulighed for at udskrive f.eks. holdlister.

Her kan du se din aktuelle arbejdsdato.

Elevregister med al relevant elevinformation.

Personaleregister med mulighed for udskrift af lærerliste

7

Du markerer udvalgte personer ved at holde [Ctrl] nede og klikke på de personer, du vil markere. Du markerer alle personer ved at klikke på én, og derefter trykke [Ctrl]+”A” Knappen ”Opret/rediger webadgang” skal du bruge, hvis I vælger, at lærerne skal indtaste elevfravær, karakterer og/eller tekstopgivelser via internettet. Se evt. den separate vejledning ”Fravær via internettet for lærere”, som du kan finde under menuen ”Hjælp” | ”Vejledninger, opdateringer m.v….”

”Opret/rediger webadgang” skal du bruge, hvis I vælger, at lærerne skal indtaste elevfravær, karakterer og/eller tekstopgivelser via internettet.

Du opretter nye personaler med knappen ”Opret”. Udfyld felterne og husk at trykke ”Gem”.

Her kan du slå CPR-opdatering til og fra.

Her kan du tilknytte din personale til en gruppe.

8

Elevregister

TEA’s centrale register, elevregisteret, findes her. Det er her du kan finde skolens elever med alle tilhørende informationer.

Du vælger en klasse ved at klikke på klassebetegnelsen i venstre side af billedet. Klassens elever listes i billedets midterste del, hvor du kan sortere på fornavn, efternavn, CPR-nummer eller skoledistrikt. Klik på en kolonneoverskrift for at sortere på den. Hvis du holder [shift]-tasten nede, og klikker på flere kolonneoverskrifter, efter at have sorteret på én, kan du opsætte flere sorteringsparametre, f.eks. ”Efternavn”, ”Fornavn”. Hvis du klikker på en elev, vil du kunne læse oplysninger om den valgte elev på fanebladene i højre side af billedet. Du vælger de enkelte faneblade ved at klikke på dem. Ved at højreklikke på fanebladene, kan du vælge hvilke faneblade, der skal vises.

Du sorterer eleverne ved at klikke på kolonneoverskrifterne.

Til højre ser du detaljer om den valgte elev.

Til venstre vælger du den klasse, du vil arbejde med.

Er skolen markeret vil du i oversigten se alle elever på din skole.

9

Højre-klikket Hvis du højre-klikker på en elev eller et antal markerede elever får du mulighed for at udskrive lister, breve m.m. (se ”Udskrifter” side 15). Ønsker du f.eks. at udskrive etiketter til hele klassen, skal du markere alle klassens elever. Tip: marker én elev og tryk [Ctrl]+”A” for at markere alle. Højre klik på en af de markerede elever og klik dig frem til den rette etiketteskabelon (se afsnittet ”Udskrifter”). Du har endvidere mulighed for at flytte elever fra en klasse til en anden via ”Flyt” (se afsnittet ”Flyt elever internt…”). Du kan sende e-mail til elever eller deres relationer, eksportere elevoplysninger, tildele tiltag (f.eks. specialundervisning). Højre klikket giver også adgang til elevens karakterer og diverse udskrifter i forbindelse med karakterer (se afsnittet ”Prøver og karakterer”), samt til masseændring af valgfag/projektopgave. Hvis du højre klikker på en klassebetegnelse i venstre side af elevregisteret, kan du redigere klassebetegnelse og trin. Disse funktioner er også til rådighed i klasseregisteret, og der er altså her blot tale om en bekvem lille genvej til redigeringsfunktioner, der rent logisk hører til i klasseregisteret (se i øvrigt afsnittet ”Klasseregister”).

Fanebladene I højre side af vinduet, ser du detaljerne om den valgte elev. Du kan selv bestemme hvilke

faneblade, der skal være synlige. Højre klik på fanebladene for at slå faneblade til og fra. Mangler du et faneblad, f.eks. ”Historik”, så højre klik og slå det til ved at give det et flueben.

Stamkort Når du indskriver en elev via CPR-nummer, henter TEA de fleste oplysninger på fanebladet ”Stamkort” fra CPR. Tabulex vedligeholder en kopi af Indenrigsministeriets CPR-register. Du skal indtaste telefonnummer, e-mailadresse og kaldenavn manuelt, hvis du vil have disse oplysninger registreret. Du kan overskrive en elevs CPR-data ved at fjerne fluebenet i ”Opdater fra CPR” (Fanebladet ”CPR”). Husk at trykke ”Gem”, når du har fjernet fluebenet. Det kan du gøre, hvis du ønsker at registrere en anden

adresse på en elev, end den folkeregistret kender. Dette sker yderst sjældent, men man kan forestille sig situationer, hvor en elev f.eks. bor hos sine bedsteforældre i stedet for forældre, uden at folkeregisteradressen er ændret.

Familie Her hentes elevernes forældre og søskende fra CPR. Du kan, hvis du ønsker det, oprette relationer manuelt via knappen ”Tilføj”. Du vil måske oprette f.eks. en bedsteforælder eller en værge på et plejebarn. Det er nødvendigt at angive køn på en manuelt oprettet relation for at det hele skal fungere korrekt. Hvis du dobbeltklikker på en relation – altså på personens navn - åbner et vindue med flere detaljer om personen. Vinduet har titlen ”Person attributter”, og det indeholder detaljeoplysninger om de personer, der findes på familiefanebladet.

10

Vinduet ”Person attribut” TEA henter automatisk adresseoplysninger, hvis der er tale om personer i CPR. Det vil sige forældre og søskende, uanset om de er samboende eller ej. For elever med skilte forældre, kan du markere, om der er forældremyndighed. Der er ikke mange brugere, der benytter denne markering på forældrene, da det kan være svært at holde forældremyndighedsoplysningerne opdaterede, når der sker ændringer. Tabulex har desværre ikke mulighed for at hente oplysningerne automatisk. Fra og med årgang 2004 født efter 1.4 bliver forældremyndighed dog registreret i CPR-registret. I TEA kan du se om oplysningen kommer via CPR-registreret ved at markeringen ikke længere er rediger bar. Hvis du, på en ikke samboende forælder, sætter fluebenet ”Modtager post fra skolen”, vil TEA danne en etiket eller et brev, også til denne forælder, ved en generel forældreadresseret brev- eller etikettefletning til klassen. Se i øvrigt afsnittet ”Udskrifter”. TEA opfatter som udgangspunkt elevens samboende biologiske forældre som dem, der skal med på udskrifter af f.eks. klasselister med forældreoplysninger. I vinduet ”Person attribut” har du med fluebenet ”Med på udskrifter”, mulighed for at markere, hvem TEA skal medtage på klasselister med forældreoplysninger. Det er altså her, du skal tilføje eventuelle ikke samboende forældre på udskrifter, ved at sætte fluebenet ved ”Med på udskrifter”. Du kan maksimalt få to relationer pr. elev med på klasselister.

Grupper Du kan redigere elevers gruppemedlemskaber på fanebladet ”Grupper”. Via fanebladet ”Grupper”, i bunden af familiefanebladet, kan du placere relationen i en gruppe, du har oprettet. F.eks. en far i skolebestyrelses- eller kontaktforældregruppen (se afsnittet ”Grupper”).

Hold & fag Her kan du se, hvilke hold og prøver en elev er tilmeldt. Du kan også redigere hold og prøvetilmeldinger her. Normalt redigeres elevernes holdtilmeldinger i holdregisteret, og prøvetilmeldinger redigeres enten på prøveoversigten, eller når prøverne dannes med prøveguiden. Der kan dog være situationer, hvor det er praktisk at redigere disse tilmeldinger direkte på eleven, f.eks. når du sidder med elevernes prøvetilmeldingsblanketter, og du ønsker at se, om elevens prøvetilmeldingsblanket stemmer overens med de tilmeldinger, der registreret i TEA. Hvis en elev vil skifte fra et hold til et andet, kan det også være nemmest at lave ændringen direkte på eleven frem for at lave ændringen i holdregisteret.

CPR Her kan du - som på stamkortet – vælge, om eleven skal opdateres fra CPR-registret. Du kan her markere, om en elevs hemmelige telefonnummer eller adressebeskyttelse må komme med på udskrifter fra TEA. Du skal oprette telefonbeskyttelse manuelt, mens evt. adressebeskyttelse hentes fra CPR-registret.

Billede Her vil det billede som jeres skolefotograf har upload til din TEA ligge. Du kan også importere et billede af eleven fra f.eks. en Cd-rom (se yderligere under ”Billeder i TEA” her i denne vejledning.)

Information TEA henter elevens ”Statsborgerskab” og ”Fødeland” (såfremt det afviger fra DK) fra CPR-registret. ”Modersmål” skal du registrere manuelt og kan være nyttige oplysninger til udskrift af lister med skolens sproggrupper og indberetninger af statistik til UVM og Danmarks Statistik. Elevnummeret kan du også skrive her, men det vil du ofte tildele automatisk i klasseregisteret (se afsnittet ”Elevnumre”).

SFO Her kan du se, hvilken SFO en elev evt. er tilmeldt og i hvilke tidsrum (se afsnittet ”SFO”).

11

Historik Her findes elevens skolehistorik med én linje for hvert skoleår. Dog vil eleven have flere linjer, hvis han eller hun har skiftet skole midt i skoleåret. Hvis en elev af den ene eller den anden årsag, har fået forkert historik, kan du redigere historikken på dette faneblad. Markér den historiklinie, der skal ændres, og tryk herefter på knappen ”Rediger”. Du kan også fjerne en forkert linie, som helt skal væk, ved at klikke på ”Fjern”.

Befordring Her registreres skole-hjemafstand. Afstanden skal registreres manuelt, men det er tanken at automatisere beregningen i en senere version af TEA. Hvis du registrerer elevernes skole-hjemafstand, er det muligt at udskrive en liste med befordringsberettigede elever fra menuen ”Udskriv” | ”Specielle” | ”Befordringsliste” (se afsnittet ”Befordringsliste”).

Telefonnumre Her vises et samlet overblik over telefonnumre på eleven, dens forældre, samt søskende. En manuelt oprettet relation vil også blive vist her. Telefonnumrene kan både indberettes her og på elevens stamkort fane.

Tiltag På Tiltagsfanebladet kan du se de undervisningstiltag, som er oprettet på eleven. Der er tre typer tiltag (Dansk som andetsprog, Modtagelsesklasse og Specialundervisning). Der er historik på oprettede tiltag, således at du kan se tidligere skoleårs tiltag på eleven. Tiltag kan være oprettet på hele klassen, men vil stadig vises individuelt på eleverne. Du kan på tiltagsfanebladet oprette nye tiltag når der er behov for det.

Fritvalgsfelter Her kan du se de ”Fritvalgsfelter”, der er tilknyttet eleven. Fritvalgsfelter kan benyttes til at kategorisere elever. Ønsker du f.eks. at kunne se hvilke elever der f.eks. får en bestemt slags medicin, kan du oprette et fritvalgsfelt der hedder Medicin (System I Indstillinger I Fritvalgsfelter). Herefter kan du på den enkelte elev i værdi-boksen skrive den medicin eleven får. Du har selvfølgelig helt frit valg mht. navngivning. Du kan søge på Fritvalgsfelter.

Betalingskommune ”Betalingskommune” er udelukkende forbeholdt plejeanbragte børn og er noget du selv indberetter i TEA. ”Kommunale forhold” kommer derimod automatisk ind i TEA via CPR-opdatering, såfremt der er indberettet kommunalt forhold på eleven.

12

Holdregisteret

I holdregistret har du mulighed for at oprette hold og tilknytte lærere og elever. Det er ikke nødvendigt at oprette et hold for alle fag i alle klasser, men nogle hold er det nødvendigt at oprette og andre kan det være praktisk at oprette.

Hvilke hold skal jeg oprette?

Det er nødvendigt, at du opretter hold i de fag, der ikke er givet på forhånd (obligatoriske) f.eks. 9.A Historie, 9.B Tysk, 10.A matematik, prøveforberedende hjemkundskab osv. Disse hold skal oprettes, fordi de er nødvendige for, at du senere kan danne prøver i disse fag. Det er også holdene, der medfører, at eleverne får prøver i disse fag på deres prøvetilmeldingsblanketter. For at et hold giver mulighed for at danne prøve, er det vigtigt, at du vælger den korrekte fagkode.

Valgfag består ofte af elever fra flere forskellige klasser. Derfor kan det være praktisk at kunne styre elevernes valgfag med en række hold. Som nævnt herover, er det vigtigt at vælge den rigtige fagkode, hvis valgfaget er prøveforberedende. Hvis valgfaget ikke fører til prøve, skal du skal i stedet bruge fagkoden ”TIL Andre tilbudsfag” og derefter skrive fagbetegnelsen i feltet ”Evt. anden fagtekst”. Altså; hvis du har et hjemkundskabshold hvor eleverne ikke kan gå til prøve, skal du angive ”TIL Andre tilbudsfag” som fagkode, og skrive ”Hjemkundskab” i feltet ”Evt. anden fagtekst”. På den måde undgår du at komme til at danne prøver til holdet. Du skal ligeledes sætte fluebenet ”På afgangsbevis” for at valgfaget bliver nævnt i bemærkningsfeltet ”Eleven har efter 7. klassetrin modtaget undervisning i:” på afgangsbeviset.

Hvis du ønsker at indberette elevernes karakterer holdvis, således at du f.eks. indtaster alle karakterer for engelsk 8.A. - samtidig, så er det også nødvendigt at oprette holdet og tilmelde eleverne. Hvis du indberetter karakterer elevvist, så er det ikke nødvendigt, at have et hold for alle karaktergivende fag.

Hvis du ønsker at lærerne skal kunne indberette karakterer, skal du oprette et hold, vælge den korrekte fagkode samt tilknytte den pågældende lærer og klasse. Husk at sætte fluebenet ”Karaktergivning via web”.

Masseoprettelse af hold. Hvis du klikker på knappen ”Holdoprettelseguide” vil TEA føre dig igennem en guide til at oprette flere hold i én arbejdsgang. TEA kan oprette nye hold i det aktuelle skoleår, eller allerede eksisterende hold kan fremskrives fra et skoleår, til det næste. Se nærmere i navigationssedlen ”Fremskriv hold”. Elever tilmeldes automatisk, hvis det er rene klassehold. Husk hvis I bruger tabulex.net - (WEB)

Holdoprettelse Du opretter et nyt hold ved at trykke på knappen ”Opret hold”. Angiv herefter en holdbetegnelse. Hvis holdets elever er identisk med en klasse, kan du vælge klassen ved at klikke på ” … ”. Hvis ikke, kan du selv skrive betegnelsen. Holdet skal have en fagkode. Hvis du ikke kan finde en dækkende kode, så brug ”TIL Andre Tilbudsfag”. I feltet ”Evt. anden fagtekst” kan du selv skrive en

13

mere dækkende betegnelse. Hvis du skriver noget i ”Evt. anden fagtekst”, er det denne tekst, der kommer på elevernes afgangsbevis og karakterblade (såfremt du har valgt dette). Angiv så hvilket klasseinterval, der skal kunne tilmeldes elever fra. Du er nu klar til at trykke ”Gem” og holdet er oprettet! TEA vil tilbyde dig at autotilmelde eleverne i klassen, hvis du under ”Betegnelse har valgt en klasse. Hvis du opretter et hold, hvor elever fra flere klasser deltager, er du naturligvis henvist til at angive en holdbetegnelse, der ikke giver mulighed for autotilmelding. Et dramahold skal eksempelvis blot hedde ”Drama” i holdbetegnelsen, og du skal tilmelde elever manuelt.

Manuel elevtilmelding

Når du har oprettet og gemt et hold, skal du melde elever til holdet - hvis ikke de er autotilmeldt. Dette gør du på fanebladet ”Tilmeldinger”. Klik på knappen ”Tilmeld elever”. I det nye vindue ser du alle klasser, der ligger i det interval, du har angivet på holdet stamdata-faneblad. Klik på ” + ” udfor den klasse, du vil tilmelde elever fra. Du kan, hvis du holder [Ctrl]–tasten nede, markere flere elever på en gang. Når du er færdig med at markere elever, skal du klikke på knappen ”Tilmeld”. Du vil kun blive tilbudt at tilmelde elever, som ikke allerede er tilmeldt holdet. Derfor kan du også her tjekke, om f.eks. en ny elev er blevet tilmeldt holdet.

Valgfag med karaktergivning Du kan give karakterer i alle fag, hvis skolen ønsker det. Hvis du sætter fluebenet ”På karakterblad” på et hold, der normalt ikke kan gives karakterer i, kan du indberette karakterer på valgfaget – men kun direkte på eleven fra elevregisteret. Disse karakterer kommer med på karakterbladsudskriften, men ikke på afgangsbeviset.

Holdudskrifter Du kan udskrive holdlister, holdoversigter og standpunktskarakterlister ved at markere ét eller flere hold i venstre side af holdvinduet og højre klikke på holdet – vælg så ”Udskrifter”. Se evt. afsnittet ”Udskrifter”

Klasseregisteret

I klasseregisteret kan du oprette nye klasser og redigere eller slette de eksisterende klasser.

Opret og rediger klasser Der kan være situationer, hvor du ønsker at oprette en ny klasse, f.eks. hvis skolen har

14

sporudvidelse efter sommerferien, eller hvis I ønsker at oprette en specialklasse el. lign. De nye børnehaveklasser skal også oprettes hvert år (se afsnittet ”Indskrivning af elever”). Tryk på knappen ”Opret klasse”. Udfyld så ”Klassetype”, ”Trin”, ”Spor” og ret evt. i ”Betegnelse”. TEA foreslår en betegnelse, der er sat sammen af trin (tal) og spor (bogstav). Det er også muligt selv at angive en betegnelse f.eks. Spec.1 eller Modt.2, hvis du ikke ønsker en betegnelse, der er sat sammen af trin og spor. Alle klasser skal have et spor – også selvom skolen er ét sporet. Hvis du har klasser, der står forkert placeret i klasserækkefølgen, f.eks. 3.A efter 4.A, er det fordi deres trin- og sporværdier er forkerte. Gå i klasseregisteret og rediger stamdata for klassen. Angiver du specialklasse, i feltet type, bliver ”Henvisningsårsag” og ”Total klokketimer pr. skoleår” aktive. Dem kan du bruge ved årets statistikindberetning. Se separat vejledning for dette under ”Hjælp | Vejledninger, opdateringer m.v….”

Knyt klasselærer til klassen Du kan fortælle TEA hvilken lærer, der er klasselærer i den enkelte klasse. Du skal først sikre dig, at læreren er oprettet i personaleregisteret (se evt. afsnittet ”Personaleregisteret”). I klasseregisteret skal du markere den aktuelle klasse. Klik ”Tilknyt lærer” i højre side af vinduet og vælge derefter klasselæreren. Du kan godt tilknytte mere end én lærer, og så skal du huske at sætte flueben ud for den lærer, som skal stå først på udskrifterne.

15

Elevnumre

Du kan tildele elevnumre til en eller flere klasser ad gangen. Markér den eller de klasser, du ønsker at nummerere og højre klik. Du markerer flere klasser ved at holde [Ctrl]-tasten nede på tastaturet, og klikke på klasserne med musen. Vælg funktionen ”Renummerer”. Nu kan du vælge hvilken rækkefølge eleverne skal

nummereres. Du bør renummerere en klasse, hvis der er kommet en ny elev. Du kan også vælge kun at give den nye elev et nummer, men så skal du være opmærksom på, at logikken i rækkefølgen nok ikke længere er intakt. Du kan give en enkelt elev et nummer på fanebladet ”Information” i elevregisteret.

Udskrifter

TEA er forsynet med en række udskriftskabeloner, der dækker behovene for de fleste skoler. For at finde en udskrift kan du enten benytte højre-klik – altså gå i Elevvinduet og markere de elever du ønsker udskrift på eller menuen ”Udskrifter”.

16

For at udskrive en klasseliste, kan du højre-klikke på en klasse.

Her kan du vælge din sorteringsrækkefølge. Ændr sorteringen ved at markere en parameter og benyt knapperne ”Flyt op” og ”Flyt ned”.

Du kan vælge, at listen kun skal indeholde yngste eller ældste elever ved at markere her.

Marker den udskrift du ønsker at udskrive.

17

Du får kun vist de udskrifter du har mulighed for at udskrive fra den indgang du har valgt (eks. højre-klik på en klasse). Næste gang du vil udskrive en udskrift husker TEA hvilken udskrift du sidst valgte, samt sorteringsrækkefølgen.

Udskrifter som filer – der kan vedhæftes på e-mail Du er formentlig vant til at se udskrifter på skærmen, og til at udskrive dem på printer. Det kan ofte være en fordel også at gemme en udskrift som en fil. Hvis du f.eks. har alle klasselisterne liggende som filer, kan du, når sundhedsplejersken, tandplejen eller andre vil have klasselister, sende en e-mail, hvor du vedhæfter klasselistefilerne. Når du sender e-mail med TEA-udskrifter som vedhæftede filer, skal du sikre dig, at modtageren kan læse filen. På billedet her kan du se, hvordan du kan vælge at gemme en fil i forskellige formater. Hvis du vælger PDF-formatet, kan modtageren læse filen med programmet Adobe Acrobat Reader, som de fleste har installeret. Hvis du vælger RTF-formatet kan udskriften læses med Microsoft Word, som også er meget udbredt. Uanset hvilket format du vælger, vil TEA spørge dig, hvor filen skal gemmes og hvad den skal hedde. Du kan f.eks. lave en undermappe i din dokumentmappe, der hedder ”TEA-udskrifter”. Her kan du gemme udskrifter i diverse formater, som du så kan bruge, når folk beder dig om f.eks. klasselister.

Billeder i TEA Du kan få elevbilleder i TEA – og det er der mange gode grunde til at have, bl.a. de flotte billedklasselister, TEA kan lave. Der er to måder, du kan importere billeder på: Manuelt, elev for elev, eller din skolefotograf kan uploade billederne direkte. Fotofirmaet skal have en eksportfil fra TEA, før de fotograferer. Uanset hvad du vælger, så læs også specialvejledningen ”Eksport til skolefotograf” og ”Billedupload til TEA – skole” under menuen ”Hjælp” | ”Vejledninger, opdateringer mv.”

Du vælger ”Vis udskrift” for at se udskriften på skærmen og ”Printer” for at udskrive. Når du har valgt, trykker du ”Start”.

18

Klasselister Klasselister kan udskrives fra klasseregisteret ved at markere den eller de klasser, du ønsker lister for, og derefter højre klikke på én af dem og vælge ”Udskrifter”. Du kan også udskrive listerne fra elevregisteret, hvis du højre klikker i den midterste del af billedet efter at have markeret alle eleverne, der hvor eleverne er listede og vælger ”Udskriv klasseliste”.

Holdlister Holdlister kan udskrives fra holdregisteret ved at markere det eller de hold, du ønsker lister for, og højre klikke på ét af dem og vælge ”Udskriv holdliste”

Holdoversigt Kan udskrives fra menuen ”Udskriv” | ”Udskriv udskrifter”

Klasseoversigt Kan udskrives fra menuen ”Udskriv” | ”Udskriv udskrifter”.

Elevstamkort Kan udskrives ved at højre klikke på en eller flere markerede elever i elevregisteret.

Breve Kan udskrives fra elevregisteret ved at højre klikke i den midterste del af billedet, hvor eleverne er listede, og vælge ”Udskriv” | ”Brev”. TEA laver et brev til den eller de elever, du har markeret. Når du bestiller et brev, åbner TEA sin indbyggede tekstbehandler. Her skriver du indholdet af brevet. Du kan evt. kopiere teksten fra et andet dokument. Når brevet er færdigt, åbner skabelonbiblioteket ”Breve” ved et tryk på knappen med

printerikonet ( ) i toppen af tekstbehandlingsvinduet. Når du vælger skabelon, kan du vælge, om brevet skal elev- eller forældreadresseres. Hvis du ønsker brevskabelonen lavet om, så den f.eks. får et logo – kontakt Tabulex.

Etiketter Etiketter kan udskrives fra elevregisteret ved at højre klikke i den midterste del af billedet, hvor eleverne er listede. Dette laver en etiket til den eller de elever, du har markeret. Når du bestiller en etiket, åbner TEA en mappe med etiketteskabeloner. Du kan vælge den etiket du vil have i et af de viste formater. Hvis formatet ikke passer til dine etiketteark, kan etiketternes dimensioner ændres af dig eller af Tabulex ved hjælp af den indbyggede udskriftsdesigner. Du kan lave elev- eller forældreadresserede etiketter.

Yngste/ældste elever Når du bestiller en udskrift, bliver du spurgt, om du vil filtrere for yngste eller ældste elever. Det vil sige, at du f.eks. kun får den yngste med på udskriften, såfremt der er samboende søskende på

19

skolen. Det er også muligt at udskrive en klasseoversigt med yngste/ældste kolonner. Det gør du i menuen ”Udskriv” | ”Specielle” | ”Klasseoversigt”.

Befordringsliste Hvis I har registreret skole-hjemafstande i TEA, kan du lave befordringslister. De udskrives fra menuen ”Udskriv” | ”Befordring”. Når du bestiller en befordringsliste, bliver du først præsenteret for et billede, hvor du skal angive hvilke afstandskriterier, der skal ligge til grund for listen. TEA foreslår selv UVM’s vejledende minimumskriterier, men du kan selv lave alternative afstandskriterier, hvis du har brug for det.

Bemærk, at du på en udskrift, kan afgrænse på rutenummer, hvis du har forskellige ruter registreret på eleverne. Se i øvrigt afsnittet ”Befordring” side 11.

Nye Skabeloner og udskriftdesign Når Tabulex laver nye udskriftskabeloner til TEA vil du helt automatisk få adgang til dem. Har du behov for en udskrift, der ikke findes i TEA, er det muligt at ændre de eksisterende skabeloner med TEA’s indbyggede udskriftdesigner. Du åbner udskriftdesigneren via menuen ”Udskriv” | ”Design udskrifter”. Udskriftdesign er en forholdsvis kompliceret opgave, og vi anbefaler derfor, at du tilmelder dig et Tabulex-kursus i udskriftdesign, inden du giver dig i kast med denne opgave.

Den højre side af vinduet viser detaljerne for det kriterium, du har markeret i venstre side af vinduet. Det er også her, du definerer dine egne kriterier, når du har klikket ”Tilføj ny”. Husk at afslutte med et klik på ”Gem”.

Når du klikker på ”Udskriv”, får du en liste eller labels til de elever, der opfylder de kriterier, du har flueben ved i det store hvide felt.

20

Hvis du vil ændre i en allerede eksisterende udskriftskabelon, skal du kopiere den skabelon du ønsker at ændre. Herefter bliver du i et nyt vindue bedt om at give udskriftskabelonen et ny navn og du skal vælge hvem der skal have adgang til den (Ejer). Vælger du kommune vil alle skoler i din kommune have adgang til den. Vælger du skole vil det kun være TEA-brugere på din skole der får adgang til den.

Højre-klik for at ændre en skabelon.

21

Søgefunktionerne

Du kan søge i TEA på to måder - enten med hurtigsøgeren (F3-søgeren) eller den mere avanceret søger (F8-søgeren) i elevregisteret.

F3-søgeren - Hurtigsøgeren Hurtigsøgeren – eller F3-søgeren - åbner du ved at klikke på ”Søgning” i venstre side af elevregisteret eller med tasten [F3], når du er i elevregistret. Vælg det kriterium, du vil søge på og klik ”Kvik søg”. Når resultatet er fundet, kan du gå direkte til fanebladene i venstre side, hvis du vil have detaljer om de(n) fundne elev(er). Hvis du søger på et fornavn, skal du være opmærksom på, at du skal sætte en * efter navnet, hvis søgningen skal ignorere mellemnavne. Søg eksempelvis på ”mads*”, hvis du vil have alle Mads’er uanset om de har mellemnavne eller ej. Hvis du vil søge på et navn, men er i tvivl om stavemåden, skal du erstatte de bogstaver du er i tvivl om med spørgsmålstegn, f.eks. ”Fornavn: Ni?ola?”, fordi du ikke ved om Nicolai er med ”c” eller ”k” og ”i” eller ”j”. * erstatter ét eller flere ukendte tegn. ? erstatter ét ukendt tegn – og kun ét.

F8-søgeren – Avanceret søgning Når du er i Elevregistret vil [F8] eller knappen ”Søg” åbne dette søgebillede:

I søgebilledet kan du søge på de felter der er i vinduet. Hvis du vil søge på et navn, skal du være opmærksom på, at navnet skal staves med stort, og at du skal sætte en * efter fornavnet, hvis du ikke ved om eleven har et mellemnavn, eks. Mads*”. I de felter hvor der er en sort pil skal du vælge

22

mellem de angivne muligheder. I de felter, hvor der ikke er en sort pil skal du selv skrive det du vil søge efter. Klik ”Ok” når du har angivet dine søgekriterier. Søgeresultatet vises i dit elevvindue.

Eksporter

TEA kan eksportere data i forskellige formater. Det kan være nyttigt, hvis du f.eks. ønsker at arbejde med elevdata i et regneark, eller hvis elevdata skal importeres i andre programmer. Det er også eksportfunktionen, du skal bruge, hvis I vil importere elevbilleder automatisk i TEA. Se mere om dette i afsnittet ”Billeder i TEA” side 17. Du kan eksportere data fra alle registre ved at markere de elever/hold/klasser, du vil eksportere, højre klikke og vælge ”Eksportér”. Når du har valgt eksportfunktionen, åbner TEA dette billede:

Vælg f.eks. filformatet ”TEA02” og markér din dokumentmappe i højre side. Klik ”OK” og svar ”Ja” til at gemme filen. Minimér nu TEA, åben Microsoft Excel og åben derfra filen, du netop har gemt. Data af den slags kan være nyttige i mange sammenhænge.

Arbejdsdato

TEA viser et billede af skolen, som den ser ud på dags dato, vil se ud eller så ud på den arbejdsdato, du har valgt. TEA starter altid op med dags dato, men du kan se din arbejdsdato i nederste højre hjørne af TEA’s forside, hvis du er i tvivl. Det skoleår den valgte arbejdsdato ligger i, står i nederste venstre hjørne af TEA’s forside.

Semikolonseparerede filer kan åbnes i et regneark. Flere af formaterne kan bruges til behandling i regneark, selvom de deres primære formål er et andet.

Her skal du vælge, hvor eksportfilen skal gemmes, f.eks. i din dokumentmappe, eller på computerens ”Skrivebord”.

Formaterne har forskellige formål. Start med at vælge det format, du ønsker.

23

Ved at ændre arbejdsdatoen, kan du arbejde på tværs af skoleår. Du kan f.eks. selv bestemme, hvornår du vil begynde at lave børnehaveklasser til det kommende skoleår. Du kan også stille arbejdsdatoen tilbage, hvis du f.eks. ønsker at se hvor mange elever I havde på skolen for tre måneder siden. Læg mærke til bagrunden bliver rød i fortiden og grøn i fremtiden. Du ændrer arbejdsdatoen i menuen ”System” | ”Indstil arbejdsdato”.

SFO

Hvis du ønsker SFO-data registreret på dine elever, kan du gøre det via elevregistret. SFO’er kan oprettes i menuen ”Skole” | ”Skolefritidsordning”. Du skal først oprette SFO’en i venstre side af vinduet. Når du har lavet en SFO, skal du i højre side af vinduet lave moduler til den pågældende SFO. F.eks. morgenmodul eller hele dagen. Du behøver ikke at anføre til- og fratider på modulerne. Det vælger du selv, om du vil have med. Når du har lavet moduler, kan du registrere SFO på eleverne. Det gør du i elevregisteret på fanebladet ”SFO”. Husk at angive en startdato. Du behøver ingen slutdato. Når du har registreret SFO på børnene, er det muligt at udskrive SFO-lister fra menuen ”Udskriv” | ”Specielle”.

24

Indskrivning, udskrivning og flytning af elever

Der er to måder at modtage en elev på i TEA. Du kan, med elevens CPR-nummer, selv indskrive ham/hende. Eleven kan også blot dukke op i systemet, hvis han/hun er blevet udskrevet elektronisk fra en anden TEA-skole eller indskrevet af din forvaltning.

Indskrivning via CPR-nummer Begynd, i elevregisteret, med at markere den klasse eleven skal indskrives i. Tryk herefter på knappen ”Indskriv elev”. Det starter en indskrivningsguide, som du blot skal følge.

Start med at indtaste CPR-nummeret. Er personnummeret korrekt vil elevens personoplysninger automatisk udfyldes. Tryk herefter ”Næste”. Du får herefter mulighed for at skrive en besked til den skole du trækker eleven fra.

Er cpr-nummeret forkert/fiktivt, vil der komme rød baggrund. Ønsker du at oprette en elev med fiktivt cpr-nummer skriver du blot selv personoplysningerne og klikker ”Fortsæt”. Denne situation kan f.eks. forekomme, hvis eleven endnu ikke har fået tildelt et cpr nr. Det kan være tilfældet, hvis du modtager en elev der lige er kommet til landet. Du kan indskrive eleven, men du får ikke adressen opdateret

automatisk, før eleven har fået et ægte cpr nr. Når eleven har modtaget et ægte cpr. nr tager du kontakt til Tabulex som fletter disse oplysninger. Hvis du ønsker at skrive en adresse på eleven med det samme, skal du gøre det manuelt på elevens stamkort (Se afsnittet ”Elevregister”, underafsnittet ”Stamkort” side 9).

Elektronisk modtaget elev Hvis en anden TEA-skole eller din forvaltning udskriver en elev til indskrivning på din skole, vil TEA oprette en kategori med navnet ”Ingen” i dit elevregister. Der kan du finde eleven. Eleven er først synlig i ”Ingen”-kategorien efter indskrivningsdatoen. Hvis eleven er indmeldt på din skole pr. den 1. i næste måned, får du altså først ”Ingen”-kategorien, når du når frem til denne dato. Når du får en elev elektronisk fra en anden TEA-skole, vil du få besked med det samme via TEA’s indbyggede beskedsystem. Så vil ”flaget” være hejst. Indskrivningsdatoen vil fremgå af beskeden, og du skal nu stille TEA’s arbejdsdato frem til elevens indskrivningsdato. Her kan du flytte eleven fra ”Ingen”-kategorien til den klasse, eleven skal gå i. Du kan evt. udskrive en ny klasseliste og ordne eventuelle holdtilmeldinger. Husk at stille arbejdsdatoen tilbage til dags dato, når du er færdig. Du flytter elever fra ”Ingen”-kategorien til en klasse ved at højre klikke på eleven i elevregisteret og vælge ”Flyt” og den pågældende klasse.

Er eleven indmeldt på anden skole, vil der her stå, hvilken skole eleven udmeldes fra.

25

Udmeld elever Du kan udmelde en elev til en anden skole. Hvis en skole – i eller uden for kommunen – bruger TEA, vil eleven automatisk dukke op på den skole, du udmelder eleven til. Du behøver i så fald ikke at gøre andet end selve udmeldingen. Du udmelder eleven fra elevregisteret ved at markere eleven og trykke på knappen ”Udmeld elev”. Derefter ser du dette vindue:

Ved du ikke hvilken skolen eleven skal udmeldes til, kan du vælge at sætte prik i ”Udmeld”, så vil TEA afslutte elevens historik på din skole. Eleven frameldes automatisk eventuelle hold i TEA.

Udmeld afgangselever Alle afgangselever der skal i 10. klasse på en anden skole, skal udmeldes til den pågældende skole. Med hensyn til afgangselever der skal på ungdomsuddannelse, er det en god idé at få udmeldt dem således at deres historik bliver afsluttet. Du kan ikke angive ungdomsuddannelse institution. Du kan markere flere elever til udmeldelse på en gang ved at holde [Ctrl] nede, mens du venstreklikker på eleverne. Det er en fordel, hvis du f.eks. skal melde 12 elever fra 9.A ud til samme 10. klassecenter.

Flyt elever internt mellem skolens klasser Du kan flytte elever internt på skolen ved at højre klikke på eleven i elevregisteret. For at flytte en elev fra én klasse til en anden, skal du vælge ”Flyt” og derefter den pågældende klasse. Hvis eleven tidligere har gået i denne klasse, vil du se en fejlmelding. Slet først den tidligere historik i klassen og flyt så eleven (For historikredigering, se afsnittet ”Elevregister”, underafsnit ”Historik”).

Webindskrivning Kommunerne har pligt til at bruge en elektronisk indskrivning af kommende 0. klasseelever. I TEA finder du de kommende børnehaveklassebørn via menupunktet ”Skole” – ”Etablering” (se separat vejledning ”Introduktion til webindskrivning”). Det vil i de fleste tilfælde være skoleforvaltningen, der foretager behandlingen af indkomne ønsker og etablerer eleverne på kommunens skoler. Når

Skriv navnet eller skolekoden på den modtagende skole. Efterhånden som du skriver vil du få et antal skoler at vælge imellem. Marker den skole du ønsker at udmelde til.

Her vælger du datoen for udmeldelse.

26

eleverne er etableret på skolen vil du kunne se dem i elevregistret i ”Ingen”-kategorien i det nye skoleår – dvs 1.8.XX. Der bør ingen tilretning være nødvendig herefter, da ønsker om anden skole end distriktsskole eller udsat skoleønske allerede er behandlet. Herefter kan du pr. 1.8.XX oprette en 0. klasse og flytte alle eleverne over i klassen. Så vil du kunne hente brugernavn og koder til forældrene i Intra. Husk at den klasse du opretter skal være en ”Normalklasse - fuldt årgangsdelt”. Vær opmærksom på, at den betegnelse du giver klassen vil være den forældrene kan se i Intra.

Plejebørn

Plejebørn får deres biologiske forældre med på fanebladet ”Familie” i elevregisteret. TEA kender ikke automatisk deres værger eller plejeforældre. Disse skal altså indberettes til TEA manuelt. I elevregistret skal du finde eleven og klikke på fanebladet ”Familie”. Tryk på knappen ”Tilføj”, og skriv dine oplysninger om plejeforældrene ind, og husk at angive køn! Husk også at sætte flueben ved ”Med på udskrifter” og i øvrigt at fjerne dette flueben på de biologiske forældre. Du kan tage stilling til om de biologiske forældre skal ”Modtage post fra skolen” – det skal de i de fleste tilfælde ikke. Du skal også indberette betalingskommune på plejebørn. Det gør du på fanebladet ”Betalingskommuner” i elevregisteret. Klik

på knappen for at oprette en betalingskommune. Vælg fra listen den rigtige kommune og skriv den dato betalingbegynder. Hvis du ikke ved hvilken kommune, der er betalingskommune, så spørg forvaltningen. Registreringen er vigtig af hensyn til tværkommunale betalinger.

Gruppefunktionen

Grupper kan f.eks. være elevråd, kontaktforældre, og forældre-medlemmer i skolebestyrelsen. Du bør ikke bruge ”Grupper” til at lave grupper, der har med reel undervisning at gøre – til dette er holdregisteret bedre. Du opretter og redigerer grupperne i menuen ”Skole” | ”Grupper”.

Tilmelding i grupper Selve tilmeldingen af gruppemedlemmerne foregår i elevregistret. Når du skal tilmelde en elev, så skal du gå til fanebladet ”Grupper”. Klik ”Tilmeld” på knappen og vælg den gruppe, som eleven skal være medlem af. Derefter får du mulighed for at beskrive elevens tilknytning. Når du udskriver lister med gruppens medlemmer, kan det være praktisk, at f.eks. kan se hvilken klasse eleven repræsenterer i elevrådet. Du tilmelder forældre til grupper via fanebladet ”Familie”. Marker den relevante forælder, og klik på fanebladet ”Grupper” i bunden af familiefanebladet. ”. Klik ”Tilmeld” på knappen og vælg den gruppe, som personen skal være medlem af. Derefter får du mulighed for at beskrive personens tilknytning til gruppen. Her kan f.eks. skrive, hvis en forælder er forældrerepræsentant i flere klasser.

27

Udskrifter og grupper Via menuen ”Skole” | ”Grupper” har du adgang til forskellige udskrifter. Du kan markere en eller flere grupper, højre klikke på dem, og vælge ”Udskriv gruppeliste”. Du kan også markere en gruppe, markere ét eller flere medlemmer af gruppen, højre klikke og vælge en af flere udskriftsmuligheder.

Fremskriv grupper Du kan genbruge dine grupper i det kommende skoleår ved at fremskrive dem. Det gør du med menuen ”Skole” | ”Fremskriv” | ”Grupper”.

Postkassen

I postkassen får du beskeder fra andre skoler, din forvaltning, og fra Tabulex. Vær opmærksom på at postkassen er fælles for alle brugere på skolen.

Hvis en anden skole har udmeldt en elev til din skole via TEA, så får du besked i postkassen. Det sker også, hvis en anden TEA-skole indskriver en elev, som går på din skole (se evt. afsnittet ” Indskrivning, udskrivning og flytning af elever”). Du kan også modtage beskeder fra Tabulex i postkassen. Det kan f.eks. være information om opdateringer af TEA, nye vejledninger eller sæsonbetonede arbejdsopgaver.

Du kan skrive beskeder til andre TEA-skoler via postkassen. Klik på for at sende en besked. Du vælger modtageren ved at skrive de første bogstaver af skolens navn, trykke på [pil ned]-tasten og vælge modtageren i listen.

Servicerapporter

Du kan også vælge at få servicerapporter i postkassen. Du kan selv vælge, hvad der skal med i servicerapporten, og hvornår du vil modtage den. Du kan indstille rapporten via menuen ”System” | ”Indstillinger” og fanebladet ”Servicerapport”. Du kan få en dagsrapport på bestemte ugedage, som fortæller dig om automatisk opdaterede ændringer i TEA på en række punkter.

28

Ved at indstille den ”Opsummerende rapport”, Kan du få samlet alle ændringer i løbet af en uge eller en måned. Servicerapporterne bliver sendt til din TEA-postkasse.

Fremskrivning til nyt skoleår

I TEA foretager du selv fremskrivning til det nye skoleår. Du kan lave fremskrivningen når som helst, og den kan laves flere gange, hvis du ønsker at ændre noget. TEA skal stå på en arbejdsdato i indeværende skoleår, når du fremskriver. Gå til menuen ”Skole” | ”Fremskriv” | ”Skoleår”.

29

Hvis du laver ændringer i en klasses oprulning i forhold til TEA’s forslag, skal du markere klassen, lave ændringerne og trykke på knappen ”Gem ændringer”.

Klasser der skal lægges sammen Hvis to eller flere klasser smelter sammen i det kommende skoleår, så kan TEA håndtere det på to måder.

1) Giv klasserne samme betegnelse under ”Ny klassebetegnelse”. Det vil medføre, at eleverne bliver samlet i en klasse. Eksempelvis fremskrives både 9.A og 9.B til 10.A. Denne løsning er nemmest, hvis der kun er én klasse på årgangen i det kommende skoleår.

2) Du kan også blot fremskrive klasserne efter standardforslaget (f.eks. 4.A til 5.A, 4.B til 5.B

og 4.C til 5.C). Derefter kan du stille din arbejdsdato til starten af det nye skoleår, og flytte eleverne fra den klasse der udgår til den rette klasse (se afsnittet ”Flyt elever internt mellem skolens klasser”). Når alle eleverne er flyttet fra denne klasse, kan du slette den i klasseregisteret. Den metode er mest praktisk hvis eleverne skal fordeles i forskellige klasser.

Nye spor Hvis du i det nye år vil udvide med et ekstra spor på et klassetrin, kan du fremskrive klasserne som normalt. Derefter skal du stille arbejdsdatoen til starten af det nye skoleår og oprette den nye klasse i klasseregisteret (se afsnittet ”Klasseregisteret”). Du kan så flytte elever fra de eksisterende klasser til den nye parallelklasse via højre klik på eleverne i elevregisteret.

Tilflyttere efter fremskrivning Hvis du indskriver elever på skolen efter din fremskrivning, skal du blot foretage fremskrivningen

Her kan du vælge, om den klasse, du har markeret, skal oprykkes på egen eller til anden skole. Du kan også undlade at oprykke.

Hvis du vil ændre klassebetegnelse ved oprulningen, sker det her.

Her kan du se TEA’s forslag til klassens navn i det nye skoleår.

30

igen for at få de nye elever med op. Ved ”genfremskrivning” vil TEA i øvrigt kun præsentere de klasser, der har modtaget nye elever siden sidste oprulning – og TEA vil angive, hvor mange elever det drejer sig om. I fremskrivningen kigger TEA efter elever, der ikke har en slutdato i historikken for indeværende skoleår.

Fremskrivning til anden skole Under fremskrivningen kan du vælge at overføre én eller flere klasser til en anden skole. Dette er relevant for skoler, der skal overføre f.eks. en 6.-klasse til en overbygningsskole. Det kan også være nyttigt, hvis kommunen har et 10. klassecenter, der skal modtage de øvrige skolers 9. klasser. Hvis du ønsker at overføre hele klasser til andre skoler via fremskrivningen, er det nødvendigt at den modtagende skole har fremskrevet deres skole, inden du gør det. Hvis flere skoler fremskriver klasser til én modtagende skole under samme klassebetegnelse, så bliver eleverne samlet i én klasse på den modtagende skole. Hvis det kun er nogle få elever, der f.eks. skal i kommunens 10. klasse, så kan det bedst betale sig at udmelde disse elever til skolen via elevregisteret. I så fald skal du vælge 31.07.20xx som udskrivningsdato, og du skal undlade at fremskrive dine 9. klasser.

Udmeld efter fremskrivning Hvis du udmelder en elev, der er blevet fremskrevet, så vil TEA automatisk slette den fremtidige historik på din skole. Det vil sige, at den nye udmeldelse annullerer den fremskrivning, du har lavet tidligere – for denne ene elev.

Prøver og karakterer

I TEA kan du håndtere al administration, der har med prøver og karakter at gøre – lige fra udskrivning af karakterlister, indtastning af tekstopgivelser og karakterer til udskrivning af det endelige afgangsbevis. Dette afsnit beskriver prøveafviklingen generelt. For en mere grundig gennemgang af prøveafviklingen – se særvejledningen ”Prøveafvikling I TEA trin for trin” under vinduet ”Hjælp” – Vejledninger, opdateringer m.v… i TEA .

Karakterindberetning Du kan indtaste standpunktskarakterer på to måder; elevvis eller holdvis. Om du vælger den ene eller den anden metode er helt afhængig af skolens traditioner og jeres ”temperament”. Resultatet er det samme i sidste ende: eleven får en karakter for sin indsats i et bestemt fag.

Elevvis indtastning af karakterer Den elevvise indtastning er den mest almindelige. Den starter med, at du udskriver karakterblade til alle eleverne i en klasse. Gå til klassen eller søg på hele årgangen med F3-søgeren i elevregisteret. Marker alle eleverne, højreklik og vælg ”Udskriv karakterblad”. Disse karakterblade kan du give til lærerne, så de kan skrive karaktererne på.

Når alle karakterer er givet, er du klar til at indtaste karaktererne i TEA. Gå i elevregisteret og marker klassen. Sortér eleverne ved at klikke på overskrifterne, så de kommer i samme rækkefølge som karakterbladene. Højre klik på den første elev i klassen og vælg ”Karakterer”. Indtast elevens

karakterer og klik på spoleknappen i bunden af karakterbladet. Du kan nu indberette karakterer på den næste elev i klassen.

31

Holdvis indtastning af karakterer Hvis du vil indtaste karakterer holdvis, så er det nødvendigt at oprette et hold for fag, der skal gives karakterer i (se afsnittet ”Holdoprettelse” side 12). Den holdvise indtastning af standpunktskarakterer starter med, at du markerer holdet eller holdene i holdregisteret. Højre klik på holdet og vælg ”Udskrifter” | ”Standpunktskarakterer”. Udskriv listen og giv den til den lærer, der underviser på holdet. Når du får listen tilbage, er du klar til at indtaste standpunktskaraktererne i TEA. Marker igen holdet i holdregisteret og klik på den knap der hedder ”Standpunktskarakterer” på fanebladet ”Stamdata”. Indtast karaktererne i det vindue der åbner. Prøvekarakterer indberettes som regel prøvevist fra prøveoversigten, men du kan også indberettes direkte på eleverne i elevregisteret. Prøver For at oprette prøver i TEA, er det nødvendigt at have hold med de fag, der IKKE er obligatoriske prøvefag. Når du har oprettet de nødvendige hold, skal du danne prøverne. Dette kan gøres

enkeltvis, men TEAs prøvedannelses-guide kan danne alle prøver i én arbejdsgang. Du finder prøvedannelses-guiden i menuen ”Prøver” | ”Opret prøver”. Når du starter prøveguiden, ser TEA på fagkoder i holdbilledet.

Prøveguiden består af fem trin: Trin 1 Prøveguiden fortæller, at den er en prøveguide.

Trin 2 Prøveguiden ser på fagkoder, og du bliver tilbudt at danne prøver på de hold, der kan

dannes prøver på.

Trin 3 Du skal markere, hvilke prøver du ønsker at danne. Et 10. klasse dansk-hold udløser f.eks., at du bliver tilbudt at danne hele fem prøver på holdet, da du skal kunne melde elever til både FSA-prøven og FS10-prøven.

Trin 4 Her kan du markere, om du ønsker at tilmelde alle holdets elever til en prøve, der er dannet på holdet. Dette vil i langt de fleste tilfælde være det nemmeste, da det som regel er de fleste af et holds elever, der går til prøve. Senere kan du fjerne dem, der fravælger prøven. Der er dog undtagelser, f.eks. FSA-prøverne, der er dannet på 10. klassetrin, da disse formentlig ikke vil være særligt velbesøgte.

Trin 5 TEA opretter prøverne, som du har defineret det i trin 2 til 4. Når prøverne er dannede, kan du se dem på prøveoversigten, som du finder i menuen ”Prøver” | ”Prøveoversigt”.

32

Du kan også se dem i holdbilledet eller direkte på eleverne i elevregisteret. I prøveoversigten kan du oprette prøver enkeltvis, hvis du efterfølgende finder ud af at du mangler at oprette en prøve.

Projektopgaver I elevregisteret kan du få adgang til at indtaste karakterer og andre valg i forbindelse med projektopgaverne. Højre klik på en elev og vælg ”Karakterer”. Nederst kan du indtaste karakterer. På fanebladet ”Bilag til afgangsbevis” kan du indtaste bemærkninger til opgaverne, og du kan markere hvilke oplysninger, der skal med på bilaget afgangsbeviset.

Indtastning af tekstopgivelser Du kan indtaste tekstopgivelser direkte i TEA, eller lærerne kan indtaste dem via Web. I prøveoversigten kan du se, hvorfra tekstopgivelserne til den enkelte prøve stammer. Kig i kolonnen ”Indb. type”. "TEA" betyder, at opgivelserne er indtastede i TEA, og "Web" betyder, at tekstopgivelserne er indtastede via webindberetningen.

Indtastning af tekstopgivelser via web I TEA’s lærerregister kan du tildele lærerne en kode, som giver dem adgang til at indtaste tekstopgivelser på web-adressen www.tabulex.net.

Den enkelte lærer vil få adgang til at indtaste tekstopgivelser på de mundtlige prøver, som læreren er ansvarlig for, jf. kolonnen ”Lærer” i prøveoversigten.

Når de relevante lærere har fået en adgangskode og alle prøver er tilknyttet de rette lærere, kan du udskrive en vejledning, som fortæller lærerne, hvordan de skal indtaste tekstopgivelserne. Den udskrives via menuen Udskriv I specielle I Web I Web-vejledning til lærer. Når læreren har indtastet opgivelserne, kan du markere prøven i prøveoversigten, og klikke ”Tekstopgivelser” for at se lærerens indberetning. Du kan nu lave eventuelle tilretninger og sætte flueben i "Tekstopgivelser godkendt". Herefter vil prøven have en grøn markering i prøveoversigten, og læreren vil ikke længere have adgang til webindberetning for denne prøve.

Indtastning af tekstopgivelser i TEA Vælg ”Prøver” | ”Prøveoversigt”, markér den relevante prøve og klik på knappen ”Tekstopgivelser”. Hvis læreren har indtastet tekstopgivelsen via web, kan du se indtastningen, redigere i den og formatere den, som du ønsker. Du kan også selv indskrive tekstopgivelser med tilhørende antal normalsider. Klik på knappen ”Tilføj” for at oprette en (ny) linie (eller et afsnit med flere linier, hvis det kræves for at beskrive en

33

opgivelse) og det tilhørende antal normalsider. Vælg om det er en overskrift, emnebeskrivelse eller tekstopgivelse under ”Linjetype. Valget har betydning for om du får mulighed for at angive normalsider (kun ved linjetypen ”Tekstopgivelse). Klik ”Ok” når du er færdig med tekstopgivelserne.

Udskriv tekstopgivelser Når du har valgt tekstopgivelserne for en bestemt prøve, kan du udskrive dem til forskellige modtagere. Klik på knappen ”Udskriv” og vælg herefter de modtagere, du vil udskrive til. Vær opmærksom på at Undervisningsministeriet ikke længere pr. automatik skal have et eksemplar. Hvis du vælger at skrive et eksemplar ud til eleverne, vil censors navn ikke være nævnt herpå. De sidste tre flueben kan bruges til modtagere, som du selv skriver ind.

Indtastning af prøvekarakterer På samme måde som standpunktskaraktererne, kan du indtaste prøvekaraktererne på to måder: 1: Prøvevis Vælg prøveoversigten og benyt knappen ”Prøvekarakterer”, når du har markeret

prøven.

2: Elevvis Højre klik på en elev i elevregisteret og vælg ”Karakterer”

Prøveudskrifter Fra prøveoversigten har du adgang til en række udskrifter, der er praktiske i forbindelse med prøverne. Brug knappen ”Udskrifter”.

Karakterudskrifter Du kan også lave flere forskellige karakterudskrifter:

Udskrift For én elev For flere elever

Karakterblad Via højre klik i elevbilledet Via søgebilledet

Karakterprotokol Via højre klik i elevbilledet Via søgebilledet

Prøveprotokol Via højre klik i elevbilledet Via søgebilledet

Afgangsbevis Via højre klik i elevbilledet Via søgebilledet