VC MPGuía para el usuario de

VIDEOCONFERENCIAS MULTIPUNTO

Guía para el usuario de VIDEOCONFERENCIAS MULTIPUNTO

Índice

Introducción

Solicitud de VC MPAgendamiento

Datos de los participantes

Número de caso de la VC-MP

Sitios de respaldo

Modificaciones de agenda

Prueba de equipos

El día de la VC-MPEntre 30 a 60 minutos antes de la hora de inicio

Durante la VC-MPTIPs

Si se comparten contenidos desde una laptop

Luego de utilizar los equipos de Videoconferencia

Componentes de videoconferencia

Control Remoto

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Estimado usuario, la presente guía tiene como ob-jetivo brindarle las pautas básicas a seguir para realizar en forma exitosa una videoconferencia multipunto (de aquí en más VC-MP).Recuerde que en caso de detectar algún proble-ma con los equipos de Videoconferencia, con el acceso a internet, o cualquier otro inconveniente o consulta relacionado con el desarrollo de la VC-MP, es necesario que se comunique a los números de teléfono de contacto (*):

0800-2342 (desde un teléfono fijo) opción 4

*2342 (desde un celular) opción 4

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Guía para el usuario de VIDEOCONFERENCIAS MULTIPUNTO

Solicitud de VC - MP

Agendamiento

La solicitud de VC-MP debe dirigirse al 0800-2342, dentro del horario de atención (Lunes a Viernes de 8:00 a 17:00), con al menos 5 días hábiles de antelación a la fecha en la que se pretende realizar.

Datos de los participantes

Al momento de agendar la VC-MP, el usuario que rea-liza la solicitud (el organizador) proporciona los datos (nombre y teléfono) de un moderador técnico para cada uno de los sitios participantes de la VC-MP. Es imprescindible que estos moderadores sean informa-dos previamente por el organizador sobre la realiza-ción de esta VC-MP.

Número de caso de la VC-MP

Al recibir la solicitud Ceibal proporciona al organizador un número de caso identificador de la VC-MP. El orga-nizador debe comunicar este número de caso a cada uno de los moderadores técnicos de los locales parti-cipantes, ya que les será solicitado si se comunican a los teléfonos de contacto (*).

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Sitios de respaldo

Al agendar la VC-MP, en caso de que no sea posible lle-var adelante la VC-MP en alguno de los sitios elegidos inicialmente, al momento de realizar la solicitud se le dará al organizador la opción de que designe un sitio de respaldo (otra institución con equipamiento de vi-deoconferencia Ceibal) por cada uno de estos locales. De suceder esto, Ceibal se lo comunicará al organiza-dor al menos 24 hs antes de la VC-MP.

Modificaciones de agenda

De pretender realizar alguna modificación a la VC-MP, la solicitud de cambios debe ser comunicada al me-nos 48hs antes de la fecha agendada, comunicándose dentro del horario de atención (Lunes a Viernes de 8:00 a 17:00), al 0800-2342 opción 4 (indicando el número de caso de la VC-MP).

IMPORTANTEUna vez agendada la VC-MP, Ceibal revisa pe-riódicamente de forma remota que los equipos de videoconferencia y la conexión a internet de los locales participantes estén funcionando, para lo cual es imprescindible que no se apa-gue la alimentación eléctrica de los equipos.

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Prueba de equipos

En cuanto conozca la participación de su local en una VC-MP, verifique el estado del equipamiento de vi-deoconferencia.

Confirme que cuenta con la llave del gabinete metálico, que todos los componentes como controles remotos, micrófono, cables, etc se encuentran dentro del gabi-nete y que las pilas de los controles no estén agotadas.

No conecte a los equipos de videoconferencia accesorios que no hayan sido suministrados con el equipamiento original. Si los equipos están apagados verifique que los inte-rruptores eléctricos estén encendidos.

Tenga en cuenta que al encontrarse inactivo durante cierto tiempo, el sistema pasa a modo reposo. Para reactivar el sistema tome el control remoto haciendo contacto con los bordes laterales de goma, o presione cualquier tecla, apuntando hacia el equipo de VC.

Coordine una videoconferencia de prueba a otro local con equipamiento de videoconferencia Ceibal. Al esta-blecer la llamada, corrobore el funcionamiento:

-de la cámara, (muévala de un lado al otro con las flechas del control remoto),

-del micrófono (asegúrese de que no esté silenciado),

-de los parlantes y el amplificador (asegúrese de que el amplificador esté encendido, que el volumen de la

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pantalla y del amplificador no estén al mínimo),

-de la funcionalidad de compartir contenidos desde una laptop (en caso de que se pretenda usar esta funcionalidad durante la VC-MP).

En caso de detectar algún mal funcionamiento repór-telo cuanto antes al 0800-2342 opción 4 (indicando el número de caso de la VC-MP).

Realice o repita esta prueba entre 3 y 5 días antes de la fecha agendada para la VC-MP.

El día de la VC-MP

Tenga presente que la VC-MP fue agendada con cierta hora de inicio y de fin.

Entre 30 a 60 minutos antes de la hora de inicio Cerciórese de que:

-el gabinete metálico de los equipos de Videoconferen-cia esté abierto y los equipos encendidos,

-el micrófono no esté silenciado,

-el amplificador esté encendido,

-el volumen de la pantalla esté al mínimo,

-el volumen del amplificador no esté al mínimo,

-en la esquina superior izquierda de la pantalla aparece registrado el nombre de su local (ejemplo Esc100Juan-Lacaze).

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-si la pantalla está en negro verifique con el control re-moto de la TV que esté seleccionada la salida HDMI1,

-si en pantalla visualiza el mensaje “No signal” podría estar seleccionado el botón de compartir presentacio-nes (presiónelo nuevamente),

-en caso de que el control remoto no funcione correc-tamente, reemplace las 2 pilas AA del mismo por pilas nuevas,

-en caso de detectar algún mal funcionamiento comu-níquese inmediatamente al teléfono de contacto (*) indi-cando el local y el número de caso asociado a la solicitud de la VC-MP.

Durante la VC-MP

La conexión entre los locales participantes se realiza en forma automática a la hora de inicio agendada.

TIPS

Al recibir la llamada atiéndala con el botón de aten-der del control remoto.

Durante el transcurso de la VC-MP no realice llama-das a otros equipos de videoconferencia.

En caso de recibir una llamada de un equipo que no está participando de la VC-MP rechace esa llamada con el control remoto.

Si se desconecta involuntariamente, espere un máxi-

TIPS

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mo de 5 minutos, si no se recibe la llamada nueva-mente, comuníquese a los teléfonos de contacto (*) para solicitar que se lo vuelva a conectar a la VC-MP en curso.

De experimentar algún tipo de falla o mal funciona-miento, no apague los equipos ni modifique el co-nexionado de los mismos. Comuníquese en el mo-mento a los teléfonos de contacto (*), para intentar resolver el inconveniente en el momento.

Si se comparten contenidos desde una laptop

Se recomienda descargar previamente a la realiza-ción de la VC-MP el contenido a compartir, como por ejemplo una presentación desde Internet, para evitar enlentecer el proceso.

Es conveniente silenciar los micrófonos de todos los participantes mientras se compartan contenidos, para que el sonido transmitido por el laptop se escu-che claramente en los equipos remotos.

Los equipos de videoconferencia son sensibles a la iluminación y el ruido, por lo que, para optimizar la calidad de la imagen y sonido se sugiere:

Cerrar las puertas y ventanas de la sala durante la VC-MP, para evitar el ruido externo.

Cerrar las cortinas de las ventanas, apuntando a lo-grar luminosidad uniforme y brillante.

Para desconectarse de la VC-MP presione le botón

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de cortar del control remoto.

Prevea que llegada la hora de finalización agenda-da, si los participantes permanecieran conectados, la VC-MP podrá interrumpirse automáticamente, sin posibilidad a extensión.

Luego de utilizar los equipos de Videoconferencia

Asegúrese de no seguir conectado a la VC-MP (cortar la llamada con el control remoto).

No apague el códec, el mismo entra automáticamente en estado de reposo luego de experimentar algunos mi-nutos de inactividad.

Se recomienda apagar la pantalla y el amplificador.

Verifique que todos los componentes como control remoto, micrófono, cables, etc. queden correctamente ubicados dentro del gabinete.

Compruebe que las puertas del gabinete queden co-rrectamente cerradas con la llave o pasador correspon-diente.

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Componentes de videoconferencia

TV de 52”Caja de seguridad

Cámara | HD 1080p

Parlantes

Control remoto

Codec | C20

Micrófono

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Control Remoto

Accesos directos preconfigurados

Micrófono ON | OFF

Volumen

Libreta de direcciones (contactos)

Menú principalHacer llamadaBorrar caracteres

Zoom de la cámara

Cambiar disposición de la Cortar o rechazar llamada.

Sin llamada activa, mantenga presionado para acceder al

Selección de números o letras. En modo texto , mantener

presionado para seleccionar

Digitar al igual que el teclado de un celular. Mantener presionada una tecla para acceder a sus letras correspondientes.

Cambiar entre Pantalla del PC y salida de la cámara. (Abrir menú de presentación para seleccionar otras entradas)

Flechas de navegación por los menúes | Sin menú abierto,

utilizar para direccionar la cámara

Confirmación de la selección

Para utilizar el CodecTome el control remoto y asegúrese que sus manos toquen las gomas que se encuentran a los lados del mismo. Puede también tocar cualquier tecla y el sistema se reactivará.