Vanboeijen jaarbericht 2013

vanboeijen.nl

1

Inleiding

Goed leven, Mooi werk, Met elkaar

Alle mensen met een handicap een Goed leven. En alle medewerkers Mooi werk. Daar gaan we voor bij Vanboeijen. Wij bieden in Drenthe en daarbuiten zorg en begeleiding

aan mensen met een verstandelijke handicap. Daarbij gaan we uit van wat iemand kan en wil, samen met ouders, met begeleiders, Met elkaar.

We schrijven dit jaardocument omdat het afleggen van verantwoording een belangrijk instrument is in ons kwaliteitsbeleid en de zorgbrede Governance Code. We willen hiermee op transparante manier maatschappelijk verantwoording afleggen over ons beleid, de besteding van middelen en de resultaten over het jaar 2013. Dit doen we voor onze klanten, de interne organisatie, de medezeggenschapsorganen, voor de overheid, het zorgkantoor en andere externe belanghebbenden.

Reacties en suggesties op dit document zijn van harte welkom!

Met hartelijke groet,Gertjan Veening, bestuurder

Algemene identificatiegegevens

Tabel: Algemene identificatiegegevens

Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Vanboeijen Adres Industrieweg 14-16 Postcode 9403 AA Plaats Assen Telefoonnummer (0592) 30 53 05 Identificatienummer(s) NZA 6001150 Nummer Kamer van Koophandel 41186587 BTW-nummer NL802409568B01 E-mailadres [email protected] Internetpagina www.vanboeijen.nl

2

Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/1)Missie, visie en kernwaarden

Mensen met een handicap zijn volwaardige burgers. Ze geven de samenleving kleur. Belangrijke onderwerpen voor Vanboeijen zijn:

� respect, veiligheid en betrouwbaarheid in het werk;� persoonlijk maatwerk in de ondersteuning bij een waardevol leven;� cliënten en verwanten die regie hebben bij keuzes over ondersteuning;� de voortdurende zoektocht naar nieuwe mogelijkheden om de dienstverlening

te optimaliseren.

Goed leven – Mooi werk – Met elkaar

Deze missie komt voort uit het mensbeeld dat iedereen recht heeft op een Goed leven enMooi werk (‘jij doet ertoe’), en dat we dit in gezamenlijke verantwoordelijkheid willendoen, Met elkaar.

Financieel gezond is hierbij een belangrijke randvoorwaarde.

Samen verantwoordelijkIn alles wat we bij Vanboeijen doen, staat de samenwerking tussen de cliënt, verwanten en medewerkers centraal. Iedereen kan invloed uitoefenen. Vanboeijen staat voor ‘wij’ en niet voor ‘zij’.

OnvoorwaardelijkIn onze samenwerking met cliënten geven we nooit op: zelfs niet bij de meestcomplexe zorgvragen. De medewerkers van Vanboeijen zoeken samen met cliënten en hun familie naar de beste oplossingen.

OntdekkenWe beschouwen een situatie nooit als een gegeven. We bekijken deze altijd vanuit verwondering en oprechte interesse. Omdat elke cliënt anders is en wat op het ene moment wel werkt, dat wellicht op het andere moment niet doet.Oplossingen bedenken en eigen initiatief en verantwoordelijkheid nemen, wordt gestimuleerd.

Zorgvisie Vanboeijen Organisatievisie Vanboeijen

Kernwaarden Vanboeijen om missie te kunnen volbrengen

Missie Vanboeijen

In alles wat Vanboeijen doet staan de cliënten en de locaties centraal.

Door het ontzorgen en ondersteunen van de locaties voegen de ondersteunende diensten met haar dienstverlening hier waarde aan toe.

Op alle niveaus in de organisatie werkt Vanboeijen aan verbeterplannen Zo verbeteren we continu en stap voor stap de dienstverlening en houden we behaalde resultaten vast.

3

Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/2)Strategie

Vraaggerichte zorg

Benadering

� Vanboeijen kenmerkt zich als een zorginstelling voor mensen met complexe problematiek, professioneel, klantgedreven en toegankelijk. Vanboeijen heeft een goede reputatie op dit gebied.

� Vanboeijen wil zich onderscheiden in de markt op kwaliteit van dienstverlening en klantvriendelijkheid (professioneel en betrokken). Vanboeijen beschikt hiervoor over hoogwaardig vastgoed. Met haar maataanpak staat Vanboeijen open voor alle vragen van cliënten.Vanboeijen zegt alleen ‘Nee’ als de financiën het niet toelaten, de veiligheid van cliënten en medewerkers in het geding komt en/of wanneer de kwaliteit niet gewaarborgd kan worden.

� Vanboeijen biedt dienstverlening op maat en doet dit op een flexibele en klantgerichte wijze. Het hebben van een Goed leven is daarbij het doel. Met elkaar, Mooi werk voor medewerkers en financieel gezond, worden hiervoor als belangrijke voorwaarden gezien.

� De samenwerking tussen de cliënt, zijn of haar familie en de medewerkers staat hierbij centraal. Iedereen bij Vanboeijen heeft invloed op de dagelijkse gang van zaken. Iedereen kan invloed uitoefenen.

� De markt voor mensen met complexe hulpvragen is het meest stabiel en niet gemakkelijk toegankelijk voor substituut aanbod.� De afbouw van de AWBZ ondersteunt deze keuze. De zorg voor mensen met een complexe hulpvraag (ZZP 4 – ZZP 8) blijft vanuit de

AWBZ-gefinancierd.� Voor een aanbod voor mensen met complexe hulpvragen is ruimte in Drenthe. Hier signaleren we een bovenregionale

aantrekkingskracht.� Hoewel Vanboeijen een groeimarkt voorziet in de bijzondere leef- en werkkernen, wonen voor ouderen en ouderinitiatieven, wordt hier

in de bedrijfsvoering uit voorzichtigheidsoogpunt geen rekening mee gehouden.

Niche benadering

Lichte groeistrategie

� Vanboeijen kiest ervoor om voort te bouwen op de huidige doelgroepen: mensen met een complexe hulpvraag.� De redenen voor deze keuze zijn:

1. Complexe zorgexpertise aanwezig.2. Vastgoed dat aansluit bij de behoefte van de klant.3. Goede naam van Vanboeijen in de markt.4. Lokale kernen aanwezig: Vanboeijen heeft verspreid over Drenthe clusters van locaties en bijbehorende voorzieningen.

Hierdoor is ze organisatorisch en professioneel in staat om snel en adequaat nieuwe klanten op te vangen.5. Vanboeijen heeft in de verschillende regio’s uit een goed netwerk van ketenpartners, behandelcentra, consultatieteams,

collega-zorgaanbieders en psychiatrie. Waarmee kennis en plaatsingsvraagstukken gezamenlijk opgepakt worden6. Hoge zekerheid financiering/bekostiging vanuit de overheid, waardoor continuïteit van zorg gewaarborgd blijft.

4

Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/3)Strategie

Benadering

� Kwaliteit is één van de belangrijkste pijlers van Vanboeijen. Een goede kwaliteit heeft een aanzuigende werking op nieuwe klanten Vanboeijen heeft het laatste decennium flink geïnvesteerd in professionalisering en ondersteuning van medewerkers. Ieder jaar worden, naast voor de exploitatie, gelden vrijgemaakt voor zorginhoudelijke innovatieve projecten. Voorbeelden hiervan zijn totale communicatie gericht op het verstaanbaar maken van gedrag van ernstig verstandelijke gehandicapten. Vrije tijd gericht op het vergroten van mogelijkheden voor vrijetijdsbesteding van cliënten. Het participeren binnen netwerken van maatschappelijke zorg-, welzijns- en vrijwilligersorganisaties om het samenleven binnen lokale samenlevingen te verbeteren is voor Vanboeijen vanzelfsprekend.

� Vanboeijen is ervan overtuigd dat, wanneer betrokkenen van een locatie meer invloed hebben op hun dagelijkse leven, er meer eigenaarschap en gevoel van eigen verantwoordelijkheid is. Er ontstaat meer ondernemerschap en oog voor continu verbeteren. Dit noemen we Regie Op Locatie (ROL) en leidt ook met behulp van de LEAN-methodiek tot een financieel gezonde organisatie.

Kwaliteit

Nettoresultaat gestuurd

� Een zelfstandige financiële duurzame toekomst is van strategisch belang. Zelfstandig dient te worden gespaard om toekomstige investeringen zelf te kunnen bekostigen. Daartoe wordt gewerkt met een jaarlijks positief taakstellend jaarresultaat van de AWBZ-omzet. Deze marge is benodigd voor nieuwe investeringen en het structureel verbeteren van het weerstandsvermogen. In 2013 is er op basis van deze strategie een uitstekend rendement (>5%) gehaald.

� Daarbij leren recente ontwikkelingen in de zorgsector dat de omgeving voor Vanboeijen turbulent is. Vooral de regelgeving en bezuinigingen spelen nu een rol in de VG-zorg. De overheveling van taken naar gemeenten als gevolg van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Wet op de jeugdzorg (Wjz), de gevolgen van de Wet langdurige zorg (Wlz) en vervoerskosten zijn hierbij belangrijke items.

� Vanboeijen stelt zich ten doel om te zorgen voor een gezond vastgoedbeheer. Het strategisch vastgoedbeleid geeft richting aan deorganisatie. Inzicht in de situatie van het vastgoed, de ruimtebehoefte, de kernactiviteiten en de ontwikkelingen rondom het vastgoed geven we verder vorm in het tactische beleid. Daarbij voorziet Vanboeijen in een diversiteit van cliëntcategorieën, voor wonen op maat.

Strategisch vastgoed

5

Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/4)Kernactiviteiten

Omzet % 2013

WonenSpecialistische begeleiding bij wonen voor verstandelijk

gehandicapten met een complexe hulpvraag

� Bij Vanboeijen is er een grote diversiteit aan woonmogelijkheden. Er zijn mooie, aangepaste huizen en professionele woonbegeleiders in heel Drenthe en daarbuiten. Er is altijd wel een plek te vinden dichtbij familie: in een wijk, een dorp of in de stad, op het platteland of in een beschermde en beschutte omgeving. Iedere bewoner heeft een eigen appartement of kamer, die naar eigen smaak ingericht kan worden. Vanboeijen heeft woonlocaties voor mensen van alle leeftijden: kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen. Vanboeijen biedt verschillende vormen van ondersteuning: 24-uurs ondersteuning, intensieve woonbegeleiding voor mensen met een complexe hulpvraag of met een verzorgende hulpvraag, begeleiding bij zelfstandig wonen en ondersteuning van ouderinitiatieven.

� De cliënten bestaan uit Verstandelijk Gehandicapten (VG) en Licht Verstandelijk Gehandicapten (LVG) met complexe zorgvragen ZZP 4-8. Voor de intensieve begeleiding heeft Vanboeijen speciale woon- en dagbestedingsvoorzieningenmet de op de doelgroep geschoolde medewerkers; de zogenaamde bijzondere leef- en werkkernen.

� Financiering vindt plaats door middel van de Algemene Wet Bijzondere Zorg (AWBZ) voornamelijk in de vorm van zorg in natura en in geringe mate in de vorm van persoonsgebonden budget (PGB).

Werk en Dagbesteding

Specialistische begeleiding bij deelname aan

dagactiviteiten in de samenleving

66.0%

24.1%

Ac

tiv

iteit

en

� Werk- en dagactiviteiten kan bij Vanboeijen op allerlei manieren en op diverse locaties. Gezocht wordt naar de daginvulling die het beste bij de persoon past. Zo is het mogelijk om te kiezen voor ambachtelijke of kunstzinnige activiteiten, in het groen en in de dienstverlening. Hiernaast organiseert Vanboeijen op meerdere plekken belevingsgerichte dagactiviteiten. Ook kan iemand aan de slag bij een bedrijf in de omgeving met begeleiding van Vanboeijen. Veel kinderen maken gebruik van de naschoolse en buitenschoolse opvang bij Vanboeijen. Ook begeleidt Vanboeijen jongeren op weg (terug) naar school, werk, stage of een werkervaringplek. Voor kinderen en jongeren heeft Vanboeijen een kinderdagcentrum. Ook verzorgt Vanboeijen diverse cursussen en trainingen voor cliënten.

� De cliënten hebben de indicatie VG (grotendeels), LVG of Wajong.� Financiering vindt plaats door doorbelasten aan andere instellingen en overige financiering (gering) of door middel van

de Algemene Wet Bijzondere Zorg (AWBZ) voornamelijk in de vorm van zorg in natura en in geringe mate in de vorm van persoonsgebonden budget (PGB). De kabinetsplannen met betrekking tot de vervoers- en huisvestingskosten maken dat Vanboeijen zich oriënteert op dagbestedingsvoorzieningen zo dicht mogelijk bij de woonvoorzieningen.

6

Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/5)Kernactiviteiten

Omzet % 2012

Kinderen en JeugdSpecialistische

woon/opvoedings-begeleiding en

dagactiviteiten voor jongeren met een

verstandelijke handicap met bijkomende

gedragsproblemen

� Jongeren met een (matige tot lichte) verstandelijke handicap met bijkomende problemen vallen soms tussen wal en schip. Bijvoorbeeld door problemen in de thuissituatie, sociaal-emotionele problemen en psychiatrische problemen. Zij hebben specifieke ondersteuning nodig. Geen betutteling, wel duidelijke begeleiding op weg naar (meer) zelfstandigheid. Vanboeijen heeft samen met De Zijlen onder het label FLINQ meerdere woonlocaties voor LVG-jongeren met bijkomende problemen tussen de 10 en 21 jaar.

� De cliënten bestaan grotendeels uit personen met de indicatie VG aangevuld met Jeugdzorg.� Financiering van deze activiteit vindt plaats door middel van de AWBZ, in de vorm van zorg in natura en soms een

PGB. Gezien de complexe hulpvraag van deze doelgroep zullen de kabinetsplannen met betrekking tot de omvorming van de AWBZ nauwelijks effect hebben voor FLINQ.

� Bij Vanboeijen zien we de laatste jaren een toenemende vraag naar bijzondere leefkernen en gespecialiseerde dagbestedingvoorzieningen voor jonge kinderen.

Omzet % 2013

Ac

tiv

iteit

en

0.7%Ambulante begeleiding

� Thuisbegeleiding, kortdurende opvang (logeren, zaterdagopvang, crisis- of overbruggingszorg).� De cliënten hebben de indicatie VG en LVG.� Financiering vindt plaats uit de AWBZ. � De impact van het overheidsbeleid is dusdanig dat Vanboeijen deze activiteiten gedeeltelijk afstoot en nadenkt over

andere vormen van ambulante zorg.

2.0%

Zorgondersteuning en

onderzoek, advies en behandeling

Onderzoek, advies en behandeling bij complexe

vragen

� Samen met GGZ Drenthe en vier andere VG-instellingen heeft Vanboeijen het centrum voor verstandelijke beperking en psychiatrie opgezet. Deze is ondergebracht bij GGZ Drenthe. Het centrum richt zich op onderzoek, advies en behandeling. Een speciaal team aan professionals werkt samen om ouders, instanties of hulpverleners te helpen met vragen over een verstandelijke handicap. Deze diensten worden thuis aangeboden (ambulante behandeling) poliklinisch of klinisch in het observatiecentrum. Apart of in combinatie.

� Vanboeijen heeft een afdeling zorgondersteuning. Vanuit hier worden de specialistische functies aan het primaire proces aangeboden.

� Financiering vindt plaats uit de AWBZ.

5.8%

7

Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel

8

Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel (2/1)Medezeggenschap cliënten en verwanten

Vanboeijen geeft haar dienstverlening vorm vanuit de visie dat mensen met een verstandelijke beperking aan het roer staanen zeggenschap hebben. Deze visie is vertaald in Regie OpLocatie. De cliënten, verwanten en medewerkers geven de zeggenschap samen vorm. Dit komt tot uiting binnen de locatieraden en de Vanboeijenraad. Daarnaast kent Vanboeijen medezeggenschapsorganen zoals de bewoners- en verwantenraad.

CliëntenBij Vanboeijen zetten we ons iedere dag op elke locatie in om goed te luisteren en te kijken naar de mensen die we begeleiden. We zijn continu op zoek naar wat voor hen belangrijk is.

Lokale bewonersoverleggenOp elke locatie van Vanboeijen hebben cliënten invloed en zeggenschap in hun dagelijks leven. Op een aantal locaties is deze medezeggenschap volledig ontwikkeld, dus volledigpassend bij de cliënten en bijdragend aan een Goed leven voor. Op een aantal locaties is deze medezeggenschap nog volop in ontwikkeling. Waar nodig worden de cliënten ondersteund door de medewerkers van het zeggenschapsteam. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een zelftest en een diagnosegesprek om de stand van zaken op elke locatie in beeld te krijgen en te houden.

Regionale BewonersradenVanboeijen telt drie Regionale Bewonersraden. Elke Regionale Bewonersraad bestaat uit cliënten uit die regio en heeft een coach en een secretarieel ondersteuner. De cliënten in de raad overleggen met elkaar en met de regiomanager. Ze praten mee over zaken die alle cliënten binnen de regio aangaan.

Centrale BewonersraadDe cliënten in de Centrale Bewonersraad overleggen met elkaar en maandelijks met de bestuurder. Zij denken en praten mee over zaken die veel cliënten bezig houden. Of die voor alle cliënten belangrijk zijn.

VerwantenIn het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten in Zorginstellingen (WMCZ) koos Vanboeijen ervoor om de medezeggenschap centraal zo te organiseren dat er, naast de Centrale Bewonersraad, ook een Centrale Verwantenraad (CVR) is ingesteld. Vanuit de locatieraden zitten er afgevaardigden in de CVR. Omdat er bij Vanboeijen veel locaties zijn, iser uit praktische overwegingen voor gekozen om een bestuur samen te stellen dat namens de voltallige CVR met de bestuurder praat over stichtingsaangelegenheden. Dit in het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten in Zorginstellingen. Het bestuur wordt intensief en op een transparante wijze betrokken bij het beleid en de besluiten die voor heel Vanboeijen genomen worden. Naast de taken in het kader van de WMCZ fungeert de CVR ook als centrale organisatie en steunpunt voor de lokale (mede)zeggenschap.

Centrale VerwantenraadHet bestuur van de CVR bestaat uit acht personen met ieder zijn specifieke aandachtsgebieden of rol binnen de CVR. Bestuursleden van de CVR en/of andere vertegenwoordigers van bewoners/deelnemers waren daarnaast vertegenwoordigd in de stuurgroep Regie Op Locatie, de stuurgroep Anders Ondersteunen, de Vanboeijenraad en diverse projectthemagroepenen/of kenniskringen gericht op met name zorggerelateerde onderwerpen. Verder vindt jaarlijks een uitwisseling van onderwerpen plaats tussen het CVR-bestuur, de Centrale Bewonersraad, een delegatie van Raad van Toezicht, leden van het Managementteam en de Medezeggenschapsraad. Het CVR-bestuur heeft in het verslagjaar acht keer vergaderd waarbij ook de bestuurder aanwezig was. De gesprekken waren open van karakter en verliepen in een prettige sfeer. De voltallige CVR komt twee maal per jaar bijeen. Het bestuur van de CVR informeert de leden dan over de activiteiten en ontwikkelingen van de afgelopen tijd en gaat hierover in gesprek met de leden. Daarnaast wordt er nog een zorginhoudelijk thema behandeld.

9

Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel (2/2)Medezeggenschap cliënten en verwanten

Tabel: Gevraagde adviezen Centrale Verwantenraad

Onderwerp Advies

Begroting 2013 De CVR geeft aan de bestuurder een positief advies over de begroting 2013. De bestuurder heeft de begroting vastgesteld. De Raadvan Toezicht heeft de begroting goedgekeurd.

Nieuwe bestuurder De CVR adviseert positief over de aanstelling van de nieuwe bestuurder. De Raad van Toezicht stelt per 1 februari 2014 de nieuwebestuurder aan.

Samenwerking Vanboeijen en De Zijlen De CVR stemt in met de geschetste hoofdlijn in de notitie Samen Verder over de samenwerking tussen Vanboeijen en De Zijlen.

Businesscase FLINQ (LVG-jeugdVanboeijen en De Zijlen)

De CVR adviseert positief over de gepresenteerde businesscase en te starten met het gezamenlijke label FLINQ.

Integratie ondersteunende diensten Vanboeijen en De Zijlen

De CVR stemt in met het voorstel om de integratie van de ondersteunende diensten van Vanboeijen en De Zijlen verder uit te werken.

Kaderbrief 2014 De CVR adviseert positief over de kaderbrief als uitgangspunt voor de begroting 2014. De bestuurder heeft de kaderbrief vastgesteld.

Vanboeijen in 2018 Met het document Vanboeijen 2018 wordt ingestemd, inclusief de ontwikkelagenda voor 2014.

Behalve bovenvermelde gevraagde adviezen zijn er in het verslagjaar ook de nodige ongevraagde adviezen geven. Ook is goedkeuring gegeven aan verzoeken of zijn er acties door de CVR in gang gezet.

Voorbeelden zijn:� start pilot Plancare om inloggen voor ouders/verwanten mogelijk te maken;� zoeken naar alternatieven voor een financieel beheerder voor cliënten en de communicatie daarover;� akkoord over uitvoering onderzoek somatische gezondheid bij mensen met (zeer) ernstige verstandelijke beperking en meervoudige beperkingen;� instemming met regeling avond, nacht en weekenddienst Medische Dienst;� start column van ouder in relatieblad Boeijend Nieuws.

10

Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel (2/3)Medezeggenschap medewerkers

MedezeggenschapsraadDe Medezeggenschapsraad (MZR) wil samen met de Raad van Bestuur vanuit ieders verantwoordelijkheid de medezeggenschap binnen de organisatie vormgeven. Hierdoor staan de belangen van personeel, organisatie en cliënten in een goede verhouding. Voor de medewerkers betekent dit, dat zij kunnen functioneren binnen een gezonde organisatie. Ze kunnen zich professioneel ontwikkelen en ontplooien en dit positief uitstralen naar hun omgeving. De medewerkers hebben invloed op hun werkomgeving, waarin waardering en zorg voor elkaar voorop staat.

In 2009 maakte Vanboeijen een start met een andere vorm van medezeggenschap. In de nieuwe medezeggenschap krijgen medewerkers een actievere rol dan daarvoor. In de nieuwe vorm wordt gewerkt met tijdelijke themagroepen, een regieteam, een kernteam medezeggenschap en het medezeggenschapskader. Ook in de nieuwe vorm wordt de Wet op ondernemingsraden (WOR) niet losgelaten. Inmiddels is er bij andere organisaties steeds meer belangstelling voor deze medezeggenschapsvorm. Regelmatig wordt de MZR benaderd met vragen om uitleg te geven over de wijze waarop we medewerkermedezeggenschap vormgeven.

De MZR bestaat uit dertien personen. Zes van hen maken deel uit van het regieteam (regisseert de medezeggenschap). Naast de gekozen leden bestaat het regieteam uit: de heer P. de Kroon (bestuurder), mevrouw E. van der Woude (tot en met augustus) en mevrouw K. Verkerk namens het Managementteam (MT) en mevrouw E. Hadderingh als leidinggevendeP&O advies. Vier van de gekozen medezeggenschapsleden vormen de kernmedezeggenschap. Zij buigen zich voornamelijk over financiële en personele aangelegenheden en brengen daarover advies uit aan de voltallige raad. Drie van de gekozen leden fungeren als procesbegeleider. Zij begeleiden de themagroepen bij het maken van adviezen. De heer R. Wiersemaen de heer P. Mijnheer hebben (als zogenaamde externen) zitting in het medezeggenschapskader. Zij zijn benoemd. Het medezeggenschapskader houdt er toezicht op dat het daadwerkelijk om medezeggenschap gaat en doet, daar waar nodig, verbetervoorstellen.

Naast deze specifieke taken van de MZR-leden komen zij nog viermaal per jaar bijeen voor het zogenaamde kwartaaloverleg met de bestuurder, tweemaal per jaar voor overleg met hetMT, tweemaal per jaar voor overleg met de Raad van Toezicht en tweemaal per jaar voor een themadag.

Naast de gekozen leden kunnen ook andere medewerkers een rol spelen bij de medewerkerparticipatie. Zij kunnen zich aanmelden voor themagroepen. De MZR en de niet-gekozen leden van het regieteam bepalen met elkaar de onderwerpen die in een themagroep besproken worden. Het regieteam formuleert een opdracht voor de themagroep. De themagroep komt vervolgens in een viertal bijeenkomsten tot een advies. Dit advies wordt in het regieteam besproken en zoveel mogelijk overgenomen. Per themagroep doen ongeveer acht medewerkers mee (naast de procesbegeleider en een deskundige). De medewerkers kunnen zich aanmelden voor de themagroep, nadat er een oproep op intranet heeft gestaan. Na het uitbrengen van advies wordt de themagroep opgeheven.

In 2013 waren er de volgende themagroepen: � Omgangsvormen;� Mooi werk;� Beter (digitaal) communiceren (éénmalige bijeenkomst).

Eind 2013 werden er oproepen geplaatst waarbij medewerkers uitgenodigd werden om mee te denken over een vorm van een medewerker tevredenheidonderzoek en de stelling ‘Werk jij over vijf jaar nog bij Vanboeijen?’. Deze oproepen krijgen in 2014 een vervolg.

De adviezen van de themagroepen worden opgenomen in het reguliere beleid. Het regieteam en de raad volgen en evalueren dit.

11


In 2013 is een start gemaakt met de Vanboeijenraad. In deze raad participeren twee leden van de MZR en twee leden van de Centrale Verwantenraad onder voorzitterschap van de bestuurder. De Vanboeijenraad adviseert de bestuurder en fungeert als denktank.

In 2013 heeft de MZR sterk ingezet op werkplekbezoeken. Een groot aantal locaties is door de MZR bezocht. Op deze manier wil de raad verbinding houden met de achterban. Door de werkplekbezoeken krijgt de MZR meer zicht op wat er speelt op de locaties en/of organisatiebrede thema’s spelen.

Tabel: Samenstelling van de Medezeggenschapsraad 2013

Naam Lidmaatschap Functie binnen OR

Pieta Bos Lid Procesbegeleider Monique Coort Lid (.v.a. 24-01-’13) Regieteam Jaap Dijkstra Lid Kernmedezeggenschap Geertje Egges Lid Procesbegeleider Linda Hulst Lid Regieteam en vice-voorzitter vanaf

november Bianca Hulst Lid (tot 17-01-’13) Regieteam Froukje Koster Lid Kernmedezeggenschap Betty Leffers Lid (tot 01-05-’13) Procesbegeleider Saskia Mulder Lid Kernmedezeggenschap en vice-

voorzitter t/m oktober Albert Oosting Lid Regieteam Natalja van Tienen Lid (v.a. 01-05-’13) Procesbegeleider Dirk Visser Lid Regieteam Leida Vlaar Lid Kernmedezeggenschap Arna van der Wal Lid Regieteam en voorzitter MZR Obbo Weijer Lid Regieteam Marry Wolf Geen lid Ambtelijk secretaris

BudgetDe raad heeft een budget voor scholing, vakliteratuur, kantoorbenodigdheden en andere materiële zaken.

12


Voor de MZR is een belangrijke voorwaarde dat huidige en nieuwe medewerkers op een begrijpelijke en duidelijke manier worden geïnformeerd over de werkkostenregeling op het moment dat deze wordt ingevoerd. Vooral op de punten reiskosten en het uitruilen van de eindejaarsuitkering.

InstemmingWerkkostenregeling

Een delegatie van de MZR is betrokken geweest bij de selectieprocedure opvolging bestuurder.

positiefOpvolging bestuurder

De businesscase ‘Samen Verder!’ ziet de MZR met belangstelling tegemoet. Ten aanzien van FLINQ wil de MZR graag meedenken of FLINQ in de toekomst wel of niet zal verzelfstandigen. Bij de verdere uitwerking van beide casussen zal de MZR in het verloop van het traject met name letten op de juiste balans tussen de medewerkersbelangen en cliëntbelangen. Verder adviseert de MZR de bestuurder zorg te dragen voor een gelijkluidende en gelijklopende communicatie naar de medewerkers van zowel Vanboeijen als De Zijlen.

positief ‘Samen Verder! met De Zijlen en FLINQ (businesscase LVG-jeugdDe Zijlen en Vanboeijen).

De MZR zal de volgende punten met grote oplettendheid volgen:- het ziekteverzuimbeleid; - de plus- en minuren;- de FTE-toename. Daarbij zal voor de medezeggenschapsraad Mooi werk voor de medewerker centraal staan.

positief Begroting 2013

De bestuurder gaf aan van mening te zijn dat het voorstel uitsluitend tot doel heeft een bijdrage te leveren aan Mooi werken dat de Vanboeijen-regels daarin wellicht beperkend zijn.Vervolgens heeft de bestuurder aangegeven zich te willen beraden op de instemmingsvraag en dat deze vooralsnog ingetrokken wordt. Hiermee blijven de Vanboeijen-regels naast de CAO van toepassing, uiteraard aansluitend bij het Arbeidstijdenbesluit.

De MZR heeft aangegeven graag de mening van de achterban te peilen.

Arbeidstijden Vanboeijen

Tot welke maatregelen heeft het advies geleidInstemmingAdviesOnderwerp

Tabel: Behandelde advies- en instemmingverzoeken (artikel 25 WOR, artikel 27 WOR) en initiatierecht (artikel WOR 23, 3e lid)

13

Hoofdstuk 2: Instellingsprofiel (2/6)Organisatiestructuur

In onderstaande figuur is de huidige organisatorische structuur van Vanboeijen weergegeven. Binnen Vanboeijen staat de (zorg)locatie centraal, waarbij een regionale indeling wordt gehanteerd voor het dagelijks management van deze locaties. De managers van het primair proces zijn lid van het Management Team. In onderstaande figuur zijn de MT-leden met een * aangegeven. De behandelfunctie is ook vormgegeven in de organisatorische eenheid zorgondersteuning. De betreffende manager is ook lid van het MT.

14

Hoofdstuk 2: Instellingsprofiel (2/7)Locaties

Figuur 2

Figuur 1

LocatiesVanboeijen biedt verschillende vormen vanzorg aan in de provincies Drenthe enOverijssel. Momenteel wordt in achtgemeenten zorg aangeboden:

1. Aa en Hunze2. Assen3. Hoogeveen4. Meppel5. Midden – Drenthe6. Noordenveld7. Steenwijkerland 8. Westerveld

Het figuur hiernaast geeft een overzicht vande locaties.

Het gebied waar vanuit zorgklantenafkomstig zijn, is echter veel groter. Dit vanwege het gespecialiseerde aanbod van Vanboeijen.

Figuur 1: Overzicht van de locatiesFiguur 2: Overzicht van het verzorgingsgebied

15

Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering

16

Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en

Bedrijfsvoering (3/1)

Normen voor goed bestuurVanboeijen kent als bestuurlijke organen een Raad van Bestuur en een Raad van Toezicht. Vanboeijen hanteert de zorgbrede Governance Code als norm voor goed bestuur en voor het afleggen van openbare verantwoording voor beleid en activiteiten. De zorgbrede Governance Code bevat gedragslijnen die bijdragen aan een eerlijke, integere en transparante gang van zaken binnen de organisatie.

Vanboeijen kent invloed en betrokkenheid toe aan de medezeggenschapsorganen en legt hieraan verantwoording af. Het gaat om de Centrale Verwantenraad, de Medezeggenschapsraad en de Centrale Bewonersraad.

Op grond van de Governance Code is er sprake van controle door een externe accountant die wordt benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht. Per jaar wordt door de Raad van Toezicht de keuze van de accountant en zijn opdracht besproken. De auditcommissie bereidt dit voor. Begin 2013 heeft Vanboeijen een Klokkenluidersregeling ingesteld. Deze regeling biedt iedereen die een arbeidsrelatie heeft met Vanboeijen (inclusief vrijwilligers, invalkrachten en stagiaires) de mogelijkheid vermeende misstanden aan de kaak te stellen wanneer ze daarvoor niet bij hun direct leidinggevende terecht kunnen.

De statuten van Vanboeijen zijn in 2009 vastgesteld.

Raad van BestuurVanboeijen heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur is belast met beleidsvorming en beleidsuitvoering.

Tabel: Samenstelling Raad van Bestuur

Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties

Pieter de Kroon Voorzitter Raad van Bestuur

Gerelateerd aan het werk bij Vanboeijen:- Lid Raad van Advies Achmea.

Overige nevenfuncties:- Lid Raad van Advies Centrum Zorg en Bouw (TNO);- Lid curatorium van de post doctorale opleiding Verandermanagement aan de VU in Amsterdam.- Voorzitter fusiecommissie Rabobank Drachten - Burgum

De taken en bevoegdheden van de Raad van Bestuur zijn in het bestuursreglement opgenomen.

De bestuurder verschaft de Raad van Toezicht periodiek informatie over de realisatie van afspraken in het kader van het strategische beleid. Dit betreft de volgende resultaatgebieden: kwaliteit van zorg, doelmatigheid en continuïteit van de organisatie en de (financiële) bedrijfsvoering, innovatievermogen, toegankelijkheid, cliëntgerichtheid en cliënt- en medewerkertevredenheid.De bestuurder vergadert wekelijks met het MT (bestaande uit de regiomanagers en de manager zorgondersteuning). Daarnaast vindt periodiek overleg plaats met alle centrale medezeggenschapsorganen.

17



Beoordeling en bezoldiging bestuurderHet functioneren van de Raad van Bestuur wordt jaarlijks geëvalueerd en beoordeeld door de remuneratiecommissie van de Raad van Toezicht. Dit gebeurt onder andere aan de hand van de Gedragscode voor de goede bestuurder. De Raad van Toezicht wil zich echter niet alleen richten op het halen van prestatieafspraken met de bestuurder, maar wil zich ook een beeld vormen van wat er in de organisatie leeft. Voor de bezoldiging van de bestuurder worden de normen gehanteerd van de Beloningscode Bestuurders in de Zorg. Deze is vastgesteld door de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ) en de Nederlandse vereniging van Bestuurders in de Gezondheidszorg (NVZD). De vergoeding blijft binnen de wettelijke kaders en staat opgenomen in de jaarrekening. Begin 2013 heeft de bestuurder te kennen gegeven dat hij gebruik wil maken van zijn pensioen. Een gesprek om het functioneren te beoordelen heeft om die reden in 2013 niet plaatsgevonden.

ToezichthoudersDe Raad van Toezicht richt zich op de belangen van Vanboeijen en houdt integraal toezicht op de bestuurder. Daarbij wordt getoetst of de bestuurder bij de beleidsvorming en uitvoering van taken het belang van cliënten en allen die bij Vanboeijen betrokken zijn, voldoende in het oog houdt. De positionering, taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht zijn vastgelegd in het reglement van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht van Vanboeijen bestond in 2013 uit zes leden (een vacature werd in 2013 niet ingevuld). Eén lid is benoemd op voordracht van de Medezeggenschapsraad. De Raad van Toezicht wordt gevormd door mensen met verschillende achtergronden en diverse deskundigheden. De Raad van Toezicht is complementair naar de verschillende beleidsgebieden waar Vanboeijen in haar functioneren mee te maken heeft. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat de leden generalisten zijn, die ook in de netwerken van deze beleidsterreinen van betekenis kunnen zijn. De zittingstermijn is vier jaar. Herbenoeming voor een periode van vier jaar is slechts één keer mogelijk.

Toezicht en maatregelen op voorkomen van belangenverstrengelingPeriodiek worden de nevenfuncties van de leden van de Raad van Toezicht besproken en getoetst op mogelijke belangenverstrengeling. De bestuurder en leden van de Raad van Toezicht vervullen geen nevenfuncties die strijdig zijn met de belangen van Vanboeijen.

Deskundigheid en deskundigheidsontwikkelingVan de leden van de Raad van Toezicht wordt verwacht dat zij zich blijven verdiepen in de ontwikkelingen op het gebied van de gezondheidszorg en de zorgfunctie van de stichting en datzij zelf maatschappelijk actief zijn. Deskundigheidsbevordering wordt gestimuleerd. De leden van de Raad van Toezicht krijgen relevante artikelen ter beschikking gesteld.

Werving, selectie en benoemingBij vacatures wordt er een selectiecommissie samengesteld en op basis van benodigde expertise en de verdeling man-vrouw, een profielschets opgesteld. Vanboeijen werft de leden van de Raad van Toezicht op openbare wijze. Eind 2012 is in verband met het aftreden van de heer M. Sitalsing per 1 januari 2013 een wervingsprocedure gestart. De procedure is halverwege stopgezet. Het werd bij nader inzien beter geacht het vervullen van de vacature te heroverwegen na het aantreden van een nieuwe bestuurder.

18



Evaluatie functioneren Raad van ToezichtEr vindt tweejaarlijks een evaluatie plaats. De eerstvolgende evaluatie vindt plaats in 2014. Tijdens de evaluatie worden ook opleidingswensen van de leden van de Raad van Toezicht besproken.

Bezoldiging toezichthoudersDe leden van de Raad van Toezicht ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden. Deze vergoeding valt binnen het kader van het advies van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ). Voor meer informatie over de bezoldiging van de Raad van Toezicht wordt verwezen naar de jaarrekening. Kosten voor het op peil houden van kennis door het volgen van cursussen of bezoeken van symposia kunnen door Vanboeijen worden vergoed.

Aantal vergaderingen� De Raad van Toezicht heeft in 2013 zeven keer regulier vergaderd in het bijzijn van de bestuurder.� Eén van de vergaderingen was een themabijeenkomst over ‘Anders Organiseren’. In deze bijeenkomst is gesproken over de Rapportage retrospectieve analyse Vanboeijen (In voor zorg!) in aanwezigheid van de onderzoekster en over het boek van Annemarie van Dalen: Zorgvernieuwing – over anders besturen en organiseren. � Er zijn twee extra vergaderingen gehouden: op 23 april en 8 oktober 2013. � Naast deze vergaderingen zijn er zes vergaderingen van de auditcommissie geweest. � De Raad van Toezicht wil voeling houden met wat er leeft binnen Vanboeijen. Daartoe vindt jaarlijks in elk geval één overleg met de Centrale verwantenraad, Medezeggenschapsraad enhet Managementteam plaats.� Op 12 september 2013 heeft de Raad van Toezicht gesproken met een deel van het managementteam van Vanboeijen. � Het overleg tussen de Raad van Toezicht en de Medezeggenschapsraad vond plaats op 31 oktober 2013. � Er heeft een kennismakingsbijeenkomst plaatsgevonden tussen de Raden van Toezicht van Vanboeijen en De Zijlen, in aanwezigheid van de bestuurders, op 31 oktober 2013. � De voorzitter van de auditcommissie en de voorzitter van de Raad van Toezicht hebben halverwege het jaar een gesprek gehad met een delegatie vanuit de Rabobank over het meerjaren investeringsplan van Vanboeijen en de externe financiering daarvan.� De voorzitter van de Raad van Toezicht heeft een kennismakingsbezoek gebracht aan de heer J. Halma, nieuwe voorzitter van de Centrale Verwantenraad.

Naam Aandachts-gebied

Voordracht/ benoeming

Nevenfuncties

De heer S.B. Swierstra Voorzitter Lid remuneratiecommissie Benoemd: 1 januari 2008 Aftredend: 1 januari 2012 Herbenoemd in de vergadering van 27 juni 2012 en aftredend per 1 januari 2016

Bestuurlijk - Burgemeester Veendam (m.i.v. 01-11-2013) - Lid bestuur Stichting Astron - Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Lofar - Voorzitter Stichting Nordconnect (tot 24-07-

2013) - Lid bestuur Stichting Muziek Klassiek

Drenthe (tot 01-12-2013) - Voorzitter Stichting Jeugd Symfonieorkest

Drenthe - Lid bestuur Stichting Noordpool Orkest - Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Route

Development Fund Groningen Airport Eelde - Zelfstandig adviseur (tot 01-11-2013)

De heer J. Postema Lid auditcommissie Benoemd: 1 januari 2008 Aftredend: 1 januari 2012 Herbenoemd in de vergadering van 27 juni 2012 en aftredend per 1 januari 2016

Vastgoed - Directeur ontwikkelbedrijf Lefier

Mevrouw A. van Dalen Lid remuneratiecommissie Benoemd: 1 maart 2009 Herbenoemd in de vergadering van 22 mei 2013 en aftredend per 1 maart 2017

Zorg - Organisatieadvies Annemarie van Dalen

De heer B. van Kessel Lid auditcommissie Benoemd: 1 maart 2009 Herbenoemd in de vergadering van 22 mei 2013 en aftredend per 1 maart 2017

Financiën Op voordracht van de Medezeggen-schapsraad

- Gepensioneerd directeur financiële instelling - Zelfstandig ondernemerscoach

Mevrouw C.C. Koenders Lid auditcommissie Benoemd: 1 januari 2011 Aftredend: 1 januari 2015 (nog één keer herbenoembaar)

Financiën - Tot 1 mei 2013 directeur Zorg en Gezondheid bij De Friesland Zorgverzekeraar

- Per 1 mei 2013 concern controller bij Antonius zorggroep in Sneek

- Lid Raad van Toezicht Stichting CBO Meilan

Mevrouw M.C.G. Traudes Secretaris (met ingang van 22 mei 2013) Benoemd: 1 februari 2012 Aftredend: 1 februari 2016 (nog één keer herbenoembaar)

Zorginhoud - Manager inhoudelijk ondersteunende dienst Esdégé-Reigersdaal

19



Toezicht op strategie en prestaties en interne beheersing- en controlesystemenEen aantal leden van de Raad van Toezicht was aanwezig bij de strategische conferentie op 23 april 2013. Naast de voortgang van de strategie, wordt de prestatie van de organisatie periodiek gevolgd door middel van kwartaalrapportages die gerelateerd zijn aan het jaarplan en de begroting. Kwaliteit en risicomanagement zijn onderwerpen die aandacht hebben van bestuurder en Raad van Toezicht. Mocht zich iets voordoen waarbij er sprake kan zijn van publiciteitsrisico, dan wordt de Raad van Toezicht hier zo spoedig mogelijk over geïnformeerd. Conclusies en aanbevelingen uit visitatierapporten van de Inspectie voor de Gezondheidszorg worden ter beschikking gesteld aan de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft door middel van een presentatie door medewerkers van de afdeling control kennis kunnen nemen van de BI-tool en de begrotingsapplicatie.

InformatiebronnenDe Raad van Toezicht wordt, voorafgaand aan elke vergadering, schriftelijk geïnformeerd door de bestuurder. Ook worden kwartaalrapportages, notities en beleidsvoorstellen vanuit de organisatie aan de Raad van Toezicht voorgelegd.

Ingestelde commissies en werkzaamhedenIn het verslagjaar zijn drie commissies actief geweest. De commissies zijn specialistisch op hun gebied. De leden van de commissies leggen de hoofdlijn van hun bevindingen en alles wat besluitvorming vergt voor aan de voltallige Raad van Toezicht.

AuditcommissieDe auditcommissie bestaat uit drie leden van de Raad van Toezicht. Deze commissie wordt door de bestuurder geïnformeerd over het gevoerde financiële beleid van Vanboeijen, de daarbij behorende beheer- en risicosystemen en heeft minimaal twee keer per jaar overleg met de accountant. In 2013 heeft de auditcommissie zes keer overlegd met de bestuurder en controller, waarvan tweemaal in aanwezigheid van de accountant. Een aantal keren was ook de manager Servicebureau bij dit gesprek aanwezig.

RemuneratiecommissieDe remuneratiecommissie bestaat uit twee leden die zich bezig houden met het functioneren en de bezoldiging van de bestuurder. De remuneratiecommissie voert het functioneringsgesprek met de bestuurder en doet voorstellen aan de gehele raad over de bezoldiging van de bestuurder.

Wervings- en selectiecommissieIn november 2012 is de wervings- en selectiecommissie opnieuw samengesteld in verband met het aftreden van de heer M. Sitalsing, per 1 januari 2013.

WerkbezoekenDe leden van de Raad van Toezicht willen ook buiten de reguliere vergaderingen betrokken zijn bij Vanboeijen. Hiernaast ontvangen de leden van de Raad van Toezicht uitnodigingen voor diverse gelegenheden of activiteiten bij Vanboeijen.

Overleg met externe accountantIn 2013 is de externe accountant aanwezig geweest in het overleg van de auditcommissie om de managementletter te bespreken. Ook is de accountant aanwezig geweest bij de bespreking van het jaardocument 2012. Op 31 oktober heeft Raad van Toezicht met de accountant gesproken over het lange termijn financieel beleid. De accountant gaf een korte toekomstvisie op de ontwikkelingen in de zorg.

Borging onafhankelijkheidOnafhankelijkheid van de leden is geborgd door een onafhankelijke benoeming en het zonder last of ruggespraak kunnen functioneren. De Raad van Toezicht vergadert van tijd tot tijd ook zonder de bestuurder. Ook voeren zij informatieve gesprekken met de Medezeggenschapsraad en Centrale Verwantenraad.

20


Bedrijfsvoering (3/5)Onderwerpen Raad van Toezicht

Meerjarenbegroting

MeerjarenbegrotingBegin 2014 wordt een aangepaste versie besproken in de Raad van Toezicht. Deze meerjarenbegroting is ook in de auditcommissie aan de orde geweest.

VerzuimHet verzuim komt aan de orde bij het bespreken van de maandrapportages. De Raad van Toezicht is geïnformeerd over de organisatieanalyse van Falke en Verbaan en de implementatie van de visie en verzuimaanpak op een aantal locaties.

Bestemmingsplan terrein Park DiepstroetenDe Raad van Toezicht werd geïnformeerd over de voortgang.

MedezeggenschapsraadDe Raad van Toezicht heeft kennis genomen van de follow up Medezeggenschapsraad en de activiteiten.

Samenwerking met De ZijlenMeerdere keren is gesproken over inhoud, vorm en structuur van de samenwerking met De Zijlen. Het betreft samenwerking van de bedrijfsmatige ondersteuning en FLINQ. In FLINQ zijn de locaties voor LVG-jeugd ondergebracht met het doel gezamenlijk een goed aanbod te ontwikkelen. FLINQ wordt aangestuurd door een aparte zorgmanager. Op 31 oktober 2013 heeft de Raad van Toezicht heeft kennis gemaakt met de Raad van Toezicht van De Zijlen, in aanwezigheid van de bestuurders. Er is een gezamenlijke klankbordgroep gevormd voor de bestuurlijke verkenning van een juridisch fundament onder de samenwerking van beide organisaties.

Accountantsverslag 2012Het accountantsverslag 2012 is op 13 mei 2013 besproken in de auditcommissie. De accountant heeft mondeling verslag gedaan van zijn activiteiten. De bevindingen van de accountant zijn in het accountantsverslag helder en toegankelijk verwoord.

ManagementletterDe accountant is aanwezig geweest in auditcommissie bij het bespreken van de managementletter.De accountant heeft aangegeven dat aanbevelingen zijn opgevolgd of in procedure zijn gezet. Er is tevredenheid over wat is gepresteerd. De Raad van Toezicht heeft met genoegen kennis genomen van de managementletter.

Jaardocument en jaarrekeningDe concept jaarrekening 2012 is op 13 mei 2013 in de auditcommissie besproken, in aanwezigheid van de accountant. De Raad van Toezicht heeft met tevredenheid kennis genomen van het resultaat. De Raad van Toezicht is blij met de vorm van het jaarverslag

Ontwikkelingen Stichting Beheer Zorgvastgoed (SBZ)De Raad van Toezicht accepteert de structuur van SBZ en de aanverwante stichting en de positie van de bestuurder van Vanboeijen.

21


Bedrijfsvoering (3/6)Onderwerpen Raad van Toezicht

Meerjarenbegroting

StrategieEen update van de strategie (januari 2013) is aan de orde geweest. De ingezette koers wordt gecontinueerd. Er is sprake van een bestendige lijn.

Toezicht op kwaliteitIn eerder stadium is aan de orde geweest hoe de Raad van Toezicht invulling wil geven aan het toezicht op de kwaliteit van dienstverlening van Vanboeijen. Er wordt een notitie besproken waarin wordt aangegeven wat Vanboeijen onder kwaliteit verstaat en welke instrumenten gebruikt worden om de kwaliteit van dienstverlening te bevorderen en te bewaken.

Ontwikkeling organisatieEen plan voor een coöperatieve werkwijze is gedurende het jaar met behulp van Ten Have uitgewerkt. Hiervoor heeft Vanboeijen van de Rabobank een subsidie ontvangen. Tussentijds wordt het document voorgelegd aan de Raad van Toezicht..

Begroting 2014

De Kaderbrief 2014 is in de auditcommissie besproken, positief beoordeeld en voorgelegd aan de Raad van Toezicht. De begroting 2014 wordt door de Raad van Toezicht goedgekeurd onder een aantal voorwaarden

Opvolging van de bestuurder

De Raad van Toezicht heeft er voor gekozen de totstandkoming van het profiel voor de nieuwe bestuurder alsmede de gehele werving- en selectieprocedure in nauw verleg met medewerkers, management, cliënten en verwanten te voeren. Belangrijk uitgangspunt was het continueren van de ingezette lijn naar meer regie op locatie en een coöperatieve werkwijze. Per 1 februari 2014 wordt een nieuwe bestuurder aangesteld.

22


Bedrijfsvoering (3/7) Exploitatie ontwikkeling en financieel beleid

Kerngegevens Vanboeijen 2013 versus 2012De kernactiviteiten van Vanboeijen bestaan voor het grootste deel uit het verlenen van intramurale zorg aan mensen met een verstandelijke handicap vanuit de AWBZ-functies: persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding en verblijf. De tabel hiernaast geeft inzicht in de ontwikkeling van aantal cliënten, productie, personeel en inkomsten in 2013, tenopzichte van 2012.

€ 4.717.000€ 4.849.000Waarvan overige bedrijfsopbrengsten

€ 77.223.000€ 75.133.000Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten

€ 81.940.000€ 79.982.000Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro’s) in verslagjaar

Bedrijfsopbrengsten

994959Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar

1.7141.681Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar

Personeel

6.53311.243Aantal uren productie contract in het verslagjaar (exclusief dagactiviteiten)

12.8939.396Aantal uren logeren contract in verslagjaar

9.59211.952Aantal dagdelen dagactiviteiten contract in verslagjaar

22.96818.021Aantal uren extramurale productie in verslagjaar (exclusief dagactiviteiten)

14.15212.882Aantal dagdelen extramurale dagactiviteiten in verslagjaar

1.339728Aantal logeerdagen intramuraal in verslagjaar

263.419259.570Aantal verpleegdagen en GVT-bezettingsdagen in verslagjaar

724724Aantal beschikbare plaatsen met AWBZ-verblijf per einde verslagjaar

Productie

5937Aantal cliënten contract excl. cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar

3352Aantal cliënten dagactiviteiten contract per einde verslagjaar

190181Aantal extramurale cliënten excl. cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar

4540Aantal extramurale cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar

723712Aantal intramurale cliënten per einde verslagjaar

Cliënten

20122013Kerngegevens

Tabel: Kerngegevens gehandicaptenzorg per 31 december 2013

23


Bedrijfsvoering (3/8)Exploitatie ontwikkeling en financieel beleid

Exploitatie 2013 en verwachting komende jaren

Algemeen financieel kaderHet financiële beleid van Vanboeijen is erop gericht om binnen de kaders van de AWBZ een betrouwbare en stabiele zorgaanbieder te zijn. Om dit te kunnen realiseren is jaarlijks eenpositieve toevoeging aan de Reserve Aanvaardbare Kosten (RAK) noodzakelijk om vermogen op te bouwen, om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen. Belangrijke stakeholders, zoals het Waarborgfonds en financiers, geven als richtlijn voor een budgetratio groter dan 20% (eigen vermogen als percentage van de omzet). Vanboeijen heeft een koers ingezet om met een structurele rendementsverbetering de solvabiliteit te verbeteren, waarbij een solvabiliteit van 21% wordt nagestreefd. In de kaderbrief. Van de begroting is beschreven welke resultaat gewenst is om in het komende jaar de gewenste solvabiliteitsverbetering te kunnen realiseren.

Exploitatie 2013Begroting 2013 en resultaatontwikkeling

Het begrote resultaat 2013 bedroeg € 0,9 mln. Het werkelijke resultaat over 2013 bedraagt € 1,7 mln. Belangrijke ontwikkelingen voor het resultaat in 2013 waren de volgende:� hogere toeslag meerzorg en meer overige inkomsten (€ 1,7 mln. extra);� lagere afschrijvingslasten (€ 0,6 mln. minder);� hogere personeelslasten (€ 1,5 mln. extra).

Resultaat 2013 en resultaatbestemmingUit het exploitatieoverzichten blijkt een positief resultaat van € 1.660.000,-. Hiervan is € 214.000 toegevoegd aan een bestemmingsreserve voor zorglocaties.

Balanspositie 2013Voor Vanboeijen gelden per 31 december 2013 de volgende ratio’s:

De solvabiliteit is in 2013 gestegen naar een budgetratio van 20,0%, dit was ultimo 2010 nog 9,2%. Vanboeijen ligt goed op koers om het gewenste niveau van solvabiliteit (21%) te bereiken.

Tabel: Resultaatratio

Resultaatratio 2013 2012

Resultaatratio: bedrijfsresultaat gedeeld door totaal opbrengsten 3,9% 4,7%

Tabel: Liquiditeit

Liquiditeit 2013 2012

Current ratio (vlottende activa / kortlopende verplichtingen) 53% 67%

Tabel: Solvabiliteit

Solvabiliteit 2013 2012

Balansratio (eigen vermogen / balanstotaal) 20,3% 19,9%

Budgetratio (eigen vermogen / totaal opbrengsten) 20,0% 17,5%

24


Bedrijfsvoering (3/9)Exploitatie ontwikkeling en financieel beleid

Verwachtingen 2014Vanboeijen is er in geslaagd om de lijn van de afgelopen jaren door te zetten. Met een resultaat in 2013 van € 1,7 mln. is de begroting ruimschoots overtroffen. Er was aanvankelijkrekening gehouden met een inkooprisico ter hoogte van € 1,1 mln., maar de gerealiseerde productie is volledig vergoed. Uiteindelijk bleek het mogelijk een verdere groei van het eigen vermogen te realiseren. De meerjarenraming van Vanboeijen laat ook de komende jaren positieve exploitatieresultaten zien.

Bij het verwerven van financiering voor bouwinitiatieven wordt, bij de beoordeling van businesscases, met name gekeken naar solvabiliteit en kasstroomontwikkeling. Het is voor Vanboeijen dan ook van belang dat het huidige niveau van bedrijfsvoering wordt gehandhaafd. Er dient goede monitoring plaats te vinden op de uitvoering van de kritische prestatie-indicatoren ingezette uren, cliëntbezetting en ziekteverzuim.

Vanuit het management wordt in 2014 voor wat betreft het financieel beleid vooral gestuurd op:� adequate planvorming ter ondersteuning van besluitvorming door middel van business cases;� monitoring ontwikkelingen van huidige onrendabele locaties;� monitoren van mijlpalenplannen in de maandelijkse financiële resultaten;� monitoring op cliëntbezetting;� optimaliseren extern budget per cliënt waar noodzakelijk door middel van toeslagen;� monitoring personele bezetting passend binnen de gefinancierde zorg van de zorgzwaarte-pakketten;� verdere ontwikkeling vastgoedbeleid als voorbereiding op normatieve huisvestingscomponent.

Op het gebied van externe ontwikkelingen is lastig in te schatten of en hoe de landelijke ontwikkelingen bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport zullen uitwerken in de AWBZ.

Verwachtingen 2014 en verderIn 2013 heeft Vanboeijen de meerjarenbegroting verder ontwikkeld. Voor financiers is het de basis voor de beoordeling van aanvragen financiering van bouwtrajecten. De meerjarenraming wordt onder andere gevoed door een actueel vastgoedbeleid en LTHP en zal minimaal jaarlijks worden geactualiseerd. Na een succesvol jaar als 2013, is het een uitdaging om de ingezette lijn de komende jaren vast te houden.

25

Hoofdstuk 4: Beleid, inspanningen en prestaties

26

Hoofdstuk 4: Beleid, inspanningen en

prestaties (4/1)Goed leven

CliënttevredenheidBinnen Vanboeijen wordt voor het meten van cliënttevredenheid gebruik gemaakt van het instrument ‘Vragen naar ervaringen over de dienstverlening van Vanboeijen’. Deze vragenlijst is tot stand gekomen door focusgroep gesprekken met verwanten- en bewonersraden. De vragenlijst wordt met de uitnodiging voor het jaarlijks Persoonlijk Plan Overleg (PPO) aan cliënt en wettelijk vertegenwoordigers verstuurd, met verzoek deze voor het gesprek ingevuld terug te sturen. De uitkomsten worden vervolgens in het PPO gesprek besproken, afspraken worden in het persoonlijk plan vastgelegd. Uitkomsten van cliënten samen worden op locatieniveau in de locatieraad besproken. En uitkomsten worden op organisatieniveau tijdens de managementreview besproken.

Onderstaand, op hoofdthema’s de resultaten over 2013:

7,5

Ik vind dat Vanboeijen mij goed ondersteunt bij de dingen die ik doe en wil:

a in mijn vrije tijd 7,1

b bij mij in huis 7,6

c bij mij op het werk 7,5

8,0

6,7

8,0

7,6

7,1

7,5

7,5

6,7

Ik vind dat ik een goed leven heb.

Woonplek

Privacy

De ondersteuning van dewoonbegeleiders

De betrouwbaarheid van de woonbegeleiders

Werk en dagbesteding

De ondersteuning vande activiteitenbegeleiders

De betrouwbaarheid van de activiteitenbegeleiders

Regie, zeggenschap en medezeggenschap binnen wonen

Tevredenheid over:

27

Nieuwbouw Kraloohuus in MeppelOp zaterdag 11 januari openden we het Kraloohuus officieel. Dit is een nieuwe locatie op Het Erf in Meppel. Samen met cliënten, verwanten, medewerkers en buurtgenoten organiseerden we een feestelijke bijeenkomst. In het Kraloohuus wonen twaalf volwassenen met een verstandelijke beperking. Zij woonden allemaal al binnen Het Erf. Overdag gaan ze naar dagbesteding binnen of buiten Vanboeijen. De woning bestaat uit twee woonlagen waar ieder zes cliënten wonen. Ze hebben allemaal een eigen appartementmet volop privacy. Een aantal cliënten zijn rolstoel gebonden en vragen daarvoor wat meer begeleiding. De locatie ligt in de wijk de Oosterboer en straalt rust en gezelligheid uit.Cliënten hebben samen met verwanten hun eigen appartement ingericht. Ze zijn blij met het eindresultaat.

Opening nieuwbouw De Reesthoeve in MeppelOp vrijdag 15 maart werden de nieuwe gebouwen van de Noorderboog (verpleeghuis De Schiphorst) en van Vanboeijen (De Reesthoeve) in Meppel opgeleverd. De bewoners vanArgusvlinder 1 en Argusvlinder 6 (in totaal 24 bewoners) uit Regio Zuid verhuisden hier op 22 april naar hun éénpersoons appartement. Op zaterdag 6 april mochten belangstellenden een kijkje nemen in De Reesthoeve. Er was een kleine informatiemarkt, bezoekers konden het gebouw van binnen bekijken en zien hoe onze cliënten straks in het nieuwe gebouwwonen.

Jaarfeest Regio Park Diepstroeten en start bouw 68 appartementenOp 12 juni vierde Park Diepstroeten haar jaarfeest. Dit feest is bedoeld voor alle cliënten die hier wonen of werken, hun verwanten en betrokken medewerkers. Het werd een feestelijkedag vol ontmoetingen en leuke activiteiten. Voor de aanwezigen was er muziek, theater, een rad van avontuur met mooie prijzen, een stormbaan en nog veel meer. Daarnaast maakten we officieel een start met de bouw van 68 appartementen. We onthulden het bouwbord samen met betrokkenen. Hiermee gaven we het startsein voor de bouw van een nieuwebijzondere leefkern. We richten ons hier op mensen met een zeer ernstige verstandelijke beperking en gedragsproblemen. Vanboeijen bouwt voor hen vier woonhuizen. Naastgezamenlijke ruimtes krijgt iedere cliënt een eigen appartement. We betrokken ouders en verwanten van deze locatie nauw bij het project. Zo doorliepen zij het ontwerptraject samen met de architect. We verwachten dat cliënten in de zomer van 2014 verhuizen naar hun nieuwe woning.

Opening zintuigentuinOp donderdag 13 juni heropenden we Zintuigentuin De Pauw. Alle sponsoren kregen hier de gelegenheid om de tuin te bezoeken. De Pauw was helemaal ingericht met onder anderesnoezelmateriaal. Op die manier konden bezoekers een goed beeld krijgen van de mogelijkheden van de Zintuigentuin. Iedere eerste zaterdag van het nieuwe jaargetijde veranderen we de inrichting van de Zintuigentuin. Deze wisseling starten we met een seizoenswandeling. Daarnaast maakten we bekend dat De Pauw een klimaatbeheersingsysteem krijgt.Hierdoor kunnen we De Pauw ook in de winter goed verwarmen. We willen dan ook activiteiten organiseren, waaronder workshops.

Cliënten Vanboeijen en Promens Care naar de TT kermis Op dinsdag 25 juni verwelkomde de TT kermis in Assen zo'n 350 cliënten van Vanboeijen en Promens Care. Een bijzondere gebeurtenis in samenwerking met de Gemeente Assen.Cliënten konden zo genieten van een dagje op de kermis. Voor veel van onze cliënten is dit één van de jaarlijkse hoogtepunten. Ze kregen deze dag gratis toegang tot de attracties en werden daarnaast verwend met drankjes, poffertjes en suikerspinnen. Zelfs cliënten met een ernstige meervoudige beperking gingen mee naar het kermisterrein. Een touringcar haaldeen bracht onze cliënten van en naar hun woning. De Vrienden van Vanboeijen sponsorde het vervoer. Begeleiders en vrijwilligers begeleidden onze cliënten tijdens deze feestelijkemiddag.



28

BurendagBurendag is een jaarlijks terugkerend feest dat we samen met buren en de buurt vieren. Dit vindt plaats in het vierde weekend van september. Het is een dag waarop we gezellig samen komen en waarbij mensen iets goeds doen voor elkaar. Buurten worden leuker, socialer en veiliger als buren elkaar ontmoeten en zich hiervoor samen inzetten. Ook het trainingshuis voor jongeren van Vanboeijen aan de Sparrenlaan in Assen deed mee aan Burendag. Zij nodigden de buren uit voor een gezellige en uitgebreide brunch. Op deze manierkonden de buren zien hoe onze jongeren wonen. In totaal kwamen er negen buren langs. Één van onze begeleiders geeft aan: 'Het was heel gezellig en geslaagd. De buren waren ergpositief. Één van hen nam zelfs een cadeautje voor ons mee. Er zijn plannen om Burendag volgend jaar samen te organiseren.' Burendag is een initiatief van Het Oranje Fonds. Het Oranje Fonds steunt sociale initiatieven en bevordert zo contact en verbinding tussen groepen mensen.

Bijzondere leefkern GeelbroekVrijdagmiddag 27 september vond de officiële opening van locatie Geelbroek (bij Hooghalen) plaats. Het was een heerlijke dag met een mooi najaarszonnetje. Al onze bewoners,verwanten en medewerkers vierden feest. Ballonnen, vlaggetjes en zelfgemaakte producten sierden het buitenterrein. Deze Bijzondere Leefkern biedt zorg en begeleiding aan twaalfbewoners met een verstandelijke beperking en gedragsproblemen. Veel bewoners wonen al van jongs af bij ons. In Geelbroek vonden zij een nieuwe woonplek. De locatie bestaat uittwee gebouwen. In de Finse woning wonen vier bewoners en in de boerderij wonen acht bewoners. Karin van der Vries opende de middag met een welkomstwoord. Daarna verrichttebewoner Rudi de feestelijke openingshandeling, samen met teamleider van de locatie Ankie Meek. Zij knipten een geel lint door met letterlijk een gele broek eraan. Daarna konden alleaanwezigen beide locaties bewonderen en de ruimtes van binnen bekijken.

Golfkar aan cliënten door Vrienden van VanboeijenOp woensdag 13 december werden zo'n tachtig cliënten van de dagopvang in Kloosterveen (Assen) blij gemaakt met een golfkar. De Vrienden van Vanboeijen stelde deze beschikbaar.Deze wens uit de Boeijende Wensenweek ging hiermee in vervulling. De vierpersoons golfkar zetten we in voor het vervoer van de cliënten van en naar de dagopvang. Maar ook bewoners van de wijk Kloosterveen profiteren er straks van. We willen de golfkar ook inzetten om ouderen en minder mobiele mensen te helpen bij het doen van boodschappen. Ookkunnen we hiermee leeg glaswerk ophalen en rondritjes maken met kinderen op speciale dagen. Een mooi voorbeeld van integratie in de wijk!

Opening Grand Café De BoeiOp locatie Het Erf in Meppel opende op 16 oktober het geheel vernieuwde Grand Café en het Infopunt haar deuren. Tijdens de openingshandeling onthulden we de nieuwe naam van het Grand Café. De naam verwijst naar Vanboeijen maar ook naar de boei waar een schip veilig kan aanleggen, een baken. In De Boei ontmoeten cliënten, ouders en verwanten elkaar. Hier kunnen ze samen koffie drinken of een hapje eten. Ook de mensen uit de buurt zijn van harte welkom om eens een kijkje te nemen. Onze eigen cliënten runnen het Grand Café al jaren. Ze doen dat met veel plezier. Ook verzorgen zij de koffie en thee voor de vergaderruimtes.



29


prestaties (4/4)Mooi werk

LeiderschapsprogrammaOm onze doelstellingen ‘Goed leven, Mooi werk, Met elkaar’ waar te kunnen maken, heeft Vanboeijen leidinggevenden nodig die in staat zijn een regisseursrol te vervullen. Leidinggeven in de context van Regie Op Locatie vraagt specifieke competenties, vaardigheden, houding en gedrag. Vanboeijen heeft in 2013 hiervoor het leiderschapsprogramma ontwikkeld. Daarmee worden de leidinggevenden gefaciliteerd om in de regisseursrol te komen, door ruimte en aandacht te geven aan professionele en persoonlijke ontwikkeling. Omdat we streven naar een kwalitatief goed programma wat aansluit bij de ontwikkeling en visie van Vanboeijen is de samenwerking gezocht met de Hanzehogeschool. In april 2013 is gestart met de eerste module, leidinggevenden konden zich hiervoor inschrijven. Het enthousiasme voor deelname was groot. In januari 2014 wordt de module voor de vijfde keer gegeven. Voor het vervolg van het leiderschapsprogramma is een keuzemodule-systeem opgezet. Dit is zo opgebouwd dat een teamleider gericht (gebaseerd op onder andere deuitkomsten van zijn of haar 360 graden feedback en EQI-test) die onderdelen volgt, waar hij of zij graag iets in wil leren. Er is een nieuwe module ‘Mooi werk’ ontwikkeld, deze loopt door tot eind 2014.

GezondheidsbeleidDe afgelopen jaren is er bij Vanboeijen in vergelijking met andere instellingen een hoog verzuim. Dit is voor Vanboeijen aanleiding geweest om een extern bureau, Falke en Verbaan, tevragen om de situatie bij ons te analyseren en op basis daarvan aanbevelingen te doen voor verbetering. Door onder andere onderscheid te maken tussen ziekte- en verzuimgedrag is gekomen tot een andere benadering. Om met deze nieuwe manier van benaderen te oefenen, startten binnen Vanboeijen in 2013 een drietal pilotlocaties. De uitkomsten van deze pilots zijn als input gebruikt voor het implementatieplan, dat in 2014 uitgevoerd wordt.

Effectief teamEffectieve inzet van medewerkers is al langere tijd onderwerp van aandacht binnen Vanboeijen. Omdat daar nog veel winst te verwachten is, heeft het MT besloten tot de aanpakEffectief team. Komen tot een Effectief team is teamwork. Binnen de locatie komen betrokkenen (medewerkers, locatieraad en teamleider) samen tot afspraken over de kwaliteit,kwantiteit en flexibiliteit van de inzet van medewerkers. Dit binnen de kaders die er zijn. Geen locatie binnen Vanboeijen is hetzelfde, daarom is het nodig de behoefte van de locatie inkaart te brengen, voordat afspraken gemaakt worden over de inzet van het team. Uitgangspunt is dat de betrokkenen op de locatie - medewerkers, locatieraad en teamleider –eigenaar zijn en dus tot gezamenlijke afspraken moeten komen. Met bestaande instrumenten wordt de teamsituatie in beeld gebracht en geanalyseerd. Er wordt gestart met het in beeldbrengen van de gewenste situatie aan de hand van de thema’s Goed leven, Mooi werk en Financieel gezond. Met behulp van een teamscan wordt vervolgens de huidige situatie in kaart gebracht. Onderdeel van de teamscan zijn de volgende gegevens: roosters, overzicht personeelsbestand (functies, dienstverbanden, inschalingen, arbeidsduur, contractvormen),verzuimcijfers en –overzichten, overzichten plus- en minuren en flexinzet van de afgelopen periode. Ten tweede wordt een vergelijking gemaakt tussen de huidige formatie en destreefformatie qua kwantiteit (aantal medewerkers en gewenste contractomvang) en kwaliteit (opleidings- en competentieniveau). Ook moeten er binnen de locatie afspraken gemaakt worden over hoe de streefformatie wordt gerealiseerd en op welke termijn dit gebeurt. Door middel van een pilot op een zestal locaties is in 2013 ervaring opgedaan ten behoeve van de juiste werkwijze. Dit heeft geleid tot een organisatiebreed implementatieplan voor 2014.

30

Business Improvement Award – Regie Op LocatieOp donderdag 6 juni nam toenmalig bestuurder Pieter de Kroon de Business Improvement Award in ontvangst. Dit is een landelijke kwaliteitsprijs die jaarlijks wordt uitgereikt aan organisaties in de industrie, dienstverlening, gezondheidszorg of overheid. Het gaat om organisaties die innovatieve zaken realiseerden en deze veranderingen ook in praktijk brachten. De jury koos hem als winnaar voor zijn lef om een organisatieverandering op een innovatieve manier aan te pakken. Volgens de jury plaatst de bestuurder zichzelf hier aan de zijlijn van de besluitvorming. De mensen waar het echt om draait krijgen zeggenschap over belangrijke zaken. Ook heeft Regie Op Locatie gevolgen voor het doorvoeren van veranderingen in deorganisatie- en communicatiestructuur van Vanboeijen. We werken toe naar een coöperatieve manier van werken. Ook bieden we straks mogelijkheden om actief met elkaar tecommunicatie in de driehoek cliënten, verwanten en medewerkers. Dit doen we via een (digitale) gemeenschap. Inmiddels delen we onze kennis van en ervaringen met Regie op Locatie ook met collega-instellingen, waaronder Noorderboog, ’s Heerenloo en De Zijlen.

Digitaal portaal Mijnvanboeijen biedt interactie tussen cliënt, verwant en medewerker Mede in het licht van de coöperatieve werkwijze is Vanboeijen in 2012 een pilot gestart om de communicatie met haar interne doelgroepen (cliënten, verwanten en medewerkers) en hiermee de verbinding en interactie tussen deze groepen te verbeteren. Vanboeijen wil één digitaal platform creëren waar deze doelgroepen samenkomen en een ieder voor hem of haar persoonlijk de juiste informatie en dialoog kan vinden. In 2013 is Mijnvanboeijen binnen een aantal locaties uitgerold. Dit zal in 2014 voor alle locaties gebeuren en het aantal functionaliteiten zal uitgebreid worden.

ImagotrajectIn 2013 startte Vanboeijen met een imagotraject. Aan’Goed leven’ en ‘Mooi werk’ is ‘Met elkaar’ toegevoegd, als uitdrukking van dat we het bij Vanboeijen met elkaar doen en dat een ieder invloed heeft.

Hercertificering HKZOp 18 december ontvingen we het bericht dat we opnieuw HKZ-gecertificeerd zijn. Dit betekent dat we het kwaliteitscertificaat als organisatie tot eind 2016 weer hebben. Dit volgens de richtlijnen van het keurmerk HKZ.

In september werden onze procedures en werkwijze gecontroleerd, op basis van de HKZ-normen. Locaties werden bezocht en documenten en procedures bekeken. Daarnaast warenze oprecht onder de indruk van de wijze waarop we Regie Op Locatie vormgeven. Vooral in houding en gedrag vonden zij dat merkbaar en voelbaar op de locaties. Betrokken,verantwoordelijk en enthousiast waren sleutelwoorden die we van hen terugkregen.

E-learningVanboeijen heeft ook in 2013 ingezet op de ontwikkeling van E-learning. In eerste instantie ter ondersteuning van het gebruik van het cliëntinformatiesysteem door begeleiders. In tweede instantie voor digitaal organiseren van leren, overdracht en kennisuitwisseling binnen Vanboeijen en dit laagdrempelig toegankelijk te maken voor cliënten, verwanten en medewerkers, op moment dat er behoefte aan is. Hierdoor kunnen we beter aansluiten op de individuele leerbehoefte van medewerkers en meer flexibiliteit en afwisseling in de gebruikte leermethoden bieden. Zo is er nu een E-learning medicatie en basiszorg beschikbaar. In 2014 worden de modules verder uitgebreid en komt er een digitale toetsing, voor debegeleiders van bijzondere leefkernen, beschikbaar.


prestaties (4/5)Bedrijfsvoering

31


prestaties (4/6)Samenwerking

Samenwerking Vanboeijen en TNO management in uitrollen Regie op Locatie externOmdat wij deze werkwijze andere zorgorganisaties ook gunnen, is Vanboeijen in december 2012 de samenwerking met TNO Management Consultants (TMC) aangegaan. Er isveel belangstelling voor deze aanpak onder collega-instellingen voor langdurige zorg. Samen met TMC verspreiden we het Regie Op Locatie-gedachtengoed binnen een groot aantal organisaties. . Opening Centrum Verstandelijke Beperking en PsychiatrieOp 29 november 2013 is het Centrum Verstandelijke Beperking en Psychiatrie geopend. Vanboeijen, GGZ Drenthe, De Trans, de Baalderborg Groep en Promens Care zijn een intensieve en landelijk unieke samenwerking gestart in het nieuwe Centrum Verstandelijke Beperking en Psychiatrie in Assen. In dit centrum kunnen mensen met een verstandelijke beperking terecht als er sprake is van een combinatie van psychische problemen, gedragsproblemen, somatische problemen of persoonlijkheidsstoornissen. Uitvinden wat er aan de hand is en vervolgens behandeling daarvan, vraagt om een aanpak op maat, waarbij kennis vanuit verschillende invalshoeken nodig is en kennisuitwisseling en verwijzingen gemakkelijker verlopen.

Samenwerking De ZijlenVanboeijen en De Zijlen, organisatie voor verstandelijk gehandicapten in Groningen, onderzoeken de mogelijkheid voor een intensieve samenwerking op verschillende niveaus. Deze samenwerking moet leiden tot een effectievere, efficiëntere en kostenbesparende werkwijze. In juli 2012 zijn de salarisadministraties en de afdelingen ICT van beide organisaties samengevoegd. Medio 2013 zijn de vastgoedafdeling van Vanboeijen en De Zijlen gaan samenwerken. In 2013 zijn de medewerkers van de overige bedrijfsmatig ondersteunende diensten met de voorbereiding begonnen om hun diensten te integreren en aan beide organisaties aan te bieden.

Start FLINQ JeugdOp 1 oktober 2013 is FLINQ gestart! FLINQ is er voor jongeren met een licht verstandelijke beperking in Noord-Nederland. FLINQ bestaat uit ongeveer honderd woonplaatsen verdeeldover diverse locaties in de provincies Drenthe en Groningen. Bij FLINQ kunnen jongeren wonen in een appartement of kamer met begeleiding. Zij leren vaardigheden om in de toekomstzo zelfstandig mogelijk te wonen. FLINQ heeft verschillende plekken om te wonen. Bijvoorbeeld een huis met 24-uurs begeleiding maar ook huizen waar de jongere zelfstandiger woonten de hulp van iemand kan inroepen wanneer dat nodig is. FLINQ is ontstaan uit een samenwerking tussen Vanboeijen en De Zijlen. Vanuit zorgzaamheid, verbondenheid, respect envertrouwen richt Flinq zich met de kinderenen en jongeren op de toekomst. Meedoen in de samenleving is daarbij het uitgangspunt.

.

32

Hoofdstuk 5 Toekomstparagraaf

33

Vanboeijen vaart al lange tijd op de vaste koers waarin zorg dicht bij de cliënt vorm dient te krijgen: ‘regie bij de klant, professional centraal’. In de kern is dit een beweging om deorganisatie ‘terug te geven’ aan de cliënten, verwanten en medewerkers. In 2012 is geconstateerd dat wanneer je kritisch naar de organisatiestructuur van Vanboeijen kijkt, deze nietspecifiek bijdraagt aan de uitgangspunten. Het afgelopen jaar is daarom ook vanuit een coöperatieve visie nagedacht over de wijze waarop de organisatie zo kan worden ingericht dat deze optimaal bijdraagt aan de realisatie van de ambitie. Met elkaar is vastgesteld dat dit vraagt om ‘Samen Slim Organiseren’!. In 2013 is de koers verder aangescherpt en zijn de eerste principes van Samen Slim Organiseren uitgewerkt en op onderdelen reeds geïmplementeerd. Zo bestaat bijvoorbeeld per 1 januari 2013 de Vanboeijenraad die de uitgangspunten en (leidende) principes van de organisatie bewaakt. Hier wordt, voordat besluitvorming plaatsvindt, de vraagstelling bekeken door de ogen van de klant en medewerkers en eventueel van advies voorzien. Daarnaast is vanuit het principes van Samen Slim Organiseren op hoofdlijnen de ontwikkelagenda voor 2014 gemaakt bestaande uit vier hoofdthema’s:

1. Doorontwikkeling locaties centraal en teamleiders als regisseurOm echte zeggenschap en gezamenlijke verantwoordelijkheid van cliënten, verwanten en medewerkers te realiseren, werkt Vanboeijen verder aan een goede inzet van de locatieraden. Daarnaast komt het onderwerp Mooi werk uitgebreid aan bod. Om onze doelstellingen te bereiken, gaat elk team in 2014 aandacht besteden aan Mooi werk, samenwerking tussen medewerkers in een effectief team en een laag verzuim. Door het leiderschapsprogramma werken de teamleiders in 2014 verder aan hun specifieke verantwoordelijkheid voor de locatie: zij krijgen de rol van coach en regisseur. Zij staan in dienst van en zijn dienstbaar aan alle betrokkenen op de locatie.

2. Inrichting Ondersteunende DienstenDe Ondersteunende Diensten ontzorgen en ondersteunen de locaties. Wat ze doen en hoe ze dat doen, wordt bepaald door de wensen en behoeften van de locatie. Hiervoor zijn klantenpanel gesprekken gevoerd. Bij de bepaling hiervan spelen de Medezeggenschapsraad (MZR), de Centrale Verwantenraad (CVR) en uiteindelijk de Vanboeijenraad een belangrijke rol. Alleen die activiteiten die direct waarde toevoegen aan het ‘ontzorgen’ van de locaties. De ondersteunende diensten worden slimmer en efficiënter ingericht. Vanboeijen gaat dit in samenwerking met De Zijlen verder ontwikkelen.

3. Nieuwe verbinding tussen de locaties onderlingIn 2014 wordt gestart met het afbouwen van de regiostructuur. Er worden nieuwe relaties en verbindingen tussen locaties gezocht. Want dat vinden we belangrijk: de locaties centraal! Soms ligt een geografisch verband voor de hand, bijvoorbeeld bij Park Diepstroeten en Kloosterveen. En soms zal het accent meer liggen op verbinding door de doelgroep, bijvoorbeeld bij de bijzondere leefkernen. Het gaat er om dat we ervoor willen zorgen dat er meer kennisdeling en contact tussen en met locaties plaatsvindt. Dat locaties van elkaar leren en elkaar helpen. Ook al runnen locaties hun eigen winkel, de kracht van het samen doen, levert op veel terreinen voordelen op.

4. Samen Slim CommunicerenOm cliënten, verwanten en medewerkers op een prettige en snelle manier te laten samenwerken, gaat Vanboeijen haar interne communicatie hierop inrichten. We werken daarom aan de interne site: Mijnvanboeijen.nl. Hierdoor kunnen cliënten, verwanten en medewerkers van een locatie op een digitale manier gemakkelijk en snel met elkaar communiceren en informatie en kennis uitwisselen.

Hoofdstuk 5 Toekomstparagraaf (5/1)

34


Samenwerken met de ZijlenVanboeijen en De Zijlen werken reeds een paar jaar nauw samen. Er zijn samenwerkingsovereenkomsten op het gebied van ICT en salarisverwerking. De Zijlen en Vanboeijen zijn op zoek naar nieuwe vormen van samenwerken. Een fusie tussen De Zijlen en Vanboeijen zal geen waarde toevoegen. De kernactiviteiten van beide organisaties hebben hun eigenontwikkelagenda, waarbij ze van elkaar kunnen leren en elkaar inspireren. Anders is dat bij specifieke activiteiten, zoals wonen/zorg voor LVG en bij de ondersteunende diensten. Hier kan samenvoeging marktpositie versterken, kwaliteit toevoegen en efficiënter organiseren mogelijk maken of verhinderen dat bij lagere budgetten kwaliteitsverliesgeleden wordt.

Omdat de budgetten substantieel gekort worden, zowel in de Wmo als in de AWBZ, is de noodzaak groot voor beide organisaties om efficiënter te organiseren en te werken. In beide organisaties zijn grotere en kleine afdelingen en solofuncties. Vanboeijen en de Zijlen onderzoeken de mogelijkheid van een gezamenlijk Servicenetwerk, dat de locale activiteiten optimaal ondersteunt en waarin de ondersteunende diensten van beide organisaties zijn ondergebracht. Door samenvoeging kunnen we de dienstverlening efficiënter organiseren en kan de benodigde kwaliteit geborgd worden.

Speerpunt Mooi werk 2014Een van de speerpunten in 2014 is het thema ‘Mooi werk’. In dit jaar gaat elk team in 2014 extra aandacht besteden aan Mooi werk. In 2013 zijn er een tweetal pilots gedraaid: Effectief team en verzuim. Daarnaast is er een themagroep Mooi werk vanuit de MZR aan het werk geweest. Bij de pilot Effectief team is gekeken naar onder meer formatie, plus- en minuren, percentage verzuim, roosteren teamafspraken en flexinzet. Bij de pilot verzuim is er aandacht geweest voor het bewust worden van gedrag in relatie tot de nieuwe verzuimvisie en de cultuurverandering die dit met zich meebrengt. Daarnaast heeft de themagroep Mooi werk vanuit de medezeggenschap zich bezig gehouden met de inhoud van Mooi werk. Zij hebben een advies geschreven gerelateerd aan de zeven bronnen van arbeidsvreugde. Al deze onderwerpen hebben invloed op het hebben van Mooi werk en we willen daarmee het volgende bereiken:� Gemotiveerde medewerkers

Wij streven naar een gezonde organisatie met gemotiveerde medewerkers. Medewerkers die met veel plezier naar hun werk gaan, zich gewaardeerd en erkend voelen en voldoende gefaciliteerd worden in de uitoefening van hun werkzaamheden.

� Een Effectief teamLocaties hebben een beeld van de gewenste situatie binnen een locatie qua personele inzet (roosteren, formatie en plus- en minuren) in relatie tot de huidige situatie. Ze weten wat er nodig is om te komen tot een Effectief team.

� Minder verzuimLocaties/medewerkers zijn zich bewust van de gedragsmatige visie op verzuim en weten hiernaar te handelen. Ze zijn actief betrokken bij de cultuurverandering omtrent verzuim.

� WerkplezierLocaties hebben zicht op zeven elementen die bijdragen aan Mooi werk en de wijze waarop zij hier invloed op kunnen uitoefenen, dit kunnen of gefaciliteerd kunnen worden. Daarnaast hebben medewerkers meer invloed op hun eigen werk en eigen effectiviteit.

35


VastgoedHet vastgoedbeleid van Vanboeijen wordt opgebouwd vanuit de klantvraag: ‘Wat kan het vastgoedbeleid bijdragen aan de kwaliteit van leven van de mens met een verstandelijke handicap?’. De vastgoedvraag is vanuit het klantperspectief veel meer een huisvestingsvraag. Via deze route benadert Vanboeijen ook het belang van de organisatie. Goede kwaliteitvan leven van de klanten is de belangrijkste continuïteitswaarde van de organisatie. Eén van de pijlers die voorziet in deze continuïteitswaarde is het vastgoed. Het vastgoed is daarmeevan groot belang voor de marktpositie van Vanboeijen en draagt bij aan een gezonde organisatie. Vanboeijen heeft er in het laatste decennium voor gezorgd dat haar zorgvastgoed optimaal kan bijdragen aan het primaire bedrijfsproces. In het nieuwe stelsel moet Vanboeijen zelf haar integrale bedrijfskosten dekken met de jaaromzet. Voor het zorgvastgoed moet daarvoor de huisvestingscomponent in de totale vergoeding geïntegreerd worden. Alle kosten en opbrengsten die op enige wijze gedurende de levensduur van het vastgoed (kunnen) ontstaan, zijn in balans gebracht. Een negatieve exploitatie (meer vastgoedkosten dan opbrengsten) wil Vanboeijen vermijden om geen vastgoedkosten ten laste van de zorgverlening te brengen. Een ‘neutrale’ exploitatie (vastgoedopbrengsten en -kosten) over de gehele levensduur is dus minimaal gewenst.

ProfessionaliserenVanboeijen zorgt altijd voor een permanent systeem van bijscholing waardoor mensen ‘bijblijven’, naast dat zij zelf verantwoordelijkheid dragen voor het eigen kennispeil. Toegerust zijnvoor hun taken houdt ook in dat medewerkers staat in zijn om een relatie met de cliënt aan te gaan en ‘een gevoel’ voor de cliënt weten te ontwikkelen. Dit betekent dat medewerkersweten wat een cliënt met zijn of haar gedrag uitdrukt en zijn in staat om op basis daarvan keuzes voor de cliënt te maken, zoals de cliënt dat bedoelt heeft. Bij professionele kwaliteit gaat het ook om hoe een medewerker persoonlijk in elkaar steekt, dat hij of zij verantwoordelijkheid neemt, zich niet van de wijs laat brengen, ook niet bij hobbels en tegenslagen.Medewerkers zijn zich bewust van hun grenzen en vragen om hulp waar nodig. Het kunnen samenwerken met verwanten, collega’s en andere disciplines is essentieel. Het blijven reflecteren op zichzelf en op collega’s wordt daarbij als een belangrijke voorwaarde voor professionalisering gezien.

Gevolgen WMODe gevolgen vanuit het regeerakkoord raken onze branche. We krijgen te maken met de afbouw en wijzigingen in de AWBZ. Dit vraagt inhoudelijk om een heroriëntatie van de doelgroep. Mensen met een relatief lichte hulpvraag, ZZP 1 en 2, zijn per 2013 over gegaan naar de WMO onder de gemeentes. In 2015 volgen nieuwe cliënten met ZZP 3 en waarschijnlijk in 2016 ZZP 4, De zorg voor mensen met een complexe hulpvraag (ZZP 4 – ZZP 8) blijft vanuit de AWBZ-gefinancierd. Hierdoor proberen mogelijk andere gehandicaptenorganisaties ook om cliënten met een complexere zorgvraag aan zich te binden. Kortom, er staat een hoop te gebeuren. Hierdoor neemt de vraag naar flexibele en vraaggerichte gehandicaptenzorg toe. Vanboeijen moet hierop inspelen en meegaan met deze ontwikkelingen. Dit betekent ook: positie innemen, zich onderscheiden op de markt en werken aan een positief en juist imago. Door het verminderen van de vervoerskosten zal Vanboeijen, gezien het grote aantal vervoersbewegingen van woonlocaties naar werken dagbestedinglocaties, werken dagbesteding vormgeven dichter bij de woonlocaties.

Vanboeijen jaarbericht 2013

Documents

Transcript of Vanboeijen jaarbericht 2013