Www.leadership-team.com Management, Führung & Kommunikation Dr. Markus Ramming 7.5.2013.
Valtio Expo 7.5.2013 Pertti Olamaa Muutosjohtaminen on mahdollisuus
-
Upload
tieturi-oy -
Category
Education
-
view
485 -
download
0
description
Transcript of Valtio Expo 7.5.2013 Pertti Olamaa Muutosjohtaminen on mahdollisuus
Muutosjohtaminen on
mahdollisuus
Pertti Olamaa, Tieturi Oy
1
”Aloitteentekijä kohtaa vastustusta kaikkien
niiden taholta, jotka hyötyisivät vanhan
instituution säilyttämisestä ja
välinpitämättömyyttä niiden taholta,
jotka hyötyisivät uudesta”
Macchiavelli (1469-1527)
• Vaikeampaa suunnitella
• Epäonnistumisherkempää
• Vaarallisempaa johtaa
- kuin toiminnallisen muutoksen toteuttaminen.
On muistettava, ettei ole olemassa mitään: 2
Muutosvisio ja siihen sitoutuminen 3
• Muutoksessa tarvitaan
kiehtova kuva
tulevaisuudesta
• Näkyvä
• Ymmärrettävä
• Konkreettinen
• Saavutettavissa oleva
• Innostava
”Vision tulee motivoida
ryhmää ja sinua ja antaa sinulle
lisää energiaa ja ymmärrystä
muutoksen tekemiseen”
Visio jalkautuu
muutoshankkeina
ja -projekteina
Toiminnan kehittäminen
Visio ja strategia
Tietojärjestelmien kehittämishanke
Toiminnan kehittämishanke
Tiedon hallinnan kehittämishanke
Hankesalkun hallinta
Arkkitehtuurin hallinta
Hankehallinta
Toiminnan ja talouden suunnittelu
4
Kokonaisarkkitehtuuri on
kokonaisvaltaista toiminnan kehittämistä,
joka johtaa muutoksiin.
Projektijohtaminen, projektikulttuuri sekä
kyky muutoksen johtamiseen ja
läpivientiin kulkevat yhdessä.
5
6
Mitä ketterä strategia vaatii?
• Strateginen herkkyys (heikkojen signaalien tulkinta)
• Johdon kollektiivinen sitoutuminen (yksimielisyys visiosta)
• Resurssien liikkuvuus (kyky nopeisiin
uudelleenallokointeihin) Yves Doz, Mikko Kosonen: Nopea strategia, 2008
Strateginen ketteryys vaatii huipputason
projektikulttuuria ja hankehallinnan
tasoa!
Projektikulttuuri, mitä se on käytännössä?
7
Organisaatio toteuttaa oikeita hankkeita ja projekteja – ja vain niitä
• Selkeät perusteet, tavoitteet ja kytkennät visioon ja strategiaan
• Huolellinen valmistelu, perusteltu priorisointi sovituilla kriteereillä
Organisaatio tekee hankkeita ja projekteja oikein
• Toimivat, koko organisaatiossa yhdenmukaiset ja vakioidut projektityön menetelmät, jotka tiedetään, osataan ja joita käytetään
Käytössä on vakioitu, hyväksytty ja laadukas ohjausmalli
• Tehokas tavoitteisiin ohjaus
• Proaktiivinen ja positiivinen asenne
• Jatkuva halu kehittämiseen ja kehittymiseen
Kuka johtaa muutosta (muutoshankkeen organisaatiossa)?
Hankkeen vetäjä
Toimittajan/asiakkaan
projektipäälliköt
Toimittajan/asiakkaan
projektiryhmät
Hankkeen johtoryhmä
Proj.
1
Proj.
2
Proj.
3
Niin suuri, että riittävä edustus!
Niin pieni kuin mahdollista!
Tehokas!
Läsnä!
Jäseninä ne,
joilla suurin intressi
hankkeen onnistumiseen.
Jokaisella jäsenellä oma
rooli ja vastuu!
Projektien
ohjausryhmät Projektien
ohjausryhmät Projektien
ohjausryhmät
Ohjaus painottuu
osaamiseen ja tukeen,
ei liiketoimintaan!
Salkunhallintaryhmä
Hankkeen ohjausryhmä
Hankkeen omistava
johtoryhmä
Hallinnoi
muutoshankkeen
sisältävää
salkkua.
Hankkeen organisaatio
Hankkeen
ohjausryhmä
Hankkeen omistaja
8
Ohjausryhmän rooli muutoksen johdossa 9
• Muutoshankkeen yhteydessä tarvitaan toimenpiteitä muutoksen
tukemiseksi ja muutosvastarinnan käsittelemiseksi ja
hyödyntämiseksi
• Ohjausryhmän ja sen jäsenten keskeisiä tehtäviä ovat :
• Muutosvalmiuden rakentaminen omassa intressiryhmässä ja
• Muutosjohtajana toimiminen tarvittaessa
• Hankkeen vetäjän roolina muutoksen johtamisessa on mm.:
• Muutosviestinnän toteuttaminen sovitun suunnitelman ja tehtyjen
päätösten mukaisesti
• Vastuu tiedon tuottamisesta ja sen oikeellisuudesta
• Omalta osaltaan muutosagenttina toimiminen
Muutosjohtamisen sudenkuopat
liittyvät usein viestintään
10
• Kerrotaan vasta sitten, kun tiedetään
varmasti tarpeeksi myös yksityiskohdista
• Ei harkita riittävästi viestintätapaa ja
sanoman muotoilua - lähetetään muistio
• Kerrotaan vain niille, joita muutos
suoraan koskee
• Luotetaan pelkästään passiivisiin
kanaviin – esim. Intranet, sähköposti
• ’Kertasivelyllä kuntoon’? – Muutoksen
hyötyjä ei toisteta eri kanavia
hyödyntämällä
• Ei varmisteta viestin perillemenoa -
oletetaan, että ihmiset lukevat annetun
materiaalin
“A FAILED PROJECT IS OFTEN A BADLY COMMUNICATED ONE!”
Kunpa se olisikin näin helppoa... 11
…mutta ei se ole. Jo muinaiset suomalaiset
osoittivat muutosvastarintaa...
12
• ”Minkä nuorena oppii, sen vanhana
taitaa.”
• ”Ei vanha koira opi uusia temppuja.”
• ”Vanha keino on parempi kuin
pussillinen uusia.”
• ”Vanhassa vara parempi.”
• ”Parempi katsoa kuin katua”.
Muutosvastarinnan olemus
• Todellinen ilmiö, ”viisas ystävä”
• Luonnollinen suojamekanismi
• Hyvä ilmiö muutoksen alussa mutta
myöhemmin aiheuttaa karilleajon vaaran
• Opas muutosta ohjattaessa
• Ilmenee mm. huhuina, väärän tiedon
levittämisenä, haittojen suurenteluna,
pelkoina, passiivisuutena, toivottomuutena
• Saattaa aiheuttaa stressiä ja uupumusta
Oikea tapa suhtautua
muutosvastarintaan
on uteliaisuus!
13
Suhtautuminen muutosvastarintaan 14
• Lupa vastustamiseen, kun on aihetta
• ’Murtaminen’ hankaloittaa kehitystyötä
• Ei poistu käskien ja moittien
• Vaikeneminen EI ole myöntymisen merkki
• Mykkää vastustusta ei saada käsitellyksi
• Osallistava tapa vs. määräävä tapa
Muutosvastarinnan voittaminen
Mahdolliset muutosvastarinnan
lähteet:
• Keskijohto
• Projektitiimin jäsenet
• Asiakkaan/käyttäjän edustajat
• …kuka tahansa
Muutosvastarinnan voittaminen:
• Luo kommunikoimalla yhteinen
käsitys muutoshankkeen
tavoitteista ja liiketoiminnallisista
päämääristä
• Pidä kaikki lupaukset
• Ylläpidä vilpitöntä, positiivista
ilmapiiriä, keskity ratkaisuihin –
älä ongelmiin
• Varmista johdon tai sponsorin
tuki projektille
Prosessit ja organisaatiot
eivät muutu, vaan ihmiset
–yksi kerrallaan!
15
Mitä muutoksen onnistumisen edellyttää? 16
Päätöksen-
tekijöiden
sitoutuminen
muutoksen
läpivientiin
Organisaation
kulttuurin
vahvuus ja
muutosvalmius
Organisaatiokulttuuri • Omaksutut mallit ja tavat • Suhtautuminen uuteen • Muutosvalmius • Tapa ratkaista ongelmia
Muutosvastarinta
• Luonnollista konservatismia • Tasapainottava tekijä • Henkilökohtaista, mutta
selitetään yleisillä syillä
Johdon sitoutuminen • Halu sitoutua, varmuus • Panostus, määrätietoisuus • Käyttäytyminen
Muutos-
hanke
Muutos-
johtaminen
Muutosjohtaminen neutraloi
ja hyödyntää
muutosvastarintaa
Miten lisätään muutosvalmiutta? 17
• Muutoshanke perustuu sovittuun ohjausmalliin, jolla
muutosta hallitaan proaktiivisesti
• Ennen hanketta tehdään arvio tulevasta
osaamistarpeesta
• Hankkeen alussa suunnitellaan miten osaamista
kehitetään
• Oikeat ja parhaat henkilöt sitoutetaan muutoksen
läpivientiin
• Oman henkilöstön ja ulkopuolisten asiantuntijoiden roolit
ja vastuut ovat selvillä jo ennakolta!
Onnistuneen muutoshankkeen piirteitä 18
• Ylin johto on sitoutunut ja ohjaa tiiviisti prosessia
• Hankkeen osalliset osaavat muutoksen johtamisen ja
osallistavat työtavat
• Sidosryhmien edustajat ovat mukana alusta lähtien
• Muutoksen johtaminen on hankkeen painopiste
• Sekä liiketoiminnalliset että psykologis-sosiaaliset tekijät
huomioidaan
• Muutokset viedään läpi viivyttelemättä ja hyvin
informoiden
• Viestintä on säännöllistä ja tehokasta
Joka astuu pehmeästi, kulkee kauas.
Kiinalainen sanalasku
Miten työ muutoshankkeessa jakaantuu? 19
uuden toimintamallin suunnittelu (1%)
malliin liittyvä viestintä
ja kouluttaminen (9%)
muutoksen
toteuttaminen
käytännön työssä
ohjauksen ja
seurannan avulla
(90%)
Ihmisten osaaminen ja motivaatio ratkaisevaa
muutoksen onnistumisessa, ei prosessi!
Ihmisten auttaminen muuttumaan vaatii toimenpiteitä
kaikilta organisaatiotasoilta!
Helsinki, Tampere, Tukholma, Göteborg
Pertti Olamaa
Tieturi – valmentaa paremmaksi!
Kiitos ajastanne!
20