Projektu īstenošanas un pārskatu sagatavošanas

prasības

Igaunijas – Latvijas pārrobežu sadarbības programmas ietvaros

Valsts reģionālās attīstības aģentūraMāris Kromāns

28.02.2013.

1. līmeņa kontroles mērķis

1. līmeņa kontroles mērķis ir pārliecināties, ka ES piešķirtie finanšu līdzekļi Programmas ietvaros tiek izmantoti efektīvi:

•Projekta gala rezultātu pārbaude

•Projekta izdevumu atbilstības pārbaude saskaņā ar Programmas prasībām, ES un LR normatīvajiem aktiem

2

1. līmeņa kontroles veidi

• Projekta partnera progresa pārskata kontrole - tiek veikta 100% apmērā par visām pārskatā iekļautajām pārskata perioda ietvaros veiktām projekta aktivitātēm un budžeta izlietojumu (izņemot «flat rate»)

• Kontrole projekta īstenošanas vietā - tiek veikta katram Projekta partnerim vismaz vienu reizi projekta ieviešanas laikā

3

Reglamentējošie normatīvieakti un dokumenti (1)

• ES un LR normatīvie akti

• Igaunijas - Latvijas pārrobežu sadarbības Programmas rokasgrāmata

• Vadlīnijas projektu pieteicējiem pareizai finanšu pārvaldībai projektu īstenošanā

• Finansējuma līgums (t.sk. Partnerības līgums ar pielikumiem)

4

Vienmēr jāpiemēro stingrāknoteiktās normas

Reglamentējošie normatīvieakti un dokumenti (2)

• Eiropas Savienības struktūrfondu 3.mērķa “Eiropas teritoriālā sadarbība” programmu vadības likums

• MK noteikumi Nr.89 ”Kārtība, kādā nosaka Eiropas Savienības struktūrfondu 3.mērķa "Eiropas teritoriālā sadarbība" programmu Latvijas partneru projektu attiecināmās un neattiecināmās izmaksas un tiek nodrošināta pirmā līmeņa finanšu kontrole” (pieņemti 27.01.2009., ar grozījumiem 27.07.2010., 17.05.2011.)

5

Iesniedzamie dokumenti1. līmeņa kontroles institūcijai:10 darba dienu laikā pēc pārskata perioda beigām iesniedz:•Projekta partnera progresa pārskatu•Izdruku no grāmatvedības sistēmas (vai citu līdzvērtīgu dokumentu), kas apliecina, ka projekta izdevumi ir nošķirti no iestādes kopējiem izdevumiem•Partnera apliecinājumu (pieejams VRAA mājas lapā)•Iepirkuma dokumentu kopijas•Maksājumus un darījumus apliecinošo dokumentu kopijas•Projekta gala rezultātus/starprezultātus apliecinošos dokumentus

6

Izdevumus pamatojošos dokumentus jākārto sadalījumā pa budžeta līnijām

7

Izdevumu veidi

• Personāla izmaksas• Administratīvās izmaksas• Ārpakalpojumi• Ceļojumi un pasākumi• Investīcijas• Citas attiecināmās izmaksas• Projektu sagatavošanas izmaksas

8

Visiem izdevumiem ir jābūt veiktiem saskaņā ar apstiprināto projekta Pieteikuma formu (Application Form)

Personāla izmaksas (1)

Ietilpst VP/PP darbinieku izmaksas, kuri strādā pamatojoties uz noslēgto:

• Darba līgumu

Personāls var veikt šādas funkcijas:

• Projekta vadība

• Projekta īstenošana

9

Personāla izmaksas (2)

Īstenojot projektus Eiropas Teritoriālās sadarbības programmu ietvaros, irjāievēro Valsts un pašvaldību institūciju amatpersonu un darbinieku atlīdzības likumā noteiktie atlīdzības sliekšņi, ja konkrētajā gadījumā piemērojams

• Atlīdzības likums: http://www.likumi.lv/doc.php?id=202273

• Ministru kabineta noteikumi Nr.1651: http://www.likumi.lv/doc.php?id=203051

• Ministru kabineta noteikumi Nr.500: http://www.likumi.lv/doc.php?id=211519

10

Personāla izmaksas (3)

Darbinieks nodarbināts

vairākos projektos

11

12

Personāla izmaksas (4) Attiecināmās izmaksas:

Piemaksas, t.sk. par virsstundu darbu, prēmijas, dāvanas, kompensācijas u.c. izmaksas tiek uzskatītas par neattiecināmām!

Personāla izmaksas (5)

Nepilna darba laika projektā nodarbinātajam personālam:

• Jāizvairās no dažādu stundas likmju piemērošanas viena darba līguma ietvaros

• Darba līgumā vai amata aprakstā jābūt skaidri nodalītiem darba pienākumiem pamatdarbā un uz projektu

• Uz projektu nedrīkst attiecināt pamatdarba izmaksas

13

Personāla izmaksas (6)

• Šajā budžeta līnijā nav attiecināmas uzņēmuma līgumu izmaksas

• Darba algai jābūt samērojamai ar speciālista atalgojumu iestādē un darba tirgū

• Darba laika uzskaites lapā (Time sheet) detalizēti jānorāda projekta ietvaros nostrādātās stundas un paveiktās aktivitātes

• Projekta ietvaros nostrādātajām stundām jābūt samērojamām ar projekta aktivitātēm attiecīgajā periodā

14

Personāla izmaksas (7) 1. līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti:

• Darba līgumi, papildvienošanās (t.sk. amata apraksti par darbu projektā)

• Vadības rīkojumi, lēmumi vai koplīgumi, kas ietver informāciju par projektā iesaistītajām personām

• Darba laika uzskaites lapas:– par darbu projektā (Time sheet) – katru dienu

aprakstot paveikto projekta ietvaros– par darbu iestādē (tikai nepilna laika projektā

nodarbinātajiem)

• Darbinieku personīgo kontu izdrukas par kopējo LP/PP organizācijā saņemto pakalpojumu (algas kartiņas)

• Samaksu apliecinošie dokumenti (bankas kontu izdrukas vai bankas apstiprināti maksājumu uzdevumi par faktiski veiktajiem maksājumiem u.c.) 15

Administratīvās izmaksas (1)

Administratīvām izmaksām ir jābūt tieši saistītām ar projekta ieviešanu un jāatbilst šādiem nosacījumiem:

• Jābūt nepieciešamām projekta ieviešanā un samērojamām ar projekta aktivitātēm (nedrīkst iepirkt krājumus)

• Jābūt pamatotām ar izrakstītiem rēķiniem vai citiem atbilstošiem grāmatvedības dokumentiem

16

Administratīvās izmaksas (2)

Administratīvās izmaksas iedalās:

• Tiešās (piem., kopēšanas, pasta izdevumi, kancelejas izdevumi u.c.)

• Netiešās (VP/PP ikmēneša maksājumu daļa par komunālajiem pakalpojumiem, informācijas tehnoloģiju pakalpojumiem u.c.)

17

Administratīvās izmaksas (3)

Netiešajām administratīvajām izmaksām:

• Jābūt aprēķinātām proporcionāli, saskaņā ar skaidru un pamatotu netiešo izmaksu aprēķina metodi

• Par aprēķina bāzi tiek rekomendēts izmantot projektā iesaistītā personāla skaitu un/vai darba laiku, un/vai projektam izmantoto biroja telpu platību

• Aprēķiniem jābūt pamatotiem ar attaisnojuma dokumentiem

18

Administratīvās izmaksas (4) 1. līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti:

• samaksu apliecinošie dokumenti (bankas kontu izdrukas vai bankas apstiprināti maksājumu uzdevumi par faktiski veiktajiem maksājumiem, čeki u.c.)

• rēķini

• noslēgtie līgumi, t.sk. patapinājuma līgumi

• rīkojumi par resursu patēriņa limitiem (mēneša telefona sarunas)

• projekta netiešo administratīvo izmaksu aprēķināšanas metodika

19

Administratīvās izmaksas (5) Izmaksu vienkāršošana:

• Projektiem, kuri ir apstiprināti sākot ar 2011. gada decembri pēc izvēles atskaitēs ir iespējams lietot administratīvo izmaksu nemainīgo likmi «flat rate»(12% no personāla izmaksām).

• Pielietojot «flat rate», izmaksu pamatojošo dokumentu iesniegšana vairs nav nepieciešama

20

Ārpakalpojumi (1)

Ārpakalpojumu izmaksām ir jābūt veiktām saskaņā ar apstiprināto Projekta pieteikuma formu

Izmaksu veidi:• Pētījumi, ekspertu pakalpojumi

• Lektoru pakalpojumi

• Tulkošanas pakalpojumi

• IT pakalpojumi projekta mājaslapu veidošanai

21

Ārpakalpojumi (2)

Nav atļauts slēgt līgumus ar:

• projektu partneriem• savas iestādes struktūrvienībām un

darbiniekiem, kas jau ir nodarbināti projektā uz darba līguma pamata

22

Ārpakalpojumi (3)

• Ja ir plānots slēgt pakalpojuma līgumu ar fizisku personu un līguma summa pārsniedz 3000 EUR, projekta progresa pārskatam jāpievieno:– aizpildīta Programmas forma Eksperta

izvēles pamatojums, kurā pamato eksperta izvēli

– Eksperta CV

23

Ārpakalpojumi (4) 1.līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti:•Samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki u.c.)

•Darījumu apliecinošie dokumenti (rēķini, pieņemšanas- nodošanas akti u.c.)

•Starpposmu/ gala rezultātus apliecinošie dokumenti

•Uzņēmuma (pakalpojuma) līgumi

•Līgumcenas izmaksu kalkulācija (tāmes)

•Iepirkuma dokumenti

•Dokumenti, kas apliecina publicitātes prasību ievērošanu (fotogrāfijas)

24

Ceļa un uzturēšanās izdevumi (1)

Uz projekta izdevumiem var attiecināt šādus izdevumus:

• Dienas naudu• Transporta izdevumus• Ceļojuma apdrošināšanu• Naktsmītņu izdevumus

Ceļa un uzturēšanās izdevumus sedz tām personām, kuras ir tieši nodarbinātas projekta ietvaros vai kuras ir tieši saistītas ar projekta aktivitātēm!

Ceļa un uzturēšanās izdevumi ir attiecināmi uz projektu, ievērojot 12.10.2010. MK noteikumu Nr.969 prasības!

25

Ceļa un uzturēšanās izdevumi (2)

Nav attiecināmas šādas izmaksas:

•Izmaksas, kas pārsniedz LR normatīvajos aktos noteiktās robežas

•Ceļojumi biznesa klasē, ja vien nav skaidri pierādījumi, ka tas ir visekonomiskākais attiecīgā ceļojuma veids

•Taksometru, privātā vai iestādes transporta izmaksas, ja ir pieejams sabiedriskais transports

•Projekta darbinieku ikdienas transporta izmaksas, pārvietojoties no mājām uz biroju un atpakaļ

26

Ceļa un uzturēšanās izdevumi (3)

• Komisijas maksa par naudas pārvedumiem Latvijas Republikā

• Procentu maksājumi, valūtas konvertācijas izmaksas, u.c finanšu izmaksas

27

Izdevumi uz projektu jāattiecina tajā valūtā, kādā iestādei izdevumi radušies!

Ceļa un uzturēšanās izdevumi (4)

1.līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti:

•Rīkojums par darbinieka nosūtīšanu komandējumā•Sākotnējais izdevumu aprēķins, avansa norēķins•Samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki, biļetes u.c)•Rēķini•Ceļazīme, maršruta lapas•Darbinieka komandējuma atskaite (t.sk. Pasākuma programma)•Pamatojums par taksometra, privātā vai iestādes transporta izmantošanu

28

Ceļa un uzturēšanās izdevumi (5)

1.līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti:

Ja projekta ietvaros projekta partnera transporta līdzeklis tiek nodots darbiniekam, progresa pārskatam jāpievieno:

•Rīkojums par iestādei piederoša transportlīdzekļa nodošanu konkrētajam darbiniekam •Maršruta lapas

Ja projektā tiek izmantots personīgais transporta līdzeklis, progresa pārskatam jāpievieno:

•Patapinājuma līgums/ nomas līgums•Maršruta lapas

29

Sanāksmes un pasākumi (1)

Uz projekta izdevumiem ir attiecināmi šādi izdevumi, kas saistās ar sanāksmju tehnisko organizēšanu:

• Telpu un aprīkojuma noma• Tulkošanas izdevumi• Drukāšanas izdevumi• Ēdināšanas izdevumi• Pasākumu publicitātes izdevumi

30

Izklaides izmaksas pasākumos ir neattiecināmās izmaksas! Ēdināšanas pauzēm jābūt norādītām pasākumu dienas kārtībā!

Sanāksmes un pasākumi (2) 1.līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti:•Samaksu apliecinošie dokumenti (čeki, maksājumu uzdevumi, bankas kontu izdrukas u.c.)

•Preču pavadzīmes un rēķini

•Uzņēmuma (pakalpojumu) līgumi, kas saistīti ar sanāksmju vai pasākumu organizēšanu un tehnisko nodrošinājumu

•Sanāksmju vai pasākumu programmas un protokoli

•Dalībnieku reģistrācijas lapas ar parakstiem

•Pieņemšanas – nodošanas akti par līgumu saistību izpildi

31

Investīcijas (1) Investīcijām jābūt iegādātām saskaņā ar apstiprināto Projekta pieteikuma formu

Izmaksu veidi:

•Preču iegāde•Būvdarbi

Aprīkojums (piemēram, datori, printeri) ir jāiegādājas projekta sākuma posmā

Investīciju lietošanas mērķis nevar tikt mainīts projekta laikā, kā arī 5 gadus pēc projekta pabeigšanas!

32

Investīcijas (2)

• Būvdarbi jāveic atbilstoši apstiprinātajam Projekta pieteikumam un ATS iesniegtajai būvdarbu tāmei

• Projekta pieteikums = = publiskā iepirkuma tehniskā specifikācija

= = noslēgto būvdarbu līguma tāmes = = darbu nodošanas–pieņemšanas akti

33

Investīcijas (3)

• !!! Tāmes un tehniskā projekta izmaiņām jābūt saskaņotām ar ATS pirms darbu veikšanas

• !!! Darbu nodošanas – pieņemšanas aktiem jāsakrīt ar faktiski objektā veiktajiem darbiem (apjomiem, daudzumiem, izmantotajiem materiāliem), pretējā gadījumā tiks veiktas finanšu korekcijas un samazinātas projekta attiecināmās izmaksas

34

Investīcijas (4) 1.līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti:•Samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki u.c.)•Darījumu apliecinošie dokumenti (rēķini, pieņemšanas- nodošanas akti u.c.)•Starpposmu/ gala rezultātus apliecinošie dokumenti•Līgumu kopijas•Līgumcenas izmaksu kalkulācija (tāmes)•Būvprojekti, būvatļaujas•Iepirkuma dokumenti•Akti par būves pieņemšanu ekspluatācijā•Dokumenti, kas apliecina publicitātes prasību ievērošanu (foto)

35

Citas izmaksas (1)

Izmaksu veidi:

• Ieguldījumi natūrā– zemes, nekustamā īpašuma, aprīkojuma vai

izejmateriālu nodrošināšana;– profesionāla darba vai pētījuma rezultātu

nodrošināšana;– neapmaksāts brīvprātīgo darbs.

• Izmaksas, ko nevar iekļaut citās budžeta līnijās un kas ir tieši saistītas ar projekta aktivitātēm

• Pamatlīdzekļu nolietojums

36

Citas izmaksas (2)

Ieguldījumi natūrā:•Ieguldījumi natūrā ir jāveic atbilstoši apstiprinātajai Projekta pieteikuma formai

•Aprēķinot brīvprātīgā darba izmaksas par pamatu jāņem LR normatīvajos aktos noteiktā minimālā stundas tarifa likme

•Ar brīvprātīgā darba veicēju ir jānoslēdz līgums/vienošanās

•Jāpilda darba laika uzskaites lapa

•Darbinieks, kas strādā projektā pamatojoties uz darba līgumu, nevar veikt līdzīgu darbu bez atlīdzības kā brīvprātīgais darbinieks projekta ietvaros

•Ieguldījumi natūrā nedrīkst pārsniegt projekta partnera ieguldījuma summu

37

Citas izmaksas (3) 1.līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti:

•Samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki u.c.)

•Darījumu apliecinošie dokumenti (rēķini, pieņemšanas- nodošanas akti u.c.)

•Starpposmu/ gala rezultātus apliecinošie dokumenti

•Uzņēmuma (pakalpojuma) līgumu kopijas

•Iepirkuma dokumenti

•Dokumenti, kas apliecina publicitātes prasību ievērošanu (foto)

38

Projekta sagatavošanas izmaksas (1)

•Projekta sagatavošanās izmaksām ir jābūt saskaņā ar apstiprināto Projekta pieteikuma formu

•Par projekta sagatavošanās izmaksām jāatskaitās kopā ar 1.projekta progresa pārskatu

39

Dalītās izmaksas (1)

• Projekta dalītajām izmaksām (cost sharing) ir jābūt veiktām saskaņā ar apstiprināto Projekta pieteikuma formu un Dalīto izmaksu līgumu

• Par dalītajām izmaksām atbildīgais partneris:

– veic iepirkumu atbilstoši savas valsts iepirkumu regulējošajiem normatīvajiem aktiem

– veic maksājumu piegādātājam/pakalpojumu sniedzējam

– izraksta rēķinus maksājošiem partneriem, kurus tie apmaksā

40

Dalītās izmaksas (2)

• Gan atbildīgais partneris, gan maksājošie partneri maksājumus veic un atskaitē iekļauj vienā atskaites periodā

• !!! Par dalītajām izmaksām atbildīgais partneris savā projekta progresa pārskatā iekļauj tikai savu daļu atbilstoši Dalīto izmaksu līgumam

• Projekta Partneriem tiek izsniegts atzinums pēc tam, kad tiek pārbaudīta izmaksu ieviešanas partnera dalīto izmaksu atbilstība Programmas prasībām un nacionālajai likumdošanai

41

Publiskais iepirkums (1)

• Iepirkums jāveic saskaņā ar Publisko iepirkumu likumu, likumu Par iepirkumu sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju vajadzībām vai 05.02.2008. MK noteikumiem Nr.65

• Arī zem publisko iepirkumu regulējošos LR normatīvajos aktos noteiktā sliekšņa jāievēro ekonomiskuma princips un jāveic tirgus izpēte

• Iesniedzamie dokumenti:– Iepirkumu komisijas lēmumi, protokoli– Konkursa nolikums, tehniskā

specifikācija– Publikācijas IUB un VP/PP mājas lapā– Pretendentu piedāvājumi, sarakste

42

Publiskais iepirkums (2) Biežāk pieļautās kļūdas:•Sadalīts iepirkuma priekšmets, lai izvairītos no iepirkuma procedūras piemērošanas

•Noteiktas nepamatoti augstas/ierobežojošas prasības pretendentiem

•Nepamatoti noraidīti pretendenti

•Uzvarējušais pretendents vai tā piedāvājums neatbilst izvirzītajām prasībām

•Nav ievietots paziņojums par plānoto līgumu pasūtītāja mājas lapā (nav saglabāti dokumentāli pierādījumi)

•Netiek laicīgi publicēti iepirkuma procedūras rezultāti

•Noslēgtais līgums neatbilst konkursa nolikumam/tehniskajai specifikācijai

•Veikti būtiski līguma grozījumi

43

Neattiecināmās izmaksas (1)

• Izklaides izmaksas (tajā skaitā telpu dekorēšana, piemēram, ziedi)

• Izmaksas, ja nav ievērotas publicitātes prasības

• PVN, ja tas ir atgūstams LR normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā

• Aprīkojuma/ iekārtu kārtējie un kapitālie remonti

• Izmaksas, kas saistītas ar preču iegādi uz nomaksu

• Operatīvais vai finanšu līzings• Izmaksas, kas saistītas ar sponsorēšanu• Maksājumi politiskām vai reliģiskām

aktivitātēm, biedru nauda• Komisijas nauda par naudas pārvedumiem LR

44

Neattiecināmās izmaksas (2)

• Procentu maksājumi, valūtas konvertācijas izmaksas un citas izmaksas, izņemot maksājums par atsevišķa konta atvēršanu un uzturēšanu projektā mērķiem

• Zaudējumu kompensācijas

• Līgumsodi, tiesu izmaksas

• Neparedzēti maksājumi

• To pakalpojumu un piegāžu izmaksas, kas sniegtas starp struktūrvienībām tā paša projekta partnera organizācijā

• Pakalpojumu un piegāžu izmaksas, kas sniegti, pamatojoties uz apakšlīgumiem starp projekta partneriem un saistītām personām atbilstoši LR nodokļu un nodevu reglamentējošiem normatīvajiem aktiem

45

Paldies par uzmanību!

Kontaktinformācija:Aija RomanovskaTālr.Nr.67350639

aija.romanovska@vraa.gov.lv

Māris KromānsTālr.67350641

maris.kromans@vraa.fov.lv

46

Jūsu jautājumi?