Debreceni Egyetem Informatikai Kar

Az integrlt vllalatirnytsi informcis rendszerek szerepe a vllalatirnyts

hatkonysgnak nvelsben

Dr. Krpti Tibor egyetemi adjunktus

Srkny Zsolt gazdasginformatikus (BSc)

Debrecen, 2009

2

Tartalomjegyzk

Bevezets............................................................................................................... 4

1 Vllalatirnytsi informcis rendszerekrl ltalban............................... 6 1.1 Vllalatirnytsi informcis rendszerek fogalma ............................................ 6 1.2 Vllalatirnytsi informcis rendszerek kialakulsa........................................ 7 1.3 Vllalatirnytsi rendszerek bevezetsnek elnyei.......................................... 8 1.4 Vllalatirnytsi rendszerek bevezetsnek htrnyai....................................... 9

2 Mire pl egy vllalatirnytsi informcis rendszer.............................. 11 2.1 Tranzakci feldolgoz rendszer (TPS) ............................................................. 11 2.1.1 Informcitrols s feldolgozs........................................................... 12 2.1.2 Adatbzisok karbantartsa .................................................................... 13 2.1.3 Jelentsek, lekrdezsek........................................................................ 13 2.2 Vezeti informcis rendszer (MIS)................................................................. 14 2.2.1 Jelentsek .............................................................................................. 14

2.2.2 MIS tovbbi tulajdonsgai .................................................................... 15 2.3 Vevkapcsolat menedzsment (CRM) ............................................................... 15 2.3.1 Operatv CRM....................................................................................... 16 2.3.2 Analitikus CRM .................................................................................... 16 2.4 Beszllti kapcsolatkezel rendszer (SRM) .................................................... 17 2.5 Elltsi-lnc kezel rendszer (SCM) ................................................................ 17 2.6 Vllalati teljestmnymenedzsment rendszer (EPM)........................................ 18

3 ERP rendszerek megoldsai a vllalati folyamatok segtsre................. 20 3.1 Vevk................................................................................................................ 20 3.1.1 Vevi informcik ................................................................................ 21

3.1.2 Ajnlatttel s megrendelsi szerzds................................................. 22 3.1.3 Megrendelsi informcik ms modulokban ........................................ 23 3.2 Beszerzs........................................................................................................... 24

3

3.2.1 Szllti trzsadatok.............................................................................. 25 3.2.2 Beszerzsi ajnlat .................................................................................. 26 3.2.3 Beszerzs tovbbi hasznos funkcii...................................................... 27 3.2.4 Beszerzsi megrendelsi szerzds....................................................... 28 3.3 ru s raktrkezels .......................................................................................... 29 3.3.1 ruberkeztets..................................................................................... 29 3.3.2 Raktrkezels ........................................................................................ 31 3.3.3 Leltrazs .............................................................................................. 32

3.4 Pnzgyi modulok ............................................................................................ 33 3.4.1 Vevk szmli....................................................................................... 34

3.4.2 Szlltk szmli ................................................................................... 36 3.4.3 Fknyv ................................................................................................ 37

3.4.4 Kapcsolat a bankkal .............................................................................. 39 3.4.5 Trgyi eszkzk .................................................................................... 40 3.5 Humn erforrs ............................................................................................... 43 3.5.1 HR a vllalatrt ..................................................................................... 44 3.5.2 Jelenlt................................................................................................... 45 3.5.3 Brezs, szabadsg................................................................................ 45

sszefoglals....................................................................................................... 47

Irodalomjegyzk.................................................................................................. 50

4

Bevezets A vllalatok mr a szmtgpek megjelense ta hasznlnak elektronikus eszkzket valamilyen szinten a mkdsk segtshez. A szmtgpek fejldse a vllalati informcis s kommunikcis folyamatok javulst is elsegtette. gy aki idejben felismerte ezeknek az eszkzknek a hatkonysgt, s hajland volt megbzni bennk, valamint ldozni a fejlds rdekben, az rvid idn bell gazdasgi versenyelnyre tehetett szert. Termszetesen ez is, mint minden technika jts, kezdetben csak a nagyvllalatok szmra volt elrhet, akik rendelkeztek elg megtakartssal, szabad tkellomnnyal, vagy a kutatsra s fejlesztsre elklntett pnzeszkzeikbl kpesek voltak ldozni fejldsre. A mai ERP rendszerek (Enterprise Resource Planning) ttrinek tekinthetjk ezeket a vllalatokat, de persze a kezdet szmukra sem volt knny, st a fejlesztsek feladatai is rjuk hrultak. Gyakran nagy kockzatot kellett vllalniuk, egy esetleges tszervezs miatt, amely magban hordozta tszervezett tevkenysg sszeomlsnak veszlyt.

Ezeknl a vllalatoknl jelentek meg teht elszr az zleti letben a szmtgpek, amelyeket eleinte csak egyszerbb szmtsi feladatok elvgzsre alkalmaztak. Ksbb azonban az informatikai eszkzk s eljrsok fejldsvel jabb s jabb ignyek nyertek elektronikus tmogatottsgot. Kialakultak vllalati adatbzisok, amelyekben adatokat tudtak trolni s egyre ritkbban szorultak a papr alap informciszerzsre. gy a vllalat egyes terletei kln-kln fejlesztettk ki a szmukra hasznos informcis rendszereket. Ezt az idszakot nevezzk a szigetrendszerek idszaknak, amikor is minden vllalati modul sajt informatikai tmogatottsggal rendelkezett a gyors adatfeldolgozs rdekben. Kln volt a logisztiknak, kln a pnzgyi moduloknak s minden ms folyamatnak egy-egy informcis rendszere, amelyek egynileg nagy utat jrtak be, s messzire jutottak el a fejlesztskben. Azonban a bels szmtgpes hlzatok s az Internet rohamos fejldsvel szinte megkerlhetetlenn vlt ezeknek a rendszereknek az sszefogsa s az egysges fellet al szervezse, akr a vllalatok bels informci ramlsainak tern, akr klsk tern. Ekkor jelentek meg a mai vllalatirnytsi rendszerek, amelyek kzs adatbzisokbl dolgoznak, s amelyekben az egyes folyamatok, illetve modulok jelentsen tmogatjk az sszes tbbi mkdst. gy alakult ki mra egy olyan zleti trsadalom, amelyben a piaci rszeseds dnt mrtkben fgg a vllalatok mgtt ll informatikai tmogatottsgtl.

5

A tma ehhez a versenyhelyzethez val alkalmazkods miatt kerlt feldolgozsra. Els lpsknt tisztzok nhny alapvet fogalmat, amely az informcis rendszerek tevkenysgnek megrtshez nlklzhetetlen, majd egy rvid trtneti ttekints kerl bemutatsra. Ezutn nhny pontban vzolom a mai vllalatirnytsi rendszerek mkdtetsnek elnyeit s htrnyait, valamint bepillantst nyernk azon rendszerek mkdsbe is, amelyeket egy mai ERP rendszer tfog. Vgl feldolgozsra kerl a f tma, amely az ilyen rendszerek ltal tfogott modulok funkciit mutatja be. Kzben sszehasonltsra kerlnek, a korai rendszerekkel szemben azok az elnyk, amelyek a egysgessgbl addnak. Mivel szmos olyan tevkenysg ltezik egy vllalat letben, amely csak kisebb terleteket rint, vagy csupn egy vllalat specifikumnak tekinthet, ezrt a dolgozat csak azokat a fbb terleteket clozza meg, amelyek minden gazdlkod szervezet letben jelen vannak. Ezen fbb terletnek tekintem a vsrlkkal val kapcsolattartst, a termk vagy szolgltats ellltshoz szksges beszerzsi tevkenysgeket, a raktrozst, valamint az ezekhez kthet humn erforrs s pnzgyi tevkenysgeket. Mindezek a funkcik a dolgozatban is kln fejezeteket alkotnak, gy terletrl-terletre fogjuk ltni, hogy milyen elnykkel rendelkezik egy ERP rendszer a klnbz modulokban s, hogy milyen technikai htteret biztost a mkdtetskhz. Nhny folyamat bemutatshoz pedig szemlltet brk lesznek segtsgemre, amelyek nagyban tmaszkodnak az ltalam felhasznlt szakirodalomra. A dolgozatot egy rvid lezr rsszel fejezem be, amelyben sszefoglalom a lertakat s a tapasztalataimat, valamint sajt gondolataimmal vzolom a fejlds lehetsges irnyt.

6

1 Vllalatirnytsi informcis rendszerekrl ltalban

1.1 Vllalatirnytsi informcis rendszerek fogalma

Fontos elszr magnak az informcinak a fogalmval megismerkednnk. Informcinak minden olyan j ismeretet tartalmaz adatot tekinthetnk, amely szksges s rthet, s amelynek hatsra, az informci felhasznljnak bizonytalansga cskken.

Tovbb Chikn Attila megfogalmazsban informcis rendszernek neveznk minden olyan rendszert, amely figyeli egy vllalat krnyezetre vonatkoz adatokat, begyjti azokat, valamint ezzel egyidejleg kezeli a vllalaton bell zajl tevkenysgeket s a krnyezettel folytatott adatcsert is. Mindezeket rendszerezve, feldolgozott informci formjban, a felsbb vezets, illetve a dntshozk rendelkezsre bocstja.

Ebben a tekintetben hrom klnbz sszetevjt klnthetjk el az informcis rendszereknek:

Dntshoz, aki az informcis rendszer ltal szolgltatott, a vllalatot rint informcik segtsgvel, dntseket hoz a vllalati stratgia megvalstsnak rdekben (tevkenysgek tervezse, megvalstsa, ellenrzse).

Feldolgozott adatok, azaz a tnyleges informci, amelynek fontos tulajdonsga, hogy mr rendszerezetten tovbbtjk a dntshoznak, akik gy kzvetlenl felhasznlhatjk.

Technikai felszerels, amellyel sszekapcsolhatv vlnak a klnbz elklnlt alrendszerek, amelyek egyenknt a vllalati clokat szolgljk. Napjainkban ezek mr viszonylag kis helyigny, nagy teljestmny szmtgpek, illetve szmtgpes szoftverek. [Chikn Attila, 2001, 293.o.]

Az integrlt vllalatirnytsi informcis rendszerek pedig biztostjk a gyorsan vltoz vllalati krnyezethez val alkalmazkodst a rugalmassg nvelsvel. Olyan vllalati alkalmazsokat tesznek elrhetv, amelyek a megszerzett informci integrlsval

hozzsegtik a vllalatot, az zleti adatokbl szrmaz profit megszerzshez.

7

Mindent egybevve teht az integrlt informcis rendszerek, az informci szervezett gyjtsvel, feldolgozsval, tovbbtsval, szmtgpes terjesztsvel foglalkoznak [Orbn Anna, 2006]. Ebben pedig jelents szerepet jtszik maga az informcitechnolgia (IT), amely szmtstechnikai s informcis eszkzkkel segti az informcifeldolgozsi folyamatot.

1.2 Vllalatirnytsi informcis rendszerek kialakulsa

A 70-es vekben a nagymret gpek nem tudtk kiszolglni a gazdasg egszt, csupn csak egy rszt. Ezekben az idkben, ezek a rendszerek szinte kizrlag csak a szmviteli munkt tmogattk.

A 80-as 90-es vekben azonban rohamosan terjedni kezdtek, az egymstl fggetlenl mkd szemlyi szmtgpek. Hamarosan felvetdtt ezen fggetlen egysgek kztti kommunikci ignye, s ltrejttek a hierarchikus rendszerek, melyek ln egy nagygp ll, legalul szemlyi szmtgpek, kzpen pedig kisgpek. Ksbb a teljestmnyek nvekedsvel, az irodai rendszerekben elterjedtek az egyttmkd munkallomsok, melyek hlzatokat alkottak.

A kvetkez szintet az Internet rohamos terjedse jelentette. Ezltal ugyanis a rendszerek ki tudtak lpni az irodahzak falai mgl, s globlis mret hlzatokat tudtak ltrehozni, melyekhez gy rengeteg szmtgp, szoftver s adatbzis tudott kapcsoldni, s fordtva.

Mivel napjainkban az informci erforrss vlt, ezrt fontos szerepet jtszott az informcitechnolgia (IT) fejldse is. A dntshozknak egyre nagyobb az informciignye, melynek biztostsa viszont nagy kltsgekkel jr. Azonban ez korntsem kerl olyan sokba, mint a hinyos informcikezelsbl add krok. Az informcikezelsi stratgia nvelheti a piackpessget, a versenyben marads eslyt a versenytrsakkal szemben. ppen ezrt az informatikai rendszerek korszerstse hossz tv kltsgtnyezt jelent a vllalatok szmra. [Orbn Anna, 2006]

8

1.3 Vllalatirnytsi informcis rendszerek bevezetsnek elnyei

Az ERP rendszerek standard szoftverek, ami azt jelenti, hogy kszen lehet hozzjuk jutni. Ezzel megkmlik a vllalatokat a sajt fejleszts szoftverek kltsges kialaktstl. Ezeket egy elkpzelt vllalati modell alapjn rjk meg, amelynek kvetkezmnye, hogy egy ilyen alkalmazsban nagyon sokfle standard funkci tallhat, amelyeket a bevezetsk sorn a vllalat sajtossgainak, illetve ignyeinek megfelelen lehet kialaktani. Sokszor clravezetbb a vllalatot magt a szoftverhez igaztani, mint a szoftvert a vllalathoz, elkerlve ezzel az ERP rendszer hatsfoknak cskkenst, vagy egy esetleges rendszerfrissts megneheztst.

Integrlja a pnzgyi informcikat, azltal hogy egy kzs adatbzist hasznl, gy nem jhetnek ltre egymsnak ellentmond pnzgyi elemzsek. Nagyobb rltst tesz elrhetv a vllalatra, s beptve tartalmazza a nemzeti, vagy akr a nemzetkzi jogi kvetelmnyeket (pl.: nemzetkzi szmviteli szabvnyok, brjegyzkek).

Integrlja a vevi informcikat. Az informcis rendszerekben, a megrendelsek szmra val hivatkozssal, egy egyszer lehvssal meg lehet llaptani, hogy hol tart a megrendels teljestse. Megismerhetjk vele az gyfelek szoksait s elvrsait, amelyek ltal akr j rtkestsi csatornk is kipthetv vlnak.

Standardizlja s felgyorstja a gyrtsi folyamatokat, gy egy folyamat csak egyfle mdon futhat le. Azon az optimlis mdon, ahogy azt mr elre rgztettk a rendszerben, a lehet legkisebb kltsgekkel.

A logisztikai feladatok optimalizlsval cskkenti a kszletllomnyt. Mivel a kszletek egy vllalat forgtkjnek rszt kpezik, ezrt minl hamarabb tudjuk cskkenteni a kszleteinket, annl hamarabb szabadul fel, s vlik ismt bevethetv a forgtke. gy egy adott termelsi periduson bell, minl tbbszr fel tudjuk hasznlni ezt a tkt, annl nagyobb profitot rhetnk el.

Integrlhatv teszi az rtkteremt folyamatokat (Stratgiai vllalatirnyts - Strategic Enterprise Management SEM). Fontos szerepet jtszik a rvid, kzp s hossz tv

9

tervezsben, az j zleti lehetsgek kiaknzsban, a versenykpes stratgik kidolgozsban, alkalmazsban, kontrolllsban.

Biztostja az alkalmazottak szmra a vllalati informcik, a vllalati tudsbzis gyors s knny megszerzst.

Az ilyen rendszerekkel nyilvn tarthat egy vllalat humn erforrs informcii is. Az egyes alkalmazottakhoz rendelt fizetsi informcik knnyen tvihetk a kltsg modulokba. Illetve nyomon kvethet ezen alkalmazottak elrehaladsa is a vllalatnl (pl.: nyugdjkorhatrhoz kzeled alkalmazottak, kinek van szksge tovbbkpzsre). [SAP alkalmazsok rai jegyzet, DE-KTK, 2008]

Nemcsak egy adott vllalat sajt folyamatait kpes integrlni, hanem elrhetv teszi a vevk, szlltk, partnerek, vagy ms szervezetek egyes folyamatait. Ezltal biztostott vlik a tanuls, a krnyezethez val gyors alkalmazkods, az informciramls s a hatkony rtkteremtshez szksges legjobb mdszer kivlasztsa.

1.4 Vllalatirnytsi informcis rendszerek bevezetsnek htrnyai

A felhasznlkon lev nyoms nhet az j rendszer ismeretlensge kapcsn. ltalban elszr nem hasznljk magabiztosan az effle rendszereket, mivel a teljes megismershez idre van szksgk s gyakorlsi lehetsgre (pl.: tovbbkpzsek; gyakorl felhasznli fellet biztostsa, hogy az les rendszerben ne okozzanak krt). Mivel egyszeres adatbevitel trtnik, s megeshet, hogy egyszerre tbb adatot kell bevinni a rendszerbe, ezrt n a hibzs lehetsge is. Krlbell egy fl ves gyakorlsi idszakra van szksg, mire az alkalmazottak hozzszoknak az j krnyezethez.

Az j informcik megismerse teljesen talakthatja a vllalat bels felptst is. Meglep eredmnyt mutathat, ha a bevezets utni remlt haszon elmarad. Mivel ezek a szoftverek rengeteg munkafolyamatot kpesek automatizlni, ezrt elfordulhat, hogy egy teljes osztly munkjt lekpezi a rendszer. gy az adott rszleg fenntartsa feleslegess vlik, s ez jelents kltsgek felmerlst eredmnyezheti a vllalat szmra. Ezen problmk kikszblse idt vesz ignybe, nvelheti a vllalaton belli feszltsget, nvelheti az ilyen rendszerek

10

bevezetse utni depresszit. Egy ERP rendszer teljes kr alkalmazsba vtele akr 3 vet is fellelhet. [SAP alkalmazsok rai jegyzet, DE-KTK, 2008]

Egy informcis rendszer bevezetse s tulajdonlsa egy vllalatnl kltsgekkel jr egytt, hiszen az zemeltetsk folyamatos, karbantartsra, esetleg korszerstsre van szksgk. Ezt a tulajdonls teljes kltsge mutatval szoktk mrni (TCO Total Cost of Ownership), ami takarja a bevezets teljes kltsgt, s az les zem hasznlat 2 ves kltsgt [Jerry Held Oracle Corporation, Internet]. Ennek a mutatnak az rtke sok tnyeztl fgghet gy, mint a vllalat mrete, ignyei, milyen ismeretbzist kvn integrlni, stb., s ez az a mutat, amelynek rtkt a lehet legalacsonyabb szinten kell tartani.

Felmerlhetnek szrmazkos kltsgek is a bevezetssel egyidejleg, hiszen a munkavllalkat ki kell kpezni. Kellenek kulcsfelhasznlk, akik a kezdetektl fogva rszt vesznek a bevezets folyamatban, s segtenek a tbbi felhasznlnak a megismersben, akikre az les induls miatt van szksg [Wallace Krezmar, 2006]. Tovbb a rendszert a vllalati profilhoz kell igaztani, testre kell szabni. Csak azokat a folyamatokat kell integrlni, amelyek jobbak a sajt folyamatainknl. Amiben jobbak vagyunk a versenytrsaknl, azokat meg kell tartani.

Ha a szoftverfejleszts mellett dntnk, akkor szmolni kell az adatmigrci lehetsgvel is, hiszen nem biztos, hogy ha a rgi rendszer adatait ttltjk az j rendszerbe, azok ugyanolyan megbzhatak maradnak. Ilyenkor szksges elvgezni az adattisztts folyamatt. Elfordulhat az is, hogy egy j folyamat kit egy korbban eddig jl mkd folyamatot. Erre az eshetsgre felkszlve fent kell tartani egy csoportot, akik orvosolhatjk a felmerlt problmkat. [SAP zleti elnyk, Internet]

11

2 Mire pl egy vllalatirnytsi informcis rendszer Ebben a fejezetben megemltjk hogyan ktdnek a korbbi informcis rendszerek a mai vllalatirnytsi rendszerekhez, hogyan plnek egymsra, s hogyan kapcsoldnak egy vllalat klnbz mkdsi szintjeihez. Az eligazodsban a kvetkez bra lehet segtsgnkre.

1. bra: A vllalat mkdsi szintjeit tmogat informcis rendszerek

Operatv dntsek

Vezeti informcis rendszer (MIS)

Vevkapcsolat menedzsment (CRM),

Beszllti kapcsolatkezel rendszer (SRM),

Elltsi-lnc kezel rendszer (SCM)

Vllalati teljestmny-menedzsment rendszer (EPM)

Mveletvgzs Tranzakci feldolgoz rendszer (TPS)

ERP

[Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 121.o.]

Ez az bra egy leegyszersttet, de ltalnosnak mondhat felptst mutat. Ebben a tranzakci feldolgoz rendszerekre plnek a vezeti informcis rendszerek, a klnbz termelst tmogat rendszerek, valamint a dntshozst tmogat vllalati teljestmnymenedzsment rendszerek. Ezeket a mveletvgzshez, s az operatv dntsekhez szksges rendszereket foglalja magban egy ERP rendszer.

2.1 Tranzakci feldolgoz rendszer (Transaction Processing System - TPS)

TPS rendszerek legfbb jellemzi: [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 122.o.]

Napi zletmenettel kapcsolatos adatok gyjtse s trolsa. A magasabb szint rendszerek adatbzisul szolgl.

12

Mindennapos zleti esemnyek (szmlk kiegyenltse, eladsok, brkifizetsek, megrendelsek, nyersanyagvsrlsok) felgyelete.

Korbban a szmtgpeket csak az adatok trolsra s azok kezelsre hasznltk, de ma mr ezek a rendszerek kezelik a vllalati adatokat, s bonyoltjk le az zleti folyamatokat. Az zleti folyamatok kz sorolhatjuk egy vllalat termknek eladst, megvtelt, az ruk rendelst s az ellenrtkek kifizetst. Ezek sszefggsben is llnak egymssal, hiszen rtkestsnl cskken a raktrunk rtke, n a bevtelnk, s szmlk keletkeznek. A TPS rendszerek ezeknek az adatoknak a feldolgozsval, pontos s biztonsgos kezelsvel foglalkoznak, hogy egy vllalat biztostani tudja a versenykpessgnek megrzst. Ez a rendszer szolgl az ERP rendszerek adatbzisul, ide rkeznek a kls informcik, s a vllalat tbbi rendszere innen olvassa ki az adatokat.

2.1.1 Informcitrols s feldolgozs

A berkez adatokat ssze kell gyjteni, ellenrizni kell, s csak ezutn lehet a rendszerbe bevinni. Fontos, hogy gyorsak s pontosak legynk. A korai rendszerekben a kzzel rgztett adatok htrnyt az jelentette, hogy nagy volt az emberi tnyez szerepe. Lass, sok emberi erforrst lekt munka volt, s nagy volt a hibaszzalk. A mai rendszerekben mr lehetsg van kzi szkenneres vonalkd olvask, rint kpernyk, vagy karakterfelismer eszkzk alkalmazsra.

Az informci feldolgozsra a korai rendszerek vezettk be a ktegelt feldolgozst. Ennek lnyege, hogy az sszegyjttt informcikat csoportostjk, s gynevezett tranzakcis llomnyokban troljk a feldolgozsig [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 131.o.]. gy az informcik naprakszen tartshoz nem szksgesek az azonnali frisstsek, elg azok llapott csupn rendszeres idkznknt, pldul minden nap vgn felmrni. Nagy mennyisg adatfeldolgozst vgz vllalatok mg ma is alkalmazzk ezt a mdszert, mert nem terhelik tl az informcis rendszernket, s a rendszer struktrjnak kialaktsa is egyszerbb vlik.

13

Alkalmazhat vals idej informcifeldolgozs is, amikor tmeneti trols nlkl kerlnek feldolgozsra az adatok. gy minden pillanatban idszer adatokhoz juthatunk, s magabiztosan tmaszkodhatunk az egyes lekrdezsek eredmnyeire. Ez persze sszetettebb struktrt ignyel, amelynek bevezetse kltsgesebb is, mint az elz mdszer.

2.1.2 Adatbzisok karbantartsa

A TPS rendszerek egyik clja, hogy a vllalat adatbzisai hibtlanok s gy naprakszek maradjanak, ami az erre a modulra pl rendszerek informcis bzisul is szolgl. Jellemz mdostsok az rukszletek rtknek vltozsbl, valamint az gyfelek s partnerek adatainak vltozsaibl addnak, de a legfontosabb a pnzmozgsokkal jr mveletek gyors s pontos elvgzse [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 132.o.]. A rendszer magban foglalja annak a problmnak a megoldst is, hogy az egyidej munkafolyamatok ne okozzanak tkzseket az adatbzisban, gy a felhasznlk nyugodtan vgezhetik munkjukat.

2.1.3 Jelentsek, lekrdezsek

Igny esetn a TPS rendszerek biztostjk egy adott idszak tranzakciirl val jelentsek, ellenrz listk, hiba listk, vagy pnzgyi listk ksztst, amelynek nagy szerepe van a folyamatok figyelemmel ksrsnek szempontjbl. Ezekhez az adatokhoz a felhasznlk kzvetlenl, lekrdezsek formjban frnek hozz, lekrdez nyelvek vagy prbeszdablakok segtsgvel, melyekben megadhatak a szksges informcik s a listzni kvnt idszakok. [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 133.o.]

14

2.2 Vezeti informcis rendszer (Management Information System - MIS)

MIS rendszerek legfbb jellemzi: [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 122.o.]

Elre definilt jelentseket kszt rendszeres idkznknt, igny szerint, vagy klnleges esemnyek bekvetkezsekor.

A menedzserek informciignyre sszpontost.

Jl meghatrozott, strukturlt problmk megoldshoz nyjt segtsget. Fleg operatv, esetleg taktikai szinten hatkonyak.

A TPS rendszerek csak az adatok kezelsvel foglalkoznak, s nincsenek felksztve a vezeti dntshozatal tmogatsra. A MIS rendszerek elgtik ki az als s a kzpvezeti rteg informcis ignyeit azltal, hogy megteremtik az alapvet informcinyjtsi formkat. Ezeket a rendszereket szoks jelentsgenerl rendszereknek is nevezni. [Orbn Anna, 2006]

2.2.1 Jelentsek

A vezeti rteg ltal elre definilt lekrdezsek alapjt a TPS rendszerek trzsadat fjljai szolgltatjk. Jelentsek generlhatak rendszeresen, valamilyen elre belltott idkznknt (pldul heti vagy havi szinten). Jelentsgk ma mr kisebb, mivel sok, gyakran haszontalan informcival vesztegetik a menedzserek idejt. A hangsly inkbb a kivteles lekrdezsekre tereldik t, hiszen ilyenekre akkor van szksg, ha a vllalati folyamatok mkdsben valamilyen hiba addik, s vezeti beavatkozst ignyelnek. Pldul ha egy beszlltnl rendszeresen minsgi hibk addnak, vagy nem tudjk tartani a beszerzsi szerzdsben rgztett hatridket. Kszlhetnek igny szerinti jelentsek is, amelyeknl nem kell megvrni, hogy a rendszer automatikusan elksztse egy adott hatridre a vllalat mkdsi adatait. Msik elnye az esetenknti jelentsek generlsnak, hogy nem kell ragaszkodni az elre definilt informciszksgletekhez, hanem lekrdeznyelvek alkalmazsval bellthatak a sajt felttelrendszernk, a sajt krdstpusaink. [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 134.o.]

15

2.2.2 MIS tovbbi tulajdonsgai

A MIS rendszerek hatkonyan mkdnek teht a strukturlt problmk feltrsban, s nem okoz fennakadst szmukra a nagy mennyisg informcival val munka. Jl illeszkednek egy vllalat funkcionlis szintjeihez, eredmnyesen tmogatjk az adatok begyjtst, feldolgozst s az ezekbl add feladtok meghatrozst, a dntsek megvalstst, valamint ezek rtkelst. Az ltaluk generlt alternatvk kztti vlaszts azonban a menedzsment feladata, illetve ezek az alternatvk szolgltatjk a dntstmogat rendszerek (Decision Support System DSS) alapjt. [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 134.o.]

2.3 Vevkapcsolat menedzsment (Customer Relationship Management - CRM)

CRM rendszerek legfbb jellemzi: [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 123.o.]

gyfelekkel kapcsolatos kereszt-funkcionlis rendszer. Operatv szinten segti a marketing s gyflszolglati munkt.

Taktikai (esetleg stratgiai) szinten segti a termkfejlesztst s a marketingstratgik kialaktst.

Az gyflkapcsolat kezel rendszerek tfogjk a teljes gyflfolyamatot, az gyfelek megszerzsn, adatainak sszegyjtsn, elemzsn keresztl, egszen azok felhasznlsig, az rtkestsig, valamint a velk val kapcsolattartsig. Kt szintje van, az operatv s az analitikus CRM.

16

2.3.1 Operatv CRM

A vllalati hatkonysg nvelst segti azltal, hogy sszegyjti a vevkkel kapcsolatos adatokat s elosztja azokat a rendeltetsi helyk kztt, mint pldul az gyflszolglat vagy az rtkests. Feladatai kz tartozik tovbb a marketing s rtkestsi folyamatok kialaktsa, az gyflszolglati tevkenysgek sszehangolsa, a szemlyes, internetes,

telefonos kommunikcis csatornk menedzselse [CRM cikk, Internet]. Egy olyan vllalatnl, ahol a vsrlsnl az gyfelek adatokat szolgltatnak magukrl, a CRM rendszer vgzi az adatok feldolgozst, s segti a marketing funkcik vgrehajtst, pldul gy, hogy a vsrls utn tovbbi kiegszt termkek s szolgltatsok rtkestsi lehetsgre hvja fel a marketing osztly figyelmt. [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 138.o.]

2.3.2 Analitikus CRM

Az analitikus CRM rendszereket a vllalat egszt rint stratgik kidolgozsra hasznljk. gy ezek az zleti intelligencia rendszerek alapjul is szolglnak. Mkdsk szorosan hozzkapcsoldik az operatv CRM rendszerekhez gy, hogy azok adataira tmaszkodva egy elemz rteget ptenek ki, a vllalat stratgiai cljainak elrse rdekben [CRM cikk, Internet]. Elsdleges feladata olyan termkek ksztse, amelyek kielgtik az gyfelek ignyeit, s amelyeket el is tudnak juttatni hozzjuk. Eszkzei kz tartozik az gyfl szegmentci, amellyel fel tudjk kutatni, s meg tudjk tartani a fizetkpes gyfeleket. A direkt marketing eszkzeit alkalmazva kiszrik egy termk irnti lehetsges vsrlkat, jelentsen lereduklva ezzel a vllalatra hrul marketing kltsgeket [Dank Lszl, 2000]. Cskkentik a kockzatot azltal, hogy hitelnyjts esetn, a rendelkezsre ll adatokbl minsteni tudjk azokat az gyfeleket, akik rszletfizetst, vagy utlagos fizetst ignyeltek. A banki tranzakcik figyelsvel ki tudjk szrni a rendellenes pnzmozgsokat, elkerlve gy a csalsok lehetsgt is. Elemezni lehet a vsrli szoksokat is annak rdekben, hogy a vllalat milyen irny fejlesztsekben gondolkozzon, s kik lehetnek azok, akik az j termkeket vsrolni fogjk [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 167.o.]. Erre plda lehet azon rendszer bevezetse egyes bevsrlkzpontokban, amelyek egy-egy osztlyon elhelyezett kamerk kpeit elemzik, s meghatrozzk az onnan vsrlk nemt, valamint megbecslik az letkorukat. A megfigyelseik alapjn pedig meghatrozzk a fbb

17

vsrli tvonalakat az zleten bell, illetve hasznos forgalmi adatokhoz juthatnak [HVG, 2009 46. szm, 56.o.].

2.4 Beszllti kapcsolatkezel rendszer (Supplier Relationship Management - SRM)

SRM rendszerek legfbb jellemzi: [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 123.o.]

A beszlltkkal s a beszerzsekkel kapcsolatos kereszt-funkcionlis rendszer.

Fknt operatv s taktikai szinten nyjt tmogatst a dntsekhez.

Az SRM rendszerek f clja a beszerzssel jr kltsgek leszortsa, minden egyb tnyez vltozatlansga mellett. Integrlja a vllalati krnyezet azon szereplit, akiktl rut vagy szolgltatst vsrol a vllalat. Segti a leend szlltmnyozk felkutatst s kivlasztst, a beszerzs feltteleinek kidolgozst, valamint a szllti szerzdsek megktst. Ez a rendszer foglalkozik az ajnlatkrsek generlsval, elkldsvel is, valamint hozzjrul a berkez ajnlatok kirtkelshez, a beszerzsi megrendelsek jvhagyshoz, elksztshez s elkldshez. Tmogatja tovbb a berkez ruk fogadst, minsgi ellenrzst, raktrozst s a szllti szmlk ellenrzst, kifizetst. A rendellenessgek szrsvel pedig segtik a vllalat mkdshez szksges anyagellts problmamentes lebonyoltst, gy jrulva hozz a kltsgek cskkenshez. [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 139.o.]

2.5 Elltsi-lnc kezel rendszer (Supply Chain Management - SCM)

Az SCM rendszerek legfbb jellemzi: [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 123.o.]

Segti a vev-beszllt kapcsolatban ll vllalatok kztti egyttmkdst.

A teljes elltsi lnc hatkonysgt kvnja nvelni.

18

Fknt operatv s taktikai szinten nyjt tmogatst a dntsekhez.

Az SCM rendszerek az SRM s a CRM rendszerek sszehangolsban segti a vllalatokat. Az elltsi-lnc kezel tulajdonkppen egy hlzatknt foghat fel, amelyben anyag, rtk s informciramls zajlik, vagyis mindazon tevkenysgek egyttese mkdik ebben a rendszerben, amellyel ru vagy szolgltats llthat el s juttathat el a vgs felhasznls helyre. Clja az elltsi lnc produktivitsnak javtsa, a fogyasztk hatkony kiszolglsnak rdekben. Tmogatjk a vllalatok kztti elad-vev kapcsolatot, a kzttk fennll kommunikci menedzselsvel, szervezik a termelst s a logisztikai feladatokat. Jelezni tudjk a vevk szksgleteit, s ezek alapjn automatikus beszerzsi megrendelseket ksztenek. Megszervezik a szlltst, valamint elltjk a kszletezsi feladatokat is, mint pldul a kszletezsi mennyisgek meghatrozsa. Az SCM rendszerek biztostjk egy vllalat szmra azt az alkalmazkodkpessget, amire akkor van szksgk, ha a piaci felttelek megvltoznak. Cskkenti az tfutsi idket, s alacsonyan tartja a kszletek szintjt, ami kltsg hatkonny teszi a szervezetek mkdst. [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 140.o.]

2.6 Vllalati teljestmnymenedzsment rendszer (Enterprise Performance Management - EPM)

Az EPM rendszerek legfbb jellemzi: [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 123.o.]

Teljestmnyjelz mutatk szmtsa, figyelse. A mutatszmok hierarchijnak kezelse. tfogja a dntsi szinteket.

Az EPM rendszereket a vllalatok teljestmnynek mrsre hoztk ltre. Klnfle mutatszmokat, tnyadatokat, arnyszmokat, vagy mennyisgi adatokat lehet velk kszteni, amelyekkel jelezhetek az elrt eredmnyek. Kimutathat a klnbz idszakokra vonatkoz eladsok, a haszon alakulsa, a pnzramls, a tke megtrlse, annak ideje, vagy

19

akr a vllalati termelkenysg is. Ezek elsdlegesen a vezetknek nyjtanak hasznos informcikat, hiszen gy ssze tudjk hasonltani a vllalatuk teljestmnynek adatait, ms vllalatok hasonl adataival. Fontos, hogy az EPM rendszerek kpesek megvalstani az adattrhzakbl szrmaz mutatk, vezetk ltal elvrt alaki kvetelmnyeit [Kacsukn Dr. Bruckner Lvia, Kiss Tams, 2007, 168.o.]. A leglnyegesebbek termszetesen ezek kzl a kulcs teljestmnymutatk (Key Performance Indicator KPI [devPortal, Internet]), amelyek egy vllalat egsznek teljestmnyt mrik.

20

3 ERP rendszerek megoldsai a vllalati folyamatok segtsre Korbban mr emltsre kerlt, hogy az ERP rendszerekben milyen beszerzsi, logisztikai, szmlzsi, szlltsi, pnzgyi, vllalatirnytsi, stb. folyamatok integrlhatak. Egyszval mindazon mveletek, amelyek egy vllalat vezetsi, termelsi s rtkestsi feladatai kztt szerepelnek. Most nzznk meg ezek kzl nhnyat, amelyeket a vllalatok a leggyakrabban ignybe vesznek egy vllalatirnytsi rendszer mkdtetse sorn. Illetve, hogy ezen folyamatok integrlsa, automatizlsa, mennyivel egyszerbb, gyorsabb teszi a termelsi folyamataikat.

3.1 Vevk

A vevk megrendelsei tulajdonkppen egy igny benyjtst jelentik a vllalat fel, melyben a vevk nyilatkozatot tesznek egy, a vllalt ltal nyjtott termk vagy szolgltats esetleges megvsrlsra. A vllalatok szemszgbl nzve egy input rkezik, melyet az ERP rendszerkben rgzthetnek, s a rendels elfogadsnak rdekben megvizsglhatjk, hogy a vevi igny teljesthet-e. [Hetyei Jzsef, 2009]

2. bra: Vevkhz kapcsold informcis folyamatok Vevi rendelsek

Vevk ajnlatkrsei

Gyrtsi javaslatok

Beszerzsi javaslatok Logisztika

Vevk

Ajnlatttel a vevknek

Rendels feldolgozs

Teljesthetsg vizsglat

Hitelkpessg vizsglat

temezsi feladatok

Szmlakszts Pnzgy

[Dr. Szikora Bla, BME, 2002, 7.o.]

21

3.1.1 Vevi informcik

A vllalatirnytsi rendszerek egyik f alkotrszben az adattrhzban, a rendszer a vevi trzsadatokat is trolja. A trzsadatok ltalban olyan fontos kulcsinformcikat tartalmaznak, mint cm, szlltsi adatok, bankkapcsolatok, forgalmi adatok, megrendelshez kapcsold fknyvi szmlk, elvgzend logisztikai s gyrtsi mveletek, szllti adatok, ignybe vett szervezeti egysgek, kapcsolattart (aki felel a megrendelsrt), kapcsolat nyelve stb. [Hetyei Jzsef, 2009]. Ha j vevtl rkezik szndknyilatkozat egy termk vagy szolgltats megvsrlsra, akkor lehetsg nylik a megrendel, vagy esetlegesen csak rdekld adatainak elmentsre, hogy egy jvbeli megrendelsi igny felvtelnl a szksges adatok mr rendelkezsre lljanak, gyorstva ezzel a teljests folyamatt. Azon vsrlk adatai pedig, akikkel mr korbban kapcsolatba kerlt a vllalat, szintn szerepelnek az ERP rendszerek adatbzisban. gy megvizsglhatv vlnak a megelz megrendelsekkel kapcsolatos adatok is, hogy hogyan zajlott le a megrendels teljestse, trtnt e hiba teljests sorn, kinek a hibjbl trtnt (vev, szlltk, elad, stb.) [CRM cikk, Internet]. Felmrhet ezen adatokbl a megrendel fizetsi trtnete is. Megvizsglhat, hogy idben trtnt-e a kifizets, egy sszegben vagy rszletben szokott fizetni a vev, ha hitelt ignyel, akkor hitelkpes-e, stb.

Mindezen informcik naprakszen tartsval, mr az igny felmerlsekor fontos idt s pnzt takarthat meg egy vllalat azltal, hogy jelents informcikhoz jut az ajnlatttelhez, a szerzdsktshez, szmlzshoz, raktrkezelshez, valamint a kltsgbecslshez. Rgebben ezeket az informcikat csak papr alapon tudtk trolni, ami rengeteg iktatsi munkval jrt, akr hatalmas raktrakat is ignyelhetett a trolsuk, s a manulis keress egyltaln nem

segtette az adatok gyors elrst sem. Sok emberi erforrst kttt le az adatfeldolgozs folyamata is, mivel az jabb s jabb vevk adatait egyenknt kellett eljutatni azok rendeltetsi helyre, ami idignyes munka volt. Szemben a mai jelszavas adatvdelmi eljrsokkal s jogosultsgokon alapul hozzfrsekkel, elg ktsges volt az informcik biztonsga is, hiszen a megfelel vdelem nlkl hagyott dokumentumokhoz illetktelenek knnyen hozzfrhettek, vagy akr el is lophattk azokat [Dank Lszl, 2000]. A korai rendszerek valamelyest segtettek ezen a problmn, de ezeket mg gynevezett szigetrendszereknek neveztk, mivel a klnbz adatok, vagy modulok ms-ms rendszerekben voltak letrolva, amelyek kztt nem volt semmilyen kapcsolat.

22

3.1.2 Ajnlatttel s megrendelsi szerzds

A rendels feldolgozs kvetkez lpse az ajnlatttel, melyben a vllalat megkldi a vevnek, a ktend szerzds lnyeges informciit, gymint mennyisg, r, szlltsi informcik (szllts mdja, hatrideje, szlltsi specifikumok, stb.). A vevknek jogukban ll ellenajnlattal lni, ami jraindtja az ajnlatttel folyamatt. Ha a vllalat gy dnt, hogy a rendelsi igny teljesthet s a vev is gy dnt, hogy az ajnlatttelt elfogadja, akkor visszaigazolhat a rendels, s ltrehozhat a szerzds [Informatika gazdasgi alkalmazsainak mdszertana, BMF-KGK, 2003]. A szerzds tartalmazza az r sszettelre vonatkoz informcikat, mint pldul alapr, alkalmazott rrs, rjegyzk, illetve a rendszeres megrendelknl rengedmnyeket, stb. Az ERP rendszereknek ez a gyors informcicsere az egyik legnagyobb elnye, hiszen az ajnlatttel pr pillanat alatt elvgezhet velk az elektronikus kapcsolaton (Internet) keresztl. Korbban az ajnlatok ismertetshez szksg volt egy zletktre, aki ismertette a vllalatunk knlatt. Ehhez vagy

szemlyesen kellett beszlnie a leend gyfelekkel, vagy telefonos kapcsolatot kellett kiptenie velk, ami nagyban neheztette az informciramlst s nvelte a vllalati rtkests, s ezltal a termk vagy szolgltats ellltsnak kltsgeit is. Versenyelnyre tehetnk szert, ha olcsbban tudjuk knlni termkeinket azltal, hogy a vilghln keresztl rjk el a potencilis vsrlinkat. Radsul lehetsgnk van kpeket, brkat, vagy hasznlati tmutatkat csatolni az ajnlatunkhoz, gy akr egy komplett prezentcit kldve el ajnlatttelknt, kihasznlva szmtgpes ismeretterjeszts minden lehetsgt. Az j vsrlkkal kialaktott kapcsolatot ezutn fenntarthatjuk a vllalatirnytsi rendszerek levelez programjain, vagy akr a rendszerhez kapcsolt telefonos vonalon keresztl, mint amilyen a helpdesk is [Hernndez - Keogh - Martinez, 2007].

Mivel egy vllalat letben rengeteg ajnlatttellel s szerzdsktssel kapcsolatos informciramls zajlik egy idben, ezrt az ERP rendszerekben egysgesen kerlnek trolsra az ilyen adatok. Ennek elnye, hogy az ajnlatok, megrendelsek s szerzdsek klnbz opcik szerint rendezhetv vlnak. Megtekinthetek idrendi sorrendben, vagy hogy melyik ajnlatttel zrult sikerrel (ezek a befejezett ajnlatok, amelyekbl megrendels szletett), melyekbl lett elutastott ajnlat, melyek ajnlati ideje kzelt az ajnlattteli id lejrathoz, vagy melyek ajnlattteli ideje jrt mr le. gy megsznt a korai szigetrendszereknl jellemz sszefggstelen trolst, s a hosszas iktatszmok alapjn

23

trtn keresglst felvltottk az egymssal kapcsolatban lev adatokra pl, tetszlegesen paramterezhet szr s keres programok. Az ajnlatban szerepl adatok felhasznlhatak a megrendels ksztsekor is, esetleg vevre szabott megrendels elksztshez is (pldul egyni szlltsi felttelek, rengedmnyek). Ha egy vllalatnak vannak rendszeres megrendeli, akkor nem szksges a folyamatos informci csere a vevkkel, ugyanis ezek a folyamatok a vllalatirnytsi rendszerekben automatizlhatak. gy a megrendeli igny felmerlsbl azonnal rajnlat, szlltlevl, illetve szmla kszthet, valamint elkszthet a vllalat szmra a fknyv is. Utbbi esetben gyelni kell, hogy a szmviteli szablyoknak megfelelen jrjunk el, de az ehhez hasonl jogszablyokat a vllalatirnytsi rendszerek ltalban beptve tartalmazzk, ellenttben azzal, hogy rgebben szksges volt tnznie ezeket egy hozzrt szemlynek. gy a meglv adatokbl a megrendels rvidebb id alatt vgigvihet, a megrendels berkezse s a teljests kztti folyamaton. Termszetesen ezen id alatt a megrendels vgig hozzfrhet marad az esetleges mdostsok miatt. Lehetsg van j cikkek felvtelre, vagy adatokat krdezhetnk le pldul a megrendels sttusrl [Hetyei Jzsef, 2009]. Erre korbban nem volt lehetsg, hiszen a mdostsok rvnybe lptetshez j megrendelsi dokumentumokat kellett kszteni, s az elzeket sztornzni, ami hasznos idt vett el a megrendelsi folyamatoktl.

3.1.3 Megrendelsi informcik ms modulokban

Egy msik elnye az ERP rendszereknek, hogy a teljestsi folyamat mr a megrendelsi szakaszban tbb modulhoz is hozzkapcsolhat. Ekkor mr eldnthet, hogy rendelkeznk-e szabad kszletllomnnyal, le lehet foglalni a gyrtshoz szksges anyagokat, az esetleges hinycikkekre pedig beszerzsi megrendelst lehet feladni. A szigetrendszerek esetben ez nem volt megoldhat, s rengeteg odafigyelst ignyelt a megfelel teljests vghezvitele. Sok idt s munkt ignyelt pldul az, hogy ezekben a rendszerekben tbbszr kellett ugyanazt az adatot rgzteni, a termkek tjt pedig szmos bizonylat s paprmunka kvette a vllalaton bell. Ez nagyon lelasstotta a termelsi folyamatokat s gyakoriak voltak a holtidk. Az ERP rendszerekbe, ha egy adat felvitelre kerl, akkor az mindenhonnan elrhet, s a termels egy adott fzisban mr elkszthet a kvetkez munkafolyamat. [SAP referencia trtnetek, Internet]

24

A vllalatirnytsi rendszerek hatkony folyamatirnytst jellemzi, hogy ha tbb telephellyel rendelkezik egy vllalat, akkor tovbb cskkenthetjk a kltsgeinket, s adhatunk tovbbi rengedmnyeket a vevknek, ha a megfelel telephelyhez kiszervezzk a megrendelst. Ha pedig egy rucikkre telephelyenknt, ms-ms kszletrtkelsi modellt tudunk alkalmazni (FIFO, LIFO, stb.), akkor tovbbi kltsgcskkenst rhetnk el. A telephelyek kztt bels megrendels is kszthet, olyan alapanyagokra, amelyekbl nincs elegend raktron [Hetyei Jzsef, 2009]. Ezek a beszerzsi megrendelsek szintn automatizlhatak, azaz azonnal szllti rendels, vagy gyrtsi utasts generlhat a fogy kszletekre, anyagokra. A megrendels sikeres teljestshez hasznos lehet a naptr modul alkalmazsa, amelyben figyelmeztet zeneteket lehet belltani a rendelsek, illetve a szlltsok hatridejt illeten.

3.2 Beszerzs

A beszerzs a logisztikai feladatokhoz tartoz tevkenysg. Mint minden tevkenysg, ez is egy folyamatot alkot a vllalatoknl. Kezd lpse a beszerzsi javaslatok generlsa, mely utn kvetkezik a javaslatok kirtkelse, a szllti adatok (a beszerzend anyagok s a lehetsges szlltk sszerendelse), a korbbi beszerzsi adatok alapjn. Csak ezen informcik alapos kirtkelse utn szlethet meg a beszerzsi megrendels.

3. bra: Beszerzssel kapcsolatos folyamatok Szllti ajnlatttel

temezett szllts

Szllti szmlk Pnzgy

Szlltk

Ajnlatkrs

Beszerzsi

rendelsek

Logisztika

Beszerzsi tapasztalatok

Beszerzsi javaslatok rtkelse

temezsi feladatok

Vevi szksglet Vevk

[Dr. Szikora Bla, BME, 2002, 12.o.]

25

A logisztika feladata, hogy a megfelel objektum, mint a logisztika trgya, a megfelel mennyisgben, a megfelel helyen, a megfelel idpontban, a megfelel minsgben, a megfelel kltsgekkel lljon rendelkezsre (6M) [Logisztika rai jegyzet, DE-MFK 2009]. A beszerzsi logisztika feladatkrbe pedig az ruelltsi stratgik kivlasztsa tartozik, valamint az ehhez kapcsold informciramls tervezse, szervezse s irnytsa.

3.2.1 Szllti trzsadatok

A szlltk hasonl trzsadatokkal rendelkezhetnek, mint a vevk. A szllti trzsadatok tartalmazhatjk a cmet, a szlltsi adatokat, a fizetsi informcikat, a fknyvi szmlkhoz kapcsold informcikat, s a kapcsolattartra vonatkoz adatokat. Egy szllthoz akr tbb kapcsolattart is rendelhet, illetve ezek nem csak szemlyek, dolgozk lehetnek, hanem akr egy szervezeti egysg vagy rszleg is [Hetyei Jzsef, 2009]. Ugyangy, mint a vevknl, itt is hasznos, ha a trzsadatok kztt szerepeltetjk az egyes szlltkhoz kapcsold szllttrtnetet. Sok kellemetlensgtl s felesleges kltsgektl vhatja meg magt egy vllalat, ha ismeri a szlltk szoksait. A vllalatirnytsi rendszerek egyik hasznos funkcija a szllti teljestmny mrse, melyben rgzthetek a beszlltkra vonatkoz statisztikai adatok. Ezekbl jelentsek kszthetek, amely jelentsek alapjn osztlyozhatv vlnak a beszlltk [Dank Lszl, 2000]. Elkerlhetv vlik az esetleges kszlethiny kialakulsa, ha tudjuk, hogy melyik szlltnl addnak rendszeresen problmk a hatridk, vagy a megfelel minsg biztostsnak tern. Ezek a trzsadatok szintn hozzfrhetek a beszerzs teljes folyamata alatt, s szerkeszthetek is, ami fontos az informcik naprakszen tartshoz, hogy mindig a legjobb dnts szlethessen meg. Az adatok mdosthatsgnak msik elnye, hogy egy j szllti hlzat kiptse is egyszerbb vlik. A potencilis szlltk felkutatsa utn, knnyen rgzthetnk ajnlatokat, szllti szerzdseket, s rendelhetnk a szlltkhoz olyan specifikus adatokat, mint pldul az rengedmnyek vagy rabat (bizonyos mennyisg vsrlsa utn nem rengedmnyt kapunk, hanem plusz mennyisget) lehetsge. A korai rendszerekben erre mg nem volt lehetsg, mivel kezdetleges adattrolst alkalmaztak. Gyakran egy egyszer Excel tblban troltk a minimlis ignyeket kielgt informcikat, amelyek ekkor mg nem ktdtek szorosan a menedzsment tevkenysgekhez. Nem tmogattk az zleti dntshozkat, nem kszltek

26

bellk beszerzsi statisztikk, hogy kiderljn kik a megbzhat partnerek, akikkel rdemes hosszabb tvon is egyttmkdni. Nem kezeltk megfelelen a jogosultsgi krdseket sem, gy az adatokhoz szinte brki hozzfrhetett. Az ebbl szrmaz kisebb gond volt, hogy gyakoriak voltak bennk az adatismtldsek, pldul amikor egy szlltval tbb kapcsolattart is foglalkozott, akik egymstl fggetlenl vihettek fel adatokat. Megtrtnhetett az is, hogy egy nem megfelelen elvgzett mdosts miatt egy szllt egy bizonyos paramterhez tbb, egymsnak ellentmond rtk is trolva lett. Ezekben a rendszerekben nehz volt szrni az olyan hasznos informcikat, hogy kitl kaphatunk engedmnyeket, kinl rvidebb a teljests ideje, vagy kinl legmegfelelbb a minsg.

3.2.2 Beszerzsi ajnlat

Az ERP rendszerek alkalmasak a gazdlkodsi kszletszintek folyamatos figyelemmel ksrsre. Ennek segtsgvel egy elre belltott optimum szintet tud fenntartani a vllalat. Meghatrozhat bennk egy minimum, s egy maximum rtk is, amely al, vagy fl nem engedi a kszllomnyt menni. Ha a kszletek szintje kzelt a minimum rtk fel, akkor a vllalatirnytsi rendszerek automatikusan ksztenek egy javasolt rendelsi listt, melyet jvhagys utn megkldhetnk a szlltk fel, mint beszerzsi ajnlat krst. Mivel az ERP rendszerek tbbfle kimeneti lehetsget is biztostanak, ezeket a listkat elkldhetjk akr e-mail-ben, akr faxon, vagy kinyomtatott formban is. Vevi megrendels alapjn kszthet egyedi beszerzsi ajnlatkrs is [Hetyei Jzsef, 2009]. A berkez ajnlatok sszehasonltsa utn pedig meghozhatjuk a megfelel beszerzsi dntst. A szigetrendszerek problmjt jelentette, hogy a kszletezsi s a megrendelsi informcikat is kln blokkokban trolta. Ezek, mivel nem kommunikltak egymssal, teljes kr emberi vezrlst ignyeltek. A raktrosoknak napi rendszeressggel, st napon bell tbbszr is ellenrizni kellett a raktrszinteket. Ezen informcik trolst s menedzselst teljes kren ellttk ezek a rendszerek, de a cskken kszletek miatti megrendelsi igny felmerlst egy-egy munkavllalnak kellett szlelnie. A figyelmetlensgbl ereden megeshetett, hogy egy beszerzsi megrendels nem kszlt el idejben, s gy felhasznlhat kszlet nlkl maradhatott a vllalat. Az ellts megfelel minsge teht az egyes alkalmazottak kztti

27

kommunikcin mlt, nem gy, mint a mai sszehangolt gpestett rendszerekben, amelyek mr minimlis felhasznli beavatkozst ignyelnek.

3.2.3 Beszerzs tovbbi hasznos funkcii

Mint mr emltettem a vllalatirnytsi rendszerek beszerzsi moduljai vgig tudjk kvetni a beszerzs folyamatt egszen a beszerzsi megrendels elkszltig. A beszerzs alatt lev kszletekre leadhat kszletfoglals is. A klnbz cikkekhez pedig ms-ms szlltt lehet rendelni, akr a prioritsi sorrendjk, akr az rajnlataik, vagy a szlltsi feltteleik alapjn. Ezeket sorba rendezve kivlaszthatjuk a neknk megfelel szlltt. Korbban ezen funkcik elltsa rengeteg emberi erforrst kttt le, s idignyes feladat volt. A megfelel szllt kivlasztst nem tmogattk a rendszerek, nem lehetett csoportokba rendezni az ignyeinket, csak a puszta informcik lltak rendelkezsnkre, ami nagyban neheztette a beszerzs optimalizlst, a megrendels sttusrl pedig csak telefonon keresztl lehetett rdekldni. Az ERP rendszerekben nem csak a belfldi szlltsokat, hanem az importbeszerzseket is figyelemmel lehet ksrni, illetve az ezekhez kapcsold kltsgeket is gy, mint a vm, biztostsi, vagy fuvarkltsgek, ami a korai rendszerekben klnll adatbzisokat ignyelt. A szlltsok temezsnek lehetsge klnsen nagy elnyt biztost egy vllalat szmra, amelynek folyamatosan nagy mennyisg utnptlsra van szksge. Nem felttlenl

szksges ugyanis, hogy a vllalat kvesse nyomon kszleteinek alakulst. Kialakthat

olyan szllti hlzat is, melyben napraksz informcikkal ltjuk el a beszlltkat a raktrunkrl [Hetyei Jzsef, 2009]. gy a szlltk maguk figyelhetik meg az anyagignyeinket, s kldhetnek beszerzsi ajnlatokat, ha a kszletllomnyunk kzelt a minimum szinthez. Ennek hatsra kevs informciramlssal, cskken a felhasznli

adatbevitel, idt sprolhat a vllalat, s kltsghatkonyabban mkdhet a termels. Ezek a funkcik egyttesen kpesek vgezni az elltsi lncok menedzselsnek feladatt, s megfelel szinten tartani az ll raktrkszletek rtkt. A szigetrendszerek nagy htrnya volt, hogy kptelenek voltak tlnylni a vllalat hatrain, s kizrlag a bels informciramlst tmogattk [Tokodi Jen, 2007]. Ezrt szksg volt kls kapcsolattartkat alkalmazni, akik folyamatosan informcikkal lttk el a beszlltkat. Ez, azon tl, hogy nvelte a vllalat kltsgeit, korltokat is szabott a beszerzsnek, mivel pldul

28

a klfldi beszlltkkal val kapcsolattarts, nyelvismerettel rendelkez alkalmazottakat ignyelt. Ha nem volt a vllalatnak ilyen munkatrsa, akkor brelnik kellett fordtkat, tolmcsokat, akik egy-egy zletkt munkjt tmogattk. Ez persze kltsgekkel jrt, s fontos idvesztesget is okozott.

3.2.4 Beszerzsi megrendelsi szerzds

A beszerzsi megrendelsi szerzds az ajnlatok elfogadsa utn kerl elksztsre, a vllalat s a szlltk kztt. Az ehhez szksges informcik egy rsze a szllti trzsadatokbl, egy rsze a vllalati trzsadatokbl, egy rsze pedig a cikk trzsadatokbl szrmazik. A szerzds tartalmazza az rat, a beszerzsi, beszlltsi idt (a megrendelstl a raktrba kerlsig eltelt id napokban), az rengedmnyeket s a fizetsi informcikat [Hetyei Jzsef, 2009]. A szllt kzli tovbb a cikkek mennyisgt, adatait, illetve az azokhoz kapcsold egyb informcikat, mint pldul raktrozsi, vagy karbantartsi informcik. Mindezeket az informcikat, a korai rendszerekben kln-kln adatbzisokbl kellett sszevlogatni a munkavllalknak, s ezekbl ptettk fel a megrendelsi szerzdseket, aminek pontos elksztse gy komoly figyelmet ignyelt. Az ERP rendszerekben kszthet gynevezett keretszerzds is, ami hosszabb tv, periodikus szlltmnyozst tesz lehetv [Informatika gazdasgi alkalmazsainak mdszertana, BMF-KGK, 2003]. A szerzdseket a vllalatirnytsi rendszerekben iktatni lehet, s a kltsghelyeken, kltsgviselkn, valamint a szmlaszmokon keresztl hozz lehet kapcsolni a pnzgyi modulokhoz, s kszthet bellk szllti szmla is. A szigetrendszereknl erre nem volt lehetsg, az informcikat jra kellett nyomtatni, s a kinyomtatott dokumentumokat, azok iktatszmai alapjn jbl fel kellett vezetni egy msik modulba, ahol aztn jra feldolgozsra kerlt. Pldul ha a megrendelsi szerzdseket hozz szerettk volna kapcsolni a pnzgyi modulhoz is, akkor azokrl elszr msolatot kellett kszteni s tkldeni a pnzgyi osztlyra, ahol aztn az iktatszmok, bizonylatszmok alapjn felvezettk ket a pnzgyi nyilvntartsba, s csak ezutn tudtak velk dolgozni. Ez egy hossz folyamat s sok felesleges paprmunkval jr, valamint jelents az emberi tnyez szerepe is. Sokkal elnysebb a mai rendszerek azon funkcija, hogy a megrendelsekbl elksztik a rjuk pl munkafolyamatokat, s ezeket a

29

rendszeren bell tovbbtjk, megteremtve ezzel a gyors kommunikci s a hatkony ellenrzs lehetsgt is.

3.3 ru s raktrkezels Az rukkal s raktrakkal kapcsolatos tevkenysgek szintn a logisztika feladatkrbe tartoznak. Ezekhez a terletekhez is szmos informcis folyamat kthet, melyeket egy

vllalatirnytsi rendszerrel hatkonyan kezelhetnk. Ilyen pldul a rendels s a szlltlevl alapjn trtn ruberkeztets, a berkezett ruk minsgvizsglata, valamint a raktrkszlet figyelemmel ksrse.

3.3.1 ruberkeztets

rukat a raktrba szlltlevl alapjn lehet bevenni. Fontos megbizonyosodni arrl, hogy az rucikket valban mi rendeltk-e meg, s ha igen, akkor valban hatridn bell rkezett-e meg, a beszerzsi szerzdsben rgztett mennyisgben, minsgben s ron. Az ERP rendszerek a cikkek bevtelekor, s azok raktrhelyek kztti mozgatsakor is, kpesek ellenrizni a rendelkezsre ll raktri kapacitsokat. Az ruk bevtelezse trtnhet kzi s automatikus mdon is. Be lehet lltani standard raktrakat, illetve egy raktron bell ms-ms elrhetsgeket, rucikkenknt akr eltreket is. gy amikor a megrkezett megrendelseinket raktrra vesszk, akkor rendszernk mr tudni fogja, hogy melyik termket hol kell elhelyezni a vllalat telephelyn, illetve annak raktrain bell. Ezutn a vllalatirnytsi rendszerek ltalban generlnak egy jelentst az ruberkeztets megtrtntrl, s egy jabb jelentst, ha az ru megfelel a minsgi elrsoknak is. Csak ekkor vlik az rucikk rendelkezsre bocsthatv. A minsgi vizsglatnak meghatrozott eljrsa van, amelyen ha megbukik az ru, akkor zrolni kell, s fel kell venni ismt a kapcsolatot a szlltkkal [Hetyei Jzsef, 2009]. Az ERP-ket megelz rendszereknl, ezeknek a jelentseknek az elksztse modulrl-modulra j adatbevitelt, s j adatfeldolgozsi munklatokat ignyelt. Ennek nagy htrnya, hogy ha a vllalat raktrai kztt mozgatjuk az rukszleteinket, akkor is jabb s jabb rukiadsi s rubevteli

30

bizonylatokat kell kszteni, valamint ezeket fel kell dolgozni s rgzteni. Az sszefogott informcis folyamataival, a vllalatirnytsi rendszerek hatalmas lpst tettek elre a szigetrendszerekhez kpest, mivel gy nem kell kzzel hordozgatni a kinyomtatott bizonylatokat irodrl-irodra, hanem a kapcsold tevkenysgeket egysges kezelfellet alatt lehet intzni, vagy automatizlni lehet. gy megnveltk az ruk adminisztrcis tfutsi idejt, ami ezltal hamarabb kerlhet felhasznlsra, s kerlhet be a termelsi folyamatba.

Az ppen bevtelezs alatt ll rucikkekhez az ERP rendszerekben rgzthetjk azok paramtereit, mint pldul sly, mret, beszerzsi r (akr devizban is), bekerlsi rtkt. Hozzrendelhetjk a szrmazsi adatokat, a tulajdonsgokat, a csomagolsi egysgeket, s a trolsi, raktrozsi specifikumokat is. Ha j rurl van sz, akkor lehetsg nylik a trolni kvnt minimum s maximum mennyisgek belltsra is, valamint arra, hogy a kvetkez beszerzsnl mekkora mennyisget rendeljen le a rendszer [Tokodi Jen, 2007]. A megfelelen felparamterezett rucikkeknl a vllalatirnytsi rendszerek, egy leend beszerzs esetn, gyorsan meg tudjk hatrozni, hogy melyik beszllttl rdemes rendelni. De akr tbb rlistt is tudnak kszteni, amelyen pldul cikkenknt fel vannak tntetve az idszakos rengedmnyek.

A mostani sokszn termkskla, s az egyre bvl beszllti krk miatt vlik szksgess, hogy a vllaltok szaktsanak a korbbi megoldsaikkal s egysges kezelfellet al hozzk az ruk kezelst. A szigetrendszerek nyjtotta megoldsok mr nem birkznak meg hatkonyan a megnvekedett adatmennyisggel. Ezek a rendszerek nagyban tmaszkodnak az lmunkra, ami nveli a hibzs lehetsgt, s ezltal cskkentik a termels hatkonysgt. Az ruberkeztetshez kapcsold bizonylatok br le vannak trolva az adatbzisukban, m azokat, a munkafolyamatok elvgzshez rendszeresen ki kell nyomtatni, ellenrizni kell, s tovbbtani kell feldolgozsra a kvetkez folyamatokhoz tartoz modulokhoz. Az ruk raktri elhelyezse szintn emberi tnyezkn alapszik, ami fgg az adott szemly kpessgeitl, megfelel ltsmdjtl. A helyzet pedig csak tovbb bonyoldik, ha nagy terleten, vagy tbb raktrban kell ezt a tevkenysget vgezni. A korai rendszereknl pldul egy ru berkezsnl a logisztikai feladatokrt felels szemlynek elszr el kellett dntenie, hogy az runak hol van a raktri helye, fel kellett mrnie a befogads helyt, s vgig kellett kvetni annak tjt az elhelyezsig [Tokodi Jen, 2007]. Dntseinek meghozatalhoz nem lltak rendelkezsre egysges informcik, hanem kln-kln kellett az adatokat

31

beszereznie a szllti trzsadatokbl, a raktrakbl, stb.. A rendszerezetlen informcik felhasznlsbl ereden megeshetett, hogy a vllalat nem tudta optimlis szinten tartani a kszleteit, azok mennyisge a minimum szint al cskkent, vagy a tlrendels kvetkeztben tbb helyre volt szksg a raktrozshoz.

3.3.2 Raktrkezels

Az ERP rendszerek raktrkezel funkcii segtik a raktron belli, s a raktrak kztti gyors anyagmozgatst, javtva ezzel az tlthatsgot. Termszetesen egyszerre tbb raktrt, s raktrakon belli raktrhelyet kpesek kezelni. A beszerzsi informcik alapjn a vllaltirnytsi rendszerek kpesek elre eltervezni az ruk bevtelezst s elraktrozst is. Nyilvn tudjuk tartani bennk a trol hely s trolsi informcikat, a befogadkpessget, a gazdasgilag hasznos szlessget, mlysget, magassgot, a teherbr kpessget s biztosthatjuk, hogy az egymst kizr cikkek ne kerlhessenek egyms mell (pldul vegyszerek s lelmiszerek). Az ruk s kszletek mozgatsa sorn elre meg lehet hatrozni a szksges trfogatot, gy elkerlhetv vlik az anyagmozgats fennakadsa is, s nem trtnhet meg, hogy nem lesz elegend helynk a trolshoz [Dank Lszl, 2000]. Mivel egy vllalat esetn akr tbb ezer rucikk nyilvntartsrl is sz lehet, ezrt az anyagokhoz rendelhetnk kulcsszavakat, amelyek segtik a rendszernkben, s gy a raktrhelyeken trtn gyors elrst. sszetettebb raktrstruktrkhoz kszthetek raktrtrkpek, amelyeken grafikusan jelenthetek meg a raktrhelyek, vagy kialakthatak raktrozsi znk, amelyeket a rendszer figyelemmel tud tartani, s szksg esetn zenetekkel irnytja a dolgozkat a leterhelt terletekhez. Egyes programokban lehetsg van gynevezett krjratok rgztsre, amelynek sorn optimlis utat definilunk az ruk raktrakbl jrmvekre trtn felrakodshoz, vagy ennek ellenkezjhez [Hetyei Jzsef, 2009]. Az rumozgats ezen folyamatt akr vgig is lehet kvetni, s nyilvn lehet tartani, hogy egy

adott pillanatban mi kerlt fel, vagy le a szlltmnyoz jrmvekrl. Mindezek a lehetsgek bizonytjk az ERP rendszerek sokoldal felhasznlhatsgt, tervezkpessgt, s az adatok, vllalati folyamatokhoz val kapcsolsnak soksznsgt, amelyek a szigetrendszereknl nem valsulnak meg. A korbbi rendszereknl nem volt lehetsg magasabb sznvonal, komolyabb technolgit ignyl, ltvnyos, szervezettebb informci

32

feldolgozsra. Rengeteg, az adott modulokhoz kapcsold egyb folyamat menedzselse kpzett humn erforrst ignyelt, s a letrolt adatokhoz is lnyegesen kevesebb msodlagos informci tartozott, ami a logisztikban pldul hasznos lehet az ruk elraktrozsnl, vagy a szavatossgi idk kezelsnl. Ezeket az informcikat tbb rendszerben troltk, ami a naprakszen tartsukat neheztette s a riportok, statisztikk elksztse is lassan, akadozva, tbb helyrl elbnyszva valsulhatott meg [atSystems Ipargi megolds, Internet].

Tovbbi elnye a vllalatirnytsi rendszerek raktrkezelsi megoldsainak, hogy ki tudjk szmolni, s fel tudjk hvni a figyelmet a minsgbiztostsi hatridk, a szavatossgi hatridk, vagy a felhasznlsi hatridk lejratra az olyan rucikkeknl, amelyeknl ez szksgszer [Dank Lszl, 2000]. Ehhez persze szksges, hogy mg a bevtelezskor rgztsre kerljenek ezek a jvbeli idpontok. A kszletek sorozatkvetsvel pedig meg lehet hatrozni, hogy az egyes termkek milyen alapanyagokbl lettek ellltva, vagyis, hogy a ksztermk mibl tevdik ssze, ami a minsgbiztosts rszre hasznos informci. Csak gy tud egy vllalat felttlen felelssget vllalni termkeinek hibamentessgrt, a garancilis idn bell, s llthatja ki az ruk minsgt igazol okiratot, a minsgi bizonytvnyt.

3.3.3 Leltrazs

Minden vllalatnl szksges a leltrazst, mint kszletellenrzsi funkcit elvgezni. Ekkor az eszkzkrl, egy adott fordulnapra vonatkozan tteles kimutatst kell kszteni, mennyisgben s rtkben is, mivel a leltr egy vllalat mrlegt tmasztja al [Szmvitel II. rai jegyzet, DE-AVK, 2009]. A leltrazshoz szksges leltrvek egy ERP rendszerben mg a leltr megkezdse eltt elkszthetek. A leltri rtkelst pedig tbb szelekcis mvelet is segti, amely leegyszersti a leltrazst. Ezeket az rtkelseket archivlni is lehet, amelyek

gy vrl-vre sszehasonlthatv vlnak. A vllalatirnytsi rendszerek lehetsget knlnak a vonalkdos leltrazshoz is. A rendszer a leltri szmbl, vagy az ltala adott azonostbl kszthet az ruk nyilvntartsi adataihoz egy egyedi, csak az adott rucikkre vonatkoz vonalkdot, amely egyrtelm azonostst tesz lehetv [Informatika gazdasgi alkalmazsainak mdszertana, BMF-KGK, 2003]. Ezek a kdok akr ki is nyomtathatak, s felragaszthatak a raktrban lev cikkekre. gy leltrazsnl elg csak egy kzi olvasval (ami kapcsolatban van az ERP rendszerrel) leolvasni a vonalkdot, s az adatok mr tovbbtva is

33

vannak az rtkelshez, amibl pedig automatikus kontrozs kszlhet a belltott kontrozsi sablonok alapjn. Bellthatak tovbb az alaprtelmezett mrtkegysgek is, azaz, hogy hny darab tesz ki egy kartont, vagy raklapot. A kszletrtk pedig az ignyekhez mrten tarthat nyilvn, akr mrlegelt tlagron, akr elszmol ron, vagy akr utols beszerzsi ron [Hetyei Jzsef, 2009]. Az ERP rendszerek eldjei mg nem tmogattk ekkora mrtkben a technikai jtsokat. Nem volt biztostott bennnk a klnbz funkcikat knnyt eszkzk hasznlata. A leltrazs pedig idignyes elkszt munkt kvetelt meg (sok, a leltrazst segt dokumentumot kellett nyomtatni), s ennek folyamata is hossz ideig tartott, valamint sok lmunkt ignyelt.

3.4 Pnzgyi modulok

A vllalatoknl sok idt s energit lelnek fel a pnzgyi mveletekkel s a szmlzssal jr munkafolyamatok. Nagy gondot okoz, s hatalmas adatmennyisg kezelst jelenti, ha ezeket a folyamatokat rendszeresen, minden egyes tranzakcinl vgzik. Az ilyen feladatok elltsa a munkavllalk szmra megterhel lehet, s nagy a hibzs lehetsge is. Ezekhez a mveletekhez nyjtanak segtsget a vllalatirnytsi rendszerek pnzgyi moduljai. A pnzgyi modulok kezelik a pnzforgalommal jr tranzakcikat, s nyomon kvetskhz pnzgyi nyilvntartsokat vezetnek. Ilyen pnzgyi nyilvntartsok lehetnek a belfldi vevi s szllti szmlk, export s importszmlk, szerzdsek, banki s dolgozi hitelek, fizetsi ktelezettsgek, vmhatrozatok, stb. [Hetyei Jzsef, 2009]. Meg kell jegyezni, hogy minden vllalatirnytsi rendszer integrlva tartalmazza a szmviteli s adzsi jogszablyok betartshoz szksges kvetelmnyeket, s biztostja azok betartst. [Informatika gazdasgi alkalmazsainak mdszertana, BMF-KGK, 2003]

Mivel a nyilvntartsok kezelse rendszeres, ezrt azok mindig naprakszen llnak majd rendelkezsnkre. gy brmikor folyamodhatunk olyan lekrdezsekhez, amelyekben opciknt adhat meg a szmunkra szksges informci (pldul szerzdsenknti lekrdezs). Kszthet pnzgyi kimutats a vllalat aktulis helyzetrl, ami a stratgiai tervezs szempontjbl fontos. Megtudhatjuk, hogyan alakulnak a korbban rgztett vrhat kiadsok s bevtelek. Ez cskkenti a jvbeli kockzatainkat, hiszen felmrhetv vlik, hogy lesz-e a vllalatnak felszabadul pnzeszkze, amit jbl felhasznlhat (pldul

34

esedkess vlik egy rtkestsbl szrmaz bevtel rkezse), vagy vrhat-e jvbeli, eddig fedezet nlkl lev kiads, aminek kltsgeirl gondoskodni kell rtkestssel, vagy erforrs tszervezssel (pldul kzeleg a mszaki berendezsek ves karbantartsnak ideje) [Hetyei Jzsef, 2009]. Az ehhez hasonl foly pnzram kimutatsokkal, a kimutatsokhoz kszthet grafikonokkal, vagy esettanulmnyokkal szolgljk az ERP rendszerek a vllalat likviditsnak megrzst.

Annak rdekben, hogy jl tlthatak legyenek a tteleink (lejrt, folyamatban lev, kifizetett, vagy mg kifizetetlen, esetleg behajthatatlan kvetelsek s ktelezettsgek, garancilis ttelek), a vllalatirnytsi rendszerek ezeket a funkcikat egy kezelfellet alatt szoktk megjelenteni. Tovbb a klnfle szrsi lehetsgeknek ksznheten, brmilyen szempont szerint lekrdezhetk az aktulis ki s beraml ttelek. Ezek alakjt, adattartalmt, formtumt (pldul Excel, Word, Html, stb.) a felhasznlk tetszs szerint mdosthatjk.

3.4.1 Vevk szmli

A vevkkel kapcsolatban vevi szmlkat tudunk fenntartani s kezelni. Adataikat kinyomatathatjuk, tetszs szerint rendezhetjk. A vevi szmlk nyilvntartsa megknnyti a megrendelsek kezelst. gy pr pillanat alatt kszthetek szmlkat a trzsadatokbl, figyelhetjk azok sttusnak alakulst, ellegbekrket, ksedelmi kamatfizetsi, vagy egyszer fizetsi felszlt leveleket kszthetnk, banki bizonylatokat nyomtathatunk ki, vagy kldhetnk el e-mailben, akr tbb nyelven is.

4. bra: Vevi szmlzs

Vevk rendelsei

Szlltlevl s msolatnak

elksztse

Szllts

Kiszllts

knyvels

jelents

Szmla s msolatnak

elksztse, knyvelse

[Dr. Szikora Bla, BME, 2002, 24.o.]

A szmlk killtsnl alkalmazhatunk gynevezett temelsi mveleteket is, amikor korbbi bizonylatok alapjn, vagy szllti szmlk alapjn ksztjk el a szmlt, vagy akr teljesen

35

lemsolhatunk egy korbbi rtkestsbl szrmaz szmlt is. Amikor szmlt ksztnk, akkor a rendszer kiszri a vevk trzsadataibl a szmunkra fontos informcikat, mint pldul a vev adatai, a fizets mdja s hatrideje. A vevk ltal ignyelt rszletfizetsi s fizets halasztsi krelmek is temezhetk. Ebben az esetben az ERP rendszerek figyelemmel ksrik a fizets lefolyst, s ha szksges fizetsi felszlt leveleket generlnak, valamint jelezik az intzkeds szksgessgt egy gyintznek. A vevkhz korbban belltott, kontrozst segt fknyvi szmok is automatikusan felhasznlhatk, gy a fknyvi

knyvelskor ezek egybl rendelkezsnkre fognak llni. A szmlakszts sorn az adatok vgig mdosthatak maradnak, gy a ttelek felvitele is egyszerbb vlik, mivel nem kell elrl kezdeni a teljes folyamatot egy-egy j paramter felvitelhez.. Ha vannak korbbrl visszamaradt kiegyenltetlen ttelek, vagy a vevk fizettek elleget, akkor ezeket jelezhetjk egy-egy jonnan killtott szmln is.

A vevk szmlit temezhetjk s hozzkapcsolhatjuk a banki folyamatokhoz, de kthetjk ket pnztri mveletekhez is, ha mondjuk kszpnzes fizetshez kell szmlt nyomtatni, s errl kell bizonylatot killtani. Valamint meg kell emlteni, hogy az ERP rendszerek tmogatjk a tbbdevizs mkdst is, s kpesek maguktl kiszmolni a klnbz rfolyam klnbzetet. Rendszeres vsrlknak kszthetnk szmlartestket, amelyek tartalmazzk a vllalattal szembeni terheiket, s amelyekre tmaszkodva a vllalat is kldhet felszlt leveleket pldul a fizetsi ktelezettsgrl. A mr elkszlt szmlk pedig tetszs szerint sszesthetek, akr termkkategrinknt, akr fizets mdonknt, vagy gyfelenknt, stb.. Mivel egy termkhez tbb r is tartozhat a klnbz engedmnyek miatt, ezrt ltrehozhatak vsrli csoportok is, amelyekhez ezeket az rakat lehet hozzrendelni. [Hetyei Jzsef, 2009]

A korai rendszerek htrnyt jelentette, hogy nem kezeltk megfelelen az adatokhoz val hozzfrsi jogosultsgokat. Radsul ezen rendszerek idejben mg nem volt szles krben elterjedt az elektronikus adattrolkon trtn biztonsgi trols. gy egy nagyobb vllalat esetben, a klnfle folyamatok miatt felgylt rengeteg adatot nem lettek volna kpesek a szmtgpek egymagukban, a vgtelensgig rizni. Ezrt ekkor mg elnyben rszestettk a nyomtatott formban trtn trolst, ami elg kltsg s helyignyes volt, hiszen a dokumentumok trolshoz kln irattrat kellett fenntartani, nem beszlve a sok lmunkt ignyl iktatsi folyamat elltsrl sem.

36

3.4.2 Szlltk szmli

A szlltkkal szemben hasonl szmlkat tudunk kezelni, mint a vevknl. Ugyangy nyilvn tudjuk tartani a megrendelseinket, kszthetnk szerzdseket, kezelhetjk a szllti szmlkat, banki bizonylatokat s generlhatunk lekrdezseket.

5. bra: Szllti szmlzs

Szllti

kvetelsek

Szllti szmla

Szmlaellenrzs:

A szmln

szerepl ttelek

ellenrzse

Fizetsi

jvhagys feladsa

Fizetkpessg,

bank ellenrzse, Szmla kifizetse

[Dr. Szikora Bla, BME, 2002, 18, 21.o.]

A szmlk rgztshez a szlltk trzsadatait hasznlhatjuk, vagy ignybe vehetjk a korbbi szmlzsokat. Itt is lehetsg van elre megadni a szksges fknyvi szmokat, hogy a ksbbiekben azokat mr csak ellenrizni kelljen, s mdunk van kezelni a pnztri kszpnzes szmlk killtst is. Elszr azonban be kell rkeztetni a szmlt, ami ilyenkor mg nincs teljesthet llapotban, hiszen a rajta szerepl tteleket le kell ellenrizni. Ehhez szksges a szmlhoz rendelt gyintz vagy valamelyik felettes szemly igazolsa [Informatika gazdasgi alkalmazsainak mdszertana, BMF-KGK, 2003]. Amikor berkezik a szmla, ezek a szemlyek egy bels zenetben rteslnek a beavatkozs szksgessgrl, s ezen az zeneten keresztl el is tudjk vgezni a tartalmi s formai kvetelmnyek ellenrzst. Ezutn kerl be a szmla a rendezend ktelezettsgek kz s vlik knyvelhetv. Fontos szempont, hogy itt is lehetsg van az automatikus kontrozsi

folyamatok belltsra. Ha sok hasonl paramterrel rendelkez szmlnk van, amelynek mindegyike ms-ms szllthoz tartozik, akkor kszthetnk szmlacsoportokat is, s ezekhez rendelhetjk hozz a szlltkat, gy minimalizlhatjuk az adatmdostsok szksgessgt. Pldul ha vannak olyan szlltink, akiktl rszletes szmlt krnk s vannak olyanok, akiktl csak egy egyszer smt vrunk, akkor ezeket kln-kln

csoportokba szedve, a szmlk rgztse gyorsabban elvgezhet, mert csak kevs adatot kell mdostani. A szlltknak is fenntarthatunk folyszmlkat, amelynek forgalmrl

37

szmlasszestket llthatunk ki, lekrdezhetjk azok adatait, kimutathatjuk a fizetetlen tartozsainkat, valamint szmlartestket nyomtathatunk ki. Termszetesen a szlltknl is

md van a tbbnyelv szmlanyilvntartsra s nyomtatsra, valamint alkalmazkodhatunk a klfldi szlltkhoz a devizban trtn pnzforgalom lebonyoltsval. Kezelhetjk a fizetseinkhez kapcsold FA s egyb adterheket is, hogy megfelelen tudjuk feladni ket a knyvelshez [Hetyei Jzsef, 2009]. Ha pedig valamilyen oknl fogva hiba trtnik a folyamatokban, akkor is lehetsgnk van a mdostsra, vagy a szmlk sztornzsra.

3.4.3 Fknyv

Az ERP rendszerekben a szmlakeretek a vllalati ignyekhez mrten alakthatak ki, mg a bevezetsk idejn. A knyvelknek gondoskodniuk kell a paramterek testre szabsval a megfelel szablyrendszerek kialaktsrl. A knyvelsi feladatokat ezeknek megfelelen fogja elltni a rendszer, de ha egynileg szeretnnk mdostani a szmlakeretet, akkor ezt minden knyvelsi v elejn megtehetjk. Szmtgpes rendszerekrl lvn sz, az ltalnos, rendszeres gazdasgi esemnyekhez ltrehozhat automatikus knyvelsi funkci is. Elre definilhatunk a vllalati gazdasgi esemnyekhez knyvelsi mintkat, gy a felhasznlk ezeket a smkat hasznlhatjk munkjuk sorn. Ilyen trtnhet pldul beszerzs vagy rtkests esetn. A rendszerestl eltr folyamatoknl azonban szksg van a manulis knyvels biztostsra is, amit a vllalatirnytsi rendszerek lehetv is tesznek. Manulis adatfeldolgozsra akkor lehet szksg, amikor hinyz adatokkal tallkozik a rendszer [Hetyei Jzsef, 2009]. Megeshet, hogy nem tudja elvgezni a kontrozsi munkkat, mert az gyfladatokbl hinyzik az gyfl azonost. Az ilyen eseteket a rendszer azonnal jelzi, s felhvja a figyelmet a hinyz adatok ptlsra, vagy a kzi mvelet elvgzsnek szksgessgre. Meg kell jegyezni, hogy az zleti v nyit, s zr dtuma tetszlegesen bellthat az ERP rendszerekben, nem szksges a naptri vhez folyamodnunk. Az automatikus terhelsek, jvrsok vgzst tmogatja tovbb azltal, hogy kpes a szmlavezet bankkal terminlkapcsolatot kialaktani, ami jelents lehet pldul a brkifizetsek gpiestse tern. Fontos megjegyezni, hogy ez a kapcsolat lland hozzfrs, a tteleket egyedenknt azonostja s szri az ismtld elemeket. A kapcsolat ktfle tpus lehet: [Informatika gazdasgi alkalmazsainak mdszertana, BMF-KGK, 2003, 43.o.]

38

1) Kzvetlen banki terminllal val kapcsolds a rendszerbe: A vllalat s a bank kztt ltrehoznak egy biztonsgos vonalat, melyen keresztl a vllalat gy tud tevkenykedni a bank informatikai rendszern bell, mint brmelyik msik bankon belli terminl.

2) Home-banking rendszer: A bank egy programot telept a vllalat informatikai rendszerbe, amelyen keresztl a megfelel paramterekkel elltott, szveges fjlba rt utastsok hajtdnak vgre. Ennek nagy elnye, hogy nem tlsgosan kltsges, mivel elg egy egyszer modemes kapcsolatot fenntartani a vllalatnl, viszont ez az egyszer kapcsoldsi md a legnagyobb htrnya is, hiszen jelentsen lecskken az adatok tovbbtsnak biztonsga s a kapcsolat sem mindig megbzhat.

A ms modulokbl (vevk, beszerzs, logisztika, humnerforrs) rkez knyvelsi tteleknl, amelyek folyamatos knyvelsi tranzakcikat hoznak ltre, vgezhet elkontrozs, vagy kszthetnk knnyen paramterezhet mrleg s eredmnykimutatst. A korai rendszerek htrnyt jelentette, hogy ezeket a tteleket elszr be kellett gyjteni a tbbi modultl, ezutn felvinni a fknyvi nyilvntartsba, s csak ezutn lehetett a szksges knyvelsi mveleteket elvgezni. Ezek a szmviteli munkk akkor sem okoznak problmt egy vllalatirnytsi rendszernek, ha egy vllalat tbb lenyvllalattal rendelkezik, vagy vannak kihelyezett cgcsoportjai [Hetyei Jzsef, 2009]. A humnerforrs, eszkz vagy kszletmozgsok, ezen csoportok kztt is knnyen automatizlhat. A szigetrendszerek erre kptelenek lennnek mivel nem alkotnak hlzatokat, gy minden egyes lenyvllalatnak sajt pnzgyi modullal kellene rendelkeznie.

Mivel egy vllalat tevkenysge a beszerzs vagy az rtkests sorn ltalban tlnylik az adott orszg hatrain, ezrt az ERP-ket alkalmass tettk a ttelek devizban val kezelsre s az rfolyam klnbzetek knyvelsre. A szmlkat, fizetsi felszltsokat pedig tbbfle nyelven is ltre lehet hozni, illetve szerkeszteni. Elkszthet tovbb az adhatsgok szmra az FA bevalls, melyben kimutathat a visszaignyelhet, s vissza nem ignyelhet FA is.

39

3.4.4 Kapcsolat a bankkal

A bank analitika szolgl a banki terhelsek s jvrsok kezelsre, segtve a vllalatot a bankokhoz kapcsold tranzakcik s adatok feldolgozsban. Akr tbb bank vagy szmlaszm is rugalmasan kezelhet egy vllalatirnytsi rendszeren bell, valamint biztostott a klnbz devizanemekben val szmlakezels is (pldul forintszmlrl devizafizets, devizaszmlrl forintfizets, vagy devizaszmlrl devizafizets). A bank analitika elnye, hogy a ktelezettsgek teljestshez szksges tutalsok knnyen elkszthetek s elektronikus ton eljuttathatak a szmlavezet bankunkhoz, vagy akr az adatok ki is nyomtathatak. Tovbb lehetsg van a szmlnk informciit a bank rendszerbl letlteni s lementeni a sajt rendszernkbe a tovbbi feldolgozs rdekben. gy mdunkban ll klnbz szrseket vgezni, s mdostsokat vgrehajtani pldul a kldend sszegrl, vagy egyedi tutalsokat vgrehajtani. Az adatrgzts ebben az esetben banki kivonatok alapjn trtnik. Ezek importlsakor a rendszer elvgzi a ttelek s azon szmlk kztti sszeegyeztetseket, amelyeken pnzmozgs volt, valamint az temezett

kontrozs sorn lehetsg van specilis knyvelsi szablyok ltrehozsra. Bellthat az is, hogy a bank automatikusan, elre meghatrozott peridusonknt kldjn adatokat a szmlamozgsainkrl. Ezltal minimlisra cskken a kzi adatrgzts szksgessge, s temezhetv vlnak pldul a szlltkkal szembeni ktelezettsgeink, neknk csak az tutalsok helyessgnek ellenrzst kell elvgeznnk. [Hetyei Jzsef, 2009]

Krhet tutalsi megbzsi javaslat is, amelyet az tutalst vgz szemly leellenriz s szksg esetn mdost, vagy jabb javaslatot generlhat. Ennek elnye, hogy a rendszer pillanatok alatt sszegyjti, hogy milyen pnzmozgsokra lesz szksg a kzeljvben, s javaslatot tesz azok optimlis teljestsre. Nem szksges pldul a vllalatok kztti oda-vissza utalgats, hiszen ezltal jelentsen megnnek a tranzakcis kltsgeink. Ha olyan tartozsunk van egy szlltval szemben, amelynek sszege kisebb, mint amivel a szllt tartozik neknk, akkor elg, ha egy tranzakcival bekrjk a szllti tartozst a klnbzetrl, gy cskkentve a banki kltsgeinket. Valamint ha tbb banknl vezet szmlt egy vllalat, akkor arra is figyel a rendszer, hogy lehetleg ugyanabbl a bankbl kezdemnyezznk utalst, mint amelyikbe az sszeg rkezni fog, vagy a bankok kltsginformcii alapjn kivlasztja a legkisebb kltsg pnzmozgsi utat, gy reduklva le az tutalsokkal jr kiadsokat [Hetyei Jzsef, 2009]. Hasznos funkci teht az ilyen

40

javaslatok ksztse, mivel rvid id alatt, tbb rs utnajrsi munka sprolhat meg, amivel esetleg kicsszhatna egy vllalat az ehhez hasonl kltsgminimalizlsi

lehetsgekbl.

Az ERP rendszerek lehetv teszik tovbb, hogy az tutalsainkat klnbz szempontok szerint (pldul bank, szllt) csoportokba szedjk, s azokat ne kln-kln keljen feladni, hanem egyszerre jutassuk el a szmlavezet bankhoz. Az tutalsainkrl pedig kszthetnk rtestt is a fogad fl szmra, amely tjkoztatst nyjt az utals informcirl, hogy mikor, mely bankon keresztl, milyen sszeg, melyik szmlrl, melyik szmlra kerlt utalsra. [SAP szolgltatsi portfoli, Internet]

Br a szigetrendszerek kpesek voltak bizonyos fok gpestett tevkenysg elvgzsre, de mivel nem voltak kzvetlen sszekttetsben a szmlavezet bankokkal, ezrt a vllalatok ezen rendszerek esetben knytelenek voltak emberi erforrst ldozni, vagy kapcsolattartkat fenntartani a banki s postai gyek intzsre. gy szmolniuk kellett a bankba jrs, az tutalsok vagy a klnbz postai illetkek megfizetsnek, postafikok fenntartsnak kltsgeivel is [GKM Gazdasgi versenykpessg operatv program, Internet]. A dokumentumokat, nyomtatvnyokat, bizonylatokat pedig ki kellett nyomtatni, a szmlk s a ttelek sszeegyeztetst pedig elre elvgezni. Nem juthatott hozz a vllalat akrmelyik pillanatban a szmlainformciihoz, hiszen ezt csak szemlyesen, kapcsolattartn, vagy megbzotton keresztl tehette meg, esetleg kthetett a bankkal szerzdst a rendszeres rtestsrl, de ez korntsem szolglt napraksz informcikkal, ami a menedzsment funkcik elltshoz, s a gyors stratgiai dntshozatalhoz fontos. Tovbb bonyoltotta a helyzetet, ha egyszerre tbb bankkal is kapcsolatban llt egy szervezet, valamint ha devizban trtn kifizetseket akart kezdemnyezni.

3.4.5 Trgyi eszkzk

Trgyi eszkzk fajti: [Szmvitel II. rai jegyzet, DE-AVK, 2009]

Ingatlanok

Mszaki berendezsek, gpek, jrmvek Egyb berendezsek, gpek, jrmvek

41

Tenyszllatok

Beruhzsok

A trgyi eszkzket, a vllalatirnytsi rendszerek, a klnbz orszgok adtrvnyeinek megfelelen tudjk nyilvntartani. gy mindig napraksz adatokhoz juthatunk azok llapotra s jvbeli alakulsra vonatkozan. Trolni tudjk a beszerzskre, aktivlsukra, rtkcskkenskre, maradvnyrtkkre s megsznskre vonatkoz informcikat, valamint kezelik az llomnyvltozsukat is, mint pldul az apport, thelyezs, rtkests, rtkhelyesbts, trts nlkli tads, illetve selejtezs. Az adatokat akr mennyisgi, akr rtkbeli mdon nyilvn tudjk tartani, s troljk ezen eszkzknek a vllalat ltal fontosnak tartott alapadatait, mint pldul a mszaki adatok, biztostsi adatok, jogi sajtsgok, forgalmi rtk adatok, valamint el tudjk kszteni az ves beszmolhoz szksges kiegsztseket is [Hetyei Jzsef, 2009]. Ezeknek az adatoknak egy rsze a szigetrendszereknl ms modulokban volt letrolva, gy ha fel akartk dolgozni azokat, akkor elszr t kellett menteni a pnzgyi nyilvntartsba ket s ott is feldolgozni. Mivel a mai vllalatirnytsi rendszerek mr az egyes modulok kztti tjrhatsgra ptenek, ezrt jelents kltsgeket, idt s emberi erforrst takartanak meg.

j trgyi eszkz felvitele csak az adtrvnyeknek megfelelen vgezhet, mivel az ERP rendszerek vgig ellenrzik a mveletet, gy zrva ki a hibzs lehetsgt. A korai rendszerek mg nem voltak felksztve a vllalaton kvlrl rkez informci fogadsra, ezrt volt szksg olyan emberekre, akik figyelemmel kvettk a vllalati krnyezet mdosulsait, s szksg szerint ehhez igaztottk az egyes modulokat. Pnzgyi jogszably vltozs esetn pldul utna kellett jrni a megvltozott jogi gyakorlatoknak, s ennek megfelelen kellett kln-kln tparamterezni az egyes modulokat. A mostani ERP rendszerekkel mr els kzbl lehet rteslni a vltoztatsok szksgessgrl gy, hogy ki sem kell mozdulni a vllalat fizikai hatrain bellrl. A vltoztatsok pedig knnyen s gyorsan elvgezhetek egy egysges felhasznli fellet all.

A vllalatirnytsi rendszereknl md van az eltr brutt rtken trtn nyilvntartsra, s meg kell adni a hozzjuk tartoz rtkcskkensi s rtkhelyesbtsi szmlkat is, amelynek adatai a fknyvi knyvelsbe kerlnek majd t. gy a trgyi eszkzkhz kapcsold vkzi mveletek eredmnyei mr automatikusan elvgezhetek a fknyvi knyvelsben is, azaz a

42

kontrozsi munkk standardizlhatk. Valamint bellthat az is, hogy milyen mdon kvnjuk az rtkcskkenst lerni. [Hetyei Jzsef, 2009]

rtkcskkens fajti: [Szmvitel II. rai jegyzet, DE-AVK, 2009]

Terven felli rtkcskkens: Ha a knyv szerinti rtk tartsan magasabb, mint a piaci rtk.

Terv szerinti rtkcskkens: Teljestmny arnyos lers: Az eszkzt teljestmnynek arnyban rjuk le. Idarnyos lers: Az eszkzt hasznlati idejnek arnyban rjuk le.

Lineris lers: lland lersi kulccsal dolgozunk. Degresszv lers: Idszakrl-idszakra cskken lersi kulccsal dolgozunk. Progresszv lers: Idszakrl-idszakra nvekv lersi kulccsal dolgozunk.

Egy sszeg lers: Akkor hasznlhat, ha az eszkz rtke kevesebb, mint 100 000 Ft.

Kszthet rtkcskkensi kalkulci is, amelynek adataibl mindig figyelemmel ksrhetjk az rtkcskkensek sszegt, alakulst s tervezett mrtkt, azaz az rtkcskkens

brmely idpontra kiszmthat, elre jelezhet, akr napi szinten is. A nyilvntarts kiterjedhet a nagyobb rtk, hosszabb tvon elvl (akr tbb v) trgyi eszkzkre, valamint ezek az eszkzk s a hozzjuk kapcsold tartozkok kezelhetek egyedi s csoportos formban is [Informatika gazdasgi alkalmazsainak mdszertana, BMF-KGK, 2003]. Egyes rendszerek biztostjk az rtkcskkens tervezsnek lehetsgt a kvetkez idszakokra, amelyekben figyelemmel tudunk lenni az aktulis beruhzsokra, valamint vltoztatni tudjuk a lersi kulcsokat. A korai rendszerek mg nem rendelkeztek a menedzsment folyamatok ilyen szint tmogatsval, mivel a kapcsolat nlkli klnll modulok nem szolgltattak elg adatot az sszetettebb elrejelzsek ksztshez. Illetve ha rendelkezsre is lltak az informcik, azok sszegyjtse s feldolgozsa rengeteg munkt ignyelt, ami sok esetben a napraksz informcinyjts rovsra ment.

Az ERP rendszerek alkalmasak a szmviteli trvnyben elrt trgyi eszkz nyilvntart kartonok vezetsre is [Hetyei Jzsef, 2009]. gy egy eszkzknt tudjuk kezelni az ugyanakkor beszerzett, egynem rtkeket. Ezekbe felvehetek mg nem aktivlt eszkzk is, melyekhez beruhzsi szmlkat lehet ktni. gy aktivlskor a beruhzsi kltsgek alapjn kerlhet meghatrozsra a brutt eszkzrtk, s nyomon kvethet a beruhzsi kltsgek

43

alakulsa is. Elklntve tudjuk kezelni a beruhzst megvalst forrsokat, amely lehet tmogats, sajt forrs, vagy akr hitel. Ezltal forrsonknti bontsban is kimutathat, hogy milyen kltsgelemekbl tevdik ssze az eszkz beruhzsunk. Egy-egy knyvelsi esemnynl ezen nyilvntartsi kartonok is automatikusan mdosulnak az eszkzazonostk alapjn.

Nyilvntart karton tartalmi kellkei: [Pnzgy Sziget, Internet]

Trzsadatok Trgyi eszkz neve

Vllalat neve Fknyvi szmla szm

zembe helyezs idpontja rtkcskkens mdja, lersi kulcs, lerand vek szma

Vltoz adatok Dtum

Brutt rtk nvekeds, cskkens Nett rtk nvekeds, cskkens rtkcskkens Szveg megnevezse

3.5 Humn erforrs

A humn erforrs modulok kezelik a dolgozk nyilvntartst s a hozzjuk kthet adatok kezelst. Ide tartozik a munkabrek kezelse, az adk s a TB elszmolsa [Hetyei Jzsef, 2009]. A munkavllalk brt kezelhetjk rabrknt elszmolva, teljestmnyarnyosan, vagy havi fix sszeg kltsgknt, valamint megtervezhetjk a teljes brezst is. Az informcikat a dolgoz trzsadatok tartalmazzk, amelyben rgztik a munkavllali szerzdseket, beosztsokat, a munkarendet, a munkavgzsi ktelezettsgeket [Informatika gazdasgi alkalmazsainak mdszertana, BMF-KGK, 2003]. Adatokat trol tovbb a szemlyi informcikrl, mint pldul a klnbz szemlyes, telefonos, vagy elektronikus elrhetsgek, valamint a jvedelmkrl s az orvosi paprjukrl. A munkavllalkat

44

hozzrendelhetjk magasabb beoszts alkalmazottakhoz, mszakvezetkhz, s ezeket az embereket is hozzrendelhetjk msokhoz, kialaktva ezzel egy struktrt, amely tlthatbb teszi a szervezet szemlyi hierarchijt, s hatkonyabb keresst tesz lehetv egy-egy dolgoztrtnet lekrshez. Ebbl is ltszik, hogy napjainkra tbb igny keletkezett a bonyolultabb feladatok elvgzsre. Fontos ugyanis a megfelel felgyelhetsg biztostsa. A hangsly a jobb teljestmnyre, a megbzhatsgra s a menedzselhetsgre tereldtt t. Ahhoz, hogy a korbbi szigetrendszerek megbirkzzanak ezekkel a feladatokkal, drga s nehzkes bvtsre lett volna szksge minden vllalatnak [HP-SAP 2006, Internet].

3.5.1 HR a vllalatrt

A humn erforrs tevkenysgeket kpesek vagyunk a szervezet stratgiai cljainak szolglatba lltani azltal, hogy naprakszen tartjuk munkavllalk kpessgeirl, kpzettsgeirl szl adatokat. gy lehetsgnk nylik a munkaer fejlesztsre. Egy j pozci betltsre pldul gyorsan megtallhatjuk a megfelel szemlyt, de ha nem vllalaton bellrl keresnk alkalmazottat, akkor ezek a modulok a plyzati munkk kirsban s lebonyoltsban is segtenek hirdetsek, llsbrzk szervezsvel, valamint a jelentkezsek vlogatst is tmogatjk. Figyelemmel ksrhetjk a dolgozk szervezeten belli elrehaladottsgi llapott is. A vllalatirnytsi rendszernk jelezni kpes pldul a nyugdjkorhatr kzelben lev alkalmazottakat, s javaslatot kszthet a megresed pozci feltltsre, vagy segthet az utnptls felkutatsban. Az j alkalmazottaknak ltrehozhatunk karriertervet s megtervezhetjk a kpzsi ignyeit, valamint a fejldsk irnyt a vllalati clokhoz mrten [Hetyei Jzsef, 2009]. Az ERP rendszerek humn erforrs moduljai tmogatjk a trningek szervezst is. Ha pldul j telephely ltesl a vllalat orszgnak hatrain tl, vagy j klfldi beszlltval kezdnk dolgozni, akkor megn az igny az idegnyelvi ismeret utn. Ilyenkor szksgszer, hogy nhny alkalmazottat tovbbkpzsre kldjnk. A rendszer megkeresheti szmunkra azokat a dolgozkat, akiket az elzetes felmrsek alapjn j nyelvrzknek talltunk, vagy j kommunikcis kszsggel rendelkeznek. Ezeket a dolgozkat azutn berathatjuk olyan tovbbkpzsekre, amelyek megszervezst szintn elvgezhetjk a rendszeren keresztl. Mivel az ERP-ket megelz rendszerekben nem valsult meg sszefgg informcitrols, ezrt a humn erforrs

45

menedzselshez szksges adatokat elszr el kellett bnyszni a klnbz modulokbl. Ez sok idt s energit ignyelt, lasstva ezzel a humn erforrs fejlesztsek folyamatt. Az adatok feldolgozsa, kimutatsok, riportok, jelentsek ksztse pedig komplett szakrti grdt ignyelt.

3.5.2 Jelenlt

A HR modulok egyik specifikuma, hogy kpesek a jelenlti idket regisztrlni. A dolgozk pldul egyni krtyjukkal tudjk jelezni, hogy mikor rkeztek s mikor tvoztak, vagy voltak tvol ideiglenesen munkahelyktl. Ennek elnye a munkavllalk brszmfejtsnl jelentkezik, hiszen gy pontosan meghatrozhatv vlik a tlrk szma. Megfigyelhet ezekbl az adatokbl az is, hogy teljeslnek a trvnyileg elrt pihen idszakok. De sszetettebb rendszerekben kszthet statisztika arrl is, hogy a vllalaton bell az alkalmazottak mennyi idt tltttek egyes tevkenysgek vgzsvel [Hetyei Jzsef, 2009]. Ezeket kielemezve pedig javaslat kszlhet a jobb idkihasznlsrl, a hatkonyabb termelshez, vagy kltsgkmlbb mkdshez. Ehhez hasonl funkcikkal s technikai jtsokkal teremt elnyt egy vllalatirnytsi rendszer, egy szigetrendszerhez kpest, mivel az utbbiakban mg jelentsen hagyatkoztak pldul a mszaknaplkra, amelyeket manulisan kellett vezetni. Ezeknek a jelenlti naplknak az adatait dolgoztk fel azutn a brszmfejtsi modulokban, s szrtek le egyb statisztikai adatokat bellk, amelyek persze elzetes adatrgztsi s adatfeldolgozsi folyamatokat ignyeltek.

3.5.3 Brezs, szabadsg

A munkalap nyilvntartsok alapjn temezhetjk a brszmfejtst, amely sszekapcsolhat a banki vagy a pnztrmodullal s kezdemnyezhet azonnali knyvelsi tranzakcikat. Az ERP rendszerek lehetv teszik, hogy ezek a folyamatok a trvnyekben meghatrozott mdon hajtdjanak vgre. Ha pedig jogszably mdostsok lpnek rvnybe, akkor is elegend csupn a megfelel paramtereket tlltani, s a rendszer akadlymentesen mkdhet tovbb. A brelszmolsnl munkavllalnknt megadhatjuk az alapbrek mell az ket illet

46

jutalkokat, vagy levonhatjuk a jrulkokat s az adkat, illetve esetenknti fizetseket kthetnk egy-egy brkifizetshez, pldul ha megtrtjk az utazsok, vagy a tovbbkpzs kltsgeit. Fontos megjegyezni, hogy egy szemlyhez tbb fizets felvteli md is kapcsolhat, azaz a munkavllalk krhetik, hogy fizetsk egy rszt bankszmljukra, egy rszt pedig kszpnzben kapjk meg, vagy bellthat tbb bankszmlaszm is egy-egy dolgozhoz. Tovbb meg kell emlteni azt, a munkavllalk szempontjbl hasznos funkcit, hogy az ERP rendszerek tmogatjk a szemlyi jvedelemad bevallsuk elksztst, s azok eljuttatst az illetkes szervezetekhez (Magyarorszgon az APEH), valamint, hogy ezek a dokumentumok, akr visszamenleg tbb vig is elrhetek maradnak a rendszerben [Hetyei Jzsef, 2009]. A korbbi rendszerek htrnyt az jelentette, hogy az v vghez kzeledve jelentsen ntt a brszmfejtsekre fordtott id nagysga. Tovbb rontotta a helyzetet az is, ha egy tbb lenyvllalattal rendelkez cg kzpontilag vgezte a brezsi munkkat, ugyanis az adatok rendszerbe val betltse s feldolgozsa hosszra nylt. A kzponti rendszerek a tlterhels miatt lelassultak, cskkentek a vlaszidk s a riportok ellltsa is nehzkes volt [HP-SAP 2006, Internet]. Az ERP rendszerekben knnyebben kezelik tovbb a munkavllalk szabadsgolst is, mivel a vllalatirnytsi rendszerek gyorsan meg tudjk hatrozni, hogy melyik munkavllalnak, mennyi szabadsg jr egy adott vben a kora, s egyb mdost tnyezk alapjn. Mindemellett vgig frisslnek az adatok, gy brmikor megllapthat, hogy kinek, hny nap ki nem vett szabadsga van mg, valamint szabadsgols esetn knnyen tallhatunk a tvollev dolgoz munkjnak elvgzsre egy msik szemlyt.

47

sszefoglals

A fogalmi ttekintsbl megismertk, hogy a vllalatok a mkdsk sorn a krnyezetkbl gyjtenek be informcikat s ezeket a bels folyamataik irnytsnak rdekben dolgozzk fel s hasznostjk. Az informcik feldolgozshoz az ERP rendszerek szolgltatjk a technolgiai htteret, s tmogatjk a dntshozkat a vllalati tevkenysgek szervezsben. Ezen rendszerek kifejldshez persze hossz folyamat vezetett, amelynek elengedhetetlen felttele volt a szmtstechnika rohamos fejldse a klnbz terleteken, gy mint a teljestmnyek nvekedse, a hlzatok fejlesztse, valamint a klnbz programozsi eljrsok javtsa, amelyek mind hatkonyabb tettk ezeket a rendszereket. Ezzel egyidejleg az ilyen rendszerek kltsgei kezdtek leredukldni, s elrhetbb kzelsgbe kerltek a